Công tác lưu trữ tài liệu điện tử và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa công nghệ và tổ chức

Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 17 2.3. Nhu cầu của người sử dụng thay đổi và kỳ vọng tiếp cận khai thác tài liệu điện tử Đa số người sử dụng của các hệ thống máy tính trước kia phải có những kỹ năng và sự tiếp cận kỹ thuật chuyên sâu tới các hệ thống máy tính. “Các công việc” được chuyển tới trung tâm máy tính và kết quả được trả lại cho người sử dụng ở dưới dạng các sản phẩm in ra từ máy tính. PC đã tạo khả năng cho những người sử dụng tiếp cận các công cụ và thông tin được lưu giữ trên máy tính riêng của họ. Do ngày càng nhiều cá nhân có thể tiếp cận dễ dàng tới máy tính nên họ càng muốn nhận được thông tin ở dạng điện tử. Mặc dù nhiều người sử dụng hiện nay vẫn còn in các bản sao từ các văn bản kỹ thuật số để xem xét và tóm lược, nhưng các phiên bản in đang cần thay thế vai trò của “bản sao sử dụng tiện lợi” trong một số ứng dụng. Sự tiếp cận trực tiếp tới những thông tin kỹ thuật số có nhiều ưu điểm xét từ phương diện người sử dụng. Việc tra cứu và cung cấp được thực hiện rất nhanh chóng. Người sử dụng có thể trích lược các phần của một văn bản, phân tích và xử lý chúng một cách dễ dàng hơn ở dạng kỹ thuật số. Một số dạng mới mà trong đó tài liệu điện tử được tạo lập chẳng hạn như văn bản hypertext trở nên vô nghĩa nếu như chúng không ở dạng điện tử. Cùng với việc số lượng người sử dụng có máy tính và có khả năng tiếp cận với các mạng gia tăng, các lưu trữ cần tính tới nhu cầu ngày càng tăng từ phía những người sử dụng đối với việc tiếp cận tài liệu lưu trữ ở dạng kỹ thuật số. Nhu cầu này chắc chắn là sẽ bao hàm cả những tài liệu bắt đầu sự tồn tại của mình ở dạng điện tử cũng như ở các dạng các phương tiện mang tin truyền thống có thể chuyển đổi được sang dạng kỹ thuật số bằng phương pháp quét ảnh. 2.4. Công tác lưu trữ tài liệu điện tử và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa công nghệ và tổ chức Người làm lưu trữ khi làm việc với tài liệu điện tử đã nhanh chóng phát hiện ra rằng môi trường kỹ thuật số chứa đựng những mối quan hệ và điều phụ thuộc lẫn nhau phức tạp hơn nhiều so với môi trường truyền thống. Mối liên hệ giữa cấu trúc tổ chức và kiến trúc công nghệ là một lĩnh vực hiện đang đòi hỏi sự quan tâm. Ở một số cơ quan, tổ chức, mọi người sử dụng cùng một mạng, cùng các hệ thống và phần mềm để thực thi công việc của mình. Trong khi đó, các cơ Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 18 quan, tổ chức khác có các hệ thống chuyên sâu được thiết kế riêng cho một quá trình công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Đôi khi, máy tính được sử dụng trước hết như là những công cụ sản xuất cá nhân và mỗi một người sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể đối với việc khi nào và cách thức mà họ tạo lập, quản lý và lưu giữ tài liệu điện tử. Các mô hình sắp xếp tổ chức đa dạng như vậy đòi hỏi phải có những cách tiếp cận và chiến lược khác nhau để quản lý tài liệu điện tử xét từ khía cạnh lưu trữ. ở những nơi áp dụng các hệ thống sử dụng chung thì người điều hành các hệ thống có thể là một điểm đầu mối để điều phối sự phát triển hệ thống và các mối quan tâm của lưu trữ. Ở những nơi áp dụng các hệ thống chuyên sâu thì người quản trị của mỗi một hệ thống hay người quản trị dữ liệu có thể là đầu mối thích hợp cho việc liên hệ ban đầu. Các hệ thống phân tán hoàn toàn sẽ gặp phải thách thức lớn hơn bởi lẽ mỗi một người sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể đối với việc tổ chức, lựa chọn và quản lý những tài liệu mà họ tạo ra. Trong bất kỳ trường hợp nào thì người làm lưu trữ không thể chờ đợi người khác gánh lấy trách nhiệm trong việc xem xét hay giải quyết các vấn đề thuộc về lưu trữ. Trong khi người làm lưu trữ phải làm việc với những người khác thì đây chính là lĩnh vực mà các tổ chức lưu trữ được người ta kỳ vọng là sẽ xúc tiến, thiết lập các mối quan hệ và nắm lấy vai trò chủ đạo. Trong môi trường kỹ thuật số, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các cá nhân và giữa các lĩnh vực chuyên môn khác nhau ngày càng tăng. Những người thiết kế hệ thống phụ thuộc vào người sử dụng cuối để xác định những yêu cầu đối với hệ thống mà họ thiết kế. Người sử dụng cuối thường tìm kiếm lời khuyên hay tham khảo ý kiến của các chuyên gia công nghệ thông tin về khả năng của công nghệ và giá cả của chúng và làm thế nào để thiết kế hệ thống. Người sử dụng, người thiết kế và chuyên gia công nghệ thông tin tìm kiếm sự chỉ dẫn của lãnh đạo về việc làm cách nào để kết hợp công nghệ thông tin mới với các yêu cầu chung của cơ quan, tổ chức và làm thế nào để xác định những vai trò và trách nhiệm mới trong môi trường kỹ thuật số. Các nhà lưu trữ và quản lý văn thư cũng là một phần của tập hợp đó. Càng ngày, giới quản lý cấp cao càng kỳ vọng các lưu trữ có thể trợ giúp cơ quan, tổ chức xác định những tài liệu nào cần giữ lại và đưa ra những tiêu chuẩn cũng như giải pháp thực tiễn nhằm bảo đảm Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” TS. Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 www.vanthuluutru.com 19 tài liệu luôn ở trạng thái có sẵn, có thể hiểu được và sử dụng được cho tới khi nào chúng còn cần thiết.