Chuyên đề Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơ cấu quản lý tổ chức công ty kinh doanh khí hoá lỏng miền bắc

iệc của cán bộ công nhân viên trong Công ty; b. Nhiệm vụ - Quản lý điều hành công tác văn thư, lưu trữ, hành chính tổng hợp, thư viện và công tác bảo mật theo quy định của Tổng Công ty, Công ty, và Nhà nước; - Là đầu mối truyền đạt các công văn, quyết định, chỉ thị của Công ty, lãnh đạo Công ty đến các bộ phận trực thuộc Công ty; - Đảm bảo các cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm cho bộ máy điều hành của Công ty, quản lý và bảo vệ trụ sở làm việc; - Quản lý các phương tiện thông tin liên lạc và đảm bảo thông tin thông suốt giữa các bộ phận chức năng, giữa Công ty với Công ty và với các cơ quan, đối tác của Công ty; - Quản lý phương tiện xe, máy của lãnh đạo Công ty và bộ máy điều hành Công ty, phục vụ yêu cầu đi lại của lãnh đạo và cán bộ công nhân viên trong bộ máy điều hành Công ty theo quy định của Công ty; - Thực hiện công tác lễ tân, đón tiếp khách của công ty; - Xây dựng kế hoạch phát triển nhân lực toàn Công ty theo phương án tổ chức của từng giai đoạn; - Triển khai các chế độ lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác theo quy định của Công ty; - Quản lý hồ sơ liên quan đến nhân sự, bộ máy của Công ty; - Phối hợp với Công đoàn tổ chức, cải thiện đời sống của cán bộ công nhân viên, kiểm tra sức khoẻ định kỳ và các hoạt động khác nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của Công ty. c. Quyền hạn - Tham gia xây dựng, đóng góp quy chế trả lương/thưởng và các chế dộ liên quan khác đến người lao động trong Công ty theo quy chế, chế độ hiện hành của Công ty cũng như của Nhà nước. - Được quyền thay mặt lãnh đạo Công ty khi lãnh đạo Công ty vắng mặt hoặc uỷ quyền để đón tiếp đại diện các cơ quan, đối tác của Công ty đến Công ty để liên hệ công tác; - Được yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy điều hành của Công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình; - Được quyền đôn đốc các bộ phận chức năng khác thực hiện các quyết định của Giám đốc Công ty theo đúng yêu cầu và thời hạn; - Được tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc Công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; - Được đề xuất với Giám đốc Công ty về việc tiếp nhận, sử dụng, đào tạo nhân sự cho bộ phận mình. i.2. Phòng Tài chính kế toán a. Chức năng Phòng Tài chính - Kế toán là bộ phận trực thuộc Công ty có chức năng giúp Giám đốc Công ty: - Bảo toàn, khai thác có hiệu quả và phát triển vốn, tài sản của Công ty; - Theo dõi, quản lý và điều hành các hoạt động kế toán trong toàn Công ty; - Tổ chức thực hiện và đảm bảo công tác kế toán - thống kê trong toàn Công ty theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước và quy chế tài chính của Công ty; - Thực hiện các công việc có liên quan đến tài chính/kế toán khi Công ty, yêu cầu. b. Nhiệm vụ - Tổ chức thực hiện công tác kế toán trong toàn Công ty theo pháp lệnh kế toán - thống kê và theo Quy chế tài chính của Công ty được ban hành kèm theo Quyết định số 283/QĐ-TCKT ngày 20/3/2003 của Giám đốc Công ty kinh doanh khí hoá lỏng Miền BắcTổ chức công tác hạch toán kế toán thống nhất trong toàn Công ty; - Xây dựng và quản lý mạng lưới nghiệp vụ kế toán - thống kê; hướng dẫn các bộ phận trong công ty về trình tự lưu chuyển chứng từ theo đúng quy định; - Nghiên cứu và soạn thảo thể thức và phương thức hạch toán; - Là đầu mối tập trung thông tin về nghiệp vụ kế toán - thống kê; - Lập báo cáo tổng hợp kế toán thống kê của Công ty theo quy định hiện hành, đảm bảo tính pháp lý của số liệu trong báo cáo; - Là đầu mối tiến hành công tác kiểm kê, đánh giá lại vật tư, tài sản tiền vốn của Công ty; - Thực hiện kịp thời các khoản thu nộp nghĩa vụ ngân sách, các loại thuế và các nghĩa vụ tài chính khác của Công ty; - Chủ trì, phối hợp với Phòng Kinh doanh quản lý và thu hồi công nợ của Tổng đại lý/ Đại lý và các khách hàng công nghiệp và các hợp đồng kinh doanh, dịch vụ khác. Xác nhận các loại công nợ với khách hàng. Phân loại và đề xuất các biện pháp thu hồi công nợ; - Thực hiện thanh toán trong các hợp đồng Tổng đại lý/ Đại lý và các hợp đồng kinh doanh, dịch vụ khác; - Phối hợp với các bộ phận khác tham gia đàm phán các hợp đồng kinh doanh, dịch vụ về phần thanh toán. Chịu trách nhiệm rà soát lần cuối các điều khoản liên quan đến tài chính, thanh toán trong hợp đồng; - Tham gia xét hồ sơ đấu thầu, dự toán xây lắp, dịch vụ. Chuẩn bị hồ sơ đấu thầu về phần tài chính khi Công ty tham gia đấu thầu; - Cân đối tài chính cho các đề án phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong phạm vi quyền hạn được giao; - Tổng hợp và lập báo cáo định kỳ về tài chính theo quy định của Nhà nước và Công ty; - Quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả phần mềm kế toán - thống kê của Công ty. c. Quyền hạn - Được quyền đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả quản lý Tổng đại lý/Đại lý, các chính sách đối với đại lý, chính sách quảng cáo, khuyếch trương sản phẩm. - Được đại diện cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình trong phạm vi thẩm quyền được Giám đốc Công ty phân cấp, uỷ quyền; - Được yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy điều hành của Công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình; - Được tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc Công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. - Được đề xuất với Giám đốc Công ty về việc tiếp nhận, sử dụng, đào tạo nhân sự cho bộ phận mình. i.3. Phòng Kinh doanh a. Chức năng Phòng Kinh doanh là bộ phận trực thuộc Công ty có chức năng tham mưu cho Giám đốc Công ty về các hoạt động kinh doanh LPG, và các sản phẩm dầu khí khác…theo kế hoạch chung của Công ty. b. Nhiệm vụ - Quản lý Tổng đại lý/Đại lý bán lẻ LPG và bán buôn; - Thực hiện hợp đồng Tổng đại lý/đại lý, hợp đồng tiêu thụ LPG bằng xe bồn, thuê nạp, thuê kho chứa bình, quảng cáo, hợp đồng mua bán, lắp đặt thiết bị và các hợp đồng dịch vụ khác; - Nghiên cứu, khảo sát và tổng hợp chính sách giá bán lẻ, giá bán cho các hộ công nghiệp và các chính sách của Nhà nước trong lĩnh vực kinh doanh sản phẩm khí và xăng dầu; - Đề xuất các chính sách giá, chính sách khuyến mãi, hậu mãi, chiết khấu, tiếp thị, quảng cáo, biện pháp tăng khả năng cạnh tranh…nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty; - Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc giao nhận hàng hoá đối với các khách hàng mua LPG bằng tàu tại Hải Phòng. Thực hiện việc giao nhận hàng từ Công ty giao cho Công ty qua đầu mối Hải phòng và cho các kho Công ty gửi hàng tại Hải phòng theo đúng kế hoạch của Công ty; - Lập kế hoạch phân bổ tổ chức điều động, cân đối hàng hoá cho các khu vực thị trường; - Là đầu mối chuẩn bị hồ sơ dự thầu, chuẩn bị phương án giá bán khi Công ty tham gia đấu thầu. Tham gia xét hồ sơ đấu thầu, dự toán xây lắp, dịch vụ… - Quản lý và phát triển hệ thống cửa hàng bán và giới thiệu sản phẩm. Tổ chức bán hàng và giới thiệu sản phẩm hàng hoá của Công ty; - Quản lý các trạm chiết nạp của Công ty thuê nạp về cung cấp và xuất hàng tại các trạm chiết nạp này; - Xây dựng mối quan hệ tốt, đúng pháp luật với các khách hàng, đối tác, nâng cao uy tín của Công ty trên thị trường; - Nghiên cứu chiến lược phát triển kinh doanh cho từng giai đoạn, đề xuất với Giám đốc Công ty các biện pháp triển khai kịp thời, phù hợp với chiến lược kinh doanh của Công ty/Tổng Công ty; - Tổng hợp và báo cáo bán hàng, thị trường thường xuyên theo ngày, tuần, tháng, quý và năm theo đúng quy định; - Là đầu mối tổng hợp các công việc liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá (bình gas, phụ kiện gas, vật tư khác…) phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty; - Là đầu mối tổ chức hội nghị khách hàng, đề xuất các chính sách thưởng, khuyến mãi cho khách hàng. c. Quyền hạn - Được quyền đề xuất các biện pháp nhằm tăng cường hiệu quả kinh doanh. Các chính sách về giá đối với đại lý, hộ công nghiệp…Chính sách kinh doanh, quảng cáo, khuyến mãi, khuyếch trương sản phẩm… - Có quyền chủ động trong điều phối lịch giao hàng nhưng phải đảm bảo đúng kế hoạch, tiến độ sản xuất và kinh doanh của Công ty; - Được đại diện cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình trong phạm vi thẩm quyền được Giám đốc Công ty phân cấp, uỷ quyền; - Được yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy điều hành của Công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình; - Được tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc Công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; - Được đề xuất với Giám đốc Công ty về việc tiếp nhận, sử dụng, đào tạo nhân sự của bộ phận mình. i.4. Phòng Kỹ thuật a. Chức năng Phòng Kỹ thuật là phòng chuyên môn, là bộ phận trực thuộc Công ty, có chức năng giúp Giám đốc Công ty quản lý toàn bộ hoạt động có liên quan đến kỹ thuật, chất lượng hàng hoá của Công ty. b. Nhiệm vụ - Là đầu mối quản lý và giám sát toàn bộ các vấn đề kỹ thuật liên quan tới vận chuyển, tàng chứa, nạp bình và các vật tư, thiết bị phụ kiện liên quan đến kinh doanh LPG, và các sản phẩm dầu khí khác … - Quản lý công tác bảo dưỡng bồn bể và các thiết bị sử dụng khí do Công ty thi công lắp đặt/đầu tư, trang bị cho hộ công nghiệp, hộ dân dụng; - Theo dõi, quản lý và giám sát chất lượng bình, bồn bể và các thiết bị liên quan đến sử dụng khí và các sản phẩm dầu khí khác do Công ty quản lý vận hành … - Phối hợp cùng Phòng Kinh doanh, Kho Hải phòng, Trạm nạp Hà nội theo dõi chất lượng sản phẩm LPG xuất cho khách hàng, giải quyết khiếu nại của khách hàng về chất lượng hàng hoá, chất lượng bình gas, phụ kiện gas và các loại vật tư khác do Công ty kinh doanh; - Thu thập tài liệu về quy trình bảo dưỡng bình chứa, trạm nạp và các thiết bị sử dụng khí. Thu thập tài liệu về quy phạm, tiêu chuẩn sản xuất thiết bị sử dụng khí và các sản phẩm dầu khí khác … - Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên vật liệu, vật tư của phương tiện vận chuyển của Công ty. Lập định mức hao hụt LPG trong quá trình nạp bình, vận chuyển, bơm rót cho hộ công nghiệp, hộ dân dụng theo chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; - Phối hợp với các bộ phận khác thuộc bộ máy điều hành theo sự phân công của Giám đốc Công ty về chuẩn bị đàm phán và thực hiện hợp đồng kinh doanh, dịch vụ có liên quan đến công nghệ, kỹ thuật sử dụng khí, kỹ thuật an toàn – Phòng cháy chữa cháy; - Tham gia xem xét hồ sơ đấu thầu, dự toán xây lắp, dịch vụ. Lập phương án kỹ thuật, công nghệ của các đề án, dự án đầu tư của Công ty hoặc Công ty tham gia đấu thầu. Thực hiện các công việc liên quan đến kỹ thuật khi Công ty yêu cầu hoặc uỷ quyền; - Ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật nhằm mục đích phục vụ và nâng cao chất lượng, hiệu quả kinh doanh của Công ty; - Là đầu mối lập dự án và lắp đặt, trang bị các thiết bị sử dụng khí cho các khách hàng; - Chịu trách nhiệm làm các thủ tục xin cấp phép lưu hành cho các thiết bị sử dụng của Công ty liên quan đến an toàn, thiết bị áp lực và đo lường; - Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty mở các lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng gas cho các khách hàng để hạn chế tối đa các sự cố, tăng uy tín thương hiệu sản phẩm của Công ty theo chỉ đạo của lãnh đạo Công ty; - Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty giải quyết các sự cố sử dụng gas. Phối hợp với các cơ quan chức năng, bảo hiểm giải quyết các khiếu nại, bồi thường cho khách hàng; c. Quyền hạn - Được quyền đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả quản lý Tổng đại lý/Đại lý, các chính sách đối với đại lý, chính sách quảng cáo, khuyếch trương sản phẩm; - Được đại diện cho Công ty giải quyết các vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình trong phạm vi thẩm quyền được Giám đốc Công ty phân cấp; - Được yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy điều hành của Công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình; - Được tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc Công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình. - Được đề xuất với Giám đốc Công ty về việc tiếp nhận, sử dụng, đào tạo nhân sự cho bộ phận mình. i.5. Phòng Dự án đầu tư a. Chức năng Phòng Dự án đầu tư là bộ phận trực thuộc Công ty, có chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc Công ty liên quan đến dự án của công ty - Quản lý đầu tư tài chính và tài chính các dự án đầu tư. Theo dõi thực hiên các hợp đồng của Công ty. b. Nhiệm vụ - Quản lý, thực hiện các dự án đầu tư tài chính của Công ty. - Tham gia xem xét phần tính toán tài chính các dự án đầu tư do đơn vị - tư vấn lập cho các dự án của Công ty. - Tính toán phần tài chính các dự án của Công ty - Chuẩn bị phương án vốn cho các dự án trình Giám đốc Công ty phê duyệt. - Chủ trì phối hợp với chuyên viên thương mại xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về giá cả, thông tin thị trường, nhà cung cấp phục vụ cho việc mua sắm và thực hiện các dự án. - Tham mưu, đề xuất với lãnh đạo các biện pháp thực hiện, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc cho cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Xây dựng các quy trình liên quan đến hoạt động tài chính cho dự án trình Trưởng phòng và ban lãnh đạo Công ty ban hành và hướng dẫn thực hiện. - Làm các công việc đột xuất khi có yêu cầu của lãnh đạo phòng và Công ty. - Chịu sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo phòng Dự án – Đầu tư, lãnh đạo Công ty trong công việc và sự chỉ đạo về nghề nghiệp của viên chức ở ngạch cao hơn. c. Quyền hạn: - Chủ động làm công việc được giao, đề xuất ý kiến để thực hiện công việc một cách tốt nhất. - Được chia sẻ thông tin và yêu cầu cung cấp thông tin liên quan phục vụ công việc được giao. - Đề xuất lãnh đạo phòng yêu cầu các đơn vị liên quan phối hợp thực hiện các công việc, đề xuất bố trí nhân sự phục vụ và triển khai công việc. - Được đào tạo nâng cao theo kế hoạch đào tạo chung của Công ty - Các quyền hạn chung theo quy định của Công ty i.6. Phòng An toàn chất lượng a. Chức năng Tổ an toàn là bộ phận trực thuộc Công ty, có chức năng: - Tham mưu cho Giám đốc Công ty triển khai và quản lý công tác an toàn, bảo hộ lao động, sức khoẻ, môi trường và duy trì hệ thống quản lý chất lượng của Công ty. - Là thư ký tổng hợp cho Hội đồng Bảo hộ lao động của Công ty. b. Nhiệm vụ - Phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra theo dõi việc thực hiện các chủ trương, chính sách, quy định của Nhà nước và Công ty về công tác an toàn Phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, sức khoẻ, môi trường trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; - Chủ trì việc soạn thảo, trình duyệt, phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về an toàn Phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, sức khoẻ, môi trường trong toàn Công ty; - Đề xuất kịp thời các biện pháp xử lý và nâng cao chất lượng trong công tác an toàn Phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, sức khoẻ, môi trường; - Tìm hiểu, thu thập tài liệu về an toàn phòng chống cháy nổ, bảo hộ lao động, sức khoẻ, môi trường đối với các thiết bị sử dụng khí của Công ty; - Lập các báo cáo an toàn Phòng cháy chữa cháy, bảo hộ lao động, sức khoẻ, môi trường tháng, quý, năm theo đúng quy định; - Xây dựng, quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý an toàn của Công ty tại Công ty. c. Quyền hạn - Được quyền đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao năng suất chất lượng quản lý, sản xuất kinh doanh của Công ty; - Được quyền yêu cầu các bộ phận trực thuộc Công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời những thông tin cần thiết liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Tổ; - Được quyền tham gia kiểm tra các hoạt động an toàn, Phòng cháy chữa cháy, môi trường, sức khoẻ của các bộ phận trực thuộc Công ty. i.7. Đội xe a. Chức năng Đội xe vận chuyển là đơn vị trực thuộc Công ty có chức năng vận chuyển LPG bằng xe bồn, bình gas, phụ kiện gas, hàng hoá khác từ các Kho, Trạm của Công ty và các Kho, Trạm Công ty gửi hàng đến các hộ tiêu thụ công nghiệp, các đại lý, cửa hàng, các Kho, Trạm của Công ty theo lệnh điều động của lãnh đạo Công ty. b. Nhiệm vụ - Lập kế hoạch điều động xe vận chuyển bình gas, xe bồn vận chuyển đến các trạm nạp và các hộ tiêu thụ công nghiệp theo kế hoạch tiêu thụ của khách hàng; - Nghiêm chỉnh chấp hành các lệnh điều động và đi đúng tuyến đường vận chuyển hàng; - Chịu trách nhiệm về số lượng hàng đã nhận trong quá trình vận chuyển hàng đến giao cho khách hàng; - Làm các thủ tục xác nhận khối lượng, chất lượng hàng hoá với Kho, Trạm và khách hàng khi giao nhận theo quy định của Công ty; - Theo dõi lượng LPG hao hụt trong vận chuyển, giao nhận bằng xe bồn, kịp thời báo cáo với lãnh đạo Công ty những trường hợp thất thoát lớn, đề xuất với Giám đốc Công ty các biện pháp giảm hao hụt; - Quản lý các phương tiện vận tải, các cán bộ công nhân viên lái xe thực hiện đúng quy định của Công ty và các cơ quan chức năng Nhà nước khác về an toàn, Phòng cháy chữa cháy và sức khoẻ… ; - Lập kế hoạch bảo dưỡng xe và thực hiện tốt công tác bảo dưỡng xe định kỳ theo quy định và kế hoạch đã được duyệt đảm bảo an toàn về kỹ thuật của các phương tiện vận chuyển, giảm thiểu ảnh hưởng đến kế hoạch giao hàng của Công ty; - Quản lý các định mức xăng dầu, vật tư do Công ty quy định; - Thực hiện hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển. c. Quyền hạn - Có quyền từ chối thực hiện công việc khi các phương tiện vận chuyển không đảm bảo an toàn theo quy định; - Được quyền đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu quả quản lý Tổng đại lý/Đại lý, các chính sách đối với đại lý, chính sách quảng cáo, khuyếch trương sản phẩm; - Được yêu cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy điều hành của Công ty cung cấp đầy đủ và kịp thời các thông tin cần thiết liên quan đến chức năng và nhiệm vụ của mình; - Được tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc Công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình; - Được đề xuất với Giám đốc Công ty về việc tiếp nhận, sử dụng, đào tạo nhân sự cho bộ phận mình. i.8. Trạm nạp LPG Hà Nội a. Chức năng Trạm nạp Hà nội là đơn vị sản xuất và dịch vụ trực thuộc Công ty, có chức năng tổ chức thực hiện nhập, xuất hàng hoá, chiết nạp gas theo kế hoạch của Công ty và tổ chức quản lý nhân sự, tài sản của Trạm đảm bảo an toàn sản xuất và hiệu quả. b. Nhiệm vụ - Tổ chức nhập xuất hàng hoá bao gồm gas, thiết bị, phụ kiện gas, bình gas, vật tư khác liên quan đến sản xuất kinh doanh của Công ty; - Quản lý và bảo quản tài sản, thiết bị, máy móc, vật tư theo đúng quy định. Tổ chức kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo máy móc, thiết bị, hệ thống làm mát, Phòng cháy chữa cháy trong tình trạng hoạt động tốt; - Giao, nhận hàng hoá theo hệ thống hoá đơn chứng từ của Công ty. Đảm bảo giao, nhận đúng chủng loại hàng hoá, chất lượng cho khách hàng; - Tổ chức sản xuất chiết nạp và các loại dịch vụ khác được giao an toàn, đúng quy trình kỹ thuật và các nội quy hiện hành; - Tham gia kiểm kê định kỳ, đột xuất của Công ty; - Lập các báo cáo ngày, tuần, tháng, quý theo quy định. Báo cáo tình hình hao hụt và biện pháp tăng hiệu quả quản lý hàng hoá; - Tổ chức kiểm tra bình gas trước lúc giao và nhận, đảm bảo bình gas đưa ra thị trường an toàn, đúng quy định; - Kiểm tra độ kín của bình gas sau khi nạp, niêm phong đúng niêm phong của Công ty. Quản lý tốt niêm phong; - Phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch bảo trì (cấp 1và 2) cho các thiết bị máy móc và cơ sở vật chất kỹ thuật do đơn vị mình quản lý; - Tổ chức thực hiện thường xuyên công tác duy tu bảo dưỡng thiết bị máy móc, vệ sinh công nghiệp hàng ngày (bảo trì cấp 1); - Tham gia cùng Phòng kỹ thuật thực hiện các công tác sửa chữa nhỏ thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng (bảo trì cấp 2); - Tổ chức, tập huấn tốt các phương án Phòng cháy chữa cháy, diễn tập định kỳ đảm bảo sẵn sàng đáp ứng mọi tình huống cháy nổ xảy ra trong khu vực Trạm; - Bố trí các bảng nội quy, bảng chỉ dẫn hợp lý trong khuôn viên của Kho để người và phương tiện hoạt động trong Trạm thực hiện an toàn, thuận lợi; - Tổ chức và quản lý bộ máy nhân sự của Trạm, đảm bảo sản xuất an toàn, Phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định; - Giám sát người, hàng hoá, vật tư, phương tiện ra vào cổng Trạm đúng hoá đơn, chứng từ hợp lệ, nghiêm cấm các trường hợp vi phạm nội quy vào Trạm; - Hướng dẫn khách tham quan vào Trạm khi có giấy phép của Giám đốc Công ty. c. Quyền hạn - Yêu cầu mọi người ra vào Trạm theo nội quy, quy chế an toàn Phòng cháy chữa cháy của Công ty; - Có quyền đề xuất với Giám đốc Công ty về các biện pháp nhằm bảo đảm sản xuất an toàn Phòng cháy chữa cháy trong khu vực Trạm. i.9. Trạm nạp LPG Nam Định a. Chức năng Trạm nạp Nam Định là đơn vị sản xuất và dịch vụ trực thuộc Công ty, có chức năng tổ chức thực hiện nhập, xuất hàng hoá, chiết nạp gas theo kế hoạch của Công ty và tổ chức quản lý nhân sự, tài sản của Trạm đảm bảo an toàn sản xuất và hiệu quả. b. Nhiệm vụ - Tổ chức nhập xuất hàng hoá bao gồm gas, thiết bị, phụ kiện gas, bình gas, vật tư khác liên quan đến sản xuất kinh doanh của Công ty; - Quản lý và bảo quản tài sản, thiết bị, máy móc, vật tư theo đúng quy định. Tổ chức kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo máy móc, thiết bị, hệ thống làm mát, phòng cháy chữa cháy trong tình trạng hoạt động tốt; - Giao, nhận hàng hoá theo hệ thống hoá đơn chứng từ của Công ty. Đảm bảo giao, nhận đúng chủng loại hàng hoá, chất lượng cho khách hàng; - Tổ chức sản xuất chiết nạp và các loại dịch vụ khác được giao an toàn, đúng quy trình kỹ thuật và các nội quy hiện hành; - Tham gia kiểm kê định kỳ, đột xuất của Công ty; - Lập các báo cáo ngày, tuần, tháng, quý theo quy định. Báo cáo tình hình hao hụt và biện pháp tăng hiệu quả quản lý hàng hoá; - Tổ chức kiểm tra bình gas trước lúc giao và nhận, đảm bảo bình gas đưa ra thị trường an toàn, đúng quy định; - Kiểm tra độ kín của bình gas sau khi nạp, niêm phong đúng niêm phong của Công ty. Quản lý tốt niêm phong; - Tổ chức, tập huấn tốt các phương án phòng cháy chữa cháy, diễn tập định kỳ đảm bảo sẵn sàng đáp ứng mọi tình huống cháy nổ xảy ra trong khu vực Trạm; - Bố trí các bảng nội quy, bảng chỉ dẫn hợp lý trong khuôn viên của Kho để người và phương tiện hoạt động trong Trạm thực hiện an toàn, thuận lợi; - Phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch bảo trì (cấp 1và 2) cho các thiết bị máy móc và cơ sở vật chất kỹ thuật do đơn vị mình quản lý; - Tổ chức thực hiện thường xuyên công tác duy tu bảo dưỡng thiết bị máy móc, vệ sinh công nghiệp hàng ngày (bảo trì cấp 1); - Tham gia cùng Phòng kỹ thuật thực hiện các công tác sửa chữa nhỏ thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng (bảo trì cấp 2); - Tổ chức và quản lý bộ máy nhân sự của Trạm, đảm bảo sản xuất an toàn, Phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định; - Giám sát người, hàng hoá, vật tư, phương tiện ra vào cổng Trạm đúng hoá đơn, chứng từ hợp lệ, nghiêm cấm các trường hợp vi phạm nội quy vào Trạm; - Hướng dẫn khách tham quan vào Trạm khi có giấy phép của Giám đốc Công ty. c. Quyền hạn Yêu cầu mọi người ra vào Trạm theo nội quy, quy chế an toàn Phòng cháy chữa cháy của Công ty. Có quyền đề xuất với Giám đốc Công ty về các biện pháp nhằm bảo đảm sản xuất an toàn phòng cháy chữa cháy trong khu vực Trạm. i.10. Kho LPG Hải phòng a. Chức năng Kho đầu mối Hải phòng là bộ phận trực thuộc Công ty có chức năng thực hiện nhập xuất LPG, chiết nạp gas theo kế hoạch của Công ty và quản lý lao động, tài sản của Kho đảm bảo xuất, nhập LPG, chiết nạp gas nhanh chóng, an toàn, hiệu quả. b. Nhiệm vụ - Tổ chức nhập, xuất LPG theo yêu cầu của Công ty; - Quản lý và bảo quản tài sản, máy móc, thiết bị, vật tư theo đúng quy trình. Tổ chức kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc, thiết bị, vật tư theo đúng quy trình. Tổ chức kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ máy móc thiết bị, hệ thống làm mát, phòng cháy chữa cháy để đảm bảo luôn trong tình trạng hoạt động tốt; - Giao nhận hàng hoá theo hệ thống hoá đơn, chứng từ của Công ty. Đảm bảo giao, nhận đúng chủng loại hàng hoá, chất lượng, số lượng cho khách hàng; - Thực hiện nhập, xuất LPG đúng quy trình vận hành và các nội quy hiện hành, đảm bảo giao nhận an toàn, hiệu quả; - Tổ chức sản xuất chiết nạp và các loại dịch vụ khác được giao an toàn, đúng quy trình kỹ thuật và các nội quy hiện hành; - Tổ chức kiểm tra bình gas trước lúc giao và nhận, đảm bảo bình gas đưa ra thị trường an toàn, đúng quy định; - Kiểm tra độ kín của bình gas sau khi nạp, niêm phong đúng niêm phong của Công ty. Quản lý tốt niêm phong; - Lập báo cáo xuất, nhập, tồn kho hàng ngày, tuần, tháng, quý, cho Phòng Kinh doanh, Giám đốc Công ty; - Bố trí các bảng nội quy, bảng chỉ dẫn hợp lý trong khuôn viên của Kho để người và phương tiện hoạt động trong Kho thực hiện an toàn, thuận lợi; - Tổ chức tập huấn tốt các phương án phòng cháy chữa cháy , diễn tập định kỳ đảm bảo sẵn sàng đáp ứng mọi tình huống cháy nổ xảy ra trong khu vực Kho; - Phối hợp cùng Phòng Kỹ thuật lập kế hoạch bảo trì (cấp 1và 2) cho các thiết bị máy móc và cơ sở vật chất kỹ thuật do đơn vị mình quản lý; - Tổ chức thực hiện thường xuyên công tác duy tu bảo dưỡng thiết bị máy móc, vệ sinh công nghiệp hàng ngày (bảo trì cấp 1); - Tham gia cùng Phòng kỹ thuật thực hiện các công tác sửa chữa nhỏ thiết bị máy móc và cơ sở hạ tầng (bảo trì cấp 2); - Tuyệt đối tuân thủ các quy định về an toàn sản xuất và an toàn phòng cháy chữa cháy; - Hướng dẫn khách tham quan kho khi có giấy phép của Giám đốc Công ty. c. Quyền hạn - Yêu cầu mọi người và phương tiện ra vào Kho theo nội quy, quy chế an toàn phòng cháy chữa cháy của Công ty; - Có quyền đề xuất với Giám đốc Công ty về các biện pháp an toàn nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, an toàn phòng cháy chữa cháy, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động tại Kho. i.11.Văn phòng đại diện Miền Trung a. Chức năng, nhiệm vụ: - Quản lý và thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung từ Hà Tĩnh đến Quãng Nam theo chủ trương, kế hoạch của Công ty. - Quản lý, giám sát các kho, Trạm chiết nạp do Công ty đầu tư hoặc thuê trên địa bàn Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý. b. Quyền hạn: - Văn phòng đại diện khu vực miền Trung được quyền đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao năng suất chất lượng quản lý, sản xuất kinh doanh tại khu vực miền Trung. - Văn phòng đại diện khu vực miền Trung có quyền lập và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tại khu vực theo chủ trương và kế hoạch của công ty. Giám sát các kho, Trạm chiết nạp do công ty thuê hoặc đầu tư trên thuộc khu vực quản lý. - Văn phòng đại diện khu vực miền Trung được được quyền tham gia đóng góp ý kiến cho Giám đốc công ty về những vấn đề liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đơn vị và phát triển kinh doanh tại khu khu vực. 2.3. Mối quan hệ giữa các đơn vị trong Công ty Kinh doanh hoá lỏng Miền Bắc Qua sơ đồ tổ chức hành chính của Công ty ta thấy tổ chức quản lý tại Công ty được thiết lập theo kiểu trực tuyến - chức năng. Với kiểu cơ cấu này có mối quan hệ theo chiều dọc và chiều ngang. Quan hệ theo chiều dọc: Hệ thống điều hành sản xuất kinh doanh trong Công ty gọi là hệ thống quản lý theo tuyến, mối quan hệ ở đây thể hiện từ trên xuống dưới gọi là quan hệ theo chiều dọc. Quản lý điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban và xuống các phân xưởng. Cán bộ quản lý theo ngành dọc có trách nhiệm phụ trách sản xuất kinh doanh thuộc bộ phận mình được giao. Quan hệ này thể hiện rõ: Đứng đầu Công ty là Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Giúp việc cho Giám đốc là 2 phó giám đốc, họ phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các công việc được giao và uỷ quyền. Đứng đầu các phòng ban là các trưởng phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ. Họ chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị mình. Mặt khác, Công ty đã đề ra một số quy chế quản lý như: quy chế phân cấp tài chính, quy chế về quản lý hợp đồng và một số quy chế khác về tuyển dụng lao động. Mục đích là nhằm giám sát toàn bộ nội dung mà Tổng giám đốc Công ty đưa xuống các phòng ban chức năng, xem xét trước khi ra quyết định. Việc bố trí các cấp theo chiều dọc như trên giúp cho Giám đốc Công ty nắm bắt được toàn bộ hoạt động của Công ty. Tuy nhiên kiểu bố trí này cũng bộc lộ những nhược điểm như: Thời gian xử lý các thông tin còn chậm vì phải thông qua các phòng ban chức năng và cuối cùng mới đến công nhân. Giữa các phòng ban trong Công ty nếu phối hợp không tốt và nhịp nhàng sẽ dẫn tới chồng chéo, thậm chí có thể trái ngược nhau hoặc hiểu sai vấn đề trong việc ban hành các chỉ thị hướng dẫn. - Quan hệ theo chiều ngang: Toàn bộ hệ thống quản lý được chia ra thành nhiều chức năng và phân công lao động đảm bảo đúng người, đúng việc. Việc phân bố các chức năng là căn cứ vào trình độ chuyên môn, kỹ năng, kỹ xảo cùng các điều kiện lao động quản lý. Phân nhóm lao động quản lý có cùng chức năng vào cùng một bộ phận. Người chịu trách nhiệm điều hành chung ở các phòng chức năng là các trưởng phòng. Giúp việc cho trưởng phòng, phó phòng chịu sự lãnh đạo của trưởng phòng. Số lượng nhân viên mỗi phòng là khác nhau, từng lao động phải được quản lý và bố trí làm những công việc nhất định. Chính vì vậy, sự phối hợp và hợp tác lao động là rất cần thiết để đảm bảo Công ty là một khối thống nhất. Đồng thời, tạo điều kiện để các phòng ban bộ phận, phân xưởng có nhiệm vụ ngang nhau có thể hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất. Về sự hợp tác giữa các phòng ban trong Công ty: Các phòng ban có mối liên hệ mật thiết với nhau. Các sản phẩm của phòng ban này là nguyên liệu, bán thành phẩm cho các phòng ban khác. Tuy nhiên, nếu không có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các phân xưởng dễ dẫn đến tình trạng gián đoạn sản xuất do các nguyên nhân chủ quan như: Thiếu nguyên vật liệu, thiếu bán thành phẩm. Để có thể khắc phục tình trạng này, đối với những công việc có sử dụng kết quả của nhau, Công ty phải có quy định rõ ràng về thời gian chuyển giao hoặc thông báo số liệu, mức độ kết quả có liên quan. 2.4. Đánh giá chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty kinh doanh khí hoá lỏng miền bắc 2.4.1. Ưu điểm Qua cơ cấu tổ chức của công ty kinh doanh khí hoá lỏng Miền Bắc ta thấy được đây là mô hình Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến và tham mưu và từ mô hình này ta sẽ thấy được những ưu và nhược điểm của mô hình này cũng như cơ cấu tổ chức của công ty khí hoá lỏng Miền Bắc. - Ưu điểm của cơ cấu tổ chức công ty này là cũng như phần trên ta đã nói đến thì. Quyền hạn trực tuyến cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới. Quyền hạn là chất kết dính trong cơ cấu tổ chức, là sợi dây lien kết các bộ phận với nhau, là phương tiện mà nhờ đó các hoạt động đặt dưới sự chỉ huy của một nhà quản lý. Cũng như trong công ty khí hoá lỏng Miền Bắc này quyền hạn được tập trung vào người có quyền lực cao nhất còn các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc. - Từ khi chuyển đổi cơ chế quản lý, được tiếp cận với nhiều phương pháp quản trị tiến bộ, cán bộ công nhân viên trong Công ty đã gặp một số khó khăn bước đầu. Nhưng với sự nỗ lực của ban lãnh đạo trong công tác học hỏi, tiếp thu, vận dụng một cách linh hoạt và sáng tạo cơ chế quản lý mới vào điều kiện cụ thể của Công ty, Công ty khí hoá lỏng Miền Bắc đã từng bước tháo gỡ những khó khăn và luôn hoàn thành nhiệm vụ, kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nhờ đó, đời sống của cán bộ nhân viên ổn định và ngày một cải thiện hơn. Đồng thời, góp phần vào thành quả chung trong công cuộc đổi mới của đất nước. Kết quả ấy phần nào khẳng định hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý Công ty . - Ban lãnh đạo Công ty bao gồm những người có năng lực chuyên môn. Thành tích và sự phát triển không ngừng của Công ty là kết quả tổng hợp công sức bền bỉ của các thế hệ cán bộ nhân viên dưới sự lãnh đạo của lãnh đạo Công ty. Nổi bật nhất là vai trò lãnh đạo và sự cống hiến của ban Giám đốc, đây là những người tiên phong trong việc đề xuất và quyết tâm thực hiện phương án đổi mới Công ty bằng việc ban hành và sửa đổi bổ sung bổ sung kịp thời nội quy lao động và các quy chế phù hợp giúp cho công tác quản lý trở nên chặt chẽ đồng bộ, và hiệu quả. - Bộ máy quản lý Công ty đã đảm bảo thực hiện chế độ một thủ trưởng, các thành viên đều được phân công nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể; các mặt quản lý được phân cấp rõ ràng. Đóng góp rất nhiều cho Công ty phải nói đến người đứng đầu Công ty, Giám đốc Phan Đình Đức, với phong cách làm việc dân chủ, quyết đoán và năng động đã góp phần cùng toàn thể cán bộ nhân viên đưa Công ty không ngừng lớn mạnh. Các phòng ban, bộ phận chức năng đều được quy định rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn để tham mưu giúp cho Giám đốc quản lý về các mặt chuyên môn nghiệp vụ và đều triển khai thực hiện tốt. Đối với các Trạm Nạp, cán bộ công nhân viên trong từng phân xưởng được quy định rõ nhiệm vụ sản xuất và phục vụ sản xuất cụ thể, sát với thực tế. Hàng tuần đều được Công ty giao nhiệm vụ cụ thể theo lệnh sản xuất và được kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện có hiệu quả. Thực hiện nghị quyết TW 2 khoá III về công tác cán bộ, Công ty đã có chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kế cận; sử dụng và từng bước bổ nhiệm những cán bộ trẻ có năng lực, sức khoẻ, thay thế các cán bộ đã lớn tuổi, năng lực hạn chế và đến tuổi về hưu. Cụ thể là: Năm 2002 bổ nhiệm 20 người, năm 2004 bổ nhiệm 23 người vào các chức vụ quản lý từ Phó ngành đến phó giám đốc Công ty. Hầu hết trong số đó là những cán bộ trẻ, có năng lực, năng động và thích nghi nhanh với cơ chế mới. Đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty phần lớn Đảng viên, đây là hạt nhân của mọi phòng trong Công ty và là niềm tin của Đảng và Nhà nước. Các tổ chức đoàn thể như Công đoàn, Đoàn thanh niên, hội phụ nữ…phát trỉên mạnh, hoạt động đa dạng với nhiều nội dung tích cực như: Tham gia phát động phong trào thi đua, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, thực hiện tiết kiệm. Hiện nay, cơ sở hạ tầng của Công ty tương đối hoàn chỉnh, tạo thuận lợi cho quá trình sản xuất cũng như hoạt động quản lý. Trong các phòng ban luôn có bầu không khí dân chủ, thân mật, sẵn sàng quan tâm, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việc được giao. + Quyền lực tập trung sẽ tạo sự nhất quán, thống nhất trong việc ra quyết định, phòng ban tham mưu, làm các chức năng. 2.4.2. Những nhược điểm cần khắc phục - Thông tin phản hồi giữa phòng ban không nhanh. - Thứ nhất: Mô hình tổ chức bộ máy của Công ty khá cồng kềnh, với 11 phòng ban và các bộ phận chức năng là quá lớn so với quân số 175 cán bộ công nhân viên toàn Công ty. Bộ phận lao động gián tiếp trong các phòng ban, bộ phận, Các trạm nạp chiếm tới 53 người, chiếm tỷ lệ 33% trong tổng số lao động toàn Công ty. Đây là một bất hợp lý so với yêu cầu tinh giảm bộ máy quản lý trong cơ chế thị trrường hiện nay, đối với ngành Gas có thể cao nhất là 26%. Do vậy, đòi hỏi phải có sự phân công và định biên lại lao động gián tiếp trong các phòng. - Thứ hai là: Công ty chưa thực hiện được 100% lao động quản lý có trình độ Đại học trở lên, một số vị trí quản lý thuộc các lĩnh vực kinh tế, pháp lý, ngoại ngữ còn thiếu cán bộ. Các cán bộ quản lý đa phần có trình độ chuyên ngành kỹ thuật, và lao động phổ thông vẫn còn nhiều. Điều này là cần thiết nhưng chưa đủ vì công tác quản lý hiện nay không chỉ đòi hỏi về kiên thức chuyên ngành mà cần có thêm kiến thức về kinh tế, chính trị, pháp luật, ngoại ngữ và tin học. - Thứ ba là: Mối quan hệ giữa các phòng ban, phân xưởng trong Công ty chưa thực sự chặt chẽ, đồng bộ, làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. + Chức năng, nhiệm vụ hiện tại với định biên lao động không phù hợp có sự chồng chéo chức năng, nhiệm vụ giữa phòng Kinh Doanh và Dự Án. 2.4.3. Một số nguyên nhân dẫn đến các tồn tại Do duy trì quá lâu cơ chế quan liêu bao cấp, các doanh nghiệp Nhà nước nói chung và Công ty khí hóa lỏng miền bắc nói riêng đã chịu ảnh hưởng nhiều của cơ chế xin - cho nên vẫn còn có tư tưởng dựa vào cấp trên, vào Nhà nước. Làm cho cán bộ nhân viên phần nào có tính dựa dẫm, bị động, đôi khi không chú trọng đến tính hiệu quả trong sản xuất mà chỉ chú trọng đến các định mức tiết kiệm. Từ đó, gây khó khăn cho việc đổi mới, chuyển hướng theo cơ chế thị trường. Hơn nữa, trình độ quản lý, cơ sở hạ tầng còn nhiều hạn chế nên cũng làm ảnh hưởng không tốt cho các hoạt động trong Công ty. Việc đầu tư cung cấp vốn của Nhà nước và khả năng tự huy động vốn của Công ty còn hạn chế. Tuổi đời bình quân của cán bộ công nhân viên cao nên việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ gặp nhiều khó khăn. Mặt khác Việc tinh giảm lao động gián tiếp, lao động quản lý gặp nhiều trở ngại do khó khăn trong việc giải quyết số lao động dôi dư, vì phần lớn trong số họ đều là những cá nhân đã gắn bó lâu năm với Công ty, do vậy công tác này đòi hỏi phải có thời gian. Tóm lại, qua việc khảo sát tìm hiểu một số phòng ban bộ phận, Trạm nạp trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty khí hoá lỏng Miền Bắc đã cho thấy: Song song với những thành tựu đạt được, vẫn còn có tồn tại cản trở đến hiệu quả của bộ máy quản lý. Những tồn tại này cần được khắc phục kịp thời. Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại đó có nhiều, cả khách quan lẫn chủ quan, vấn đề đặt ra là cần tìm ra các biện pháp tháo gỡ để góp phần hoàn thiện bộ máy quản trị của Công ty. CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN XÂY DỰNG VÀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY KINH DOANH KHÍ HÓA LỎNG MIỀN BẮC 3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý Công ty kinh doanh khí hóa lỏng Miền Bắc là công ty mới được thành lập vì mới tách khỏi Tổng công ty dầu khí PertroVietnamGas. Những năm qua Công ty đã có nhiều đổi mới nhưng vẫn còn một số điểm cần khắc phục. Với cơ chế quản lý như hiện nay làm cho hoạt động của các phòng ban còn nhiều chỗ chưa hợp lý, chưa phát huy được hết khả năng và sự sáng tạo, năng động, ý thức trách nhiệm ở mỗi phòng ban. Để cơ chế quản lý hoàn thiện hơn, Công ty nên xác định rõ mục tiêu hoạt động cho các phòng ban như: Phê duyệt kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch lao động, tiền lương, kế hoạch đầu tư…và giao cho các phòng ban chức năng chịu trách nhiệm thực hiện mục tiêu đó. Về phía Công ty, có trách nhiệm kiểm tra, giám sát, cung cấp phương tiện thực hiện và xây dựng hành lang pháp lý để các phòng ban hoàn thành tốt mục tiêu được giao. Với sự thay đổi này, hy vọng mọi công việc hành chính sẽ giảm tới mức tối thiểu, mọi năng lực của Công ty sẽ được tận dụng triệt để. Đối với Công ty kinh doanh khí hóa lỏng Miền Bắc, để thực hiện cơ chế kế hoạch hoá theo phương thức hạch toán kinh doanh, tạo quyền chủ động cho các cơ sở thì công tác kế hoạch hoá cần được đổi mới triệt để theo hướng chuyển sang kế hoạch hoá gián tiếp như: Thông qua các định hướng, đơn đặt hàng và chính sách kinh tế. 3.2. Sắp xếp lại một số bộ phận phù hợp hơn với nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh Trong cơ chế thị trường, đòi hỏi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải luôn được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc sắp xếp lại các bộ phận chức năng phải đảm bảo được yêu cầu đơn giản và gọn nhẹ. Việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn giữa các bộ phận phải rõ ràng tránh trùng lặp, chồng chéo hoặc bỏ sót chức năng, đồng thời đảm bảo tốt nguyên tắc tập trung dân chủ, tận dụng được các chuyên gia. Từ thực tế nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty như đã trình bày ở phần 2, em nhận thấy bộ máy quản lý hiện nay của Công ty khá cồng kềnh, nhiều đầu mối quản lý. Vì vậy Công ty nên giảm bớt các đầu mối quản lý làm cho bộ máy lãnh đạo đơn giản, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo không bỏ sót chức năng. Có thể theo cách sau: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của phòng Tổ chức – Hành chính thì số lao định biên là 9 người sẽ tốt hơn là 11 người như hiện nay, Nhiệm vụ không phức tạp thì nên kiêm nhiệm. Cũng như Phòng Tổ chức – Hành chính thì phòng Kỹ thuật cũng chỉ cần 8 người là đủ chứ không cần 10 người, phòng Dự án là 5 người, phòng Tài chính kế toán 8 người, phòng an toàn 4 người, phòng kinh doanh 25 người là đủ. Đối với Kho Trạm do yêu cầu hang hóa, máy móc tăng lên nên cần tăng cường công nhân trực tiếp (Công nhân vận hành, Công nhân bốc xếp) và giảm số lao động gián tiếp. Công nhân trực tiếp cần tăng lên ở mỗi trạm khoảng từ 5 – 10 người để đảm bảo cho việc sản xuất được thuận lợi. Với việc thay đổi như trên là điều kiện tiên quyết giúp cho việc tinh giảm bộ máy được nhanh chóng, giảm bớt số lượng phòng ban, lao động quản lý nói riêng và lao động gián tiếp nói chung. Từ đó góp phần giảm chi phí sản xuất cho Công ty. Tuy nhiên sẽ làm cho khối lượng công việc của các cấp quản lý trực tiếp của các phòng mới sát nhập sẽ nặng nề hơn. Song với truyền thống đoàn kết, nhất trí, với tinh thần tương thân tương ái giúp đỡ lẫn nhau của tập thể cán bộ công nhân viên, chắc chắn Công ty sẽ vượt qua được khó khăn trước mắt này. 3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên thông qua công tác đào tạo, tuyển dụng, tuyển chọn nhân viên - Công tác đào tạo, đào tạo lại: Coi trọng công tác đào tạo lại, đào tạo chuyên sâu, đào tạo đón đầu để nâng cao năng suát, chất lượng lao động. Trước mắt, công ty sẽ tập trung đào tạo lại những người lao động có đủ sức khoẻ chưa được đào tạo, đào tạo trái ngành nghề, người lao động còn yếu về chuyên môn hoặc cần tăng cường bổ sung kiến thức cần thiết đáp ứng theo yêu cầu trong cơ chế mới. - Công tác tuyển dụng: Hạn chế đối đa việc tăng về số lượng tuyệt đối số lao động trong công ty, song công ty vẫn đặt ra chỉ tiêu tuyển dụng thêm một số cán bộ, chuyên gia thực sự có năng lực chuyên môn, đặc biệt là về kỹ thuật và marketing; - Về công tác xây dựng và áp dụng hệ thống định mức lao động: Rà soát, xây dựng, hoàn thiện và đưa vào áp dụng đồng bộ thống nhất hệ thống định mức lao động đảm bảo tính tiên tiến, góp phần nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm chi phí. - Về thực hiện chế độ, chính sách: Xây dựng và áp dụng hệ thống quy chế lương, thưởng phù hợp theo hướng gắn liến tiền lương, thu nhập của người lao động với chất lượng lao động và hiệu quả công tác, coi trọng trình độ chuyên môn, tay nghề cao, lao động có kỹ thuật cao, kỷ luật cao… Mục tiêu của Công ty sẽ cố gắng tạo dựng được môi trường làm việc tốt nhất để người lao động có đầy đủ điều kiện phấn đấu phát triển cùng sự phát triển của công ty, duy trì văn hoá doanh nghiệp lành mạnh; 3.4. Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ Đối với bất kỳ một tổ chức, một công ty hay doanh nghiệp nào, cán bộ quản lý cũng đóng một vai trò quan trọng trong sự sống còn của doanh nghiệp. Vì vậy đòi hỏi cán bộ quản lý không những có chuyên môn năng lực mà còn phải có tư cách đao đức tốt. Xuất phát từ tầm quan trọng của cán bộ quản lý đối với doanh nghiệp nên việc xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cấp lãnh đạo của Công ty phải dựa trên tiêu chuẩn nghiệp vụ của Nhà nước, đồng thời kết hợp với chủ trương, phương hướng phát triển ngành trên cơ sở đánh giá thực trạng đội ngũ cán bộ quản lý của Công ty. Từ cơ sở đó, Công ty có tiêu chuẩn để xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý có chất lượng thông qua khâu đào tạo hay tuyển dụng nhân viên. Đánh giá tổng quát, ban lãnh đạo cần có những phẩm chất sau: - Thứ nhất, phải có phẩm chất chính trị, đó là phải trung thành với Đảng, với Nhà nước, thực hiện theo đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước. Có khả năng và ý chí làm giàu trong khuôn khổ pháp luật và thông lệ của thị trường. Tôn trọng pháp luật và nhất thiết phải qua một trường lãnh đạo từ thấp đến cao. - Thứ hai: Phải có năng lực lãnh đạo và tổ chức quản lý. Đó là phải có cách tổ chức và điều hành bộ máy, phải biết lãnh đạo có trọng tâm, nhạy cảm với cái mới, có óc sáng tạo, có khả năng quan sát, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt nghiêm minh, biết phân công đúng người, đúng việc. - Thứ ba: Về tư cách đạo đức, phải là những người có uy tín, sống công bằng, có thiện chí với mọi người, phải trung thực và không có biểu hiện tham nhũng. - Thứ tư: Phải có năng lực chuyên môn nghiệp vụ, đó là phải có trình độ học vấn nhất định về chuyên môn, chuyên ngành, có nghiệp vụ quản lý, có trình độ giao tiếp xã hội. Dựa vào các tiêu chuẩn kể trên, chúng ta có thể xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ cho các cấp trong Công ty như sau: - Đối với Ban giám đốc : + Trình độ học vấn: Phải là người tốt nghiệp đại học, trên đại học một chuyên ngành cơ bản, đặc biệt ở đây là ngành cơ khí và phải có bằng cấp về ngoại ngữ, tin học, lý luận chính trị. Ngoài ra cần phải có trình độ giao tiếp xã hội. + Trình độ năng lực lãnh đạo và tổ chức quản lý: Phải là người am hiểu sâu rộng về lĩnh vực mình quản lý và trình độ nghiệp vụ, có năng lực làm việc, lãnh đạo, chỉ huy và có vai trò tổ chức tốt, có khả năng tập hợp, đoàn kết quần chúng, biết tổ chức bộ máy quản lý phù hợp, biết thưởng phạt nghiêm minh, biết dùng người, giao việc đúng người đúng việc đúng chuyên môn. + Phẩm chất chính trị: Phải là người có phẩm chất chính trị tốt, trung thành với đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, hết lòng tận tuy đưa Công ty ngày thêm phát triển, ngoài ra cần phải có trình độ lý luận chính trị cao. + Về tư chất đạo đức: Ban giám đốc là những người có uy tín nhất trong Công ty, vì thế yêu cầu phải là tấm gương cho các cán bộ công nhân viên chức, sống công bằng có thiện chí với mọi người và phải trung thực đặc biệt không có biểu hiện tham nhũng. + Về thâm niên công tác: Phải có ít nhất mười năm trong ngành Quản trị kinh doanh, hoặc chuyên ngành về kinh tế, có sức khoẻ và tuổi đời không quá 60. - Đối với các bộ phận, phòng ban chức năng: + Về trình độ học vấn: Phải là người có trình độ đã tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên, nên biết ngoại ngữ, tin học. + Về trình độ quản lý: Có năng lực tổ chức quản lý, điều hành công việc, có khả năng đoàn kết tập hợp quần chúng, dám quyết đoán và chịu trách nhiệm trước quyết định của mình. + Phẩm chất chính trị: Trung thành với đường lối chủ trương của Đảng và Nhà nước, nắm rõ phương hướng phát triển của Công ty, có trình độ lý luận từ trung cấp trở lên. + Tư cách đạo đức: Là những người có uy tín, yêu nghề, có ý thức thực hiện tốt nhiệm vụ của mình. Thực hiện tốt công tác này, đảm bảo các cán bộ nhân viên quản lý có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ, Công ty khí hoá lỏng Miền Bắc đã phần nào thực hiện tốt việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. 3.5. Cải thiện điều kiện làm việc của lao động quản lý Đặc thù của lao động quản lý là hao tổn chất xám, do vậy dễ tạo ra căng thẳng về tâm lý. Vì vậy, việc cải thiện điều kiện làm việc là việc làm rất cần thiết cho năng suất lao động được cao hơn. - Thực tế tại Công ty khí hoá lỏng Miền Bắc cho thấy, tình hình bố trí mặt bằng của Công ty còn chưa tốt tại các trạm nạp phòng hành chính tại các trạm quá gần với nơi sản xuất sẽ gây ra những tiếng ồn, đó cần áp dụng các biện pháp chống ồn, mở rộng diện tích các phòng ban đồng thời bổ sung nâng cấp các phòng ban. - Trong những năm qua, Công ty đã trang bị máy vi tính cho các phòng ban chức năng, phát triển ứng dụng phần mềm máy vi tính vào công việc, song lượng vẫn còn ít, chưa đáp ứng được tối đa yêu cầu công việc. Vì vậy Công ty phải cung cấp đầy đủ các dụng cụ văn phòng cần thiết cho các phòng ban, tạo điều kiện làm việc được thoải mái, khoa học. Bên cạnh việc cải thiện điều kiện làm việc, Công ty cần tạo ra một bầu không khí vui vẻ, đoàn kết và dân chủ hơn để lao động quản lý làm việc có hiệu quả hơn nữa. Có thể áp dụng các biện pháp sau: - Có những biện pháp bố trí sử dụng cán bộ hợp lý, đánh giá đúng mức kết quả lao động của họ để khen thưởng kịp thời. - Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân viên theo yêu cầu của các phòng ban chức năng và đơn vị sản xuất cũng như nguyện vọng của các cá nhân. - Cải thiện điều kiện lao động, nâng cao phúc lợi vật chất cho cán bộ công nhân viên. Quan tâm hơn nữa đến các chính sách nghỉ ngơi, giải trí cho cán bộ công nhân viên sau khi đã làm việc căng thẳng, từ đó tạo lòng tin cho họ vào doanh nghiệp. - Sử dụng các biện pháp giáo dục thuyết phục để nâng cao tinh thần làm việc, làm chủ tập thể, tạo ra tình đoàn kết, gắn bó giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. Lời Kết Từ lâu, con người đã biết vận dụng vấn đề quản lý vào các công việc, và người ta đã chứng minh được hiệu quả từ việc áp dụng các biện pháp quản lý đối với các công việc hay nói cách khác, đó là cách làm việc có tổ chức. Chính vì lý do đó mà người ta đã coi việc có một cơ cấu tổ chức hoàn thiện với những cán bộ quản lý năng động, có trình độ sẽ là tài sản quý giá nhất và quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với Công ty khí hoá lỏng Miền Bắc, trong thời gian qua đã có rất nhiều cố gắng trong việc đổi mới cơ cấu tổ chức bộ máy, đổi mới hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó đã giúp Công ty đạt được những thành tựu to lớn, từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường trong và ngoài nước, góp phần ổn định việc làm, nâng cao thu nhập cho người lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý vẫn còn một số hạn chế cần được khắc phục trong thời gian tới. Trong thời gian thực tập tại Công ty, dưới sự dẫn dắt của Cô giáo Hồ Thị Bích Vân cùng các cô chú phòng Tổ chức em đã hoàn thành khoá luận này. Song do thời gian có hạn, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều, trình độ và khả năng còn hạn chế nên bài viết khó tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các cô chú trong Công ty để khoá luận được hoàn thiện hơn. Hà nội Tháng 01 Năm 2007 Sinh Viên Thực Tập : Lê Mạnh Hà Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình Tổ chức sản xuất và Quản trị doanh nghiệp - Horold T.Amrine - John A Ritchey - Colin.I.Moodie - Joseph F Kmee – NXB Thống Kê – 1994 2. Những vấn đề cốt yếu của quản lý – Tập 1&2 - Koontz & O’Donnell – NXB Khoa Học Kỹ Thuật – 1994 3. Giáo trình lý thuyết Quản Trị Kinh Doanh - PTS Mai Văn Bưu - PTS Phan Kim Chiến – NXB Khoa Học Kỹ Thuật - 1999. 4. Giáo trình Khoa Học Quản Lý Tập 2 – TS Đoàn Thị Thu Hà – TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – NXB Khoa Học Kỹ Thuật – 2002 5. Giáo trình Quản trị Doanh nghiệp – PGS.TS Lê Văn Tâm – NXB Giáo Dục – 1998 6. Giáo trình Quản trị kinh doanh – PTS Mai Văn Bưu & PTS Phan Kim Chiến – NXB khoa học kỹ thuật - 2001 7. Giáo trình Quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân – NXB Thống Kê – 1998 8. Báo cáo tổng hợp kết quả kinh doanh của Công ty khí hóa lỏng Miền Bắc các năm 2004, 2005, 2006 9. Điều lệ Công ty, quy định chung về quyền hạn và trách nhiệm của tập thể lao động trong Công ty năm 2006