Chuyên đề Tổng quan về ngành vận tải biển

22.510 -9,06 b) Tuổi bình quân đội tàu Vinalines ĐVT: tuổi Thực tế thấy rằng tuổi tàu trung bình của đội tàu biển Việt nam đang được trẻ hóa nhanh, đạt tới 13 tuổi, đuổi gần kịp với tuổi bình quân của đội tàu thế giới là 11,8 tuổi. Tuy nhiên, tàu trên 20 tuổi của Việt Nam còn quá nhiều (chiếm trên 35%), như vậy đương nhiên đội tàu sẽ không phù hợp với các hình thức vận tải hiện đại ngày nay. c) Tải trọng bình quân đội tàu Vinalines ĐVT: DWT Nhìn chung đội tàu biển Việt Nam đều là các tàu có trọng tải vừa và nhỏ, xuất phát từ điều kiện độ sâu của luồng ra vào các cảng Việt Nam. Hầu hết các tàu hàng khô tổng hợp của đội tàu biển Việt Nam vận chuyển hàng xuất nhập khẩu có cỡ trọng tải từ 6.000-12.500 DWT. Trong xu thế phát triển chung về trọng tải, đội tàu biển Việt Nam đã bắt đầu chuyển hướng đầu tư sang các tàu trên 10.000 DWT, tập trung chủ yếu ở Vinalines. Riêng tàu hàng rời có thể lên đến 40.000 DWT, tàu chở dầu thô có thể lên tới 90.000 DWT trong giai đoạn 2007-2010.Phần II:  Tổng quan về chức năng, nhiệm vụ của công ty vận tải biển, cảng biển 2.1. Các loại hình doanh nghiệp phổ biến 2.1.1. Doanh nghiệp nhà nước Doanh nghiệp nhà nước là tổ chức kinh tế nhà nước sở hữu toàn bộ vốn điều lệ hoặc có cổ phần, vốn góp chi phối, được tổ chức dưới hình thức công ty nhà nước, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn. Đặc điểm của doanh nghiệp Nhà nước: Doanh nghiệp nhà nước là một tổ chức kinh tế có tư cách pháp nhân. Doanh nghiệp nhà nước có thẩm quyền kinh tế bình đẳng với các doanh nghiệp khác và hạch toán kinh tế độc lập trong phạm vi vốn do nhà nước quản lý. Hình thức tổ chức của doanh nghiệp nhà nước. Doanh nghiệp nhà nước được tổ chức dưới các hình thức sau: Công ty nhà nước, công ty cổ phần nhà nước, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn có 2 thành viên trở lên. 2.1.2. Doanh nghiệp tư nhân Doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Người này chính là chủ sở hữu duy nhất, cũng là người đại diện theo pháp luật và quyết định mọi việc liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm doanh nghiệp tư nhân Chủ doanh nghiệp: doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân bỏ vốn ra thành lập và đầu tư: Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp mà tất cả tài sản thuộc về một chủ sở hữu duy nhất; người chủ này là một cá nhân, một con người cụ thể. Cá nhân này vừa là người sử dụng tài sản, đồng thời cũng là người quản lý hoạt động của doanh nghiệp tư nhân. Giới hạn trách nhiệm: chủ doanh nghiệp tư nhân phải chịu trách nhiệm vô hạn về mọi khoản nợ đến hạn của doanh nghiệp. Trong trường hợp phá sản nếu vốn doanh nghiệp không trả được hết thì doanh nghiệp mang tài sản sở hữu cá nhân ra trả tiếp. Cách thức huy động vốn của doanh nghiệp: do chủ doanh nghiệp tự đăng ký bằng tài sản của cá nhân mình; doanh nghiệp tư nhân không được huy động vốn trên sàn chứng khoán; cũng có nghĩa là không được phát hành bất cứ loại chứng khoán nào. Tư cách pháp lý: Chủ doanh nghiệp tư nhân có tư cách thể nhân có nghĩa là không phân biệt giữa tư cách của doanh nghiệp và tư cách chủ doanh nghiệp, người chịu trách nhiệm cuối cùng vẫn là ông chủ tư nhân cho dù ông có thuê giám đốc ngoài. doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân. Chuyển quyền sở hữu: có quyền bán doanh nghiệp nhưng kể cả sau khi bán thì chủ doanh nghiệpvẫn phải có trách nhiệm với khoản nợ của doanh nghiệp trừ khi có thỏa thuận khác với người mua. Ưu điểm Doanh nghiệp tư nhân chỉ có một chủ sở hữu duy nhất nên các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều do người chủ sở hữu này hoàn toàn quyết định. Chính vì mọi quyền lực tập trung vào người chủ sở hữu nên mô hình doanh nghiệp tư nhân được tổ chức rất đơn giản. Chủ doanh nghiệp hoàn toàn chủ động trong việc mua bán, chuyển nhượng, giải thể doanh nghiệp mà không phải xin ý kiến của bất cứ ai khác. Chế độ trách nhiệm vô hạn của chủ Doanh nghiệp tư nhân tạo sự tin tưởng cho đối tác, khách hàng và giúp cho công ty ít chịu sự ràng buộc chặt chẽ bởi pháp luật như các loại hình công ty khác. Vì không có sự phân biệt giữa tài sản của doanh nghiệp với tài sản của cá nhân (chủ doanh nghiệp) nên doanh nghiệp tư nhân rất dễ để vay mượn tiền từ phía ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác. Nhược điểm Do không có tư cách pháp nhân nên mức độ rủi ro của chủ Doanh nghiệp tư nhân cao. Khi gặp rủi ro thì các chủ doanh nghiệp tư nhân này phải tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp chứ không chỉ giới hạn số vốn mà chủ doanh nghiệp đã đầu tư vào. Chủ doanh nghiệp tư nhân vẫn phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp kể cả khi thuê người khác làm Giám đốc quản lý doanh nghiệp. 2.1.3. Công ty cổ phần Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp mà vốn điều lệ được chia thành nhiều phần bằng nhau là cổ phần và được phát hành ra ngoài thị trường nhằm huy động vốn tham gia đầu tư từ mọi thành phần kinh tế. Người sở hữu cổ phần được gọi là các cổ đông. Đặc điểm công ty cổ phần Phải có số lượng cổ đông tối thiểu là 3 thành viên và không hạn chế số lượng ( cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức) Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau gọi là cổ phần, giá trị cổ phần gọi là mệnh giá cổ phần. Mua cổ phần là hình thức chính để góp vốn vào công ty cổ phần. Cổ đông là người nắm giữ cổ phần và chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ công ty trong phạm vi số vốn đã góp. Cổ đông có quyền chuyển nhượng phần vốn góp của mình cho cổ đông hoặc các nhân, tổ chức khác một cách tự do. Doanh nghiệp cổ phần có thể phát hành chứng khoán theo quy định pháp luật. Ưu điểm Nhà đầu tư chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn tương ứng với tỷ lệ góp vốn trong công ty. Khả năng huy động vốn cao, từ ngành nghề, lĩnh vực khác nhau thông qua hình thức phát hành cổ phiếu ra thị trường. Nhà đầu tư có khả năng điều chuyển vốn đầu tư từ nơi này sang nơi khác, từ lĩnh vực này sang lĩnh vực khác dễ dàng thông qua hình thức chuyển nhượng, mua bán cổ phần. Việc hoạt động của công ty đạt hiệu quả cao do tính độc lập giữa quản lý và sở hữu. Nhược điểm Việc quản lý và điều hành công ty cổ phần khá phức tạp do số lượng các cổ đông lớn, có nhiều người không hề quen biết nhau và thậm chí có thể có sự phân hóa thành các nhóm cổ đông đối kháng nhau về lợi ích. Theo quy định thì vị trí Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp cổ phần không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc doanh nghiệp khác. Khả năng bảo mật kinh doanh và tài chính bị hạn chế do công ty phải công khai và báo cáo với các cổ đông. Việc thành lập và quản lý công ty cổ phần cũng phức tạp hơn các loại hình công ty khác do bị ràng buộc chặt chẽ bởi các quy định của pháp luật, đặc biệt về chế độ tài chính, kế toán. 2.1.4. Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Công ty TNHH là loại hình công ty mà thành viên công ty có thể là tổ chức, cá nhân; số lượng thành viên công ty TNHH không vượt quá năm mươi. Đặc điểm công ty trách nhiệm hữu hạn Thành viên công ty TNHH chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn cam kết góp vào doanh nghiệp. Công ty TNHH có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Phần vốn góp của thành viên công ty TNHH chỉ được chuyển nhượng theo các quy định chặt chẽ quy định tại Luật Doanh nghiệp. Công ty TNHH không được quyền phát hành cổ phần. Công ty TNHH có hai loại hình: + Công ty TNHH một thành viên: Là loại hình công ty TNHH  do một tổ chức hoặc một cá nhân làm chủ sở hữu; chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty. + Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Là loại hình công ty TNHH mà thành viên công ty có từ hai người trở lên, số lượng thành viên không quá năm mươi. Ưu điểm Do có tư cách pháp nhân nên các thành viên công ty TNHh chỉ trách nhiệm về các hoạt động của công ty TNHH trong phạm vi số vốn góp vào công ty nên ít gây rủi ro cho người góp vốn. Số lượng thành viên công ty TNHH không nhiều và các thành viên thường là người quen biết, tin cậy nhau, nên việc quản lý, điều hành công ty TNHH không quá phức tạp. Chế độ chuyển nhượng vốn được điều chỉnh chặt chẽ nên nhà đầu tư dễ dàng kiểm soát được việc thay đổi các thành viên, hạn chế sự thâm nhập của người lạ vào công ty TNHH. Nhược điểm Do chế độ trách nhiệm hữu hạn nên uy tín của công ty TNHH trước đối tác, bạn hàng cũng phần nào bị ảnh hưởng bởi tâm lý rủi ro khi hợp tác so với các loại hình công ty khác. Công ty trách nhiệm hữu hạn chịu sự điều chỉnh chặt chẽ của pháp luật hơn là doanh nghiệp tư nhân hay công ty hợp danh. Việc huy động vốn của công ty TNHH bị hạn chế do không có quyền phát hành cổ phiếu. 2.1.5. Công ty hợp danh Đây là loại hình đặc trưng của công ty đối nhân trong đó có các cá nhân và thương nhân cùng hoạt động lĩnh vực thương mại dưới một hãng và cùng nhau chịu mọi trách nhiệm về các khoản nợ của công ty. Công ty hợp danh phải có ít nhất là 2 thành viên hợp danh trở lên và có thể có hoặc không có các thành viên góp vốn cùng kinh doanh. Thành viên hợp danh phải là một cá nhân chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của cá nhân mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp (giống như chủ doanh nghiệp tư nhân) Còn thành viên góp vốn có thể là một cá nhân hoặc pháp nhân, chỉ chịu trách nhiệm trong phạm vi vốn góp vào doanh nghiệp. Đặc điểm công ty hợp danh Thành viên hợp danh không được thành lập công ty tư nhân hay công ty hợp danh khác. Tư cách pháp lý: Có tư cách thể nhân (hay tự nhiên nhân) tương tự như doanh nghiệp tư nhân. Công ty hợp danh có tư cách pháp nhân kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Giới hạn trách nhiệm: + Thành viên hợp danh phải là cá nhân và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty + Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty. Cách thức huy động vốn: không được phát hành bất cứ loại chứng khoán nào; Vốn do chủ sở hữu góp hoặc tự huy động người khác góp vốn vào để thành thành viên góp vốn. Chuyển quyền sở hữu: thành viên góp vốn có quyền chuyển nhượng vốn. Thành viên hợp danh không được chuyển vốn cho cá nhân hay công ty khác nếu không được sự đồng ý của thành viên hợp danh còn lại. Thông thường thì các công ty hợp danh là các công ty cần chứng chỉ hành nghề như công ty luật, khám chữa bệnh,nhằm gia tăng khả năng liên kết lâu dài. Những thành viên hợp danh là những người cùng làm nghề đó ví dụ như người chuyên về luật không thể kết hợp với bác sỹ tai mũi họng được. Ưu điểm Công ty hợp danh là loại hình công ty đối nhân. Với các loại hình doanh nghiệp này, có thể kết hợp được uy tín cá nhân của nhiều người (Các thành viên công ty) để tạo dựng hình ảnh cho công ty. Do chế độ liên đới chịu trách nhiệm không thời hạn của các thành viên hợp danh mà công ty hợp danh dễ dàng tạo được sự tin cậy của các bạn hàng, đối tác kinh doanh. Việc điều hành quản lý công ty không quá phức tạp do số lượng các thành viên ít và là những người có uy tín, tuyệt đối tin tưởng nhau. Do không bị giới hạn về số lượng thành viên nên đây là một trong những lợi thế để có thể kêu gọi vốn bằng hình thức thêm thành viên công ty. Nhược điểm Các thành viên hợp danh phải chịu trách nhiệm không thời hạn đối với hoạt động kinh doanh của công ty nên mức độ rủi ro về vốn  là rất cao. Chính vì vậy, trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, hầu hết các nhà kinh doanh đều lựa chọn thành lập loại hình công ty Trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần. 2.2. Các loại hình doanh nghiệp vận tải biển điển hình Vận tải biển là một ngành chứa đựng nhiều rủi ro trong quá trình vận chuyển, nên các công ty có xu hướng lựa chọn loại hình có giới hạn trách nhiệm là hữu hạn như Công ty Trách nhiệm hữu hạn và Công ty cổ phần. Ngoài ra, với ngành kinh doanh vận tải biển đòi hỏi đầu tư một nguồn vốn lớn nên người ta thường ưu tiên lựa chọn loại hình Công ty cổ phần để dễ dàng huy động vốn từ các nhà đầu tư. Trong xu thế toàn cầu hóa như hiện nay, việc giao lưu giao lưu kinh tế, trao đổi, buôn bán hàng hóa giữa các nước và khu vực đóng vai trò ngày càng quan trọng. Song song với điều đó, nhu cầu về vận tải biển và vai trò của các công ty vận tải biển cũng tăng cao. Vận tải biển chiếm tới 80% lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của Việt Nam. Điều đó cũng có nghĩa là khối lượng hàng hóa cần luân chuyển là rất lớn, nó tạo điều kiện thúc đẩy sự phát triển của các công ty vận tải biển. 2.3. Cơ cấu các phòng ban và chức năng cơ bản công ty cổ phần vận tải Biển Bắc (NOSCO) 2.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty cổ phần vận tải Biển Bắc Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế, Công ty cổ phần vận tải Biển Bắc luôn quan tâm đến việc kiện toàn bộ máy quản lý sao cho phù hợp với năng lực sản xuất kinh doanh của Công ty. Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng, từ Giám đốc công ty đến các phòng, ban, nhà máy, công ty chi nhánh, xí nghiệp. Qua đó chức năng quản lý được chuyên môn hoá, tận dụng được năng lực của các cán bộ chuyên viên đầu ngành trong từng lĩnh vực. Các quyết định của bộ phận chức năng chỉ có ý nghĩa về mặt hành chính đối với các bộ phận trực tuyến khi đã thông qua người lãnh đạo cao nhất hay được người lãnh đạo cao nhất uỷ quyền. Các nhà máy bố trí thực hiện nhiệm vụ từ trên đưa xuống đảm bảo chất lượng được giao. Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát Văn phòng HĐQT Văn phòng Tổng giám đốc Phòng TCCB-LĐ Phòng Kinh tế đối ngoại Phòng Tài chính kế toán Phòng Vật tư Phòng Kỹ thuật Phòng Pháp chế - an toàn Công ty cổ phần Thương mại và Vận tải Biển Bắc Phòng Đóng mới Văn phòng Đảng đoàn Công ty TNHH 1 thành viên ĐT &CƯ nhân lực Nosco Xí nghiệp vận tải thủy Nosco Quảng Ninh Công ty TNHH 1 thành viên XNK Đông Phong Công ty CP vận tải Biển Bắc chi nhánh tại Hải Phòng Trung tâm xuất nhập khẩu CKD Trung tâm Du lịch và Thương mại Hàng hải Trung tâm thuyền viên Xí nghiệp xây dựng và sửa chữa tàu biển Nosco Nhà máy sửa chữa tàu biển Nosco- Vinalines Ban quản lý các dự án công ty Hội đồng quản trị Ban Tổng giám đốc V 2.3.2. Các cấp quản lý của công ty cổ phần Vận tải Biển Bắc Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Nosco, quyết định những vấn đề thuộc nhiệm vụ và quyền hạn được Điều lệ Nosco và Pháp luật liên quan quy định. Đại hội đồng cổ đông có các quyền: thông qua, sửa đổi, bổ sung Điều lệ; thông qua kế hoạch phát triển Công ty, thông qua Báo cáo Tài chính hàng năm, báo cáo của HĐQT, Ban kiểm soát và của Kiểm toán viên; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Thành viên HĐQT, Ban kiểm soát và các quyền khác được quy định tại Điều lệ Công ty. Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị của Nosco, có toàn quyền nhân danh Nosco để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Nosco, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông. HĐQT có các quyền như: quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy của Công ty; quyết định chiến lược đầu tư, phát triển của Công ty trên cơ sở các mục đích chiến lược do ĐHĐCĐ thông qua; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, giám sát hoạt động của Ban Tổng Giám đốc; kiến nghị sửa đổi bổ sung Điều lệ, báo cáo tình hình kinh doanh hàng năm, Báo cáo tài chính, quyết toán năm, phương án phân phối lợi nhuận và phương hướng phát triển, kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm trình ĐHĐCĐ; và các quyền khác được quy định tại Điều lệ. Ban kiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 03 thành viên, thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ và Pháp luật về những công việc thực hiện theo quyền và nghĩa vụ như: kiểm tra sổ sách kế toán và các Báo cáo tài chính của Công ty, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các hoạt động sản xuất kinh doanh và tài chính Công ty, kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT; trình ĐHĐCĐ báo cáo thẩm tra các báo cáo tài chính của Công ty, đồng thời có quyền trình bày ý kiến độc lập của mình về kết quả thẩm tra các vấn đề liên quan tới hoạt động kinh doanh, hoạt động của HĐQT và Ban Tổng Giám đốc; và các quyền khác được quy định tại Điều lệ. Tổng giám đốc do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị và chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Phó Tổng giám đốc có trách nhiệm hỗ trợ Tổng giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Tổng giám đốc là người đại diện theo Pháp luật của Công ty có quyền: tổ chức điều hành, quản lý mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo nghị quyết của ĐHĐCĐ, quyết định của HĐQT, Điều lệ Công ty và tuân thủ Pháp luật; xây dựng và trình HĐQT các quy chế quản lý điều hành nội bộ, kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của Công ty; đề nghị HĐQT quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với Phó Tổng giám đốc, Kế toán trưởng; ký kết, thực hiện các hợp đồng theo quy định của Pháp luật; báo cáo HĐQT về tình hình hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ, HĐQT và Pháp luật về những sai phạm gây tổn thất cho Công ty; thực hiện các nghị quyết của HĐQT và ĐHĐCĐ, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của Công ty đã được HĐQT và ĐHĐCĐ thông qua và các nhiệm vụ khác được quy định tại Điều lệ. 2.3.3. Các phòng ban chức năng Hiện tại, Công ty có 10 phòng ban quản lý bao gồm: Văn phòng HĐQT; Văn phòng TGĐ; Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao Động; Phòng Kinh tế - Đối ngoại; Phòng Tài chính - Kế toán; Phòng vật tư; Phòng Kỹ thuật; Phòng Đóng mới; Phòng An toàn và Văn phòng Đảng ủy – Công đoàn. Các phòng ban quản lý đặt tại trụ sở chính của Công ty, tiến hành điều hành mọi hoạt động kinh doanh của toàn Công ty và có các Trưởng, Phó phòng trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của phòng, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về các nhiệm vụ trên. Chức năng cụ thể của các phòng ban này như sau: Văn phòng Hội đồng quản trị Văn phòng Hội đồng quản trị có nhiệm vụ tham mưu cho HĐQT và Ban TGĐ về những công việc liên quan đến cổ phần, như: quan hệ cổ đông, tập hợp tài liệu chuẩn bị ĐHCĐ, làm các thủ tục tăng vốn, phụ trách trang web của Công ty và quan hệ công chúng... Ngoài ra, Văn phòng HĐQT còn thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của HĐQT và Tổng giám đốc. Văn Phòng Tổng Giám Đốc Văn phòng tổng giám đốc là bộ phận tham mưu, tư vấn cho tổng giám đốc ra quyết định, quyết sách. Thu thập thông tin của toàn công ty để cùng ban giám đốc và các phòng ban khác, các chi nhánh xí nghiệp lập kế hoạch sản xuất, đồng thời giám sát quá trình thực hiện công việc của toàn công ty để báo cáo với ban giám đốc. Phòng Tổ chức Cán bộ - Lao động Là bộ phận chức năng chuyên tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng, tổ chức cán bộ, đào tạo, lao động tiền lương sao cho hợp lý có hiệu quả cao nhất. Thừa lệnh Tổng giám đốc Công ty hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các doanh nghiệp thành viên thực hiện chế độ chính sách, quy định của Nhà nước trong lĩnh vực công tác tổ chức, cán bộ và lao động. Phòng Tài chính - Kế toán Là phòng có chức năng quản lý điều động nguồn vốn, tài sản công ty, giám sát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty thông qua báo cáo, số liệu tài chính, đồng thời lập bảng kế toán, tài chính để tham mưu cho ban giám đốc ra quyết định và định hướng cho hoạt động của công ty góp phần vào lập kế hoạch hoàn chỉnh của công ty trong tương lai. Phòng Kinh tế – Đối ngoại Là phòng tham mưu, giúp việc cho HĐQT và Tổng giám đốc về công tác kế hoạch, thống kê, đầu tư phát triển của Công ty, lĩnh vực quan hệ với đối tác bên ngoài, tìm kiếm các nguồn đầu tư trong và ngoài nước phục vụ cho mục đích phát triển của Công ty; hướng dẫn các đơn vị trực thuộc triển khai các công tác nêu trên và chịu trách nhiệm đảm bảo công tác kế hoạch, đầu tư của Công ty được thực hiện theo đúng định hướng, chủ trương, chính sách của Nhà nước quy định. Phòng Vật tư Là phòng phụ trách về quản lý, sử dụng, cấp phát vật tư, phụ tùng, nhiên liệu,...cho đội tàu của Công ty theo đúng định mức kỹ thuật; theo dõi công tác đóng mới đội tàu của Công ty theo đúng dự án được duyệt; tư vấn cho các đơn vị trực thuộc trong công tác quản lý, cấp phát vật tư và đóng mới. Phòng Kỹ thuật Là phòng phụ trách về kỹ thuật đội tàu và các phương tiện, thiết bị do Công ty quản lý; trực tiếp quản lý, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm về kỹ thuật, bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa phục vụ khai thác kinh doanh vận tải đạt kết quả cao nhất. Phòng Pháp chế - An toàn Là phòng tham mưu về công tác An toàn cho HĐQT và Tổng giám đốc Công ty trong việc quản lý, tổ chức và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh; bảo vệ an ninh trật tự, PCCC, PCBL, phòng chống tệ nạn xã hội. Đồng thời, hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về an toàn đối với các đơn vị trực thuộc và các phòng chức năng trong việc thực hiện các phần việc liên quan đến nhiệm vụ được giao. Phòng Đóng mới Phòng Đóng mới có chức năng tham mưu giúp HĐQT và Tổng giám đốc về công tác quản lý, đóng mới tàu biển theo đúng yêu cầu kỹ thuật và dự án được duyệt; chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác đóng mới và nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ tiên tiến phục vụ các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty... và là đơn vị tư vấn cho các đơn vị trực thuộc trong công tác đóng mới. Văn phòng Đảng ủy – Công đoàn Công ty chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, Công đoàn và có nhiệm vụ: làm nghiệp vụ chuyên trách công tác Đảng và công tác Đoàn Công ty; tham mưu, triển khai, chỉ đạo thực hiện công việc của Đảng ủy và Công đoàn Công ty hoạt động theo đúng điều lệ Đảng, Luật Công đoàn, Điều lệ Công đoàn Việt Nam và các văn bản hướng dẫn của tổ chức Đảng và tổ chức Công đoàn cấp trên. Ngoài ra, văn phòng Đảng ủy – Công đoàn còn thực hiện các công việc phát sinh khác do Đảng ủy và Công đoàn Công ty giao. 2.4. Một số vị trí làm việc điển hình và nhiệm vụ 2.4.1. Nhân viên bán hàng (Sale) Trong bán hàng hoặc kinh doanh, Sale là một bộ phận cực kì quan trọng trong bất kì doanh nghiệp hay bất kì hoạt động kinh doanh nào. Để một sản phẩm đến tay khách hàng, ngoài nhu cầu và hành vi mua hàng cơ bản từ người mua, doanh nghiệp cũng cần phải sale (bán hàng) để thu về các giá trị lợi nhuận nhất định. Sale là một công việc đòi hỏi năng lực giao tiếp, đàm phán và thuyết phục của ứng viên. Với sự phát triển của công nghệ số và nhiều mô hình kinh doanh ra đời hiện nay, nhu cầu tìm kiếm nhân viên Sale ở nhiều công ty, doanh nghiệp là cực kì cao. Tình trạng khan hiếm nhân lực ngành Sale chưa bao giờ giảm đi. Bộ phận Sale hay các nhân viên Sale có đặc thù là luôn tiếp xúc với khách hàng, luôn phải biết cách làm thể nào để tiếp cận và thúc đẩy hành vi mua hàng nhiều nhất. Nhiệm vụ chính của nhân viên bán hàng - Nắm vững các thông tin về sản phẩm dịch vụ công ty cung cấp như : các mã hàng sản phẩm, nguồn gốc, kiểu dáng, cách sử dụng - Quan sát, hướng dẫn tư vấn cho khách về dịch vụ khi cần thiết, giúp khách lựa chọn được các sản phẩm phù hợp. Theo dõi tốc độ tiêu thu hàng hóa và báo cáo - Nghiên cứu thị trường / Tìm hiểu phân khúc thị trường: Tìm hiểu xem trên thị trường có những nhóm đối tượng nào nhiều khả năng sẽ trở thành khách hàng của mình, lên chiến lược chinh phục cũng như cách thu hút các nhóm đối tượng đó. - Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Lên danh sách những cá nhân hay tổ chức dược cho là có khả năng sử dụng dịch vụ. Gặp gỡ hoặc gọi điện liên hệ giới thiệu cho khách hàng về công ty, chào bán sản phẩm dịch vụ, nắm bắt nhu cầu tư vấn,  giúp khách tiếp cận được các dịch vụ. - Báo giá và đàm phán giá cả, thương thảo hợp đồng mua bán, thảo thuận thời hạn thanh toán và giao hàng. - Kiểm kê hàng hoá: Nộp hóa đơn bán hàng hằng ngày. Kiểm hàng, bổ sung mặt hàng thiếu. Kiểm kê dụng cụ hỗ trợ kinh doanh. - Gửi báo cáo kinh doanh cho cấp trên. - Soạn thảo văn Ƅản, Hợp đồng vận chuyển; - Tiếc xúc với các hãng tàu; - Ƥhối hợp với các nhân viên nghiệp vụ khác để hoàn tất công việc dưới sự chỉ đạo củɑ lãnh đạo đơn vị. Những vị trí sale phổ biến - Sales Forwarder/Sales hãng tàu Forwarder chào bán cước (freight) và dịch vụ all in (trucking nội địa, hun trùng, kiểm dịch, vệ sinh, thông quan, chứng nhận, giấy phép, dịch vụ chuyên ngành) cho các công ty xuất (shipper hàng xuất) và nhập khẩu (consignee hàng nhập) và gửi báo giá, chốt đạt target đề ra. - Sales Lines thì thường chào bán cho Forwarder hoặc NVOCC, cũng có thể chào trực tiếp Direct shipper/consignee (nhưng không nhiều, thường Lines chỉ chào cho Forwarder). Nhưng tùy lúc nếu không bán được hàng, Lines sẽ chào trực tiếp chủ hàng/consignee. Làm việc với Lines/NVOCC check lịch tàu (frequency), giá cước (freight), phí (charges) và phụ phí (surcharges), space để báo khách hàng, chịu áp lực phải cover đủ slots/chỉ tiêu doanh số với Lines thì mới có giá tốt. Chủ động tìm kiếm khách hàng qua các kênh, đi gặp gỡ, chăm sóc khách hàng (café, gặp tại công ty, giới thiệu) Khi có hàng thì phối hợp các bộ phận để handle hàng trôi chảy, xử lý các vấn đề nếu có, cập nhật cho các chủ hàng/consignee. 2.4.2. Nhân viên hiện trường (Ops) - Book chỗ, xuất nhập cont, giao nhận hàng hóa, thông quan hàng, - Nhận bộ chứng từ xuất-nhập từ sales/docs và hỗ trợ đi nộp thuế, thông quan hải quan hàng xuất hoặc đi lấy hàng (hàng nhập) tại chi cục hải quan ngoài cửa khẩu, ICD, cảng (cửa khẩu), sân bay, hải quan chuyển phát nhanh - Nhận hồ sơ và yêu cầu từ sales/docs đi làm các chứng từ như C/O, Fumigation, Phytosanitary, bảo hiểm, C/Q, giấy phép, chứng nhậnhay phải đi kiểm hóa, hỗ trợ đi phân tích phân loại và làm các thủ tục quản lý chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, công bố) - Trực tiếp khai truyền hải quan ECUS/VNACCS hoặc hỗ trợ docs khai khi cần thiết. - Đối với hàng xuất: Đổi lệnh trên hãng tàu, ra cảng chọn cont theo tiêu chuẩn đóng hàng, nộp tờ khai hải quan, ký hải quan giám sát. - Đối với hàng nhập : Lấy lệnh trên hãng tàu, ký hải quan và đổi lệnh tại cảng, cược vỏ, lấy lại cược về hoàn ứng. - Các công việc hiện trường khác: Đi đổi hóa đơn dưới cảng bãi, lấy lệnh chứng từ ở các bên liên quan.  - Xử lý các công việc phát sinh khách như: Cont hạ nhầm cảng, hỗ trợ lái xe nếu không tim được cont, xin cấp lệnh hạ trong trường hợp lái xe làm mất. 2.4.3. Nhân viên điều vận (Trans Coordinator) Nhận lệnh báo xin xe/cont từ Sales và Cus. Sắp xếp xe đến đóng hàng, hạ bãi (hàng xuất) hoặc rút hàng, chở về kho đúng lịch (hàng nhập). Handle đảm bảo việc chuyên chở hàng thuận lợi, xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận tải như tai nạn, quá tải 2.4.4. Hỗ trợ khách hàng (Cus Supp) - Liên hệ đại lý lines/agent nước ngoài để xin giá cước tốt nhất, xin Dem/Det, check space và lấy booking từ lines để gửi sales hoặc gửi cho direct shipper/consignee - Sắp xếp phối hợp cùng điều vận để lên kế hoạch điều xe, đóng cont (trucking). - Kiểm tra tiến độ đóng hàng, hạ bãi. Cập nhật trạng thái (tracking, tracing) của các lô hàng xuất/nhập khẩu trên hệ thống để báo khách. - Hỗ trợ sales/docs làm chứng từ các lô hàng xuất-nhập, check ETA - Hỗ trợ các bộ phận khác, hoặc làm theo yêu cầu (vị trí đúng nghĩa chuyên hỗ trợ) 2.4.5. Nhân viên chứng từ (Docs) - Đối với Chứng từ Hàng Xuất  + Nhận yêu cầu và booking từ bộ phận sale /customer service;  + Nhận chi tiết làm vận đơn (bill) của khách hàng;  + Gửi chi tiết làm Masterbill cho hãng tàu; + Nhận và kiểm tra Master bill từ hãng tàu;  + Làm House bill và chờ xác nhận từ khách hàng;  + Gửi chứng từ cho đại lý;  + Gửi bộ chứng từ theo hướng dẫn cho kế toán; + In Bill gốc hoặc làm điện giao hàng sau khi khách hàng đã thanh toán;  + Theo dõi quá trình giao hàng, nhận POD từ đại lý; + Lưu chứng từ theo quy định. – Đối với Chứng từ Hàng Nhập  + Nhận và kiểm tra chứng từ đại lý; + Lập và gửi NOA cho khách hàng sau khi nhận được NOA từ hãng tàu;  + Làm ủy quyền, lệnh giao hàng cho khách hàng;  + Phát ủy quyền, lệnh giao hàng cho khách hàng;  + Lấy xác nhận và lưu chứng từ.  2.4.6. Nhân viên mua hàng (Purchaser) Purchasing là phòng phụ trách lo đầu vào cho công ty. Nhân viên mua hàng (Purchaser) có các nhiệm vụ như sau: - Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp (supplier/vendor) nước ngoài/trong nước phù hợp nhất để thu mua nguyên liệu, đầu vào cho hoạt động nhập khẩu của công ty. - Giám sát, thực hiện việc chốt đơn hàng, triển khai kí hợp đồng mua hàng 2 bên. - Thực hiện việc thanh toán quốc tế (mở LC, hay chuyển tiền TT, hay DP) cho người thụ hưởng nước ngoài. - Gặp gỡ, giao dịch với đối tác nhà cung cấp nước ngoài/nội địa. - Kết hợp với bộ phận sales nội địa cập nhật tình hình bán hàng để lên kế hoạch thu mua, đặt hàng mới từ nhà cung cấp đúng tiến độ đảm bảo đủ hàng. - Tham gia hỗ trợ/trực tiếp triển khai việc chuẩn bị triển khai thông quan hàng hóa và vận chuyển hàng nhập kho Phần III Giới thiệu về cảng Transvina 3.1. Giới thiệu về Cảng Transvina - Tên giao dịch: CÔNG TY TNHH VẬN TẢI HÀNG CÔNG NGHỆ CAO - Tên giao dịch quốc tế: VIETNAM HI-TECH TRANSPORTATION COMPANY LTD. - Tên viết tắt: TRANSVINA - Trụ sở chính: 280 đường Ngô Quyền, phường Vạn Mỹ, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng, Việt Nam - Tel: 84-31-3741270-71-62 - Fax: 84-31-3741272 - Email: Transvinaport@hn.vnn.vn - Ngày thành lập: 26/06/1997- Mặt hàng chính Cảng phục vụ: Container 3.2. Lịch sử hình thành và mục tiêu trong tương lai 3.2.1. Lịch sử hình thành Cảng Transvina Cảng Transvina được xây dựng năm 1978, với mục đích trở thành Cảng chuyên dụng cho tàu khách để vận tải hành khách tuyến Bắc Nam. Lúc bấy giờ, Công ty vận tải biển III, hiện nay là công ty cổ phần vận tải biển Vinaship là đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và khai thác Cảng. Năm 1986, xét thấy việc khai thác tuyến này bằng tàu khách không đạt được hiệu quả kinh tế như ý muốn ban đầu, Công ty vận tải biển III đã quyết định dừng việc khai thác. Cảng Transvina trở về với vị trí là một cảng phục vụ tàu chở hàng hóa thông thường. Sau đó đến năm 1998, Tổng công ty hàng hải Việt Nam đã thay mặt cho Vinaship đứng tên đại điện cho phía Việt Nam liên doanh với đối tác Nhật Bản để xây dựng, cải tạo và mở rộng Cảng nhằm mục đích đưa Cảng trở thành Cảng khai thác tàu container vận tải hàng nội địa theo tuyến ven biến và tàu hàng RORO, với thiết kế cầu tàu dài 120m, cho phép tiếp nhận tàu có trọng tải 12000 DWT, cùng với năng lực thiết kế là 650 TEU hàng hóa xếp trên bãi. Bắt đầu từ năm 2000, Cảng chính thức đi vào hoạt động với chức năng mới. Theo như nhận định ban đầu, tiềm năng kinh tế mà Cảng mang lại là rất triển vọng vì lúc bấy giờ chỉ có Cảng Transvina và Cảng Chùa Vẽ là hai Cảng khai thác tàu container ở khu vực Hải Phòng. Không có sự cạnh tranh về thị phần thời điểm đó là nguyên nhân chính yếu giúp cho khối lượng hàng hóa thông qua Cảng rất lớn, đối thủ cạnh tranh cũng không đáng kể. Nhưng kể từ năm 2015, nhiều cảng trẻ khu vực Đình Vũ được mở ra cũng với vai trò chuyên dụng nhằm phục vụ cho tàu container. Những cảng mới này có thiết bị hiện đại hơn, luồng vào Cảng sâu hơn nên những tàu lớn không còn lựa chọn Cảng Transvina để xếp dỡ hàng hóa nữa. Vì vậy, hiện nay, cùng với thị phần và sản lượng hàng hóa thông qua Cảng giảm, tàu qua cảng làm hàng hầu hết là tàu nội địa chạy tuyến Bắc – Nam và sà lan vận chuyển container từ Cảng Cái Lân – Quảng Ninh về Hải Phòng. 3.2.2. Mục tiêu trong tương lai Năm 2017-2018, Cảng vẫn đang gặp nhiều khó khăn vì lượng tàu vào cảng rất ít chỉ còn một vài tàu nhỏ, chủ yếu làm hàng chuyển tải sà lan từ cảng Cái Lân về Hải Phòng với giá cước rất thấp. Để khắc phục tình trạng hiện nay, Cảng đang trình Cục Hàng Hải để kiểm định, nâng cấp và tiếp nhận tàu có tải trọng lớn hơn vào để xếp dỡ hàng hóa. Từ đó, Cảng hướng tới mục tiêu ngắn hạn là giành lại thị phần đã mất, đồng thời trong dài hạn phải đưa ra được các phương án mới, cụ thể nhằm thu hút thêm nhiều tàu, hàng tới cảng hơn, mở rộng thị phần và tăng lợi nhuận. 3.3. Dịch vụ Cảng cung cấp Hoạt động kinh doanh chính của Cảng Transvina là xếp dỡ hàng hóa. Bên cạnh đó, Cảng còn cung cấp thêm một số dịch vụ khác, đáp ứng nhu cầu của khách hàng – Hãng tàu và người gửi hàng, đến Cảng. Cụ thể bao gồm các dịch vụ: Vận tải container từ Kho đến Kho Xếp dỡ hàng hoá Vận tải hàng Ro-Ro, hàng container bằng đường biển nội địa Bắc-Nam. Kinh doanh, khai thác cầu cảng. Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu: đường biển, đường hàng không, đường bộ. Dịch vụ lưu container thường, cont lạnh, cont rỗng tại kho bãi Cảng. Rút hàng cho khách theo yêu cầu tại kho CFS Cung cấp các dịch vụ khác liên quan. 3.4. Cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng Cảng Transvina 3.4.1. Cơ sở hạ tầng Cảng Transvina a) Vị trí địa lý Cảng Transvina nằm bên bờ sông Cấm, Công ty Cảng đặt tại vị trí giao thoa giữa các khu Công nghiệp, kho hàng của các công ty Vận tải và khu dân cư nên khá thuận tiện cho xe container của chủ hàng đem hàng tới Cảng cũng như là xe container của Cảng chở cont về kho cho chủ hàng rút hàng hay đóng hàng. Với vị trí này, Cảng Transvina có một số thuận lợi và hạn chế như sau: Thuận lợi: Nằm trên bờ sông Cấm, cửa sông nối liền ra cửa biển và là một trong những cảng chuyên dụng xếp dỡ tàu Container, Cảng có thể tiếp nhận đồng thời các tàu container hiện đại với sức chở lớn và những tàu nhỏ hay sà lan chạy ven biển tuyến Bắc – Nam. Điều này giúp đảm bảo Cảng luôn có tàu để tiếp nhận làm hàng. Hạn chế: Hiện nay có nhiều Cảng nằm phía Đình vũ cũng chuyên dụng cho tàu container đã được mở ra, những Cảng này giúp cho các Hãng tàu tiết kiệm thời gian hơn vì ở gần phía cửa sông thông ra biển. Chưa kể đến, những tàu có trọng tải lớn vì mớn nước lớn nên cũng sẽ không lựa chọn Cảng Transvina được mà sẽ phải vào các Cảng trẻ nước sâu hơn mới mở từ năm 2015 tới nay. Chính điều này đã làm nên khó khăn trong hoạt động kinh doanh của Cảng, lượng hàng thông qua của Cảng đang giảm dần trong những năm gần đây. b) Thông số thiết kế Cảng Transvina Cảng Transvina có kết cấu hạ tầng bao gồm một cầu Cảng, kho CFS (Container Freight Station) và bãi chứa Container với sức chứa lên tới 650 TEUs ngay phía trước cầu Cảng, thuận tiện cho việc xếp dỡ container với tàu. Chiều dài cầu: 169m Độ sâu trước bến: 7,8m ~ 8.6m Khả năng tiếp nhận: Tàu 10.000 đến 12.000 DWT Chế độ thủy triều: Nhật triều Độ cao thủy triều: 3m Kho CFS (Container Freight Station): 1.200 m2 Bãi container diện tích 40.000 m2 trong đó 10.000 m2 dành cho container rỗng. c) Sơ đồ kết cấu hạ tầng Cảng 3.4.2. Cơ sở vật chất Cảng Transvina Cảng được trang bị đầy đủ các trang thiết bị để đưa đón tàu cập Cảng, làm hàng trước cầu bến và lưu trữ, sắp xếp container trên bãi Cảng. Tàu lai: Tàu 1600 HP: 1 chiếc Tàu 800 HP: 1 chiếc Phương tiện bốc xếp: Cẩu bờ di động 100T: 1 chiếc Cẩu bờ cố định 42T: 1 chiếc Xe nâng container rỗng: 1 chiếc Xe nâng (forklift 3-10T): 06 chiếc Đội xe vận tải container: 20 chiếc Xe nâng container (super stacker) 42T: 4 chiếc Ngoài ra, trên bãi Cảng còn được trang bị nhiều máy phát điện phục vụ cho việc lưu các cont lạnh trên bãi. Catalog giới thiệu Cảng 3.5. Cơ cấu tổ chức Cảng Transvina có cơ cấu gồm Ban giám đốc 11 người làm việc tại văn phòng Hà Nội, toàn bộ biên chế còn lại của Cảng gồm: 110 cán bộ nhân viên. Trong đó, Cảng có 83 cán bộ nhân viên, ngoài ra còn có một bộ phận công nhân viên nữa là theo hợp đồng công việc, như nhân viên giao nhận 12 người, công nhân xếp dỡ khoảng hơn 20 người. Cụ thể các phòng ban, chức năng nhiệm vụ như sau: 3.5.1. Ban Giám đốc Ban Giám đốc của Cảng Transvina gồm 11 thành viên, làm việc tại văn phòng Hà Nội. Ban Giám đốc thực hiện việc quản lý, điều hành chung và đưa ra kế hoạch hoạt động lâu dài cho Cảng. Hiện nay, trong Ban Giám đốc đồng thời có lãnh đạo là người Việt và người Nhật Bản (người của tập đoàn Itochu). 3.5.2. Giám đốc Cảng Giám đốc Cảng là người đại diện cho Ban giám đốc, truyền đạt và tổ chức thực hiện mọi chỉ đạo, quyết định của Ban giám đốc đối với từng hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của Cảng. Giám sát, kiểm tra, đôn đốc hoạt động của các Phòng ban trong Cảng, đưa ra những chỉ đạo kịp thời, giải quyết các tình huống tranh chấp phát sinh và đại diện pháp nhân cho Cảng để kí kết các hợp đồng cung ứng dịch vụ với khách hàng. Ngoài ra, Giám đốc Cảng còn làm cầu nối, truyền đạt nguyện vọng, ý kiến đóng góp của cán bộ nhân viên Cảng với Ban giám đốc để có được những kế hoạch, hướng đi trong tương lai giúp Cảng phát triển hơn, tạo điều kiện làm việc thuận lợi hơn cho Cán bộ công nhân viên. Hiện nay, Giám đốc Cảng là Ông Hoàng Văn Dương 3.5.3. Phòng Khai thác Phòng Khai thác là Bộ phận quan trọng nhất tại Cảng transvina. Phòng này có nhiệm vụ lên kế hoạch mọi hoạt động của Cảng và là đầu mối thông tin giữa Cảng với hãng tàu. Chức năng nhiệm vụ của Phòng cụ thể như sau: Trước khi tàu cập cầu: - Nhận kế hoạch tàu vào cảng của hãng tàu: Tên tàu, Số chuyến, Thời gian dự kiến làm hàng nhập/xuất. Số lượng hàng nhập và hàng xuất tạm thời. loại hàng đặc biệt (nếu có), hàng hạ bãi, hàng để lại tàu, hàng shipside, các thông tin liên quan đến hàng hóa... Nếu là tàu mới, lần đầu tiên vào cảng thì yêu cầu hãng tàu gửi thông số tàu để cập nhật vào phần mềm (vẽ sơ đồ tàu, cập nhật dữ liệu...của tàu đó). - Làm kế hoạch tàu gửi đến các đơn vị liên quan: Đảm bảo làm tàu đúng tiến độ, đúng yêu cầu, an toàn, đầy đủ... Cảng vụ: Gửi kế hoạch tàu để xác nhận cảng đã sẵn sàng cầu bến, phương tiện đón tàu vào làm hàng. Tàu lai: Trong trường hợp Transvina có hợp đồng với Cty tàu lai phục vụ làm tàu lớn thì Bộ phận Khai Thác phải báo tàu lai phân công, hỗ trợ tàu cập cầu và rời cầu. Chỉ đạo công nhân, giao nhận xếp dỡ: Lưu ý liên lạc giờ tàu sát sao, thông báo kịp thời để bố trí lực lượng công nhân, giao nhận cho phù hợp. Tổ lái cẩu, lái xe trucking: Thông báo lượng hàng nhập xuất sơ bộ để bố trí công việc và lượng xe kịp thời. Phòng Kỹ thuật: Kiểm tra tình trạng kỹ thuật của các phương tiện phục vụ làm tàu ( cần cẩu, xe nâng, xe trucking, dụng cụ làm hàng, hệ thống điện, các tủ điện...) đảm bảo thông suốt. Thông báo cho phòng Thương Vụ để nhập dữ liệu hàng hóa kịp thời, phục vụ khách hàng. Thông báo cho Tổ Bảo vệ thời gian dự kiến tàu làm hàng tại cảng. Phòng Khai thác bàn giao công việc cụ thể giữa các ca trực. - Nhận list hàng nhập. Nhận mọi thông tin về hàng nhập phải dỡ hoặc để lại tàu. Sơ đồ hàng trên tàu, tổng số, loại hàng, tình trạng hàng hóa... Đổ hàng nhập vào hệ thống phần mềm OM của công ty. Nếu là hàng nhập khẩu shipside sang bãi khác thì yêu cầu hãng tàu cấp công văn Hải quan hàng chuyển thẳng về kho riêng (lưu ý in list cho giao nhận và bảo vệ), phương tiện bên nào vận chuyển. Lên kế hoạch sắp xếp hàng nhập trên bãi cho từng loại hàng. Chuyển list nhập, list shipside và sơ đồ cho giao nhận, chỉ đạo công nhân, bảo vệ Với loại hàng đặc biệt (quá khổ, quá tải, hóa chất, hàng lạnh, hàng rời...) lưu ý khi xếp dỡ phải báo chỉ đạo, giao nhận, phương tiện tham gia và chuẩn bị dụng cụ, đầy đủ. - Nhận list hàng xuất: Trường hợp hàng xuất có trên bãi: Khai thác phải chuẩn bị list, sơ đồ kỹ càng. Phải cập nhật thường xuyên mọi thay đổi trong list mà hãng tàu yêu cầu, từ đó thông báo kịp thời đến các bộ phận làm tàu như giao nhận, chỉ đạo, lái cẩu... Phân công các bộ phận tham gia làm hàng xuất sao cho phù hợp, thuận tiện. Khi tàu cập cầu và làm hàng tại Cảng: Chuẩn bị cầu bến gọn gàng để đón tàu (salan) cập cầu an toàn. Tổ Bảo vệ phải có mặt tại cầu tàu đúng thời gian để đón tàu: Phân công người, vị trí buộc dây cho tàu cụ thể... Cán bộ đi ca thường xuyên liên lạc với hoa tiêu dẫn tàu và tàu lai để phối hợp cho tàu cập cầu an toàn. Tàu cập cầu xong triển khai ngay việc làm hàng theo kế hoạch đã định tới công nhân, giao nhận, lái cẩu, trucking, xe nâng... Trường hợp hàng nhập hoặc xuất có lô hàng đặc biệt (quá khổ, quá tải, hóa chất, hàng lạnh, hàng rời...) Luôn luôn theo dõi trực tiếp và gián tiếp thông qua VHF với các bộ phận việc làm hàng của tàu ngay tại cầu tàu để đáp ứng kịp thời các phát sinh có thể xảy ra. Liên lạc thường xuyên với chủ hãng tàu, các đơn vị liên trong suốt quá trình làm hàng. Phối hợp với giao nhận, sỹ quan đi ca của tàu, đại diện hãng tàu xử lý kịp thời tình trạng hàng nhập, xuất hỏng hóc, sai chì hoặc hàng đặc biệt, và lập biên bản bàn giao cụ thể. Nhận tally hàng nhập từ giao nhận, làm biên bản giao nhận và tình trạng hàng nhập để ký với tàu. Một số trường hợp hàng nhập hỏng nặng phải lập thêm một biên bản riêng, có chữ ký của đại diện hãng tàu, sỹ quan đi ca của tàu, giao nhận cảng, cán bộ khai thác cảng. Tránh xảy ra kháng cáo không đáng có. Tiến hành công tác chuẩn bị làm hàng xuất kịp thời: Nhận và chuyển list xuất, sơ đồ tổng, sơ đồ chấm BAY... cho bộ phận giao nhận, chỉ đạo công nhân. Trong quá trình làm hàng xuất phải thường xuyên liên lạc với đại diện hãng tàu, chỉ đạo công nhân, giao nhận, xe nâng, xe trucking...để đảm bảo việc xuất hàng đúng, đủ, kịp thời. Tránh thiếu sót xảy ra. Hoàn thành các văn bản hàng hóa nhập, xuất và ký xác nhận đầy đủ giữa các bên. Đến giờ tàu rời cầu: Phối hợp với Hoa tiêu, Thuyền trưởng, tàu lai, tổ bảo vệ cho tàu rời cầu an toàn. Các công việc chuyên môn Điều hành khi làm tàu: Khi đi ca chính, cán bộ đi ca phải điều hành chung mọi công việc ngoài cầu tàu, trên bãi, phương tiện, con người. Phối hợp xử lý kịp thời mọi tình huống xảy ra. Nếu ngoài tầm trách nhiệm phải báo cáo ngay cho Trưởng Phòng để giải quyết. Ký xác nhận với tàu, hãng tàu (salan) các văn bản liên quan đến công việc, hàng hóa. Cán bộ đi ca luôn sát sao các hoạt động trên bãi: Theo dõi và hướng dẫn tận tình với khách hàng giao nhận hàng trên bãi Cùng với Bảo vệ hướng dẫn mọi phương tiện hoạt động trên bãi sao cho hợp lý, gọn gàng, an toàn... Lên kế hoạch sắp xếp hàng hóa trên bãi trong khi đi ca và sau mỗi ca trực để tận dụng diện tích xếp hàng một cách hiệu quả nhất. Theo dõi mọi diễn biến, tình trạng và hoạt động các hàng hóa đặc biệt (cont hàng, cont vỏ rỗng, cont lạnh, cont quá khổ...) để có biện pháp giải quyết kịp thời. Đóng rút điện khi nhập - xuất cont lạnh với tàu, salan, chủ hàng. Theo dõi tình trạng hoạt động và thông báo kịp thời cho hãng tàu khi xảy ra trục trặc với từng container refer. Trong quá trình đi ca luôn phối kết hợp với cán bộ khai thác đi hành chính hoàn thành mọi công việc chuyên môn. Làm việc theo giờ hành chính. Khi nhận được kế hoạch tàu của hãng tàu, cán bộ Khai thác phải gửi kế hoạch này cho các bên liên quan (như đã nêu trong phần I) Cập nhật mọi thông tin về chứng từ tàu vào hệ thống phần mềm OM của công ty, vào các form chứng từ làm hàng. Lập biên bản nhập - xuất, Biên bản tình trạng hàng hóa (ROROC, COR, Time sheet) và các Biên bản khác (nếu có) rồi ký xác nhận vời tàu và hãng tàu. Tiếp đón và giải quyết các công việc của khách hàng như tình trạng hàng hóa, niêm chì, kiểm hóa, kiểm dịch, hạn lệnh, đóng rút hàng hóa, công nhân, phương tiện phục vụ, xác nhận điện lạnh với các cont refer, xác nhận vị trí hàng hóa trên bãi, chọn và cấp container hàng, vỏ... Làm sơ đồ hàng hóa trên bãi thật đầy đủ, rõ ràng, chính xác, kịp thời để phục vụ tốt cho khách hàng và làm tàu. Nhanh chóng cung cấp mọi thông tin của hàng hóa xuất nhập khẩu như tên tàu, số chuyến, niêm chì, số contaner, hình ảnh contaner, loại hàng hóa...cho bộ phận làm thủ tục hải quan để giải phóng hàng kịp thời. Cung cấp mọi thông tin về tình trạng container khi mà hãng tàu yêu cầu. Tổng hợp sản lượng nhập - xuất tàu, sản lương xe trucking, xe nâng. 3.5.4. Phòng Vận tải Đa phần tại các Cảng sẽ có Phòng Khai thác – Vạn tải nhưng Cảng Transvina lại tách riêng thành 2 Phòng khác nhau vì Cảng còn cung cấp thêm dịch vụ Door-to-door cho khách nên có những mảng công việc riêng rẽ giữa bộ phận Khai thác và Vận tải. Tại Cảng Transvina, Phòng Vận tải là một bộ phận của Phòng Khai thác, chính vì vậy nên công việc của phòng này cũng chủ yếu là lên kế hoạch. Quản lý, lên kế hoạch điều động đội xe container của Cảng để vận tải container trong nội bộ Cảng khi có tàu thực hiện xếp dỡ hàng hóa tại Cảng, đồng thời vận tải cung ứng dịch vụ Door-to-door cho khách hàng. Phòng Vận tải luôn phải kết hợp chặt chẽ với Phòng Khai thác để nắm được thời gian tàu vào – rời Cảng, từ đó lên kế hoạch bố trí xe vận chuyển cont trong bãi kịp thời. Bên cạnh đó, còn phải kết hợp với Phòng thương vụ để cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo yêu cầu và nắm rõ kế hoạch kiểm tra, sửa chữa, bảo dưỡng xe của Phòng Kỹ thuật để điều xe hợp lý. 3.5.5. Phòng Thương vụ Phòng thương vụ có vai trò quan trọng tương đương với Phòng khai thác. Khách hàng tới cảng có thể chia làm 2 luồng là chủ hàng và hãng tàu, trong khi Phòng Khai thác phụ trách việc liên hệ giữa Cảng với Hãng tàu thì Phòng Thương vụ là kênh liên lạc của Cảng và Chủ hàng. Khi chủ hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của Cảng thì sẽ liên hệ với Phòng Thương vụ để lấy thông tin và ngược lại, khi Cảng cần liên hệ với khách hàng thì Phòng Thương vụ cũng thực hiện công việc này. Ngoài ra, tại các Cảng việc thu phí dịch vụ Cảng và tiền cược vỏ thường do Phòng Kế toán thực hiện thì tại Cảng Transvina, Phòng Thương vụ thực hiện việc thu tiền, cấp hóa đơn và cuối tháng sẽ quyết toán lại với Phòng Kế toán. 3.5.6. Phòng Khách hàng Là bộ phận của Phòng Thương vụ, Phòng Khách hàng trực tiếp tiếp đón khách hàng tới Cảng. Tại đây, khách làm các thủ tục đổi lệnh từ Lệnh của Hãng tàu sang Lệnh của Cảng để lấy hàng hoặc hạ cont xuống bãi Cảng, đồng thời nhập dữ liệu khách hàng vào phần mềm quản lý OM. Nhân viên Phòng Khách hàng trong giờ làm việc 3.5.7. Phòng Kỹ thuật Phòng Kỹ thuật là nơi quản lý và đảm bảo duy trì tình trạng tốt nhất cho máy móc thiết bị của Cảng. Cụ thể công việc của Phòng Kỹ thuật như sau: Đảm bảo kỹ thuật trong sản xuất cho toàn Cảng. Duy trì, thực hiện an toàn cho sản xuất, an toàn trong lao động. Huấn luyện, kiểm tra trình độ chuyên môn công nhân viên. Sửa chữa các trang thiết bị của Cảng. Lập kế hoạch sửa chữa hàng năm. Thường xuyên kiểm tra chế độ an toàn lao động. 3.5.8. Phòng Kế toán Là phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc về quản lý hoạt động tài chính, hạch toán kinh tế và hạch toán kế toán trong toàn công ty, quản lý kiểm soát các thủ tục thanh toán, đề xuất các biện pháp giúp cho công ty thực hiện các chỉ tiêu tài chính. Phòng có nhiệm vụ chủ yếu sau: Tổng hợp các số liệu, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng máy móc thiết bị. Thực hiện các Báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước. Phân tích đánh giá hoạt động thu – chi tại Cảng, đề xuất phương án cân đối hợp lý hơn. Đề nghị các biện pháp điều chỉnh, xử ký kịp thời những sai lệch trong hoạt động kinh doanh và quản lý tài chính của Cảng. 3.5.9. Phòng Giao nhận Cảng Transvina không có Phòng Giao nhận làm việc tại khối văn phòng mà chỉ có Phòng Giao nhận tại bãi Cảng. Phòng trực tiếp thực hiện các công việc giao nhận tại bãi và điều độ tại Cảng. Các công việc của Phòng Giao nhận có thể kể đến như: Giao, nhận container với chủ hàng, lập và cấp phiếu giao nhận cont (EIR) cho khách tới Cảng gửi/lấy container. Hướng dẫn xe của khách tới vị trí đặt cont để tiến hành hạ bãi/lấy cont. Thông báo cho đội lái xe nâng vị trí và phương án xếp dỡ hàng tại bãi, ký phiếu nâng hạ cont. Nhận list hàng hóa từ hãng tàu và thực hiện việc kiểm đếm hàng hóa khi giao nhận với tàu. Kiểm tra thường xuyên các máy phát điện và tình trạng, nhiệt độ container lạnh. 3.6. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Cảng Trong giai đoạn từ năm 2000 - 2015. Mỗi tháng, trung bình lượng hàng hóa qua cảng đạt khoảng 110 000 -120 000 TEU tương đương với 2,5 triệu tấn thông qua mỗi năm, doanh thu hàng năm tại Cảng đạt từ 75 - 80 tỷ đồng, trở thành một trong những doanh nghiệp top đầu của Tổng công ty Hàng Hải Việt Nam về hiệu quả kinh tế và hiệu quả đầu tư. Khối lượng hàng hóa thông qua Cảng Transvina giai đoạn 2010 - 2015 Tuy nhiên càng về sau, nhiều Cảng khai thác tàu Container khác lần lượt ra đời với công nghệ xếp dỡ hiện đại hơn, cầu tàu rộng hơn, bãi container lớn hơn và gần thượng nguồn hơn như Cảng Đoạn Xá, Cảng Green Port, Cảng Nam Hải. Chính vì vậy mà thị phần của Cảng Transvina càng ngày càng giảm đi. Trong giai đoạn 2015 - 2017, lượng hàng hóa qua Cảng giảm dần, sản lượng Cảng hiện nay theo thống kê chỉ còn khoảng 80 - 90 nghìn TEU mỗi tháng. Tàu làm hàng tại Cảng chủ yếu là tàu hàng nội địa, sà lan. Các tàu nước ngoài hầu như vào các cảng mới xây dựng tại khu vực phía Đình Vũ, vì luồng sâu hơn, hành trình từ cầu cảng ra biển được rút ngắn hơn, mặt khác hiện nay khu vực Đình Vũ đã được kết nối với hệ thống giao thông quốc gia như hệ thống đường cao tốc, đường 5A, đường 5B, đồng thời các bãi Logictics phần lớn đều được xây dựng tập trung ở khu vực này. Các tàu cập Cảng chủ yếu là sà lan, tàu nội địa dẫn đến kết quả sản xuất kinh doanh của Cảng giảm mạnh. Hiện giờ doanh thu của Cảng Transvina chỉ khoảng 53-60 tỷ đồng/năm, đồng thời làm cho lợi nhuận giảm đi. Năm 2017-2018, Cảng vẫn đang gặp nhiều khó khăn vì lượng tàu vào cảng rất ít chỉ còn một vài tàu nhỏ, chủ yếu làm hàng chuyển tải sà lan từ cảng Cái Lân về Hải Phòng với giá cước rất thấp. Để khắc phục tình trạng hiện nay, Cảng đang trình Cục Hàng Hải để kiểm định, nâng cấp và tiếp nhận tàu có tải trọng lớn hơn vào để xếp dỡ hàng hóa. Đồng thời Cảng cũng cố gắng duy trì cân bằng thu chi và đảm bảo công việc cho cán bộ công nhân viên. Lời kết ˜ Với việc được thực tập thực tế thời gian vừa qua tại nhà trường và cảng Transvina đã mang lại cho em rất nhiều kiến thức bổ ích. Đây cũng là mục tiêu đào tạo của trường nhằm gắn lý thuyết với thực tế. Sự gắn kết giữa nhà trường và công ty đã mang lại cho chúng em những kiến thức thực tế rất cần thiết cho chuyên ngành học và cho công việc sau này của em. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô cùng các cô chú trong cảng Transvina đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập.