Chuyên đề Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch

thụ Tấn 3.575.000 3.568.045 3.615.066 2 Doanh thu Tỷ đồng 2.200 2.756 3.012 3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 127 156 138 4 Lợi nhuận Tỷ đồng 200 320 400 5 Thu nhập bình quân Đồng 3.580.000 3.760.000 4.120.000 6 Đầu tư chiều sâu Tỷ đồng 24 27 29 Bảng 2.1: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty xi măng Hoàng Thạch (Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006, 2007) 2.2.2. Đặc điểm công nghệ sản xuất: Công ty xi măng Hoàng Thạch có dây chuyền sản xuất xi măng khá hiện đại. Công nghệ sản xuất xi măng theo phương pháp lò quay. Công ty có 2 dây chuyền sản xuất chính: Dây chuyền I là dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, phương pháp khô, chu trình kín, có hệ thống trao đổi nhiệt 4 tầng (cyclon) và hệ thống làm nguội kiểu hành tinh gồm 10 lò con. Dây chuyền Hoàng Thạch I từ khâu cấp nguyên liệu đến nghiền, đóng bao và xuất xi măng được tự động hoàn toàn từ phòng điều khiển trung tâm của Công ty thông qua hệ thống các máy tính điện tử và thiết bị vi xử lý. Dây chuyền Hoàng Thạch II là dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, công nghệ tiên tiến, có hệ thống tiền nung (canciner) nên tiêu hao nhiệt lượng thấp 715 Kcal/kg clinker (dây chuyền I: 780 Kcal/kg clinker), làm nguội kiểu ghi nên tăng hiệu quả làm mát, chất lượng sản phẩm tốt, dễ nghiền, hệ thống điều khiển hiện đại PJC Master Piêc ABB (dây chuyền I là hệ thống điều khiển tự động 625), khí thải ra ống khói lò nung 100 mg/m3 không khí (dây chuyền I là 255 mg/m3). 2.2.3. Trình độ chuyên môn của đội ngũ lao dộng trong Công ty: Hiện tại Công ty có trên 2912 cán bộ, công nhân viên, được chia thành nhiều loại đối tượng lao dộng. Đội ngũ lãnh đạo cấp cao của Công ty đều có trình độ từ Đại học trở lên, giám đốc và các phó giám đốc đều là cao cấp lí luận. Công ty có 627 người có trình độ Đại học, 1252 người có trình độ từ bậc thợ 5 trở lên. Đội ngũ có trình độ kỹ sư, cử nhân gồm các loại sau: kỹ sư hoá Silicat, kỹ sư điện tự động hoá, kỹ sư điện, kỹ sư cơ khí, kỹ sư động lực, kỹ sư thuỷ khí, kỹ sư xây dựng, kỹ sư khai thác mỏ, kỹ sư vật liệu xây dựng, kỹ sư điện lạnh...cử nhân kinh tế, cử nhân luật, cử nhân quản lý kinh tế lao dộng, cử nhân kinh tế kế toán, cử nhân tóng kê kinh tế, cử nhân công đoàn, cao cấp lí luận và cử nhân ngoại ngữ Anh, Pháp. Đội ngũ cao đẳng gồm: cao đẳng kế toán, cao đẳng hoá và cao đẳng văn thư văn phòng. Đội ngũ công nhân gồm: Công nhân vận hành thiết bị xi măng, công nhân nồi hơi, công nhân vận hành lò, công nhân sửa chữa cơ khí, công nhân sửa chữa điện, công nhân sửa chữa thiết bị xe máy, công nhân vận hành máy đóng bao, công nhân vận hàn băng tải, công nhân vận hàn trung tâm... Chỉ tiêu phản ánh Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Kỹ sư, cử nhân 627 2,13 Cao cấp lý luận 10 0,35 Cao đẳng 150 5,15 Công nhân 2135 73,3 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động theo trình độ của Công ty xi măng Hoàng Thạch (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động Công ty xi măng Hoàng Thạch) 2.3. THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH: 2.3.1. Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty: Mỗi doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức riêng phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Với tính chất ngành nghề, nhiệm vụ sản xuất, đặc tính sản phẩm và quản lý điều hành, Công ty đã xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức của mình như sau: PHÓ GIÁM ĐỐC ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊM TRƯỞNG BAN Nhà Máy Vật liệu chịu lửa Kiềm tính Ban Quản lý dự án dây chuyền 3 Văn phòng đại diện Lạng Sơn Văn phòng đại diện TP HCM Văn phòng đại diện Hải Dương PHÓ GIÁM ĐỐC KIÊM GIÁM ĐỐC Văn phòng đại diện Bắc Ninh Văn phòng đại diện Quảng Ninh Trung tâm tiêu thụ SP xi măng Phòng Đời sống Phòng Y tế Văn phòng Công ty PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Xưởng Xe máy Xưởng Khai thác Phòng Thẩm định Phòng Kỹ thuật Mỏ Phòng Bảo vê - Quân sự PHÓ GIÁM ĐỐC KHAI THÁC MỎ Phòng Kế toán thống kê tài chính Phòng Vật tư GIÁM ĐỐC Phòng Kế hoạch Phòng Tổ chức lao động Xưởng Nước Tổng Kho Xưởng Cơ khí PHÓ GIÁM ĐỐC CƠ ĐIỆN Xưởng Điện- Điện tử Phòng Kỹ thuật Cơ điện Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường Xưởng Sửa chữa công trình Phòng Thí nghiệm- KCS Xưởng Đóng bao PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT Xưởng Lò nung Xưởng Xi măng Xưởng Nguyên liệu Phòng Điều hành trung tâm Phòng Kỹ thuật sản xuất Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch (Nguồn: Hoàng Thạch 28 năm xây dựng và trưởng thành) Qua sơ đồ trên ta thấy mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, là mô hình đã và đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp. Hệ thống quyền lực được phân bổ theo hướng trực tuyến từ trên xuống. Trong đó giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất, đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty, cũng như Tổng Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ra quyết định, chịu sự điều hành của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc. Cùng giúp việc cho giám đốc còn 34 đơn vị, phòng ban chức năng, trong đó có 33 đơn vị, phòng ban hoạt động chính cho Công ty, còn 1 đơn vị là doanh nghiệp thành viên chịu sự quản lý và phụ thuộc vào Công ty và phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty. 33 đơn vị, phòng ban được chia thành 5 khối hoạt động: khối cơ quan, khối công nghệ, khối cơ - điện, khối khai thác vận chuyển và khối kinh doanh. Các đơn vị, phòng ban này trực tiếp thực hiện các kế hoạch của Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc chuyên môn của mình. Việc áp dụng mô hình này có ưu điểm là thực hiện nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên, mọi mệnh lệnh trong Công ty được thi hành nhanh chóng. Tuy nhiên nó lại có nhược điểm là số lượng đơn vị, phòng ban quá nhiều đòi hỏi có sự phối hợp công tác và phân công trách nhiệm phải ở tầm cao hơn, đồng thời sự giám sát của Ban giám đốc đối với các đơn vị, phòng ban khó khăn hơn. 2.3.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch xét theo các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức: 2.3.2.1. Chuyên môn hoá trong lĩnh vực quản lý: Một doanh nghiệp dù quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, để có thể hoạt động tốt lĩnh vực của mình phải có sự thực hiện tốt trong lĩnh vực quản lý. Để làm được điều này đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng trong cơ cấu tổ chức hay chính là sự phân chia chức năng quản lý. Mỗi đơn vị, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ đảm nhiệm những chức năng quản lý nhất định. Công ty xi măng Hoàng Thạch có một cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn hoá tương đối cao. Hiện nay Công ty được chia thành các chức năng quản lý sau: - Chức năng Sản xuất: chức năng này được qui định cụ thể cho 8 đơn vị, phòng ban là Phòng Thí nghiệm KCS, Xưởng Đóng bao, Xưởng Xi măng, Xưởng Lò nung, Xưởng Nguyên liệu, Phòng Điều hành trung tâm, Phòng Kỹ thuật sản xuất và Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính. Các đơn vị, phòng ban này có nhiệm vụ sản xuất trực tiếp cho Công ty đồng thời quản lý quá trình SX của Công ty. Phòng Thí nghiệm KCS kiểm tra chất lượng hàng hoá bao gồm nguyên nhiên, vật liệu đầu vào, kiểm tra chất lượng thành phẩm của Công ty theo đúng tiêu chuẩn TCVN và tiêu chuẩn cơ sở, duy trì hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm. Xưởng Đóng bao đóng xi măng thành bao và phối hợp với Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng để tổ chức xuất hàng cho khách hàng, bảo đảm số lượng, chất lượng và yêu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Xưởng Lò nung nung bột liệu sau khi đã được trộn với xỉ Pirit theo tỷ lệ nhất định, nhằm sản xuất clinker có chất lượng tốt, năng suất cao. Xưởng Nguyên liệu quản lý vận hành các thiết bị máy đạp đá vôi, đá sét để nghiền các loại đá thành bột liệu phục vụ cho việc sản xuất clinker. Phòng Điều hành trung tâm điều độ sản xuất hàng ngày giữa các đơn vị trong dây chuyền sản xuất chính và các đơn vị phụ trợ của Công ty thông qua hệ thống máy tính, nắm vững nguyên tắc hoạt động của dây chuyền sản xuất chính, tình trạng hoạt động của chúng để đảm bảo việc sản xuất của Công ty được liên tục. Phòng Kỹ thuật sản xuất chuyên sâu về kỹ thuật công nghệ để tổ chức sản xuất clinker, xi măng từ các nguyên liệu đá vôi, đá sét, thạch cao, than, dầu, phụ gia đảm bảo chất lượng sản phẩm phục vụ sản xuất kinh doanh. Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính sản xuất kinh doanh sản phẩm vật liệu chịu lửa các loại, xây dựng và lắp đặt các loại lò công nghiệp, dân dụng. - Chức năng Cơ điện: Được qui định cụ thể cho 6 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm. Đó là Xưởng Nước, Tổng kho, Xưởng Cơ khí, Xưởng Điện - Điện tử, Phòng Kỹ thuật cơ điện, Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường. Chức năng này có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ thiết bị điện và cơ khí trong dây chuyền sản xuất, điều phối năng lượng cho quá trình sản xuất để có kế hoạch gia công, sửa chữa, thay thế thiết bị bảo đảm ổn định cho hoạt động sản xuất của Công ty. Xưởng Nước quản lý hệ thống cấp nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo các thiết bị hoạt động liên tục, an toàn và phục vụ nước sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên. Tổng kho quản lý, cấp phát, thu hồi vật tư, bảo quản thiết bị, phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu, dầu mỡ phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh. Xưởng Cơ khí thực hiện công tác gia công, chế tạo chi tiết, phục hồi, lắp đặt và sửa chữa thiết bị thuộc lĩnh vực cơ khí. Xưởng Điện - Điện tử tổ chức vận hành, sửa chữa các thiết thuộc hệ thống cung cấp điện dùng cho sản xuất. Phòng Kỹ thuật cơ điện quản lý chuyên sâu về kỹ thuật cơ điện, xây dựng, lắp đặt mới, sửa chữa, bảo dưỡng, vận hành máy móc, thiết bị cơ điện. Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường kiểm tra theo dõi tình hình an toàn lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường, an toàn của thiết bị sản xuất. - Chức năng Khai thác mỏ: Do 3 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm. Đó là Xưởng Xe máy, Xưởng Khai thác và Phòng Kỹ thuật mỏ. Xưởng Xe máy vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị xe máy (ô tô, máy xúc...) và các thiết bị khác phục vụ bốc xúc, vận chuyển. Xưởng Khai thác quản lý và sửa chữa các loại máy xúc, máy ủi...tổ chức khai thác, bốc xúc đá vôi, đá sét cung cấp nguyên liệu cho sản xuất. Phòng Kỹ thuật mỏ chỉ đạo công tác khai thác, vận tải, sửa chữa phương tiện thiết bị xe máy đối với Xưởng Xe máy và Xưởng Khai thác. - Chức năng Hành chính: Do 4 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm. Là Phòng Đời sống, Phòng Y tế, Văn phòng Công ty và Phòng Bảo vệ quân sự. Phòng Đời sống quản lý, tổ chức, phục vụ ăn ca cho cán bộ, công nhân viên, phục vụ ăn cho khách và quản lý trường Mầm non của Công ty. Phòng Y tế chăm sóc sức khoẻ, khám điều trị, cấp cứu cho cán bộ, công nhân viên, tổ chức phòng dịch, phòng bệnh, vệ sinh môi trường. Văn phòng Công ty quản lý hành chính, văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng, tuyên truyền, công tác đối ngoại, điều hành khu văn hoá thể thao, vườn hoa cây cảnh...Phòng Bảo vệ quân sự tổ chức hoạt động bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự, quản lý hộ khẩu, phòng cháy chữa cháy, cứu hộ, thực hiện công tác quân sự. - Chức năng Kinh doanh: Do 6 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm. Là Văn phòng đại diện Lạng Sơn, TP.HCM, Hải dương, Bắc Ninh, Quảng Ninh và Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng. Văn phòng đại diện Lạng Sơn kinh doanh, cung ứng xi măng trên địa bàn Lạng Sơn. Văn phòng đại diện TP.HCM kinh doanh, cung ứng xi măng trên địa bàn TP.HCM. Văn phòng đại diện Hải Dương kinh doanh, cung ứng xi măng trên địa bàn Hải Dương. Văn phòng đại diện Bắc Ninh kinh doanh, cung ứng xi măng trên địa bàn Bắc Ninh. Văn phòng đại diện Quảng Ninh kinh doanh, cung ứng xi măng trên địa bàn Quảng Ninh. Trung tâm tiêu thụ snả phẩm xi măng tổ chức kinh doanh xi măng. clinker, phế liệu của Công ty theo kế hoạch được giao. - Chức năng Đầu tư, xây dựng: Do 3 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm. Là Ban quản lý dây chuyền III, Phòng Thẩm định và Xưởng Sửa chữa công trình. Ban quản lý dây chuyền III giúp chủ đầu trực tiếp tư quản lý và tổ chức thực hiện dự án đầu tư xây dựng dây chuyền III, trực tiếp thực hiện quản lý dự án. Phòng Thẩm định quản lý đầu tư và xây dựng, sửa chữa lớn thiết bị công nghệ, công trình kiến trúc. Xưởng Sửa chữa công trình thực hiện nhiệm vụ xây dựng, sửa chữa công trình nội bộ, xây vá lò nung, vệ sinh công nghiệp. - Chức năng Tổ chức nhân sự: Do Phòng Tổ chức lao động đảm nhận. Phòng này quản lý, tổ chức và đào tạo lao động, pháp chế tiền lương và các chế độ chính sách đối với người lao động. - Chức năng Tài chính kế toán: Do Phòng Kế toán thống kê tài chính đảm nhận. Phòng này quản lý tài chính, giám sát mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Công ty, thực hiện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, hoạch toán kinh tế ở Công ty. - Chức năng Kế hoạch và vật tư: Do 2 đơn vị phòng ban đảm nhận. Là Phòng Kế hoạch và Phòng Vật tư. Phòng Kế hoạch quản lý, lập kế hoạch sản xuất, kinh doanh, sửa chữa, tiến hành hợp đồng kinh tế với các chủ thể kinh tế, tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất. Phòng Vật tư thực hiện mua sắm vật tư, tiếp nhận hàng hoá, đặt gia công chế tạo thiết bị phụ tùng phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng, xây dựng cơ bản. Với tính chuyên môn hoá như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng với các nhiệm vụ cụ thể, phát huy được việc sử dụng lao độnghiệu quả, nâng cao năng suất lao động cũng như chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ, công nhân viên. Tính chuyên môn hoá cao đòi hỏi có sự hợp tác cao, sự phối hợp chặt chẽ, đễ gây nhàm chán, giảm hiệu quả làm việc. 2.3.2.2. Phân chia thành các bộ phận, phân hệ: Bên cạnh việc chuyên môn hoá các chức năng quản lý, Công ty phân chia thành các bộ phận, phân hệ chi tiết cụ thể theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, phòng ban. Cụ thể: * Ban Quản lý dây chuyền III: - Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình. - Chuẩn bị hồ sơ mời dự thầu, hồ sơ đấu thầu. tổ chức lựa chọn nhà thầu. - Thực hiện giám sát thi công xây dựng công trình. - Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng công trình. * Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính: - Giao, nhận, sử dụng tài nguyên , đất đai và các nguồn lực khác của Công ty xi măng Hoàng Thạch giao thực hiện mục tiêu sản xuất kinh doanh của Nhà máy. - Nắm bắt nhu cầu tiêu thụ sản phảm để phối hợp với Công ty xi măng Hoàng Thạch triển khai sản xuất. - Mua vật tư, thiết bị, phụ tùng, nhiên liệu phục vụ sản xuất kinh doanh. * Văn phòng đại diện Lạng Sơn, văn phòng đại diện TP.HCM, văn phòng đại diện Hải Dương, văn phòng đại diện Bắc Ninh, văn phòng đại diện Quảng Ninh: - Tiếp nhận xi măng từ Công ty đưa đến các đại lý, địa điểm qui định để tiêu thụ. - Phối hợp với các đại lý đưa xi măng đến công trình theo yêu cầu khách hàng. - Tổ chức tiếp thị, nắm bắt nhu cầu thị trường, quản lý hàng hoá nhằm giữ vững và ổn định thị trường xi măng trên địa bàn quản lý. * Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng: - Tổ chức giao nhận xi măng bao, xi măng rời, clinker cho khách hàng theo phiếu xuất hàng, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại hàng hoá. - Tổ chức tiếp thị thông tin nhanh về thị trường, dự báo nhu cầu tiêu thụ xi măng, chỉ đạo công tác tiêu thụ xi măng. - Giao vỏ bao cho các phương tiện để đóng lại xi măng rách vỡ. - Quản lý, chỉ đạo hoạt động đối với các trạm giao nhận xi măng, clinker. * Phòng Đời sống: - Tổ chức phục vụ tốt ăn ca, các bữa ăn cho khách của Công ty, đảm bảo chất lượng. - Quản lý việc mua thực phẩm, trang thiết bị, dụng cụ nhà ăn. - Tổ chức quản lý trường Mầm non của Công ty, mua sắm trang thiết bị, đồ dùng dụng cụ, đồ chơi, đồ dùng học tập cho trường. * Phòng Y tế: - Xây dựng kế hoạch phòng bệnh, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ, công nhân viên Công ty. - Tổ chức công tác điều dưỡng, vệ sinh an toàn thực phẩm. - Theo dõi tình hình sức khoẻ, khám định kỳ cho người lao động. - Hướng dẫn người lao đôộng cách phòng ngừa tai nạn lao động và cách sơ cứu, cấp cứu khi gặp tai nạn lao động. * Văn phòng Công ty: - Xây dựng chương trình, kế hoạch, công tác lãnh đạo và lịch làm việc. - Quản lý công văn, tài liệu, văn bản, con dấu của Công ty. - Thực hiện tốt công tác thi đua khen thưởng. - Phục vụ các buổi họp, hội nghị, tiếp khách của Công ty. - Quản lý trụ sở, phòng làm việc, nhà ở cho cán bộ, công nhân viên. - Điều hành hoạt động khu văn hoá thể thao, chăm sóc vườn cây cảnh. * Xưởng Xe máy: - Lập kế hoạch vận tải đá vôi, đá sét, clinker, phụ gia, hàng hoá và sửa chữa xe máy. - Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bi, vật tư, phụ tùng xe máy. - Xây dựng định mức vận tải, nhiên liệu, vật tư, phụ tùng cho từng loại xe máy. - Tham gia bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị trong dây chuyền sản xuất xi măng. * Xưởng Khai thác: - Quản lý các thiết bị, máy nén khí khoan, xúc, ủi và các thiết bị chuyên dùng khai thác. - Tổ chức thực hiện một phần công tác kiến thiết cơ bản của mỏ. - Lập kế hoạch mua bán vật tư, thiết bị, phụ tùng cho việc khai thác. - Xây dựng các qui trình khai thác, biện pháp kỹ tuật, thông số kỹ thuật...và những yêu cầu cần thiết cho việc khai thác. * Phòng Kỹ thuật mỏ: - Chỉ đạo chặt chẽ công tác trắc địa, khai thác đá, sét… - Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy trình khai thác, biện pháp kỹ thuật, hệ số phỏ đá, năng suất thiết bị… - Kiểm tra việc lập hộ chiếu khoan mỡn hàng ngày. - Tổ chức khai thác, bốc xúc, vận chuyển hợp lý các mỏ đảm bảo nguyên liệu có chất lượng ổn định. - Bảo đảm an toàn vành đai khai thác mỏ. * Phòng Thẩm định: - Thẩm định nội dung, công việc chuẩn bị và thực hiện dự án đầu tư. - Thẩm định lĩnh vực sửa chữa thiết bị công nghệ và các công trình kiến trúc. - Thẩm định lĩnh vực giá cả trong việc mua sắm hàng hoá, trang thiết bị máy móc. * Phòng Bảo vệ quân sự: - Xây dựng phương án bảo vệ và tổ chức lực lượng bảo vệ an toàn tài sản, giữ gìn an ninh trật tự. - Xây dựng phương án phòng cháy chữa cháy, quản lý hệ thống chữa cháy tự động. - Hướng dẫn người ngoài vào Công ty thực hiện đúng nội quy Công ty - Ngăn chặn xử lý các trường hợp vi phạm tài sản hoặc gây rối an ninh trật tự. * Phòng Kế toán thống kê tài chính: - Quản lý tài chính, tiền tệ, thu, chi, chứng từ hoá đơn thanh quyết toán theo quy định của Bộ Tài chính. - Tổ chức công tác kế toán, thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty. - Trích toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản nộp ngân sách Nhà nước, các khoản nộp cấp trên. - Tổ chức thống kê các loại vật tư, phụ tùng, dầu mỡ, phế liệu, phế thải, bán thành phẩm để phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Tổ chức bảo quản lưu giữ tài liệu kế toán, giữu bí mật các tài liệu và số liệu kế toán thuộc bí mật của Nhà nước. - Tổ chức kiểm tra, kiểm kê tài sản và đánh giá lại tài sản theo đúng chủ trương và chế độ của Nhà nước. * Phòng Vật tư: - Tổ chức tiếp thị, mua sắm các loại vật tư, thiết bị đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. - Lập kế hoạch cung ứng vật tư phù hợp với nhiệm vụ sản xuất. - Tổ chức việc chuyển giao vật tư, phụ tùng, thiết bị…cho các đơn vị. - Tổ chức phân tích việc sử dụng định mức vật tư trong toàn Công ty. * Phòng Kế hoạch: - Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh, sửa chữa và mua sắm thiết bị. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và báo cáo kết quả sản xuất, tiêu thụ sản phẩm. - Kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng kinh tế tại các Chi nhánh của Công ty. - Xây dựng kế hoạch giá thành phẩm, mua bán vật tư, máy móc thiết bị. - Tham mưu cho giám đốc về các hợp đồng kinh tế và thực hiện nghiêm túc các kế hoạch, hợp đồng kinh tế. * Phòng Tổ chức lao động: - Đề xuất với giám đốc về tổ chức kết cấu bộ máy làm việc và bố trí nhân sự trong Công ty. - Tham mưu cho giám đốc về công tác tuyển dụng, sắp xếp, điều động LĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. - Xây dựng các quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, mối liên hệ của các đơn vị, các quy chế quản lý khen thưởng, kỷ luật. - Lập chương trình hàng năm gửi đi đào tạo hoặc đào tạo tại chỗ kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. - Xây dựng các hình thức trả lương và tổ chức thực hiện quản lý công tác định mức lao động, phân phối tiền lương, bảo đảm hợp lý. - Thống kê báo cáo lao động, tiền lương và lập báo cáo lết toán quỹ tiền lương tháng, quý, năm theo quy định. * Xưởng Nước: - Vận hành và xử lý nước phục vụ cho sản xuát kinh doanh và nhu cầu sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên. - Quản lý chặt chẽ nguồn nước, thực hiện kiểm tra, xử lý nước, điều phối nước hợp lý. - Đáp ứng kịp thời yêu cầu đặt hàng gia công chế tạo lắp đặt các loại ống nước, các van, cút... * Tổng kho: - Tiếp nhận, bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, bảo dưỡng các mặt hàng Công ty mua, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại. - Thực hiện nghiêm việc sử dụng, cấp phát thiết bị, vật tư, phụ tùng. - Thực hiện nhiệm vụ bảo dưỡng, tu bổ công trình, thiết bị, vật tư, phụ tùng của đơn vị quản lý. - Giám sát việc thực hiện bảo dưỡng thiết bị, vệ sinh công nghiệp, an toàn, phòng hộ lao động, phòng chống cháy nổ. * Xưởng Cơ khí: - Theo dõi hoạt động của các thiết bị, tìm ra nguyên nhân, sự cố để tìm cách khắc phục. - Đáp ứng kịp thời yêu cầu đặt hàng gia công chế tạo, thay thế, phục hồi thiết bị công trình. - Thực hiện nhiệm vụ sửa chữa thường xuyên, bảo dưỡng thiết bị. - Xây dựng và quản lý các định mức lao động, gia công, chế tạo, sửa chữa vật tư, phụ tùng, tài sản của Công ty. * Xưởng Điện - Điện tử: - Quản lý chặt chẽ và vận hành hệ thống điện, thiết bị điện. - Xử lý nhanh chóng các sự cố về điện đáp ứng kịp thời sản xuất. - Tổ chức sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn, bảo dưỡng các thiết bị điện của Công ty. - Lập kế hoạch đơn hàng, dự trù vật tư, thiết bị, các phương tiện phòng hộ an toàn về điện. * Phòng Kỹ thuật cơ điện: - Lập kế hoạch dự trù mua sắm máy móc, thiết bị, phụ tùng cơ điện. - Xây dựng các định mức kỹ thuật từ nguyên nhiên vật liệu đến gia công chế tạo. - Phụ trách cơ điện cấp phát vật tư, phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu cho các đơn vị phục vụ lắp đặt thay thế mới. - Tổ chức thiết kế, hướng dẫn lắp đặt thiết bị công trình về cơ điện trong và ngoài dây chuyền sản xuất. * Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường: - Dự thảo kế hoạch bảo hộ lao động hàng năm. - Lập kế hoạch và đôn đốc các đơn vị trong Công ty thực hiện việc huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động và bảo vệ môi trường. - Lập kế hoạch mua bảo hiểm các phương tiện vận tải, kho chứa, nhà xưởng, thiết bị, máy móc của Công ty. - Đôn đốc các bộ phận sản xuất thực hiện các biện pháp ngăn ngừa tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. * Xưởng sửa chữa công trình: - Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh công nghiệp, đường xá, cầu cống, rãnh thoát nước, thu dọn rác thải, chất thải. - Tiến hành thực hiện việc xây vá lò nung đột xuất và theo kế hoạch sửa chữa lớn. - Vận hành máy cưa, hàn hơi, hàn điện; qui trình trộn vữa, trộn bê tông; qui trình cưa, xẻ, gia công đồ gỗ, gia công sắt. * Phòng Thí nghiệm KCS: - Quản lý chặt chẽ việc sử dụng hoá chất theo đúng quy định an toàn. - Kiểm tra chất lượng hàng nhập: than, xỉ, thạch cao, dầu nặng, clinker, xi măng, hoá chất, quặng sắt, bôxit… - Giám sát việc bảo quản thành phẩm, nguyên liệu, vật tư trong kho. - Kiểm tra thường xuyên và giám sát chặt chẽ quy trình vận hành, bảo dưỡng thiết bị. - Tham gia nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu sản phẩm mới. * Xưởng Đóng bao: - Vận hành hệ thống thiết bị trong dây chuyền sản xuất xi măng, đảm bảo đúng trọng luợng, chất lượng. - Điều hành phương tiện ra vào nhận hàng và khả năng xuất hàng. - Kiểm tra chặt chẽ trọng lượng bao xi măng và hệ thống máy đếm bao xi măng. * Xưởng Xi măng: - Vận hành thiết bị nghiền, phân ly, các thiết bị vận chuyển . - Kiểm tra khối lượng, giám sát chất lượng vật tư nhập dùng cho các thiết bị trong công đoạn nghiền xi măng, bốc xúc vào kho và xuất clinker. - Tổ chức đưa phụ gia vào nghiền xi măng. * Xưởng Lò nung: - Nắm vững thông số kỹ thuật, nhiệt độ, áp suất và quá trình nung luyện clinker, ngọn lửa trong lò nung tạo ra côla và clinker. - Nắm vững đặc tính kỹ thuật của từng thiết bị, chế độ làm việc của lò nung, các thiết bị phụ trợ, yêu cầu kỹ thuật của nguyên liệu đảm bảo chất lượng. - Theo dõi, giám sát hoạt động của các thiết bị, thực hiện chế độ tra dầu mỡ các thiết bị. * Xưởng Nguyên liệu: - Vận hành thiết bị đập đá vôi, đá sét, thiết bị vận chuyển đến các kho, thiết bị nghiền liệu và đồng nhất bột liệu. - Theo dõi và bám sát hoạt động của thiết bị và yêu cầu kỹ thuật của nguyên liệu. * Phòng Điều hành trung tâm: - Nắm vững toàn bộ thiết bị của dây chuyền công nghệ sản xuất xi măng. - Điều độ kế hoạch sản xuất hàng ngày giữa các đơn vị sản xuất chính và phụ trợ một cách hợp lý. - Kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc thực hiện quy trình vận hành, bảo dưỡng thiết bị. - Thực hiện việc bàn giao thiết bị sau mỗi ca làm việc. * Phòng Kỹ thuật sản xuất: - Chỉ đạo công tác tiến bộ khoa học kỹ thuật, nghiên cứu ứng dụng khoa học và các giải pháp công nghệ tiên tiến. - Chỉ đạo xây dựng các quy trình sản xuất, vận hành, thí nghiệm. - Xây dựng định mức vật tư, tiêu chuẩn kỹ thuật nguyên liệu. - Phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố xảy ra trong quá trình sản xuất. Việc phân chia thành các bộ phận giúp đội ngũ cná bộ, công nhân viên tập trung vào công việc của mình, nâng cao trình độ chuyên môn cá nhân. Tuy nhiên gặp khó khăn trong việc trao đổi thông tin, trao đổi chuyên môn, những người có trình độ chuyên môn cao không được làm việc cùng nhau để cùng giải quyết các vấn đề chuyên môn phức tạp của Công ty. 2.3.2.3. Các mối quan hệ quyền hạn và sự hợp tác trong cơ cấu tổ chức: Việc bố trí cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng cho tháy sự phân bổ quyền hạn từ trên xuống dưới, kết hợp với việc quản lý công việc theo chức năng. Giám đốc là người lãnh đạo cao nhất, giám sát các phó giám đốc, phó giám đốc điều hành và quản lý các đơn vị, phòng ban. Quyền lực được phân bổ từ giám đốc xuống các phó giám đốc, xuống các đơn vị, phòng ban mà đại diện là trưởng các đơn vị, phòng ban đó theo một hệ thống đưòng thẳng. Giám đốc quản lý trực tiếp 6 phó giám đốc và 6 đơn vị, phòng ban khác, ngược lại 6 phó giám đốc tham mưu hỗ trợ cho giám đốc trong việc ra quyết định và điều hành hoạt động của Công ty. Các phó giám đốc được phân chia quản lý các lĩnh vực khác nhau. Mối quan hệ giữa giám đốc và phó giám đốc và các đơn vị, phòng ban là mối quan hệ mệnh lệnh kết hợp với mối quan hệ phối hợp. Phó giám đốc thực hiện mệnh lệnh, chỉ thị của giám đốc, các đơn vị, phòng ban thực hiện theo phó giám đốc. Giữa các đơn vị, phòng ban với Ban giám đốc có sự phối hợp chặt chẽ, trao đổi thông tin với nhau. Việc áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức này tạp điều kiện cho việc đưa ra các mệnh lệnh, chỉ thị một cách nhanh chóng và nhất quán. Tuy nhiên số lượng phòng ban tăng, việc quản lý cồng kềnh, phức tạp, giám sát đội ngũ cán bộ, công nhân viên gặp nhiều khó khăn. 2.3.2.4. Cấp quản lý, tầm quản lý: Công ty không áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức nhiều cấp quản lý mà sử dụng mô hình cơ cấu tổ chức với tầm quản lý rộng. Cơ cấu tổ chức chỉ với 2 cấp quản lý là giám đốc và phó giám đốc. Tuy nhiên với số lượng 34 đơn vị, phòng ban mà chỉ có 1 giám đốc và 6 phó giám đốc quản lý và điều hành mọi hoạt động là quá nặng nề và phức tạp. Quy mô hoạt động của Công ty rất lớn, đa ngành nghề vừa sản xuất clinker, vừa sản xuất xi măng và sản xuất vỏ bao xi măng; lực lượng đội ngũ cán bộ, công nhân viên đông đảo được chia đều cho các đơn vị, phòng ban là rất nhiều. Mỗi phó giám đốc phải đảm nhận quá nhiều đơn vị, phòng ban. Giám đốc phải giám sát hoạt động của 6 phó giám đốc, ngoài ra còn phải quản lý trực tiếp 6 đơn vị, phòng ban khác. Quản lý theo mô hình tầm quản lý rộng sẽ giảm được chi phí quản lý, giúp nhân viên độc lập nhiều hơn trong công việc của mình. Mặt khác đòi hỏi đội ngũ quản lý phải có trình độ chuyên môn về quản lý cao, việc kiểm soát nhân viên có thể gặp nhiều khó khăn, cũng như việc đào tạo đội ngũ lao động mất nhiều thời gian và tiền của. 2.3.2.5. Tập trung và phi tập trung: Cơ cấu tổ chức của Công ty hiện nay có tính tập trung cao. Tính tập trung thể hiện ở chỗ quyền quản lý, ra quyết định mọi vấn đề quan trọng của Công ty tập trung vào Ban giám đốc. Trong đó giám đốc là người lãnh đạo cao nhất Công ty, chịu trách nhiệm điều hành mội hoạt động của Công ty. Các phó giám đốc và trưởng các đơn vị, phòng ban chỉ có tác dụng tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc trong việc ra quyết định và điều hành các hoạt động khi có sự cho phép của giám đốc mà không có quyền tự chủ ra quyết định. Giám đốc mới có quyền ra quyết định cuối cùng. Phó gíam đốc thực hiện theo mệnh lệnh, chỉ thị của giám đốc sau đó giao nhiệm vụ cụ thể cho các đơn vị, phòng ban mà mình quản lý. Đội ngũ cán bộ, công nhân viên tại các đơn vị, phòng ban có trách nhiệm thi hành nhiệm vụ được giao. Các phó giám đốc và trưởng các đơn vị, phòng ban có thể đóng góp ý kiến vào sự quản lý của giám đốc tuy nhiên những quyết định mang tính quan trọng có ảnh hưởng lớn đến Công ty thì người ra quyền quyết định vẫn luôn luôn là giám đốc. Với cách quản lý này tập trung được quyền lực một cách cao nhất, nhưng lại không khuyến khích được đội ngũ cán bộ, công nhân viên đóng góp ý kiến, phát huy quyền dân chủ của mỗi cá nhân. 2.3.2.6. Phối hợp giữa các bộ phận: Giữa các đơn vị, bộ phận, phòng ban và con người trong Công ty luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện có kết quả và hiệu quả các mục tiêu chung của Công ty. Trong nội bộ Công ty luôn có sự trao đổi thông tin, sự phối hợp cao để có thể giải quyết các vấn đề, công việc, sự cố xảy ra một cách nhanh nhất. Sự phối hợp đó được thể hiện qua việc thực hiện các mục tiêu kế hoạch mà Công ty đưa ra. Tất cả các đơn vị, phòng ban cũng như đội ngũ cán bộ, công nhân viên cùng chung sức để thực hiện kế hoạch của Công ty, mặt khác còn vượt chỉ tiêu kế hoạch đề ra. Là một Công ty với công nghệ kỹ thuật hiện đại, đội ngũ kỹ sư với trình độ chuyên môn cao đã biết tận dụng chuyên môn của mình, ngoài ra còn biết phối hợp, trao đổi với nhau đáp ưng các yêu cầu kỹ thuật cao của Công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Các hình thức quản lý của giám đốc đối với các phó giám đốc, các đơn vị, phòng ban đã khẳng định được sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong Công ty. Ngoài ra các hoạt động văn hoá tinh thần càng nâng cao sự đoàn kết, gắn bó trong nội bộ Công ty. Công ty thường xuyên tổ chức các Hội thi văn nghệ quần chúng, Hội thi kiến thức gia đình, Giải bóng đá cán bộ, công nhân viên, Giải cầu lông cho gia đình viên chức... CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH. 3.1. Phương hướng, quan điểm hoàn thiện: Công ty xi măng Hoàng Thạch là một doanh nghiệp đã đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường đầy biến động trong những năm qua, song bất cứ sự phát triển nào cũng tồn tại bên trong nó là những điểm tồn tại cần củng cố. Thế nhưng củng cố phải theo hướng ngày càng hoàn thiện chứ không nên gây xáo trộn ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty. Ngày nay trong hoàn cảnh mới, việc củng cố lại cơ cấu tổ chức đòi hỏi có sự nỗ lực rất lớn cả về đội ngũ nhân sự, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như vấn đề tài chính. Mặt khác việc thay đổi không thể thực hiện chốc lát mà đòi hỏi phải có thời gian lau dài và có phương hướng đã đặt ra. Cụ thể Công ty xi măng Hoàng Thạch đã đưa ra các phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình như sau: - Cơ cấu lại với mục tiêu vì nhu cầu của khách hàng. - Cơ cấu phải khuyến khích được sự phát triển của đội ngũ cán bộ, công nhân viên. - Cơ cấu phải hoàn thành tốt mục tiêu kế hoạch của Công ty. - Cơ cấu lại để hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng hơn. 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện: Cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vô cùng cần thiết và phải được thực hiện triệt để trong tất cả các cấp của doanh nghiệp. Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch, em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện sau: 3.2.1. Chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá: Hiện nay Công ty có tới 34 đơn vị, phòng ban thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, chuyên môn riêng của mình. Mỗi đơn vị, phòng ban chỉ phải thực hiện nhiệm vụ mà đơn vị mình được giao giúp quá trình hực hiện công việc mang lại hiệu quả cao, do mỗi đơn vị, phòng ban được đi sâu nghiên cứu chuyên môn của mình. Tuy nhiên việc chuyên môn hoá cao ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty vì khi gặp sự cố trong sản xuất nếu không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình thì việc xử lý tình huống là rất chậm chễ, phải xác định xem vấn đề đó thuộc đơn vị nào xử lý. Cũng như việc trao đổi thông tin, chuyên môn nghiệp vụ giữa các đơn vị, phòng ban gặp nhiều khó khăn do chuyên môn khác nhau. Để quá trình hoạt động của Công ty được diễn ra liên tục cần sắp xếp lại các đơn vị, phòng ban theo hướng chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá, vẫn đảm bảo tính chuyên môn nghiệp vụ mà lại tăng cường phát huy được năng lực của mỗi cá nhân, đồng thời san sẻ bớt gánh nặng cho nhau, tăng hiệu quả của các đơn vị, phòng ban. Việc có thể sát nhập một số đơn vị, phòng ban lại với nhau tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ để cùng thực hiện tất cả các công việc của Công ty. Mặt khác làm giảm bớt số lượng đơn vị, phòng ban tạo điều kiện dễ dàng trong khâu quản lý. Việc thực hiện này đòi hỏi phải có sự vững mạnh về đội ngũ nhân sự giỏi về trình độ chuyên môn, cũng như đáp ứng được yêu cầu về mặt tài chính, đồng thời phải phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. 3.2.2. Sắp xếp lại các phòng ban chức năng: Với cơ cấu tổ chức hiện nay, ta thấy Ban giám đốc trong đó giám đốc là người đứng đầu và 6 phó giám đốc tham mưu, trợ giúp với vai trò là trung tâm điều khiển mọi hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của Công ty, cùng một lúc vừa phải quản lý 6 phó giám đốc, vừa phải quản lý trực tiếp 6 đơn vị, phòng ban chức năng. Như vậy dễ dẫn tới sự chậm chễ, thiếu chính xác trong việc ra các quyết định quản lý. Việc thêm 2 phó giám đốc sẽ giảm bớt gánh nặng trách nhiệm cho giám đốc, giảm bớt gánh nặng quản lý cho các phó giám đốc khác, chuyển bớt các đơn vị, phòng ban do các phó giám đốc đang đảm nhiệm sang cho 2 phó giám đốc này quản lý. Mặt khác còn lam tăng tính tổng hợp hoá trong lĩnh vực quản lý. Cụ thể là: - Phó giám đốc phụ trách chung quản lý các đơn vị, phòng ban: Phòng Đầu tư xây dựng, Phòng Kế toán thống kê tài chính, Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng Tổ chức lao động. - Phó giám đốc hành chính quản lý các đơn vị, phòng ban: Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên, Văn phòng Công ty và Phòng Bảo vệ quân sự. Trong đó một số đơn vị, phòng ban đã được sát nhập lại với nhau và có tên gọi mới: Phòng Đầu tư xây dựng (gồm Phòng Thẩm định và Xưởng Sửa chữa công trình), Phòng Kế hoạch vật tư (gồm Phòng Kế hoạch và Phòng Vật tư), Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên (gồm Phòng Đời sống và Phòng Y tế), Xưởng Cơ - điện (gồm Xưởng Cơ khí và Xưởn Điện - điện tử), Xưởng Sản xuất xi măng (gồm Xưởng Xi măng và Xưởng Đóng bao). Khi đó mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty là: PHÓ GIÁM ĐỐC KIÊM GĐ PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH PHÓ GIÁM ĐỐC HÀNH CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC KHAI THÁC MỎ P.GIÁM ĐỐC PHỤ TRÁCH CHUNG PHÓ GIÁM ĐỐC CƠ ĐIỆN PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính PHÓ GIÁM ĐỐC ĐTXD KIÊM TRƯỞNG BAN Ban Quản lý dự án dây chuyền 3 Văn phòng đại diện Lạng Sơn Văn phòng đại diện Hải Dương Văn phòng đại diện TP.HCM Văn phòng đại diện Bắc Ninh Trung tâm tiêu thụ SP xi măng Văn phòng đại diện Quảng Ninh Phòng Chăm sóc CBCNV Phòng Bảo vệ quân sự Văn phòng Công ty Xưởng Xe máy Phòng Kỹ thuật mỏ Xưởng Khai thác Phòng Đầu tư xây dựng GIÁM ĐỐC Phòng KH vật tư Phòng Kế toán thống kê tài chính Phòng Tổ chức LĐ Xưởng Nước Xưởng Cơ - điện Tổng kho Phòng Kỹ thuật cơ điện Phòng Thí nghiệm KCS Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường Xưởng SX xi măng Xưởng Nguyên liệu Xưởng Lò nung Phòng Điều hành trung tâm Phòng Kỹ thuật SX Sơ đồ 3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty xi măng Hoàng Thạch Như mô hình cơ cấu tổ chức trên, sau khi sát nhập lại với nhau các đơn vị, phòng ban đã có thể thực hiện thêm nhiều nhiệm vụ mà trước đây bản thân một đơn vị, phòng ban không đảm nhận được. Khi đó chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng ban mới sẽ có nhiều bổ sung. Cụ thể là: * Phòng Đầu tư xây dựng: - Quản lý tài sản. - Xây dựng, sửa chữa công trình nội bộ, xây vá lò nung, vệ sinh công nghiệp. - Xây dựng sửa chữa lớn thiết bị công nghệ và công trình kiến trúc. * Phòng Kế hoạch vật tư: - Lập kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. - Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức và giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh. - Tiếp nhận hàng hoá, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng, xây dựng cơ bản. * Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên: - Chăm sóc sức khoẻ, điều trị và cấp cứu cho cán bộ, công nhân viên. - Phòng dịch, phòng bệnh, vệ sinh môi trường. - Phục vụ ăn ca cho cán bộ, công nhân viên, bữa ăn cho khách. *Xưởng Cơ - điện: - Vận hành hệ thống thiết bị cơ khí trong dây chuyền sản xuất. - Vận hành hệ thống thiết bị cung cấp điện, hệ thống nóng lạnh và hệ thống đo lường điều khiển. * Xưởng Sản xuất xi măng: - Bốc xúc, vận chuyển nguyên, nhiên vật liệu vào kho. - Vận hành hệ thống thiết bị vận chuyển clinker, thạch cao, phụ gia, thiết bị nghiền, xi măng bột. - Vận hành hệ thống thiết bị trong dây chuyền đóng bao. - Vận chuyển hàng về kho và xuất hàng rời kho. 3.2.3. Giảm bớt gánh nặng tầm quản lý: Với cơ cấu tổ chức đang áp dụng của Công ty, Ban giám đốc gồm có 1 giám đốc và 6 phó giám đốc cùng với 34 đơn vị, phòng ban chức năng. Giám đốc phải quản lý, điều hành 6 phó giám đốc và 6 đơn vị, phòng ban chức năng khác. Mỗi phó giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều đon vị, phòng ban dẫn tới hiện tượng quá tải trong công việc. Biện pháp cần thiết là cần giảm bớt gánh nặng tầm quản lý cho giám đốc và các phó giám đốc. Việc thêm 2 phó giám đốc nữa là rất đúng với quy mô hoạt động hiện nay của Công ty, đó là phó giám đốc phụ trách chung và phó giám đốc Hành chính. Phó giám đốc Hành chính sẽ phụ trách mảng hành chính của Công ty. Một số đơn vị, phòng ban thuộc lĩnh vực hành chính trước đây do các phó giám đốc khác đảm nhiệm giờ được chuyển sang cho phó giám đốc Hành chính đảm nhiệm. Còn phó giám đốc phụ trách chung sẽ đửm nhiệm các đơn vị, phòng ban mà trước đây do giám đốc quản lý trực tiếp. Đồng thời việc sát nhập một số đơn vị, phòng ban lại với nhau sẽ làm giảm số lượng đơn vị, phòng ban, làm giảm gánh nặng tầm quản lý cho các phó giám đốc. Sau khi đổi mới lại cơ cấu tổ chức Công ty chỉ còn lại 29 đơn vị, phòng ban chức năng chia đều cho 8 phó giám đốc quản lý. Cụ thể là: - Phó giám đốc Đầu tư xây dựng kiêm truởng ban phụ trách: Ban Quản lý dự án dây chuyền 3. - Phó giám đốc kiêm giám đốc phụ trách: Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính. - Phó giám đốc Kinh doanh phụ trách: Văn phòng đại diện Lạng Sơn, Văn phòng dại diện TP.HCM, Văn phòng đại diện Hải Dương, Văn phòng đại diện Bắc Ninh, Văn phòng đại diện Quảng Ninh và Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng. - Phó giám đốc Khai thác mỏ phụ trách: Xưởng Xe máy, Xưởng Khai thác và Phòng Kỹ thuật mỏ. - Phó giám đốc Hành chính phụ trách: Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên, Văn phòng Công ty và Phòng Bảo vệ quân sự. - Phó giám đốc phụ trách chung phụ trách: Phòng Đầu tư xây dựng, Phòng Kế toán thống kê tài chính, Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng Tổ chức lao động. - Phó giám đốc Cơ điện phụ trách: Xưởng Nước, Tổng kho, Xưởng Cơ - điện, Phòng Kỹ thuật cơ điện và Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường. - Phó giám đốc Sản xuất phụ trách: Phòng Thí nghiệm KCS, Xưởng Sản xuất xi măng, Xưởng Lò nung, Xưởng Nguyên liệu, Phòng Điều hành trung tâm và Phòng Kỹ thuật sản xuất. 3.2.4. Tăng mức độ phi tập trung và giảm mức độ tập trung: Theo cơ cấu tổ chức cũ, giám đốc Công ty là người lãnh đạo cao nhất, điều hành mọi hoạt động và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Công ty trước Công ty cũng như Tổng Công ty, đồng thời là người ra quyết định cuối cùng. Các phó giám đốc chỉ có tác dụng tham mưu, hỗ trợ cho giám đốc trong các lĩnh vực mà họ quản lý chứ không có quyền ra quyết định hoặc chỉ có quyền khi có sự cho phép của giám đốc. Để nâng cao tính dân chủ trong quản lý, giám đốc có thể uỷ quyền quản lý cho các phó giám đốc, khi đó các phó giám đốc phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao, phải hoàn thành tốt công việc mà mình đảm nhiệm. Các phó giám đốc có quyền được ra quyết định quản lý quan trọng trong lĩnh vực mình quản lý. Giám đốc thu nhận báo cáo từ các phó giám đốc và giám sát chung toàn bộ hoạt động trong Công ty. Như vậy Ban giám đốc Công ty đã phân công nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng cho giám đốc và các phó giám đốc, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. * Giám đốc: - Là người đại diện lãnh đạo cao nhất cho pháp nhân của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty, Tổng Công ty và Pháp luật về điều hành hoạt động chung của Công ty. - Trực tiếp chỉ đạo và duyệt công tác kế hoạch phát triển, công tác đào tạo, công tác tài chính. - Quản lý, điều hành mọi hoạt độngcủa Công ty thông qua các phó giám đốc. - Đại diện cho Công ty thực hiện các hợp đồng kinh tế. - Có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động của Công ty lên Tổng Công theo định kỳ. * Phó Giám đốc: - Thay mặt giám đốc điều hành các hoạt động thuộc lĩnh vực mình quản lý. - Trực tiếp chỉ đạo và giám sát quá trình làm việc của các đơn vị, phòng ban mà phó giám đốc đó phụ trách. - Các phó giám đốc phối hợp với nhau để giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực mình quản lý. - Có quyền ra các quyết định quản lý quan trọng, trình giám đốc phê duyệt. - Phân chia rõ ràng nhiệm vụ quản lý, phạm vị qản lý của từng phó giám đốc. - Chịu trách nhiệm trước giám đốc và Pháp luật Nhà nước về quyền hạn được giao. - Có trách nhiệm báo cáo lên giám đốc về tình hình hạot động của lĩnh vực mình quản lý một cách thường xuyên. 3.2.5. Nâng cao sự phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức: Hiệu quả của các đơn vị, phòng ban phụ thuộc rất lớn vào năng lực của cán bộ quản lý, điều kiện làm việc cũng như sự phối hợp giữa các đơn vi, bộ phận, phòng ban trong Công ty. Việc thực hiện các mục tiêu kế hoạch của Công ty không chỉ một số đơn vị, phòng ban có thể đảm trách được mà đòi hỏi phải có sự nỗ lưc, sự cố gắng, sự phối hợp của tất cả các đơn vị, phòng ban trong Công ty. Để nâng cao sự phối hợp giữa các đơn vị, phòng ban Công ty cần có những kế hoạch làm việc cụ thể, rõ ràng cho toàn bộ đội ngũ cán bộ, công nhân viên Công ty. Cần đưa các kế hoạch phải thực hiện ra trước các cuộc họp của Công ty để bàn bạc, đưa ra phương hướng thực hiện, sau đó giao nhiệm vụ cho các đơn vị, phòng ban. Khuyến khích các đơn vị, phòng ban trao đổi chuyên môn nghiệp vụ với nhau, giúp đỡ nhau cùng thực hiện mục tiêu chung của Công ty. Ngoài ra con yêu cầu các đơn vị, phòng ban liên kết, phối hợp với các khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối, các cơ quan quản lý Nhà nước để quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty được diễn ra thuận lợi. Con người là yếu tố có tính chất quyết định đến hiệu quả của sản xuất kinh doanh, do đó điều quan tâm trước hết của các nhà quản lý là phải tạo ra được một đội ngũ những nhà quản lý giỏi. Từ thực trạng hiện nay của Công ty ta thấy rằng đội ngũ cán bộ quản lý cấp cao trong Công ty hầu hết là có trình độ Đại học. Song vấn đề chuyên môn nghiệp vụ thì cần phải nâng cao hơn nữa nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu quản lý cũng như nhu cầu phục vụ sản xuất kinh doanh. Công tác đào tạo được Công ty chú trọng bởi vì con người chính là chất kết nối để thực hiện sự phối hợp trong tổ chức. Trong năm 2007, Công ty đã có 272 công nhân các đơn vị đạt tiêu chuẩn tham gia học và thi nâng bậc, số công nhân thi đạt là 112 người đạt 56,62%. Bổ túc nghề 758 công nhân, nâng cao nghiệp vụ cho 268 người. Làm thủ tục cho cán bộ đi thăm quan học tập và đào tạo ở nước ngoài là 18 lượt người. Tổ chức đào tạo tại Công ty các lớp học như: Phòng hcýa chữa cháy cho công nhân bao bì Hoàng Thạch, vận hành nén khí, tập huấn về công tác đấu thầu, đầu tư xây dựng, lớp bơi lội...Tổ chức huấn luyện phòng cháy chữa cháy cho cán bộ, công nhân viên Công ty là 565 người, huấn luyện an toàn lao động - vệ sinh lao động cho 1601 người, sơ cứu ban đầu cho 605 người. Các công cụ phối hợp văn hóa vật chất, tinh thần được đẩy mạnh nhằm động viên, khuyến khích đội ngũ cán bộ, công nhân viên. Công ty đã chăm lo chú trọng đến quyền lợi mọi mặt của cán bộ, công nhân viên, luôn giải quyết đủ việc làm, duy trì việc khoán quỹ tiền lương, trả lương theo năng suất lao động. Tổ chức tốt các bữa ăn ca cho cán bộ, công nhân viên và cấp phát chế độ bồi dưỡng độc hại. Tổ chức xét và bán nhà cho cán bộ, công nhân viên ở hai khu Thị trấn Đèo Gai và Núi Trường, tạo điều kiện cho các gia đình ổn định cuộc sống. Tổ chức các hoạt động văn hoá thể thao, văn nghệ chào mừng các ngày lễ, ngày kỷ niệm thành lập Công ty, tổ chức vui xuân, vui tết Trung thu cho con em cán bộ, công nhân viên. Tổ chức khám chữa bệnh cho cám bộ, công nhân viên, phòng chống các dịch bệnh phát sinh, tổ chức khám sức khoẻ định kỳ cho 2858 lượt người , tổ chức khám bệnh nghề cho 326 công nhân. Thực hiện quy chế thăm hỏi, trợ cấp thăm viếng các ngày nghỉ, lễ, tết, tặng quà sinh nhật... Để cơ cấu tổ chức hoạt động được nhịp nhàng thì giữa các đơn vị, phòng ban phải có sự phối hợp tốt. Các đơn vị, phòng ban phải hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đồng thời phải thấy được kết quả hoạt động của mình có ý nghĩa như thế nào với các đơn vị, phòng ban khác để cùng nhau phối hợp thực hiện mang lại kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cao cho Công ty. 3.3. Điều kiện thực hiện các kiến nghị: Việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức có ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của Công ty cũng như quá trình hoạt động của Công ty trong điều kiện thị trường là cạnh tranh găy gắt. Tuy nhiên việc hoàn thiện hơn sẽ giúp cho Công ty phát triển tốt hơn và đứng vững hơn trên thị trường. Để có thể hoàn hiện được cơ cấu tổ chức của mình Công ty cần có những điều kiện sau: - Đội ngũ nguồn nhân lực dồi dào đáp ứng sự thay đổi về đội ngũ lao động khi hoàn thiện. - Đội ngũ nguồn nhân lực có đủ khả năng và kinh nghiệm quản lý . - Lực lượng công nhân có trình độ chuyên môn có thể đáp ứng yêu cầu sản xuất khi cần thiết phải luân chuyển công việc. - Tất cả Công ty cùng nỗ lực trong việc chuyển đổi mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty. - Có khả năng đáp ứng nguồn tài chính phục vụ quá trình chuyển đối KẾT LUẬN Trong cơ chế thị trường có sự cạnh tranh găy gắt hiện nay, các doanh nghiệp đều cố gắng làm ăn có hiệu quả và phát huy tối đa ưu thế của mình trên thị trường. Việc đó có ý nghĩa không nhỏ của bộ phận tổ chức quản lý. Quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao nhất. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm đến đội ngũ quản lý. Có một cơ cấu tổ hcức với đội ngũ những nhà quản lý có trình độ sẽ giúp daonh nghiệp có thể đứng vững trong mọi hoàn cảnh. Trong thời gian thực tập tại Công ty xi măng Hoàng Thạch, em thấy công tác nghiên cứu và hoàn thiện cơ cấu tổ chức đã được cả Công ty quan tâm, cố gắng thực hiện và đã đạt được kết quả rất khả quan. Em đã cố gắng nghiên cứu nội dung chuyên đề: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch" thông qua việc tìm hiểu thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty và gắn với những cơ sở lý luận được học ở nhà trường, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty. Tuy nhiên do thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng đồng thời hạn chế về kỹ năng phân tích cùng kinh nghiệm vận dụng lý luận vào thực tiễn nên chuyên đề thực tập tốt nghiệp này không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong được sự đóng góp của Ban lãnh đạo Công ty và các thầy cô giáo, đặc biệt là giáo viên hướng dẫn em thực hiện chuyên đề này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. GS.TS Đỗ Hoàng Toàn, PGS.TS Mai Văn Bưu, Giáo trình Quản lý học kinh tế quốc dân I, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội năm 2001. 2. GS.TS Trần Xuân Cầu, Giáo trình Phân tích lao động xã hội, Nhà xuất bản Lao động xã hội, năm 2002. 3. Luận văn khoá 42 + 43 + 44 + 45. 4. PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo tình Khoa học quản lý I, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội năm 2002. 5. PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, GIáo tình Khoa học quản lý II, Nhà xuất bnả Khoa học kỹ thuật, Hà Nội năm 2002. 6. PGS.TS Đoàn Thị THu Hà, PGS.TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo tình Quản trị học, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội năm 2002. 7. PGS.TS Mai Văn Bưu, PGS.TS Phan Kim Chiến, Lý thuyết quản trị kinh doanh, Nhà xuất bản Khoa học kỹ thuật, Hà Nội năm 1999. 8. PGS.TS Lê Văn Tâm, TS. Ngô Kim Thanh, Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội năm 2004. 9. Tài liệu của Công ty: - Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006, 2007 - Mục tiêu kế hoạch năm 2008. - Báo cáo kết quả thực hiện nghị quyết Đại hội công nhân viên chức năm 2007. - Công ty xi măng Hoàng Thạch 28 năm xây dựng và trưởng thành. - Hệ thống văn bản về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị Công ty xi măng Hoàng Thạch. 10. Trang Web của Công ty xi măng Hoàng Thạch. DANH CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ Bảng 1.1 : Mối quan hệ giữa chiến lược với cơ cấu tổ chức 17 Bảng 2.1 : Kết quả sản xuất kinh doanh Công ty xi măng Hoàng Thạch 25 Bảng 2.2 : Cơ cấu lao động theo trình độ Công ty xi măng Hoàng Thạch 26 Sơ đồ 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 5 Sơ đồ 1.2 : Mô hình cơ cấu tổ chức sản phẩm 6 Sơ đồ 1.3 : Mô hình cơ cấu tổ chức địa dư 7 Sơ đồ 1.4 : Mô hình cơ cấu tổ chức khách hàng 8 Sơ đồ 1.5 : Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 9 Sơ đồ 1.6 : Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 10 Sơ đồ 1.7 : Mô hình cơ cáu tổ chức trực tuyến - chức năng 11 Sơ đồ 1.8 : Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - tham mưu 12 Sơ đồ 2.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch 28 Sơ đồ 3.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty xi măng Hoàng Thạch 47 MỤC LỤC