Công tác kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty may Đức Giang

cho tổng giám đốc gồm 3 phó tổng giám đốc, một kế toán trưởng và các trưởng phòng ban chức năng. Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm: - Văn phòng tổng hợp: có nhiệm vụ tổ chức, điều hành mọi hoạt động của công ty như tuyển dụng lao động, giao dịch, tiếp khách, hội họp các hoạt động sản xuất của công ty. - Phòng kế hoạch đầu tư: có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, quản lý thành phẩm, viết phiếu nhập, xuất kho, đưa ra các kế hoạch hoạt động đầu tư cho ban giám đốc. - Phòng XNK: có nhiệm vụ giao dịch các hoạt động XNK liên quan đến vật tư, hàng hoá, giao dịch ký kết hợp đồng XNK trong công ty với các đối tác nước ngoài. - Phòng kỹ thuật: có chức năng chỉ đạo kỹ thuật sản xuất dưới sự lãnh đạo của phó tổng giám đốc điều hành kỹ thuật, chọn lựa kỹ thuật hợp lý cho mỗi quy trình, kiểm tra áp dụng kỹ thuật vào sản xuất có hợp lý hay không, đề xuất ý kiến để tiết kiệm nguyên liệu mà vẫn đảm bảo yêu cầu sản xuất. -Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh và giám đốc mọi hoạt động của công ty thông qua chỉ tiêu giá trị của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo công ty có đường lối phát triển đúng đắn và đạt hiệu quả cao nhất. - Phòng ISO: Có nhiệm vụ quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 (ISO 9002). - Phòng thời trang và kinh doanh nội địa: có nhiệm vụ nghiên cứu nhu cầu thị trường về thời trang, nghiên cứu thiết kế mẫu mã chào hàng FOB, xây dựng định mức tiêu hao nguyên phụ liệu cho từng mẫu chào hàng, quản lý các cửa hàng đại lý và cửa hàng giới thiệu sản phẩm của công ty. * Dưới các xí nghiệp thành viên có ban giám đốc xí nghiệp gồm giám đốc và phó giám đốc xí nghiệp. Ngoài ra, để giúp việc cho ban giám đốc xí nghiệp còn có các tổ trưởng sản xuất, các nhân viên báo sổ. . .Dưới các trung tâm và các cửa hàng có các cửa hàng trưởng và các nhân viên .Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện như sau: (Sơ đồ số 8) 2.1.4. Đặc điểm công tác kế toán ở công ty may Đức Giang : Công ty May Đức Giang đã dựa trên cơ sở chế độ ghi chép ban đầu của nhà nước và hoạt động kinh tế của mình mà xây dựng bộ máy kế toán theo hình thức kế toán tập trung và tiến hành công tác kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ, phương pháp kế toán mà công ty áp dụng là phương pháp kê khai thường xuyên. Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty được thể hiện như sau: - Bộ phận kế toán hàng tồn kho: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng tồn kho. - Bộ phận kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm về những vấn đề liên quan đến quá trình thanh toán với khách hàng như: phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. . . - Bộ phận kế toán vốn bằng tiền: Hạch toán tổng hợp và chi tiết những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền. - Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành cho từng loại sản phẩm của công ty căn cứ vào các chứng từ, sổ sách liên quan, là căn cứ cho việc xác định giá vốn hàng bán sau này. Sơ đồ số 09: Bộ máy kế toán của Công ty May Đức Giang Kế toán trưởng BP Kế toán chi phí và giá thành SF BP Kế toán tiền lương BHXH BHYT BP Kế toán hàng tồn kho BP Kế toán thanh toán BP Kế toán tổng hợp BP Kế toán doanh thu và xác định KQBH BP Kế toán vốn bằng tiền BP Kế toán khu CN cao Nhân viên KT ở các bộ phận trực thuộc : Quan hệ cung cấp số liệu : Quan hệ chỉ đạo - Bộ phận kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Có nhiệm vụ xác định chính xác doanh thu bán hàng, là cơ sở để xác định đúng đắn kết quả bán hàng. - Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Kiểm tra các bảng lương của các xí nghiệp gửi lên và lập bảng tổng hợp tiền lương, phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương. - Bộ phận kế toán tổng hợp: Cuối quí ( tháng, năm) kế toán tổng hợp tập hợp số liệu tại phòng kế toán làm căn cứ để lập BCTC. Ngoài ra, còn chịu trách nhiệm một số phần hành kế toán khác. 2.2 Thực trạng công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty May Đức Giang. 2.2.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và công tác quản lý doanh thu bán hàng ở công ty May Đức Giang Hàng đem bán ở công ty May Đức Giang chủ yếu là thành phẩm ở giai đoạn cuối, sau khi trải qua quá trình sản xuất và gia công theo đơn đặt hàng của khách hàng. Ngoài ra công ty còn có bộ phận SX kinh doanh phụ cũng cung cấp một số dịch vụ cho bên ngoài như dịch vụ vận tải cho khách hàng, tận dụng phế liệu như các loại vải vụn, bông cắt thừa, vật tư thừa do tiết kiệm nguyên vật liệu... Để kích thích quá trình tiêu thụ sản phẩm, đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của moị khách hàng đến với công ty, công ty May Đức Giang đã sử dụng nhiều phương thức thanh toán tiền khác nhau nhưng chủ yếu là các phương thức bán hàng thu tiền ngay và bán hàng trả chậm. Ngoài việc sản xuất theo đơn đặt hàng công ty còn nghiên cứu mở rộng thị trường tiêu thụ như bán sản phẩm ở các đại lý với hình thức thanh toán định kỳ bán được bao nhiêu hàng trả tiền bấy nhiêu, nếu không bán được hàng công ty chấp nhận việc trả lại hàng của các đại lý. Để hỗ trợ cho việc bán hàng, công ty còn tổ chức quảng cáo, chào hàng, giới thiệu sản phẩm ở nhiều nơi, nhất là triển lãm, mở quầy giới thiệu sản phẩm nhằm thu hút khách hàng ở mẫu mã, chất lượng các loại áo Jacket, sơ mi... Các khách hàng đến với công ty May Đức Giang đều có được sản phẩm với chất lượng cao, phù hợp với điều kiện người tiêu dùng, giá cả hợp túi tiền và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp nhất. Mặt khác, với các khách hàng thường xuyên công ty cho phép mang hàng đi, khi bán được mới phải thanh toán và nếu hàng bị kém phẩm chất hoặc lỗi thời có thể đem tới công ty đổi lấy hàng mới hoặc trả lại. Với các đại lý hợp đồng dài hạn sẽ được hưởng chính sách ưu tiên như hưởng % hoa hồng và có thưởng nếu bán được nhiều hàng. Về công tác quản lý doanh thu bán hàng, công ty luôn chú ý đúng mức một số điểm như sau: * Về quy cách phẩm chất sản phẩm: Trước khi cho nhập kho, thành phẩm đã được bộ phận thu hóa ở xí nghiệp kiểm tra và đưa đến cho bộ phận KCS của công ty kiểm tra lại một cách nghiêm ngặt về chất lượng và quy cách, kiên quyết không cho nhập những thành phẩm không đạt yêu cầu. Công ty đặc biệt chú trọng nguyên tắc sản xuất phải gắn liền với thị trường, cho phép nhập kho những thành phẩm được thị trường chấp nhận và có thể bán được, đặc biệt là phải đúng mẫu mã, kích cỡ mà phía gia công đặt hàng, không được thiếu hụt hay vượt quá kiểu cách mà khách hàng yêu cầu. Khi giao hàng cho khách hàng, công ty cử người kiểm tra kỹ lưỡng chất lượng, qui cách sản phẩm sản xuất so với chứng từ xuất kho. * Về khối lượng thành phẩm xuất bán: Phòng kế hoạch đầu tư đảm nhận viết lệnh xuất kho (phiếu xuất kho) và hạch toán chi tiết thành phẩm do phòng kế toán làm. Do đó, phòng kế toán và phòng kế hoạch nắm chắc tình hình hiện có của từng loại, từng thứ thành phẩm là cơ sở để ký kết hợp đồng bán hàng viết lệnh xuất giúp khách hàng có thể nhận hàng một cách dễ dàng, nhanh chóng, khâu thanh toán tiền hàng và giao nhận hàng không gây phiền hà gì cho khách hàng. * Về giá cả: Công ty sử dụng giá bán động, tức là giá bán được xác định trên cơ sở giá thành sản xuất thực tế và sự biến động của cung cầu thị trường. Do có sự thay đổi thường xuyên về giá bán nên tại phòng kế toán luôn có bảng thông báo giá bán để mọi khách hàng tới mua hàng đều biết. Trên bảng thông báo có ghi rõ giá bán cho từng loại, từng thứ sản phẩm và thời hạn có hiệu lực của giá để khách hàng tiện theo dõi. Đặc biệt, khi có lệnh giảm giá của Tổng giám đốc công ty cho bất kỳ mặt hàng nào thì phòng kế hoạch sẽ thông báo lại cho khách hàng có liên quan. Công ty thực hiện đúng trách nhiệm về giá bán với các hợp đồng đã ký kết trong khi đã tăng giá ở các hợp đồng khác. 2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng Sản phẩm của công ty May Đức Giang đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã bao gồm các loại áo jacket, áo gilê, áo sơ mi, áo măng tô, quần soóc, áo váy, quần âu, hàng jeans, quần áo trẻ em... Nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục. Ngoài việc bán các sản phẩm sản xuất ra công ty còn bán cả phế liệu như giấy trong cuộn vải, vải vụn, bông vụn...vật tư thừa do tiết kiệm nguyên liệu hoặc không dùng đến để giải phóng lượng vốn lưu động bị ứ đọng, tạo điều kiện quay vòng vốn nhanh . Hiện nay, quá trình bán hàng ở công ty được thực hiện theo hai nghiệp vụ chủ yếu: bán hàng nội địa và trả hàng gia công cho khách, tương ứng với doanh thu bán hàng chủ yếu của công ty là: doanh thu bán hàng nội địa và doanh thu trả hàng gia công cho khách. * Chứng từ và tài khoản sử dụng: Chứng từ mà công ty sử dụng là: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn giá trị gia tăng, và Invoi trong trường hợp trả hàng gia công xuất khẩu. Nhưng kể từ ngày 01/01/1999 theo sự thay đổi của chế độ kế toán thì khi công ty xuất trả hàng gia công xuất khẩu hoặc xuất bán trực tiếp trong nước thì phòng kế hoạch công ty không viết hóa đơn kiêm phiếu xuất kho nữa mà nay sử dụng ngay hóa đơn giá trị gia tăng để ghi vào các sổ có liên quan. Kế toán doanh thu bán hàng ở công ty sử dụng các tài khoản chủ yếu là: - TK 511: Doanh thu bán hàng, trong đó chi tiết: + TK 5111 - Doanh thu gia công hàng xuất khẩu + TK 5112 - Doanh thu bán hàng nội địa + TK 5113 - Doanh thu bán vật liệu + TK 5114 - Doanh thu tiết kiệm + TK 5115 - Doanh thu bao bì - TK 131: Phải thu của khách hàng, trong đó chi tiết: + TK 1311 - Phải thu của khách hàng gia công + TK 1312 - Công nợ đại lý - TK 531 - Hàng bán bị trả lại - TK 532 - Giảm giá hàng bán - TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp nhà nước và các TK liên quan khác. Kế toán doanh thu bán hàng ở công ty mở các sổ kế toán và bảng sau: - Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết TK131: “Phải thu của khách hàng” (mở theo dõi riêng từng khách hàng nước ngoài và trong nước) - Sổ chi tiết thuế GTGT - Bảng kê số 11 - Bảng cân đối số phát sinh TK 511 - Bảng tổng hợp tiêu thụ - Bảng tổng hợp các tài khoản - Sổ cái các TK Sơ đồ số 10: Trình tự ghi sổ bán hàng ở công ty May Đức Giang Hoá đơnGTGT và các chứng từ bán hàng Bảng cân đối số phát sinh TK 511 Sổ chi tiết bán hàng Bảng tổng hợp tiêu thụ Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp các TK Bảng kê số 11 Sổ cái Ghi hàng ngày Ghi vào cuối quí Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng sẽ được ghi trực tiếp vào hóa đơn GTGT. Căn cứ vào các chứng từ bán hàng (hóa đơn GTGT, Invoi xuất hàng) kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng. Sổ chi tiết bán hàng được mở theo từng quý. Vì mặt hàng sản xuất của công ty rất đa dạng nên không mở chi tiết cho từng loại sản phẩm mà theo dõi theo từng hóa đơn bán hàng( doanh thu hàng gia công, doanh thu hàng nội địa, doanh thu bán vật liệu, doanh thu tiết kiệm và doanh thu bao bì). Sổ này chỉ phản ánh doanh thu chưa có thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT đầu ra được phản ánh ở sổ chi tiết thuế được đề cập sau. Ví dụ: Khi bán hàng nội địa và xuất trả hàng gia công, kế toán viết hoá đơn GTGT như sau: Biểu số 1 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ngày 29 tháng 03 năm 2002 N0: 002850 Đơn vị bán hàng: Công ty May Đức Giang Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00015 Đơn vị mua hàng: SEIDENTICKER. Địa chỉ: Đức Hình thức thanh toán: Theo hợp đồng gia công Stt Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 HR 410/960508 chiếc 13.650 1,0 13.650,00 2 HR 410/960509 chiếc 1.050 1,05 1.102,50 Tỷ giá: 14.520 VND/USD Cộng tiền hàng: 214.206.300 Thuế suất thuế GTGT: 0% Tiền thuế GTGT: 0 Tổng cộng tiền thanh toán: 214.206.300 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu hai trăm linh sáu ngàn ba trăm đồng chẵn Biểu số 2 HOÁ ĐƠN (GTGT) Liên 1: Lưu Mẫu số: 01 GTKT-3LL Ngày 21 tháng 01 năm 2002 N0: 002750 Đơn vị bán hàng: Công ty May Đức Giang Địa chỉ: Gia Lâm - Hà Nội Số tài khoản: 710A-00015 Họ tên người mua hàng: Đoàn Tất Tĩnh Địa chỉ: Cửa hàng số 115 Đội Cấn Hình thức thanh toán: Tiền mặt A B C 1 2 3 = 1 x 2 1 Quần soóc chiếc 20 15.000 300.000 2 Quần nhung con giống chiếc 35 15.000 525.000 3 Quần PANRIN chiếc 10 50.000 500.000 4 Sơ mi nội địa cộc chiếc 15 25.000 375.000 Cộng tiền hàng: 1.700.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 170.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 1.870.000 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu tám trăm bảy mươi ngàn đồng chẵn Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Căn cứ vào các hóa đơn GTGT trên và các hoá đơn khác liên quan, kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng quý I/2002 như sau: SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG- QUÍ I/2002 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Số Ngày 5111 5112 5113 5114 5115 007401 2/1 Đại lý chị Hương 1111 5.763.608 007402 2/1 Đại lý Phúc 1111 2.822.790 . . . 007407 21/1 Anh Tĩnh Đội Cấn 1312 1.700.000 . . . 007438 27/2 Đại lý Thành Hưng 1111 690.510 007439 27/2 Sơn nộp tiền phế liệu 1111 690.840 . . . 007541 29/3 Doanh thu SEIDEN 1311 214.206.300 . . . Đối với các nghiệp vụ bán hàng nội địa: Đồng thời với việc ghi sổ chi tiết bán hàng, kế toán thuế GTGT cũng căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi vào số chi tiết thuế GTGT như sau: SỔ CHI TIẾT THUẾ - QÚI I/2002 Đơn vị tính: đồng Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh thu Thuế GTGT Số hiệu Ngày 007401 2/1 Doanh thu ĐL chị Hương 1111 5.763.608 5763.360 007402 2/1 Doanh thu ĐL Phúc 1111 2.822.790 282.279 . . . . . 007407 21/1 Doanh thu CH anh Tĩnh 1312 1.700.000 170.000 . . . . . 007425 5/2 Doanh thu quảng cáo SF 641 872.720 87.272 . . . . . Trong trường hợp hàng của công ty đã được coi là tiêu thụ nhưng khách hàng mới chấp nhận thanh toán tiền hàng mà chưa thanh toán, hoặc mới chỉ thanh toán một phần thì kế toán mở sổ chi tiết TK131- “Phải thu của khách hàng” theo từng đối tượng thanh toán. Hàng ngày, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng và các hóa đơn GTGT có ghi chú là chưa thanh toán kế toán ghi vào sổ chi tiết thanh toán với người mua theo từng đối tượng thanh toán Sổ chi tiết TK 131 được mở theo dõi công nợ đối với từng khách hàng theo từng quý. Mỗi hóa đơn mua chịu của khách hàng được ghi trên một dòng và theo dõi cho đến khi khách hàng thanh toán khoản nợ đó. Cuối quý, kế toán cộng sổ một lần, số liệu cộng này là cơ sở để lập Bảng kê số 11- “Phải thu của khách hàng” Ví dụ căn cứ vào hóa đơn GTGT trường hợp công ty bán hàng trả chậm (theo biểu số2) và các hoá đơn khác liên quan, kế toán ghi sổ chi tiết theo dõi công nợ của anh Tĩnh như sau: SỔ CHI TIẾT PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG QUÍ I/2002 Tên khách hàng: Đoàn Tất Tĩnh Ngày ghi sổ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ 28.229.000 Phát sinh trong kỳ 007407 21/1 Doanh thu bán hàng 5112 1.700.000 Thuế GTGT 3331 170.000 . . . . . . . . . . 098 30/3 Thanh toán 1111 8.500.000 Cộng phát sinh 7.172.000 8.500.000 Số dư cuối kỳ 26.901.000 Tại Công ty May Đức Giang, đối với nghiệp vụ bán hàng nội địa thì chủ yếu là công ty bán thông qua các đại lý. Khi xuất hàng cho các đại lý phòng kế hoạch viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu số 3: PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ Ngày 20 tháng 01 năm 2002 Quyển số: 294 Liên 1: Lưu N0: 04481 Căn cứ lệnh điều động số ... ngày .... tháng .... năm 2002 Họ tên người vận chuyển: Anh Tuân Hợp đồng số Xuất tại kho: Cô Dần Nhập tại kho: Đại lý Hiệp KH Stt Tên nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thực nhập Thực xuất 1 Sơ mi Seiden dài tay chiếc 30 60.000 1.800.000 2 áo 2 lớp T.N 99 chiếc 70 110.000 7.700.000 CỘNG 100 9.500.000 Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập Lúc đó hàng vẫn chưa được coi là tiêu thụ. Vì vậy, kế toán phải sử dụng TK157 “ hàng gửi bán” để theo dõi từng lần xuất kho cho các đại lý. Chỉ khi nào các đại lý nộp tiền hàng thì mới được coi là đã tiêu thụ. Ở công ty May Đức Giang để tăng cường được lượng hàng bán ra đã khuyến khích khách đại lý bán hàng đi đến đâu nộp tiền vào đến đó. Khi nhận được tiền hàng của các đại lý, căn cứ vào phiếu thu, hóa đơn GTGT có ghi chú là đã thanh toán, kế toán doanh thu ghi sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết thuế ( như đã trình bày ở trên) Để theo dõi chặt chẽ từng đại lý, cuối quý kế toán “hàng gửi bán” cũng lập bảng theo dõi cho từng đại lý, ghi rõ cụ thể từng lần xuất hàng cho đại lý và từng lần trả tiền hàng cho công ty. Nhìn vào bảng này ta có thể biết được tổng lượng xuất trong quý và số lượng sản phẩm tiêu thụ được trong quý theo từng đại lý. Ví dụ theo dõi đại lý Hiệp KH Quý I/2002 ta có bảng số 1 . Căn cứ ghi bảng như sau: - Cột “tồn đầu kỳ” căn cứ vào cột tồn cuối kỳ của bảng theo dõi đại lý Hiệp KH quí IV/2001 - Số liệu ngày tháng xuất trả hàng trong bảng căn cứ vào phiếu xuất kho do thủ kho cung cấp. Số thanh toán từng lần căn cứ vào hoá đơn GTGT và phiếu thu do kế toán thanh toán cung cấp. Còn phần trả công ty căn cứ vào phiếu nhập kho thành phẩm có ghi chú là “ nhập lại hàng đại lý” để ghi. - Cột “tồn cuối”: được tính bằng công thức sau: Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + tổng nhập - thanh toán - trả công ty Bảng theo dõi từng đại lý trên kế toán chỉ theo dõi phần giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. Đại lý của công ty bán đúng giá của công ty quy định và được hưởng hoa hồng cho công ty tính trả riêng bằng 2% tiền bán hàng của đại lý ( tính trên tổng doanh thu bán hàng bao gồm cả thuế GTGT của đại lý) Từ bảng kê chi tiết cho từng đại lý, cuối quý kế toán lập bảng cân đối nhập-xuất-tồn TK 157 (phụ lục số 1). Từ bảng cân đối nhập xuất tồn công ty sẽ biết được lượng hàng bán ra trong kỳ, lượng còn tồn ở các đại lý cuối kỳ, từ đó có biện pháp và hướng giải quyết lượng hàng tồn đọng trong cả công ty.Đồng thời, cũng căn cứ vào bảng theo dõi từng đại lý, kế toán hàng gửi bán ghi bảng “ Theo dõi công nợ đại lý” để có thể theo dõi tổng quát tình hình của từng đại lý ( phụ lục số 2) Cuối quí, căn cứ vào bảng cân đối nhập xuất tồn đại lý, kế toán lập bảng cân đối phát sinh TK 157, là căn cứ để lập bảng tổng hợp TK sau này (Bảng số 2) Đối với nghiệp vụ xuất trả hàng gia công: Khách đến trả hàng gia công chủ yếu là người nước ngoài. Khi xuất hàng cho khách thì hàng xuất coi như đã tiêu thụ trong kỳ. Đặc điểm của công ty May Đức Giang là khi có khách hàng muốn đặt hàng tại công ty, thường là khách hàng giao vật tư (vải), mẫu mã kỹ thuật, cùng với doanh thu gia công công ty được hưởng, ngày giờ nhận hàng, thanh toán tiền hàng đã được ghi rõ trong hợp đồng. Cũng có trường hợp khách hàng chỉ đặt hàng theo yêu cầu kỹ thuật, mẫu mã mà không giao vật tư, do vậy công ty phải tự mua NVL để chế biến. Công ty chủ yếu sản xuất theo các đơn đặt hàng gia công và doanh thu gia công chủ yếu là phí gia công mà công ty được hưởng. Việc trả tiền thường sau khi giao hàng nên kế toán doanh thu gia công phải mở sổ theo dõi từng công nợ đối với từng khách hàng trên TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Chứng từ hạch toán doanh thu gia công bao gồm: Phiếu xuất kho trả hàng gia công ( Hoá đơn GTGT), Invoice xuất hàng, giấy báo có của ngân hàng. . Trình tự ghi sổ doanh thu gia công như sau: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn GTGT có ghi xuất trả hàng gia công, kế toán ghi vào sổ chi tiết TK 131 phần phát sinh bên nợ. Khi khách hàng trả tiền, căn cứ vào các chứng từ thanh toán (giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu tiền mặt . . .) để ghi vào bên số phát sinh có TK 131. Cuối quí tính ra số còn phải thu của khách hàng theo công thức: Số dư cuối quí = Số dư đầu quí + Số phát sinh nợ - Số phát sinh có Nếu số dư cuối quí > 0, ghi vào dư nợ Nếu số dư cuối quí < 0, ghi vào dư có Ví dụ căn cứ vào hoá đơn GTGT ( biểu số1) và các hoá đơn xuất trả hàng gia công khác, kế toán ghi sổ chi tiết TK 131 “Phải thu của khách hàng” cho hãng Seidenticker. SỔ CHI TIẾT TK 131 “PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG Quí I/2002 Tên khách hàng: SEIDENTICKER Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số Ngày Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 118.200.000 Số phát sinh trong kỳ 007501 10/1 Trả hàng gia công 5111 57.306.900 007516 15/2 Trả hàng gia công 5111 175.057.050 007541 29/3 Trả hàng gia công 5111 214.206.300 RM107 29/3 Thanh toán 1122 317 090 500 Cộng phát sinh 446.570.250 317.090.500 Số dư cuối kỳ 247.679.750 Đồng thời, kế toán cũng phản ánh doanh thu vào sổ chi tiết bán hàng phần doanh thu gia công ( TK 511) Ở công ty May Đức Giang, các khách hàng đặt hàng gia công chủ yếu là người nước ngoài, do vậy, khi xuất hàng tức trả hàng gia công thì công ty chịu mức thuế suất GTGT 0% đối với hàng này. Vì vậy, trên hoá đơn GTGT số thuế GTGT phải nộp sẽ bằng 0. Kế toán không cần mở sổ chi tiết thuế GTGT để theo dõi đối với nghiệp vụ xuất trả hàng gia công. Vào cuối mỗi tháng, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thuế GTGT ( đối với hàng nội địa), kế toán lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra (phụ lục số 3). Căn cứ vào bảng này, kế toán thuế lập tờ khai thuế GTGT Cuối quí, căn cứ vào số liệu trên các sổ chi tiết “ phải thu của khách hàng” của cả hai phương thức: bán hàng nội địa và gia công xuất khẩu để ghi vào bảng kê số 11 “ Phải thu của khách hàng” ( Bảng số 03 ). Trên bảng kê số 11, tình hình thanh toán của mỗi khách hàng được viết trên một dòng phản ánh số tổng cộng. Cuối quí, kế toán tập hợp số liệu trên bảng kê số 11 để ghi vào bảng tổng hợp các TK làm căn cứ ghi sổ cái. Đồng thời cuối quí, căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng và các chứng từ khác liên quan, kế toán lập bảng cân đối số phát sinh TK 511 cho từng loại doanh thu, Mẫu biểu doanh thu nội địa như sau: (Bảng số 04) Bảng số 04 BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH TK 5112 QUÍ I/2002 STT Diễn giải TK đối ứng Quí I/2002 Nợ Có Dư đầu kỳ 1 Doanh thu nội địa = TM 1111 821.132.879 Đại lý chị Hương 1111 5.763.608 . . . . . . . . . . 2 Phải thu của khách hàng 1312 118.135.371 Cửa hàng anh Tĩnh 1312 6.520.000 Chị Hạnh 1312 11.789.237 . . . . . . . . . . 3 Chi phí bán hàng 641 39.836.140 4 Kết chuyển DT thuần 911 979.104.390 Cộng phát sinh 979.104.390 979.104.390 Để phản ánh tổng hợp doanh thu của từng hoạt động bán hàng trong quí, cuối quí kế toán lập bảng tổng hợp tiêu thụ căn cứ vào bảng cân đối số phát sinh TK 511. Ở công ty May Đức Giang, các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán. Để theo dõi các khoản giảm doanh thu , kế toán không mở sổ chi tiết mà căn cứ vào các chứng từ liên quan đến khoản giảm doanh thu trong quí, cuối quí kế toán tổng hợp vào bảng tổng hợp tiêu thụ (ghi nợ TK 511, ghi có TK 531, 532 ) (Bảng số 05) Căn cứ ghi bảng: - Phần ghi có TK 511, ghi nợ TK liên quan căn cứ vào sổ chi tiết bán hàng, bảng kê số 11 và các chứng từ liên quan - Phần ghi nợ TK 511, ghi có TK 531, 532, 911 được thực hiện bởi các bút toán kết chuyển để xác định kết qủa. Trong đó, ghi có TK 911 chính là bằng doanh thu thuần trừ các khoản giảm doanh thu. 2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán Muốn xác định được kết quả bán hàng, trước hết cần phải tính được trị giá vốn của hàng bán. Để phản ánh nghiệp vụ này, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán” Công ty không tính giá thành cho từng đơn đặt hàng mà hàng quí căn cứ vào các bảng phân bổ, bảng kê, chứng từ liên quan, kế toán tính giá thành lập bảng tính giá thành cho từng mã hàng, phục vụ đồng thời cả cho tiêu thụ nội địa và trả hàng gia công xuất khẩu. Sau đó, chuyển cho kế toán giá vốn để làm căn cứ tính trị giá vốn hàng xuất bán. Kế toán giá vốn hàng bán căn cứ vào sổ chi tiết thành phẩm, vào các chứng từ nhập xuất thành phẩm, kế toán tiến hành phân loại chứng từ kèm theo từng loại mã hàng kết hợp với giá thành đơn vị thực tế sẽ xác định được trị giá vốn hàng xuất bán theo phương pháp bình quân gia quyền như sau: Trị giá thực tế của hàng Trị giá thực tế của hàng Đơn giá bình quân = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Số lượng hàng còn Số lượng hàng nhập đầu kỳ trong kỳ Giá vốn hàng xuất bán = Số lượng hàng xuất bán x Đơn giá bình quân Cuối quí, kế toán lập bảng cân đối nhập xuất tồn thành phẩm (phụ lục số 4), kết hợp với bảng cân đối nhập xuất tồn TK 157 (phụ lục số1) để phản ánh giá vốn của hàng xuất bán theo ĐK: + Nợ TK 632: 48.775.974.032 Có TK 155: 48.775.974.032 + Nợ TK 632: 253.696.511 Có TK 157: 253.696.511 Như vậy, trị giá vốn của hàng xuất bán trong kỳ được xác định là: 49.029.670.543 2.2.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Toàn bộ chi phí bán hàng ở công ty May Đức Giang được phản ánh trong TK 641 “Chi phí bán hàng”, trong đó mở chi tiết như sau: TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì bán hàng TK 6413: Chi phí đồ dùng dụng cụ - TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6418: Chi phí khác bằng tiền Hàng quí, để tính được kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán tập hợp chi phí bán hàng từ các bảng kê, NKCT liên quan vào sổ chi tiết chi phí bán hàng theo ĐK sau: Nợ TK 641: chi phí bán hàng Có TK liên quan (111, 112, 152, 153 ,334. . .) Từ sổ chi tiết chi phí bán hàng, kế toán lập bảng tổng hợp TK 641 “chi phí bán hàng” (phụ lục số 5) Đối với chi phí Quản lý doanh nghiệp (QLDN) khi phát sinh sẽ được tập hợp vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”, được mở chi tiết như chế độ kế toán hiện hành qui định. Kế toán chi phí QLDN được hạch toán tương tự chi phí bán hàng. Hàng ngày, chi phí QLDN phát sinh được ghi vào sổ chi tiết TK 642 “chi phí QLDN”. Từ sổ chi tiết TK 642, kế toán lập bảng tổng hợp TK 642 “chi phí quản lý doanh nghiệp”( phụ lục số 6) Cuối quí, căn cứ vào sổ chi tiết chi phí bán hàng, sổ chi tiết chi phí QLDN, kế toán lập bảng kê số 5-“Tập hợp chi phí bán hàng và chi phí QLDN”(Bảng số6) Chi phí bán hàng và chi phí QLDN ở công ty May Đức Giang không phân bổ cho từng mặt hàng riêng biệt mà được kết chuyển luôn sang TK 911 “ Xác định kết quả kinh doanh “ để xác định kết quả vào cuối mỗi quí. Khi kết chuyển sang TK 911 kế toán ghi: +Nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” Có TK 641 “chi phí bán hàng” +Nợ TK 911 “xác định kết quả kinh doanh” Có TK 642 “chi phí QLDN” Ví dụ cuối quí I/2001, tập hợp tất cả chi phí bán hàng, chi phí QLDN kế toán ghi như sau: +Nợ TK 911: 2.639.664.555 Có TK 641: 2.639.664.555 +Nợ TK 911: 2.626.090.336 Có TK 642: 2.626.090.336 2.2.5. Kế toán xác định kết quả bán hàng Là một doanh nghiệp sản xuất và tiêu thụ nhiều mặt hàng nên công ty không tính kết quả lỗ lãi riêng cho từng mặt hàng và từng đơn đặt hàng riêng biệt mà đến cuối quí, tính kết quả chung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của từng quí. Để phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng, doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan để xác định kết quả bán hàng, kế toán lập bảng tổng hợp các TK. Bảng tổng hợp các TK được lập vào cuối quí, phản ánh số phát sinh bên có của tất cả các TK liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng: TK 131, TK 155, TK 157, TK 511, TK 632, TK 641, TK 642, TK 911 đối ứng nợ với các TK liên quan Căn cứ để lập bảng tổng hợp các TK là: Căn cứ vào bảng cân đối N- X- T thành phẩm và bảng cân đối TK 157 để ghi cột ghi có TK 155, TK 157. Căn cứ vào bảng kê số 11 phần ghi có TK 131 để ghi vào cột có TK 131. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiêu thụ phần ghi có TK 511 để ghi vào cột có TK 511 Căn cứ vào bảng kê số 5 “Chi phí bán hàng (TK 641), chi phí QLDN (TK 642)” để ghi vào cột ghi có TK 641, TK642. Căn cứ vào bảng tổng hợp tiêu thụ phần ghi nợ TK 511, ghi có TK 911 để ghi vào cột có TK 911. Căn cứ vào bảng cân đối N- X- T thành phẩm và bảng cân đối N- X- T TK 157 để ghi vào cột có TK 632. Mẫu bảng tổng hợp các TK như sau: (Bảng số 07) Căn cứ vào bảng tổng hợp TK, kế toán lập sổ Cái, mỗi tờ sổ dùng cho một TK trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối quí. Sổ cái được ghi một lần vào ngày cuối quí sau khi đã khoá sổ, kiểm tra và đối chiếu số liệu trên các NKCT và bảng tổng hợp TK. Các mẫu sổ cái được biểu hiện như sau: CHƯƠNG III HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH THU BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY MAY ĐỨC GIANG. Hơn 10 năm xây dựng và trưởng thành, vừa sản xuất vừa phát triển, đến nay công ty may Đức Giang đã thực sự trở thành một lá cờ đầu trong ngành dệt may Việt Nam. Sự lớn mạnh của công ty không những thể hiện qua cơ sở vật chất kỹ thuật mà còn thể hiện ở trình độ quản lý của công ty đang từng bước được hoàn thiện và nâng cao. Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán mới của bộ Tài Chính ban hành, công ty đã nhận thức đúng qui luật của kinh tế thị trường, từ đó vận dụng sáng tạo vào thực tế. Nhận thức đúng đắn được rằng, mục đích cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh là làm ra lợi nhuận, nhưng muốn đạu được mục đích đó thị đòi hỏi thành phẩm của công ty sản xuất ra phải được thị trường chấp nhận, do vậy, khâu tổ chức bán hàng phải thực sự được quan tâm thích đáng. Là một công cụ hữu hiệu phục vụ quản lý kinh tế trong doanh nghiệp, bộ máy kế toán của công ty đòi hỏi phải được tổ chức khoa học, hợp lý, đặc biệt đối với việc hạch toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng, có như vậy mới đảm bảo độ chính xác của các chỉ tiêu kinh tế, giúp cho các nhà quản lý của công ty có những biện pháp và phương hướng phát triển thích đáng. Chính vì vậy, cùng với sự đổi mới và phát triển của công ty, bộ máy kế toán cũng không ngừng được hoàn thiện cho phù hợp với chế độ kế toán hiện hành cũng như thực trạng của công ty. Có thể nói, để đạt được những thành tích tốt đẹp trong suốt thời gian qua là có cả sự đóng góp to lớn của bộ máy kế toán nói chung và bộ phận kế toán doanh thu bán hàng nói riêng. 3.1.Nhận xét chung về công tác kế toán ở công ty May Đức Giang. Qua thời gian thực tập ở công ty May Đức Giang, tôi thấy bộ máy kế toán của công ty về cơ bản đáp ứng được yêu cầu hạch toán của nhà nước ban hành và phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, đáp ứng được yêu cầu hạch toán, phản ánh, giám đốc tình hình sử dụng vốn, vật tư, lao động tiền vốn, xác định chính xác doanh thu bán hàng, làm cơ sở xác định đúng kết quả hoạt động bán hàng, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Bộ máy kế toán của công ty bao gồm 12 người, với đội ngũ kế toán trẻ đầy năng lực, trình độ và có trách nhiệm được tổ chức phù hợp với chuyên môn của mỗi người. Bên cạnh các cán bộ chủ chốt có trình độ đại học và kinh nghiệm làm việc lâu năm, phần lớn các nhân viên kế toán đều được đào tạo chuyên ngành kế toán tại các trường đại học , số còn lại cũng đã qua các lớp bồi dưỡng tương đương trình độ đại học lại có kinh nghiệm làm việc lâu năm. Chính vì vậy, bộ máy kế toán của công ty luôn hoàn thành tốt công việc được giao và có nhiều sáng kiến đối với công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kế toán xử lý kịp thời, đầy đủ. Đồng thời, giữa các bộ phận kế toán luôn có sự kiểm tra đối chiếu sổ sách, cung cấp các số liệu liên quan , cùng nhau tháo gỡ những khó khăn, mâu thuẫn phát sinh nên các thông tin kế toán luôn được thông suốt, có thể cung cấp thông tin chính xác cho các bộ phận liên quan vào bất cứ lúc nào. Bộ máy kế toán của công ty may Đức Giang áp dụng phương pháp ghi sổ NKCT. Với một khối lượng lớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như vậy, việc áp dụng phương pháp ghi sổ này là rất hợp lý. Công ty tổ chức hình thức kế toán tập trung. Công tác kế toán tập trung tại phòng kế toán của công ty, còn ở dưới các xí nghiệp không tổ chức kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và có thể xử lý sơ bộ chứng từ có liên quan đến các xí nghiệp. Định kỳ, kế toán ở các xí nghiệp gửi chứng từ về phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ đó, phòng kế toán ở công ty tiến hành toàn bộ công tác kế toán trên cơ sở chế độ kế toán. Việc tổ chức kế toán theo hình thức tập trung như vậy có nhiều ưu điểm, đó là: - Gọn nhẹ, tinh giảm bộ máy, tiết kiệm lao động - Chỉ đạo và kiểm tra rất tập trung, thống nhất - Có điều kiện chuyên môn hoá cán bộ, nâng cao hiệu suất và năng lực công tác, thuận tiện cho việc hiện đại hóa, cơ giới hóa công tác kế toán. Nhìn chung, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng noí riêng của công ty được thực hiện tương đối chặt chẽ trong việc mở và ghi chép trên NKCT, bảng kê, sổ chi tiết, . . .Song bên cạnh những ưu điểm thì thực tế vẫn còn tồn tại những hạn chế đòi hỏi công ty phải có phương hướng khắc phục, có như vậy bộ máy kế toán của công ty mới thực sự được hoàn thiện, những hạn chế đó là: - Mặc dù để cơ giới hoá công tác kế toán, công ty đã quan tâm tới việc trang bị kiến thức về tiếng anh và máy vi tính cho nhân viên kế toán, 100% nhân viên kế toán sử dụng thành thạo máy vi tính song số lượng máy vẫn chưa đủ để đáp ứng. Hiện nay, với 12 nhân viên kế toán nhưng chỉ có 4 máy vi tính. Chính vì vậy, lượng công việc làm trên sổ sách theo phương thức thủ công vẫn là chủ yếu, làm chậm tiến độ quyết toán vào cuối quí, lãng phí thời gian và đôi khi còn thiếu chính xác. Mặt khác, với một khối lượng lớn công việc kế toán như vậy, công ty nên đầu tư phần mềm máy vi tính, như vậy sẽ giảm thiểu được thời gian và hiệu quả công việc sẽ được nâng cao. - Việc sắp xếp, bố trí nhân sự cho các phần hành kế toán còn thật sự chưa đồng đều. Với phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng thì bố trí hai nhân viên kế toán , như vậy có thể tạo nên sự chồng chất không cần thiết. Trong khi kế toán tổng hợp của công ty lại kiêm luôn kế toán TSCĐ và kế toán các khoản tạm ứng. Mặc dù kế toán tổng hợp thực sự có trình độ và năng lực, có thể hoàn thành tốt công việc được giao, song nên bố trí riêng một kế toán TSCĐ và tạm ứng để kế toán tổng hợp chuyên sâu vào công việc của mình và trợ giúp các việc khác cho kế toán trưởng. - Trước mắt , khu công nghệ cao của công ty đang đi vào hoàn thành, chưa tiến hành sản xuất nên công ty bố trí một nhân viên kế toán chịu trách nhiệm theo dõi vấn đề này. Nhưng sang năm 2002, khi khu công nghệ này thực sự hoàn thành và đi vào hoạt động thì một nhân viên kế toán không thể đảm nhiệm hết công việc phát sinh. 3.2. Nhận xét về kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở Công ty May Đức Giang. Thứ nhất: Về công tác tổ chức bán hàng và công tác quản lý bán hàng ở công ty May Đức Giang. Đây thực sự là một ưu điểm của công ty. Để kích thích quá trình tiêu thụ sản phẩm, đồng thời để phù hợp với khả năng thanh toán của mọi khách hàng đến với công ty, công ty may Đức Giang đã sử dụng nhiều phương thức thanh toán khác nhau, trong đó chủ yếu là thanh toán tiền ngay và trả chậm. Đối với những khách hàng mua với khối lượng nhiều sẽ được giảm giá, hàng kém phẩm chất có thể được trả lại. Đối với đại lý, hình thức thanh toán là định kỳ bán được bao nhiêu hàng trả tiền bấy nhiêu, nếu không bán được hàng công ty chấp nhận việc trả lại của các đại lý. Với các đại lý hợp đồng dài hạn sẽ được hưởng chính sách ưu tiên như hưởng % hoa hồng cao và có thưởng nếu bán được nhiều hàng . Công ty may Đức Giang rất coi trọng thị trường nôi địa vì đây là một thị trường rộng lớn, là mục tiêu của nhiều đơn vị khác. Nếu như thị phần của công ty chiếm được nhiều ở thị trường này thì có thể nâng cao đáng kể được doanh thu bán hàng trong kỳ. Chính vì vậy, công ty luôn quan tâm đến các biện pháp khuyến khích người tiêu dùng như giảm giá hàng bán, chấp nhận hàng kém phẩm chất, sai qui cách bị trả lại.. . .Việc này xét về phương diện một đơn vị thành phẩm thì sẽ làm giảm lợi nhuận nhưng xét trên tổng thể thì nó làm tăng khoản lợi tức cho doanh nghiệp. Về công tác quản lý doanh thu bán hàng công ty đặc biệt chú trọng về qui cách phẩm chất sản phẩm, về khối lượng thành phẩm xuất bán và về giá cả. Với phương trâm kinh doanh "lấy chữ tín làm đầu, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và cải cách mẫu mã", công ty May Đức Giang luôn có chỗ đứng vững chắc ở thi trường trong và ngoài nước. Thứ hai: Về kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm doanh thu. Ưu điểm: - Về chứng từ kế toán sử dụng phù hợp với chế độ kế toán và thực trạng của công ty. Việc thay đổi không viết hoá đơn kiêm phiếu xuất kho khi xuất trả hàng gia công hay xuất bán trực tiếp kể từ ngày 1/1/1999 là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. - Công ty may Đức Giang có quy mô hoạt động lớn, phát sinh nhiều nghiệp vụ. Ngoài hai hoạt động chủ yếu là bán hàng nội địa và xuất trả hàng gia công, công ty còn tận dụng bông, vải thừa . . , bán vật liệu cho một số khách hàng và bán vỏ bao bì cho các công ty khác. Với một khối lượng lớn và phức tạp các hoạt động như vậy, việc theo dõi cho từng hoạt động là rất cần thiết. Nhìn vào sổ chi tiết doanh thu mở cho từng TK 511 bao gồm: TK 5111, TK 5112, TK 5113, TK 5114, TK 5115 các nhà quản lý có thể nắm băt được thực trạng của công ty trong từng lĩnh vực, từ đó có biện pháp và phương hướng giải quyết cho phù hợp. - Khi có các nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán vừa phản ánh vào sổ chi tiết bán hàng vừa phản ánh vào sổ chi tiết thuế . Với phương pháp ghi chép đầy đủ và khoa học như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho các bước hạch toán sau này, như là việc lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra vào cuối quí để kê khai nộp thuế. - Công ty may Đức Giang có quan hệ với nhiều bạn hàng trong và ngoài nước, tình hình thanh toán tương đối phức tạp, nhưng công ty đã tổ chức giám sát rất chặt chẽ bằng công cụ kế toán cụ thể. Đó là công ty đã mở sổ chi tiết “Phải thu của khách hàng” đến từng khách hàng riêng biệt. Cuối quí, căn cứ vào các sổ chi tiết TK 131 để lập bảng kê số 11 nhằm thâu tóm toàn bộ tình hình thanh toán của các khách hàng. Việc làm này rất hợp lý, nó phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán hiện hành và yêu cầu theo dõi công nợ của công ty. - Do công ty có nhiều mặt hàng với nhiều mẫu mã khác nhau, đồng thời khi tiêu thụ chúng được viết chung trên một hoá đơn theo từng lần mua của khách hàng. Do vậy, để đơn giản trong cách ghi chép và tránh cồng kềnh về lượng sổ sách, kế toán đã ghi sổ chi tiết bán hàng theo từng chứng từ với tổng giá bán của tất cả các mặt hàng trên cùng một hoá đơn. Điều này là khoa học và hợp lý vì công ty không tính lỗ lãi đến từng thứ thành phẩm mà tính chung cho toàn bộ lượng thành phẩm tiêu thụ trong kỳ. - Trong nghiệp vụ bán hàng nội địa tại công ty chủ yếu là thông qua các đại lý Vì vậy, công ty đã bố trí riêng một kế toán chuyên theo dõi việc bán hàng của các đại lý, gọi là kế toán “ hàng gửi bán”. Việc phân định như vậy là hợp lý, vì việc bán hàng của các đại lý diễn ra thường xuyên, liên tục và rất phức tạp, khách hàng bán đến đâu thanh toán luôn đến đó , còn lại có thể trả cho công ty. Chính nhờ vậy mà các thông tin cần thiết về đại lý luôn được cung cấp đầy đủ, kịp thời, giúp cho kế toán doanh thu và xác định kết quả giảm được khối lượng công việc để tập trung chủ yếu vào các nghiệp vụ bán hàng khác. Như vậy, công việc sẽ đạt hiệu quả cao hơn, tránh chồng chất công việc, hạn chế được sai sót. Khuyết điểm: - Đối với các đại lý, để theo dõi chặt chẽ tình hình của các đại lý, kế toán “hàng gửi đại lý “ đã lập bảng theo dõi từng đại lý. Song trong bảng này, cột thanh toán chỉ ghi tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT, như vậy sẽ khó theo dõi doanh thu của các đại lý và các khoản thuế GTGT. - Tại công ty, khi phát sinh các khoản làm giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại thì cuối quí, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tập hợp trực tiếp vào bảng tổng hợp tiêu thụ, rồi từ đó vào bảng tổng hợp các TK . Với việc hạch toán như vậy là không chi tiết, chưa phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Mặt khác, công việc hạch toán lại dồn vào cuối quí có thể gây ứ đọng công việc, hiệu quả không cao. Thứ ba: Về kế toán giá vốn hàng bán: Ưu điểm: - Để phản ánh giá vốn hàng xuất bán, kế toán căn cứ vào bảng cân đối nhâp xuất tồn thành phẩm và bảng cân đối nhập xuất tồn TK 157. Trong đó, bảng cân đối nhập xuất tồn TK 157 được theo dõi riêng bởi một kế toán nên tương đối rõ ràng, chính xác, luôn cung cấp kịp thời thông tin cần thiết để xác định kết quả bán hàng. Còn trong bảng cân đối nhập xuất tồn thành phẩm, kế toán đã nêu rõ từng chỉ tiêu nhập xuất thành phẩm nguồn gốc từ đâu, do đó nhìn vào bảng này ta có thể biết được tình hình cụ thể của từng loại hoạt động. Từ đó, giúp cho ban lãnh đạo có biện pháp khai thác nguồn hàng và tìm hiểu từng hoạt động liên quan đến tiêu thụ, xem loại hình nào có khả năng phát triển được để có kế hoạch cho kỳ sau. Khuyết điểm: - Ở cả phòng kế toán và ở kho cùng theo dõi chi tiết nhập, xuất thành phẩm chỉ trên chỉ tiêu số lượng mà không theo dõi được chỉ tiêu giá trị hàng ngày vì cuối quí kế toán giá thành mới cung cấp giá thành đơn vị thực tế của thành phẩm. Nhưng với một khối lượng lớn các thành phẩm với nhiều mẫu mã, chủng loại khác nhau thì việc xác định giá hàng ngày quả là khó đối với công ty. - Trong bảng cân đối nhập, xuất, tồn thành phẩm bao gồm tất cả các mặt hàng sử dụng cho các mục đích khác nhau. Mà ở công ty lại gồm nhiều loại thành phẩm có mục đích sử dụng khác nhau như TK 1551: thành phẩm kho hoàn thành, TK 1552: thành phẩm kho nội địa, TK 1553: thành phẩm tại các cửa hàng. Chính vì vậy, công ty nên lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn thành phẩm cho những loại có cùng mục đích sử dụng. Thứ tư: Kế toán chi phí bán hàng và chi phí QLDN. Ưu điểm: Ở công ty may Đức Giang, các chi phí bán hàng, chi phí QLDN phát sinh rất lớn nên kế toán đã mở sổ chi tiết theo dõi cho từng loại. Đồng thời, với những khoản chi phí bán hàng, chi phí QLDN được chi bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng sẽ được mở sổ riêng để theo dõi vì khối lượng phát sinh trong lỳ rất lớn. Khuyết điểm: Công ty không phân bổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN cho từng loại thành phẩm, không tính được kết quả lỗ lãi đến từng thứ thành phẩm mà kết chuyển hết sang TK 911 để tính kết quả vào cuối quí. - Việc lập đồng thời cả bảng kê số 5 và bảng tập hợp chi phí là không cần thiết vì như vậy sẽ dẫn đến sự trùng lắp. Thứ năm: Kế toán xác định kết quả bán hàng: Ưu điểm: Kế toán xác định kết quả bán hàng tại công ty nhìn chung tuân thủ đúng theo chế độ kế toán hiện hành qui định về việc mở sổ chi tiết, bảng kê, nhật ký chứng từ.. . ,về việc hạch toán doanh thu và xác định kết quả bán hàng, đảm bảo cung cấp kịp thời chính xác về kết quả bán hàng theo định kỳ. Khuyết điểm: Công ty chưa đưa NKCT số 8 vào sử dụng mà công ty sử dụng bảng tổng hợp các TK để phản ánh tổng quát tình hình nhập, xuất thành phẩm, quá trình bán hàng, doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan để xác định kết quả kinh doanh của toàn công ty. Theo chế độ tài chính hiện hành thì đối với hình thức NKCT cần thiết phải sử dụng NKCT số 8 để ghi chép, tổng hợp số liệu làm căn cứ ghi sổ cái. - Hiện nay, việc xác định kết quả bán hàng của công ty được kế toán tập hợp từ các NKCT, bảng tổng hợp liên quan để ghi luôn vào sổ cái TK 911, như vậy, công ty chưa mở sổ theo dõi kết quả bán hàng một cách chi tiết. 3.3. Một số ý kiến góp phần hoàn thiện công tác kế toán doanh thu bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty may Đức Giang . Với tư cách là một sinh viên với trình độ nhận thức và hiểu biết về thực tế có hạn, trong thời gian thực tập ở công ty qua tìm hiểu về công tác kế toán nói chung và kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng, tôi xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán tại công ty. MỘT LÀ: Đối với các đại lý, trong bảng theo dõi từng đại lý, kế toán nên lập thêm cột thuế GTGT và cột doanh thu tách riêng. Cụ thể như sau ( Bảng số 8 ) Bảng số 8 ĐẠI LÝ HIỆP KH- QUÍ I/2002 STT Diễn giải . . . Thanh toán . . 30/1 24/2 SL Doanh thu Thuế GTGT Tổng thành tiền 59022 59216 1 Quần soóc 2 Quần âu QA 20 20 1.636.364 163.636 1.800.000 . . . . . . 4 Sơ mi seiden 30 30 1.636.364 163.636 1.800.000 5 áo 2 lớp TT 99 30 20 50 5.000.000 500.000 5.500.000 . . . . . . Tổng cộng 90 43 133 12.472.727 1.247.273 13.720.000 HAI LÀ: Khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán nên hạch toán luôn vào “Sổ chi tiết bán hàng” phần giảm doanh thu, cuối quí, lấy số liệu ghi vào bảng tổng hợp tiêu thụ và bảng tổng hợp TK BA LÀ: Ở công ty may Đức Giang đã lập đồng thời cả bảng tập hợp chi phí bán hàng, bảng tập hợp chi phí QLDN và bảng kê số 5. Theo tôi đây là việc làm không cần thiết. Hai bảng này đều có nội dung kinh tế tương tự giống nhau, mà hơn nữa cả hai công việc đều tiến hành vào cuối quí nên sẽ làm tăng công việc cho kế toán. Vì vậy theo tôi công ty nên bỏ Bảng tập hợp chi phí bán hàng và chi phí QLDN, kế toán chỉ cần lập bảng kê số 5- “Chi phí bán hàng, chi phí QLDN”. Với việc làm như vậy sẽ tạo cho hệ thống sổ sách kế toán của công ty được khoa học và hợp lý hơn. BỐN LÀ: Công ty may Đức Giang không tính kết quả lỗ lãi đến từng mặt hàng mà chỉ tính chung cho toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, do vậy, chi phí bán hàng và chi phí QLDN không được phân bổ cho từng loại hàng bán ra. Như vậy việc tính toán kết quả, lập kế hoạch sản xuất sẽ không được chính xác. Theo tôi, công ty nên phân bổ chi phí bán hàng, chi phí QLDN theo những tiêu thức nhất định để đảm bảo kết quả tính toán được chính xác hơn. Công ty có thể phân bổ theo tiêu thức giá vốn hàng bán như sau: Chi phí bán hàng(QLDN) Tổng CP bán hàng (CPQLDN) Giá vốn phân bổ cho từng = x của từng mã hàng bán ra Tổng giá vốn hàng bán mã hàng Việc tập hợp và phân bổ như vậy tuy gây thêm phần tính toán cho kế toán nhưng sẽ tạo điều kiện cho ban lãnh đạo công ty biết được lỗ lãi của từng mã hàng, từ đó tìm ra nguyên nhân và có biện pháp hợp lý ở những kỳ sau. NĂM LÀ: Hiện nay công ty chưa đưa NKCT số 8 vào để sử dụng mà công ty sử dụng bảng tổng hợp các TK để phản ánh tổng quát tình hình nhập, xuất thành phẩm, quá trình bán hàng, doanh thu bán hàng và các khoản chi phí liên quan khác để xác định kết quả kinh doanh của toàn công ty. Theo chế độ tài chính hiện hành thì đối với hình thức NKCT cần thiết phải sử dụng NKCT số 8 để ghi chép, tổng hợp số liệu làm căn cứ ghi sổ cái. Do đó, để phù hợp với chế độ kế toán hiện hành thì công ty nên sử dụng NKCT số 8 thay thế cho bảng tổng hợp các TK để phản ánh toàn bộ quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty. NKCT số 8 được mở theo qúi, phản ánh số phát sinh bên có của các TK 155, 157, 131, 511, 531, 532, 632, 641, 642, 911. Cơ sở và phương pháp lập NKCT số 8 tương tự như việc lập bảng tổng hợp các TK như sau: (Bảng số 9 ) SÁU LÀ: Hiện nay, việc xác định kết quả bán hàng của công ty được kế toán tập hợp trực tiếp từ các NKCT và các bảng tổng hợp liên quan để ghi ngay vào sổ cái TK 911. Theo tôi, để thuận tiện cho việc hạch toán tránh sai sót, nhầm lẫn khi tổng hợp số liệu thì trước khi vào sổ cái, công ty nên mở sổ chi tiết TK 911. Căn cứ ghi sổ chi tiết TK 911: -Căn cứ vào bảng cân đối nhập, xuất, tồn thành phẩm và bảng cân đối TK 157 và các sổ kế toán, bảng tổng hợp liên quan kế toán ghi vào phẩn ghi nợ TK 911, ghi có TK 632, 641, 642 . - Số liệu để ghi có TK 911, ghi nợ TK 511 được lấy từ các bảng tổng hợp các TK. - Cột ghi nợ TK 911, ghi có TK 421 phản ánh lợi nhuận bán hàng trước thuế của công ty. BẢY LÀ: Công ty cần trang bị thêm máy vi tính, phần mềm máy vi tính để cơ giới hoá công việc, theo kịp tiến độ hiện đại hoá của đất nước, đáp ứng trình độ vận dụng kiến thức của nhân viên, tránh trường hợp xử lý thông tin một cách thủ công, số lượng sổ sách cồng kềnh, mất thời gian, không cung cấp kịp thời, chính xác thông tin về các hoạt động kinh tế diễn ra trong công ty. TÁM LÀ: Công ty cần phải bố trí, sắp xếp lại khối lượng công việc cho phù hợp với mỗi nhân viên kế toán, tránh tình trạng mất cân đối về thời gian , sổ sách giữa các nhân viên, đảm bảo việc phản ánh thông tin một cách kịp thời có hiệu quả, tránh dồn dập việc quyết toán vào cuối quí. KẾT LUẬN Từ một đất nước nghèo nàn, lạc hậu, nặng nề với cơ chế quản lý hành chính bao cấp, ngày nay Việt Nam đang từng bước hồi phục và phát triển đi lên cùng hoà nhập vào vòng quay phát triển kinh tế của thế giới. Trong điều kiện đổi mới sâu sắc của cơ chế quản lý kinh tế đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự đổi mới và hoà nhập dần bằng chính thực lực của mình. Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải sử dụng đồng thời hàng loạt các công cụ kinh tế khác nhau để quản lý có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, trong đó công tác kế toán nói chung và công tác kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng luôn được coi là một công cụ sắc bén, hữu hiệu. Song, để thực sự trở thành một công cụ có hiệu quả thì công tác kế toán phải ngày càng được củng cố và hoàn thiện, phát huy hết vai trò và khả năng của mình, có như vậy mới đẩy mạnh phát triển, tăng lợi nhuận và nâng cao lợi ích cho doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại phòng Tài chính - Kế toán của công ty may Đức Giang, tôi đã tìm hiểu tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán đối với từng phần hành kế toán và đi sâu tìm hiểu công tác kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng. Qua đó, giúp tôi tiếp cận thực tiễn làm sáng tỏ vấn đề được nghiên cứu. Tôi nhận thấy có nhiều ưu điểm trong công tác kế toán của công ty cần được phát huy, đồng thời cũng nhận thấy những hạn chế vẫn còn tồn tại đòi hỏi công ty phải có những biện pháp khắc phục. Với những kiến thức đã được tích luỹ và qua nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại công ty tôi xin đưa ra một số ý kiến và giải pháp để mong rằng phần nào đóng góp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán doanh thu bán hàng, xác định kết quả bán hàng ở Công ty may Đức Giang. Với thời gian thực tập không dài và khả năng hiểu biết thực tế có hạn nên bài luận văn này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo, các cán bộ trong công ty để bài luận văn tốt nghiệp của tôi được hoàn chỉnh hơn. Một lần nữa, Tôi xin trân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Nguyễn Viết Tiến và các cán bộ kế toán trong công ty đã hướng dẫn chỉ bảo tôi hoàn thành bài luận văn này. Hà Nội ngày 14 tháng 12 năm 2002.