Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp về tài liệu điện tử

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 19 3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp 3.1. Sự thừa nhận tài liệu điện tử trong các thủ tục pháp lý Tài liệu điện tử trong các hệ thống thông tin ngày nay có thể dễ dàng bị chỉnh sửa mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào. Chính vì lẽ đó mà giá trị của chúng như là bằng chứng trước toà nhìn chung là yếu, nếu không muốn nói là chúng không được thừa nhận. Trái lại, nhiều cơ quan, tổ chức đã tự khám phá ra rằng họ rất dễ bị tổn hại trước việc bị phát hiện và đưa ra trước toà một thông tin bất kỳ nào đó được tìm thấy trên máy tính của họ, thậm chí là những thông tin không đáng tin cậy và những tài liệu đã được xoá đi một cách cẩn thận. Tiến bộ liên quan tới các vấn đề này chỉ có thể đạt được nếu như các hệ thống thông tin được thiết kế để giữ lại được bằng chứng tin cậy và an toàn về tất cả các hoạt động tác nghiệp và nếu như các cơ quan, tổ chức thực hiện các chính sách, quy trình thủ tục và đào tạo nhân lực trong lĩnh vực này. Các phương pháp đặc biệt cần phải được thực hiện và các quy định quốc tế cần phải được thiết lập nhằm bảo đảm tính xác thực của những thông tin được chuyển tải thông qua các mạng công cộng như Internet chẳng hạn. 3.2. Thẩm quyền của lưu trữ đối với những tài liệu hiện hành Trong lĩnh vực tài liệu điện tử, điều quan trọng là các yêu cầu về lưu trữ phải được tính đến và giải quyết trong suốt quá trình thiết kế các hệ thống thông tin và rằng tài liệu điện tử phải được kiểm soát một cách thật chặt chẽ trong suốt vòng đời của chúng. Vai trò của lưu trữ cần được xác định rõ ràng trong mối quan hệ với các chuyên gia công nghệ thông tin, các luật gia và những người khác quan tâm đến việc tạo lập và bảo toàn bằng chứng dưới dạng tài liệu. Những lưu trữ không có thẩm quyền đối với tài liệu hiện hành sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giải pháp làm việc với tài liệu điện tử. 3.3. Thời hạn giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ Nhiều quốc gia có hệ thống luật pháp ấn định một thời gian chờ đợi khá dài trước khi cơ quan lưu trữ có thể tiếp nhận bảo quản tài liệu lưu trữ. Cũng như trường hợp hạn chế về thẩm quyền của lưu trữ đối với tài liệu hiện hành, những quy định như vậy sẽ hạn chế các phương án và giải pháp sẵn có đối với lưu trữ trong việc thu thập hay nói cách khác thực hiện quyền kiểm soát đối với tài liệu điện tử. Ở những nơi Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 20 đang tồn tại những quy định như vậy thì cơ quan lưu trữ sẽ đối mặt với một khả năng là phải tiếp nhận tài liệu điện tử ở những dạng lạc hậu, rất khó và tốn kém để di trú/chuyển đổi nếu như chúng còn có thể đọc được. Trong những trường hợp như vậy thì điều đặc biệt quan trọng là phải làm việc với các cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu để bảo đảm rằng họ giữ gìn bảo quản tài liệu lưu trữ trước khi cơ quan lưu trữ tiếp nhận trách nhiệm đó. 3.4. Hệ thống luật pháp về bảo vệ đời tư và tiếp cận khai thác thông tin Hệ thống luật pháp về đời tư và tiếp cận tài liệu lưu trữ có tác động ngày càng tăng tới môi trường trong đó các lưu trữ hoạt động. Ở một số nước, áp lực đòi hỏi trách nhiệm lớn hơn của chính phủ đã tạo ra những đạo luật về tự do tiếp cận tài liệu. Các luật đó đặt ra các điều kiện và yêu cầu mà theo đó công dân được tiếp cận tới tài liệu của chính phủ. Sự mở cửa ngày càng rộng rãi đó đã gặp phải sự quan ngại ngày càng tăng về việc bảo vệ đời tư cá nhân. Sự dễ dàng trong việc tìm kiếm, tra cứu và chỉnh sửa tài liệu điện tử đã làm nảy sinh những băn khoăn lo ngại ở nhiều nước về khả năng của chính phủ và các tổ chức tư nhân trong việc bảo vệ đời tư cá nhân của cá nhân - những người là chủ thể của các tài liệu của họ. Ở một số nước, khả năng của cơ quan lưu trữ trong việc bảo quản tài liệu có thể bị hạn chế bởi hệ thống luật pháp đòi hỏi sự xoá bỏ những thông tin cá nhân sau khi giá trị sử dụng ban đầu của chúng chấm dứt. Thông thường, luật pháp về đời tư và tiếp cận thông tin áp dụng đối với tất cả các loại tài liệu. Tuy nhiên, mối quan ngại về sự tiếp cận không chính đáng và tiêu huỷ trái phép đối với tài liệu điện tử càng đặc biệt sâu sắc. Những lo ngại về vấn đề đời tư và tiếp cận thông tin là những chủ đề tranh cãi thường xuyên và chúng thường được đưa ra trên diễn đàn pháp lý. Do toàn bộ các vấn đề đời tư, tiếp cận thông tin, giữ lại và bảo quản đều đòi hỏi các giải pháp ở tầm chính sách vĩ mô nên lưu trữ có một cơ hội tốt để lôi cuốn sự quan tâm chú ý đặc biệt tới các mối quan ngại của mình. Đồng thời, các biện pháp được sử dụng để điều chỉnh vấn đề đời tư và tiếp cận thông tin có thể có những hệ quả không lường trước được đối với lưu trữ. 3.5. Sự tách biệt tài liệu khỏi sự giám sát của công chúng Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 21 Cùng với việc phi tập trung hoá và tư nhân hoá, người ta quan ngại rằng lưu trữ sẽ bị mất đi thẩm quyền đối với những tài liệu ghi lại các chức năng và hoạt động của Chính phủ. Sự mất quyền kiểm soát đó có thể xảy ra khi mà các chính phủ cho thuê ngoài các dịch vụ công nghệ thông tin và xử lý dữ liệu mà thiếu sự quan tâm chu đáo tới việc kiểm soát những tài liệu mà các hoạt động/công việc đó sản sinh ra. Điều đó còn có thể xảy ra khi mà các chương trình được chính phủ tài trợ và các chức năng được tư nhân hoá. Với những thay đổi cơ bản trong vai trò của chính phủ, các phương tiện truyền thông và các phương pháp ghi chép và theo dõi các hoạt động tác nghiệp thì lưu trữ sẽ buộc phải xem xét lại phạm vi và hiệu lực của các quy phạm pháp luật lưu trữ cơ bản. Lưu trữ là một phần của một xã hội thay đổi nhanh chóng. Trong khi sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin là một trong những biểu trưng nổi bật nhất của thay đổi đó thì những thay đổi liên quan mật thiết trong các cơ quan, tổ chức và vai trò của chính phủ đang có một tác động sâu sắc tới môi trường trong đó lưu trữ hoạt động hiện nay. Nhiều yếu tố khác nhau định dạng cho môi trường trong đó lưu trữ hoạt động và các xu hướng pháp lý, tổ chức và công nghệ đặc thù ở mỗi nước sẽ có những ảnh hưởng nhất định đến bản chất của các vấn đề và thách thức mà các tổ chức và chương trình lưu trữ của đất nước phải đối mặt. Ở những quốc gia có lịch sử sử dụng máy tính tương đối dài thì lưu trữ đang phải đối mặt với nhiều loại tài liệu điện tử ở những dạng không tương thích. Tài liệu ở các dạng cũ, lạc hậu sản sinh từ các hệ thống “di sản” cùng tồn tại với những thứ đa phương tiện (multi- media) phức tạp hiện nay. Những nước mà gần đây mới áp dụng công nghệ thông tin đã có thể bỏ qua các thế hệ công nghệ cũ và bắt nhập trực tiếp vào các vấn đề của tài liệu điện tử hiện nay. Dù trong trường hợp nào thì những áp lực của thương mại toàn cầu, việc chia sẻ thông tin và sự liên vận hành giữa các hệ thống đang đòi hỏi một mức độ chuẩn hoá cao hơn đối với các hệ thống và các ứng dụng được các cơ quan, tổ chức sử dụng để tạo lập và quản lý tài liệu điện tử. Điều này, về phần mình, sẽ mở ra những cơ hội tốt cho những phương pháp tiếp cận mang tính quốc tế cho lưu trữ tận dụng.