Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí nghiệp 7 - Công ty xây lắp Thừa Thiên Huế

phòng giảm giá phải trích lập cao hơn số dư dự phòng giảm giá vật tư đã trích năm trước thì doanh nghiệp trích thêm vào chi phí quản lý doanh nghiệp phần chênh lệch giữa số phải trích lập cho năm kế hoạch với số dự phòng đã trích lập năm trước . - Nếu dự phòng giảm giá phải trích lập thấp hơn số dư dự phòng giảm giá vật tư đã trích năm trước, thì doanh nghiệp phải hoàn nhập vào thu nhập khác phần chênh lệch giữa số dư khoản dự phòng đã trích lập năm trước, với số sư dự phòng cho năm kế hoạch. - Thời điểm hoàn nhập dự phòng, và lập dự phòng mới được tiến hành tại thời điểm khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính. 1.4.2.3.3.Tài khoản kế toán sử dụng * TK 159 -“ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” tài khoản này được sử dụng để trích lập ,và hoàn nhập dự phòng hàng tồn kho của doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản 159 -Bên nợ : Giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập ghi giảm giá vốn hàng bán . -Bên có : Giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập đã trích lập bổ sung tính vào giá vốn hàng bán . -Số dư bên có : Giá trị dự phong giảm giá hàng tồn kho cuối kỳ hoạch toán . TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 37 1.4.2.3..4.Phương pháp kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Trường hợp cuối niên độ kế toán, nếu giá thị trường của hàng tồn kho thấp hơn giá ghi sổ, đang có chiều hướng sụt giảm, phải lập dự phòng về mức giảm giá hàng tồn kho cho từng đối tượng : Nợ TK 632 - Mức trích lập. Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu cuối niên độ tiếp theo, nếu giá thị trường của hàng tồn kho vẫn tiếp tục thấp hơn giá ghi sổ, có chiều hướng sụt giảm thêm, phải lập dự phòng bổ sung về mức giảm giá hàng tồn kho cho từng đối tượng: Nợ TK 632 - Mức trích thêm. Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho ( lập bổ sung). Nếu cuối niên độ tiếp theo, nếu giá thị trường của hàng tồn kho không thấp hơn giá ghi sổ hoặc không cao như mức dự phòng năm trước đã lập, kế toán phải hoàn nhập lại dự phòng đã lập về mức giảm giá hàng tồn kho cho từng đối tượng theo mức chênh lệch giữa số dư đã lập với số phải lập: Nợ TK 159 - Phần chênh lệch. Có TK 632. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 38 CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI XÍ NGHIỆP 7- CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ 2.1.Khái quát chung về Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Thừa Thiên Huế 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển Công ty xây lắp Thừa Thiên Huế trước đây là một đội thi công xây dựng và được thành lập năm 1975, nhưng đến năm 1976 được đổi tên thành Công ty xây dựng Bình Trị Thiên. Năm 1980, công ty lại được phân chia thành 2 đơn vị đó là Xí Nghiệp xây lắp 3 và Xí Nghiệp xây lắp 4 trên cơ sở sát nhập thêm công trường xây dựng Đồng Hới. Đến năm 1983 căn cứ vào QĐ 290/QĐ - UBND tỉnh ngày 28/2/1983 của UBND tỉnh Bình Trị Thiên về việc thành lập Công ty xây lắp Bình Trị Thiên dựa trên cơ sở sát nhập Xí Nghiệp 3 và Xí Nghiệp 4 và Công ty Hợp Danh. Đến năm 1987 công ty tiếp tục sát nhập thêm Công ty xây lắp công nghiệp và Công ty xây lắp Bình Trị Thiên. Ngày 18/07/1989 theo QĐ số 52QĐ -UBND của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về việc thành lập công ty xây lắp Thừa Thiên Huế trên cơ sở sát nhập Xí Nghiệp sửa chữa nhà cửa Bình Trị Thiên. Tháng 12 / 1992 thực hiện nghi định số 338/HĐBT ngày 20/11/1991 của hội đồng bộ trưởng về việc thành lập giải thể các donh nghiệp nhà nước. Công ty tách Xí Nghiệp dịch vụ tổng hợp thành một đơn vị trực thuộc. Và công ty xây lắp Thừa Thiên Huế được thành lập lại theo QĐ số 875 / QĐ-UBND ngày 16/12/1992 của UBNN Thừa Thiên Huế. Tháng 06/1997 Công ty sát nhập thêm Xí nghiệp xây dựng phú lộc. Ngày 28/02/1998 sát nhập thêm Cty gốm xây dựng theo QĐ số 318/ QĐ-UBND của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế. Năm 2004 công ty kinh doanh nhà Thừa Thiên Huế sát nhập vào công ty và là đơn vị đầu tiên của tỉnh thực hiện mô hình Công ty mẹ-Công ty con. Năm 2005 công ty thành lập thêm 4 công ty thành viên, và công ty thực hiện chuyển đổi cổ phần hóa 3 công ty TNHH 1 thành viên và 4 đơn vị trực thuộc và đã có dự kiến tiếp tục cổ phần hóa thêm các đơn vị thành viên sau khi sát nhập tổ chức lại. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH Ế - H UẾ Trang 39 Từ khi thành lập đến nay quá trình phát triển của Công ty có thể chia thành 3 giai đoạn. * Giai đoạn 1: Trước năm 1994, Đây là thời kì đầu thành lập với nhiệm vụ sản xuất xây dựng công trình. Lúc này cơ sở vật chất của công ty còn lạc hậu và xuống cấp. Tình hình kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn. Do vậy, những năm mới thành lập Xí nghiệp có nhiều bước thăng trầm tưởng như không duy trì được sản xuất. Giá trị sản lượng hàng năm chỉ đạt 15-20 tỷ đồng. * Giai đoạn 2: Từ 1994 – 2002, Với sự nỗ lực của cán bộ công nhân viên toàn công ty đã phấn đấu xây dựng và đạt được những thành tựu đáng kể. Qua đó đưa Công ty vượt qua khó khăn và trở thành doanh nghiệp hạng 1 của tỉnh Thừa Thiên Huế. * Giai đoạn 3: Từ năm 2002 đến nay Công ty đã có 28 đầu mối đơn vị trực thuộc và 5 Công ty thành viên, 10 Xí nghiệp xây lắp, 9 đơn vị sản xuất vật liệu, 2 đơn vị kinh doanh khác và 2 văn phòng đại diện. 2.1.2.Chức năng và nhiệm vụ Công ty xây lắp hiện tại năm trên đường Phạm Văn Đồng, Công ty chịu sự quản lý của sở xây dựng Tỉnh Thừa Thiên Huế và chịu sự quản lý về mặt pháp lý của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế. Công ty đang đảm nhiệm những chức năng và nhiệm vụ dựa trên những quy định của sở xây dựng TTH, và UBND tỉnh TTH như: - Xây dựng những công trình công nghiệp, công trình công cộng. - Thiết kế xây lắp điện, nước, xây dựng nhà ở, trang trí nội thất. - Thiết kế nhà ở cấp 2, cấp 3, xây dựng những công trình hạ tầng kỹ thuật . - Xây dựng công trình thủy lợi vừa và nhỏ. - Kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu chung cư cao tầng . - Xây dựng và kinh doanh vật liệu xây dựng. Nguyên tắc hoạt động của Cty xây lắp là mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tạo thành một thể thống nhất, thức hiện chính sách phân cấp phân công trách nhiệm cho từng người từng bộ phận, từng đơn vị trực thuộc. Các phòng ban trong công ty phải thực hiện nhiệm vụ một cách bình đẳng, chịu sự điều hành của tổng giám đốc theo chế độ chính sách của nhà nước. Cty chịu trách nhiệm về mặt pháp lý. Trong đó các đội, Xí nghiệp, phân xưởng công trường chịu sự quản lý chặt chẽ của Cty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Trang 40 2.1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động của Cty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT PHÓ TGĐ 1 XN SX bê tông XN SX VL xây dựng số 1 XN SX đá xây dựng số 1,2,3 XN gốm cổ huế Công ty cổ phần xây lắp XD huế XN chế biến gốm phú bài XN xây lắp 1,2,3,5 ,7 CTcp xd và đầu tư pt hạ tầng tth CTC P gạch tuyne n số 1,2,3 Ctcp tư vẫn thiết kế số 1 TTH PHÓ TGĐ 2 PHÓ TGĐ 3 PHÓ TGĐ 4 Phòn g QLT B và VLX D Phòn g QL dự án Phòn g kiểm toán nội bộ Phòn g tài chính kế toán Phòn g tổ chức hành chính Phòn g quản lý thi công Phòn g quản lý nhà Phòn g kế hoạc h tiếp thị Phòn g QL xây dựng và DV TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 41 GHI CHÚ Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng SƠ ĐỒ 5:Sơ đồ bộ máy quản lý của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Thừa Thiên Huế * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. - Hội đồng quản trị của Công Ty Cổ Phần Xây Lắp Thừa Thiên Huế là cơ quan quyền lực cao nhất, có quyền và trách nhiệm quản lý toàn bộ về mặt tài chính, nguyồn vốn. Là cơ quan quyết định về chiến lược phát triển của công ty. - Ban kiểm soát là cơ quan được hội đồng quản trị của công ty thành lập có trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoát độngcủa công ty, bên cạnh đó ban kiểm soát còn có chức năng nhiệm vụ tư vẫn về chiến lược phát triển của công ty cho hội đồng quản trị. - Tổng giám đốc là người lánh đạo cao nhất sau hội đồng quản trị. Tổng giám đốc có trách nhiệm thực hiện các chiến lược của hội đồng quản trị đề ra, là người chỉ đạo thực hiện các chiến lược phát triển của công ty, là người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và trước phát luật. Bên cạnh đó tổng giám đốc có trách nhiệm vạch ra các định hướng phát triển cho công ty nhằm đưa công ty ngày càng phát triển. - Phó tổng giám đốc trực tiếp quản lý các phòng ban trong công ty và có chức năng tham mưu tư vẫn cho tổng giám đốc về các chiến lược phát triển của công ty. Phó tổng giám đốc phải chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc, hội đồng quản trị và pháp luật về các hoạt động thuộc trách nhiệm của mình. - Các phòng ban hoạt động một cách độc lập hỗ trợ cho nhau trong quá trình thực hiện kế hoạch, phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cấp trên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. - Các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập trong công tác hoạch toán nhưng vẫn phải chịu sự quản lý của cơ quan quản lý cao nhất của công ty. Mọi hoạt động của các đơn vị xí nghiệp phải chịu trách nhiệm trước hội độngquản trị của công ty. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 42 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế GHI CHÚ Quan hệ chỉ đạo Quan hệ hỗ trợ SƠ ĐỒ 6 : Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại Công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế. * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. - Kế toán trưởng: Là người trực tiếp điều hành lãnh đạo nhân viên thuộc phòng kế toán tài chính, có trách nhiệm kiểm tra, hướng dẫn nhân viên thu thập các chứng từ trong hoạch toán nghiệp vụ. Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ của nhân viên . Đến cuối kỳ kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra trên báo cáo tài chính do kế toán tổng hợp lập trước khi trình lên cho lãnh đạo. - Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm kiểm tra hướng dẫn các nhân viên tại phòng kế toán thuộc vào các phần hành khác. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ xác định doanh thu, hoạch toán lãi lỗ và phân tích, đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty. - Kế toán vật tư - Tài sản cố định : Phải thường xuyên theo dõi tình nhập xuất tồn ,tính giá vật tư. Phải thường xuyên đối chiếu với thủ kho của công ty về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ cũng như tình hình vật tư tồn kho. Phải phập báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn vật tư, phải trích khấu hao cho những tài sản cố định . - Kế toán thanh toán - Ngân hàng: Là những người theo dõi vồn bằng tiền, vốn đi vay và các loại vốn thanh toán khác, theo dõi về tình hình thu chi tiền mặt và thanh toán KT TỔNG HỢP KT TRƯỞNG KT VẬT TƯ TSCĐ KT THANH TOÁN KT CÔNG NỢ KT CÁC ĐỘI LIÊN KẾT KT KHỐI THI CÔNG XÂY LẮP XÍ NGHIỆP KẾ TOÁN KHỐI SXKD, XÍ NGHIỆP,ĐỘI, XƯỞNG TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 43 nội bộ. - Kế toán các đội liên kết: thực hiện ghi sổ thường xuyên theo dõi tình hình liên kết giữa các đội, xưởng. Mở sổ theo dõi các đội liên kết, thực hiện quyết toán các công trinh liên kết. - Kế toán xí nghiệp, đội thi công: Mỗi đơn vị có tổ chức kế toán riêng hoạch toán kết quả sản xuất kinh doanh một cách độc lập. Kế toán xí nghiệp đội có trách nhiệm hoạch toán đầy đủ, chính xác, thu thập đầy đủ thông tin về các nghiệp vụ phát sinh, thực hiện mở các sổ sách kế toán cần thiết để theo dõi. 2.2. Khái quát sơ lược về Xí nghiệp 7 - Công ty cổ phần xây lắp Thừa Thiên Huế 2.2.1.Qúa trình hình thành và phát triển của Xí Nghiệp 7 Xí nghiệp 7 trước kia là một công trình thi công một hạng mục công trình của Công ty xây lắp Thừa Thiên Huế. Sau khi thực hiện thi công công trình và hoàn thành tốt nhiệm vụ vào năm 1999- 2000, Công trình thi công được thành lập thành đội xây dựng số 7 sau đó trở thành Xí Nghiệp xây lắp 7. Xí Nghiệp được phân cấp quản lý có tổ chức, thực hiện thi công theo kế hoạch sản xuất kinh doanh, xí nghiệp hoạt động theo điều lệ của Công ty xây lắp Thừa Thiên Huế. Hiện tại tính đến quý 2 năm 2011 số lượng cán bộ công nhân viên trong Xí Nghiệp gồm 47 người đã vào biên chế của Xí Nghiệp, trong đó số người có trình độ trung cấp trở lên gồm 13 người, số còn lại là những công nhân có tay nghề cao. Xí nghiệp đặt trụ sở ở địa chỉ số 42 - Phan Chu Trinh - Thành Phố Huế. Xí Nghiệp thực hiện những dự án với những công trình có quy mô lớn như Đài phát thanh truyền hình Thừa Thiên Huế, Trường Đảng Nguyễn Chí Thanh, Trường trung cấp du lịch Thừa Thiên Huế, Khu chung cư cao tầng Trường An và đặc biện đang thực hiện thi công công trình nhà hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế tại khu Kiểm Huệ - Đường Hà Huy Tập -Thành Phố Huế. 2.2.2.Chức năng, nhiệm vụ của Xí Nghiệp 7 Xí nghiệp hạch toán chi phí phụ thuộc vào Công ty xây lắp Thừa Thiên Huế . Xí nghiệp có con dấu riêng, mở tài khoản riêng tại ngân hàng. Đã được cấp giấy phép kinh doanh, có đầy đủ tư cách pháp nhân theo phân cấp ủy quyền của công ty, và chịu sự điều hành của Công ty xây lắp. Xí nghiệp thực hiện ký kết hợp đồng với bên đối tác để thi công công trình hoặc thi công những công trình do công ty bàn giao, nhiều công TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI H T Ế - HU Ế Trang 44 trình Xí Nghiệp có thể thực hiện thi công được toàn bộ công trình, hoặc có những công trình Xí Nghiệp chỉ đảm nhiệm thi công một hạng mục nào đó do công ty giao. Trong khi thực hiện thi công Xí Nghiệp áp dụng nghiêm chỉnh quy định an toàn trong thi công, để đảm bảo tính mạng của cải cho công nhân và của cả Xí Nghiệp qua đó góp phần đảm bảo tiến độ thi công của dự án để ban giao kịp thời cho bên đối tác. 2.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Xí Nghiệp 7 GHI CHÚ: Quan hệ chỉ đạo SƠ ĐỒ 7: Sơ đồ bộ máy quản lý của Xí Nghiệp 7- Công Ty Xây Lắp TTH . GIÁM ĐỐC BP KẾ TOÁN BP TÀI CHÍNH BP KỸ THUÂT KT TRƯỞNG THỦ KHO NV HÀNH CHÍNH LÁI XE CHỈ HUY TRƯỞNG CÔNG TRÌNH THỦ QUỸ KT TỔNG HỢP KT CÔNG NỢ KT VẬT TƯ THỦ KHO CÔNG TRÌNH KỸ THUẬT CÔNG TRÌNH BẢO VỆ CÔNG TRÌNH TỔ MÁY TỔ XÂY TỔ CỐT PHA TỔ CƠ KHÍ TỔ SƠN TỔ ĐIỆN NƯỚCTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 45 * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. - Giám đốc : Là người có quyền cao nhất trong xí nghiệp là người điều hành, và cũng là người chịu trách nhiệm trước công ty và pháp luật. Giám đốc có nhiệm vụ ra quyết định thực hiện thi công các công trình mà công ty giao cho hoặc là người ra quyết định ký kết hợp đồng của những dự án mà Xí Nghiệp tự quyết định. Là người định hướng chiến lược phát triển của Xí Nghiệp. - BP kế toán : Chịu trách nhiệm trong công tác hoạch toán và ghi chép sổ sách trong Xí Nghiệp. Có nhiệm vụ theo dõi tình hình biến động tài chính trong Xí Nghiệp, tham mưu cho giám đốc ra các quyết định đầu tư vào dự án. - BP hành chính : Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, lập và xây dựng các kế hoạch về chi phí tiền lương, đơn giá công trình xây dựng, ký kết hợp đồng lao động, và an toàn lao động trong Xí Nghiệp. - Thủ kho văn phòng và thủ kho công trình: Theo dõi tình hình về số lượng thực tế nhập xuất tồn trong kỳ, thực hiện ghi chép vào thẻ kho rồi chuyển về cho phòng kế toán. - Lái xe có trách nhiệm đưa đón giám đốc, các cán bộ trong Xí Nghiệp ... - Chỉ huy trưởng công trình: Quản lý và điều hành công việc ở công trường xây dựng, theo dõi giám sát quá trình thi công công trình xây dựng. - Kỹ thuật công trình: Hướng dẫn công nhân, đo đạc chỉ đạo công nhân thực hiện thi công đúng theo bản vẽ... 2.2.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Xí Nghiệp 7. Là đơn vị hoạch toán phụ thuộc, Xí Nghiệp đạng chịu sự ràng buộc của công ty Xí Nghiệp không tự quyết định được như các quan hệ tín dụng, quan hệ ngân sách, quan hệ đối ngoại đều phải qua công ty đây là điểm hạn chế của Xí Nghiệp . - Do các đặc điểm của ngành là đầu tư rải rác khắp nơi không cố định tại một địa điểm, thời gian thi công kéo dài nhiều năm nên việc hoạch toán rất phức tạp. -Chất lượng công trình, chủng loại vật tư xây dựng công trình luôn luôn thay đổi theo thời gian và theo tình hình của thị trường, và theo tính chất yêu cầu ngày càng cao của xã hội. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 46 Trong những năm qua Xí Nghiệp đã khẳng định được ưu thế của mình thông qua chất lượng của những sản phẩm mà Xí nghiệp đã tiến hành thi công thực hiện, các công trình mà Xí Nghiệp thi công đều đạt và vượt tiến độ so với kế hoạch, chất lượng công trình đạt tiêu chuẩn kỹ thuật thiết kế các công trình tiêu biểu mà Xí Nghiệp thi công như nhà làm việc của công ty môi trường, Công trình đô thị huế, Trụ sở UBND tỉnh. - Ngày nay các quy chế quản lý trong xây dựng ngày càng hoàn thiện nên Xí Nghiệp càng ưu tiên chú trọng đến công tác quản lý trong Xí Nghiệp sao cho Xí Nghiệp vận hành một cách tốt nhất ,đạt hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Xí Nghiệp đã mạnh dạn đầu tư nâng cấp các thiết bị thi công, thiết bị quản lý văn phòng ngày càng hiện đại, Xí Nghiệp cũng chú trọng nâng cấp hoàn thiện tin hộc hóa trong xí nghiệp để thuận lợi cho việc hoạch toán và quản lý. 2.2.5. Tổ chức công tác kế toán tại Xí Nghiệp 7 2.2.5.1. Tổ chức bộ máy kế toán GHI CHÚ: Quan hệ chỉ đạo SƠ ĐỒ 8 : Sơ đồ bộ máy kế toán tại Xí Nghiệp 7 - Công Ty CP Xây Lắp TTH KT TRƯỞNG KIÊM KT TỔNG HỢP KT THANH TOÁN KIÊM KT VẬT TƯ KT TIỀN LƯƠNG THỦ QUÝ KIÊM KT THUẾ VÀ TÀI SẢNTR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 47 * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận. - Kế toán trưởng(KT Tổng hợp) : Là người hướng dẫn chỉ đạo nhân viên kế toán trong xí nghiệp thực hiện hoạch toán ghi chép. Theo chế độ kế toán hiện hành, là người xác định doanh thu, phân tích lãi lỗ của xí nghiệp, từ đó có biện pháp xử lý. Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm trước xí nghiệp, công ty, và pháp luật trong công tác kế toán. Kế toán trưởng cũng có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc xí nghiệp ra những quyết định chiến lược phát triển xí nghiệp . - Kế toán thanh toán công nợ - Kiêm kế toán vật tư :Là theo dõi công nợ theo từng đối tượng khách hàng, phân loại khách hàng dưới nhiều góc độ khác nhau người mua, người bán, cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp, phải thu phải trả khác....Theo dõi công nợ theo hợp đồng, hạn thanh toán, bù trừ công nợ giữa các đối tượng công nợ với nhau, theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn bán hàng, lên báo cáo sổ chi tiết công nợ, các khoản nợ đến hạn, quá hạn, bảng kê chứng từ công nợ, báo cáo tổng hợp công nợ, bảng cân đối công nợ trên một tài khoản. Theo dõi và phản ánh đầy đủ, chi tiết sự biến động tăng giảm vật tư, tài sản cố định xảy ra trong Xí Nghiệp. - Thủ quý kiêm kế toán thuế - Tài sản : Là người theo dõi tình hình tăng giảm tiền mặt trong Xí Nghiệp, thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định của quản lý thu chi. Nghiêm chỉnh chấp hành các loại thuế, luật thuế của nhà nước. 2.2.5.2. Hình thức kế toán Xí nghiệp áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, có áp dụng máy vi tính trong công tác hoạch toán. Đặc điểm của hình thức này là căn cứ vào các chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Đến cuối tháng, tính ra số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh nợ, Tổng số phát sinh có và số dư của các tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp, đúng số liệu được dùng để lập Báo cáo tài chính. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 48 GHI CHÚ: Ghi hằng ngày Ghi định kỳ Đối chiếu SƠ ĐỒ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 2.3. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp 7 - CTy CP xây lắp Thừa Thiên Huế. 2.3.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp 7 Xí nghiệp xây lắp 7 có quy mô tương đối lớn, những sản phẩm xí nghiệp sản xuất ra là sản phẩm xây lắp. Do đó, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là những sản phẩm của ngành công nghiệp sản xuất. Những loại nguyên vật liệu này có đặc Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Thẻ sổ kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổSổ đăng kí chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính RƯ ỜN G Đ ẠI HỌ C K INH TẾ - H UẾ Trang 49 điểm, số lượng nhiều, hình dáng cồng kềnh. Chịu sự tác độc trực tiếp từ môi trường như ánh sáng, độ ẩm. Nên thông thường công tác bảo quản vật liệu cũng gặp không ít khó khăn do đặc điểm kho bãi của doanh nghiệp xây lắp, đòi hỏi yêu cầu quản lý cao. Sản phẩm Xí nghiệp làm ra là các công trình như nhà cửa, công trình công cộng. Nên nguyên vật liệu rất đa dạng, phong phú trong đó chủ yếu là sắt, xi măng, cát sạn...Ngoài ra còn có nhiều loại nguyên vật liệu khác như sơn, gạch...Trong mỗi loại nguyên vật liệu đó có các tiểu loại nguyên vật liệu khác nhau. 2.3.2. Phân loại nguyên vật Liệu tại Xí Nghiệp 7. Để phù hợp với quá trình sản xuất kinh doanh Xí Nghiệp phân loại nguyên vật liệu theo tác dụng của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất. - Nguyên vật liệu chính : Nguyên vật liệu chính là những loại vật liệu tham gia trực tiếp vào các công đoạn thi công của công trình, đóng góp phần lớn vào giá trị của công đó và là thành phần chính tạo nên sản phẩm, vật liệu chính gồm xi măng, sắt thép, cát, sỏi, đá .... - Nguyên vật liệu phụ : Là những loại nguyên vật liệu góp phần làm cho sản phẩm trở nên hoàn chỉnh hơn như sơn, vôi... - Nhiên liệu : Xăng, dầu để chạy máy thi công phục vụ công trình. - Phụ tùng thay thế: Là những thiết bị dự trữ để thay thế các thiết bị hư hỏng khi tiến hành thi công công trình của các phương tiện vận tải, hay công cụ dụng cụ sản xuất ... - Phế liệu :Là các vật liệu khi tiến hành thi công bị hư hỏng, hoặc các tài sản tại Xí Nghiệp hết thời gian sử dụng đem ra thanh lý, tái chế hoặc sửa chữa. như sắt thép, máy móc không còn sử dụng được nữa. - Vật liệu khác: Là những vật liệu như bao bì ,vật đóng gói... 2.3.3. Kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp 7 2.3.3.1. Tính giá vật tư tại Xí Nghiệp a/ Đối với Nguyên vật liệu nhập kho Vật tư nhập kho của xí nghiệp 7 chủ yếu là những loại vật tư do mua ngoài là chính. Bên cạnh đó xí nghiệp thuộc vào đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ nên khi nhập kho giá thực tế nhập kho là giá mua chưa có thuế GTGT. Vật tư khi nhập TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Trang 50 kho đều do xí nghiệp tự vận chuyển nên chi phí thu mua không tính vào giá trị thực tế nhập kho của vật tư mà chi phí thu mua được tính thẳng vào giá trị công trình . b/ Đối với vật tư xuất kho . Xí nghiệp dùng phương pháp Nhập Trước - Xuất Trước để tính giá xuất kho. Theo phương pháp này thì giá trị vật liệu xuất kho sẽ được giả định là số vật tư nhập kho trước sẽ được xuất kho trước. Phương pháp này có nhược điểm là nó không phản ánh chính xác, kịp thời về tình hình biến động giá nguyên vật liệu trên thị trường vì thế có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tính giá thành sản phẩm của Xí Nghiệp. 2.3.3.2. Trình tự luân chuyển chứng từ. a/ Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ nhập kho. - Chứng từ sử dụng trong quá trình nhập kho hàng hóa của Xí Nghiệp 7 bao gồm: + Phiếu yêu cầu mua hàng. + ĐĐH. + Hợp đồng mua hàng hóa. + HĐ GTGT. + Giấy đề nghị nhận hàng . + Phiếu nhập kho. + Giấy giao hàng. + Phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. Do nguyên vật liệu của Xí Nghiệp hầu hết là những loại mà được xí nghiệp mua ngoài về phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh của công trường. Căn cứ vào số lượng hàng hóa còn tồn trong kho bộ phận kỹ thuật công trình lên kế hoạch thu mua nguyên vật liệu để phục vụ cho quá trình sản xuất đáp ứng kịp thời cho quá trình thi công. Bộ phận kỹ thuật công trình tiến hành lập phiếu yêu cầu mua hàng tiến hành lập đầy đủ thông tin trong phiếu yêu cầu như số lượng, mẫu mã , kích cỡ, chủng loại hàng hóa... Rồi gửi cho phòng mua hàng ( phòng kế toán). Khi nhận được phiếu yêu cầu mua hàng của bộ phận kỹ thuật công trình, phòng mua hàng tiến hàng lập đơn đặt hàng gồm 4 liên, liên 4 gửi cho người bán, liên 3 gửi cho kế toán mua hàng (kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tư) liên 2 hồi báo lại TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 51 cho bộ phận kỹ thuật công trình, còn liên 1 lưu lại. Khi nhận được giấy hồi báo đồng ý bán của người bán, phòng mua hàng lên hợp đồng gồm 5 bản, 2 bản cho người bán, 1 bản cho bộ phận kỹ thuật công trình, 1 bản cho kế toán mua hàng và 1 bản dùng để lưu tại phòng kế toán . Khi hàng về đến kho, phòng mua hàng nhận hóa đơn GTGT (liên 2) của người bán và làm thủ tục nhận hàng, tiến hành lập giấy đề nghị nhận hàng gồm 2 liên. Liên 2 gửi cho kế toán mua hàng cùng với hóa đơn GTGT, liên 1 lưu tại phòng mua hàng. Căn cứ vào các chứng từ hiện có kế toán mua hàng tiến hành lập phiếu nhập kho gồm 3 liên. Liên 2 và liên 3 chuyển cho thủ kho còn lại liên 1 lưu tại bộ phận mua hàng . Khi hàng nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa, đối chiếu giấy giao hàng (do bên bán đưa) với phiếu nhập kho trước kia do kế toán mua hàng gửi cho thủ kho tiến hành xác nhận nếu đúng thì ký nhận và gửi liên 3 phiếu nhập kho cho kế toán mua hàng, còn liên còn lại lưu tại kho và làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Khi kế toán mua hàng nhận được liên 3 phiếu nhập kho kế toán tiến hành lập chứng từ thanh toán gồm toàn bộ các chứng từ đã có cùng với hóa đơn của người bán, tiến hành ghi vào các sổ cần thiết như sổ nhật ký mua hàng, sổ chi tiết phải trả người bán, sổ chi tiết hàng tồn kho. Chứng từ thanh toán khi đến ngày thanh toán sẽ được chuyển sang phòng tài vụ để xét duyệt, các chứng từ sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển tới cho kế toán thanh toán( kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tư ) nếu hàng hóa có số lượng ít, giá trị nhỏ thì xí nghiệp tiến hành chi trả cho người bán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi gồm 4 liên. Liên 2 giao cho khách hàng sang quỹ nhận tiền còn liên 3 chuyển cho thủ quỹ, liên 1 lưu tại phòng mua hàng, liên 4 cùng với chứng từ thanh toán do kế toán mua hàng dữ . Nếu hàng hóa có số lượng lớn giá trị cao thì Xí nghiệp tiến hành thanh tóan bằng chuyển khoản.TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 52 BIỂU 9: BM740-05/CTY Lần ban hành:02 Số:........... ĐƠN ĐẶT HÀNG - Kính gửi : Cty CP Hương Thủy - Căn cứ vào nội dung đã thỏa thuận giữa Xí Nghiệp Xây Lắp 7 -Công ty CP Xây Lắp TT Huế và Cty CP Hương Thủy - Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và cung cấp dịch vụ của công ty . Nay chúng tôi yêu cầu cung cấp một số loại mặt hàng như sau : TT Tên vật tư, Quy cách kỹ thuât ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời gian giao 1 XM Long Thọ kg 6000 10/12/2010 2 XM Kim Định kg 6000 ’’ - Địa chỉ 28 Lý Thường Kiệt , TP Huế - Ngày giao 10/12/2010 - Người nhận Hồ Hữu - Điện thoại 054 - 2201774 - Chúng tôi mong được sự hợp tác của quý công ty . Xin chân thành cảm ơn. Ngày 09 tháng 12 năm 2010 Người yêu cầu TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 53 BIỂU 10: HÓA ĐƠN Mẫu số:01 GTKT-3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG NL/2010B Liên 2: Giao khách hàng Ngày 10 tháng 12 năm 2010 0051928 Bên bán hàng: Công Ty Cổ Phần Hương Thủy Địa chỉ :103 .Đường Trường Chinh .Phường An Đông .Thành Phố Huế Mã số thuế 3 3 0 0 3 4 8 5 8 7 Bên mua hàng : Xí Nghiệp Xây Lắp 7 -Công Ty Xây Lắp Thừa Thiên Huế Địa chỉ : 42 Phan Chu Trinh - TP Huế Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS : 33001011560271 TT Tên hàng hóa ,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1*2 1 XM Kim đỉnh PCB30 Kg 6.000 881,8182 5.290.909 2 XM Long thọ kg 6.000 845,4545 5.072.727 Cộng tiền hàng: 10.363.636 Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT : 1.036.364 Tổng cộng tiền thanh toán 11400.000 Số tiền viết bằng chữ : ( Mười một triệu , bốn trăm ngàn đồng ) Người mua hàng Người bán hàng Trưởng đơn vị (ký,ghi rõ họ tên) (ký ,ghi rõ họ tên) (ký ,ghi rõ họ tên) (cần kiểm tra ,đối chiếu khi lập,giao ,nhận hóa đơn ) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 54 BIỂU 11: CTY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 PHIẾU GIAO HÀNG Họ tên người nhận hàng : Hữu Hồ Họ tên người giao hàng : Cty cp Hương Thủy Giao tại công trường : văn phòng cho thuê -số 28 lý thường kiệt TT Tên và quy cách hàng hóa Đơn vị kg Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng kim đỉnh kg 6.000 881,8182 5.290.909 2 Xi măng long thọ kg 6.000 845,4545 5.072.727 Ngày 10 tháng 12 năm 2010 Phụ trách công trình Người nhận hàng Người giao hàng (ký,ghi rõ họ tên ) (ký,ghi rõ họ tên ) (ký,ghi rõ họ tên ) Khi nhận được hóa đơn phòng mua hàng tiến hành lập giấy đề nghị nhận hàng gồm 2 liên, liên 2 gửi cho kế toán mua hàng cùng với hóa đơn GTGT, liên 1 lưu tại phòng mua hàng. Căn cứ vào các chứng từ hiện có kế toán mua hàng tiến hành lập phiếu nhập kho gồm 3 liên. Liên 2 và liên 3 chuyển cho thủ kho còn lại liên 1 lưu tại bộ phận mua hàng. Khi hàng nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng hóa, Đối chiếu phiếu giao hàng (do bên bán đưa) với phiếu nhập kho trước kia do kế toán mua hàng gửi cho thủ kho. Tiến hành xác nhận nếu đúng thì ký nhận và gửi liên 3 phiếu nhập kho cho kế toán mua hàng, còn liên còn lại lưu tại kho và làm căn cứ để ghi vào thẻ kho. Cuối kỳ thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho phòng mua hàng (phòng kế toán) và sẽ đối chiếu với thẻ kho với phòng mua hàng qua đó phòng mua hàng sẽ đối chiếu số liệu trên thẻ kho trên sổ chi tiết nguyên vật liệu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 55 BIỂU 12: CTY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 PHIẾU NHẬP KHO số:480 Ngày 10 tháng 12 năm 2010 TK NỢ : 152 Họ và tên : Công ty CP Hương Thủy TK CÓ :1111 Đơn vị Nhập vào kho : VP cho thuê - 28 Lý Thường Kiệt Ghi chú : Công ty CP hương thủy Số TT Tên hàng và quy cách Phẩm chất Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 XM kim đỉnh kg 6.000 881,8182 5.290.909 2 XM Long thọ kg 6.000 845,4545 5.072.727 Cộng: 12.000 10.363.636 Cộng thành tiền (bằng chữ) :(mười triệu ba trăm sáu mươi ba ngàn sáu trăm ba mươi sáu đồng ) Ngày 10 tháng 12 năm 2010 Người giao Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán trưởng Giám đốc (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 56 BIỂU 13: Doanh nghiệp :........................ Mẫu số : 12 -DN Tên kho -28 Lý thường kiệt THẺ KHO Theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Ngày lập thẻ:từ 01/12/2010.đến 31/12/2010.................... Tờ số:.............................................. Tên,nhãn hiệu quy cách vật tư :XI MĂNG Đơn vị tính ..................kg......................mã số.......................................... Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất DĐK 100 480 10/12 Mua xi măng kim đỉnh của cty CP hương thủy 6.000 480 10/12 Mua xi măng long thọ của ty CP hương thủy 6.000 TỔNG 12.000 DCK 12.100 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 57 BIỂU 14: CÔNG TY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ Xí Nghiệp Xây Lắp 7 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ (TK152) Quý IV Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn ngày Số SL TT SL TT SL TT SDĐK 100 84545,45 10/12/2010 480 Mua xi măng long tho 845,4545 6.000 5.072.727 10/12/2010 480 Mua xi măng kim đỉnh 881,8182 6.000 5.290.909 Cộng 12.000 10.363.636 SDCK 12.100 10.448181,65 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 58 BIỂU 15 : CÔNG TY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ Xí Nghiệp Xây Lắp 7 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2010 STT Tên ,loại quy cách vật tư Tên đơn vị (người cung cấp) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng kim đỉnh Cty cp hương thủy kg 6.000 881,8182 5.290.909 2 Xi măng long thọ Cty cp hương thủy kg 6.000 845,4545 5.072.727 Tổng 12.000 10.363.636 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị b/ Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ xuất kho. - Các chứng từ sử dụng trong quá trình xuất kho hàng hóa. + Phiếu xuất kho. + Thẻ kho. + Sổ chi tiết vật tư. + Bảng tổng hợp xuất vật liệu. - Trình tự luân chuyển chứng từ . Tại công trình đang thi công nếu có nhu cầu sử dụng vật tư thì kỹ thuật công trình yêu cầu thủ kho xuất vật tư cho công trình sử dụng. Khi thủ kho xuất vật tư thì thủ kho ghi đầy đủ số lượng, chủng loại mẫu mã, quy cách vật tư vào sổ tay, đến cuối tháng thủ kho gửi sổ tay ghi chép của mình về thực tế xuất kho cho phòng kế toán để ghi sổ. Sau khi lập phiếu xuất kho xong(làm 2 liên) một liên giữ lại phòng kế toán còn một liên giao cho thủ kho để có căn cứ ghi vào thẻ kho. Căn cứ vào chứng từ gốc : Phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan kế toán phản ánh vào chứng từ ghi sổ cùng với các nghiệp vụ phát sinh trong quý. Đồng thời với việc ghi vào chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành lên sổ chi tiết nguyên vật liệu bảng tổng hợp xuất nguyên vật liệu, căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu để ghi vào sổ cái . TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 59 BIỂU 16: CTY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 PHIẾU XUẤT KHO số:534 Ngày 25 tháng 12 năm 2010 TK NỢ : 621 Họ và tên : Lương Quang Việt TK CÓ :152 Đơn vị Nhập vào kho : lý thường kiệt Ghi chú : Lương Quang Việt Số TT Tên hàng và quy cách Phẩm chất Đ/vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 XM Long thọ kg 500 845,4545 422.727,25 2 XM kim đỉnh kg 500 881,8182 440.909,1 Tổng 1.000 863636,35 Cộng thành tiền (bằng chữ) :(tám trăm sáu mươi ba ngàn sáu trăm ba mươi sáu phẩy ba lăm đồng) Ngày 25 tháng 12 năm 2010 Người giao Thủ kho Kế toán vật tư Kế toán trưởng Giám đốc (ký,ghi rõ họ tên)(ký,ghi rõ họ tên)(ký,ghi rõ họ tên)(ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 60 BIỂU 17: Doanh nghiệp :........................ Mẫu số : 12 -DN Tên kho -28 Lý thường kiệt THẺ KHO Theo QĐ số 15/2006/QĐ -BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Ngày lập thẻ:01/12/2010...từ 31/12/2010........................... Tờ số:.............................................. Tên,nhãn hiệu quy cách vật tư :XI MĂNG Đơn vị tính ............kg...................mã số.......................................... Ngày tháng năm Chứng từ DIỄN GIẢI Số lượng Ký xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất DĐK 100 480 10/12 Nhập xi măng long tho 6.000 480 10/12 Nhập xi măng kim đỉnh 6.000 534 25/12 Xuất xi măng kim đỉnh thi công công trình lý thường kiệt 500 534 25/12 Xuất xi măng long thọ thi công công trình lý thường kiệt 500 Tổng 12.000 1.000 DCK 11.100 Người ghi sổ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 61 BIỂU 18: CÔNG TY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ Xí Nghiệp Xây Lắp 7 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ (TK152) Quý IV Chứng từ Diễn giải Đơn giá Nhập Xuất Tồn ngày Số SL TT SL TT SL TT SDĐK 100 84545,45 10/12/2010 480 Nhập xi măng kim đỉnh 881,8182 6.000 5.290.909 10/12/2010 480 Nhập xi măng long tho 845,4545 6.000 5.072.727 25/12/2010 534 Xuất xi măng long thọ 845,4545 500 422.727,25 25/12/2010 534 Xuất xi măng kim đỉnh 881,8182 500 440.909,1 Cộng 12.000 10.363.636 1.000 863636,35 SDCK 11.10 0 9.584.545 Người ghi sổ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 62 BIỂU 19: CÔNG TY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ Xí Nghiệp Xây Lắp 7 BẢNG TỔNG HỢP XUẤT VẬT LIỆU Tháng 12 năm 2010 STT Tên ,loại quy cách vật tư Tên đơn vị (người cung cấp) Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng kim đỉnh Cty cp hương thủy kg 500 881,8182 440.909,1 2 Xi măng long thọ Cty cp hương thủy kg 500 845,4545 422.727,25 Tổng 1.000 863.636,35 Người ghi sổ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 63 BIÊU 20: CÔNG TY CP XÂY LẮP TTH XÍNGHIỆP XÂY LẮP 7 Số:...05.... CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 480 10/12 Mua xi măng kim đỉnh của công ty hương thủy 152 133 111 5.290.909 529.090,9 5.819.999,9 480 10/12 Mua xi măng long thọ của công ty hương thủy 152 133 111 5.072.727 507.272,7 5.579.999,7 Cộng 11.399.999,6 Người ghi sổ Kế toán trưởng. Thủ trưởng đơn vị BIỂU 21: CÔNG TY CP XÂY LẮP TTH XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 Số:.....06.. CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 12 năm 2010 Chứng từ Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có 534 25/12 Xuất xi măng long tho cho công trường lý thường kiệt 621 152 422727,25 422727,25 534 25/12 Xuất xi măng kim đỉnh cho công trường lý thường kiệt 621 152 440.909,1 440.909,1 Cộng 863.636,35 Người ghi sổ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị TR ƯỜ NG ĐẠ I ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 64 BIỂU 22: CÔNG TY CP XÂY LẮP TTH XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 SỔ CÁI TK 152 Qúy IV: 2010 Ngày tháng Chứng từ ghi sổ Diễn giải TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ có 1 2 3 4 5 6 7 Dư dầu kỳ 84545,45 31/12/2010 480 10/12/2010 Mua XM kim đỉnh của cty hương thủy 111 5.819.999,9 480 10/12/2010 Mua XM long thọ của cty hương thủy 111 5.599.999,7 534 25/12/2010 Xuất XM long thọ cho CT lý thường kiệt 621 422.727,25 534 25/12/2010 Xuất xi măng kim đỉnh cho CT lý thường kiệt 621 440.909,1 Cộng phát sinh 11.419.999,6 863.636,35 SDCK 10.640.908,7 Người ghi sổ Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Đến cuối tháng kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp nhập, xuất , tồn cho tháng đó để biết được tình hình sử dụng nguyên vật liệu tại công trường. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 65 BIỂU 23 : CÔNG TY CP XÂY LẮP TTH XÍ NGHIỆP XÂY LẮP 7 BẢNG TỔNG HỢP NHẬP,XUẤT ,TỒN Tháng 12 năm 2010 STT Tên vật tư Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng SL TT SL TT SL TT SL TT 1 XM long thọ 100 84.545,45 6.000 5.072.727 500 422.727,25 5.600 4.734.545,2 2 XM kim đỉnh 6.000 5.290.909 500 440.909,1 5.500 4.849.999,9 Cộng 100 84.545,45 12.000 10.363.636 1000 863.636,35 11.100 9.584.545,1 Người ghi sổ kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị 2.3.4. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu . Hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp được tiến hành theo phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán. + Tại phòng kế toán : Thông thường định kỳ kế toán xuống kho công trường để kiểm tra việc bảo quản chứng và ghi chép trên thẻ kho của thủ kho, Đồng thời đối chiếu xác nhận các chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu. Thủ kho gửi các phiếu nhập xuất để kế toán kiểm tra ký xác nhận trên từng thẻ kho của thủ kho và bảng giao nhận chứng từ nhập, xuất kế toán ghi vào sổ chi tiết vật tư, cuối tháng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết vật tư của kế toán. + Tại kho : Sau khi xảy ra nghiệp vụ nhập và xuất vật tư căn cứ vào phiếu nhập, và sổ ghi chép xuất kho thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho cuối ngày tính ra số tồn trên từng thẻ kho. Định kỳ thủ kho, lập bảng giao nhận chứng từ làm căn cứ giao nhận đưa cho kế toán. + Tại công trường: Khi nhận được nguyên vật liệu tiến hành đưa vào sử dụng để phục vụ cho công tác thi công công trình. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KIN H T Ế - HU Ế Trang 66 2.3.5.Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu * Sơ đồ trình bày quy trình ghi chép hạch toán nhập kho nguyên vật liệu. SƠ ĐỒ 10: Sơ đồ trình ghi chép hoạch toán nhập kho nguyên vật liệu. Hằng ngày khi kế toán nhận được các chứng từ nhập vật liệu do kế toán mua hàng chuyển tới, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan và ghi vào sổ chi tiết vật tư. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán mua hàng gửi một liên cho thủ kho công trường để ghi vào thẻ kho. Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư tiến hành lập bảng tổng hợp nhập vật tư. Căn cứ vào bảng tổng hợp nhập vật tư cùng loại đã được kiểm tra, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết vật tư để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. * Sơ đồ trình bày quy trình hạch toán xuất kho nguyên vật liệu. SƠ ĐỒ 11: Sơ đồ trình ghi chép hoạch toán xuất kho nguyên vật liệu. Hằng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ xuất nguyên vật liệu do thủ kho chuyển tới(sổ tay xuất kho) kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho, sau đó căn cứ vào phiếu xuất kho tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư. Căn cứ vào phiếu xuất kho do phòng kế toán chuyển tới, thủ kho công trường tiến hành ghi vào thẻ kho. Kế toán căn cứ vào sổ chi tiết vật tư xuất kho tiến hành lập Bảng tổng hợp xuất vật tư và tiến hành lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào bảng tổng hợp xuất vật tư cùng loại đã được kiểm tra, kế toán lập chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái TK 152. Cuối kỳ căn cứ vào sổ chi tiết vật tư xuất kho để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật tư. PXK SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ BTH XUẤT VẬT TƯ CHỨNG TỪ GHI SỔ THẺ KHO BTH CHI TIẾT NHẬP, XUẤT, TỒN SỔ CÁI TK 152 PNK SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ BTH NHẬP VẬT TƯ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI TK 152 THẺ KHO BTH CHI TIẾT NHẬP, XUẤT, TỒN TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 67 CHƯƠNG 3 :MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 7 3.1.Nhận xét đánh giá Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp 7. *Ưu điểm: Nguồn nguyên liệu của xí nghiệp để phục vụ sản xuất thi công chủ yếu là cung ứng từ bên ngoài. Từ đặc điểm này doanh nghiệp đã có kế hoạch thu mua nguyên liệu một cách chi tiết và hợp lý nhằm đảm bảo quá trình thi công kịp thời cho các công trình . Xí Nghiệp công tác thu mua được thực hiện một cách rõ ràng cụ thể nên công tác thu mua luôn diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch. Hoạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp được tiến hành theo phương pháp thẻ song song giữa kho và phòng kế toán, nên phương pháp này dễ kiểm tra và dễ đối chiếu. Hoạch toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí Nghiệp thực hiện khá tốt, đảm bảo việc tính toán ghi chép một cách tương đối chính xác, rõ ràng. Hệ thống chứng từ sổ sách kế toán hiện nay tại xí nghiệp có xu hướng tự động hóa, việc tự động hóa trong công tác quản lý nói chung và trong công tác kế toán nói riêng đã giảm đáng kế công việc cho nhân viên . Bên cạnh phản ánh số liệu ghi chép bằng tay thì Xí Nghiệp sử dụng phần mềm kế toán tự động để hoạch toán , việc này đã làm cho bộ phận kế toán lập các báo cáo kịp thời, đạt hiệu quả cao qua đó thực hiện tốt chế độ quản lý và bảo quản chứng từ . Xí nghiệp gộp phòng vật tư (phòng mua hàng), phòng kế hoạch với phòng kế toán làm một nên công tác thu mua, xuất kho trở nên thuận lợi hơn qua đó tiết kiệm được chi phí cho xí nghiệp . Bên cạnh đó việc gộp các phòng lại thành một phòng phù hợp với thực tế tại xí nghiệp. Khi tiến hành xuất kho tại công trường thì bộ phận kỹ thuật chủ động yêu cầu thủ kho xuất kho theo yêu cầu thực tế sử dụng nguyên vật liệu tại công trường không cần phải viết phiếu xin cấp vật tư. Vì thế đáp ứng kịp thời công tác thi công sản xuất cho công trình đảm bảo được quá trình thi công diễn ra bình thường. Tại phòng kế toán một nhân viên đảm nhiệm một lúc nhiều phần hành kế toán, cách bố trí này phù hợp với tình hình thực tế tại Xí Nghiệp qua đó tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp . TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 68 * Hạn chế: Khi tiến hành mua nguyên vật liệu thì phòng kế toán cũng là phòng mua hàng nên qúa trình thu mua nguyên vật liệu cũng không đảm bảo nguyên tác phù hợp trong kế toán . Khi mua nguyên vật liệu kế toán không theo dõi trên sổ sách ngay mà chờ đầy đủ chứng từ liên quan mới làm thủ tục nhập kho, mặc dù có lúc số vật tư này đã xuất cho công trình sử dụng. Vì thế công tác hoạch toán, báo cáo thông tin kế toán bị chậm lại . Với việc hoạch toán như vậy thì thông tin kế toán chưa trở thành công cụ đắc lực trong công tác quản lý . Khi thực hiện thanh toán tiền hàng thì kế toán thanh toán cũng là kế toán vật tư kế toán mua hàng nên cũng đã vi phạm vào nguyên tắc kế toán . Khi tiến hành xuất kho vật liệu cho công trình thi công nhân viên kỹ thuật không viết phiếu xin cấp vật tư về phòng kế hoạch (phòng kế toán) để cấp vật tư cho công trình thi công, nên không có phiếu xuất kho do phòng vật tư cấp cho mà xuất kho theo yêu cầu của kỹ thuật công trình. Khi tiến hành xuất thủ kho ghi vào sổ về chủng loại vật liệu xuất kho, số lương...Rồi đến cuối tháng gửi lên cho phòng kế toán để kế toán ghi phiếu xuất kho để hợp lý hóa sổ sách. Quá trình này không đúng với tính chặt chẽ trong kế toán, nó chứa đựng rất nhiều rủi ro . Việc gộp các phòng lại đều do phòng kế toán thực hiện có lúc làm cho phòng kế toán quá tải trong công việc, hơn nữa việc gộp như thế sẽ làm cho công tác quản lý vật tư gặp nhiều khó khăn và dầy rủi ro . 3.2. Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Để khắc phục được những hạn chế trên thì xí nghiệp nên thực hiện những giải pháp sau : -Xí nghiệp cần tách ra phòng mua hàng, phòng kế hoạch với phòng kế toán riêng, phòng kế hoạch riêng không nên gộp lại thành một phòng kế toán, khi tiến hành xuất kho kỹ thuật công trình nên viết phiếu yêu cầu xin cấp vật tư cho phòng vật tư mặc dù có nhiều nhược điểm nhưng nó đảm bảo được tính chặt chẽ phù hợp với lật kế toán . Xí nghiệp cần mua sắm nhiều trang thiết bị như hệ thống máy tính để phục vụ cho công tác hoạch toán tốt hơn đảm bảo kịp thời thông tin cho nhà quản lý . TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 69 Xí nghiệp cần thêm số lương nhân viên cho phòng kế toán và phân công công việc cho từng người không nên để một người lại kiêm nhiều công việc cùng một lý như bây giờ ảnh hưởng đến chất lượng công việc cũng như không phù hợp với chế độ kế tóan . Tại công trình thi công vẫn đề quản lý nguyên vật liệu rất khó khăn và phức tạp do đặc điểm sản xuất kinh doanh. Vì thế Xí Nghiệp cần phải có quy trình quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu đặc biệt là số nguyên vật liệu thừa sau khi hoàn thành công trình thường thu hồi không hết hoặc bị mất mát. Xí nghiệp nên tạo điều kiện, nâng cao năng lực công nhân viên bằng việc đào tạo trực tiếp. Nên đề ra các chiến lược mới để có thể hoạt động tốt hơn, không được thủ công quá nhiều trong công tác kế toán và tạo nhiều việc làm hơn cho nhân viên, tận dụng triệt để nguồn nhân lực của mình. Nên áp dụng kế toán máy và phần mềm toàn phần, kể cả kế toán vật tư và các kế toán khác đồng thời thủ kho cũng sử dụng để nhập toàn bộ số liệu trên máy, để dễ dàng kiểm tra số liệu. Xí nghiệp cần hệ thống hòa hệ thống thông tin của mình bằng cách áp dụng nhiều máy móc hiện đại. Việc áp dụng kế toán máy như trên thì ban quản trị xí nghiệp cần xem xét lại cũng như kế toán cần chi tiết hơn để cung cấp thông tin một cách đầy đủ và chính xác nhất. Để tránh tình trạng số liệu chỉ phản ánh một cách chung chung, việc tính giá thành không chính xác đến chi tiết.Hiện nay phần mềm có nhiều hỗ trợ về chức năng nên việc thiết lập tài khoản là một việc rất dễ dàng. Xí nghiệp cần thiết lập cho mình hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm tra chứng từ cũng như là thông tin giữa các bộ phận để quản lí tình hình nhập xuất nguyên vật liệu. Xí nghiệp nên cắt cử một nhân viên hàng tháng, hàng quý độc lập kiểm tra chứng từ kế toán để tránh trường hợp sai sót hoặc gian lận. Xí nghiệp cần trích lập dự phòng hàng tồn kho để có thể tiết kiệm được chi phí cũng như khi giá cả tăng vọt thì ban quản lí có những chính sách tốt nhất để kiểm soát tốt chi phí của mình. Mặt khác lập dự phòng để tránh tình trạng thiếu hụt hoặc mất mát nguyên vật liệu. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 70 PHẦN III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Quá trình tìm hiểu thực tế tại Xí nghiệp xây lắp 7 vừa qua đã giúp em tìm hiểu và học hỏi được nhiều điều trong và ngoài chuyên ngành kế toán doanh nghiệp. Em đã đem về cho mình được nhiều kiến thức từ thực tế, được tận mắt chứng kiến cách ghi sổ, và quy trình hạch toán, luân chuyển chứng từ trong xí nghiệp. Qua đó giúp em nắm bắt thêm nhiều thông tư mới của bộ tài chính ban hành. Cùng sự nhạy bén trong kinh doanh trước sự biến động của thị trường. Qua chuyên đề kế toán nguyên vật liệu này, em đã hiểu sâu hơn rất nhiều và hiểu được tầm quan trọng của nó đối với việc quản lý.Tuy rằng NVL rất đơn giản nhưng không phải người nào cũng đều làm được, không phải ai cũng có thể ghi chép chứng từ một cách bình thường. Nguyên vật liệu nhập xuất ra bao nhiêu, cần sản xuất, cung cấp như thế nào cần có một kế hoạch hợp lý để đảm bảo được tính ổn định, thường xuyên, liên tục? Làm thế nào để nhà quản lý có thể quản lý và bảo vệ tốt nguyên vật liệu của mình để tránh mất mát, thiếu hụt trong quá trình hoạt động của mình ảnh hưởng tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp?Và rất nhiều câu hỏi đặt ra nữa. Tất cả đều nói lên rằng kế toán nguyên vật liệu là một phần không nhỏ và không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp. Muốn quản lý tốt, muốn làm sao cho doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận cần phải có chiến lược rõ ràng. Xí nghiệp cần phải thay đổi mô hình kế toán hiện tại của mình đó là áp dụng hoàn toàn kế toán máy để giúp ích cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác. Hơn nữa Xí nghiệp cần nâng cao trình độ chuyên môn của các nhân viên kế toán cũng như đầu tư vào cơ sở vật chất để cải thiện quy trình làm việc, nâng cao năng suất lao động. Trong thời gian thực tập để hoàn thành chuyên đề, chuyên đề không tránh khỏi những thiếu sót, nhưng em mong được sự góp ý, nhận xét vận dụng những kiến nghị của chuyên đề vào thực tế tại Xí nghiệp. Em mong rằng sẽ nhận được nhiều ý kiến chân thành góp ý cho bài làm của em hoàn thiện hơn. TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ Trang 71 Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn tới quý thầy cô trong khoa KTTC và các cô chú tại Xí nghiệp đã giúp em có nhiều điều kiện, có thêm sự hiểu biết sâu rộng về kế toán nguyên vật liệu cũng như hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao của nhà trường Đại học kinh tế Huế. Đây chính là hành trang, là nền tảng để em cảm thấy tự tin hơn, vững vàng hơn khi rời khỏi ghế nhà trường đi góp sức xây dựng đất nước. Trân trọng cảm ơn! Huế, tháng 04 năm 2011 Sinh viên thực hiện Đặng Văn Tình \ TR ƯỜ NG ĐẠ I H ỌC KI NH TẾ - H UẾ