Báo cáo Thực tập Tìm hiểu công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại văn phòng UBND Thành Phố Pleiku, Tỉnh Gia Lai

hức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại chính: Văn bản không có tên loại: công văn; Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…). Văn bản chuyên ngành Đây là một hệ thống văn bản mang tính đặc thù thuộc thẩm quyền ban hành của một số cơ quan nhà nước nhất định theo quy định của pháp luật. Những cơ quan, tổ chức khác khi có nhu cầu sử dụng hệ thống văn bản này thì phải theo quy định của các cơ quan đó, không được tùy tiện thay đổi nội dung và hình thức của chúng. Những loại văn bản này liên quan đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế, văn hóa… Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước Tùy thuộc vào nguồn gốc hình thành và quá trình sử dụng chúng trong đời sống xã hội mà các văn bản có thể có những chức năng chung và những chức năng cụ thể khác nhau. Văn bản quản lý nhà nước thường có ba chức năng chủ yếu sau đây: Chức năng thông tin Đây là chức năng chính của các loại văn bản, kể cả văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, văn bản là một phương tiện chuyển tải quan trọng các thông tin quản lý nhằm phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành bộ máy của cá cơ quan, tổ chức. Thông tin dạng này được gọi là thông tin văn bản. Trên thực tế, giá trị của văn bản lệ thuộc vào giá trị thông tin mà chúng chuyển tải để giúp cho cơ quan, tổ chức có thể hoạt động đúng hướng, đúng chức năng có hiệu quả. Chức năng pháp lý Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau: Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước. Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ pháp luật trong hoạt động quản lý. Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục theo luật định. Chức năng quản lý Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung. Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật, có hiệu quả. Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý Nhà nước còn có một số chức năng khác: văn hóa – xã hội, lịch sử, dữ liệu… như các loại văn bản nói chung. Những yêu cầu đối với văn bản quản lý hành chính nhà nước Yêu cầu về nội dung Nội dung của một văn bản quản lý nhà nước là yếu tố mang tính quyết định đến chất lượng của văn bản. Nó chứa đựng những quy phạm, những thông tin quản lý cần truyền đạt đến đối tượng điều chỉnh. Trong quá trình soạn thảo nội dung của văn bản đảm bảo thực hiện được các yêu cầu Tính mục đích: trong quá trình chuẩn bị xây dựng soạn thảo, cần xác định rõ các vấn đề: chủ đề, mục tiêu của văn bản; giới hạn điều chỉnh của văn bản; tính cần thiết của việc ban hành văn bản; tính phục vụ chính trị… như thế nào. Việc xác định rõ ràng, cụ thể mục đích của việc soạn thảo và ban hành văn bản như thế sẽ định hướng mà văn bản phải tác động, là cơ sở để đánh giá hiệu quả mang lại nó. Tính mục đích của văn bản phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành. Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau: Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời và có tính dự báo cao. Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic. Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung. Bố cục chặt chẽ; nhất quán về chủ đề, không lạc đề. Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần nâng cao tính khả thi của văn bản. Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện. Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản. Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng, tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội. Yêu cầu về thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản Tại điều 5 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định cụ thể tại Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Thông tư liên tịch của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Yêu cầu về văn phong hành chính - công vụ Phong cách hay văn phong hành chính - công vụ là những phương tiện ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính – công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng; tính khách quan – phi cá tính; tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý. Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử dụng câu. Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp; Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng. Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực Kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ phận, mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó. Chẳng hạn như bộ phận Tổng hợp của Văn phòng bao gồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một lĩnh vực nhất định và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách khi có sự lãnh đạo của Chánh Văn phòng. Nhiệm vụ của Văn phòng là cơ quan chuyên môn, tham mưu, giúp việc và hậu cần cho Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND thành phố, nên các văn bản được soạn thảo chủ yếu là các văn bản hành chính. Các văn bản hành chính mà Văn phòng UBND thành phố thường soạn thảo là bao gồm các văn bản sau: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tùy mỗi nhiệm vụ cụ thể mà các chuyên viên soạn thảo văn bản của Văn phòng dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của Chánh Văn phòng mà chịu trách nhiệm trong quá trình soạn thảo các văn bản hành chính phục vụ cho giải quyết các vấn đề liên quan, ra các quyết định hành chính… Qua báo cáo về tổng kết tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác năm 2008, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2009 của Văn phòng, trong năm 2008 Văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo ban hành trên 4061 Quyết định, 128 Thông báo, 153 Báo cáo, 12 Chỉ thị. Công tác soạn thảo đều đúng trình tự, thể thức theo quy định của pháp luật hiện hành. Trình tự soạn thảo và ban hành văn bản hành chính của Văn phòng đã đảm bảo được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Qua đó Văn phòng đã cụ thể hóa quy định vào trong hoạt động của mình, quá trình soạn thảo văn bản hành chính của Văn phòng bao gồm các bước sau: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi chuyên viên được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan tới nội dung văn bản (thông tin quá khứ, thông tin thực tiễn, thông tin dự báo và thông tin pháp luật). Bước 2: Soạn thảo văn bản Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo. Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định. Bước 4: Đánh máy, nhân bản Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh. Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo. Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản. Bước 6: Ký chính thức văn bản Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo). Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực hiện các công việc sau: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có). Đăng ký vào sổ công văn đi. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản lưu ít nhất hai bản chính: một bản lưu tại văn thư cơ quan, một bản lưu ở đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo. Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo các văn bản hành chính trong thời gian qua đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước khi soạn thảo. Qua đó, góp phần nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng mà các văn bản soạn thảo ra trong quá trình ban hành văn bản của mình. Việc soạn thảo văn bản ở Văn phòng UBND thành phố cũng dựa trên các nguyên tắc cơ bản như sau: Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân (phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời điểm quy định…). Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo một trình tự hợp lý, ý trước là cơ sở cho ý sau, ý sau nhằm minh họa, giải thích cho ý trước; câu văn phải rõ ràng, ngắn gọn, chứa đựng thông tin nhiều nhất, không trùng, thừa ý hoặc lạc đề. Thứ ba: nguyên tắc đảm bảo tính đại chúng Văn bản hành chính phải phù hợp với người đọc, phù hợp với trình độ dân trí; nội dung phải rõ ràng, xác thực, lời lẽ đơn giản, dễ hiểu, dễ nhớ. Thứ tư: nguyên tắc đảm bảo tính khả thi Nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với trình độ, khả năng người thực thi, phải phù hợp với thực tế cuộc sống, các quyết định đưa ra có thể trở thành hiện thực. Trong công tác soạn thảo các văn bản để giải quyết các công việc của Văn phòng, Văn phòng còn theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó. Qua đó càng thấy được vai trò của Văn phòng đối với UBND thành phố là vô cùng quan trọng đặc biệt các văn bản được soạn thảo đúng trình tự, thẩm quyền, nội dung tuân thủ theo các quy định của pháp luật sẽ là cơ sở quan trọng cho các quyết định của thành phố được đảm bảo hơn. Thế nhưng vấn đề đặt ra là cần quan tâm đến nội dung, đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Thời gian năm 2008 Văn phòng đã soạn thảo được 4016 Quyết định, nhưng không phải tất cả các Quyết định này đều giải quyết cụ thể mỗi công việc khác nhau, mà vẫn còn tồn tại những nội dung như: sửa đổi quyết định cũ của UBND đã ban hành; chuyển mục đích sử dụng đất đối với các xã, phường trên địa bàn thành phố… Do đó đặt ra một yêu cầu quan trọng đối với công tác soạn thảo văn bản là cần phải xác định những nội dung cần soạn thảo đảm bảo đúng đắn, chính xác, không trái pháp luật, tuân theo quy trình soạn thảo; đúng thẩm quyền ban hành văn bản; hình thức tuân thủ theo quy định... Như vậy sẽ đảm bảo hơn nữa số lượng và chất lượng của văn bản được soạn thảo ra trước khi ban hành để giải quyết các công việc cụ thể của UBND thành phố Pleiku. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Quan điểm về công tác văn thư tại Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55-CV/TCCB ngày 01/3/1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24 – CT của Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”. Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật. Văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku được quản lý tại Bộ phận Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố. Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong báo cáo của Văn phòng UBND thành phố năm 2008 bộ phận văn thư cơ quan đã nhận được 6604 Công văn đến và chuyển trên 2182 Công văn đi, ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác. Văn phòng UBND thành phố Pleiku là cơ quan giúp HĐND-UBND thành phố quản lý về hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn thành phố nên văn bản hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi (văn bản của Chính phủ, văn bản của UBND tỉnh), của cơ quan cấp dưới và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các thư từ của người dân. Tại văn phòng UBND thành phố Pleiku thì công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật. Đối với quản lý văn bản đến Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ trên tập công văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tài liệu. Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND thành phố Pleiku tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110, bao gồm các bước sau: Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax. Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin). Sau khi bóc bì công văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản. Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản. Mẫu dấu đến của Văn phòng HĐND-UBND thành phố Pleiku: Theo phụ lục I về dấu “đến”( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 50mm 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước )thì mẫu dấu đến được minh họa như sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ……………… Ngày: …………... Chuyển: ……………………….. 30mm ĐẾN Đăng ký công văn đến: do số lượng công văn đến Văn phòng UBND thành phố Pleiku nhiều nên văn thư lập 4 sổ đăng ký công văn đến như sau: Sổ đăng ký công văn các cơ quan Trung ương và Tỉnh bạn gửi đến (ký hiệu sổ A). Sổ đăng ký công văn của khối Đảng gửi đến cho Thường trực HĐND của Ủy ban (ký hiệu sổ B). Sổ đăng ký công văn của khối chính quyền Nhà nước (ký hiệu sổ C). Sổ đăng ký đơn thư khiếu nai, tố cáo (ký hiệu sổ D). Mẫu sổ đăng ký “Công văn đến” của UBND thành phố Pleiku được trình bày: Mẫu sổ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Cơ quan:……………………………………… Năm: …………………………………………. SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./…../…….đến ngày:…./…./……. Phần đăng ký văn bản đến: STT Ngày đến của CV Số của các loại CV Ngày tháng năm của CV Nơi gửi đến Trích yếu nội dung Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) Theo phụ lục II về “sổ đăng ký văn bản đến” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ): Mẫu sổ: sổ phải được in sẵn, kích thước 210mm x 297mm Tên cơ quan chủ quản…………… Tên đơn vị:……………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20…. Từ ngày…..đến ngày….. Từ số…….đến số……. Quyển số:…… Phần đăng ký văn bản đến: được trình bày trên trang giấy A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi Chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến Trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Chuyển giao văn bản đến: văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng, đúng đối tượng và chặt chẽ. Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Lãnh đạo UBND có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Các Phó chủ tịch UBND thành phố được giao trực tiếp giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của Chủ tịch UBND thành phố và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan có thể giao Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: Xem xét toàn bộ văn bản đến, báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp. Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trong công tác quản lý văn bản đến của UBND thành phố Pleiku, bộ phận văn thư của Văn phòng UBND thành phố đóng một vai trò rất quan trọng. Việc đảm bảo quản lý văn bản đến cơ quan một cách thống nhất, nhanh chóng và kịp thời nhất cung cấp thông tin cho các quyết định hành chính của Văn phòng nói riêng và của UBND thành phố nói chung. Đối với quản lý văn bản đi Tất cả các văn bản đi của cơ quan phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND thành phố cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2008 về công tác văn thư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005. Theo đó, các văn bản như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị…. Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan, đơn vị hay một tổ chức nào đó để gửi ra ngoài hoặc trong nội bộ cơ quan đều phải được Chủ tịch, Phó Chủ tịch hoặc người có thẩm quyền ký chính thức, sau đó phải chuyển qua bộ phận Văn thư đăng ký, đóng dấu. Tất cả các công văn đi phải lấy số riêng cho từng loại. Khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 và các tháng dưới 3 phải được thêm số 0 vào phía trước. Cụ thể trình tự các bước quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND thành phố Pleiku được tuân theo thứ tự như sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày , tháng, năm của văn bản Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem .xét, giải quyết. Sau khi văn bản được kiểm tra đảm bảo các yêu cầu về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày nhân viên văn thư thực hiện ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản. Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 3 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Văn bản đã hoàn chỉnh ghi số, tùy theo yêu cầu mà cần phải nhân bản ra bao nhiêu bản cho quá trình giải quyết công việc. Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Việc nhân văn bản mật được thực hiện  theo quy định tại khoản 1 điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước. Bước 2: Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 cảu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Đóng dấu độ khẩn, mật: Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10 Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11). Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP. Bước 3: Đăng ký văn bản đi Nhân viên Văn thư phải vào sổ tất cả các loại công văn được gửi đi. Đối với UBND thành phố Pleiku do cơ quan ban hành nhiều công văn, giấy tờ nên đã lập nhiều sổ đăng ký công văn đi, để tiện cho việc ban hành văn bản dễ dàng và nhanh chóng hơn: 01 sổ đăng ký Quyết định. 01 sổ đăng ký các loại công văn thường. 01 sổ đăng ký thư mời. 01 sổ đăng ký phiếu chuyển. 01 sổ đăng ký báo cáo. Mẫu sổ đăng ký “Công văn đi” của UBND thành phố Pleiku được trình bày: Mẫu sổ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Cơ quan:……………………………………… Năm: …………………………………………. SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI Từ số:……….đến số:………… Từ ngày:…./…../…….đến ngày:…./…./……. Phần đăng ký văn bản đi: Ngày tháng năm Số, ký hiệu Trích yếu Người ký Số trang Số bản Nơi nhận Lưu hồ sơ Ghi chú Bản chính Bản sao 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Theo phụ lục VII về “sổ đăng ký văn bản đi” ( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ): Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi” Phần đăng ký văn bản đi: Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 08 cột theo mẫu sau: Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Bước 4: Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn bản đi phải được hoàn chỉnh thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Bước 5: Lưu văn bản đi Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một bản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản tại văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Đặc biệt việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Có thể thấy được các văn bản đi của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng sẽ là những cơ sở pháp lý quan trọng, là những thông tin phản ánh được trách nhiệm, nhiệm vụ mà cơ quan đang quan tâm, giải quyết. Việc quản lý các văn bản đi sẽ góp phần đảm bảo được yêu cầu thông tin cho quản lý, cho các quyết định và biểu hiện được hiệu quả giải quyết các công việc cụ thể của cơ quan. Do đó, chúng ta cần quan tâm hơn nữa đối với công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng UBND thành phố Pleiku để nâng cao hơn nữa hiệu quả các quyết định hành chính. Những hạn chế trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố đã nêu ở trên một phần thấy được những kết quả đáng chú ý trong hoạt động ban hành, ra quyết định của Văn phòng nói riêng và của UBND thành phố nói chung. Đạt được những thành tựu như trên trong công tác soạn thảo và quản lý văn bản là những bước tiến mới, hướng đi mới trong quá trình quản lý, điều hành của Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của mình. Qua đó sẽ nâng cao hơn nữa hiệu quả giải quyết công việc khi soạn thảo và ban hành văn bản, việc quản lý văn bản là một yếu tố quan trọng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan. Một văn bản được soạn thảo và quản lý một cách chặt chẽ, thống nhất tại Văn phòng. Trong thời gian qua Văn phòng làm tốt nhiệm vụ này, văn bản giấy tờ đều được xử lý nhanh chóng, đảm bảo không để sót, thất lạc văn bản, phục vụ kịp thời công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo UBND thành phố. Thế nhưng, bên cạnh những kết quả đạt được như vậy, công tác soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố vẫn còn tồn tại nhiều thiếu sót, hạn chế sau: Đối với công tác soạn thảo văn bản Về xác định thẩm quyền ban hành văn bản cả về nội dung lẫn hình thức của cơ quan soạn thảo của Văn phòng còn chưa thống nhất. Trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản có nhiều trường hợp đáng lẽ nên ban hành bằng công văn, tờ trình thì lại ban hành bằng thông báo, giấy mời… Nội dung quy định trong các văn bản đã được soạn thảo có tình khả thi cao, tuy nhiên còn một số văn bản do quá trình xây dựng chưa thực tế nên tính khả thi còn bị hạn chế. Như vậy, hạn chế này không phải là nhỏ, đòi hỏi Văn phòng UBND thành phố quan tâm chỉ đạo các bộ phận chuyên môn, chú trọng hơn nữa đến tầm quan trọng, ý nghĩa và việc thực hiện các quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước. Về quy trình xây dựng và ban hành văn bản: văn bản được soạn thảo của Văn phòng nhìn chung đã tuân thủ theo các bước của quy trình xây dựng và ban hành văn bản. Bên cạnh đó, do yêu cầu của công việc, tính giải quyết nhanh một vấn đề nào đó mà nhiều khi các bước không được tiến hành hoàn chỉnh. Điều này cũng sẽ ảnh hưởng một phần đến chất lượng của văn bản được soạn thảo. Các chủ thể, cơ quan được giao soạn thảo dự thảo văn bản, tổ chức sưu tầm hồ sơ, tài liệu có liên quan, lấy ý kiến của các đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của văn bản, tiếp thu ý kiến đóng góp để chỉnh sửa lại dự thảo trước khi trình còn nhiều bất cập ảnh hưởng đến tiến độ soạn thảo và ban hành văn bản. Công tác tự kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản của các bộ phận chưa được tiến hành thường xuyên. Chính vì vậy, có rất ít kiến nghị sửa đổi, bổ sung về những sai sót, bất cập trong các văn bản đã được ban hành, hệ quả là làm ảnh hưởng đến quá trình tổ chức thực hiện văn bản. Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản: lỗi sai chủ yếu về thể thức của văn bản là ở mục số, ký hiệu văn bản, ở phần nơi nhận; kỹ thuật trình bày văn bản còn chưa thống nhất về cỡ chữ, kiểu chữ, định lề văn bản… Có nhiều văn bản sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản của Văn phòng chủ yếu vì chưa có sự thống nhất của các chủ thể, cơ quan soạn thảo trong việc thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005. Đồng thời, Văn phòng cần tiến tới tiêu chuẩn hóa các văn bản quản lý của mình. Về văn phong, ngôn ngữ của văn bản: công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng là do các bộ phận soạn thảo, mỗi bộ phận có những chuyên viên phụ trách về các lĩnh vực cụ thể. Việc soạn thảo văn bản cũng phụ thuộc vào nhiệm vụ của các lĩnh vực đó nên mỗi chuyên viên sẽ soạn thảo văn bản liên quan đến nhiệm vụ của mình dưới sự quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Do đó, sẽ tồn tại những lỗi chủ quan của người soạn thảo đến nội dung của văn bản như: sử dụng từ không đảm bảo tính chất văn phong hành chính; tiếng lóng, từ địa phương; tự tiện ghép từ, ghép nghĩa; hành văn không được rõ ràng… Bên cạnh đó còn một số lỗi như: lỗi về vần, thanh điệu, viết hoa, viết tắt tùy tiện không khoa học… Cần quan tâm đến văn phong hành chính trong quá trình soạn thảo văn bản của mình và sử dụng đúng đắn, chuẩn mực. Đối với công tác quản lý văn bản Việc quản lý các văn bản đến, đi của cơ quan vẫn còn thực hiện bằng thủ công, khi tiếp nhận công văn đến bộ phận văn thư vẫn phải ghi vào sổ và thực hiện lưu trên máy vi tính tiện cho việc tra cứu. Điều này sẽ đảm bảo được tính hệ thống, chặt chẽ về quản lý văn bản thế nhưng thiết nghĩ cần phải hiện đại hóa công tác văn thư hơn nữa đê có thể xây dựng được một hệ thống quản lý văn bản hiện đại, thống nhất hơn nâng cao hiệu quả thông tin của Văn phòng. Bộ phận văn thư cơ quan hiện nay có trách nhiệm quản lý văn bản, việc lưu trữ văn bản đã do phòng Nội vụ đảm nhiệm từ tháng 11/2008 nên thời gian đầu vẫn sẽ gặp khó khăn khi trước đây văn thư có lưu trữ văn bản, các bộ phận, đơn vị liên hệ không biết được văn bản mình cần tìm do bộ phận nảo quản lý, lưu trữ… Điều này sẽ gây ra sự chồng chéo, chưa thống nhất đối với công tác văn thư lưu trữ của cơ quan. Bộ phận văn thư cơ quan có 3 cán bộ với yêu cầu của công việc có khối lượng lớn nhiều khi giải quyết chưa được nhanh chóng kịp thời, gây ảnh hưởng không nhỏ đến các quyết định quản lý của cơ quan. Do đó, vần đề đặt ra là cần nâng cao hơn nữa chuyên môn nghiệp vụ của bộ phận văn thư, phân chia nhiệm vụ cụ thể hơn nữa nhằm giải quyết các công việc một cách có hệ thống, hiệu quả hơn. Các phương tiện để bảo quản tài liệu còn thiếu như máy hút ẩm, bình chữa cháy… dẫn đến tài liệu vẫn chưa được bảo quản tốt nhất. * Nguyên nhân của những hạn chế Thiết bị kỹ thuật phục vụ cho quá trình soạn thảo và quản lý văn bản: các phương tiện được sử dụng vào quá trình cơ giới hóa và tự động hóa việc soạn thảo và quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu trong giai đoạn hiện nay. Thiết bị phục vụ cho soạn thảo; thiết bị để nhân bản; thiết bị để truyền đạt thông tin trong văn bản; thiết bị phục vụ cho việc bảo quản, lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản còn thiếu và đang ở mức lạc hậu. Lề lối làm việc trong cơ quan nhà nước của chúng ta thể hiện rõ của cơ chế quan liêu, bao cấp cho nên những sản phẩm của hoạt động quản lý này là những văn bản được ban hành thiếu quy cũ, chồng chéo lẫn nhau, khối lượng lớn nhưng chất lượng thông tin chứa trong đó thấp, nhiều văn bản trùng lặp, thừa, không có hiệu lực. Hệ thống thuật ngữ, các nghiên cứu về văn phong trong văn bản hành chính của chúng ta cũng còn nhiều điều chưa được làm sáng tỏ. Ảnh hưởng đến việc sử dụng từ ngữ, văn phong tùy tiện, khó hiểu, không được giải thích rõ ràng, làm cho văn bản hạn chế tính khả thi. Việc quản lý văn bản còn chưa chặt chẽ, hệ thống tổ chức các bộ phận quản lý lưu trữ văn bản, chưa phát huy vai trò và nhận thức rõ trách nhiệm của bộ phận văn thư trong việc cải tiến công tác lưu trữ. Cơ quan chưa quan tâm xây dựng quy chế về công tác văn thư phù hợp với thực tế trong giai đoạn ứng dụng rõ ràng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư. Số lượng biên chế của Văn phòng còn thiếu, nhất là biên chế cho bộ phận nghiên cứu tổng hợp (thiếu chuyên viên nghiên cứu), mỗi chuyên viên theo dõi quá nhiều lĩnh vực dẫn đến công việc quá tải, chưa đầu tư thời gian cho việc nghiên cứu sâu về ngành và lĩnh vực được giao. Sự nhận thức chưa đầy đủ của nhiều ngành, nhiều cấp, nhiều cán bộ quản lý, soạn thảo về vai trò, chức năng của văn bản và hệ thống các văn bản. Năng lực, trình độ của cán bộ công chức nhằm đáp ứng công tác soạn thảo, thẩm định, kiểm tra và xử lý văn bản còn nhiều hạn chế; việc mở các lớp tập huấn về nghiệp vụ soạn thảo, kiểm tra, quản lý và xử lý văn bản chưa đạt hiệu quả cao, chưa được chú trọng. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku Chất lượng, hiệu quả của văn bản quản lý hành chính nhà nước thông qua nhiều tiêu chí khác nhau, song cơ bản vẫn là các tiêu chí như: văn bản phải được phản ánh được nhiệm vụ chính trị của địa phương; được ban hành đúng thẩm quyền; điều chỉnh được thực tiễn xã hội; hợp với lòng dân. Việc soạn thảo và quản lý văn bản cũng đóng một ý nghĩa quan trọng trong quá trình quản lý, điều hành của cơ quan khi ban hành ra một văn bản quản lý hành chính nhà nước. Dưới đây là một số giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả soạn thảo và quản lý văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku. Đảm bảo về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản Văn phòng UBND thành phố Pleiku chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường trong giải quyết các công việc của mình. Chính vì vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng UBND thành phố là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản. Tại UBND thành phố, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết các văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên. Việc các cơ quan nhà nước phải xác định một trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBND thành phố. Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau: Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa. Xác định tên loại văn bản và đối tượng của văn bản; Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoàn thiện bản thảo về thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định. Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, các thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần chú ý một số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn bản (giai đoạn xây dựng và thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến của các đối tượng liên quan) đối với những văn bản đặc biệt. Xác định rõ thẩm quyền ban hành văn bản Việc tuân thủ về thẩm quyền về nội dung và hình thức cũng là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi cơ quan phải nghiêm chỉnh chấp hành. Tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku cần coi trọng thẩm quyền ký các văn bản hành chính thông thường, đòi hỏi phải được quy định chặt chẽ và cụ thể đối với các chủ thể ban hành. Với các văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường soạn thảo như: công văn hành chính, thông báo, thông cáo, báo cáo, tờ trình, kế hoạch, đề án, phương án, chương trình, hợp đồng, biên bản, công điện, giấy chứng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy giới thiệu, phiếu gửi, giấy mời cũng phải đòi hỏi tuân thủ nghiêm ngặt thẩm quyền về hình thức và nội dung khi soạn thảo văn bản. Có những quy định cụ thể về thẩm quyền ký các loại văn bản này nhằm không những đảm bảo tinh thần trách nhiệm trong quá trình thực hiện văn bản mà còn điều tiết, phân công công việc một cách phù hợp, công bằng giữa các cá nhân với nhau, tránh sự quan liêu, hách dịch. Trong quá trình xây dựng và ban hành, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo cần lưu ý về việc sử dụng các hình thức văn bản hành chính thông thường. Đảm bảo về nội dung của văn bản Hạn chế về nội dung của văn bản quản lý nhà nước do Văn phòng UBND thành phố Pleiku soạn thảo và ban hành không phải là nhỏ, vấn đề cơ bản là làm thế nào để tránh khắc phục những hạn chế đó. Nội dung là thành phần chủ yếu và quan trọng nhất đối với tất cả các loại hình văn bản, nó quyết định tính chất cũng như sự tồn tại của một văn bản. Cho nên, ngoài việc bảo đảm các yêu cầu về nội dung như tính mục đích, tính khoa học, tính công quyền, tính đại chúng, tính khả thi thì văn bản cần phải đảm bảo thêm hai vấn đề đó là kỹ thuật xây dựng cấu trúc văn bản và kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, văn phong của văn bản. Cấu trúc của văn bản không chỉ là giàn ý, đề cương mà cấu trúc của nó bao hàm cả hai mặt: nội dung và hình thức. Để thực hiện được tính thống nhất về cấu trúc cá nhân, đơn vị soạn thảo phải tư duy khoa học để hình thành chủ đề chính của văn bản và thiết lập bố cục chặt chẽ. Đối với kỹ năng sử dụng phong cách, ngôn ngữ trong soạn thảo cần phải sử dụng nhuần nhuyễn và chính xác phong cách, ngôn ngữ hành chính, đảm bảo các đặc điểm chủ yếu của nó về tính chính xác, rõ ràng; nghiêm túc, khách quan; thống nhất, phổ biến; tính khuôn mẫu; tính lịch sự, văn hóa. Thực hiện tốt công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật; tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư Công tác kiểm tra và xử lý văn bản vi phạm pháp luật: Mục đích của công tác này nhằm phát hiện những văn bản có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi, hủy bỏ hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp và thống nhất của hệ thống pháp luật. Đồng thời, kiến nghị cơ quan, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm của cơ quan, người có thẩm quyền đã ban hành văn bản. Các văn bản hành chính thông thường chủ yếu là công cụ truyền đạt các thông tin quản lý tại Văn phòng nói riêng và của UBND thành phố nói chung nên đảm bảo tính chuẩn xác của các văn bản này sẽ đảm bảo cho thông tin được truyền đạt một cách trọn vẹn, chính xác và có hiệu quả. Việc kiểm tra và xử lý các văn bản này khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc không thống nhất và tuân theo các quy định khác của cấp trên là rất quan trọng tạo ra tính thống nhất, chính xác và khách quan trong hoạt động quản lý. Nội dung kiểm tra chủ yếu là kiểm tra nội dung, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Tăng cường thanh tra, kiểm tra công tác văn thư: quá trình quản lý văn bản cũng cần được coi trong, quan tâm một cách đúng mực. Việc thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan khi phát hiện những sai trái của văn thư trong thực hiện công tác quản lý văn bản của mình. Thanh tra, kiểm tra sẽ nâng cao hơn nữa trách nhiệm, tinh thần làm việc của bộ phận văn thư, như vậy sẽ thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi của việc quản lý văn bản trong cơ quan. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản Đối với cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng cán bộ, công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản : cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ đi đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn bản với những hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng yêu cầu của hoạt động soạn thảo và quản lý văn bản của cơ quan, đơn vị mình. Cần phải có chế độ khuyến khích, ưu đãi đối với đội ngũ cán bộ công chức này, có chính sách hỗ trợ kịp thời và thỏa đáng về kinh phí cũng như thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất phục vụ công tác soạn thảo và quản lý văn bản của cán bộ công chức. Đối với cán bộ công chức làm công tác soạn thảo và quản lý văn bản: cần phải cập nhật liên tục những thông tin, quy định mới nhất về công tác soạn thảo, quản lý văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên, tuân thủ các nguyên tắc, quy định của pháp luật hiện hành. Bên cạnh đó không ngừng tăng cường trách nhiệm của cán bộ công chức nhằm phát huy những tích cực và hạn chế trong công tác của mình. Để đảm bảo tốt các giải pháp mà báo cáo đã nêu ở trên, đòi hỏi UBND thành phố Pleiku phải tăng cường hơn nữa về hỗ trợ kinh phí cho công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND. Đồng thời đầu tư trang bị và nâng cấp các thiết bị và nâng cấp các thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho việc soạn thảo văn bản; thiết bị để nhân bản; thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản; thiết bị tìm kiếm văn bản nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc đổi mới và yêu cầu quản lý của thực tiễn xã hội. Chương III: PHẦN KẾT LUẬN Văn bản quản lý nhà nước của địa phương có vai trò rất quan trọng. Một mặt, nó cụ thể hóa các văn bản quản lý nhà nước của cấp trên, văn bản của HĐND cùng cấp; mặt khác là cơ sở pháp lý, là công cụ quản lý hữu hiệu, là phương tiện để truyền đạt các thông tin của chính quyền địa phương đối với mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội. Trong thời gian qua, các văn bản do UBND thành phố Pleiku đã ban hành có một sự đóng góp không nhỏ đối với sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, điều này không ai có thể phủ nhận. Thế nhưng, việc soạn thảo và quản lý văn bản của UBND thành phố vẫn còn bộc lộ một số thiếu sót, hạn chế nhất định; song những hạn chế, thiếu sót đó chưa đưa lại những hậu quả nghiêm trọng do đã có những phát hiện kịp thời và xử lý, điều chỉnh phù hợp. Trong báo cáo chuyên đề này của em chỉ tập trung vào “công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku” nên đối tượng và phạm vi nghiên cứu chỉ trong hoạt động của Văn phòng. Qua đánh giá về công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại đây, chuyên đề đã đề xuất một số ý kiến nhằm góp phần vào việc nâng cao chất lượng của việc soạn thảo và quản lý văn bản hành chính thông thường mà Văn phòng thường xuyên ban hành. Song, bất kỳ giải pháp nào cũng có xuất phát điểm từ con người và phục vụ con người tốt hơn. Hoạt động của các cơ quan nhà nước là để phục vụ cho lợi ích, nhu cầu về đời sống của nhân dân làm thúc đẩy kinh tế phát triển hơn nữa. Mà văn bản do cơ quan nhà nước ban hành ra chủ yếu phục vụ cho chính những lợi ích chính đáng đó của người dân. Do đó, Văn phòng nói riêng và UBND thành phố Pleiku nói chung mà cán bộ công chức của cơ quan là những chủ thể trực tiếp nhất thực hiện trách nhiệm, quyền hạn của mình trong giải quyết các công việc phục vụ cho nhu cầu, lợi ích của nhân dân thông qua việc ban hành các văn bản quản lý nhà nước. Chỉ có khi nào và ở đâu cán bộ công chức một lòng quyết tâm thực hiện cải cách hành chính thì ở đó nền hành chính mới thật sự chuyển đổi và vấn đề nâng cao chất lượng của văn bản quản lý nhà nước cũng là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính.