Đề án Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam

höôûng quyeát ñònh ñeán thaønh coâng hay thaát baïi cuûa toå chöùc. Trong coâng taùc kieåm soaùt thu baùn cuõng vaäy, caùc maët toàn taïi neâu treân haàu nhö khoâng coù ñieåm naøo thieáu ñöôïc nguyeân nhaân laø do con ngöôøi, cuï theå nhö sau: - Vieäc thöïc hieän caáp phaùt tuyø tieän: caùn boä phuï traùch vaø thöïc hieän nghieäp vuï chöa nhaän thöùc ñöôïc taàm quan troïng cuûa chính coâng vieäc mình laøm, chöa coù moät caùi nhìn ñuùng ñaén veà kieåm soaùt trong khaâu phaân coâng, phaân nhieäm vaø caùc phaàn haønh nghieäp vuï cuï theå. Söï nhaän thöùc naøy xuaát phaùt töø tình traïng yeáu keùm veà trình ñoä nghieäp vuï , taâm lyù khoâng muoán thay ñoåi qui trình coâng vieäc ñaõ coù saün vaø cuõng khoâng theå loaïi tröø yeáu toá tieâu cöïc, lôïi duïng vò trí coâng taùc ñeå truïc lôïi. - Coâng taùc kieåm soaùt chöùng töø chöa kòp thôøi vaø thieáu chính xaùc: coù nguyeân nhaân xuaát phaùt töø chính caùc caùn boä ñaûm traùch coâng vieäc naøy do yeáu keùm veà chuyeân moân nghieäp vuï hoaëc trình ñoä ngoaïi ngöõ vaø caû thieáu yù thöùc traùch nhieäm. Vieäc hoaøn taát coâng vieäc xöû lyù coù ñuùng tieán ñoä vaø chính xaùc hay khoâng theo hoï cuõng chaúng aûnh höôûng gì ñeán quyeàn lôïi vaät chaát vaø vò trí laøm vieäc. Taâm lyù naøy nhieàu khi coù taùc ñoäng daây chuyeàn laøm aûnh höôûng ñeán tieán ñoä vaø chaát löôïng coâng taùc kieåm soaùt. - Heä thoáng thoâng tin chöa ñöôïc quaûn lyù chaët cheõ: Trình ñoä nhaän thöùc cuûa caùn boä quaûn lyù vaø thöøa haønh khoâng khaâu quaûn lyù heä thoáng thoâng tin coøn haïn cheá. 53 Noù xuaát phaùt töø söï yeáu keùm veà trình ñoä chuyeân moân nghieäp vuï vaø ngoaïi ngöõ vaø caû thieáu tinh thaàn traùch nhieäm trong coâng vieäc. Hoï chöa thöïc söï phaùt huy vai troø tieân phong, muõi nhoïn trong vieäc aùp duïng caùc thaønh töïu coâng ngheä thoâng tin phuïc vuï coâng taùc quaûn lyù thu baùn. 54 CHÖÔNG 3 CAÙC GIAÛI PHAÙP NHAÈM HOAØN THIEÄN COÂNG TAÙC KIEÅM SOAÙT NOÄI BOÄ TRONG QUAÙ TRÌNH THU BAÙN SAÛN PHAÅM VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG TAÏI TCT HKVN 3.1.HOAØN THIEÄN BOÄ MAÙY TOÅ CHÖÙC Caùc vaên phoøng chi nhaùnh taïi caùc khu vöïc, ñaëc bieät laø ôû ngoaøi nöôùc do chöa ñöôïc phaân caáp traùch nhieäm quaûn lyù moät caùch ñaày ñuû ñaõ daãn tôùi TCT khoâng kieåm soaùt ñöôïc quaù trình quaûn lyù thu baùn cuûa töøng thò tröôøng. Chæ coù nhöõng vaên phoøng chi nhaùnh môùi coù theå naém baét kòp thôøi tình hình dieãn bieán cuûa thò tröôøng, khaû naêng taøi chính vaø thanh toaùn cuûa caùc ñaïi lyù, töø ñoù môùi coù söï quaûn lyù vöøa thoâng thoaùng nhöng laïi vöøa chaët cheõ. Söï phaân caáp trong lónh vöïc naøy coù nhöõng taùc duïng raát lôùn nhö: - Taïo ñieàu kieän cho caùc vaên phoøng chi nhaùnh xaùc ñònh roõ traùch nhieäm vaø quyeàn haïn cuûa mình trong coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù - Coù caùc bieän phaùp quaûn lyù phuø hôïp vaø hieäu quaû hôn. Ví duï: Do ñöôïc phaân caáp ñaày ñuû, caùn boä nghieäp vuï cuûa caùc vaên phoøng coù theå nhanh choùng phaùt hieän nhöõng ñaïi lyù trong khu vöïc mình quaûn lyù coù daáu hieäu baát oån veà taøi chính, töø ñoù coù nhöõng quyeát ñònh ñieàu chænh nhö haïn cheá löôïng veù caáp, haïn cheá khaû naêng ñaët giöõ choã cuûa ñaïi lyù hoaëc naâng cao möùc ñaët coïc; taêng taàn suaát thanh toaùn,... Tuy nhieân söï phaân caáp ôû ñaây khoâng coù nghóa laø söï khoaùn traéng cho caùc ñôn vò caáp döôùi maø caùc cô quan quaûn lyù caáp treân vaãn phaûi taêng cöôøng söï quaûn lyù nhöng ôû nhöõng möùc ñoä khaùc. Vieäc phaân caáp cuõng phaûi thöïc hieän thaän troïng töøng böôùc, phuø hôïp vôùi ñieàu kieän cuï theå vaø khaû naêng thöïc hieän cuûa caùc vaên phoøng chi 55 nhaùnh. Caàn vaïch ra nhöõng böôùc ñi cuï theå trong töøng giai ñoaïn, cho töøng thò tröôøng trong vieäc phaân caáp quaûn lyù. Boä phaän kieåm tra, kieåm soaùt baùo caùo vaø veù taïi Trung taâm TKâ & THHK hieän nay phaûi toå chöùc thaønh moät ñôn vò rieâng ñeå naâng cao tính chuyeân nghieäp, hoaït ñoäng ñoäc laäp vôùi boä phaän quaûn lyù thanh toaùn nhöng phaûi hoaït ñoäng döôùi söï chæ ñaïo nghieäp vuï tröïc tieáp cuûa keá toaùn tröôûng vaø Ban Taøi chính Keá toaùn. Coâng taùc toå chöùc neân xaây döïng theo xu höôùng taêng theâm quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cho ñôn vò tröïc tieáp caáp döôùi ñeå taêng tính chuû ñoäng, quyeát ñoaùn trong coâng taùc quaûn lyù. Toùm laïi, giaûi phaùp hoaøn thieän boä maùy toå chöùc seõ goùp phaàn khaéc phuïc ñöôïc tình traïng kieåm soaùt choàng cheùo, taêng cöôøng tieán ñoä vaø tính chính xaùc cuûa coâng taùc kieåm soaùt, ñoàng thôøi gaén chaët quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cuûa caù nhaân tham gia vaøo qui trình quaûn lyù thu baùn, giaûm thieåu caùch thöùc giaûi quyeát coâng vieäc moät caùch tuøy tieän trong khaâu caáp phaùt vaø quaûn lyù chöùng töø. 3.2. CHÍNH SAÙCH VEÀ NGUOÀN NHAÂN LÖÏC Vieäc quy hoaïch vaø ñaøo taïo caùn boä caàn baùm saùt vaøo nhöõng ñònh höôùng phaùt trieån chung cuûa Toång Coâng ty , phaûi coù taàm nhìn daøi haïn vaøo vieäc phaùt trieån ñoäi nguõ lao ñoäng coù chaát löôïng, hôïp lyù veà cô caáu, ñaït tieâu chuaån quoác teá veà trình ñoä ñoái vôùi moät soá lao ñoäng quaûn lyù ñaëc thuø, thaønh thaïo ngoaïi ngöõ. Taêng cöôøng caùc bieän phaùp khen thöôûng ñuùng luùc, ñuùng ñoái töôïng, kyû luaät nghieâm minh song song vôùi vieäc giaùo duïc yù thöùc tö töôûng ñeå naâng cao tinh thaàn traùch nhieäm vaø yù thöùc töï giaùc cuûa nhaân vieân trong khaâu kieåm soaùt thu baùn. 56 Coâng taùc tuyeån duïng, huaán luyeän ñaøo taïo caùn boä laøm vieäc trong qui trình quaûn lyù thu baùn caàn ñöôïc thöïc hieän coù keá hoaïch, coù heä thoáng vaø theo höôùng laâu daøi Beân caïnh caùc giaûi phaùp neâu treân nhaèm naâng cao yù thöùc vaø trình ñoä cuûa caùn boä quaûn lyù, coâng taùc ñaøo taïo giöõ moät vai tro heát söùc to lôùn. Caùc khaâu coâng vieäc trong coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù haàu heát phaûi tuaân theo nhöõng trình töï, chuaån möïc quoác teá do Hieäp hoäi haøng khoâng quoác teá ñöa ra. Ñeå ñoäi nguõ chuyeân vieân coù ñuû trình ñoä chuyeân moân, naêng löïc ñaûm nhieäm caùc coâng vieäc trong lónh vöïc naøy nhaát thieát phaûi ñaøo taïo hoï moät caùch thöôøng xuyeân. Coâng taùc ñaøo taïo caàn thöïc hieän theo moät soá ñònh höôùng sau: + Hình thaønh ñoäi nguõ giaùo vieân kieâm nhieäm. Ñaây laø ñoäi nguõ nhöõng chuyeân vieân gioûi, ñöôïc ñaøo taïo thöôøng xuyeân ngoaøi coâng vieäc chuyeân moân cuûa mình phaûi tham gia coâng taùc ñaøo taïo cho nhöõng ngöôøi khaùc. Ñoàng thôøi, Toång Coâng ty cuõng phaûi coù chính saùch vaät chaát cuï theå cho nhöõng ngöôøi kieâm nhieäm laøm coâng taùc ñaøo taïo, ñeå khuyeán khích hoï thöïc söï taâm huyeát vaø noã löïc trong coâng vieäc + Vieäc ñaøo taïo caàn phaûi cuï theå, gaén chaët ngay ñeán coâng vieäc thöïc tieãn haøng ngaøy. Caùc coâng vieäc nghieäp vuï cuûa ñoäi nguõ chuyeân vieân quaûn lyù thu baùn veù laø raát toång hôïp vaø phöùc taïp, ñoøi hoûi phaûi naém vöõng caùc nguyeân taéc, qui ñònh trong lónh vöïc thu baùn veù nhö xaây döïng giaù cöôùc, kieåm soaùt thanh toaùn ñoàng thôøi caùc quy ñònh, thoâng leä quoác teá veà thanh toaùn buø tröø giöõa caùc haøng haøng khoâng vaø nhöõng vaán ñeà thöôøng xuyeân naûy sinh trong quaù trình quaûn lyù. Vieäc truyeàn ñaït, boài döôõng nghieäp vuï cho ñoäi nguõ caùn boä phaûi coù heä thoáng, thöôøng xuyeân. 57 + Heä thoáng hoaù nghieäp vuï, toång hôïp kinh nghieäm, kieán thöùc môùi, phoå caäp ñeán töøng nhaân vieân trong heä thoáng quaûn lyù thu baùn veù. Thöïc hieän toát giaûi phaùp naøy seõ töøng böôùc naâng cao trình ñoä nghieäp vuï vaø yù thöùc traùch nhieäm cuûa caùn boä, nhaân vieân trong trong caùc boä phaän cuûa qui trình quaûn lyù thu baùn vaø caû caùc nhaân vieân ñaûm nhieäm coâng taùc vaän haønh, phaùt trieån heä thoáng thoâng tin tin hoïc phuïc vuï cho quaûn lyù thu baùn, goùp phaàn khaéc phuïc ñöôïc caùc toàn taïi trong toaøn boä heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi coâng taùc quaûn lyù thu baùn chöùng töø vaän taûi haøng khoâng. 3.3. HEÄ THOÁNG HOÙA CAÙC QUI ÑÒNH VEÀ QUAÛN LYÙ, KIEÅM SOAÙT THU BAÙN Heä thoáng caùc qui ñònh trong lónh vöïc naøy raát nhieàu, khoâng phaûi chæ do moät boä phaän xaây döïng vaø ban haønh, cho neân daãn ñeán coù nhöõng söï truøng laép gaây khoù khaên cho ngöôøi thöïc hieän hoaëc sô hôû trong quaûn lyù. Ñeå caùc ñôn vò coù theå thöïc hieän caùc qui ñònh moät caùch thoâng suoát, khoâng nhaäp nhaèng taïo moät haønh lang phaùp lyù chaët cheõ cho coâng taùc kieåm soaùt thu baùn, caùc qui ñònh caàn phaûi: 3.3.1.Qui ñònh traùch nhieäm cuûa caùc ñôn vò cuï theå, roõ raøng - Thoáng nhaát qui ñònh traùch nhieäm cuï theå cuûa caùc VPKV, VPCN laø chòu traùch nhieäm kieåm tra, kieåm soaùt taát caû caùc chöùng töø do thò tröôøng mình xuaát baùn tröôùc khi chuyeån veà TCT vaø chòu traùch nhieäm thu ñuû, thu ñuùng, thu kòp thôøi tieàn baùn saûn phaåm vaän taûi cuûa caùc ñôn vò baùn thò tröôøng mình quaûn lyù . Nhö vaäy, môùi gaén chaët ñöôïc traùch nhieäm cuûa caùc ñôn vò trong vieäc quaûn lyù vaø kieåm soaùt baùn - Trung taâm TK & THHK laø ñôn vò kieåm soaùt chöùng töø ôû caáp TCT, tieán haønh kieåm tra choïn maãu caùc baùo caùo vaø chöùng töø thu baùn do caùc ñôn vò 58 göûi veà, laäp caùc baûng keâ soá phaûi thu laøm cô sôû cho Ban Taøi chính Keá toaùn laäp hoùa ñôn ADM, ACM truy ñoøi caùc VPKV, VPCN veà caùc chöùng töø xuaát sai qui ñònh - Ban Taøi Chính Keá toaùn laø ñôn vò tieáp nhaän caùc baûng keâ cuûa Trung taâm Thoáng keâ, tieán haønh ghi soå keá toaùn, laäp laäp hoùa ñôn ADM, ACM truy ñoøi caùc VPKV, VPCN veà caùc chöùng töø xuaát sai qui ñònh Vieäc qui ñònh traùch nhieäm roõ raøng cuûa caùc ñôn vò cuûa caùc ñôn vò seõ giuùp khaéc phuïc ñöôïc tình traïng xöû lyù coâng vieäc choàng cheùo, toán nhieàu thôøi gian vaø coâng söùc, tieán ñoä vaø chaát löôïng kieåm soaùt seõ ñöôïc naâng cao, ñoàng thôøi taêng cöôøng yù thöùc traùch nhieäm cuûa töøng caù nhaân, taäp theå trong coâng taùc taùc kieåm soaùt thu baùn. 3.3.2.Boå sung moät soá ñieàu khoaûn trong heä thoáng qui ñònh hieän haønh - Boå sung vaøo Qui ñònh quaûn lyù taøi chính trong thu baùn saûn phaåm aùp duïng cho caùc ñaïi lyù cuûa HKVN ñieàu khoaûn veà ñoái chieáu soá lieäu: Haøng naêm, HKVN vaø caùc ñaïi lyù seõ tieán haønh xaùc nhaän vaø ñoái chieáu soá lieäu ít nhaát 1 laàn cho caùc noäi dung laø chöùng töø vaø tieàn thanh toaùn. Veà chöùng töø: Soá löôïng vaø seri chöùng töø toàn kyø tröôùc chuyeån sang vaø nhaän cuûa HKVN trong kyø, ñaõ baùo caùo söû duïng trong kyø vaø coøn toàn ñeán cuoái kyø Veà tieàn thanh toaùn:Soá tieàn phaûi traû cho HKVN bao goàm soá dö kyø tröôùc chuyeån sang vaø soá phaùt sinh trong kyø, soá tieàn ñaõ thanh toaùn trong kyø vaø coøn phaûi thanh toaùn tieáp tính ñeán cuoái kyø quyeát toaùn. Vieäc tieán haønh ñoái chieáu seõ giuùp HKVN vaø chính caùc ñôn vò baùn kieåm tra kieåm soaùt toát hôn coâng taùc thu baùn chöùng töø vaän taûi, phaùt hieän kòp thôøi caùc sai leäch vaø hieäu chænh, ñoàng thôøi noù cuõng laø coâng cuï goùp phaàn haïn cheá tình traïng 59 thanh toaùn chaäm vaø quaûn lyù chöùng töø khoâng khoa hoïc. Boå sung vaøo Qui ñònh veà quaûn lyù taøi chính aùp duïng trong noäi boä caùc ñôn vò trong heä thoáng quaûn lyù cuûa Haøng khoâng Vieät nam ñieàu khoaûn veà baùo caùo tình hình thöïc hieän hôïp ñoàng ñaïi lyù:haøng thaùng caùc VPKV, VPCN phaûi baùo caùo veà Ban ñieàu haønh baùn, Ban kieåm soaùt baùn veà caùc noäi dung nhö doanh soá baùn, hoa hoàng chi traû, tình hình thanh toaùn vaø caùc vaán ñeà baát thöôøng khaùc lieân quan ñeán vieäc thöïc hieän hôïp ñoàng cuûa caùc ñaïi lyù. Vieäc baùo caùo kòp thôøi seõ giuùp caùc Ban lieân quan vaø chính ñôn vò theo doõi saùt sao hôn taát caû caùc hoaït ñoäng baùn cuûa ñaïi lyù vaø coù nhöõng bieän phaùp kòp thôøi chaán chænh coâng taùc baùn, haïn cheá ruûi ro coù theå xaûy ra Thöïc hieän boå sung hai qui ñònh treân seõ taïo 1 aùp löïc buoäc ñôn vò phaûi kieåm soaùt caùc chöùng töø vaän taûi kòp thôøi vaø chính xaùc môùi coù theå ñoái chieáu ñuùng haïn, phaùt hieän nhöõng sai leäch trong quaù trình baùo caùo, kieåm soaùt baùn vaø baùo caùo cho TCT ñuùng haïn ñònh. - Boå sung vaøo Qui ñònh veà quaûn lyù taøi chính aùp duïng trong noäi boä caùc ñôn vò trong heä thoáng quaûn lyù cuûa Haøng khoâng Vieät nam ñieàu khoaûn veà ñaët coïc: Ngöôøi kyù hôïp ñoàng(Giaùm ñoác VPKV, Tröôûng VPVN) coù traùch nhieäm thoâng baùo möùc ñaët coïc ñeå nhaän chöùng töø cho caùc ñaïi lyù, toång ñaïi lyù trong khu vöïc ñöôïc uûy quyeàn quaûn lyù. Möùc ñaët coïc cuï theå vaø thay ñoåi(neáu coù) ñoái vôùi töøng ñaïi lyù phaûi ñöôïc ngöôøi kyù hôïp ñoàng baùo caùo baèng vaên baûn cho Ban taøi chính Keá toaùn vaø Ban ñieàu haønh baùn trong voøng 10 ngaøy keå töø khi thoâng baùo möùc coïc ñoù cho ñaïi lyù. Vieäc mieãn ñaët coïc hay taêng/giaûm möùc ñaët coïc aùp duïng cho ñaïi lyù chæ ñöôïc thöïc hieän khi coù söï ñoàng yù cuûa Toång giaùm ñoác 60 Ñieàu khoaûn naøy seõ giuùp haïn cheá vieäc laïm duïng quyeàn haïn cuûa ngöôøi ñöùng ñaàu VPKV,VPCN ñoái vôùi caùc ñôn vò baùn do mình quaûn lyù vaø thieát laäp cô cheá giaùm saùt töø treân xuoáng, töø döôùi leân ñoái vôùi coâng taùc quaûn lyù ñaët coïc. 3.4.Hoaøn thieän moät soá qui trình nghieäp vuï trong thu baùn 3.4.1.Caáp phaùt chöùng töø Hieän nay, nhöôïc ñieåm lôùn nhaát cuûa khaâu caáp phaùt laø khoâng phaân ñònh traùch nhieäm giöõa ngöôøi duyeät caáp phaùt vaø thuû kho vaø tình traïng laïm duïng quyeàn haïn ñeå caáp phaùt khoâng ñuùng qui ñònh. Ñeå coù ñöôïc chính xaùc soá löôïng chöùng töø ñöôïc caáp phaùt, nhaân vieân duyeät caáp phaùt phaûi tính toaùn theo coâng thöùc : Soá veù ñöôïc caáp = Soá veù ñöôïc nhaän toái ña - (Nôï cuûa ñaïi lyù/tieàn coïc 1chöùng töø + veù toàn taïi ñaïi lyù) Luoân ñaûm baûo caân ñoái giöõa nôï tieàn vaø nôï chöùng töø töông öùng vôùi soá tieàn ñaët coïc. Caùc thoâng soá trong coâng thöùc naøy khoâng ñöôïc löu laïi moät caùch heä thoáng vaø roõ raøng neân khaâu kieåm soaùt raát khoù khaên. Do vaäy, qui trình caáp phaùt môùi phaûi ñaûm baûo khaéc phuïc toàn taïi treân. 3.4.1.1. Qui trình caáp phaùt vaø löu ñoà coâng taùc caáp phaùt BÖÔÙC 1:Khaùch haøng yeâu caàu laäp thö caáp chöùng töø BÖÔÙC 2: Nhaân vieân duyeät caáp phaùt nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töøù vaø caùc taøi lieäu lieân quan 61 BÖÔÙC 3: Nhaân vieân duyeät caáp phaùt kieåm tra tính hôïp leä cuûa thö yeâu caàu caáp phaùt vaø caùc chöùng töø lieân quan BÖÔÙC 4: Nhaân vieân duyeät caáp phaùt nhaäp lieäu vaø In Phieáu xuaát kho, in soå theo doõi caáp phaùt BÖÔÙC 5:Thuû kho caáp chöùng töø theo soá löôïng vaø seri trong Phieáu xuaát kho BÖÔÙC 6:Keá toaùn kho theo doõi nhaäp xuaát toàn BÖÔÙC 7:Kieåm soaùt- Löu hoà sô Qui trình caáp phaùt chi tieát vaø löu ñoà coâng taùc caáp phaùt xin xem PHUÏ LUÏC Trong qui trình naøy, phaûi ghi nhaän taát caû caùc böôùc tieán haønh vaøo soå theo doõi caáp phaùt chöùng töø, soå ñöôïc laäp cho töøng ñaïi lyù. Noäi dung chi tieát cuûa soå xin ñeà nghò taïi PHUÏ LUÏC 3 3.4.1.2. Söû duïng döõ lieäu treân heä thoáng ñeå laäp soå caáp phaùt vaø laäp phieáu xuaát kho Ñeå vieäc laäp, in soå theo doõi caáp phaùt vaø phieáu xuaát kho khoâng maát quaù nhieàu thôøi gian vaø ñaûm baûo tính chính xaùc, caàn söû duïng caùc döõ lieäu ñaõ coù saün ñeå thöïc hieän. Coù theå khaùi quaùt nguoàn döõ lieäu duøng cho coâng vieäc treân theo baûng sau: CAÙC CHÆ TIEÂU CHUÛ YEÁU NGUOÀN DÖÕ LIEÄU TREÂN SOÅ THEO DOÕI CAÁP PHAÙT Kyø baùo caùo Döõ lieäu do ñaïi lyù chuyeån veà Soá tieàn ñaïi lyù phaûi thanh toaùn Döõ lieäu do ñaïi lyù chuyeån veà 62 Soá tieàn ñaïi lyù tieán haønh thanh toaùn Nhaân vieân duyeät caáp phaùt caên cöù vaøo chöùng töø ñaïi lyù noäp nhö uûy nhieäm chi, baûo laõnh ngaân haøng, phieáu thu tieán haønh nhaäp vaøo heä thoáng Soá tieàn ñaïi lyù ñaët coïc hay thö baûo laõnh Nhaân vieân duyeät caáp phaùt khai baùo vaøo heä thoáng Soá tieàn coïc /1 chöùng töø Nhaân vieân duyeät caáp phaùt khai baùo vaøo heä thoáng treân cô sôû pheâ duyeät cuûa keá toaùn tröôûng veà tieàn coïc treân 1 chöùng töø aùp duïng cho töøng ñaïi lyù Caùc chæ tieâu khaùc treân soå caáp phaùt Chöông trình töï tính toaùn vaø löu tröõ TREÂN PHIEÁU XUAÁT KHO Soá löôïng, chuûng loaïi, seri Chöông trình kho chöùng töø ñöôïc noái vôùi chöông trình theo doõi caáp phaùt ñeå xaùc ñònh Qui trình môùi vôùi vieäc laäp, in soå caáp phaùt töï ñoäng vaø phieáu xuaát kho töï ñoäng treân cô sôû taän duïng caùc döõ lieäu hieän coù seõ khaéc phuïc ñöôïc nhöôïc ñieåm hieän coù trong khaâu caáp phaùt, coù taùc duïng toát cho coâng taùc kieåm soaùt hoaït ñoäng caáp phaùt chöùng töø ôû choã: - Phaân ñònh traùch nhieäm cuûa nhaân vieân duyeät caáp phaùt, thuû kho, keá toaùn kho - Baèng chöùng cuûa vieäc tuaân thuû caùc qui ñònh veà coâng taùc caáp phaùt ñeàu ñöôïc ghi nhaän vaø löu tröõ. 63 - Coù söï giaùm saùt chaët cheõ tröôùc, trong vaø sau qui trình, haïn cheá tôùi möùc thaáp nhaát tình traïng laïm duïng quyeàn haïn ñeå caáp phaùt sai qui ñònh, vì taát caû caùc coâng ñoaïn cuûa caáp phaùt ñeàu ñöôïc löu laïi baèng chöùng trong soå theo doõi caáp phaùt. - Soå theo doõi caáp phaùt laø coâng cuï ñoái chieáu vôùi keá toaùn thanh toaùn veà khoaûn tieàn thanh toaùn cuûa ñaïi lyù vaø laø coâng cuï ñoái chieáu vôùi Keá toaùn kho vaø thuû kho veà soá löôïng chöùng töø ñaõ caáp phaùt - Theo doõi coâng nôï khaùch haøng nhanh choùng, kòp thôøi - Tính toaùn chính xaùc soá löôïng chöùng töø caáp phaùt - Theo doõi nhanh toàn kho chöùng töø cuûa ñaïi lyù 3.4.2.Coâng taùc xuaát baùn chöùng töø 3.4.2.1.Aùp duïng vieäc truy caäp giaù töï ñoäng treân heä thoáng (FAREX) Hieän nay, khi truy caäp vaøo heä thoáng ñaët giöõ choã toaøn caàu ñeå tìm möùc giaù thích hôïp, nhaân vieân baùn veù phaûi töï tra cöùu raát nhieàu caùc ñieàu kieän aùp duïng vaø tính toaùn möùc giaù thu cuûa khaùch haøng caên cöù vaøo caùc qui ñònh veà Ticketing cuûa Hieäp hoäi haøng khoâng quoác teá vaø caùc baûng giaù cuûa HKVN phaân phoái baèng tay qua caùc baûn copy. Qui ñònh quoác teá vaø baûng giaù luoân thay ñoåi theo yeâu caàu thò tröôøng neân chæ caàn moät sô suaát nhoû khoâng caäp nhaät kòp thôøi thoâng tin môùi laø nhaân vieân baùn seõ gaëp ruûi ro thu sai tieàn cuûa khaùch. Beân caïnh ñoù, caùc thao taùc truy xuaát, tính toaùn giaù hôïp lyù qua nhieàu coâng ñoaïn neân thôøi gian xöû lyù seõ keùo daøi aûnh höôûng ñeán chaát löôïng phuïc vuï. Xuaát phaùt töø toàn taïi naøy, toâi xin ñeà nghò moät giaûi phaùp, ñoù laø FAREX 64 - Farex laø giaûi phaùp phaân phoái giaù caïnh tranh töïï ñoäng ñöôïc xaây döïng ñeå thay theá cho qui trình thuû coâng trong taát caû caùc khaâu: Caäp nhaät-Phaân phoái-Hieån thò-Quaûn lyù - Cung caáp thoâng tin veà giaù caïnh tranh chính xaùc vaø kòp thôøi - Coù khaû naêng truy caäp qua Internetcho phaùp truy caäp moïi luùc moïi nôi - Ñaùp öùng ôû möùc cao caùc qui taéc vaø ñieàu kieän veà giaù caïnh tranh cuûa haõng haøng khoâng - Coâng ngheä GUI(Graphical User Interface) raát deã söû duïng vaø giaûm thieåu coâng taùc ñaøo taïo TIEÄN ÍCH: Tieát kieäm thôøi gian vaø coâng söùc Ñaïi lyù coù theå coù ngay thoâng tin veà giaù caïnh tranh sau khi HKVN caäp nhaät leân heä thoáng Farex Söû duïng caâu leänh thay theá cho vieäc doø tìm thuû coâng veà caùc möùc giaù, qui taéc, ñieàu kieän aùp duïng Moät loaït caùc thao taùc töø ñaët choã, tra giaù, tính giaù xuaát veù ñöôïc keát noái thaønh chuoãi lieân tuïc moät caùch töï ñoäng. Khoâng phaûi laëp laïi taát caû qui trình coâng vieäc moät caùch thuû coâng khi coù baát kyø thay ñoåi naøo veà giaù, qui taéc vaø ñieàu kieän aùp duïng Ít ruûi ro do tính an toaøn-chính xaùc cao Caùc möùc giaù, qui taéc vaø ñieàu kieän aùp duïng giaù caïnh tranh ñöôïc hieån thò ngay taïi thôøi ñieåm tra cöùu-tính giaù 65 Giaù caïnh tranh ñöôïc phaân phoái thaúng ñeán caùc maùy ñaët choã xuaát veù cuûa ñaïi lyù vaø chuùng ñöôïc VN ñaûm baûo ngay khi caäp nhaät treân Farex Qui trình töï ñoäng cho pheùp loaïi boû caùc sai soùt trong quaù trình ñöa giaù caïnh tranh töø HKVN ñeán ñaïi lyù. Caùc ruûi ro do nhaàm laãn cuûa nhaân vieân ñaïi lyù giaûm daàn ñeán 0 khi söû duïng caùc giaù caïnh tranh maø HKVN ñaõ caäp nhaät Taêng chaát löôïng dòch vuï: do taêng naêng suaát laøm vieäc cuûa nhaân vieân,phuïc vuï khaùch haøng nhanh choùng, chính xaùc vaø an toaøn hôn Ñaây laø phöông phaùp phaân phoái vaø tính giaù töï ñoäng maø caùc Haõng haøng khoâng khaùc ñang thöïc hieän. Ñoái vôùi HKVN, môùi chæ ñöa vaøo thöû nghieäm trong thôøi gian gaàn ñaây. Sôû dó coù söï chaäm treã trong coâng taùc trieån khai thöïc hieän laø xuaát phaùt töø caû 3 phía: Veà phía nhaø cung caáp dòch vuï: Coøn moät soá tieän ích chöa thaät phuø hôïp vôùi thò tröôøng Vieät Nam trong vieäc hieån thò vaø phaân phoái giaù. Tuy nhieân ñeå khaéc phuïc tình traïng naøy cuõng khoâng phaûi laø vaán ñeà lôùn vaø quaù toán nhieàu thôøi gian Veà phía HKVN: trình ñoä tieáp caän vôùi caùc thoâng tin môùi coøn haïn cheá, caùc thieát bò laép ñaët taïi ñaïi lyù chöa ñoàng boä. Khi tham gia heä thoáng naøy, HKVN phaûi coù ngöôøi chòu traùch nhieäm trieån khai toaøn boä heä thoáng giaù cuûa mình leân maïng moät caùch chính xaùc vaø kòp thôøi, ñoàng thôøi chòu traùch nhieäm veà caùc sai soùt trong khaâu caäp nhaät. Ñaây cuõng laø nguyeân nhaân laøm chaäm quaù trình aùp duïng vì taâm lyù ngaïi traùch nhieäm cuûa moät soá caù nhaân trong ñôn vò ñieàu haønh baùn. Veà phía ñaïi lyù: Caùc ñaïi lyù thöôøng traùnh theå hieän giaù thöïc thu cuûa caùc veù quoác teá, maø ghi giaù coâng boá theo caùc aán phaåm cuûa hieäp hoäi haøng khoâng quoác teá 66 (giaù cao nhaát cho pheùp) leân maët veù. Vieäc laøm naøy ñaõ taïo keõ hôû cho ñaïi lyù baùn giaù khoâng ñuùng cho khaùch vaø chính khaùch haøng cuõng lôïi duïng ñeå ñöôïc thanh toaùn vôùi coâng ty cuûa hoï soá tieàn cao hôn soá hoï ñaõ traû. Vôùi tö duy cuõ, hoï ngaàn ngaïi söû duïng FAREX vì noù theå hieän giaù thöïc thu treân veù (xu höôùng cuûa caùc Haõng ngaøy nay) Xuaát phaùt töø caùc lôi ích cuûa FAREX, HKVN caàn tích cöïc laøm vieäc vôùi nhaø cung caáp dòch vuï, khaéc phuïc moät soá loãi nhoû trong khaâu hieån thò giaù, beân caïnh ñoù, taêng cöôøng coâng taùc ñaøo taïo, huaán luyeän vaø tuyeân truyeàn thaäm chí duøng caùc bieän phaùp cheá taøi ñeå caùc ñaïi lyù coù theå aùp duïng sôùm coâng ngheä môùi naøy vaø haïn cheá ñeán möùc thaáp nhaát caùc phöông phaùp tính giaù baèng tay truyeàn thoáng. 3.4.2.2. Taêng cöôøng caùc bieän phaùp kieåm soaùt phoøng ngöøa, phaùt hieän vaø buø ñaép - Nhö ñaõ giôùi thieäu ôû phaàn treân, vieäc aùp duïng heä thoáng Farex vaøo tra cöùu giaù laø moät bieän phaùp kieåm soaùt phoøng ngöøa höõu hieäu vì nhaân vieân chæ caàn thöïc hieän caùc thao taùc ñôn giaûn laø ñaõ coù theå truy caäp vaø in ra giaù veù ñuùng theo caùc ñieàu kieän ñöôïc caøi ñaët saün vaø heä thoáng cuõng coù daáu hieäu ghi nhaän treân heä thoáng vaø maët veù laø caùc veù naøy coù xuaát hoaøn hoaøn töï ñoäng hay khoâng. Neáu veù xuaát hoaøn toaøn töï ñoäng thì khaâu kieåm soaùt chæ caàn kieåm tra daáu hieäu naøy vaø chaáp nhaän giaù cöôùc theå hieän treân maët veù. - Thieát laäp qui trình kieåm soaùt caùc sai soùt trong khaâu baùn veù taïi chính caùc quaày veù, kòp thôøi phaùt hieän caùc sai soùt vaø lieân heä vôùi khaùch haøng ñeå hieäu chænh nhaèm haïn cheá thieät haïi. Coâng taùc kieåm soaùt thu baùn taïi caùc boä phaän kieåm soaùt chöùng töø thuoäc TCT, VPKV phaûi ñöôïc thöïc hieän chính xaùc, nhanh choùng ñeå phaùt hieän kòp thôøi sai soùt vaø thoâng baùo veà ñôn vò baùn. Muoán nhö vaäy, vieäc 67 söû duïng heä thoáng noái maïng giöõa khaâu kieåm soaùt baùn vaø kieåm soaùt bay (matching) phaûi ñöôïc thöïc hieän toát. - Beân caïnh coâng taùc taêng cöôøng kieåm soaùt phoøng ngöøa vaø phaùt hieän thì khaâu kieåm soaùt buø ñaùp cuõng phaûi ñöôïc coi troïng. Thöïc hieän vieäc kieåm tra ñoái töôïng khaùch chaët cheõ taïi caùc ñaàu saân bay laø bieän phaùp höõu hieäu ñeå coù theå ngaên chaän vieäc söû duïng chöùng töø khoâng ñuùng muïc ñích, khoâng ñuùng ñoái töôïng. Ngay khi phaùt hieän coù theå yeâu caàu khaùch thöïc hieän ñuùng nguyeân taéc veà vaän taûi haøng khoâng (khoâng ñeå khaùch sai teân leân maùy bay, truy thu ngay cheânh leäch do khoâng söû duïng chöùng töø ñuùng ñoái töôïng…). Sau ñoù tieán haønh caùc böôùc thoâng baùo phaûn hoài veà caùc ñôn vò baùn hoaëc ñôn vò chuû quaûn ñeå coù bieän phaùp truy thu, phaït vi phaïm, raên ñe höõu hieäu vaø kòp thôøi. 3.4.3.Qui trình xöû lyù caùc chöùng töø vaø baùo caùo thu baùn 3.4.3.1.Maõ hoaù heä thoáng giaù cöôùc ñeå phuïc vuï coâng taùc quaûn lyù vaø kieåm soaùt thu baùn Khi soá löôïng veù haønh khaùch cuûa caùc ñaïi lyù phaùt sinh lôùn, vieäc kieåm tra giaù ngaøy khoâng theå thieáu coâng cuï ñaéc löïc laø heä thoáng chöông trình vaø coâng cuï tin hoïc. Neáu nhö vieäc kieåm tra giaù vaø caùc ñieàu kieän cuûa veù baèng phöông phaùp truyeàn thoáng baèng maét thöôøng vaø kinh nghieäm thì seõ khoâng theå laøm ñöôïc soá löôïng lôùn vaø chaát löôïng seõ khoâng cao. Khi maõ hoaù ñöôïc heä thoáng baûng giaù seõ ñem laïi caùc lôïi ích sau: - Quaûn lyù heä thoáng giaù moät caùch coù heä thoáng, ñaày ñuû vôùi ñaày ñuû caùc thoâng tin - Töï ñoäng hoaù vieäc kieåm tra giaù veù 68 - Naâng cao chaát löôïng kieåm tra giaù, traùnh ñöôïc nhöõng sai soùt trong quaù trình kieåm tra do voâ tình hay coá yù, haïn cheá vieäc nhaân vieân kieåm tra coù ñoäng cô caù nhaân coá tình laøm sai, moùc ngoaëc vôùi caùi ñaïi lyù. Giaûi phaùp naøy cuõng raát höõu ích cho ñoäi nguõ quaûn lyù ôû caáp cao hôn coù theå deã daøng hôn trong vieäc kieåm tra nghieäp vuï ñoái vôùi caùc nhaân vieân thöïc hieän cuï theå. Ñeå coù theå maõ hoaù heä thoáng baûng giaù caàn laøm moät soá vieäc sau: - Phaûi xaây döïng cho ñöôïc vaø ban thaønh heä thoáng caùc chæ tieâu cô baûn, thoáng nhaát caùc ñieàu kieän vaän chuyeån ñeå laøm cô sôû cho vieäc xaây döïng giaù cöôùc. - Ngay töø khi xem xeùt xaây döïng caùc ñieàu kieän cho moät loaïi giaù cho moät veù naøo ñoù, Ban ñieàu haønh baùn, ngöôøi chòu traùch nhieäm ban haønh heä thoáng giaù phaûi chuaån möïc heä thoáng caùc ñieàu kieän moät caùch khoa hoïc - Caùc ñieàu kieän phaûi ñöôïc phaân nhoùm vaø löôïng hoaù moät caùch cuï theå. Caùc ñieàu kieän phaûi ñöôïc quy chuaån thaønh nhöõng ñaïi löôïng coù theå ño ñeám ñöôïc laøm cô sôû chung cho taát caû caùc thò tröôøng xaây döïng vaø ban haønh giaù, ví duï nhö caùc nhoùm ñieàu kieän veà haønh trình, haïng gheá, haïng ñaët choã, muøa, thôøi gian khôûi haønh,...Heát söùc traùnh ban haønh caùc ñieàu kieän giaù baèng caùch moâ taû baèng vaên baûn moät caùch daøi doøng - Xaây döïng cho ñöôïc chöông trình taïo laäp heä thoáng baûng giaù 3.4.3.2.Aùp duïng qui trình kieåm soaùt chöùng töø, laäp baùo caùo thu baùn vaø ghi soå theo höôùng taän duïng toái ña döõ lieäu ñaõ coù, giaûm thieåu vieäc xöû lyù choàng cheùo Hieän nay, coâng taùc laäp baùo caùo thu baùn phaûi qua nhieàu khaâu truøng laép khoâng caàn thieát, laõng phí nhieàu thôøi gian vaø coâng söùc, ñoù laø: 69 - Caùc ñôn vò baùn laäp baùo caùo cho soá chöùng töø baùn ñöôïc trong kyø cuûa mình vaø noäp cho VPKV, VPCN ñeå kieåm soaùt (laàn thöù nhaát laäp baùo caùo soá thu baùn) - Keát quaû cuûa vieäc kieåm soaùt taïi VPKV,VPCN laø caùc baùo caùo soá phaûi thu tieàn baùn saûn phaåm vaän taûi cuûa töøng ñôn vò baùn vôùi maãu bieåu hoaøn toaøn gioáng vôùi baùo caùo cuûa ñôn vò baùn noäp veà (laàn thöù hai laäp baùo caùo soá thu baùn) - Coâng taùc xöû lyù taïi ñôn vò baùn vaø caùc VPKV, VPCN hoaøn toaøn gioáng nhau laø phaûi nhaäp laïi caùc thoâng tin cuûa chöùng töø caàn kieåm soaùt vaø tính toaùn giaù cöôùc phaûi thu. Trong khi ñoù, caùc Haõng haøng khoâng töøng böôùc thöïc hieän vieäc xuaát veù treân caùc heä thoáng baùn veù vaø ñaët giöõ choã toaøn caàu. Ngay sau khi veù haønh khaùch ñöôïc xuaát ra, toaøn boä thoâng tin treân veù ñoù ñöôïc truyeàn veà kho döõ lieäu taïi maùy chuû cuûa nhaø cung caáp dòch vuï, sau khi thöïc hieän moät soá söï saép xeáp vaø phaân loaïi, caùc döõ lieäu naøy ñöôïc traû veà cho caùc Haõng Haøng khoâng thoâng qua maïng maùy tính chuyeân duøng. TCT HKVN ñaõ baét ñaàu tham gia vaøo caùc heä thoáng baùn veù töï ñoäng nhö : Gabriel, Abacus, Amadeus, Axes, Sabre, Galileo Vôùi giaûi phaùp taän duïng toái ña döõ lieäu ñaõ coù, giaûm thieåu vieäc xöû lyù baèng tay, truøng laép, taêng cöôøng chöùc naêng kieåm soaùt hôn laø chöùc naêng caäp nhaät thoâng tin, xin ñeà nghò qui trình kieåm soaùt vaø laäp baùo caùo sau: - Laäp baùo caùo thu baùn veù • Taïi Toång Coâng ty - Toång Coâng ty laáy döõ lieäu haøng ngaøy töø caùc heä thoáng xuaát veù töï ñoäng toaøn caàu (Global Distrubution System – GDS), ñöa vaøo heä thoáng döõ lieäu quaûn lyù doanh thu 70 - Phaân chia döõ lieäu naøy theo caùc ñôn vò quaûn lyù (caùc Vaên phoøng khu vöïc vaø Vaên phoøng chi nhaùnh) vaø göûi cho töøng ñôn vò cuøng vôùi caùc baùo caùo qua maïng Internet hoaëc caùc maïng thoâng tin chuyeân duøng cuûa Haøng khoâng. • Taïi caùc ñôn vò (Vaên phoøng Khu vöïc, Vaên phoøng chi nhaùnh) - Caùc ñôn vò söû duïng döõ lieäu naøy ñöa vaøo cô sôû döõ lieäu. - Göûi baùo caùo cho ñaïi lyù ñeå ñoøi tieàn. Caùc döõ lieäu coù theå chuyeån cho ñaïi lyù qua maïng Internet neáu caàn thieát. - Haïch toaùn ghi soå keá toaùn theo baùo caùo ñaõ laäp • Taïi caùc ñaïi lyù, phoøng veù - Nhaän döõ lieäu vaø baùo caùo, thanh toaùn ngay soá tieàn ñöôïc laäp trong baùo caùo. Kieåm tra, saép xeáp veù chi tieát keøm theo baùo caùo noäp trôû laïi cho caùc ñôn vò. - Laäp baùo caùo ñieàu chænh • Taïi caùc ñaïi lyù, phoøng veù - Neáu coù gì khaùc nhau giöõa baùo caùo vaø veù goác hoaëc khoâng coù veù goác nhö ñaõ lieät keâ trong baùo caùo, laäp baùo caùo ñieàu chænh vaøo kyø sau göûi cho caùc ñôn vò. • Taïi Ñôn vò ( Vaên phoøng Khu vöïc, Vaên phoøng chi nhaùnh) - Tieán haønh kieåm soaùt caùc chöùng töø do ñôn vò baùn chuyeån veà, laäp caùc baùo caùo ñieàu chænh cuûa töøng ñôn vò baùn vaø baùo caùo ñieàu chænh chung cuûa ñôn vò. - Göûi döõ lieäu ñieàu chænh cuøng baùo caùo ñieàu chænh veà Toång Coâng ty. - Ghi soå keá toaùn cho caùc ñieàu chænh • Taïi Toång Coâng ty 71 - Caên cöù vaøo baùo caùo vaø soá lieäu ñieàu chænh, thöïc hieän ñieàu chænh soå saùch keá toaùn vaø trong cô sôû döõ lieäu chi tieát. Löu ñoà laäp baùo caùo thu baùn-baùo caùo ñieàu chænh xim xem PHUÏ LUÏC Neáu môû roäng vieäc xuaát veù töï ñoäng vaø söû duïng döõ lieäu naøy ñeå quaûn lyù seõ ñem laïi hieäu quaû to lôùn trong quaûn lyù thu baùn veù, cuï theå nhö sau: - Boä phaän nghieäp vuï cuûa Toång Coâng ty seõ quaûn lyù chaët cheõ ñöôïc veù haønh khaùch do caùc phoøng veù vaø ñaïi lyù baùn ra haøng ngaøy, hoaøn toaøn choáng ñöôïc vieäc ñaïi lyù ñaõ baùn veù, thu tieàn nhöng chöa baùo caùo trong kyø nhaèm chieám duïng voán. - Quaûn lyù chaët cheõ, kòp thôøi nôï tieàn baùn veù cuûa caùc ñaïi lyù, phoøng veù, thuùc ñaåy nhanh choùng vieäc thanh toaùn, ñaåy nhanh toác ñoä luaân chuyeån tieàn teä vaø haïn cheá caùc khoaûn nôï khoù ñoøi phaùt sinh. - Vieäc kieåm tra, kieåm soaùt thu baùn veù ñöôïc nhanh choùng thuaän lôïi do coù thoâng tin nhanh choùng vaø chính xaùc. - Toác ñoä xöû lyù caùc khaâu nghieäp vuï khoâng coøn phuï thuoäc vaøo vieäc luaân chuyeån veù goác voán hay chaäm treã nhö hieän nay. - Thoáng nhaát cô sôû döõ lieäu töø ñaïi lyù ñeán Vaên phoøng khu vöïc, Vaên phoøng chi nhaùnh vaø Toång Coâng ty. - Giaûm löôïng lao ñoäng ñaùng keå trong caùc khaâu nhaäp döõ lieäu, xöû lyù, kieåm tra töø ñôn vò ñeán Toång Coâng ty. - Loaïi boû ñöôïc vieäc xöû lyù choàng cheùo giöõa caùc ñôn vò töø cô sôû ñeán TCT 72 3.5. TAÊNG CÖÔØNG ÖÙNG DUÏNG COÂNG NGHEÄ THOÂNG TIN VAØO COÂNG TAÙC KIEÅM SOAÙTÙ Coâng ngheä thoâng tin hieän nay laø coâng cuï khoâng theå thieáu trong coâng taùc kieåm soaùt quaûn lyù thu baùn veù. Tuy nhieân, vieäc öùng duïng coâng ngheä thoâng tin caàn coù ñònh höôùng roõ raøng, thoáng nhaát, phuø hôïp vôùi caùc ñieàu kieän thöïc teá. Söï phaùt trieån coâng ngheä thoâng tin ñoøi hoûi phaûi ñoàng boä, thoáng nhaát trong toaøn Toång Coâng ty, khoâng ñeå tình traïng phaùt trieån töï phaùt, manh muùn nhö hieän nay. Vieäc ñaàu tö maïnh meõ vaøo coâng ngheä thoâng tin caàn phaûi ñoàng boä taïi taát caû caùc boä phaän, caùc khaâu trong quy trình quaûn lyù. Veà trang thieát bò phaàn cöùng vaø maïng caàn taäp trung ñaàu tö phaùt trieån theo muïc tieâu löu tröõ an toaøn döõ lieäu trong nhieàu naêm, taêng toác truy caäp döõ lieäu. Veà öùng duïng phaàn meàm, coù theå phaùt trieån theo hai höôùng: hoaëc ñoàng nhaát moät chöông trình söû duïng chung cho caùc cô quan quaûn lyù ôû Toång coâng ty vaø caùc vaên phoøng khu vöïc, vaên phoøng chi nhaùnh hoaëc coù theå phaùt trieån caùc chöông trình khaùc nhau söû duïng thoáng nhaát ôû caùc caáp quaûn lyù khaùc nhau. Duø phaùt trieån theo höôùng naøo, thì vaãn phaûi baûo ñaûm caùc yeâu caàu sau: - Ñaûm baûo an toaøn, an ninh baûo maät soá lieäu. Caàn phaûi phaân quyeàn truy caäp chöông trình, döõ lieäu roõ raøng. - Toác ñoä ñöôøng truyeàn phaûi thöôøng xuyeân duy trì toát ñeå khoâng aûnh höôûng tôùi toác ñoä truy caäp thoâng tin vaø vaän haønh caùc chöông trình - Quy ñònh traùch nhieäm cuï theå cuûa caùc boä phaän trong vieäc caäp nhaät vaø khai thaùc thoâng tin. 73 - Taát caû caùc chöông trình ôû caùc caáp quaûn lyù, caùc ñôn vò phaûi coù söï thoáng nhaát chung veà caáu truùc cô sôû döõ lieäu vaø noäi dung thoâng tin ñeå vieäc chuyeån ñoåi döõ lieäu töø caùc ñôn vò veà cô sôû döõ lieäu chung cuûa Toång Coâng ty nhanh choùng, chính xaùc. - Phaûi coù qui cheá roõ raøng, qui ñònh traùch nhieäm cuï theå veà thôøi gian cung caáp döõ lieäu vaø chaát löôïng thoâng tin. 3.6. QUY ÑÒNH VEÀ SÖÛ DUÏNG CHÖÙNG TÖØ ÑIEÄN TÖÛ Hieän nay chöùng töø ñieän töû trôû neân raát thoâng duïng trong vieäc quaûn lyù ñoái vôùi ngaønh haøng khoâng treân theá giôùi. Chaáp nhaän chöùng töø ñieän töû laø chöùng töø taøi chính keá toaùn cho pheùp naâng cao möùc ñoä töï ñoäng hoaù khaâu xuaát baùn chöùng töø kieåm tra kieåm soaùt vaø löu tröõ. Khi xuaát baùn chöùng töø, khaùch haøng chæ caàn truy caäp leân trang Web cuûa Haõng haøng khoâng vaø töï choïn löïa haønh trình, loaïi giaù vaø ñöôïc thoâng baùo möùc giaù phaûi traû. Khi khaùch haøng xaùc nhaän laø seõ vaän chuyeån cuõng ñoàng thôøi vôùi vieäc hoï phaûi traû soá tieàn mua veù thoâng qua taøi khoaûn cuûa mình. Döõ lieäu baùn ñaõ coù töï ñoäng treân heä thoáng vaø khoâng coù moät chöùng töø naøo ñöôïc xuaát ra ngoaøi thoâng baùo cho haønh khaùch veà vieäc vaän chuyeån saép tôùi cuûa hoï. Nhö vaäy, ñoái vôùi vieäc aùp duïng chöùng töø ñieän töû, coâng taùc kieåm soaùt noäi boä ñoái vôùi hoaït ñoäng thu baùn ñöôïc taêng cöôøng theo höôùng chaët cheõ, haïn cheá ruûi ro ôû möùc thaáp nhaát, tieát kieäm thôøi gian vaø chi phí ôû taát caû caùc khaâu trong quaù trình thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng, cuï theå laø - Khoâng coù vieäc caáp phaùt, xuaát veù neân ruûi ro trong 2 khaâu naøy haàu nhö bò loaïi boû. 74 - Coâng taùc kieåm soaùt giaù cöôùc hoaøn toaøn döïa treân döõ lieäu ñaõ coù saün, thôøi gian xöû lyù ñöôïc ruùt ngaén toái ña. - Khoâng toán thôøi gian cho coâng taùc luaân chuyeån chöùng töø - Vieäc thanh toaùn cuûa khaùch haøng gaàn nhö töùc thôøi Vôùi nhöõng öu theá tieân tieân treân, nhaø nöôùc caàn coù qui ñònh chaáp nhaän nhöõng chöùng töø ñieän töû, cuï theå laø veù haønh khaùch laø chöùng töø taøi chính keá toaùn ñeå chaát löôïng coâng taùc quaûn lyù thu baùn veù naâng cao hôn nöõa, ñaùp öùng möùc ñoä taêng tröôûng cao vaø hoäi nhaäp vôùi thò tröôøng haøng khoâng quoác teá. 75 KEÁT LUAÄN Ñeå coù theå quaûn lyù vaø kieåm soaùt hoaït ñoäng kinh doanh hieäu quaû, nhaø quaûn lyù caàn quan taâm ñuùng möùc ñeán vieäc thieát keá vaø vaän haønh cuûa heä thoáng kieåm soaùt noäi boä. Moät heä thoáng kieåm soaùt noäi boä höõu hieäu khoâng chæ döøng laïi ôû möùc ñoä ngaên ngöøa, phaùt hieän sai soùt vaø gian laän, maø phaûi trôû thaønh coâng cuï ñeå ñaùnh giaù tính hieäu quaû cuûa hoaït ñoäng vaø ñaûm baûo tính ñaùng tin caäy cuûa thoâng tin taøi chính. Ñoái vôùi coâng taùc thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng, heä thoáng kieåm soaùt noäi boä ñoùng vai troø ñaëc bieät quan troïng trong coâng taùc quaûn lyù, nhaèm taïo ra moät neàn taûng kieåm soaùt hoaït ñoäng chaët cheõ, höôùng hoaït ñoäng thu baùn ñi theo ñuùng quó ñaïo ñeà ra. Ñeå hoaøn thieän heä thoáng kieåm soaùt noäi boä trong coâng taùc thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng phaûi coù haøng loaït caùc bieän phaùp ñoàng boä caû veà toå chöùc boä maùy, qui trình hoaït ñoäng kieåm soaùt, coâng ngheä thoâng tin vaø con ngöôøi. Noù ñoøi hoûi söï noã löïc khoâng ngöøng vaø thoáng nhaát quan ñieåm cuûa taát caû caùc caáp laõnh ñaïo töø cao nhaát ñeán caùc ban chuyeân moân vaø taäp theå caùn boä coâng nhaân vieân coâng taùc trong lónh vöïc hoaït ñoäng thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng. Ngoaøi ra, söï hoã trôï cuûa nhaø nöôùc cuõng laø nguoàn löïc khoâng theå thieáu goùp phaàn thuùc ñaåy heä thoáng kieåm soaùt noäi boä noùi rieâng vaø coâng taùc thu baùn saûn phaåm vaän taûi haøng khoâng noùi chung ngaøy caøng hieäu quaû ñaùp öùng yeâu caàu taêng tröôûng khoâng ngöøng vaø oån ñònh cuûa Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät nam. 76 PHUÏ LUÏC 5 LÖU ÑOÀ DÖÕ LIEÄU LAÄP BAÙO CAÙO BAÙN –BAÛNG KEÂ ÑIEÀU CHÆNH A B C Auto Manual (6 ) (7 ) (5 ) (1 ) (4 ) (3 ) (2 ) Ao Mo TCTY XLCT A’ + M’ K toán AutoT kt AutoTkt Khoái A: Khoái xöû lyù cuûa ñaïi lyù Khoái B: Khoái tieáp nhaän döõ lieäu Khoái C: Khoái xöû lyù döõ lieäu (1):Döõ lieäu Auto töø TCT veà VPKV-VPCN. VPKV/VPCN in baùo caùo (2) Döõ lieäu Auto vaø baùo caùo töø VPKV/VPCN chuyeån ñaïi lyù (3) Ñaïi lyù chuyeån baùo caùo vaø döõ lieäu cuûa caùc veù vieát tay (4) Chuyeån baùo caùo vaø döõ lieäu goác vaøo khoái xöû lyù, keá toaùn å á á 77 PHUÏ LUÏC 1 KEÁT QUAÛ KINH DOANH VAÄN TAÛI HAØNG KHOÂNG TRONG CAÙC NAÊM GAÀN ÑAÂY. Naêm 2003, möùc vaän chuyeån haønh khaùch laø 4.490.412 löôït ngöôøi taêng gaáp 213 laàn so vôùi naêm 1976 (21.000 khaùch), 9.4 laàn so vôùi naêm 1991 (475.746 khaùch) vaø 1,8 laàn so vôùi naêm 1998 (2.478.791 löôït khaùch). Trong giai ñoaïn 1998- 2003, saûn löôïng vaän chuyeån haønh khaùch taêng ñeàu, bình quaân 19%/naêm. Möùc vaän chuyeån haøng hoaù, böu kieän naêm 2003 laø 65.150 taán, taêng gaáp 21 laàn so vôùi naêm 1976 (3.000 taán) vaø taêng gaáp 10 laàn so vôùi naêm 1993 (6.253 taán) Bieåu ñoà taêng tröôûng saûn löôïng haønh khaùch vaän chuyeån Giai ñoaïn 1999-2003 (löôït ngöôøi) 0 500000 1000000 1500000 2000000 2500000 3000000 3500000 4000000 4500000 1999 2000 2001 2002 2003 Nguoàn: Baùo caùo thoáng keâ saûn löôïng vaän chuyeån haønh khaùch caùc naêm 1999-2003 78 Moät soá chæ tieâu chuû yeáu cuûa Toång coâng ty HKVN qua caùc giai ñoaïn chính sau Naêm Chæ tieâu Ñôn vò tính 1991 1995 2000 2002 2003 1.Vaän chuyeån HK Trong ñoù:Quoác teá Khaùch Khaùch 475.746 221.241 2.241.947 901.881 2.913.551 1.166.039 4.061.284 1.746.606 4.490.412 2.519.909 2.Vaän chuyeån HH, BK Trong ñoù:Quoác teá Taán Taán 6.253 3.068 32.412 13.846 40.052 21.366 59.227 34.039 65.150 40.850 3. Voán NSNN Tyû ñoàng 48,52 255.83 282,1 135,71 300 4. Voán töï boå sung Tyû ñoàng 150,35 939,34 1.139,78 2.015,7 2.560 5.Toång Doanh thu Tyû ñoàng 642 4.006,00 5.436.75 7.941,01 8.735 6. Noäp ngaân saùch Tyû ñoàng 37,13 516,23 686,67 388,08 435.56 7. Laõi tröôùc thueá Tyû ñoàng 123,49 494,52 340.86 752,14 Nguoàn: Baùo caùo quyeát toaùn caùc naêm 1991-2003 811.52 79 Maëc duø coøn raát non treû so vôùi caùc Haõng Haøng khoâng treân theá giôùi vaø lieân tuïc gaëp phaûi nhöõng khoù khaên,Toång coâng ty Haøng khoâng Vieät nam böôùc ñaàu ñaõ coù nhöõng ñoùng goùp vaøo coâng cuoäc phaùt trieån kinh teá - xaõ hoäi, taïo döïng hình aûnh veà moät ñaát nöôùc Vieät Nam ñoåi môùi trong con maét khaùch haøng trong vaø ngoaøi nöôùc. Trong nhöõng naêm gaàn ñaây, maëc duø gaëp khoâng ít khoù khaên nhö khuûng hoaûng taøi chính khu vöïc vaø aûnh höôûng cuûa noù trong naêm 1997-1998, ñoàng thôøi naêng löïc taøi chính ñeå ñaàu tö ñoäi maùy bay hieän ñaïi cuõng bò haïn cheá, nhöng Toång Coâng ty HKVN cuõng chuû ñoäng ñeà xuaát vôùi Chính phuû ñeå coù nhöõng ñoät phaù trong vieäc ñaàu tö ñoäi maùy bay vaø caùc cô sôû vaät chaát phuïc vuï vaän taûi haøng khoâng Do vaäy keát quaû kinh doanh vaän taûi trong nhöõng naêm gaàn ñaây luoân taêng vôùi nhòp ñoä maïnh, saûn xuaát kinh doanh coù laõi, hoaøn thaønh toát nghóa vuï ñoái vôùi nhaø nöôùc vaø taïo ñieàu kieän tích luyõ ñeå taùi ñaàu tö. 80 PHUÏ LUÏC 2 CÔ CAÁU TOÅ CHÖÙC CUÛA TCT HKVN Cô caáu toå chöùc cuûa Toång Coâng ty Haøng khoâng Vieät nam bao goàm: Hoäi ñoàng quaûn trò, Ban Kieåm soaùt, Toång Giaùm ñoác vaø boä maùy giuùp vieäc, caùc ñôn vò haïch toaùn ñoäc laäp vaø phuï thuoäc, caùc ñôn vò söï nghieäp. Bao goàm: Caùc ñôn vò ñoäc laäp - Coâng ty cung öùng xaêng daàu haøng khoâng (VINAPCO) - Coâng ty Xuaát nhaäp khaåu haøng khoâng (AIRIMEX) - Coâng ty Cung öùng dòch vuï haøng khoâng - Coâng ty Tö vaán, khaûo saùt thieát keá Haøng khoâng - Coâng ty Xaây duïng coâng trình haøng khoâng - Coâng ty nhöïa cao caáp haøng khoâng - Xí nghieäp vaän taûi oâ toâ haøng khoâng - Coâng ty In Haøng khoâng - Coâng ty Dòch vuï Haøng khoâng Saân bay Noäi baøi (NASCO) - Coâng ty Dòch vuï Haøng khoâng Saân bay Taân Sôn Nhaát (SASCO) - Coâng ty Dòch vuï Haøng khoâng Saân bay Ñaø naüng (MASCO) - Trung taâm cung öùng vaø Xuaát khaåu lao ñoäng haøng khoâng Caùc ñôn vò thuoäc khoái haïch toaùn phuï thuoäc - Coâng ty bay dòch vuï haøng khoâng (VASCO) 81 - Xí nghieäp Phuïc vuï thöông maïi maët ñaát Noäi baøi - Xí nghieäp Phuïc vuï thöông maïi maët ñaát Taân Sôn Nhaát - Xí nghieäp Phuïc vuï thöông maïi maët ñaát Ñaø naüng - Xí nghieäp Cheá bieán xuaát aên Noäi baøi - Xí nghieäp söûa chöõa maùy bay A75 - Xí nghieäp söûa chöõa maùy bay A76 - Trung taâm thoáng keâ vaø tin hoïc haøng khoâng - 18 Vaên phoøng chi nhaùnh Haøng khoâng Vieät nam taïi 15 nöôùc laø: Xingapo, Thaùi lan, Laøo, Cam pu chia, Ma lai xia, Trung quoác, Hoàng koâng, Nhaät baûn, Haøn quoác, Nga, Phaùp, Ñöùc, UÙc , Hoa kyø, Canada. Caùc ñôn vò söï nghieäp - Vieän khoa hoïc haøng khoâng - Tröôøng nghieäp vuï haøng khoâng - Trung taâm Y teá haøng khoâng Caùc coâng ty lieân doanh lieân keát - Coâng ty ABACUS VIETNAM (Abacus Distribution System Vietnam) - Xí nghieäp lieân doanh xuaát aên Taân Sôn Nhaát (VN/CX Catering Service) - Coâng ty Giao nhaän haøng hoaù (VINAKO Forwarding Co. Ltd) - Lieân doanh Kho haøng Taân Sôn Nhaát - Ngaân haøng Thöông maïi coå phaàn kyõ thöông (TECHCOM BANK) 82 Baûng 01 Moâ hình toå chöùc boä maùy giuùp vieäc cuûa Toång Coâng ty HKVN Toång Giaùm ñoác Boä phaän tham möu toång hôïp Khoái thöông maïi- dòch vuï Khoái khai thaùc bay Khoái kyõ thuaät + Vaên phoøng ñoái ngoïai +Ban taøi chính Keá toaùn +Ban Toå chöùc caùn boä +Ban Keá hoaïch ñaàu tö +Ban An toaøn, an ninh + Ban Tieáp thò Haønh khaùch + Ban Keá hoaïch thò tröôøng + Ban Tieáp Thò Haøng hoaù + Ban Dòch vuï thò tröôøng +Vaên phoøng khu vöïc trong nöôùc vaø chi nhaùnh HKVN ôû nöôùc ngoaøi + Ban Ñieàu haønh bay + Ñoaøn bay + Ñoaøn Tieáp vieân + Ban ñaûm baûo chaát löôïng khai thaùc + Trung taâm huaán luyeän bay + Ban Kyõ thuaät + Ban Ñaûm baûo chaát löôïng kyõ thuaät + Ban quaûn lyù vaät tö + Hangga A76 Ban kieåm soaùt 83 Moãi moät khoái thöïc hieän moät chöùc naêng, nhieäm vuï rieâng bieät nhö ñeå ñaûm baûo tính thoáng nhaát trong hoaït ñoäng, taïo theá maïnh toång hôïp, giöõa caùc khoái coù nhöõng moái quan heä khaêng khít vôùi nhau, hoã trôï nhau: + Hoaït ñoäng cuûa khoái tham möu toång hôïp: Boä phaän naøy chòu traùch nhieäm chính ñoái vôùi coâng taùc quaûn lyù chung cuûa Haøng khoâng Vieät nam bao goàm caùc hoaït ñoäng kieåm soaùt vaø laäp keá hoaïch caùc hoaït ñoäng thu chi, lao ñoäng, ñaàu tö, quaûn lyù vaät tö vaø coâng ngheä thoâng tin. + Hoaït ñoäng cuûa khoái thöông maïi : Hieän nay hoaït ñoäng kinh doanh cuûa haøng khoâng Vieät nam döïa chuû yeáu vaøo söï ñieàu haønh cuûa khoái thöông maïi. Boä phaän naøy coù traùch nhieäm trôï giuùp Toång Giaùm ñoác trong vieäc hoaïch ñònh chieán löôïc, quaûn lyù vaø ñieàu haønh hoaït ñoäng thöông maïi cuûa Haøng khoâng Vieät nam. + Hoaït ñoäng cuûa khoái kyõ thuaät vaø khai thaùc bay: Chòu traùch nhieäm chính ñoái vôùi hoaït ñoäng ñieàu haønh khai thaùc vaän chuyeån haønh khaùch vaø haøng hoaù vaø ñaûm baûo coâng taùc an ninh treân moãi chuyeán bay cuûa haøng khoâng Vieät nam. 84 PHUÏ LUÏC 4 QUI TRÌNH CAÁP PHAÙT VAØ LÖU ÑOÀ COÂNG TAÙC CAÁP PHAÙT Khaùch haøng yeâu caàu laäp thö caáp chöùng töø: − Ñôn vò baùn laäp thö yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø theo maãu qui ñònh trong SAM vaø göûi tröïc tieáp cho nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø cuûa Phoøng TCKT- VPKV Nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töøù vaø caùc taøi lieäu lieân quan: − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø nhaän thö yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø do ñôn vò baùn chuyeån ñeán cuøng döõ lieäu, taøi lieäu coù lieân quan. Kieåm tra: − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø kieåm tra tính hôïp leä cuûa thö caáp phaùt vaø caùc chöùng töø thanh toaùn coù lieân quan goàm: + Thö yeâu caàu caáp phaùt chöùng töø cuûa caùc ñôn vò baùn phaûi ñöôïc ñieàn ñaày ñuû noäi dung theo maãu quy ñònh, coù chöõ kyù vaø daáu cuûa ngöôøi coù thaåm quyeàn cuûa ñôn vò baùn. + Baùo caùo thu baùn vaø chöùng töø vaän taûi ñaõ baùn keøm theo (noäp theo kyø quy ñònh). + Baùo caùo ñieàu chænh thu baùn vaø soá löôïng chöùng töø ñaõ qua xöû lyù cuûa thaùng tröôùc (neáu coù). 85 + Chöùng töø chuyeån tieàn qua ngaân haøng ñaõ coù chöõ kyù xaùc nhaän ngaøy chuyeån tieàn cuûa ngaân haøng beân ñôn vò baùn, phieáu thu ñaõ coù chöõ kyù xaùc nhaän ñaõ thu tieàn cuûa thuû quyõ. + Hoaù ñôn taøi chính hôïp leä ( caùc ñaïi lyù xuaát cho HKVN veà khoaûn hoa hoàng ñöôïc höôûng). + Neáu phaùt hieän tröôøng hôïp baát thöôøng veà thanh toaùn, tieàn coïc, noäp baùo caùo baùn...Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø baùo caùo laõnh ñaïo tröïc tieáp ñeà nghò phöông aùn giaûi quyeát. Nhaäp lieäu vaø In Phieáu xuaát kho, in soå − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø nhaäp soá lieäu lieân quan vaøo chöông trình quaûn lyù caáp phaùt, in phieáu xuaát kho chuyeån cho Thuû kho − Cuoái ngaøy Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt phaûi in caùc trang soå theo doõi caáp phaùt cho caùc ñaïi lyù ñaõ caáp phaùt trong ngaøy Caáp chöùng töø − Thuû kho caên cöù vaøo soá löôïng vaø seri chöùng töø treân Phieáu xuaá kho tieán haønh caáp phaùt chöùng töø cho ñaïi ly.ù Löu 01 lieân vaø chuyeån baûn chính thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaù Phieáu xuaát kho ñeán Keá toaùn kho. − Khaùch haøng nhaän veù vaø giöõ 01 lieân thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu xuaát kho Keá toaùn kho theo doõi nhaäp xuaát toàn − Keá toaùn kho chöùøng töø nhaän 01 baûn chính thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu xuaát kho ñaõ caáp, tieán haønh ghi soå keá toaùn theo doõi nhaäp, xuaát, toàn kho chöùng töø. 86 Kieåm soaùt: − Cuoái moãi tuaàn Tröôûng phoøng Taøi chính keá toaùn hoaëc ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn kieåm tra “SOÅ THEO DOÕI CAÁP CHÖÙNG TÖØ” vaø “ THÖ YEÂU CAÀU CAÁP CHÖÙNG TÖØ ” vaø kyù kieåm soaùt . Löu hoà sô: − Keá toaùn kho löu hoà sô thö yeâu caàu caáp chöùng töø , phieáu xuaát kho(baûn chính keøm vôùi soå keá toaùn kho). − Thuû kho löu 01 baûn sao Phieáu xuaát kho . − Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt löu Soå theo doõi caáp chöùng töø keøm caùc chöùng töø thanh toaùn coù lieân quan. − Caùc chöùng töø treân ñöôïc löu taïi nôi laøm vieäc 1 naêm, trong thaùng ñaàu naêm sau ñöôïc chuyeån cho kho hoà sô löu tröõ taäp trung. 87 S TT NOÄI DUNG CUÛA LÖU ÑOÀ QUI TRÌNH CAÁP PHAÙT TRAÙCH NHIEÄM/ THÔØI GIAN 1. Khaùch haøng thöïc hieän khi coù nhu caàu caáp chöùng töø Khaùch haøng laäp thö yeâu caàu caáp chöùng töø 2. Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng tö kieåm tra thö yeâu caàu caáp phaùt vaø caùc chöùng töø thanh toaùn. 3. Nhaân vieân caáp phaùt chöùng töø thöïc hieän trong voøng 1 ngaøy keå töø ngaøy nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töø 4. Nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töøù vaø caùc taøi lieäu lieân quan Nhaân vieân phuï traùch caáp phaùt chöùng töø . thöïc hieän ngay sau khi kieåm tra 5. Thuû kho chöùng töø vaän taûi caáp chöùng töø . ngay sau khi nhaän ñöôïc Phieáu xuaát kho 6. Khaùch haøng nhaän chöùng töø. Ñoàng thôøi vôùi böôùc caáp chöùng töøù 7. Keá toaùn kho chöùng töø nhaän thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu Xuaát kho ñaõ ñöôïc caáp phaùt ,ghi soå keá toaùn . Trong voøng 01 ngaøy sau khi caáp chöùng töø 8. Keá toaùn kho trình Tröôûng P.TCKT hoaëc ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn kieåm soaùt thö yeâu caàu caáp chöùng töø vaø Phieáu xuaát kho . Moãi tuaàn 01 laàn thôøi gian kieåm soaùt laø 02 ngaøy. 9. Keá toaùn kho löu taïi nôi laøm vieäc trong 1 naêm, sau ñoù, chuyeån kho hoà sô löu tröõ taäp trung löu tröõ Kieåm tra Löu hoà sô Xaùc ñònh soá chöùng töøø caáp, laäp phieáu xuaát kho Khoâng hôïp leää Caáp chöùng töø Nhaän chöùng töøù Hôïp leä Kieåm soaùt Nhaän Phieáu xuaát kho vaø yeâu caàu ñaõ caáp phaùt 88 89