Chuyên đề Kĩ năng xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới

PHẦN MỞ ĐẦU Lý do chọn đề tài Trong cuộc sống nói chung và quá trình làm việc nói riêng. Sự tự tin là một điều rất quan trọng. Nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của mỗi người. Chính và lẽ đó chúng ta cần xây dựng cho mình sự tự tin để giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Ngoài ra với vai trò là nhà quản trị thì cần có những biện pháp giúp cho nhân viên của mình xây dựng sự tự tin cho nhân viên trong công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức. Để hiểu rõ vấn đề này em đã chọn đề tài: “Kĩ năng xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới” để nghiên cứu và đề ra những giải pháp để giúp cho nhân viên mới bắt đầu công việc có được sự tư tin trong công việc Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Đề tài chủ yếu tập trung nghiên cứu những đối tượng là sinh viên mới tốt nghiệp, người lao động bắt đầu thực hiện công việc mới hoặc mới chuyển đổi vị trí công tác từ vị trí này sang một vị trí khác. Phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu ở nhóm sinh viên mới tốt nghiệp và bắt đầu quá trình làm việc của mình tại nhiều tổ chức thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là đi sâu nghiên cứu vào đặc điểm của nhân viên mới, những khó khăn mà họ thường gặp phải trong quá trình thực hiện công việc mới của họ như thế nào. Ngoài ra đề tài còn cung cấp một số biện pháp nhằm giúp cho nhân viên mới và sinh viên mới ra trường xây dựng được sự tự tin trong công việc của mình. Cơ sở lý luận Khái quát chung về quản trị nhân lực Khái niệm: Quản trị nhân lực là việc thiết kế, xây dựng hệ thống các triết lý, chính sách và thực hiện các hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo và duy trì nguồn lực con người trong một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức và người lao động. Chức năng của quản trị nhân lực: Là để đảm bảo khai thác tối đa nguồn lực con người cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong mọi thời kì, quản trị nhân lực cần thực hiện ba chức năng gồm: thu hút nhân lực, đào tạo - phát triển nhân lực và duy trì nhân lực Vai trò của quản trị nhân lực: là nền tảng để đạt được hiệu quả của mọi hoạt động khác. Quản trị nhân lực giúp cho nhà quản trị biết được tầm quan trọng của nhân tố con người trong hoạt động sản xuất kinh doanh và từ đó có biện pháp khai thác hiệu quả nguồn lực con người trong tổ chức. Ngoài ra vai trò của quản trị nhân lực là giúp cho tổ chức thực thi các hệ thống tiêu chuẩn, pháp luật, trách nhiệm xã hội… một cách tốt nhất và hiệu quả nhất. Những thách thức mà nhà quản trị nhân lực gặp phải thời hội nhập kinh tế quốc tế Luôn gặp phải sự phàn nàn về chính sách lương: Đây là điều mà các nhà quản trị thường gặp phải ở hầu hết các doanh nghiệp. Nguyên nhân chính là do các nhà quản trị thiếu cơ sở trong việc đánh giá kinh nghiệm, trình độ đào tạo và các công việc trước đây cũng như sự phát triển kĩ năng của từng nhân viên. Cũng từ nguyên nhân thiếu cơ sở trong việc phân tích và phân loại các mức lương cho người lao động hay trong việc đưa ra định mức đánh giá kết quả hoạt động, nhà quản trị nhân lực không chỉ ra được mức lương hợp lý và công bằng trong tổ chức của mình. Tuy nhiên các nhà quản trị nhân lực không phải là người đưa ra mức lương nên không thể thực hiện được đầy đủ các mối quan hệ giữa tiền lương và giá trị công việc từng người lao động dẫn đến mất công bằng trong việc trả lương. Đối diện với tình trạng tỉ lệ luân chuyển lao động tăng cao: Nhà quản trị nhân lực luôn phải đối mặt với tình trạng chất lượng lao động đi xuống, năng suất lao động bị giảm sút,…. Và tình trạng lao động cũ bỏ đi, lao động mới xin việc liên tục. Việc đăng tuyển, tổ chức thi cử, phỏng vấn diễn ra triền miên làm cho bộ phận nhân sự làm việc quá tải. Hài hoà các mối quan hệ: Các mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động trong thường là rất phức tạp nên việc điều hoà các mối quan hệ đó không phải là điều dễ dàng. Nhà quản trị nhân lực cần tạo lập mối quan hệ lao động hài hoà để tạo bầu không khí tâm lý thoải mái và thuận lợi trong lao động nhằm mang lại hiệu quả làm việc cao. Giữ chân nhân tài, thuê ngoài và làm mới công việc: Thị trường lao động ngày càng được mở rộng thì người lao động càng có nhiều cơ hội để lựa chọn chỗ làm việc cho mình. Việc nhân viên chuyển đổi môi trường làm việc và đặc biệt là với nhân viên giỏi là một hệ quả tất yếu của sự phát triển kinh tế. Nhà quản trị không thể ngăn chặn được mà chỉ tìm cách giảm thiểu tỉ lệ nhân viên bỏ việc xuống mức thấp nhất. Đó là đòi hỏi các nhà quản trị nhân lực phải có biện pháp cải thiện và giữ chân người lao động giỏi ở lại với tổ chức. PHẦN I: NGUYÊN NHÂN LÀM CHO NHÂN VIÊN MỚI THIẾU TỰ TIN TRONG CÔNG VIỆC Những đặc điểm chung của nhân viên mới Xét một cách tổng quát thì nhân viên mới là những người bắt đầu thực hiện một công việc cụ thể. Họ đang là những người tâm huyết nhất với công việc, họ có những tư tưởng mới, họ luôn tìm cách để thực hiện công việc hiệu quả nhất. Và nhân viên mới thường có những đặc điểm như: Thứ nhất, tinh thần làm việc hăng hái nhất, họ là những người mới làm việc nên họ mong muốn đạt được hiệu quả cao nhất ở lần đầu tiên thực hiện công việc đó. Họ mong muốn khẳng định mìnhvà muốn chứng minh cho nhà quản trị thấy được thái độ làm việc và năng lực làm việc của họ. Điều dễ nhận thấy nhất của nhân viên mới là hết lòng vì công việc, mong muốn đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc. Thứ hai, nhân viên mới thường là những người trẻ tuổi bởi vậy họ luôn có nhiều ý tưởng sáng tạo trong công việc và họ luôn biết cách làm như thế nào để có được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra những nhân viên mới thường giúp cho nhà quản trị có được cái nhìn tổng thể về những nét đặc thù của công việc trong giai đoạn mới và có cách điều chỉnh phong cách quản trị cho phù hợp với tình hình thực tế. Có thể nói, nhân viên mới là những người thổi ngọn gió mới vào công việc mà họ đang làm Thứ ba, nhân viên mới luôn là người chấp nhận mạo hiểm và chấp nhận làm những công việc có tính rủi ro cao. Có thể nói rõ hơn chính là họ muốn xây dựng thương hiệu cho cá nhân mình, họ dám thất bại, dám dấn thân trong khi những nhân viên cũ thường e dè, họ không muốn đánh đổi giữa những cái họ đang có với công việc có tính rủi ro. Điều này cũng dễ hiểu vì nhân viên mới thường là những người chưa đạt được nhiều thành tích do đó họ có thể làm việc nhưng kết quả không mong muốn thì nhà quản trị cũng công nhận được sự cố gắng của họ đối với công việc. Thứ tư, họ là những người trẻ, khoẻ nên có thể làm công việc dưới áp lực công việc khá cao mà vẫn hoàn thành kịp tiến độ mà công việc yêu cầu. Ngoài ra họ có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc mà không cảm thấy mệt mỏi hay chán nản mà ngược lại đây là những công việc mang tính thử thách đối với họ giúp họ có động lực phấn đấu. Cách giải quyết công việc của họ là rất riêng không theo một khuôn khổ nhất định nhưng vẫn có được kết quả như mong muốn và nhanh chóng. Những nguyên nhân dẫn đến sự thiếu tự tin của nhân viên mới Trong khi thực hiện công việc thì đa số nhân viên mới thường lo sợ trước những thất bại và hoặc ảo tưởng hoặc quá kì vọng vào công việc mà họ đang làm nên dễ dẫn đến sự thiếu tự tin trong công việc, bên cạnh đó việc giao công việc không phù hợp với khả năng, trình độ của họ cũng làm cho họ cảm thấy thiếu tự tin trong công việc. Những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự thiếu tự tin: Thứ nhất, đa số nhân viên mới là những sinh viên mới tôt nghiệp, đa phần họ được trang bị một lượng kiến thức khổng lồ và mang tính đại trà trên mặt bằng chung mà không tập trung chủ yếu và một công việc cụ thể nào đó. Ngoài ra mặt yếu của nhân viên mới là thiếu kĩ năng thực hành, kĩ năng làm việc nhóm. Như đã nói ở trên nhân viên mới thường được trang bị những kiến thức về mặt lý thuyết nhiều hơn so với thực hành, chính vì vậy khi bắt đầu thực hiện công việc thì họ không biết bắt đầu từ đâu và bắt đầu như thế nào. Bên cạnh đó với khối lượng công việc khá lớn thì đòi hỏi những nhân viên phải hợp tác với nhau để hoàn thành, tuy nhiên nhân viên mới thường ngại tiếp xúc và làm việc với những đồng nghiệp khác trong tổ chức, họ thường thích làm việc độc lập và thiếu tự tin trong giao tiếp và ngại làm việc theo nhóm. Thứ hai, nhân viên mới thường thiếu kiến thức về công việc mà họ đang làm, đây là hiện tượng người lao động làm những công việc không phù hợp với khả năng, trình độ của họ. Khi thực hiện công việc thì họ cảm thấy khó thực hiện vì họ không hiểu được bản chất của công việc mà họ đang làm và điều này khiến cho nhân viên mới lo lắng, hụt hẫng và thiếu tự tin khi làm việc. Ngoài ra những nhân viên này đã được trang bị kiến thức chưa đầy đủ, thiếu tính hệ thống. Chính vì vậy nhân viên mới không tự tin khi thực hiện công việc và họ không biết nên vận dụng nhữn kiến thức nào vào công việc mà họ phải thực hiện. Thứ ba, thông thường nhân viên mới không tự tin vào bản thân. Khi bắt đầu làm việc thì họ luôn lo lắng về công việc phải làm như thế nào. Làm việc như vậy đã hợp lý hay chưa, có phù hợp với yêu cầu hay không….mặc dù họ đã được trang bị những kiến thức về công việc đầy đủ. Xét về góc độ tâm lý thì nhân viên mới bắt đầu thực hiện công việc thì họ cảm thấy rất lo lắng và sợ sệt. Điều này cũng dễ hiểu vì đây là giai đoạn chuyển tiếp từ lý thuyết sang thực hành do đó họ cảm thấy thiếu tự tin trong công việc. Thứ tư, lo sợ sự không đồng tình của nhà quản trị. Bao giờ cũng vậy, khi mới bắt đầu một công việc thì nhân viên mới chưa hiểu được phong cách lãnh đạo của nhà quản trị của mình, chưa biết được cách thức mà nhà quản trị áp dụng với vai trò quản lý trong tổ chức. Chính vì vậy nhân viên mới chưa thể biết được điều mà nhà quản trị muốn là gì, yêu cầu của nhà quản trị với công việc là như thế nào, điều đó dẫn đến tâm lý lo sợ của nhân viên mới trong khi thực hiên công việc và sự ủng hộ của nhà quản trị với nhân viên là như thế nào. Bên cạnh đó, nhân viên mới thường được cấp trên quan tâm nhiều hơn so với những nhân viên khác nên họ cảm thấy lo lắng và mong muốn đền đáp lại sự kì vọng của cấp trên tuy họ chưa hiểu rõ được vai trò của mình trong tổ chức. Vai trò của nhà quản trị trong việc xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới trong công việc Như ta đã biết, nhà quản trị nhân lực là người điểu phối mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và người lao động trong tổ chức một cách hài hoà. Và nhà quả trị nhân lực trong tổ chức đóng một vai trò hết sức quan trọng, làm cho mối quan hệ lao động trong tổ chức ngày càng tốt đẹp hơn. Và để giúp cho nhân viên mới nhanh chóng hoà nhập được với công việc và tự tin trong công việc thì nhà quản trị nhân lực giữ vai trò quan trọng và được thể hiện ở các nội dung sau: Thứ nhất, giúp cho nhân viên mới hoà nhập với môi trường làm việc vủa tổ chức. Đây là một điều hết sức quan trọng để nhân viên mới cảm thấy thoải mái về môi trường làm việc trong tập thể lao động và bắt nhịp nhanh với công việc, giảm được thời gian làm quen với công việc. Ngoài ra nó còn tạo mối quan hệ lành mạnh giữa những người lao động trong tổ chức. Việc tạo bầu không khí thuận lợi trong tổ chức sẽ thúc đẩy nhân viên mới làm việc hăng say hơn và hiệu quả hơn. Thứ hai, định hướng cho nhân viên mới trong công việc. Khi bắt đầu thực hiện công việc thì đa số nhân viên mới sẽ gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện, do đó nhà quản trị nhân lực đóng vai trò là người dẫn đường, chỉ dẫn cho nhân viên mới về những yêu cầu trong công việc. Điều này giúp cho nhân viên mới cảm thấy an tâm hơn khi thực hiện công việc của mình. Thứ ba, bố trí và phân công công việc hợp lý. Điều này cho thấy sự quan tâm của nhà quản trị đối với nhân viên của mình trong tổ chức. Nhà quản trị thấu hiểu được tâm tư, nguyện vọng cũng như năng lực của từng nhân viên để phân công những công việc phù hợp với khả năng của từng người giúp cho nhân viên giải quyết công việc dễ dàng và ít gặp khó khăn trong công việc làm cho nhân viên thấy tự tin hơn trong công việc. PHẦN II: NHỮNG BIỆN PHÁP GIÚP NHÂN VIÊN MỚI XÂY DỰNG SỤ TỰ TIN TRONG CÔNG VIỆC Những biện pháp để xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới Công việc quản trị không hề dễ dàng khiến cho vai trò của nhà quản trị trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Một nhà quản trị giỏi cần biết phân tích và nắm vững các yếu tố môi trường có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến công việc của nhân viên mới. Muốn lãnh đạo nhân viên thành công, muốn nhân viên an tâm nhiệt tình công tác, nhà quản trị phải có những biện pháp cụ thể. Nghệ thuật xây dựng sự tự tin cho nhân viên dựa trên ba biện pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả nhằm tăng năng suất làm việc của nhân viên, tăng lợi nhuận và sự thỏa mãn của khách hàng. Nhân viên làm việc năng suất hơn nếu như họ biết nhà quản trị muốn họ làm cái gì, họ được khen ngợi khi làm đúng và bị khiển trách rõ ràng nếu làm việc không tốt, nhưng nhân cách của họ cũng phải được tôn trọng. Những nhà quản trị nhân lực thực hiện đúng những biện pháp này thì dễ đạt được thành công trong việc xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới: Thứ nhất, xác định mục tiêu. Việc đầu tiên là tạo nền tảng cho mọi thứ khác. Nếu mục tiêu không rõ ràng, thì không thể đánh giá được thành quả công việc của nhân viên. Trong hầu hết các công ty, nhân viên và ban giám đốc có hai mục tiêu khác biệt nhau. Nếu như ban lãnh đạo và nhân viên không thông tin cho nhau để tìm ra một số mục tiêu chung mà hai bên đều nhất trí, thì sẽ chẳng có bên nào thỏa mãn, thậm chí lại gây phiền toái cho nhau. Nếu nhà quản trị hỏi các nhân viên là họ có làm việc tốt hay không, thì câu trả lời thông thường nhất sẽ là: “Gần đây, tôi chưa hề bị sếp khiến trách” hoặc “không ai nói động gì tới tôi là tốt rồi”. Để tránh cho nhân viên có thái độ tiêu cực này, nhà quản trị phải xác định được mục tiêu rõ ràng. Các nhà quản trị nhân lực khôn khéo nên cho nhân viên biết ngay từ đầu là họ phải làm cái gì. Thứ hai, nhà quản trị nhân lực khôn khéo áp dụng kỹ thuật khen ngợi gồm ba phần cơ bản như sau: Khen ngay lập tức - luôn luôn khen nhân viên đúng lúc họ làm tốt. Đừng để dành lời khen đó. Khen cụ thể - ai cũng muốn được đối xử tốt nhưng người ta cảm thấy thích nhất khi được nói chính xác là đã làm tốt cái gì. Chia sẻ tình cảm - hãy phát biểu cảm nhận của mình - không phải là những gì nhà quản trị nghĩ mà là những gì nhà quản trị nhân lực cảm thấy. Tình cảm là yếu tố thân mật hơn những ý nghĩ trong mối quan hệ con người. Quan trọng là hãy nhớ khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng. Ngoài ra, nhà quản trị đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tòi, học hỏi cách làm tốt công việc. Khiển trách họ vào lúc đó sẽ làm cho họ chán nản muốn trả đũa và thậm chí làm họ muốn thoát lui. Thứ ba, biện pháp thứ ba của nhà quản trị nhân lực giỏi là sửa chữa những điều sai trái của nhân viên để tạo nên những kết quả tích cực. Có bốn quy tắc để khiển trách hiệu quả: Khiển trách ngay: khiển trách ngay khi nhân viên làm sai. Đừng gom các lời khiển trách đó lại rồi “làm một lượt”. Nếu không thì khi khiển trách nhân viên chính nhà quản trị có thể sẽ nổi khùng. Khiển trách cụ thể: đừng nói chung chung “Anh làm tôi muốn khùng lên…” và khi người bị khiển trách hỏi tại sao thì nhà quản trị nhân lực giỏi luôn nói rõ nguyên nhân để họ có thể sửa đổi. Chia sẻ tình cảm: một khi nhà quản trị đã giải thích người ta làm sai cái gì thì hãy giải thích bạn cảm thấy thế nào về điều đó - giận, khó chịu, thất vọng hay một cảm giác khác. Nói cho người ta biết họ tốt thế nào: giai đoạn cuối có lẽ quan trọng nhất. Hãy chấm dứt lời khiển trách bằng cách nói với nhân viên rằng thái độ mà nhà quản trị đang phê phán không phải là thái độ mà nhà quản trị thường thấy ở họ và lại càng không phải thái độ mà nhà quản trị mong muốn trong tương lai. Hành vi sai trái đó chỉ là hiện tượng nhất thời. Về bản chất, họ là những nhân viên tốt. Có như thế, nhà quản trị mới có thể hướng sự chú ý của người bị khiển trách vào những điều họ đã làm sai, chứ không chú ý vào cách nhà quản trị đã đối xử với người đó như thế nào. Những điểm cần lưu ý để xây dựng sự tự tin cho sinh viên mới ra trường Thực tế cho thấy đa số khi sinh viên mới ra trường khi bắt đàu công việc thì cảm thấy thiếu tự tin và thụ động trong công việc cũng như trong giao tiếp với đồng nghiệp và cấp trên. Bên cạnh đó sinh viên bắt đầu đi làm thường quá cứng nhắc với lý thuyết đã được học nên xử lý công việc không linh hoạt, chính vì vậy kết quả không được như mong đợi dẫn đến thiếu tự tin trong công việc. Do đó sinh viên mới ra trường cần lưu ý những điểm sau để có được sự tự tin trong công việc: Thứ nhất, luôn là người chủ động trong công việc. Nhân viên mới cần nắm bắt công việc của mình và chủ động thực hiện nó một cách linh hoạt và không nên quá thụ động trong công việc, tránh tình trạng chờ việc từ cấp trên. Điều đó giúp cho nhân viên mới biết được khả năng của mình và thực hiện được các công việc vừa tầm với khả năng của mình. Thứ hai, giao tiếp cởi mở. Đây là điểm yếu của nhân viên mới. Khi bắt đầu làm việc tại một tổ chức thì nhân viên mới thường ngại tiếp xúc với đồng nghiệp và thường cảm thấy khó khăn khi giải quyết công việc. Nhân viên mới cảm thấy lúng túng trong công việc và cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp hoặc cấp trên. Thứ ba, học hỏi kinh nghiệm của đồng nghiệp và những người đã thực hiện công việc tương tự trước đó. Khi thực hiện công việc thì nhân viên mới thường lúng túng trong việc bắt đầu công việc của mình và không biết bắt đầu như thế nào. Đây chính là lúc nhân viên mới tiếp thu những kinh nghiệp về công việc cả về những thành công và những thất bại để có được định hướng làm việc hiệu quả. Thứ tư, sẵn sàng sửa đổi khi thực hiện mà có vướng mắc hoặc gặp khó khăn để có cách xử lý hiệu quả hơn. Và không nên quá cứng nhắc trong công việc vì trong công việc đòi hỏi có sự linh hoạt trong công tác xử lý. Chính vì vậy cần phải sẵn sàng sửa đổi để có được kết quả cao và thành công như mong muốn. KẾT LUẬN Trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp thì con người là vốn quý nhất và là tài sản quý giá của mỗi tổ chức. Chính vì vậy việc xác định và xây dựng khả năng làm việc trong mỗi người lao động là một điều quan trọng đòi hỏi nhà quản trị phải tìm ra phương pháp để khai thác hết khả năng của người lao động trong tổ chức. Riêng đối với người làm công tác quản trị nhân lực thì điều quan trọng là giúp cho người sử dụng lao động đưa ra những chính sách phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức và phù hợp với yêu cầu của người lao động. Bên cạnh đó nhà quản trị nhân lực cần phải hiểu và biết nhân viên mình cần gì và mong muốn đạt được những gì để đạt được hiệu quả cao trong công việc. Việc xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới cũng là một trong những các để nhà quản trị khai thác hết khả năng của người lao động và là một điều không thể thiếu với công tác quản trị nhân lực trong một tổ chức.