Báo cáo Thực tập nhận thức tại Tổng công ty may Nhà Bè-Công ty cổ phần

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Tổng công ty may Nhà Bè-CTCP Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Giảng viên hướng dẫn : Cô Lê Thị Bích Thảo Sinh viên thực hiện : Lê Ngọc Bích Thủy Lớp : KT1011 Tháng 3 năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI 1 BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Tổng công ty may Nhà Bè-CTCP Thời gian thực tập : từ 07/01/2013 đến 10/03/2013 Giảng viên hướng dẫn : Cô Lê Thị Bích Thảo Sinh viên thực hiện : Lê Ngọc Bích Thủy Lớp : KT1011 Phần dành riêng cho Khoa Ngày nộp báo cáo: Người nhận báo cáo:(ký và ghi rõ họ tên) Tháng 3 năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI 2 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 3 NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... 4 TRÍCH YẾU Trường Đại học Hoa Sen luôn tạo cho sinh viên một môi trường học tập năng động, cũng như tạo cơ hội cho sinh viên áp dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn một cách có hiệu quả. Do vậy, sau hơn 2 năm học trường luôn mở kỳ “Thực tập nhận thức” để sinh viên có thể áp dụng những kiến thức nền tảng về chuyên ngành đã được học và các kỹ năng mềm đã được trao dồi trong quá trình học tập ở môi trường giảng đường Hoa Sen vào thực tiễn. Qua 2 tháng thực tập tại Tổng công ty may Nhà Bè- CTCP, tôi có điều kiện tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, vận dụng những kiến thức đã học và rút ra được một số kinh nghiệm cho bản thân. Dù công việc tôi được giao không nhiều và chủ yếu chỉ là những công việc văn phòng, nhưng tôi có cơ hội quan sát cách làm việc của các anh chị, điều đó giúp tôi hiểu rõ hơn về nghề nghiệp tương lai của mình. 5 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN .................................................... 2 NHẬN XÉT CỦA NGƯỜI HƯỚNG DẪN .............................................................. 3 TRÍCH YẾU .............................................................................................................. 4 MỤC LỤC .................................................................................................................. 5 LỜI CÁM ƠN ............................................................................................................ 7 DẪN NHẬP ............................................................................................................... 8 I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP ................................................................ 9 1. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển ....................................................... 9 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................. 9 1.2 Ngành nghề kinh doanh. ..........................................................................10 - Hoạt động chính của Tổng Công ty là ............................................................10 2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty ....................................................................12 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty ...............................................................................12 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty ..........................12 3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần may nhà bè .............................16 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ................................................................16 4. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty ..............................................................18 5. Kế toán tạm ứng .............................................................................................20 II. VỊ TRÍ THỰC TẬP ...........................................................................................23 1. Công việc hành chính .....................................................................................23 1.1 Photo hóa đơn GTGT đầu vào .................................................................23 1.2 Gửi thư......................................................................................................24 1.3 Lưu trữ chứng từ ......................................................................................24 1.4 Mang các sổ sách, chứng từ năm cũ vào kho cất. ....................................24 1.5 Tìm chứng từ để đối chiếu, kiểm tra lại số liệu trên máy vi tính .............24 6 1.6 Scan tài liệu ..............................................................................................25 2. Công việc chuyên môn ...................................................................................25 2.1 Nhập số liệu nhập-xuất kho CC-DC, phụ tùng, bao bì ............................25 2.2 Đối chiếu, kiểm tra lại số liệu nhập kho thành phẩm ...............................25 III. NHẬN XÉT BẢN THÂN ..............................................................................27 1. Thuận lợi .........................................................................................................27 2. Khó khăn .........................................................................................................27 3. Nhận xét ..........................................................................................................27 KẾT LUẬN ..............................................................................................................28 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................29 7 LỜI CÁM ƠN Hoàn thành tốt được đợt thực tập này, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tới: • Trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi làm quen với môi trường làm việc trong doanh nghiệp. • Cô Lê Thị Bích Thảo- giảng viên hướng dẫn. • Các anh chị trong phòng Tài chính kế toán đã hướng dẫn nhiệt tình cho tôi trong suốt 2 tháng qua. 8 DẪN NHẬP Xã hội ngày càng phát triển, yêu cầu về chất lượng lao động cũng ngày càng cao. Do vậy, nguồn nhân lực bên cạnh nắm vững lý thuyết còn cần phải vận dụng linh hoạt chúng vào thực tiễn. Đợt “Thực tập nhận thức” này thực sự là một cơ hội cho sinh viên: có được những định hướng đúng đắn cho ngành nghề tương lai, tạo cho sinh viên sự tư tin khi bước vào môi trường doanh nghiệp. Mục tiêu tôi đặt ra trong đợt thực tập này: • Tìm hiểu và hội nhập môi trường làm việc. • Vận dụng và củng cố lại những kiến thức đã học, trao dồi thêm những kiến thức mới. • Biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại doanh nghiệp. 9 I. GIỚI THIỆU CƠ QUAN THỰC TẬP 1. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển - Tên công ty: Tổng công ty may Nhà Bè-Công ty cổ phần - Tên tiếng Anh: Nha Be Garment Corporation-Joint Stock Company - Tên viết tắt: NBC - Biều tượng (LOGO): - Tên giao dịch: Tổng công ty may Nhà Bè - Trụ sở: Số 4 Bến Nghé-Phường Tân Thuận Đông-Quận 7- Thành phố Hồ Chí Minh - Điện thoại: 08-38720077 - Số máy Fax: 08-38725107 - Giám đốc/Tổng giám đốc: Phạm Phú Cường - Mã số thuế: 0300398889 - Vốn điều lệ: 182 tỉ đồng 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển NBC khởi đầu từ hai xí nghiệp may Ledgine và Jean Symi thuộc khu chế xuất Sài Gòn hoạt động từ trước năm 1975. Sau ngày thống nhất, Bộ Công nghiệp nhẹ tiếp nhận và đổi tên hai đơn vị này thành Xí nghiệp may khu chế xuất. Vào thời điểm đó số lượng công nhân của xí nghiệp khoảng 200 người. 10 Đầu những năm 90 là giai đoạn ngành dệt may phát triển mạnh theo định hướng trở thành một chủ lực trong chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam hướng về xuất khẩu. Trước yêu cầu cần xây dựng những đơn vị mạnh đáp ứng nhiệm vụ chiến lược của ngành, tháng 3/1992 Bộ Công nghiệp quyết định thành lập Công ty may Nhà Bè trên cơ sở Xí nghiệp may Nhà Bè. Tháng 4/2005, Công ty may Nhà Bè cổ phần hóa và chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần May Nhà Bè. Cũng trong giai đoạn này Công ty triển khai những kế hoạch đầu tư theo chiều sâu về quy trình công nghệ, máy móc thiết bị và trình độ công nhân. Mục tiêu là hình thành nên những dòng sản phẩm chủ lực như bộ veston, sơmi cao cấp... có giá trị gia tăng cao, tạo được lợi thế cạnh tranh và nhắm đến những thị trường trọng điểm như Mỹ, Nhật, EU. Đến nay May Nhà Bè được khách hàng đánh giá là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam về sản phẩm veston. Trong năm 2008 Công ty đã có nhiều thay đổi về định hướng hoạt động, cơ cấu tổ chức và phát triển thị trường trong nước. Công ty sắp xếp lại các bộ phận theo hướng tinh gọn, tách một số chức năng lập thành đơn vị thành viên và mở rộng sang những lĩnh vực nhiều tiềm năng. Tháng 10/2008 Công ty đổi tên thành Tổng công ty CP May Nhà Bè với tên giao dịch là NBC và giới thiệu bộ nhận diện thương hiệu mới. Thị trường trong nước trở thành một trọng tâm hoạt động với những kế hoạch quy mô. NBC đổi mới ngay từ khâu khảo sát thị trường và thiết kế sản phẩm, giới thiệu các nhãn hàng mới và mở rộng mạng lưới phân phối khắp cả nước. 1.2 Ngành nghề kinh doanh. - Hoạt động chính của Tổng Công ty là (i) Gia công sản phẩm: Tổng Công ty May Nhà Bè - Công ty cổ phần là Tổng Công ty thành viên của Tập Đòan Dệt May Việt Nam. Vì vậy, hoạt động sản xuất 11 kinh doanh theo phương thức gia công sản phẩm và tự kinh doanh là một trong những hoạt động đem lại nguồn thu nhập của Tổng Công ty. Gia công các loại quần áo may sẵn như quần tây, áo vest, jacket, váy và một số sản phẩm may mặc khác để xuất khẩu sang nhiều quốc gia, khu vực trên thế giới như: Mỹ, Nhật, Canada, EU, ASEAN (ii) Sản xuất kinh doanh xuất khẩu: Tổng Công ty May Nhà Bè - Công ty cổ phần trực tiếp nhập khẩu nguyên phụ liệu và sản xuất thành phẩm may mặc xuất khẩu sang các quốc gia khác. Nguồn thu nhập từ hoạt động này chiếm tỷ trọng cao nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng Công ty. (iii) Sản xuất kinh doanh nội địa: Bên cạnh việc gia công, sản xuất sản phẩm cho xuất khẩu, Tổng Công ty May Nhà Bè - Công ty cổ phần đã thành lập Trung tâm cung ứng tiếp thị và trung tâm thiết kế thời trang sản xuất sản phẩm theo mẫu thiết kế để tiêu thụ trong nước. 12 2. Tổ chức bộ máy quản lý công ty 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty 2.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty - Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan cao nhất của công ty. Đại hội đồng cổ đông có chức năng và nhiệm vụ như: thông qua định hướng phát triển công ty; quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; 13 bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên hội đồng quản trị, thành viên ban kiểm soát; các chức năng và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật. - Ban kiểm soát: có chức năng và nhiệm vụ như: thực hiện giám sát hội đồng quản trị, GĐ hoặc TGĐ trong việc quản lý và đều hành công ty; kiểm tra tính hợp lý, pháp nhân, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính. - Hội đồng quản trị: là cơ quan quản lý công ty. Có chức năng và nhiệm vụ như: quyết định chiến lược. kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; giám sát, chỉ đạo GĐ hoặc TGĐ và người quản lý khác trong điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác. - Tổng giám đốc điều hành: do hội đồng quản trị bầu ra, là người điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty. - Phó tổng giám đốc thường trực: có chức năng hỗ trợ cho TGĐ làm tốt công tác quản lý như: tham gia vào các quyết định của TGĐ, thay TGĐ điều hành công ty khi vắng mặt và phải chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. - Các giám đốc điều hành: có chức năng tham mưu cho các cấp lãnh đạo về các nghiệp vụ lao động chuyên môn nhằm giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định tình huống đúng đắn cũng như góp ý kiến để lãnh đạo tìm ra những giải pháp thực hiện tốt; lập kế hoạch hỗ trợ Phó TGĐ đào tạo chuyên sâu cho các giám đốc xí nghiệp. - Bộ phận kế toán:  Chức năng:  Tham mưu cho GĐ về mặt tài chính trong công tác quản lý và điều hành công ty. 14  Tổ chức sử dụng vốn dựa vào kế hoạch hàng năm xây dựng trên cơ sở giá trị sản lượng kế hoạch để cân đối phục vụ kịp thời cho quá trình sản xuất kinh doanh.  Tiến hành trích nộp ngân sách, trích lập và sử dụng các quỹ xí nghệp theo đúng quy đinh của nhà nước.  Cung cấp thông tin thông qua việc ghi chép hoạch toán số liệu tham mưu cho giám đốc, quản lí các loại tài sản vật tư, tiền vốn lao động, tình hình chi phí và kết quả kinh doanh phục vụ cho công việc điều hành kinh doanh.  Kiểm tra tình hình sử dụng, bảo quản vật tư, tài sản, tiền vốn, chi phí, kết quả kinh doanh, kịp thời phát hiện và khắc phục những sai sót trong công ty để đảm bảo nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.  Nhiệm vụ :  Lập kế hoạch vốn hàng năm dựa trên sản lượng kế hoạch.  Cân đối thừa thiếu để xin cấp vốn bổ sung, vay ngân hàng hoặc xin hổ trợ vốn.  Quản lí thu chi theo đúng quy định của Nhà nước ban hành.  Ghi chép, tính toán, phân tích số bán ra, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh:  Lập báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tổng kết tài sản.  Phân tích hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm mục đích cung cấp thông tin cho người quản lí để họ đưa ra những phương án có lợi nhất cho công ty. - Bộ phận hành chính : Là phòng ban tham mưu cho giám đốc điều hành quản lí và chỉ đạo thực hiện lĩnh vực công tác : Tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, thi đua khen thưởng, kỉ luật, pháp chế, quản lí con dấu, lưu hồ sơ, quán lí tài sản và chi tiêu tài chính. 15 - Bộ phận kĩ thuật : Xây dựng chiến lược sản phẩm của công ty. Kiểm tra chất lượng sản phẩm. Phụ trách về nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, lãnh đạo các phân xưởng sửa chữa cơ điện để phục vụ sản xuất liên tục. - Bộ phận kinh doanh: Tham mưu, giúp việc cho giám đốc về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh cho công ty. Soạn thảo các chiến lược, phương án kinh doanh, các chương trình quảng cáo, khuyến mãi. - Bộ phận kế hoạch thị trường: Có chức năng và nhiệm vụ như: Thực hiện các nghiệp vụ kinh tế thương mại trong và ngoài nước, lập các hợp đồng xuất nhập khẩu, tổ chức tiêu thụ sản phẩm, quản lí cung ứng vật tư ; đồng thời xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm mục đích đạt hiệu quả cao nhất. 16 3. Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần may nhà bè 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán  Sơ đồ tổ chức bộ máy:  Nhiệm vụ và chức năng của từng phần hành  Trưởng phòng kế toán : _ Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán. Kiểm tra công tác kế toán tại đơn vị. _ Phụ trách chung và chịu trách nhiệm về công tác hạch toán của các nhân viên trong phòng. 17  Phó phòng kế toán : là người trợ lí cho kế toán trưởng, có trách nhiệm phụ trách một số công tác kế toán nhất đinh, tổ chức lưu trữ các tài liệu kế toán. Đồng thời giúp đỡ cho các nhân viên kế toán về mặt hạch toán.  Kế toán tiền mặt : kiểm tra chứng từ gốc làm căn cứ lập phiếu thu chi tiền mặt. Ghi chép phản ánh các khoản thu chi về tiền mặt.  Kế toán ngân hàng : Kiểm tra chứng từ lập ủy nhiệm chi, lệnh chi, séc. Ghi chép phản ánh tình hình gửi vào, rút ra các khoản tiền bằng VND và ngoại tệ. Lập bảng kê chi tiết cho định kỳ hàng tháng về các khoản thu chi và các khoản chi phí của công ty qua ngân hàng.  Kế toán công nợ: có trách nhiệm theo dõi những khoản nợ mà khách hàng nợ công ty và ngược lại. Căn cứ vào hợp đồng theo dõi thời hạn thanh toán, đôn đốc khách hàng thanh toán nợ và trả nợ cho khách hàng. Phát hiện kịp thời những khoản nợ quá hạn và báo cáo cho kế toàn trưởng để kịp thời có biện pháp thúc đẩy họ sớm thanh toán. Theo dõi các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước theo qui định.  Thủ quỹ : căn cứ vào phiếu thu chi của kế toàn tiền mặt mà thực hiện thu chi và quản lí chặt chẽ tiền mặt.  Kế toán TSCĐ, XDCB: Theo dõi tình hình xuất nhập TSCĐ, trích khấu hao phân bổ cho từng đối tượng ; đánh giá lại TSCĐ, tiến hành kiểm tra và cuối kỳ báo cáo giá trị của TSCĐ nhằm giúp cho công ty nắm rõ tình hình tài sản.  Kế toán kho : theo dõi, kiểm tra tình hình nhập-xuất-tồn về nguyên phụ liệu, bao bì, công cụ, dụng cụ, thành phẩm và phế liệu. Lưu trữ chứng từ, định khoản các nghiệp vụ có liên quan và lập báo cáo.  Kế toán giá thành: hạch toán chi phi sản xuất, từ đó tính giá thành thành phẩm giúp công ty xác định được giá vốn hàng bán ra. 18  Kế toán thuế: theo dõi thuế đầu vào, đầu ra hàng tháng, căn cứ vào kết quả kinh doanh và trích nộp thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Nhà nước .  Kế toán các đơn vị nội bộ: theo dõi các khoản phải thu, phải trả cho các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc và nhà ăn…  Kế toán thống kê tổng hợp: ghi chép, phản ánh một cách tổng hợp các hoạt động kinh tế phát sinh. Lập bảng báo cáo kế toán, bảng giải trình số liệu về tình hình sử dụng vốn, thực hiện sản xuất kinh doanh trong kỳ. Lập báo cáo cho cơ quan quản lí cấp trên. 4. Vận dụng chế độ kế toán tại công ty  Hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty Hiện nay công ty sử dụng hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Ngoài ra để tiện cho việc theo dõi và kiểm tra một cách chính xác các tài khoản công ty còn mở thêm các tài sản chi tiết. Ví dụ: TK 1121 được phân theo từng Ngân hàng: TK 112111: TGNH Ngoại Thương. TK 112121: TGNH Công Thương.  Hệ thống chứng từ áp dụng tại công ty - Đối với tiền tệ: phiếu thu chi, bảng kê chi tiền, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, giấy thanh toán tiền tạm ứng... - Đối với hàng tồn kho: phiếu nhập xuất kho, bảng kê mua hàng, bán hàng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT.  Trình tự luân chuyển chứng từ bao gồm các bước: - Các chứng từ kế toán sẽ được phân theo từng loại và được kế toán quản lí tài khoản đối lập, tiếp nhận và xử lý. 19 - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và kí chứng từ kế toán hoặc giám đốc kí duyệt. - Kế toán quản lí tài khoản nào thì phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán mà mình quản lí. - Cuối cùng kế toán sẽ lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 1 cách có hệ thống.  Hình thức kế toán tại công ty: Để đảm bảo cho việc theo dõi hoạt động của công ty được thuận lợi nên công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính. Sơ đồ hình thức kế toán 20 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính (1) Hàng ngày, kế tóan căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký-Sổ cái..) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng ( hoặc bất kỳ vào thởi điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm báo chính xác, trung thực thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối quý, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết sau khi đã kiểm tra đối chiếu nếu khớp, đúng số liệu thì in ra giấy,đóng thành quyển và được sử dụng làm báo cáo tài chính. 5. Kế toán tạm ứng Bộ phận có nhu cầu tạm ứng sẽ phải làm phiếu tạm ứng gửi lên Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt. Phiếu tạm ứng nếu bị từ chối sẽ được gửi lại bộ phận gửi tờ trình. Nếu phiếu tạm ứng được Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt sẽ được gửi đến phòng kế toán. Người tiếp nhận và sử lý đơn là Kế toán thanh toán. Sau khi đã kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, nếu chứng từ hợp lệ thì Kế toán thanh toán sẽ photo tờ trình đã kiểm duyệt và lưu lại liên photo, còn liên gốc sẽ được chuyển cho kế toán tiền mặt và phải theo dõi tình hình thanh toán tạm ứng. Nếu chúng từ không hợp lệ sẽ được trả lại cho bộ phận xin tạm ứng. Khi nhận phiếu tạm ứng từ kế toán thanh toán, kế toán tiền mặt sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ. 21 Phiếu tạm ứng hợp lệ phải có đủ chữ ký của Tổng Giám Đốc, kế toán trưởng, phòng ban đề nghị tạm ứng và người trình tờ trình. Nếu chứng từ không hợp lệ Kế toán tiền mặt sẽ từ chối tạm ứng và trả lại chứng từ. Nếu bộ chứng từ hợp lệ thì Kế toán tiền mặt sẽ tiến hành lập phiếu chi và chuyển cho Tổng Giám Đốc, kế toán trưởng, sau đó phiếu chi được chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành tạm ứng. Thủ quỹ tiến hành chi tiền khi phiếu chi có đủ chữ ký của Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng và người lập phiếu. Phiếu chi sẽ đực Kế toán tiền mặt lưu trữ. Sau khi đã được nhận tạm ứng, bộ phận nhận tạm ứng sẽ tiến hành thanh toán. Sau khi đã thực hiện thanh toán xong, bộ phận nhận tạm ứng sẽ tập hợp giấy tờ liên quan như: tờ khai hải quan, invoice, các giấy tờ liên quan...để gửi tới phòng kế toán. Người tiếp nhận và xử lý là Kế toán thanh toán. Sau khi nhận các giấy tờ liên quan Kế toán thanh toán sẽ lập bảng thanh toán tiền tạm ứng. Bảng thanh toán tiền tạm ứng được coi là hợp lệ khi đã có đủ chữ ký của người thanh toán, kế toán thanh toán, kế toán trưởng và Giám đốc. Sau khi đã được ký nhận, kế toán thanh toán sẽ đối chiếu và hoàn ứng. Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền thực chi thì Kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu và thu lại số tiền thừa. Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền thực chi thì Kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu chi để chi số tiền còn thiếu cho người nhận tạm ứng. Ví dụ: Ngày 16/03/2012 chi tiền tạm ứng cho anh A phòng KHTT để thanh toán chi phí nâng hạ hàng xuất nhập khẩu số tiền 9871000đ theo chứng từ số 0013/03 Nợ TK 141 9871000 Có TK 1111 9871000 22 23 II. VỊ TRÍ THỰC TẬP 1. Công việc hành chính 1.1 Photo hóa đơn GTGT đầu vào  Cách thực hiện + Nhất nút POWER để khởi động máy,sau đó nhập password để có thể sử dụng. + Gỡ kim bấm của bộ hồ sơ (gồm hóa đơn GTGT đầu vào, phiếu đề nghị mua hàng hoặc đơn đặt hàng, phiếu nhập kho) bằng dụng cụ gỡ kim. + Lấy hóa đơn cần photo ra khỏi bộ hồ sơ, sau đó đặt úp xuống mặt kính, canh cho đúng mép khổ giấy A4, đậy nắp lại, chọn chế độ Bypass, chỉnh số lượng cần photo, ấn nút “Start” + Sau đó, lấy hóa đơn photo để vào lại bộ hồ sơ thay thế cho hóa đơn gốc và bấm kim lại. + Sau khi đã photo xong cần kiểm tra lại xem có để sót chứng từ gốc trong máy không. + Đặt các bộ hồ sơ cùng tên người bán với nhau, sau đó lấy kẹp giấy kẹp lại. + Các chứng từ gốc thì sắp gọn lại để riêng một bên.  Nhận xét: Công việc này đơn giản nhưng đòi hỏi sự cẩn thận khi gỡ kim, điều quan trọng là không được làm mất chứng từ gốc, sau khi photo xong phải sắp xếp các hóa đơn theo trật tự như lúc được giao. Chỉ photo các hóa đơn đã kê khai thuế. 24 1.2 Gửi thư  Cách thực hiện + Lấy bản đối chiếu công nợ đã được Tổng công ty may Nhà Bè_CTCP ký tên và đóng dấu (gồm 2 bản, mỗi bên sẽ giữ một bản sau khi 2 bên đã ký tên và đóng dấu). + Lấy bìa thư ghi tên và địa chỉ cần gửi đến, đặt giấy tờ cần gửi vào rồi dán, bấm kim lại. +Mang thư xuống phòng Hành chính, ghi địa chỉ gửi đến và ghi tên người gửi vào sổ gửi thư.  Nhận xét: công việc này khá đơn giản nhưng cần phải chú ý vào chữ viết trên thư phải rõ ràng, chính xác, không bôi xóa. 1.3 Lưu trữ chứng từ  Cách thức hiện + Chọn bìa còng dành cho giấy A4. + Chỉnh thước đo của dụng cụ đóng lỗ ở mức dành cho giấy A4, đặt chứng từ vào, ấn nhẹ xuống rồi lấy ra. + Cho các chứng từ đã được bấm lỗ vào bìa còng theo thứ tự số chứng từ từ bé đến lớn hoặc theo tên khách hàng tùy vào từng loại chứng từ cần lưu giữ.  Nhận xét: do có những chứng từ khá mỏng nên trong quá trình bỏ vào bìa hồ sơ nếu không cẩn thận thì rất dễ bị rách. 1.4 Mang các sổ sách, chứng từ năm cũ vào kho cất. 1.5 Tìm chứng từ để đối chiếu, kiểm tra lại số liệu trên máy vi tính  Nhận xét: quá trình tìm chứng từ khá dễ dàng do các chứng từ được lưu giữ theo một trật tự nhất định. 25 1.6 Scan tài liệu  Cách thực hiện + Đặt tài liệu muốn scan úp xuống, đậy nắp lại, bấm nút để Scan. + Sau khi đã scan, trong máy tính sẽ hiện ra file đã scan, chọn Save as rồi chọn vị trí cần lưu.  Nhận xét: là công việc đơn giản nhưng phải chú ý sau khi scan phải chắc rằng tài liệu cần scan đã được lấy ra để tránh việc thất lạc, mất tài liệu, chứng từ. 2. Công việc chuyên môn 2.1 Nhập số liệu nhập-xuất kho CC-DC, phụ tùng, bao bì  Cách thực hiện: + Nhập các số liệu từ phiếu-xuất nhập kho (điền thông tin vào các cột ngày, hóa đơn, số phiếu,tên hàng, đơn vị, số lượng, đơn vị, thành tiền của xuất- nhập-tồn…) + Trong phiếu xuất kho thì chưa có ghi đơn giá, đơn giá sẽ được tính theo phương pháp bình quân gia quyền. Thành tiền XK= 𝑡ℎà𝑛ℎ 𝑡𝑖ề𝑛 𝑡ồ𝑛+𝑡ℎà𝑛ℎ 𝑡𝑖ề𝑛 𝑛ℎậ𝑝 𝑠ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑡ồ𝑛+𝑠ố 𝑙ượ𝑛𝑔 𝑛ℎậ𝑝 x số lượng xuất + Cuối tháng Kho sẽ in Bảng kê xuất-nhập-tồn đưa cho kế toán kho để đối chiếu lại số lượng xuất nhập tồn.  Nhận xét: các bảng biểu đã được đặt sẵn công thức do vậy công việc nhập liệu khá đơn giản nhưng cần sự cẩn thận. 2.2 Đối chiếu, kiểm tra lại số liệu nhập kho thành phẩm  Cách thực hiện: + Dựa vào bảng kê nhập kho thành phẩm được giao và Phiếu nhập thành phẩm, kiểm tra lại số liệu được nhập có chính xác không ( dò theo số phiếu 26 để kiểm tra các thông tin như: tên người giao hàng, khách hàng, tổng số lượng) + Các thông tin nào đã được kiểm tra thì đánh dấu vào để biết được thông tin đã được kiểm tra. + Thông tin nào sai thì sẽ đánh dấu và ghi chú sửa lại kế bên. +Sau đó thì kiểm tra lại xem có phiếu nhập kho nào còn thiếu không có trong bảng kê thì dùng bút dạ quang tô lên. + Chị Kế toán thành phẩm sẽ liên hệ với bộ phận kho để yêu cầu các Phiếu nhập thành phẩm còn thiếu.  Nhận xét: việc nhập liệu ở kho còn khá nhiều sai sót. 27 III. NHẬN XÉT BẢN THÂN 1. Thuận lợi + Công tác lưu trữ chứng từ, sổ sách của phòng kế toán được tổ chức khoa học và hợp lý. Các chứng từ được phân theo từng loại được lưu trữ trong một file hồ sơ. Do vậy tôi có thể tìm các chứng từ một các nhanh chóng và hoàn thành tốt công việc được giao. + Môi trường làm việc khá rộng rãi và chuyên nghiệp. 2. Khó khăn + Áp lực công việc tại doanh nghiệp khá lớn, các anh chị trong phòng khá bận rộn nên thời gian hướng dẫn cho tôi không được nhiều. + Do khá rụt rè nên những ngày đầu tôi còn gặp khó khăn trong việc giao tiếp với các anh chị trong phòng. + Lần đầu tiên tiếp xúc với môi trường làm việc trong doanh nghiệp nên cần có nhiều sự hướng dẫn từ các anh chị. 3. Nhận xét Qua thời gian thực tập tại Tổng công ty may Nhà Bè-CTCP, tôi đã có cơ hội tiếp xúc với môi trường thực tế, làm các công việc mới mẻ, cũng như trao dồi kỹ năng giao tiếp, hội nhập trong một tập thể mới. Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi luôn cố gắng hoàn thành tốt các công việc mà các anh chị đã giao. Qua đây, tôi thấy rằng trong môi trường làm việc cần có sự chủ động tìm hiểu, học hỏi. Tôi cần phải cố gắng trao dồi kiến thức hơn nữa, đặc biệt là phải thành thạo về tin hoc văn phòng. Tôi nhận thấy rằng đợt thực tập này vô cùng hữu ích. 28 KẾT LUẬN Qua hai tháng thực tập tại công ty, tôi đã tìm hiểu được môi trường làm việc trong doanh nghiệp, học hỏi các công việc văn phòng, quan sát các anh chị làm việc. Đó là khoảng thời gian quý báu cho tôi tích lũy cho mình những kinh nghiệm thực tế. Tuy gặp khó khăn nhưng tôi cũng đã thực hiện phần nào các mục tiêu đưa ra lúc đầu: + Tìm hiểu và hội nhập môi trường làm việc. + Trao dồi thêm những kiến thức mới. + Biết cách ứng xử trong các mối quan hệ tại doanh nghiệp. 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Website: nhabeco.vn Một số tài liệu do công ty cung cấp.