Cơ sở lý luận kế toán các khoản phải thu

nh công thức chế tạo thuốc, thành phần bảo quản. Giám sát quá trình thực hiện kỹ thuật trong quá trình sản xuất. 2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và hình thức sổ kế toán a. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Kế toán Thanh toán công nợ Kế toán Tập hợp chi phí, Tính giá thành KẾ TOÁN TRƯỞNG Thủ quỹ Kế toán Tiền mặt, Tiền gửi NH Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ, XDCB Sơ đồ 2.1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán b. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận Phòng kế toán – tài chính có chức năng tham mưu Ban giám đốc về công tác kế toán tổ chức tại công ty nhằm sử dụng đồng tiền và đồng vốn đúng mục đích, đúng chế độ chính sách hợp lý và phục vụ cho sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: Kế toán trưởng Chịu trách nhiệm về công tác tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, chỉ đạo trực tiếp toàn bộ nhân viên kế toán trong công ty, làm tham mưu cho tổng giám đốc về các hoạt động kinh doanh, tổ chức kiểm tra kế toán nội bộ trong công ty. Khi quyết toán được lập xong, kế toán trưởng có nhiệm vụ thuyết minh và phân tích, giải thích kết quả sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm về mọi số liệu ghi trong bảng quyết toán, nộp đầy đủ, đúng hạn các báo cáo tài chính theo quy định. Kế toán Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay, thanh toán quốc tế Quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm các loại quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay ngắn hạn dài hạn. Có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ thanh toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định. Làm thanh toán quốc tế, kiểm và phối hợp với các bộ phận khác có liên quan lập và hoàn chỉnh các bộ chứng từ thanh toán, gửi ra ngân hàng kịp thời và đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng. Kế toán NVL, CCDC, TSCĐ, XDCB Làm kế toán TSCĐ, có nhiệm vụ phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm về số lượng, chất lượng, tình hình sử dụng TSCĐ, giá trị còn lại của TSCĐ và tính khấu hao TSCĐ. Cân đối nguồn vốn cố định, nguồn vốn đầu tư XDCB (xây dựng cơ bản), nguồn vốn SCL, quỹ đầu tư phát triển. Theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên liệu, phụ liệu của công ty, phản ánh số lượng, chất lượng, giá trị vật tư, hàng hóa, công cụ lao độngcó trong kho, mua vào, bán ra, xuất sử dụng Kế toán Tập hợp chi phí, tính giá thành Tập hợp chi phí sản xuất, xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành để hướng dẫn các bộ phận có liên quan lập và luân chuyển chứng từ chi phí cho phù hợp với đối tượng hạch toán. Phân bổ chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Kế toán Thanh toán công nợ Theo dõi sát sao tình hình công nợ phải thu về tiền bán sản phẩm, hàng hóa và các dịch vụ khác để nhanh chóng thu hồi vốn phục vụ sản xuất kinh doanh. Theo dõi tình hình thanh toán các khoản nợ phải trả cho người cung cấp cho công ty, theo dõi các hợp đồng kinh tế đã ký kết, tình hình thanh toán, kiểm tra việc tính toán trong việc lập dự toán, quyết toán. Theo dõi đôn đốc việc thanh toán, quyết toán các hợp đồng kịp thời để thúc đẩy nhanh việc thanh toán của người mua và người đặt hàng. Quan tâm đúng mức đến các khoản nợ phải trả khách hàng. Mở sổ theo dõi chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng để có số liệu cung cấp kìp thời khi cần thiết. Thủ quỹ Làm thủ quỹ của công ty, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn tiền mặt không để hư hỏng và mất mát xảy ra. Chịu trách nhiệm thu chi tiền sau khi đã kiểm tra và thấy rõ chứng từ đã có đủ điều kiện để thu chi. Vào sổ quỹ hàng ngày và thường xuyên đối chiếu số dư với kế toán quỹ. Lập bảng kiểm kê quỹ vào cuối tháng theo quy định. 2.1.4. Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty 2.1.4.1. Chế độ kế toán áp dụng Công ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số của Bộ Tài chính số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006. 2.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty a. Hình thức kế toán áp dụng Công ty TNHH Việt Tân áp dụng hình thức sổ trên máy tính – sử dụng Microsoft Excel. Việc tổ chức sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết được thực hiện theo đúng quy định chế độ kế toán hiện hành của bộ tài chính. Trình tự ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu số liệu Chứng từ gốc Sổ nhật ký chung Sổ cái Bảng cân đối SPS BÁO CÁO KẾ TOÁN Sổ nhật ký đặc biệt Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sơ đồ 2.1.4 – Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm Excel. Theo quy trình đó, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán sẽ đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và sổ cái các tài khoản có liên quan. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. b. Tổ chức chứng từ kế toán Các chứng từ ban đầu phục vụ cho công tác kế toán của Công ty được xây dựng giống như biểu mẫu của chế độ kế toán hiên hành và áp dụng một số chứng từ chủ yếu sau: Phiếu nhập, phiếu xuất Phiếu thu, phiếu chi Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và các chứng từ khác Bảng phân bổ về tiền lương, khấu hao, nguyên vật liệu... Chứng từ bán hàng như: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT. Quy trình luân chuyển chứng từ Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán được tổ chức và thực hiện tại phòng kế toán. Các nhân viên có nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập số liệu, sau khi được Ban lãnh đạo xét duyệt sẽ gửi về phòng kế toán của công ty. Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán sẽ vào bảng kê chi tiết từng tài khoản cho tất cả các nghiệp vụ phát sinh. Các thông tin được xử lý bằng hệ thống máy tính hiện đại phục vụ kịp thời cho các kế toán quản trị cũng như yêu cầu của Nhà Nước và các bên có liên quan. 2.1.4.3 Các hình thức chính sách khác Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/xxxx đến 31/12/xxxx Đơn vị tiền tệ: Được sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (Thực tế số dư quy đổi vào ngày cuối mỗi quý theo tỷ giá NH Ngoại Thương TP.HCM) Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền: Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán: Theo tỷ giá thực tế phát sinh hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh Phương pháp nộp thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Nguyên tắc đánh giá: Hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho: Phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp ghi nhận và khấu hao TSCĐ: Nguyên tắc xác định nguyên giá tài sản: Theo giá mua và chi phí vận chuyển. Phương pháp khấu hao áp dụng: Phương pháp đường thẳng. Tỷ lệ khấu hao: Áp dụng theo QĐ 203/2009/QT-BTC ngày 20/10/2009. Phương pháp tính toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập dự phòng: dựa vào tình hình thực tế, giá cả thị trường có thể tiêu thụ được để lập dự phòng. Phương pháp tính giá thành: phương pháp trực tiếp (giản đơn). 2.2. Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu 2.2.1. Đặc điểm bán hàng a. Danh mục hàng bán của Công ty Với lĩnh vực kinh doanh chính là thuốc thú y thủy sản nên danh mục bán hàng của công ty TNHH TM – SX Việt Tân bao gồm: Các loại sản phẩm dinh dưỡng và xử lý môi trường cho heo, bò, gà, tôm, cá. Ví dụ: Vitamin C15% bổ sung dinh dưỡng và sức đề kháng cho heo, gà; Clean BSO4 xử lý và cải tạo môi trường nước cho tôm, cá… Các loại thuốc thú y: Công ty bán hơn 100 loại sản phẩm thuốc đặc trị bệnh cho gia cầm, gia súc cũng như thủy sản. Ví dụ: Mineral for shrimp – Thuốc trị gan vàng, teo gan cho tôm. b. Thị trường kinh doanh Hiện nay của Công ty TNHH Việt Tân chủ yếu là thị trường trong nước. Sản phẩm chính của công ty là thuốc thú y, các sản phẩm dinh dưỡng cho gia súc, gia cầm và thủy sản. Ngoài ra, công ty còn có các sản phẩm xử lý môi trường nuôi trồng thủy sản. Thêm vào đó, công ty bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế và vật phẩm vệ sinh phục vụ cho ngành Y Thủy Hải Sản. Sản phẩm của công ty sẽ đến với người tiêu dùng thông qua hệ thống các cửa hàng chuyên doanh, đại lý hay hệ thống các siêu thị. Được đánh giá cao về uy tín và chất lượng sản phẩm, các đại lý bán hàng hiện nay của công ty đã có mặt ở hầu hết khắp cái tỉnh trên cả nước từ các tỉnh miền Bắc xa xôi như Hà Nội, Hải Phòng… đến các tỉnh miền Trung như Quảng Bình, Quảng Nam. Đặc biệt, công ty có lượng lớn đại lý, khách hàng đến từ Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thuộc miền Tây. Công ty đang dự định đưa ra những kế hoạch để mở rộng thị trường tiêu thụ sang khai thác thị trường xuất khẩu như chào hàng hay thực hiện đơn hàng theo yêu cầu của các khách hàng quốc tế. 2.2.2. Phương thức bán hàng – thu tiền a. Phương thức bán hàng Hiện nay, có rất nhiều hình thức bán hàng được vận dụng linh hoạt trong hoạt động tiêu thụ hàng hóa, có thể kể đến những hình thức bán hàng điển hình sau: bán hàng truyền thống, bán hàng online… Với đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH Việt Tân là kinh doanh các loại thuốc thú y thủy sản cho các đại lý và trại chăn nuôi có nhu cầu nên hình thức bán hàng qua điện thoại là sự lựa chọn thích hợp của Công ty. Thông qua điện thoại, nhân viên bán hàng của công ty có thể thuyết phục và quảng cáo sản phẩm, hàng hóa đến với khách hàng tiềm năng ở bất cứ đâu một cách dễ dàng và thuận lợi. b. Phương thức thanh toán Với hình thức bán hàng qua điện thoại, Công ty TNHH TM – SX Việt Tân áp dụng hai phương thức thanh toán: Thanh toán ngay Theo phương thức này, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Sau đó, công ty mới giao hàng. Hình thức này áp dụng hầu hết cho các đối tượng khách hàng mua hàng hóa, sản phẩm với số lượng ít (mua lẻ) hay hàng có giá trị thấp hoặc không quá cao và khu vực giao hàng khá xa so với nơi phân phối của công ty. Thanh toán theo khối lượng hàng Theo phương thức này, khi thỏa thuận về số lượng và giá cả, tùy thuộc vào từng đối tượng khách hàng, tiền hàng thanh toán sau khi nhận hàng hoặc phải trả trước cho công ty 30% – 50% tổng số tiền hàng và sau khi nhận được hàng, khách hàng thanh toán dần số tiền hàng còn lại. Hình thức này áp dụng hầu hết cho các đối tượng khách hàng thân thiết, khách hàng mua hàng với số lượng lớn (mua sỉ) hoặc khách hàng mua hàng với giá trị cao, khu vực giao hàng tùy theo đối tượng xa hoặc gần nơi phân phối của công ty. 2.2.3. Kế toán các khoản phải thu khách hàng 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng Hóa đơn GTGT Phiếu thu tiền bán hàng Sổ phụ ngân hàng Phiếu sản xuất kiêm lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Bảng kê phân tích bán hàng chi tiết 2.2.3.2. Tài khoản sử dụng Số hiệu Tên tài khoản 131 Phải thu khách hàng 1311 Phải thu khách hàng trong nước 2.2.3.3. Sổ kế toán sử dụng Sổ theo dõi chi tiết phải thu khách hàng Sổ cái tài khoản 131 Sổ chi tiết tài khoản 1311 2.2.3.4. Quy trình kế toán các khoản phải thu khách hàng a. Diễn giải quy trình kế toán các khoản phải thu khách hàng Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng. Sau đó chuyển cho phòng kế toán kiểm tra tình hình công nợ của khách hàng để xem xét có nên tiến hành bán hàng cho khách hàng đó hay không. Nếu phòng kế toán đồng ý, Phòng kinh doanh sẽ xác định năng lực Công ty để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hai bên doanh nghiệp sẽ tiến hành thỏa thuận số lượng, giá cả và các khoản chiết khấu Công ty sẽ đưa ra bảng giá thông báo cho phía khách hàng. Nếu khách đồng ý thì phòng kinh doanh chuyển giao thông tin khách hàng, hợp đồng và bảng báo giá cho Phòng kế hoạch lập lệnh bán hàng và đưa cho Thủ trưởng đơn vị xét duyệt, xem xét đơn hàng và các giấy tờ liên quan có đúng thủ tục và hợp lý hay không. Sau khi thủ trưởng đồng ý phát lệnh bán hàng, phòng kế toán tiến hành xuất hóa đơn 3 liên và phiếu xuất 2 liên trình cho thủ trưởng ký duyệt. Bộ phận kế hoạch lập lệnh xuất kho chuyển giao cho Thủ kho hay nhân viên quản lý kho tiến hành thủ tục xuất kho. Thủ kho và nhân viên của phòng kế hoạch cùng kiểm tra việc xuất kho dựa trên hóa đơn bán hàng và giấy tờ xuất kho. Giao liên 2 của phiếu xuất kho và hóa đơn cho khách hàng. Chứng từ còn lại chuyển cho phòng kế toán – tài chính, giao cho bộ phận kế toán công nợ phải thu nhập liệu vào hệ thống. Kế toán công nợ tiến hành lập đề nghị ghi nhận công nợ khách hàng, ghi sổ và theo dõi công nợ nếu khách hàng chưa thanh toán ngay tiền hàng. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì thực hiện các bước thu tiền như quy trình kế toán tiền mặt hoặc quy trình kế toán tiền gửi ngân hàng. Nếu khách hàng thanh toán tiền hàng sau khi nhận hàng thì quy trình như sau: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng: khách hàng chuyển tiền vào tài khoản của công ty. Khi nhận được thông báo của ngân hàng, kế toán nợ phải thu nhập liệu vào phần mềm Excel để ghi giảm nợ phải thu của khách hàng. Thanh toán bằng tiền mặt: khách hàng đến phòng TC – KT điền thông tin vào giấy nộp tiền mặt, sau đó đưa cho kế toán tiền mặt. Kế toán tiền mặt sẽ nhập liệu vào Excel và xuất phiếu thu làm 2 liên. Liên 1 trình cho thủ trưởng ký, liên 2 giao cho khách hàng. Sau đó, khách hàng nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ ký nhận tiền và ký lên phiếu thu. Liên 1 được giao cho kế toán theo dõi nợ phải thu. Kế toán nợ phải thu căn cứ vào hóa đơn và phiếu thu, nhập liệu vào phần mềm để giảm nợ phải thu. b. Lưu đồ quy trình kế toán các khoản phải thu Lưu đồ 2.2 – Kế toán các khoản phải thu Phòng KD Phòng KT Thủ trưởng Phòng KH Thủ trưởng Phòng KT & BP quản lý kho Không đạt Đạt Đạt Không đạt Đạt Không đạt Không đạt Đạt Thu thập thông tin KH Kiểm tra công nợ KH Xem xét, xử lý Đơn đặt hàng Xác định năng lực Cty Quyết định Ghi sổ và theo dõi công nợ khác hàng Báo giá Xử lý Lệnh bán hàng Xét duyệt Lập lệnh xuất kho Lệnh xuất kho Xuất kho Thu tiền Ghi chép NV lên phần mềm kế toán Kết thúc Kết thúc Đơn đặt hàng Hóa đơn Phiếu giao – nhận hàng Phiếu xuất kho Lập đề nghị ghi nhận công nợ Hợp đồng 2.2.3.5. Trích dẫn nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nghiệp vụ 1: Ngày 08/09/2011, nhận được thông báo từ Ngân hàng, XN DV Thủy Sản thanh toán tiền hàng căn cứ vào các HĐ 368, 280, 215, 172; số tiền 73.199.924đ. Nợ TK 11211: 73.199.924 Có TK 1311: 73.199.924 Nghiệp vụ 2: Ngày 12/09/2011, nhận được thông báo của Ngân hàng, Lê Thị Kim Hồng thanh toán trước lô hàng, chuyển tiền vào tài khoản Cty, số tiền 6.711.500đ. Nợ TK 11211: 6.711.500 Có TK 1311: 6.711.500 Nghiệp vụ 3: Ngày 13/09/2011, theo PXK518, xuất kho bán hàng cho XN DV Thủy Sản căn cứ vào HĐ 518, số tiền 30.374.988đ (gồm VAT 5%). Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Nợ TK 1311: 30.374.988 Có TK 5111: 28.928.560 Có TK 33311: 1.446.428 Nợ TK 632: 21.304.480 Có TK 1521: 21.304.480 Nghiệp vụ 4: Ngày 13/09/2011, theo PXK521, xuất kho bán hàng cho Lê Thị Kim Hồng căn cứ vào HĐ 521, số tiền 6.711.500 (gồm VAT 5%). Khách hàng đã thanh toán trước tiền hàng ngày 12/09/2011. Nợ TK 1311: 6.711.500 Có TK 5111: 6.391.900 Có TK 33311: 319.595 Nợ TK 632: 5.870.495 Có TK 1521: 5.870.495 Nghiệp vụ 5: Ngày 15/09/2011, nhận được thông báo của ngân hàng, Nguyễn Văn Phước thanh toán trước tiền hàng, chuyển tiền vào tài khoản công ty, số tiền 24.000.000đ. Nợ TK 11211: 24.000.000 Có TK 1311: 24.000.000 Nghiệp vụ 6: Ngày 15/09/2011, theo PXK 529, xuất kho bán hàng cho Nguyễn Văn Phước căn cứ vào HĐ 529, số tiền 17.942.400đ (gồm VAT 5%). Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Nợ TK 1311: 17.942.400 Có TK 5111: 17.088.000 Có TK 33311: 854.400 Nợ TK 632: 15.781.343 Có TK 1521: 15.781.343 Nghiệp vụ 7: Ngày 15/09/2011, theo PXK 532, xuất kho bán hàng cho Nguyễn Văn Phước căn cứ vào HĐ 532, số tiền 6.095.250đ (gồm VAT 5%). Khách hàng chưa trả tiền hàng. Nợ TK 1311: 6.095.250 Có TK 5111: 5.805.000 Có TK 33311: 290.200 Nợ TK 632: 5.283.446 Có TK 1521: 5.283.446 Nghiệp vụ 8: Ngày 17/09/2011, theo PXK 543, xuất kho bán hàng cho Đại lý Kim Ngân căn cứ vào HĐ 543, số tiền 28.576.000đ (gồm VAT 5%). Khách hàng chưa trả tiền hàng. Nợ TK 1311: 28.576.000 Có TK 5111: 28.216.000 Có TK 33311: 1.360.800 Nợ TK 632: 25.360.538 Có TK 1521: 25.360.538 Nghiệp vụ 9: Ngày 19/09/2011, theo PXK 548, xuất kho bán hàng cho công ty MTV CB TPXK Vạn Đức Tiền Giang căn cứ vào HĐ 548, số tiền 39.999.960đ (gồm VAT 5%). Nợ TK 1311: 39.999.960 Có TK 5111: 38.095.200 Có TK 33311: 1.904.760 Nợ TK 632: 28.232.942 Có TK 1521: 28.232.942 Nghiệp vụ 10: Ngày 19/09/2011, theo PXK 551, xuất kho bán hàng cho công ty Lâm Gia Huynh Đệ căn cứ vào HĐ551, số tiền 45.714.200đ (gồm VAT 5%). Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Nợ TK 1311: 47.999.910 Có TK 5111: 45.714.200 Có TK 33311: 2.285.710 Nợ TK 632: 35.291.178 Có TK 1521: 35.291.178 Nghiệp vụ 11: Ngày 20/09/2011, theo PT 51T/09, thu tiền mặt Đại lý Kim Ngân thanh toán cho lô hàng HĐ 543, số tiền 28.576.800đ. Nợ TK 1111: 28.576.800 Có TK 1311: 28.576.800 Nghiệp vụ 12: Ngày 20/09/2011, theo PXK 555, xuất kho bán hàng cho công ty Lâm Gia Huynh Đệ căn cứ vào HĐ555, số tiền 8.946.000đ (gồm VAT 5%). Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng. Nợ TK 1311: 8.946.000 Có TK 5111: 8.520.000 Có TK 33311: 426.000 Nợ TK 632: 8.050.955 Có TK 1521: 8.050.955 Nghiệp vụ 13: Ngày 30/09/2011, nhận được thông báo của ngân hàng, Công ty Lâm Gia Huynh Đệ thanh toán tiền hàng ngày 19/09/2011 căn cứ vào HĐ551, số tiền 47.999.910. Nợ TK 11211: 47.999.910 Có TK 1311: 47.999.910 2.2.3.6. Trích dẫn mẫu sổ kế toán SỔ CÁI Tháng: 09/2011 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng – Số hiệu: 131 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dư đầu tháng 590.895.085 ... 08/09 131 08/09 Thu tiền hàng_XN DV Thuỷ Sản hđ: 368;280;215;172 11211 - 73.199.924 12/09 131 12/09 Thu tiền hàng Lê Thị Kim Hồng_hđ521 11211 - 6.711.500 13/09 No 13/09 Thu bán hàng_hđ 00518_XN DV Thuỷ Sản 5111 28.928.560 - 13/09 No 13/09 VAT Thu bán hàng_hđ 00518_XN DV Thuỷ Sản 33311 1.446.428 - 13/09 No 13/09 Thu bán hàng_hđ 00521_Lê Thị Kim Hồng 5111 6.391.900 - 13/09 No 13/09 VAT Thu bán hàng_hđ 00521_Lê Thị Kim Hồng 33311 319.595 - 15/09 No 15/09 Thu tiền hàng_Nguyễn Văn Phước 11211 - 24.000.000 15/09 No 15/09 Thu bán hàng_hđ 00529_Nguyễn Văn Phước 5111 17.088.000 - 15/09 No 15/09 VAT Thu bán hàng_hđ 00529_Nguyễn Văn Phước 33311 854.400 - 15/09 No 15/09 Thu bán hàng_hđ 00532_Nguyễn Văn Phước 5111 5.805.000 - 15/09 No 15/09 VAT Thu bán hàng_hđ 00532_Nguyễn Văn Phước 33311 290.250 - 19/09 No 19/09 Thu bán hàng _ hđ 00548_ Cty 1 TV CB TPXK Vạn Đức TG 5111 38.095.200 - 19/09 No 19/09 VAT Thu bán hàng _ hđ 00548_ Cty 1 TV CB TPXK Vạn Đức TG 33311 1.904.760 - 19/09 No 19/09 Thu bán hàng _ hđ 00551_ Cty Lâm Gia Huynh Đệ 5111 45.714.200 - 19/09 No 19/09 VAT Thu bán hàng _ hđ 00551_ Cty Lâm Gia Huynh Đệ 33311 2.285.710 - 20/09 No 20/09 Thu tiền hàng_ĐL Kim Ngân_hđ543 1111 - 28.576.800 20/09 No 20/09 Thu bán hàng _ hđ 00555_ ĐL Kim Ngân 5111 8.520.000 - 20/09 No 20/09 VAT Thu bán hàng _ hđ 00555_ ĐL Kim Ngân 33311 426.000 - 30/09 131 30/09 Thu tiền hàng_Cty Lâm Gia Huynh Đệ 11211 47.999.910 … - Cộng số phát sinh tháng 09/2011 268.557.698 275.355.566 - Số dư cuối tháng 584.097.217 2.2.4. Báo cáo tài chính thực tế Trên Bảng cân đối kế toán Chỉ tiêu Các khoản phải thu – Mã số 130 Mã số 130 = MS 131 + MS 132 + MS 133 + MS 134 + MS 135 + MS 139 = 174.768.517. 1. Phải thu khách hàng – Mã số 131 Số liệu để ghi vào chỉ tiêu “Phải thu khách hàng” căn cứ vào tổng số dư Nợ chi tiết của tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Mã số 130 = 174.768.517. 2. Trả trước cho người bán – Mã số 132 = 0 3. Phải thu nội bộ ngắn hạn – Mã số 133 = 0 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng – Mã số 134 = 0 5. Các khoản phải thu khác – Mã số 135 = 0 6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi – Mã số 139 = 0 Chỉ tiêu Các khoản phải thu dài hạn – Mã số 210 Mã số 210 = MS 211 + MS 212 + MS 213 + MS 218 + MS 219 = 0. 1. Phải thu dài hạn của khách hàng – Mã số 211 = 0 2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc – Mã số 212 = 0 3. Phải thu dài hạn nội bộ – Mã số 213 = 0 4. Phải thu dài hạn khác – Mã số 218 = 0 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi – Mã số 219 = 0 Chỉ tiêu Người mua trả tiền trước – Mã số 313 3. Người mua trả tiền trước – Mã số 313 = 0 Phương pháp trình bày trên Lưu chuyển tiền tệ (phương pháp gián tiếp) Chỉ tiêu Tăng, giảm các khoản phải thu – Mã số 09, bao gồm: (+) Số dư Nợ đầu kỳ: TK131 “Phải thu của khách hàng” = Mã số 131 – Cột năm trước Bảng CĐKT + Mã số 152 – Cột năm trước bảng CĐKT = 118.816.583 + 362.350.036 (–) Số dư Nợ cuối kỳ: TK131 “Phải thu của khách hàng” = Mã số 131 – Cột năm nay Bảng CĐKT + Mã số 152 – Cột năm nay bảng CĐKT = 174.768.517 + 424.131.154 Mã số 09 = (117.733.052) Chỉ tiêu Tăng, giảm các khoản phải trả – Mã số 11, bao gồm: (–) Số dư Có đầu kỳ: TK131 “Phải thu của khách hàng” (Chi tiết “Người mua trả tiền trước”) = Mã số 313 – Cột năm trước Bảng CĐKT: chỉ tiêu này không phát sinh. (+) Số dư Có cuối kỳ: TK131 “Phải thu của khách hàng” (Chi tiết “Người mua trả tiền trước”) = Mã số 313 – Cột năm nay Bảng CĐKT: chỉ tiêu này không phát sinh. – CHƯƠNG 3 – GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TM – SX THÚ Y THỦY SẢN VIỆT TÂN 3.1. Nhận xét 3.1.1. Ưu điểm Về công tác quản lý bán hàng Công ty đã có những biện pháp quản lý bán hàng phù hợp với thực tế, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận, phòng ban trong quá trình bán hàng. Nhờ đó, nâng cao được hiệu quả của công tác bán hàng nói riêng cũng như công tác quản lý doanh nghiệp nói riêng. Quy trình bán hàng hợp lý, từ khâu tìm kiếm thị trường đến khâu bán hàng, giúp cho việc bán hàng thuận lợi, tiết kiệm được chi phí. Về phương pháp kế toán Việc áp dụng phương pháp hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên cho phép ghi chép nhanh chóng, chính xác, kịp thời thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu. Mặt khác, do đặc thù kinh doanh với nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau với đối tượng khách hàng lớn nên các nghiệp vụ phát sinh nhiều, do đó, áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên sẽ giúp công ty chủ động trong việc kiểm kê hàng hóa. Về chứng từ và sổ sách kế toán Công ty sử dụng và chấp hành nghiêm chỉnh trong quy định về chứng từ. Quy trình luân chuyển chứng từ rành mạch, không chồng chéo là điều kiện thuận lợi để ghi sổ và hạch toán. Việc lưu trữ chứng từ thực hiện khoa học, theo đúng quy định thuận lỡi cho việc tìm kiếm, điểm tra và đối chiếu. Sổ sách kế toán chi tiết và tổng hợp rõ ràng. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm nổi bật nêu trên, trong công tác quản lý bán hàng và kế toán nợ phải thu khách hàng tại Công ty còn tồn tại một số hạn chế như sau: 3.1.2.1. Về hệ thống tài khoản Công ty chỉ áp dụng TK 131 cho các khoản nợ phải thu của khách hàng. Các tài khoản liên quan khác như TK 138, 139 không được sử dụng mà được thay thế bằng các tài khoản khác. 3.1.2.2. Về công tác quản lý bán hàng và kế toán bán hàng Do tính chất công việc mang tính mùa vụ, lực lượng lao động chưa ổn định, lúc thừa người thiếu việc, lúc thừa việc lại thiếu lao động. Thêm vào đó, nhân viên còn trẻ nên hay thiên chuyển công việc nên lượng nhân viên bán hàng không đáp ứng yêu cầu như mong đợi. Đội ngũ kế toán hầu hết là nữ, đang còn trẻ nên thường xuyên xin nghỉ việc do chuyện gia đình, hoặc xin nghỉ sinh đẻ nên công tác kế toán trong công ty đôi khi không ổn định. Một điều không kém phần quan trọng về tổ chức bộ máy kế toán của Công ty là Công ty rất ít khi sử dụng Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng. Sự xác nhận này rất cần thiết trong việc theo dõi nợ các khoản phải thu quá hạn của Công ty. Việc thỏa thuận giá bán và nhận bán hàng của Công ty qua điện thoại tương đối tiết kiệm chi phí, thời gian… tuy nhiên, hai bên NCC và KH không có sự ràng buộc về các điều khoản hợp đồng cho những đơn hàng có khối lượng lớn. Do đó, khi hai bên đã đồng ý đơn hàng và giá cả nhưng khách hàng đơn phương hủy đơn hàng hay nhà cung cấp không đáp ứng đủ lượng hàng, nếu không có hợp đồng ràng buộc thì một trong hai bên sẽ gặp bất lợi lớn. 3.1.2.3. Về công tác hạch toán Trong kế toán bán hàng, công ty không sử dụng các tài khoản phản ánh giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại, kế toán lại ghi giảm trực tiếp doanh thu trên sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Điều này không hợp lý với quy định hiện hành và nội dung kinh tế của các nghiệp vụ phản ánh sẽ không chính xác. Đối với các khoản chiết khấu hàng bán ra như chiết khấu thương mại và chiết khấu thanh toán, kế toán không mở sổ theo dõi và cuối tháng không tính trừ làm giảm doanh thu để tính ra các khoản doanh thu thuần từ hoạt động bán hàng mà kế toán công ty phản ánh vào TK 641 như một chi phí bán hàng của lượng hàng bán ra. Đây là nhược điểm kế toán bán hàng là đội lên chi phí của hoạt động bán hàng, điều này không phản ánh đúng thực chất của nghiệp vụ bán hàng. Trong công ty có phát sinh một số nghiệp vụ thiếu tài sản nhưng nguyên nhân vẫn chưa được xử lý, kế toán không hạch toán vào TK 1381 mà hạch toán như bán hàng lẻ cho khách hàng và trừ vào lương bộ phận có trách nhiệm. Khối lượng khách hàng nợ tiền hàng của công ty khá lớn, đặc biệt là các đối tượng mua khoản hàng nguyên liệu nhập khẩu, tuy nhiên đầu năm, kế toán không tiến hành trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo đúng nguyên tắc thận trọng của kế toán. 3.2. Một số kiến nghị và giải pháp về phương pháp kế toán: 3.2.1. Trường hợp: Khi giảm giá hàng bán (có giảm VAT): Ví dụ nghiệp vụ: + Khi bán hàng: Ngày 20/09/2011, theo PX533, xuất hàng bán cho Công ty TNHH Thủy Sản Hoàng Nhi căn cứ vào HĐ533, 200 chai Quilaja/Yucca Blend 1lit, giá bán 258.000đ/chai (VAT 5%). Gía xuất kho 242.800đ/chai. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 632: 48.560.000 (giá vốn thành phẩm) Có TK 155: 48.560.000 (thành phẩm xuất kho) Nợ TK 1311: 54.180.000 (phải thu khách hàng) Có TK 5111: 51.600.000 (doanh thu) Có TK 333: 2.580.000 (thuế gtgt đầu ra) Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT, PXK533, Phiếu sản xuất kiêm lệnh xuất kho, Phiếu giao nhận hàng hóa. + Khi giảm giá hàng bán (có giảm VAT): Sau khi nhận hàng và kiểm tra bằng cách cân đong tổng lượng thuốc có trong lô hàng nhập, Công ty TNHH Thủy Sản Hoàng Nhi phát hiện hao hụt khoảng 7lit (tương ứng 7 chai 1lit) và đề nghị giảm giá. Công ty Việt Tân chấp thuận đề nghị. Gía xuất kho 242.800đ/chai. Gía bán 258.000đ/chai. Thuế VAT 5%. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 532: 1.806.000 (trị giá hàng giảm) Nợ TK 333: 90.300 (thuế gtgt trị giá hàng giảm) Có TK 1311: 1.896.300 (giảm phải thu khách hàng) Chứng từ kèm theo: Biên bản giảm giá hàng bán (Ghi rõ giảm giá trước thuế hay sau thuế), HĐ GTGT. Xử lý tình huống: 1) Hai bên lập biên bản xác nhận giảm giá hàng bán, phía Công ty Việt Tân đồng ý giảm giá cho bên mua là Công ty Hoàng Nhi số lượng hàng hao hụt đó. Đại diện pháp luật 2 bên ký, đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản. 2) Bên công ty Việt Tân hồi hóa đơn cũ và xuất hóa đơn mới thay thế căn cứ vào “TT 32/2007/TT – BTC” quy định về trường hợp giảm giá hàng bán như sau: “5.9- Cơ sở kinh doanh đã xuất bán, cung ứng hàng hoá, dịch vụ và lập hoá đơn do hàng hoá, dịch vụ không đảm bảo chất lượng, quy cách... phải điều chỉnh (tăng, giảm) giá bán thì bên bán và bên mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ số lượng, quy cách hàng hoá, mức giá tăng (giảm) theo hoá đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn, thời gian), lý do tăng (giảm) giá, đồng thời bên bán lập hoá đơn điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hoá, dịch vụ tại hoá đơn số, ký hiệu... Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh giá, bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điều chỉnh cơ sở kinh doanh không được ghi số âm (-).” Như vậy, trên hóa đơn mới, kế toán ghi rõ "Thay thế cho hóa đơn số...ngày..." 3) Về việc kê khai thuế với trường hợp giảm giá hàng bán: Hai bên công ty khai thuế vào tháng phát sinh nghiệp vụ (trên tờ khai đầu ra – đầu vào khai lại hóa đơn cũ với số âm) 3.2.2. Trường hợp: Khi nhận hàng trả Ví dụ nghiệp vụ: + Khi bán hàng: Ngày 20/09/2011, theo PX533, xuất hàng bán cho Công ty TNHH Thủy Sản Hoàng Nhi căn cứ vào HĐ533, 200 chai Quilaja/Yucca Blend 1lit, giá bán 258.000đ/chai (VAT 5%). Gía xuất kho 242.800đ/chai. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 632: 48.560.000 (giá vốn thành phẩm) Có TK 155: 48.560.000 (thành phẩm xuất kho) Nợ TK 1311: 54.180.000 (phải thu khách hàng) Có TK 5111: 51.600.000 (doanh thu) Có TK 333: 2.580.000 (thuế gtgt đầu ra) Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT, PXK533, Phiếu sản xuất kiêm lệnh xuất kho, Phiếu giao nhận hàng hóa. + Khi nhận hàng trả: Sau khi nhận hàng, Công ty TNHH Thủy sản Hoàng Nhi phát hiện 15 chai sản phẩm bị xì và chảy thuốc do quá trình vận chuyển qua tuyến đường nhồi xóc, công ty Hoàng Nhi đề nghị trả lại 15 chai sản phẩm bị lỗi. Công ty Việt Tân chấp thuận đề nghị. Gía xuất kho 242.800đ/chai. Gía bán 258.000đ/chai. Thuế VAT 5%. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 531: 3.870.000 (trị giá hàng trả) Nợ TK 333: 193.500 (thuế gtgt hàng trả) Có TK 1311: 4.063.500 (giảm phải thu khách hàng) Nợ TK 155: 3.642.000 (nhập lại kho thành phẩm hàng trả) Có TK 632: 3.642.000 (giảm giá vốn hàng bán) Chứng từ kèm theo: Biên bản xác nhận hàng kém chất lượng và trả lại hàng bán (ghi rõ giảm giá trước thuế hay sau thuế), HĐ GTGT bên mua xuất trả, Phiếu nhập kho hàng hóa. Xử lý tình huống: 1) Hai bên lập biên bản xác nhận số lượng hàng kém chất lượng, trị giá hàng trả lại và bên Công ty Việt Tân đồng ý cho bên mua là Công ty Hoàng Nhi trả lại số lượng hàng kém chất lượng đó. Đại diện pháp luật 2 bên ký, đóng dấu, mỗi bên giữ 1 bản. 2) Bên Công ty Hoàng Nhi phải xuất trả lại hàng hóa kém chất lượng đó kèm theo hóa đơn xuât trả lại hàng, theo hướng dẫn “Tại Phụ Lục đính kèm TT 153/2010/TT-BTC”, hướng dẫn cách lập hóa đơn trong 1 số trường hợp như sau: “2.8. Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, cơ sở phải lập hoá đơn, trên hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT.” Như vậy, công ty Hoàng Nhi phải xuất trả lại hóa đơn 15 chai Quilaja/Yucca Blend 1lit kém chất lượng cho công ty Việt Tân. Và trên hóa đơn xuất trả lại, bên công ty Hoàng Nhi phải ghi rõ hàng kém chất lượng. 3) Về việc kê khai thuế với hoá đơn xuất trả lại hàng. Đối với công ty Việt Tân, khi nhận được hóa đơn xuất trả lại hàng thì kê khai thuế theo tài liệu kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ của Tổng Cục Thuế căn cứ vào “TT 28/2011/TT–BTC” như sau: “2. Hướng dẫn lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào mẫu số 01-2/GTGT 2.1. Mẫu số 01-2/GTGT 2.2.1. Căn cứ lập bảng kê Căn cứ để lập bảng kê là các hoá đơn GTGT, chứng từ, biên lai nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu của HHDV mua vào trong kỳ tính thuế bao gồm cả hoá đơn GTGT đặc thù như tem vé, hoá đơn nhận lại hàng do người mua trả lại hàng, chứng từ nộp thay thuế GTGT cho nhà thầu nước ngoài.” Như vậy, khi công ty Việt Tân nhận được hóa đơn xuất trả lại hàng do người mua hàng xuất trả lại vì kém chất lượng, kế toán kê khai hóa đơn nhận lại đó trên bảng kê HHDV mua vào, kê khai như các hóa đơn đầu vào khác và tại phần ghi chú trên bảng kê ghi rõ, hóa đơn nhận lại hàng do người mua trả lại hàng vì kém chất lượng. Thời điểm lập hóa đơn xuất trả lại hàng rơi vào kỳ thuế nào thì phía công ty Việt Tân kê khai hóa đơn nhận lại hàng do người mua trả lại hàng vào kỳ thuế của tháng đó. 3.2.3. Trường hợp: Chiết khấu thương mại Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 20/09/2011, theo PX533, xuất hàng bán cho Công ty TNHH Thủy Sản Hoàng Nhi căn cứ vào HĐ533. 200 chai Quilaja/Yucca Blend 1lit, giá bán 258.000đ/chai (VAT 5%). Gía xuất kho 242.800đ/chai. 120 chai Yucca liquid 1lit, giá bán 170.000đ/chai (VAT 5%). Gía xuất kho 158.450đ/chai. Do tháng 08/2011, công ty Thủy sản Hoàng Nhi đã mua hai sản phẩm trên với số lượng lớn nhưng chưa được hưởng chiết khấu thương mại, nên tháng 09/2011 tiến hành chiết khấu thương mại cho công ty Thủy sản Hoàng Nhi. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1311: 75.600.000 Có TK 5111: 72.000.000 Có TK 3331: 3.600.000 Nợ TK 632: 67.574.000 Có TK 155: 67.574.000 Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Phiếu giao nhận hàng hóa. Xử lý tình huống: a. Cách tính chiết khấu thương mại: - Sản phẩm Quilaja/Yucca Blend 1lit: 200 x 258.000 = 51.600.000đ - Sản phẩm Yucca liquid 1lit: 120 x 170.000 = 20.400.000đ Chiết khấu thương mại tháng 8: 10 chai Quilaja/Yucca Blend 1lit và 5 chai Yucca liquid 1lit: 51.600.000 + 20.400.000 – 3.700.000 = 68.300.000đ Kế toán căn cứ vào HĐ 533 ghi sổ kế toán, phản ánh số chiết khấu thương mại thực tế phát sinh trong kỳ: Nợ TK 521: 3.700.000 Nợ TK 3331: 185.000 Có TK 131: 3.885.000 b. Hóa đơn chiết khấu thương mại: thực hiện theo “Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính” hướng dẫn: “2.5. Nếu việc giảm giá áp dụng căn cứ vào số lượng, doanh số hàng hóa, dịch vụ thực tế mua đạt mức nhất định thì số tiền giảm giá của hàng hóa đã bán được tính điều chỉnh trên hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp sau. Trên hóa đơn phải ghi rõ số hóa đơn và số tiền được giảm giá”. Như vậy, công ty Việt Tân sẽ lập hóa đơn chiết khấu thương mại cho Công ty Thủy sản Hoàng Nhi. Trên hoá đơn thể hiện rõ dòng ghi chiết khấu thương mại mà khách hàng được hưởng và tiền thuế GTGT tính trên tổng tiền thực thanh toán (sau khi đã trừ tiền chiết khấu). Ngoài ra, còn một số tình huống liên quan đến khoản chiết khấu thương mại như sau: Khách hàng không tiếp tục mua hàng, hoặc khi số chiết khấu thương mại người mua được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn lần cuối cùng thì phải chi tiền chiết khấu thương mại cho người mua. Khoản chiết khấu thương mại trong các trường hợp này được hạch toán vào Tài khoản 521. Xuất hoá đơn chiết khấu thương mại cho khách hàng: Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Có TK 131 – Phải thu khách hàng Khách hàng mua hàng với khối lượng lớn được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm giá (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu thương mại này không được hạch toán vào TK 521. Doanh thu bán hàng phản ánh theo giá đã khấu trừ chiết khấu thương mại. Xuất hoá đơn theo giá đã giảm và ghi doanh thu (không hạch toán qua 521): Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng  Có TK 511 – Doanh thu bán hàng Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp 3.2.4. Trường hợp: Chiết khấu thanh toán Ví dụ nghiệp vụ: Ngày 20/09/2011, theo PX533, xuất hàng bán cho Công ty TNHH Thủy Sản Hoàng Nhi căn cứ vào HĐ533, 200 chai Quilaja/Yucca Blend 1lit, giá bán 258.000đ/chai (VAT 5%). Gía xuất kho 242.800đ/chai. Nếu trong 10 ngày, Công ty Hoàng Nhi thanh toán tiền hàng thì sẽ được hưởng khoản chiết khấu Net 2/30. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 632: 48.560.000 (giá vốn thành phẩm) Có TK 155: 48.560.000 (thành phẩm xuất kho) Nợ TK 1311: 54.180.000 (phải thu khách hàng) Có TK 5111: 51.600.000 (doanh thu) Có TK 333: 2.580.000 (thuế gtgt đầu ra) - Ngày 27/09/2011, nhận thông báo từ Ngân hàng, công ty TNHH Thủy Sản Hoàng Nhi trả tiền hàng ngày 20/09/2011, số HD533 với số tiền là 53.096.400đ. Kế toán ghi nhận: Nợ TK 1121: 53.096.400 Nợ TK 635: 1.083.600 (khoản được chiết khấu 2%) Có TK 131: 54.180.000 Chứng từ kèm theo: Hóa đơn GTGT, PXK533, Phiếu sản xuất kiêm lệnh xuất kho, Phiếu giao nhận hàng hóa. Xử lý tình huống: Chiết khấu thanh toán là tính trên tổng giá thanh toán. do khách hàng thanh toán sớm, đúng hạn... Phần chiết khấu thanh toán không ghi trên hóa đơn. khi khách hàng chuyển khoản đã chiết khấu thanh toán rồi thì tổng giá trị đã thanh toán sẽ nhỏ hơn tổng giá trị phải thu và sô phải thu ghi trên sổ chi tiết khách hàng sẽ lớn hơn giá trị trên giấy báo có của ngân hàng , phần chênh lệch đó sẽ đưa vào TK 635. 3.2.5. Trường hợp: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Việc lập dự phòng phải thu khó đòi trước hết phải tuân thủ nguyên tắc thận trọng trong kế toán. Thông qua việc lập dự phòng, khoản phải thu khách hàng sẽ được đánh giá không vượt quá giá trị thuần có thể thực hiện được của nó. Bên cạnh đó, khi chi phí dự phòng được ghi nhận vào kỳ phát sinh do có khả năng không đòi được, nhờ đó mà nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí cũng được đảm bảo. Về bản chất, dự phòng phải thu khó đòi là một ước tính kế toán. Có 02 phương pháp thường được sử dụng là: + Ước tính nợ khó đòi trên doanh thu bán chịu: Căn cứ vào số liệu quá khứ, doanh nghiệp có thể tính ra một tỷ lệ giữa nợ phải thu khó đòi và doanh thu bán chịu. + Ước tính nợ khó đòi trên số dư cuối kỳ của Tài khoản phải thu được phân tích theo tuổi nợ: theo phương pháp này việc ước tính sẽ căn cứ trên tỷ lệ so với số dư của TK phải thu vào cuối kỳ. Các tỷ lệ này được tính căn cứ theo những mức độ quá hạn khác nhau của khoản phải thu. Dựa vào thực trạng công ty TNHH Việt Tân, công ty nên xử lý lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phương pháp thứ 2. Công ty nên lập bảng phân tích tuổi nợ của khách hàng để theo dõi tình hình nợ phải thu trong hạn và quá hạn thanh toán. Sau đó, tiến hành lập dự phòng. Đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng theo “TT số 228/2009/TT – BTC ngày 07/12/2009” như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm. + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm. + 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên. Sau khi thỏa các điều kiện để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán tiến hành trích lập khoản nợ phải thu này đưa vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Ví dụ nghiệp vụ: Bảng phân tích tình hình tuổi nợ: Tên khách hàng Ngày bắt đầu nợ Ngày phải thu nợ Số dư nợ tính tới thời điểm 31/12/2011 Ʃ Ngày nợ chưa thu hồi Cty TNHH 1 TV CB TPXK Vạn Đức Tiền Giang 01/06/2010 01/12/2010 33.420.000 13 tháng Cty TNHH TM&SX Việt Viễn 15/12/2010 15/03/2011 42.200.000 9.5 tháng CTy TNHH GP Chăn Nuôi Xanh 20/11/2010 20/02/2011 60.000.000 9.3 tháng Xác định mức lập dự phòng: Tên khách hàng Số tiền cần trích lập dự phòng (1) Ʃ Ngày nợ chưa thu hồi (2) Mức trích lập (3) Gía trị mức trích lập dự phòng Cty TNHH 1 TV CB TPXK Vạn Đức Tiền Giang 32.200.000 13 tháng 50% 16.100.000 Cty TNHH TM&SX Việt Viễn 41.400.000 9.5 tháng 30% 12.420.000 CTy TNHH GP Chăn Nuôi Xanh 53.500.000 9.3 tháng 30% 16.050.000 Như vậy, cuối năm 2011, kế toán hạch toán khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi: Nợ TK 642: 44.570.000 Có TK 139: 44.570.000 + Trường hợp: Nếu công ty đã trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi trong năm 2011 44.570.000đ. - Tình huống 1: Sang năm 2012, công ty xác định số cần trích lập là 46.000.000đ. Kế toán phản ánh số cần trích lập bổ sung như sau: Nợ TK 642: 1.430.000 Có TK 139: 1.430.000 - Tình huống 2: Sang năm 2012, công ty xác định số cần trích lập là 42.570.000đ. Kế toán phản ánh số cần trích lập dự phòng phải thu khó đòi như sau: Nợ TK 139: 2.000.000 Có TK 642: 2.000.000 + Nếu công ty chịu những khoản nợ không có khả năng thu hồi nhưng đã trích lập kỳ trước. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 139: 16.100.000 Có TK 131.VanDuc: 16.100.000 Nợ TK 004: 16.100.000 + Khi công ty thu được những khoản đã trích lập dự phòng kỳ trước. Kế toán hạch toán như sau: Nợ TK 112: 16.100.000 Có TK 711: 16.100.000 Có TK 004: 16.100.000 3.2.6. Giải pháp thu hồi nợ bằng dịch vụ bao thanh toán Dịch vụ bao thanh toán là việc Ngân hàng , Tổ chức tín dụng tạm ứng trước một khoản tiền và thu nợ hộ người bán, thông qua hợp đồng Bao thanh toán với một khoản phí. Các DN khi bán hàng trả chậm cho khách hàng, nếu sợ rủi ro trong việc thu tiền trả chậm (trường hợp người mua không thanh toán cho người bán) thì sẽ yêu cầu ngân hàng Bao thanh toán rủi ro này. Do đó, sẽ rất tiện lợi và thích hợp với Công ty khi áp dụng dịch vụ Bao thanh toán đối với các đơn hàng lớn kèm theo điều khoản trả chậm của hợp đồng. Hồ sơ Bao thanh toán Chuẩn bị cho dịch vụ bao thanh toán, Công ty cần chuẩn bị Hồ sơ bao thanh toán: Hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính của Khách hàng Hồ sơ đăng ký: Giấy đề nghị cấp hạn mức BTT hoặc giấy đề nghị BTT Bộ hồ sơ liên quan đến khoản phải thu bao gồm: Hợp đồng mua bán hàng hóa Hóa đơn bán hàng Phiếu xuất kho/ biên bản giao nhận hàng hóa Thông báo chuyển nhượng khoản phải thu cho NH kèm theo xác nhận và cam kết thanh toán trực tiếp cho NH từ các đối tác của khách hàng. Lưu ý: Bộ hồ sơ này không phát sinh từ các giao dịch mua bán trái phép, bất hợp pháp hoặc đang tranh chấp hay trong tình trạng hàng ký gửi. Thời hạn thanh toán hợp đồng mua bán còn lại dài hơn 180 ngày và các điều kiện quan trọng kèm theo khác. Các vấn đề liên quan đến Bao thanh toán Công ty hiện đang có giao dịch với Ngân hàng Á Châu (ACB) và Ngân hàng ACB cũng đã triển khai dịch vụ Bao thanh toán với các yếu tố liên quan như sau: Thời hạn Bao thanh toán: Thời hạn BTT = thời hạn còn lại của khoản phải thu + tối đa 15 ngày Lãi và phí trong hoạt động BTT: Lãi được tính trên số tiền mà ACB ứng trước cho bên bán hàng. Lãi mà bên bán hàng phải trả được tính theo công thức: Lãi = [số tiền ứng trước Ï lãi suất Ï số ngày BTT] : 30 ngày Số ngày BTT tính từ ngày ACB ứng tiền trước đến ngày bên mua hàng hoặc bên bán hàng thanh toán khoản phải thu cho ACB. Trường hợp bên mua hàng không thanh toán khoản phải thu đúng hạn theo hợp đồng mua bán hàng hóa thì ACB sẽ tính lãi gia hạn, lãi quá hạn theo quy định. Phí được tính trên giá trị khoản phải thu. Phí thực hiện BTT được thu 1 lần ngay khi ACB ứng tiền cho bên bán hàng. Phương thức Bao thanh toán: BTT từng lần BTT theo hạn mức Đồng BTT Ví dụ nghiệp vụ: Tình huống: Nghiệp vụ số 9: Giá trị khoản phải thu theo hợp đồng mua bán hàng hóa (giả sử hai bên đã lập hợp đồng): 40.000.000đ. Phí BTT: 1% giá trị khoản phải thu Lãi suất BTT: 0.95%/ tháng Ngày ACB ứng trước tiền: 01/10/2011 Ngày đến hạn thanh toán theo hợp đồng mua bán hàng hóa: 01/12/2011 Ngày bên Cty 1 TV CB TPXK Vạn Đức TG thanh toán cho ACB: 20/11/2011 Tỷ lệ ứng trước: 70% giá trị khoản phải thu Xử lý tình huống: Số tiền ACB ứng trước = 70% Ï 40.000.000 đồng = 28.000.000 đồng Phí BTT = 40.000.000 đồng Ï 1% = 400.000 đồng Số ngày BTT = 50 ngày (từ 01/10/2006 đến 20/11/2006) Lãi BTT = 28.000.000 đồng Ï 0.95% : 30 ngày Ï 50 ngày = 443.333 đồng Phương pháp hạch toán: + Khi giao dịch ký kết hợp đồng Bao thanh toán, phí giao dịch (nếu có): Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính Nợ TK 1331 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có) Có TK 111, 112… + Chi phí Bao thanh toán phải trả cho ngân hàng ACB: Nợ TK 635: 400.000 (Phí bao thanh toán) Có TK 112: 400.000 + Khi bán hàng: Nợ TK 1311: 39.999.960 Có TK 5111: 38.095.200 Có TK 33311: 1.904.760 Nợ TK 632: 28.232.942 Có TK 1521: 28.232.942 + Khi ngân hàng thanh toán ứng trước một phần số tiền cho công ty: Nợ TK 112: 28.000.000 (Số tiền ngân hàng bao thanh toán ứng trước) Có TK 311: 28.000.000 + Đến hạn thanh toán, người mua thanh toán cho ngân hàng Bao thanh toán, ngân hàng bao thanh toán thanh toán phần còn lại cho doanh nghiệp: Nợ TK 112: 12.000.000 (Số tiền ngân hàng mà ngân hàng thanh toán) Có TK 311: 28.000.000 (Số tiền ngân hàng bao thanh toán ứng trước) Có TK 131: 40.000.000 Nợ TK 635: 443.333 (Lãi bao thanh toán) Có TK 112: 443.333 3.2.7. Giải pháp đánh số hiệu chứng từ và diễn giải Cải thiện cách đánh số chứng từ và diễn giải để việc kiểm tra và đối chiếu số liệu sổ sách và chứng từ thêm rõ ràng, hoàn thiện hơn, đó cũng chính là một điều tất yếu giúp bộ máy kế toán thêm phần chặt chẽ. Ví dụ: SỔ CÁI Tháng: 09/2011 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng – Số hiệu: 131 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dư đầu tháng 590.895.085 ... 08/09 131 08/09 Thu tiền hàng_XN DV Thuỷ Sản hđ: 368;280;215;172 11211 - 73.199.924 12/09 131 12/09 Thu tiền hàng Lê Thị Kim Hồng_hđ521 11211 - 6.711.500 13/09 No 13/09 Thu bán hàng_hđ 00521_Lê Thị Kim Hồng 5111 6.391.900 - 13/09 No 13/09 VAT Thu bán hàng_hđ 00521_Lê Thị Kim Hồng 33311 319.595 - 19/09 No 19/09 Thu bán hàng _ hđ 00551_ Cty Lâm Gia Huynh Đệ 5111 45.714.200 - 19/09 No 19/09 VAT Thu bán hàng _ hđ 00551_ Cty Lâm Gia Huynh Đệ 33311 2.285.710 - 20/09 No 20/09 Thu tiền hàng_ĐL Kim Ngân_hđ543 1111 - 28.576.800 30/09 131 30/09 Thu tiền hàng_Cty Lâm Gia Huynh Đệ 11211 47.999.910 … - Cộng số phát sinh tháng 09/2011 268.557.698 275.355.566 - Số dư cuối tháng 584.097.217 Thu tiền hàng khách hàng qua TK ngân hàng thì có thể ghi số ký hiệu chứng từ như CNH01/09 (Có NH). Tương tự cho thanh toán tiền qua TK ngân hàng, ký hiệu NNH01/09. Thu tiền khách hàng bằng tiền mặt thì kế toán lấy số phiếu thu làm ký hiệu chứng từ. Ví dụ: PT01/09 Ghi nhận doanh thu bán hàng vào TK 511 và thuế VAT bán hàng vào TK 33311, kế toán có thể lấy số hóa đơn làm ký hiệu chứng từ. Ví dụ: HĐ 555 Khi ghi sổ doanh thu bán hàng, kế toán nên ghi diễn giải “Bán hàng_hđ***_***” tránh trường hợp nhầm lẫn khi kiểm tra sổ. Khi ghi sổ thuế VAT hàng bán, kế toán nên ghi diễn giải “VAT thu bán hàng_hđ***_***”. Ví dụ: SỔ CÁI Tháng: 09/2011 Tên tài khoản: Phải thu khách hàng – Số hiệu: 131 Ngày, tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK ĐƯ Số tiền Số hiệu Ngày, Tháng Nợ Có A B C D H 1 2 - Số dư đầu tháng 590.895.085 ... 08/09 CNH08/09 08/09 Thu tiền hàng_XN DV Thuỷ Sản hđ: 368;280;215;172 11211 - 73.199.924 12/09 CNH12/09 12/09 Thu tiền hàng Lê Thị Kim Hồng_hđ521 11211 - 6.711.500 13/09 HD521 13/09 Bán hàng_hđ 00521_Lê Thị Kim Hồng 5111 6.391.900 - 13/09 HD521 13/09 VAT Bán hàng_hđ 00521_Lê Thị Kim Hồng 33311 319.595 - 19/09 HD551 19/09 Bán hàng_hđ 00551__ Cty Lâm Gia Huynh Đệ 5111 45.714.200 - 19/09 HD551 19/09 VAT Bán hàng_hđ 00551_ Cty Lâm Gia Huynh Đệ 33311 2.285.710 - 20/09 PT 51T/09 20/09 Thu tiền hàng_ĐL Kim Ngân_hđ543 1111 - 28.576.800 30/09 CNH30/09 30/09 Thu tiền hàng_Cty Lâm Gia Huynh Đệ 11211 47.999.910 … - Cộng số phát sinh tháng 09/2011 268.557.698 275.355.566 - Số dư cuối tháng 584.097.217 3.2.8. Mẫu sổ chi tiết phải thu các đối tượng khách hàng Công ty có sổ tổng hợp công nợ phải thu khách hàng nhưng sổ này thuộc loại sổ tập hợp các khoản nợ đầu kỳ, nghiệp vụ nợ phải thu phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ cho tất cả các khách hàng. Kế toán công nợ nên bổ sung sổ chi tiết cho từng đối tượng khách hàng. Mẫu Sổ chi tiết phải thu khách hàng (mẫu đề nghị) SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01.09.2011 đến ngày 30.09.2011 TÊN KHÁCH HÀNG: Cty TPXK Vạn Đức Tiền Giang ĐVT: VNĐ Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Ký Hiệu Số Số dư đầu kỳ 62,000,000 Số phát sinh trong kỳ 17/09/2011 NH Thu tiền hàng 11211 19,047,600 19/09/2011 PTKH 69 Bán hàng HĐ584 511 38,095,20 19/09/2011 PTKH 72 Thuế VAT Bán hàng HĐ584 3331 1,814,057 Cộng phát sinh tháng 09 101,909,257 19,047,600 Số dư cuối tháng 09 82,861,657 Cộng phát sinh luỹ kế hết tháng 09 101,909,257 19,047,600 SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Từ ngày 01.09.2011 đến ngày 30.09.2011 TÊN KHÁCH HÀNG: Xí Nghiệp DV Thủy Sản ĐVT: VNĐ Ngày Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Nợ Có Ký Hiệu Số Số dư đầu kỳ 28,574,000 Số phát sinh trong kỳ 06/09/2011 PTKH Bán hàng HĐ487 511 16,190,460 06/09/2011 PTKH Thuế VAT Bán hàng HĐ487 3331 809,523 08/09/2011 NH Thu tiền hàng 11211 73,199,924 13/09/2011 PTKH Bán hàng HĐ584 511 28,928,560 13/09/2011 PTKH Thuế VAT Bán hàng HĐ584 3331 1,446,428 Cộng phát sinh tháng 09 75,948,971 73,199,924 Số dư cuối tháng 09 2,749,047 Cộng phát sinh luỹ kế hết tháng 09 75,948,971 73,199,924 3.2.9. Mẫu biểu Biên bản đối chiếu công nợ phải thu Việc bổ sung biên bản đối chiếu công nợ sẽ phục vụ tốt hơn cho việc quản lý công nợ tại công ty. Mẫu này công ty có thể tự biên soạn sao cho phù hợp sao cho đối tác dễ dàng trong việc kiểm tra và xác nhận công nợ. Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ phải thu khách hàng Nghiệp vụ 9 (mẫu đề nghị) CÔNG TY TNHH TM - SX THÚ Y THỦY SẢN VIỆT TÂN Đc: 94/1035A1 Dương Quảng Hàm, P.17, Quận Gò Vấp, TP. HCM Tel: 39842240 Fax : 39842 230 Email : vitavet@hcm.vnn.vn BẢNG ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG Từ ngày: 15/09/2011 Đến ngày: 15/10/2011 Bên mua: KH759 – CTY MTV CB TPXK VẠN ĐỨC Địa chỉ: Ấp Đông Hòa, X. Sông Thuận, H. Châu Thành, Tiền Giang Cùng nhau xác nhận công nợ: Số Chứng từ Số Hóa đơn Ngày Chứng từ Diễn giải Số tiền phải thu Số tiền đã thu/Cấn trừ (1) (2) (3) (4) (7) (9) SỐ DƯ ĐẦU KỲ HD 548 19/09/2011 Bán hàng nguyên liệu 39.999.960 TỔNG SỐ PHÁT SINH 39.999.960 SỐ DƯ CUỐI KỲ 39.999.960 Đại diện bên mua Ngày 19 tháng 10 năm 2011 Đại diện bên bán (Ký, ghi họ tên) Vì Quyền lợi của khách hàng, kính mong Qúy khách hàng ký xác nhận (đóng dấu, nếu có) vào bảng đối chiếu công nợ rồi chuyển đến chúng tôi theo cách sau: * Số Fax: (08) 3984.2240 * Gởi theo địa chỉ: 94/1035A1 Dương Quảng Hàm, P 17, Quận Gò Vấp, TP. HCM