Chuyên đề Hạch toán kế toán tiền lương tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Hoàng Thảo

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN BÁO CÁO THỰC TẬP ĐỀ TÀI: “Hạch toán kế toán tiền lương tại công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Hoàng Thảo” Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Huệ Mã sinh viên: 1210233077 Lớp: Anh 10, Kế toán, K51 Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Thu Hằng Quảng Ninh, ngày 15 tháng 8 năm 2015 LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô giáo -TS.Nguyễn Thị Thu Hằng đã tận tình hướng dẫn và góp ý để em có thể hoàn thành bài cáo thực tập giữa khóa này. Em cũng xin cảm ơn Công ty TNHH thương mại và công nghệ Hoàng Thảo đã tạo điều kiện cho em hoàn thành đợt thực tập và cảm ơn chị Nguyễn Thị Bình đã tận tình chỉ bảo em trong quá trình em thực tập ở công ty. Tuy đã cố gắng và nỗ lực hết mình nhưng do kiến thức và khả năng nghiên cứu còn hạn hẹp nên bài báo cáo của em còn có nhiều thiếu sót. Em hi vọng bài báo cáo nhận được sự chấp nhận, đánh giá và góp ý của thầy cô và các bạn. Em xin chân thành cảm ơn. Quảng Ninh, ngày tháng 8 năm 2015 Sinh viên thực tập Phạm Thị Huệ LỜI MỞ ĐẦU Trong quá trình học tập và rèn luyện tại khoa Quản trị kinh doanh- Trường đại học Ngoại Thương em đã được tiếp cận và trang bị cho mình các cơ sở lý luận, lý thuyết và các bài giảng của thầy cô về các nghiệp vụ kế toán- kểm toán cũng như các vấn đề tài chính, nhân sự, marketing, nhân sự, Tuy nhiên, để khỏi bỡ ngỡ sau khi ra trường, nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận với thực tế, từ đó kết hợp với lý thuyết mình đã học có nhận thức khách quan đối với các vấn đề xoay quanh những kiến thức về các nghiệp vụ và chính sách quản lý và phát triển trong các doanh nghiệp. Kiến tập chính là cơ hội cho chúng em được tiếp cận với thực tế, được áp dụng những lý thuyết mình đã học trong nhà trường, phát huy những ý tưởng mà trong quá trình học chưa thực hiện được. Trong thời gian này, chúng em được tiếp cận với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, cũng như có thể quan sát học tập phong cách và kinh nghiệm làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng đôí với những sinh viên năm 3. Khoảng thời gian thực tập 5 tuần tại Công ty TNNHH TM & CN Hoàng Thảo, được sự giúp đỡ tận tình của ban lãnh đạo, các anh chị ở phòng Kế toán của công ty và sự hướng dẫn của giảng viên Nguyễn Thị Thu Hằng em đã có điều kiện nắm bắt tổng quát chung về tình hình hoạt động của công ty và hoàn thành được bài báo cáo thực tập của mình với đề tài: Tuy nhiên bài viết của em còn nhiều thiếu sót, mong nhận được sự giúp đỡ và nhận xét từ cô. Báo cáo được kết cấu gồm ba phần chính: Chương I: Gioi thiệu khái quát về Công ty TNHH TM & CN Hoàng Thảo Chương 2: Hạch toán kế toán tiền lương của Công ty TNHH TM & CN Hoàng Thảo Chương 3: Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ HOÀNG THẢO Qúa trình hình thành và phát triển Lịch sử hình thành - Tên công ty: Công ty TNHH TM & Công nghệ Hoàng Thảo - Thành lập ngày 05 tháng 03 năm 2004 - Lĩnh vực kinh doanh: Bán buôn- Bán lẻ- Sản xuất, dịch vụ và lắp ráp các sản phẩm trong lĩnh vực Điện máy- Máy tính. - Mã số thuế: 5700487941 - Mã số doanh nghiệp: - Địa chỉ: Vĩnh Hòa, Mạo Khê, Đông Triều, Quảng Ninh - Điện thoại: 0333.677777 - Fax: (033) 3677974 Quá trình phát triển Giai đoạn mới thành lập, doanh nghiệp có tổng vốn đầu tư là 9.000.000.000( chín trăm triệu đồng). Trong đó, ông Phạm Quốc Khánh góp 70% số vốn trên tổng vốn đầu tư tương đương với 6.300.000.000; còn 30% là do bà Hoàng Thị Bích Thảo góp vốn tương đương với 2.700.000.000. STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú đối với cá nhân; địa chỉ trụ sở chính đối với tổ chức Gía trị phần vốn góp(VNĐ) Tỷ lệ(%) Số giấy CMND đối với cá nhân; MSDN đối với doanh nghiệp; số quyết định thành lập đối với tổ chức 1 Phạm Quốc Khánh Vĩnh Hòa, Mạo Khê, Đông Triều, Quảng Ninh 6.300.000 70,00 101026443 2 Hoàng Thị Bích Thảo Vĩnh Hòa, Mạo Khê, Đông Triều, Quảng Ninh 2.700.000 30,00 101197468 Thời gian hoạt động của doanh nghiệp tính đến nay 11 năm kể từ ngày được cấp phép đầu tư, số vốn điều lệ của công ty đã lên tối 1.900.000.000 (một tỷ chín trăm triệu). Ngay từ những ngày đầu khi mới thành lập công ty đã gặp không ít khó khăn do sự chuyển đổi cơ chế và tính cạnh tranh khốc liệt của thị trường. Mặt khác, công ty thuộc loại hình doanh nghiệp nhỏ, lại mới thành lập, vốn đầu tư ít, phạm vi kinh doanh hẹp nên rất khó khăn. Nhưng bằng sự lãnh đạo sáng suốt của ban giám đốc và tinh thần làm việc hết mình của cán bộ công nhân viên, công ty đã dần dần bắt kịp với trình độ phát triển kinh tế của đất nước, từng bước khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Doanh thu và lợi nhuận không ngừng tăng lên, đời sống cán bộ và công nhân viên ngày được cải thiện. Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức Chức năng Công ty có chức năng là tổ chức mua bán, xuất nhập khẩu và liên doanh hợp tác đầu tư để khai thác hiệu quả các nguồn vật tư nguyên liệu hàng hóa nhằm tìm kiếm lợi nhuận cho doanh nghiệp và làm giàu cho đất nước. - Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: + Bán buôn- Bán lẻ- Sản xuất, dịch vụ và lắp ráp các sản phẩm trong lĩnh vực Điện máy- Máy tính. Dịch vụ lưu trữ hàng hóa Các dịch vụ sửa chữa các thiết bị điện, điện tử gia dụng - Các bộ phân và ngành hàng kinh doanh + Bộ phận kinh doanh thiết bị điện tử: máy tính, các thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông. + Bộ phận kinh doanh các mặt hàng khác + Bộ phận kho tàng, vận chuyển Nhiệm vụ - Xây dựng phát triển ngành hàng, lập kế hoạch, định hướng phát triển dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của công ty. - Tổ chức các hoạt động kinh doanh và đầu tư phát triển theo kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu chiến lược của công ty. - Thực hiện phương án đầu tư chiều sâu của công ty nhằm đem lại hiệu quả kinh tế trong kinh doanh. - Kinh doanh teo ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích thành lập của doanh nghiệp. Thực hiện những nhiệm vụ mà nhà nước giao. - Nghiên cứu và ứng dụng hiệu quả nhằm tại ra sản phẩm mới, tiện ích cho người tiêu dùng. - Đào tạo, bồi dưỡng và thực hiện đầy đủ các chế độ Chính sách của nhà nước đối với cán bộ công nhân viên. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của Công ty TNHH TM & Công nghệ Hoàng Thảo được tổ chức theo luật doanh nghiệp nhà nước và điều lệ công ty do bộ thương mại phê duyệt. Hiện nay, công ty có bộ máy quản lý điều hành gồm: 1 Gíam đốc, 1 phó Gíam đốc, Phòng kế toán, Phòng kỹ thuật, Thủ quỹ, Thủ k Cơ cấu tổ chức quản lý điều hành của Công ty TNHH TM & Công nghệ Hoàng Thảo theo mô hình trực tuyến- chức năng- cơ cấu quản trị này đang được áp dụng phổ biến hiện nay. Chức năng các phòng ban Ban giám đốc - Gồm có 1 giám đốc và 1 phó giám đốc Chức năng +Giám đốc: là người đứng đầu công ty, đại diện cho công ty trước pháp luật, có chức năng điều hành, quản lý, giám sát, hoạch định toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp. +Phó giám đốc : trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh và phòng kế toán của doanh nghiệp và có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh của công ty cho giám đốc để từ đó có thể đề ra chiến lược và phương thức kinh doanh phù hợp với biến động của thị trường. Các phòng quản lý - Phòng kinh doanh + Có chức năng tham mưu với phó giám đốc về các kế hoạch cũng như chiến lược kinh doanh + Nghiên cứu thị trường, giá cả dịch vụ, khả năng tiêu thụ dản phẩm, nghiên cứu nguồn hàng + Ngoài ra phòng có thể trực tiếp ký kết các hợp đồng mua bán dịch vụ. + Tìm kiếm và mở rộng thị trường cho sản phẩm đầu ra + Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng ký kết với khách hàng - phòng kỹ thuật + Có chức năng bảo hành, bảo trì các loại máy móc, thiết bị điện tử + Giám sát, kiểm tra các loại linh kiện, máy móc trong kho - Phòng kế toán + Quản lý tài chính của công ty + Tính tiền lương hàng tháng cho công nhân viên trong công ty + Có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh doanh + Thanh toán các chi phí phát phát sinh trong hoạt động kinh doanh + Thanh toán các hóa đơn và chi trả các khoản phí xuất nhập hàng hóa + Thực hiện nhiệm vụ giao dịch ngân hàng và với các cơ quan thuế. + Thu các khoản nợ từ khách hàng + Ngoài những chức năng trên phòng còn có chức năng thống kê, hạch toán phân tích lỗ lãi của các đơn vị từ đó phản ánh lại với ban lãnh đạo doanh nghiệp để có kế hoạch kinh doanh cho các chu kỳ tiếp theo. - Các đơn vị bán buôn trực tiếp giao hàng cho các đơn vị bán buôn cấp dưới và các đại lý bán lẻ trong khu vực để tiếp tục thực hiện quá trình lưu thông hàng hóa. - Các đơn vị bán lẻ bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, thực hiện đầy đủ quy luật giá trị và giá trị sử dụng hàng hóa và dịch vụ. Thông qua hoạt động bán lẻ của công ty có thể lắm bắt được nhu cầu thực sự của người tiêu dùng, từ có có những kế hoạch phù hợp với sự biến động của thị trường. - Thủ quỹ có chức năng quản lý lượng tiền trong kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện việc thu chi theo sự chỉ đạo của ban giám đốc. - Thủ kho có nhiệm vụ quản lý số lượng hàng hóa xuất nhập kho, có kế hoạch bảo quản, chống hao hụt, đảm bảo giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa. Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối gọn nhẹ là do quy mô của công ty nhỏ phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp cho việc điều hành và quản lý cũng dễ dàng hơn, nó còn giúp doanh nghiệp giảm bớt những khoản chi phí không cần thiết trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định số 48/2006/QĐ – BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ để vào sổ kế toán: trình tự ghi sổ theo hình thức này thực hiện: Hàng ngày, kế toán tập hợp, phân loại các chứng từ phát sinh theo các nghiệp vụ kinh tế. Sau đó lập chứng từ ghi sổ cho các chứng từ cùng loại (ví dụ như các Phiếu Thu, Phiếu Chi phát sinh sẽ được tổng hợp sau đó lập Chứng từ ghi sổ). Sau khi lập xong Chứng từ ghi sổ sẽ ghi vào Sổ Cái của TK liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ Sổ Cái để tính toán số phát sinh và số dư cuối kỳ các tài khoản. Căn cứ số liệu cuối tháng kế toán lập Bảng Cân Đối Tài Khoản và Báo Cáo Tài Chính. Ngoài ra, kế toán còn căn cứ vào số liệu trên các chứng từ đã phát sinh đề ghi vào sổ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, căn cứ và số liệu trên các sổ chi tiết kế toán lập bảng tổng hợp các số liệu chi tiết và dùng để đối chiếu với số liệu của các tài khoản tổng hợp trên Sổ Cái. Phần mềm kế toán công ty sử dụng là MISA SME.NET 2012 Đánh giá tình hình kinh doanh của công ty trong những năm gần đây Bảng 1. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm gần đây ĐVT: VNĐ Chỉ Tiêu Mã số Năm So sánh (%) Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 2013/2012 2014/2013 BQ 1. DTBH và CCDV 10 3.965.450 4.840.810 3.582.095 122 74 98 2.Các khoản giảm trừ 02 3. DT Thuần về BH & CCDV (10=01-02) 01 4. Giá vốn hàng bán 11 1.295.954 2.387.456 1.212.128 184 51 118 5. LN gộp về BH&CCDV (20=10-11) 20 2.669.496 2.453.354 2.369.967 92 97 95 6. DT hoạt động TC 21 909.943 634.757 125.069 143 20 82 7. CP TC 22 391.882 609.557 100.333 156 16 86 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 391.882 609.557 156 0 156 8. CP bán hàng 24 9. CP quản lý DN 25 92.910 53.603 43.535 58 82 70 10. LN thuần từ HĐSXKD ( 30=20+(21-22)-(24+25) 30 3.094.647 2.374.551 2.404.960 77 101 89 11. Thu nhập khác 31 45.980 12. Chi phí khác 32 12.121 13. Lợi nhuận khác (40=31-32) 40 33.859 14. Tổng LN kế toán trước thuế (50=30+40) 50 3.094.647 2.374.551 2.438.819 77 101 89 15. CP thuế TNHH 51 1.123.662 1.155.007 1.137.989 103 99 101 16.CP thuế TNHL 52 17. LN sau thuế TNDN (60=50-51-52) 60 1.970.985 1.219.544 1.300.830 62 107 85 18. Lãi CBTCP 70 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – kế toán Qua bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và bảng chênh lệch số liệu về doanh thu giai đoạn 2012- 2014, cho thấy: Giá vốn hàng bán: năm 2012 so với năm 2011 giảm 28,74% (giảm 4.346.908.498 VNĐ), năm 2013 so với năm 2011 tăng 28,6 % ( tăng 4.324.916.174 VNĐ) do giá nguyên vật liệu những năm gần đây tăng cao ngoài ra nguyên vật liệu đầu vào của công ty chủ yếu là nhậ khẩu do đó sự thay đổi trong tỷ giá hối đoái cũng góp phần tạo nên sự biến động mạnh trong giá vốn hàng bán. Lợi nhuận sau thuế: năm 2012 tăng 97,76% (12.094.037 VNĐ) so với năm 2011, năm 2013 tăng 315,60% (39.042.982 VNĐ) so với năm 2011. Có sự tăng về lợi nhuận sau thuế là lợi nhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tăng lên qua các năm và do công ty áp dụng được tiến bộ khoa học công nghệ. Doanh số vẫn không ngừng tăng lên. Cụ thể, doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ giai đoạn 2011-2012, năm 2012 giảm 26,56% (giảm 4.401.124.640 VNĐ) so với năm 2011,năm 2013 tăng 29,13% (tăng 4.825.616.645 VNĐ) so với năm 2011. Nhìn chung tình hình tiêu thụ của các sản phẩm còn chưa ổn định. Doanh thu từ năm 2012-2013 tăng là do doanh nghiệp đã áp dụng tốt khoa học kĩ thuật vào sản xuất, quản lý tốt, sản phẩm đổi mới, phong phú. Nhưng từ năm 2011- 2012, doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ lại giảm. Nguyên nhân là do thiếu vốn, thiếu đầu ra làm cho hàng tồn kho tăng, gây khó khăn cho sản xuất. Nhà nước cắt giảm đầu tư công, nhiều thị trường trầm lắng khiến cho máy móc sản xuất ra không bán được. Hiện nay, do quy định của luật đấu thầu chưa chặt chẽ dẫn tới các doanh nghiệp trong nước khó cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, bởi trong đấu thầu không tính tới nguồn gốc xuất xứ, không tính tới tỉ lệ nội địa hóa của thiết bị dẫn tới đơn đặt hàng giảm. Một số chính sách hỗ trợ sản xuất và thuế đối với sản xuất cơ khí trong nước so với nhập khẩu có sự chênh lệch, khiến giá sản xuất trong nước bị đẩy lên cao hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp mới gia nhập thị trường nên cả doanh nghiệp và nhà phân phối đều mang tính chất thăm dò thị trường, nền kinh tế khó khăn cộng với sự cạnh tranh, sản xuất hàng hóa nhiều, thiết bị không đa dạng nên đã có sự giảm xuống về doanh thu. Thị trường qua mỗi giai đoạn lại có những thay đổi đáng kể. Trong 3 năm qua danh mục sản phẩm của doanh nghiệp thay đổi một vài mặt hàng, đó là do yêu cầu của thị trường. Thị trường có thể làm phát sinh sản phẩm này cũng làm mất đi sản phẩm kia Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần đây Bảng 2.3. Tình hình lao động của công ty qua 3 năm gần đây Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Giới tính Nữ 3 3 3 Nam 4 4 4 Tuổi tác 18-25 1 1 1 25-40 5 5 5 Trên 40 1 1 1 Trình độ Đại học 2 2 2 Trung cấp - Cao đẳng 2 2 2 Công nhân kỹ thuật lành nghề các loại 3 3 3 Tổng 7 7 7 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính – kế toán Ngay từ khi thành lập, Công ty TNHH TM & CN Hoàng Thảo đã rất chú trọng tới công tác tổ chức lao động, coi đó là yếu tố quyết định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Nhưng do đặc thù cơ cấu tổ chức của công ty còn nhỏ nên vấn đề thay đổi nhân sự gần như không có. Hơn nữa, đây là công ty thương mại chủ yếu là liên quan đến các giao dịch mua bán nên không cần nhiều đến lao động. Đây cũng là một lợi thế giúp công ty giảm bớt được một khoản chi phí không cần thiết. Một số nội dung về tiền lương và phương pháp tính lương nhân viên văn phòng Số lượng nhân viên văn phòng ở công ty Tổng số nhân viên tổ văn phòng ở công ty là 6 người, điều đặc biệt ở đây là Giám đốc cũng được xếp vào tổ văn phòng. Cụ thể gồm có 1 Giám đốc, 1 phó Giám đốc, 2 nhân viên ở phòng kỹ thuật và 2 nhân viên ở phòng kế toán. Nội dung các khoản thuộc lương nhân viên văn phòng tại công ty Ở công ty TNHH TM & CN Hoàng Thảo, các khoản thuộc lương nhân viên văn phòng bao gồm: - Tiền lương - Tiền lương phụ cấp trách nhiệm - Tiền xăng Cụ thể như sau: Tiền lương phụ cấp trách nhiệm được tính vào lương: ông Phạm Quốc Khánh được hưởng 1,607,000đ và bà Hoàng Thị Bích Thảo được hưởng 814,000 đ. Tiền xăng xe được tính vào lương: bà Nguyễn Thị Bình là 200000đ/tháng. Các khoản trích theo lương được khấu trừ: - BHXH: 8,0% - BHYT: 1,5% - BHTN: 1,0% - KPCĐ: 1,0% Phương pháp tính lương cho nhân viên văn phòng ở công ty Công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho bộ phận Văn phòng. Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công kết hợp kiểm tra phần chấm công trên máy, kế toán lập bảng lương thanh toán cho toàn công ty. Tiền lương công ty chi trả từ ngày 10 đến ngày 15 của tháng tiếp theo. Lương bộ phận hành chính công ty trả theo hệ số lương nhân với mức lương cơ bản hiện hành (1.150.000 VNĐ). + Cách tính lương thời gian: Công thức: Hệ số lương x Lương cơ bản Lương thời gian = x Số ngày làm việc thực tế Tổng số ngày làm việc trong tháng + Các khoản phụ cấp: Các khoản phụ cấp = Hệ số lương x Lương cơ bản x Hệ số phụ cấp Đối với nhân viên văn phòng thì có 1 khoản phụ cấp là phụ cấp trách nhiệm. Cụ thể về hệ số phụ cấp như sau: Giám đốc: 0.3 Phó giám đốc: 0.2 Tổng lương = Lương thời gian + Các khoản phụ cấp trách nhiệm Lương thực nhận = Tổng lương - Các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương Tổ chức hạch toán thời gian lao động Để hạch toán thời gian lao động cho cán bộ nhân viên, Công ty đã sử dụng Bảng chấm công. Ở công ty TNHH TM & CN Hoàng Thảo theo hình thức chấm công là theo ngày và việc chấm công được giao cho người phụ trách bộ phận. Ở tổ văn phòng thì kế toán là người có trách nhiệm chấm công cho các nhân viên còn lại, kể cả Giám đốc hay Phó Giám đốc. Mọi nhân viên đều phải đeo thẻ đến công ty, mỗi khi ra vào công ty thì đều phải xuất trình thẻ nhân viên cho người bảo vệ của công ty. Công nhân viên có thể đến muộn tối đa là 15 phút, sau 15 phút thì sẽ coi như vắng mặt và không được chấm công. *Bảng chấm công: Mục đích: dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, ngừng việc, nghỉ việc Phạm vi hoạt động: Ở mỗi tổ đều phải lập một bảng chấm công riêng để chấm công cho người lao động hàng ngày, hàng tháng. Trách nhiệm ghi: hàng tháng tổ trưởng hoặc người được ủy nhiệm ở từng tổ có trách nhiệm chấm công cho từng người, ký xác nhận rồi chuyển cho kế toán để làm căn cứ tính lương và các chế độ cho người lao động. BẢNG CHẤM CÔNG VĂN PHÒNG Tháng 6 năm 2014 STT Họ tên Các ngày trong tháng Hệ số Số công 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 Phạm Quốc Khánh L 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 L 8 8 8 8 8 8 L L 8 2 H.T. Bích Thảo L 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 L L 8 3 Nguyễn Thị Bình L 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 Ô Ô Ô 0 8 8 8 8 8 8 L L 8 4 Phạm Thái Hòa L 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 Ô Ô 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 L L 8 5 Nguyễn Đức Hạnh L 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 0 8 8 8 8 8 8 L L 8 6 Phạm Đông Hồng 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 8 Chú thích: L: lễ 8: 8 giờ/ngày 0: Không làm O: Ốm Tổ chức hạch toán tiền lương Đối với bộ phận văn phòng, Công ty áp dụng cách tính lương và các khoản trích theo lương thông qua bảng “Thanh toán tiền lương” hưởng theo lương thời gian. Bảng lương của công nhân viên tháng 06 năm 2015 STT Họ và tên Chức danh Lương khoán Tiền lương Các khoản phụ cấp Tổng cộng Các khoản khấu trừ Thực lĩnh Lương thời gian Nghỉ lễ Ăn công nghiệp Tiền ốm đau BHXH 8% BHYT 1,5% Cộng Công Tiền Công Tiền 1 Phạm Quốc Khánh Giám đốc 6,000,000 20 4,615,385 4,615,385 200,000 37,500 237,500 4,377,885 2 Hoàng Thị Bích Thảo P.Giám đốc 5,000,000 19 3,653,846 3,653,846 184,000 34,500 218,500 3,435,346 3 Hoàng Thị Thơm Thủ kho 3,500,000 19 2,557,692 2,557,692 168,000 31,500 199,500 2,358,192 4 Nguyễn Thị Bình Kế toán 3,000,000 18 2,076,923 2,076,923 - - - 2,076,923 5 Nguyễn Thị Yến Kế toán 3,500,000 19 2,557,692 2,557,692 180,000 33,750 213,750 2,343,942 6 Nguyễn Thái Hòa Kỹ thuật 3,500,000 21 2,826,923 2,826,923 - - - 2,826,923 7 Vũ Dũng Hiếu " 3,000,000 20 2,307,692 2,307,692 - - - 2,307,692 8 Phạm Văn Mạnh Bảo vệ 2,000,000 24 1,846,154 1,846,154 - - - 1,846,154 Tổng cộng 160 22,442,308 - - - - 22,442,308 732,000 137,250 869,250 21,573,058 Ví dụ 1: Trong tháng 6 năm 2015, ông Phạm Quốc Khánh– Giám đốc Công ty có: Lương khoán: 6.000.000đ Các khoản khấu trừ: BHXH = 2,5x 8% = 200.000 (đ) BHYT = 4,88 x 1.150. x 1,5% = 84.000 (đ) BHTN = 4,88 x 1.150.000 x 1% = 56.000 (đ) KPCĐ = 6.000.000 x 1% = 600.000 (đ) Tổng các khoản khấu trừ = 1.189.000 (đ) Lương thực lĩnh = Tổng lương - Các khoản trích theo lương = 6.000.000 - 1.189.000 = 4.811.000 (đ) Ví dụ 2: Trường hợp của chị Nguyễn Thị Bình nghỉ ốm 6 ngày, được hưởng BHXH trả thay lương = 75% lương cấp bậc. Ta tính được số tiền lương của chị Hải trong tháng 2 như sau: Hệ số lương: 3,0 Ngày công thực tế : 24,5 ngày Vậy lương của chị Bình là : 2,8 x 1.150.000 Lương thời gian = x 24,5 = 2.600.000 (đ) 31 Tổng lương = lương thời gian + Phụ cấp trách nhiệm + Tiền xăng xe = 2.600.000 + 0 + 200.000 = 2.800.000 (đ) Các khoản khấu trừ: BHXH = 3,0 x 1.150.000 x 8% = 276.000 (đ) BHYT = 3,0 x 1.150.000 x 1,5% = 51.750 (đ) BHTN = 3,0 x 1.150.000 x 1% = 34.500 (đ) KPCĐ = 1.857.000 x 1% = 18.570 (đ) Tổng các khoản khấu trừ = 380.820 (đ) Chị Hải nghỉ ốm có phép 3 ngày nên số tiền mà chị Bình được hưởng BHXH là: [( 2,8 x 1.150.000) / 31 ] x 75% x 2,8 = 218.000 (đ) Vậy tổng số tiền mà chị Hải nhận được trong tháng 6/2015 là: 2.800.000– 380.820 + 218.000 = 2.201.180 (đ) Ta có phiếu nghỉ hưởng BHXH: PHIẾU NGHỈ HƯỞNG BHXH Họ và Tên: Nguyễn Thị Bình Tháng 6 năm 2015 Tên cơ quan y tế Ngày, tháng, năm LLý do Số ngày cho nghỉ Y bác sỹ ký Số ngày thực nghỉ Xác nhận của phụ trách bộ phận Tổng số Từ ngày Đến ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Ốm 6 11/6/2015 21/06/2015 3 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính - kế toán Cuối tháng, phiếu nghỉ hưởng BHXH sẽ được kèm theo bảng chấm công gửi về phòng kế toán để tính BHXH, phiếu nghỉ hưởng được kèm với bảng thanh toán BHXH. Mục đích bảng thanh toán BHXH: Bảng này được lập làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp xã hội trả thay lương cho người lao động. Làm báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Phương pháp và trách nhiệm ghi: tùy thuộc vào số người phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lương trong tháng của đơn vị. Kế toán có thể lập bảng này cho từng phòng ban, bộ phận hoặc toàn đơn vị. Cơ sở để lập bảng này: “Phiếu nghỉ BHXH” khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp như: nghỉ ốm, nghỉ con ốm, nghỉ tai nạn lao động trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trả thay lương, cuối tháng sau khi kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và toàn đơn vị, bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế toán trưởng duyệt chi. Bảng này được lập thành 2 liên: + Một liên lưu tại phòng kế toán cùng các chứng từ có liên quan. + Một liên gửi cho cơ quan quản lý BHXH cấp trên để thanh toán số thực chi. PHẦN THANH TOÁN Tháng 06 năm 2015 ĐVT: VNĐ Số ngày nghỉ tính BHXHL Lương bình quân 1 ngày % tính BHXH Số tiền hưởng BHXH 3 106.122 75% 238.775 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính - kế toán BẢNG THANH TOÁN BHXH Tháng 06 năm 2015 ĐVT: VNĐ STT Họ tên Nghỉ ốm Tổng tiền Ký nhận Số ngày Số tiền  1 Nguyễn Thị Bình 3 238.775 238.775 Cộng 3 238.775 238.775 Nguồn: Phòng tổ chức hành chính - kế toán Đánh giá và đề xuất Đánh giá *Ưu điểm: Công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương luôn được hoàn thành. Công việc tổ chức tính lương và thanh toán lương được làm tương đối tốt, hệ thống sổ sách khá đầy đủ. Hệ thống sổ sách chứng từ ban đầu về tiền lương luôn phản ánh đầy đủ số lượng và chất lượng. Về việc tổ chức tính lương và thanh toán lương luôn được ý thức tính đúng, tính đủ kịp thời lương cho nhân viên. *Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương thì trong công tác kế toán tiền lương cho nhân viên văn phòng vẫn không tránh khỏi những sai sót do kế toán viên mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm, điều này dẫn đến việc kế toán tính nhầm lương cho nhân viên. Đề xuất Qua tình huống gặp tại công ty TNHH TM & CN Hoàng Thảo có thể thấy rằng, nhân viên Kế toán của công ty cần học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm trong công tác hạch toán tiền lương. Cần thống nhất giữa Bảng chấm công và Bảng thanh toán tiền lương để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên. Những suy nghĩ, cảm nhận của bản thân sau khi thực tập và nhận xét của Công ty nhận thực tập giữa khóa