Chương 1: Tổng quan về Microsoft Word

Trường: Đại học sư phạm TP HCM Khoa: CNTT Lớp: Tin 4 GVHD: Lê Đức Long SVTH: Hoàng Thị Hòa MSSV: K36.103.020 16/04/2014 1 Tổng quan về Microsoft Word 2  Học sinh bắt đầu làm quen với trình soạn thảo văn bản MS Word.  Khởi động và tắt Word.  Nắm được các thành phần trong MS Word: thanh tiêu đề, thanh trình đơn, thanh trạng thái, thước đo.  Nắm các thao tác trên tập tin: mở văn bản mới, mở văn bản đã có, lưu, đóng văn bản. Mục tiêu bài học 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 3  MS Word (gọi tắt là Word) là trình soạn thảo văn bản thuộc bộ MS Offices của hãng Microsoft nổi tiếng.  Cung cấp một lượng lớn các tính năng độc đáo và đa dạng cho việc soạn thảo.  Word có thể soạn thảo các tài liệu văn bản từ đơn giản như thư từ đến việc tạo ra các ấn phẩm chuyên nghiệp như sách, báo, tạp chí.  Ngoài ra Word dùng để tạo các trang Web sinh động và nổi bật cho Word Wide Web hay cho Intranet cục bộ.  Chia xẻ dữ liệu với MS Excel, MS PowerPoint, MS Access, MS Outlook.  Hiện nay, ở nước ta đa số các văn bản dùng trong giao dịch, các ấn phẩm văn hóa, tạp chí, giáo trình... đều sử dụng Word để soạn thảo và in ấn. I: Giới thiệu về Microsoft Word 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 4  Lợi thế của Word  Đọc và duyệt lại văn bản trên màn hình.  Thay đổi các định dạng để có được hiệu quả trực quan mong muốn.  Nâng cao hiệu quả thông qua tự động hóa.  Tăng cường proof reading.  Tạo ra nhiều bản copy.  Lưu văn bản để làm việc sau này. I: Giới thiệu về Microsoft Word (tt) 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 5  Có 3 cách khởi động  Cách 1: Chọn Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Word 2007.  Cách 2: Nhấp D-Click vào Shortcut của Word trên màn hình Desktop.  Cách 3: Chọn lệnh run trên menu start, chỉ đường dẫn đến tập tin winword.exe II: Khởi động và thoát khỏi word 1. Khởi động 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 6  Có 3 cách:  Vào Office button, chọn Exit Word  Click vào nút ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề.  Sử dụng phím gõ tắt Alt + F4 (bấm giữ phím Alt, gõ phím F4).  Khi thoát khỏi Word, ta thường gặp thông báo sau: Thông báo nhắc nhở lưu văn bản II: Khởi động và thoát khỏi word 2. Thoát khỏi MS Word 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 7  Yes: lưu văn bản hiện hành trước khi thoát khỏi Word.  No: thoát khỏi Word mà không cần lưu văn bản hiện hành.  Cancel: bỏ qua thao tác thoát khỏi Word.  Lưu ý: Khi soạn thảo văn bản, ta nên liên tục lưu văn bản, để tránh trường hợp văn bản soạn gần xong gặp sự cố (mất điện, restart bất ngờ,…) dẫn đến máy tắt ngang, văn bản sẽ bị mất. II: Khởi động và thoát khỏi word 2. Thoát khỏi MS Word 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 8 III: Các thành phần cơ bản Title Bar Menu Bar Formatting toolbar Scroll Bar Status Bar Các thành phần cơ bản trên màn hình Word 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 9  Vị trí nằm ở trên cùng của cửa sổ Word.  Bên trái chứa biểu tượng của Word và tên tài liệu đang soạn thảo.  Bên phải của tiêu đề gồm các nút lệnh:  Nút thu nhỏ (Minimize) : hạ cửa sổ soạn thảo hiện hành xuống thanh Task bar.  Nút phục hồi (Restore) hoặc phóng to (Maximize) :  Nút phục hồi: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word thu nhỏ lại, đồng thời nút Restore chuyển sang nút lệnh nút phóng to.  Nút phóng to: nhấp vào cửa sổ soạn thảo Word mở lớn ra bằng độ phân giải hiện hành của màn hình, đồng thời nút phóng to chuyển sang nút lệnh nút phục hồi.  Nút lệnh đóng cửa sổ (Close) : đóng va ̀ thoát khỏi cửa sổ soạn thảo văn bản hiện hành. 1. Thanh tiêu đề (Title Bar) 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 10  Thanh trình đơn chứa tất cả các lệnh của Word, từ xử lý văn bản đến định dạng cũng như hiệu chỉnh lại các thông số Word, …  Các lệnh được bố trí theo chức năng, mỗi chức năng gom thành nhóm:  Home : Nhóm lệnh dùng để soạn thảo văn bản.  Page layout: Nhóm lệnh dùng để định dạng trang.  View: Nhóm lệnh chọn chế độ hiển thị văn bản.  Insert: Nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản.  References: Nhóm lệnh dùng để tạo ghi chú, mục lục.  Mailings : Nhóm lệnh dùng để liên kết.  Revive: Nhóm lệnh dùng để thây đổi chế độ xem. 2. Thanh trình đơn (Menu Bar) 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 11  Dùng để kiểm soát các lề, độ lệch so với các lề, điểm dừng của các tab, ...  Trong Word có hai thước:  Thước ngang (Horizontal Ruler): nằm ngang phía trên màn hình. Thước ngang chia theo đơn vị đo.  Thước dọc (Vertical Ruler): nằm dọc phía bên trái màn hình.  Đơn vị đo chia trên thước có thể là Inch (") hoặc Centimeters (cm).  Đơn vị đo mặc định khi cài Word là Inch.  Đơn vị đo chuẩn ở VN là Centimeters.  Thây đổi đơn vị vào Quik access toolbar. Chọn More Commands, chọn Advance, chọn Display.  Để bật/ tắt thước, chọn lệnh: View/Ruler. 3. Thước đo (Ruler) va ̀ đơn vị đo trên thước 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 12  Thanh trạng thái cho biết thông tin về trang (Page) hiện hành, tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành, ... 4. Thanh trạng thái (Status bar) 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 13  Trong màn hình của Word có hai thanh trượt:  Thanh trượt dọc (Vertical scroll bar) đặt ở bên phải cửa sổ dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng.  Thanh trượt ngang (Horizontal scroll bar) nằm ở đáy cửa sổ dùng cuộn văn bản theo chiều ngang. 5. Thanh trượt ngang va ̀ thanh trượt dọc 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 14  Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản vào.  Khi nhập văn bản, nếu có từ vượt quá lề phải qui định thì Word sẽ tự động xuống dòng. Muốn chủ động xuống dòng thì gõ phím Enter (ngắt đoạn).  Khi nhập văn bản đầy trang thì Word sẽ tự động cho qua trang mới (ngắt trang mềm). Nếu muốn chủ động qua trang mới trong khi trang hiện hành vẫn còn trống thì gõ tổ hợp phím Ctrl + Enter (ngắt trang cứng).  Điểm chèn: dấu nhấp nháy của con trỏ trong vùng soạn thảo cho biết vị trí văn bản (hay đối tượng) khi bạn nhập vào.  Để thay đổi điểm chèn ta click chuột trái vào cị trí cần thay đổi. 6. Điểm chèn va ̀ vùng soạn thảo văn bản 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 15 7. Hiển thị /ẩn Ribbon  Vào Quick access toolbar, chọn Minimize the Ribbon 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 16 IV. Một số thao tác trên tập tin 1. Mở văn bản mới Vào Office button, chọn New, chọn Blank Document, chọn Create. Hoặc tổ hợp phím Ctrl + N 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 17 IV. Một số thao tác trên tập tin 2. Mở văn bản đã có Vào Office button, chọn Open Hoặc tổ hợp phím Ctrl + O 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 18 Lưu văn bản với lệnh Save: Vào Office button, Save Tổ hợp phím Ctrl + S Nhắp biểu tượng Save trên Quick access toolbar IV. Một số thao tác trên tập tin 3. Lưu trữ văn bản 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 19 Lưu văn bản với lệnh Save As: Vào Office button, Save As Phím F12 Nếu chưa đặt tên văn bản thì Save và Save As là như nhau. Nếu đặt tên văn bản rồi thì Save là cập nhật lại nội dung văn bản đã lưu cón Save As là lưu văn bản với tên khác. IV. Một số thao tác trên tập tin 3. Lưu trữ văn bản 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 20 IV. Một số thao tác trên tập tin 4. Đóng văn bản hiện hành Vào Office button, Close Tổ hợp phím Alt + F4 Tổ hợp phím Ctrl + W Nhắp chuột vào biểu tượng Close Windows Nếu chưa lưu thì xuất hiện hộp thoại: 16/04/2014 Tổng quan về Microsoft Word 16/04/2014 21 Tổng quan về Microsoft Word