Bước đầu nghiên cứu quy trình và hiệu quả của việc áp dụng phần mềm ViLIS trong quản lý thông tin đất đai tại thành phố Cao Lãnh

n tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, nguồn gốc sử dụng, thời hạn sử dụng của thửa đất; giá đất, tài sản gắn liền với đất, những hạn chế về quyền của người sử dụng đất, nghĩa vụ tài chính của người sử dụng đất; những biến động về sử dụng đất của thửa đất; số phát hành và số vào sổ cấp giấy chứng nhận. Toàn bộ hệ thống quản lý HSĐC xây dựng trên phần mềm ViLIS trên cơ sở tích hợp, kế thừa với các phần mềm ứng dụng khác nhằm quản lý chặt chẽ quỹ đất, phục vụ tốt cho người đang sử dụng hoặc có nhu cầu sử dụng đất, tạo mối quan hệ trực tiếp giữa cơ quan quản lý Nhà nước và người dân trong xây dựng và thực thi pháp luật, trong quy hoạch và triển khai quy hoạch, trong thực hiện nghĩa vụ tài chính với Nhà nước và bảo vệ lợi ích của người sử dụng đất. Bên cạnh việc quản lý HSĐC dưới dạng số Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố cũng đã in HSĐC ra giấy để phục vụ công tác quản lý đất đai cấp xã. Bảng 3.1: Hệ thống hồ sơ địa chính trên địa bàn thành phố Cao Lãnh. STT Đơn vị hành chính Sổ địa chính Sổ Mục Kê Sổ cấp giấy chứng nhận Sổ theo dõi biến động 1 Phường 1 17 1 1 1 2 Phường 2 13 1 1 1 3 Phường 3 25 1 1 1 4 Phường 4 11 1 1 1 5 Phường 6 33 1 1 2 6 Phường 11 20 1 1 1 7 Phường Hòa Thuận 14 1 1 1 8 Phường Mỹ Phú 19 1 1 1 9 Xã Hòa An 35 1 1 1 10 Xã Mỹ Ngãi 8 1 1 1 11 Xã Mỹ Tân 22 1 1 1 12 Xã Mỹ Trà 20 1 1 1 13 Xã Tân Thuận Đông 18 1 1 1 14 Xã Tân Thuận Tây 15 1 1 1 15 Xã Tịnh Thới 20 1 1 1 Tổng 290 15 15 16 (Nguồn: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh) Cơ sở dữ liệu HSĐC của thành phố được kết nối với hệ thống thông tin đất đai của tỉnh vào mạng thông tin quản lý hành chính của tỉnh, mạng thông tin đất đai quốc gia và kết nối với các mạng thông tin chuyên ngành. Hàng tuần, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố đều trao đổi thông tin biến động với Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất tỉnh để cập nhật đồng bộ cơ sở dữ liệu địa chính và BĐĐC. Công tác quản lý thông tin về HSĐC được bảo mật trong việc cập nhật, chỉnh lý dữ liệu đất đai. Hiện tại việc quản lý hồ sơ tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất chỉ do một người được phân công thực hiện, bảo đảm việc phân cấp chặt chẽ đối với quyền truy nhập thông tin trong cơ sở dữ liệu. 3.2.3. Công tác quản lý bản đồ. Công tác quản lý bản đồ có ý nghĩa quan trọng trong công tác lập hồ sơ địa chính. Bản đồ là cơ sở cho việc xác định vị trí, hình thể, kích thước, diện tích các loại đất và tên chủ sử dụng đất, phục vụ công tác kê khai đăng ký, lập hồ sơ địa chính. Do đó, công tác quản lý bản đồ địa chính rất quan trong. Hiện nay, tại thành phố Cao Lãnh quản lý dữ liệu bản đồ toàn bộ trên phần mềm ViLIS, từ việc kế thừa dữ liệu từ phần mềm Famis. Việc cập nhật các biến động như: tách thửa, gộp thửa, hiệu chỉnh, sửa sai diện tích . . . được cập nhật trực tiếp trên hệ thống bản đồ. 3.3. Kết quả thực hiện công tác quản lý đất đai trước khi sử dụng phần mềm ViLIS. Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu công tác quản lý đất đai tại Văn phòng ĐKQSDĐ thành phố Cao Lãnh, đã trải qua các thời kỳ quản lý khác nhau, từ quản lý bằng thủ công đến quản lý bằng máy tính, phần mềm. Cách thức quản lý sau tiến bộ và đáp ứng công việc hơn trước, và ngày càng hoàn thiện hơn, từng bước đáp được nhu cầu của người dân và có cách thức quản lý chuyên nghiệp, thống nhất. 3.3.1. Kết quả thực hiện bằng phương pháp thủ công: Do điều kiện trước đây chưa có phần mềm hỗ trợ, máy móc, trang thiết bị còn nhiều hạn chế, kinh phí và cán bộ chuyên trách còn thiếu cho nên công nên việc quản lý đất đai được thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công. Đây là phương pháp cổ truyền, sử dụng chủ yếu là bản đồ giấy, các thông tin đất đai được quản lý, lưu trữ dưới dạng bảng biểu, sổ sách. Công tác kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động diễn ra phức tạp và còn nhiều hạn chế. 3.3.1.1. Quy trình quản lý đất đai bằng phương pháp thủ công: Theo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh, công việc đầu tiên là phải tiến hành đo đạc lập bản đồ, thu thập thông tin liên quan đến thửa đất sử dụng. Sau khi có được bản đồ giấy và các thông tin có liên quan, thì mới tiến hành kiểm tra, đối soát và lưu trữ, được thực hiện theo quy trình bên dưới. Thu thập thông tin, dữ liệu liên quan đất đai Tiến hành vẽ bản đồ hiện trạng sử dụng đất trên giấy Khảo sát hiện trạng sử dụng đất và tiến hành đo đạc Lập các sổ sách như: sổ mục kê, sổ địa chính, sổ biến động . . . Kiểm tra, đối soát và lưu trữ Hình 3.2: Quy trình thực hiện bằng thủ công. 3.3.1.2. Kết quả giải quyết hồ sơ bằng phương pháp thủ công: Công tác quản lý đất đai bằng thủ công chỉ giải quyết sơ bộ được những nhu cầu của người dân trong lĩnh vực hành chính về đất đai. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện bằng thủ công gặp rất nhiều khó khăn. Bản đồ chủ yếu là bản đồ giấy nên việc đăng ký và quản lý biến động phức tạp, không hiệu quả. Việc tìm kiếm thửa đất và đối soát bản đồ rất dễ sai sót, tốn nhiều thời gian, công việc giải quyết các hồ sơ cho người dân chậm và tồn đọng nhiều. Bảng 3.2: Thống kê giải quyết hồ sơ bằng phương pháp thủ công từ năm 1999 -2001 Năm Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng 1999 1053 250 2000 1375 356 2001 1648 426 (Nguồn: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh) Trong thời gian này, việc giải quyết hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn. Số lượng hồ sơ xử lý qua các năm còn tồn đọng nhiều, trong 3 năm từ 1999 – 2001 việc giải quyết hồ sơ đất đai chỉ đạt từ 79.4– 80.8% (hình 3.3). Nguyên nhân chủ yếu của việc hồ sơ tồn đọng nhiều là do việc quản lý bản đồ giấy gặp khó khăn cho công tác tách, gộp thửa và đăng ký biến động của người dân. Công tác thẩm định, tìm thửa, xác định vị trí rất phức tạp và thời gian giải quyết kéo dài. Hình 3.3: Kết quả thực hiện bằng thủ công từ năm 1999 - 2001. 3.3.1.3. Thuận lợi và khó khăn khi thực hiện bằng thủ công: 3.3.1.3.1. Thuận lợi. Người thực hiện bằng phương pháp thủ công chỉ cần có chuyên môn ngành Quản lý đất đai và trình độ chứng chỉ A tin học, không đòi hỏi phải có trình độ về phần mềm hỗ trợ quản lý đất đai. Chi phí đầu tư thấp, chỉ cần có các mẫu sổ sách, thước dây, và các thiết bị văn phòng như giấy, viết, thước . . . 3.3.1.3.2. Khó khăn. Thời gian thực hiện chậm, cần nhiều cán bộ lập và quản lý. Mỗi bước thực hiện phải chính xác tuyệt đối, nếu sai sót thì phải làm lại từ đầu. Việc lưu trữ được thực hiện trên giấy nên dễ hư hỏng và thất lạc, không có tính bảo mật. Khi muốn tìm kiếm thông về một thửa đất nào đó, phải tốn nhiều thời gian, công sức, phức tạp và kém hiệu quả. Bản đồ địa chính và HSĐC không thống nhất, nên việc kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt, là vấn đề cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân diễn ra phức tạp, lâu dài. 3.3.2. Kết quả thực hiện bằng hệ thống MicroStation - Famis – Caddb. Trước những khó khăn và hạn chế khi quản lý bản đồ và HSĐC bằng phương pháp thủ công. Đồng thời, khối lượng thông tin và dữ liệu đất đai ngày càng lớn, cần đảm bảo độ chính xác cao, truy cập nhanh chóng. Do vậy, tin học hoá trong công tác quản lý đất đai là một trong những nhiệm vụ trọng tâm và cấp bách của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh. Có rất nhiều phần mềm được ứng dụng trong quản lý thông tin đất đai, mỗi phần mềm có những ưu nhược điểm riêng. Tuy nhiên, hệ thống phần mềm MicroStation - Famis - Caddb là hệ thống phần mềm chuẩn, có khả năng liên kết, truy vấn giữa dữ liệu không gian và dữ liệu thuộc tính. Hệ thống phần mềm này giúp cho việc thành lập bản đồ số và quản lý HSĐC được hoàn thiện hơn. Ba phần mềm này sẽ tích hợp nhau để tạo nên hệ thống quản lý đa chức năng, sẽ quản lý các dạng thông tin khác nhau, đặc biệt là BĐĐC, HSĐC. Cung cấp những chức năng cần thiết cho công tác kê khai đăng ký và chỉnh lý biến động về đất đai, trước hết là chỉnh lý trên dữ liệu không gian và dữ liệu thuộc tính. Đồng thời, tự động tính toán, xây dựng hệ thống biểu bảng phục vụ báo cáo theo mẫu do Chính phủ, Bộ ngành đã quy định. 3.3.2.1. Quy trình quản lý đất đai bằng MicroStion - Famis – Caddb. Trong quá trình quản lý đất đai bằng phần mềm MicroStation - Famis -Caddb, bước đầu thu thập các bản đồ giấy và dữ liệu hồ sơ sổ sách để kiểm tra, chỉnh lý. Sau đó, nhập vào máy thông qua hệ thống Famis – Caddb, đây là giai đoạn quan trọng cần phải thực hiện một cách chính xác. Tiếp theo, thực hiện liên kết dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính để tạo thành hệ thống quản lý chặt chẽ. Phần mềm sẽ tự động sửa lỗi, truy cập các dữ liệu có liên quan như tự động tính diện tích, chu vi của thửa đất và các dữ liệu quan trọng khác. Cuối cùng, ta tiến hành khai thác, lưu trữ dữ liệu. Theo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh, quy trình thực hiện bằng phần mềm Microstation – Famis - Caddb như sau: Thu thập tư liệu, tài liệu bản đồ và sổ sách Kiểm tra, chỉnh lý trên bản đồ và hệ thống sổ sách Nhập vào máy Dữ liệu không gian được xây dựng trên Famis Dữ liệu thuộc tính được xây dựng bằng Caddb Liên kết dữ liệu không gian và dữ liệu thuộc tính Đối soát và hoàn chỉnh dữ liệu Lưu trữ và tiến hành quản lý khai thác Hình 3.4: Quy trình thực hiện bằng phần mềm Microstation – Famis –Caddb 3.3.2.2. Kết quả thực hiện bằng phần mềm MicroStation - Famis – Caddb Công tác quản lý đất đai bằng hệ thống phần mềm MicroStation - Famis – Caddb đã giải quyết tốt các việc hành chính về đất đai. Đặc biệt, việc in Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, các biến động về đất đai như: tách thửa, chuyển nhượng, chuyển đổi . . . Các hồ sơ được giải quyết nhanh chóng, thời gian được rút lại nhiều, giúp các cán bộ nhẹ nhàng hơn trong công việc xử lý, kiểm tra, đối soát, lưu trữ. Bảng 3.3: Thống kê giải quyết hồ sơ bằng phần mềm Microsattion – Famis - Caddb từ năm 2002 - 2003 Năm Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng 2002 1847 342 2003 2347 416 (Nguồn: Văn phòng Đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh) Trong giai đoạn giải quyết hồ sơ bằng hệ thống MicroStation – Famis – Caddb, số lượng hồ sơ được xử lý nhanh chóng, hồ sơ tồn đọng đã giảm nhiều, giải quyết cơ bản được công tác cấp giấy cho người dân. Trong hai năm, từ 2002 – 2003 việc giải quyết hồ sơ đất đai đạt từ 84.4 – 84.9 %. Đạt tỷ lệ cao và giải quyết hiệu quả công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân. Hình 3.5: Kết quả thực hiện bằng phần mềm MicroStation – Famis – Caddb. 3.3.2.3. Thuận lợi và khó khăn khi quản lý đất đai bằng hệ thống phần mềm Microstation – Famis – Caddb. 3.3.2.3.1. Thuận lợi Hệ thống phần mềm Microstation - Famis - Caddb rất mạnh trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính. Cho phép tạo các loại hồ sơ thông dụng vẽ thửa đất bao gồm : Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, Trích lục bản đồ, Giấy chứng nhận .v.v. Hỗ trợ công tác tra cứu, thanh tra, quản lý sử dụng đất, in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê tình hình sử dụng đất .v.v. Sự liên kết giữa hai phần mềm FAMIS và CADDB tạo thành một hệ thống quản lý. Chức năng cho phép trao đổi dữ liệu hai chiều giữa 2 cơ sở dữ liệu cơ sở dữ liệu BĐĐC và cơ sở dữ liệu HSĐC. 3.3.2.3.2. Khó khăn Các công cụ thực hiện phức tạp, tốn nhiều thời gian và đòi hỏi kỹ thuật về phần mềm cao. Việc in giấy chứng nhận quyền sử dụng đất còn gặp nhiều khó khăn và phức tạp, không có khuôn mẫu rõ ràng, trải qua nhiều thao tác, làm tốn nhiều thời gian trong việc giải quyết các thủ tục hành chính. Trong quá trình quản lý biến động đất đai thì hệ thống phần mềm này không có khả năng tạo được sổ biến động đất đai, các mẫu sổ do phần mềm xây dựng chưa theo mẫu sổ của thông tư 1990/TT/TCĐC. Khi quản lý thông tin về đất đai, cần phải có sự kết nối giữa ba phần mềm MicroStation – Famis – Caddb với nhau, đây là hạn chế nhất vì thiếu sự thống nhất, việc quản lý phải qua nhiều phần mềm và nhiều công đoạn, tốn thời gian và phức tạp. Chưa có hệ thống sổ sách đầy đủ theo quy định, đồng thời việc tổng hợp các báo cáo, sổ sách còn thực hiện nhiều bằng tay dẫn đến việc thiếu chính xác trong các tài liệu và thời gian xây dựng các tài liệu này khá dài. Chưa có một hệ thống bảo mật tốt. Điều này rất nguy hiểm vì các thông tin đăng ký cấp giấy rất quan trọng, nếu bị vô ý hay cố tình chỉnh sửa nội dung về loại đất, tên chủ hay diện tích cấp giấy, diện tích quy hoạch thì sẽ dẫn đến những hậu quả không lường được. Đây là một trong những nguyên nhân cần khắc phục để nâng cao năng lực quản lý nhà nước về đất đai. 3.4. Kết quả thực hiện công tác quản lý đất đai khi sử dụng phần mềm ViLIS Trên cơ sở triển khai các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý đất đai nhưng vẫn còn nhưng thiếu sót, một số phần mềm chỉ quản lý chuyên về HSĐC hoặc bản đồ nên vẫn còn khó khăn trong việc cập nhật biến động đất đai. Chính vì thế thành phố Cao Lãnh đã sử dụng phần mềm ViLIS trong công tác quản lý thông tin đất đai nhằm hoàn thiện và thống nhất các thông tin đất đai và thông tin bản đồ để tiện sử dụng và quản lý. Phần mềm ViLIS có nhiều ưu điểm hơn các phần mềm khác là có thể cập nhật biến động về bản đồ và HSĐC đồng thời nên rất tiện lợi trong quản lý thông tin. Mọi thông tin biến động đều được cập nhật kịp thời, nhanh chóng. Qua một thời gian sử dụng phần mềm VILIS đã đáp ứng được những yêu cầu của công tác quản lý đất đai, phần mềm ViLIS để chứng tỏ là một công cụ thực sự hiệu quả trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai và tạo ra một môi trường mới, hiện đại cho các hoạt động của công tác quản lý đất đai. 3.4.1. Quy trình quản lý đất đai bằng phần mềm ViLIS: Theo Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh, quy trình thực hiện bằng phần mềm ViLIS hiện nay được thực hiện như sau Phần mềm ViLIS do Bộ Tài nguyên Và Môi trường xây dựng dựa trên cơ sở kế thừa hệ thống quản lý đất đai sẵn có hiện nay của nước ta. Đặc biệt, chức năng kế thừa dữ liệu của hệ thống phần mềm đang sử dụng là Famis – Caddb. Với tính năng như thế, rất phù hợp với điều kiện thực hiện tại thành phố Cao Lãnh. Nên việc triển khai tại thành phố Cao Lãnh hoàn toàn phù hợp và nhanh chóng. Bước đầu, dữ liệu sẽ được thu thập, kiểm tra và chuẩn hóa dữ liệu, hoàn thiện dữ liệu trên hệ thống phần mềm Famis – Caddb. Từ dữ liệu đã được thực hiện, tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm ViLIS thông qua hệ thống Famis – Caddb. Dữ liệu bản đồ được nhập từ phần mềm Famis, dữ liệu thuộc tính được nhập từ phần mềm Caddb. Phần mềm ViLIS sẽ tự động tích hợp dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính để tạo thành một hệ thống quản lý thống nhất. Sau khi đã xây dựng dữ liệu xong, thì công tác quản lý đất đai được tiến hành song song trên hai hệ thống chính: đó là kê khai đăng ký và đăng ký chỉnh lý biến động. Đây là quy trình xây dựng dữ liệu ban đầu, hiện nay dữ liệu đã được xây dựng cơ bản hoàn thành. Nên cần có quy trình mới, rõ ràng, dễ hiểu và đáp ứng công tác quản lý trên phần mềm ViLIS, khai thác tốt những tính năng của phần mềm chưa được sử dụng để đạt hiệu quả nhất. 3.4.2. Kết quả nghiên cứu trên phần mềm ViLIS 3.4.2.1. Xây dựng cơ sở dữ liệu trên phần mềm ViLIS Tại Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh, dữ liệu được xây dựng dựa trên sự kế thừa dữ liệu có sẵn đang được sử dụng trên hệ thống Famis - Caddb. Tuy nhiên, đối với phần mềm ViLIS, ngoài tính năng nhập dữ liệu từ phần mềm khác, còn có thể xây dựng trực tiếp trên phần mềm. 3.4.2.1.1. Thiết lập dữ liệu trực tiếp trên phần mềm ViLIS. Chức năng này thường sử dụng khi hệ thống mới được cài đặt lần đầu hoặc khi người sử dụng cần làm việc trên một đơn vị hành chính chưa có tệp dữ liệu. Chúng ta chỉ thiết lập cơ sở dữ liệu cho cấp Quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Thao tác thiết lập trực tiếp rất đơn giản, chỉ cần đăng nhập vào phần mềm ViLIS. Sau đó, vào Menu và chọn chức năng Tiện ích --> Thiết lập cơ sở dữ liệu. Chọn đơn vị hành chính cấp tỉnh muốn thiết lập CSDL, kích kép chuột tại đơn vị hành chính này danh sách các đơn vị hành chính cấp huyện sẽ xuất hiện, chọn đơn hành chính muốn tạo CSDL. Ví dụ thiết lập cơ sở dữ liệu quản lý cho thành phố Cao Lãnh - tỉnh Đồng Tháp. Hình 3.7: Thiết lập cơ sở dữ liệu trên phần mềm ViLIS 3.4.2.1.2. Thiết lập dữ liệu từ các phần mềm khác. Đây là chức năng đa dạng và hữu ích của phần mềm ViLIS, có thể truy xuất dữ liệu dễ dàng, cập nhật và kế thừa từ việc sử dụng hệ thống phần mềm trước đây là MicroStation - Famis – Caddb. Đặc biệt là dữ liệu bản đồ đã sử dụng và có biến động trong thời gian qua, cần phải được cập nhật, kế thừa lại để góp phần giảm bớt thời gian và công sức đầu tư khôi phục dữ liệu đang sử dụng. 3.4.2.1.2.1. Chuyển đổi dữ liệu bản đồ sang ViLIS. Sau khi đã chuẩn hoá từng tờ bản đồ, tiến hành chuyển dữ liệu sang ViLIS. Việc chuyển đổi này sẽ được thực hiện hết số bản đồ trong một foder (tất cả bản đồ của một đơn vị hành chính xã, phường). Khi thực hiện chuyển đổi tên BĐĐC phải có dạng dc*.dgn với * là số thứ tự tờ bản đồ, ví dụ dc1, dc2, dc3 . . . Thực hiện chuyển đổi dữ liệu, từ giao diện của Famis --> Cơ sở dữ liệu bản đồ --> Nhập số liệu --> Xuất bản đồ --> Export --> Vilis (Shape). Hình 3.8: Bản đồ sau khi chuyển đổi qua ViLIS 3.4.2.1.2.2. Chuyển đổi dữ liệu thuộc tính sang ViLIS Nhập dữ liệu thuộc tính từ FAMIS Do tính năng đa dạng, nên việc nhập dữ liệu thuộc tính từ phần mềm Famis là đơn giản, vào Tiện ích --> chọn Nhập dữ liệu từ Famis, màn hình giao diện nhập dữ liệu từ Famis xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.9: chuyển dữ liệu từ FAMIS 3.4.2.1.2.3. Nhập dữ liệu thuộc tính từ phần mềm CADDB Đây là chức năng rất có ý nghĩa khi CSDL của các địa phương đã được lưu trữ và chuẩn hoá trên hệ thống phần mềm chuẩn của Tổng cục Địa chính (FAMIS - CADDB). Chức năng này sẽ phân tích dữ liệu trên CADDB và thực hiện việc chuyển toàn bộ dữ liệu trên CADDB vào liệu của phần mềm này. Thao tác: Chọn Tiện ích --> Nhập dữ liệu từ CADDB, màn hình nhập dữ liệu từ CADDB xuất hiện: 1 Hình 3.10: Chuyển dữ liệu từ CADDB 3.4.2.2. Quá trình kê khai đăng ký ban đầu. Nội dung đăng ký đất đai của phần mềm ViLIS được xây dựng dựa trên nền tảng thủ tục về kê khai đăng ký, lập HSĐC và cấp GCNQSDĐ tại nghị định 181/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2004 về thi hành luật đất đai, thông tư số 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ đại chính và quyết định số 08/2006/QĐ-BTNMT ngày 21/07/2007 về GCNQSDĐ. Việc đăng ký quyền sử dụng đất được cập nhật từ Đơn xin cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Mẫu số 04/ĐK thông tư 29/2004/BTNMT). Sau khi đăng ký quyền sử dụng đất, các cán bộ văn phòng sẽ kiểm tra và tiến hành nhập thông tin để cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 3.4.2.2.1. Cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Phần mềm ViLIS phục vụ tốt công tác đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho những người sử dụng đất đã đủ điều kiện cấp GCNQSDĐ. Giao diện của việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đơn giản, dễ hiểu, chỉ cần nhập các thông tin cần thiết như tên chủ sử dụng, số hiệu bản đồ, số tờ bản đồ. Số vào sổ, ngày cấp . . . thì đã hoàn thiện được cấp giấy. Trong phần giao diện “cấp giấy chứng nhận” ta có thể lựa chọn hình thức cấp giấy chứng nhận, hình thức cấp giấy chứng nhận cho tổ chức, tổ chức nước ngoài, liên doanh hay hộ gia đình cá nhân. Nếu chủ sử dụng có nhiều thửa, có thể cấp một hoặc nhiều giấy chứng nhận với các số khác nhau của các thửa khác nhau. Để cấp và in ra giấy chứng nhận, người dùng phải dựa vào cơ sở pháp lý của việc cấp giấy (số công văn, quyết định về việc cấp giấy) và mỗi thửa phải có giấy chứng nhận, để xác định tính pháp lý của thửa đất. Trình tự thực hiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất trên phần mềm ViLIS có ba bước sau: - Chọn chủ sử dụng cần cấp GCNQSDĐ: chọn chủ sử dụng (đủ các điều kiện cấp giấy). - Đăng ký số GCNQSDĐ: chọn Đăng ký số GCN. - In GCNQSDĐ: chọn In giấy chứng nhận 3.4.2.2.2. Tạo và in bộ sổ hồ sơ địa chính Đây là chức năng hữu ích, giải quyết được công việc thủ công xuyên suốt nhiều năm qua. Trước đây, việc tạo và quản lý các sổ HSĐC chỉ được thực hiện bằng việc viết tay, tốn nhiều công sức và thời gian. Khi có ViLIS thì công việc này trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác hơn. Nhóm chức năng này thực hiện việc tạo và in ra bộ HSĐC bao gồm: sổ địa chính, sổ mục kê, sổ cấp giấy chứng nhận, sổ theo dõi biến động. 3.4.2.2.2.1. Lập sổ địa chính Sổ địa chính là một tài liệu lưu trữ thông tin đăng ký sử dụng đất của các chủ sử dụng đất trong đơn vị hành chính. Sổ địa chính có một số đặc điểm cơ bản sau đây: - Sổ địa chính được in và đóng theo quyển được đánh số theo thứ tự từ 1,2,3, . . . mỗi quyển gồm 200 trang. - Sổ địa chính có thể in ra theo từng khu dân cư, ấp , xóm. - Sổ địa chính in riêng cho từng loại đối tượng sử dụng. - Mỗi một chủ sử dụng cần lưu số quyển và số trang. - In ra sổ địa chính theo mẫu số 1: ban hành theo quyết định số 499/QĐ/ĐC ngày 27/07/1995 của Tổng cụ Địa chính (nay là Bộ Tài Nguyên và Môi Trường), sổ có thể xem trên màn hình máy tính hoặc in ra máy in. - Các thông tin về chủ sử dụng thông thường được in ra trên một trang, tuy nhiên có thể có danh sách các thửa của chủ sử dụng cần nhiều hơn một trang để in ra. Giao diện lập sổ địa chính (hình 3.13), cho phép ta có thể xác định đối tượng sử dụng để tạo sổ địa chính: hộ gia đình cá nhân, các tổ chức hoặc Uỷ ban nhân dân xã. Khi xác định các đối tượng thì phần mềm sẽ nạp toàn bộ dữ liệu của đối tượng được chọn này để lập sổ địa chính và thực hiện các chức năng: gán số quyển, số trang, trang bắt đầu tạo sổ địa chính, … Chức năng tạo sổ địa chính còn có thể cho phép ta in ra toàn bộ danh sách các chủ sử dụng đất hay có thể in ra các chủ sử dụng đất được chọn tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng. Ngoài ra giao diện trên có thể tạo trang bìa sổ địa chính, tạo trang mục lục để dễ dàng cho việc tra cứu, tìm kiếm những thông tin về chủ sử dụng đất được nhanh chóng và tiết kiệm được nhiều thời gian. 3.4.2.2.2.2. Tạo sổ mục kê. Nhằm liệt kê toàn bộ các thửa đất trong phạm vi hành chính mỗi xã, phường, thị trấn về các nội dung: Tên chủ sử dụng, diện tích, loại đất, . . . để đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu. Sổ mục kê được lập trên phần mềm ViLIS theo những nguyên tắc sau đây: - Sổ được lập từ BĐĐC và các tài liệu điều tra đo đạc đã hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và xử lý các trường hợp vi phạm chính sách pháp luật đất đai. - Sổ lập theo thứ tự từng tờ BĐĐC, từng thửa của mỗi tờ bản đồ, mỗi thửa đất liệt kê một dòng trên trang nội dung chính cửa sổ. - Sổ lập cho từng xã, phường, thị trấn, theo địa giới đã xác định do cán bộ địa chính xã chịu trách nhiệm. Sổ phải được UBND xã xác nhận, Sở Tài Nguyên và Môi Trường duyệt mới có giá trị pháp lý. - Sổ được lập thành ba bộ: bộ gốc lưu tại sở Tài Nguyên và Môi Trường, một bộ lưu tại phòng Tài Nguyên và Môi Trường, một bộ lưu tại UBND xã, do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý. - Điều kiện cần thiết để có thể tạo sổ địa chính bằng phần mềm ViLIS: nhất thiết hệ thống phải có dữ liệu về thửa đất của xã đang được chọn làm việc và các thửa đất phải được đăng ký (không có đăng ký thì phải ở dạng chủ sử dụng là UBND xã, loại đối tượng là chưa giao sử dụng). Trong phần chức năng tạo sổ mục kê: chương trình sẽ tự động cập nhật danh sách của các chủ sử dụng đất trong cơ sở dữ liệu. Từ đây ta có thể xem và in ra sổ mục kê tiện cho việc tra cứu và lưu trữ. Ngoài ra chương trình còn có chức năng hỗ trợ tạo trang bìa, tạo mục lục cho sổ mục kê, tên trang bìa của đơn vị hành chính phần mềm sẽ tự động cập nhật đơn vị hành chính từ cơ sở dữ liệu, hay có thể xuất toàn bộ dữ liệu này qua Excel để tiện cho việc tra cứu và chỉnh sửa. 3.4.2.2.2.3. Lập sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất Sổ được lập để cơ quan địa chính thuộc Uỷ ban nhân dân cấp có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo dõi, quản lý quá trình cấp giấy chứng nhận tại cơ quan. Lập sổ cấp giấy chứng nhận bao gồm các nguyên tắc sau đây: - Sở Tài Nguyên và Môi Trường chịu trách nhiệm lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh; Phòng Tài Nguyên và Môi Trường lập và giữ sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các đối tượng thuộc thẩm quyền cấp giấy chứng nhận của Uỷ ban nhân dân cấp huyện. - Cơ quan địa chính cấp huyện lập sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo phạm vi hành chính cấp xã, phường, thị trấn, Phòng Tài Nguyên và Môi Trường lập sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất theo phạm vi từng huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. - Thứ tự vào sổ liên tiếp theo thứ tự giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp. Ghi hết nội dung của mỗi giấy chứng nhận để cách 3 dòng rồi mới ghi cho giấy chứng nhận tiếp theo. Điều kiện để chương trình có thể thực hiện được là : đơn vị hành chính làm việc phải có chủ sử dụng đã được cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Chức năng tạo sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất: có thể lựa chọn các đơn vị hành chính cần tạo sổ cấp giấy chứng nhận (nếu đơn vị tạo sổ là địa chính huyện thì sổ cấp giấy chứng nhận sẽ được tạo theo đơn vị hành chính xã đang làm việc, nếu đơn vị tạo là địa chính tỉnh thì sổ cấp giấy chứng nhận sẽ được tạo theo đơn vị hành chính huyện đang làm việc). Ngoài ra còn có thể xác lập ngày cấp giấy vào sổ cấp giấy chứng nhận, hay có thể xem và in ra sổ cấp giấy chứng nhận và chương trình còn có chức năng tạo trang bìa, tạo phụ lục cho sổ theo quy định của Bộ để tiện cho việc tra cứu và lưu trữ. 3.4.2.2.2.4. Sổ theo dõi biến động đất đai. Sổ theo dõi biến động đất đai là sổ được lập ở cấp xã để ghi những trường hợp đăng ký biến động về sử dụng đất đai được chỉnh lý trên sổ địa chính. Nguyên tắc lập sổ theo dõi biến động đất đai: - Sổ được lập ngay sau khi kết thúc đăng ký đất đai ban đầu. - Việc lập được thực hiện trên cơ sở kết quả của việc đăng ký biến động đất đai đã được thực hiện, vào sổ địa chính và chỉnh lý BĐĐC. - Sổ lập cho từng xã, mỗi xã lập một bộ lưu tại UBND xã, do cán bộ địa chính xã lập và quản lý. Nội dung sổ theo dõi biến động đất đai bao gồm các thông tin: - Họ tên và địa chỉ của người đăng ký biến động. - Thời điểm đăng ký biến động, ghi chính xác đến phút. - Mã thửa của thửa đất có biến động hoặc mã thửa của thửa đất mới tạo thành. - Nội dung đăng ký biến động ghi vào sổ đối với từng trường hợp được thực hiện theo hướng dẫn thông tư 09/2007/BTNMT. Chức năng lập sổ theo dõi biến động đất đai có thể theo dõi được quá trình biến động của một thửa đất vào thời điểm xảy ra biến động và cách thức biến động. Sau khi biến động ta có thể nhập nội dung biến động về đất đai vào sổ theo dõi biến động này để có thể dễ dàng quản lý được các quá trình biến động về đất đai. 3.4.2.3. Quá trình đăng ký biến động đất đai. Trong công tác quản lý đất đai sau khi HSĐC được xây dựng việc tiến hành cập nhật biến động đất đai cần được diễn ra thường xuyên. Trước đây những biến động đất đai chỉ được ghi nhận trong HSĐC mà không được cập nhật trên BĐĐC nên không đồng bộ giữa HSĐC và BĐĐC. Để giải quyết vấn đề đầy đủ về các biến động vào HSĐC, phần mềm ViLIS đã đưa ra quy trình quản lý biến động đất đai. Quy trình cập nhật biến động đất đai trên ViLIS được thực hiện mềm dẻo phù hợp với công tác đo đạc trên thực tế và cung cấp công cụ cập nhật dữ liệu, đồng thời trên cả BĐĐC và HSĐC. 3.4.2.3.1. Xử lý biến động hồ sơ. Những nội dung đăng ký biến động: chuyển đổi; chuyển nhượng; cho thuê; thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất; thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất .v.v. Chức năng lập danh sách công khai cho phép chọn lọc kết quả của các chủ sử dụng đất đã đăng ký trong đợt đăng ký cấp giấy chứng nhận. Đây là chức năng hỗ trợ đắc lực cho công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. 3.4.2.3.1.1. Chuyển đổi quyền sử dụng đất. Chuyển đổi quyền sử dụng đất là chức năng thực hiện việc chuyển đổi quyền sử dụng của các thửa đất giữa hai chủ sử dụng với nhau trong cùng một xã, phường, thị trấn. Trong trường hợp này là thực hiện giữa hai người đổi đất cho nhau. Giao diện thực hiện việc chuyển quyền sử dụng đất như (hình 3.15): Từ giao diện thực hiện việc chuyển đổi quyền sử dụng đất ta chỉ cần biết số quản lý của hai chủ sử dụng đất của các thửa đất muốn chuyển đổi cho nhau là ta có thể thực hiện được quá trình chuyển đổi quyền sử dụng đất. 3.4.2.3.1.2. Chuyển nhượng. Là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất chuyển giao đất và chuyển quyền sử dụng đất cho bên nhận chuyển nhượng, còn bên nhận chuyển nhượng trả tiền cho bên chuyển nhượng theo quy định của pháp luật. Chức năng chuyển nhượng quyền sử dụng đất là việc thực hiện chuyển nhượng quyền sử dụng đất của một chủ sử dụng này cho một chủ sử dụng khác. Hình 3.16: Giao diện chuyển nhượng quyền sử dụng đất Giao diện thực hiện chuyển nhượng chỉ cần biết số quản lý của chủ sử dụng có thửa muốn chuyển và số quản lý của chủ sử dụng được chuyển nhượng có lưu trong cơ sở dữ liệu thì chương trình sẽ tự động cập nhật và thực hiện chuyển nhượng quyền sử dụng đất của các bên. 3.4.2.3.1.3. Thuê đất và kết thúc cho thuê. - Thuê đất: Thực hiện việc cho thuê quyền sử dụng đất của một chủ sử dụng này cho chủ sử dụng khác. Biểu mẫu thực hiện việc cho thuê đất hiện ra như (hình 3.17): Hình 3.17: Giao diện biểu mẫu cho thuê đất Trong phần chức năng xác định việc cho thuê đất, chỉ cần biết số quản lý của chủ sử dụng có thửa đất muốn cho thuê và số quản lý của chủ sử dụng đất muốn thuê thì chương trình sẽ tự động cập nhật đầy đủ các thông tin về chủ sử dụng đất và thực hiện việc cho thuê. Kết thúc cho thuê: Thực hiện việc kết thúc cho thuê quyền sử dụng đất của các thửa cho thuê đất đã hết hạn cho thuê. Từ cửa sổ chấm dứt cho thuê liệt kê tất cả các thửa đất đã cho thuê. Sau đó chọn thửa muốn kết thúc cho thuê trong danh sách các thửa đất đã cho thuê. Hình 3.18:Giao diện xác định chấm dứt cho thuê. Trong giao diện thực hiện việc chấm dứt cho thuê lại cho phép liệt kê toàn bộ danh sách của các thửa đất đã cho thuê lại quyền sử dụng đất. Từ đây có thể lựa chọn thửa muốn kết thúc cho thuê lại trong danh sách các thửa đất đã cho thuê lại. 3.4.2.3.1.4. Thế chấp và kết thúc thuế chấp. Thế chấp: Thực hiện việc thế chấp quyền sử dụng đất của một chủ sử dụng này cho một chủ sử dụng khác. Trong giao diện thế chấp chỉ cần xác định số quản lý của chủ sử dụng có thửa đất muốn thế chấp và số quản lý của chủ sử dụng đi thế chấp thì chương trình sẽ tự động thực hiện. Hình 3.19: Giao diện thực hiện việc thế chấp quyền sử dụng đất Kết thúc thế chấp: thực hiện việc kết thúc thế chấp quyền sử dụng đất. Sau khi thực hiện thế chấp xong, khi tiến hành ta sẽ xóa thế chấp. Hình 3.20: Giao diện thực hiện việc xoá thế chấp quyền sử dụng đất 3.4.2.3.1.5. Thừa kế Thừa kế quyền sử dụng đất là thực hiện việc chuyển quyền sử dụng đất của người chết sang cho người thừa kế theo đúng quy định của pháp luật. Thực hiện việc thừa kế quyền sử dụng đất, giao diện thực hiện thừa kế xuất hiện như (hình 3.21). Hình 3.21: Giao diện thực hiện việc thừa kế quyền sử dụng đất. 3.4.2.3.1.6. Cho, tặng quyền sử dụng đất. Là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên tặng cho giao đất và giao quyền sử dụng đất cho bên được tặng cho, bên được tặng cho đồng ý nhận theo quy định của pháp luật (luật Dân sự và luật đất đai). Giao diện thực hiện việc cho tặng quyền sử dụng đất hiện ra như (hình 3.22): Nhập vào số quản lý của chủ sử dụng có thửa đất muốn tặng cho và số quản lý của chủ sử dụng được tặng cho, chương trình sẽ tìm kiếm hai chủ sử dụng đất này và thực hiện chức năng cho tặng quyền sử dụng đất. Hình 3.22: Giao diện thực hiện việc cho tặng quyền sử dụng đất Từ giao diện cho tặng quyền sử dụng đất có thể chọn diện tích hoặc số phần trăm diện tích của thửa đất muốn cho tặng, và chương trình còn có chức năng cho phép gộp thửa đất được cho tặng đó vào một thửa đất khác trên bản đồ (nếu thửa đất đó giáp ranh nhau trên bản đồ). 3.4.2.3.2. Các chức năng biến động bản đồ. 3.4.2.3.2.1. Tách thửa. Tách thửa đất thành từ một thửa thành hai thửa do chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, … một phần thửa đất. Màn hình tách thửa sẽ hiện ra như (hình 3.23). Từ hộp thoại chia tách thửa có thể cho phép hiển thị độ dài cạnh, số hiệu các thửa lân cận, thực hiện lân cận trên sơ đồ thửa đất bằng cách đánh dấu các mục lựa chọn ở trên giao diện chia thửa, để có thể tiện cho việc thực hiện chia tách thửa. Hình 3.23: Giao diện trước khi chia thửa Thực hiện tách thửa theo quy trình tách thửa: Sau khi có kết quả đo đạc thực tế ngoài thực địa hoặc theo yêu cầu của chủ sử dụng đất xác định các điểm cần tách nằm trên cạnh nào của thửa đất, khoảng cách từ điểm đó đến đỉnh thửa là bao nhiêu. Nếu đường tách thửa không phải là một đường thẳng thì chúng ta cần xác định các điểm cần thêm bằng cách tính điểm giao hội. Khi chọn được các điểm trên đường chia giao diện chia tách thửa có thể cho phép xem thử thửa đất vừa chia trên giao diện chia thửa (hình 3.24). Ngoài ra còn có thể hiệu chỉnh diện tích các thửa sau khi chia. Sau khi chia tách thửa từ một thửa thành hai thửa nhỏ, chương trình sẽ tự động xác định diện tích của các thửa vừa chia và tự động gán số hiệu thửa. Tuy nhiên, chức năng chia tách thửa chỉ thao tác trên cơ sở dữ liệu và trên bản đồ không cho phép ta xuất ra dữ liệu. Hình 3.24: Giao diện sau khi chia thửa 3.4.2.3.2.2. Gộp thửa. Thực hiện việc gộp hai thửa thành một thửa đất theo yêu cầu của người sử dụng đất. Giao diện gộp thửa xuất hiện như hình dưới đây: Hình 3.25: Giao diện bản đồ và sổ sách khi gộp thửa Màn hình gộp thửa thể hiện thông tin giữa hai thửa cần gộp, sau khi hai thửa đất này gộp thành một thửa mới thì ta xác lập chủ sử dụng cho thửa, ta chỉ có thể chọn một trong hai chủ sử dụng cũ để làm chủ sử dụng mới cho thửa đất vừa gộp này. Ngoài ra trên giao diện này ta có thể xem thử hình dạng của hai thửa đất cần gộp trên bản đồ, trong chức năng gộp thửa không hỗ trợ chức năng tìm kiếm nên gặp trở ngại khi thực hiện và phần hạn chế trong chức năng gộp thửa là chỉ cho phép gộp hai thửa thành một thửa, không cho phép gộp từ 3 thửa trở lên. 3.4.2.3.2.3. Thống kê biến động: Thống kê xem số lượng các loại biến động theo từng thời kỳ. Hình 3.26: Giao diện thống kê biến động Chương trình sẽ thống kê số lượng các biến động có trong khoảng thời gian từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc theo từng loại biến động, tuỳ theo yêu cầu của người sử dụng mà thống kê trong khoảng thời gian nào. Nếu không nhập ngày bắt đầu thì chương trình sẽ thống kê tất cả các biến động kể từ trước đến ngày kết thúc. Nếu không nhập ngày kết thúc thì chương trình sẽ thống kê đến thời điểm hiện tại, nếu không nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc thì chương trình sẽ thống kê toàn bộ các biến động từ trước đến nay . 3.4.1. Hiệu quả sử dụng của phần mềm ViLIS tại thành phố Cao Lãnh. Qua công tác quản lý đất đai bằng phần mềm ViLIS đã đạt những hiệu quả bước đầu. Đặc biệt là công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký biến động đất đai như: tách thửa, gộp thửa, chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, chuyển mục đích . . . được giải quyết nhanh chóng, thời gian được rút lại nhiều, giúp các cán bộ giải quyết dễ dàng và hiệu quả trong công việc vì đây là phần mềm tiếng Việt, dễ hiểu, giao diện thân thiện. Bảng 3.4 Thống kê giải quyết hồ sơ bằng phần mềm ViLIS từ năm 2004 - 2008 Năm Số lượng hồ sơ giải quyết Số lượng hồ sơ tồn đọng 2004 2241 325 2005 2078 290 2006 1536 206 2007 1856 236 2008 1956 216 (Nguồn: Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh). Quá trình giải quyết hồ sơ đất đai được thể hiện qua bảng 3.4. Trong các năm từ 2004 – 2008, số lượng hồ sơ tồn đọng đã giảm nhiều, việc giải quyết hồ sơ đất đai đạt từ 87.3 - 90.1 %. Chiếm tỷ lệ rất cao và giải quyết hiệu quả công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho người dân. Dữ liệu được cập nhật chặt chẽ, thống nhất về biến động bản đồ, biến động HSĐC. Qua một thời gian sử dụng phần mềm ViLIS đã đáp ứng được những yêu cầu của công tác quản lý đất đai, phần mềm ViLIS để chứng tỏ là một công cụ thực sự hiệu quả trong quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai và tạo ra một môi trường mới, hiện đại cho các hoạt động của công tác quản lý đất đai. Hình 3.27: Kết quả thực hiện bằng phần mềm ViLIS qua các năm. 3.5. Đánh giá, so sánh quy trình trước và sau khi sử dụng phần mềm ViLIS. 3.5.1. Đánh giá việc sử dụng phần mềm ViLIS tại thành phố Cao Lãnh. Qua công tác tìm hiểu, điều tra việc sử dụng phần mềm ViLIS tại thành phố Cao Lãnh cho thấy phần mềm ViLIS đang được sử dụng rất tốt tại thành phố Cao Lãnh. Hiện tất cả các lĩnh vực trong văn phòng đều ứng dụng ViLIS trong việc quản lý thông tin đất đai. Hình 3.28: Đánh giá việc sử dụng phần mềm ViLIS tai thành phố Cao Lãnh. Qua sơ đồ cho thấy phần mềm ViLIS đã đáp ứng được nhu cầu sử dụng của cán bộ tại Văn phòng, phần mềm ViLIS đã phục vụ tốt cho công tác quản lý đất đai tại địa phương. Mọi người đều cho rằng phần mềm ViLIS với giao diện Tiếng Việt và luôn gần gũi với chuyên môn nên rất dễ sử dụng. Tại thành phố Cao Lãnh đã tạo nên một quy trình làm việc hiệu quả trên phần mềm ViLIS. 3.5.2. So sánh quy trình làm việc trước và sau khi sử dụng phần mềm ViLIS tại thành phố Cao Lãnh. Quy trình làm việc trước khi sử dụng phần mềm ViLIS Quy trình làm việc trên phần mềm ViLIS Thủ công MicroStation – Famis - Caddb Ưu điểm: - Không cần cán bộ có trình độ chuyên tin học. - Chi phí đầu tư thấp. Khuyết điểm - Thời gian thực hiện rất chậm - Cần nhiều cán bộ quản lý. - Việc cập nhật thông tin biến động bản đồ khó khăn. - Khó khăn trong công tác quản lý. Ưu điểm: - Xây dựng được cơ sở dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính. - Tạo các HSĐC như: Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, Trích lục, Giấy chứng nhận . . . - Hỗ trợ công tác tra cứu, thanh tra, quản lý sử dụng đất, in GCNQSDĐ, thống kê đất đai . . . Khuyết điểm -Các công cụ thực hiện phức tạp, tốn nhiều thời gian và đòi hỏi kỹ thuật về phần mềm cao. - Chưa tạo được sổ biến động đất đai, và các mẫu sổ khác theo đúng quy định. - Chưa có một hệ thống bảo mật tốt. - Cần phải liên kết các phần mềm với nhau, thiếu sự thống nhất, giải quyết công việc phải trải qua nhiều công đoạn, tốn thời gian và phức tạp. Ưu điểm: - Giao diện thân thiện với người sử dụng, đặc biệt đới với cán bộ địa chính cấp cơ sở, các thanh công cụ được bổ sung tạo cho người sử dụng có thể tiếp thu nhanh chóng và dễ dàng với hệ thống. - Các công cụ tìm kiếm được hoàn chỉnh, đa tiêu chí, được xây dựng nhiều dạng rất thông minh khi tra cứu, mềm dẽo khi thao tác. - Tính bảo mật cơ sở dữ liệu cao. - Khả năng xử lý nhanh, mạnh, tiết kiệm được thời gian. - Chương trình phân ra nhiều nhóm chức năng rất thuận tiện cho việc truy xuất, cập nhật thông tin nhanh chóng. - Toàn bộ thông tin về đất đai: BĐĐC, HSĐC, … đều được ViLIS quản lý trong một cơ sở dữ liệu duy nhất. - Phần mềm có khả năng liên kết chặt chẽ với phần mềm Famis-Caddb trong xây dựng và quản lý BĐĐC số. - Các phần mềm xử lý bản đồ thường yêu cầu máy tính có cấu hình cao. Tuy nhiên, phần mềm ViLIS được thiết kê để các máy tính ở địa phương với cấu hình thấp có thể vận hành được. Đây là một ưu điểm cho phép triển khai ViLIS trên diện rộng. - Các bước thực hiện việc xử lý trên phần mềm theo một cách trình tự cụ thể, có hệ thống, .v.v. Từ đó giúp cho người sử dụng nâng cao trình độ chuyên môn. Khuyết điểm - Chi phí để hoàn thiện cơ sở dữ liệu và phần mềm rất cao. - Phần mềm ViLIS không phải là phần mềm đo vẽ và xử lý các số liệu đo vẽ ngoại nghiệp để thành lập BĐĐC số. - Khả năng thao tác trên cơ sở dữ liệu thì tương đối tốt, nhưng khả năng đo vẽ, thành lập bản đồ thì chưa thực hiện được, còn phải phụ thuộc vào các phần mềm khác. 3.6. Đánh giá và đưa ra quy trình thực hiện bằng phần mềm ViLIS mới: Đăng ký cấp giấy chứng nhận Tạo và in bộ sổ hồ sơ địa chính Thống kê đất đai, … Đăng ký biến động: tách thửa, gộp thửa, chuyển nhượng, …. Tra cứu biến động Thông tin lịch sử biến động của thửa Quản lý biến động thửa. Hệ thống kê khai đăng ký ban đầu Hệ thống đăng ký và quản lý biến động đất đai Nhập thông tin trực tiếp từ phần mềm ViLIS Tích hợp cơ sở dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính Tiến hành quản lý, khai thác và lưu trữ Hình 3.29 : Quy trình quản lý đất đai bằng phần mềm ViLIS mới Trong quá trình xử lý các hồ sơ địa chính tại Văn phòng, đặc biệt đối với các cán bộ kỹ thuật, cần có một quy trình làm việc cụ thể trên phần mềm ViLIS. Hiện tại, đã có quy trình đang thực hiện (hình 3.6), tuy nhiên đây chỉ là quy trình bước đầu xây dựng phần mềm ViLIS, chỉ đưa ra quá trình xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin đất đai, chưa nêu ra cụ thể các chức năng thực hiện. Do đó, yêu cầu đặt ra là cần có một quy trình mới hiệu quả, cụ thể, dễ hiểu, đáp ứng tốt công tác quản lý đất đai trên phần mềm ViLIS. Được sự giúp đỡ của cô chú, anh chị tại Văn phòng ĐKQSDĐ thành phố Cao Lãnh, chúng tôi đã thống nhất đưa ra quy trình xử lý bằng phần mềm ViLIS mới (hình 3.29). Quy trình được xây dựng trên cơ sở kế thừa và phát triển từ quy trình cũ. Do đặc thù về điều kiện và phương pháp quản lý, nên dữ liệu ban đầu được cập nhật từ hệ thống Famis – Caddb. Sau quá trình tích hợp và hoàn thiện dữ liệu, phương pháp quản lý trên quy trình mới sẽ được thực hiện thống nhất trên một phần mềm, không cần phải cập nhật từ hệ thống phần mềm khác. Các thông tin thửa đất đăng ký mới hoặc chưa có chủ sử dụng muốn cập nhật, thì chỉ cần nhập trực tiếp trên phần mềm ViLIS. Việc nhập các thông tin trực tiếp trên phần mềm ViLIS sẽ rút ngắn thời gian, công sức, tiện sử dụng và tiện quản lý. Phần mềm ViLIS sẽ tự động tích hợp dữ liệu bản đồ và dữ liệu thuộc tính, tạo ra cơ sở làm việc trên 2 hệ thống chính: v Hệ thống kê khai đăng ký ban đầu: Trên hệ thống này, sẽ thực hiện được các việc thực hiện đăng ký quyền sử dụng đất được thực hiện trực tiếp, hiệu quả. Bên cạnh, việc lập và in bộ sổ hồ sơ địa chính cũng được thực hiện. Đây là chức năng hiệu quả và phá vỡ được công đoạn xử lý bằng thủ công mà từ trước tới giờ tồn tại xuyên suốt trong nhiều năm qua. Công tác thống kê đất đai hàng tháng, hàng quý, hàng năm được thực hiệu hiệu quả, chỉ cần nhập các ngày, tháng, năm, muốn thống kê phần mềm sẽ tự động cho ra danh sách. Giúp cho cán bộ quản lý rút được thời gian và công sức rất nhiều, công việc thống kê trở nên dễ dàng và chính xác hơn. v Hệ thống đăng ký và quản lý biến động đất đai: Quá trình thực hiện chỉnh lý biến động diễn ra rất phức tạp, với nhiều loại hồ sơ khác nhau. Việc xử lý trên quy trình phải được thực thi một cách có trình tự và thống nhất, với các nội dụng đăng ký các biến động như: tách thửa, gộp thửa, chuyển nhượng… Mặt khác, công tác tra cứu biến động, thông tin lịch sử biến động của thửa, quản lý biến động thửa cũng được thực hiện. Việc áp dụng quy trình mới để giải quyết các hồ sơ địa chính trên phần mềm ViLIS được thực hiện, sẽ giúp cho cán bộ Văn phòng biết trình tự xử lý, đặc biệt là giúp cho thủ trưởng cơ quan quản lý và bảo mật tốt dữ liệu đất đai. Đây là quy trình mới, sẽ mang lại một hướng làm việc mới, tận dụng tối ưu những khả năng mà phần mềm ViLIS mang lại, và sẽ hiệu quả trong công tác quản lý đất đai tại thành phố Cao Lãnh. CHƯƠNG 4 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1. Kết luận. Trong những năm qua, công tác quản lý đất đai tại thành phố Cao Lãnh đang được chú trọng mạnh mẽ. Việc triển khai các phần mềm hỗ trợ ngày càng rộng rãi và hoàn thiện, đặc biệt, từ khi có sự hỗ trợ của phần mềm ViLIS thì công tác quản lý đất đai được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo đúng quy trình và phục vụ tốt cho yêu cầu của người dân. Quy trình làm việc bằng phần mềm ViLIS đã hỗ trợ rất tốt công tác tra cứu, quản lý sử dụng đất, in GCNQSDĐ, thống kê đất đai . . . Thể hiện qua việc giải quyết hồ sơ đạt từ 79.4% (2000) đến 90.1% (2008) đã đạt được những chính sách chủ trương của Đảng về cải cách hành chính trong lĩnh vực đất đai. Phần mềm cung cấp nhiều chức năng rất hữu ích, thực hiện được toàn bộ các công việc trong công tác quản lý đất đai thao tác trên HSĐC và BĐĐC. ViLIS cung cấp nhiều chức năng tra cứu phong phú, xử lý nhanh và đạt hiệu quả cao. Phần mềm ViLIS có khả năng phân quyền cho người sử dụng và tính bảo mật cơ sở dữ liệu rất cao, tránh sự xâm nhập sử dụng bất hợp pháp gây ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu của hệ thống. Qua công tác quản lý đất đai bằng phần mềm ViLIS đã đạt những hiệu quả bước đầu. Đặc biệt là công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký biến động đất đai như: tách thửa, gộp thửa, chuyển đổi, chuyển nhượng, thừa kế, chuyển mục đích . . . được giải quyết nhanh chóng, thời gian được rút lại nhiều, giúp các cán bộ giải quyết dễ dàng và hiệu quả trong công việc vì đây là phần mềm tiếng Việt, dễ hiểu, giao diện thân thiện. Hiện tại, quy trình cũ chỉ là bước đầu xây dựng cơ sơ dữ liệu đất đai, nên qua quá trình nghiên cứu và thảo luận đã thống nhất đưa ra quy trình mới. Quy trình mới đáp ứng được công tác quản lý đất đai, dễ hiểu, cụ thể và hiệu quả. Sẽ mang lại một hướng làm việc mới, tận dụng tối ưu những khả năng mà phần mềm ViLIS mang lại. Quy trình mới đáp ứng được công tác quản đất đai, dễ hiểu, rõ ràng, khai thác tốt các chức năng mà phần mềm ViLIS mang lại. Quy trình này có thể áp dụng để quản lý thông tin đất đai cho tất cả các địa phương trên toàn tỉnh Đồng Tháp. Tóm lại, việc ứng dụng phần mềm ViLIS tại thành phố Cao Lãnh là hết sức cần thiết nhằm từng bước tiến tới tự động hoá một số công đoạn trong việc quản lý dữ liệu đất đai, góp phần nâng cao công tác quản lý HSĐC tại thành phố Cao Lãnh. Đáp ứng được nhu cầu của công tác quản lý nhà nước về đất đai của các cấp, nhằm khai thác, sử dụng, quản lý tài nguyên đất đai một cách hợp lý, đạt hiệu quả kinh tế cao. Tiến đến hiện đại hóa công tác quản lý đất đai nhằm khai thác tốt và quản lý tốt tài nguyên vô giá đất đai. 4.2. Kiến nghị. Đây là bước đầu ứng dụng phần mềm ViLIS để quản lý đất đai tại thành phố Cao Lãnh, nên vẫn còn một số trở ngại trong quá trình sử dụng, cần có nhiều thời gian để có thể nghiên cứu, tìm hiểu, thống nhất làm việc theo quy trình mới sao cho hiệu quả nhất. Với sự biện động của đất đai hiện nay, phần mềm phải luôn luôn được cập nhật và nâng cấp để có thể đáp ứng được theo yêu cầu phát triển của xã hội, phục vụ tốt cho công tác quản lý đất đai. Nên tập huấn, triển khai ở các cấp hành chính từ tỉnh đến xã, đầu tư trang thiết bị công nghệ GIS cho một số ngành chức năng trong huyện, xã. Cần có chế độ ưu tiên đối với cán bộ địa chính, nhất là cán bộ huyện, xã trong việc đào tạo sử dụng phần mềm. Cần đầu tư trang thiết bị, máy móc, phần mềm ứng dụng …, cần đầu tư đúng mức để đem lại hiệu quả công việc cao hơn. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh cần mạnh dạn đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác quản lý đất đai, đồng thời đưa ra kế hoạch và ban hành hệ thống phần mềm thống nhất sử dụng phần mềm VilIS để đảm bảo tính thống nhất của cơ sở dữ liệu các cấp. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Báo cáo tổng kết năm của Phòng Nông nghiệp và Địa chính thị xã Cao Lãnh từ năm 1999 – 2004. 2. Báo cáo tổng kết năm của Văn phòng đăng ký Quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh từ năm 2005 – 2008. 3. Bộ Tài Nguyên và Môi Trường (2003), Hướng dãn sử dụng hệ thống kê khai đăng ký lập hồ sơ địa chính. 4. Bộ Tài Nguyên và Môi Trường (2003), Hệ thống đăng ký và quản lý biến động đất đai. 5. Bộ Tài Nguyên và Môi Trường (2006), Hướng dẫn sử dụng phần mềm tích hợp đo vẽ và thành lập BĐĐC. 6. Bộ Tài Nguyên và Môi Trường (2007), Giải pháp phần mềm ViLIS cho công tác quản lý đất đai – Tài liệu giới thiệu phần mềm hệ thống thông tin đất đai, Hà Nội. 7. Bộ Tài Nguyên và Môi Trường (2007), Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm ViLIS. 8. Công văn 1945/2007/BTNMT-ĐKTKĐĐ ngày 24 tháng 5 năm 2007 của Bộ Tài nguyên và Môi trường về thống nhất sử dụng phần mềm Vilis trên các tỉnh thành. 9. Luật Đất Đai 2003 (2006), NXB Chính Trị Quốc Gia Hà Nội. 10. Phạm Phương Lan (2009), Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đất đai, xây dựng tại một số quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh - Bản tin cải cách nền hành chính Nhà nước, Bộ Nội Vụ. 11. Lê Minh (2000), Xây dựng mô hình cơ sở dữ liệu đất đai cấp tỉnh, Trung tâm Viễn thám – Bộ Tài Nguyên và Môi trường. 12. Lê Quang Trí (2001), Giáo trình Quy hoạch sử dụng đất đai, Đại học Cần Thơ. 13. Nghị định số 181/2004/NĐ-CP ngày 29 tháng 10 năm 2004 về thi hành Luật Đất đai. 14. Quyết định số: 1372/2005/QĐ-UBND ngày 07/10/2005 của Ủy ban nhân dân thị xã cao lãnh về việc thành lập Văn phòng Đăng ký Quyền sử dụng đất thành phố Cao Lãnh. 15. Quyết định số 08/2006/QĐ-BTNMT ngày 21/07/2007 về giấy chứng nhận Quyền sử dụng đất. 16. Quyết định số 221/2007/QĐ-BTNMT ngày 14 tháng 02 năm 2007 về việc thống nhất phần mềm hệ thống thông tin đất đai (ViLIS) trên toàn quốc. 17. Sổ địa chính thành phố Cao Lãnh, 2005. Kế hoạch và hướng dẫn công tác chỉnh lý biến động đất đai trên hồ sơ địa chính. 18. Tài liệu danh sách sổ và bản đồ tại Cao Lãnh. 19. Tổng Cục Địa chính (2000), Hướng dẫn sử dụng phần mềm MicroStation. 20. Thông Tư 1990/TT-TCÐC ngày 30 tháng 11 năm 2001 của Tổng cục Ðịa chính về Hướng dẫn đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và cấp GCNQSDĐ. 21. Thông tư số 29/2004/TT-BTNMT ngày 01/11/2004 về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ điạ chính. 22. Thông tư 09/2007/TT-BTNMT ngày 02/08/2007 về việc hướng dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ điạ chính. 23. Trần Văn Hùng, Trương Chí Quang (2006), Giáo trình môn học hệ thống quản lý thông tin đất đai (LIM - LIS), khoa Nông nghiệp và Sinh Học Ứng Dụng, Trường Đại học Cần Thơ. 24. Trung tâm Công Nghệ Thông Tin Địa Lý (2007), Đất đai điện tử - một phần trong chính phủ điện tử tại Hàn Quốc, Thành phố Hồ Chí Minh. 25. Trung tâm cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin (2003), Hệ thống quản lý biến động đất đai. 26. Trung tâm cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin (2003), Hệ thống kê khai đăng ký. 27. Vụ đăng ký và thống kê đất đai (2007), Chương trình hợp tác Việt Nam – Thụy Điển: Tăng cường năng lực quản lý Đất đai và Môi trường (SEMLA): Tài liệu đào tạo đăng ký đất đai.