Báo cáo Thực tập tại trí tuệ nhân tạo Việt Nam

ng phải vì mục đích tự thân mà nhằm phục vụ thực tiễn quản lý. Thông tin có giá trị là thông tin tạo khả năng đạt mục đích. Điều này chỉ có thể đạt được khi thoả mãn ba điều kiện: Thông tin được xử lý: Chỉ có thông tin được xử lý mới có khả năng phản ánh tích cực và do đó mới có giá trị trong quản lý. Thông tin phải được chọn lọc: Nó nhất thiết phải gắn liền với việc xử lý thông tin, với việc lựa chọn thông tin có giá trị phục vụ cho việc giải quyết những nhiệm vụ quản lý. Thông tin có giá trị cao là thông tin khi sử dụng sẽ bảo đảm đạt mục đích dự kiến của quản lý. Thông tin quản lý phải có tính phản ánh và dự báo, nghĩa là, khả năng phân biệt những hình ảnh chủ quan với bản thân các sự vật. Yêu cầu này làm cho thông tin trở thành tích cực, không chỉ cho phép phản ánh cái đã có mà còn tạo ra sự phản ánh tích cực, tiên đoán, dự đoán diễn biến của các sự kiện trong tiến trình quản lý. II Phát triển một Hệ thống thông tin quản lý 1 Mục đích và phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin quản lý Mục đích chính xác của dự án phát triển một Hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và có thể hòa hợp vào trong hoạt động của tổ chức. Ngoài ra, cần đảm bảo sự chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về mặt tài chính và thời gian định trước. Khi phát triển một Hệ thống thông tin, không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp định trước. Tuy nhiên, nếu không có phương pháp rõ ràng, ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu đề ra, bởi một Hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, tức là nên theo một phương pháp xác định. Một phương pháp phát triển Hệ thống thông tin được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Thông thường, phương pháp để phát triển Hệ thống thông tin dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Trong phần trên, ta đã được biết về 3 mô hình của hệ thống thông tin. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy 3 mô hình này dược quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin cũng dùng đến khái niệm những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Mục đích của nguyên tắc này là đơn giản hóa. Thực tế đã khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống cần hiểu những mặt chung trước khi xem xét chi tiết Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình Logic khi phân tích và từ mô hình Logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2 Quy trình phát triển một Hệ thống thông tin Quản lý Quá trình phát triển một Hệ thống thông tin trải quan bảy giai đoạn. Mỗi giai đoạn lại bao gồm một dãy các công đoạn. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 2.1 Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Mục đích Mục đích của giai đoạn Đánh giá yêu cầu là có được một sự hiểu biết đầy đủ về các vấn đề, các yêu cầu của người dùng để có thể hình dung được đầy đủ về các vấn đề của dự án, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện. Các công đoạn Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi thực hiện Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu 2.2 Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Mục đích Giai đoạn Phân tích có mục đích xác định chính xác Hệ thống thông tin dự định xây dựng sẽ “làm gì?" cho người sử dụng, và nó sẽ hoà nhập vào môi trường của người sử dụng như thế nào. Nói cách khác, trong giai đoạn này phải xác định mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt ra mà Hệ thống thông tin phải đáp ứng. Mặc dù theo lý thuyết thì trong giai đoạn phân tích chỉ cần xác định được xem hệ thống sẽ phải làm những gì. Tuy nhiên, trên thực tế kết thúc giai đoạn này người quản lý dự án phải hình dung ra được hệ thống sẽ thực hiện các chức năng chính đó như thế nào? Trong nhiều trường hợp, ta không thể chuyển sang giai đoạn Thiết kế nếu như chưa hoàn thành xong cơ bản giai đoạn Phân tích này. Các công đoạn Lập kế hoạch Phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo Phân tích chi tiết 2.3 Giai đoạn 3: Thiết kế Logic Mục đích Giai đoạn Thiết kế Logic có mục đích xác định tất cả các thành phần logic của Hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Các công đoạn Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu ở mức logic Hợp thức hóa mô hình logic 2.4 Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mục đích Mục đích của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp là nhằm xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic. Mỗi phương án là một phác họa của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết. Các công đoạn Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn Đề xuất các phương án của giải pháp 2.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Mục đích Giai đoạn Thiết kế vật lý ngoài được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Mục đích của giai đoạn này là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã chọn lựa. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến công việc thường ngày và của những người sử dụng. Các công đoạn Lập kế hoạch chi tiết Thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra Thiết cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục thủ công Chuần bị và trình bày báo cáo về Thiết kế vật lý ngoài 2.6 Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Mục đích Giai đoạn Triển khai kỹ thuật Hệ thống thông tin có mục đích đưa ra các quyết định có liên quan tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của CSDL, cách thức truy cập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên Hệ thống thông tin. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hóa của Hệ thống thông tin, tức là phần mềm. Cần phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các công đoạn Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm hệ thống Chuẩn bị tài liệu 2.7 Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Mục đích Cài đặt là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục đích của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Các công đoạn Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá 3 Một số phương pháp và công cụ sử dụng phân tích thiết kế một Hệ thống thông tin quản lý 3.1 Các phương pháp mã hóa dữ liệu Mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý, được sử dụng trong tất cả các hệ thống. Trong quán trình hoạt động của mình, mỗi doanh nghiệp đều có rất nhiều quan hệ phát sinh và nhu cầu trao đổi thông tin với khách hàng cũng như nội bộ trong doanh nghiệp. Các mối quan hệ và nhu cầu này tăng lên không ngừng theo thời gian. Vấn đề cần thực hiện là phải mã hóa thông tin sao cho có thể nhận diện một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn một đối tượng trong một tập hợp các đối tượng cùng loại, tiết kiệm bộ nhớ và thời gian xử lý. Các phương pháp mã hóa như sau: 3.1.1 Phương pháp mã hóa phân cấp Để tạo mã hóa phân cấp, người ta phân cấp đối tượng từ trên xuống, và mã số được xây dựng từ trái qua phải. Các chữ số được kéo dài về phía bên phải thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Ví dụ như hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam là một bộ mã ba cấp. 3.1.2 Phương pháp mã hóa liên tiếp Mã liên tiếp được tạp ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn thí sinh đăng ký dự thi vào trường Đại học Kinh tế Quốc dân trước có mã số 899 thì người tiếp theo sẽ mang số 900. 3.1.3 Phương pháp mã hóa tổng hợp Phương pháp mã hóa tổng hợp là sự kết hợp của hai phương pháp mã hóa phân cấp và mã hóa liên tiếp. 3.1.4 Phương pháp mã hóa theo xeri Phương pháp mã hóa theo xeri sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri. Xeri được coi như là một giấy phép theo dõi mã quy định. 3.1.5..Phương pháp mã hóa gợi nhớ Phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Chẳng hạn, người ta thường người ta thường dùng việc viết tắt các chữ cái đầu làm mã như mã tiền tệ quốc tế: VND, USD… 3.1.6 Phương pháp mã hóa ghép nối Phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. 3.2 Các phương pháp thu thập thông tin 3.2.1 Phỏng vấn Phỏng vấn là phương pháp thu thập thông tin về các sự kiện, hiện tượng bằng nói chuyện hoặc tọa đàm giữa người nghiên cứu và đối tượng. Phỏng vấn là một trong những công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển Hệ thống thông tin. Phỏng vấn sẽ cho phép chúng ta thu được những xử lý theo cách khác so với mô tả trong tài liệu, hay gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế nhưng không được ghi chép trên tài liệu. Chính vì vậy, việc sử dụng phương pháp này giúp thu thập được những nội dung cơ bản, khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. 3.2.2 Nghiên cứu tài liệu Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: Lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình hình tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò nhiệm vụ của các thành viên cũng như hình dạng và nội dung của các thông tin vào, ra. Phương pháp này cho ta một cái nhìn toàn diện về hệ thống, bởi thông tin trên tài liệu không những phản ánh hiện tại mà còn phản ánh cả quá khứ và tương lai của tổ chức. 3.2.3 Sử dụng phiếu điều tra Phương pháp sử dụng phiếu điều tra được sử dụng khi cần lấy thông tin của một số lượng lớn các đối tượng trên một phạm vi địa lý rộng. Để thu được kết quả có độ chính xác cao thì các câu hỏi trên mẫu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau, phiếu ghi theo cách dễ hiểu. Các phương pháp chọn đối tượng gửi phiếu điều tra Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời Chọn mẫu ngẫu nhiên trên danh sách Chọn mẫu có mục đích Phân thành các nhóm rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó 3.2.4 Quan sát Quan sát là phương pháp thu thập và xử lý thông tin, sự kiện, hiện tượng xã hội thông qua quan sát trực tiếp các biểu hiện của nó trong thực tiễn để kết luận bản chất của sự kiện, hiện tượng Khi muốn nhìn thấy những gì không nhìn thấy trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, lưu trữ như thế nào… người ta sẽ dùng phương pháp quan sát. 3.3 Các công cụ mô hình hóa 3.3.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) của Hệ thống thống tin chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì. BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung sơ đồ. Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là: Nhằm xác định mục tiêu hệ thống cần phân tích. Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này. Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua đó có thể lọc bỏ các tiến trình trùng lắp, dư thừa. Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con. Mỗi chức năng có tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu được tường minh. 3.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) Sơ đồ luồng thông tin được sử dụng để mô tả Hệ thống thông tin theo các thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp sử dụng Xử lý Thủ công Giao tác người - máy Tin học hóa toàn phần Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Dòng thông tin Tài liệu Điều khiển 3.3.3 Các phích vật lý Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên sơ đồ luồng thông tin. Trên thực tế, có rất nhiều cá thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của thông tin vào, ra hay các thủ tục xử lý cũng như các phương tiện để thực hiện xử lý… Tất cả những mô tả này sẽ được ghi lại trên các phích vật lý. Có ba loại phích vật lý: Phích luồng thông tin, phích kho chứa dữ liệu, phích xử lý. Mẫu phích luồng thông tin Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Mẫu phích kho chứa dữ liệu Tên kho dữ liệu: Mô tả: Tên IFD liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy cập: Mẫu phích kho chứa dữ liệu Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD liên quan: Phân ra thành các IFD liên quan: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chữ ký: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: 3.3.4 Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả Hệ thống thông tin trên góc độ trìu tượng. Trong sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ đơn thuần mô tả Hệ thống thông tin làm gì và để làm gì? Ký pháp sử dụng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD): Sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng bốn ký pháp cơ bản: Thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tên người/bộ phận nhận tin Tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Tệp dữ liệu Các mức của DFD Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh (Context Diagram): Thể hiện rất khái quát nội dung chính của Hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, người ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 … 3.3.5 Các phích logic Các phích logic có chức năng hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có năm loại phích logic. Chúng dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin. Mẫu phích xử lý logic Tên xử lý”: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng: Mô tả Logic của xử lý: Mẫu phích luồng dữ liệu Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Mẫu phích phần tử thông tin Tên phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD liên quan: Cá giá trị cho phép: Mẫu phích kho dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên sơ đồ cấu trúc tệp liên quan: Mẫu phích tệp dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự): 3.4 Các phương pháp thiết kế CSDL 3.4.1 Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL. Các bước chi tiết khi thiết kế CSDL từ các thông tin ra: Bước 1. Xác định các đầu ra: Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. Tìm hiểu nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng Bước 2. Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu chọn việc tạo ra từng đầu ra: Rà soát các phần tử thông tin trên đầu ra nhằm xác định các thuộc tính lặp, các thuộc tính thứ sinh. Loại bỏ khỏi danh sách các thuộc tính thứ sinh. Bổ sung các thuộc tính khoá để nhận diện các đối tượng cần quản lý. Thực hiện các bước chuẩn hoá: Chuẩn hoá mức 1 (1 NF): Trong mỗi danh sách không được phép chứa những thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2 NF): Trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3 NF): Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Bước 3: Tích hợp các tệp để tạo ra một CSDL duy nhất: Từ mỗi đầu ra khi thực hiện ở bước 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, tạo ra một danh sách chung, bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ: Xác định số lượng các bản ghi cho tứng tệp. Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn các tệp và vẽ sơ đồ liên kết giữa các tệp. 3.4.2 Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa Cùng với phương pháp thứ nhất, phương pháp thứ hai này sẽ bổ sung cho quá trình mô hình hoá hệ thống thông tin một cách đầy đủ. Một số khái niệm cơ sở về quan hệ: Thực thể quản lý (Entity): Là một tập hợp các đối tượng cùng loại mà nhà quản lý quan tâm tới. Ví dụ thực thể KHACHHANG Thực thể cụ thể (hay lần xuất): Là một phần tử của tập hợp. Ví dụ khách hàng Nguyễn Văn A là một phần tử của tập hợp KHACHHANG nói trên. Thực thể quản lý khái quát - thành viên: Trong đó, thực thể khái quát chứa định danh, các thuộc tính chung và các thuộc tính xác định nhóm phân cấp. Thực thể thành viên chứa định danh và các thuộc tính riêng có. Ví dụ, thực thể SINHVIEN, thực thể HOVAY là thực thể thành viên của thực thể KHACHHANG vì nó có chung một số thuộc tính về họ tên, giới tính…nhưng khác nhau về đặc điểm hoạt động. Thuộc tính: Thuộc tính để dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có 3 loại thuộc tính: Thuộc tính mô tả: Mô tả về thực thể, có thể định tính hoặc định lượng. Thuộc tính định danh: Thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất của thực thể. Thuộc tính khoá: dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Mối quan hệ: Một thực thể không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể với nhau. Khái niệm liên kết hay quan hệ được dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể. Số mức của quan hệ: Cho biết bao nhiêu lần xuất của thực thể A tương tác với một lần xuất của thực thể B và ngược lại. Số chiều của quan hệ: Số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. Mô hình hoá quan hệ thực thể: Một số kí pháp: Khách hàng Thực thể: Mối quan hệ: 1@1 Liên kết loại Một-Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@N liên kết loại Một- Nhiều Mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A. N@M liên kết loại Nhiều- Nhiều Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A. Chuyển đổi sơ đồ khái niệm sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu: Từ các sơ đồ khái niệm, bước tiếp theo là việc chuyển đổi sơ đồ này sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. Đây chính là pha thiết kế logic trong quá trình thiết kế CSDL. Quan hệ 1-1: Chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất để biểu diễn thực thể đó. Khoá của tệp là định danh của thực thể. Quan hệ 1-N: Tạo ra một hai tệp thể hiện mỗi kiểu thực thể đó. Khoá của tệp là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ được thể hiện bằng cách thêm thuộc tính định danh của tệp bên một vào tệp bên nhiều. Quan hệ N-M: Sinh ra ba tệp, trong đó 2 tệp ứng với 2 thực thể, 1 tệp chứa 2 định danh của 2 thực thể có quan hệ. Quan hệ khái quát - thành viên: Sinh ra một tệp cho thực thể khái quát, các tệp cho từng thực thể thành viên. Trong tệp thực thể khái quát có thêm thuộc tính phân loại các thực thể thành viên đó. Trên đây là những công cụ và phương pháp chung cần thiết để phân tích và thiết kế, đặc biệt là việc thiết kế CSDL một HTTT nói chung. Trong quá trình thực hiện, do những yêu cầu khách quan và những ràng buộc phức tạp của tổ chức, ta không thể áp dụng một cách máy móc các bước thực hiện trên, nhưng đó là khung thực hiện chung mà ta có thể dựa vào đó để thực hiện có quy trình. Khi một hệ thống mới được thực hiện thì có ba khả năng về dữ liệu: Các kho dữ liệu cần thiết đã có theo đúng đặc trưng thiết kế, do vậy không cần chuẩn bị gì. Các kho dữ liệu đã tồn tại nhưng không đầy đủ và cấu trúc chưa phù hợp, cần phải nhập thêm những dữ liệu mới chưa có trên máy và trích các dữ liệu có cấu trúc chưa phù hợp từ các tệp hay từ các CSDL, sửa và ghi lại vào CSDL của hệ thống. Các kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại, buộc phải tạo ra. Như vậy, tuỳ từng hệ thống mà ta phải tạo mới hoàn toàn các tệp CSDL, hoặc chỉ cần thay đổi trên hệ thống cũ cho phù hợp với yêu cầu mới II Cơ sở lý luận ngôn ngữ sử dụng 1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access Microsoft Access là một thành phần của chùm phần mềm Microsoft Office Professional. Vì thế mà những đối tượng thuộc giao diện như thực đơn, dải công cụ (tool bar) và hộp thoại đều rất tương tự như các ứng dụng khác của Office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quen dùng. Việc trao đổi ( nhập/xuất) dữ liệu giữa Access và các ứng dụng khác trong môi trường Windows như Excel, Word, Visual FoxPro, SQL Server, Oracle, HTML,XML…. cũng rất thuận tiện Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về CSDL. Có thể dùng Access để phát triển 6 kiều ứng dụng phổ biến nhất, đó là : Ứng dụng cá nhân. Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ. Ứng dụng cho nội bộ từng phòng ban. Ứng dụng cho toàn công ty. Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc tế( Internet). 2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 2.1 Lịch sử hình thành và phát triển Ngôn ngữ BASIC (Beginner's All Purpose Symbolic Instruction Code) đã có từ năm 1964. BASIC rất dễ học và dễ dùng. Trong vòng 15 năm đầu, có rất nhiều chuyên gia tin học và công ty tạo các chương trình thông dịch (Interpreters) và biên dịch (Compilers) cho ngôn ngữ làm BASIC trở nên rất phổ thông. Năm 1975, Microsft tung ra thị trường sản phẩm đầu tay Microsoft BASIC và tiếp đó Quick BASIC (còn gọi là QBASIC) thành công rực rỡ. Quick BASIC phát triển trong nền Windows nhưng vẫn khó khăn khi tạo giao diện kiểu Windows. Sau đó nhiều năm, Microsoft bắt đầu tung ra 1 sản phẩm mới cho phép ta kết hợp ngôn ngữ dễ học BASIC và môi trường phát triển lập trình với giao diện bằng hình ảnh (Graphic User Interface - GUI) trong Windows. Đó là Visual Basic Version 1.0. Sự chào đời của Visual Basic Version 1.0 vào năm 1991 thật sự thay đổi bộ mặt lập trình trong công nghệ tin học. Trước đó, ta không có một giao diện bằng hình ảnh (GUI) với một IDE (Integrated Development Environment) giúp các chuyên gia lập trình tập trung công sức và thì gìờ vào các khó khăn liên hệ đến doanh nghiệp của mình. Mỗi người phải tự thiết kế giao diện qua thư viện có sẵn Windows API (Application Programming Interface) trong nền Windows. Điều này tạo ra những trở ngại không cần thiết làm phức tạp việc lập trình. Visual Basic giúp ta bỏ qua những hệ lụy đó, chuyên gia lập trình có thể tự vẽ cho mình giao diện cần thiết trong ứng dụng (application) 1 cách dễ dàng và như vậy, tập trung nổ lực giải đáp các vần đề cần giải quyết trong doanh nghiệp hay kỹ thuật. Ngoài ra, còn nhiều công ty phụ phát triển thêm các khuôn mẫu (modules), công cụ (tools, controls) hay ứng dụng (application) phụ giúp dưới hình thức VBX cộng thêm vào giao diện chính càng lúc càng thêm phong phú. Khi Visual Basic phiên bản 3.0 được giới thiệu, thế giới lập trình lại thay đổi lần nữa. Kỳ này, ta có thể thiết kế các ứng dụng (application) liên hệ đến Cơ Sở Dữ Liệu (Database) trực tiếp tác động (interact) đến người dùng qua DAO (Data Access Object). Ứng dụng này thưòng gọi là ứng dụng tiền diện (front-end application) hay trực diện. Phiên bản 4.0 và 5.0 mở rộng khả năng VB nhắm đến Hệ Điều Hành Windows 95. Phiên bản 6.0 cung ứng 1 phương pháp mới nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) qua sự kết hợp của ADO (Active Data Object). ADO còn giúp các chuyên gia phát triển mạng nối với Cơ Sở Dữ Liệu (Database) khi dùng Active Server Pages (ASP) 2.2 Visual Basic 6.0 2.2.1 Các phiên bản của Visual Basic 6.0 Visual Basic có 3 phiên bản: Learning Edition: Đây là phiên bản cơ bản nhất, nó cho phép viết nhiều kiểu ứng dụng khác nhau. Tuy nhiên nó thiếu một số công cuh điều khiển có trong các phiên bản khác. Professional Editon: Đây là phiên bản được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp. Nó chứa tất cả tính năng và công cụ có trong phiên bản Learning Edition và có bổ sung thêm một số thư viện các công cụ điều khiển. Enterprise Edition: Đây là phiên bản chứa đầy đủ nhất, dành cho các nhà phát triển ứng dụng chuyên nghiệp. Nó chứa các công cụ để hỗ trợ việc lập trình theo nhóm. 2.2.2 Ưu điểm của Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0 ra đời năm 1998, là một sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio của Microsoft, nó có những ưu điểm nổi bật sau: Là ngôn ngữ lập tình đa năng sử dụng để phát triển các phần mềm hoạt động trong môi trường Window hay chạy trên mạng Internet. Là sự kế thừa ngôn ngữ lập trình Basic trước đây với những ưu điểm nổi bật sau: Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ Basic nên rất quen thuộc và dễ sử dụng. Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn để hỗ trợ lập trình viên, nhất là trong lập trình CSDL. Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao. Có cấu trúc logic chặt chẽ ở mức độ vừa phải. Rất dễ để học và thành thạo. Ngoài ra, Visual Basic 6.0 còn có một số các ưu điểm như: Có khả năng thiết kế giao diện với người dùng đẹp và dễ dàng sử dụng. Chính bởi những lí do đấy nên nó đã được lựa chọn sử dụng làm ngôn ngữ lập trình trong nhiều dự án. 3 Công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report Đây là một công cụ hỗ trợ tạo báo cáo rất linh hoạt và uyển chuyển. Crystal Report 8.5 có các tính năng sau Tạo báo cáo con, tương tự như chức năng của Microsoft Access, cho phép hiển thị quan hệ một- nhiều. Tùy chọn định dạng mới: Bào gồm khả năng thi hành báo cáo theo cột và hiển thị các kiểu báo các khác nhau bên cạnh nhau. Báo cáo có điều kiện: Hiện thị khác nhau tùy theo trạng thái dữ liệu đưa vào. Trình điều khiển CSDL trực tiếp cho nhiều Platform chính, bao gồm Oracle, Informix, SQL Server. Cho phép bỏ qua trình điều khiểm ODBC quy ước, loại bỏ yêu cầu thiết lập nguồn dữ liệu ODBC trên máy Client. Xuất ra Microsoft Word và Excel Hỗ trợ Web, bao gồm khả năng xuất ra trang Web HTML và tạo các báo cáo chứa trên Server. Hỗ trợ dữ liệu không quan hệ như : Microsoft Exchange Server và Event log của WinNT Chương 3. Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân I Bài toán quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 1 Quy trình bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân là một đơn vị trực thuộc trường Đại học Kinh tế Quốc dân, chuyên chế tác và kinh doanh các loại sách cho sinh viên và các đơn vị kinh doanh. Nhà xuất bản có một cửa hàng sách trong trường, thực hiện công tác bán sách và lưu kho. Quy trình bán sách của công ty được mô tả như sau: Nhập sách Sách được chuyển từ các nhà cung cấp tới kho của cửa hàng. Lúc này, nhân viên ở bộ phận quản lý kho sẽ kiểm tra và ghi nhận lại tên sách, số lượng, giá … Nhà cung cấp ở đây chính là các doanh nghiệp, các đơn vị, cá nhân muốn gửi, bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, sách tại cửa hàng vẫn chủ yếu được nhập từ kho của Nhà xuất bản. Bán sách Khách hàng sau khi chọn sách cần mua, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá của từng đầu sách (đơn giá đã có khi nhập sách vào kho của cửa hàng), rồi tính tiền và thu tiền. Sau khi bán sách cho khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ phải ghi lại số liệu vào trong sổ chi tiết bán sách hàng ngày để lên các báo cáo trình Ban giám đốc. Kiểm tra hàng tồn kho Cuối mỗi ngày nhân viên quản lý kho, phải xem xét lượng sách tồn kho. Nếu lượng tồn kho nhỏ hơn lượng tồn kho tối thiểu thì sẽ lập phiếu yêu cầu nhập sách. Ở đây, phiếu xin nhập sách và phiếu nhập kho không nhất thiết giống nhau vì số lượng và mặt hàng không chắc giống với đề nghị. Lên báo cáo Thường kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán sẽ phải thống kê, phân tích dữ liệu để lên được các báo cáo trình Ban giám đốc đúng thời hạn. Các báo cáo ở đây có thể là định kỳ hay bất thường tùy theo yêu cầu cụ thể của Ban giám đốc. Đơn vị tiền tệ Hầu hết tất cả các loại sách đều được nhập từ các đơn vị trong nước nên đơn vị tiền tệ quy chuẩn ở đây là VND. 2 Việc quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản Ban giám đốc Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân thực hiện việc quản lý của mình dựa trên các báo cáo thống kê của bộ phận bán hàng, kho và kế toán. Công việc lên báo cáo được các nhân viên của Nhà xuất bản thực hiện định kỳ một cách có quy trình và thống nhất. 2.1 Quy trình lên báo cáo Định kỳ, bộ phận bán hàng, kho và kế toán có trách nhiệm nộp các báo cáo lên cho Ban giám đốc như: Báo cáo bán hàng theo tháng, doanh thu bán hàng theo tháng, báo cáo hàng tồn kho …Ngoài ra, khi có những sự kiện đặc biệt, Ban giám đốc cũng đòi hỏi những báo cáo bất thường không nằm trong danh mục các báo cáo trên. Để lên được những báo cáo đó, các bộ phận phải tiến hành theo quy trình thống nhất của Nhà xuất bản. Quy trình lên báo cáo của bộ phận bán hàng Hàng ngày, trong quá trình bán hàng của mình, các nhân viên bán hàng phải tiến hành ghi sổ nhật ký bán hàng để xác định số lượng sách bán trong ngày. Sổ nhật ký bán hàng là cuốn sổ ghi chép tất cả những loại sách được bán ra theo ngày và chi tiết theo từng đầu sách. Cuối ngày, các nhân viên này sẽ tiến hành tổng hợp số liệu sách bán trong ngày. Tùy theo yêu cầu của Ban giám đốc, mà dữ liệu được tổng hợp theo các tiêu chí khác nhau. Bên cạnh việc tổng hợp dữ liệu, các bộ phận này còn phải tiến hành phân tích dữ liệu để đưa ra được các dự báo bán hàng cho tương lai, phục vụ cho quá trình ra quyết định của Ban giám đốc. Và dữ liệu phải được các nhân viên bán hàng ghi chép thường xuyên theo từng ngày, từng nhân viên. Cuối mỗi quý sẽ trình cho Ban giám đốc những báo cáo và kết quả phân tích chính xác. Quy trình lên báo cáo của bộ phận quản lý kho Song song với việc ghi sổ nhật ký bán hàng của các nhân viên bán hàng thì bộ phận quản lý kho cũng phải tiến hành ghi ghép lượng sách nhập kho, cũng như xuất bán để xác định lượng tồn trong kho. Công việc này cũng phải ghi chép một cách thường xuyên. Hàng ngày, bộ phận quản lý kho phải theo dõi lượng sách tồn trong kho theo từng đầu sách. Sau mỗi ngày, số liệu sẽ được tổng hợp lại, và được phân tích. Cuối quý, bộ phận kho phải cho ra được báo cáo hàng tồn kho. Tuy báo cáo hàng tồn kho chỉ phải nộp vào cuối mỗi quý, nhưng dữ liệu về sách trong kho phải được ghi chép một cách đầy đủ theo từng ngày nhằm nắm rõ tình hình của từng đầu sách (hết hay còn nhiều), từ đó quyết định có nên nhập kho hay không. Quy trình lên báo cáo của bộ phận kế toán Hàng tuần bộ phận kế toán sẽ nhận được số liệu bán sách của bộ phận bán hàng cũng như các số liệu về lượng sách xuất nhập trong kho. Dựa trên các số liệu đó mà bộ phận kế toán sẽ tiến hành phân tích và tổng hợp dữ liệu để đưa ra được một bản báo cáo tổng hợp nhất trình lên Ban giám đốc. Ngoài cá báo cáo mang tính thuần túy số liệu, bộ phận kế toán cũng cần đưa ra các dự báo cho tương lai. Công việc phân tích tổng hợp dữ liệu phải được tiến hành thường xuyên vì Ban giám đốc không chỉ đòi hỏi cá báo cáo định kỳ mà còn cả những báo cáo bất thường. 2.2 Phương pháp sử dụng để lên báo cáo Các báo cáo dược xây dựng dựa trên các phương pháp thống kê mô tả và phân tích dữ liệu. Dữ liệu từ nhiều nguồn sẽ được thu thập và thống kê lại. Sau khi đã có đầy đủ dữ liệu, các nhân viên sẽ sử dụng các phương pháp thích hợp: Sắp xếp, tổng hợp, phân nhóm dữ liệu … để lên báo cáo. Thống kê mô tả: Là phương pháp mô tả dữ liệu bằng các phép tính và chỉ số thống kê . Phương pháp này được sử dụng rất nhiều trong việc lên các báo cáo bán hàng Phân tích dữ liệu: Là những phương pháp dùng để biến dữ liệu thành các thông tin hữu ích cho người dùng. Các thông tin tin thu được là kết quả tổng hợp của nhiều yếu tố đầu vào. 2.3 Yêu cầu đối với việc lên báo cáo Các báo cáo yêu cầu phải nhanh, chính xác, kịp thời Thông tin trên báo cáo phải được trình bày rõ ràng, theo một khuôn mẫu chung Thông tin trên báo cáo mang tính tổng hợp, đã được phân tích và chắt lọc từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau Đáp ứng được các đòi hỏi định kỳ và bất thường của Ban giám đốc Đưa ra được các cảnh báo kịp thời đối với công tác bán hàng và lưu kho 2.4 Thực trạng hoạt động lên báo cáo tại Nhà xuất bản Hiện nay, quy mô Nhà xuất bản không ngừng được mở rộng. Số lượng khách hàng và nhà cung cấp càng ngày càng tăng. Mỗi một ngày có rất nhiều giao dịch diễn ra. Tuy nhiên các nhân viên bán hàng chủ yếu vẫn ghi chép bằng tay, khi cần tính toán thì dùng thêm một số tiện ích của Microsoft Excel. Mặt khác, các nhân viên này không thành thạo vi tính, nên để xây dựng được một báo cáo theo đúng nghĩa của nó thường mất khá nhiều thời gian, có khi mất hàng quý, thậm chí đến nửa năm. Điều này ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động của Nhà xuất bản. Trong những năm tới, để hội nhập với nền kinh tế thị trường, Nhà xuất bản phải có những bước tiến mới. Khi đó, các báo cáo được yêu cầu không chỉ là những báo cáo theo quý mà theo tháng, theo tuần thậm chí theo ngày. Với tình hình như hiện nay, thì hệ thống thông tin hiện tại không thể đáp ứng được các yêu cầu đó. Hơn nữa, khi các giao dịch ngày càng nhiều và lớn thì Nhà xuất bản cũng không thể tiến hành bán hàng, ghi chép dữ liệu thủ công nữa. Từ thực tế như vậy mà Ban giám đốc Nhà xuất bản đã quyết định phát triển hệ thống thông tin quản lý bán hàng và lưu kho cho hoạt động của mình dựa trên ứng dụng của công nghệ mã vạch. II Phân tích Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 1 Xác định yêu cầu hệ thống 1.1 Các phương pháp đã sử dụng để xác định yêu cầu hệ thống 1.1.1 Phỏng vấn Em đã tiến hành phỏng vấn Ban Giám Đốc, bộ phân kế toán và các nhân viên làm việc tại cửa hàng và kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân. Nội dung phỏng vấn được trình bày trong bảng sau: Người được phỏng vấn Nội dung phỏng vấn Kết quả phỏng vấn Chú Trần Quang Yên (PGĐ NXB) Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng và kho trong Nhà Xuất Bản - Nhiệm vụ của bộ phận bán hàng: Nhập sách từ kho, bán sách và định kỳ kiểm kê lượng sách trong cửa hàng - Nhiệm vụ của bộ phận kho: Cung cấp sách cho cửa hàng, nhập sách từ xưởng in, và định kỳ kiểm kê kho để có các báo cáo cung cấp lên BGĐ Cô Bình (Quản Lý kho) - Cách xuất nhập sách - Sách tại kho được nhập trực tiếp từ xưởng in của NXB - Sách tại kho được xuất sang cửa hàng (xuất điểu chuyển) Nhân viên bán hàng - Cách xuất nhập sách - Các thức bán sách - Sách tại cửa hàng đươc nhập trực tiếp từ kho NXB, hoặc có thể do các NB hay đối tác khác ký gửi - Sách tại cửa hàng bán trực tiếp cho các khách lẻ và cả các khách buôn - Sách bán ra có chiết khấu thanh toán đối với từng đối tượng khách hàng. Với khách buôn thì sẽ được chiết khấu một số phần trăm do quyết định của BGĐ Bộ phận kế toán Cách tổng hợp dữ liệu lên báo cáo Bộ phận kế toán sẽ lấy dữ liệu thống kê từ cửa hàng và kho từ đó lên các báo cáo gửi cho BGĐ; Ví dụ như thẻ kho, báo cáo bán hàng… 1.1.2 Nghiên cứu tài liệu Tên tài liệu Nội dung Chức năng Văn bản vể thủ tục liên quan đến tài chính, quy trình làm việc của NXB Cách thức tổ chức hoạt động của NXB Giúp nắm bắt được quy trình làm việc của NXB đặc biệt là bộ 4 bộ phận: BGĐ, Kế Toán, kho và cửa hàng Phiếu nhập kho Cho biết các thông tin liên quan đến phiếu nhập kho: thời gian nhập, nhà cung cấp, các loại sách nhập… Là căn cứ đê theo dõi tình trạng nhập sách trong cửa hàng và kho Phiếu xuất kho Cho biết các thông tin liên quan đến nghiệp vụ xuất kho: Thời gan xuất kho, các loại sách được xuất Là căn cứ để theo dõi tình trạng xuất sách trong kho Thẻ kho Cho biết thông tin về trình trạng của sách trong kho và cửa hàng Là căn cứ để theo dõi tình trạng sách trong kho và cửa hàng 1.1.3 Quan sát người sử dụng Đối tượng Nội dung quan sát Nhân viên kho - Quan sát quá trình nhập xuât kho, quá trình ghi sổ của bộ phận kho Nhân viên bán hàng - Theo dõi quá trình nhập sách từ kho, và nhận sách ký gửi từ các nhà cung cấp khác - Theo dõi cách bán sách và ghi sổ: cả bán buôn và bán lẻ Nhân viên kế toán - Theo dõi cách thống kê dữ liệu và lên báo cáo định kỳ cho BGĐ 1.2 Yêu cầu chức năng hệ thống Lưu trữ Thông tin về các loại sách mà Nhà xuất bản kinh doanh Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng Thông tin nhập kho, bán sác Tra cứu Thông tin sách, loại sách Thông tin nhà cung cấp Thông tin khách hàng Thông tin bán sách theo ngày, tháng, quý Thông tin doanh thu bán sách Tính toán Tính toán lượng sách tồn kho Doanh thu bán sách theo ngày, tháng, quý, năm Kết xuất Chi tiết bán sách Báo cáo bán sách theo ngày, tháng, năm Báo cáo sách tồn kho theo ngày, tháng, năm Báo cáo doanh thu bán hàng theo ngày, tháng, năm Phiếu nhập kho Hóa đơn bán hàng 2 Mô hình hóa yêu cầu hệ thống Trên cơ sở các thông tin thu được bằng các phương pháp trên em đã tiến hành mô hình hoá yêu cầu hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho tại NXB trường đại học Kinh Tế Quốc Dân như sau: 2.1 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) QL Lưu kho Lên Báo cáo QL Bán Hàng Dữ liệu Nhà cung cấp Phiếu nhập Yêu cầu nhập Ban giám đốc Thẻ kho Yêu cầu bán hàng Hóa đơn bán hàng Khách Hàng Yêu cầu báo cáo Báo cáo doanh thu Ban Giám đốc Chi tiết bán hàng Báo cáo tồn kho Báo cáo bán sách 2.2 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) Tiếp nhận sách Nhập kho Kiểm tra sách nhập kho Lập phiếu nhập kho Kiểm kê sách tồn kho Báo cáo bán sách Tiếp nhận yêu cầu mua sách Kiểm tra lượng tồn trong kho Lập hóa đơn bán sách Lập sổ chi tiết bán sách Báo cáo doanh thu Báo cáo tồn kho QL bán sách và lưu kho QL bán sách QL lưu kho Lên báo cáo 2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 2.3.1 Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh QL bán sách và lưu kho Khách Hàng Ban giám đốc DFD Ngữ cảnh Nhà cung cấp YC nhập Phiếu nhập YC mua hàng Hóa đơn YC báo cáo Báo cáo 2.3.2 Sơ đồ DFD mức 0 Khách hàng 3.0 Lên báo cáo Ban giám đốc Nhà cung cấp Dữ liệu 1.0 QL bán sách 2.0 QL Lưu kho Ban giám đốc Yêu cầu báo cáo Báo cáo Thẻ kho Chi tiết bán hàng Yêu cầu mua hàng Hóa đơn Phiếu nhập kho III Thiết kế Hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đai học Kinh tế Quốc dân 1 Thiết kế CSDL 1.1 Sơ đồ quan hệ thực thể (ERD) Sách Có XB Món sách Nhà xuất bản Món sách Món nhập Hóa đơn bán Hóa đơn nhập Khách Hàng Nhà cung cấp Có Có Có Có Có Có 1 N 1 1 1 N N N 1 1 N N 1 1 N N 1.2 Cơ sở dữ liệu (1) Bảng khách hàng STT Field Name Data Type Field Size 1 MaKH Text 25 2 TenKH Text 25 3 DiaChi Text 255 4 SoDT Text 12 5 MaSoThue Text 10 6 GhiChu Text 255 (2) Bảng nhà cung cấp STT Field Name Data Type Field Size 1 MaNCC Text 25 2 TenNCC Text 50 3 MaSoThue Text 10 4 DienThoai Text 12 5 DiaChi Text 255 (3) Bảng Sách STT Field Name Data Type Field Size 1 MaSach Text 25 2 MaNhom Text 25 3 MaNCC Text 25 4 TeSach Text 200 5 TacGia Text 100 6 NXB Text 50 7 LuongTon Number Long Integer 8 GiaNhap Number Long Integer 9 GiaBan Number Long integer (4) Bảng nhóm sách STT Field Name Data Type Field Size 1 MaNhom Text 25 2 TenNhom Text 15 3 MoTa Text 200 (5) Bảng người sử dụng STT Field Name Data Type Field Size 1 TenDangNhap Text 25 2 MatKhau Text 25 3 Quyen Text 50 4 HovaTen Text 25 5 NgaySinh Date/Time 6 DiaChi Text 50 7 DienThoai Text 12 8 SoCMND Text 50 9 ChucDanh Text 50 2 Thiết kế giải thuật Thiết kế giải thuật là một khâu rất quan trọng trong giai đoạn thiết kế. Người ta thường sử dụng hai phương pháp: Thiết kế từ trên xuống và thiết kế từ dưới lên. Thiết kế từ trên xuống (Top down design) Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá. Trước hết, người ta xác định các vấn đề chủ yếu nhất mà việc giải quyết bài toán yêu cầu, bao quát được toàn bộ bài toán. Sau đó, phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể hơn, tức là chuyển dần từ module chính đến các module con từ trên xuống dưới.  Thiết kế từ dưới lên (Bottom up design) Tư tưởng của phương pháp thiết kế này ngược lại với phương pháp Top down design. Ở đây, người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể trước. Trên cơ sở đánh giá mức độ tương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giải quyết bài toán, người ta gộp chúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. Sau đó sẽ thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng của các phân hệ. Và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp các module thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh. Qua quá trình nghiên cứu và khảo sát thực tế bài toán “Quản lý bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản”, em đã quyết định sử dụng phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống để thiết kế các giải thuật của mình như sau: Sách Hóa đơn Khách hàng, NCC QL bán sách và lưu kho QL sử dụng Kết nối CSDL Đăng nhập Thay đổi thông tin đăng nhập Tạo tài khoản mới QL Bán sách Xem danh mục Cập nhật danh mục Cập nhật hóa đơn bán QL lưu kho Kiểm kê kho Cập nhật hóa đơn nhập QL Tìm kiếm QL Báo cáo BC Bán hàng BC Tồn kho BC Doanh thu DM Khách Hàng DM NCC DM Sách DM Nhóm sách 2.2 Một số giải thuật quan trọng 2.2.1 Giải thuật đăng nhập Kiểm tra kết nối CSDL Begin I:=0 Nhập tên ĐN và mật khẩu I<=3 I:=I+1 KT tên ĐN và mật khẩu Phân quyền người sử dụng Mở kết nối CSDL End Thoát khỏi CT Thông báo F T T F F T 2.2.2 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian T1<=T[i]<=T2 Begin Nhập T1, T2 I=0, DT =0 I<=Count(bản ghi) I:=I+1 DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i]) In Doanh thu End F T F T 2.2.3 Giải thuật tính toán doanh thu theo thời gian của từng đầu sách (T1<=T[i]<=T2) && (masach[i]=masach) Begin Nhập T1, T2, mã sách I=0, DT =0 I<=Count(bản ghi) I:=I+1 DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i]) In Doanh thu End F T F T 2.2.3 Giải thuật tìm kiếm hóa đơn theo thời gian và hợp đồng (T1<=T[i]<=T2) && (maHĐ[i]==maHĐ) Begin Nhập T1, T2, mã HĐ I=0 I<=Count(bản ghi) I:=I+1 In bản ghi thứ i Thông báo End F T F T 2.2.4 Giải thuật tìm kiếm sách theo tên sách Tên sách[i]= = tên sách Begin Nhập tên sách I=0 I<=Count(bản ghi) I:=I+1 In bản ghi thứ i Thông báo End F T F T 2.2.5 Giải thuật tìm kiếm khách hàng theo tên khách hàng Tên KH[i]= = tên KH Begin Nhập tên KH I=0 I<=Count(bản ghi) I:=I+1 In bản ghi thứ i Thông báo End F T F T 2.2.6 Giải thuật tính doanh thu theo thời gian của từng nhóm sách (T1<=T[i]<=T2) && (Nhomsach[i]=Nhomsach) Begin Nhập T1, T2, Nhóm sách I=0, DT =0 I<=Count(bản ghi) I:=I+1 DT=DT+SL[i]*DG[i]*(1-CK[i]) In Doanh thu End F T F T 3 Thiết kế giao diện 3.1 Các nguyên tắc khi thiết kế giao diện Khi thiết kế giao diện người dùng ta phải chú ý đến các nguyên tắc cơ bản sau : Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuôn dạng của tài liệu gốc. Tránh bắt người sử dụng phải nhớ các thông tin từ màn hình này sang màn hình khác. Nên nhóm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo chức năng hoặc theo tầm quan trọng. Không bắt người dùng phải nhập các thông tin thứ sinh tức là những thông tin có thể được tính toán hoặc suy luận từ các thông tin đã có. Mỗi màn hình đưa ra phải có tên cụ thể. Thể hiện rõ cách thoát khỏi màn hình. Lấy trục đứng ở trung tâm màn hình làm trục chính đưa ra. Nếu một đầu ra có nhiều trang màn hình thì phải đánh số thứ tự và viết số trang. Văn bản được viết theo chuẩn ngữ pháp chung. Các cột luôn luôn hiện tên đầu cột. Sắp xếp theo trật tự quen thuộc. Căn trái cho văn bản và căn phải cho các thông tin số. Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể. Ví dụ như thông tin về ngày ghi sổ, số thứ tự hoá đơn... Sử dụng phím TAB, phím Enter để chuyển tới các trường thông tin tiếp theo. Sử dụng tối đa là 3 màu trêm 1 form chức năng và chỉ tô màu nhấn mạnh những trường thông tin quan trọng. 3.2 Một số giao diện chính và chức năng 3.2.1 Giao diện kết nối CSDL 3.2.2 Giao diện đăng nhập Chức năng Form đăng nhập chỉ được mở khi CSDL đã được kết nối. Để đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng phải điền đầy đủ các thông tin gồm Tên đăng nhập và Mật khẩu rồi nhấn nút đăng nhập. Chương trình sẽ kiểm tra thông tin nhập vào có chính xác hay không. Nếu chính xác thì chương trình sẽ cho phép đăng nhập và phân quyền sử dụng. Nếu sai chương trình sẽ thông báo cho người dùng. Tuy nhiên, người dùng chỉ có ba lần đăng nhập, sau ba lần đăng nhập mà thông tin nhập vào vẫn sai thì chương trình sẽ tự động kết thúc. 3.2.3 Giao diện chính của chương trình Chức năng Form được mở đầu tiên khi bắt đầu mở chương trình và tồn tại cho đến khi đóng chương trình. Giao diện chính là giao diện giao tiếp với người dùng, là nơi mà người dùng có thể gọi các giao diện khác và thực hiện các câu lệnh quan trọng. 3.2.4 Giao diện danh sách nhân viên Chức năng: Đây là giao diện để admin xem danh sách nhân viên có tài khoản sử dụng trong phần mềm. Tại đây, người dùng có quền tạo tài khoản, xóa tài khoản của người sử dụng khác trong chương trình. Giao diện này chỉ được mở với tài khoản là quyền admin. 3.2.5 Giao diện cập nhật danh mục 3.2.6 Giao diện cập nhật hóa đơn (Hóa đơn nhập, hóa đơn bán) 3.2.7 Giao diện tìm kiếm hợp đồng sách 3.2.8 Giao diện tìm kiếm hóa đơn bán hàng 3.2.9 Giao diện tìm kiếm thông tin sách 3.2.10 Giao diện tìm kiếm thông tin khách hàng 3.2.11 Giao diện xem báo cáo doanh thu theo tháng 3.2.12 Giao diện xem báo cáo doan thu theo nhóm sách 4 Thiết kế báo cáo 4.1 Các nguyên tắc khi thiết kế báo cáo Báo cáo phải đơn giản, dễ hiểu và dễ giải thích: Bao gồm tiêu đề. Ghi rõ ngày giờ phát hành. Có các phần ghi thông tin chung. Thông tin phải được thể hiện ở dạng người dùng bình thường không được tuỳ ý sửa chữa. Thông tin hiển thị phải hài hoà giữa các trang. Cung cấp cách di chuyển giữa các ô thật sự đơn giản. Thời gian xuất báo cáo phải được kiểm soát. Một số hình thức báo cáo phải được sự đồng ý của công ty. Dưới đây là một số nguyên tắc thiết kế báo cáo dưới dạng biểu mẫu Vấn đề Nguyên tắc Ví dụ Page size Chuẩn là (8½” x 11”) và (8½” x14”) Page Orientation Kiểu Portrait được ưa chuộng vì quen thuộc, nhưng nếu có nhiều cột thì phải dùng kiểu landscape Portrait landscape Page Headings Ít nhất phải chứa tiêu đề báo cáo, ngày tháng, thời gian và số trang JAN 4, 2004 Page 4of 8 Oversubscriptions By Course Report Legends Là chú thích về chữ viết tắt, ký hiệu, màu sắc trong báo cáo, có thể trình bày ở đầu và cuối REPORT LEGEND SEATS – Number of seats in classroom LIM – Course Enrollment limit 4.2 Một số báo cáo Kết luận Trong tiến trình hội nhập nền kinh tế thế giới của nước ta hiện nay, tin học hoá ngày càng đóng vai trò quan trọng và trở thành xu thế phát triển tất yếu của mỗi tổ chức. Đặc biệt, đối với các ngân hàng và siêu thị thì nhu cầu áp dụng tin học là một trong những chiến lược hàng đầu. Qua thời gian thực tập tại Công ty Trí tuệ nhân tạo Việt Nam, em đã được tìm hiểu và tiếp cận với một quy trình sản xuất phần mềm chuyên nghiệp. Đồng thời, em cũng được đến tìm hiểu, và nghiên cứu nghiệp vụ bán sách và lưu kho tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Những kiến thức và kinh nghiệm bổ ích đó đã giúp em rất nhiều trong quá trình xây dựng đề tài của mình. Đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán sách và lưu kho bằng máy đọc mã vạch tại Nhà xuất bản trường Đại học Kinh tế Quốc dân” được xây dựng dựa trên việc phân tích Hệ thống thông tin, sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Studio 6.0, Hệ quản trị CSDL Microsoft Access cùng công cụ thiết kế báo cáo Crystal Report 8.5. Đề tài đã tạo ra một chương trình thể hiện các chức năng tổng quan theo yêu cầu của Hệ thống thông tin quản lý tại Nhà xuất bản. Mục tiêu của đề tài là xây dựng một phần mềm trợ giúp nghiệp vụ bán sách tại Nhà xuất bản. Tuy nhiên, phần mềm này cũng có thể ứng dụng để triển khai cho các cửa hàng, siêu thị vừa và nhỏ khi họ muốn tin học hóa công tác quản lý hoặc đã tin học hóa nhưng muốn ứng dụng công nghệ mã vạch trợ giúp nghiệp vụ tốt hơn. Do thời gian và năng lực còn hạn chế nên Phần mềm em xây dựng không tránh khỏi những sai sót và không đáp ứng hết các yêu cầu thực tế đưa ra. Song, nếu có điều kiện trong tương lai em sẽ phát triển triển thêm để phần mềm hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Danh mục tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý của TS – Trương Văn Tú và TS Trần Thị Song Minh 2. Giáo trình Kế toán máy của TS Trần Thị Song Minh 3. Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật của PGS Hàn Viết Thuận 4. Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1 của ThS Trần Công Uẩn 5. Giáo trình Cơ sở dữ liệu 2 của ThS Trần Công Uẩn 6. Sách Nhập môn cơ sở dữ liệu quan hệ của Lê Tiến Vương