Báo cáo Thực tập nhận thức tại Trường Trung học Thực hành Sài Gòn

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Trường Trung học Thực hành Sài Gòn Thời gian thực tập : Từ 07/01/2013 đến 15/03/2013 Người hướng dẫn : Cô Nguyễn Thị Phi Anh Sinh viên thực hiện : Phạm Trung Hiếu Mã số sinh viên : 101568 Lớp : KT1012 Tháng 3 năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức ii BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên cơ quan thực tập : Trường Trung học Thực hành Sài Gòn Thời gian thực tập : Từ 07/01/2013 đến 15/03/2013 Người hướng dẫn : Cô Nguyễn Thị Phi Anh Sinh viên thực hiện : Phạm Trung Hiếu Mã số sinh viên : 101568 Lớp : KT1012 Tháng 3 năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iii NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Chữ kí của người hướng dẫn Tp. HCM, ngày…..tháng…...năm.... Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức iv NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Chữ kí của người chấm báo cáo Tp. HCM, Ngày…..tháng…...năm..... Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức v TRÍCH YẾU Sau khi đã hoàn thành những môn đại cương, dù rằng vẫn chưa được học nhiều kiến thức chuyên sâu của ngành nhưng chỉ với những kiến thức tổng quát đã được học trên trường cùng với mong muốn cho sinh viên được tiếp cận, hiểu rõ công việc thực tế trong tương lai, trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho những sinh viên có thể trực tiếp học hỏi những kiến thức ngay tại các công ty thông qua học kỳ “Thực tập nhận thức”. Môn học mục đích giúp sinh viên có thể vận dụng những kiến thức đã học và học hỏi thêm nhiều điều trong thực tế, tạo điều kiện cho sinh viên chúng tôi có cơ hội được tiếp xúc với môi trường công sở, một môi trường hoàn toàn mới lạ, từ đó sẽ không còn bỡ ngỡ và thực tập hiệu quả hơn trong kỳ “ Thực tập tốt nghiệp” ở năm cuối. Đã có nhiều điều, những kinh nghiệm quý báu mà tôi rút ra trong kì thực tập này. Hơn hết, tôi đã tạo được mối quan hệ tốt với đơn vị thực tập, người hướng dẫn ở đó tiếp tục cho tôi thực tập ngay cả sau khi kết thúc kì thực tập. Ngoài ra, tôi cảm thấy tự tin hơn rất nhiều sau khi có cơ hội được thực tập tại nơi đây. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vi MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP .............................................................................. iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN .......................................................................................... iv TRÍCH YẾU ............................................................................................................................ v DANH MỤC HÌNH ẢNH ..................................................................................................... vii LỜI CẢM ƠN ....................................................................................................................... viii NHẬP ĐỀ ................................................................................................................................. 1 PHẦN 1: GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP .......................................................................... 2 1.1 Toàn cảnh doanh nghiệp: ................................................................................................ 2 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................................................... 2 1. 3 Thực trạng ...................................................................................................................... 3 2.1 Cơ cấu tổ chức ................................................................................................................. 5 2.1.1 Sơ đồ tổ chức ............................................................................................................ 5 2.1.1 Chức năng của từng vị trí: ........................................................................................ 6 PHẦN 2: CÔNG VIỆC THỰC TẬP ..................................................................................... 8 2.1 Công việc văn phòng ....................................................................................................... 8 2.1.1 Trực điện thoại ......................................................................................................... 8 2.1.2 Lưu sổ của các khối lớp............................................................................................ 9 2.1.3 Đánh đề kiểm tra cho thầy cô ................................................................................. 10 2.1.4 In và photo bài kiểm tra, giấy thông báo ................................................................ 10 2.1.5 Ráp phách bài kiểm tra 1 tiết toàn trường .............................................................. 11 2.1 Công việc chuyên môn .................................................................................................. 12 2.1.1 Lập bảng theo dõi kinh phí văn phòng phẩm ......................................................... 12 2.1.1 Kiểm tra lại thông tin các giáo viên ghi trong mẫu ................................................ 13 2.1.3 Quy trình lập phiếu chi ........................................................................................... 14 2.1.4 Quy trình lập phiếu thu ........................................................................................... 15 2.1.5 Tìm hiểu về lương và cách thanh toán tiền lương. ................................................. 15 ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN ....................................................................................................... 23 1. Kinh nghiệm cá nhân .................................................................................................... 23 2. Ưu điểm và khuyết điểm .............................................................................................. 23 KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 24 PHỤ LỤC ............................................................................................................................... 25 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức vii DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Sân trường ......................................................................................................... 3 Hình 2: Phòng thí nghiệm hóa sinh ............................................................................... 4 Hình 3: Số điện thoại nội bộ .......................................................................................... 9 Hình 4: Tủ lưu hồ sơ các lớp ......................................................................................... 9 Hình 5: Máy photocopy trong văn phòng .................................................................... 11 Hình 6: Hai bạn sinh viên khác đang ráp phách .......................................................... 12 Hình 7: Tờ khai số tiết chấm bài của giáo viên ........................................................... 14 Hình 8: Bảng thanh toán tiền lương ............................................................................. 16 Hình 9: Bảng tính đơn giá tiết phụ trội ........................................................................ 20 Hình 10: Bảng tồng hợp số tiết dạy thêm .................................................................... 21 Hình 11: Bảng tổng hợp số tiết chấm bài .................................................................... 21 Hình 12: Bảng tổng hợp số tiết phụ trội ...................................................................... 22 Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức viii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức này, tôi xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của:  Trường Đại học Hoa Sen đã tạo điều kiện cho cá nhân tôi nói riêng và các sinh viên năm hai nói chung hội nhập và làm quen với môi trường làm việc.  Cô Nguyễn Thị Phi Anh – phụ trách kế toán trường trung học Thực hành Sài Gòn và các thầy cô khác trong tổ văn phòng của trường cho tôi cơ hội để thử sức mình, giúp đỡ tôi giải quyết khó khăn trong quá trình thực tập và cho tôi những lời khuyên hữu ích về những vấn đề có thể gặp trong tương lai. Chân thành cảm ơn. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 1 NHẬP ĐỀ Thực tập tại các môi trường làm việc thức tế là cơ hội cho sinh viên hoàn thiện bản thân về kiến thức chuyên môn cũng như khả năng làm việc với mọi người xung quanh. Trong thời gian thực tập ở trường trung học Thực hành Sài Gòn, tôi không chỉ cảm thấy tự tin hơn mỗi khi làm việc, mà còn vận dụng được những kiến thức chuyên môn, những kỹ năng mềm bổ ích đã được học tại trường Đại học Hoa Sen. Mặc dù vậy, việc gặp những khó khăn trong công việc là điều không thể tránh khỏi, nhưng từ đó những bài học kinh nghiệm được tôi rút ra và tất cả sẽ được giới thiệu trong phần báo cáo dưới đây. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 2 PHẦN 1: GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 1.1 Toàn cảnh doanh nghiệp: TRƯỜNG TRUNG HỌC THỰC HÀNH SÀI GÒN - Địa chỉ: 220 Trần Bình Trọng – Phường 4 – Quận 5 – TP. HCM. - Điện thoại: 3835 4261 Email: thuchanhsaigon@sgu.edu.vn - Nhiệm vụ:  Giảng dạy theo chương trình THCS như các trường THCS khác trong cả nước.  Dạy mẫu, phục vụ công tác kiến tập của sinh viên Trường Đại học Sài Gòn và là nơi để sinh viên Đại học Sài Gòn thực hành tập giảng trên lớp.  Thể nghiệm các chuyên đề nghiên cứu của Trường Đại học Sài Gòn hoặc Trường Trung học Thực Hành Sài Gòn phối hợp với Trường Đại học Sài Gòn. - Ban Giám Hiệu: Hiệu trưởng: NGUYỄN LONG SƠN Phó Hiệu trưởng CM khối chiều + Quản trị: BÙI THỦY NGÂN Phó Hiệu trưởng CM khối sáng + CSVC: TRẦN DUY TRÍ Phó Hiệu trưởng NGUYỄN QUỐC LUẬN 1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Trường được thành lập vào năm 1956. Trước giải phóng, trường mang tên Sư phạm thực hành thuộc trường Sư phạm Sài Gòn. Sau năm 1975, trường được đổi tên là Thực nghiệm Sư Phạm thuộc trường Cao đẳng Sư phạm. Từ năm học 1995 – 1996, trường được mang tên là trường Trọng điểm chất lượng cao Thực nghiệm Sư phạm. Tọa lạc tại số 220 Trần Bình Trọng, Phường 4, Quận 5. Từ năm học 2008 – 2009, trường được đổi tên thành trường Trung học Thực Hành Sài Gòn theo quyết định số 3456/QD-UBND ngày 12/08/2008 của Chủ tịch UBND Thành phố Hồ Chí Minh và là đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc trường Đại học Sài Gòn với chức năng và nhiệm vụ: - Giáo dục và đào tạo học sinh trung học như các trường phổ thông khác trên toàn quốc. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 3 - Trường là nơi sinh viên các ngành sư phạm của trường Đại học Sài Gòn kiến tập và thực tập thường xuyên. - Trường phối hợp với các khoa của Đại học Sài Gòn làm nhiệm vụ nghiên cứu về phương pháp giảng dạy. Các Hiệu trưởng tiền nhiệm: - 1975 : Thầy Đỗ Tất Tùng ( tiếp quản ) - 1975 : Cô Nguyễn Thị Hiền ( tiếp quản ) - 1976 - 1984 : Cô Nguyễn Thị Hiền - 1984 – 1997 : Thầy Huỳnh Văn Ngôn - Từ 5/1997 – 10/2010 : Thầy Nguyễn Tá Quốc. 1. 3 Thực trạng Hiện này, Trường có diện tích khuôn viên là 9017 m2, với 23 phòng học văn hóa, tất cả các phòng học có sử dụng các thiết bị hiện đại như máy máy vi tính, projector, loa, micro... , 2 phòng học bộ môn tin học, 2 phòng bộ môn (Vật lí và Hóa học) với đầy đủ dụng cụ thí nghiệm phục vụ cho việc giảng dạy. Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên là 101 trong đó đội ngũ cán bộ, giáo viên có trình độ đạt chuẩn 100%. Trường hiện đang có 1969 em học sinh và mỗi năm trung bình đón khoảng 461 em. Hình 1: Sân trường Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 4 Trong những năm học vừa qua, nhà trường đã triển khai đầy đủ, có chất lượng các hoạt động của ngành, tham gia tích cực các hoạt động xã hội do các cấp phát động. Tích cực đẩy mạnh đẩy mạnh phong tròng thi đua “Dạy tốt – Học tốt”, phong trào xây dựng “Trường học thân thiện, học sinh tích cực” đã đẩy mạnh chất lượng giáo dục toàn diện của nhà trường. Nhiều năm liền chất lượng học sinh đạt giải cấp thành phố được giữ vững. Phong trào Đội luôn được các em học sinh hưởng ứng tích cực và sôi nổi. Hình 2: Phòng thí nghiệm hóa sinh Những kết quả mà thầy trò trường Trung học Thực hành Sài Gòn đạt được đã khẳng định sự nỗ lực, nhiệt tình và quyết tâm của đội ngũ thầy cô giáo cũng như sự chăm chỉ của các em học sinh về học tập và rèn luyện trong những năm qua. Trường trung học Thực hành Sài Gòn ngày nay đã khẳng định được vai trò, vị trí của mình trong sự nghiệp giáo dục của quận 5 nói riêng và của TP.Hồ Chí Minh nói chung. Trường đã là sự tin yêu, niềm hy vọng của phụ huynh và học sinh, là nơi ươm mầm cho những ước mơ của học sinh. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 5 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.1.1 Sơ đồ tổ chức Hiệu Trưởng Hiệu Phó -THPT Tổ chuyên môn Hiệu Phó - THCS + CSVC Tổ C M Tổ Toán - Tin Tổ Vật Lý Tổ Hóa Tổ Sinh Học Tổ Công Nghệ Tổ Ngoại Ngữ Tổ Sử-Địa-Giáo Dục Công Dân Tổ Nhạc-Họa-Thể Dục Tổ Văn Hiệu Phó nghiệp vụ sư phạm Tổ Văn Phòng Kế Toán Thủ Quỹ Văn Thư Giáo Vụ Thiết Bị Thư Viện Bảo Vệ Y Tế Chi Bộ Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 6 2.1.1 Chức năng của từng vị trí: - Hiệu trưởng :  Xây dựng, tổ chức bộ máy nhà trường.  Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học.  Quản lý giáo viên, nhân viên, quản lý chuyên môn, phân công công tác, kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định của nhà nước; quản lý hồ sơ tuyển dụng giáo viên, nhân viên.  Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường.  Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước đối với giáo viên, nhân viên, học sinh; - Hiệu phó :  Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được Hiệu trưởng phân công.  Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi được Hiệu trưởng ủy quyền. Trường bao gồm 3 hiệu phó phụ trách những công việc khác nhau:  Hiệu phó – PTTH : phụ trách khối lớp cấp 3 : 10 – 11 – 12, tâp trung phụ trách về chuyên môn liên quan đến dạy học.  Hiệu phó – THCS – CSVC : phụ trách khối lớp 6 – 7 – 8 – 9, tập trung phụ trách về chuyên môn liên quan đến dạy học và những vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất (CSVC) nhà trường. - Tổ chuyên môn :  Bao gồm các tổ bộ môn, mỗi tổ bộ môn sẽ có một tổ trưởng bộ môn. - Tổ văn phòng :  Có một tổ trưởng văn phòng, giám sát hoạt động của toàn bộ bộ phận văn phòng bao gồm : kế toán, thủ quỹ, văn thư, giáo vụ, thiết bị, thư viện, bảo vệ, y tế. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 7 - Kế toán :  Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo đối dõi đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.  Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán. - Thủ quỹ :  Thủ quỹ là người giữ tiền mặt của Công ty, căn cứ vào chứng từ thu – chi của Kế toán thanh toán chuyển qua để thi hành.  Có nhiệm vụ kiểm tra nội dung trên phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Phiếu hoàn tiền tạm ứng. - Văn thư :  Xây dựng văn bản: Xây dựng các văn bản theo yêu cầu của Hiệu trưởng.  Quản lý và giải quyết văn bản.  Bảo quản và sử dụng con dấu theo qui định của pháp luật. - Giáo vụ :  Theo dõi nhựng việc liên quan đến dạy và học của giáo viên và học sinh và cơ sở để theo dõi là :  Phân phối chương trình của các môn học.  Lịch báo bài của giáo viên .  TKB  Sổ đầu bài  Sổ sinh hoạt nhóm  Sổ điểm các lớp Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 8 PHẦN 2: CÔNG VIỆC THỰC TẬP Bộ phận Kế toàn là một trong những bộ phận quan trọng của trường trung học Thực hành Sài Gòn, mặc dù công việc bề bộn và chồng chất nhưng cả trường chỉ có duy nhất một người phụ trách là cô Nguyễn Thị Phi Anh người đang phụ trách hướng dẫn tôi. Ngoài ra, bộ phận kế toán của trường vì là am hiểu về chứng từ, quy định nên có thể giúp đỡ các thầy cô trong trường chuẩn bị giấy tờ cho đúng quy định. Do kỳ thực tập tại thời điểm cuối năm, lúc mà có rất là nhiều việc mà kế toán viên phải làm nên cô phụ trách không có nhiều thời gian để hướng dẫn tôi về nghiệp vụ kế toán, mà thay vao đó tôi tạm thời làm các công việc văn phòng. 2.1 Công việc văn phòng 2.1.1 Trực điện thoại Đây là công việc hằng ngày của tôi tại bàn làm nơi tôi thực tập. Mỗi ngày, có rất nhiều cuộc điện thoại từ phía ngoài trường và trong nội bộ với nhau. Nhiệm vụ của tôi là nghe điện thoại sau đó ghi lại lời nhắn rồi chuyển xuống các bộ phận theo yêu cầu hoặc chuyển cuộc gọi trực tiếp xuống các phòng ban đó. Quy trình:  Nghe điện thoại và ghi lại lời nhắn  Chuyển cuộc gọi bấm flash + số nội bộ - số nội bộ có ghi trên tờ giấy được dán ở ngay chỗ làm việc nên rất dễ nhìn. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 9 Hình 3: Số điện thoại nội bộ Kinh nghiệm rút ra: biết cách nghe và trả lời điện thoại đồng thời ghi lời nhắn một cách đầy đủ và nhanh nhất có thể. 2.1.2 Lưu sổ của các khối lớp Mỗi lớp có những loại sổ cần thiết và được để chung với các lớp trong cùng một khối, bao gồm các loại sổ : Sổ báo giảng, Sổ đầu bài, Sổ theo dõi thi đua, Sổ họp tổ, Sổ soạn nhóm. Hình 4: Tủ lưu hồ sơ các lớp Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 10 Quy trình:  Mỗi ngày, giáo viên yêu cầu lấy sổ nào thì tôi lấy đúng sổ đó. Cuối ngày, giáo viên trả sổ thì xếp lại đúng chỗ. Kinh nghiệm rút ra: biết cách lưu giữ ngăn nắp, cẩn thận 2.1.3 Đánh đề kiểm tra cho thầy cô Với những kỹ năng đã được học trong môn Tin học Đại cương về soạn thảo văn bản, tôi có thể giúp các thầy các cô đánh máy văn bản một cách nhanh chóng và chính xác. Quy trình:  Giáo viên soạn một đề kiểm tra viết tay, tôi sử dụng những kĩ năng về soạn thảo văn bản đánh máy và trình bày cho đẹp. Kinh nghiệm rút ra: có thể đánh nhanh và chính xác, trình bày phù hợp với yêu cầu của giáo viên. 2.1.4 In và photo bài kiểm tra, giấy thông báo Những bài kiểm tra sau khi đã được đánh sẽ phát cho học sinh làm hay những thông báo dán ở từng lớp học. Tất cả đều được photocopy theo đúng số lượng yêu cầu. Quy trình:  Mở máy lên, bấm chọn chế độ photocopy bằng cách ấn nút “copy” để nó chuyển sang màu xanh dương  Kiểm tra khay đựng giấy, nếu thiếu thì bỏ them giấy vào.  Đưa giấy cần được photo vào máy và đặt đúng vị trí.  Chọn màu bằng cách bấm vào chữ color trên bảng điều khiển, sau đó chọn “black”.  Chọn số lượng cần photo bằng cách bấm vào chữ “quantity” trên bảng điều khiển, sau đó bấm số lượng yêu cầu cần photo.  Cuối cùng, bấm “start” để thực hiện quá trình. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 11 Hình 5: Máy photocopy trong văn phòng Kinh nghiệm rút ra: biết cách sử dụng máy photocopy. 2.1.5 Ráp phách bài kiểm tra 1 tiết toàn trường Theo định kì, tầm ba tháng nhà trường thường hay tổ chức cho học sinh toàn trường làm những bài kiểm tra một tiết tập chung cho các khối lớp. Bài kiểm tra một tiết này cũng như những bài kiểm tra bình thường, nhưng khác ở chỗ học sinh sẽ không thi ở lớp của mình mà thay vào đó các em sẽ thi chung với các lớp khác và sắp xếp theo trình tự alphabet như một kì thi học kì. Quy trình:  Những xấp bài thi và phách thi được cắt ra từ bài thi đã được xếp và cột lại theo từng phòng thi. Do đó, đầu tiên lựa những xấp bài và phách tưởng ứng của phòng thi đó để tiện việc ráp.  Mỗi bài thi cũng như phách đã được đánh dấu số thứ tự trước khi cắt, tôi cùng các bạn sinh viên thực tập khác cẩn thận ghép những bài thi và phách có cùng số thứ tự để bấm lại vào nhau.  Khi bấm, chúng tôi được nhắc nhở không được để phách trùng vào vị trí ghi điểm trên bài thi khiến cho các em học sinh không nhìn được điểm.  Ráp xong xấp nào kiểm tra lại ngay xấp đó. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 12 Hình 6: Hai bạn sinh viên khác đang ráp phách Kinh nghiệm rút ra: học được bài học về sự cẩn thận và kiên nhẫn thông qua công việc này. Đây là công việc tương đối đơn giản, nhưng nếu có sai sót, việc ráp lại sẽ rất phức tạp vì thế nên yêu cầu phải cẩn thận và chính xác hoặc phải phát hiện sai sót kịp thời để chỉnh sửa. 2.1 Công việc chuyên môn 2.1.1 Lập bảng theo dõi kinh phí văn phòng phẩm Các chứng từ chi hay thu liên quan đến văn phòng phẩm được lưu lại nay sẽ được đánh số chứng từ và lập thành bảng để theo dõi và đưa cho hiệu trưởng ký xác nhận. Quy trình:  Phân loại phiếu thu và phiếu chi riêng  Sắp xếp theo thứ tự theo ngày các phiếu thu và chi đó  Đánh số chứng từ, do đã sang năm nên cô hướng dẫn dặn đánh số chứng từ bắt đầu từ 01/13. 01 là số thứ tự, 13 là năm 2013 cách trình bày phải giống như những năm trước đã được lưu trong những file excel trước đó.  Để tránh sai sót, tôi cẩn thận đếm xem có tổng cộng bao nhiêu chứng từ cần được đánh số và ghi lại để tiện kiểm tra nhằm tránh sai sót trước khi đặt bút đánh số thứ tự. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 13  Sau khi đã đánh xong, so sánh số chứng từ mình đã đánh có khớp với số lượng mình đếm ban đầu chưa.  Sao chép bảng theo dõi kinh phí văn phòng của năm trước sau đó sửa lại phần số dư mang sang và ngày tháng lập báo cáo.  Nhập phiếu chi trước, nhập theo thứ tự ngày, số phiếu được ghi vào phần “số phiếu” cột “chi”, số tiền được nhập vào phần chi tương ứng.Sau đó làm tương tự đối với phiếu “thu” .  Tính tổng thu va chi trong phần cộng phát sinh bằng hàm SUM, Số dư kì trước mang sáng nhập lại vào phần số dư mang sang. Cộng tổng thu với phần tồn kì trước mang sang thành phần lũy kế và viết lại phần chi ngay bên cạnh. Lấy lũy kế thu trừ lũy kế chi sẽ ra phần còn tồn lại kì này.  Điều chỉnh văn bản, để sau khi in đẹp và tiêu để của các cột đều xuất hiển ở các trang giấy sau không chỉ riêng gì trang đầu tiên.  Sau đó in ra. Kinh nghiệm rút ra: biết cách phân loại phiếu thu và chi, đánh số chứng từ, biết cách làm để tránh sai sót cũng như để biết cách phát hiện nếu có sai sót. Ngoài ra, một số phiếu chi và thu ghi số chưa được rõ ràng, tôi có thể kiểm tra lại bằng số được viết bằng chữ hoặc các chứng từ VAT đã được bấm đính kèm theo các phiếu đó. 2.1.1 Kiểm tra lại thông tin các giáo viên ghi trong mẫu Ngoài tiền lương giáo viên đứng lớp hàng tháng, các giáo viên còn được nhận tiền thưởng do có số tiết dạy vượt chuẩn hay phát sinh thêm số tiết chấm bài. Nguyên nhân là vì lương của các giáo viên được tính theo hệ số lương vì thế nên một số trường hợp các giáo viên có cùng bậc lương thì ban đầu sẽ được nhận lương như nhau không tính đến việc ai đứng lớp nhiều hơn ai. Do đó khoản tiền thưởng này là vô cùng cần thiết, và sẽ được các giáo viên tự khai trong tờ khai. Quy trình :  Sử dụng công thức được nêu trong quy chế của trường, cụ thể là công thức đã được ghi rõ trong giấy cho các giáo viên tự tính để tính lại nhằm tránh sai sót. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 14 ĐỀ XUẤT KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU KÝ DUYỆT PHIẾU CHI CHI TIỀN LƯU HỒ SƠ Hình 7: Tờ khai số tiết chấm bài của giáo viên Kinh nghiệm rút ra: tính cẩn thận, kĩ lưỡng. 2.1.3 Quy trình lập phiếu chi Lưu đồ : NHÂN VIÊN KẾ TOÁN HIỆU TRƯỞNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN THỦ QUỸ Diễn giải quy trình : 1. ĐỀ XUẤT : nhân viên – công nhân tập hợp các chứng từ, hóa đơn liên quan đến việc chi tiền măt sau đó lập phiếu đề nghị thanh toán. Yêu cầu: hóa đơn, chứng từ, phiếu đề nghị thanh toán hợp lệ ( ghi đầy đủ, rõ ràng, không sửa chữa hay tẩy xóa. ) 2. KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU : nhân viên kế toán kiểm tra cac chứng từ, hóa đơn xem có chính xác, hợp lệ hay không. Sau đó, giấy đề nghị thanh toán được kế toán kí và chuyển cho hiệu trưởng để duyệt. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 15 ĐỀ XUẤT KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU KÝ DUYỆT PHIẾU THU THU TIỀN LƯU HỒ SƠ 3. KÝ DUYỆT : lúc này hiệu trưởng xem xét, kí duyệt và đưa xuống cho kế toán. 4. LẬP PHIẾU CHI : kế toán viên viết phiếu chi. 5. CHI TIỀN : thủ quỹ chi tiền đúng như trên phiều chi đã được ghi. 6. LƯU HỒ SƠ : kế toán viên và thủ quỹ ghi chép sổ sách và lưu hồ sơ. 2.1.4 Quy trình lập phiếu thu Lưu đồ : NHÂN VIÊN KẾ TOÁN HIỆU TRƯỞNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ KẾ TOÁN THỦ QUỸ Diễn giải quy trình : 1. ĐỀ XUẤT : nhân viên – công nhân tập hợp các chứng từ, hóa đơn liên quan đến việc thu tiền mặt sau đó lập phiếu đề nghị thu tiền. Yêu cầu: hóa đơn, chứng từ, phiếu đề nghị thu tiền hợp lệ ( ghi đầy đủ, rõ ràng, không sửa chữa hay tẩy xóa. ) 2. KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU : nhân viên kế toán kiểm tra cac chứng từ, hóa đơn xem có chính xác, hợp lệ hay không. Sau đó, giấy đề nghị thu tiền được kế toán kí và chuyển cho Hiệu trưởng . 3. KÝ DUYỆT : lúc này Hiệu trưởng xem xét, kí duyệt và đưa xuống cho kế toán. 4. LẬP PHIẾU THU : kế toán viên viết phiếu thu. 5. THU TIỀN : thủ quỹ thu tiền đúng như trên phiều thu đã được ghi. 6. LƯU HỒ SƠ : kế toán viên và thủ quỹ ghi chép sổ sách và lưu hồ sơ. 2.1.5 Tìm hiểu về lương và cách thanh toán tiền lương. Tiền lương là một sự biểu hiện bằng tiền mà ở đó những người lao động được sử dụng để bù đắp hao phí lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiền lương gắn liền với thời gian và kết quả lao động mà người lao động đã tham gia thực hiện. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 16 Ngoài tiền lương phục vụ cho quá trình sinh sống dài lâu của người lao động, họ còn được hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn. Đó là những khoản doanh nghiệp phải tình vào chi phí sản xuất kinh doanh. Để trả lương cho công nhân viên trong trường, kế toán viên hàng tháng sẽ lập 3 loại bảng : “Bảng thanh toán tiền lương”, “Bảng chi tiền phụ cấp” và “Bảng tổng hợp tính số tiết phụ trội”. A. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Trong bảng thanh toán tiền lương của nhà trường gồm có 5 yếu tố chính: Hình 8: Bảng thanh toán tiền lương 1. Mức lương tối thiểu :  Là mức lương thấp nhất trả cho người lao động làm công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường. Mức lương tối thiểu được ấn định theo giá sinh hoạt nhằm bảo đảm cho người lào động bù đắp sức lao động và được dùng làm căn cứ để tính các mức lương cho các loại lao động khác.  Tại điều 7 – Bộ luật lao động có quy định rõ “người lao động được trả lưởng trên cơ sở thỏa thuận với người sử dụng lao động nhưng không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Nhà nước quy định.”  Mức lương tối thiểu được áp dụng kể từ 1/5/2012 là 1,050,000 đồng. 2. Hệ số :  Mỗi thang lương gồm các bậc lương nhất định và các hệ số lương phù hợp với các bậc lương ấy. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 17  Hế số phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất ( mức độ phức tạp của công việc, trình độ lành nghề, yếu tố trách nhiệm , điều kiện lao động. )  Do đó hệ số là tổng của 3 yếu tố : lương, vượt khung và chức vụ. a. Lương: được quyết định dựa trên bằng cấp, công việc của mỗi giáo viên, công nhân viên. Số bậc của các ngạch phụ thuộc vào số năm kinh nghiệm, cứ ba năm sẽ tăng một bậc lương. Tất cả đều được mô tả chi tiết trong bảng xếp hệ số lương theo nghị định 204. b. Vượt khung:  Căn cứ theo Nghị định của Chính phủ số 204/2004/NĐ-CP và Thông tư số 04 ngay 5/01/2005 hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp thêm niên vượt khung đối với cán bộ, công chức, viên chức.  Điều kiện được hưởng như sau :  Cán bộ, công chức, viên chức đã có 3 năm (đủ 36 tháng) đã được xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch công chức, viên chức từ loại A0 đến loại A3 của bảng 2, bảng 3 quy định tại Nghị định 204.  Cán bộ, công chức, viên chức đã có 2 năm (đủ 24 tháng) đã được xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch công chức loại B và loại C của bảng 2, bảng 3 quy định tại Nghị định 204.  Mức phụ cấp như sau :  Các đối tượng xếp lương theo các ngạch từ loại A0 đến A3 của bảng 2, bảng 3 sau 3 năm (đủ 36 tháng) đã xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung bằng 5% mức lương của bậc lương cuối cùng trong ngạch và từ năm thứ tư trở đi mỗi năm được tính thêm 1%.  Các đối tượng xếp lương theo các ngạch loại B và loại C của bảng 2, bảng 3 sau 2 năm (đủ 24 tháng) đã xếp bậc lương cuối cùng trong ngạch được hưởng phụ cấp thâm niên vượt khung bằng 5% mức lương của bậc lương cuối cùng trong ngạch và từ năm thứ tư trở đi mỗi năm được tính thêm 1%. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 18 c. Chức vụ :  Căn cứ theo Thông tư của Bộ nội vụ số 02/2005/TT-BNV hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp chức vụ lãnh đạo đối với cán bộ, công chức, viên chức.  Đối tượng là cán bộ thuộc diện xếp lương theo ngạch, bậc công chức hành chính và hưởng phụ cấp chức vụ lãnh đạo  Mức phụ cấp lãnh đạo theo quy định tại bảng phụ cấp chức vụ lãnh đạo (bầu cử, bổ nhiệm) trong các cơ quan Nhà nước và trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước ban hành kèm theo Nghị quyết số 730/2004/NQ-UBTVQH11 và Nghị định số 204/2004/NĐ – CP 3. Tiền lương :  Tiền lương được tính bằng công thức Tiền lương = Hệ số x Mức lương tối thiểu 4. Các khoản khấu trừ :  Bao gồm : BHXH, BHYT, BHTN  Được tính bằng cách lấy “Tiền lương” nhân cho tỷ lệ tương ứng của các khoản khấu trừ : - BHXH (7%) - BHYT (1,5%) - BHTN (1%) Định mức này được áp dụng từ ngày 1/1/2012 theo CV 555/BHXH-Thu 17/2/2012 BHXH TT CHẾ ĐỘ ĐỊNH MỨC 1 Bảo hiểm xã hội 24% -Nhà nước cấp 17% -Người lao động 7% 2 Bảo hiểm y tế 4,5% -Nhà nước cấp 3% -Người lao động 1,5% 3 Bảo hiểm thất nghiệp 3% -Nhà nước cấp 1% Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 19 -Người lao động 1% - Ngân sách Nhà nước 1% 4 Kinh phí Công đoàn 3% -Nhà nước cấp 2% -Người lao động 1% 5. Tiền lương thực lãnh :  Là khoản tiền lương người lao động được nhận sau khi đã trả các khoản khấu trừ trên. Cụ thể là bằng “Tiền lương” trừ đi khoản trích cho BHXH,BHYT,BHTN. B. BẢN KÊ CÁN BỘ - GIÁO VIÊN LÃNH PHỤ CẤP ƯU ĐÃI Đối tượng được hưởng là Cán bộ - Giáo viên đứng lớp giảng dạy trực tiếp và Ban giám hiệu. Bản kê này gồm 4 yếu tố chính : 1. Mức lương tối thiểu : 1.050.000 đồng 2. Hệ số : ý nghĩa và cách tính giống như trên bảng lương 3. Tiền lương : cách tính giống như trên bảng lương 4. Tỷ lệ ưu đãi : 40% theo QĐ 276/2005/QĐ-TTG của Thủ tướng Chính phủ và TT 02/2006/TTLT ngày 23/11/2005 hướng dẫn thực hiện quyết định 276/2005/QĐ- TTG. C. BẢN CHI TIỀN PHỤ CẤP 25% CỦA CÁN BỘ - CÔNG NHÂN VIÊN Đối tượng được hưởng là Cán bộ - Công nhân viên Bản kê này tương tự như bản kê phụ cấp ưu đãi cho Cán bộ - Giáo viên nhưng tỷ lệ là 25%, không phải la 40% như trên. D. BẢN KÊ TÍNH TIỀN PHỤ TRỘI. Bản kê tính tiền phụ trội là bản kê cho những giáo viên có số tiết dạy nhiều hơn số tiết quy chuẩn thực hiện của giáo viên được quy định trong quy chế của nhà trường. Như đã nói ở trên, những giáo viên có cùng bậc với nhau sẽ nhận tiền lương cũng nhu phụ Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 20 cấp là như nhau, mặc dù số tiết họ đứng lớp là khác nhau. Do đó, số tiền phụ trội của giáo viên nhằm giúp nhà trường đánh giá chính xác công sức. năng lực của giáo viên. Số tiết dạy của giáo viên chính là tổng của số tiết thực dạy, số tiết kiêm nhiệm và số tiết chấm bài được quy đổi thành giờ dạy. Giáo viên có nhiệm vụ kê đầy đủ và chính xác số tiết dạy và chấm bài hàng tháng nhưng tiền phụ trội sẽ chỉ được nhận vào cuối các học kì. Bước 1 : lập bảng tính đơn giá tiết phụ trội theo công thức : Đơn giá tiết phụ trội = Tiết tiêu chuẩn tháng = Số tiết tiêu chuẩn của : Giáo viên cấp 2 : 19 tiết/ tuần Giáo viên cấp 3 : 18 tiết/ tuần Giáo viên cấp 2,3 : 17 tiết/ tuần Hình 9: Bảng tính đơn giá tiết phụ trội Bước 2 : lập bảng tổng hợp số tiết dạy thêm hệ công lập nhằm tính số tiết vượt chuẩn của mỗi giáo viên.  Trong bảng này, số tiết dạy đã được giáo viên kê hàng tháng và được kế toán tộng hợp trừ đi cho số tiết tiêu chuẩn tính đến thời điểm đó sẽ ra được số tiết vượt chuẩn.  Lấy số tiết vượt chuẩn nhân với đơn giá tiết phụ trội sẽ được tống số tiền lương dạy vượt chuẩn . Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 21 Hình 10: Bảng tồng hợp số tiết dạy thêm Bưởc 3 : lập bảng tổng hợp số tiết chấm bài hệ công lập nhằm mục đích quy đổi số bài kiểm tra giáo viên chấm thành số tiết chám bài theo công thức được ban hành trong quy chế Nhà trường. Công thức quy đổi như sau : Môn văn : bài 15’ = bài 45’ = Môn khác : bài 15’ = bài 45’ =  Trong bảng này, số tiết chấm bài được giáo viên kê và tinh toán trước đó theo như công thức quy đổi trên.  Lấy số tiết chấm bài nhân với đơn giá tiết phụ trội sẽ tính được tống số tiền lương vượt chuẩn do chấm bài kiểm tra. Hình 11: Bảng tổng hợp số tiết chấm bài Bước 4 : lập bảng tổng hợp của bảng số tiết dạy thêm và bảng số tiết chấm bài trên. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 22 Hình 12: Bảng tổng hợp số tiết phụ trội Bước 5 : loại những giáo viên có số tiền nhận được là âm để tránh làm ảnh hưởng đến con số tổng hợp của bảng. Bởi vì những giáo viên đó sẽ không nhận được tiền cũng như phải trả tiền cho trường. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 23 ĐÁNH GIÁ BẢN THÂN 1. Kinh nghiệm cá nhân trong quãng thời gian thực tập tại trường trung học Thực hành Sài Gòn Tôi đã học được rất nhiều điều, những điều mà tôi chưa từng được biết đến thông qua sách vở nhà trường, Hai tháng qua, với những công việc được giao cũng như những thông tin tôi đã quan sát và thu thập được, tôi đã quen thuộc với các công việc văn phòng chủ yếu như photocopy, lưu trữ tài liệu và đánh văn bản. Bên cạnh đó, những công việc mang tính chất chuyên môn liên quan đến kế toán đã giúp tôi hiểu thêm phần nào về công việc kế toán và biết được những việc mà người kế toán phải làm. Không những vậy, khi làm việc ở môi trường thực tế và giao tiếp và học hỏi từ những người xung quanh nơi tôi làm việc, tôi học được thái độ lịch sự, chan hòa trong giao tiếp, tính cẩn thận, chu đáo, nhiệt tình trong khi làm việc. 2. Ưu điểm và khuyết điểm - Ưu điểm: vì có tính cách hòa đồng, cởi mở vui vẻ nên trong thời gian ngắn tôi đã có thể hòa nhập cùng các cô chú trong phòng làm việc và các bạn sinh viên thực tập khác. Những kiến thức về word giúp tôi thực hiện tốt các công việc văn phòng, những kiến thức về excel giúp tôi nhanh chóng hiểu và thực hiện tốt các công việc trong kế toán. Đồng thời, sự nhạy bén, tiếp thu tốt giúp tôi mau chóng làm quen với máy móc thiết bị mới, giúp toi mau chóng ghi nhớ những loại sổ sách cần thiết trong nhà trường. - Khuyết điểm: do chưa có đầy đủ lượng kiến thức, cũng như có nhiều công việc hoàn toàn xa lạ nên có nhiều việc tôi hoàn toàn không biết làm, hay phải trông chở vào sự hướng dẫn hoàn toàn. Ngoài ra, do chưa làm việc bao giờ cũng như thể trạng sức khỏe của tôi không được tốt nên mỗi khi làm việc thời gian dài tôi cảm thấy rất mệt và phải nghỉ ngơi ngay lập tức. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 24 KẾT LUẬN Sau hai tháng thực tập tại, tôi cảm thấy đúng như những gì người ta thường nói, học là phải đi đôi với hành, và “hành” ở đây không chỉ là làm những bài tập trên lớp mà là những bài học thực tế. Bởi vì, những kiến thức thực tế cũng cố những gì chúng ta được học, mà nó còn cho ta những điều mới mẻ, những điều mà không bao giờ ta có thể học được ở trên lớp . Thực tập không chỉ cho ta những kiến thức bổ ích mà nó còn rèn luyện cho ta những kĩ năng quý báu như kĩ năng giao tiếp với đồng nghiệp, khả năng tự xoay sở ứng phó trước những tình huống bất ngờ. Cuối cùng, xin được phép gửi lời cám ơn chân thành đến trường Đại học Hoa Sen và trường trung học Thực hành Sài Gòn nơi đầu tiên tôi được thực tập đã cho tôi những trải nghiệm quý giá. Đại học Hoa Sen Báo cáo thực tập nhận thức 25 PHỤ LỤC - Tài liệu tham khảo : Quy chế của trường Đại học Sài Gòn - Bảng thanh toán tièn lương - Bản kê cán bộ - giáo viên lãnh phụ cấp ưu đãi - Bản chi tiền phụ cấp 25% của cán bộ - công nhân viên - Bảng chiết tính số tiết vượt chuẩn