Chuyên đề Báo cáo về hệ thống thông tin tại ngân hàng agribank Phú Nhuận

BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KINH TEÁ Tp. HCM BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ: HỆ THÔNG THÔNG TIN TẠI AGRIBANK PHÚ NHUẬN Giáo viên hướng dẫn: TS Hồ Tiến Dũng Sinh viên thực hiện: Nguyễn Minh Tuấn Lớp Quản trị đêm 3 – Khóa 17 MỤC LỤC Phần 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin Trang I./ TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1./ Khái niệm hệ thống thông tin 4 2./ Vai trò hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp 5 3./ Yêu cầu đối với thông tin 8 4./ Phân lọai thông tin 9 II. CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1./ Qui trình xây dựng hệ thống thông tin 11 2./ Tổ chức bộ máy thông tin Doanh nghiệp. 12 Phần 2: Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận TỒNG QUAN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA AGRIBANK PHÚ NHUẬN 1./ Mô hình họat động 14 2./ Chức năng và nhiệm vụ chung của Agribank Phú nhuận 15 3./ Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận 23 4./ Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận 31 5./ Kết quả thực hiện 38 NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 51 SỰ CẦN THIẾT CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HỌAT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP: Ngày nay, thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội nói chung và các họat động kinh tế nói riêng, có thể nói rằng thông gắn liền với sự sống còn, thành công hay thất bại của mỗi con người, mỗi tổ chức hay một dân tộc.Mặc dù hệ thống thông tin đã và đang được ứng dụng và phục vụ trong mọi lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Song tuỳ theo quan điểm mà có thể phân loại các hệ thống tin theo các tiêu chí khác nhau. Xét về mặt ứng dụng trong họat động quản trị doanh nghiệp, hệ thống thông tin có thể được phân chia thành một số dạng như sau: Hệ thống thông tin quản lý: Bao gồm các hệ thống thông tin hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ và quản lý của các doanh nghiệp, các tổ chức. Ví dụ các hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống tính cước và chăm sóc khách hàng, hệ thống quảnlý thư viện, hệ thống đào tạo trực tuyến ... Quản trị thực hiện công việc là quá trình trao đổi liên tục dựa trên mối quan hệ qua lại giữa người quản lý và nhân viên. Quá trình này bao gồm việc xây dựng các yêu cầu/ mục tiêu rõ ràng và sự nhận thức về các vấn đề dưới đây: ♦ Các nhiệm vụ, chức năng cơ bản của nhân viên ♦ Nhiệm vụ, mục tiêu đạt được của từng vị trí có đóng góp như thế nào cho mục tiêu chung của bộ phận, Công ty. ♦ Trả lời câu hỏi “công việc cần được làm tốt” như thế nào ♦ Người quản lý và nhân viên sẽ hợp tác như thế nào để duy trì, cải thiện hay phát triển khả năng thực hiện công việc của nhân viên. ♦ Kết quả thực hiện công việc được nhân viên và người quản lý đo lường và đánh giá như thế nào. ♦ Những khó khăn trong thực hiện công việc sẽ được xác định và khắc phục như thế nào. Mục đích quan trọng nhất của hệ thống quản trị thực hiện công việc là nhằm liên tục cải thiện kết quả thực hiện công việc của nhân viên và bộ phận. Quá trình này gồm: ♦ Lập kế hoạch thực hiện công việc ♦ Liên tục giám sát, hướng dẫn và truyền đạt, trao đổi thông tin ♦ Lập các báo cáo, tài liệu biểu mẫu về quá trình giám sát, những cải thiện và kết quả thực hiện công việc theo kế hoạch thực hiện công việc Phần I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Khái niệm về thông tin Thông tin là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tượng. Biểu tượng mang tin có thể là: âm thanh, chữ viết, băng từ, cử chỉ, … được gọi chung là dữ liệu. Quy trình thông tin như sau: Ý tưởng Mã hóa Truyền đạt thông tin Tiếp nhận Giải mã Nhận thức Phản hồi Nhiễu Người gửi Người nhận - Người gửi thông tin. Thông tin bắt đầu bằng người gửi, người gửi có một suy nghĩ hay một ý tưởng mà sau đó nó được mã hóa theo một cách mà cả người gửi lẫn người nhận đều có thể hiểu được. - Truyền đạt thông tin. Thông tin được chuyển từ người gủi tới người nhận. Hình thức thông tin có thể là lời nói, cử chỉ hay văn bản và nó có thể được chuyển qua một email, máy tính, điện thoại, điện tín hay vô tuyến truyền hình. + Lời nói: là phương pháp thông dụng nhất để diễn đạt thông tin. Đây là hình thức thông tin nhanh và có phản hồi nhưng dễ bị nhiễu vì qua nhiều trung gian. + Chữ viết: hình thức này rõ ràng, ít sai lệch và có thể kiểm soát được những sai lầm khi truyền đạt thông tin. Cả hai bên gửi và nhận đều có văn bản để tham khảo. Nó có thể tồn tại lâu dài và có thể sử dụng cho những thông tin dài phức tạp. Những thông tin này thường mất nhiều thì giờ so với lời nói, sự phản hồi của văn bản thường bị chậm trễ hơn so với lời nói và có thể bị thất lạc. + Những hình thức khác như cử chỉ, thái độ, nét mặt, cho ta biết được tình cảm của người truyền tin. + Những hình thức thông tin bằng phương tiện điện tử như truyền hình, máy tính, điện thoại, fax, internet được dùng để truyền đạt thông tin nhanh chóng hơn và người truyền tin không cần phải rời khỏi vị trí của họ. - Người nhận thông tin. Người tiếp nhận thông tin và giải mã thành nhận thức. Nếu người nhận không hiểu được thông tin thì sự liên lạc thông tin coi như chưa được hoàn tất. Sự hiểu biết nằm ở trong tư duy của cả người gửi và người nhận . - Nhiễu và sự phản hồi trong thông tin. Thông tin bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Thông tin nhiễu là những thông tin là những thông tin lệch lạc có thể do ý đồ của người gửi, do việc truyền đạt thiếu chính xác hay sự hiểu lầm của người nhận. Sự phản hồi là yếu tố cơ bản để kiểm tra tính chính xác và hiệu quả của thông tin. Chúng ta chưa chắc chắn là một thông tin đã được mã hóa, truyền đi, giải mã và được hiểu một cách hữu hiệu nếu nó chưa được khẳng định bằng sự phản hồi. Sự phản hồi cho ta biết sự thay đổi về tổ chức hay cá nhân có xảy ra như kết quả thông tin hay không. Vai trò của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp 2.1. Thông tin là phương tiện để thống nhất hoạt động của một tổ chức Thông tin là các phương tiện để thống nhất mọi hoạt động có tổ chức. Thông tin cung cấp các đầu vào cho các hệ thống xã hội nói chung và doanh nghiệp nói riêng. Bên cạnh đó, thông tin cũng đóng vai trò làm thay đổi phương thức tổ chức để đạt được các mục tiêu và là phương tiện để mọi hoạt động trong tổ chức có thể liên hệ được với nhau nhàm đạt mục tiêu chung. 2.2. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là mắt xích của hệ thống thông tin kinh tế - xã hội: Khi một tổ chức phát triển lớn mạnh, mạng lưới thông tin của tổ chức đó trở nên phức tạp hơn, do dòng thông tin nhiều hơn dễ dẫn đến hiện tượng nhiễu thông tin. Người nhận thông tin có thể đáp lại bằng nhiều cách. + Thứ nhất: họ có thể không để ý đến một số thông tin nào đó. + Thứ hai: do bị tiếp nhận quá nhiều thông tin, người nhận thông thông tin sẽ dễ bị mắc lỗi khi sử dụng nó do không chọn lọc hết được những thông tin chính xác và cần thiết cho nhu cầu của mình. + Thứ ba: người nhận thông tin có thể bị chậm trễ trong việc xử lý thông tin một cách thường xuyên. + Thứ tư: đôi khi người nhận thông tin có thói quen xử lý các thông tin đơn giản trước, trong khi các thông tin khó nhưng thiết yếu thì bị bỏ qua. + Cuối cùng, người ta đáp trả lại sự quá tải thông tin bằng cách lẩn tránh khỏi nhiệm vụ thông tin. 2. 3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là đối tượng lao động của cán bộ quản lý và là cơ sở để ra quyết định. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý. Để hành động có kết quả, người quản lý cần đến các thông tin cần thiết để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý. Thông tin quản lý có những đặc điểm sau: + Thông tin tồn tại ngoài vật chất: tài liệu, sách báo, internet, … + Thông ti trong quản lý có số lượng lớn và có nhiều mối quan hệ. + Thông tin phản ánh trật tự và phẩm cấp quản lý. + Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu lộ thông tin, các mạng thông tin lớn của các nước, tập đoàn, cơ quan, … Việc hiểu được ngay thông tin và phản hồi lại nhanh trở nên cực kỳ khó khăn trong một số cơ sở lớn có hàng ngàn người hay hơn thế làm việc. Do vậy thông tin là cơ sở để các doanh nghiệp: + Xây dựng các mục tiêu doanh nghiệp + Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu. + Tổ chức nguồn nhân lực một cách có hiệu quả nhất. + Lựa chọn, phát triển và đánh giá các thành viên của tổ chức. + Lãnh đạo, hướng dẫn, thúc đẩy và tạo ra một môi trường mà trong đó mọi người muốn đóng góp, kiểm tra việc thức hiện nhiệm vụ. + Hạch toán kế toán và thống kê khối lượng công việc đã hoàn thành, nó là cơ sở để đánh giá hiệu quả kinh doanh … Quá trình thông tin quản lý được biểu diễn qua sơ đồ sau: Quá trình quản lý Lập kế hoạch Tổ chức Biên chế Lãnh đạo Kiểm tra THÔNG TIN Môi trường bên ngoài Nhà cung cấp Khách hàng Đối thủ cạnh tranh Nhà nước, chính trị, luật pháp Kinh tế - xã hội 2.4. Thông tin là dấu hiệu phản ánh cấp độ của hệ thống quản lý: Thông tin là các phương tiện để thống nhất một hoạt động có tổ chức, có thể coi như là các phương tiên cung cấp các đầu vào của xã hội cho các hệ thống xã hội. Nó là phương tiện để người ta liên hệ với nhau trong một tổ chức để đạt được mục đích chung. Thực vậy, không thể có hoạt động theo nhóm mà không có thông tin bởi vì sẽ không thể thực hiện được sự điều phối mọi nguồn lực sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, không phải cấp nào cũng đòi hỏi một lượng thông tin như nhau, cấp càng thấp thì mức độ thông tin quản lý càng ít hơn. Các nhà lãnh đạo, về tổ chức có trách nhiệm chính để đặt ra quy định cho sự thông tin hiệu quả và mỗi người trong một tổ chức cũng chia sẻ trách nhiệm này. Cấp trên phải thông tin liên lạc với cấp dưới và ngược lại. Thông tin là một quá trình hai chiều trong đó mỗi người vừa là người phát vừa là người thu thông tin. Yêu cầu đối với thông tin: Để các nhà quản trị hoàn thành chức năng của họ trong hệ thống tổ chức, thông tin cung cấp cho họ phải đáp ứng các yêu cầu sau: 3.1 Tính chính xác: Thông tin cần được đo lượng chính xác và phair được chi tiết hóa đến mức độ cần thiết, đồng thời cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để trở thành kim chỉ nam cho quản lý. 3.2 Tính kịp thời: Thời gian làm cho thông tin lỗi thời, vô ích. Để thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời thông tin cần phải sử dụng công nghệ thông tin vào công việc nhằm cung cấp đầy đủ lượng thông tin cần thiết và kịp thời. 3.3 Tính hệ thống, tính tổng hợp, tính đầy đủ: Đặc điểm này biểu hiện ở chổ phải kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự hợp lý. Nó là cơ sở để chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó. Tránh tình trạng thiếu thông tin cần và quá thừa thông tin. 3.4 Tính cô đọng và logic: Thông tin phải có tính nhất quán, có luận cứ, tránh hiểu thông tin khác nhau. 3.5 Tính kinh tế Tổ chức hệ thống thông tin phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tính bảo mật Yêu cầu này đòi hỏi thông tin phải được cung cấp đúng người, phù hợp với chức năng của họ. Một số thông tin trong doanh ngiệp cần được bảo mật để bảo vệ tiềm năng kinh tế và tăng sức mạnh của doanh nghiệp. PHÂN LOẠI THÔNG TIN 4.1 Theo mối quan hệ đối với một tổ chức Cách phân loại này người ta chia ra thông tin bên trong và thông tin bên ngoải. Thông tin bên ngoài: là thông tin xuất hiện từ bên ngoài của một tổ chức hay là các thông tin từ cơ quan cấp trên đưa đến. Thông tin bên trong: là thông tin xuất hiện bên trong cảu tổ chức, nó tạo khả năng xác định tình hình nội bộ của tổ chức, tình hình thực hiện nhiệm vụ đề ra. 4.2 Theo chức năng thể hiện Theo chức năng thể hiện thông tin được chia ra thông tin chỉ đạo và thông tin thực hiện. 4.3 Theo cách truyền tin Theo các phân loại này được chia thành hai loại: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống. 4.4 Theo phương thức thu nhận và quản lý Bao gồm thông tin khoa học kỹ thuật và thông tin thu nhận trực tiếp trong quá trình sản xuất kinh doanh. 4.5 Theo hướng chuyển động: Thông tin chiều ngang; Thông tin chiều dọc; thông tin lên; Thông tin xuống. 4.6 Theo kênh thu nhận: Thông tin được chia ra thông tin chính thức và thông tin khong chính thức: Thông tin chính thức: là thông tin thu nhận theo ngành dọc do tổ chức quy định. Thông tin không chính thức là các thông tin không được nhận qua kênh chính thức mà phải qua đợt kiểm tra. Theo số lần gia công: Thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp Theo ý định của đối thủ: Thông tin giả; Thông tin thật và Thông tin phóng đại. 4.9 Theo lĩnh vực quản lý: Thông tin được chia ra làm nhiều lĩnh vực sau: Thông tin về chiến lược kinh doanh. Thông tin về tình hình sản xuất. Thông tin về chất lượng và công nghệ. Thông tin về nhân sự và tiền lương. Thông tin về Marketing và tình hình tiêu thụ sản phẩm. Thông tin về giá thành và chi phí sản xuất. Thông tin về tình hình tài chính. CƠ SỞ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ. Quy trình thông tin quản trị: Qui trình thông tin quản trị là cơ sở để tổ chức hệ thống thông tin. Qui trình này qua 6 bước như sau: Thu thập Chọn lọc Xử lý Phân loại Bảo quản Truyền đạt thông tin Thông tin vào Thông tin ra Khâu thu thập thông tin Thông tin phải thu thập đầy đủ về số lượng và chất lượng. Ở môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp có rất nhiều thông tin liên quan đến việc ra quyết định, vì vậy yêu cầu giới hạn việc thu thập thông tin đúng theo nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí doanh nghiệp. Khâu chọn lọc Khâu này có tác dụng làm cho thông tin thu thập được có độ tin cậy cao. Qua việc chọn lọc, chúng ta sẽ loại trừ những thông tin nhiễu và lọc những thông tin cần thiết để giúp nhà quản trị ra những quyết định nhanh chóng và chính xác. Khâu xử lý: Khâu này thực hiện các công việc: mã hóa thông tin để tiện sử dụng và lưu trữ, phân loại tài liệu theo những danh mục đã định, phân tích và tổng hợp các tài liệu nhằm đánh giá hiện trạng của vấn đề cần giải quyết. Khâu này tạo điều kiện cho nhiều người có thể sử dụng thông tin, qua đó, số lượng thông tin sẽ giảm và chất lượng thông tin quản trị sẽ tăng lên. Phân loại thông tin: Nhiệm vụ của khâu này là hệ thống hóa và phân loại thông tin theo nhiều tiêu thức như: chủ đề, nội dung, thời gian thu thập, nguồn gốc, phương thức truyền tin, cấp quản lý, … Đây là khâu quan trọng nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý thông tin dễ dàng. Khâu bảo quản Thông tin được thu gọn và lưu trữ ở nhiều thiết bị, nhiều file khác nhau. Cần chú ý phải cập nhật thông tin và hướng dẫn cho người có nhu cầu dễ dàng truy cập thông tin khi cần thiết. Khâu truyền đạt thông tin: Khâu này cần đáp ứng những yêu cầu: đúng loại thông tin, mức độ tin cậy cao, đúng thời hạn. Do vậy cần cho sự nghiên cứu nhu cầu tiếp nhận và xử lý thông tin của từng quản trị gia theo từng chu kỳ thông tin khác nhau. Tóm lại, để thiết kế tốt hệ thống thông tin quản trị, chúng ta cần phải thực hiện đúng các yêu cầu của qui trình thông tin từ khâu thu nhập xử lý đến khâu truyền đạt thông tin. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp: Yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý: Tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Một là: Phải thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý. + Hai là: Phải đảm bảo thực hiện đầy đủ nguyên tắc thủ trưởng nâng cao quyền hạn và trách nhiệm cá nhân trong quản lý. + Ba là: Phải phù hợp với qui mô sản xuất, thích ứng với nhnững đặc điểm của doanh nghiệp. + Bốn là: Phải đảm bảo bộ máy quản lý tinh giảm nhưng có hiệu quả. Mô hình cơ cấu quản lý doanh nghiệp theo cơ cấu trực tuyến - chức năng Sơ đồ cấu trúc Trực tuyến – Chức năng Người lãnh đạo tổ chức Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo chức năng A Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2 A B C D Đây là kiểu cấu trúc hỗn hợp cả hai loại cấu trúc trực tuyến và cấu trúc chức năng. Lấy cơ cấu chức năng quản lý trực tuyến làm nền tảng, những người lãnh đạo trực tuyến ở đây được sự giúp sức của những người lãnh đạo các cơ quan chức năng, các nhóm chuyên gia của các bộ phận quản lý riêng biệt. Trong kiểu cấu trúc trực tuyến - chức năng này người lãnh đạo của từng bộ phận chức năng giữ quyền quyết định trong phạm vi tổ chức của mình. Người lãnh đạo chức năng không ra lệnh trực tiếp cho người thừa hành, chỉ nghiên cứu từng tình huống rồi đề xuất ý kiến làm tham mưu cho quản trị viên cấp cao nhất. Phần II : HỆ THỐNG THÔNG TIN TẠI AGRIBANK PHÚ NHUẬN I./ TỒNG QUAN HỆ THỐNG TIN TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHÚ NHUẬN (AGRIBANK PHÚ NHUẬN) 1./ Sự hình thành, Mô hình tổ chức và chức năng họat động của Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn Phú nhuận (Agribank Phú Nhuận) Agribank Phú nhuận được hình thành trên cơ sở tách ra từ năm 2004 và tổ chức lại từ một chi nhánh cấp II phục thuộc Agribank Sài gòn (Chi nhánh cấp I) chuyển thành Chi nhánh cấp I (trực thuộc NHNo& PTNT Việt Nam). Agribank chính thức đi vào họat động từ tháng 2/2005. Agribank Phú nhuận đóng tại địa chỉ số 135A Phan Đăng Lưu – phường 2 Quận Phú nhuậnTP Hồ Chí Minh, hiện nay Agribank Phú nhuận có 4 điểm giao dịch đặt tại: 135A Phan Đăng Lưu – phường 2 - Quận Phú nhuận 207B Hòang Văn Thụ - Phường 8 - Quận Phú nhuận 207 Nguyễn Văn Trỗi – phương 10 - Quận Phú nhuận 248 Lý Thái Tổ – phường 15 – Quận 3. Agribank Phú nhuận là đơn vị hạch toán phụ thuộc có con dấu riêng và bảng cân đối tài khoản; đại diện theo uỷ quyền của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, có quyền tự chủ kinh doanh theo phân cấp của NHNo&PTNT Việt Nam, chịu sự ràng buộc về nghĩa vụ và quyền lợi đối với NHNo&PTNT Việt Nam. 2./ Chi nhánh có chức năng và nhiệm vụ sau: * Chức năng: -. Trực tiếp kinh doanh tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và các hoạt động kinh doanh khác có liên quan vì mục tiêu lợi nhuận theo phân cấp của NHNo&PTNT Việt Nam trên địa bàn theo địa giới hành chính; -. Tổ chức điều hành kinh doanh và kiểm tra, kiểm toán nội bộ theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam; -. Thực hiện các nhiệm vụ khác được giao và lệnh của Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam. * Nhiệm vụ sau: 1. Huy động vốn: a) Khai thác và nhận tiền gửi của các tổ chức, cá nhân và tổ chức tín dụng khác dưới các hình thức tiền gửi không kỳ hạn, tiền gửi có kỳ hạn và các loại tiền gưỉ khác trong nước và nước ngoài bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ; b) Phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu và giấy tờ có giá khác để huy động vốn của các tổ chức, cá nhân trong nước và ngoài nứơc theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam; c) Tiếp nhận các nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác của chính phủ, chính quyền địa phương và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước và nước ngoài theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam; d) Được phép vay vốn các tổ chức tài chính, tín dụng khác hoạt động tại Việt Nam và tổ chức tín dụng nước ngoài khi được Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam cho phép bằng văn bản; đ) Các hình thức huy động vốn khác theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. e) Việc huy động vốn có thể bằng đồng Việt Nam, ngoại tệ, vàng và các công cụ khác theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 2. Cho vay: a) Cho vay ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu vốn cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống cho các tổ chức, cá nhân hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. b) Cho vay trung hạn, dài hạn nhằm thực hiện các dự án đầu tư phát triển sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đời sống cho các tổ chức, cá nhân hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam. 3. Kinh doanh ngoại hối: Huy động vốn và cho vay, mua, bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế, bảo lãnh, tái bảo lãnh, chiết khấu, tái chiết khấu bộ chứng từ và các dịch vụ khác về ngoại hối theo chính sách quản lý ngoại hối của chính phủ, Ngân hàng nhà nước và của NHNo&PTNT Việt nam. 4. Cung ứng các dịch vụ thanh toán và ngân quỹ gồm: a) Cung ứng các phương tiện thanh toán b) Thực hiện các dịch vụ thanh toán trong nước cho khách hàng c) Thực hiện các dịch vụ thu hộ và chi hộ d) Thực hiện dịch vụ thu và phát tiền mặt cho khách hàng đ) Thực hiện các dịch vụ thanh toán khác theo quy định của ngân hàng nhà nước và của NHNo&PTNT Việt Nam 5. Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng khác: Kinh doanh các dịch vụ ngân hàng bao gồm: thu, phát tiền mặt; mua bán vàng bạc; máy rút tiền tự động dịch vụ thẻ; két sắt, nhận bảo quản, cất giữ, chiết khấu thương phiếu và các loại giấy tờ có giá khác, thẻ thanh toán; nhận uỷ thác cho vay của các tổ chức tài chính, tín dụng, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước; đại lý cho thuê tài chính, các dịch vụ ngân hàng khác được nhà nước và NHNo&PTNT Việt Nam cho phép. 6. Tư vấn tài chính, tín dụng cho khách hàng dưới hình thức trực tiếp tư vấn cho khách hàng; 7. Cân đối, điều hòa vốn kinh doanh đối với các chi nhánh cấp 2 phụ thuộc trên địa bàn. 8. Thực hiện hạch toán kinh doanh và phân phối thu nhập theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 9. Đầu tư dưới các hình thức như: góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp và của các tổ chức kinh tế khác khi được NHNo&PTNT Việt Nam cho phép. 10. Bảo lãnh vay, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh đảm bảo chất lượng sản phẩm, bảo lãnh hoàn thanh toán, bảo lãnh đối ứng và các hình thức bảo lãnh ngân hàng khác cho các tổ chức, cá nhân trong nước theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 11. Quản lý nhà khách, nhà nghỉ và cơ sở đào tạo trên địa bàn do NHNo&PTNT Việt Nam giao. 12. Thực hiện công tác tổ chức, cán bộ, đào tạo, lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng theo phân cấp, uỷ quyền của NHNo&PTNT Việt Nam. 13. Thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ việc chấp hành thể lệ, chế độ nghiệp vụ trong phạm vi địa bàn theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 14. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn và triển khai thực hiện các cơ chế, quy chế nghiệp vụ và văn bản pháp luật của Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước và NHNo&PTNT Việt Nam liên quan đến hoạt động của các chi nhánh. 15. Nghiên cứu, phân tích kinh tế liên quan đến hoạt động tiền tệ, tín dụng và đề ra kế hoạch kinh doanh phù hợp với kế hoạch kinh doanh của NHNo&PTNT Việt Nam và kế hoạch phát triển kinh tế xã hội địa phương. 16. Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo, tiếp thị lưu trữ các hình ảnh làm tư liệu phục vụ cho việc trực tiếp kinh doanh của chi nhánh cũng như việc quảng bá thương hiệu của NHNo&PTNT Việt Nam. 17. Chấp hành đầy đủ các báo cáo, thống kê theo chế độ quy định và theo yêu cầu đột xuất của Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam. 18. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam giao. Cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành của chi nhánh: 1) Giám đốc 2) Các Phó giám đốc 3) Trưởng phòng kế toán – Ngân quỹ. 4) Các phòng, tổ chuyên môn nghiệp vụ gồm: a) Phòng Nguồn vốn và Kế hoạch tổng hợp b) Phòng Tín dụng c) Phòng Thẩm định d) Phòng Kế toán – Ngân quỹ đ) Phòng Kinh doanh ngoại tệ và Thanh toán quốc tế e) Phòng Vi tính g) Phòng Hành chính h) Phòng Tổ chức cán bộ và đào tạo. i) Tổ Kiểm tra, kiểm toán nội bộ. k)Tổ Nghiệp vụ thẻ. l) Tổ Tiếp thị SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TỔ CHỨC CỦA NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀPHÁT TRIỂN NÔNG THÔNG VIỆT NAM (AGRIBANK) TRỤ SỞ CHÍNH ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CHI NHÁNH CẤP 1 SỞGIAO DỊCH CÔNG TY TRỰC THUỘC Phòng Giao dịch Quỹ tiết kiệm CHI NHÁNH Quỹ tiết kiệm Phòng Giao dịch Quỹtiết kiệm Phòng Giao dịch CHI NHÁNH CẤP 2 CHI NHÁNH CẤP 3  MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA TRỤ SỞ CHÍNH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BỘ PHẬN GIÚP VIỆC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT TỔNG GIÁM ĐỐC HỆ THỐNG KIỂM TRA KIỂM TOÁN NỘI BỘ CÁC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC PHÒNG BAN CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY ĐIỀU HÀNH CỦA SỞ GIAO DỊCHCHI NHÁNH CẤP 1, CHI NHÁNH CẤP 2, CHI NHÁNH CẤP 3 (AGRIBANK) CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC TỔ KIỂM TRA NỘI BỘ QUỸ TIẾT KIỆM PHÒNG GIAO DỊCH CÁC PHÒNG CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN GIÁM ĐỐC Từ mô hình tổ chức họat động như trên, cùng với chức năng nhiệm vụ họat động của Chi nhánh, ngay sau khi thành lập Agribank Phú nhuận đã thiết lập hệ thống trách nhiệm nhiệm vụ cho các Bộ phận cơ sở như sau: 3./ Nhiệm vụ cơ bản của các Phòng: 3.1 Phòng Nguồn vốn và kế hoạch tổng hợp Phòng Nguồn vốn và Kế hoạch tổng hợp có các nhiệm vụ sau đây: 1. Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương. 2. Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hướng kinh doanh của NHNo&PTNT Việt Nam. 3. Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạch đến các chi nhánh trên địa bàn. 4. Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hòa vốn kinh doanh đối với các chi nhánh trên địa bàn. 5. Tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết. 6. Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro và xử lý rủi ro tín dụng. 7. Tổng hợp, báo cáo chuyên đề theo quy định. 8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao. 3.2. Phòng Tín dụng Phòng Tín dụng có nhiệm vụ sau đây: 1. Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất các chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm, mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín: sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng. 2. Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kinh tế kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao. 3. Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp uỷ quyền. 4. Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình ngân hàng cấp trên theo phân cấp uỷ quyền. 5. Tiếp nhận và thực hiện các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong nước, nước ngoài. Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc Chính phủ, bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước. 6. Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm trong địa bàn, đồng thời theo dõi, đánh giá, sơ kết, tổng kết; đề xuất Tổng Giám đốc cho phép nhân rộng. 7. Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục. 8. Giúp giám đốc chi nhánh chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. 9. Tổng hợp, báo cáo và kiểm tra chuyên đề theo quy định. 10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao. 3.3. Phòng Thẩm định Phòng Thẩm định có nhiệm vụ sau đây: 1. Thu thập, quản lý, cung cấp những thông tin phục vụ cho việc thẩm định và phòng ngừa rủi ro tín dụng. 2. Thẩm định các khoản vay do giám đốc chi nhánh cấp 1 quy định, chỉ định theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc và thẩm định những món vay vượt quyền phán quyết của giám đốc chi nhánh cấp dưới. 3. Thẩm định các khoản vay vượt mức phán quyết của giám đốc chi nhánh cấp 1, đồng thời lập hồ sơ trình Tổng Giám đốc để xem xét phê duyệt. 4. Thẩm định khoản vay do Tổng Giám đốc quy định hoặc do giám đốc chi nhánh cấp 1 quy định trong mức phán quyết cho vay của gám đốc chi nhánh cấp 1. 5. Tổ chức kiểm tra công tác thẩm định của chi nhánh. 6. Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ thẩm định. 7. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định. 8. Thực hiện các công việc khác do giám đốc chi nhánh cấp 1 giao. 3.4. Phòng Kinh doanh ngoại tệ và Thanh toán quốc tế Phòng Kinh doanh ngoại tệ và Thanh toán quốc tế có nhiệm vụ sau đây: 1. Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ (mua – bán, chuyển đổi) thanh toán quốc tế trực tiếp theo quy định. 2. Thực hiện công tác thanh toán quốc tế thông qua mạng SWIFT NHNo&PTNT Việt Nam. 3. Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế. 4. Thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nước ngoài. 5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3.5. Phòng Kế toán – Ngân quỹ Phòng Kế toán – Ngân quỹ có nhiệm vụ sau đây: 1. Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng Nhà nước, NHNo&PTNT Việt Nam. 2. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương đối với các chi nhánh trên địa bàn trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên phê duyệt. 3. Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của NHNo&PTNT trên địa bàn. 4. Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định. 5. Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo luật định. 6. Thực hiện nghiệp vụ thanh toán trong và ngoài nước. 7. Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định. 8. Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp vụ kinh doanh theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 9. Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề. 10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao. 3.6. Phòng Vi tính Phòng Vi tính có nhiệm vụ sau đây: 1. Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của chi nhánh. 2. Sử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hạch toán kế toán, kế toán thông kê, hạch toán nghiệp vụ và tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh. 3. Chấp hành chế độ báo cáo, thông kê và cung cấp số liệu, thông tin theo quy định. 4. Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học. 5. Làm dịch vụ tin học. 6. Thực hiện các nhiệm vụ được giám đốc chi nhánh giao. 3.7. Phòng Hành chính Phòng Hành chính có nhiệm vụ sau đây: 1. Xây dựng chương trình công tác h àng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được giám đốc chi nhánh phê duyệt. 2. Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ chi nhánh và các chi nhánh NHNo&PTNT trực thuộc trên địa bàn. Trực tiếp làm thư ký tổng hợp cho Giám đốc NHNo&PTNT. 3. Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của chi nhánh. 4. Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh, trật tự, phòng cháy, nổ tại cơ quan. 5. Lưu trữ các văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bản định chế của NHNo&PTNT Việt Nam. 6. Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại chi nhánh. 7. Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lễ tân, phương tiện giao thông, bảo vệ, y tế của chi nhánh. 8. Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, vật rẻ mau hỏng; quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan. 9. Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hóa – tinh thần và thăm hỏi ốm, đau, hiếu, hỷ cán bộ, nhân viên. 10. Thực hiện nhiệm vụ khác được Giám đốc chi nhánh giao. 3.8. Phòng Tổ chức cán bộ và Đào tạo Phòng Tổ chức cán bộ và Đào tạo có nhiệm vụ sau đây: 1. Xây dựng quy định lề lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổ chức Đảng, Công đoàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. 2. Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn. 3. Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp trực thuộc trên địa bàn theo quy chế khoán tài chính của NHNo&PTNT Việt Nam. 4. Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nước. Tổng hợp, theo dõi thường xuyên cán bộ, nhân viên được quy hoạch, đào tạo. 5. Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước, Đảng, Ngân hàng nhà nước trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong phạm vi phân cấp uỷ quyền của Tổng Giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam. 6. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ thuộc chi nhánh quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ theo quy định của Nhà nước, của ngành ngân hàng. 7. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của chi nhánh. 8. Chấp hành công tác báo cáo thống kê, kiểm tra chuyên đề. 9. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao. 3.9. Tổ Kiểm tra, Kiểm toán nội bộ Tổ Kiểm tra, kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ sau đây: 1. Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm toán của NHNo&PTNT Việt Nam và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình. 2. Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm toán theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm toán của NHNo&PTNT Việt Nam và kế hoạch của đơn vị, kiểm toán nhằm bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ngay tại hội sở và các chi nhánh phụ thuộc. 3. Thực hiện sơ kết, tổng kết chuyên đề theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm. Tổ chức giao ban hàng tháng đối với các kiểm tra viên chi nhánh ngân hàng cấp 2. Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm toán, việc chỉnh sửa các tồn tại thiếu sót của chi nhánh, đơn vị mìh theo định kỳ gửi tổ kiểm tra, kiểm toán văn phòng đại diện và ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Hàng tháng có báo cáo nhanh về các công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm tra, kiểm toán của mìh gửi về Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ. 4. Tổ chức kiểm tra, xác minh, tham mưu cho giám đốc giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền. làm nhiệm vụ thường trực ban chống tham những, tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động chống tham nhũng, tham ô, lãng phí và thực hành tiết kiệm tại đơn vị mình. 5. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc, trưởng ban kiểm tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ hoặc giám đốc giao. 3.10. Tổ Tiếp thị Tổ Tiếp thị có nhiệm vụ sau đây: 1. Đề xuất kế hoạch tiếp thị, thông tin, tuyên truyền quảng bá đặc biệt là các hoạt động của chi nhánh các dịch vụ, sản phẩm cung ứng trên thị trường; 2. Triển khai các phương án tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo chỉ đạo của NHNo&PTNT Việt Nam và giám đốc chi nhánh; 3. Xây dựng kế hoạch quảng bá thương hiệu, thực hiện văn hóa doanh nghiệp, lập chương trình phối hợp với cơ quan báo chí truyền thông, quảng bá hoạt động của chi nhánh và của NHNo&PTNT Việt Nam; 4. Đầu mối trình Giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyền truyền đối với các đơn vị phụ thuộc; 5. Trực tiếp tổ chức tiếp thị thông tin tuyên truyền bằng các hình thức thích hợp như các ấn phẩm catalog, sách, lịch, thiếp, tờ gấp, apphích,... theo quy định; 6. Thực hiện lưu trữ, khai thác, sử dụng các ấn phẩm, sản phẩm, vật phẩm như phim tư liệu, hình ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình,... phản ánh các sự kiện và hoạt động quan trọng có ý nghĩa lịch sử đối với đơn vị; 7. Đầu mối tiếp cận với các cơ quan tiếp thị, báo chí, truyền thông thực hiện các hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyên truyền theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam; 8. Phục vụ các hoạt động có liên quan đến công tác tiếp thị, thông tin, tuyên truyền của tổ chức Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên và các đoàn thể quần chúng của đơn vị; 9. Soạn thảo báo cáo chuyên đề tiếp thị, thông tin, tuyền truyền của đơn vị; 10. Thực hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc giao. 3.11. Tổ Nghiệp vụ Thẻ Tổ Nghiệp vụ thẻ có nhiệm vụ sau đây: 1. Trực tiếp tổ chức triển khai nghiệp vụ thẻ trên địa bàn theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 2. Thực hiện quản lý, giám sát nghiệp vụ phát hành và thanh toán thẻ theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. 3. Tham mưu cho giám đốc chi nhánh phát triển mạng lưới đại lý và chủ thẻ. 4. Quản lý, giám sát hệ thống thiết bị đầu cuối. 5. Giải đáp thắc mắc của khách hàng; xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh thẻ thuộc địa bàn phạm vi quản lý. 6. Thực hiện nhiệm vụ khác do giám đốc giao. 4./Hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận: Mô hình tiếp nhận và xử lý thông tin tại Agribank Phú nhuận (mảng nghiệp vụ trực tiếp): 4.1./ Xử lý thông tin với bên ngòai: Phản hồi (giải quyết, từ chối...) Phòng Kế tóan Nhu cầu của Khách hàng Phòng Kinh doanh Tổ tiếp thị Nhân viên tại quầy Chính sách Nhà nước Tổ thẻ Diễn biến thị trường Tổ Tiếp thị Cung cấp, bổ sung Hồ sơ, thông tin thị trường và xu hướng Nguồn thông tin xử lý: a./ Thông tin sơ cấp: Hệ thống pháp luật, Chủ trương, chính sách của Nhà nước, Chính phủ về các lĩnh vực liên quan đến họat động của Ngân hàng và khách hàng. Định hướng phát triển kinh tế xã hội của địa phương. Định hướng phát triển của Ngành ngân hàng. Xu thế tiêu dùng và đặc điểm vùng miền, khu vực, lĩnh vực, giới tính và độ tuổi... Định hướng phát triển ngành, tình hình họat động của cácDoanh nghiêp, Tổ chức, cá nhân thuộc ngành nghề lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Thông tin về tình hình kinh tế xã hội của Viêt Nam và các quốc gia có liên quan (nhập, xuất khẩu...) b./ Thông tin thứ cấp: - Thị phần chung của Agribank trên địa bàn và khu vực - Thị phần sản phẩm dịch vụ và những ưu thế của từng sản phẩm dịch vụ. - Tình hình họat động của các đối thủ cạnh tranh : qui mô, nhân lực, kỹ thuật công nghệ, doanh số, sản phẩm, hiệu quả... - Nhu cầu của khách hàng về các sản phẩm của Agribank. - Kết quả họat động của Agribank trong thời gian qua... 4.2./ Xử lý thông tin nội bộ: Kiểm tra Vi tính Tổ Tiếp thị Ban Giám đốc Tổ thẻ Bộ phận sau quầy Thanh tóan QT định Thẩm định Phòng Kế tóan Phòng Kinh doanh Phòng giao dịch Phòng giao dịch Phòng giao dịch Phòng giao dịch Bước 1: Tiếp nhận thông tin đầu vào sơ cấp: từ Khách hàng, Thị trường, chính sách của Nhà nước Bước 2: Phân lọai và xử lý thứ cấp: Các bộ phân có liên quan sau khi tiếp nhận thông tin (Thông báo, qui định, chủ trường, báo chí, hồ sơ, tài liệu khách hàng cung cấp) kiểm tra sơ bộ phân lọai, tư vấn khách hàng hòan thiện hồ sơ, chứng từ liên quan và sắp xếp chuyển sang bộ phận nghiệp vụ xử lý bước đầu (xem xét, đánh giá sơ bộ, hướng dẫn, bổ sung và phân tích tư vấn cho khách hàng). Bước 3: Xử lý thông tin sơ cấp: Nhu câu về dịch vụ : Thẻ, thanh tóan, các dịch vụ liên kết khác như thu hộ tiền điện, địện thọai, nước, bảo hiểm ... + Tại Hội sở Agribank Phú nhuận: Chuyển hồ sơ, tài liệu sang cho Tổ Thẻ và dịch vụ xử lý, Trình Lãnh đạo Phòng kiểm sóat và Ban Giám đốc phê duyệt thực hiện. + Tại các Phòng giao dịch: Hồ sơ xử lý ngay tại quầy (Kế tóan và dịch vụ) sau đó trình Lãnh đạo Phòng giao dịch kiểm sóat và phê duyêt. Nhu cầu đầu tư: Vay vốn tín dụng, đầu tư tài chính... chuyển sang Bộ phận kinh doanh để đánh giá, phân tích,kiểm tra đối chiếu và thẩm định, đề xuất cho vay hoặc không cho vay. Sau đó chuyển hồ sơ sang bộ phận Thẩm định đánh giá lại (độc lập) về các điều kiện đạt được từ Hồ sơ, tài liệu, chứng từ có liên quan, so sánh đối chiếu thể lệ qui định của Ngành đề xuất việc cho vay hoặc từ chối. Nhu cầu tiền gửi và thanh tóan khác: Bộ phận trước quầy tiếp cận hồ sơ, khách hàng hướng dẫn thủ tục điều kiện và quyền lợi có liên quan để khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ. Bước 4: Xử lý thông tin quản lý: Trên cơ sở hồ sơ và đánh giá của các bộ phần có liên quan. Nếu thuộc thẩm quyền giải quyết: Xem xét kết quả phân tích đánh giá và các điều kiện, qui định của Ngành Phê duyệt và ra thông báo chấp thuận. Trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu bổ sung và thay đổi, nếu chưa thỏa mãn nguyên tắc và điều kiện thì thông báo từ chối. Nếu vượt thẩm quyền: Thông qua Hội đồng tư vấn, thẩm định và đánh giá lại tòan bộ hồ sơ tài liệu so với qui định hiện hành để đề xuất Cấp Trung ương đưa ra các quyết định phù hợp. Lập thông báo cho khách hàng về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận. Bước 5: Xử lý kết quả hệ thống thông tin: Cập nhật dữ liệu thông tin, hồ sơ, chứng từ giải quyết trên mạng nội bộ. Lập lệnh thục hiện (thanh tóan, dịch vụ...) Thống kê báo cáo phân tích số liệu, dữ liệu thu thập được từ khách hàng và quá trình giải quyết nghiệp vụ. Bước 6: Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện. Bộ phân nghiệp vụ có liên quan định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra quá trình thực hiện của khách hàng hoặc bộ phận nghiệp vụ. Đánh giá kết quả thực hiện đưa ra các định hướng phát triển, thay thế, bổ sung trong thời gian tiếp theo. Tiếp nhận và xử lý các thông tin phản hồi từ khách hàng. 4.3./ Qui trình thực hiện: 4.3.1./ Bộ phận tiếp thị: - Thu thập thông tin, diễn biến thị trường tiền tệ, chủ trương định hướng chính sách của Nhà nước. - Khảo sát nhu cầu, xu hướng thị trường và đối tác. - Xây dựng chương trình tiếp thị, quảng cáo, triển khai các sản phẩm dịch của Ngân hàng đến khách hàng. - Phối hợp với các Phòng chuyên đề có liên quan phân tích đánh giá hiệu quả, chất lượng của sản phẩm dịch vụ và nhu cầu của khách hàng. 4.3.2./ Bộ phận kinh doanh: - Tiếp nhận hồ sơ tín dụng của khách hàng, tìm hiểu khách hàng, kiểm tra khả năng vay và chi trả của khách hàng; - Hướng dẫn khách hàng lập và hoàn thiện hồ sơ một món vay; - Kiểm tra quá trình sử dụng vốn vay trước, trong và sau khi cho vay; - Xem xét, trình Ban lãnh đạo ký kết Hợp đồng tín dụng hoặc dự thảo făn bản uỷ nhiệm ký hợp đồng tín dụng; - Thực hiện công tác cho vay, thu nợ thuộc đối tượng được phân công; - Phối hợp với các viên chức nghiệp vụ khác có liên quan và chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của lãnh đạo trực tiếp. - Đề xuất biện pháp mở rộng mạng lưới khách hàng; - Phân tích tình hình tài chính, khả năng trả nợ của dự án tín dụng, khoản vay. - Tổng kết đánh giá hiệu quả tín dụng, hiệu quả kinh tế theo từng loại hình dự án hoặc sản phẩm trong hệ thống; 4.3.3./ Bộ phận Kế tóan - Hướng dẫn tư vấn cho khách hàng đến giao dịch sử dụng các sản phẩn dịch vụ của ngân hàng. - Tiếp nhận hồ sơ chứng từ, kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, phân loại chứng từ và định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc phần hành kế toán được phân công; - Hạch toán chính xác, đầyđủ các số liệu thuộc phần việc kế toán thực hiện được giao, lập báo cáo nghiệp vụ hàng ngày; - Phối hợp với các viên chức nghiệp vụ khác có liên quan và chịu sự chỉ đạo về nghiệp vụ của lãnh đạo trực tiếp. 5./ Kết quả thực hiện: Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 9 tháng 2009 Nguồn vốn (tỷ đồng) 679 972 1.284 1.532 1.608 Dư nợ (tỷ đồng) 314 555 1.081 1.091 1.213 Số khách hàng vay 1.241 2.067 2.878 3.436 5.842 Số lượng tài khoản 4.268 9.641 24.669 30.313 36.955 Thu nhập (tỷ đồng) 4.9 6.9 21.9 35.2 23.9 Mức độ hài lòng 62% 65% 70% 72% 65% Tốc độ tăng trưởng so với năm gốc (2005) Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 9 tháng 2009 Nguồn vốn (tỷ đồng) 679 + 43% + 89% + 126% + 139% Dư nợ (tỷ đồng) 314 + 76% + 244% + 247% + 286% Số khách hàng vay 1.241 + 67% + 132% + 177% + 370% Số lượng tài khoản 4.268 + 126% + 478% + 610% + 766% Thu nhập (tỷ đồng) 4.9 + 41% + 347% 618% +387% Kết quả kinh doanh và mưc độ hài lòng qua các năm phần nào đã phản ánh mức độ hiệu quả của quá trình vận hành mô hình họat động của Agribank Phú nhuận. Qua phân tích kết quả họat động cho thấy Agribank Phú nhuận đã xây dựng hệ thống qui trình luân chuyển và điều hảnh quản trị để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ đã được phân định rõ ràng, dòng luân chuyển thông tin từ nguồn bên ngòai vào được xử lý qua các cấp độ khác nhau giúp sự phân tích đánh giá và giải pháp thực hiện phù hợp với mô hinh và chức năng họat động của một Doanh nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ tài chính tín dụng. Quá trình xử lý thông tin nội bộ chặt chẽ đảm bảo nguyên tắc an tóan hiệu quả và đáp ứng nhu cầu khách hàng đồng thời giúp bộ phận quản trị có đầy đủ dữ liệu và thông tin ra quyết định phù hợp. II./ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ: Từ thực tiễn họat động của Doanh nghịêp cho thấy: hệ thống thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng và có ảnh hưởng rất lớn đến sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp. Trong lĩnh vực họat động kinh doanh tiền tệ và dịch vụ tài chính thì thông tin và xử lý thông tin có tác động đặc biệt và quyết định việc an tòan hiệu quả của Ngân hàng, nó không chỉ ảnh hưởng đến bản thân Ngân hàng đó mà có các tác động đến cả hệ thống Ngân hàng và sự ổn định nền kinh tế của một Quốc gia. Nhận thức rõ vấn đề này Agribank Việt Nam nói chung và Agribank Phú nhuận nói riêng đã xây dựng và chuẩn hóa bộ phân có liên quan và nguồn nhân lực cũng như qui trình tổ chức hệ thống thông tin trong họat động kinh doanh, vận dụng phù hợp mô hình xử lý thông tin nhằm nâng cao hiệu quả họat động của Ngân hàng. Tuy nhiên việc triển khai theo mô hình và các bước thực hiện do Agribank Phú nhuận xây dựng còn mang nhiều tính nguyên tăc và lệ thuộc, khi có sự biến động của chính sách, sự cạnh tranh mạnh mẽ của của Ngân hàng thương mại khác và thị trường cần sự linh họat sẽ gặp nhiều khó khăn. Vì vậu để phát huy tốt và có hiệu quả các mô hình và qui trình chuẩn do Agribank thiết lập cần có sự đào tạo tập huấn thường xuyên, đồng thời định kỳ hàng năm cần có sự kiểm tra đánh giá phân tích những mặt còn tồn tại chưa phù hợp với diễn biến thực tế và sự phát triển đa dạng các kênh thông tin của thị trường . Từ đó bổ sung và hòan thiện tạo thành nếp văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi cho Agribank. Do thời gian và kiến thức có hạn, nội dung báo cáo chuyên đề chỉ đi sâu vào phần xử lý thông tin nghiệp vụ liên quan trực tiếp đến khách hàng , chưa phân tích và đánh giá đầy đủ tòan bộ hệ thống thông tin tại Agribank Phú nhuận do đó việc nhận xét và kiến nghị còn nhiều hạn chế, mong nhận đựợc sự đóng góp và chia sẻ của đồng nghiệp và thày cô. Tài liệu tham khảo Trong bài viết chuyên đề này có sử dụng các tài liệu và nguồn tham khảo sau: 1./ Tổ chức hệ thống thông tin quản trị Doanh nghiệp – tác giả TS Hồ Nghĩa Dũng – Trường ĐH Kinh Tế TP HCM. Nhà xuất bản văn hóa Sài gòn năm 2006. 2./ Tâm lý và nghệ thuật lãnh đạo – tác giả TS Lê Thanh Hà – Trường ĐH Kinh tế TP HCM . Nhà xuất bản trẻ năm 2005. 3./ Quản trị học – Trường Đại học kinh tế TP HCM. Nhà xuất bản trẻ năm 2005. 4./ Quyết định 464/QĐ-HĐQT-TCCB ngày 21/4/2004 của Ngân hàng nông nghiệp và PTNT Việt Nam về việc thành lập và họat động của các Chi nhánh lọai I, II, III. 5./ Báo cáo kết quả kinh doanh năm 5 thành lập của Agribank Phú nhuận. 6./ Báo cáo sơ kết 9 tháng đầu năm 2009 của Agribank Phú nhuận.