Chuyên đề Kế toán vốn bằng tiền tại xí nghiệp xây lắp công trình số 1

quỹ Giấy đề nghị nộp tiền Bước 3 Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ Phiếu thu Bước 4 Thủ quỹ, Kế toán trưởng, Giám đốc Phiếu thu Bước 5 Người nộp tiền hoặc nhân viên Phiếu thu và tiền mặt Bước 6 Thủ quỹ Nhận phiếu thu và nhận tiền Phiếu thu và tiền mặt Bước 7 Ghi sổ quỹ Ghi sổ kế toán tiền mặt Lưu trữ phiếu thu vào hồ sơ Thủ quỹ Phiếu thu Bước 8 Kế toán trưởng Phiếu thu Bước 9 Kế toán trưởng, thủ quỹ Phiếu thu Lưu đồ B.II.4.a.1 – Quy trình thu tiền Giải thích quy trình: Bước 1: Người nộp tiền hoặc nhân viên sau khi bán hàng thu được tiền mặt, thu tiền nợ của khách hàng,... sẽ phát sinh đề nghị nộp tiền cho kế toán trưởng; Bước 2: Kế toán trưởng hoặc Thủ quỹ sau khi nhận được đề nghị nộp tiền từ nhân viên hoặc người nộp tiền sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ sổ sách liên quan; Bước 3: Kế toán trưởng hoặc Thủ quỹ sau khi đối chiếu số liệu thì sẽ tiến hành lập phiếu thu; Bước 4: Kế toán trưởng, Giám đốc và Thủ quỹ ký và duyệt phiếu thu; Bước 5: Giao phiếu thu cho người nộp ký vào Phiếu thu và nộp tiền, giao 1 phiếu thu cho người nộp; Bước 6: Thủ quỹ nhận lại Phiếu thu và thu tiền của người nộp; Bước 7: Thủ quỹ tiến hành ghi sổ quỹ; Bước 8: Kế toán trưởng ghi sổ kế toán tiền mặt; Bước 9: Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ cất phiếu thu kèm theo các chứng từ liên quan vào hồ sơ. Quy trình chi tiền tại Xí nghiệp Bước thực hiện Người thực hiện Quy trình thực hiện Chứng từ liên quan Bước 1 Nhân viên hoặc người được nhận tiền Ký vào phiếu chi và nhận tiền Đối chiếu Ký và duyệt chi Lập giấy đề nghị chi Lập phiếu chi Nhận phiếu chi và chi tiền Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,.. Bước 2 Kế toán trưởng Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,.. Bước 3 Kế toán trưởng Phiếu chi Bước 4 Kê toán trưởng, Giám đốc Phiếu chi Bước 5 Thủ quỹ Phiếu chi Bước 6 Nhận viên hoặc người nhận tiền Phiếu chi Bước 7 Thủ quỹ Ghi vào sổ quỹ Ghi vào sổ kế toán tiền mặt Lưu trữ các chứng từ liên quan vào hồ sơ Phiếu chi Bước 8 Kế toán trưởng Phiếu chi Bước 9 Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ Phiếu chi, Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,.. Lưu đồ B.II.4.a.2 – Quy trình chi tiền Giải thích quy trình: - Bước 1: Khi phát sinh nhu cầu mua hàng hóa, vật tư, TSCĐ hoặc thanh toán tiền công tác phí cho nhân viên,... người có nhu cầu sẽ lập Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán trưởng; - Bước 2: Kế toán trưởng sau khi nhận được Giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán rồi tiến hành kiểm tra đối chiếu, kiểm tra thông tin; - Bước 3: Kế toán trưởng sau khi nhận được Giấy đền nghị tạm ứng, thanh toán và kiểm tra xong (nếu không hợp lệ thì sẽ không xuất phiếu chi) sẽ tiến hành lập Phiếu chi; - Bước 4: Kế toán trưởng và giám đốc tiến hành ký và duyệt phiếu chi; - Bước 5: Sau đó giao phiếu chi cho thủ quỹ, ký và chi tiền; - Bước 6: Thủ quỹ giao phiếu chi cho người nhận tiền ký và nhận tiền, giao 1 liên chi cho người nhận tiền; - Bước 7: Thủ quỹ nhận Phiếu chi về và tiến hành ghi vào sỗ quỹ; - Bước 8: Chuyển chứng từ, phiếu chi cho kế toán trưởng tiến hành ghi sổ kế toán tiền mặt; - Bước 9: Kế toán trưởng hoặc thủ quỹ sắp xếp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chi tiền lưu vào hồ sơ lưu trữ. Quy trình hạch toán chứng từ Ghi vào sổ quỹ TK 1111 Ghi vào sổ kế toán tiền mặt ĐK vào sổ Nhật ký chung Ghi vào Sổ cái Phiếu thu, phiếu chi Hạch toán trên phần mềm kế toán: Ghi chú: Ghi hàng ngày Sơ đồ B.II.4.b – Quy trình hạch toán tiền mặt trên phần mềm Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Quá trình hạch toán chứng từ phát sinh đều được kế toán ghi lại và hạch toán bằng phần mềm kế toán và cho phép xuất ra những sổ sách cần thiết để lưu trữ trong hồ sơ, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau sẽ được máy tính ghi lại và phản ánh trên Sổ cái tài khoản 111 đính kèm ở phần phụ lục. Theo Phiếu chi số 01/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền trực tết Dương lịch năm 2009-VPXN: NỢ TK 6421 600,000 CÓ TK 1111 600,000 Theo Phiếu chi số 02/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền trực Tết Dương lịch năm 2009-CT Lô A (Phiếu chi đính kèm phần phụ lục). NỢ TK 6271 1,600,000 CÓ TK 1111 1,600,000 Theo Phiếu chi số 03/01/2009 ngày 05/01/2009 thanh toán tiền mua BH tai nạn-Đội 1: NỢ TK 1388 847,000 CÓ TK 1111 847,000 Theo Phiếu chi số 04/01/2009 ngày 06/01/2009 thanh toán tiền điện sản xuất CT Lô A than kỳ 1/2009: NỢ TK 6278 718,275 NỢ TK 1388 5,137,820 NỢ TK 1331 585,610 CÓ TK 1111 6,441,705 Theo Phiếu chi số 05/01/2009 ngày 06/01/2009 thanh toán tiền giữ xe CB CNV XN quí 4/2008: NỢ TK 64299 234,000 CÓ TK 1111 234,000 Theo Phiếu chi 06/01/2009 ngày 07/01/2009 thanh toán tiền xăng tháng 01/2009-VPXN: NỢ TK 64296 2,631,909 NỢ TK 1331 250,091 CÓ TK 1111 2,882,000 Theo Phiếu thu 01/01/2009 ngày 12/01/2009 rút tiền gửi NH SGCT Tân Bình về nhập quỹ: NỢ TK 1111 100,000,000 CÓ TK 112A 100,000,000 Phiếu chi số 07/01/2009 ngày 12/01/2009, thanh toán tiền nạp bột, thay ti, lắp ống bình PCCC CT Lô A: NỢ TK 6278 960,000 NỢ TK 1331 96,000 CÓ TK 1111 1,056,000 Phiếu chi số 08/01/2009 ngày 12/01/2009, thanh toán tiền cước điện thoại tháng 12/2008: NỢ TK 6427 392,825 NỢ TK 1331 39,283 CÓ TK 1111 432,108 Phiếu chi số 09/01/2009 ngày 13/01/2009, thanh toán cước điện thoại tháng 01/2009: NỢ TK 6278 136,364 NỢ TK 1331 13,636 CÓ TK 1111 150,000 Phiếu chi số 10/01/2009 ngày 13/01/2009, thanh toán tiền cước điện thoại tháng 12/2008: NỢ TK 6278 272,727 NỢ TK 1331 27,273 CÓ TK 1111 300,000 Phiếu chi số 11/01/2009 ngày 13/01/2009, trả tiền bảo hành chống nức sàn bê tông Lô M: NỢ TK 3388 6,426,000 CÓ TK 1111 6,426,000 Phiếu chi số 12/01/2009 ngày 14/01/2009, thanh toán cước điện thoại tháng 11+12/2008 và tháng 01+02/2009. NỢ TK 6427 545,455 NỢ TK 1331 54,545 CÓ TK 1111 600,000 Phiếu chi số 13/01/2009 ngày 15/01/2009, thanh toán lương đợt 1 tháng 01/2009 – VPXN NỢ TK 3341 14,000,000 CÓ TK 1111 14,000,000 Theo Phiếu thu số 05/01/2009 ngày 20/01/2009 Thu thuế thu nhập cá nhân tháng 13/2008-Giám sát (đính kèm ở phụ lục) NỢ TK 1111 1,110,000 CÓ TK 3336 1,110,000 ………………………………………. Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 SỔ CÁI Cả năm 2009 111-Tiền mặt Đơn vị tính: VND STT Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số CT Ngày Số dư đầu kỳ 16,186,212 1 01/01/2009 05/01/2009 Trần Thanh Thùy Thanh toán tiền trực tết Dương… 6421 600,000 2 02/01/2009 05/01/2009 -nt- Thanh toán tiền trực tết Dương… 6271 1,600,000 3 03/01/2009 05/01/2009 Trần Cao Quỳnh Thanh toán tiền mua BH tai nạn… 1388 847,000 … ……. ……. ………….. ……………………….. …….. ………… 11 01/01/2009 12/01/2009 Trần Thanh Thùy Nguyên Rút tiền gửi NH SGCT Tân Bình về nhập quỹ 112A 100,000,000 ….. ………. …….. …………. ………………………. ……….. …………… ………… Tổng hợp số phát sinh 2,996,341,550 2,976,928,291 Số dư cuối kỳ 35,599,471 Tiền gửi ngân hàng Đặc điểm Xí nghiệp lấy đồng Việt Nam để hạch toán. Tiền gửi tại ngân hàng chủ yếu là Đồng tiền Việt Nam. Xí nghiệp mở tài khoản tại 4 ngân hàng: + Ngân hàng SGCT chi nhánh Tân Bình + Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Sài Gòn phòng giao dịch AN DƯƠNG VƯƠNG + Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Gia Định + Ngân hàng Liên Việt Tuy vậy những giao dịch tại ngân hàng SGCT vẫn là chủ yếu. So với lượng tồn quỹ tiền mặt thì tiền gửi tại ngân hàng nhiều hơn rất nhiều. Tiền gửi ngân hàng thường xuyên dùng để chi cho việc thi công công trình, và dùng để cho công việc thanh toán dễ dàng hơn. Mặt khác tiền gửi tại ngân hàng lại an toàn, dễ quản lý hơn rất nhiều so với tiền tại quỹ. Thủ tục mở tài khoản tại ngân hàng: Yêu cầu: Giấy phép đăng ký kinh doanh bản sao, xác nhận của Kế toán trưởng và Giám đốc. Điền vào mẫu mở tài khoản phù hợp, làm giấy yêu cầu mở tài khoản,… Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ làm căn cứ hạch toán Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ (phụ lục) Ủy nhiệm thu, giấy báo có (phụ lục) Sổ phụ ngân hàng (phụ lục) Phiếu thu, phiếu chi (phụ lục) Hóa đơn, giấy lĩnh tiền mặt (phụ lục), chứng từ liên quan, Sổ sách sử dụng liên quan Số dư chi tiết (phụ lục) Sổ cái (phụ lục) Tương tự như sổ cái tiền mặt dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu, chi tiền gửi ở ngân hàng. Sổ Nhật ký chung Tài khoản sử dụng Tài khoản tổng hợp sử dụng: TK 112 Tài khoản chi tiết: TK 112A - Ngân hàng SGCT chi nhánh Tân Bình TK 112B - Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Sài Gòn phòng giao dịch AN DƯƠNG VƯƠNG TK 112C - Ngân hàng ĐTPT chi nhánh Gia Định TK 112D - Ngân hàng Liên Việt Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình thu tiền gửi Nghiệp vụ này được thực hiện khi có khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản, nhân tiền từ công ty cấp trên, hay rút tiền mặt gửi vào ngân hàng,… Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ 1 Khách hàng hoặc nhân viên Lập giấy báo Có Nhận giấy báo có Nộp tiền hoặc chuyển khoản Nhận tiền Phiếu thu, hoặc giấy báo Nợ của ngân hàng 2 Ngân hàng 3 Ngân hàng Giấy báo Có 4 Kế toán trưởng Giấy báo Có 5 Kế toán trưởng Lưu chứng từ vào hồ sơ Ghi sổ tiền gửi Lưu chứng từ vào hồ sơ Giấy báo Có, Phiếu thu 6 Kế toán trưởng Giấy báo Có, chứng từ thu, các chứng từ liên quan Lưu đồ B.III.4.a.1 – Quy trình thu tiền gửi ngân hàng Giải thích về quy trình: Bước 1: Khách hàng trả nợ hoặc người khác nộp tiền vào tài khoản ngân hàng; Bước 2: Ngân hàng nhận tiền; Bước 3: Ngân hàng tiến hành lập giấy báo Có và chuyển về cho xí nghiệp; Bước 4: Kế toán trưởng nhận giấy báo Có; Bước 5: Dựa vào giấy báo Có và các chứng từ liên quan kế toán ghi sổ tiền gửi; Bước 6: Tiến hành lưu trữ tài liệu, chứng từ liên quan vào hồ sơ. Quy trình chi tiền gửi ngân hàng Nghiệp vụ này dùng để chi trả cho việc mua nguyên vật liệu, tạm ứng cho nhân viên thi công,…là chủ yếu. Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ 1 Kế toán trưởng Lập ủy nhiệm chi, ký duyệt Nhận các hóa đơn, chứng từ liên quan,.. Hóa đơn, chứng từ xác minh 2 Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi, giấy đề nghị chi 3 Giám đốc Ký ủy nhiệm chi Nhận Ủy nhiệm chi Thực hiện lệnh chi Lập giấy báo Nợ Lưu vào hồ sơ Nhận giấy báo Nợ, ghi sổ kế toán Ủy nhiệm chi 4 Ngân hàng Ủy nhiệm chi Lệnh Chi 5 Ngân hàng Ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ 6 Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ 7 Kế toán trưởng Ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, các chứng từ khác liên quan Lưu đồ B.III.4.a.2 – Quy trình rút tiền gửi ngân hàng Giải thích quy trình: Bước 1: Kế toán trưởng nhận các hóa đơn, chứng từ chứng minh hợp lệ, kiểm tra đối chiếu. Bước 2: Kế toán lập và ký duyệt ủy nhiệm chi; Bước 3: Giám đốc ký Ủy nhiệm chi Bước 4: Ngân hàng nhận Ủy nhiệm chi và thực hiện lệnh chi; Bước 5: Ngân hàng lập giấy báo nợ và chuyển về cho xí nghiệp; Bước 6: Kế toán nhận giấy báo Nợ, ủy nhiệm chi tiến hành ghi sổ kế toán; Bước 7: Tiến hành lưu trữ chứng từ kèm theo vào hồ sơ. Quy trình hạch toán chứng từ Thực hiện trên phần mềm máy tính: SỔ CÁI Nhật ký chung SỔ CÁI Số dư tài khoản tiền gửi Ghi sổ kế toán tiền gửi Giấy báo Nợ Giấy báo Có Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu số tổng cộng Sơ đồ B.III.4.b – Quy trình hạch toán TGNH trên phần mềm Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau được phản ánh trên Sổ cái, 1 giấy báo nợ, 1 giấy báo có (phụ lục), cùng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác. Lấy số cuối kỳ đối chiếu với sổ số dư tài khoản ngân hàng. Giấy báo nợ số 01 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, tạm ứng khối lượng coffa sàn lầu 1 Lô A phần thân cho Nguyễn Văn Thành: NỢ TK 141 56,300,000 CÓ TK 112 56,300,000 Giấy báo nợ số 02 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, tạm ứng 50% khối lượng coffa tầng 1 Lô A phần thân cho Nguyễn Đức Tài Nhân: NỢ TK 141 41,400,000 CÓ TK 112 41,400,000 Giấy báo nợ số 03 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, thanh toán tiền sắt đơn hàng 26/12/2008 – HĐ 123022-đợt cuối cho Cty CP ĐT&KD Thép Nhân Luật: NỢ TK 331 780,604,821 CÓ TK 112 780,604,821 Phí chuyển tiền cho giao dịch trên giấy báo nợ số 03A SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009: NỢ TK 6425 171,733 CÓ TK 112 171,733 Giấy báo nợ 04 SGCT/01/2009 ngày 05/01/2009, Thanh toán tiền mua kê sắt theo đơn hàng 02/01/2009-đợt 1. NỢ TK 331 4,580,000 CÓ TK 112 4,580,000 Giấy báo nợ 05 SGCT/01/2009 ngày 05/01/2009, phí chuyển tiền NỢ TK 6425 22,000 CÓ TK 112 22,000 ……………………………………… Phiếu thu số 01/01/2009 ngày 12/01/2009, rút TGNH SGCT Tân Bình về nhập quỹ: NỢ TK 1111 100,000,000 CÓ TK 112A 100,000,000 Giấy báo nợ số 11SGCT/01/2009 ngày 14/01/2009 kèm theo hóa đơn VAT số 94675, giấy đề nghị chi (phụ lục), thanh toán tiền mua kê sắt theo đơn hàng 02/01/2009-đợt cuối cho CTy tnhh Lưới Thép Hàn Song Hợp Lực, cùng với phí chuyển tiền giấy báo nợ số 12 SGCT/01/2009. NỢ TK 331 4,580,000 NỢ TK 6425 4,400 CÓ TK 112 4,584,400 Giấy báo có số 01 SGCT/01/2009 ngày 15/01/2009, Nhận tiền hỗ trợ tết 2009 do CTy Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình cấp: (phụ lục) NỢ TK 112 100,000,000 CÓ TK 3388 100,000,000 …………………….. Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 SỔ CÁI Cả năm 2009 112-Tiền mặt Đơn vị tính: VND STT Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số CT Ngày Số dư đầu kỳ 2,595,784,083 1 01 SGCT/01/2009 02/01/2009 Nguyễn văn Tạm ứng khối lượng coffa…. 141 56,300,000 2 02 SGCT/01/2009 02/01/2009 Nguyễn Đức Tạm ứng 50% khối lượng… 141 41,400,000 3 02 SGCT/01/2009 02/01/2009 Cty Cp Đt&k Thanh toán tiền sắt đơn …. 331 780,604,821 … ……. ……. ………….. ……………………….. …….. ………… 15 11 SGCT/01/2009 14/01/2009 Cty Tnhh Thanh toán tiền mua kê sắt… 331 4,580,000 16 12 SGCT/01/2009 14/01/2009 Ngân hàng Phí chuyển tiền 6425 4,400 17 01 SGCT/01/2009 15/01/2009 Cty Cổ Phần Nhận tiền hỗ trợ tết 2009 3388 100,000,000 ….. ………. …….. …………. ………………………. ……….. …………… ………… Tổng hợp số phát sinh 31,464,087,427 32,554,077,604 Số dư cuối kỳ 1,505,793,906 Tạm ứng, thanh toán cho công nhân viên Đặc điểm Tạm ứng cho công nhân viên ở xí nghiệp mục đích chính chủ yếu là ứng trước tiền hay cấp nguồn kinh phí cho công nhân viên để tiến hành mua nguyên vật liệu thi công các công trình hạng mục được giao. Cho các công việc đi công tác,…. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ làm căn cứ hạch toán Bảng dự toán chi phí xây dựng. (phụ lục) Nhân viên kỹ thuật xác nhận khối lượng tương đương với số tiền tạm ứng thi công. Làm căn cứ cấp tiền cho người xin tạm ứng. Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị chi (phụ lục) Người xin cấp tạm ứng phải làm giấy này Phải được Kế toán trưởng, giám đốc xét và ký duyệt Ra phiếu chi hoặc rút tiền gửi thì kèm giấy lãnh tiền mặt (phụ lục) Phiếu thanh toán tạm ứng, Phiếu này dùng để quyết toán số mà người nhận tạm ứng với xí nghiệp, ghi rõ số tạm ứng đã thực hiện kèm theo các chứng từ chứng minh, số dư tạm ứng còn lại phải hoàn nhập tạm ứng cho xí nghiệp. Giấy đề nghị thanh toán Dựa trên hóa đơn và các chứng từ chứng minh việc mua hàng hóa, kế toán, giám đốc xem xét và lập phiếu chi trả. Biên bảng nghiệm thu nội bộ (Phụ lục); hóa đơn kèm theo Sổ sách sử dụng liên quan Số dư chi tiết (phụ lục) Sổ cái tài khoản tạm ứng (phụ lục), Sổ Nhật ký chung Tài khoản sử dụng Tài khoản tổng hợp 141-Thanh toán với người nhận tạm ứng Tài khoản này dùng để theo dõi tổng hợp quá trình nhận tạm ứng của nhân viên. Tài khoản chi tiết: TK 141ndtn - nhân viên Nguyễn Đức Tài Nhân TK 141NVT - nhân viên Nguyễn Văn Thành Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Quy trình tạm ứng Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ liên quan 1 Người đề nghị tạm ứng Lưu trữ vào hồ sơ Xem xét, ký duyệt Ghi sổ Đề xuất tạm ứng Chi tiền Lập phiếu chi Bảng khối lượng tạm ứng, Giấy đề nghị tạm ứng 2 Giám đốc, Kế toán trưởng bảng khối lượng tạm ứng, Giấy đề nghị tạm ứng 3 Kế toán trưởng Phiếu chi Giấy lĩnh tiền gửi 4 Thủ quỹ Phiếu chi 5 Kế toán trưởng, Thủ quỹ Phiếu chi, giấy đề ghị tạm ứng, giấy báo Nợ 6 Kế toán trưởng, Thủ quỹ Phiếu chi, séc, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ, giấy đề nghị tạm ứng, các hóa đơn chứng từ liên quan,… Lưu đồ B.IV.4.a.1 – Quy trình tạm ứng Giải thích quy trình: Bước 1: Nhân viên dựa vào bảng khối lượng dự toán thi công tiến hành đề xuất tạm ứng; Bước 2: Kế toán trưởng, giám đốc xem xét và ký duyệt chi tạm ứng; Bước 3: Kế toán trưởng lập phiếu chi; hoặc giao cho nhân viên lĩnh tiền gửi ngân hàng; Bước 4: Thủ quỹ nhận phiếu chi tiến hành chi tiền cho nhân viên tạm ứng; Bước 5: Hạch toán vào tk kế toán, ghi chép sổ nghiệp vụ chi tạm ứng; Bước 6: Cất giữ chứng từ vào hồ sơ lưu trữ. Quy trình quyết toán tạm ứng Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ liên quan 1 Nhân viên Đề nghị thanh toán Kiểm tra, đối chiếu Chi hoặc thu tiền Duyệt và ký xác nhận Phiếu thu Phiếu chi Phiếu đề nghị thanh toán, các chứng từ chứng minh liên quan 2 Giám đốc, kế toán trưởng Phiếu đề nghị thanh toán; Phiếu nhập kho, hoá đơn VAT, BBNTNB… 3 Giám đốc, Kế toán trưởng Phiếu đề nghị thanh toán 4 Kế toán trưởng Phiếu thu Phiếu chi 5 Thủ quỹ Phiếu chi Phiếu thu 6 Kế toán trưởng, Thủ quỹ Ghi sổ Lưu chứng từ vào hồ sơ Phiếu chi Phiếu thu chứng từ liên quan 7 Kế toán trưởng, Thủ quỹ Phiếu chi Phiếu thu Phiếu đề nghị thanh toán, các chứng từ chứng minh liên quan Lưu đồ B.IV.4.a.2 – Quy trình quyết toán tạm ứng Giải thích quy trình: Bước 1: Khi thực hiện xong nghiệp vụ kinh tế, nhân viên tập hợp tất cả chứng từ phát sinh có liên quan, làm Đề nghị thanh toán để trừ số tiền mà nhân viên đã ứng; Bước 2: Kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ, đối chiếu tổng số tiền đề nghị thanh toán với các chứng từ hoá đơn kèm theo, BBNTNB; Bước 3: Kế toán trưởng, giám đốc kiểm tra, xem xét và ký duyệt; Bước 4: Kế toán viết phiếu thu lại toàn bộ số tiền đã ứng, viết phiếu chi số tiền được duyệt thanh toán; Bước 5: Thu lại tiền của NV nếu số tiền đã ứng lớn hơn số được duyệt chi; hoặc chi thêm tiền cho NV nếu số tiền đã ứng nhỏ hơn số tiền được duyệt chi. Bước 6: Kế toán và thủ quỹ tiến hành định khoản vào tài khoản và ghi sổ liên quan; Bước 7: Lưu trữ tài liệu chứng từ liên quan vào hồ sơ. Quy trình hạch toán chứng từ Quy trình hạch toán này được định khoản bằng phần mềm kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI TK 141 Sổ chi tiết tài khoản 141 Sổ dư tổng hợp tài khoản 141 Phiếu thu, giấy báo Nợ Phiếu chi Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Ghi chú Hạch toán từng lần phát sinh Đối chiếu số dư tài khoản 141 Sơ đồ B.IV.4.b – Quy trình hạch toán tạm ứng trên phần mềm Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Một số các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau được phản ánh trên sổ cái tài khoản 141 (đính kèm ở phần phụ lục). Đối chiếu số dư sổ cái và sổ số dư chi tiết. Giấy báo nợ số 01 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, tạm ứng khối lượng coffa lầu 1 Lô A phần thân cho Nguyễn Văn Thành. NỢ TK 141 56,300,000 CÓ TK 112A 56,300,000 Giấy báo Nợ số 02 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, tạm ứng 50% khối lượng coffa tầng 1 Lô A phần thân cho nhân viên Nguyễn Đức Tài Nhân: NỢ TK 141 41,400,000 CÓ TK 112A 41,400,000 Giấy báo nợ số 06 SGCT/01/2009 ngày 06/01/2009, Tạm ứng thi công CT nhà ở chiến sĩ Sư Đoàn 317 QK7 cho nhân viên Nguyễn Dức Tài Nhân: NỢ TK 141 50,000,000 CÓ TK 112A 50,000,000 Giấy báo nợ số 07 SGCT/01/2009 ngày 09/01/2009, Tạm ứng khối lượng thép sàn lầu 1 Lô A – Phần thân cho nhân viên Nguyễn Văn Thành: NỢ TK 141 42,300,000 CÓ TK 112A 42,300,000 ……………………… Giấy báo Nợ số 15 SGCT/01/2009 ngày 16/01/2009, tạm ứng khối lượng bê tông sàn lầu 1 Lô A cho Nguyễn Văn Thành kèm giấy đề nghị chi (phụ lục): NỢ TK 141 32,500,000 CÓ TK 112A 32,500,000 ……………………… Phiếu chi số 35/01/2009 ngày 21/01/2009, tạm ứng thi công thép cột lầu 2- phần thân Lô A cho nhân viên Nguyễn Văn Thành: NỢ TK 141 21,100,000 CÓ TK 1111 21,100,000 Phiếu chi số 39/01/2009 ngày 23/01/2009, Tạm ứng thi công sản xuất lan can sắt Lô M cho nhân viên Quãng Văn Mức: NỢ TK 141 10,000,000 CÓ TK 1111 10,000,000 ………………………… Bảng thanh toán số 83 BT/12/2009 ngày 30/12/2009, quyết toán tiền thi công sửa chữa ốp gạch Lô M theo BBNTNB số 01/NT cho nhân viên Nguyễn Đức Tài Nhân: NỢ TK 6278 51,600,000 CÓ TK 141 51,600,000 Phiếu thu số 238/12/2009 ngày 31/12/2009, Thu hoàn ứng tiền thi công ống chờ CT Lô M của nhân viên Phạm Đình Châu: NỢ TK 1111 313,178 CÓ TK 141 313,178 ……………………………………… Bảng thanh toán số 87 BT/12/2009 ngày 31/12/2009, Quyết toán thi công lan can sắt CT Lô M theo BBNTNB 02/NTNB 31/12/2009 cho nhân viên Quãng Văn Mức: NỢ TK 6278 431,601,999 CÓ TK 141 431,601,999 Bảng thanh toán số 88 BT/12/2009 ngày 31/12/2009, Quyết toán lan can CT Lô M theo BBNTNB 02/NTNB ngày 31/12/2009 cho nhân viên Quãng Văn Mức: NỢ TK 3388 4,206,001 CÓ TK 141 4,206,001 Bảng thanh toán số 89 BT/12/2009 ngày 31/12/2009, quyết toán thi công ống chờ CT Lô M theo BBTN số 03/NTNB ngày 31/12/2009 cho nhân viên Phạm Đình Châu: NỢ TK 6278 8,311,744 NỢ TK 3388 162,078 CÓ TK 141 8,473,822 Bảng thanh toán số 90 BT/12/2009 ngày 31/12/2009, quyết toán xây dựng phần thân lô M theo BBNTNB 06/NTNB ngày 31/12/2009 của nhân viên Nguyễn Đức Tài Nhân. NỢ TK 6278 5,709,478,955 NỢ TK 3388 184,936,045 CÓ TK 141 5,894,415,000 ……………………………………….. SỔ CÁI Xí nghiệp xây lắp công trình 1 Cả năm 2009 141-Tạm ứng công nhân viên Đơn vị tính: VND STT Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số CT Ngày Số dư đầu kỳ 11,301,981,428 1 01 SGCT/01/2009 02/01/2009 Nguyễn Văn Tạm ứng khối lượng coffa… 112A 56,300,000 2 02 SGCT/01/2009 02/01/2009 Nguyễn Đức Tạm ứng 50% khối lượng… 112A 41,400,000 3 06 SGCT/01/2009 06/01/2009 -nt- Tạm ứng thi công CT nhà … 112A 50,000,000 … ……. ……. ………….. ……………………….. …….. ……………. .………… 8 15 SGCT/01/2009 16/01/2009 Nguyễn Văn Tạm ứng khối lượng bê tông… 112A 32,500,000 … ……… ……… …………. ………………………. …….. …................... …………. 12 35/01/2009 21/01/2009 Nguyễn Văn Tạm ứng thi công thép cột… 1111 21,100,000 ….. ………… ……….. ……………. ………………………… ………. …………… …………. 161 87 BT/12/2009 31/12/2009 Quãng Văn Quyết toán thi công lan can... 6278 431,601,999 …. …………….. …………. ………….. ……………………………….. ……… ……………. …………. Tổng hợp số phát sinh 9,709,227,000 6,756,342,000 Số dư cuối kỳ 14,254,866,428 Phải thu khách hàng Đặc điểm Là một xí nghiệp xây lắp thuộc Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình, nên khách hàng chủ yếu là Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình và phần lớn các công trình thi công hoàn thành sẽ quyết toán cho đơn vị cấp trên, vì vậy khoản phải thu khách hàng chủ yếu chỉ là do thanh lý các loại vật liệu, phế liệu, công cụ dụng cụ bị hỏng,…hoặc khách hàng do xí nghiệp tự ký hợp đồng. Và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này không xảy ra thường xuyên. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ làm căn cứ hạch toán Hóa đơn thuế giá trị gia tăng (phụ lục); Phiếu thu (phụ lục), giấy báo Có của ngân hàng; Sổ sách sử dụng liên quan Sổ số dư chi tiết phải thu khách hàng (phụ lục); Sổ Cái tài khoản phải thu khách hàng (phụ lục); Sổ Nhật ký chung. Tài khoản sử dụng Tài khoản tổng hợp để sử dụng: TK 131 – Phải thu của khách hàng; Tài khoản chi tiết: TK 1311 – Phải thu tiền khách hàng. Tài khoản này dùng để theo dõi chi tiết khoản còn phải thu của từng khách hàng. Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ hạch toán 1 Người bán hàng Lập hóa đơn bán hàng và giao hàng Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn VAT 2 Khách hàng Nhận hóa đơn và nhận hàng Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn VAT 3 Khách hàng Làm thủ tục thanh toán Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn VAT 4 Kế toán trưởng Ghi sổ công nợ Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn VAT Lưu đồ B.V.4.a – Quy trình luân chuyển chứng từ phải thu Giải thích quy trình: Bước 1: TH1: Nếu bán hàng thông thường thì khi bán hàng, người bán hàng lập hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn VAT và tiến hành giao hàng cho khách hàng. TH2: Nếu hàng hóa là công trình thi công khi quyết toán công trình cần lập bảng quyết toán công trình có chữ ký của Đội trưởng thi công, Giám đốc xí nghiệp, tiến hành lập hóa đơn bán hàng, tiến hành bàn giao cho khách hàng. Bước 2: Khách hàng nhận hóa đơn và tiến hành ký nhận hàng; Bước 3: Khách hàng làm thủ tục thanh toán; Bước 4: Nếu khách hàng chưa thanh toán ngay thì Kế toán trưởng phải tiến hành ghi sổ công nợ. Khi khách hàng thanh toán tiền thì thủ tục thu tiền của khách hàng tương tự như thủ tục thu tiền gửi và thu tiền mặt. Quy trình hạch toán chứng từ Quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán Hóa đơn bán hàng, hóa đơn VAT, phiếu thu, giấy báo Có SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ chi tiết kế toán công nợ Sổ số dư chi tiết tk 131 Ghi chú: Hạch toán và ghi chép khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế Đối chiếu số dư so với Sổ cái Sơ đồ B.V.4.b – Quy trình hạch toán phải thu trên máy tính Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau được ghi chép và phản ánh trên Sổ Cái tk 131 - Phải thu của khách hàng (kèm ở phần phụ lục). Đối chiếu số dư của Sổ Cái với sổ số dư chi tiết tài khoản. Số chứng từ 01 ĐCCP/09/2009 ngày 30/09/2009, kèm hóa đơn VAT số 0065186 ngày 30/09/2006, bán sắt phế liệu CT Lô A-Đội 1cho khách hàng Lê Trọng Khuyên. (kèm phụ lục) NỢ TK 131 37,124,100 CÓ TK 621 33,749,182 CÓ TK 3331 3,374,918 Phiếu thu số 170/09/2009 ngày 30/09/2009, thu tiền bán sắt phế liệu Đội 1 CT phần thân Lô A của khách hàng Lê Trọng Khuyên, (Kèm ở phụ lục): NỢ TK 1111 37,123,000 CÓ TK 131 37,123,000 Phiếu thu số 173/10/2009 ngày 01/10/2009, thu bổ sung tiền bán sắt phế liệu Đội 1 CT phần thân Lô A của khách hàng Lê Trọng Khuyên: NỢ TK 1111 1,100 CÓ TK 131 1,100 Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 SỔ CÁI Cả năm 2009 131-Phải thu của khách hàng Đơn vị tính: VND STT Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số CT Ngày Số dư đầu kỳ 28,317,784 1 01 ĐCCP/09/2009 30/09/2009 Lê Trọng…. Bán sắt phế liệu CT Lô A - Đội 1 621 33,749,182 2 01 ĐCCP/09/2009 30/09/2009 -nt- Bán sắt phế liệu CT Lô A - Đội 1 3331 3,374,918 3 170/09/2009 30/09/2009 -nt- Thu tiền bán sắt phế liệu Đội 1… 1111 37,123,000 4 173/10/2009 01/10/2009 -nt- Thu bổ sung tiền bán sắt phế liệu 1111 1,100 Tổng hợp số phát sinh 37,124,100 37,124,100 Số dư cuối kỳ 28,317,784 Người lập Kế toán trưởng Ngày tháng năm Phải trả cho người bán, nhà cung cấp Đặc điểm Phải trả cho người bán là khoản mà doanh nghiệp nợ nhà cung cấp khi mua vật tư, thiết bị… Phải trả cho người bán được ghi chép và định khoản khi nhập kho vật tư nhưng chưa thể thanh toán ngay bằng tiền mặt, phải mất thời gian làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp bằng chuyển khoản. Các nhà cung cấp thường là những nhà cung cấp quen thuộc, các khoản nợ luôn được xí nghiệp tất toán cho nhà cung cấp chỉ sau một vài ngày, luôn được nhà cung cấp tin tưởng và cung cấp đúng hạn. Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ làm căn cứ hạch toán Hóa đơn mua hàng, hóa đơn thuế giá trị gia tăng (phụ lục) Phiếu chi hoặc Giấy báo Nợ của ngân hàng (phụ lục) Phiếu nhập kho, phiếu đề nghị chi (phụ lục), các chứng từ khác có liên quan,vv… Sổ sách sử dụng liên quan Sổ số dư chi tiết tài khoản phải trả người bán; Sổ Cái tài khoản 331 (kèm phụ lục); Sổ Nhật ký chung. Tài khoản sử dụng Tài khoản sử dụng: 331 - Phải trả cho người bán Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản nợ phải trả cho khách hàng, nhà cung cấp. Quy trình luân chuyển và hạch toán chứng từ Quy trình luân chuyển chứng từ Bước Người thực hiện Quy trình Chứng từ hạch toán 1 Nhân viên mua hàng Lập đơn mua hàng Đơn mua hàng 2 Nhà cung cấp Nhận hàng và hóa đơn Nhận phiếu nhập kho Ghi sổ thẻ kho Ghi sổ công nợ Lưu trữ chứng từ Nhận đơn mua hàng Lập hóa đơn bán hàng và xuất hàng Lập phiếu nhập kho Đơn mua hàng 3 Nhà cung cấp Đơn mua hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn VAT 4 Nhân viên mua hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn VAT 5 Thủ kho Phiếu nhập kho 6 Thủ kho Phiếu nhập kho 7 Kế toán trưởng Phiếu nhập kho 8 Kế toán trưởng Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng và chứng từ liên quan 9 Kế toán trưởng Phiếu nhập kho Hóa đơn mua hàng phiếu chi, giấy báo Nợ và chứng từ liên quan Lưu đồ B.VI.4.a – Quy trình luân chuyển chứng từ phải trả khách hàng Giải thích quy trình: Bước 1: Nhân viên mua hàng lập đơn mua hàng; Bước 2: Nhà cung cấp nhận đơn mua hàng; Bước 3: Sau khi nhận đơn mua hàng, phía nhà cung cấp chấp thuận đơn hàng thì sẽ tiến hành xuất hóa đơn và xuất hàng cho bên mua; Bước 4: Nhân viên mua hàng kiểm tra, nhận hàng và hóa đơn bên bán chuyển giao; Bước 5: Sau đó Thủ kho nhận hàng và lập phiếu nhập kho; Bước 6: Thủ kho tiến hành kiểm tra và nhận hàng xong, ghi sổ thẻ kho; Bước 7: Chuyển phiếu nhập kho cho Kế toán trưởng; Bước 8: Nếu thanh toán ngay thì thủ tục tương tự như chi tiền mặt hoặc tiền gửi. Nếu chưa thanh toán ngay thì kế toán phải tiến hành ghi sổ công nợ; Bước 10: Quá trình ghi sổ và hạch toán hoàn tất, và tiến hành lưu trữ chứng từ vào hồ sơ lưu trữ. Quy trình hạch toán chứng từ Quy trình hạch toán chứng từ trên phần mềm kế toán Hóa đơn mua hàng Hóa đơn VAT Phiếu chi, Giấy báo Nợ SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Sổ chi tiết tài khoản 331 Sổ Số dư chi tiết tài khoản 331 Ghi chú: Hạch toán và ghi chép khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế Đối chiếu số dư so với Sổ cái Sơ đồ B.VI.4.b – Quy trình hạch toán phải trả trên máy tính Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ kinh tế sau được phản ánh trên Sổ Cái tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp (đính kèm ở phần phụ lục). Giấy báo Nợ số 03 SGCT/01/2009 ngày 02/01/2009, thanh toán tiền sắt đơn hàng 26/12/2008 – HĐ 123022 - đợt cuối cho công ty Đt&kd Thép Nhân Luật: NỢ TK 331 780,604,821 CÓ TK 112A 780,604,821 Giấy báo Nợ số 04 SGCT/01/2009 ngày 05/01/2009, thanh toán tiền mua sắt theo đơn hàng 02/01/2009 - đợt 1 cho Công ty TNHH Lưới Thép Hàn Song Hợp Lực: NỢ TK 331 4,580,000 CÓ TK 112A 4,580,000 Phiếu nhập kho số 01 BT/01/2009 ngày 12/01/2009, mua kê sắt cho Chung cư Lô A – HĐ 94675 ngày 12/02/2009 (kèm hóa đơn VAT ở phần phụ lục) của Công ty TNHH Lưới Thép Hàn Song Hợp Lực: NỢ TK 1521 8,327,273 NỢ TK 1331 832,727 CÓ TK 331 9,160,000 Giấy báo Nợ số 10 SGCT/01/2009 ngày 13/01/2009, quyết toán thi công trần Thạch cao lô M – 01/HĐTC-2/2/2007 cho cty TNHH Tiến Lợi: NỢ TK 331 7,395,000 CÓ TK 112A 7,395,000 Giấy báo Nợ số 10A SGCT/01/2009 ngày 13/01/2009, quyết toán thi công trần Thạch cao lô M – 02/HĐTC-2/4/2007 cho cty TNHH Tiến Lợi: NỢ TK 331 7,737,000 CÓ TK 112A 7,737,000 Giấy báo Nợ số 10B SGCT/01/2009 ngày 13/01/2009, quyết toán thi công trần Thạch cao lô M – 04/HĐTC-15/5/2007 cho cty TNHH Tiến Lợi: NỢ TK 331 12,637,000 CÓ TK 112A 12,637,000 Giấy báo Nợ số 11 SGCT/01/2009 ngày 14/01/2009 (kèm theo ở phụ lục), thanh toán tiền mua sắt theo đơn hàng 02/01/2009 - đợt cuối cho Công ty TNHH Lưới Thép Hàn Song Hợp Lực: NỢ TK 331 4,580,000 CÓ TK 112A 4,580,000 …………………………….. Phiếu nhập kho số 78 BT/12/2009 ngày 15/12/2009, nhập xi măng CT Lô A. HĐ 096455, 098467 ngày 02 & 06/12/2009 (kèm theo hóa đơn VAT số 0019525) của Cty Cổ Phần VLXD và TTNT TPHCM: (phụ lục) NỢ TK 1521 12,514,286 NỢ TK 1331 625,714 CÓ TK 331 13,140,000 ……………………………. Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 Cả năm 2009 SỔ CÁI 331-Phải trả cho người bán Đơn vị tính: VND STT Chứng từ Tên khách hàng Diễn giải Tài khoản đối ứng Nợ Có Số CT Ngày Số dư đầu kỳ 808,373,821 1 03 SGCT/01/2009 02/01/2009 Cty CP Đt&.. Thanh toán tiền sắt đơn hàng 26 112A 780,604,821 2 04 SGCT/01/2009 05/01/2009 Cty Tnhh Thanh toán tiền mua kê sắt theo.. 112A 4,580,000 3 01 BT/09/2009 12/01/2009 -nt- Nhập kê sắt cho chung cư Lô A.. 1521 8,327,273 4 01 BT/09/2009 12/01/2009 -nt- Nhập kê sắt cho chung cư Lô A.. 1331 832,727 5 10 SGCT/01/2009 13/01/2009 Cty Tnhn... Quyết toán thi công trần thạch... 112A 7,395,000 … …………. ……….. …………. ………………………….. …… ……………. ……………… 244 78 BT/12/2009 15/12/2009 Cty Cổ ph.. Nhập ximăng CT Lô A. HĐ …. 1521 12,514,286 245 78 BT/12/2009 15/12/2009 -nt- Nhập ximăng CT Lô A. HĐ …. 1331 625,714 ….. ……………….. ……… ……… …………………………….. ………. ……………… ……………… Tổng hợp số phát sinh 18,383,219,296 17,574,845,475 Số dư cuối kỳ CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI XÍ NGHIỆP XÂY LẮP CÔNG TRÌNH SỐ 1 CỦA CÔNG TY CP ĐỊA ỐC TÂN BÌNH Một số nhận xét về công tác kế toán tại Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 của công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình Về tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán là một nội dung quan trọng trong tổ chức công tác kế toán ở doanh nghiệp vì chất lượng của công tác kế toán đều phụ thuộc vào trình độ, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công, phân trách nhiệm của các nhân viên trong bộ máy kế toán cùng với quy mô doanh nghiệp, đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý, cơ sở vật chất… Do đó, tổ chức bộ máy kế toán tại Xí Nghiệp Xây Lắp Công trình số 1 của Công Ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình có những đặc điểm sau đây: Ưu diểm Xí Nghiệp Xây Lắp Công trình số 1 của Công Ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán theo kiểu tập trung phù hợp mô hình hoạt động của công ty hiện nay, phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Toàn bộ công việc hạch toán được tập trung thực hiện phòng kế toán của công ty như các công việc cụ thể sau: phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ, định khoản các nghiệp vụ kinh tế, phản ánh vào sổ kế toán..v v. Vì vậy, kế toán luôn đảm bảo được tính thống nhất, chính xác kịp thời trong việc cung cấp thông tin, nên việc kiểm tra chỉ đạo sản xuất kinh doanh rất kịp thời, giúp cho công tác quản lý tài chính và chỉ đạo công tác kế toán chặt chẽ. Đồng thời nó còn giúp cho công ty giảm nhẹ biên chế, giúp cho bộ máy kế toán gọn nhẹ giảm chi phí trong công tác kế toán nhưng vẫn đạt hiệu quả cao và cung cấp đầy đủ thông tin khi cần. Nhược điểm: Phòng kế toán phải đảm nhiệm rất nhiều việc nên đòi hỏi phải có dày dặn kinh nhiệm và nghiệp vụ chuyên môn cao. Ngoài ra, do số lượng nhân viên kế toán trong phòng còn ít nên một người có thể đảm nhiệm cùng một lúc nhiều công việc do đó dòi hỏi nhân viên kế toán phải có khả năng giải quyết công việc một cách hệ thống, nhanh chóng và kịp thời. Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nhiệp rất đơn giản, nên tất cả các khối lượng công việc ghi chép và định khoản vào sổ sách, theo dõi, kiểm tra,… đều do Kế toán trưởng đảm nhiệm. 2. Về hình thức kế toán: Ưu điểm Xí Nghiệp Xây Lắp Công trình số 1 của Công Ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” kết hợp với việc sử dụng máy vi tính trong công tác hạch toán kế toán nên đã đem lại rất nhiều thuận lợi cho công tác kế toán tại công ty như: Nhờ việc áp dụng máy vi tính trong kế toán nên đã giảm được việc theo dõi và đối chiếu giữa các phần hành với nhau và ở từng phần hàng cụ thể với bên ngoài. Toàn bộ các chứng từ theo dõi đến đối chiếu cập nhật và sửa chữa những sai sót, giờ đây đều được thực hiện trên máy rất nhanh chóng, gọn nhẹ và độ chính xác cao hơn so với việc sửa chữa số liệu theo dõi trên sổ sách. Hình thức Nhật ký chung có nhiều ưu điểm hơn so với hình thức Nhật Ký - Sổ Cái, vì hình thức Nhật Ký - Sổ Cái ghi chép và định khoản theo kiểu “Bàn cờ” nên tài liệu in ra để quản lý rất phức tạp, khó đối chiếu, đối với ghi chép bằng tay thì cực kì phức tạp và dễ nhầm lẫn. Với ưu điểm hình thức của Nhật ký chung do Bộ tài chính ban hành được hình dung bằng 8 chữ vàng: “đơn giản, rõ ràng, dễ làm, dễ hiểu”, dễ quan sát nay lại được hỗ trợ bởi máy vi tính nên đã giúp kế toán giảm thiểu được việc ghi chép vào các sổ như: Các loại sổ Nhật ký đặc biệt, sổ chi tiết của các tài khoản cũng như công tác đối chiếu, tổng hợp, lưu trữ và bảo quản chúng vào cuối tháng. Công việc của kế toán viên được đơn giản hóa từ khâu ghi chép sổ sách và lưu trữ sổ sách và khâu nhập dữ liệu vào máy tính. Tuy nhiên, tính chất công việc đòi hỏi cao hơn đó là: kế toán viên phải nhập số liệu chính xác khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phải có kiến thức về lĩnh vực vi tính và đặt công việc kế toán ở mức độ cao hơn đó là quản trị các số liệu đã được nhập vào máy, các công việc ghi chép vào sổ chi tiết, tổng hợp, vào sổ cái và lưu trữ ở đâu đều do máy tính chịu trách nhiệm xử lý. 3. Về chứng từ kế toán: Như chúng ta đã biết chứng từ kế toán là những giấy tờ, là vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã hoàn thành. Chứng từ được làm căn cứ để ghi sổ kế toán là những chứng từ hợp pháp và hợp lệ. Căn cứ vào chế độ chứng từ do bộ tài chính ban hành Xí Nghiệp Xây Lắp Công trình số 1 của Công Ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình áp dụng: - Xí nghiệp áp dụng chế độ chứng từ theo đúng quy định của bộ tài chính ban hành.Ví dụ như về nội dung của chứng từ kế toán: “theo điều 17 luật kế toán qui định chứng từ kế toán” gồm 7 nội dung chủ yếu sau đây: (1) Tên và số hiệu chứng từ kế toán; (2) Ngày tháng năm lập chứng từ kế toán; (3) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán; (4) Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán; (5) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; (6) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi bằng số và bằng chữ. (7) Chữ ký, họ và tên người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán. - Xí nghiệp thực hiện đầy đủ các chứng từ cần thiết theo từng nghiệp vụ phát sinh rất phù hợp với tình hình thực tế và đảm bảo đúng qui định luật kế toán. - Việc lưu chuyển chứng từ được tổ chức, hợp lý, rõ ràng, kịp thời đúng trình tự qui định rất nhanh chóng nên đảm bảo được tính kịp thời cho việc kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin (lập ra các chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ vào chứng từ, kiểm tra chứng từ để ghi sổ, lưu trữ chứng từ). - Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ tại công ty rất ngăn nắp và khoa học. Sau khi đã phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách và thực hiện quá trình đối chiếu, kiểm tra thì tất cả chứng từ đều được phân loại rõ ràng và sắp xếp theo trình tự thời gian. Sau đó ghi rõ tên loại trên bìa để thuận lợi cho việc tìm kiếm sau này khi có yêu cầu kiểm tra. Và cuối cùng được cất trên kệ theo từng ngăn của mỗi loại chứng từ. 4. Hệ thống tài khoản kế toán: Ưu điểm - Hệ thống tài khoản được dùng để phân loại đối tượng kế toán được Nhà nước quy định, để thực hiện việc xử lý thông tin gắn liền với từng đối tượng kế toán nhằm phục vụ cho công việc tổng hợp và kiểm tra, kiểm soát. - Nhìn chung Xí nghiệp đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo đúng nội dung cơ bản được Nhà nước quy định trong hệ thống tài khoản bao gồm: loại tài khoản, tên gọi tài khoản, số hiệu tài khoản, số lượng tài khoản, nội dung phản ánh vào từng tài khoản, các mẫu chứng từ do Bộ tài chính quy định. - Xí Nghiệp áp dụng nhiều tài khoản phù hợp đặc điểm hoạt động và kinh doanh của doanh của doanh nghiệp để phản ánh từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và đảm bảo theo đúng qui định của pháp luật. Ngoài ra kế toán còn mở rất nhiều tài khoản chi tiết để thuận lợi cho việc theo dõi chi tiết từng đối tượng kế toán và cũng để theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng một cách đầy đủ và chính xác hơn. Đặc biệt là theo dõi các tài khoản chi phí, khoản lương phải trả để theo dõi chặt chẽ các khoản này, vì thường xuyên ảnh hưởng đến việc ra quyết định của Xí nghiệp. 5. Hệ thống sổ sách kế toán: Ưu điểm - Nếu chứng từ kế toán được coi là phản ánh lần thứ nhất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì việc ghi sổ kế toán được coi là phản ánh lần thứ hai các nghiệp vụ kinh tế sau khi đã được lập chứng từ hợp pháp và hợp lệ. Căn cứ vào hướng dẫn chế độ sổ kế toán Xí nghiệp áp dụng: - Xí nghiệp sử dụng hệ thống sổ sách kế toán phản ánh đầy đủ thông tin phục vụ cho việc xác lập các báo cáo tài chính và kiểm tra, kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp: Sổ Nhật ký chung, các loại sổ chi tiết, sổ cái thể hiện đầy đủ, chi tiết, chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Xí nghiệp thực hiện đúng qui định về mẫu sổ kế toán theo qui định điều 25 luật kế toán như sau: sổ kế toán ghi rõ tên đơn vị kế toán, ngày tháng năm lập sổ, ngày tháng năn khóa sổ, chữ ký của người lập sổ, Kế toán trưởng và người đại diện bên pháp luật của đơn vị kế toán, số trang, đóng dấu giáp lai. - Xí nghiệp thực hiện đúng nội dung chủ yếu của sổ kế toán theo điều 25 luật kế toán: ngày tháng ghi sổ, số liệu ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ, tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, số tiền nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản kế toán, số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. - Xí nghiệp thực hiện điều 27 luật kế toán về việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ: sổ kế toán được mở đầu kỳ kế toán năm, đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ, sổ kế toán phản ánh kịp thời đầy đủ thông tin, việc ghi sổ đúng theo trình tự thời gian phát sinh…vv. 6. Tổ chức kiểm tra kế toán: Ưu điểm - Tại Xí nghiệp, Kế toán trưởng luôn tổ chức kiểm tra kế toán nhằm đảm bảo việc tính toán, ghi chép, phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh được đầy đủ và chính xác. - Hàng năm Công ty kiểm toán đến để kiểm tra số liệu, chứng từ, sổ sách các báo cáo xem có chính xác không. Kiểm tra việc chấp hành chế độ, thể lệ về kế toán có đúng hay không. Kế toán có cập nhật qui định của Bộ tài chính chưa. - Hàng tháng, Kế toán đều tiến hành đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Cuối ngày kế toán tiến hành đối chiếu giữa sổ quỹ tiền mặt và biên bản kiểm kê quỹ. - Hàng ngày đều có công tác kiểm tra giữa sổ quỹ và biên bản kiểm kê quỹ, đối chiếu giữa kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng với sổ hạch toán chi tiết xem số liệu có khớp với nhau không, nếu phát hiện chênh lệch thì tiến hành điều chỉnh. Vì vậy mà cuối kỳ công tác kiểm tra và đối chiếu nhẹ nhàng hơn. 7. Phương tiện tính toán và xử lý số liệu: Ưu điểm - Hiện nay Xí nghiệp đã mua về phần mềm kế toán được viết riêng phù hợp theo hình thức của Xí nghiệp để sử dụng nhằm phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập báo cáo, nhập số liệu trên máy tính được dễ dàng hơn và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Làm giảm khối lượng công việc kế toán. - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán nên giảm thiểu được khối lượng công việc phải ghi chép và tính toán trong ngày vì được xử lý trên máy tính rất nhanh chóng, kịp thời với độ chính xác rất cao, giúp cho nhân viên kế toán làm việc hiệu quả hơn. - Ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán nên ban giám đốc Xí nghiệp đã bố trí số lượng nhân viên cho phòng kế toán rất hợp lý nên giảm được chi phí trong công tác kế toán, bộ máy kế toán rất gọn nhẹ và linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng công việc. - Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin nên công việc quản lý và kiểm tra của nhân viên kiểm soát tài chính được thực hiện tốt hơn không mất nhiều thời gian trong việc phát hiện những sai xót trong phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh cũng như việc nhập số liệu hay viết báo cáo. - Giảm bớt số lượng sổ sách in ra để lưu trữ tại Xí nghiệp. - Nhờ ứng dụng công nghệ thông tin nên các thông tin về kế toán luôn đảm bảo được tính nhanh nhạy và hữu ích trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. - Số liệu kế toán luôn cung cấp đầy đủ và kịp thời cho các bộ phận liên quan, ban giám đốc khi yêu cầu. Nhược điểm Mặt dù với các tính năng ưu việt của phần mềm kế toán là vậy nhưng nếu công việc quản lý, sử dụng không hợp lý, dữ liệu kế toán không được sao chép dự phòng thì khi virút tấn công, sẽ làm sai lệch thông tin kế toán, bị rò rĩ thông tin, thậm chí dữ liệu có thể bị mất,… tất cả đều có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến tình hình của xí nghiệp. 8. Vài nhận xét về khoản vốn bằng tiền, tạm ứng, các khoản phải thu, phải trả khách hàng, nhà cung cấp tại Xí nghiệp a. Vốn bằng tiền: Mặt dù việc quản lý, theo dõi tiền mặt tại quỹ rất là khó khăn nhưng xí nghiệp đã có một quy trình quản lý, kiểm kê một cách hợp lý và chặt chẽ, không để thất thoát, không những thế việc theo dõi, đối chiếu thường xuyên với số dư tại ngân hàng luôn được kế toán thực hiện liên tục, nếu có chênh lệch thì sẽ được xử lý ngay. b. Tạm ứng cho công nhân viên Khoản này thường xuyên phát sinh tại Xí nghiệp, chủ yếu là dùng vào hoạt động thi công công trình, luôn tính toán và tạm ứng kịp thời cho nhân viên để quá trình thi công không bị ngưng trệ, bàn giao công trình đúng hạn cho đối tác. c. Khoản phải thu của khách hàng: Do tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp nên các khoản phải thu của Xí nghiệp hầu như không phát sinh nhiều và tiền của Xí nghiệp không bị chiếm dụng nhiều. d. Khoản phải trả người bán, nhà cung cấp: Ta biết rằng phần lớn tiền dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp được Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình cấp. Chính vì vậy các khoản phải trả cho nhà cung cấp luôn được thanh toán ngay sau khi nhập kho vật tư, thanh toán kịp thời, tạo được lòng tin đối với nhà cung cấp nên vật tư luôn cung cấp kịp thời, công việc thi công không bị ngưng trệ. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 Qua quá trình thực tập tại Xí Nghiệp Xây Lắp Công trình số 1 của Công Ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình, đó là một cơ hội để em đi sâu vào thực tế, nghiên cứu kỹ từng nhiệm vụ, phần hành và công tác của một nhân viên kế toán có thể tiếp cận, áp dụng và so sánh giữa thực tế và lý thuyết mà mình đã học. Sau đây em xin được đưa ra một số ý kiến nhằm góp phần nhỏ nhằm khắc phục những khó khăn mà Xí nghiệp đang gặp phải. Tuy nhiên đây cũng chỉ là những ý kiến dựa trên cơ sở lý luận cơ bản nhất về tài chính đã được học ở trường cùng với những gì thực tế đang diễn ra tại Xí nghiệp. Nhưng do kiến thức còn hạn hẹp, thiếu kinh nghiệm, thời gian còn hạn chế nên những nhận xét và kiến nghị chắc chắn sẽ không tránh được những thiếu xót xảy ra, kính mong quý anh, chị của Xí nghiệp và Thầy, Cô xem xét và chỉ dẫn thêm để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này. Kiến nghị về tổ chức bộ máy kế toán: Ta thấy bộ máy kế toán ở xí nghiệp chỉ có một Kế toán trưởng và một thủ quỹ nên tất cả các công việc đều do Kế toán trưởng đảm nhiệm, theo dõi, đối chiếu, quản lý tất cả các khâu,… công việc của kế toán trở nên rất nặng nhọc, vì vậy kế toán có thể tuyển thêm nhân viên ở bộ phận kế toán, trợ giúp Kế toán trưởng giảm bớt gánh nặng các công việc của bộ phận kế toán. Giúp cho công việc kế toán trở nên đơn giản hơn, linh hoạt, công việc hạch toán kế toán phát sinh và phát hiện sai sót dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, kịp thời hơn,và hiệu quả cao hơn. Kiến nghị về chứng từ kế toán: Mặc dù việc sử dụng, quản lý chứng từ kế toán của Xí nghiệp rất đúng, và đầy đủ các nội dung của chứng từ kế toán mà luật kế toán quy định từ điều 17 đến điều 22. Nhưng việc đánh số hiệu chứng từ của Phiếu thu và Phiếu chi lại giống nhau, nên có thể gây nhầm lẫn trong qua trình kiểm tra sổ sách, hay tìm kiếm số liệu để đối chiếu. Ví dụ: Sổ cái tài khoản 111 - tiền mặt (phụ lục), ta thấy Phiếu chi dòng số 1 có số chứng từ là 01/01/2009 ngày chứng từ 05/01/2009 và Phiếu thu dòng số 11 có số chứng từ là 01/01/2009 ngày chứng từ là 12/01/2009. Giải thích số chứng từ, hai chữ số đầu tiên của số hiệu chứng từ là số thứ tự của Phiếu thu hoặc Phiếu chi và các chữ số còn lại là tháng và năm mà chứng từ được sử dụng. Mặc khác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thu tiền mặt tại Xí nghiệp thì không nhiều nên việc trùng lắp số hiệu của Phiếu thu, Phiếu chi thường rất ít, có thể thường xảy ra trong tháng đầu tiên. Nhưng nếu nghiệp vụ kinh tế thu, chi phát sinh tương đối đồng đều nhau thì việc trùng lắp số chứng từ sẽ không ít. Vì vậy Xí nghiệp có thể thay đổi số hiệu của hai loại chứng từ này để có thể khi xem số chứng từ trong sổ sách ta có thể phân biệt được Phiếu thu, Phiếu chi. Giúp cho việc tìm kiếm dễ dàng hơn. Chữ số sử dụng trong kế toán: Chữ số sử dụng trong kế toán tại Xí nghiệp như sau: Sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ,…trong các sổ sách kế toán tại đơn vị đặt dấu phẩy (,). Theo khoản 2 điều 12 luật kế toán Việt Nam: “Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.” Ta biết rằng áp dụng đúng luật kế toán thì sẽ giúp cho công tác kế toán sẽ được hoàn thiện hơn về mặt pháp lý. KẾT LUẬN Để góp phần phát triển kinh tế, Xí nghiệp xây lắp công trình số 1 của Công ty Cổ Phần Địa Ốc Tân Bình đã tập trung phát triển ngành kinh doanh của mình. Luôn hoàn thành tốt các công trình hạng mục được giao, vì vậy Xí nghiệp còn tạo uy tín cao đối với công ty và trên thị trường. Hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp với doanh thu ngày càng tăng cao nên Xí nghiệp không ngừng tiếp tục phát triển để đáp ứng đầy đủ hơn nhu cầu của khách hàng. Qua thời gian gần 2 tháng thực tập tại Xí nghiệp xây lắp công trình số 1, em đã học hỏi được rất nhiều không chỉ riêng phần hành kế toán nêu trong đề tài mà còn nhiều kinh nghiệm liên quan đến công việc kế toán. Việc quản lý vốn bằng tiền, tạm ứng và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả cho khách hàng rất cần thiết. Điều đó cũng một phần do năng lực của công tác kế toán kiểm soát, quản lý chi tiêu có hiệu quả mang đến lợi ích kinh tế cao cho hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp. Thời gian thực tập có hạn và bản thân em chưa có nhiều sự hiểu biết và kinh nghiệm trong thực tế, đặc biệt khả năng phân tích đánh giá của em không được sâu sắc, em chỉ tìm hiểu được những vấn đề đã nêu trong bài báo cáo này. Vì vậy bài báo cáo này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, nên em rất mong có được sự chỉ bảo, đóng góp, giúp đỡ của các thầy cô và các chị tại phòng kế toán của Xí nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn Thầy Hồ Xuân Hữu và chị Trần Thanh Thuỳ Nguyên trong phòng kế toán đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo giúp em hoàn thành bài chuyên đề thực tập này. TP.HCM, Ngày 08 tháng 4 năm 2011 SVTT Trần Quốc Tuấn