Chuyên đề 15 - Kỹ năng điều hành công sở hành chính nhà nước

Kü n¨ng ®iÒu hµnh c«ng së hµnh chÝnh nhµ n­íc Ng­êi so¹n: TS. TrÇn ThÞ Thanh Thñy Trong cuèn: Hái ®¸p vÒ Qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ n­íc, TS. NguyÔn H÷u KhiÓn, TS. TrÇn ThÞ Thanh Thñy (Chñ biªn), Nxb. Lý luËn- ChÝnh trÞ (2008) C©u 1: Kh¸i niÖm vµ ®Æc ®iÓm c«ng së hµnh chÝnh 1. Kh¸i niÖm c«ng së hµnh chÝnh C«ng së hµnh chÝnh (tõ ®©y viÕt gän lµ c«ng së) lµ tæ chøc cña hÖ thèng bé m¸y nhµ n­íc hoÆc tæ chøc c«ng Ých ®­îc nhµ n­íc c«ng nhËn, bao gåm c¸n bé, c«ng chøc ®­îc tuyÓn dông, bæ nhiÖm theo quy chÕ c«ng chøc hoÆc theo thÓ thøc hîp ®ång ®Ó thùc hiÖn c«ng vô nhµ n­íc. C«ng së cã vÞ trÝ, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vµ cã c¬ cÊu tæ chøc do luËt c«ng quy ®Þnh, ®­îc sö dông c«ng quyÒn ®Ó tæ chøc c«ng viÖc Nhµ n­íc hoÆc dÞch vô c«ng v× lîi Ých chung cña x· héi, céng ®ång’. CÇn l­u ý lµ thuËt ng÷ c«ng së cã thÓ ®ù¬c hiÓu theo c¸c nghÜa kh¸c nhau trong nh÷ng tr­êng hîp kh¸c nhau. Trong mét sè tr­êng hîp, thuËt ng÷ nµy ®­îc sö dông ®Ó chØ khÝa c¹nh vËt chÊt, ®Þa ®iÓm ho¹t ®éng, hay cßn gäi lµ trô së, n¬i c«ng vô ®­îc tiÕn hµnh hoÆc dÞch vô c«ng ®­îc cung cÊp. LÊy vÝ dô, trong QuyÕt ®Þnh sè 213/2006/Q§-TTg ngµy 25/9/2006 cu¶ Thñ t­íng ChÝnh phñ ban hµnh Quy chÕ Qu¶n lý c«ng së cña c¬ quan hµnh chÝnh nhµ n­íc th× thuËt ng÷ c«ng së ®ù¬c hiÓu theo nghÜa nµy. Trong mét sè tr­êng hîp kh¸c, thuËt ng÷ c«ng së ®­îc sö dông ®Ó thay thÕ cho mét thuËt ng÷ kh¸c quen dïng lµ ‘c¬ quan hµnh chÝnh nhµ n­íc’. LÊy vÝ dô, khi x¸c ®Þnh nhiÖm vô cña c¸c c«ng së trong viÖc x©y dùng ‘v¨n hãa c«ng së’ (tÝch cùc)- mét c¸ch sö dông quyÒn lùc mét c¸ch ®óng ®¾n vµ ®Ó phôc vô d©n mét c¸ch tèt nhÊt th× thuËt ng÷ c«ng së ®­îc sö dông theo nghÜa thø hai nµy. Râ rµng, theo ph©n tÝch trªn th× kü n¨ng ®iÒu hµnh c«ng së hµnh chÝnh lµ hÖ thèng c¸c kü n¨ng nghiªn cøu vµ øng dông trong ®iÒu hµnh c¸c c«ng së víi môc tiªu kh«ng chØ ®¶m b¶o cho c«ng së thùc thiÖn tèt chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh mµ cßn h­íng tíi t¹o ra c¬ së cho c«ng së ph¸t triÓn h¬n n÷a vµ ph¸t triÓn bÒn v÷ng. 2. §Æc ®iÓm cña c«ng së C¸c c«ng së thuéc c¸c cÊp, ho¹t ®éng trªn c¸c lÜnh vùc kh¸c nhau cã nh÷ng ®Æc ®iÓm ®Æc thï riªng. Tuy nhiªn, c¸c c«ng së cã mét sè ®Æc ®iÓm chung, gióp ph©n biÖt chóng víi c¸c lo¹i tæ chøc kh¸c trong x· héi, nh­ sau: - Mét lµ, c«ng së lµ ®¬n vÞ c¬ b¶n cÊu thµnh hÖ thèng hµnh ph¸p ho¹t ®éng th­êng xuyªn, liªn tôc. C«ng së cã ®Þa vÞ ph¸p lý, cã chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ quyÒn h¹n theo luËt ®Þnh - Hai lµ, c«ng së ho¹t ®éng ®Ó thùc thi quyÒn lùc nhµ n­íc. C¸c c«ng së qu¶n lý hµnh chÝnh nhµ n­íc sö dông quyÒn lùc nhµ n­íc ®Ó ho¹ch ®Þnh vµ qu¶n lý qu¸ tr×nh thùc thi c¸c chÝnh s¸ch c«ng trong khi c¸c c«ng së sù nghiÖp chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc cung cÊp c¸c dÞch vô c«ng nh­ gi¸o dôc, y tÕ, v.v. - Ba lµ, c«ng së cã ®Þa vÞ ph¸p lý, chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n vÒ thùc thi c«ng vô (c¸c chÝnh s¸ch vµ c¸c dÞch vô c«ng) vµ c¬ cÊu tæ chøc ®­îc quy ®Þnh cô thÓ t¹i c¸c v¨n b¶n ph¸p luËt vµ ®­îc hÖ thèng ph¸p luËt ®¶m b¶o thi hµnh. - Bèn lµ, c«ng së cã mèi quan hÖ mang tÝnh thø bËc (kh¸i niÖm ‘cÊp’ trong c¬ cÊu thø bËc) ®Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c tËp trung d©n chñ trong ®iÒu hµnh vµ cã mèi quan hÖ mang tÝnh phèi hîp (kh¸i niÖm ‘hÖ’) ®Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c phèi h¬p (®ång bé) trong hµnh ®éng víi c¸c c«ng së kh¸c trong hÖ thèng . - N¨m lµ, c«ng vô ®­îc thùc hiÖn bëi mét ®éi ngò c¸n bé c«ng chøc. - S¸u lµ, c«ng së cã trô së x¸c ®Þnh, cã kinh phÝ ho¹t ®éng vµ c¸c c«ng s¶n kh¸c ®Ó thùc thi c«ng vô. - B¶y lµ, c«ng së ho¹t ®éng ®Ó phôc vô lîi Ých c«ng, lîi Ých cña nh©n d©n. Trong c¸c ®Æc ®iÓm trªn, ®Æc ®iÓm thø hai, thø n¨m vµ thø b¶y lµ ®Æc ®iÓm næi bËt nhÊt, gióp dÔ dµng nhËn d¹ng vµ ph©n biÖt c«ng së víi c¸c lo¹i tæ chøc kh¸c trong x· héi. C©u 2: NhiÖm vô cña c«ng së hµnh chÝnh nhµ n­íc §Ó thùc hiÖn tèt chøc n¨ng ®­îc ph©n ®Þnh, c«ng së cÇn cô thÓ hãa vµ thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm vô cô thÓ. NhiÖm vô chung ®èi víi mäi c«ng së lµ qu¶n lý (trong néi bé c«ng së) vµ thùc thi c«ng vô hoÆc cung cÊp dÞch vô c«ng. NhiÖm vô chung nµy cã thÓ ®­îc cô thÓ ho¸ thµnh c¸c nhiÖm vô cô thÓ c¬ b¶n sau ®©y: 1- X©y dùng chiÕn l­îc vµ lËp kÕ ho¹ch ho¹t ®éng. 2- X©y dùng vµ vËn hµnh mét c¬ cÊu tæ chøc hîp lý. 3- X©y dùng vµ tæ chøc thùc hiÖn Quy chÕ ho¹t ®éng 4- Qu¶n lý vµ ph¸t triÓn ®éi ngò nh©n viªn. 5- Gi¸m s¸t vµ kiÓm tra ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ vµ c¸ nh©n; 6- X©y dùng vµ qu¶n lý hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý; 7- Tæ chøc ho¹t ®éng giao tiÕp (trong néi bé c«ng së vµ víi bªn ngoµi, ®Æc biÖt lµ ho¹t ®éng tiÕp d©n). 8- Qu¶n lý viÖc chi tiªu ng©n s¸ch; 9- Cung cÊp ®iÒu kiÖn vËt chÊt cho thùc thi. 10- B¶o vÖ chÝnh trÞ néi bé; an toµn vµ an ninh trËt tù trong c«ng së; 11- X©y dùng v¨n hãa c«ng së tÝch cùc; vµ x©y dùng c«ng së thµnh mét tæ chøc häc tËp. 12- Tham gia nghiªn cøu vµ x©y dùng hÖ thèng chÝnh s¸ch c«ng, ®Æc biÖt lµ c¸c chÝnh s¸ch liªn quan trùc tiÕp ®Õn ngµnh, lÜnh vùc mµ c«ng së ho¹t ®éng. C©u 3: ViÖc thµnh lËp vµ gi¶i thÓ c¸c c«ng së hµnh chÝnh nhµ n­íc cÇn tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c chung nµo? ViÖc thµnh lËp vµ gi¶i thÓ c¸c c«ng së hµnh chÝnh nhµ n­íc cÇn tu©n thñ c¸c nguyªn t¾c chung vÒ tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña bé m¸y hµnh chÝnh nhµ n­íc, bao gåm: - Tæ chøc bé m¸y ph¶i phï hîp víi nh÷ng yªu cÇu cña chøc n¨ng quyÒn hµnh ph¸p mµ ChÝnh phñ lµ chiÕt chÕ ®øng ®Çu. - Hoµn chØnh, thèng nhÊt. - Ph©n ®Þnh râ rµng thÈm quyÒn qu¶n lý hîp lý cho c¸c cÊp, c¸c bé phËn. - Sù ph©n ®Þnh râ rµng ph¹m vi qu¶n lý. - Sù thèng nhÊt gi÷a chøc n¨ng, nhiÖm vô víi quyÒn h¹n vµ thÈm quyÒn. - TiÕt kiÖm vµ hiÖu qu¶. - Sù tham gia cña c«ng d©n vµo qu¶n lý . - Ph¸t huy tèi ®a tÝnh tÝch cùc cña con ng­êi trong tæ chøc. C©u 4: C¸c yÕu tè t¸c ®éng ®Õn hiÖu qu¶ ®iÒu hµnh c«ng së Mçi c«ng së ®Òu ho¹t ®éng theo nh÷ng môc tiªu nhÊt ®Þnh. Tuy nhiªn viÖc ®¹t ®­îc c¸c môc tiªu ®ã phô thuéc rÊt nhiÒu vµo c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng, c¶ ë møc ®é trùc tiÕp lÉn gi¸n tiÕp, c¶ yÕu tè bªn trong tæ chøc lÉn c¸c yÕu tè bªn ngoµi. Còng t­¬ng tù, hiÖu qu¶ ®iÌu hµnh c«ng së còng bÞ ¶nh h­ëng bëi rÊt nhiÒu yÕu tè. Cã thÓ tËp hîp c¸c yÕu tè nµy thµnh c¸c nhãm kh¸c nhau, sö dông c¸c tiªu chÝ kh¸c nhau. LÊy vÝ dô, cã thÓ cã nhãm c¸c yÕu tè kh¸ch quan vµ chñ quan. VÒ c¬ b¶n, c¸c yÕu tè sau ®©y cã thÓ ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ ®iÒu hµnh c«ng së: C¸c yÕu tè bªn trong c«ng së: - N¨ng lùc vµ uy tÝn cña nh©n viªn vµ c¸c nhµ qu¶n lý. - Thùc tÕ quan hÖ nh©n sù; KiÓu giao tiÕp vµ hiÖu qu¶ giao tiÕp. - HÖ thèng c¸c quy ®Þnh vÒ quy tr×nh, thñ tôc lµm viÖc, vÒ chÝnh s¸ch nh©n sù. - C¬ cÊu tæ chøc. - §iÒu kiÖn tµi chÝnh vµ vËt chÊt cña c«ng së. - LÞch sö tæ chøc, c¸c truyÒn thèng cña nã. - V¨n hãa tæ chøc. - Sù s½n cã vµ tÝnh hiÖu qu¶ trong viÖc x©y dùng vµ sö dông hÖ thèng th«ng tin. - H×nh ¶nh vµ uy tÝn cña c«ng së trong m¾t c¸c thµnh viªn cña c«ng së, c¸c ®èi t¸c vµ c«ng d©n. C¸c yÕu tè bªn ngoµi c«ng së: Xu thÕ vËn ®éng, ph¸t triÓn cña thÕ giíi: thÕ giíi trë nªn ‘ph¼ng’: b×nh ®¼ng h¬n: c¬ héi cho mäi (nhiÒu) ng­êi (®©y lµ yÕu tè vÒ ph¹m vi vµ ranh giíi), víi tèc ®é giao tiÕp t¨ng v­ît bËc vµ c¸ch thøc giao tiÕp trë nªn phong phó h¬n rÊt nhiÒu vÝ dô nh­ giao dÞch diÖn tö ®­îc t¨ng c­êng (yÕu tè khoa häc c«ng nghÖ),,... - HÖ thèng chÝnh s¸ch hay cßn gäi lµ khu«n khæ ph¸p lý liªn quan ®Õn chøc n¨ng, nhiÖm vô vµ c¸ch thøc ho¹t ®éng cña c«ng së. LÊy vÝ dô, hiÖu qu¶ ®iÒu hµnh chÝnh phñ sÏ bÞ ¶nh h­ëng bëi tÝnh ®Çy ®ñ, hîp ph¸p vµ hîp lý cña c¸c quy ®Þnh ph¸p luËt vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña chÝnh phñ, vÝ dô nh­ Quy chÕ ho¹t ®éng cña ChÝnh phñ. - C«ng d©n víi c¸c yÕu tè liªn quan nh­ d©n trÝ vµ d©n ý. - M«i tr­êng tù nhiªn: nh­ ®Þa lý, khÝ hËu. - V¨n hãa d©n téc, v¨n hãa khu vùc vµ v¨n hãa cña ®Þa ph­¬ng n¬i c«ng së ®ãng. - V¨n hãa hµnh chÝnh cña hÖ thèng c«ng vô. - §Æc ®iÓm m«i tr­êng chÝnh trÞ cña quèc gia. - §Æc ®iÓm m«i tr­êng; - T×nh h×nh ph¸t triÓn kinh tÕ cña ®Êt n­íc, khu vùc vµ ®Þa ph­¬ng. - Ph¸t triÓn khoa häc c«ng nghÖ, ®Æc biÖt lµ c«ng nghÖ th«ng tin vµ giao tiÕp (ICT – Information and Communication Technology) - Xu h­íng ®iÒu hµnh cña c¸c c«ng së kh¸c cïng ®Þa ph­¬ng, ë c¸c ®Þa ph­¬ng kh¸c, kÓ c¶ kinh nghiÖm ®iÒu hµnh cña c¸c c«ng së cña c¸c quèc gia kh¸c. - N¨ng lùc vµ th¸i ®é cña khu vùc t­. Cã hai ®iÓm cÇn l­u ý lµ: Mét lµ, cã thÓ nãi yÕu tè con ng­êi (bao gåm c¶ c¸c c¸n bé c«ng chøc, c¸c nhµ qu¶n lý, c«ng d©n, nh©n viªn cña c¸c tæ chøc ®èi t¸c cña c«ng së) lµ yÕu tè mang tÝnh quyÕt ®Þnh. Nã quyÕt ®Þnh viÖc: c¸c thêi c¬ ®­îc kÞp thêi n¾m b¾t, c¸c nguy c¬ vµ c¸c vÊn ®Ò ®­îc kÞp thêi ph¸t hiÖn; c¸c chiÕn l­îc vµ b­íc ®i cô thÓ ®Ó tËn dông thêi c¬, h¹n chÕ nguy c¬, phßng ngõa rñi ro còng nh­ sai lÇm. Nãi c¸ch kh¸c, nã quyÕt ®Þnh c¸c truyÒn thèng cña qu¸ khø ®­îc tiÕp nèi, c¸c sai lÇm cña qu¸ khø tr¸nh bÞ lÆp l¹i vµ c¸c c¬ héi cña t­¬ng l¹i ®­îc nghªnh ®ãn vµ tËn dông tèt nhÊt v× sù ph¸t triÓn cña mçi thµnh viªn trong c«ng së, sù ph¸t triÓn cña c«ng së vµ lîi Ých cña c«ng d©n. Hai lµ, trong khi cã thÓ nh×n nhËn c¸c yÕu tè trªn víi t­ c¸ch lµ c¸c yÕu tè t¸c ®éng, thËm chÝ quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh c«ng së, ta kh«ng thÓ bá qua mét thùc tÕ lµ chóng cóng ®ång thêi lµ s¶n phÈm, lµ kÕt qu¶ cña hiÖu qu¶ ®iÒu hµnh c«ng së. Nãi c¸ch kh¸c, ë ®©y lu«n cã mèi quan hÖ hai chiÒu gi÷a hai yÕu tè nµy. C©u 5 : V¨n hãa c«ng së lµ g× ? C¸c biÓu hiÖn cña v¨n hãa c«ng së? Kh¸i niÖm v¨n hãa c«ng së Nghiªn cøu v¨n hãa lµ mét c¸ch thøc quan träng ®Ó hiÓu vÒ con ng­êi. Nghiªn cøu v¨n hãa cña mét tæ chøc lµ mét ®iÒu kiªn quan träng ®Ó hiÓu vÒ c¸c yÕu tè t¸ch ®éng ®Õn t­ duy, quan ®iÓm vµ hµnh vi cña c¸c thµnh viªn trong tæ chøc ®ã. V¨n hãa liªn quan ®Õn niÒm tin vµ c¸ch hµnh ®éng trong néi bé tæ chøc; vµ liªn quan ®Õn h×nh ¶nh, diÖn mao, uy tÝn vµ ¶nh huëng cña tæ chøc ®æi víi bªn ngoµi. V¨n hãa c«ng së lµ mét sù pha trén riªng biÖt cña c¸c gi¸ trÞ, niÒm tin, tr«ng ®îi vµ chuÈn mùc ®­îc ph¸t triÓn vµ duy tr× trong c«ng së, t¹o nªn mét dÊu Ên riªng biÖt, gióp ph©n biÖt c«ng së nµy víi c«ng së kh¸c. Tõ kh¸i niÖm trªn cã thÓ suy ra lµ v¨n hãa c«ng vô lµ sù kÕt hîp ®Æc thï cña c¸c kiÓu v¨n hãa tån t¹i trong c¸c c«ng së, t¹o thµnh mét kiÓu tiÕp cËn riªng ®èi víi c¸c vÊn ®Ò quyÒn lùc, ®èi víi ®èi t­îng phôc vô cña hÖ thèng c«ng vô vµ c¸c thµnh phÇn, ®èi t¸c kh¸c (thÞ tr­êng, khu vùc t­ nh©n, NGOs, ..) trong cung cÊp dÞch vô c«ng vµ ®iÒu hµnh x· héi. V¨n hãa c«ng së ¶nh h­ëng ®Õn c¸c thµnh viªn trong c«ng së mét c¸ch trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp. Th«ng qua c¸c quy ®Þnh chÝnh thøc nh­ Quy chÕ lµm viÖc, v¨n hãa lµ c«ng cô ®Ó c¸c nhµ qu¶n lý h­íng c¸ch thøc hµnh vi cña ®éi ngò theo nh÷ng kiÓu nhÊt ®Þnh. §ång thêi, v¨n hãa cßn hiÖn diÖn vµ ¶nh h­ëng ®Õn nÕp nghÜ, nÕp lµm viÖc cña c¸n bé, c«ng chøc th«ng qua hÖ thèng c¸c quy t¾c xö sù mang tÝnh th«ng lÖ, kh«ng chÝnh thøc, kh«ng thµnh v¨n, nh­ng ®«i khi cã tÝnh l©u bÒn vµ søc ¶nh h­ëng m¹nh mÏ h¬n bÊt cø c«ng cô chÝnh thøc nµo. LÊy vÝ dô, trong tr­êng hîp l·nh ®¹o ph¶n ®èi mét c¸ch quyÕt liÖt vµ v« lý mét s¸ng kiÕn thùc thi nµo ®ã hoÆc ®èi xö kh«ng c«ng b»ng ®èi víi mét nh©n viªn nµo ®ã, trong mçi ®¬n vÞ, hoÆc c¶ c«ng së cã thÓ tån t¹i mét kiÓu øng xö riªng, bÊt thµnh v¨n nh­ng ®ù¬c chÊp nhËn mét c¸ch gÇn nh­ ‘®­¬ng nhiªn’ hay thÕ th× ph¶i thÕ’. CÇn ph©n biÖt gi÷a hiÖn t­îng vµ v¨n hãa. HiÖn t­îng cã thÓ x¶y ra mét hoÆc vµi lÇn trong khi v¨n hãa lµ c¸c hiÖn t­îng x¶y ra (hoÆc ®­îc thö nghiÖm), ®­îc c©n nh¾c, sµng läc, ®­îc chÊp nhËn vµ ®ù¬c duy tr×. C¸c quy t¾c sö xù, khi ®ù¬c chÊp nhËn th× ®­îc thÕ hÖ nä truyÒn cho thÕ hÖ kia, nhãm nä truyÒn cho nhãm kia, ng­êi nä truyÒn cho ng­êi kia vµ ng­êi ta cø thÕ mµ lµm. C¸c biÓu hiÖn cña v¨n hãa c«ng së BiÓu t­îng: BiÓu t­îng lµ mét c«ng cô thÓ hiÖn vÒ ý chÝ, vÒ lÞch sö,... vµ còng lµ mét c¸ch thøc ®Ó khuÕch tr­¬ng h×nh ¶nh cña mçi tæ chøc. BiÓu t­îng cña c«ng së cã thÓ bao gåm l¸ cê tæ quèc ®ù¬c treo theo quy ®Þnh hiÖn hµnh vÒ lÔ t©n nhµ n­íc vµ logo . TriÕt lý, ph­¬ng ch©m hµnh ®éng ChiÕn l­îc ch­¬ng tr×nh hµnh ®éng Quy tr×nh thñ tôc: C¸c quy ®Þnh cô thÓ vÒ c¸ch thøc thùc thi vµ c¸ch thøc ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ thùc thi C¸c nghi lÔ: Nh­ nghi lÔ ®ãn nhËn mét thµnh viªn míi vµo tæ chøc hoÆc viÖc chia tay mét thµnh viªn chuyÓn sang ®¬n vÞ kh¸c, c«ng së kh¸c hoÆc vÒ h­u. Trang phôc Møc ®é g¾n kÕt trong néi bé: Qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh cÇn x©y dùng tËp thÓ thµnh mét khèi g¾n kÕt chÆt chÐ, trong ®ã c¸c c¸ nh©n kÕt hîp trong hµnh ®éng, mäi thµnh viªn ñng hé c¸c cÊp qu¶n lý vµ ®Æc biÖt lµ nhµ qu¶n lý cÊp cao nhÊt; cã sù g¾n kÐt gi÷a c¸c nhãm chÝnh thøc vµ c¸c nhãm kh«ng chÝnh thøc xoay quanh viÖc thùuc hiÖn tèt nhiÖm vô. C¸c chuÈn mùc xö sù: + Quan hÖ nh©n sù (nh©n viªn víi nh©n viªn, nh©n viªn víi c¸c nhµ qu¶n lý vµ CBCC víi d©n) tÝch cùc (nh©n ¸i, hç trî,...); cã quy ®Þnh cô thÓ vÒ c¸ch thøc giao tiÕp, sö xù víi c«ng d©n; tinh thÇn tr¸ch nhiÖm; ... + C¸c mèi quan hÖ chÝnh thøc ®ù¬c ®¸nh gi¸ nh­ thÕ nµo? + D­ luËn tËp thÓ + C¸ch thøc xö lý c¸c vÊn ®Ò vÒ giíi + Phong c¸ch l·nh ®¹o + Tinh thÇn häc hái C©u 6: Nªu mét sè gi¶i ph¸p x©y dùng v¨n hãa c«ng së. X¸c ®Þnh vµ thèng nhÊt quan ®iÓm vÒ biÓu hiÖn cña VHCS Cã tuyªn bè chÝnh thøc vÒ triÕt lý cña tæ chøc HiÓu biÕt c¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn VHCS Rµ so¸t, ®iÒu chØnh kÞp thêi c¸c quy tr×nh, thñ tôc lµm viÖc Rµ so¸t vµ ®iÒu chØnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¸c c¸ nh©n, ®¬n vÞ. Ph¸t triÓn vµ duy tr× hÖ thèng quy t¾c sö xù Cung cÊp ®ñ ®iÒu kiÖn vËt chÊt cho thùc thi Hoµn thiÖn hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. Ph¸t huy c¸c kü thuËt kÌm cÆp, ®µo t¹o, båi d­ìng Qu¶n lý thùc thi hiÖu qu¶: giao nhiÖm vô, ®«n ®èc, khen thëng X©y dùng m«i trêng cho thay ®æi X©y dùng h×nh mÉu tæ chøc cã ‘bÇu kh«ng khÝ’ lµm viÖc tÝch cùc Vai trß lµm g­¬ng cña c¸c nhµ l·nh ®¹o, qu¶n lý T¨ng c­êng giao l­u, häc hái kinh nghiÖm ®iÒu hµnh cña c¸c c«ng së kh¸c, c¸c nÒn c«ng vô kh¸c… T¨ng c¬ héi tham gia cña nh©n viªn. Th¶o luËn réng r·i vÒ mong muèn cña nh©n viªn vÒ h×nh ¶nh cña c«ng së. C©u 7: ThiÕt kÕ c«ng viÖc lµ g×? Vai trß cña thiÕt kÕ c«ng viÖc ®èi víi ®iÒu hµnh? 1/ Kh¸i niÖm thiÕt kÕ c«ng viÖc ThiÕt kÕ c«ng viÖc lµ viÖc ph©n chia c¸c nhiÖm vô tæng thÓ, phøc t¹p cña c«ng së ra thµnh nh÷ng nhiÖm vô nhá h¬n, cô thÓ h¬n vµ cã thÓ thùc hiÖn ®­îc bëi c¸c c¸ nh©n hoÆc ®¬n vÞ. ThiÕt kÕ c«ng viÖc lµ mét qu¸ tr×nh bao gåm c¸c néi dung sau: - X¸c ®Þnh môc tiªu cña c«ng viÖc (x¸c ®Þnh sù ®ãng gãp cña vÞ trÝ c«ng viÖc nµy víi c¸c c«ng viÖc kh¸c vµ tæng thÓ c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng së). - X¸c ®Þnh nh÷ng viÖc cô thÓ cÇn lµm ®Ó ®¹t ®­îc môc tiªu c«ng viÖc (bao gåm toµn bé c¸c nhiÖm vô cô thÓ). - X¸c ®Þnh c¸c nguån lùc cÇn huy ®éng ®Ó thùc thi c«ng viÖc. - X¸c ®Þnh hÖ thèng c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸ møc ®é hoµn thµnh tõng nhiÖm vô vµ tæng thÓ c«ng viÖc. 2/ Vai trß cña thiÕt kÕ c«ng viÖc trong ®iÒu hµnh c«ng së + Gióp cho viÖc ®¹t ®­îc môc tiªu ho¹t ®éng trë nªn cô thÓ, kh¶ thi h¬n. + Cung cÊp c¬ së cho viÖc ph©n c«ng vµ thùc thi. + cung cÊp c¬ së cho viÖc tËn dông tèi ®a mäi nguån lùc trong tæ chøc. + Cung cÊp c¬ së cho viÖc ®¸nh gi¸ nh©n viªn. C©u 8: C«ng viÖc ®­îc thiÕt kÕ ph¶i ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu nµo? Mèi quan hÖ gi÷a thiÕt kÕ vµ ph©n tÝch c«ng viÖc 1/ C«ng viÖc ®­îc thiÕt kÕ ph¶i ®¶m b¶o mét sè yªu cÇu nhÊt ®Þnh phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô cña ®¬n vÞ vµ toµn c«ng së. cã tÝnh hÖ thèng (trong b¶n th©n caaus tróc c«ng viÖc vµ víi c¸c c«ng viÖc kh¸c trong hÖ thèng c¸c c«ng viÖc) cã néi dung cô thÓ, râ rµng. cã tÝnh kh¶ thi. t¹o c¬ së cho t¨ng c­êng phèi hîp. cã c¬ së cho viÖc kiÓm tra, ®¸nh gi¸. 2/ Mèi quan hÖ gi÷a thiÕt kÕ c«ng viÖc vµ ph©n tÝch c«ng viÖc + ThiÕt kÕ c«ng viÖc lµ ®iÒu kiÖn ®Çu vµo cho viÖc ph©n tÝch c«ng viÖc. + C«ng viÖc ®­îc thiÕt kÕ ph¶i ®­îc ph©n tÝch ®Ó ®¸nh gi¸ møc ®é hîp lý, cÇn thiÕt cña nã. Ph©n tÝch c«ng viÖc hiÖu qu¶ sÏ cung cÊp d÷ kiÖn cho viÖc thiÕt kÕ: cã cÇn lo¹i c«ng viÖc nh­ thª kh«ng? Néi dung c«ng viÖc cã qu¸ ®å sé hay qu¸ s¬ sµi kh«ng? §iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn c«ng viÖc cã gióp tËn dông tèi ®a c¸c nguån lùc cña tæ chøc kh«ng? .. - Tãm l¹i, hai ho¹t ®éng nµy g¾n bã víi nhau, t¹o c¬ së cho nhau vµ cïng cung cÊp c¬ së cho mät lo¹t ho¹t ®éng liªn quan nh­ ph©n c«ng c«ng viÖcc, ph¸t triÓn nh©n sù, ®¸nh gi¸ nh©n viªn,... C©u 9: Vai trß cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý trong ®iÒu hµnh c«ng së? HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý võa lµ mét c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu ®ù¬c ®Ó ®iÒu hµnh c«ng së hiÖu qu¶; l¹i võa lµ mét s¶n phÈm cña ®iÒu hµnh, trªn c¬ së ®ã, ng­êi ta cã thÓ ®¸nh gi¸ ®­îc n¨ng lùc ®iÒu hµnh cña ®éi ngò qu¶n lý. - Kh¸i niÖm ‘th«ng tin’: Mét trong nh÷ng c¸ch quan niÖm vÒ th«ng tin lµ: ‘Th«ng tin lµ nh÷ng g× cã thÓ gióp cho con ng­êi hiÓu ®­îc vÒ ®èi t­îng mµ m×nh quan t©m’. Th«ng tin ®­îc thÓ hiÖn qua nhiÒu d¹ng kh¸c nhau, bao gåm: v¨n b¶n, ©m thanh, h×nh ¶nh ®éng. Th«ng tin lµ mét trong nh÷ng nguån lùc quan träng nhÊt cña tæ chøc. Nã ®ång thêi còng lµ c«ng cô kh«ng thÓ thiÕu ®­îc cña ®iÒu hµnh. Tuy nhiªn, th«ng tin chØ thùc hiÖn tèt ®­îc vai trß cña m×nh ®èi víi qu¶n lý khi chóng ®­îc tæ chøc mét c¸ch cã hÖ thèng, phï hîp víi nhu cÇu cña c¸c nhiÖm vô qu¶n lý cô thÓ. - Kh¸i niÖm ‘hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý’: HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý lµ mét tËp hîp c¸c c¬ së d÷ liÖu vµ dßng th«ng tin ®­îc h×nh thµnh, truyÒn ®¹t, l­u tr÷, vµ sö dông nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin chÝnh x¸c vµ kÞp thêi cho qu¸ tr×nh ban hµnh vµ tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. - Vai trß cña hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý trong ®iÒu hµnh c«ng së: + Cung cÊp c¬ së d÷ liÖu ®Çy ®ñ, thèng nhÊt, chÝnh x¸c, ®¸ng tin cËy cho viÖc ban hµnh c¸c quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh. + Cung cÊp c¬ së cho viÖc tæ chøc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh hµnh chÝnh. + Lµ c«ng cô ®Ó x©y dùng, duy tr× vµ ph¸t triÓn qu¸ tr×nh giao tiÕp trong c«ng së ®­îc liªn tôc vµ hîp lý. + Gióp c¸c nhµ qu¶n lý, l·nh ®¹o thÝch øng ®­îc víi nh÷ng thay ®æi cña qu¸ tr×nh xö lý th«ng tin. + §¶m b¶o an toµn, toµn vÑn d÷ liÖu. C©u 10: Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ g×? Quy tr×nh ph©n tÝch c«ng viÖc gåm nh÷ng b­íc nµo?. 1/ Kh¸i niÖm ph©n tÝch c«ng viÖc Ph©n tÝch c«ng viÖc lµ qu¸ tr×nh xem xÐt mét c¸ch toµn diÖn vµ cã hÖ thèng néi dung cña mét c«ng viÖc nhÊt ®Þnh ®Ó lµm c¨n cø cho c¸c c«ng viÖc tiÕp theo nh­ tuyÓn dông, ph©n c«ng, ®¸nh gi¸ vµ thùc thi. 2/ Quy tr×nh ph©n tÝch c«ng viÖc B­íc 1: §¸nh gi¸ môc tiªu c«ng viÖc: Ph©n tÝch mèi quan hÖ gi÷a môc tiªu cña c«ng viÖc nµy víi tæng thÓ chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c«ng së vµ ®¸nh gi¸ xem viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc nµy cã tham gia vµo, hay tham gia ë møc ®é nµo, vµo viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô chung cña nhãm hay cña c«ng së. Cã thÓ xem xÐt môc tiªu cña c«ng viÖc tõ nhiÌu gãc ®é kh¸c nhau nh­ ®Ó ph¸t triÓn kü n¨ng cho nh©n viªn, ®Ó t¨ng c­êng tÝnh g¾n kÕt trong nhãm, ®Ó cô thÓ hãa mét chÝnh s¸ch nµo ®ã, hoÆc ®Ó kh¼ng ®Þnh tÝnh hîp lý cña c¬ cÊu tæ chøc,... B­íc 2: §¸nh gi¸ tÝnh hîp lý cña hÖ thèng c¸c viÖc cÇn lµm: ViÖc nµo ®ã hoÆc c¸c viÖc cô thÓ nµo ®ã cã cÇn thiÕt kh«ng? Tr×nh tù thùc hiÖn c¸c viÖc cã hîp lý kh«ng? B­íc 3: §¸nh gi¸ møc ®é kh¶ thi cña viÖc cung cÊp c¸c nguån lùc, cña c«ng viÖc. CÇn xem xÐt ®Çy ®ñ c¸c nguån lùc cã liªn quan, vÝ dô bao gåm: nh©n lùc (sè l­îng, kü n¨ng, nhËn thøc, th¸i ®é, sù ñng hé) vËt lùc, thêi gian, thêi ®iÓm, tµi chÝnh,.. ®Ó ®¶m b¶o ‘thiªn thêi, ®Þa lîi, nh©n hßa’. B­íc 4: §¸nh gi¸ møc ®é hîp lý cña hÖ thèng c¸c tiªu chÝ ®¸nh gi¸. HÖ thèng c¸c tiªu chÝ nµy cã gióp ph¶n ¸nh ®­îc môc tiªu cña c«ng viÖc kh«ng? Cã lµm c¬ së cho viÖc ®«n ®èc vµ kiÓm tra chÊt l­îng c«ng viÖc kh«ng? Cã gióp ®¸nh gi¸ viÖc thùc hiÖn c«ng viÖc mét c¸ch khoa häc kh«ng? C¸c tiªu chÝ nµy cã cô thÓ (®Þnh tÝnh hay ®Þnh l­îng), toµn diÖn (xem xÐt mäi khÝa c¹nh nh­ con ng­êi, vËt chÊt, kinh phÝ...) vµ kh¶ thi (cã thÓ dông ®Ó ®o l­êng trªn thùc tÕ) kh«ng? C©u 11: C¸c nguyªn t¾c cÇn ¸p dông trong ph©n c«ng c«ng viÖc? C¸c nguyªn t¾c cÇn ®¶m b¶o trong ph©n c«ng c«ng viÖc: kÕt hîp c¸c nguyªn t¾c theo quy ®Þnh cña §¶ng, Nhµ n­íc, trªn c¬ së khoa häc qu¶n lý: + Ph©n c«ng trªn c¬ së chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña c¬ quan, ®¬n vÞ. + Ph©n c«ng h­íng tíi chuyªn m«n hãa. + Ph©n c«ng trªn c¬ së cã tiªu chuÈn vµ ®Þnh møc cô thÓ. + §¶m b¶o tÝnh thÝch øng gi÷a tr¸ch nhiÖm vµ thÈm quyÒn. + §¶m b¶o tÝnh thÝch øng gi÷a n¨ng lùc cña nh©n viªn vµ chøc tr¸ch ®­îc giao. + T¹o c¬ së cho häc hái vµ thay thÕ + Ph©n c«ng h­íng tíi t¨ng c­êng vai trß cña nhãm trong tæ chøc (t¨ng c­êng liªn kÕt, phèi hîp). C©u 12: N¨ng lùc c«ng t¸c lµ g×? C¸c yÕu tè cÊu thµnh? T¹o sao ph¶i chó träng ¨ng lùuc c«ng t¸c khi ph©n c«ng c«ng viÖc? 1. Kh¸i niÖm n¨ng lùc c«ng t¸c Mét trong nh÷ng nguyªn t¾c quan träng nhÊt trong ph©n c«ng c«ng viÖc trong c«ng së lµ ®¶m b¶o tÝnh thÝch øng gi÷a n¨ng lùc cña nh©n viªn vµ chøc tr¸ch ®­îc giao. N¨ng lùc c«ng t¸c lµ tæng hîp quan ®iÓm, kiÕn thøc, kü n¨ng vµ hµnh vi cÇn thiÕt cho mét lo¹i chøc tr¸ch nhÊt ®Þnh, trong mét hoµn c¶ch nhÊt ®Þnh ®Ó t¹o ra chÊt l­îng lµm viÖc nh­ mong muèn. 2/ C¸c yÕu tè cÊu thµnh n¨ng lùc c«ng t¸c + NhËn thøc, quan ®iÓm + Kü n¨ng + Th¸i ®é Tuy nhiªn, nh­ kh¸i niÖm trªn cho thÊy, n¨ng lùc c«ng t¸c kh«ng ®¬n gi¶n lµ sù së h÷u (cã) c¸ phÈm chÊt trªn. N¨ng lùc c«ng t¸c ®ßi hái cao h¬n thÕ. Nã bao gåm: + Kh¶ n¨ng biÕt hµnh ®éng: §iÒu nµy liªn quan ®Õn sù së h÷u nh÷ng nhËn thøc, quan ®iÓm, kü n¨ng vµ th¸i ®é hµnh vi cÇn thiÕt cho nhiÖm vô. Ë møc ®é nµy, ng­êi ta cßn cã thÓ gäi lµ cã tr×nh ®é chuyªn m«n; + Kh¶ n¨ng hµnh ®éng cô thÓ ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô: Nãi c¸ch kh¸c lµ ¸p dông c¸i biÕt vµo c¸c ho¹t ®éng cô thÓ, thùc tÕ; vµ + Kh¶ n¨ng t¹o ra kÕt qu¶ nh­ mong muèn (hoÆc yªu cÇu). §iÒu nµy ph¶n ¸nh c¸c ®Æc ®iÓm quan träng cña n¨ng lùc c«ng t¸c lµ: + mang tÝnh c¸ nh©n: do c¸ nh©n chiÕm lÜnh, së h÷u vµ duy tr×. + g¾n víi bèi c¶nh: c¸c nhiÖm vô kh¸c nhau ®ßi hái nh÷ng n¨ng lùc kh¸c nhau. + cã tÝnh n¨ng ®éng: phÈm chÊt ‘cã n¨ng lùc’ ®­îc kh¼ng ®Þnh kh¸c, hoÆc rÊt kh¸c, nhau gi÷a c¸ nh©n nµy víi c¸ nh©n kh¸c, gi÷a c¸c thêi ®iÓm kh¸c nhau trªn c¬ së c¸c khung chung vÒ n¨ng lùc. 3/ CÇn chó träng n¨ng lùc c«ng t¸c khi ph©n c«ng c«ng viÖc còng nh­ khi tuyÓn dông nãi chung v×: + NhËn thøc sai lÖch sÏ dÉn ®Õn hµnh vi sai tr¸i + Kü n¨ng yÕu kÐm lµ nguyªn nh©n cña viÖc ‘lùc bÊt tßng t©m’, hoÆc ‘nhiÖt t×nh nh­ng ngu dèt’ hay thËm chÝ ‘chØ biÕt nãi mµ kh«ng biÕt lµm’ + Th¸i ®é sai lÖch dÉn ®Õn hiÓu lÇm. + ThiÕu mong muèn hµnh ®éng lµ lý do cña bÖnh ‘lý thuyÕt su«ng’ tõ phÝa nh©n viªn vµ lµ sù ph¶n ¸nh cña sù thiÕu kh¶ n¨ng ®éng viªn khuyÕn khÝch tõ phÝa c¸c nhµ qu¶n lý. + ThiÕu kh¶ n¨ng t¹o ra kÕt qu¶ nh­ mong muèn cã thÓ cã nguyªn nh©n cña sù thiÕu kh¶ n¨ng vËn dông nh÷ng kiÕn thøc, kü n¨ng m×nh cã; còng cã thÓ ph¶n ¸nh sù thiÕu n¨ng lùc cña c¸c nhµ qu¶n lý trong viÖc t¹o ra, hay cung cÊp bèi c¶nh vµ ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho thùc thi. Nãi tãm l¹i, ®¸nh gi¸ n¨ng lùc c«ng t¸c lµ c¬ së cho c¸c chiÕn l­îc, kÕ ho¹ch ®Ó n©ng cao n¨ng lùc cña c¸ nh©n nh©n viªn, cña c¸c nhµ qu¶n lý, thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc, quy tr×nh lµm viÖc, vµ thËm chÝ c¶ ®iÒu chØnh chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸ nh©n vµ ®¬n vÞ. C©u 13: Vai trß cña kÕ ho¹ch trong ®iÒu hµnh c«ng së? NhËn diÖn vµ ph©n tÝch nh÷ng khã kh¨n phæ biÕn trong lËp kÕ ho¹ch hiÖn nay. 1/ Vai trß cña kÕ ho¹ch trong ®iÒu hµnh c«ng së - Kh¸i niÖm kÕ ho¹ch KÕ ho¹ch c«ng t¸c lµ mét läai v¨n b¶n qu¶n lý x¸c ®Þnh môc tiªu cÇn ®¹t ®Õn trong mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh trong t­¬ng lai vµ c¸ch thøc ®¹t ®­îc môc tiªu ®ã. - Trong ®iÒu hµnh c«ng së, kÕ ho¹ch ®ãng mét vai trß quan träng, nã: + Lµ c¬ së ®Ó ®¶m b¶o mäi ho¹t ®éng diÔn ra ®­îc thiÕt kÕ tËp trung xoay quanh viÖc thùc hiÖn môc tiªu ho¹t ®éng ®· ®Æt ra; do ®ã, tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng bá sãt, chång chÐo, l·ng phÝ,.. + Gióp tæ chøc chñ ®éng h¬n trong øng phã víi nh÷ng thay ®æi cña m«i tr­êng. + Lµ c«ng cô cho viÖc ph©n c«ng, phèi hîp, ®¸nh gi¸ vµ kiÓm tra. + Lµ c¬ së ®Ó chèng c¸c th¸i ®é tïy tiÖn, sai tr¸i vµ l·ng phÝ trong ®iÒu hµnh 2/ NhËn diÖn vµ ph©n tÝch nh÷ng khã kh¨n trong LKH hiÖn nay + VÒ chÝnh s¸ch + VÒ n¨ng lùc cña ®éi ngò c¸n bé lµm c«ng t¸c ho¹ch ®Þnh: TÇm nh×n, Kü n¨ng: so¹n th¶o v¨n b¶n, thu thËp vµ xö lý th«ng tin, thu hót sù tham gia trong qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch. Sù t©m huyÕt víi nghÒ nghiÖp, Th¸i ®é phôc vô d©n. .. + VÒ c¬ së vËt chÊt + VÒ kinh phÝ: VÝ dô kinh phÝ cho viÖc kh¶o s¸t, thu thËp th«ng tin. C©u 14: H·y ph©n tÝch yªu cÇu vµ quy tr×nh chung cña lËp kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña c«ng së hµnh chÝnh nhµ n­íc. 1/ Yªu cÇu ®èi víi qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch Kh«ng cÇn ph¶i tranh c·i thªm vÒ vai trß cña kÕ ho¹ch ho¹t ®éng trong ®iÒu hµnh c«ng söo. Tuy nhiªn, kh«ng ph¶i b¶n kÕ ho¹ch nµo hay ho¹t ®éng lËp kÕ ho¹ch nµo còng cã gi¸ trÞ ®èi víi qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh vµ ®èi víi tõng nh©n viªn trong c«ng së. ChØ khi qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch ®¶m b¶o nh÷ng yªu cÇu nhÊt ®Þnh th× s¶n phÈm cña nã míi lµ c¸c b¶n kÕ ho¹ch cã chÊt l­îng vµ thùc hiÖn ®ù¬c c¸c vai trß cña nã ®èi víi qu¸ tr×nh ®iÒu hµnh. Do vËy, qu¸ tr×nh lËp kÕ ho¹ch cÇn: + T¨ng c­êng ®­îc sù tham gia cña c¸c ®èi t­îng cã liªn quan (cã thÓ bao gåm nhãm lËp kÕ ho¹ch, nhãm thùc thi vµ nhãm bÞ ¶nh h­ëng bëi kÕ ho¹ch) ®Ó ph¸t huy trÝ tuÖ cña mäi thµnh viªn, t¨ng c­êng cam kÕt thùc thi vµ ®¶m b¶o tÝnh kh¶ thi. + Tu©n thñ ®Çy ®ñ c¸c b­íc trong quy tr×nh LKH (®Ó ®¶m b¶o tÝnh h¬pù ph¸p, hîp lý vµ hÖ thèng) + Dùa trªn c¬ së c¸c th«ng tin kh¸ch quan, ®Çy ®ñ, vµ ®¸ng tin cËy (®Ó ®¶m b¶o tÝnh kh¶ thi). + Cã thö nghiÖm vµ rót kinh nghiÖm. + Cã tiªu chÝ ®¸nh gi¸ ®èi víi c¸c môc tiªu ®· ®Æt ra ®Ó ®¶m b¶o tÝnh h­íng ®Ých. 2/ Quy tr×nh chung lËp kÕ ho¹ch bao gåm c¸c b­íc sau: - B­íc 1: Thu thËp vµ xö lý th«ng tin: + Ph©n tÝch thùc tr¹ng. + X¸c ®Þnh môc tiªu lËp kÕ ho¹ch. + X¸c ®Þnh ph¹m vi ¶nh h­ëng, ®èi t­îng t¸c ®éng. - B­íc 2: So¹n th¶o: + Yªu cÇu ®¶m b¶o ®óng thÓ thøc + vÒ néi dung: Nªu cô thÓ c¸c c«ng viÖc cÇn thùc hiÖn; c¸c yªu cÇu cÇn ®¹t ®­îc, tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n, ®¬n vÞ, c¸ch thøc, biÖn ph¸p thùc hiÖn. - B­íc 3: LÊy ý kiÕn tham gia -B­íc 4: Th«ng qua hoÆc xin ý kiÕn th«ng qua. - B­íc 5: Thùc hiÖnc¸c thñ tôc c«ng bè vµ ban hµnh. C©u 14: C¸c nguyªn t¾c ®iÒu hµnh c«ng së vµ ý nghÜa cña viÖc vËn dông c¸c nguyªn t¾c ®ã trong thùc tÕ. 1/ C¸c nguyªn t¾c ®iÒu hµnh Mét ®iÒu hÕt søc râ rµng lµ phµm ®· cã tæ chøc lµ cã nhu cÇu ®iÒu hµnh. §iÒu ®ã cã nghÜa lµ ®iÒu hµnh quyÕt ®Þnh sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc. Tuy nhiªn, ®iÒu hµnh chØ cã thÓ thùc hiÖn ®­îc vai trß võa lµ ®iÒu kiÖn, võa lµ ®éng lùc ph¸t triÓn cña tæ chøc khi nã diÔn ra ®óng h­íng, theo nh÷ng c¸ch nhÊt ®Þnh- nãi c¸ch kh¸c- theo nh÷ng nguyªn t¾c nhÊt ®Þnh. - C¸c nguyªn t¾c cÇn ®¶m b¶o: - Nhãm nguyªn t¾c chung, bao trïm: Bao gåm hai nguyªn t¾c: + Tu©n thñ ph¸p luËt: Cã thÓ nãi, tÊt c¶ c¸c nguyªn t¾c ®­îc ®Ò cËp sau ®©y ®Òu ph¶n ¸nh nguyªn t¾c nµy. + §¶ng l·nh ®¹o, Nhµ n­íc qu¶n lý, nh©n d©n lµm chñ. - Nhãm nguyªn t¾c cô thÓ: (xem trong hép d­íi ®©y). 2/ Vai trß cña viÖc thùc hiÖn c¸c nguyªn t¾c trªn Nãi chung, viÖc vËn dông c¸c nguyªn t¾c ®èi víi (i) t¹o nªn nÒ nÕp vµ v¨n hãa trong c«ng së; (ii) t¨ng c­êng sù tham gia vµ ph¸t huy trÝ tuÖ cña mäi thµnh viªn trong tæ chøc; (iii) ®¹t ®ù¬c vµ n©ng cao uy tÝn cña nhµ qu¶n lý; vµ nhê ®ã (iv) ®¹t ®­îc môc tiªu ho¹t ®éng cña c«ng së. Mét c¸ch cô thÓ h¬n, viÖc vËn dông phï hîp c¸c nguyªn t¾c trªn cã thÓ ®em l¹i nhiÒu lîi Ých, bao gåm: Nguyªn t¾c ý nghÜa Phï hîp thùc tiÔn - Kh¶ thi - G©y Ên t­îng vÒ tÝnh s¸t thùc tiÔn cña c¸c nhµ qu¶n lý. T¨ng c­êng d©n chñ - Ph¸t huy trÝ tuÖ nh©n viªn vµ c¸c ®èi t­îng cã liªn quan - Thu thËp ®­îc nhiÒu th«ng tin h¬n. - t¨ng c­êng sù ñng hé vµ cam kÕt thùc hiÖn C«ng khai - ®Ó nh©n viªn biÕt, tham gia vµ thùc hiÖn nhiÖm vô vµ gi¸m s¸t; nhê ®ã, t¹o ¸p lùc thay ®æi. - Gióp nh©n viªn biÕt râ vµ thèng nhÊt h¬n vÒ t×nh tr¹ng hiÖn thêi cña tæ chøc. - T¨ng uy tÝn cho c¸c nhµ qu¶n lý vÒ sù nghiªm minh vµ c«ng b»ng trong ®èi xö. - ®Ó t¨ng sù hµi lßng trong ®èi t­îng phôc vô: C«ng d©n vµ tæ chøc cã thÓ gi¸m s¸t vµ yªu cÇu chÊt l­îng nh­ quy ®Þnh Liªn tôc - ®¶m b¶o ®¸p øng kÞp thêi mét c¸ch tèt nhÊt nhu cÇu cña c«ng d©n vµ tæ chøc - §ßi hái nhµ qu¶n lý ph¶i biÕt ph©n c«ng c«ng viÖc hîp lý, trong ®ã cã tÝnh ®Õn c¸c nguyªn t¾c quan träng nh­ t¨ng c­êng liªn kÕt, häc hái, vµ kh¶ n¨ng thay thÕ cña nh©n viªn. MÖnh lÖnh ®iÒu hµnh phï hîp - nh©n viªn cã c¨n cø tèt ®Ó thùc thi hiÖu qu¶ - thÓ hiÖn n¨ng lùc giao tiÕp, thuyÕt phôc, ®éng viªn cña nhµ qu¶n lý - Lµ c¨n cø cho kiÓm tra. KhuyÕn khÝch cã hiÖu qu¶ - lµ c¬ së ®Ó t¨ng tr¸ch nhiÖm trong thùc thi, t¨ng sù g¾n kÕt víi tæ chøc - Lµ c¬ së ®Ó thu hót nh©n tµi vÒ cho tæ chøc. C©n b»ng Ph©n ®Þnh râ rµng chøc n¨ng, nhiÖm vô, thÈm quyÒn - C¬ së ®Ó phèi hîp tèt - C¨n cø ®Ó kiÓm tra, ®¸nh gi¸. T¨ng c­êng kiÓm tra, ®¸nh gi¸ - Lµ c¬ së ®Ó ®iÒu chØnh kÕ ho¹ch, - Lµ c¬ së ®Ó ®¸nh gi¸ nh©n viªn, - Lµ c¬ së ®Ó thay ®æi quy tr×nh thñ tôc - Lµ c¬ së ®Ó ®iÒu chØnh ph­¬ng ph¸p, phong c¸ch qu¶n lý Kh«ng ngõng ®æi míi - thÝch øng víi nhÞp ®é thay ®æi cña con ng­êi trong c«ng së - ThÝch øng víi thay ®æi cña m«i tr­êng bªn ngoµi c«ng së. - Kh«ng ngõng n©ng cao chÊt l­îng phôc vô C©u 15: NhËn diÖn vµ ph©n tÝch nguyªn nh©n cña mét sè h¹n chÕ th­êng gÆp trong ®iÒu hµnh c«ng së hiÖn nay. Cã thÓ ®Ò cËp c¸c h¹n chÕ sau ®©y: - Tõ gãc ®é c¸c quy ®Þnh: Kh«ng tu©n thñ c¸c quy ®Þnh vÒ ®iÒu hµnh (vÝ dô trong viÖc thùc hiÖn c¸c nguyªn t¾c ®iÒu hµnh nh­ t¨ng c­êng d©n chñ,..) dÉn tíi c¸c t×nh tr¹ng nh­ : Trªn b¶o d­íi kh«ng nghe. Nguyªn nh©n lµ do c¸c quy ®Þnh kh«ng râ rµng, hoÆc ®­îc gi¶i thÝch tïy tiÖn. - Tõ gãc ®é ng­êi ®iÒu hµnh: Tïy tiÖn, ngÉu høng trong ban hµnh c¸c mÖnh lÖnh, mÖnh lÖnh kh«ng cã gi¸ trÞ trªn thùc tiÔn, ,..... Nguyªn nh©n lµ c¸c nhµ qu¶n lý thiÕu c¸c kü n¨ng ®iÒu hµnh; t­ t­ëng thiªn lÖch; kh«ng cã tÇm nh×n manh món; th¸i ®é kh«ng phï hîp: Ých kû, vô lîi c¸ nh©n, bÌ ph¸i, trï dËp, gian tr¸, thãi ®Ò cao th¸i qu¸ chñ nghÜa kinh nghiÖm vµ thãi tù m·n. - Tõ gãc ®é ng­êi bÞ ®iÒu hµnh: kh«ng céng t¸c, v« kû luËt, thiÕu tr¸ch nhiÖm, suy nghÜ vµ hµnh ®éng nöa vêi, Nguyªn nh©n lµ b¶n th©n ng­êi ®iÒu hµnh nªu g­¬ng xÊu, v¨n hãa tæ chøc tiªu cùc, c¸ nh©n nh©n viªn kh«ng chÞu häc hái vµ thay ®æi. - Tõ gãc ®é c¬ së vËt chÊt, kinh phÝ: dÉn ®Õn thùc tÕ c¸c gi¶i ph¸p ®iÒu hµnh manh món, ch¾p v¸, kh«ng dµi h¬i. Nguyªn nh©n lµ sù thiÕu hoÆc chËm c¸c nguån lùc vËt chÊt cÇn thiÕt. - Tõ c¸c nguyªn nh©n kh¸ch quan: Tèc ®é thay ®æi cña c¸c yÕu tè m«i tr­êng qu¸ nhanh, quy m« thay ®æi qu¸ lín; sù bÊt æn vÒ m«i truêng C©u 16: Kh¸i niÖm quy chÕ ho¹t ®éng? Vai trß cña quy chÕ trong ®iÒu hµnh c«ng së? 1/ Kh¸i niÖm Quy chÕ ho¹t ®éng Quy chÕ lµm viÖc cña c«ng së lµ mét lo¹i v¨n b¶n néi bé quy ®Þnh cô thÓ vÒ chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña c¸c c¸ nh©n vµ thµnh viªn trong c«ng së, c¸ch thøc phèi hîp vµ mét sè chÕ ®é c«ng t¸c quan träng nh»m x©y dùng vµ duy tr× mét chÕ ®é lµm viÖc khoa häc. 2/ Vai trß cña Quy chÕ ho¹t ®éng + T¹o sù thèng nhÊt trong thùc thi + T¹o sù thèng nhÊt trong ®iÒu hµnh. + Lµ c«ng cô t¹o nªn nÒ nÕp lµm viÖc khoa häc, chuyªn nghiÖp. + Gióp gi¶m c¸c tiªu cùc trong ®iÒu hµnh vµ thùc thi. + Lµ c«ng cô ®Ó phèi hîp. + Cung cÊp c¬ së ®Ó kiÓm tra, ®¸nh gi¸ nh©n viªn vµ ®¬n vÞ. + Lµ c«ng cô ®¶m b¶o ®­îc quyÒn lîi cña c¸ nh©n ®¬n vÞ. C©u 17: Vai trß cña kiÓm tra trong ®iÒu hµnh? C¸c nguyªn t¾c kiÓm tra? 1/ Vai trß cña kiÓm tra Cung cÊp c¬ së cho viÖc lµm râ h¬n môc tiªu vµ kÕt qu¶ ho¹t ®éng trong bèi c¶nh thay ®æi... KÞp thêi ph¸t hiÖn sai lÖch ®Ó kÞp thêi ®iÒu chØnh, söa ch÷a Lµ c¨n cø cho viÖc ®¸nh gi¸ thùc thi vµ ph¸t triÓn nh©n viªn Phßng ngõa: X¸c ®Þnh vµ dù ®o¸n ®îc c¸c xu thÕ vµ nh÷ng thay ®æi cÇn thiÕt Cung cÊp th«ng tin ®Ó ®iÒu chØnh quy tr×nh, thñ tôc lµm viÖc. 2/ C¸c nguyªn t¾c kiÓm tra + Toµn diÖn + KÞp thêi + Kh¸ch quan, c«ng minh + Cô thÓ + Phï hîp thùc tÕ + Th­êng xuyªn C©u 18: Vai trß cña héi häp trong ®iÒu hµnh c«ng së?. - Thèng nhÊt nhËn thøc - T¨ng c­êng d©n chñ trong ®iÒu hµnh: Ph¸t huy trÝ tuÖ tËp thÓ; t¨ng c­êng phèi hîp, ñng hé; khuyÕn khÝch nh©n viªn. - Cung cÊp c¬ héi ®Ó ®¸nh gi¸ nh©n viªn. - T¨ng c­êng hiÓu biÕt lÉn nhau. - T¹o ¸p lùc hµnh ®éng. - Mét c¸ch thøc h÷u hiÖu ®Ó thu thËp th«ng tin ph¶n håi cho qu¶n lý. C©u 19: §Æc ®iÓm cña qu¸ tr×nh giao tiÕp trong c«ng së hµnh chÝnh nhµ n­íc. - Liªn tôc - §a d¹ng - Cã môc ®Ých - Phøc t¹p - Mang th«ng ®iÖp vÒ quyÒn lùc. - §Ó thùc hiÖn quyÒn lùc nhµ n­íc. - V¨n b¶n viÕt lµ c«ng cô chÝnh thøc, quan träng nhÊt. - §­îc sö dông chÝnh thøc vµ réng r·i c¸c ph­¬ng tiÖn truyÒn th«ng ®¹i chóng. C©u 20: Nªu mét sè biÖn ph¸p t¨ng c­êng ®éng lùc lµm viÖc cña nh©n viªn? C¸c yªu cÇu ®èi víi ®éng viªn, khuyÕn khÝch? 1/ Mét sè biÖn ph¸p t¨ng c­êng ®éng lùc lµm viÖc Cã thÓ ®Ò cËp c¸c gi¶i ph¸p sau: - C¸c biÖn ph¸p ®éng viªn vÒ vËt chÊt: L­¬ng, th­ëng ®Þnh kú, th­ëng ®ét xuÊt, th­ëng lÔ tÕt, cung cÊp ®µy ®ñ thiÕt bÞ lµm viÖc. - C¸c biÖn ph¸p ®éng viªn vÒ tinh thÇn: liªn quan chñ yÕu ®Õn viÖc tin, dïng vµ ghi nhËn ®ãng gãp cña c¸c c¸ nh©n. §iÒu nµy cã thÓ ®¹t ®­îc th«ng qua : + Ph©n c«ng c«ng viÖc ®óng chuyªn m«n, së truêng. + Ph©n c«ng c«ng viÖc cã tÝnh th¸ch thøc. + Ghi nhËn c«ng tr¹ng tr­íc tËp thÓ. + Quan t©m ®Õn ®êi sèng c¸ nh©n + lµm cho c«ng viÖc trë nªn lý thó h¬n. + X©y dùng bÇu kh«ng khÝ ®oµn kÕt, t­¬ng trî. 2/ Yªu cÇu ®èi víi ®éng viªn, khuyÕn khÝch - HiÓu biÕt râ nhu cÇu cña nh©n viªn lµ c¬ së quan träng nhÊt ®Ó ®éng viªn. - KhuyÕn khÝch trong khu«n khæ hîp ph¸p. - KhuyÕn khÝch hîp lý. - KhuyÕn khÝch, ®éng viªn kÕt hîp víi t¨ng c­êng kû luËt lao ®éng vµ t¨ng tÝnh khoa häc cña quy tr×nh, thñ tôc lµm viÖc. - KhuyÕn khÝch ®óng lóc. - §¸nh gi¸ thùc thi kh¸ch quan, chÝnh x¸c. - Ng­êi QL, L§ ph¶i cã uy tÝn. - Cã nguån tµi chÝnh cÇn thiÕt cho khuyÕn khÝch. - Cã thêi gian. - Cã thö nghiÖm vµ rót kinh nghiÖm. C©u 21: Yªu cÇu ®èi víi mÖnh lÖnh ®iÒu hµnh? C¸c phÈm chÊt cÇn thiÕt t­¬ng øng ë ng­êi qu¶n lý? 1/ Yªu cÇu ®èi víi mÖnh lªnh ®iÒu hµnh - Thèng nhÊt - ChÝnh x¸c - Phï hîp víi thùc tÕ - TruyÒn ®¹t kÞp thêi - Cô thÓ 2/ C¸c phÈm chÊt, kü n¨ng t­¬ng øng - Ng­êi QL, L§ cÇn cã c¸c phÈm chÊt nh­ : Lßng trung thµnh, cã uy tÝn, ch©n thµnh, cã mong muèn häc hái, d¸m thay ®æi, cã b¶n lÜnh, n¾m v÷ng chøc n¨ng, nhiÖm vô cña m×nh,... - Ng­êi QL, L§ cÇn cã c¸c kü n¨ng nh­: cã kh¶ n¨ng ®éng viªn, khuyÕn khÝch, biÕt c¸ch l¾ng nghe; kü n¨ng ban hµnh quyÕt ®Þnh (lùa chän gi¶i ph¸p, kiÓm tra th«ng tin, lÊy ý kiÕn..), thuyÕt tr×nh, l¾ng nghe, sö dông c¸c ph­¬ng tiÖn kü thuËt, c«ng nghÖ hiÖn ®¹i. C©u 22: §Æc ®iÓm cña kü thuËt ®iÒu hµnh c«ng së trong giai ®o¹n hiÖn nay? Nªu mét sè biÖn ph¸p ®æi míi ®iÒu hµnh c«ng së. 1/ §Æc ®iÓm cña kü thuËt ®iÒu hµnh c«ng së trong giai ®o¹n hiÖn nay - §ang thay ®æi. - Cã môc tiªu lµ phôc vô tèt h¬n. - T¨ng c­êng ¸p dông kü thuËt, ph­¬ng ph¸p hiÖn ®¹i - KÕ thõa. - T¨ng c­êng häc hái: gi÷a c¸c c«ng së, häc tõ kinh nghiÖm cña c¸c tæ chøc kh¸c trong x· héi, cña khu vùc kh¸c vµ cña n­íc ngoµi. 2/ Mét sè biÖn ph¸p ®æi míi ®iÒu hµnh - X©y dùng c¸c m« h×nh mÉu, quy tr×nh chuÈn - T¨ng c­êng c¸c thiÕt bÞ hiÖn ®¹i - Tiªu chuÈn hãa c¸c ho¹t ®éng thùc thi - C¶i tiÕn c¸c h×nh thøc kiÓm tra, gi¸m s¸t. - T¨ng c­êng ®µo t¹o, båi d­ìng cho c¸n bé, c«ng chøc, ®Æc biÖt lµ c¸c nhµ qu¶n lý. - X©y dùng v¨n hãa häc tËp trong tæ chøc. - Lu©n chuyÓn c¸n bé. - Thu hót nh©n tµi qu¶n lý tõ khu vùc t­. - Cã kÕ ho¹ch chuÈn bÞ nguån qu¶n lý hîp lý vµ thiÕt thùc.