Công tác văn thư lưu trữ và quản trị văn phòng tại uỷ ban nhân dân xã Tú Xuyên

c«ng t¸c kÕ to¸n, thèng kª vµ tµi chÝnh cña Uû ban theo ®iÒu lÖ tæ chøc kÕ to¸n Nhµ n­íc vµ c¸c quy ®Þnh vÒ kÕ to¸n tµi chÝnh cña Uû ban nh©n d©n. * Ban chØ huy qu©n sù: lµ ban cã chøc n¨ng nhËn c«ng v¨n, b¸o c¸o cña §¶ng uû, HuyÖn uû vÒ c«ng t¸c qu©n sù. * Ban c«ng an: lµ ban cã chøc n¨ng ®¶m b¶o trËt tù an ninh trong th«n xãm, ph­êng, thÞ x·. * C¸n bé thuÕ th­¬ng nghiÖp: lµ ban cã chøc n¨ng ban hµnh luËt thuÕ ¸p dông ®èi víi hé kinh doanh nhá trªn ®Þa bµn x·. * Ban v¨n ho¸ th«ng tin: lµ ban cã chøc n¨ng lµm c«ng t¸c tuyªn truyÒn nh÷ng chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch vÒ v¨n ho¸. Vµ gãp phÇn x©y dùng nÕp sèng v¨n minh - v¨n ho¸ cho ng­êi d©n. Trong thêi gian thùc tËp t¹i Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn, t«i ®· ®­îc nhËn vÒ thùc tËp t¹i phßng hµnh chÝnh - v¨n th­. Sau ®©y lµ mét vµi nÐt giíi thiÖu vÒ v¨n phßng hµnh chÝnh - v¨n th­. II. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña v¨n phßng hµnh chÝnh. 1. Chøc n¨ng. V¨n phßng hµnh chÝnh lµ ban cã chøc n¨ng tham m­u vµ gióp viÖc cho l·nh ®¹o Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn trong x©y dùng, triÓn khai thùc hiÖn kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, kÕ ho¹ch ®Çu t­ vµ trùc tiÕp triÓn khai c«ng t¸c hµnh chinh qu¶n trÞ cña Uû ban; phôc vô yªu cÇu qu¶n lý c«ng t¸c v¨n th­- l­u tr÷ cña Uû ban nh©n d©n x·. 2. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n * LËp vµ tæ chøc kÕ ho¹ch hµng n¨m cña Uû ban nh©n d©n vµ lËp kÕ ho¹ch s¸u th¸ng ®Çu n¨m. §Þnh kú b¸o c¸o c«ng t¸c thùc hiÖn kÕ ho¹ch theo quy ®Þnh. * Th­êng xuyªn theo dâi, ®«n ®èc c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh theo ®óng kÕ ho¹ch vµ ph¶i gi¶i quyÕt kÞp thêi c¸c c«ng viÖc ®ét xuÊt th¸o gì nh÷ng khã kh¨n, trë ng¹i trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch. * Thu thËp vµ xö lý th«ng tin kÞp thêi vµ chÝnh x¸c. * ChuÈn bÞ c¸c v¨n b¶n tæng hîp ®Ó b¸o c¸o lªn cÊp trªn. * Tæ chøc c«ng t¸c v¨n th­, qu¶n lý v¨n b¶n trong c¬ quan vµ nh÷ng v¨n b¶n ë bªn ngoµi c¬ quan göi ®Õn. * Tæ chøc c«ng t¸c l­u tr÷ hå s¬ cña Uû ban nh©n d©n ®Ó phôc vô cho viÖc tra t×m nhanh chãng vµ thuËn tiÖn. * Qu¶n lý toµn bé tµi s¶n, vËt t­, trong thiÕt bÞ, c«ng cô lao ®éng cña uû ban. * Thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷, theo ®óng quy ®Þnh, qu¶n lý vµ cÊp giÊy giíi thiÖu. * Lµm c¸c thñ tôc nh­: §¨ng ký, qu¶n lý con dÊu chuyÓn giao v¨n b¶n ®i, ®Õn, tiÕp nhËn v¨n b¶n. 3. C¬ cÊu tæ chøc v¨n phßng hµnh chÝnh * Tr­ëng ban chÞu tr¸ch nhiÖm Uû ban nh©n d©n x· vÒ tæ chøc ®iÒu hµnh c¸c c«ng viÖc trong phßng, tæng hîp b¸o c¸o t×nh h×nh ho¹t ®éng cña Uû ban nh©n d©n, ph©n c«ng chØ ®¹o c«ng viÖc chung. * C¸n bé: Thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc theo sù ph©n c«ng cña tr­ëng ban. B¸o c¸o t×nh h×nh thùc hiÖn nhiÖm vô trong tuÇn vµ kÕ ho¹ch tuÇn tíi, lµm c¸c c«ng viÖc ph¸t sinh theo sù ph©n c«ng cña tr­ëng ban, qu¶n lý c¸c trang thiÕt bÞ ®­îc giao cã hiÖu qu¶. Thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­, b¶o mËt, ®¨n­g ký, tiÕp nhËn, cÊp ph¸t, l­u tr÷ c«ng v¨n, tµi liÖu ®Õn vµ ®i. S¬ ®å tæ chøc cña v¨n phßng hµnh chÝnh Tr­ëng ban N«ng V¨n S¬ C¸n bé N«ng V¨n Lùc C¸n bé Long V¨n Th¬ C¸n bé La V¨n Th¨ng 4. Th¸i ®é vµ tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé trong c¬ quan Qua ®ît thùc tËp nµy, ®iÒu ®Ó l¹i cho t«i Ên t­îng s©u s¾c nhÊt lµ t×nh c¶m , tinh thÇn lµm viÖc h¨ng say, hÕt m×nh cña tÊt c¶ c¸c c¸n bé, nh©n viªn trong Uû ban. Tuy lµ c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ n­íc nh­ng kh«ng gièng nh÷ng c¬ quan hµnh chÝnh Nhµ n­íc kh¸c bëi ë ®©y c¸c c¸n bé trong uû ban ®Òu cã t¸c phong lµm viÖc rÊt hiÖn ®¹i vµ khoa häc. Trong c«ng viÖc, c¸c c¸n bé vµ nh©n viªn lu«n ý thøc ®­îc nghÜa vô, tr¸ch nhiÖm cña m×nh, chÊp hµnh nghiªm chØnh néi quy cña c¬ quan, t¸c phong nhanh nhÑn vµ n¨ng næ s¸ng t¹o trong c«ng viÖc. Tuy lµ lµm viÖc hµnh chÝnh, nh­ng giê giÊc ë Uû ban lu«n ®­îc chÊp hµnh nghiªm chØnh. Th¸i ®é lµm viÖc cña c¸n bé trong c¬ quan rÊt tèt, c«ng viÖc trong mét ngµy hä kh«ng bao giê ®Ó ®Õn ngµy mai, mµ ®Òu cè g¾ng hoµn tÊt, dï ph¶i vÒ muén h¬n b×nh th­êng. NhiÒu khi ®· hÕt giê lµm tõ l©u nh­ng hä vÉn ë l¹i ®Ó hoµn thµnh nèt c«ng viÖc ®Ò ra trong ngµy. §iÒu ®ã ®· cho ta thÊy ®­îc th¸i ®é còng nh­ tinh thÇn hÕt m×nh v× c«ng viÖc cña c¸n bé Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. Trong Uû ban cã nhiÒu phßng ban víi nh÷ng chøc n¨ng vµ nhiÖm vô riªng vµ ®­îc bè trÝ kh¸ xa h¬n. Nh­ng kh«ng v× thÕ mµ th¸i ®é c¸n bé trong c¸c phßng ban còng nh­ gi÷a c¸c phßng ban víi nhau cã sù kh¸c biÖt hay mét kho¶ng c¸ch nµo. Mµ tr¸i l¹i Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn nh­ mét ng«i nhµ lín mµ ë ®ã cã sù yªu th­¬ng ®ïm bäc che chë, gióp ®ì lÉn nhau gi÷a c¸c c¸n bé trong c¬ quan. Tãm l¹i, ®Ó ®¹t ®­îc nh÷ng ®iÒu trªn lµ mét phÇn nhê vµo sù quan t©m hîp lý cña Ban chö tÞch ®èi víi ®éi ngò c¸n bé trong c¬ quan. Sù ®Çu t­ thÝch ®¸ng vµo nguån nh©n lùc cña c¬ quan ®Ó ngµy cµng n©ng cao chÊt l­îng ®éi ngò c¸n bé nh©n viªn, sù cè g¾ng më réng quan hÖ hîp t¸c, ®æi míi ph­¬ng thøc, lÒ lèi, còng nh­ t¸c phong lµm viÖc nh»m ®¸p øng vµ theo kÞp víi sù ph¸t triÓn cña x· héi. Ch­¬ng II Qu¸ t×nh kh¶o s¸t, thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ vµ qu¶n trÞ v¨n phßng t¹i uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. I. C«ng t¸c v¨n th­ 1. Qu¶n lý, chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­ cña Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. HiÖn nay, v¨n b¶n qu¶n lý, chØ ®¹o ë x· ch­a cã quyÕt ®Þnh ban hµnh. Nh­ chóng ta ®· biÕt v¨n b¶n qu¶n lý chØ ®¹o lµ rÊt quan träng mµ c¸c c¬ quan ph¶i ban hµnh, ®Ó thuËn tiÖn cho c«ng t¸c v¨n bµn th­ - l­u tr÷. Nh­ vËy,v¨n b¶n qu¶n lý, chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ cã vai trß rÊt quan träng ®èi víi c¸c c¬ quan. V× thÕ mµ c¸c c¬ quan ch­a ban hµnh th× cÇn ph¶i cã v¨n b¶n vµ ban hµnh kÞp thêi ®Ó cho viÖc qu¶n lý chØ ®¹o ®­îc thuËn lîi h¬n trong c«ng t¸c v¨n th­ - l­u tr÷. NÕu cã v¨n b¶n, qu¶n lý chØ ®¹o th× c¸n bé trong c¬ quan sÏ n¾m râ ®­îc néi dung yªu cÇu cña c¬ quan vµ sÏ thùc hiÖn ®óng theo nguyªn t¾c ®· ®Ò ra. C«ng t¸c v¨n th­ cã néi dung phøc t¹p, nhiÒu c«ng t¸c mang tÝnh khoa häc vµ kü thuËt cao. Nh÷ng c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ nãi chung vµ nh÷ng c¸n bé chuyªn tr¸ch c«ng t¸c v¨n th­ tuú theo yªu cÇu cô thÓ, ph¶i ®­îc båi d­ìng, huÊn luyÖn c¸n bé ë nh÷ng møc ®é kh¸c nhau. §Ó ®¸p øng yªu cÇu th­êng xuyªn n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô chuyªn m«n cho c¸n bé lµm c«ng t¸c v¨n th­ chuyªn tr¸ch vµ nh÷ng c¸n bé kh¸c lµm c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn c«ng t¸c v¨n th­, hµng n¨m cã nhiÒu líp båi d­ìng nghiÖp vô ng¾n h¹n do Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan tæ chøc theo sù chØ ®¹o chung cña Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan, phôc vô cho viÖc n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô cho c¸c ®èi t­îng lµm c¸c nghiÖp vô v¨n th­ kh¸c nhau. Ngoµi c¸c líp ng¾n h¹n nãi trªn, c¸n bé ë x· còng bè trÝ ch­¬ng tr×nh v¨n th­ trong néi dung lµm viÖc cña m×nh. ViÖc trang bÞ c¬ së vËt chÊt cho c«ng t¸c v¨n th­ ë c¬ quan lµ viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt. VÒ c¬ së h¹ tÇng tõ khi míi thµnh lËp Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· gÆp nhiÒu thiÕu thèn vÒ nhµ ®Ó tµi liÖu, chç lµm viÖc cho c¸n bé c«ng nh©n viªn cßn thiÕu thèn, víi sù quan t©m cña §¶ng vµ Nhµ n­íc cïng víi sù nç lùc ph©n ®Êu cña c«ng t¸c v¨n th­, ®Õn nay Uû ban ®· ®­îc trang bÞ c¸c thiÕt bÞ lµm viÖc t­¬ng ®èi ®Çy ®ñ. Trong mçi phßng ban ®Òu cã l¾p ®Æt m¸y vi tÝnh Pentium IV ®­îc nèi m¹ng, mét qu¹t th«ng giã, mét m¸y ®iÖn tho¹i ®­îc nèi m¹ng réng ra ngoµi. V¨n phßng hµnh chÝnh v¨n th­ ®­îc trang bÞ cho mçi phßng tõ 1 ®Õn 2 m¸y vi tÝnh vµ mét m¸y in. Trang bÞ, hai m¸y photocopy cho v¨n th­, c¸c phßng ®Òu cã ®iÖn tho¹i , c¸c m¸y tÝnh ®Òu ®­îc nèi mang víi nhau vµ ®­îc kÕt nèi m¹ng Internet vµ cã tèc ®é xö lý cao ®Ó ®¶m b¶o c«ng viÖc ®­îc xö lý nhanh chãng thuËn tiÖn. Nh÷ng trang thiÕt bÞ kh¸c nh­ nhµ cöa trô së ®­îc bè trÝ réng r·i ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn lµm viÖc cho c¸c c¸n bé, nh©n viªn t­¬ng ®èi tèt, dông cô v¨n phßng phÈm ®­îc cung cÊp kÞp thêi ®ñ nhu cÇu. C«ng t¸c kiÓm tra ®èi víi c«ng t¸c v¨n th­ cña Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn nh­ sau: Uû ban x· ®· tæ chøc kiÓm tra theo ®Þnh kú, (S¸u th¸ng mét lÇn). Mçi lÇn kiÓm tra ®Ó lµm s¸ng tá kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nh÷ng nhiÖm vô cña c¬ quan. Qua sù kiÓm tra nµy ®Ó ®¸nh gi¸ c¸c ®­êng lèi ®­a ra vÒ c«ng t¸c v¨n th­ cã ®óng hay kh«ng ®Ó kÞp thêi söa ®æi s¸t víi thùc tÕ. Khi kiÓm tra cã thÓ x©y dùng ®­îc c¸c b¶n h­íng dÉn, chØ ®¹o mét c¸ch s¸t thùc víi ho¹t ®éng cña c¬ quan. Mçi lÇn kiÓm tra th× cÊp trªn sÏ kiÓm tra vÒ chÊt l­îng xö lý th«ng tin cña c¬ quan nh­ thÕ nµo? KiÓm tra toµn bé tæng hîp th«ng tin cã ®óng hay kh«ng. KiÓm tra v¨n b¶n cã ®óng thÓ thøc hay kh«ng vµ kiÓm tra ®é chÝnh x¸c cña th«ng tin. Nh­ vËy, c«ng t¸c kiÓm tra ®èi víi c«ng t¸c v¨n th­ lµ nh»m xem xÐt c¸n bé v¨n th­ lµm viÖc cã hiÖu qu¶ hay kh«ng. NÕu kh«ng th× sÏ ph¶i chØnh söa l¹i ®Ó cho c«ng t¸c v¨n th­ ngµy cµng ph¸t triÓn vµ ®i lªn. Tæ chøc biªn chÕ cña v¨n th­ chuyªn tr¸ch cña Uû ban lµ tæ chøc biªn chÕ cho v¨ th­ chuyªn tr¸ch lµ 5 n¨m mét lÇn. Tæ chøc biªn chÕ cho v¨n th­ lµ nh÷ng ng­êi lµm viÖc ë c¬ quan tõ 5 n¨m trë lªn, cã lý lÞch tèt, chÊp hµnh mäi quy chÕ mµ c¬ quan ®· ®Ò ra. H×nh thøc, tæ chøc v¨n th­ c¬ quan theo c¬ chÕ tËp trung. Cã nghÜa lµ toµn bé c¸c thao t¸c nghiÖp vô cña c«ng t¸c v¨n th­ ®­îc thùc hiÖn t¹i mét n¬i, mét vÞ trÝ cña c¬ quan hay lµm viÖc n¬i chung cña c¬ quan. §ã lµ v¨n phßng hµnh chÝnh. 2. C«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n So¹n th¶o v¨n b¶n ®ã lµ mét c«ng viÖc th­êng lµm ë bÊt kú c¬ quan, tæ chøc nµo. Nh­ chóng ta ®· biÕt viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i theo quy ®Þnh chung cho nªn c«ng viÖc nµy ®ßi hái ph¶i cã ®é chÝnh x¸c cao th× v¨n b¶n ®ã míi cã hiÖu lùc. H¬n thÕ n÷a v¨n b¶n lµ vËt mang tin ®Ó ghi l¹i vµ truyÒn ®¹t th«ng tin trong ho¹t ®éng, qu¶n lý. Nã mang tÝnh giao dÞch cô thÓ ho¸ c¸c v¨n b¶n ph¸p quy vµ thùc hiÖn nh÷ng kÕ ho¹ch c«ng t¸c theo chøc n¨ng nhiÖm vô cña Uû ban, ViÖc ph©n c«ng so¹n th¶o v¨n b¶n do Tr­ëng ban, v¨n phßng ph©n c«ng vµ ®­îc ph©n c«ng cho c¸n bé v¨n th­ so¹n th¶o. V¨n b¶n c¬ quan do c¸n bé §ç H­¬ng Chµ so¹n th¶o, c«ng viÖc so¹n th¶o cña Uû ban lµ so¹n th¶o nh÷ng v¨n b¶n hµnh chÝnh th«ng th­êng nã bao gåm: c«ng v¨n, b¸o c¸o, th«ng b¸o, tê tr×nh V¨n b¶n bao gåm rÊt nhiÒu yÕu tè cÊu thµnh nªn nã ®­îc viÕt ë nhiÒu vÞ trÝ quy ®Þnh víi c¸ch viÕt ph«ng ch÷, cì ch÷ ®­îc quy ®Þnh chÆt chÏ nh»m b¶o ®¶m cho v¨n b¶n ®ã tÝnh ph¸p lý, tÝnh quyÒn lùc cña v¨n b¶n. Sau khi so¹n th¶o v¨n b¶n xong th× ph¶i in ra, tr­íc khi in th× ph¶i prcview ®Ó chØnh söa v¨n b¶n sau ®ã ®ãng l¹i vµ më hép tho¹i print b»ng c¸ch vµo File/Print. Trong ®ã All lµ in tÊt c¶, current page lµ in trang chøa con trá, puges lµ in trang tuú thÝch ta gâ sè trang cÇn in vµo ®©y. LËp b¶ng biÓu thèng kª sè l­îng v¨n b¶n cña c¬ quan trong nh÷ng n¨m gÇy ®©y: N¨m 2005 2006 2007 2008 2009 C«ng v¨n 30 35 40 37 25 B¸o c¸o 40 45 42 35 20 Th«ng b¸o 10 15 8 20 16 Tê tr×nh 15 10 8 14 10 Quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n lµ dïng ®Ó chØ tr×nh tù c¸c b­íc khi tiÕn hµnh so¹n th¶o v¨n b¶n. Quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n gåm: chuÈn bÞ b¶n th¶o v¨n b¶n, duyÖt b¶n th¶o, in (nh©n b¶n), tr×nh ký v¨n b¶n. * Qu¸ tr×nh chuÈn bÞ. - S¬ bé x¸c ®Þnh vÊn ®Ò §©y lµ t¸c ®éng ®Çu tiªn ®Ó x¸c ®Þnh c«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n. Ng­êi so¹n th¶o v¨n b¶n ph¶i xem xÐt c¸c vÊn ®Ò. + Môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n. + Thêi gian ban hµnh v¨n b¶n. + VÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n + §èi t­îng gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n + HËu qu¶ t¸c ®éng cña v¨n b¶n. C¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh: + Yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc Yªu cÇu cña vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt. Yªu cÇu cña c¬ quan. + Thùc tÕ c«ng t¸c cña c¬ quan cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò gi¶i quyÕt v¨n b¶n. Néi dung x¸c ®Þnh: + X¸c ®Þnh vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n + X¸c ®Þnh thêi gian ra v¨n b¶n. - X¸c ®Þnh tªn lo¹i v¨n b¶n C«ng viÖc tiÕp theo cña qu¸ tr×nh chuÈn bÞ lµ x¸c ®Þnh tªn lo¹i cña v¨n b¶n cÇn ®­îc so¹n th¶o. §Ó phôc vô môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n, ph¶i chän ®­îc lo¹i v¨n b¶n phï hîp víi môc ®Ých gi¶i quyÕt c«ng viÖc vµ thÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n cña c¬ quan. Mçi v¨n b¶n cã mét t¸c dông vµ mÉu cô thÓ, viÖc chän lo¹i v¨n b¶n thÝch hîp víi môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n, cho gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®¹t hiÖu qu¶, ®óng môc ®Ých. C¨n cø ®Ó x¸c ®Þnh. + ThÈm quyÒn ban hµnh v¨n b¶n c¬ quan + Néi dung cña vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt + Môc ®Ých, yªu cÇu ra v¨n b¶n. Néi dung c«ng viÖc: + So s¸nh gi÷a môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n víi c«ng dông cña tõng lo¹i v¨n b¶n ®Ó chän ra v¨n b¶n cÇn sö dông. + X¸c ®Þnh mÉu v¨n b¶n theo tªn lo¹i ®· chän. T¹o mÉu v¨n b¶n tiÖn cho viÖc thùc hiÖn môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n, gi¶i quyÕt c«ng viÖc ®· ®Æt ra. - Thu thËp th«ng tin. Mçi v¨n b¶n ®Òu ph¶i cã c¸c sè liÖu dÉn chøng sù viÖc, c¨n cø ph¸p lý … §ã lµ th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n, c¸c th«ng tin ®ã ph¶i ®­îc thu thËp mét c¸ch ®Çy ®ñ, kh¸ch quan, chÝnh x¸c trong qu¸ tr×nh chuÈn bÞ ®Ó so¹n th¶o mét v¨n b¶n. V¨n b¶n cµng quan träng, th«ng tin thu thËp cµng ph¶i ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµ kh¸ch quan. Cã 3 lo¹i th«ng tin cÇn thu thËp: th«ng tin nguyªn t¾c, th«ng tin tiÕn ®é vµ th«ng tin thùc tÕ. + C¬ së thu thËp: C¨n cø vµo môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n vµ môc ®Ých gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong v¨n b¶n. C¨n cø vµo ®èi t­îng thi hµnh v¨n b¶n. + Néi dung c«ng viÖc: Th«ng tin thùc tÕ: lo¹i th«ng tin nµy thu thËp tõ thùc tÕ c«ng viÖc cã liªn quan ®Õn vÊn ®Ò ph¶i gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n ph¶i so¹n th¶o. Nh÷ng th«ng tin lo¹i nµy kh«ng thu thËp tõ c¸c lo¹i Hå s¬ mµ thu thËp tõ cuéc sèng thùc tÕ. Lo¹i th«ng tin nµy cµng chÝnh x¸c, cµng mang l¹i tÝnh kh¶ thi cho v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o ra. Th«ng tin tiÕn ®é, ®©y lµ lo¹i th«ng tin rót ra tõ hå s¬ c«ng viÖc ®Ó x¸c ®Þnh tiÕn tr×nh c«ng viÖc ®ang thùc hiÖn, tõ ®ã x¸c ®Þnh néi dung tiÕp theo cña v¨n b¶n ph¶i so¹n th¶o. Lo¹i th«ng tin nµy ®¶m b¶o cho néi dung v¨n b¶n kh«ng trïng lÆp víi c¸c v¨n b¶n tr­íc ®ã. Th«ng tin nguyªn t¾c: ®©y lµ lo¹i th«ng tin ®­îc rót ra tõ hå s¬ nguyªn t¾c, cã liªn quan ®Õn c«ng viÖc ph¶i gi¶i quyÕt trong v¨n b¶n sÏ so¹n th¶o. Lo¹i th«ng tin nµy gióp cho v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o ra phï hîp víi hÖ thèng ph¸p luËt cña Nhµ n­íc vµ kh«ng tr¸i víi v¨n b¶n cña cÊp trªn. MÆt kh¸c, lo¹i th«ng tin nµy lµ c¬ së ph¸p lý cho c¸c néi dung gi¶i quyÕt vÊn ®Ò trong v¨n b¶n sÏ ®­îc so¹n th¶o. - ViÕt ®Ò c­¬ng §©y lµ c«ng viÖc chuÈn bÞ cuèi cïng ®Ó h×nh thµnh mét v¨n b¶n. TÊt c¸c c«ng viÖc chuÈn bÞ trªn ®Òu ®Ó ®i ®Õn c«ng viÖc cuèi cïng nµy. ViÖc viÕt ®Ò c­¬ng lµ h×nh thµnh mét c¸ch hoµn thiÖn v¨n b¶n sÏ ®­îc so¹n th¶o víi viÖc s¾p xÕp néi dung mét c¸ch hîp lý dÔ hiÓu. ViÖc h×nh thµnh ®Ò c­¬ng vµ viÕt ®Ò c­¬ng theo mÉu v¨n b¶n lµ ®Æc ®iÓm cña v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n­íc, c¬ së ®Ó h×nh thµnh ®Ò c­¬ng chÝnh lµ mÉu cña v¨n b¶n ®­îc chän tªn lo¹i ®· thùc hiÖn sau khi x¸c ®Þnh môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n. C«ng viÖc nµy gióp cho ng­êi so¹n th¶o v¨n b¶n h×nh thµnh v¨n b¶n mét c¸ch chi tiÕt tr­íc khi tiÕn hµnh viÕt thµnh v¨n b¶n. MÆt kh¸c, viÖc viÕt ®Ò c­¬ng tr­íc khi so¹n th¶o t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó ng­êi viÕt s¾p xÕp ý tø, néi dung ®Ó v¨n b¶n ®­îc so¹n th¶o ra ®óng víi môc ®Ých ban hµnh v¨n b¶n. * C¸c ph­¬ng ph¸p viÕt v¨n b¶n. - §äc cho th­ ký ®¸nh m¸y, nghi ©m, nghi tèc ký. - Tù so¹n th¶o v¨n b¶n b»ng c¸c ph­¬ng tiÖn v¨n phßng. - ViÕt tay v¨n b¶n. * DuyÖt b¶n th¶o . - B¶n th¶o v¨n b¶n ph¶i ®­îc, duyÖt tr­íc khi ®¸nh m¸y, tr×nh ký vµ lµm thñ tôc göi ®i. - Ng­êi duyÖt b¶n th¶o ph¶i ký tÊt vµo b¶n th¶o mµ m×nh ®· duyÖt. - Tuú tõng lo¹i v¨n b¶n, tuú tõng c¬ quan mµ viÖc tæ chøc duyÖt b¶n th¶o cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng. Nh­ vËy, quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n lµ mét viÖc lµm rÊt cÇn thiÕt khi so¹n th¶o v¨n b¶n. Muèn so¹n th¶o mét v¨n b¶n tèt th× ph¶i cã mét quy tr×nh hîp lý sÏ t¹o nªn mét v¨n b¶n logic. ThÓ thøc v¨n b¶n cña c¬ quan ®­îc thÓ hiÖn nh­ sau: ThÓ thøc v¨n b¶n lµ c¸c yÕu tè th«ng tin, cÇn ®­îc thÓ hiÖn trong v¨n b¶n, theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. ThÓ thøc, v¨n b¶n cã ý nghÜa ®Ó ®¶m b¶o tÝnh kû c­¬ng, thèng nhÊt trong viÖc ban hµnh v¨n b¶n qu¶n lý Nhµ n­íc. ThÓ thøc cña v¨n b¶n ®¶m b¶o tÝnh thiÕt thùc vµ hiÖu lùc ph¸p lý cña v¨n b¶n, song võa t¹o nªn thuËn lîi cho viÖc qu¶n lý v¨n b¶n vµ phÐp lÞch sù trong viÖc giao tiÕp gi÷a c¸c c¬ quan. Quèc hiÖu: lµ yÕu tè th«ng tin thÓ hiÖn tªn n­íc vµ chÕ ®é chÝnh trÞ cña mét quèc gia. Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - T­ do - H¹nh phóc Dßng trªn: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷. VntimeH, cì ch÷ 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. Dßng d­íi: §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷ Vntime, cì ch÷ 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, phÝa d­íi cã ®­êng g¹ch ngang, nÐt liÒn kÐo dµi hÕt dßng ch÷. Tªn c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (2) b»ng ph«ng ch÷ VntimeH, cì ch÷ 12 ®Õn 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, phÝa d­íi cã ®­êng g¹ch ngang, nÐt liÒn, dµi kho¶ng 1/2 so víi tªn c¬ quan vµ ®Æt c©n ®èi ë gi÷a. Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn Sè, ký hiÖu v¨n b¶n: Tr×nh bµy ë « sè (3) sè v¨n b¶n tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷ Vntime, ký hiÖu b»ng ph«ng ch÷ VntimeH, sè, vµ ký hiÖu cã cì ch÷ 13, kiÓu ch÷ ®øng thèng nhÊt nh­ sau: Sè: 37/CV - VP (c«ng v¨n sè 37 cña v¨n phßng). §Þa danh vµ ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (4) b»ng ph«ng ch÷. Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ nghiªng. §Þa danh ®Æt tr­íc thêi gian, tªn ®Þa danh ph¶i viÕt hoa, sau ®Þa danh cã dÊu phÈy. Sè, ngµy, th¸ng, n¨m ban hµnh v¨n b¶n viÕt b»ng sè A lËp nh÷ng sè chØ ngµy nhá h¬n 10, vµ chØ sè th¸ng 1, th¸ng 2 ph¶i viÕt sè 0 ë tr­íc. VD: Tó Xuyªn, ngµy 01 th¸ng 02 n¨m 2005. N¬i nhËn v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (5a) vµ ë « sè (5b). ¤ sè (5a) ghi côm tõ "kÝnh göi" ¸p dông cho c«ng v¨n hµnh chÝnh. Côm tõ "KÝnh göi" vµ tªn c¬ quan ®­îc tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷. Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, sau côm tõ "KÝnh göi" cã dÊu hai chÊm. (: ) VÝ dô: KÝnh göi: - Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan. - Phßng kÕ to¸n - kinh tÕ vµ PTNT HuyÖn V¨n Quan ¤ sè (5b) ghi côm tõ "n¬i nhËn" ¸p dông cho tÊt c¶ c¸c lo¹i v¨n b¶n. Côm tõ n¬i nhËn ®­îc tr×nh bµy b»ng ph«ng ch÷. VntimeH, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm, phÝa d­íi tªn gäi tr×nh bµy trÝch yÕu néi dung v¨n b¶n b»ng ph«ng ch÷ Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. VD: B¸o c¸o V/V t×nh h×nh §¹i héi cña HTX Tó Xuyªn. Néi dung v¨n b¶n: tr×nh bµy ë « sè (7) b»ng ph«ng ch÷ Vntime, cì ch÷ 12 ®Õn 14, kiÓu ch÷ ®øng. Khi xuèng dßng th× ch÷ ®Çu dßng lïi vµo 01 tab. ThÓ thøc ®Ó ký vµ chøc vô cña ng­êi ký v¨n b¶n: Tr×nh bµy ë « sè (8) b»ng ph«ng ch÷. VntimeH cì ch÷ 12 ®Õn 13, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. VD: TM. Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn chñ tÞch Ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn: ®­îc tr×nh bµy ë « sè (9). DÊu c¬ quan: ®ãng vµo « sè (10) trïm lªn 1/3 ch÷ ký ë phÝa bªn tr¸i. Hä, tªn ng­êi ký v¨n b¶n: tr×nh bµy « sè (11) b»ng ph«ng ch÷. Vntime, cì ch÷ 14, kiÓu ch÷ ®øng ®Ëm. VD: N«ng V¨n S¬ Tãm l¹i, thÓ thøc v¨n b¶n cña c¬ quan ®­îc thÓ hiÖn kh¸ ®Çy ®ñ vµ l«gic. Song vÉn cßn tån t¹i mét vµi yÕu tè thÓ hiÖn ch­a ®óng. VÝ dô nh­ khi ®ãng con dÊu ch­a c©n. 3. Qu¶n lý v¨n b¶n Qu¶n lý v¨n b¶n lµ ¸p dông nh÷ng biÖn ph¸p vÒ nghiÖp vô, nh»m gióp cho c¬ quan vµ thñ tr­ëng c¬ quan n¾m ®­îc thµnh phÇn néi dung vµ t×nh h×nh chuyÓn giao, tiÕp nhËn gi¶i quyÕt v¨n b¶n; sö dông vµ b¶o qu¶n v¨n b¶n trong ho¹t ®éng h»ng ngµy cña c¬ quan. a. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i: Lµ kh¸i niÖm chØ chung cña v¨n b¶n tµi liÖu do mét c¬ quan göi ®i. C¸c thñ tôc khi chuyÓn giao v¨n b¶n ®i cña c¬ quan, cã kÌm theo phiÕu göi. ViÖc chuyÓn giao v¨n b¶n cña c¬ quan cã kÞp thêi. Song ®¨ng ký v¨n b¶n theo h×nh thøc b»ng sæ. So víi mÉu ®¨ng ký v¨n b¶n ®i ®· häc víi §¨ng ký v¨n b¶n ®i b»ng sè, ë c¬ quan th× c¸c yÕu tè thÓ hiÖn ®Òu gåm cã 8 cét Nãi chung lµ gièng nhau, kh«ng cã g× kh¸c nhau. Tuy nhiªn, sè l­îng v¨n b¶n ban hµnh trong n¨m cßn Ýt. Thñ tôc gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i sau khi ®o¹n th¶o v¨n b¶n xong, v¨n th­ kiÓm tra thÓ thøc v¨n b¶n cã phï hîp víi ph¸p luËt quy ®Þnh kh«ng, sau ®ã ®­a lªn thñ tr­ëng ®Ó tr×nh ký. Tr­íc khi v¨n b¶n chuyÓn ra ngoµi, mét lÇn n÷a v¨n th­ ph¶i kiÓm tra van b¶n ®ãng dÊu chØ møc ®é khÈn, mËt lªn v¨n b¶n v¨n th­ ghi sè c«ng v¨n ®Ó ngµy th¸ng vµ trÝch yÕu c«ng v¨n vµo sæ c«ng v¨n ®i. Qu¶n lý v¨n b¶n ®i cña Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn rÊt râ rµng, chÝnh x¸c, kÞp thêi, an toµn vµ bÝ mËt. V¨n b¶n ®i ®· thÓ hiÖn ®Çy ®ñ c¸c néi dung song sè l­îng v¨n b¶n ®i ban hµnh cßn qu¸ Ýt. Sæ c«ng v¨n ®i gän gµng, s¹ch sÏ, dÔ hiÓu. C«ng v¨n ®i lµ c«ng v¨n rÊt quan träng chÝnh v× thÕ mµ c¬ quan cÇn ph¶i ban hµnh sè l­îng v¨n b¶n ®i nhiÒu h¬n n÷a. b. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn. Qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn lµ kh¸i niÖm chØ chung cho c¸c c«ng v¨n giÊy tê do c¬ quan nhËn ®­îc. - Thñ tôc tiÕp nhËn gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn ®­îc thùc hiÖn nh­ sau: TÊt c¶ c«ng v¨n ®Õn ®Òu ph¶i qua bé nhËn v¨n th­. V¨n th­ nhËn vµ ph©n lo¹i c«ng v¨n, bãc b× vµ rµ so¸t xem c«ng v¨n göi ®Õn cã ®óng thñ tôc hµnh chÝnh hay kh«ng. §èi víi nh÷ng v¨n th­ mËt, th­ ®Ých danh, th­ c¸ nh©n kh«ng ®­îc phÐp bãc b×, khi më phong b× c¸n bé v¨n th­ lÊy tµi liÖu, xem xÐt kü ë trong cã bao nhiªu ®Ó tr¸nh thiÕu sãt nh÷ng tµi liÖu, hå s¬ kÌm theo, viÕt phÇn ghi chó vµo th­ vµ kÑp ë cuèi th­. Sau khi vµo sæ c«ng v¨n ®Õn, v¨n th­ ph¶i s¾p xÕp theo tõng lo¹i ®Ó tr×nh chñ tÞch vµ c¸c phßng ban chøc n¨ng trong uû ban, c«ng v¨n ®Õn ngµy nµo, th× ph©n phèi ngay trong ngµy h«m ®ã, chËm nhÊt lµ ®Õn s¸ng h«m sau. §èi víi c«ng v¨n khÈn, ho¶ tèc, mêi häp th× v¨n th­ ph¶i ph©n phèi ngay sau khi nhËn ®­îc. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®Òu ®­îc vµo sæ c«ng v¨n ®Õn theo biÓu mÉu quy ®Þnh nh­ sau: Sè ®Õn Ngµy ®Õn N¬i göi v¨n b¶n Sè , ký hiÖu Ngµy th¸ng v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ thÝch yÕu néi dung L­u hå s¬ N¬i nhËn vµ ng­êi nhËn Ký Gghi chó (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) - Ph©n phèi vµ chuyÓn giao v¨n b¶n ®Õn: Sau khi bãc b×, ®ãng dÊu "dÊu" c¸n bé v¨n th­ ®¨ng ký c¸c yÕu tè cÇn thiÕt vµo sæ råi tr×nh tÊt c¶ v¨n b¶n giÊy tê ®· nhËn ®­îc cho tr­ëng ban vµ chñ tÞch xem xÐt vµ ghi ý kiÕn, ph©n phèi lªn v¨n b¶n. TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n ®· ®Õn c¬ quan sau khi cã ý kiÕn ph©n phèi cña ng­êi phô tr¸ch ph¶i ®­îc chuyÓn ngay ®Õn tay ng­êi cã tr¸ch nhiÖm nghªn cøu gi¶i quyÕt, kh«ng ®­îc ®Ó chËm hoÆc ®Ó quªn v¨n b¶n. Khi chuyÓn giao v¨n b¶n th× c¸n bé v¨n th­ ph¶i ký nhËn vµo sæ nhËn v¨n b¶n. Sæ chuyÓn giao v¨n b¶n Sè ®Õn Ngµy chuyÓn §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn Ký nhËn Gghi chó (1) (2) (3) (4) (5) V¨n b¶n mËt chuyÓn giao chËm nhÊt lµ 30 phót trong giê hµnh chÝnh, ngoµi giê hµnh chÝnh lµ 60 phót. V¨n b¶n mËt th× thªm cét "møc ®é mËt" trong mÉu chuyÓn giao vµ ng­êi nhËn ph¶i ký vµo sæ. - §ãng dÊu ®Õn, mÉu dÊu ®Õn: DÊu "®Õn" cã kÝch th­íc 3cm x5cm gåm c¸c thµnh phÇn sau: Tªn c¬ quan nhËn v¨n b¶n, sè ®Õn, ngµy ®Õn, chuyÓn (chuyÓn cho bé phËn hoÆc c¸ nh©n nµo gi¶i quyÕt). L­u hå s¬ sè DÊu ®Õn ®­îc tr×nh bµy nh­ sau: 5 cm (Tªn c¬ quan nhËn VB §Õn - Sæ: - Ngµy: - ChuyÓn: - L­u hå s¬: Sè ®Õn lµ sè thø tù cña c¸c v¨n b¶n ®Õn c¬ quan trong mét n¨m. Sè ®Õn ®­îc nghi nhËn liªn tôc tõ sè 01 vµo ngµy ®Çu n¨m vµ kÕt thóc vµo ngµy 31-12 cuèi n¨m. Ngµy ®Õn lµ ngµy c¬ quan nhËn ®­îc v¨n b¶n vµ ®¨ng ký: §ãng dÊu "®Õn" ®ãng râ rµng, chÝnh x¸c, thèng nhÊt vµo kho¶ng giÊy tr¾ng, phÝa trªn, gãc tr¸i, phÇn lÒ v¨n b¶n d­íi sè vµ ký hiÖu. - C¬ quan th­êng nhËn v¨n b¶n ®Õn tõ lóc Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan, Uû ban nh©n d©n thµnh phè L¹ng S¬n, Bé gi¸o dôc vµ ®µo ®µo t¹o Nh­ vËy, qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn nh×n chung qu¶n lý tèt song vÉn cßn tån t¹i nh÷ng thiÕu sãt. ¦u ®iÓm: §¨ng ký v¨n b¶n ®Õn b»ng sæ cña c¬ quan ®¬n gi¶n ®Ó thùc hiÖn. Nh×n chung, c¸c sæ rÊt gän gµng, s¹ch sÏ vµ ®ãng dÊu ®Õn rÊt chÝnh x¸c… Nh­îc ®iÓm: §¨ng ký v¨n b¶n bv»ng sæ cña c¬ quan tèn nhiÒu thêi gian, khã tra cøu. 4. Qu¶n lý con dÊu - Nh÷ng quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu: + Con dÊu ®­îc giao cho tr­ëng ban v¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm, cã tr×nh ®é chuyªn m«n gi÷ b¶o qu¶n vµ ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ viÖc gi÷ vµ ®ãng dÊu. + Kh«ng ®­îc tù tiÖn mang con dÊu theo ng­êi. + Nghiªn cÊm viÖc lµm gi¶ dÊu, dïng dÊu gi¶, sö dông con dÊu kh«ng ®óng quy ®Þnh. NÕu vi ph¹m quy ®Þnh sÏ bÞ xö lý theo ®óng ph¸p luËt hµnh chÝnh. + Khi hÕt giê lµm viÖc th× tr­ëng ban v¨n phßng ph¶i cÊt giÊu cÈn thËn. - ViÖc ®ãng dÊu cña c¬ quan lµ: Tr­íc khi ®ãng dÊu lªn v¨n b¶n th× c¸n bé v¨n th­ kiÓm tra vµ so¸t kü v¨n b¶n tr­íc khi ®ãng dÊu, con dÊu chØ ®­îc ®ãng lªn c¸c v¨n b¶n giÊy tê sau khi ®· cã ch÷ ký cña ng­êi cã thÈm quyÒn, kh«ng ®ãng dÊu kh«ng chØ (®ãng dÊu kh«ng cã ch÷ ký, ®ãng dÊu tr­íc - ký tªn sau). §ãng dÊu trïm lªn tõ 1/3 dÕn 1/4 ch÷ ký vÒ phÝa bªn tr¸i. V¨n th­ qu¶n lý c¸c lo¹i con dÊu: DÊu trßn, dÊu v¨n phßng, dÊu uû ban, dÊu vu«ng, dÊu c«ng v¨n ®Õn, dÊu c«ng v¨n ®i, dÊu chøc danh. - ViÖc ®ãng dÊu cña c¬ quan rÊt ®óng víi quy ®Þnh cña c¬ quan vÒ qu¶n lý vµ sö dông con dÊu. 5. LËp Hå s¬ hiÖn hµnh LËp Hå s¬ lµ qu¸ tr×nh tËp hîp, s¾p xÕp v¨n b¶n thµnh c¸c hå s¬ trong khi gi¶i quyÕt c«ng viÖc theo c¸c nguyªn t¾c vµ ph­¬ng ph¸p quy ®Þnh. Nh÷ng quy tr×nh cña c¬ quan vÒ lËp hå s¬ hiÖn hµnh; + Khi lËp hå s¬ ph¶i râ rµng, chÝnh x¸c. + Ph¶i n¾m ®­îc chøc n¨ng, nhiÖm vô cña c¬ quan cña ®¬n vÞ vµ c«ng viÖc cña tõng c¸n bé thõa hµnh trong c¬ quan. + N¾m v÷ng c¸c chÕ ®é héi häp, chÕ ®é b¸o c¸o, tæ chøc c«ng t¸c v¨n th­. + N¾m ®­îc c¸c lo¹i v¨n b¶n giÊy tê cña c¬ quan lµm ra vµ v¨n b¶n giÊy tê do c¬ quan kh¸c göi ®Õn c¸c hå s¬ ®· lËp trong n¨m tr­íc, chÕ ®é, ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ trÞ tµi liÖu cña c¬ quan. + LËp hå s¬ sau khi lµm xong cÇn ph¶i ph¸t huy ®­îc t¸c dông. + Mçi c¸n bé - nh©n viªn chÊp hµnh nghiªm chØnh chÕ ®é lËp hå s¬. + Hå s¬ ph¶i ®¶m b¶o mèi quan hÖ kh¸ch quan cña v¨n b¶n. + C¸c v¨n b¶n trong hå s¬ ph¶i cã cïng gi¸ trÞ. + V¨n b¶n trong hå s¬ ph¶i ®¶m b¶o ®óng thÓ thøc. + Hå s¬ ph¶i ®­îc biªn môc ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c. B¶n danh môc hå s¬ cña c¬ quan nh­ sau: Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng Hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Danh môc hå s¬ N¨m: 2005 Sè ký hiÖu Hå s¬ TiÒn ®Ò Hå s¬ Thêi h¹n b¶o qu¶n C¬ quan ®¬n vÞ lËp Hå s¬ Ghi chó 1 2 3 4 5 B¶n danh môc Hå s¬ cã ...................hå s¬ gåm..................... hå s¬ cã thêi h¹n b¶n qu¶n vÜnh viÔn: hå s¬ cã thêi h¹n b¶o qu¶n l©u dµi: .hå s¬ cã thêi h¹n b¶o qu¶n t¹m thêi: DuyÖt Tó Xuyªn, ngµy.....th¸ng........n¨m Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Chñ tÞch Ký tªn ®ãng dÊu. C¸ch biªn môc trong, biªn môc bªn ngoµi b×a hå s¬ nh­ sau: Biªn môc bªn ngoµi b×a hå s¬: Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn Ký hiÖu th«ng tin: . sè: ...............VT Hå s¬ VD: TËp quyÕt ®Þnh cña uû ban nh©n d©n x· thµnh phè L¹ng S¬n n¨m 2004 Tõ ngµy ®Õn ngµy Gåm cã Ph«ng sè:..................... Môc h¹n sè:................. Thêi h¹n b¶o qu¶n Hå s¬:......................... Biªn môc bªn trong b×a hå s¬ Môc lôc v¨n b¶n Sè TT Sè ký hiÖu v¨n b¶n Ngµy th¸ng v¨n b¶n T¸c gi¶ v¨n b¶n TrÝch yÕu néi dung v¨n b¶n Tê sè Ghi chó Chøng tõ kÕt thóc §¬n vÞ b¶o qu¶n nµy gåm cã: ...................................tê (ViÕt b»ng ch÷:...........................................................(tê) Môc lôc v¨n b¶n cã: ...................................................tê §Æc ®iÓm träng th¸i cña tµi liÖu bªn trong hå s¬:..................................... ......Ngµy........th¸ng......n¨m.......... Ng­êi lËp Hå s¬ Sau khi lËp hå s¬ c¬ quan nép vµo l­u tr÷ theo quy ®Þnh. Nh­ vËy, c«ng t¸c lËp hå s¬ cña c¬ quan nh×n chung cã nh÷ng ­u, khuyÕt ®iÓm nh­ sau: ¦u ®iÓm: c«ng t¸c lËp hå s¬ gän gµng, s¹ch sÏ. LËp hå s¬ ®óng vµ ®Çy ®ñ néi dung th«ng tin. Nh­îc ®iÓm: c¬ quan ch­a tæ chøc lËp hå s¬ hiÖn hµnh vµ lËp hå s¬ cßn Ýt v× vËy CÇn ph¶i lËp nhiÒu hå s¬ h¬n n÷a ®Ó tiÖn tra cøu vµ theo dâi 6. Trùc ®iÖn tho¹i Gi¸o tiÕp qua ®iÖn tho¹i lµ h×nh thøc giao tiÕp, gi¸n tiÕp, ®ã lµ c«ng viÖc hÕt søc quan träng ë bÊt kú c¬ quan nµo. §Ó gi¶m bít sù bÞ ®éng, nhiÒu nhËn ®iÖn cÇn. - ChuÈn bÞ s½n sµng, bót, sæ nhËn ®iÖn. Trong sæ nhËn ®iÖn ph¶i cã c¸c sau: Thêi gian nhËn ®iÖn........giê..........ngµy......th¸ng.....n¨m..... Hä tªn ng­êi göi: Tª c¬ quan: Gäi cho ai: Néi dung lêi nh¾m : Ng­êi nhËn ®iÖn cÇn nhanh chãng nhÊc m¸y khi nghe thÊy chuèng ®iÖn tho¹i, chËm nhÊt lµ sau 3 håi chu«ng, l­u ý nhÊc m¸y khi chu«ng reo. B­íc ®Çu khi nhÊc ®iÖn lµ chµo hái, cÇn chó ý x­ng tªn c¬ quan khi míi nhÊc m¸y ®Ó tr¸nh tr­êng hîp nhÇm sè: Nghe ®iÖn cÇn ch¨m chó l¾ng nghe tr¸nh nhÇm lÉn. Sau khi nghe xong, cÇn kh¼ng ®Þnh l¹i th«ng tin b»ng c¸ch nh¾c l¹i ®Ó ng­êi nãi kiÓm tra l¹i. §©y lµ b­íc rÊt cÇn thiÕt ®Ó tr¸nh c¸c sai sãt th«ng tin giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i. KÕt thóc viÖc nhËn ®iÖn tho¹i lµ ph¶i chµo t¹m biÖt, høa hÑn c¶m ¬n… cßn mét ®iÒu n÷a còng hÕt søc quan träng ®ã lµ tr¶ lêi ®iÖn tho¹i ph¶i nãi b»ng giäng dâng d¹c, dÔ nghe. II. Qu¶n trÞ v¨n phßng 1. M« h×nh v¨n phßng M« h×nh v¨n phßng cña c¬ quan ®­îc bè trÝ theo kiÓu v¨n phßng hiÖn ®¹i. ¦u nh­îc ®iÓm cña v¨n phßng hiÖn ®¹i nh­ sau: ¦u ®iÓm: V¨n phßng hiÖn ®Þa th× sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho m«i tr­êng lµm viÖc tèt, gióp cho c¸n bé lµm viÖc cã hiÖu qu¶ h¬n. Mét v¨n phßng hiÖn ®¹i sÏ tho¸t m¸t vµ ®Ñp ®Ï h¬n. V¨n phßng hiÖn ®¹i ®­îc bè trÝ vµ lµm viÖc cã khoa häc h¬n. Nh­îc ®iÓm: v¨n phßng hiÖn ®¹i tèt kÐm, chi phÝ nhiÒu. NÕu ng­êi nµo tõ bªn ngoµi b­íc vµo phßng ®ét ngét th× sÏ g©y nªn mét c¶m gi¸c khã chÞu do kh«ng quen nhiÖt ®é ë trong phßng. V¨n phßng ®­îc ®Æt gÇn cöa ra vµo do v¨n phßng v¨n th­ lµ ®Çu mèi th«ng tin cña c¬ quan. V× vËy, phßng v¨n th­ cÇn ®­îc bè trÝ ë mét n¬i lµm viÖc thuËn tiÖn cho viÖc trao ®æi c«ng t¸c. 2. Tæ chøc lao ®äng khoa häc v¨n phßng V¨n phßng cña c¬ quan cã ban c¸n bé, phô tr¸ch v¨n phßng lµ c¸n bé NguyÔn ThÞ NhËm. a. C«ng t¸c bè trÝ v¨n phßng. §©y lµ viÖc ph©n bæ vÒ kh«ng gian c¸c trang thiÕt bÞ v¨n phßng trªn mét diÖn tÝch. ViÖc bè trÝ ®ßi hái ph¶i hîp lý vµ ®óng nguyªn t¸c, phï hîp víi quy tr×nh c«ng nghÖ gi¶i quyÕt c«ng viÖc. Ph¶i t«n träng c¸c nguyªn t¸c tæ chøc lao ®éng sao cho phï hîp. Bè trÝ kh«ng gian mét c¸ch hîp lý, tiÕt kiÖm diÖn tÝch vµ chi phÝ. Khi bè trÝ s¾p xÕp v¨n phßng ph¶i ®­îc nghiªn cøu kü cµng cÇn ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n thÝch hîp nhÊt. b. C«ng t¸c trang bÞ v¨n phßng C«ng t¸c trang bÞ v¨n phßng lµ viÖc bæ sung thay ®æi c¸c thiÕt bÞ cßn thiÕu trong v¨n phßng hay nãi c¸ch kh¸c ®ã lµ sù cÇn thiÕt ®Ó phï hîp víi yªu cÇu gi¶i quyÕt c«ng viÖc trong v¨n phßng. Trong v¨n phßng c¸c trang thiÕt bÞ cÇn ph¶i cã lµ: - Trang thiÕt bÞ v¨n phßng phôc vô cho viÖc thu thËp- xö lý th«ng tin, l­u tr÷, vµ truyÒn ®¹t th«ng tin, ®ã lµ: m¸y vi tÝnh, m¸y photocopy, xö lý th«ng tin, l­u tr÷ vµ truyÒn ®¹t th«ng tin, ®ã lµ, m¸y vi tÝnh, m¸y photocopy, ®iÖn tho¹i. - C¸c trang thiÕt bÞ cÇn thiÕt phôc vô trong c«ng viÖc nh­; bµn ghÕ, tñ ®ùng tµi liÖu, gi¸ s¸ch, bót, giÊy..... - C¸c trang thiÕt bÞ chiÕu s¸ng vµ m¸y ®iÒu ho¸, qu¹t.. c. C¸c yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn ho¹t ®éng v¨n phßng * yÕu tè nh©n lùc. Nguån nh©n lùc cña mét tæ chøc lµ tæng hîp n¨ng lùc trÝ tuÖ vµ søc lùc cña mäi thµnh viªn t¹o thµnh tæ chøc ®ã. §iÒu ®ã ®· kh¼ng ®Þnh vÞ trÝ vµ vai trß cña con ng­êi trong c¸c c¬ quan, doanh nghiÖp, con ng­êi lµ nguån lùc cña mäi nguån lùc lµ yÕu tè trung t©m nhÊt cña thêi ®¹i. Nã quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh c«ng cña c¸c ®¬n vÞ nãi chung vµ v¨n phßng nãi riªng trong viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô ®­îc giao, quyÕt ®Þnh ®Õn sù thµnh b¹i cña tæ chøc ®ã trong m«i tr­êng c¹nh tranh ®ång thêi quyÕt ®Þnh ®Õn vai trß cña tæ chøc ®ã trong céng ®ång, hiÖu qu¶ ®iÒu hµnh, qu¶n lý ®¬n vÞ cñng cè sù æn ®Þnh vµ ph¸t triÓn cña tæ chøc. * YÕu tè vËt chÊt: bao gåm c¬ së h¹ tÇng, trang thiÕt bÞ kü thuËt. Bªn c¹nh yÕu tè nguån nh©n lùc th× yÕu tè vËt chÊt còng ®ãng vai trß quan träng, kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong bÊt kú mét doanh nghiÖp nµo. §©y lµ c¬ së nÒn t¶ng cho sù ph¸t triÓn ®i lªn cña tæ chøc.YÕu tè vËt chÊt lµ yÕu tè t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng cña toµn bé c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c¬ quan nãi chung vµ v¨n phßng nãi riªng. NÕu ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®­îc trang bÞ tèt, bè trÝ hîp lý sÏ t¹o ra m«i tr­êng lµm viÖc thuËn lîi ®Ó c¸n bé nh©n viªn v¨n phßng cã thÓ ph¸t huy ®­îc n¨ng lùc, kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña m×nh trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn c«ng viÖc. * HiÖn ®Þa ho¸ c«ng nghÖ v¨n phßng. C«ng nghÖ th«ng tin cïng víi nh÷ng thµnh tùu kú diÖu cña c«ng nghÖ tin häc m¸y tÝnh vµ c«ng nghÖ truyÒn th«ng ®· lµm cho c¸c ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n phßng thay ®æi vÒ c¨n b¶n. Víi nh÷ng chuyÓn h­íng nhanh chãng trong lÜnh vùc khoa häc c«ng nghÖ ®ßi hái c¸c nhµ l·nh ®¹o ph¶i n¾m b¾t th«ng tin nhanh, chÝnh x¸c ®Ó cã kÕ ho¹ch ®Çu t­, mua s¾m trang thiÕt bÞ trong v¨n phßng ®Ó phôc vô cho ho¹t ®éng v¨n phßng mét c¸ch cã hiÖu qu¶ nhÊt. Trªn ®©y lµ nh÷ng yÕu tè ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n phßng mµ c¸c nhµ qu¶n lý, ®iÒu hµnh c¬ quan cÇn ph¶i coi träng vµ ®Æc biÖt chó ý ngay tõ khi tæ chøc ®ã ®­îc thµnh lËp. D. §iÒu kiÖn m«i tr­êng lµm viÖc cña c¸n bé v¨n th­: Bao gåm nhiÖt ®é, ¸nh s¸ng, mµu s¾c phßng lµm viÖc. * NhiÖt ®é: lµ yÕu tè quan träng t¹o kh¶ n¨ng lµm viÖc tèt cho ng­êi lao ®éng. NÕu nhiÖt ®é trong phßng qu¸ cao gay cho ng­êi c¸n bé nãi chung vµ ng­êi v¨n th­ nãi riªng c¶m gi¸c khã chÞu, mÖt mái, buån ngñ lµm gi¶m n¨ng suÊt lao ®éng. Ng­îc l¹i, nhiÖt ®é thÊp lµm gi¶m tËp trung suy nghÜ còng lµm gi¶m n¨ng suÊt lao ®éng. NhiÖt ®é tèi ­u cña phßng lµm viÖc v¨n th­ kho¶ng 18-250C. §é Èm tèi ­u lµ 40-60%. Trong ®iÒu kiÖn khÝ hËu cña n­íc ta ®Ó ®¶m b¶o ®iÒu kiÖn nhiÖt ®é, ®é Èm trong phßng lµm viÖc cã thÓ dïng c¸c lo¹i m¸y ®iÒu hoµ, qu¹t th«ng giã. Bè trÝ t¹o ra m«i tr­êng lµm viÖc hµi ho¸, hîp lý. * ¸nh s¸ng: phÇn lín c¸c c«ng viÖc cña v¨n phßng ®Òu ph¶i dïng thÞ gi¸c. Sù c¨ng th¼ng vÒ thÞ lùc lµ nguyªn nh©n lµm t¨ng sù mÖt mái cho c¸n bé v¨n phßng. NÕu thiÕu ¸nh s¸ng sÏ lµm gi¶m chÊt l­îng c«ng viÖc ®Æc biÖt lµ nh÷ng c«ng viÖc cã ®é chÝnh x¸c cao. HiÖn nay, ng­êi ta lÊy tiªu chuÈn ¸nh s¸ng cña vÏ kü thuËt lµm tiªu chuÈn cho ¸nh s¸ng c«ng chøc v¨n phßng tõ 110-150 lux. Cã hai lo¹i ¸nh s¸ng: Tù nhiªn vµ nh©n t¹o. §èi víi ¸nh s¸ng nh©n t¹o nªn dïng lo¹i ®Ìn èng ®Ó cã ¸nh s¸ng gÇn gièng víi ¸nh s¸ng ban ngµy cã ®é khuyªn t¸ng ®Òu. §é chãi s¸ng thÊp vµ tiÕt kiÖm ®iÖn n¨ng. * Mµu s¾c: Mµu s¾c cã ¶nh h­ëng lín ®Õn t©m lý cña ng­êi lao ®éng, mµu s¾c kh¸c nhau th× sÏ g©y ra c¶m gi¸c kh¸c nhau. NÕu mµu s¾c phï hîp sÏ t¹o ra sù tho¶i m¸i, h­ng phÊn cho ng­êi lao ®éng. Do ®ã cã thÓ lµm t¨ng hay gi¶m ®é s¸ng trong phßng lµm viÖc, khi bè trÝ ¸nh s¸ng trong phßng lµm viÖc cÇn chó ý mét sè yªu cÇu sau ®©y: Dïng mµu s¾c ph¶i c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm c«ng viÖc vµ quy luËt c¶m gi¸c mµu s¾c cña con ng­êi. - Trong phßng lµm viÖc ng­êi ta th­êng sö dông mµu s¾c ªm dÞu. §èi víi phßng lµm viÖc c¸ nh©n th× tuú theo thÈm mü cña mçi ng­êi ®Ó bè trÝ mµu s¾c cho phï hîp. III. C«ng t¸c l­u tr÷. 1. Sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷. HiÖn nay ë Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ch­a cã sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷. Mµ chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷ lµ rÊt quan träng vµ cÇn thiÕt. ChÝnh v× thÕ mµ cÇn ph¶i cã sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷. NÕu cã sù chØ ®¹o th× chÊt l­îng lµm viÖc sÏ mang l¹i hiÖu qu¶ cao. 2. C«ng t¸c chØnh lý khoa häc tµi liÖu. C«ng t¸c nµy ë uû ban kh«ng cã, chÝnh v× thÕ mµ cÇn ph¶i cã c«ng t¸c chØnh lý khoa häc tµi liÖu ®Ó ®em l¹i hiÖu qu¶ c«ng viÖc cao h¬n vµ thuËn tiÖn h¬n trong viÖc tra cøu tµi liÖu. Ch­¬ng III Thu ho¹ch cña b¶n th©n I. Nh÷ng thu ho¹ch cña b¶n th©n qua ®ît thùc tËp. Qua mét th¸ng r­ìi thùc tËp t¹i uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn lµ mét thêi gian thËt bæ Ých ®èi víi t«i. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét b­íc khëi ®Çu quan träng gióp t«i tr­ëng thµnh h¬n, tù tin h¬n trong c«ng viÖc sau nµy. §­îc thùc tËp t¹i ®©y lµ niÒm vui lín vµ lµ dÞp tèt ®Ó t«i ®­îc lµm viÖc cïng c¸c c«, c¸c anh, chÞ lµ nh÷ng ng­êi cã chuyªn m«n vµ tr×nh ®é, cã nhiÒu kinh nghiÖm cïng víi tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cao trong c«ng viÖc. T«i ®· häc hái ®­îc nhiÒu kinh nghiÖm quý gi¸ tõ chó N«ng V¨n S¬ ng­êi trùc tiÕp h­íng dÉn vµ chØ b¶o t«i. §ã lµ c¸ch so¹n th¶o nhanh vµ tr×nh bµy mét v¨n b¶n sao cho ®Ñp vµ ®óng thÓ thøc, lµ c¸ch t¹o lËp vµ bè trÝ mét b¶ng d÷ liÖu hay c¨n chØnh d÷ liÖu, thËt c©n ®èi tr­íc khi in lµ c¸ch ®ãng dÊu sao cho c©n, vµ hîp lý nhanh. B»ng sù cè g¾ng, nç l­c cña b¶n th©n, t«i ®· tËn dông mét c¸ch triÖt ®Ó nh÷ng kiÕn thøc ®· häc ë tr­êng vµo c«ng viÖc thùc tÕ, ®ång thêi cñng cè kiÕn thøc s½n cã vµ häc hái thªm nhiÒu kinh nghiÖm lµm viÖc còng nh­ nh÷ng kiÕn thøc míi. H¬n thÕ n÷a t«i cßn t¹o lËp kü n¨ng nghiÖp vô trong c«ng viÖc còng nh­ trong giao tiÕp cña m×nh ®Ó v÷ng ch¾c b­íc vµo c«ng viÖc sau nµy. Nãi tãm l¹i, qu¸ tr×nh thùc tËp võa qua cña t«i t¹i Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· thµnh c«ng tèt ®Ñp vµ t«i c¶m thÊy m×nh thËt may m¾n khi ®­îc nhËn vµo ®©y. II. NhËn xÐt, kiÕn nghÞ 1. NhËn xÐt a. ¦u ®iÓm Cïng víi sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña c«ng nghÖ th«ng tin. Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· nhanh chãng n¾m b¾t ®­îc xu h­íng ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng ®Ó ®­a c«ng nghÖ th«ng tin vµo øng dông trong c«ng t¸c v¨n b¶n. - Mét sè c«ng viÖc thñ c«ng ®· ®­îc lo¹i bá - C«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n cã sù c¶i tiÕn râ rÖt vÒ néi dung vµ h×nh thøc, Do ®ã tiÕt kiÖm ®­îc thêi gian vµ søc lao ®éng. - ViÖc tÝnh to¸n trë nªn chÝnh x¸c, ®¬n gi¶n vµ nhanh chãng, hiÖu qu¶. - C«ng t¸c xö lý, thu thËp, qu¶n lý, l­u tr÷ c¸c v¨n b¶n ®­îc thùc hiÖn mét c¸ch chÆt chÏ an toµn vµ tuyÖt ®èi. - ViÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh c«ng t¸c v¨n phßng ®· thuËn lîi h¬n vµ cã hiÖu qu¶ h¬n. b. H¹n chÕ Bªn c¹nh nh÷ng kÕt qu¶ ®· ®¹t ®­îc th× uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn vÉn cßn mét sè nh÷ng h¹n chÕ trong c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷: - Tr×nh ®é nh©n viªn ch­a ®ång ®Òu g©y ¶nh h­ëng ®Õn tÝnh thèng nhÊt trong viÖc gi¶i quyÕt c«ng viÖc. - Xö lý th«ng tin vµ xö dông tin ch­a thËt khoa häc hîp lý. - Ch­a øng dông ®­îc c¸c phÇn mÒm tèi ­u trong c«ng t¸c qu¶n lý. - Trang thiÕt bÞ v¨n phßng ch­a thËt ®ång bé. - V¨n b¶n chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c v¨n b¶n v¨n th­ ch­a ban hµnh. - V¨n b¶n chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷ ch­a cã. - C«ng t¸c chØnh lý tµi liÖu khoa häc ch­a cã, tån t¹i nh÷ng h¹n chÕ ®ã lµ do nguån kinh phÝ, bæ sung ch­a kÞp thêi, l·nh ®¹o ch­a quan s¸t sao trong qu¶n lý, ch­a ­u tiªn gi¶i quyÕt nh÷ng vÊn ®Ò n¶y sinh trong c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ hay cßn gäi lµ v¨n phßng. 2. KiÕn nghÞ Dùa trªn nh÷ng nhËn xÐt trªn, sau ®©y t«i xin ®­a ra nh÷ng gi¶i ph¸p hoµn thiÖn c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷: a. §Çu t­ mua s¾m trang thiÕt bÞ, c«ng nghÖ th«ng tin. §Ó gióp cho c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷ trong uû ban tõng b­íc hiÖn ®¹i ho¸, mét trong nh÷ng biÖn ph¸p quan träng lµ ®­a c«ng nghÖ tin häc vµ øng dông mét c¸ch ®ång bé. T¨ng møc ®é tù ®éng ho¸ c«ng t¸c, v¨n th­, l­u tr÷ sÏ t¹o ra møc thay ®æi kh«ng chØ ë møc ®é kü thuËt mµ cßn thay ®æi thãi quen t¸c phong lµm viÖc, mèi quan hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn víi nhau trong c«ng t¸c v¨n th­, l­u tr÷. Víi kh¶ n¨ng nguån lùc kinh tÕ nh­ hiÖn nay uû ban nªn trang bÞ cho v¨n phßng hÖ thèng m¸y v¨n phßng mét c¸ch ®ång bé nh­: trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh, m¸y ®iÒu hoµ, b×nh n­íc ®iÖn... ®Ó hç trî thªm cho c«ng viÖc. Thay thÕ mét sè m¸y in tèc ®é chËm, mua thªm 1 m¸y photocopy hiÖn ®¹i cao tèc ®é cao. b. §æi míi c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý vµ n©ng cao nghiÖp vô cña c¸n bé v¨n th­ - l÷u tr÷. V¨n th­ l÷u tr÷ víi vai trß lµ bé m¸y ®iÒu hµnh tæng hîp - mét kh©u then chèt t¹o ra sù n¨ng ®éng cña mçi ®¬n vÞ. Do ®ã, v¨n phßng nhÊt thiÕt ph¶i ®­îc ®æi míi. §æi míi ph¶i khoa häc, cã hÖ thèng. §æi míi c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c nguyªn t¾c: + TÝnh t«i ­u: gi÷a kh©u, c¸c cÊp qu¶n lý ph¶i ®­îc tæ chøc mèi quan hÖ hîp lý ®Ó ®¶m b¶o c¸c cÊp qu¶n lý mang tÝnh n¨ng ®éng vµ ®i s©u vµo phôc vô cho ho¹t ®éng c«ng t¸c. + TÝnh linh ho¹t, c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i thÝch øng linh ho¹t víi mäi t×nh huèng trong vµ ngoµi hÖ thèng: + TÝnh kinh tÕ: gän nhÑ sö dông kinh phÝ Ýt nhÊt vµ mang l¹i hiÖu qu¶ cao nhÊt. Muèn x©y dùng mét bé m¸y qu¶n lý cña uû ban gän nhÑ, cã hiÖu qu¶ th× trong thêi gian tr­íc m¾t cÇn ph¶i tõng b­íc c¬ giíi ho¸ c¸c t¸c nghiÖp sau: + T¸c nghiÖp v¨n th­: sö dông m¸y mãc phong b× thay thay tay d¸n tù ®éng, m¸y ®¨ng ký c«ng v¨n, m¸y ®¸nh sè, m¸y in ®Þa chØ. + T¸c nghiÖp sao in: sö dông m¸y ®¸nh ch÷, m¸y ®¸nh ch÷ tù ®éng, m¸y sao chôp ®iÖn. MÆt kh¸c tr×nh ®é c¸n bé ph¶i ®­îc tiÕp tôc n©ng cao. §µo t¹o ®éi ngò c¸n bé, mét c¸ch ®ång ®Òu cËp nhËt nh÷ng kiÕn thøc míi, cã thÓ c¾t gi¶m c¸n bé cã n¨ng lùc tr×nh ®é kÐm kh«ng ®¸p øng ®­îc yªu cÇu. c. T¹o c¸c ®éng lùc, c¸ nh©n chñ ®éng hoµn thiÖn nhiÖm vô. Trong nh÷ng biÖn ph¸p chñ yÕu ®ã lµ kÝch thÝch tinh thÇn lµm viÖc, kh«ng ngõng ®µo t¹o, båi d­ìng kiÕn thøc chuyªn m«n cho c¸n bé. Tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé cã ¶nh h­ëng rÊt lín ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc, v× thÕ cÇn quan t©m ®Çy ®ñ tíi quyÒn lîi vµ lîi Ých cña hä. Nh©n tè m«i tr­êng còng ¶nh h­ëng tíi hiÖu qu¶ c«ng viÖc, c¸n bé lµm viÖc trong v¨n phßng chiÕm thêi gian lµ 8 tiÕng liªn tôc. Do ®ã ph¶i ®¶m b¶o trËt tù theo nguyªn t¸c t«n träng lÉn nhau, c«ng viÖc v¨n phßng rÊt phøc t¹p, nªn c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i hîp lý cã ph­¬ng ph¸p sö dông lao ®éng tèt. T¹o m«i tr­êng ®Ó c¸n bé cã ®ñ sù khoan kho¸i, høng thó trong c«ng viÖc t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. Uû ban cÇn bè trÝ c¸c phßng mét c¸ch hîp lý khoa häc gän gµng tho¸ng m¸t, s¾p xÕp v¨n phßng sao cho viÖc trao ®æi gi÷a c¸c c¸n bé víi nhau thuËn tiÖn. d. ChÝnh s¸ch tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng hîp lý. Con ng­êi lµm viÖc ®Ó mong ®¶m b¶o ®­îc cuéc sèng h»ng ngµy. V× vËy ®Ó c¸n bé ph¸t huy hÕt n¨ng lùc cña m×nh th× ®¬n vÞ ph¶i t¹o cho hä t©m lý lµ nh÷ng c«ng viÖc hä lµm ®­îc tr¶ c«ng thÝch ®¸ng. Do vËy uû ban ph¶i ®Æc biÖt chó ý ®Õn c«ng t¸c nµy, ®¶m b¶o sù c«ng b»ng, nh÷ng c¸n bé ®¶m nhiÖm c«ng viÖc nhiÒu hµm l­îng chÊt x¸m cao th× ®­îc h­ëng tiÒn l­¬ng, tiÒn th­ëng cao vµ ng­îc l¹i. Hµng th¸ng ph¶i tæ chøc b×nh xÐt thi ®ua cña c¸c c¸n bé, nh÷ng c¸n bé hoµn thµnh nhiÖm vô ë møc kh¸c nhau cã nh­ vËy míi khuyÕn khÝch ®­îc c¸c c¸n bé tÝch cùc trong c«ng viÖc. §èi víi nh÷ng c¸n bé cã nh÷ng s¸ng kiÕn ®em l¹i hiÖu qu¶ cao sÏ nªn ®­îc th­ëng kÞp thêi ®Ó ®éng viªn vµ møc th­ëng cã thÓ lµ 200.000®. KÕt luËn Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn lµ mét tæ chøc sù nghiÖp cña Nhµ n­íc, ®­îc thùc tËp t¹i ®©y lµ mét niÒm vui lín cña t«i v× t«i c¶m thÊy r»ng c«ng viÖc ë ®©y hoµn toµn phï hîp víi m×nh. H¬n thÕ n÷a t«i cßn ®­îc t¹o ®iÒu kiÖn rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc ®Ó cã thÓ béc lé kh¶ n¨ng cña m×nh còng nh­ häc hái nhiÒu h¬n nh÷ng ®iÒu ch­a biÕt. Nh÷ng ®iÒu ®· lµm céng víi kinh nghiÖm häc tËp tõ phÝa Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn cã thÓ lµ ch­a ®ñ nh­ng nã ®· gióp t«i t×m hiÓu vµ n¾m b¾t ®­îc nhiÒu ®iÒu quan träng. Song ®«i khi cã nh÷ng thiÕu sãt, khuyÕt ®iÓm lµ kh«ng tr¸nh khái. Nh­ng mÆc dï vËy t«i vÉn thÊy r»ng nh÷ng môc tiªu mµ m×nh ®Æt ra ®· hoµn thµnh tèt. Tãm l¹i, b¶n b¸o c¸o nµy cña t«i lµ c¶ qu¸ tr×nh ®óc kÕt trong mét th¸ng thùc tËp võa qua. §ã lµ nh÷ng ®iÒu t«i viÕt ra dùa trªn lý thuyÕt häc tËp ë tr­êng vµ c«ng viÖc thùc tËp t¹i Uû ban. Do thêi gian thùc tËp cã h¹n nªn viÖc ph©n tÝch x©y dùng b¸o c¸o cã nhiÒu thiÕu sãt, vËy mong ®­îc sù gãp ý cña thÇy, c« vµ c¸c b¹n. Qua ®©y t«i nhËn thÊy r»ng ®ît thùc tËp tèt nghiÖp lÇn nµy thùc sù lµ bæ Ých gióp cho sinh viªn th©m nhËp vµ kh¶o s¸t ®­îc c«ng viÖc còng nh­ häc hái thªm ®­îc tinh thÇn, tr¸ch nhiÖm trong c«ng viÖc. H¬n thÕ n÷a ®©y còng lµ dÞp ®Ó cho sinh viªn trau råi kiÕn thøc. V÷ng vµng h¬n khi b­íc vµo c«ng viÖc sau nµy. Mét lÇn n÷a t«i xin ®­îc ch©n thµnh c¶m ¬n Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn ®· t¹o ®iÒu kiÖn cho t«i ®­îc vÒ thùc tËp t¹i Uû ban. §Æc biÖt t«i xin c¶m ¬n chó N«ng V¨n S¬. - Tr­ëng ban v¨n phßng ®· gióp t«i hoµn thµnh tèt ®ît thùc tËp võa qua. T«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n Ban gi¸m hiÖu nhµ tr­êng §µo t¹o, Båi d­ìng c¸n bé, c«ng chøc - Häc viÖn Hµnh chÝnh Quèc gia ®· gióp chóng t«i cã ®iÒu kiÖn ®­îc tiÕp xóc víi c«ng viÖc thùc tÕ Sinh viªn Chu V¨n §øc 2. S¬ ®å tæ chøc v¨n phßng Tr­ëng ban N«ng V¨n S¬ C¸n bé N«ng V¨n Lùc C¸n bé La V¨n Th¨ng C¸n bé Long V¨n Th¬ 4. MÉu sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i, ®Õn a. MÉu sæ vµ c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®i Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (Tªn c¬ quan) Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i N¨m:.................. Tõ ngµy.........®Õn ngµy................ Tõ sè: ...........®Õn sè.............. QuyÓn sæ PhÇn ®¨ng ký v¨n b¶n gåm 8 cét. Sæ ký hiÖu Ngµy th¸ng Tªn lo¹i vµ thÝch yÕu néi dung Ng­êi ký N¬i nhËn §¬n vÞ hoÆc ng­êi nhËn b¶n l­u Sè l­îng Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 8 b. MÉu sæ vµ c¸ch ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc (Tªn c¬ quan) Sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®Õn N¨m:................. Tõ ngµy................®Õn ngµy.................. Tõ sè: ..................®Õn sè ...................... QuyÓn sæ PhÇn ®¨ng ký v¨n b¶n gåm 10 cét Sæ ®Õn Ngµy ®Õn N¬i göi v¨n b¶n Sæ ký hiÖu Ngµy th¸ng v¨n b¶n Tªn lo¹i vµ trÝch yÕu ND L­u hå s¬ N¬i nhËn vµ ng­êi nhËn Ký Ghi chó 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 5. Môc lôc hå s¬ Môc lôc hå s¬ TB Uû ban nh©n d©n huyÖn V¨n Quan CÆp hå s¬ Hå s¬ sè Tiªu ®Ò Hå s¬ N¨m Ghi chó 07 C«ng v¨n trao ®æi V/V phª duyÖt hîp ®ång dù ¸n ®Çu t­ trang thiÕt bÞ thÕ nghiÖm, thùc hµnh uû ban nh©n d©n x· Cæ D­¬ng n¨m 1997 1997 08 TËp c«ng v¨n cña c¸c uû ban x· vÒ kÕt qu¶ ®Êu thÇu mua s¾m thiÕt bÞ n¨m 1997-1998 1997 1998 09 Dù ¸n ®Çu t­ x©y dùng ph¸t triÓn phÇn mÒm cho c¸c uû ban n¨m 2001 2001 6. B¶n danh môc hå s¬ Uû ban nh©n d©n HuyÖn V¨n Quan Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc Danh môc hå s¬ N¨m: 2005 Sè ký hiÖu Hå s¬ Tiªu ®Ò Hå s¬ Thêi h¹n b¶o qu¶n C¬ quan ®¬n vÞ lËp Hå s¬ Ghi chó 1 2 3 4 5 7. V¨n b¶n do sinh viªn thùc tËp so¹n th¶o Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc GiÊy mêi Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn - V¨n Quan - L¹ng S¬n Tr©n träng kÝnh mêi «ng: NguyÔn TuÊn Du. Chøc vô : Tr­ëng ban chØ huy qu©n sù §óng : 8 giê 30 phót ngµy 12 th¸ng 5 n¨m 2009 §Õn dù : TriÓn khai kÕ ho¹ch hé nghÌo giai ®o¹n 2008-2009. §Þa ®iÓm : T¹i Héi tr­êng uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn. KÝnh mong ®¹i biÓu ®Õn ®óng giê TM. UBND X· Tó Xuyªn Chñ tÞch N«ng V¨n S¬ Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc sè .../CV-VP Tó Xuyªn, ngµy....th¸ng.......n¨m 2006 V/V B¸o c¸o t×nh h×nh §¹i héi cña HTX Tó Xuyªn KÝnh göi: - UBND HuyÖn V¨n Quan - Phßng kÕ ho¹ch - kinh tÕ vµ PTNT HuyÖn V¨n Quan Thùc hiÖn h­íng dÉn sè 193/H§ ngµy 14/12/2009 cña phßng kÕ ho¹ch - kinh tÕ vµ ph¸t triÓn n«ng th«n HuyÖn V¨n Quan vÒ viÖc kho¸ sæ kÕ to¸n vµ tæ chøc §¹i héi th­êng kú c¸c hîp t¸c x·. Ngay sau khi cã h­íng dÉn cña phßng kÕ ho¹ch kinh tÕ, Hîp t¸c x· Tó Xuyªn b¸o c¸o §¶ng uû, Héi ®ång nh©n d©n - uû ban nh©n d©n x· vÒ c«ng t¸c kiÓm tra tµi s¶n, vèn quý vµ triÓn khai c«ng t¸c §¹i héi th­êng kú Hîp t¸c x· n¨m 2009 T¹i c¸c héi nghÞ ®éi s¶n xuÊt BQT-HTX ®· th«ng qua dù th¶o b¸o c¸o tæng kÕt bæ sung ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh cña Hîp t¸c x· ngµy 29/3/2010 Hîp t¸c x· Tó Xuyªn ®· tæ chøc §¹i héi th­êng kú Hîp t¸c x· n¨m 2004. T¹i ®¹i héi c¸c ®¹i biÓu x· viªn ®· biÓu quyÕt th«ng qua c¸c b¸o c¸o cña BQT - BKS hîp t¸c x· vµ bæ sung ph­¬ng ¸n s¶n xuÊt kinh doanh cña hîp t¸c x·. Sau khi Hîp t¸c x· tæ chøc ®¹i héi xong §¶ng uû - Uû ban nh©n d©n x· nhËn thÊy trong c«ng t¸c chuÈn bÞ §¹i héi hîp t¸c x· Tó Xuyªn ch­a b¸m s¸t vµ thùc hiÖn theo quy ®Þnh 177/CP vÒ tû lÖ triÖu tËp ®¹i biÓu, x· viªn vÒ dù ®¹i héi mµ chØ dùa theo h­íng dÉn cña phßng kÕ ho¹ch kinh tÕ vµ ph¸t triÓn n«ng th«n HuyÖn. Víi t×nh h×nh thùc tÕ cña c¸c hîp t¸c x· trªn ®Þa bµn x· Tó Xuyªn hiÖn nay ®ang lóng tóng vµ gÆp khã kh¨n trong viÖc ph¸t triÓn nghµnh nghÒ kinh doanh, trong lóc diÖn tÝch ®Êt n«ng nghiÖp cña x· ngµy bÞ thu hÑp. §Ó ®¶m b¶o viÖc duy tr× ho¹t ®éng vµ ph¸t triÓn kinh doanh - dÞch vô cña Hîp t¸c x·, Uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn kÝnh ®Ò nghÞ Uû ban nh©n d©n HuyÖn, phßng kÕ ho¹ch - kinh tÕ vµ ph¸t triÓn n«ng th«n cña HuyÖn quan t©m t¹o ®iÒu kiÖn phª chuÈn söa ®æi ®iÒu lÖ vµ bæ sung ®¨ng ký kinh doanh cña Hîp t¸c x· Tó Xuyªn, vËy kÝnh mong Uû ban nh©n d©n HuyÖn xem xÐt gióp ®ì. Chóng t«i xin ch©n thµnh c¶m ¬n! N¬i nhËn - UBND HuyÖn - Phßng KH-HT - §¶ng uû, H§ND - L­u v¨n phßng TM. UBND X· Tó Xuyªn Chñ tÞch (dÊu) N«ng V¨n S¬ Uû ban nh©n d©n X· Tó Xuyªn Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc sè ....../VP-UB Tó Xuyªn, ngµy.....th¸ng....9.n¨m 2009 V/V: Mua c«ng tr¸i x©y dùng tæ quèc c«ng tr¸i gi¸o dôc n¨m 2009 KÝnh göi: - C«ng ty x©y dùng sè I - Tæng c«ng ty §T PTH Thùc hiÖn kÕ ho¹ch sè 300/KH - UB cña UBND HuyÖn V¨n Quan vÒ viÖc tæ chøc triÓn khai vËn ®éng mua c«ng tr¸i x©y dùng tæ quèc - c«ng tr¸i gi¸o dôc n¨m 2008 trªn ®Þa bµn HuyÖn V¨n Quan. - C¨n cø quyÕt ®Þnh sè 884/Q§- UB vÒ viÖc giao chØ tiªu vËn ®éng cña HuyÖn V¨n Quan cho x· Tó Xuyªn lµ 100.000.000 ®ång (ba tr¨m triÖu ®ång). XÐt t×nh h×nh vËn ®éng trªn ®Þa bµn x· Tó Xuyªn, UBND x· Tó Xuyªn, ®Ò nghÞ c¸c c¬ quan, ®¬n vÞ, doanh nghiÖp, dù ¸n, trªn ®Þa bµn x· tham gia mua c«ng tr¸i gi¸o dôc nh»m ®¶m b¶o ®¹t chØ tiªu cña HuyÖn giao cho x· Tó Xuyªn. * §Þa ®iÓm : Héi tr­êng UBND x· Tó Xuyªn. * Thêi gian (01 ngµy) : 8h ®Õn 16h ngµy 25 th¸ng 05 n¨m 2009. NhËn ®­îc c«ng v¨n nµy ®Ò nghÞ c¸c ®ång chÝ l·nh ®¹o c¬ quan, ®¬n vÞ xem xÐt t×nh h×nh thùc tÕ, ñng hé mua c«ng tr¸i víi sè l­îng cao nhÊt nh»m gióp cho sù nghiÖp gi¸o dôc n­íc ta ngµy cµng ph¸t triÓn N¬i nhËn - Nh­ trªn - L­u v¨n phßng TM. UBND x· Tó Xuyªn Chñ tÞch N«ng V¨n S¬ Môc lôc Lêi nãi ®Çu 1 Ch­¬ng I: Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, c¬ cÊu tæ chøc cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn vµ v¨n phßng hµnh chÝnh cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 3 I. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n, c¬ cÊu tæ chøc cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 3 1. Chøc n¨ng 3 2. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n 3 3. C¬ cÊu tæ chøc cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 4 II. Chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n cña v¨n phßng hµnh chÝnh 7 1. Chøc n¨ng 7 2. NhiÖm vô vµ quyÒn h¹n 7 3. C¬ cÊu tæ chøc v¨n phßng hµnh chÝnh 8 4. Th¸i ®é vµ tinh thÇn lµm viÖc cña c¸n bé trong c¬ quan 8 Ch­¬ng II: Qu¸ tr×nh kh¶o s¸t, thùc hiÖn c«ng t¸c v¨n th­ l­u tr÷ vµ qu¶n trÞ v¨n phßng t¹i uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 10 I. C«ng t¸c v¨n th­ 10 1. Qu¶n lý, chØ ®¹o c«ng t¸c v¨n th­ cña uû ban nh©n d©n x· Tó Xuyªn 10 2. C«ng t¸c so¹n th¶o v¨n b¶n 12 3. Qu¶n lý v¨n b¶n 18 4. Qu¶n lý con dÊu 21 5. LËp Hå s¬ hiÖn hµnh 21 6. Trùc ®iÖn tho¹i 25 II. Qu¶n trÞ v¨n phßng 25 1. M« h×nh v¨n phßng 25 2. Tæ chøc lao ®éng khoa häc v¨n phßng 26 III. C«ng t¸c l­u tr÷ 29 1. Sù chØ ®¹o vÒ c«ng t¸c l­u tr÷ 29 2. C«ng t¸c chØnh lý khoa häc tµi liÖu 29 Ch­¬ng III: Thu ho¹ch cña b¶n th©n 30 I. Nh÷ng thu ho¹ch cña b¶n th©n qua ®ît thùc tËp 30 II. NhËn xÐt, kiÕn nghÞ 30 1. NhËn xÐt 30 2. KiÕn nghÞ 31 KÕt luËn 34