Báo cáo Thực tập tại Công ty Thương mại dịch vụ số 1

t Áp dụng phương pháp giá đích danh µ Niên độ kế toán: từ ngày 1/1 đến hết 31/12 µ Tỷ giá sử dụng để quy đổi ngoại tệ : Theo tỷ giá thực tế µ Kỳ kế toán : Theo quý 2.Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ công ty sử dụng là: Hợp đồng kinh tế; hoá đơn GTGT; các loại thẻ như thẻ kho, thẻ TSCĐ; Biên bản thanh lý TSCĐ, phiếu kế toán, phiếu thu, phiếu chi, Giấy đề nghị thanh toán; phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, bảng kê bán lẻ; Tờ khai thuế giá trị gia tăng … 3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo QĐ số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 và sửa đổi, bổ xung theo TT số 89/2002/TT- BTC ngày09/10/2002 của BTC. Hướng chi tiết tài khoản công ty áp dụng là: - Tài khoản các loại tiền: Ngoài tài khoản tiền mặt, Tài khoản TGNH công ty chi tiết theo các Ngân hàng và ngoại tệ gửi tại các Ngân hàng - Tài khoản công nợ khách hàng công ty: Công ty chi tiết theo hướng khách hàng của công ty( phòng NV1 và NV2), khách hàng của phòng NV3, khách hàng phòng NV4, khách hàng của quầy lẻ, công nợ khoán xe, dịch vụ nhà nghỉ. - Tài khoản thuế GTGT: Công ty chi tiết theo hướng thuế GTGT được khấu trừ và thuế GTGT phải nộp cho các kho Công ty, kho cửa hàng 3 (Trung tâm Dệt may 3), cửa hàng 12 Bờ hồ, hàng nhập khẩu - Tài khoản chi phí sản xuất dở dang và thành phẩm: Công ty chi tiết theo chi phí sản xuất dở dang của công ty (TK1541), của CH3 ( cửa hàng 3) (TK1543), của xưởng chỉ (154C) - Tài khoản hàng hoá: + Tài khoản Giá mua hàng hoá: Chi tiết theo hàng hoá của công ty, của CH3 (cửa hàng 3), CH4 (phòng phụ liệu), hàng hoá của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ + Tài khoản Chi phí thu mua hàng hoá - Tài khoản vay ngắn hạn: +Tài khoản Vay ngắn hạn VNĐ: Chi tiết tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, tại Công ty tài chính dệt may, của CBCNV +Tài khoản Vay ngắn hạn USD : Chi tiết tại Ngân hàng Công thương Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và phát triển - Tài khoản doanh thu, giá vốn : Công ty chi tiết theo doanh thu bán hàng và giá vốn của công ty, của CH3, của CH4 (phòng phụ liệu), của quầy lẻ Bình, cửa hàng 12 Bờ hồ, của xưởng chỉ, doanh thu tiền hoa hồng. 4 Sổ kế toán Hình thức sổ kế toán áp dụng: sử dụng phần mềm kế toán của công ty FAST theo hình thức Nhật ký chung + Các loại sổ chi tiết công ty sử dụng: Vì sử dụng hệ thống kế toán máy nên các sổ chi tiết của các tài khoản được lưu trữ trong máy. Đến cuối năm công ty in ra tất cả sổ Cái của các tài khoản tổng hợp coi đó là sổ chi tiết theo dõi cho từng năm. Ngoài ra, công ty sử dụng một số sổ chi tiết để theo dõi ngoài như : Sổ chi tiết TK 1311, TK3311, TK154, TK3331 + Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức NKC Sơ đồ 3 : TRÌNH TỰ GHI SỔ TRÊN MÁY VI TÍNH Chứng từ ban đầu Nhập dữ liệu vào máy Xử lý tự động theo chương trình Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Các báo cáo kế toán Việc trang bị vi tính tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán, giảm nhẹ bớt được những phần đơn giản, từ những chứng từ ban đầu, tuỳ theo từng công việc của mỗi kế toán, sẽ nhập dữ liệu vào máy theo từng phần hành theo từng ngày phát sinh các nghiệp vụ. Máy sẽ tự động xử lý theo chương trình. Hàng ngày, cuối tháng, cuối quý kế toán in ra các sổ tổng hợp, Sổ Cái, Báo cáo kế toán phục vụ cho công tác kế toán tại đơn vị + Báo cáo tài chính Kỳ lập báo cáo: Theo quý Các báo cáo được lập: Bảng Cân đối kế toán Báo cáo kết quả SX – KD (phần 1) Báo cáo thực hiện nghĩa vụ với nhà nước (phần 2) Thuế GTGT được khấu trừ (phần 3) Thuyết minh báo cáo tài chính Phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh III. ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH KẾ TOÁN CỦA CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ 1 Kế toán TSCĐ 1.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ µ Chứng từ sử dụng Hoá đơn GTGT (hoá đơn mua TSCĐ) Biên bản giao nhận TSCĐ Thẻ TSCĐ - Quyết định thanh lý TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ theo mẫu 03-TSCĐ ban hành theo QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ TC - Bảng tính khấu hao TSCĐ Phiếu kế toán µ Quy trình luân chuyển chứng từ *Quy trình luân chuyển chứng từ tăng TSCĐ tai Công ty Sơ đồ 4 : QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TĂNG TSCĐ TẠI CÔNG TY Nghiệp vụ mua TSCĐ Giám đốc Công ty Quyết định mua TSCĐ -Lập biên bản giao nhận -Giao nhận TSCĐ P.TCHC & P. Kế toán và bên bán Kế toán TSCĐ -Lập thẻ TSCĐ -Nhập số liệu vào máy lên sổ chi tiết, sổ tổng hợp TSCĐ -Lưu Lưu và bảo quản (1) (2) (3) (1) (2) ) Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh , TSCĐ của công ty thường xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán phải theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trường hợp biến động. (1): Giám đốc công ty dựa trên tình hình về TSCĐ của công ty do nhu cầu về sản xuất kinh doanh quyết định mua TSCĐ. (2): Công ty nhận được HĐ mua TSCĐ (HĐ GTGT hoặc HĐ bán hàng). Hội đồng giao nhận TSCĐ của công ty gồm có phòng TCHC và phòng Kế toán, hội đồng này có nhiệm vụ nghiệm thu và cùng với đại diện của đơn vị giao TSCĐ lập “Biên bản giao nhận TSCĐ”. Biên bản này lập cho từng đối tượng TSCĐ bao gồm Máy móc thiết bị và dụng cụ quản lý, sau đó sao cho mỗi bên lưu giữ một bản để lưu vào hồ sơ riêng. Hồ sơ đó bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, các bản sao tài liệu kỹ thuật, các HĐ GTGT, giấy vận chuyển bốc dỡ. Phòng kế toán giữ lại hồ sơ đó để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết TSCĐ. (3): Kế toán TSCĐ sẽ lập thẻ TSCĐ và cập nhật thông tin về TSCĐ vào phần hệ “Kế toán TSCĐ” sau đó vào phần “Khai báo thông tin về tài sản” ở phần mềm FAST, dựa trên đó làm cơ sở để lên sổ Cái và sổ tổng hợp TSCĐ và lưu, bảo quản thông tin về TSCĐ trên máy. Số liệu về tài sản cố định được lưu theo năm. Vì vậy mỗi khi sang một năm làm việc mới phải thực hiên việc kết chuyển danh mục TSCĐ sang năm làm việc mới, kế toán TSCĐ Vào phần “Chuyển số liệu cuối năm về tài sản sang năm làm việc mới” Khai báo thông tin về tài sản Các thông tin chính về tài sản được Fast Accounting quản lý bao gồm: Mã tài sản (số thẻ), tên tài sản, Đơn vị tính, phân loại nhóm tài sản, Nước sản xuất, năm sản xuất, Lý do tăng tài sản, Ngày tăng tài sản, Bộ phận sử dụng, Nguyên giá(theo nguồn vốn khấu hao), Giá trị đã khấu hao, Giá trị còn lại, Ngày ghi nhận giá trị còn lại, Ngày bắt đầu tính khấu hao, tài sản có/không tính khấu hao, Tài khoản TSCĐ (TK 211), tài khoản hao mòn TSCĐ (TK 214), Tài khoản chi phí ( TK 642), Số tháng khấu hao, Tỷ lệ khấu hao tháng, giá trị tính khấu hao. *Quy trình luân chuyển chứng từ giảm TSCĐ tại Công ty Sơ đồ 5 : QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GIẢM TSCĐ TẠI CÔNG TY Nghiệp vụ thanh lý TSCĐ Giám đốc công ty Quyết định thanh lý TSCĐ Lập biên bản thanh lý TSCĐ Ký biên bản thanh lý TSCĐ Nhập dữ liệu vào máy Lưu Ban thanh lý TSCĐ (P.TCHC và P.Kế toán) Giám đốc và kế toán trưởng Kế toán TSCĐ (1) (2) (3) (4) (4) (1): Giám đốc công ty căn cứ vào thủ tục mà kế toán TSCĐ xác định là TSCĐ không dùng được, ra quyết định thanh lý TSCĐ. (2): Dựa trên quyết định của giám đốc, ban thanh lý TSCĐ bao gồm P.TCHC và P. Kế toán lập biên bản thanh lý TSCĐ. (3): Giám đốc và kế toán trưởng ký biên bản thanh lý TSCĐ. (4): Kế toán TSCĐ dựa vào biên bản thanh lý TSCĐ làm căn cứ để nhập nghiệp vụ thanh lý TSCĐ vào máy ở “Phân hệ Kế toán TSCĐ” và vào phần” Khai báo giảm tài sản”. Sau đó lưu số liệu 1.2 Kế toán khấu hao TSCĐ µ Một số quy định về khấu hao TSCĐ theo quyết định 166/BTC ngày 31/12/1999 - Tính theo nguyên tắc tròn tháng : TSCĐ tăng trong tháng này, tháng sau mới tính khấu hao. - TSCĐ sử dụng trong kinh doanh phải khấu hao phân bổ vào chi phí theo nơi sử dụng - Những TSCĐ đã khấu hao hết mà vẫn còn sử dụng không được tính khấu hao µ Tính khấu hao và điều chỉnh khấu hao = = x = + - Mỗi tháng công ty sẽ thực hiện việc tính khấu hao một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên cách số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng” Fast Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng Lưu ý: Chương trình cho phép sửa đổi giá trị khấu hao hàng tháng. µ Hạch toán KHTSCĐ * Định kỳ hàng tháng công ty trích khấu hao TSCĐ vào chi phí SX-KD đồng thời phản ánh hao mòn TSCĐ Nợ TK 6424 Có TK 214 (2141) * Đồng thời phản ánh tăng vốn khấu hao cơ bản Nợ TK 009 1.3 Tài khoản sử dụng TK 211 TSCĐ hữu hình TK 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình TK 2412 XDCB dở dang TK 009 Nguồn vốn khấu hao TK 214 1.4 Phương pháp hạch toán tăng, giảm TSCĐ Sơ đồ 6 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TĂNG GIẢM TSCĐ TK 1111 TK 211 TK 811 TK133110 TK 411 TK 412 TK 6418 TK 711 (5) (1) (4) (2) (3) : Mua sắm, lắp đặt thiết bị : Nhận TSCĐ của cấp trên : Kết chuyển chênh lệch đánh giá TSCĐ : Thanh lý TSCĐ : Phản ánh số tiền thu về thanh lý TSCĐ Sổ tổng hợp TSCĐ Sơ đồ 7: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TSCĐ Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST theo hình thức NKC đối với TSCĐ Hoá đơn GTGT, Biên bản giao nhận TS, Quyết định thanh lý TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, thẻ TSCĐ Phân hệ kế toán TSCĐ\ Danh mục TSCĐ Kế toán Tổng hợp\ Báo cáo theo hình thức NKC Kế toán TSCĐ\ Báo cáo TSCĐ Sổ tổng hợp TK 211,214 Sổ cái TK 211,214 Bảng tính khấu hao TSCĐ Báo cáo tăng giảm TSCĐ Báo cáo tổng hợp TSCĐ 2 Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 2.1 Quỹ tiền lương µ Quỹ tiền lương của công ty là toàn bộ tiền lương mà công ty trả cho CBCNV. Thành phần quỹ tiền lương bao gồm: -Lương kỳ 1 (Lương ăn trưa) -Lương cơ bản -Lương doanh số (Công ty chỉ chi khi quỹ lương vẫn còn hoặc công ty có lãi -Phụ cấp thu nhập µ Nguồn quỹ lương Theo quy định của tổng công ty dệt may quỹ lương của công ty được trích 1,3% tổng doanh số 2.2 Các hình thức trả lương của công ty Việc tính và trả tiền lương có thể được thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của chế độ tiền lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, Công ty Thương mại dịch vụ số 1 áp dụng hai hình thức : tiền lương theo thời gian và tiền lương vụ việc 2.2.1 Tiền lương theo thời gian Công ty áp dụng đối với CBCNV ở các phòng Giám đốc, kế toán, Tổ chức hành chính, phòng Nghiệp vụ 1, Nghiệp vụ 2,3,4, Trung tâm dệt may 3, cửa hàng số1, cửa hàng 12 Bờ hồ, nhà nghỉ Hoa lan. Hình thức trả lương này căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của CBCNV. Hàng tháng công ty thực hiện việc chia lương thành 3 kỳ Kỳ I : Lương kỳ I (Lương ăn trưa) được chi vào mồng 5 hàng tháng Căn cứ vào số ngày công thực tế của người lao động ở Bảng chấm công Định mức 1 ngày công : 10.000đ/1c LƯƠNG ĂN TRƯA = SỐ NGÀY CÔNG CỦA 1 CBCNV X 10.000Đ Kỳ II Lương cơ bản (Được chi vào 20 hàng tháng) Căn cứ vào hệ số lương cơ bản của mỗi người lao động ( phụ thuộc cấp bậc, chức vụ, trình độ ). Cụ thể ở công ty hệ số lương cơ bản cao nhất là Giám đốc 5,72 Căn cứ vào mức lương tối thiểu hiện nay là 290.000 trên cơ sở quyết định lên lương LƯƠNG CƠ BẢN = ( HSLCB + HSPC (NẾU CÓ)) X 290.000 Kỳ III Lương doanh số ( Được chi hàng quý) Công ty chỉ thực hiện chi lương doanh số khi quỹ lương vẫn còn hoặc công ty trong quý có lãi = =x Hệ số thưởng của mỗi CBCNV phụ thuộc vào cấp bậc, chức vụ, trình độ công việc đương nhiệm Tổng hệ số lương doanh số công ty lấy một phần hoặc toàn bộ số tiền từ quỹ lương còn lại sau khi đã chi lương ăn trưa và lương cơ bản 2.2.2 Tiền lương vụ việc Tiền lương vụ việc áp dụng cho những người lao động ngoài hợp đồng Những người lái xe trong công ty thường áp dụng hình thức trả lương này. 2.3 Hạch toán chi tiết tiền lương 2.3.1 Hạch toán về số lượng lao động Để quản lý lao động về mặt số lượng, công ty sử dụng các chứng từ như Hợp đồng lao động (ngắn hạn, dài hạn, vụ việc ) của từng CBCNV trong công ty Quyết định tiếp nhận công tác Quyết định thuyên chuyển công tác 2.3.2 Hạch toán về thời gian lao động Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, công ty đã tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động qua các chứng từ như : Bảng chấm công : Được lập cho từng phòng ban trong công ty trong đó theo dõi số ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do một người trong từng phòng theo dõi sau đó cuối tháng sẽ đưa cho người phụ trách phòng ký duyệt Danh sách bồi dưỡng làm thêm thứ 7 Đơn xin nghỉ phép Giấy nghỉ ốm + nghỉ thai sản do bệnh viện liên quan cấp 2.3.3 Hạch toán kết quả lao động Mỗi phòng ban trong công ty mỗi tháng họp đánh giá chất lượng người lao động trong phòng. Sau đó công ty tổ chức cuộc họp giữa các trưởng phòng và ban giám đốc để thống nhất chất lượng người lao động trong mỗi phòng. 2.4 Hạch toán tổng hợp tiền lương 2.4.1 Tài khoản sử dụng TK 6421 Chi phí nhân viên quản lý DN TK 6411 Chi phí nhân viên bán hàng TK 334 Phải trả công nhân viên TK 4314 Trích 10 % quỹ lương 2.4.2 Trình tự hạch toán Sơ đồ 8 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TIỀN LƯƠNG tại công ty Thương mại dịch vụ số 1 TK111 TK 334 TK6421 (1) (5) TK3383 TK 1388 (2) (6) TK 3384 (3) TK 4314 (4) - Chi tiền lương kỳ I Thanh toán tiền bồi dưỡng làm thêm Chi lương cơ bản Thanh toán lương vụ việc Chi lương doanh số Khấu trừ vào lương BHXH 5% Khấu trừ vào lương BHYT 1% Trích 10% quỹ lương để chi khen thưởng, phúc lời Trích lương quý hàng quý Kết chuyển không thu được BHXH người lao động nghỉ tự do 2.5 Kế toán các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ 2.5.1 Nguồn hình thành và phạm vi sử dụng Ì Quỹ BHXH Nguồn hình thành Quỹ BHXH được hình thành bằng +Tính thêm vào chi phí theo tỷ lệ nhất định (15%) trên tổng số tiền lương phải trả hàng tháng +Trừ vào lương của người lao động theo tỉ lệ nhất định (2%) trên tổng số lương phải trả hàng tháng = x Phạm vi sử dụng Nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội quận Hai Bà Trưng, dùng khoản tiền này trả trợ cấp bảo hiểm XH khi CBCNV nghỉ hưu, thai sản, tai nạn lao động Ì Quỹ BHYT Nguồn hình thành Quỹ BHYT được hình thành bằng +Tính thêm vào chi phí theo tỷ lệ nhất định (2%) trên tổng số tiền lương phải trả hàng tháng +Trừ vào lương của người lao động theo tỉ lệ nhất định (1%) trên tổng số lương phải trả hàng tháng = x - Nộp hết 3% cho cơ quan BHYT - Quỹ BHYT được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh cho CBCNV trong thời gian ốm đau, sinh đẻ. Ì KPCĐ Nguồn hình thành Để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng, công ty trích theo một tỷ lệ quy định là 2% trên tổng quỹ lương và phụ cấp, được phép tính vào chi phí. = x Phạm vi sử dụng Nộp 1% cho cơ quan công đoàn cấp trên Dùng 1% cho chi tiêu công đoàn của công ty 2.5.2 Chứng từ sử dụng Phiếu kế toán dùng để :Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Bảng kê công nợ BHXH, BHYT 2.5.3 Tài khoản sử dụng TK 338 Phải trả, phải nộp khác TK 3382 Kinh phí công đoàn TK 3383 BHXH TK 3384 BHYT 2.5.4Trình tự hạch toán Sơ đồ 9 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN BHXH, BHYT, KPCĐ tại công ty Thương mại dịch vụ số 1 TK 11211 TK 3383,TK3384 TK 6421 (1) (2) TK 1111 TK 334 (3) (4) TK 111 (5) TK 11211 (6) TK 11211 TK 3382 TK 6421 (7) (8) (1): Nộp BHXH, BHYT hàng quý (2): Trích 15% BHXH, 2% BHYT hàng tháng (3): Thanh toán BHXH, BHYT (4): Trừ BHXH hàng quý 5%, trừ BHYT hàng quý 1%trong bảng lương (5):Thu tiền BHXH, BHYT 6 tháng đầu năm (6): Thu tiền BHXH, BHYT hàng quý (7): Trích KPCĐ 6 tháng (8): Trích KPCĐ hàng quý Trích 2% KPCĐ hàng tháng 2.6 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 10: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG Chứng từ tiền lương (Vào Excel lập các bảng) -Danh sách lương kỳ I -Lương cơ bản -Lương doanh số Phân hệ “Kế toán Tổng hợp”\Phiếu Kế toán “Kế toán Tổng hợp”\Báo cáo theo hình thức NKC Sổ tổng hợp TK 334, 338 Sổ Chi tiết TK 334, 3383,3384 3. Kế toán mua hàng và thanh toán với người bán 3.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ { Chứng từ sử dụng + Đối với khách hàng trong nước - Hợp đồng kinh tế thực hiện giữa công ty và người bán - Hoá đơn GTGT (liên 2) do bên bán giao cho công ty - Phiếu nhập kho + Đối với khách hàng nước ngoài - Invoice của bên nước ngoài gửi cho công ty - Tờ khai hải quan nhập khẩu xác nhận hàng đã nhập khẩu - Phiếu thanh toán L/C hàng nhập Ngoài ra phòng nghiệp vụ lập Giấy đề nghị thanh toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu thu của người bán để lập phiếu chi tiền Phiếu kế toán : Để bù trừ công nợ { Quy trình luân chuyển chứng từ Sơ đồ 11: Sơ đồ luân chuyển chứng từ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tại công ty thương mại dịch vụ số 1 Ký Giấy đề nghị thanh toán Giám đốc và Người bán Cán bộ P. Nghiệp vụ Kế toán TM, TGNH Lưu -Lập Phiếu chi -Chuyển tiền qua Ngân hàng Nghiệp thanh toán với NB (1) (2) (3) (4) Lập Giấy đề nghị thanh toán Đề nghị thanh toán Người bán hàng (4) : Người bán hàng đề nghị thanh toán tiền hàng : Cán bộ phòng Nghiệp vụ lập Giấy đề nghị thanh toán tiền hàng : Giám đốc và người bán ký giấy đề nghị thanh toán : Kế toán tiền mặt, TGNH lập phiếu thu tiền hoặc chuyển tiền qua ngân hàng (nếu khách hàng yêu cầu chuyển tiền qua Ngân hàng của họ).Sau đó lưu và quản bảo số liệu (1): Người bán sau khi thực hiện hợp đồng ký kết với công ty Thương mại dịch vụ số 1, giao HĐ GTGT liên 2 đến các phòng nghệp vụ hoặc TTDM 3 đề nghị nhập hàng vào kho . (2): Giám đốc công ty ký vào HĐ GTGT mà người bán giao cho công ty (3): Cán bộ các phòng nghiệp vụ nhận HĐ GTGT trên cơ sở đó lập phiếu nhập kho. (4): Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng các phòng NV, người giao hàngký phiếu nhập kho (5): Thủ kho và người giao hàng kiểm nhận hàng . (6): Kế toán hàng hoá nhận HĐ GTGT liên đỏ kèm theo phiếu nhập kho đểnhập số liệu vào máy ở phân hệ” Kế toán mua hàng và công nợ phải trả “để lập. Sau đó lưu số liệu trên máy 3.2 Tính giá nhập hàng hoá - Căn cứ vào hoá đơn GTGT (liên 2) và phiếu nhập kho - Nguyên tắc chung : Tính theo giá phí thực tế + Đối với hàng hoá trong nuớc = + + Đối với hàng nhập khẩu = + + { Thuế nhập khẩu = x x { Chi phí thu mua : + Bao gồm phí vận chuyển, bốc dỡ lưu kho + Đối với hàng nhập khẩu là phí thanh toán L/C, phí kiểm nhận hàng, phí bảo hiểm hàng hoá + Cách tính: Những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển hàng công ty tính hết vào giá vốn hàng bán 3.3 Tài khoản sử dụng TK 156 “ Hàng hoá” TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 15611 Hàng hoá của CT TK 15613 Hàng hoá của TTDM 3 TK 15614 Hàng hoá của phòng NV4 TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá TK 331 Phải trả cho người bán TK 3311 Phải trả cho người bán công ty TK 3312 Phải trả cho người bán hàng đại lý của công ty TK 3313 Phải trả cho người bán CH3 TK 3314 Phải trả cho người bán CH4 TK 3315 Phải trả cho người bán phụ liệu TK 331C Phải trả cho người bán xưởng chỉ 3.4 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 13 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI PHÍ THU MUA TK 1111 TK 1562 TK 6321 (1) (2) TK 3310 (3) Cước vận chuyển hàng K/c chi phí mua hàng (3) Cước vận chuyển hàng nhập Sơ đồ 14 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN GIÁ MUA HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY TK 331 TK 1561 TK 632 (1a) TK 1331 (2) (1b) TK 157 TK 157 (3) (4) TK33331 TK 154 (7) (5) TK413 TK 412 (9) (8) (6) TK 33312 TK1331NK (10) (1a): Giá mua hàng hoá, Trị giá mua của hàng nhập khẩu (1b): Thuế GTGT đấu vào được khấu trừ (2) : Giá vốn hàng bán Thuê của hàng, kiốt, kho : Trả lại hàng gửi bán : Xuất hàng gửi bán (5) : Xuất gia công hàng hoá (6) : Chênh lệch nhập xuất bông, sợi (7) : Thuế nhập khẩu phải nộp (8) : Chênh lệch tỷ giá (phần lãi) (9) : Chênh lệch tỷ giá (phần lỗ) (10):Thuế GTGT phải nộp Sơ đồ 15 : SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TK1111, 112 TK 331 TK 1561 (2a) TK 133 (2b) TK131 (3) TK 515 TK 154 (4) (5) TK 6417 TK 6417 (6) (7) TK 311 (8) Thanh toán tiền hàng (kể cả tiền đặt trước) (2a)Phải trả người bán tiền hàng (2b) Thuế GTGT được khấu trừ (3)Thanh toán bù trừ (4)Lãi ứng vốn theo HĐ (5)Tiền gia công phải trả (6)Giảm phí chuyển tiền TTDM 3 (7)Phí vận chuyển (8) Vay tiền trả người bán 3.5 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 16 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho Kế toán mua hàng và công nợ phải thu\ Phiếu nhập mua hàng hoá KT mua hàng&công nơ phải trả\Báo cáo hàng nhập mua KT mua hàng&công nơ phải trả\Báo cáo Công nợ phải trả Kế toán Tổng hợp\ Báo cáo theo hình thức NKC - Bảng cân đối phát sinh C.nợ của các khách hàng - Sổ chi tiết công nợ của 1 khách hàng Sổ cái TK1561(1,3,4); TK1562, TK 331(1.2.3.4.5) Sổ tổng hợp TK 1561,1562,331 -Bảng kê phiếu nhập -Bảng kê hoá đơn ctừ hàng hoá dịch vụ mua vào 4 Kế toán bán hàng và thanh toán với khách hàng 4.1 Chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ Ì Chứng từ sử dụng + Đối với bán hàng trong nước - Hợp đồng kinh tế được ký kết thực hiện giữa công ty và khách hàng - Hoá đơn GTGT gồm 3 liên do công ty lập + Liên 1 : Dùng để lưu tại quyển gốc + Liên 2 : Giao cho khách hàng + Liên 3 : Dùng để thanh toán - Biên bản hàng bị trả lại Biên bản này do bên khách hàng lập trong biên bản nêu rõ lý do tại sao trả lại hàng kèm theo HĐ GTGT liên 2 do bên khách hàng lập + hợp đồng kinh tế(Giấy đề nghị mua hàng) . - Phiếu kế toán : để ghi nghiệp vụ giảm doanh thu và nghiệp vụ kết chuyển chi phí mua hàng - Chứng từ phải thu, chứng từ bù trừ công nợ Đây là chứng từ được lập để sử dụng đối với hàng bán lẻ. Đối với hàng bán lẻ công ty không tách thuế luôn do đó cuối tháng để tính doanh thu không thuế, kế toán lập chứng từ này để ghi giảm doanh thu và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp đối với hàng bán lẻ Cách lập chứng từ phải thu, chứng từ bù trừ công nợ “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”\Chứng từ phải thu khác + Đối với khách hàng nước ngoài - Invoice Đây là hoá đơn bán hàng công ty lập gửi cho bên khách hàng nước ngoài. Trong đó ghi số lượng hàng, giá bán, loại hàng - Tờ khai hải quan xuất khẩu: Đây là chứng từ xác nhận hàng hoá của công ty được xuất ra nước ngoài - Hoá đơn vận chuyển hàng : Hãng dịch vụ đường biển gửi cho công ty khi họ nhận hàng chuyển đi nước ngoài (Hãng dịch vụ đường biển này có thể do phía nước ngoài thuê hoặc công ty thuê hộ) và khoản chi phí vận chuyển do bên nước ngoài chịu - Packing list : đây là chứng từ do công ty lập ghi mặt hàng, đơn vị, số lượng, giá bán - Giấy chứng nhận xuất xứ của loại hàng Ngoài ra công ty lập một số chứng từ để theo dõi công nợ phải thu của khách hàng: - Biên bản xác nhận công nợ, Biên bản đối chiếu công nợ - Bảng tính lãi trả chậm của khách hàng Các bảng này áp dụng đối với khách hàng trả chậm quá thời gian quy định trên hợp đồng. Kế toán công nợ sẽ tính lãi đối với số tiền hàng nợ quá hạn và theo dõi công nợ qua những bảng sau: Với khách hàng là những công ty lớn sẽ theo dõi trên Biên bản xác nhận công nợ kem theo là Bảng tính lãi Với khách tư nhân theo dõi trên Giấy xác nhận tiền hàng và Giấy xác nhận nợ lãi kem theo là Bảng tính lãi Ì Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình luân chuyển đối với hàng xuất khẩu Phòng nghiệp vụ lập hợp đồng kinh tế ký kết với bên nước ngoài để xuất khẩu mặt hàng. Khi hàng hoá qua kiểm tra chất lượng mặt hàng đủ tiêu chuẩn quy định như trong hợp đồng .Khi đó Hải quan đưa cho công ty Tờ khai hàng hoá xuất khẩu .Sau khi có sự xác nhận của Hải quan và giám đốc công ty hàng được phép ra khỏi biên giới. Hãng tàu nhận vận chuyển hàng đưa cho công ty Bill tàu (Hoá đơn vận chuyển hàng) để chứng nhận bên phía nước ngoài đã nhận hàng . Về phía công ty, lập hoá đơn GTGT để khai thuế GTGT đầu ra bằng 0 Bên nước ngoài thanh toán cho công ty theo hình thức L/C : Công ty lập bộ chứng từ bao gồm: Invoice, Packing list, Bill tàu (Hợp đồng vận chuyển đường biển), kèm theo chứng từ xuất xứ loại hàng xuất khẩu. Bộ chứng từ này gửi cho Ngân hàng của công ty (NH Công Thương ) để chuyển cho NH bên phía nước ngoài, bên phía nước ngoài nhờ Ngân hàng của họ chuyển tiền cho Ngân hàng của mình. 4.2 Tính giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán = Giá mua hàng hoá + Chi phí thu mua ¯ Công ty tính giá vốn hàng bán theo giá đích danh: + Công ty lập mã hàng hoá theo giá vốn của từng loại hàng, cùng một loại hàng nhưng có giá vốn khác nhau, công ty lập thành các mã khác nhau + Theo phương pháp giá thực tế đích danh, giá trị xuất kho của mã hàng nào được xác định theo giá nhập kho của mã hàng đó. ¯ Theo Fast Accounting nếu tính theo phương pháp giá đích danh thì khi nhập Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho kế toán phải tự nhập giá vốn vào máy. Nhưng công ty đặt mã riêng cho từng loại hàng theo giá vốn của từng lần nhập và để thuận tiện cho việc không phải nhập giá vốn theo từng HĐ bán hàng nên công ty sử dụng phương pháp Tính giá trung bình theo chương trình Fast để giá vốn của từng loại hàng theo từng lần nhập tự động in ra theo đúng giá nhập mua vào vẫn đảm bảo cho công ty tính theo giá thực tế đích danh Tính giá trung bình theo chương trình Fast : Kế toán tồn kho\ Tính giá trung bình Lưu ý: Theo phương pháp tính giá trung bình trong Fast thì giá vốn do máy tự động tính. Cụ thể như nếu cùng một mặt hàng đặt riêng một mã cố định không thay đổi theo giá nhập thì các lần nhập mua với giá nhập khác nhau thì khi tính giá vốn hàng bán máy sẽ tự động tính giá trung bình của mặt hàng được đặt mã cố định đó.Nhưng công ty đặt mã hàng của một loại hàng theo giá từng lần nhập nên vẫn đảm bảo tính theo giá đích danh. 4.3 Tài khoản sử dụng ¯Tài khoản Doanh thu TK 511 Doanh thu bán hàng TK5111 Doanh thu bán hàng hoá TK51110 Doanh thu dịch vụ TK51111 Doanh thu bán hàng hoá CT TK51113 Doanh thu bán hàng hoá CH3 TK51114 Doanh thu bán hàng hoá phòng nghiệp vụ 3 TK51115 Doanh thu bán hàng hoá phòng phụ liệu TK51116 Doanh thu bán hàng quầy lẻ Bình TK5111BH Doanh thu bán hàng 12 Bồ hồ TK5111C Doanh thu xưởng chỉ TK 531 Hàng bị trả lại TK 5311 Hàng bị trả lại CT ¯Tài khoản Giá vốn TK 632 Giá vốn hàng bán TK 6321 Giá vốn hàng bán CT TK 6323 Giá vốn hàng bán CH3 TK 6324 Giá vốn hàng bán phòng nghiệp vụ 3 TK 6325 Giá vốn hàng bán phòng phụ liệu TK 6326 Giá vốn hàng bán quâỳ lẻ Bình TK 632C Giá vốn hàng bán kho xưởng chỉ ¯Tài khoản công nợ TK 131 Phải thu của khách hàng TK 1310 Công nợ khoán xe, dịch vu nhà nghỉ và khác TK1311 Phải thu của khách hàng CT TK 1313 Phải thu của khách hàng CH3 TK 1314 Phải thu của khách hàng phòng nghiệp vụ 3 TK 1315 Phải thu của khách hàng phòng phụ liệu TK 1316 Phải thu của khách hàng CH1 TK 131BH Phải thu của khách hàng 12 Bờ Hồ 4.4 Phương pháp hạch toán 4.4.1 Doanh thu bán hàng ¯ Hạch toán theo phương thức trực tiếp Tiêu thụ trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho của công ty. Phương thức thanh toán: Hình thức thanh toán trả chậm Sơ đồ hạch toán Sơ đồ 19 : HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG THỨC TRỰC TIẾP TRẢ CHẬM TK 5111 TK 131 (1) TK 3331 (2) TK 515 (3) Doanh thu bán hàng trả chậm Thuế GTGT đầu ra phải nộp Doanh thu tiền lãi theo cam kết trả chậm ¯ Hạch toán theo phương thức xuất khẩu hàng hoá Sơ đồ 20 : HẠCH TOÁN PHƯƠNG THỨC XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ TK 51111 TK 1122, TK 131 (1) TK 413 (2) (3) Doanh thu tính theo tỷ giá thực tế Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ (phần lỗ) Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ (phần lãi) ¯ Hạch toán doanh thu đối với hoạt động cho thuê tài sản Doanh thu từ hoạt động cho thuê tài sản của công ty chủ yếu là cho thuê nhà nghỉ Hoa lan, thuê kho bãi, thuê xe. Sơ đồ 21: HẠCH TOÁN DOANH THU ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHO THUÊ TÀI SẢN TK 51110 TK3387 TK 1111 (1) (2) TK 3331 (3) Doanh thu cho thuê tài sản của kỳ liên quan Doanh thu cho thuê trả trước Thuế GTGT đầu ra ¯ Hạch toán theo phương thức gửi bán Tiêu thụ theo phương thức gửi bán là phương thức mà công ty chuyển hàng cho bên mua theo địa chỉ ghi trong hợp đồng kinh tế. Số hàng chuyển đi vẫn thuộc sở hữu của công ty. Khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán mới coi hàng được tiêu thụ Sơ đồ 22 : HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG THỨC GỬI BÁN TK 5111(1,3,4) TK131 (1) TK 3331 (2) Doanh thu tiêu thụ của số hàng được chấp nhận Thuế GTGT phải nộp của hàng tiêu thụ ¯ Hạch toán theo phương thức hàng đổi hàng Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó, công ty đem hàng hoá của mình như vải đem đổi lấy sợi, bông.. Giá trao đổi là giá bán hàng hoá trên thị trường Sơ đồ 23 :HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG THỨC HÀNG ĐỔI HÀNG TK 5111 TK 131 TK 1561 (1) (3) TK 33311 TK 1331 (2) (4) Doanh thu tiêu thụ của hàng đem đi trao đổi Thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng đem đi trao đổi Trị giá hàng nhập kho theo giá chưa có thuế GTGT Thúê GTGT đầu vào được khấu trừ ¯ Hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ Sơ đồ 24 :HẠCH TOÁN DOANH THU TIÊU THỤ NỘI BỘ TK 51111 TK 4314 (1) TK 3331 (2) Doanh thu bán hàng nội bộ (2)Thuế GTGT phải nộp 4.4.2 Hàng bán bị trả lại Sơ đồ 25 :HẠCH TOÁN HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI TK 131 TK 5311 TK 5111 (3) TK 33311 (2) Doanh thu của hàng bị trả lại Thuế GTGT trả lại cho khách hàng tương ứng với số doanh thu hàng bán bị trả lại Kết chuyển doanh thu hàng bị trả lại 4.4.3 Giá vốn hàng bán Sơ đồ 26 HẠCH TOÁN GIÁ VỐN HÀNG BÁN TK1561(1,3,4,12BH) TK 632 TK 1561 (4) TK 1562 (2) TK 157 (3) (1)Giá vốn của hàng hoá (2)Kết chuyển chi phí thu mua (3)Giá vốn của hàng gửi bán (4)Giá vốn của hàng bị trả lại Sơ đồ 27 HẠCH TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 TK 5111 TK131 TK 531 (2) TK 3331 TK 3331 (3) (4) TK 413 TK 331 (5) (6) TK 515 TK 1111, 1121 (7) (8) Doanh thu bán hàng Hàng bán bị trả lại VAT phải nộp VAT Tương ứng với hàng bị trả lại K/c CL tỉ giá thực tế Bù trừ công nợ Thu tiền lãi hàng quý Số tiền đã thu (kể cả tiền ứng trước) 4.5 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 28 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI KHÁCH HÀNG Hoá đơn GTGT, Ctừ khác liên quan đến bán hàng Phân hệ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu Kế toán Tổng hợp\ Báo cáo theo hình thức NKC KT bán hàng&công nơ phải thu\ Báo cáo bán hàng Sổ tổng hợp TK 5111,632 131 Sổ Cái TK 5111(0,1,3,4,5,6) 632(1,3,4,5,6), TK5311 TK131(0.1.3.4.5.C) Bảng kê hoá đơn bán hàng Bảng kê hoá đơn ctừ hàng hoá dịch vụ bán ra Bảng kê phiếu nhập hàng bán bị trả lại Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho Phiếu nhập hàng bị trả lại KT bán hàng&công nơ phải thu\ Báo cáo công nợ phải thu - Bảng cân đối phát sinh C.nợ của các khách hàng - Sổ chi tiết công nợ của 1 khách hàng Để biết giá vốn và doanh thu của từng phòng nghiệp vụ công ty lập bảng Báo cáo bán hàng nhóm theo 2 chỉ tiêu. Kế toán đối chiếu số tổng cộng trên Báo cáo bán hàng theo 2 nhóm chỉ tiêu với sổ tổng hợp TK 5111 và TK632.Nừu có sự chênh lệch kế toán thực hiện việc lọc Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho theo từng phòng nghiệp vụ . Để đối chiếu xem tổng số thuế GTGT đầu ra có chính xác. Kế toán đối chiếu tổng số thuế phải nộp trên Bảng kê hoá đơn bán hàng ( Tính số thuế đầu ra theo số hoá đơn GTGT, Bảng kê này không viết TK 3331 theo từng phòng Nghiệp vụ )với Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra theo từng phòng Nghiệp vụ (Tính số thuế GTGT đầu ra theo TK 3331 theo từng phòng Nghiệp vụ ) Nếu có chênh lệch kế toán thực hiện việc lọc Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho theo từng phòng Nghiệp vụ để xem việc định khoản lại các TK 3331 theo từng phòng Nghiệp vụ 5 Kế toán hàng tồn kho 5.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ Biên bản kiểm kê hàng tồn kho: 6 thángmột lần công ty tiến hành lập biên bản để kiểm kê hàng hoá trong kho 5.2 Kế toán chi tiết hàng hoá ³ Sơ đồ 29 HẠCH TOÁN CHI TIẾT HÀNG HOÁ THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG Thẻ kho Phiếu xuất kho (Hoá đơn GTGT) Phiếu nhập kho Sổ chi tiết hàng hoá Tổng hợp N-X-T Báo cáo tồn kho ³ Trình tự hạch toán theo phương pháp Thẻ song song + Ở kho: Sau khi thủ kho nhận được chứng từ phiếu nhập, phiếu xuất thì thực hiện việc nhập xuất hàng hoá về mặt số lượng. Sau đố vào thẻ kho theo từng cột nhập xuất về số lượng và tính ngay theo số tồn. Hàng ngày, định kỳ ghi xong thẻ kho chuyển chứng từ Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho (Đối với hàng vận chuyển nội bộ) cho kế toán hàng hoá. Cuối kỳ thủ kho tính ra số tồn trên thẻ kho đối với từng loại hàng hoá +Phòng kế toán : Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi nhận chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán đối chiếu số lượng của từng loại hàng hoá với Báo cáo tồn kho hoặc Sổ chi tiết hàng hoá cho từng loại hàng hoá. Nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân và điều chỉnh, khi đối chiếu xong kế toán in ra bảng Tổng hợp N- X- T 5.3 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 30 : QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO Hoá đơn GTGT, Phiếu nhập kho,Biên bản kiểm kê hàng tồn kho, thẻ kho Phân hệ kế toán hàng tồn kho\ Báo cáo hàng tồn kho Sổ chi tiết hàng hoá Tổng hợp N-X-T Báo cáo tồn kho 6 Kế toán TM,TGNH 6.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ ± Chứng từ sử dụng + Chứng từ tiền mặt - Phiếu thu - HĐ GTGT liên 3 dùng để lập phiếu thu tiền hàng - Giấy đề nghị thanh toán do các phòng NV lập để + Thanh toán tiền phí xăng, dầu, điện thoại kèm theo HĐ GTGT liên 2 của người bán + Thanh toán tiền hàng kèm theo HĐ GTGT liên 2 + Phiếu nhập kho + Chứng từ TGNH Giấy đề nghị thanh toán Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu Giấy báo số dư khách hàng Phiếu thu phí dịch vụ chuyển tiền ± Quy trình luân chuyển chứng từ tiền mặt Sơ đồ 31: Sơ đồ luân chuyển chứng từ THU TIỀN MẶT Nghiệp vụ thu tiền Người nộp tiền Đề nghị nộp tiền -Lập phiếu thu -Lưu phiếu thu Lưu Ký phiếu thu Nhập quỹ Kế toán TM,TGNH Kế toán trưởng,Người lập phiếu, thủ quỹ Thủ quỹ Bảo quản và lưu Sơ đồ 32: Sơ đồ luân chuyển chứng từ CHI TIỀN MẶT KT trưởng, Người lập phiếu, người nhận, thủ quỹ Thủ quỹ Lập phiếu chi Kế toán TM,TGNH Lưu Nghiệp vụ chi tiền Ký phiếu chi Ký giấy đề nghị thanh toán GĐ công ty Người nhận tiền -Đề nghị nhận tiền -Viết giấy đề nghị thanh toán Xuất quỹ ± Quy trình luân chuyển chứng từ TGNH Công ty thanh toán tiền cho khách hàng qua Ngân hàng + Bằng uỷ nhiệm chi của công ty Khi có nhu cầu chi trả hợp lý, hợp lệ và có sự đồng ý của chủ tài khoản( chính là giám đốc công ty) kèm theo Hoá đơn GTGT liên đỏ của hàng hoá hoặc phí và Giấy đề nghị thanh toán của phòng Nghiệp vụ. Kế toán Ngân hàng lập uỷ nhiệm chi trình GĐ và kế toán trưởng ký duyệt thanh toán. Kế toán Ngân hàng chuyển chứng từ cho NH Công Thương – nơi công ty đặt TK giao dịch. Sau khi Ngân hàng chấp thuận sẽ gửi cho công ty Giấy báo số dư khách hàng( thể hiện số tiền phát sinh và số tiền còn trên TK). Hàng tháng NH gửi cho công ty phiếu thu phí dịch vụ chuyển tiền( Phiếu này thể hiện mức phí thanh toán chuyển tiền bao gồm cả thuế GTGT. + Bằng uỷ nhiệm thu Khách hàng(Bưu điện HN) thông báo cho công ty sẽ thu một khoản tiền điện thoại và phát ra uỷ nhiệm thu tại NH của họ và chuyển uỷ nhiệm thu sang NH Công Thương của CT sẽ trích tiền để thanh toán thông qua Giấy báo số dư khách hàng + Thanh toán bằng L/C Công ty vay tiền của NH để mở LC. Chứng từ đi vay gồm có Hợp đồng tín dụng, Phương án kinh doanh, Đơn xin mở thư tín dụng, Sales contract (Hợp đồng của bên nước ngoài- bên bán), hợp đồng kinh tế ký kết về việc bán hàng giữa công ty với khách hàng. Khi có nhu cầu trả tiền nước ngoài, phòng Nghiệp vụ 2 đưa bộ chứng từ gồm Hợp đồng kinh tế ký kết giữa công ty và khách hàng, Invoice, Packing list của phía nước ngoài và lập giấy đề nghị thanh toán gửi sang phòng kế toán. Kế toán gửi bộ chứng từ này đến Ngân hàng Công thương đề nghị NH chuyển tiền cho bên ngân hàng của bên nước ngoài Khi khách hàng thanh toán tiền hàng cho công ty qua NH + Thanh toán bằng lệnh chuyển tiền Ngân hàng gửi cho công ty giấy uỷ nhiệm chi của Ngân hàng người mua về công ty để thông báo khách hàng chuyển tiền cho công ty + Thanh toán bằng L/C Công ty lập bộ chứng từ bao gồm: Invoice, Packing list, Bill tàu(Hợp đồng vận chuyển đường biển), kèm theo chứng từ xuất xứ loại hàng xuất khẩu. Bộ chứng từ này gửi cho Ngân hàng của công ty (NH Công Thương ) để chuyển cho Ngân hàng bên phía nước ngoài, bên phía nước ngoài nhờ Ngân hàng của họ chuyển tiền cho Ngân hàng của mình. 6.2 Tài khoản sử dụng TK 1111 Tiền mặt Việt Nam TK 1121 Tiền VNĐ gửi NH TK 11211 Tiền VNĐ gửi NHCT TK 1122 Tiền ngoại tệ gửi NH TK 11221 Tiền ngoại tệ gửi NHCT TK 11221GTiền ngoại tệ gửi NHCT(Tiền gửi) TK 11221QTiền ngoại tệ gửi NHCT(Tiền ký quỹ)) TK 11224 Tiền ký quỹ USD tại NHĐT và PT Hà Nội 6.3 Phương pháp hạch toán Sơ đồ 33 HẠCH TOÁN TIỀN MẶT TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 TK 131 TK 1111 TK11211 (1) (7) TK3383,3384 TK 331 (2) (8) TK 6427 TK 4314 (3) (9) TK 6427,6417 TK 3113 (10a) (4) TK 133110 (10b) TK 711 TK 3113 (5) (11a) TK 335 TK 141 (11b) (6) TK 334 (12) Thu tiền hàng hoá, dịch vụ Thu tiền BHXH, BHYT TK333312 Thu tiền điện, nước (13) Thu vay vốn của CBCNV Thu tiền lãi Thu tạm ứng Nộp tiền vào Ngân hàng Phải trả tền hàng Chi đám cưới , sinh nhật (10) Chi mua xăng dầu, chi tiếp khách (11)Thanh toán vốn , lãi tiền gửi (12) Chi lương CBCNV (13)Nộp thuế NK Sơ đồ 34 HẠCH TOÁN TGNH TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 TK 3311 TK 112 TK31112 (1) (6) TK31111 TK 811 (2) (7) TK 1311 TK 31111 (3) (8) TK 6427 TK 1111 (9a) (4) TK 133110 (9b) TK 3383 TK 3384 (5) (10) TK 144 (11) TK 3331 (12) Bồi thường hàng thiếu và kém chất lượng Vay NH mua Ngoại tệ Thu tiền hàng Nộp tiền NH BHXH Hai Bà Trưng chi cho công ty tiền bán hàng hàng quý Trả nợ tiền vay Nộp phạt thuế GTGT Trả tiền vay Phí thanh toán LC Mua BHXH cho CBCNV Ký quỹ bảo lãnh dự thầu Nộp thuế GTGT 6.4 Quy trình ghi sổ Sơ đồ 35: QUY TRÌNH GHI SỔ KẾ TOÁN TIỀN MẶT, TIỀN GỬI NGÂN HÀNG Hoá đơn GTGT, Giấy đề nghị thanh toán Phân hệ Kế toán tiền mặt, tiền gửi Phiếu chi Giấy báo nợ của NH Phiếu thu Giấy báo có của NH KT tiền mặt&tiền gửi NH\ Báo cáo tiền mặt&tiền gửi NH Sổ quỹ Báo cáo số dư tại quỹ và tại NH Sổ Chi tiết TK 1111,11221(1,G,Q) Sổ tổng hợp TK 1111,112 Kế toán thuế GTGT 7.1 Chứng từ sử dụng Thông báo thuế của Cục thuế Hai Bà Trưng Hoá đơn GTGT để kế toán dựa vào đó khai thuế Phiếu kế toán để + K/c thuế người mua trả lại + K/c thuế trả lại người bán Tờ khai hàng hoá nhập khẩu dùng để khai thuế GTGT của hàng nhập khẩu Tài khoản sử dụng TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ TK 13310 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ khác TK 13311 Thuế GTGT được khấu trừ của kho công ty TK 13313 Thuế GTGT được khấu trừ của kho CH3 TK 13314 Thuế GTGT được khấu trừ của NV3 TK 13315 Thuế GTGT được khấu trừ của kho phụ liệu TK 13319 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu CH3 TK 1331NK Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu CT TK 1331C Thuế GTGT được khấu trừ của xưởng chỉ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp TK 333110 Thuế GTGT dịch vụ TK 333111 Thuế GTGT đầu ra phải nộp CT TK 333113 Thuế GTGT đầu ra phải nộp CH3 TK 333114 Thuế GTGT đầu ra phải nộp của phòng nghiệp vụ 3 TK 333115 Thuế GTGT đầu ra phải nộp của phòng phụ liệu TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Phương pháp tính thuế GTGT Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế = - = x = x Phương pháp hạch toán Sơ đồ 36 HẠCH TOÁN THUẾ GTGT ĐẦU VÀO TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 TK 331,1111,112 TK 1331(0,1,3,4,5,BH,C) TK 33311 (1a) (2) TK 1561,641,642 (1b) TK 33312 TK 13319, 1331NK (3) (1a)Thuế GTGT đầu vào của hàng hoá dịch vụ (1b) Giá trị hàng mua (2) Kết chuyển số thuế GTGT được khấu trừ (3) Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu Sơ đồ 37 HẠCH TOÁN THUẾ GTGT ĐẦU RA TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 TK 1111,112 TK 33311 TK 1111,1121,131 (3) (1a) TK 5111 (1b) TK1331 TK 811 (4) (2) Thuế GTGT đầu ra phải nộp Thuế GTGT phải nộp năm trước Số thuế GTGT nộp trong kỳ K/c số thuế GTGT được khấu trừ 7.5 Kế toán chi tiết thuế Hàng tháng công ty lập Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào để theo dõi doanh số mua vào và thuế GTGT đầu vào và Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra để theo dõi doanh số bán ra và thuế GTGT đầu ra đối với từng phòng NV và nhà nghỉ Hoa Lan, Trung tâm dệt may 3. Dựa trên các bảng kê trên kế toán lập Bảng chi tiết khai thuế hàng tháng. 8 Kế toán lợi nhuận và phân phối lợi nhuận 8.1 Nội dung và phạm vi phân phối lợi nhuận Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty chính là kết quả trong một quý bao gồm kết quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác. Đó chính là phần chênh lệch giữa một bên là doanh thu thuần và thu nhập thuần của tất cả các hoạt động với một bên là toàn bộ chi phí bỏ ra và được thể hiện qua chỉ tiêu “ lợi nhuận” Chỉ tiêu lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh + Lợi nhuận hoạt động kinh doanh: Là khoản chênh lệch tổng số doanh thu thuần về bán hàng hoá dịch vụ trừ đi giá vốn hàng bán +Lợi nhuận hoạt động tài chính: Là số chênh lệch giữa thu và chi của hoạt động tài chính như lãi TGNH, lãi cho vay vốn, chênh lêch tăng về tỉ giá ngoại tệ + Lợi nhuận khác: Hoạt động thanh lý tài sản Phân phối lợi nhuận Công ty là đơn vị phụ thuộc của Tổng công ty Dệt may Hà Nội (VINATEX) nên cuối quý công ty nộp tổng lợi nhuận trước thuế về Tổng công ty . Do đó công ty không thực hiện việc phân phối lợi nhuận Tài khoản sử dụng TK 4212 “ Lợi nhuận trước thuế” Phương pháp hạch toán Sơ đồ 38 HẠCH TOÁN PHÂN PHỐI LỢI NHUẬN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 TK 336 TK 4212 TK 911 (1) (2) K/c lãi từ hoạt động kinh doanh Nộp lãi về tổng công ty Vì là đơn vị phụ thuộc nên công ty không phải tính thuế thu nhập doanh nghiệp mà nộp lãi trước thuế về tổng công ty nên công ty không thực hiện phân phối lợi nhuận do đó quỹ khen thưởng phúc lợi được trích từ quỹ lương 10%. PHẦN III ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ SỐ 1 I . ƯU ĐIỂM Công ty áp dụng phần mềm kế toán FAST 2003 đây là phần mềm kế toán mới nhất vào việc xử lý thông tin kế toán, giúp cho công việc kế toán của Công ty được nhanh chóng, chính xác, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế, giảm nhẹ khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo độ tin cậy về số liệu Về công tác quản lý , Công ty ban hành bổ sung quy định về hạch toán nghiệp vụ bán hàng để từng cán bộ nghiệp vụ quản lý chặt chẽ kể từ khi bán hàng cho đến lúc thu xong tiền bán hàng nhằm hạn chế tình trạng vốn bị chiếm dụng đồng thời nâng cao trách nhiệm của cán bộ nghiệp vụ trong việc thu nợ. Công ty còn giao cho phòng Kế toán có biện pháp theo dõi công nợ phải thu bằng các Biên bản xác nhận công nợ (Đôí với công ty lớn) và Giấy xác nhận tiền hàng và lãi (Đối khách hàng tư nhân). Ngoài ra công ty còn giao cho phòng Kế toán cập nhật kết quả kinh doanh hàng tháng và phân tích chi phí theo định mức đầu năm nhằm quản lý chi phí theo kế hoạch đã định và nắm đưọc kịp thời kết quả kinh doanh giúp cho Giám đốc có biện pháp chỉ đạo để từ đó có các định hướng, kế hoạch cho kỳ kinh doanh tiếp theo giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Công ty không ngừng nghiên cứu mở rộng thị trường và mặt hàng kinh doanh kể cả nội địa và xuất nhập khẩu. Luôn quán triệt phương châm” tìm kẽ hở của thị trường, biến kẽ hở đó thành thị phần lâu dài của mình”. Công ty đã có một mạng lưới khách hàng truyền thống, ổn định nhằm mục đích tăng doanh thu tiêu thụ của công ty Công ty luôn chấp hành đúng các chính sách, chế độ kế toán tài chính của Nhà nước, các chính sách về thuế, như công ty áp dụng Thông tư 89 “Hướng dẫn kế toán thực hiện 4 chuẩn mực kế toán (Kế toán Hàng tồn kho, TSCĐ hữu hình,TSCĐ vô hình, Doanh thu và thu nhập khác)” và Thông tư 82 “ Về việc xoá bỏ 1% khấu trừ thuế GTGT đối với hàng hoá mua vào là nông sản, lâm sản chưa qua chế biến “. Hơn thế, công ty nộp thuế đầy đủ cho nhà nước theo đúng nghĩa vụ. Việc luân chuyển chứng từ cũng như tổ chức hệ thống sổ sách kế toán đảm bảo nguyên tắc kế toán của chế độ hiện hành và phù hợp với khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ của công ty. Ngoài việc thực hiện việc hạch toán trên phần mềm FAST, một số phần hành như tiền lương, công nợ phải thu và phải trả, thuế kế toán còn theo dõi trên Excel, ghi sổ ngoài thuận tiện cho việc đối chiếu kết quả và có thể trình số liệu lên ban GĐ khi cần thiết Kế toán tiêu thụ hàng hoá cũng đã đảm bảo theo dõi sát sao tình hình tiêu thụ, chi tiết về số lượng hàng hoá xuất kho, lượng hàng trả lại và tồn kho cuối kỳ, đồng thời phản ánh chính xác, kịp thời doanh thu bán hàng cùng các khoản giảm trừ doanh thu khác. Bên cạnh đó trong việc xác định giá vốn hàng hoá xuất bán, Công ty sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này, giá trị xuất kho của loại hàng nào được xác định theo đúng giá nhập kho của nó. Đây là phương pháp lý tưởng nhất, nó tuân thủ theo nguyên tắc phù hợp của hạch toán kế toán: chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế hay giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng hoá thì không thể áp dụng phương pháp này nhưng công ty đã áp dụng phần mềm kế toán FAST, mỗi loại hàng công ty đặt theo một mã riêng theo giá vốn nhập của loại hàng đó. Nhờ áp dụng phương pháp này nên công ty xác định giá vốn hàng bán một cách chính xác, cập nhật giá thị trường vải sợi luôn biến động nhanh chóng tìm ra biện pháp cạnh tranh với bạn hàng trong ngành Hơn nữa, để hạn chế bớt những thiệt hại và chủ động hơn về tài chính trong các trường hợp xảy ra do tác nhân khách quan như giảm giá hàng bán, công ty lập dự phòng để phần nào giảm bớt những rủi ro, thực chất việc lập dự phòng là quyền lợi về mặt tài chính của các doanh nghiệp, chính Nhà nước đã hỗ trợ cho việc mất mát đó. Điều này giúp cho công ty hạch toán kết quả tiêu thụ một cách chính xác. Với những khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp vào những thời kỳ phát sinh nhiêù không tương xứng với doanh thu trong kỳ thì công ty đã kết chuyển vào TK 142 (1422). Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng nhằm đánh giá đúng kết quả kinh doanh của kỳ kinh doanh, thêm vào đó việc hạch toán này đảm bảo nguyên tắc phù hợp của kế toán, tức là tất cả các chi phí được xác định để tính lỗ, lãi phải phù hợp với doanh thu ghi nhận trong kỳ và phải được phân chia rõ ràng trong kỳ hạch toán. II. NHỮNG TỒN TẠI Ngoài những mặt tích cực kể trên, công ty cũng không tránh được những mặt còn hạn chế 1/ Về kế toán hàng hóa Những chi phí thu mua phát sinh trong quá trình mua hàng công ty cũng hạch toán riêng vào TK 1562” Chi phí mua hàng”nhưng công ty không phân bổ chi phí thu mua cho số lượng tiêu thụ trong kỳ mà hạch toán gộp hết vào giá vốn của lô hàng mua. Do vậy công ty nên phân bổ chi phí hàng mua cho số lượng hàng tiêu thụ trong kỳ =x Đối với phí thanh toán LC hay phí kiểm nhận hàng đối với hàng mua bên nước ngoài, công ty hạch toán vào TK 6417. Theo chế độ kế toán VN thì khoản chi phí phát sinh mua hàng sẽ hạch toán riêng vào TK 1562. Do vậy những khoản phí này công ty nên hạch toán vào TK 1562. Việc hạch toán này giúp cho công ty xác định chính xác giá hàng nhập về từ đó xác định đúng giá vốn hàng bán. Việc hạch toán doanh thu tiêu thụ nội bộ( doanh thu bán màn tuyn cho cán bộ hưu trí) Công ty theo dõi trên Tk 5111 việc hạch toán như vậy là chưa phù hợp, công ty nên theo dõi trên TK 512” Doanh thu tiêu thụ nội bộ” Theo quy định của chuẩn mực kế toán hiện hành thì chênh lệch giữa doanh thu trả tiền ngay (trả tiền theo đúng thời hạn quy định trong hợp đồng) với doanh thu bán hàng trả chậm (quá thời hạn quy định ) khoản chênh lệch đó gọi là lãi trả chậm hay doanh thu chưa thực hiện được hạch toán qua TK 3387 “Doanh thu chưa thực hiện “ nhưng công ty không hạch toán qua TK 3387 mà hạch toán luôn qua TK 515” Thu nhập tài chính”Do vậy công ty nên hạch toán qua TK này giúp cho công ty theo dõi được chi tiết số tiền lãi của khách hàng phải trả công ty Đối với mảng nhà nghỉ, dịch vụ thuê xe bãi công ty cập nhật số liệu vào Hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho theo chương trình của phần mềm kế toán Fast công ty nên cập nhật vào Hoá đơn dịch vụ. 2/ Về kế toán tài sản cố định Đối với việc hạch toán sửa chữa kho, nhà để xe, đây là việc sửa chữa nâng cấp TSCĐ. Công ty không hạch toán bút toán phát sinh chi phí sửa chữa nâng cấp TSCĐ qua TK 2413 mà chỉ hạch toán khi công trình hoàn thành. Công ty hạch toán là Nợ TK 211 Có TK 111 Việc hạch toán sửa chữa và nâng cấp TSCĐ theo chế độ kế toán quy định: + Khi phát sinh chi phí sửa chữa nâng cấp Nợ TK 2413 Nợ TK 1331110 Có TK 111 + Khi công việc sửa chữa nâng cấp, hoàn thành Nợ TK 211 Có TK 2413 3/ Về kế toán tiền lương Công ty hạch toán nghiệp vụ trả tiền bốc vác hàng Nợ TK 6411 Có TK 1111 Công ty hạch toán như vậy là chưa phù hợp vì đây là chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng không phải là chi phí nhân viên bán hàng. Do đó bút toán này nên hạch toán là Nợ TK 6417 Có TK 1111 KẾT LUẬN Qua tìm hiểu và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty Thương mại dịch vụ số 1 em thấy rằng mặc dù còn tồn tại nhiều khó khăn khách quan và chủ quan nhưng nhìn chung trong năm 2002 vừa qua công ty đã thực hiện tốt chế độ tài chính và hạch toán kế toán rõ ràng theo quy định của nhà nước. Công ty đã theo dõi và nắm bắt kịp thời những thay đổi của chính sách nhà nước về quản lý tài chính, thực hiện trích nộp cho ngân sách nhà nước kịp thời, đúng quy định. Trong những năm qua, công ty có nhiều cố gắng từ khâu đổi mới công tác tổ chức cho đến kinh doanh theo đúng định hướng đã đề ra Công ty Thương mại dịch vụ số 1 là một đơn vị kinh tế hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường với mục tiêu là đạt được lợi nhuận. Để đạt được mức lợi nhuận cao công ty đã phải không ngừng nâng cao trình độ tổ chức quản lý kinh doanh, trong đó trình độ quản lý và sử dụng vốn là bộ phận quan trọng có ý nghĩa quyết định đến kết quả kinh doanh Do kinh nghiệm thực tế và kiến thức còn nhiều hạn chế nên việc đánh giá phân tích trong Báo cáo không thể trách khỏi những thiếu xót , em rất mong sự đóng góp ý kiến của thầy để Báo cáo tổng hợp của em được hoàn thiện. Em xin chân thành cảm ơn các cô trong phòng kế toán công ty Thương mại dịch vụ số 1 đặc biệt là thầy hướng dẫn – GV Trần Văn Thuận – người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành Báo cáo tổng hợp này. M