Các phương pháp phân tích hệ thống quản lý

Các phương pháp phân tích hệ thống quản lý (HTQL) Mục tiêu của nhiệm vụ Phân tích HTQL Môc tiªu cña viÖc "ph©n tÝch"  ë ®©y lµ ®Ó x¸c ®Þnh thµnh phÇn HTTT (hÖ thèng th«ng tin) trong 3 thµnh phÇn hîp thµnh cña c¸i gäi lµ "hÖ thèng qu¶n lý" : Thµnh phÇn §iÒu khiÓn- Thµnh phÇn ChÊp hµnh-vµ HTTT tõ ®ã ®Ó x¸c ®Þnh môc tiªu-néi dung-ph­¬ng ph¸p tin häc hãa, Cã ®­îc "hiÓu biÕt ®ñ" vÒ hÖ thèng qu¶n lý ®ã, ®ñ c¨n cø ®Ó x©y dùng 1  hÖ tin häc (phÇn cøng, phÇn mÒm, CSDL) ®Ó tin häc hãa toµn bé hoÆc tõng phÇn HTQL ®ã. C¸c hiÓu biÕt ®­îc xem lµ ®ñ, theo nghÜa nãi trªn (®ñ c¨n cø ®Ó...), phô thuéc vµo lo¹i h×nh hÖ thèng vµ ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch (PPPT). PPPT ®­îc x¸c lËp b»ng ThÕ giíi quan (Gãc nh×n) & Phu¬ng ph¸p m« h×nh hãa. S¶n phÈm cña nhiÖm vô Ph©n tÝch, do ®ã, bao gåm: 1. Lý thuyết Hệ thống Hệ thống là gì HÖ thèng lµ mét tËp hîp c¸c ®èi t­îng tån t¹i vµ t­¬ng t¸c v× mét môc ®ich chung (trong hÖ thèng mÑ). 1 tËp hîp ®­îc gäi lµ ®èi t­îng (Object) chØ khi: TËp hîp ®ã cã chøc n¨ng chung trong hÖ thèng mÑ (tøc lµ môc ®Ých cña sù tån t¹i cña ®èi t­îng trong hÖ thèng mÑ) Cã 1 ®­êng biªn víi m«i tr­êng (gäi lµ ph¹m vi cña ®èi t­îng). §èi t­îng ®«i khi cßn ®­îc gäi lµ "phÇn tö", "thµnh phÇn" hay lµ "bé phËn".... Các loại hệ thống Cã c¸c lo¹i hÖ thèng sau: -HÖ thèng thùc: Lµ 1 tËp hîp cïng sinh ra v× mét môc ®Ých vµ cïng chÕt ®i (Nh­ lµ c¸c ®èi t­îng trong thÕ giíi thùc). -HÖ thèng ¶o: lµ tËp hîp tån t¹i v× mét chøc n¨ng. Chøc n¨ng chÝnh lµ gãc nh×n ®Ó ph©n biÖt hÖ nä víi hÖ kia, nã Ýt ®em ®Õn th«ng tin vÒ sinh ra vµ chÕ ®i. -HÖ thèng còng cã thÓ ph©n lo¹i theo gãc nh×n "®ãng/ Më": HÖ thèng ®ãng: Lµ hÖ thèng kh«ng cã giao tiÕp víi bªn ngoµi ( lo¹i hÖ thèng nµy chØ tån t¹i trªn lý thuyÕt) HÖ thèng ®ãng cã quan hÖ: Lµ hÖ cã quan hÖ víi bªn ngoµi vµ kiÓm so¸t sù ¶nh h­ëng qua ®Çu vµo vµ ®Çu ra cña HÖ thèng HÖ thèng më: Lµ hÖ chÞu sù t¸c ®éng cña bªn ngoµi vµ nã hoµn toµn kh«ng kiÓm so¸t sù t¸c ®éng nµy. HÖ thèng kiÓm so¸t ph¶n håi : Lµ hÖ thèng chÞu ¶nh h­ëng cña m«i tr­êng bªn ngoµi nh­ng nã kiÓm so¸t ®­îc sù t¸c ®éng nµy vµ chØ thay ®æi ho¹t ®éng cña m×nh khi cÇn thiÕt. -HÖ thèng x· héi còng cã thÓ ph©n lo¹i theo gãc nh×n vÒ chøc n¨ng x· héi: HÖ chØ huy: Lµ hÖ thèng con thùc hiÖn chøc n¨ng phèi hîp hµnh ®éng gi÷a c¸c thµnh phÇn cña hÖ thèng chñ. HÖ thèng chñ bao gåm HÖ chØ huy, HTTT vµ HÖ thèng chÊp hµnh. HÖ chØ huy ho¹t ®éng b»ng kÕ ho¹ch môc tiªu (kÕ ho¹ch chiÕn l­îc). KÕ ho¹ch chiÕn l­îc ®­îc truyÒn ®¹t xuèng cÊp d­íi vµ nhËn th«ng tin ph¶n håi ®Ó ®¸nh gi¸ vµ ®iÒu chØnh môc tiªu chiÕn l­îc khi cÇn. HÖ kiÓm so¸t qu¶n trÞ (Qu¶n lý - Management): Lµ hÖ thèng thùc hiÖn chøc n¨ng duy tr× sù nÒ nÕp, trËt tù th­êng xuyªn. HÖ thèng bao gåm Bé phËn qu¶n trÞ vµ ®èi t­îng qu¶n lý, vÝ dô hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn (®èi t­îng QL lµ s¸ch vë, nhµ ®Ó s¸ch, phßng ®äc; ng­êi ®äc, ng­êi m­în...) , hÖ thèng qu¶n lý bÖnh viÖn v.v      HÖ Qu¶n lý ho¹t ®éng dùa trªn kÕ ho¹ch chi tiÕt (kÕ ho¹ch s¸ch l­îc) ®Ó ®¹t c¸c môc tiªu s¸ch l­îc. HÖ thèng kiÓm so¸t ho¹t ®éng (Control) : Lµ hÖ thèng thùc thi chøc tr¸ch gi¸m s¸t kiÓm tra c¸c ho¹t ®éng ®Ó ®¹t c¸c môc tiªu cô thÓ do bé phËn HÖ thèng xö lý nghiÖp vô (T¸c nghiÖp - Operationnal): Lµ hÖ thèng thùc thi c¸c nghiÖp vô cô thÓ ( VÝ dô bé phËn kÕ to¸n, bé phËn ph©n tÝch, bé phËn cÊp ph¸t...)  HÖ thèng ®a chøc n¨ng kiÓu nh­ ERP (Enterprise Resource Planing). -HÖ thèng ph©n chia theo b¶n chÊt th«ng tin bao gåm: HÖ xö lý d÷ liÖu (DPS-Data Processing System) : tiÕp nhËn d÷ liÖu, xö lÝ cËp nhËt d÷ liÖu l­u tr÷, ®­a d÷ liÖu ra  ( ®©y lµ ®Æc tr­ng cña hÖ t¸c nghiÖp). §Çu vµo cã thÓ lµ ®¬n gi¶n, néi dung xö lÝ mang tÝnh côc bé, xö lÝ phøc t¹p tèn thêi gian vµ c«ng søc dÔ cã lçi tÝnh to¸n. VÝ dô : HÖ tÝnh to¸n kÕt cÊu, thñy triÒu, ph©n r· h¹t nh©n, kÕ to¸n, thèng kª... Néi dung t¸c nghiÖp: (1) TiÕp nhËn yªu cÇu; (2) Ghi nhËn; (3) Xö lÝ vµ cËp nhËt d÷ liÖu (4); §­a ra c¸c tµi liÖu b¸o c¸o.  HÖ th«ng tin qu¶n lý (MIS-Management Information System) :  Lµ mét cÊu tróc hîp nhÊt c¸c CSDL vµ dßng th«ng tin ®Ó tèi ­u hãa thu thËp, l­u tr÷ vµ truyÒn ®¹t th«ng tin qua c¸c tæ chøc nhiÒu cÊp ®Ó hoµn thµnh môc tiªu thèng nhÊt. §èi t­îng phôc vô cña MIS rÊt réng tõ nhµ qu¶n lý cÊp chiÕn l­îc ®Õn cÊp s¸ch l­îc (trung gian) cho ®Õn cÊp t¸c nghiÖp, hç trî ë ®©y cã nghÜa réng tõ cung cÊp th«ng tin cho ®Õn xö lÝ vµ l­u tr÷. HÖ thèng qu¶n lý th­êng bao gåm 3 hÖ con :HÖ quyÕt ®Þnh (chØ huy); HÖ chÊp hµnh; MIS HÖ trî gióp quyÕt ®Þnh (DSS- Decision Support System) §Ó cã quyÕt ®Þnh ë møc chiÕn l­îc vµ s¸ch l­îc th«ng tin cÇn thu thËp vµ tæng hîp rÊt phøc t¹p mµ c¸c hÖ MIS kh«ng ®¸p øng ®Çy ®ñ. HÖ chuyªn gia : liªn quan ®Õn lÜnh vùc trÝ tuÖ nh©n t¹o, lµm cho m¸y tÝnh cã kh¶ n¨ng lËp luËn, tù häc, tù hoµn thiÖn nh­ con ng­êi. Khảo sát hệ thống & Phân tích hệ thống 1. §Þnh nghÜa HiÓu biÕt vÒ 1 hÖ thèng bao hµm hiÓu biÕt tõ 2 gãc nh×n: -C¸i nh×n Bªn ngoµi hÖ thèng (Outside the system): Tõ gãc nh×n bªn ngoµi, 1 hÖ thèng ®­îc x¸c ®Þnh (biÕt ®­îc) khi ta hiÓu ®­îc ph¹m vi cña nã vµ quy luËt vËn ®éng vµ t­¬ng t¸c víi m«i tr­êng - ®©y lµ ph¹m vi cña néi dung "Kh¶o s¸t hÖ thèng". -C¸i nh×n Bªn trong hÖ thèng (Inside the system): 1 hÖ thèng ®­îc gäi lµ hiÓu tèt ( ®Ó ta thiÕt kÕ x©y dùng ra ®­îc nã) khi thªm gãc nh×n vµo bªn trong hÖ ®ã - ®©y lµ ph¹m vi cña néi dung "Ph©n tÝch hÖ thèng". C¸i nh×n bªn trong thùc chÊt lµ x¸c ®Þnh c¸c "Thùc thÓ" (Object) vµ sù vËn ®éng vµ t­¬ng t¸c gi÷a chóng - hay nãi c¸ch kh¸c c¸ch thøc vËn hµnh cña hÖ thèng ®ã. C¸i nh×n Bªn trong hÖ thèng còng kh¸c nhau tïy theo hÖ thèng ®ã lµ hÖ thèng g×, tõ ®ã cã thÓ cã c¸ch nh×n KiÕn tróc (tr¹ng th¸i tÜnh), hay lµ c¸ch nh×n §éng th¸i (tr¹ng th¸i ®éng). 2. Néi dung Kh¶o s¸t hÖ thèng vµ ph©n tÝch hiÖn tr¹ng HTQL a/ Kh¶o s¸t hÖ thèng: Môc tiªu cña nhiÖm vô Kh¶o s¸t lµ t×m hiÓu quy tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng thùc, c¸c nhu cÇu th«ng tin chÝnh lµm c¬ së x¸c ®Þnh ph¹m vi vµ yªu cÇu cña MIS. Thùc chÊt lµ tr¶ lêi c©u hái lµm g×? ë ®©u? bao giê? HÖ thèng qu¶n lý th­êng bao gåm 3 hÖ con :HÖ quyÕt ®Þnh (chØ huy); HÖ chÊp hµnh; MIS, do ®ã môc tiªu cña KSHT lµ x¸c ®Þnh 3 ph©n hÖ nµy mµ c¬ b¶n lµ MIS. NhiÖm vô Kh¶o s¸t cã thÓ chia lµm c¸c giai ®o¹n :     - Kh¶o s¸t s¬ bé ®Ó x¸c ®Þnh tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n (Cã cÇn tiÕn hµnh x©y dùng kh«ng ? Nh÷ng viÖc g× ph¶i lµm tiÕp sau khi x©y dùng xong hÖ thèng ? Thêi gian ? gi¸ thµnh ? thuËn lîi vµ c¶n trë? )     -Kh¶o s¸t chi tiÕt nh»m x¸c ®Þnh chÝnh x¸c nh÷ng g× sÏ thùc hiÖn vµ kh¼ng ®Þnh c¸c kÕt qu¶ sÏ ph¶i ®¹t ®­îc. b/ Ph©n tÝch hiÖn tr¹ng: -T×m hiÓu hiÖn tr¹ng T×m hiÓu th«ng tin vÒ ngµnh däc cña tæ chøc, vÒ b¶n th©n tæ chøc vµ th«ng tin cña tõng bé phËn trong tæ chøc. Ph­¬ng ph¸p cã thÓ ¸p dông: quan s¸t chÝnh thøc, quan s¸t kh«ng chÝnh thøc, pháng vÊn, phiÕu ®iÒu tra, b¶n ghi mÉu. -Tæng kÕt c¸c xö lý, c¸c d÷ liÖu -X¸c ®Þnh nh÷ng g× cÇn thùc hiÖn ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò (phï hîp víi: tæ chøc ®ã, c¸c ng­êi sö dông vµ MIS ®ã). -X¸c ®Þnh ph¹m vi bµi to¸n: tiÕp cËn vµo tõng vÊn ®Ò cô thÓ dÔ h¬n lµ ngåi vµo bµn trang c·i vµ th¶o luËn. c/ Ph©n tÝch kh¶ thi  -Ph©n tÝch ­u nh­îc ®iÓm cña hÖ thèng hiÖn hµnh, s¾p xÕp c¸c ®iÓm cÇn gi¶i quyÕt theo møc ®é quan träng. -X¸c ®Þnh môc tiªu cña c¸c bé phËn -X¸c ®Þnh ®Æc ®iÓm cña tõng gi¶i ph¸p (chi phÝ triÓn khai, chi phÝ ho¹t ®éng, ­u khuyÕt ®iÓm..), chØ ra nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm (tiÕp nhËn, khai th¸c, b¶o qu¶n..). KÕt qu¶ cña KSHT bao gåm: Ph¸t biÓu vÊn ®Ò Xem xÐt d­íi gãc ®é tæ chøc vµ qu¶n lý Xem xÐt kü thuËt: m¸y tÝnh, c¸ch l­u tr÷ d÷ liÖu, nh©n lùc Xem xÐt vÒ thao t¸c: nghiÖp vô vµ bé phËn liªn quan, c¸c chøc n¨ng vµ thñ tôc chÝnh, c¸c b¸o c¸o, trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c bé phËn. KÕt qu¶ lµ c¸c tµi liÖu kiÓu nh­: §¸nh gi¸ thùc tr¹ng tin häc hãa, c¸c tån t¹i vµ bÊt cËp (trong thùc hiÖn chøc n¨ng qu¶n lý) S¬ ®å tæ chøc S¬ ®å ph©n r· chøc n¨ng (BFD,CFS) S¬ ®å Tr×nh tù xö lý (quy tr×nh thñ c«ng) Ph¹m vi, yªu cÇu cña MIS (User Requirement - tõ gãc nh×n ng­êi sö dông), bao gåm:             +Hå s¬ ®Çu vµo, cho ai?, tõ ®©u?             +Chøc n¨ng nµo cho ai             +B¸o c¸o ®Çu ra, tõ ®©u ? cho ai?             +M« t¶ b»ng lêi c¸c lo¹i d÷ liÖu vµ mèi quan hÖ             + 3. Néi dung Ph©n tÝch hÖ thèng HTQL Môc tiªu cña nhiÖm vô Ph©n tÝch hÖ thèng lµ cô thÓ hãa thµnh: M« h×nh tæ chøc cña MIS (Ph©n tÝch ng÷ c¶nh- mèi quan hÖ cña MIS víi bé m¸y tæ chøc); M« h×nh chøc n¨ng (Ph©n tÝch chøc n¨ng cña MIS); M« h×nh d÷ liÖu (Ph©n tÝch d÷ liÖu cña MIS); Ph©n tÝch luång d÷ liÖu (gi÷a c¸c ph©n hÖ cña MIS vµ gi÷a MIS víi m«i tr­êng). Thùc chÊt lµ tr¶ lêi c©u hái C¸i g×? Lµm nh­ thÕ nµo? Phôc vô ai? KÕt qu¶ lµ c¸c tµi liÖu kiÓu nh­: l­u ®å l­u chuyÓn th«ng tin (DFD) S¬ ®å tr×nh tù xö lý (Quy tr×nh tin häc hãa) Use Case Diagram ERD - Entities Relationship Diagram Ma trËn Chøc n¨ng-Thùc thÓ Tæ chøc vËt lÝ cña hÖ thèng (PhÇn cøng, phÇn mÒm, CSDL, ®­êng truyÒn). HTTT HÖ thèng còng th­êng ®­îc m« h×nh hãa nh­ sau: Mét hÖ thèng ®­îc cÊu thµnh tõ 3 thµnh phÇn c¬ b¶n lµ : Thµnh phÇn ®iÒu khiÓn( Bé phËn chØ huy)- Thµnh phÇn thùc hiÖn (Bé phËn chÊp hµnh) - HTTT. Cã thÓ cã c¸c lo¹i HTTT trong c¸c HTQL nh­ sau: HTTT chØ ®¹o, chØ huy, ®iÒu hµnh (HÖ x¸c ®Þnh môc tiªu); HTTT hç trî quyÕt ®Þnh (DSS - Decision Suport System); HTTT chuyªn gia; HTTT qu¶n lý (MIS - Management Information System) ; HTTT nghiÖp vô (T¸c nghiÖp, DPS- ?  Processing System). ...... Phương pháp MHH HTTT trong HTQL Từ góc nhìn vào HTQL-> Phương pháp MHH Góc nhìn kiến trúc (Kết cấu, công năng) MHH Phạm vi Sơ đồ tổ chức BFD - Business Flow Diagram BFD Ma trận Yếu tố quyết định CSF-Critical Sucessfull Factor Use Case MHH kết cấu Menu Tổ chức Phân hệ (Phần cứng, phần mềm,CSDL) Ma trận Cân đối thực thể Mô hình dữ liệu Ngôn ngữ có cấu trúc (SL) Từ điển dữ liệu Góc nhìn Động thái (dòng) trong hệ thống MHH động thái DFD ThÕ giíi quan cña m« h×nh nµy lµ "ChØ cã c¸c dßng d÷ liÖu ®­îc xö lý & di chuyÓn gi÷a c¸c kho d÷ liÖu" C¸c kh¸i niÖm sö dông trong m« h×nh nµy lµ : -C¸c tiÕn tr×nh trong hÖ thèng -C¸c kho d÷ liÖu -§­êng chuyÓn th«ng tin -Biªn hÖ thèng -Trao ®æi víi thÕ giíi bªn ngoµi Mô hình Khái niệm Trao đổi thông tin (trong MIS và MIS-Môi trường) C¸c kh¸i niÖm dïng trong m« h×nh th­êng lµ: -Ph©n hÖ -NhiÖm vô xö lý (Function) -Th«ng diÖp göi gi÷a c¸c nhiÖm vô, gi÷a c¸c ph©n hÖ trong hÖ thèng vµ gi÷a hÖ thèng víi m«i tr­êng. Mô hình Khái inệm Trình tự Xử lý §©y lµ s¬ ®å kiÓu "Sequence Diagram" Cơ quan 1 Cơ quan 1 Cơ quan 3 Cơ quan 4 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ 1 hệ Cybernetic ( P.hệ Đ.khiển-P.hệ thông tin-P.hệ chấp hành)