Đặc điểm và tổ chức hoạt động của công ty Tân Quang

Lêi më ®Çu Khi nÒn kinh tÕ ThÕ giíi thay ®æi, nÒn kinh tÕ tËp trung ®ang dÇn chuyÓn sang nÒn kinh tÕ thÞ tr­êng, sù qu¶n lý vÜ m« cña Nhµ n­íc lµ kh«ng thÓ thiÕu ®­îc. Song song víi sù thay ®æi cña nÒn Kinh tÕ thÞ tr­êng lµ sù ra ®êi cña C«ng nghÖ Tin häc. C«ng nghÖ Tin häc ra ®êi ®· gióp Ých rÊt nhiÒu trong c«ng viÖc qu¶n lý vÜ m« cña Nhµ n­íc. Nh­ng ®Ó cã ®­îc sù qu¶n lý vÜ m« hoµn thiÖn, ë mçi ®¬n vÞ c¸ nh©n cÇn ph¶i cã sù qu¶n lý chÆt chÏ trong mäi vÊn ®Ò nh­ sau: Qu¶n lý nh©n sù, Qu¶n lý hµng ho¸, Qu¶n lý vËt t­, Qu¶n lý sæ s¸ch - chøng tõ,.... §èi víi c¸c Doanh nghiÖp t­ nh©n, qu¶n lý lµ mét c«ng viÖc hÕt søc quan träng v× nã cã ý nghÜa quyÕt ®Þnh ®Õn ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. §Ó hiÓu râ h¬n vÒ nghiÖp vô qu¶n lý ë Doanh nghiÖp T­ nh©n, em ®· xin vµo thùc tËp t¹i Cty TNHH M¸y tÝnh & Th­¬ng m¹i T©n Quang. Víi sù ph©n c«ng thùc tËp song song ë hai phßng ban (phßng Kinh doanh & phßng KÕ to¸n), víi sù gióp ®ì nhiÖt t×nh cña c¸c c¸n bé trong c«ng ty, ®ång thêi, ®­îc sù chØ b¶o tËn t×nh cña thÇy, em xin m¹nh d¹n ®­a ra mét sè néi dung b¸o c¸o theo h­íng ®Én cña nhµ tr­êng. Néi dung b¸o c¸o cña em ®­îc chia thµnh 2 phÇn chÝnh : PhÇn I: §Æc ®iÓm vµ tæ chøc ho¹t ®éng cña c¬ së thùc tËp PhÇn II: Néi dung thùc tËp Ch­¬ng I- Néi dung thùc tËp t¹i C«ng ty T©n Quang Ch­¬ng II- Nh÷ng vÊn ®Ò häc ®­îc sau ®ît thùc tËp nhËn thøc. Tuy nhiªn, do kiÕn thøc cßn h¹n hÑp vµ nh÷ng khã kh¨n vÊp ph¶i trong qu¸ tr×nh kh¶o s¸t thùc tÕ nªn em ch­a nªu hÕt ®­îc nh÷ng vÊn ®Ò ®·, ®ang vµ sÏ ph¸t sinh trong nghiÖp vô Qu¶n lý. Em rÊt mong ®­îc sù gãp ý tõ phÝa thÇy c« vµ b¹n bÌ. PhÇn I: §Æc ®IÓm vµ tæ chøc ho¹t §éng cña c¬ së thùc tËp. 1.Vµi nÐt giíi thiÖu vÒ c¬ së thøc tËp: C«ng ty TNHH M¸y TÝnh vµ Th­¬ng M¹i T©n Quang (Tan Quang Computer and Trading Co, Ltd ) -Tªn giao dÞch Quèc tÕ lµ: T©n Quang Co, Ldt. - ®­îc thµnh lËp theo quyÕt ®Þnh sè 4165 GP/TLDN do uû ban nh©n d©n thµnh phè Hµ Néi cÊp ngµy 26/03/1999. GiÊy phÐp kinh doanh sè 071213 do së kÕ ho¹ch ®Çu t­ Hµ Néi cÊp ngµy 02/04/1999. Tµi kho¶n cña c«ng ty T©n Quang sè 105952 t¹i Ng©n hµng Th­¬ng m¹i cæ phÇn Á Ch©u, chi nh¸nh Hµ Néi. §Þa chØ c«ng ty T©n Quang: 39 Lý Nam §Õ – Hoµn KiÕm – Hµ Néi – ViÖt Nam Phone: 04 7339029 – 04 8432649 Fax: 84 4 7338191 Email: tanquang@fpt.vn Website: 2. C¸c ho¹t ®éng chÝnh cña C«ng ty T©n Quang: C«ng ty M¸y TÝnh vµ Th­¬ng M¹i T©n Quang cã chøc n¨ng kinh doanh ®óng nh­ tªn gäi cña nã: . Nghiªn cøu, thiÕt kÕ, chuyÓn giao c«ng nghÖ Tin häc vµ øng dông vµo c¸c c«ng nghÖ kh¸c . Bu«n b¸n t­ liÖu s¶n xuÊt, t­ liÖu tiªu dïng . §¹i lý mua - b¸n ký göi hµng ho¸ Trong ®ã lÜnh vùc kinh doanh chñ yÕu cña T©n Quang lµ lÜnh vùc Tin häc vµ chuyÓn giao c«ng nghÖ. S¶n phÈm kinh doanh cña C«ng ty lµ m¸y tÝnh vµ c¸c thiÕt bÞ Tin häc, cã h¬n 200 mÆt hµng mµ C«ng ty kinh doanh bao gåm m¸y tÝnh vµ c¸c linh kiÖn nh­ : bµn phÝm, mµn h×nh, mùc in, chuét, RAM, Case, Internet Card, … víi nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau. 3. T­ t­ëng chñ ®¹o cña c«ng ty: Víi khÈu hiÖu “ Uy tÝn - ChÊt l­îng ” , nhiÖm vô chñ yÕu cña C«ng ty T©n Quang ®Æt ra lµ ph¶i ®¸p øng mäi nhu cÇu vÒ c¸c s¶n phÈm tin häc vµ c¸c dÞch vô kh¸c nh­ l¾p ®Æt, söa ch÷a, t­ vÊn, cµi ®Æt mét c¸ch tèt nhÊt.Trong suèt qu¸ tr×nh x©y dùng vµ ph¸t triÓn, C«ng ty lu«n cè g¾ng tù hoµn thiÖn b¶n th©n nh»m mang tíi cho kh¸ch hµng mét dÞch vô ®¸ng tin cËy. Víi mét hÖ thèng hç trî kinh doanh ®­îc tæ chøc khoa häc, víi mét ®éi ngò kü thuËt ®ùoc ®µo t¹o tèt vµ cã kinh nghiÖm, C«ng ty ®· cã thÓ mang l¹i cho kh¸ch hµng nh÷ng s¶n phÈm tèt nhÊt víi chÊt l­îng ®¶m b¶o vµ gi¸ c¶ hîp lý. C«ng ty T©n Quang còng s½n sµng hç trî kh¸ch hµng ®Ó gióp kh¸ch hµng cã thÓ ®­a ra nh÷ng quyÕt ®Þnh mét c¸ch ®óng ®¾n vµ tèi ­u nhÊt ®Ó hä kh«ng ph¶i lo l¾ng nhiÒu vÒ vÊn ®Ò dÞch vô sau b¸n hµng. 4. C¬ cÊu tæ chøc cña c«ng ty: C«ng ty tæ chøc bé m¸y qu¶n lý dùa theo m« h×nh tËp trung ®Ó ban l·nh ®¹o cã thÓ n¾m b¾t t×nh h×nh c«ng ty mét c¸ch chÝnh x¸c vµ thùc tÕ nhÊt. 4.1- S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty: Ban gi¸m ®èc Kho Phßng Kü ThuËt Phßng KÕ To¸n Phßng Hµnh ChÝnh Phßng Kinh Doanh Ngoµi ra, tuú thuéc theo nhu cÇu tõng phßng ban mµ mçi phßng ban l¹i chia nhá theo tõng nhãm ho¹t ®éng riªng lÎ. VD: phßng kinh doanh d­îc chia thµnh 3 nhãm: nhãm kinh doanh dù ¸n, nhãm kinh doanh ph©n phèi, vµ nhãm kinh doanh b¸n lÎ; cßn phßng Kü thuËt chia thµnh 2 nhãm chÝnh: kü thuËt m¸y tÝnh, vµ nhãm xö lý, thiÕt kÕ phÇn mÒm, … … . Bªn c¹nh ®ã Cty T©n Quang còng qu¶n lý mét hÖ thèng m¹ng l­íi ®¹i lý dµy ®Æc kh¾p c¸c tØnh thµnh, nh­: Cöa hµng ®¹i lý 63 T«n §øc Th¾ng Cöa hµng ®¹i lý 39 Lý Th­êng KiÖt Cöa hµng ®¹i lý 75 Lª Hång Phong Cöa hµng ®¹i lý VH 16 Lý Nam §Õ Cöa hµng ®¹i lý 19C Lý Nam §Õ C«ng ty ETC - 70 TrÇn H­ng §¹o - H¶i D­¬ng C«ng ty BMC -133 L¸ng H¹ - Hµ Néi Cöa hµng INTE - 11 Lý Nam §Õ … … . 4.2- §éi ngò nh©n viªn trong C«ng ty: Qua nhiÒu n¨m ho¹t ®éng, sè l­îng vµ thµnh phÇn c¸n bé nh©n viªn trong c¸c C«ng ty th­êng cã nhiÒu thay ®æi, nh­ng ë C«ng ty T©n Quang th× thµnh phÇn Ban Gi¸m ®èc hÇu nh­ kh«ng cã sù ®æi thay. Cã thÓ ®©y còng lµ mét trong nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng cña c¸c C«ng ty TNHH. Thµnh phÇn chÝnh cña Ban Gi¸m ®èc C«ng ty T©n Quang gåm cã: Gi¸m ®èc : TrÇn Th¨ng Long Phã Gi¸m ®èc : NguyÔn Anh TuÊn Tr­ëng phßng kinh doanh : NguyÔn V¨n B×nh Tr­ëng phßng kÕ to¸n : NguyÔn TÊn B×nh Tr­ëng phßng kü thuËt : NguyÔn T©m §¾c C«ng ty T©n Quang cßn cã ®éi ngò c¸n bé trÎ tuæi cã tinh thÇn nhiÖt huyÕt cao, 95% cã tr×nh ®é ®¹i häc, tuæi b×nh qu©n cña c«ng ty lµ 27. Sè l­îng nh©n viªn trong c«ng ty lµ trªn 30 ng­êi. 5. C¬ së vËt chÊt vµ c¬ cÊu qu¶n lý cña C«ng ty T©n Quang: V× cã chøc n¨ng kinh doanh nh­ trªn nªn C«ng ty M¸y TÝnh – Th­¬ng M¹i T©n Quang cã mét hÖ thèng m¸y tÝnh vµ c¸c thiÕt bÞ tin häc cã cÊu h×nh, mµn h×nh, bé nhí,…lu«n tèi ­u nhÊt , hiÖn ®¹i nhÊt. Sè l­îng m¸y tÝnh ®­îc sö dông t¹i c«ng ty lµ 10 chiÕc. C«ng ty cã sö dông m¸y in laser, m¸y Fax, vµ cã mét hÖ thèng m¹ng ®iÖn tho¹i m¾c néi bé rÊt dÔ liªn l¹c khi cÇn thiÕt … C¸c phÇn mÒm th­êng ®­îc sö dông t¹i c«ng ty T©n Quang th­êng lµ Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook,…. Ngoµi ra, khi dïng ®Ó cµi ®Æt m¸y, C«ng ty còng sö dông nhiÒu phÇn mÒm kh¸c nh­ Foxpro, Pascal,… §Ó qu¶n lý hÖ thèng m¸y tÝnh cña m×nh, c«ng ty sö dông hÖ thèng m¹ng LAN, ng0000oµi ra , c«ng ty còng nèi m¹ng Internet ®Ó liªn kÕt vµ thu thËp ®­îc nhiÒu th«ng tin hµng ngµy. 6. §¬n vÞ ®­îc bè trÝ thùc tËp: Lµ häc sinh n¨m thø nhÊt kiÕn thøc cßn h¹n chÕ nªn ®ît thùc tËp nhËn thøc t¹i C«ng ty T©n Quang lÇn nµy cña em phÇn lín chØ lµ trî gióp c¸n bé nh©n viªn trong c«ng ty. Vµ v× thÕ, phßng ban em ®­îc ph©n c«ng thùc tËp trong ®ît thùc tËp lÇn nµy lµ ë c¶ Phßng Kinh doanh vµ Phßng KÕ to¸n. C«ng viÖc chÝnh thøc th× ë phßng Kinh doanh, nh­ng v× ®«i khi phßng KÕ to¸n thiÕu ng­êi nªn khi cÇn em còng ph¶i qua ®ã hç trî, thùc tËp. Phßng Kinh doanh cã chøc n¨ng chÝnh cña C«ng ty lµ kinh doanh thiÕt bÞ, s¶n phÈm c«ng nghÖ Tin häc, bu«n b¸n t­ liÖu s¶n xuÊt, t­ liÖu tiªu dïng phôc vô ngµnh Tin häc, ®ång thêi, phßng kinh doanh còng lµ n¬i ®¹i lý mua - b¸n ký göi hµng ho¸ vÒ c¸c thiÕt bÞ Tin häc cã liªn quan… Phßng KÕ to¸n tµi chÝnh trong c«ng ty cã mét vÞ trÝ rÊt quan tréng v× nã ®¶m b¶o tµi chÝnh, ph¶n ¸nh chÝnh x¸c qu¸ tr×nh s¶n xuÊt vÇ chi phÝ kinh doanh kh¸c nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin ®Ó gióp Ban Gi¸m ®èc n¾m b¾t th«ng tin vÒ t×nh h×nh ho¹t ®éng cña c«ng ty. PhÇn II: Néi dung thùc tËp PhÇn néi dung thùc tËp bao gåm: 2 ch­¬ng, mçi ch­¬ng cã mét néi dung riªng biÖt, nh­ng liªn hÖ rÊt kh¨ng khÝt víi nhau, hç trî cho nhau. TÊt c¶ c¸c ch­¬ng ®Òu ®­îc tÝch luü c« ®äng sau mét qu¸ tr×nh häc hái vµ ®óc rót tõ kinh nghiÖm thùc tËp cña em, ®ång thêi ®©y còng lµ nh÷ng nghiÖp vô c¬ b¶n mµ mét Kü thuËt viªn Tin häc Qu¶n Lý cã thÓ ®¶m nhiÖm. Ch­¬ng I : Néi dung thùc tËp t¹i c«ng ty T©n Quang. A/ Nh÷ng c«ng viÖc d­îc giao t¹i c«ng ty T©n Quang: Nãi chung, ngay tõ tuÇn ®Çu tiªn cña ®ît thùc tËp nhËn thøc nµy, Ban l·nh ®¹o vµ c¸c anh chÞ c¸n bé nh©n viªn cña c¬ quan tiÕp nhËn thùc tËp (C«ng ty M¸y TÝnh & Th­¬ng M¹i T©n Quang) ®· t¹o ®iÒu kiÖn ®Ó em nhanh chãng lµm quen víi c«ng ty vµ tiÕp cËn ®­îc víi nh­ng viÖc cÇn lµm. §ång thêi, c«ng ty T©n quang còng sím coi em nh­ mét nh©n viªn thùc sù cña c«ng ty nªn tÝn nhiÖm giao cho em nh­ng c«ng viÖc kh¸ quan träng. Ban gi¸m ®èc vµ c¸c anh chÞ ë phßng kinh doanh, phßng kÕ to¸n (lµ n¬i trùc tiÕp qu¶n lý vµ h­íng dÉn em trong ®ît thùc tËp nµy) ®· ph©n c«ng cho em nh÷ng c«ng viÖc nh­ : Phßng Kinh doanh (lµ n¬i chÝnh) : Trùc ®iÖn tho¹i Giao tiÕp víi kh¸ch hµng. §i giao dÞch víi kh¸ch hµng . Theo dâi b¶ng chÊm c«ng. ChuÈn bÞ hå s¬, tµi liÖu vµ nh÷ng giÊy tê cÇn thiÕt cho c¸c dù ¸n cña c«ng ty CËp nhËt vµ lËp b¶ng b¸o gi¸ hµng ngµy. ChuyÓn ph¸t nhanh c¸c b­u kiÖn, linh kiÖn hµng ho¸, giÊy tê... Sang c¸c c«ng ty ®èi t¸c, hoÆc c¸c ®¹i lý ph©n phèi cña c«ng ty ®Ó nhËn vµ giao hµng ho¸. Göi vµ nhËn FAX. Vµ c¸c c«ng viÖc kh¸c nh­: ViÕt lÖnh xuÊt kho s¶n phÈm, qu¶n lý hµng ho¸, … . Phßng kÕ to¸n ( khi cÇn) : ViÕt phiÕu thu. ViÕt ho¸ ®¬n hµng ho¸. Hç trî nh©n viªn kÕ to¸n hoµn thµnh sæ s¸ch. So¹n 1 sè giÊy tê cã liªn quan Thanh to¸n tiÒn thuª bao §iÖn tho¹i, c­íc Internet. Vµ mét sè viÖc kh¸c...... Cã thÓ ®©y míi chØ lµ nh÷ng c«ng viÖc rÊt ®¬n gi¶n cña mét nh©n viªn. Nh­ng lµ thùc tËp sinh n¨m thø nhÊt, víi nh÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n cßn h¹n hÑp, kinh nghiÖm thùc tÕ cßn Ýt nªn ®­îc ph©n c«ng nh÷ng c«ng viÖc nh­ vËy ®· gióp em hiÓu râ h¬n nh÷ng c«ng viÖc cña cña mét c¸n bé, nh©n viªn b×nh th­êng cÇn lµm. §©y sÏ lµ mét tiÒn ®Ò tèt ®Ó cho lÇn thùc tËp tèt nghiÖp cña em ®­îc thµnh c«ng h¬n. B/ Tù ®¸nh gi¸ vÒ kÕt qu¶ thùc tËp t¹i c«ng ty T©n quang: §¸nh gi¸ vÒ chÊt l­îng hiÖu qu¶ c«ng t¸c c¶u b¶n th©n: Víi khèi l­îng c«ng viÖc ®­îc giao nh­ ®· nãi trªn, em tin r»ng sÏ kh«ng khã ®Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ tèt. NhÊt lµ khi nh×n nhËn vµ ®¸nh gi¸ l¹i chÊt l­îng hiÖu qu¶ c«ng t¸c sau 2 th¸ng thùc tËp. Cã thÓ nãi, ban ®Çu ngay khi tiÕp xóc víi c«ng viÖc, kh«ng ai lµ ®¹t ®­îc kÕt qu¶ nh­ ý muèn ®­îc, ngay c¶ ®èi víi em còng vËy. Nh­ng nhê sù gióp ®ì, chØ b¶o cña c¸n bé h­íng dÉn t¹i c«ng ty vµ nhê sù cè g¾ng häc hái cña b¶n th©n, em ®· hoµn thµnh tèt c«ng viÖc ®­îc giao. TÝnh cho tíi thêi ®iÓm kÕt thóc thùc tËp, em ®· cã thÓ hoµn thµnh tèt nh÷ng c«ng viÖc nh­: nhËp, tr×nh bµy vµ tÝnh to¸n ®Çy ®ñ d÷ liÖu ®èi víi b¶ng b¸o gi¸ (trong Excel); so¹n th¶o, chØnh söa vµ tr×nh bµy v¨n b¶n hoÆc gi¸y tê cÇn thiÕt - nh­: c¸c lo¹i hîp ®ång, giÊy cam kÕt,…- (trong Winword); chuÈn bÞ ®Çy ®ñ giÊy ë, tµi liÖu cÇn thiÕt cho mét bé hå s¬ dù thÇu, …; cËp nhËt & lËp b¸o gi¸ ( trong Outlook, Excel); nhËp d÷ liÖu vµ theo dâi sæ s¸ch kÕ to¸n, … . Tù ®¸nh gi¸ vÒ ­u khuyÕt ®iÓm cña b¶n th©n vÒ kiÕn thøc, vÒ kü n¨ng nghiÖp vô vµ vÒ øng xö khi lµm viÖc, sinh ho¹t trong ®¬n vÞ: BÊt kÓ ®­îc ph©n c«n viÖc g× , em ®Òu cè g¾ng hoµn thµnh tèt theo n¨ng lùc cña m×nh. Vµ ®«i khi kh«ng tr¸nh khái nh÷ng trôc trÆc nhá trong c«ng viÖc, v× dï sao, míi chØ lµ thùc tËp sinh n¨m thø nhÊt cßn non c¶ vÒ kiÕn thøc lÉn n¨ng lùc tiÕp xóc víi c«ng viÖc. Tuy nhiªn, theo lêi nhËn xÐt cña ban l·nh ®¹o vµ cña c¸c anh chÞ phô tr¸ch t¹i C¬ së thùc tËp (Cty T©n Quang), em xin ®­a ra 1 sè ­u khuyÕt ®iÓm cña b¶n th©n qua thêi gian thùc tËp : VÒ ­u ®iÓm, em tù thÊy nh÷ng kiÕn thøc c¬ b¶n vÒ tin häc ®Ó so¹n th¶o v¨n b¶n, tr×nh bµy v¨n b¶n, tÝnh to¸n sè liÖu trong b¶ng tÝnh,… hay nh÷ng kü n¨ng c¬ b¶n vÒ giao tiÕp øng xö khi lµm viÖc, sinh ho¹t trong ®¬n vÞ, … lµ nh÷ng ®iÒu mµ em ®· thùc hiÖn kh¸ tèt. Bªn c¹nh nh÷ng ­u ®iÓm, em còng vÉn cßn 1 sè ®iÒu h¹n chÕ, ch­a ph¸t huy ®­îc trong thêi gian thùc tËp ch¼ng h¹n nh­: sö dông c¸c ch­¬ng tr×nh øng dông vµo c«ng viÖc, hay hç trî nh©n viªn kÕ to¸n lËp b¶ng tÝnh l­¬ng,… Së dÜ ch­a gi¶i quyÕt ®­îc nhòng h¹n chÕ ®ã, phÇn lµ do kiÕn thøc nghiÖp vô cña b¶n th©n ch­a s©u, phÇn lµ do ch­¬ng tr×nh ®­îc ®µo t¹o ®· Ýt ®­îc ­a chuéng trªn thùc tÕ. Em tin r»ng n¨m häc sau, ®­îc häc s©u h¬n vÒ nghiÖp vô Tin häc qu¶n lý, cïng víi nç lùc cña b¶n th©n, em sÏ ®¹t yªu cÇu cÇn thiÕt cña mét KTV Tin häc Qu¶n lý ®Ó gióp Ých ®­îc nhiÒu h¬n cho c¬ së tiÕp nhËn thùc tËp. Ch­¬ngII Nh÷ng vÊn ®Ò häc ®­îc sau ®ît thùc tËp nhËn thøc Thêi gian thùc tËp kÕt thóc ®· ®Ó l¹i trong mçi häc sinh chóng em bao ®iÒu míi mÎ. Nã kh«ng chØ míi l¹ v× ®©y lµ lÇn ®Çu tiªn häc sinh ®­îc ®em kiÕn thøc häc ë tr­êng cña m×nh ¸p dông vµo thùc tÕ, mµ cßn bëi cã nhiÒu ®iÒu kh«ng xuÊt hiÖn trong bÊt kú cuèn s¸ch hay gi¸o ¸n nµo c¶, ®ã lµ kinh nghiÖm thùc tÕ, lµ nh÷ng bµi häc ¸p dông n¬i thùc tËp. Trong phÇn b¸o c¸o cña m×nh em xin ®Ò cËp tíi 3 vÊn ®Ò c¬ b¶n mµ em häc hái ®­îc sau thêi gian thùc tËp cña m×nh. C¸c vÊn ®Ò ®ã lµ: C¸ch nhËp liÖu vµ tr×nh bµy v¨n b¶n trªn Winword C¸ch nhËp liÖu vµ tr×nh bµy v¨n b¶n trªn Excel T×m hiÓu c¬ së chung vÒ m¹ng I / C¸ch nhËp liÖu vµ tr×nh bµy v¨n b¶n trªn Microsoft Word: §Æt vµo thùc tÕ cña Cty M¸y tÝnh – Th­¬ng m¹i T©n Quang, ®Ó nhËp liÖu b¸o gi¸ mµ kh«ng cÇn tÝnh to¸n, hay so¹n th¶o c¸c hå s¬, hîp ®ång, giÊy cam kÕt, …, nh©n viªn trong c«ng ty chØ viÖc më phÇn mÒm Microsoft Word ra vµ tr×nh bµy mét v¨n b¶n theo mÉu ®· l­u s½n trong m¸y. C«ng viÖc ®¬n gi¶n, nhanh nhÑn mµ l¹i ®¹t chÊt l­îng cao . Ta cã thÓ chØ mÊt kho¶ng thêi gian rÊt ng¾n ®Ó chuÈn bÞ xong mét Hå s¬ dù thÇu cho Cty bao gåm §¬n dù thÇu, Giíi thiÖu n¨ng lùc c«ng ty, §Ò ¸n thùc hiÖn, c¸c lo¹i hîp ®ång, cam kÕt gi÷a hai bªn giao dÞch,… vµ mét sè chøng tõ cã liªn quan. Néi dung cña mét mÉu chøng tõ lu«n cã tÝnh khu«n mÉu. Gi¶ sö ta lÊy VD cña mét mÉu cam kÕt thùc hiÖn giao hµng ®óng hîp ®ång: Céng hoµ x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam §éc lËp -Tù do - H¹nh phóc ---------------------- cam kÕt thùc hiÖn giao hµng ®óng hîp ®ång KÝnh göi: Quý C«ng ty ( Néi dung cam kÕt dùa theo c¸c ®iÒu kho¶n vÒ kinh tÕ, vÒ nhu cÇu gi÷a hai bªn ®èi t¸c) §¹i diÖn bªn A §¹i diÖn bªn B ( ký, ®ãng dÊu ®Çy ®ñ) ( ký, ®ãng dÊu ®Çy ®ñ) II/ C¸ch nhËp liÖu vµ tr×nh bµy v¨n b¶n trªn Microsoft Excel: §Ó nhËp liÖu b¸o gi¸ b»ng v¨n b¶n hoÆc b¶ng biÓu mµ cÇn tíi c¸c phÐp to¸n, Cty T©n Quang th­êng sö dông phÇn mÒm Microsoft Excel. Phßng Kinh doanh sö dông phÇn mÒm nµy cïng víi phÇn mÒm Outlook ®Ó cËp nhËt gi¸ c¶ m¸y tÝnh vµ c¸c kinh kiÖn m¸y hµng ngµy. Ngoµi ra, nh©n viªn phßng kinh doanh còng sö dông phÇn mÒm nµy ®Ó lËp b¶ng b¸o gi¸ göi cho c¸c ®èi t¸c, c¸c c¸ nh©n cã nhu cÇu mét c¸ch dÔ dµng vµ nhanh chãng. (Do ®iÒu kiÖn kinh doanh cÇn b¶o mËt d÷ liÖu nªn trong phÇn b¸o c¸o nµy em ch­a thÓ ®­a ra mét sè b¸o gi¸ mÉu cña Cty). Phßng KÕ to¸n sö dông phÇn mÒm nµy chñ yÕu lµ ®Ó Thñ quü qu¶n lý sæ thu - chi hµng ngµy. Cßn c¸c nghiÖp vô kÕ to¸n kh¸c ®­îc nh©n viªn kÕ to¸n thùc hiÖn víi phÇn mÒm kÕ to¸n Fast Counting 2000. (§©y lµ tªn phÇn mÒm ®­îc lËp ra thay cho viÖc ghi chÐp Sæ c¸i KÕ to¸n, vµ viÖc ®Þnh kho¶n kÕ to¸n,…) C©ó tróc sæ thu – chi kÕ to¸n cã d¹ng nh­ sau : Ngµy th¸ng ghi sæ Sè phiÕu DiÔn gi¶i Tªn kh¸ch hµng Sè tiÒn Tån Ghi chó Thu Chi Sè tiÒn ViÖt Nam§ Sè tiÒn ngo¹i tÖ ( USD) Thu Chi Thu Chi 1/5/02 325 Thu... ABC 5400 95400 154 Chi… DEF 2000 93400 Tæng 93400 Trong ®ã, cét ghi sè tiÒn tån trong quü lu«n ®­îc ®Þnh s½n b»ng mét c«ng thøc KÕ to¸n, nªn ta chi viÖc nhËp d÷ liÖu cÇn thiÕt cßn cét ghi tån sÏ theo c«ng thøc vµ tù tÝnh ra sè tiÒn cßn tån trong ng©n quü Cty. III/ T×m hiÓu c¬ së chung vÒ m¹ng: Nh­ ®· giíi thiÖu trong môc 5, phÇn I vÒ C¬ cÊu qu¶n lý hÖ thèng m¸y tÝnh cña Cty T©n Quang, Cty T©n Quang cã mét hÖ thèng sö dông 10 chiÕc m¸y vi tÝnh, vµ chóng ®­îc kÕt nèi víi nhau qua m¹ng LAN ®Ó Ban l·nh ®¹o Cty dÔ dµng qu¶n lý, vµ n¾m b¾t ®­îc th«ng tin cña tõng phßng ban, tõng c¸ nh©n. §­îc sù h­íng dÉn cña c¸c c¸n bé nh©n viªn trong Cty, em ®· cã dÞp ®i s©u t×m hiÓu vÒ m¹ng. Nay, em xin ®­îc tr×nh bµy mét sè ®Æc ®iÓm chung vÒ m¹ng nh­ sau: M¹ng lµ g× ? M¹ng m¸y tÝnh (network) lµ hai hay nhiÒu m¸y tÝnh nèi víi nhau theo mét nguyªn lý nµo ®ã vµ cho phÐp c¸c m¸y dïng chung d÷ liÖu vµ c¸c thiÕt bÞ cña nhau. C¸c tÖp d÷ liÖu (v¨n b¶n, h×nh ¶nh, ch­¬ng tr×nh…) vµ c¸c thiÕt bÞ nh­ (æ ®Üa, m¸y in,…) ®­îc gäi chung lµ tµi nguyªn (resource) trªn m¹ng. Lîi Ých cña m¹ng: Gi¶m sè m¸y in, sè l­îng æ ®Üa, gi¶n tèi ®a cÊu h×nh cña m¸y tr¹m(workstation). Nhê m¹ng, th«ng tin, d÷ liÖu chØ cÇn nhËp mét lÇn, l­u gi÷ ë mét m¸y vµ c¸c m¸y kh¸c cã thÓ dïng chung, tiÕt kiÖm ®­îc dung l­îng ®Üa. Nhê m¹ng mµ th«ng tin vÒ mét v¸n ®Ò nµo ®ã cã thÓ nhiÒu ng­êi cïng khai th¸c. Nhê m¹ng ng­êi ta cã thÓ tr¸nh ®­îc t×nh tr¹ng nhanh chãng l¹c hËu vÒ thiÕt bÞ, bëi v× trong nhiÒu tr­êng hîp ng­êi ta chØ cÇn tËp trung n©ng cÊp m¸y chñ, thay ®æi hÖ ®iÒu hµnh m¹ng mµ kh«ng cÇn n©ng cÊp tÊt c¶ c¸c m¸y. 3. Ph©n lo¹i m¹ng: ViÖc ph©n chia m¹ng phô thuéc vµo nhiÒu yÕu tè. Cã 1 sè kiÓu m¹ng th«ng dông sau: Ph©n lo¹i theo Logic ho¹t ®éng: Víi kiÓu nµy ng­êi ta ph©n chia m¹ng theo kh¶ n¨ng cung cÇu vÒ tµi nguyªn trong m¹ng vµ d­îc chia thµnh ba lo¹i sau: Lo¹i b×nh ®¼ng hay cßn m¹ng peer to peer M¹ng b×nh ®¼ng (peer to peer) lµ m¹ng mµ trong ®ã c¸c m¸y cã vai trß ngang nhau trong qóa tr×nh khai thac tµi nguyªn, m¸y nµy cã thÓ yªu cÇu m¸y kia cung cÊp tµi nguyªn vµ ng­îc l¹i. Trong m¹ng kh«ng cã m¸y nµo ®­îc coi lµ m¸y chñ, c¸c quyÒn hµnh ®Òu ngang nhau. S¬ ®å H.1 cho ta ý niÖm vÒ m¹ng Peer To Peer M¹ng Peer To Peer H.1 Lo¹i m¹ng kh¸ch/chñ (client/server) M¹ng client/sever lµ m¹ng cã Ýt nhÊt mét m¸y gäi lµ m¸y chñ (server), ë m¸y nµy cã cµi ®Æt hÖ ®IÒu hµnh m¹ng (network operating system), m¸y nµy cã chøc n¨ng ®iÒu khiÓn ph©n chia tµi nguyªn theo yªu cÇu cña c¸c m¸y kh¸c. Lo¹i m¹ng hçn hîp (kÕt hîp m¹ng b×nh ®¼ng vµ clien/server), lµ m¹ng mµ trong qu¸ tr×nh khai th¸c tµi nguyªn c¸c m¸y cã lóc quan hÖ víi nhau b×nh ®¼ng, cã lóc quan hÖ theo kiÓu kh¸ch chñ. §Æc ®iÓm cña lo¹i m¹ng nµy lµ m¹ng Window NT. b) Ph©n lo¹i m¹ng theo quy m«: NÕu ph©n chia m¹ng theo quy m« hay ph¹m vi th× ng­êi ta l¹i chia m¹ng thµnh côc bé (LAN – Local Area Network) m¹ng toµn côc (WAN – Wide Area Network), m¹ng toµn côc cßn cã tªn lµ m¹ng diÖn réng. · M¹ng côc bé (LAN) NÐt ®Æc tr­ng nhÊt ®Ó ph©n biÖt m¹ng LAN víi m¹ng WAN lµ kho¶ng c¸ch cña m¸y chñ cña m¹ng LAN ®Õn m¸y tr¹m kh«ng v­¬t5 qu¸ kh¶ n¨ng qu¶n lý cña thiÕt bÞ · M¹ng toµn côc (WAN) M¹ng toµn côc (WAN) dïng ®Ó chØ hÖ thèng m¹ng cã quy m« lín nã ®­îc t¹o thµnh nhê ghÐp nèi nhiÒu m¹ng (LAN) l¹i víi nhau vµ ph¶i sö dông ®Õn c¸c lo¹i thiÕt bÞ viÔn th«ng kh«ng cã trong m¹ng côc bé nh­ brigde, geteway, modem, v.v… M¹ng intranet, internet còng lµ nh÷ng hÖ thèng thuéc kh¸i niÖm m¹ng WAN Ph©n chia m¹ng theo NIC (Network interface card): Trong m¹ng côc bé LAN ng­êi ta l¹i ph©n chia m¹ng thµnh ba lo¹i tuú thuéc vµo card nèi m¹ng. M¹ng Ethernet M¹ng aecnet Tokenring Mçi lo¹i NIC dïng ®Ó nèi m¹ng sÏ quyÕt ®Þng ph­¬ng thøc truyÒn d÷ liÖu trong m¹ng. Ph©n lo¹i m¹ng theo c¸ch ®Êu (theo Topology): Trong m¹ng LAN ng­êi ta l¹i ph©n lo¹i m¹ng theo s¬ ®å nèi gi÷a server vµ c¸c m¸y tr¹m (workstation). Theo c¸ch nµy m¹ng LAN chia thµnh bèn lo¹i: S¬ ®å Bus (s¬ ®å tuyÕn tÝnh) H.1 S¬ ®å Star (s¬ ®å h×nh sao) H.2 S¬ ®å Ring (s¬ ®å vßng) H.3 H.3 S¬ ®å hçn hîp cã chøa ®ùng c¸c kiÓu trªn. 4. M¸y chñ (Server): M¸y chñ (server) cã vai trß ®Æc biÖt quan träng trong hÖ thèng m¹ng, nã ®­îc cµi ®Æt ®Ó ®iÒu hµnh m¹ng. M¸y chñ th­êng xuyªn ph¶i tiÕp nhËn, ph©n tÝch c¸c yªu cÇu kh¸c nhau cña client vÒ tµi nguyªn vµ ®¸p øng yªu cÇu nµy, v× vËy ph¶i ®ßi hái dung tÝch bé nhí ph¶i lín, tèc ®é ®ñ nhanh, ph¶i cã ®é tin cËy vµ æn ®Þnh cao. M¸y chñ sÏ lµm viÖc nhanh nÕu dung tÝch Ram vµ dung tÝch å cøng lín. M¸y chñ kh¸c víi c¸c m¸y tÝnh th«ng th­êng ë c¸c ®iÓm sau: Dung tÝch RAM vµ æ cøng lín (RAM 64 Mb-516 Mb). Tèc ®é lµm viÖc nhanh. Cã nhiÒu CPU. §­îc thiÕt kÕ s½n c¸c kh¶ n¨ng phßng ngõa c¸c sù cè. 5.M¸y tr¹m (Workstation): C¸c m¸y workstaion kh«ng cã yªu cÇu g× ®Æc biÖt nÕu chóng ta chØ sö dông nã vµo viÖc tÝnh to¸n sö lý th«ng th­êng, tuy nhiªn ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng sím bÞ l¹c hËu tr­íc tèc ®é ph¸t triÓn nhanh cña c«ng nghÖ tin häc c¸c workstation nªn lµ c¸c m¸y AT 586, RAM 16 Mb trë lªn, nªn cã æ cøng. 6. Qu¸ tr×nh truyÒn d÷ liÖu trªn m¹ng: Khi c¸c m¸y tÝnh ®­îc nèi víi nhau thµnh m¹ng, qu¸ tr×nh truyÒn d÷ liÖu gi÷a hai m¸y tÝnh diÔn ra gåm 3 b­íc c¬ b¶n. B­íc 1: D÷ liÖu ®­îc chia thµnh tõng gãi (pachet), vµ m· ho¸ thµnh tÝn hiÖu, sau ®ã bæ sung: ®Þa chØ n¬i nhËn, n¬i göi, tèc ®é truyÒn, kiÓu truyÒn. V× vËy, b­íc 1 ®­îc gäi lµ b­íc gãi th«ng tin, hay thiÕt lËp Protocol Engineer. B­íc 2: TruyÒn tÝn hiÖu ®· ®­îc t¹o thµnh gãi ë b­íc 1. B­íc nµy gäi lµ Transmiter. B­íc 3: NhËn vµ gi¶i m·: Trong b­íc nµy, m¸y nhËn c¸c tÝn hiÖu truyÒn ®Õn, läc bá nh÷ng th«ng tin kh«ng ph¶i lµ d÷ liÖu. B­íc nµy ®­îc gäi lµ b­íc tiÕp nhËn hay Receiver. Þ Ba b­íc trªn lµ kh¸i qu¸t qu¸ tr×nh truyÒn d÷ liÖu gi÷a hai m¸y tÝnh trong m¹ng. Nhê nh÷ng ®Æc ®iÓm vµ lîi Ých cña m¹ng ®em l¹i, nªn kh«ng chØ Cty T©n Quang mµ cßn rÊt nhiÒu c¸c c¬ quan, xÝ nghiÖp, tr­êng häc, vµ c¸c tæ chøc kh¸c còng dïng hÖ thèng m¹ng trong c«ng t¸c qu¶n lý cña m×nh. Lêi kÕt Tr¶i qua hai th¸ng thùc tËp nhËn thøc t¹i Cty M¸y TÝnh - Th­¬ng M¹i T©n Quang, mÆc dï cã nh÷ng c«ng viÖc ®­îc giao lµ ngoµi chuyªn m«n nh­ng em c¶m thÊy thËt vui v× ®· thu ®­îc mét khèi l­îng kiÕn thøc, vµ kinh nghiÖm kh¸ thó vÞ tõ thùc tÕ x· héi. Së dÜ, em nãi lµ “nh÷ng c«ng viÖc ®­îc giao lµ ngoµi chuyªn m«n” v× ngµnh häc mµ em ®­îc ®µo t¹o t¹i tr­êng ESTIH lµ ngµnh tin häc qu¶n lý, nghÜa lµ cã thÓ sö dông, cµi ®Æt hoÆc lËp tr×nh c¸c ch­¬ng tr×nh tin häc øng dông. Cßn khi thùc tËp, nh÷ng c«ng viÖc em lµm chñ yÕu thuéc vÒ ngµnh tin häc v¨n phßng, hay thÊp tho¸ng cßn mang bãng d¸ng cña mét nh©n viªn kÕ to¸n. Nh­ng dï ë phßng ban nµo vµ lµm c«ng viÖc g× em còng ®Òu thÊy rÊt vui v× m×nh ®· ®­îc thùc tËp nhËn thøc thùc sù, ®­îc ¸p dông nh÷ng kiÕn thøc Tin häc ®¹i c­¬ng vµo thùc tÕ, vµ h¬n n÷a em còng ®· hoµn thµnh tèt nh÷ng c«ng viÖc ®­îc giao. MÆc dï trong thêi gian thùc tËp, em cã nh÷ng khóc m¾c míi trong c«ng viÖc, nh÷ng ®iÒu ®ã kh«ng lµm cho em bÞ phiÒn hµ hay c¶m thÊy thiÕu tù tin trong c«ng viÖc, bëi lÏ c¸c nh©n viªn trong c«ng ty ®· kh«ng tr¸ch mãc hay phª ph¸n em, mµ hä dÞu dµng, ©n cÇn vµ tËn t×nh h­íng dÉn em hoµn thµnh c«ng viÖc trong nh÷ng lÇn sau. §iÒu ®ã ®· khiÕn em tù tin h¬n rÊt nhiÒu. Vµ em tin r»ng trong ®ît thùc tËp tèt nghiÖp tíi ®©y, ®­îc häc thªm nh÷ng kiÕn thøc míi trong nhµ tr­êng ,vµ nhê sù tËn t×nh chØ b¶o cña ®éi ngò nh©n viªn trong c«ng ty tõ ®ît thùc tËp võa qua, kh¶ n¨ng vµ tr×nh ®é cña em sÏ t¨ng lªn ®¸ng kÓ.Vµ lóc ®ã, em sÏ c¶m thÊy tù tin h¬n khi b­íc vµo cuéc sèng víi nh÷ng kiÕn thøc tin häc lµ vèn cho m×nh. Chóng em còng mong nhµ tr­êng sÏ h­íng dÉn chóng em nh÷ng kÕn thøc míi, nh÷ng phÇn mÒm míi phï hîp víi nhu cÇu cña x· héi ®Ó khi ra tr­êng chóng em cã thÓ cã ®­îc mét hµnh trang ®Çy ®ñ, v÷ng vµng h¬n khi häc ë tr­êng, vµ thùc tËp t¹i c¸c c¬ së. Mét lÇn n÷a, em xin tr©n thµnh c¶m ¬n toµn thÓ c¸n bé nh©n viªn Cty T©n Quang, c¶m ¬n c¸c thÇy c« gi¸o vµ tÊt c¶ nh÷ng ai ®· quan t©m gióp ®ì em trong ®ît thùc tËp võa qua. Em xin c¶m ¬n vµ rÊt mong ®­îc sù gãp ý cña thÇy c« cïng c¸c b¹n.