Các nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 51 7. Các nguyên tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử 7.1. Bảo quản 7.1.1. Bảo toàn sự tồn tại của tài liệu Yêu cầu cơ bản đối với việc bảo quản tài liệu là làm sao tài liệu luôn tồn tại ở tình trạng nguyên vẹn về vật lý, có thể nhận diện và đọc được. Tài liệu điện tử “đọc được” là những tài liệu có thể phục hồi được từ nơi lưu trữ để xử lý bằng một máy tính hay hiển thị đối với con người. Cả sự ổn định về vật lý cũng như sự lạc hậu về công nghệ của các phương tiện mang tin kỹ thuật số đều có thể làm nảy sinh những vấn đề khó khăn trong việc đọc tài liệu. Việc lựa chọn phương tiện để bảo quản cần phải căn cứ những yếu tố sau: - Định dạng (format) vật lý (tức là mật độ bit, mật độ các đường rãnh) kích cỡ (độ lớn) của các ô, kích cỡ (độ lớn) của các khối, các bit bằng nhau, các ký hiệu tệp (file) và các phương tiện nhận diện và xác định vị trí của mỗi tệp được ghi trên một dung lượng phương tiện mang tin cần phải dựa trên và tuân thủ theo các tiêu chuẩn mở. - Công nghệ được sử dụng cần phải cung cấp các phương pháp đủ khả năng để phòng tránh các sai sót trong việc ghi tin trên phương tiện và để phát hiện các sai sót khi đọc. Các phương pháp phát hiện sai sót phải khám phá và báo cáo được về các sai sót ở mức độ bit, hay ít nhất là ở mức độ byte. Các cơ chế báo cáo về các sai sót cần báo cáo được tất cả những sai sót không thể giải quyết được thông qua việc kiểm tra đồng đẳng. - Phương tiện mang tin phải đạt đến độ xâm nhập thị trường sao cho có thể hy vọng rằng các yêu cầu bổ sung và sự hỗ trợ (bao gồm cả các thiết bị để đọc và ghi) vẫn có thể đáp ứng được trong một khoảng thời gian khá dài và điều đó làm cho việc sử dụng phương tiện đó có hiệu quả kinh tế. Hai dấu hiệu quan trọng của sức xâm nhập và tồn tại trên thị trường là (1) sự tồn tại của nhiều nguồn cung ứng khác nhau cả về phương tiện mang tin cũng như phần cứng và phần mềm cần thiết để sử dụng phương tiện đó, và (2) sự tồn tại của một lộ trình chuyển đổi đã được xác định đối với các phiên bản cải tiến của phương tiện đó. - Tuổi thọ thực của phương tiện đó cần phải được xác định rõ. - Sự mẫn cảm đối với các yếu tố như những thay đổi về nhiệt độ và độ ẩm và sự tiếp xúc với các chất độc hại cần phải được xác định rõ. Các phương pháp nhằm hạn chế tới mức thấp nhất hay loại trừ các mối đe doạ từ bên ngoài cũng cần phải có sẵn và có thể với tới được. - Các chi phí mua sắm, sử dụng và bảo trì phương tiện mang tin, các thiết bị và phần mềm để đọc, ghi và lưu trữ phương tiện đó cần phải ở mức hợp lý và Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 52 nếu như các yếu tố khác cuả các phương tiện khác ở mức tương đương thì các chi phí phải ở mức cạnh tranh hơn. - Luôn có sẵn các phương pháp khả thi và tin cậy để phục hồi nội dung tài liệu bị mất do sự xuống cấp tự nhiên của phương tiện mang tin hoặc do các yếu tố bên ngoài. Yếu tố này góp phần nâng cao giá trị của một phương tiện mang tin xét về khía cạnh bảo quản lưu trữ. Tài liệu cần được di trú hay chuyển đổi sang các phương tiện mang tin mới trước khi phương tiện hiện tại bị huỷ hoại hay trở nên lạc hậu. Việc kiểm tra định kỳ các phương tiện bảo quản nhằm phát hiện bất kỳ dấu hiệu xuống cấp/hư hại nào cũng như việc xem xét đánh giá thường xuyên sự phát triển của công nghệ để nhận biết các dấu hiệu lạc hậu là rất cần thiết để quyết định khi nào thì tiến hành di trú/chuyển đổi tài liệu. 7.1.2. Bảo toàn khả năng tiếp cận khai thác tài liệu Những tài liệu có thể tiếp cận khai thác được có thể được lựa chọn trong phạm vi các chiến lược tra tìm phù hợp với cách thức mà cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu đã tổ chức tài liệu và có thể được biểu diễn ở một hình thức xác thực về mặt lịch sử. Việc bảo quản các chữ số nhị phân đã tạo nên một tài liệu điện tử là một điều cần thiết, nhưng sẽ là không đủ. Việc tra tìm tài liệu điện tử đòi hỏi phải chuyển đổi các chữ số nhị phân sang những hình thức mà con người có thể đọc được. Các hoạt động xử lý cần thiết cho việc tra tìm đó sẽ khác nhau tuỳ thuộc vào loại phần cứng và phần mềm mà cơ quan sản sinh ra tài liệu dùng để tạo lập, xử lý và lưu trữ tài liệu. Nếu như công nghệ mà tài liệu lệ thuộc không còn nữa thì tài liệu sẽ không thể tiếp tục tra cứu được nếu như chúng không được chỉnh sửa để thích ứng với những thay đổi về công nghệ. ở đây có 5 phương pháp có thể áp dụng để xem xét, giải quyết vấn đề này. 7.2. Bảo quản công nghệ mà tài liệu phụ thuộc Phương pháp này ngày càng trở nên khó khăn và tốn kém cho việc ứng dụng qua thời gian. Công nghệ sẽ tiếp tục thay đổi mà cái đích thì không thể thấy trước được. Cuối cùng, toàn bộ công nghệ cụ thể mà tài liệu phụ thuộc sẽ trở nên lạc hậu. Việc bảo quản những tài liệu điện tử có thể tiếp cận khai thác được dựa trên công nghệ lạc hậu sẽ đòi hỏi không chỉ việc sửa chữa mà cuối cùng còn là việc sản xuất phần cứng phức tạp vốn đã không thể kiếm được từ các nguồn cung cấp thương mại. Giải pháp này còn đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn ngày càng sâu hơn về công nghệ phần mềm. 7.2.1. Loại bỏ sự phụ thuộc của tài liệu vào một công nghệ cụ thể. Giải pháp này đòi hỏi phải sử dụng công nghệ tiêu chuẩn để tra tìm tài liệu. Giải pháp này đã được sử dụng qua nhiều thập kỷ đối với các loại tài liệu điện tử đơn giản như các tài liệu mang tính tường thuật ở dạng văn bản đơn giản Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 53 và các cơ sở dữ liệu ở dạng các tệp lô gíc độc lập. Phương pháp này có thể là khả thi đối với các loại tài liệu điện tử trong 2 trường hợp sau: - Khi mà các loại tài liệu đó tuân theo các tiêu chuẩn mở, và - Khi phần mềm có sẵn có khả năng biên dịch các dạng thức tệp một cách đáng tin cậy. Việc áp dụng giải pháp này đối với các tài liệu điện tử ở các dạng thức độc quyền sẽ rất tốn kém một khi không có sẵn phần mềm chuyển đổi với một giá cả hợp lý. 7.2.2. Bảo quản phần mềm vận hành Một phương pháp khác để bảo quản những tài liệu điện tử có thể tra tìm được đòi hỏi phải: - Bảo quản phần mềm ứng dụng mà tài liệu lệ thuộc; - Bảo quản hệ điều hành mà trên đó phần mềm ứng dụng chạy; và - Sử dụng phần mềm chuyên dụng để chạy các hệ điều hành lạc hậu “theo sự mô phỏng” với các hệ điều hành hiện tại. Phương pháp này loại trừ được những điều lệ thuộc về phần cứng và bảo đảm được tính xác thực của những tài liệu được tra tìm. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những khó khăn phức tạp. Thứ nhất, phương pháp này cho rằng có thể chạy bất kỳ một hệ điều hành nào trong tương lai với một bộ “kích hoạt”. Tuy vậy, không hề có một sự bảo đảm nào rằng điều đó là có thể. Thứ hai, phần mềm gốc thường cho phép tạo lập và thay đổi tài liệu. Khả năng này sẽ phải bị vô hiệu hoá hoặc việc tiếp cận khai thác của độc giả phải bị hạn chế ở việc sử dụng các bản sao tài liệu và các bản sao sẽ phải được thay thế hay kiểm tra lại sau mỗi lần sử dụng. Thứ ba, khi xét đến sự đa dạng phong phú của phần mềm thì phương pháp này sẽ đòi hỏi những yêu cầu ngày càng cao về kiến thức chuyên môn sâu về phần mềm đã lạc hậu. 7.2.3. Bảo toàn khả năng hiển thị Một phương pháp khác để bảo quản khả năng có thể tiếp cận khai thác được của tài liệu điện tử là sử dụng các thủ pháp kỹ thuật có thể trình diễn tài liệu ở dạng hiển thị ban đầu của chúng đối với người sử dụng. Hiện nay, có bốn kỹ thuật độc lập với phần mềm gốc để xem tài liệu điện tử ở dạng hiển thị ban đầu của chúng: - Bằng phần mềm có mục tiêu đặc biệt được gọi là “trình xem” (viewers); - Thông qua các mã được chuẩn hoá điều khiển việc trình diễn; - Thông qua việc trình diễn các ảnh điện tử của tài liệu; và - Bằng cách bảo quản các sản phẩm in ra từ tài liệu trên giấy hay trên microfilm. 7.2.4. Loại bỏ những điều lệ thuộc không thực sự cần thiết. Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 54 Phương pháp tra tìm cuối cùng đòi hỏi phải loại bỏ bất kỳ sự phụ thuộc nào vào công nghệ cụ thể xem ra không thực sự thiết yếu đối với vấn để bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu. ở đây có 2 dạng phụ thuộc có thể loại bỏ được. Dạng thứ nhất xuất phát từ khả năng làm việc (tính năng) của phần mềm được sử dụng để tạo lập và lưu trữ tài liệu. Những tính năng cho phép bổ sung, xoá hay thay đổi tài liệu cần phải được loại bỏ đối với tài liệu điện tử. Dạng phụ thuộc thứ hai bao gồm các khía cạnh của tài liệu chỉ đơn thuần là những sản phẩm được tạo ra từ công nghệ gốc (ban đầu) và không phải là những đặc tính thiết yếu của tài liệu. Một ví dụ minh chứng về những sản phẩm được tạo ra từ công nghệ là cấu trúc tệp thực thể được sử dụng bởi hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (Database management system - DBMS). Một DBMS ghi các tệp theo cách cho phép tối ưu hoá việc lưu trữ và truy nhập, tra cứu trên một máy tính cụ thể và hệ điều hành đang sử dụng. DBMS cũng có thể ghi cùng những dữ liệu với cùng sự xác định quan niệm và cùng tổ chức trên các tệp thực thể khác nhau và trong các hệ thống máy tính khác nhau. Như vậy, các tệp thực thể là những thứ được tạo ra từ công nghệ. Ngược lại, sự xác định quan niệm và tổ chức của các tệp cũng như chính các dữ liệu là những phần thiết yếu của tài liệu. Việc nhận thức rõ các đặc tính thiết yếu của tài liệu sẽ cho phép những người làm lưu trữ xác định một cách chính xác các yêu cầu đối với việc bảo quản tài liệu thay vì cho rằng phải bảo toàn công nghệ. Thông thường, các đặc tính thiết yếu của tài liệu có thể được bảo toàn một cách độc lập với công nghệ gốc (ban đầu). Trong thực tiễn, nơi bảo quản tài liệu lưu trữ có thể nhận thấy việc sử dụng một số trong những kỹ thuật nói trên là phù hợp. Tuy nhiên, với mục tiêu làm sao tạo điều kiện cho việc tra tìm tài liệu, lưu trữ cần phải lựa chọn và kết hợp các giải pháp kỹ thuật có thể bảo toàn được hình thức lịch sử, nội dung và mối quan hệ của chúng với những tài liệu khác. Khi mà việc duy trì khả năng có thể tiếp cận khai thác đòi hỏi phải thay đổi những đặc tính kỹ thuật của tài liệu điện tử thì những thay đổi như vậy cần giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết để duy trì khả năng tra tìm được và kết quả càng giống với đặc trưng ban đầu (gốc) của tài liệu càng tốt. Bất kỳ thay đổi nào được đưa ra nhằm các mục đích bảo quản tài liệu cần phải được ghi chép lại một cách đầy đủ và chi tiết. 7.3. Bảo toàn khả năng có thể hiểu được Tuy việc tra tìm và trình diễn có ý nghĩa thiết yếu đối với việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhưng chỉ riêng quá trình đó sẽ không thể bảo đảm được việc tài liệu có thể được diễn giải và hiểu một cách đúng đắn. Để hiểu được một tài liệu thì điều bắt buộc không chỉ là biết được nội dung của tài liệu mà còn phải có đủ khả năng liên kết cách thức mà nội dung tài liệu được cấu trúc với việc tạo lập và sử dụng nội dung đó bởi cơ quan sản sinh ra tài liệu. Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 55 Bảo quản một tài liệu có thể hiểu được đòi hỏi phải bảo tồn những thông tin về tài liệu đó. Một số thông tin cần thiết sẽ được tìm thấy trong những seri tài liệu liên quan như tài liệu về hệ thống và các bản hướng dẫn dành cho người sử dụng. Những thông tin đó bao gồm các quy tắc và/hoặc quy ước mà theo đó thông tin được chuyển tải thông qua cấu trúc và vị trí mà con người đã biết hay đã có sẵn đối với máy tính cũng như các quy tắc hay quy ước để diễn giải những thông tin không được lưu trữ hay có sẵn ở dạng ngôn ngữ tự nhiên đầy đủ của thông tin đó. Để hiểu tài liệu một cách đầy đủ đôi khi phải thừa nhận rằng có những thông tin nhất định không có trong tài liệu. Chẳng hạn, những thứ khá phổ biến trong một quá trình công việc như các chính sách và quy trình chi phối quá trình đó thường không được đề cập đến trong những tài liệu đã ghi lại mỗi một giai đoạn của quá trình. Trong khi mà các chính sách có thể là quen thuộc đối với những ai đã tham gia vào quá trình thì người nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải tiếp cận tới những thông tin bối cảnh mô tả lại các chính sách để có thể hiểu được tài liệu. Những thông tin hiện có từ các seri tài liệu liên quan sẽ phải được bổ sung bằng các bản mô tả lưu trữ về nguồn gốc xuất xứ của tài liệu và bối cảnh lịch sử trong đó tài liệu được tạo ra và sử dụng. 7.4. Bảo quản qua các giai đoạn của vòng đời tài liệu Cũng như việc đánh giá tài liệu, việc bảo quản cần được xem xét càng sớm càng tốt trong vòng đời của tài liệu, từ ngay giai đoạn chuẩn bị và các hành động thích hợp tiếp theo cũng phải được tiến hành trong giai đoạn tạo lập và duy trì. 7.4.1. Giai đoạn chuẩn bị Cách tốt nhất là đưa ra các yêu cầu bảo quản đối với tài liệu lưu trữ từ ngay giai đoạn chuẩn bị khi mà một hệ thống quản lý tài liệu đang được thiết kế. Các yêu cầu bảo quản cần phải xuất phát trực tiếp từ việc xác định giá trị tài liệu. Một kế hoạch bảo quản cần phải được thiết lập dựa trên các yêu cầu đó. Bản kế hoạch đó cần vạch rõ làm thế nào để tài liệu được bảo tồn qua thời gian và qua những thay đổi của công nghệ. Khi lập kế hoạch bảo quản cần xác định khi nào phải nắm bắt, ghi lại tài liệu lưu trữ. Điều đó sẽ không nhất thiết là phải ở giai đoạn kết thúc của vòng đời tài liệu. Các hệ thống thời gian thực, cơ động có thể không tạo ra được những tập hợp rời rạc của những tài liệu không còn cần thiết đối với hoạt động hiện hành. Khi mà cùng các đơn vị thông tin được lưu lại được sử dụng trong nhiều dạng tài liệu trong hệ thống thì cùng một đơn vị được lưu có thể là một bộ phận của cả những tài liệu hiện hành cũng như hết hiện hành (chẳng hạn, những thông tin tĩnh xác định một công ty đang thuộc diện kiểm tra của chính phủ có thể được lưu một lần trong một hệ thống quản lý tài liệu nhưng lại được sử dụng Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 56 hay hợp nhất vào các tài liệu của nhiều cuộc kiểm tra). Trong những tình huống như vậy thì việc bổ sung vào thiết kế của hệ thống các quá trình dùng để nhận diện và nắm bắt những tài liệu hoàn chỉnh đã đóng (closed) và chuyển giao chúng sang một hệ thống hay một tiểu hệ thống lưu trữ là một điều cần thiết. Trong trường hợp đó, cùng các đơn vị thông tin có thể được nắm bắt nhiều lần, nhưng mỗi một tập hợp sản phẩm đầu ra tài liệu từ quá trình nắm bắt đó sẽ tạo nên một nguồn tài liệu lưu trữ độc đáo, tài liệu lịch sử tại thời điểm nắm bắt. Việc ghi lại thời điểm nắm bắt tài liệu điện tử cần được xác định dựa vào các tiêu chuẩn đánh giá chứ không phải là các lý do công nghệ. Do việc sao tài liệu điện tử được thực hiện một cách dễ dàng và với chi phí thấp nên tài liệu lưu trữ có thể được nắm bắt ở bất cứ thời điểm nào thích hợp trong vòng đời của chúng. 7.4.2. Giai đoạn tạo lập tài liệu Khi tài liệu lưu trữ được nhận diện và kế hoạch bảo quản được thiết lập ở giai đoạn chuẩn bị thì hoạt động bảo quản trong giai đoạn tạo lập tài liệu đòi hỏi phải giám sát các hoạt động thực tế tạo ra tài liệu nhằm bảo đảm rằng tài liệu được tạo lập ra đúng như dự kiến và chúng có thể có sẵn, tra tìm được và hiểu được trong một thời gian dài. Nhưng nếu như trong giai đoạn chuẩn bị không có sự tham gia của lưu trữ thì lưu trữ cần phải tìm cách để được tham gia vào giai đoạn sớm nhất có thể được trong vòng đời của hệ thống. Việc giải quyết các vấn đề sau khi chúng đã xảy ra chắc chắn là sẽ khó khăn hơn nhiều so với việc phòng ngừa chúng từ trước. Cùng với thời gian, các vấn đề trong công tác bảo quản càng có xu hướng trầm trọng hơn và khó giải quyết hơn. Nếu như khía cạnh bảo quản đã không được xem xét giải quyết ngay từ giai đoạn chuẩn bị thì các nhà lưu trữ cần phải tiến hành phân tích thực tiễn tạo lập tài liệu để xác định có thể bảo toàn được tài liệu lưu trữ hay không và để nhận diện bất kỳ thay đổi nào có thể cải thiện hay tạo điều kiện cho việc bảo quản tài liệu. 7.4.3. Giai đoạn bảo trì Trong giai đoạn bảo trì, các hoạt động giám sát và chỉnh sửa sau đó là rất cần thiết để bảo đảm rằng các quyết định được đưa ra trong giai đoạn chuẩn bị và tạo lập tài liệu được tiếp tục tuân thủ. Trong giai đoạn bảo trì, hệ thống quản lý tài liệu cần được giám sát để nhận biết khi nào thì những thay đổi xảy ra hoặc chắc chắn sẽ xảy ra có thể có tác động đến sự toàn vẹn, khả năng có thể tra tìm và hiểu được của tài liệu qua thời gian. Những thay đổi như vậy có thể xảy ra trong vòng đời tài liệu, trong hệ thống quản lý tài liệu, trong công nghệ hỗ trợ, hoặc trong việc bảo quản hay kiểm soát tài liệu. Trong nhiều trường hợp, tài liệu điện tử được làm ra mà không tính đến các vấn đề lưu trữ trong giai đoạn chuẩn bị hoặc tạo lập tài liệu. Trong những trường hợp như vậy, trong giai đoạn bảo trì, lưu trữ sẽ phải đối mặt với các hệ thống tài liệu điện tử đang tồn tại mà không đáp ứng được một cách đầy đủ Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 57 những yêu cầu của lưu trữ. Việc giải quyết vấn đề bảo quản sau khi tài liệu đã được sản sinh là một thách thức lớn và chắc chắn là rất khó khăn. Trong những trường hợp đó, lưu trữ vẫn cần phải đưa ra những yêu cầu về bảo quản. Các giải pháp sẽ bị hạn chế bởi thiết kế hệ thống hiện hành và bởi những khả năng lựa chọn đã được đưa ra khi thực thi thiết kế đó. Cũng có thể có những trường hợp khi mà hệ thống hiện hành hạn chế khả năng có thể bảo toàn những tài liệu có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được trong những khoảng thời gian dài hoặc làm cho việc bảo quản trở nên vô cùng khó khăn và tốn kém. Trong những trường hợp như vậy, lưu trữ cần phải xác định rõ những khó khăn đó nảy sinh từ những yêu cầu công việc của cơ quan sản sinh ra tài liệu hay chúng là hậu quả của công nghệ được chọn để đáp ứng các yêu cầu công việc. Nếu như khó khăn xuất phát từ công nghệ thì lưu trữ cần phải khuyến nghị cơ quan sản sinh ra tài liệu thay đổi công nghệ đó; nghĩa là, cơ quan cần phải thiết kế lại hệ thống quản lý tài liệu của mình. Cho dù là phương án thiết kế lại nào được thực thi thì cũng phải tránh mọi sự thay đổi về nội dung, bối cảnh hay cấu trúc của những tài liệu hiện có -những thay đổi có thể ảnh hưởng đến tính xác thực của tài liệu. Cho dù lưu trữ có tham gia ngay từ quá trình chuẩn bị xây dựng hệ thống quản lý tài liệu hay không thì cùng với thời gian, lưu trữ cũng sẽ phải đối mặt với những thay đổi trong hệ thống. Cũng như trong trường hợp với vòng đời của toàn bộ hệ thống, lưu trữ nên tham gia vào những thay đổi hệ thống ngay khi cơ hội đầu tiên xuất hiện. Nếu như một thay đổi dự kiến sẽ làm thay đổi một cách đáng kể nội dung, bối cảnh và cấu trúc của những tài liệu hiện có thì việc nắm bắt những tài liệu lưu trữ hiện có như những chứng cứ lịch sử trước khi thay đổi xảy ra là điều cần thiết ngay cả khi thông tin trong những tài liệu đó sẽ được chuyển sang hệ thống được chỉnh sửa.