Các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giải quyết đơn thư của công dân tại Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội TP. Hồ Chí Minh

am mưu tổng hợp, Công tác hành chính, tổ chức, Công tác quản trị, tài vụ. Cả ba mảng công tác đều có thể ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết các công việc đề ra rất có hiệu quả. So với trước khi có máy tính điện tử và ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức thực hiện công việc, khối lượng sổ sách quản lý, giấy tờ rất nhiều xử lý chậm và khó khăn, sai sót. Khi áp dụng sẽ làm công việc đơn giản hơn, chính xác hơn: Công tác tham mưu tổng hợp: ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực công tác này có nhiều thuận lợi và phù hợp. Việc ứng dụng sẽ nâng cao hiệu quả trong việc theo dõi các chương trình công tác, sắp xếp lịch làm việc (bằng các phần mềm nhắc nhở, theo dõi công việc, chẳng hạn như Microsoft Project Manager,…), nhanh chóng thu thập và xử lý thông tin tham mưu cho lãnh đạo một cách chính xác, thường xuyên, theo dõi được hệ thống thông tin, dễ dàng trong theo dõi diễn biến thông tin, quá trình diễn biến của các luồng thông tin (bằng Internet, các phần mềm tìm kiếm, các website nghiệp vụ, hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành,...); Triển khai nhanh chóng các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng do đó hiệu quả được tăng cường do quy trình triển khai nhanh chóng và khoa học. Thực hiện việc nghiên cứu các vấn đề một cách có hệ thống và khoa học do việc tổ chức truy cập nhanh nhất các thông tin liên quan chỉ có thể dùng máy vi tính và các phần mềm hỗ trợ. Công tác hành chính, tổ chức: đây cũng là mảng công tác ứng dụng công nghệ thông tin mang lại hiệu quả do tính phù hợp ứng dụng đối với lĩnh vực này. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính, tổ chức bảo đảm quản lý chặt chẽ công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ; bảo đảm hệ thống văn bản ban hành đáp ứng đầy đủ yếu cầu về thể thức và các yêu cầu về văn bản theo quy định của Nhà nước một cách thống nhất (sử dụng các biểu mẫu văn bản, tiết kiệm được chi phí phát hành và thời gian triển khai). Lưu trữ thông tin bằng phương pháp số hóa sẽ là cách hiệu quả nhất, phục vụ nhanh nhất nhu cầu tìm kiếm thông tin và các thông tin liên quan để xử lý công việc. Công tác quản trị, tài vụ: ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này cũng được thực hiện nhưng chỉ một phần do tính chất đặc thù của nội dung công việc. Chủ yếu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản trị, tài vụ là sử dụng máy vi tính và các phần mềm để quản lý các phương tiện, cơ sở vật chất kỹ thuật có khoa học, để dễ dàng kiểm tra, kiểm soát tài sản công, ngân sách,... hạn chế tình trạng thất thoát. Công nghệ thông tin là giải pháp hỗ trợ đắc lực cho công tác giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân vì để giải quyết một vấn đề khiếu nại, tố cáo của công dân cần tập trung thông tin đầu vào, đầu ra, xử lý thông tin với lượng rất lớn mà điều này chỉ có máy vi tính và các giải pháp phần mềm máy tính – là hai bộ phận của công nghệ thông tin – mới có thể đáp ứng xử lý lượng lớn thông tin một cách hiệu quả, chính xác, kịp thời nhất. Trong báo cáo thực tập này, xin đề cập tập trung việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hai mảng công tác thực hiện chức năng tham mưu: Công tác tham mưu tổng hợp, công tác hành chính tổ chức. Trong đó sẽ tập trung nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ, công tác xử lý thông tin để tham mưu cho lãnh đạo để tìm ra các hạn chế đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ứng dụng. Chương II:TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP. HỒ CHÍ MINH HOẠT ĐỘNG GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI TỐ CÁO CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH Quy trình tiếp nhận và xử lý đơn: Công tác tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo được thực hiện chủ yếu theo các bước cơ bản sau: - Đơn thư khiếu nại tố cáo có thể được gửi từ nhiều nguồn khác nhau như: từ bưu điện, báo chí, đơn do nhân dân gửi trực tiếp cho đại biểu tại các buổi tiếp công dân, tiếp xúc cử tri của đại biểu, từ đại biểu Quốc hội chuyển, từ các cơ quan chức năng có thẩm quyền… - Trường hợp đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi cho Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội hoặc gửi cho các đại biểu thuộc Đoàn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh: cán bộ tổ tiếp nhận và xử lý đơn thư sẽ vào sổ tiếp nhận đơn thư bưu điện, xem kỹ đơn và các tài liệu liên quan, rà soát tiến trình giải quyết; lưu vào sổ tiếp nhận đơn thư: họ và tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ liên lạc của người khiếu nại, tố cáo; nơi phát sinh vụ việc. + Nếu người khiếu nại, tố cáo cung cấp đầy đủ các tài liệu, chứng cứ liên quan thì sẽ tổng hợp nội dung trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét, cho ý kiến giải quyết. Trình tự, thủ tục thụ lý giải quyết theo quy định, thời hạn giải quyết là 10 ngày, kể từ ngày nhận đơn. Sau khi có ý kiến về việc chuyển đơn giải quyết của Lãnh đạo Văn phòng, cán bộ tiếp nhận và xử lý đơn sẽ thực hiện chuyển đơn đến cơ quan có thẩm quyền theo Luật định. Đồng thời sẽ có văn bản trả lời, thông báo đến người dân được biết về hướng xem xét, giải quyết. + Nếu đơn thư thuộc các trường hợp sau: đã hết thời hiệu khiếu nại, thời hạn giải quyết khiếu nại tiếp đã hết; quyết định hành chính, hành vi hành chính bị khiếu nại không liên quan trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khiếu nại, tố cáo; người khiếu nại, tố cáo không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ mà không có người đại diện hợp pháp, người đại diện không hợp pháp; Việc khiếu nại đã có quyết định giải quyết khiếu nại lần hai; Việc khiếu nại đã được Tòa án thụ lý để giải quyết hoặc đã có bản án, quyết định của Tòa án thì không thụ lý đơn thư. Đồng thời tổ tiếp nhận và xử lý đơn thư sẽ có tờ trình Lãnh đạo Văn phòng xem xét “Xếp đơn” (không thụ lý) đối với các đơn thư thuộc trường hợp trên (Mẫu ở phần Phụ lục). - Trường hợp đơn thư khiếu nại, tố cáo gửi trực tiếp đến Trưởng, Phó Đoàn Đại biểu Quốc hội: tiến hành tương tự trường hợp đơn đề gửi Văn phòng hoặc đại biểu Quốc hội, riêng cấp có thẩm quyền cho ý kiến giải quyết là Trưởng, Phó Đoàn đại biểu Quốc hội . - Sau khi nhận được Quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu của cơ quan chức năng cán bộ tổ tiếp nhận và xử lý đơn thư có nhiệm vụ lưu văn bản để tiếp tục theo dõi, sau đó theo yêu cầu của Đại biểu Quốc hội sẽ gửi cho người khiếu nại, người bị khiếu nại, người có quyền, lợi ích liên quan. - Đối với đơn khiếu nại, tố cáo, nội dung tài liệu, chứng cứ được người khiếu nại, tố cáo cung cấp bổ sung (theo yêu cầu của Đại biểu Quốc hội hoặc từ các buổi tiếp công dân) thì chuyên viên tổ tiếp công dân và xử lý đơn thư phải ghi vào Sổ liên hệ của công dân, có chữ ký của người tiếp nhận và người cung cấp. ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO ĐỀ XUẤT “XẾP ĐƠN” (Không thụ lý) Chuyên viên Tổ tiếp công dân - Bóc bì, vào sổ theo dõi đơn thư bưu điện - Kiểm tra nội dung đơn, các tài liệu gửi kèm. Đơn không hợp lệ Đơn hợp lệ DỰ THẢO NỘI DUNG CHUYỂN CƠ QUAN, CÁ NHÂN, TỔ CHỨC Đơn gửi Thường trực Đoàn Đơn gửi Văn phòng, các đại biểu TRÌNH LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG KÝ TRÌNH THƯỜNG TRỰC ĐOÀN KÝ PHÁT HÀNH Vào sổ lưu văn bản đi; Đăng ký số và ngày tháng năm ban hành cho văn bản Chuyển văn thư phát hành CÔNG DÂN (các công văn hướng dẫn, trả lời, báo tin) CƠ QUAN, TỔ CHỨC (các phiếu chuyển, công văn đôn đốc) Mô hình hóa quy trình tiếp nhận và xử lý đơn thư của công dântại Văn phòng Đoàn ĐBQH TP.Hồ Chí Minh Quy trình lưu trữ đơn thư và hồ sơ theo dõi giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân Sau khi được chuyên viên tổ tiếp công dân và xử lý đơn kiểm tra, các đơn hợp lệ theo quy định dự thảo văn bản trình Thường trực Đoàn, lãnh đạo Văn phòng ký ban hành. Các đơn được giải quyết sẽ được gửi kèm theo văn bản này đến các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xem xét giải quyết hoặc gửi trả công dân theo quy định. Tổ tiếp công dân sau khi trình ký và thực hiện các thủ tục văn thư phát hành tiến hành lưu trữ công văn vào hệ thống cơ sở dữ liệu cơ quan. Các bước tiến hành: Bước 1: Sao chụp văn bản, lưu trữ vào thư mục theo loại, số văn bản, nơi nhận; Bước 2: Tạo lập thông tin đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân vào phần mềm quản lý đơn thư với các thông tin về họ tên, địa chi đương sự; nội dung, lĩnh vực khiếu nại tố cáo; nguồn đơn, tình trạng xử lý của văn phòng, ý kiến giải quyết của đại biểu Quốc hội, thường trực Đoàn và lãnh đạo Văn phòng; nơi nhận, tình trạng giải quyết đơn của cơ quan chức năng. Bước 3: Đính kèm file văn bản đã sao chụp ở bước 1 vào thông tin đơn thư khiếu nại tố cáo, nhập các thông tin cơ bản của văn bản vào cơ sở dữ liệu. Bước 4: Kiểm tra lại thông tin đã nhập. Kết thúc quá trình nhập liệu Sao chụp văn bản Kiểm tra, lưu kết quả Đính kèm file, nhập thông tin văn bản Tạo lập thông tin đơn thư mới Khi nhận được văn bản trả lời của cơ quan chức năng, chuyên viên thực hiện cập nhật tình hình xử lý đơn vào phần mềm quản lý đơn thư. Các bước tiến hành: Bước 1: Sao chụp văn bản, lưu trữ vào thư mục theo nơi gửi, số văn bản, vụ việc, đương sự; Bước 2: Truy xuất thông tin đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân trong phần mềm quản lý đơn thư. Bước 3: Cập nhật tình hình xử lý của cơ quan chức năng: Đính kèm file văn bản đã sao chụp ở bước 1 vào phần “văn bản trả lời”; nhập thông tin của văn bản: ngày gửi, số và ký hiệu, người ký, tóm tắt ý kiến giải quyết, trả lời của cơ quan. Bước 4: Kiểm tra lại thông tin đã nhập. Kết thúc quá trình nhập liệu Sao chụp văn bản Kiểm tra, lưu kết quả Đính kèm file, nhập thông tin văn bản Truy xuất dữ liệu đơn thư Đối với các đơn không được thụ lý do Thường trực Đoàn đã có ý kiến không nhận và chuyển đơn; đơn trùng lắp, đơn thư đã chuyển trong thời gian 03 tháng, đơn thư có nội dung không rõ ràng, đơn không đúng quy định của pháp luật như không ký tên, không có địa chỉ v.v…, tổ tiếp công dân sau khi có tờ trình và ý kiến đồng ý của thường trực Đoàn, lãnh đạo Văn phòng tiến hành ghi chú vào sổ theo dõi đơn thư bưu điện và đưa vào kho lưu trữ. Tình hình tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân tại Văn phòng Tình hình tiếp nhận và xử lý đơn thư trong năm 2008: Biểu đồ: Nguồn đơn tiếp nhận năm 2008 Về công tác tiếp nhận đơn thư: trong năm 2008, Văn phòng tiếp nhận 1909 đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân. Phân tích theo nguồn tiếp nhận, có 1315 đơn thư gửi từ bưu điện; 577 đơn được tiếp nhận trong các buổi tiếp công dân, tiếp xúc cử tri của đại biểu, đơn do công dân gửi trực tiếp cho đại biểu, đại biểu chuyển lại Văn phòng; 17 đơn tồn từ năm 2007. Về công tác xử lý đơn thư: trong năm 2008, Văn phòng đã xử lý 1889 đơn, còn tồn 20 đơn sang năm 2009. Trong số đơn thư được giải quyết, Văn phòng đã chuyển 1217 đơn (tỉ lệ 64.4%). Trong đó, chuyển lần đầu đến cơ quan chức năng: 960 đơn (673 đơn về nhà đất, 194 đơn về lĩnh vực tư pháp, 93 đơn các lĩnh vực khác); chuyển 119 công văn đôn đốc, nhắc nhở đối với các vụ việc đã quá thời hạn giải quyết (tỉ lệ 9.8%) ; 138 công văn hướng dẫn, trả lời đơn của công dân (tỉ lệ 11.3) Bên cạnh đó, Văn phòng cũng trình thường trực Đoàn, lãnh đạo Văn phòng duyệt “xếp đơn” (không thụ lý) đối với 672 đơn (tỉ lệ 35.6%) do trùng lắp 12 vụ việc khiếu nại kéo dài mà Thường trực Đoàn đã có ý kiến không nhận và chuyển đơn; đơn trùng lắp, đơn thư đã chuyển trong thời gian 03 tháng, đơn thư có nội dung không rõ ràng, đơn không đúng quy định của pháp luật như không ký tên, không có địa chỉ v.v… Biểu đồ: Tình hình xử lý đơn thư năm 2008 Số lượng lượng đơn cần xử lý và số lượng phiếu chuyển trong năm 2008 tăng nhiều so với năm 2007, lý do: - Các ĐBQH tăng cường công tác tiếp dân tại trụ sở Đoàn, mỗi buổi tiếp các ĐBQH nhận từ 15-30 đơn thư của công dân ; - Những công dân có đơn khiếu nại nằm trong 20 vụ việc khiếu nại, tố cáo kéo dài hay những công dân đã từng có đơn khiếu nại đến Đoàn ĐBQH trong khóa X, khóa XI quay trở lại khiếu nại với những nội dung mới, tình tiết mới; - Những công dân đã có phiếu chuyển của Đoàn ĐBQH khóa XI nhưng chưa nhận được văn bản phúc đáp của các cơ quan hữu quan nên tiếp tục yêu cầu ĐBQH khóa XII có văn bản đôn đốc giải quyết. Hoặc có những trường hợp đã có văn bản trả lời của cơ quan có thẩm quyền nhưng ngưòi dân không đồng ý nên tiếp tục khiếu nại. Phúc đáp của các cơ quan chức năng: Trong năm 2008, Văn phòng Đoàn ĐBQH Tp.Hồ Chí Minh đã nhận được văn bản phúc đáp các phiếu chuyển đơn thư của Đoàn với 465 văn bản, trong đó có 05 văn bản trả lời các phiếu chuyển của năm 2007, nâng tổng số văn bản trả lời của năm 2007 lên 332/765 văn bản, với tỉ lệ lên 43,4%; 460 văn bản trả lời năm 2008 (đạt tỉ lệ 47.9% khi so sánh với tổng số phiếu chuyển gửi đi là 960) Tổng hợp văn bản phúc đáp trong từng lĩnh vực trong năm 2008 (Nguồn Tổ tiếp công dân và xử lý đơn thư) Lĩnh vực Nhà đất Tư pháp Khác Số lượng 422/673 (62,7%) 32/194 (16,4%) 6/93 (6,4%) Số lượng văn bản trả lời của năm 2008 trên thực tế tăng so với năm 2007. Thời gian các văn bản trả lời trong năm nay cũng nhanh hơn so với năm 2007. Các văn bản trả lời của các cơ quan Trung ương, cấp Thành phố nhanh hơn của các cơ quan quận - huyện và nội dung trả lời cũng cụ thể hơn. Có những phiếu chuyển chỉ mới đi trong vòng hai tuần nhưng đã nhận được trả lời của cơ quan có thẩm quyền. Tuy nhiên, chất lượng nội dung văn bản trả lời của các cơ quan chức năng chưa cao, cụ thể như sau: - Nhiều văn bản trả lời còn chung chung, chưa dứt điểm; - Có những văn bản có nội dung trả lời hứa sẽ giải quyết trong thời gian cụ thể nhưng thực tế vượt quá thời gian trên; có khi văn bản trả lời có nội dung là chuyển cơ quan có thẩm quyền khác xem xét, giải quyết vụ việc. - Cũng có nhiều trường hợp các cơ quan “đùn đẩy trách nhiệm” lẫn nhau: quận chuyển lên Thành phố, Thành phố chuyển lại quận; Tòa án hướng dẫn ngưòi dân gửi đơn đến các cơ quan chính quyền, chính quyền lại chuyển hồ sơ lại cho Tòa án. - Có trường hợp ĐBQH làm phiếu chuyển lần 1 gửi đến cơ quan có thẩm quyền thì chưa nhận được hồi đáp. Khi ĐBQH tiếp tục đôn đốc nhiều lần thì nhận được văn bản trả lời với nội dung: vụ việc đã được giải quyết trước đây, văn bản đã được gửi đến Văn phòng Đoàn ĐBQH THành phố, nay đính kèm để ĐBQH nắm rõ. Nhưng trên thực tế Văn phòng không nhận được văn bản trả lời (nên mới làm đôn đốc) đồng thời trong văn bản phúc đáp sau này của cơ quan có thẩm quyền (khi đã nhận nhiều văn bản đôn đốc) cũng không có đính kèm theo văn bản trả lời theo như nội dung trong văn bản phúc đáp (tình trạng này thường gặp trong văn bản trả lời của quận, thỉnh thoảng cũng xảy ra ở cấp Thành). Tình hình tiếp nhận và xử lý đơn thư khiếu nại-tố cáo trong năm 2009: Về công tác tiếp nhận đơn thư: Trong ba tháng đầu năm 2009, Văn phòng Đoàn ĐBQH TP đã tiếp nhận 493 đơn thư, trong đó gồm: 364 đơn thư do Văn phòng nhận qua đường bưu điện; 95 đơn thư do ĐBQH nhận trong các buổi tiếp dân, tiếp xúc cử tri, người dân gửi trực tiếp; 34 đơn thư tồn của tháng 12 năm 2008. Về công tác xử lý đơn thư: Văn phòng đã xử lý 429 đơn, đến thời điểm xây dựng báo cáo. Trong số đơn thư được giải quyết, Văn phòng đã chuyển 268/429 đơn (tỉ lệ 62.47%). Trong đó, chuyển lần đầu đến cơ quan chức năng: 161 đơn (114 đơn về nhà đất, 38 đơn về lĩnh vực tư pháp, 09 đơn các lĩnh vực khác); chuyển 40 công văn đôn đốc, nhắc nhở đối với các vụ việc đã quá thời hạn giải quyết (tỉ lệ 15%) ; 67 công văn hướng dẫn, trả lời đơn của công dân (tỉ lệ 25%) Bên cạnh đó, Văn phòng cũng trình thường trực Đoàn, lãnh đạo Văn phòng duyệt “xếp đơn” (không thụ lý) đối với 161 đơn (tỉ lệ 37.53%) do trùng lắp 202 vụ việc khiếu nại kéo dài mà Thường trực Đoàn đã có ý kiến không nhận và chuyển đơn; đơn trùng lắp, đơn thư đã chuyển trong thời gian 03 tháng, đơn thư có nội dung không rõ ràng, đơn không đúng quy định của pháp luật như không ký tên, không có địa chỉ v.v… Phúc đáp của các cơ quan có thẩm quyền: Trong quý I năm 2009, Văn phòng Đoàn ĐBQH Tp.Hồ Chí Minh đã nhận được văn bản phúc đáp các phiếu chuyển đơn thư của Đoàn với 120 văn bản, trong đó: 48 văn bản trả lời các phiếu chuyển từ 06 tháng cuối năm 2008: (nâng tổng số VB trả lời của năm 2008 lên 508/960 VB); 72 văn bản trả lời các phiếu chuyển của 3 tháng đầu năm 2009 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC GIẢI QUYẾT ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO CỦA CÔNG DÂN TẠI VĂN PHÒNG ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI TP.HỒ CHÍ MINH Cơ sở pháp lý: Ngay từ thời kỳ chống Mỹ cứu nước, Đảng và Nhà nước đã có chủ trương vận dụng công nghệ - thông tin trong một số lĩnh vực. Bước sang thời kỳ đổi mới, chủ trương ấy đã được nhấn mạnh và cụ thể hoá trong nhiều nghị quyết của Đảng và Chính phủ. Nghị quyết số 26-NQ/TW, ngày 30/3/1991 của Bộ Chính trị về KH&CN trong sự nghiệp đổi mới đã nêu: “Tập trung sức phát triển một số ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử, tin học,...”. Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương (khoá VII) ngày 30/7/1994 xác định: “Ưu tiên ứng dụng và phát triển các công nghệ tiên tiến, như CNTT phục vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”. Nghị quyết Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc lần thứ VIII nhấn mạnh: “Ứng dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốc dân, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất, chất lượng và hiệu quả; hình thành mạng thông tin quốc gia liên kết với một số mạng thông tin quốc tế”...Để thể chế hoá về mặt nhà nước, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 49/CP, ngày 4/8/1993 về “Phát triển CNTT ở Việt Nam trong những năm 90”. Thực hiện các chủ trương của Đảng và Nhà nước, từ những năm 70, CNTT ở nước ta đã được ứng dụng và phát triển, góp phần quan trọng thúc đẩy phát triển KT-XH của đất nước. Nhận thức của toàn xã hội về vai trò và ý nghĩa quan trọng của CNTT đã được nâng lên một bước. Nguồn nhân lực về CNTTT tăng lên đáng kể. Viễn thông đang phát triển nhanh theo hướng hiện đại hoá. Nghị quyết số 07/2000/NQ-CP ngày 5/6/2000 của Chính phủ về xây dựng và phát triển công nghiệp phần mềm giai đoạn 2000 - 2005 đang và sẽ tiếp tục tạo ra môi trường thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước đầu tư, kinh doanh, sản xuất và cung ứng dịch vụ phần mềm. Tuy nhiên, CNTT Việt Nam hiện nay vẫn đang ở tình trạng lạc hậu, phát triển chậm, có nguy cơ tụt hậu xa hơn so với nhiều nước trên thế giới và khu vực. Việc ứng dụng CNTT chưa đáp ứng được yêu cầu của công cuộc CNH, HĐH và yêu cầu về hội nhập khu vực và quốc tế, vai trò động lực và tiềm năng to lớn của CNTT chưa được phát huy mạnh mẽ; việc phát triển nguồn nhân lực CNTT chưa được chuẩn bị kịp thời cả về số lượng và chất lượng, về chuyên môn cũng như về ngoại ngữ, viễn thông và Internet chưa thuận lợi, chưa đáp ứng các yêu cầu về tốc độ, chất lượng và giá cước cho ứng dụng và phát triển CNTT; đầu tư cho CNTT chưa đủ mức cần thiết; quản lý nhà nước về lĩnh vực này vẫn phân tán và chưa hiệu quả, ứng dụng CNTT ở một số nơi còn hình thức, chưa thiết thực và còn lãng phí. Nguyên nhân chủ yếu là do nhận thức của các cấp, các ngành và toàn xã hội về vai trò của CNTT chưa đầy đủ; thực hiện chưa triệt để các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; chưa kết hợp chặt chẽ ứng dụng CNTT với quá trình cơ cấu lại sản xuất, kinh doanh, cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo của Đảng và sự quản lý của Nhà nước; chậm ban hành các chính sách đáp ứng nhu cầu ứng dụng và phát triển CNTT; quản lý nhà nước trong các lĩnh vực máy tính, viễn thông và thông tin điện tử chưa thống nhất, thiếu đồng bộ, chưa tạo được môi trường cạnh tranh lành mạnh cho việc cung ứng dịch vụ viễn thông và Internet, chưa coi đầu tư cho xây dựng hạ tầng thông tin là loại đầu tư xây dựng hạ tầng KT-XH. Nhằm tạo ra bước phát triển và ứng dụng mạnh mẽ hơn công nghệ thông tin trong thời kỳ mới, Bộ Chính trị (khóa VIII) ra “Chỉ thị số 58-CT/TW, ngày 17/10/2000 về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Công nghệ thông tin là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển, cùng với một số ngành công nghệ cao khác đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại. Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo an ninh quốc phòng và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa (CNH, HĐH). Đội ngũ cán bộ, công chức: Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh hiện có 15 cán bộ, công chức, nhân viên; BIỂU DIỄN THEO SỐ LƯỢNG BIỂU DIỄN THEO TỈ LỆ % Nhìn chung, lực lượng cán bộ đã có trình độ cơ bản để sử dụng máy vi tính, các phần mềm thông dụng sử dụng trong công tác văn phòng: sử dụng Internet, Microsoft Office (chủ yếu là Microsoft Word), các phần mềm dùng chung,... nhưng việc sử dụng là chưa thành thạo và chưa tận dụng tối đa chức năng các chương trình, môi trường làm việc trên mạng để hỗ trợ nâng cao hiệu quả cho công việc. Hệ thống cơ sở vật chất Số máy vi tính đang sử dụng tại Văn phòng tỉnh là 12 máy/tổng số 15 cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng; tất cả đều được nối mạng ADSL, các máy phục vụ việc xử lý đơn thư đều được kết nối mạng thông tin nội bộ của Văn phòng. Cấu hình cơ bản của máy vi tính dùng tại văn phòng: Máy có cấu hình thấp nhất: Pentium Celeron, 256 MB RAM, HDD 40BG; Máy có cấu hình cao nhất: Pentium DuoCore, 2GB RAM, HDD 120 GB; Số máy chủ, server (cấu hình, dung lượng), đường truyền: 01 máy, cấu hình Pentium Core 2 Duo T5550, 2GB RAM, HDD 120GB, ADSL Văn phòng cũng đã được trang bị phầm mềm quản lý đơn thư (phối hợp với Trung tâm Thông tin và Truyền số liệu TP.Hồ Chí Minh xây dựng từ năm 2004). Như vậy, việc trang bị thiết bị, cơ sở vật chất tin học cho Văn phòng khá đầy đủ, đảm bảo các điều kiện tốt nhất cho quá trình thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác, yếu tố còn lại phải giải quyết là con người và việc điều hành quản trị hệ thống. Các khâu chủ yếu ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng CNTT trong công tác xử lý đơn thư tại Văn phòng chủ yếu ở các khâu sau: Công tác cập nhật, lưu trữ hồ sơ khiếu nại, tố cáo của công dân; Công tác truy xuất dữ liệu đơn thư của công dân trên phần mềm Quản lý đơn thư khiếu nại tố cáo phục vụ yêu cầu của đại biểu, công dân; công tác thống kê tình hình giải quyết đơn thư. Nhận xét, đánh giá Bước đầu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tại Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh đã đạt những hiệu quả nhất định, việc xử lý thông tin nhanh chóng hơn, nhất là việc tra cứu các văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản của các bộ ngành ban hành đăng tải trên Internet tại website Chính phủ, Công báo điện tử phục vụ cho việc xem xét chuyển đơn thư của nhân dân đến các cơ quan, tổ chức. Cơ sở dữ liệu bước đầu hình thành nhưng chưa hoàn chỉnh, đã phối hợp với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân TP.Hồ Chí Minh thiết lập website tác nghiệp chứa các văn bả, giới thiệu về hoạt động của Đoàn Đại biểu Quốc hội và đại biểu Hội đồng nhân dân, tình hình giải quyết đơn thư; và các thông tin phục vụ lãnh đạo chỉ đạo. Các cơ sở dữ liệu chuyên ngành chưa hoàn chỉnh do đó chưa hiệu quả trong việc thông nhất quản lý. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng chỉ dừng lại ở mức độ ứng dụng đơn thuần: tra cứu tài liệu trên website trung ương và soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản soạn thảo trên máy cá nhân chủ yếu tác nghiệp trên máy cá nhân, mội trường tác nghiệp trên mạng (network) chưa được tận dụng và phát huy hiệu quả; chưa triển khai được việc liên thông cơ sở dữ liệu với UBND, các Sở Ban ngành, UBND các quận huyện; chưa ứng dụng được CNTT trong chức năng của đại biểu, Văn phòng giám sát các cơ quan thực hiện giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân đúng thời hạn và quy định; chưa sử dụng hết những chức năng của phần mền được trang bị (in mẫu biểu, phiếu chuyển, biên nhận) Việc thu thập thông tin cũng còn hạn chế: chủ yếu qua nguồn báo cáo văn bản chưa có sự tham gia đông đảo của người dân trên mạng Internet thông qua website của Đoàn. Công tác lưu trữ, bảo quản tài liệu nhìn chung đã được tin học hóa đáng kể nhưng một số khâu vẫn còn áp dụng theo hình thức thủ công, việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đáng kể. Tuy nhiên, hiệu quả bảo quản, đặc biệt là tra cứu tài liệu tăng cao vì máy tính là công cụ tìm kiếm thông tin nhanh và chính xác gấp nhiều làn so với phương pháp thủ công. Chương 3: NHẬN XÉT – KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẬN XÉT: Tích cực: - Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý, giải quyết công việc đã đem lại nhiều hiệu quả nhất định trong hoạt động của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh. - Đoàn đại biểu Quốc hội đã nghiêm túc thực hiện các văn bản chỉ đạo của Trung ương các vấn đề nghiên cứu, ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh. - Công nghệ thông tin đã phát huy hiệu quả rất tốt trong quản lý luồng thông tin, theo dõi quá trình, tiến độ xử lý công việc; Bước đầu cho cán bộ, công chức thực hiện các thao tác giao tiếp với các công việc chung trên mạng. - Trưởng, Phó Đoàn Đại biểu Quốc hội và lãnh đạo Văn phòng luôn có những chỉ đạo, hướng dẫn kịp thời đối với công tác giải quyết và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo. Tứ đó tổ tiếp công dân và xử lý đơn thư có được những định hướng, kịp thời sửa chữa những thiếu sót trong quá trình giải quyết đơn thư, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng xử lý đơn thư qua từng năm. - Nhận thức về công nghệ thông tin trong Văn phòng đã được chú trọng và phát huy được những ứng dụng thực tế trong quá trình thực hiện giải quyết đơn thư khiếu nại và tố cáo. Qua đó phần nào tiết kiệm được thời gian, chi phí và công sức của đội ngũ cán bộ, công chức. - Tổ tiếp dân và xử lý đơn thư đã có nhiều nỗ lực trong công tác phục vụ ĐBQH trong các buổi tiếp dân bằng cách: tổ có dự thảo danh sách các công dân, nội dung khiếu nại, cung cấp văn bản trả lời của các cơ quan hữu quan cho ĐBQH trước mỗi buổi tiếp tiếp dân. Đồng thời các cán bộ của Tổ tiếp công dân cũng đã chủ động phân công công việc để nắm rõ hơn về mảng công việc mà mỗi người phụ trách, tránh được tình trạng tồn đọng đơn thư. - Việc tổ chủ động trong việc yêu cầu người dân liên lạc đăng ký gặp ĐBQH vào mỗi thứ hai hằng tuần (thay vì ngày thứ sáu như trước đây) và tổ tiếp công dân cũng không nhận đơn thư người dân trực tiếp mà giải thích để người dân gửi đơn qua đường bưu điện hoặc gửi trực tiếp đến ĐBQH, đã phần nào giảm tải số lượng người dân và số lượng người dân đến Văn phòng. Hạn chế - Khó khăn: - Các cán bộ của Tổ tiếp công dân thường xuyên có sự luân chuyển công tác, chưa có sự xuyên suốt trong quá trình xử lý đơn mà văn phòng lại không có những quy chế, quy định cụ thể trong việc tiếp nhận và xử lý đơn thư nên trong cách giải quyết công việc đôi khi còn gặp nhiều lúng túng. - Hầu hết các Đại biểu Quốc hội kiêm nhiệm nhiều chức vụ , hoạt động tại các đơn vị, cơ quan khác nhau, thường xuyên tham gia đi công tác nên trong quá trình xem xét, xử lý đơn thư mất rất nhiều thời gian. Chính vì điều này ảnh hưởng không nhỏ đến thời gian xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo không đúng như quy định. - Phần mềm quản lý – lưu trữ thông tin khiếu nại - tố cáo (cụ thể là phần mềm Cosics) chưa phát huy hết tác dụng nên làm cho việc hợp tác thông tin giữa tổ tiếp công dân với Thư ký trưởng đoàn hoặc việc tìm kiếm thông tin của văn bản của những năm trước đây gặp nhiều khó khăn. Các văn bản khi lưu trữ vào máy thì rất tốt nhưng khi cần xem hoặc in ra thì lại không được. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NÂNG CAO HIỆU QUẢ: Để hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác giải quyết đơn thư tại Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội TP.Hồ Chí Minh, sinh viên thực tập xin có một số kiến nghị và ý kiến như sau: Nhóm giải pháp về chỉ đạo, điều hành: Đối với UBND TP.Hồ Chí Minh: Văn phòng Đoàn ĐBQH là cơ quan hành chính nhà nước tương đương cấp sở thuộc UBND TP.Hồ Chí Minh; đồng thời trong liên hệ công tác, Văn phòng có quan hệ chặt chẽ với các sở ban ngành, các UBND quận huyện, các tổ chức, cơ quan khác trên địa bàn thành phố. Do đó, vai trò của UBND thành phố trong quan tâm, chỉ đạo, tại điều kiện ứng dụng CNTT trong Văn phòng Đoàn ĐBQH TP và cả hệ thống chính quyền TP.Hồ Chí Minh là rất quan trọng. Đối với Thường trực Đoàn ĐBQH, lãnh đạo Văn phòng Đoàn ĐBQH:Sự quan tâm, sâu sát của thường trực Đoàn ĐBQH và lãnh đạo Văn phòng là yếu tố quyết định trong việc triển khai và tổ chức thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong Văn phòng Đoàn ĐBQH nói chung và trong việc giải quyết đơn thư KNTC tại Văn phòng nói riêng. Nhóm giải pháp về quy trình, thủ tục: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN, HỒ SƠ CÔNG VIỆC: Hiện trạng về quy trình xử lý: Quy trình hiện tại: Tất cả các công văn, giấy tờ đến đơn vị đều qua bộ phận văn thư. Văn thư chuyển cho Chánh Văn phòng xem xét, phân công chuyên viên xử lý sau đó trình lãnh đạo đơn vị được phân công phụ trách lĩnh vực liên quan duyệt quyết định. Hồ sơ giải quyết vụ việc luôn được đưa vào lưu trữ một phiên bản. Các quy trình xử lý công việc diễn ra ở Văn phòng đều đang được nghiên cứu, cải cách, xây dựng thành các quy trình chuẩn. Có thể nói rằng quá trình này chỉ mới bắt đầu, đòi hỏi không ít thời gian để hoàn thành cải cách hành chính. Yêu cầu nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý: Phương thức quản lý thủ công, không thể mang lại hiệu quả cao, cho dù có được cải cách. Xã hội phát triển đòi hỏi hoạt động quản lý nhà nước phải xử lý một khối lượng lớn hơn trước, năng động hơn và hiệu quả hơn. Điều này Chỉ có thể có được khi thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin hay nói đúng hơn là chuyển sanh phương thức quản lý hiện đại trong môi trường thông tin số hóa. Quá trình hiện đại hóa quản lý hành chính nhà nước không diễn ra đột biến trong một khoảng thời gian ngắn mà là một quá trình tiếp cận từng bước. Đó chính là quá trình cái cách hành chính theo hướng hiện đại hóa: Xây dựng và thực hiện các quy trình xử lý công việc chuẩn. Quy trình này là trục phát triển các ứng dụng công nghệ thông tin. Việc xây dựng hệ thống tin học hóa quản lý quản lý văn bản, hồ sơ công việc là nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả của hệ thông quản lý nhà nước. Các giải pháp: Xây dựng hệ thông trên nền web, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL (mySQL hoặc SQL Server) để quản lý, tổ chức trên mạng LAN, WAN. Dự kiến kết quả: Quy trình thông tin tin học hóa: Quản lý văn bản đi – đến của văn phòng (các đơn vị quản lày hành chính nhà nước) Quản lý và giám sát quá trình xứ lý công văn từ khâu tiếp nhận, xử lý bởi các chuyên viên trên hệ thống máy tính và các cấp lãnh đạo, kết thúc vụ việc và lưu trữ hồ sơ vụ việc. Quản lý hồ sơ vụ việc, đặc biệt là đối với các vụ việc quan trọng bằng cách tổ chức và cập nhật hệ thống cơ sở dữ liệu hồ sơ công việc thống nhất trong toàn tỉnh. Sản phẩm phần mềm ứng dụng: Phần mềm quản lý hồ sơ công vệc của Chính phủ chuyển giao cho địa phương và được phân tích, thiết kế ứng dụng cho các quy trình cụ thể diễn ra trong điểu kiện riêng của từng đơn vị địa phương. Đây là một hệ thống gồm 30 hệ con (cài đặt trên 30 đơn vị) hoạt động tương đối độc lập. Giai đoạn đâu trao đổi giữa các hệ con này thực hiện bằng kết nối qua kênh điện thoại. Giai đoạn sau qua mạng trục hoặc đường thuê riêng (leased line) và hệ thống trở nên hoàn thiện hơn do khả năng tích hợp dữ liệu và xử lý công việc trên diện rộng một cách trực tiếp. Kế hoạch triển khai, cài đặt: Đây là một bài toán phức tạp, vì vậy đối với TP.HCM phương án triển khai sẽ là làm từ dễ đến khó: Bắt đầu từ Văn phòng UBND TP.HCM, Sở Khoa học Công nghệ, Sở Tài nguyên Môi trường, Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư là những nơi đã có trang bị kỹ thuật và chuẩn bị lực lượng ở mức độ nhất định ứng dụng hệ thống quản lý công văn đi – đến thay thế một phần của công việc Văn thư. Sau đó mở rộng đến các đơn vị khác và nâng dần đến hệ thông quản lý công việc của các chuyên viên trên máy tính và cuối cùng và đưa vào hệ thống quản lý hồ sơ vụ việc trên toàn hệ thống quản lý nhà nước. Khối lượng dữ liệu (số bản ghi hoặc độ lớn dữ liệu theo MB): Tổng số công văn luân chuyển trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước tại TP.Hồ Chí Minh là 147.780. Trong đó công văn đến là 112.960 và công văn đi là 34.820. Riêng tại Văn phòng UBND tỉnh, công văn đến là 18.770 và công văn đi là 11.530. Khối lượng 147.780 văn bản một năm tương đương khoảng gần 20GB. XÂY DỰNG HỆ THỐNG TỔNG HỢP THÔNG TIN BÁO CÁO: Dự kiến kết quả: Về mặt thời gian: Việc ứng dụng hệ thống tổng hợp thông tin báo cáo trên mạng WAN mang lại lợi ích trước tiên là về mặt thời gian. Khi quy định mốc thời gian gửi báo cáo, các báo cáo điện tử sẽ được tập hợp nhanh chóng và đầy đủ, hay hơn hẳn phương pháp truyền thống vừa chậm, vừa rời rạc, kéo dài. Về mặt thông tin: Với khả năng chuẩn hóa thông tin sẽ được triển khai, các báo cáo sẽ được chuẩn hóa cả về nội dung lẫn hình thức. Về nội dung, sự phân định nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc sẽ tạo ra khả năng tự động tổng hợp đối với những nội dung có cấu trúc. Việc này khẳng định tính vượt trội của phướng pháp mới. Về tính kinh tế: Với khả năng hệ thông thông tin tổng hợp báo cáo sẽ thay thế dần hệ thống báo cáo bằng văn bản, tính kinh tế thấy rõ ở lượng giấy, mực cần để in báo cáo, cước phí chuyển báo cáo và các chi phí lao động có liên quan được giảm thiểu. Về khả năng tích hợp: Sự hình thành hệ thống tổng hợp báo cáo và CSDL báo cáo là cơ sở để thực hiện tích hợp thông tin với các nguồn thông tin khác (các CSDL kinh tế xã hội, hạ tầng cơ sở, cán bộ công chức, khiếu nại,...). Về hiệu quả quản lý: Qua tất cả những điều nêu trên, hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước chắc chắn sẽ tăng lên. HỆ THỐNG THƯ TÍN NỘI BỘ: Dự kiến kết quả: Trao đổi thông tin điện tử là một phương thức còn khá mới đối với một bộ phận lớn cán bộ chuyên viên TP.Hồ Chí Minh. Do đó, lúc đầu chưa quen, nhiều người sẽ tỏ ra lúng túng. Tuy nhiên, việc sử dụng hệ thống này dễ dàng khiến họ nhanh chóng làm quen và sử dụng thường xuyên. Đây là một trong những cách giúp phổ cập kiến thức công nghệ thông tin vào toàn bộ lực lượng cán bộ quản lý toàn tỉnh một cách nhanh nhất. Thời gian tìm kiếm thông tin giảm đi, cán bộ chuyên viên làm việc hiệu quả hơn; Khối lượng trao đổi thông tin cao. Hệ thống này sẽ là một hệ thống ứng dụng có chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất. Nguyên tắc tiếp nhận và ban hành văn bản: văn bản đi, văn bản đến phải được tổ chức tiếp nhận và gửi theo cơ chế “một cửa”; tất cả văn bản đi, văn bản đến phải thực hiện đầy đủ các thủ tục theo quy định của pháp luật về công tác văn thư và cập nhật lên mạng LAN của ngành, huyện theo dõi, quản lý và phục vụ cho việc khai thác, sử dụng thông tin được thuận lợi, bao gồm các thông tin sau: - Đối với văn bản đến gửi qua mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh: nhập số văn bản đến, ngày nhận văn bản, tên người có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản đến (thông tin về số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu, ngày ký, người ký văn bản sẽ do phần mềm theo dõi văn bản đi, văn bản đến tự động cập nhật). - Đối với văn bản gửi bằng giấy: nhập thông tin về số, ký hiệu, cơ quan ban hành, trích yếu văn bản, ngày ký văn bản, người ký văn bản, số văn bản đến, ngày nhận và tên người có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản đến. - Đối với các loại hồ sơ trình giải quyết công việc của tổ chức, công dân chuyển thẳng cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý thì cần nhập thêm thông tin về cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý, ngày phải xử lý xong theo quyđịnh của pháp luật. Trình, chuyển giao văn bản đến trên mạng LAN: - Văn bản đđến phải đđược trình kịp thời (đối với văn bản gửi bằng giấy) hoặc truyền đđến đđịa chỉ trên mạng (đối với văn bản gửi qua mạng) cho Lãnh đđạo ngành, huyện hoặc người đđược Lãnh đđạo ngành, huyện phân công phân phối giải quyết văn bản đđến. Văn bản đđến chỉ dấu chỉ các mức đđộ khẩn phải đđược trình hoặc truyền ngay sau khi hoàn thành các thủ tục đđăng ký. - Căn cứ vào nội dung văn bản, người phân phối giải quyết văn bản đến giao cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý nhưng phải qua Phòng Hành chính – Tổ chức, không được giao trực tiếp cho bộ phận, cá nhân chuyên môn. Phòng Hành chính – Tổ chức có trách nhiệm nhập vào mạng LAN tên bộ phận, cá nhân xử lý văn bản đđến, ngày phải xử lý xong theo thời hạn đđược pháp luật quy đđịnh hoặc theo quy đđịnh của ngành, huyện và truyền đđến đđịa chỉ trên mạng (đối với văn bản gửi qua mạng) hoặc chuyển (đối với văn bản bằng giấy) cho cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý. Soạn thảo, trình duyệt văn bản trên mạng LAN: Cán bộ, công chức được giao xử lý có trách nhiệm soạn thảo văn bản giải quyết, chọn lựa hình thức, độ mật, độ khẩn phù hợp theo quy định. Bản thảo phải gửi đến địa chỉ trên mạng cho người cần xin ý kiến; gửi cho Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức thẩm tra về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày trước khi trình người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Người được hỏi ý kiến có trách nhiệm tham gia ý kiến trên bản điện tử (phần mềm tin học cung cấp công cụ cho việc này) và gửi trả lại trên mạng cho người soạn thảo để hoàn chỉnh dự thảo. Cán bộ soạn thảo gửi bản thảo cuối cùng đến địa chỉ trên mạng của người có thẩm quyền ký văn bản. Người có thẩm quyền ký văn bản bổ sung, sữa chữa trực tiếp vào bản dự thảo (nếu cần), sau đó in một bản để ký. Trường hợp bổ sung, sửa chữa nhiều hoặc làm lại thì yêu cầu cán bộ soạn thảo thực hiện (phần mềm tin học có cung cấp công cụ này). Ban hành và gửi văn bản trên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh: Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký được gửi về Phòng Hành chính – Tổ chức (cả bản giấy và tệp (file) văn bản) để làm thủ tục văn thư. Phòng Hành chính – Tổ chức kiểm tra thể thức văn bản lần cuối cùng; nhập thông tin quản lý văn bản đi (số, ký hiệu, trích yếu), người chủ trì soạn thảo, ngày ký, người ký văn bản, ten cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản. Phòng Hành chính – Tổ chức lưu và chuyển phát văn bản đi theo quy định của pháp luật về công tác văn thư; đồng thời gửi đến địa chỉ trên mạng cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản để thông tin nhanh (nếu có địa chỉ trên mạng), sau đó gửi theo đường công văn. Văn bản của ngành, huyện phải gửi đến địa chỉ công của cơ quan nhận văn bản từ địa chỉ công của cơ quan mình. Những văn bản gửi từ những địa chỉ khác của cơ quan gửi văn bản hoặc đến địa chỉ khác của cơ quan nhận văn bản chỉ có giá trị tham khảo, các đơn vị nhận văn bản không có trách nhiệm xử lý hoặc thực hiện. Người được giao quản lý địa chỉ công của cơ quan phải chịu trách nhiệm về việc gửi văn bản của cơ quan trên mạng. Những văn bản chỉ gửi qua mạng máy tính: Văn bản gửi nội bộ cơ quan: giấy mời họp, lịch công tác, các loại báo cáo, công văn, thông báo, văn bản sao lục; Văn bản cấp dưới gửi cấp trên bao gồm: các báo cáo tháng, báo cáo tuần, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất, lịch công tác; Văn bản cấp trên gửi cho cấp dưới bao gồm: văn bản sao lục, giấy mời họp, thông báo, công văn đôn đốc nhắc nhở; Công văn chỉ đạo; Những văn bản gửi cho cơ quan khác để biết. HỆ THỐNG WEBSITE TÁC NGHIỆP: Dự kiến kết quả: Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành tác nghiệp vừa là môi trường giao dịch, tiếp nhận thông tin vừa là “thư viện điện tử” phục vụ tra cứu thông tin cho các cán bộ chuyên viên do đó hiệu quả công việc chắc chắn được nâng cao. Việc cập nhật kết quả xử lý công việc là một biện pháp nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, chuyên viên vì kết quả làm việc trên các khâu đều được thể hiện rõ ràng. Yếu tố này làm thay đổi thói quen làm việc thủ công, hướng tới một thói quen làm việc công nghiệp. Môi trường thông tin ngày càng hoàn thiện này giúp các nhà quản lý có thể thực hiện được những cách làm mới mà trước đây không có khả năng thực hiện như “Giao ban trên mạng”, “Họp chuyên môn qua mạng”,... WEBSITE ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI-ĐẠI BIỂU HĐND: Bổ sung chức năng thông tin tình hình, tiến độ giải quyết đơn thư của công dân vào hệ thống website TP.HCM và website ĐBQH TP. Nhóm giải pháp về nguồn lực: 2.3.1. Về cơ sở vật chất: Bến Tre là một trong các tỉnh khó khăn do đó việc huy động nguồn vốn lớn để đầu tư hoàn thiện một cách hoàn chỉnh các hệ thống máy móc phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng và trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước là tương đối khó khăn do đó, giải pháp lựa chọn là đầu tư cơ bản và nâng cấp phù hợp với sự phát triển. Nhưng cần chú ý vì sự phát triển của công việc hiện naylà rất nhanh song song với sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, nếu đầu tư không lựa chọn và tính toán kỹ sẽ nhanh chóng lạc hậu và việc nâng cấp cũng khó khăn để theo kịp với sự phát triển. Các hệ thống cơ sở vật chất cần lưu ý đầu tư: đường truyền tốc độ cao (công việc liên quan đến quy trình chuyển nhận trên mạng nhiều nên cần bảo đảm điều kiện này); dung lượng bộ nhớ; tốc độ xử lý. Để thực hiện chính phủ điện tử, hành chính điện tử cần có thới gian dài để đầu tư đồng bộ hệ thống cơ sở vật chất từ trung ương đến địa phương đầy đủ và toàn diện. Cũng cần chú ý rằng hiện tại cán bộ, công chức của Văn phòng phải trang bị đầy đủ cho cán bộ, công chức tham mưu xử lý mỗi người 01 máy vi tính thì mới thực hiện được. 2.3.2. Về đội ngũ cán bộ công chức: Phải nâng cao trình độ, khả năng ứng dụng tin học đội ngũ cán bộ, công chức Nhà nước nói chung và lĩnh vực Văn phòng nói riêng. Chú ý việc nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về hiệu quả của ứng dụng tin học, công nghệ thông tin trong giải quyết công tác Văn phòng, hướng đến nền hành chính điện tử, Chính phủ điện tử. - Xác định rõ vị trí, cơ cấu và tiêu chuẩn chức danh, công chức trong từng bộ phận chuyên môn thuộc Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội Thành phố để làm căn cứ tuyển dụng và bố trí sử dụng cán bộ, công chức. - Làm tốt công tác quy hoạch và thực hiện quy hoạch cán bộ, công chức; thông qua việc đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, xác định rõ những người đủ và không đủ tiêu chuẩn. Có chính sách thích hợp đối với những người không đủ tiêu chuẩn phải đưa ra khỏi bộ máy. - Đổi mới chế độ tuyển dụng và quản lý cán bộ, công chức. Tuyển dụng cán bộ, công chức phải căn cứ vào nhu cầu, vị trí, cơ cấu và tiêu chuẩn chức danh cán bộ, công chức. Thông qua việc thi tuyển, sát hạch, kiểm tra để tuyển dụng cán bộ, công chức đủ phẩm chất và năng lực vào làm việc trong bộ máy. Khắc phục tình trạng vào cơ quan rồi mới đưa đi đào tạo và chủ yếu là đào tạo tại chức. - Việc đánh giá, phân loại cán bộ, công chức phải căn cứ vào kết quả thực hiện nhiệm vụ được giao. - Thực hiện việc thi tuyển đối với một số chức danh lãnh đạo gắn với chuyên môn nghiệp vụ trong bộ máy hành chính nhà nước và các đơn vị sự nghiệp. - Đổi mới công tác quản lý biên chế. Đối với Văn phòng: trên cơ sở xây dựng chức danh, tiêu chuẩn, vị trí việc làm và cơ cấu công chức, từng bộ phận chuyên môn cụ thể là các tổ công tác cần rà soát lại đội ngũ công chức, đối chiếu với tiêu chuẩn để bố trí lại cho phù hợp. Tiếp tục thực hiện mạnh chế độ hợp đồng để thực hiện một số loại việc trong cơ quan . - Thực hiện bào đảm hợp lý về tiền lương và các chế độ, chính sách khác đối với đội ngũ cán bộ, công chức. Xây dựng chế độ phụ cấp đối với cán bộ, công chức, bao gồm cả cán bộ, công chức đảng, đoàn thể trong cơ quan. - Đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức. Đổi mới phương thức và nội dung các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức sát với thực tế, hướng vào các vấn đề thiết thực đặt ra từ quá trình thực thi công vụ, nhất là kỹ năng hành chính. Thông qua đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và kỹ năng hành chính bảo đảm tính thống nhất trong hoạt động của cơ quan, nhất là trong giải quyết các yêu cầu của dân, doanh nghiệp. Thực hiện cơ chế đào tạo tiền công vụ và đào tạo, bồi dưỡng trong công vụ định kỳ bắt buộc hằng năm; thực hiện chế độ đào tạo, bồi dưỡng trước khi bổ nhiệm. Coi trọng công tác giáo dục đạo đức và phẩm chất chính trị cho đội ngũ cán bộ, công chức để nâng cao lòng yêu nước và tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ nhân dân . Đó sẽ là nền tảng nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước và chất lượng xử lý công việc đảm bảo hiệu quả nhanh chóng nhất. KẾT LUẬN Thực hiện ứng dụng tin học, công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước, trong đó có xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo là vấn đề khó, khó khăn về cơ sở vất chất, kỹ thuật, các giải pháp ứng dụng cũng như trình độ của cán bộ, quản lý, sử dụng và hơn nữa là việc triển khai chưa mạnh mẽ, thiếu kiên quyết và tính đồng bộ do đó việc triển khai còn nhiều hạn chế và không mang lại hiệu quả như mong muốn. Ứng dụng tin học, công nghệ thông tin trong quản lý, xử lý công việc là xu hướng tất yếu và phổ biến hiện nay do tin học, công nghệ thông tin có những ưu thế trong thời đại thông tin ngày nay. Quản lý hành chính nhà nước với đòi hỏi ngày càng cao do tính chất ngày càng phức tạp trong quản lý các lĩnh vực đời sống xã hội hiện nay. Mặc khác việc xử lý, giải quyết cũng cần nhanh chóng, chính xác, hiệu quả cho phù hợp với tốc độ phát triển mạnh mẽ như hiện nay của nền kinh tế cũng như tất cả các lĩnh vực khác. Ứng dụng tin học, công nghệ thông tin là giải pháp lựa chọn đúng đắn của Đảng và Nhà nước ta trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vấn đề còn lại là việc áp dụng, ứng dụng chọn lựa các giải pháp sao cho phù hợp với yêu cầu, nhanh chóng tiến tới nền hành chính điện tử, quản lý bằng Chính phủ điện tử một cách hiệu quả nhất cho công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước diễn ra nhanh chóng, bền vững. Nâng cao hiệu quả giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trong các cơ quan hành chính nhà nước là đòi hỏi khách quan trong giai đoạn cải cách hành chính hiện nay. Vấn đề còn lại là sự vận dụng linh hoạt các biện pháp sao cho phù hợp từng thời kỳ, thực tiễn hoạt động của cơ quan sẽ là vấn đề then chốt nhằm nâng cao hơn nữa hiệu lực quản lý nhà nước, cũng như hiệu quả xử lý của cơ quan, tăng cường lòng tin của nhân dân đối với Nhà nước và tiến tới xây dựng Pháp chế xã hội chủ nghĩa vững chắc trong hoạt động giải quyết khiếu nại, tố cáo. TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật khiếu nại, tố cáo năm 1998; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật khiếu nại, tố cáo năm 2004; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật khiếu nại, tố cáo số 58/2005QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005 của Quốc hội; Luật khiếu nại, tố cáo ( đã được sửa đổi, bổ sung năm 2004, 2005); Luật Thanh tra; Luật Công nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử; Nghị quyết số 08/2002/QH11 của Quốc hội ban hành quy chế hoạt động của đại biểu Quốc hội và Đoàn đại biểu Quốc hội; Nghị quyết số 228-NQ/UBTVQH10 ngày 15 tháng 11 năm 1999 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội về việc đại biểu Quốc hội tiếp công dân, tiếp nhận, chuyển đơn, đôn đốc, theo dõi việc giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân; Nghị quyết số 416/NQ-UBTVQH11 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội ngày 25 tháng 9 năm 2003 quy định về chức năng nhiệm vụ, tổ chức biên chế của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội; Nghị quyết số 545/2007/NQ-UBTVQH12 của Uỷ ban Thường vụ Quốc hộingày 11 tháng 12 năm 2007 thành lập và quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu, tổ chức của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Nghị định số 53/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 4 năm 2005 quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật khiếu nại, tố cáo và các Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật khiếu nại, tố cáo; Nghị định số 64/2007/NĐ – CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước; Quyết định số 43/2008/QĐ-TTG của thủ tướng chính phủ ngày 24 tháng 03 năm 2008 phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước năm 2008 Quyết định số 48/2009/QĐ-TTG ngày 31 tháng 03 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009 – 2010; Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông ngày 09 tháng 04 năm 2008 ban hành danh mục tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; Quy chế tổ chức và hoạt động cuả Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội Tp.Hồ Chí Minh ban hành kèm theo Quyết định số 59 /QĐ-UB ngày16 tháng 03 năm 2004 của Ủy ban nhân dân TP.Hồ Chí Minh; Quyết định số 132/2006/QĐ-UBND ngày 05 tháng 09 năm 2006 của Ủy ban Nhân dân Thành phố về ban hành Quy định tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết tranh chấp, khiếu nại, tố cáo trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh; Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nước-TS.Lưu Kiếm Thanh, Nhà xuất bản Giáo dục. Giáo trình Luật hành chính của Học viện Hành chính Quốc gia. Giáo trình thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, NXb Công an Nhân dân năm 2007. Một số thuật ngữ hành chính, NXb thế giới, Hà Nội. TS. Nguyễn Khắc Khoa - Học viện Hành chính Quốc gia: Tin học ứng dụng trong Quản lý hành chính, Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội – 2004; Tạ Hữu Ánh: Công tác hành chính – Văn phòng trong cơ quan Nhà nước, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội – 2002; PGS.TS. Đinh Văn Mậu, PGS.TSKH. Nguyễn Văn Thâm, PGS.TS. Võ Kim Sơn – Học viện Hành chính Quốc gia: Tài liệu bồi dưỡng về Quản lý Hành chính Nhà nước (Chương trình chuyên viên chính) – Phần II – Hành chính Nhà nước và Công nghệ hành chính, Nhà xuất bản Giáo dục – 2005; Thông tin, văn bản quy phạm pháp luật trên các Website Đảng Cộng Sản Việt Nam: Website của Chính phủ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam: website của Ban chỉ đạo Cải cách hành chính: và một số Website khác. ›êšœ PHỤ LỤC HÌNH ẢNH MINH HỌA Trụ sở Đoàn-Văn phòng Đoàn ĐBQH TP.Hồ Chí Minh (02 bis Lê Duẩn-Quận 1-TP.HCM) Giao diện Website Đại biểu nhân dân TP.Hồ Chí Minh PHÂN MỀM QUẢN LÝ ĐƠN THƯ KHIẾU NẠI TỐ CÁO Giao diện chương trình: Giao diện cập nhật dữ liệu Giao diện truy vấn tình hình đơn thư Giao diện xuất biên nhận đơn của công dân Giao diện xuất phiếu chuyển đơn Mẫu xuất giấy báo tình hình xử lý đơn cho công dân Giao diện cập nhật thông tin văn bản trả lời Giao diện cập nhật thông tin văn bản chuyển cơ quan chức năng