Đề án Công tác kế toán tại công ty CP Nam Việt

công ty. NAVI 5 - Kinh doanh sản phẩm gỗ dùng trang trí nội thất gia đình và văn phòng như : kệ, tủ hồ sơ, bàn ghế làm việc… - Giới thiệu sản phẩm của Công ty ra thị trường. - Thực hiện kinh doanh do Công ty giao. - Mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty. Mục tiêu, phương hướng phát triển trong thời gian tới. - Xây dựng thương hiệu công ty và thương hiệu sản phẩm. - Tập trung cũng cố và phát triễn hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty: * Tấm lợp và các sản phẩm xi măng sợi : nghiên cứu chuẩn bị đầu tư dây chuyền sản xuất tám phẳng xi măng sợi. * Sản xuất chế biến gỗ : tăng cường hoạt động xuất khẩu đồng thời phát triển thị trường nội địa. - Đẩy mạnh tiến độ triển khai dự án Khu Kỹ Nghệ Gỗ Navifico. - Chuẩn bị và tiến hành các thủ tục cần thiết cho việc khai thác mặt bằng nhà máy hiện hữu thành khu chung cư kết hợp thương mại. - Xây dựng các liên kết với các đối tác chiến lược thông qua việc liên kết đầu tư vốn , chuyển giao công nghệ, liên kết thị trường. Yêu cầu quản lý: Bộ phận kế toán là bộ phận quan trọng trong một công ty . Đó là một bộ phận mang tính chất đặc thù riêng biệt và có nhiều ảnh hưởng của công ty không những vậy bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm về cung cấp thông tin : bao gồm các đối tượng bên trong cho nên việc xây dựng tổ chức công tác kế toán trong công ty phải thoả các yêu cầu quản lý đó là: Tuân thủ luật pháp và các định chế tài chính kế toán vì kế toán là một chuỗi, một dây chuyền chịu sự chi phối của nhiều bộ luật nhiều quy phạm pháp luật cùng một lúc. Ví dụ như luật thống kê , luật kế toán, luật thuế thu nhập doanh nghiệp, luật thuế GTGT… Cung cấp thông tin cho bên tronng và bên ngoài doanh nghiệp theo đúng luật. Ví dụ: cung cấp thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, cổ đông, đối tác… qua báo cáo tài chính. Cung cấp thông tin cho đối tượng bên trong doanh nghiệp như cho ra báo cáo quản trị để báo cáo lên ban giám đốc của công ty Tuy nhiên, việc cung cấp thông tin này yêu cầu phải chính xác, trung thực, kịp thời và phải thoả mãn chế độ kế toán chuẩn mực kế toán và thảo mãn kiểm soát nội bộ. Trong hạch toán kế toán, kế toán Việt Nam phải sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, đây là quy định bắt buộc của luật kế toán. Mọi đơn vị tiền tệ ngoại tệ đều phải quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thời điểm. Bộ phận kế toán của công ty Việt Nam phải được xây dựng và hoạt động thoả mãn quan điểm, đường lối, cách thức quản lý, phương thúc sử dụng nguồn nhân lực của công ty. Đối với công ty sản xuất như các công ty Việt Nam thì việc tính giá khi cung cấp thông tin là một việc rất quan trọng nó không những ảnh hưởng đến vấn đề lợi nhuận mà còn ảnh hưởng tới chiến lược lâu dài Cuối mỗi năm kế toán phải cho ra báo cáo tài chính hợp nhất. Bộ phận kế toán cón làm chức năng hỗ trợ, cung cấp thông tin cho bộ phận nhân sự trong việc ra quyết định về vấn đề nhân sự, tính toán tiền lương và các khoản ưu đãi cho nhân viên theo yêu cầu của cấp quản lý. Bộ phận kế toán phải hỗ trợ cho các cấp quản lý trung gian như các trưởng phòng, phó phòng các phòng ban trong công ty. Đ ẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KẾ TOÁN Hình thức tổ chức: Là công ty cổ phần hoạt động trên 5 lĩnh vực; - Chế biến sản phẩm gỗ xuất khẩu - Sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng - Cơ khí chế tạo máy - Thiết kế, thi công xây lắp các công trình công nghiệp dân dụng - Kinh doanh địa ốc - Kinh doanh du lịch Có 5 xí nghiệp trực thuộc là: + Xí nghiệp sản xuất tấm lợp và cấu kiện bê tông (NAVI 1) Ngành nghề hoạt động : sản xuất tấm lợp, tấm vách xi măng sợi, gạch block,gạch lát vỉa hè. + Xí nghiệp cơ khí chế tạo (NAVI 2) Ngành nghề hoạt động : chế tạo máy và thiết bị sản xuất tấm lợp công nghệ seo, hệ thống hút bụi Optiflow, máy móc chế biến gỗ, nhập khẩu và kinh doanh thiết bị chế biến gỗ, thi công lắp đặt hệ thống khi nén, thang cáp điện công nghiệp. + Xí nghiệp kinh doanh (NAVI 3) Ngành nghề hoạt động: hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu. + Xí nghiệp NAVI – FURNITURE (NAVI 4) Ngành nghề hoạt động: sản xuất công nghiệp, sản phẩm gỗ nội thất. + Xí nghiệp NAVI – DÉCOR (NAVI 5) Ngành nghề hoạt động: sản xuất sản phẩm gỗ nội thất công trình, trang trí nội thất. Chính vậy mà đơn vị có tổ chức công tác kế toán với đặc thù kinh doanh của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần NAVIFICO Kế toán trưởng (Trưởng phòng). Thủ quỹ Kế toán Tài sản cố định. Kế toán công nợ Kế toán tổng hợp (Phó phòng) Kế toán thanh toán tiền lương Kế toán tiền. Kế toán hàng hóa. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng: - Xét duyệt các phiếu xuất nhập nguyên vật liệu - Quản lý và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận kế toán viên - Xét duyệt sổ sách của kế toán viên - Trình bày báo cáo tài chính trước hôi đồng quản trị cuối niên độ Kế toán tổng hợp: -Thực hiện các nhiệm vụ do kế toán trưởng phân công -Thay mặt cho kế toán trưởng khi kế toán trưởng vắng mặt Kế toán tài sản cố định: -Ghi chép, theo dõi về tình hình tăng tăng giảm tài sản cố định, hao mòn tài sản cố định, báo hỏng tài sản cố định. Kế toán thanh toán và tiền lương: - Lập bảng chấm công - Lập bảng thanh toán lương - Lập các khoản trích theo lương Kế toán bán hàng: - Quản lý các nghiệp vụ phát sinh về mua bán bán hàng hóa - Theo dõi tình hình tiêu thụ của công ty Kế toán tồn kho: - Lập thẻ kho - Quản lý hàng tồn kho - Kiểm kê hàng tồn Kế toán công nợ: -Theo dõi các khoản thu chi -Các khoản phải thu khach hàng -Các khoản phải trả nhà cung cấp -Các khoản phát sinh khác Thủ quỹ: -Quản lý tiền của công ty -Chịu trách nhiệm về việc thu chi tiền theo quyết định của giám đốc, kế toán trưởng. Kế toán tiền: - Tạm ứng lương, chi tiền mặt, chuyển khoản, thu hồi các khoản tạm ứng, các khoản chi phí phát sinh bằng tiền mặt. Hình thức kế toán công ty áp dụng Hình thức kế toán trên máy tính Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung Chính sách kế toán Chế độ kế toán áp dụng: Chế độ kế toán Việt Nam theo quyết định số 1141TC/QĐ/CĐKT ngày 1/1/1995 và quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính. YÊU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN Niên độ kế toán Niên độ kế toán của công ty bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 kết thúc niên độ ngày 31 tháng 12. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác là Đồng Việt Nam Trong hạch toán kế toán, kế toán Việt Nam phải sử dụng đơn vị tiền tệ là đồng Việt Nam, đây là quy định bắt buộc của luật kế toán. Mọi đơn vị tiền tệ ngoại tệ đều phải quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá thời điểm. Các chế độ kế toán áp dụng: 1.Hạch toán ngoại tệ theo phương pháp tỷ giá thực tế. Trường hợp nhập ngoại tệ vào quỹ tiền mặt hoặc gửi ngoại tệ vào ngân hàng: phải quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trường hợp mua ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào ngân hàng bằng Đồng Việt Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán. Trường hợp rút ngoại tệ thì quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá đang phản ánh trên sổ kế toán theo phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO). 2.Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ là thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT. Thuế GTGT đầu vào bằng (=) Tổng số thuế GTGT ghi trên hoá đơn GTGT mua hàng hoá, dịch vụ ( bao gồm cả TSCĐ) dùng cho sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT, số thuế GTGT ghi trên chứng từ nộp thuế của hàng hoá nhập khẩu, hoặc chứng từ nộp thuế GTGT thay cho phía nước ngoài theo quy định của Bộ Tài Chính. Xác định thuế GTGT đầu ra phải nộp khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ: Khi bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ phải lập hoá đơn GTGT, trên hoá đơn GTGT phải ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT phải nộp và tổng giá thanh toán. 3.Hạch toán hàng tồn theo phương pháp kê khai thường xuyên: Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có, tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho, so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. 4.Khi xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ, doanh nghiệp áp dụng phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO): Áp dụng dựa trên giả định là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trước thì được xuất trước, và giá trị hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là giá trị hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. 5.Kế toán chi tiết hàng tồn kho Cả về giá trị và hiện vật theo từng thứ, từng loại, quy cách vật tư, hàng hoá theo từng địa điểm quản lý và sử dụng, luôn phải đảm bảo sự khớp, đúng cả về giá trị và hiện vật giữa thực tế về vật tư, hàng hoá với sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư. 6. Lập dự phòng phải thu khó đòi: Cuối niên độ kế toán doanh nghiệp xác định các khoản nợ phải thu khó đòi hoặc có khả năng không đòi được để trích lập hoặc hoàn nhập khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào hoặc ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp của kỳ báo cáo. Nguyên tắc, căn cứ lập dự phòng là phải có bằng chứng đáng tin cậy về các khoản nợ phải thu khó đòi ( khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản,… nên không hoặc khó có khả năng thanh toán, doanh nghiệp đã làm thủ tục đòi nợ nhiều lần vẫn không thu được nợ). Các khoản phải thu được coi là phải thu khó đòi phải có các bằng chứng chủ yếu sau: - Số tiền phải thu phải theo dõi được cho từng đối tượng, theo từng nội dung, từng khoản nợ, trong đó ghi rõ số nợ phải thu khó đòi. - Phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận về số tiền còn nợ chưa trả bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ,… Căn cứ để ghi nhận là một khoản phải thu khó đòi là: - Nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trong hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ, bản cam kết hợp đồng hoặc cam kết nợ, doanh nghiệp đã đòi nhiều lần nhưng chưa được. - Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, mất tích, bỏ trốn. Đối với những khoản phải thu khó đòi kéo dài trong nhiều năm, doanh nghiệp đã cố gắng dùng mọi biện pháp để thu nợ nhưng vẫn không thu được nợ và xác định khách nợ thực sự không có khả năng thanh toán thì doanh nghiệp có thể xoá những khoản nợ phải thu khó đòi trên sổ kế toán. Việc xoá các khoản nợ khó đòi phải được sự đồng ý của Hội đồng quản trị doanh nghiệp. 7.Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Thời gian khấu hao được xem xét lại vào cuối mỗi năm tài chính. Nếu thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản khác biệt lớn so với các ước tính trước đó thì thời gian khấu hao phải được thay đổi tương ứng. Đối với TSCĐ vô hình, phải tuỳ thời gian phát huy hiệu quả để trích khấu hao tính từ khi TSCĐ được đưa vào sử dụng (theo hợp đồng, cam kết,…). Trình bày về yêu cầu thông tin: Như chúng ta đã biết công ty nào cũng muốn tạo ra một hệ thống kế toán tốt cho riêng công ty của mình. Một hệ thống kế toán tốt phải đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng. Các thông tin kế toán cần cung cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như sự kịp thời. Để xác định yêu cầu thông tin, khi tiến hành tổ chức công tác kế toán cần xác định các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trong và ngoài doanh nghiệp. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin kế toán bên ngoài doanh nghiệp, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính theo luật định. Những thông tin này được thể hiện thông qua hệ thống các chỉ tiêu trong hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán. Đối với các đối tượng sử dụng thông tin bên trong doanh nghiệp, cần phân cấp quản lý. Mỗi cấp quản lý cần xác định các hoạt động, các quyết định mà cấp quản lý đó cần đưa ra, cần thực hiện; và từ đó xác định thông tin kế toán cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định đó. các loại thông tin, ý nghĩa, tầm quan trọng của từng loại thông tin: Thông tin tài chính: là các loại báo cáo tài chính hàng năm của công ty gồm Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Những thông tin này phản ánh tổng quát về sản nghiệp, kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ. Cung cấp thông tin tài chính cho đối tượng bên ngoài như nhà cung cấp, cổ đông, đối thủ cạnh tranh, cơ quan thuế, thanh tra, ngân hàng… và chủ yếu phục vụ cho các nhu cầu quản lý vĩ mô. Thông tin quản trị: là những loại thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, như thông tin về doanh thu bán hàng, nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm, tình hình xuất nhập khẩu hàng hóa nguyên vật liệu, thông tin về nhân sự, nghiên cứu phát triển thị trường, nợ phải trả, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm… Những thông tin này cung cấp cho các nhà quản lý và đối tượng trong nội bộ công ty, đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc của doanh nghiệp. BẢNG MÔ TẢ NHU CẦU THÔNG TIN KẾ TOÁN STT Người sử dụng Nội dung thông tin Mục tiêu Phạm vi Trong DN Ngoài DN 1 ĐHCĐ, HĐQT, BKS Các báo cáo tài chính, lợi nhuận, thông tin về tình hình hoạt động của công ty Kiểm soát, kiểm tra các báo cáo tài chính, kiểm soát hoạt động kinh doanh… x x 2 Các cổ đông, các đối thủ cạnh tranh, cơ quan thuế… Các báo cáo tài chính, giá cổ phiếu, tỷ lệ trả cổ tức, lợi nhuận kinh doanh của công ty Đánh giá tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện đúng nghĩa vụ đối với các cơ quản có thẩm quyền x 3 Ban Giám đốc Thông tin về doanh thu, chi phí, lợi nhuận thuần Đánh giá kết quả hoạt động của công ty x 4 Giám đốc tài chính Thông tin về nợ phải thu khách hàng, tình hình thanh toán, tình hình chiết khấu cho khách hàng trong kỳ kế toán, và kế hoạch kinh doanh của công ty trong kỳ sau. Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc đưa ra các chính sách tín dụng cho phù hợp x 5 Trưởng phòng nghiên cứu phát triển, đầu tư, quản lý chất lượng Thông tin về công nghệ, chất lượng sản phẩm Tham mưu cho giám đốc các phương án mở rộng sản xuất kinh doanh, lên kế hoạch kinh doanh, hoạch định các chiến lược đầu tư phát triển… 6 Trưởng phòng xuất nhập khẩu và marketing Thông tin về sản phẩm, thông tin về thị trường trong và ngoài nước Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh xuất nhập khẩu. giới thiệu chào bán sản phẩm, khảo sát thị trường… x 7 Trưởng phòng hành chính, quản trị nhân sự và sản xuất Thông tin về quy chế, tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự. Tham mưu cho ban Tổng giám đốc về bộ máy quản lý, bố trí nhân lực cho phù hợp với yêu cầu phát triển của công ty x 8 Trưởng phòng kế toán tài chính Thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các quy định mới của cơ quan quản lý cấp trên… Theo dõi công nợ, phản ánh và đề xuất kế hoạch thu chi tiền mặt và các hình thức thanh toán khác, thực hiện công tác quyết toán quý, sáu tháng, năm đúng niên độ. x ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN VÀ ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT Danh mục đối tượng kế toán 01 Doanh thu 1.1 Doanh thu bán hàng 1.1.1 Doanh thu bán hàng qua đại lý Hàng hoá 1.1.2 Doanh thu bán hàng qua showroom Hàng hoá 1.1.3 Doanh thu bán lẻ Hàng hoá 1.1.4 Doanh thu hoạt động tài chính Hàng hoá 1.1.5 Doanh thu bán hàng khác 1.3 Doanh thu nội bộ 02 Các khoản chiết khấu Hàng hoá 2.1.1 Chiết khấu thương mại khách hàng Hàng hoá, vật tư 2.1.2 Chiết khấu thương mại từ các đối tác 2.2.1 Chiết khấu thanh toán khch hàng Hàng hoá, vật tư 2.2.2 Chiết khấu thanh toán từ các đối tác Nhà cung cấp đại lý, showroom ... 2.3 Các khoản hoa hồng Đối tác, nhà cung cấp 03 Giảm giá Hàng hoá 04 Giá vốn hàng bán Giảm giá hàng bán Hàng hoá 05 Phải thu, phải trả 5.1 Phải thu Khách hàng, đại lý, showroom ... 5.1.1 Phải thu khách hàng Khách hàng, đại lý, showroom ... 5.1.2 Phải thu nội bộ 5.1.3 Phải thu khac khác 5.2 Phải trả Khách hàng, nhà cung cấp... 5.2.1 Phải trả người bán Nhà cung cấp đại lý, showroom ... 5.2.2 Phải trả công nhân viên Công nhân viên 5.2.3 Phải trả nội bộ 5.2.4 Phải trả , phải nộp khác 06 Đầu tư 6.1 Đầu tư dài hạn Các khoản mục đầu tư 6.1.1 Bất động sản đầu tư 6.1.2 Đầu tư vào công ty con,LD, LK 6.1.3 Đầu tư dài hạn khác 6.2 Đầu tư ngắn hạn 6.2.1 Đầu tư chứng khoán 6.2.2 Đầu tư ngắn hạn khác 07 Dự phòng 7.1 Dự phòng giảm giá ĐTDH Các khoản mục dự phòng 7.2 Dự phòng giảm giá ĐTNH 7.3 Dự phòng giảm giá 7.4 Dự phòng phải thu khó đòi 7.5 Dụ phòng giảm giá hàng tồn kho 7.6 Dự phòng khác 08 Chi phí 8.1 Chi phí trả trước Trả trước 8.2 Chi phí sản xuất Chi phí xản xuất, kinh doanh 8.2.1 Chi phí NVL 8.2.2 Chi phí nhân công 8.2.3 Chi phí sản xuất chung 8.3 Chi phí bán hàng 8.4 Chi phí quản lý 8.5 Chi phí tài chính 8.6 Chi phí khác 09 Tài sản  Tăng giảm TSCĐ 9.1 TSCĐ hữu hình 9.2 TSCĐ vô hình 10 Nguồn vốn  Tăng giảm nguồn vốn kinh doanh 10.1 Nguồn vốn chủ sở hữu 10.2 Nguồn vốn kinh doanh Danh mục đối tượng quản lý chi tiết STT TÊN ĐỐI TƯỢNG NỘI DUNG MÔ TẢ NỘI DUNG QUẢN LÝ PHƯƠNG PHÁP Mã hoá 1 Khách hàng Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, loại khách hàng Theo dõi chi tiết từng khách hàng nợ phải thu, chi tiết theo từng chứng từ, theo dõi gốc nguyên tệ Khu vực- loại khách hàng- tên khách hàng- mã khách hàng KH01 2 Nhà cung cấp Tên nhà cung cấp, mặt hàng cung cấp, địa chỉ, số điện thoại Chi tiết theo chứng từ, theo dõi nợ phải trả theo từng tài khoản chi tiết Tên viết tắt nhà cung cấp- loại hàng cung cấp-mã nhà cung cấp CC01 3 Hàng hóa Tên hàng hóa, mã hàng, hình thức phân phối hàng, loại hàng Quản lý hàng tồn kho theo từng loại hàng, tình hình tiêu thụ, phương thức vận chuyển, định kỳ kiểm kê từng loại Tên hàng- mã hàng- loại hàng HH01 4 Tài khoản Ngân hàng Số hiệu tài khoản, tên Ngân hàng, số tài khoản, hình thức ngân hàng Chi tiết từng tài khoản, từng đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh hàng ngày, định kỳ đối chiếu Mã tên ngân hàng- số tài khoản NH01 5 Vật tư Tên vật tư, loại vật tư, mã vật tư, nơi sử dụng Quản lý nhập kho, xuất kho vật tư từng nơi sử dụng, định kỳ kiểm kê Tên vật tư- mã vật tư- loại vật tư VT01 6 Tài sản cố định Tên tài sản cố định, loại tài sản cố định, số hiệu tài khoản, nơi sử dụng tài sản cố định Theo dõi chi tiết tình hình tăng, giảm, hao mòn tài sản cố định, theo dõi từng nơi sử dụngtheo từng loại Tên tài sản- mã tài sản- loại tài sản TS01 7 Nguyên vật liệu Loai nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số hiệu tài khoản, nơi sử dụng Theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu , chi tiết từng nơi sử dụng, định kỳ kiểm kê Tên nguyên vật liệu- mã nguyên vật liệu- loại nguyên vật liệu VL01 8 Phân xưởng Tên phân xưởng, loại phân xưởng Quản lý hoạt động của từng phân xưởng Tên phân xưởng- loại phân xưởng PX01 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ Danh mục chứng từ Bảng danh sách các chứng tư sử dụng STT Tên chứng từ Người lập Nơi duyệt Mục đích sử dụng 01 Đơn đặt hàng khách hàng Khách hàng BP bán hàng Xác lập quan hệ vơi khách hàng 02 Lệnh bán hàng BP xư lý đơn đặt hàng Trưởng BP bán hàng Cơ sở lập hoá đơn phiếu xuất kho 03 Phiếu đóng gói BP kho Trưởng BP kho Xác nhận số lượng, chủng loại... 04 Phiếu xuất kho BP kho Trưởng BP kho Xác nhận số lượng, chủng loại...Cơ sở ghi nhận doanh thu 05 Phiếu nhập kho BP kho Trưởng BP kho 06 Phiếu vận chuyển BP Giao hàng Trưởng BP bán hàng Cơ sở xác nhận khách hàng chấp nhận thanh toán 07 Phiếu giao hàng BP Giao hàng Trưởng BP bán hàng Cơ sở xác nhận khách hàng chấp nhận thanh toán 08 Hoá đơn vận chuyển Các BP Trưởng BP Thuê dịch vụ vận chuyển 09 Hoá đơn bán hàng BP bán hàng Trưởng BP bán hàng Chứng từ ghi nhận doanh thu, thuế phải nộp nhà nước 10 Giấy báo thanh toán BP kế toán Giám đốc Yêu cầu KH thực hiện nghĩa vụ thanh toán 11 Biên lai, biên nhận BP kế toán Trưởng BP kế toán Chứng từ ghi nhận doanh thu, thuế phải nộp nhà nước 12 Phiếu thu BP kế toán Trưởng BP kế toán Xác nhận khách hàng đã thanh toán 13 Phiếu chi BP kế toán Giám đốc Xác nhận đã thực hiện nghĩa vụ thanh toán 14 Giấy báo nợ Khách hàng Xác nhận nghĩa vụ thanh toán 15 Báo cáo phải thu khách hàng theo thời hạn BP kế toán Trưởng BP kế toán Cơ sở xác lập khoản nợ khó đòi 16 Báo cáo phải trả người bán theo thời hạn 17 Chứng từ ghi có; phiếu định khoản BP kế toán Giám đốc Xác nhận ghi giảm TK phải thu KH 18 Chứng từ ghi nợ; phiếu định khoản BP kế toán Giám đốc Trả lại hàng, giảm giá, chiết khấu,... 19 Phiếu yêu cấu hàng hoá, dịch vụ Các BP Trưởng BP Xác nhận Y/C mua HH, DV 20 Phiếu yêu cấu NVL,... Các BP Trưởng BP Xác nhận Y/C mua NVL,... 21 Giấy xác nhận đơn hàng BP bán hàng Trưởng BP bán hàng Xác nhận đơn đặt háng đã được duyệt 22 Báo cáo nhận hàng BP nhận hàng Trưởng BP bán hàng Căn cứ ghi tăng hàng tồn kho 24 Bảng phân bổ, kết chuyển BP kế toán Trưởng BP kế toán Căn cứ tính giá thành 25 Phiếu tính giá thành BP kế toán Trưởng BP kế toán Xác lập giá vốn xuất kho 23 Thẻ thời gian BP kế toán Trưởng BP kế toán Căn cứ tính lương phải tra CNV 26 Bảng chấm công BP kế toán Trưởng BP kế toán Căn cứ xác lập chi phí 27 Bảng kê lương BP kế toán Trưởng BP kế toán Căn cứ xác lập chi phí SXKD 28 Bảng kê sử dụng TSCĐ BP kế toán Trưởng BP kế toán Căn cứ xác lập chi phí SXKD 29 Bảng trích khấu hao TSCĐ BP kế toán Trưởng BP kế toán Căn cứ xác lập chi phí SXKD 30 Biên bản thanh lý Các BP Trưởng BP Căn cứ xác lập chi phí, thuế phải nộp 31 Biên nhận bàn giao Các BP Trưởng BP Căn cứ xác lập chi phí, thuế phải nộp Phiếu nhập kho Mục đích lập Phiếu xuất kho: sử dụng trong trường hợp đối với nguyên vật liệu, CCDC,… mua qua kho được xuất ra để sản xuất hay phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Phương pháp lập Căn cứ theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC(ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC), theo Mẫu số:02-VT Biểu mẫu CÔNG TY CỔ PHẦN NAM VIỆT P.Phước Long B, Q9, TP HCM Số phiếu: XFN03/02 TK Nợ: 6211 TK Có: 1521 PHIẾU XUẤT KHO Ngày 01 tháng 03 năm 2010 Bộ phận sử dụng: XÍ NGHIỆP SẢN XUẤT TẤM LỢP – NAVI 1 Đối tượng sử dụng: sản xuất Xuất từ kho Kho nguyên vật liệu – tấm lợp STT Mả vật tư Nội dung ĐVT Thực xuất Đơn giá Thành tiền 01 AAM002 Xuất amiant565 - sx Tấn 12.0000 9,760,505 117,120,600 02 ATS001 Xuất sợi thủy tinh - sx Tấn 0.2720 3,518 956,896 03 AGV001 Xuất giấy vụn - sx Kg 2,400.0000 4,226 10,142,960 Cộng thành tiền:128,220,456 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi tám triệu hai trăm hai mươi ngàn bốn trăm năm mươi sáu đồng chẳn./. Thủ trưởng P.KD Thủ kho Người nhận Người lập phiếu Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: Giới thiệu và phân tích khái quát về nghiệp vụ bán hàng: 1. Giới thiệu : Hoạt động bán hàng được nằm trong chu trình doanh thu của doanh nghiệp. chu trình doanh thu bao dồm các nghiệp vụ kinh tế ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán. Trong nghiệp vụ bán hàng có bốn sự kiện kinh tế xãy ra, đó là: Nhận đơn đặt hàng của khách hàng Giao hàng hoá hoặc dịch vụ cho khách hàng Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền Nhận tiền thanh toán Trong quy trình bán hàng có hai loại: Bán hàng thu tiền ngay: các sự kiện kinh tế xảy ra cùng một lúc nên hệ thống kế toán ghi chép bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán Bán chịu hàng hoá hoặc dịch vụ: mỗi sự kiện kinh tế xãy ra tạo một nghiệp vụ kế toán tại những thời điểm khác nhau. 2. Phân tích khái quát về nghiệp vụ bán hàng: Nhận và xử lý đặt hàng của khách hàng Đây là bước xử lý đầu tiên của nghiệp vụ bán hàng, bước nhận đơn đặt hàng gồm các hình thức Nhận đơn đặt hàng trực tiếp: Nhân viên khinh doanh nhận đơn đặt hàng trực tiếp từ các khách hàng là các cá nhân tổ chức, đơn vị, các công ty khác. Nhận đơn đặt hàng gián tiếp: Phòng kinh doanh nhận đơn đặt hàng qua điện thoại,Fax,… Đối với hình thức nhận đơn đặt hàng thì lưu ý trong đơn đặt hàng phải ghi đầy đủ các thông tin như là: Tên và địa chỉ đơn vị bán( công ty), số lượng hàng, thời gian giao nhận, phương thức vận chuyển hàng, hình thức thanh toán.. Khi đã có đủ các yêu cầu trên bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ khách hàng nhận yêu cầu , lập lệnh bán hàng chuyển bộ phận tín dụng chấp nhận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng Để giảm rủi ro do không thu được tiền nợ mã khách hàng được xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp nhận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có làm tổng mức nợ của khách hàng nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu Trong bước này thì tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có hai bộ phận là bán hàng tín dụng thuộc chức năng tái vụ. Gửi hàng cho khách hàng: Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ phận gựi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng này cho khách hàng theo địa điểm định trước khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. Giấy gửi hàng này có thể là bản sao của PackingSlip hoặc có thể là vận đơn(Bill of Lading). Vận đơn là chứng từ giao nhận hàng giữ hộ bộ phận gửi hàng và người vận tải bao gồm các thông tin liên quan tới hàng gửi như: chủng loại, số lượng hàng, trọng lượng hàng. Lập hoá đơn bán hàng Đây là bước công việc thứ 3 trong chu trình doanh thus sau khi hàng được gửi cho khách hàng, giấy gửi hàng được chuyển đến bọ phận lập hoá đơn.lúc này bộ phận lập hoá đơn đã có đủ chu7nng1 từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ có liên quan và lập hoá đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng. Nhận tiền thanh toán: Đây là bước xử lý cuối cùng trong chu trình khi khách hàng gửi check thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại lập bảng kê nhận check thanh toan và chuyển check thanh toán này cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu, thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền khách hàng thanh toán. v Trong trường hợp hàng bị khách hàng trả lại hoặc xoá nợ phải thu: Nếu khách hàng trả lại hàng, bộ phận nhận hàng sẽ nhận hàng và lập phiếu nhập kho cho số lượng hàng bị trả lại. căn cứ phiếu nhập kho bộ phận hoá đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng trả lại. căn cứ chứng từ này, kế toán phải thu điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng. Trong trường hợp: Doanh nghiệp không thể thu nợ căn cứ bảng phân tích nợ phải thu theo thời hạn nợ, trưởng tài vụ ký duyệt cho xoá nợ phải thu căn cứ vào đó bộ phận lập hoá đơn lập Credit Memo ghi nhận nghiệp vụ xoá nợ phải thu và căn cứ chứng từ này kế toán phải thu ghi giảm chi tiết phải thu khách hàng. Credit Memo là chứng từ kế toán ghi nhận các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thhu như hàng bán không đúng yêu cầu bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán hoặc xoá nợ phải thu do ghi sổ sai. Chứng từ này ghi tên người mua chủng loại hàng, số lượng, đơn giá, số tiền của hàng bị trả lại hoặc giảm giá. Một bản của chứng từ này được gửi cho người mua trong trường hợp hàng trả lại hoặc giảm giá hàng bán. Công ty Cổ Phần Nam Việt ĐƠN ĐẶT HÀNG BM 01- BH Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm… Tên người đặt hàng: ……………………………………………….. Đơn vị……………………………………………………………….. Địa chỉ:…………………………………………………………….. Điện thoại :………………………….. Fax: ………………………. Hình thức thanh toán:………………..Tại:………..Số tài khoản:……… Số TT Tên sản phẩm Quy cách, đóng gói Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời gian giao hàng Địa điểm giao hàng Ghi chú quy trình và luân chuyển chứng từ Công ty Cổ Phần Nam Việt Bộ phận Tài Chính Kế Toán QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ Nghiệp vụ bán chịu hàng hoá Người viết quy trình…………… Ngày………. Người kiểm tra………………….Ngày………. Người xét duyệt…………………Ngày……… 1. Phạm vi áp dụng: Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán chịu hay còn gọi là bán trả chậm, giao nhận hàng tại kho công ty theo phương thức nhận hnag2 với đối tượng khách hàng là các nhà phân phối đả ký hợp đồng với công ty, không áp dụng cho các đối tượng khách hàng khác hay các phương thức bán hàng khác 2. Danh mục chứng từ sử dụng: - Hợp đồng nhà phân phối Mẩu số -Đơn đặt hàng của khách hàng - Lệnh bán hàng Mẫu số - Hoá đơn GTGT Mẫu số - Phiếu xuất kho Mẫu số - Phiếu giao hàng Mẫu số 3. Quy trình chung Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận xử lý đơn hàng kiểm tra đối chiếu với hợp đồng nhà phân phối, lập lệnh bán hàng gồm 3 liên có thể được in hoặc viết tay, cả 3 liên của lệnh bán hàng này được chuyển cho trưởng phòng kinh doanh kiểm tra và ký duyệt, sau đó chuyển sang phòng tài chính kế toán. Trưởng bộ phận tín dụng kiểm tra giới hạn tín dụng các điều kiện tín dụng khác sau đó ký duyệt trên chứng từ và chuyển trả phòng kinh doanh. - Liên một của lệnh bán hàng đã được duyệt được lưu theo thứ tự của chứng từ đính kèm đơn đặt hàng của khách hàng liên 2 chuyển cho bộ phận lập hoá đơn và liên 3 được chuyển sang cho bộ phận giao nhận hàng hàng hoá, phiếu xuất kho làm 2 liên chuẩn bị các thủ tục giao hàng. - Khi khách hàng đến nhận hàng bộ phận giao nhận hàng thực hiện việc giao hàng thủ kho ký xác nhận trên các liên của phiếu giao hàng và phiếu xuất kho liên 2 của phiếu xuất kho được giử lại kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyển về phòng tài chính kế toán, liên 1 của phiếu xuất kho được lưu theo thứ tự số tại bộ phận giao hàng. Liên 1 của phiếu giao hàng được lưu kèm với liên 3 lệnh bán hàng lưu theo thứ tự số chứng từ liên 2 giao cho khách hàng như bảng kê chi tiết đóng gói hàng hoá và liên 3 chuyển về phòng tài chính kế toán. - Khách hàng mang liên 2 của phiếu giao hàng đến bộ phận lập hoá đơn sau khi kiểm tra đối chiếu bộ phận hoá đơn sẽ lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận lập hoá đơn đính kèm với lệnh bán hàng, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 chuyển về phòng kế toán. - Phiếu giao hàng và hoá đơn được chuyển đến bộ phận kế toán bán hàng, sau khi kiểm tra chứng từ kế toán bán hàng ghi sổ chi tiết bán hàng sổ chi tiết thuế GTGT sau đó chuyển sang bộ phận kế toán phải thu, kế toán phải thu ghi sổ nhật ký bán hàng sổ chi tiết phải thu khách hnag2 hoá đơn và phiếu giao hàng được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã khách hàng. Phiếu xuất kho chuyển đến bộ phận kế toán kho để ghi sổ chi tiết hàng hoá, sau đó lưu tại bộ phận này kế toán hàng đã tiêu thụ, chuyển đến cho kế toán tổng hợp việc ghi nhật ký chung và ghi sổ cái do kế toán tổng hợp thực hiện. Quy trình này được áp dụng trong điều kiện ghi chép kế toán thủ công theo hình thức nhật ký chung. 4. Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ: -Thời gian luân chuyển chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lể theo quy định. - xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về phòng tài chính kế toán chậm nhất là một ngày nhận đơn đặt hàng. - Phòng tài chính kế toán xét duyệt lệnh bán hàng và chuyển trả phòng kinh doanh không quá 1 ngày từ ngày nhận chứng từ. - Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng và hoá đơn được chuyển về phòng tài chính kế toán ngay sau khi nghiệp vụ được thực hiện và không quá 1 ngày kể từ ngày lập chứng từ. 5. Quy định khác: Phòng tài chính kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay đề nghị huỷ các chứng từ không được lập chính xác không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên. Tất cả ý kiến thắc mắc đề nghị chỉnh sửa quy định này cần được thông báo về phòng tài chính kế toán trước thời điểm hiệu lực. Trong trường hợp công ty tiến hành tin học hoá, quy trình này có thể được hoàn chỉnh và được thông báo đến các bộ phận có liên quan ít nhất 5 ngày trước khi được áp dụng. 6. Thời hạn hiệu lực: Quy trình này có hiệu lực sau 5 ngày kể từ ngày ký 7. Thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu : 7.1 Giới thiệu chung về hoạt động bán hàng và thu tiền: Khi xây dựng quy trình lập và luân chuyển chứng từ cần lưu ý đến các ảnh hưởng của việc sử dụng phần mềm kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán có nhiều chứng từ do nhiều phần mềm kế toán in ra, do đó không thể là cơ sở nhập liệu, đồng thời có nhiều việc được thực hiện riêng lẽ khi làm kế toán thủ công có thể gộp chung khi làm kế toán máy. Điều này sẽ dẫn đến việc điều chỉnh quy trình cho phù hợp Khi tổ chức công tác kế toán trong điều kiện tin học hoá thay đổi cho việc ghi sổ thủ công là việc nhập liệu vào phần mềm kế toán. Do đó, ở doanh nghiệp có 2 hoạt động thường xuyên phát sinh nhất là: nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. công việc của kế toán bán hàng và kế toán thu tiền phải làm việc ghi sổ các hoạt động phát sinh hàng ngày của doanh nghiệp tức là kế toán phải ghi thủ công số liệu để nhập vào phần mềm kế toán. Do đó sau khi xây dựng quá trình luân chuyển chứng từ cần phải xác định các nội dung nhập liệu cần tiết và phù hợp với các nghiệp vụ phát sinh trong doanh nghiệp vào phần mềm và các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu cũng là một trong những cơ sở để có sự an toàn về các dữ liệu được nhập vào phần mềm kế toán thì đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các vấn đề về việc mua phần mềm kế toán nào cho phù hợp hay là mua hệ thống ERP và những loại chừng từ nào sẽ được in ra từ phần mềm. Từ đó sẽ giúp cho doanh nghiệp kiểm soát quá trình nhập liệu của bộ phận kế toán nhất là kế toán bán hàng và kế toán thu tiền một cách chặt chẽ và phù hợp với quy trình lập và luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp với nghiệp vụ bán chịu hàng hoá. 7.2. Thiết lập mẫu kiểm soát nhập liệu: Bộ phận nhập liệu : Kế toán bán hàng Cơ sở nhập liệu : Hóa đơn GTGT do phòng kinh doanh chuyển đến. Chứng từ tham chiếu: Phiếu xuất kho, phiếu giao hàng. Yêu cầu nhập liệu : Việc nhập liệu cần được thực hiện ngay khi nhận và kiểm tra, đối chiếu chứng từ. Đảm bảo nhập đầy đủ và chính xác các dữ liệu vào hệ thống. Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm tra tính trình tự số chứng từ: Hạn chế việc ghi trùng hay bỏ sót nghiệp vụ Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống: chứng từ được nhập 1 lần và luân chuyển trong hệ thống máy tính Xét duyệt nghiệp vụ: Dữ liệu phải được xét duyệt trước khi nhập vào hệ thống Đánh dấu chứng từ đã sử dụng Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ (vd dùng cho hóa đơn) Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu Kiểm tra ràng buộc dữ liệu: tránh xóa dữ liệu Kiểm tra xử lý dữ liệu phù hợp: kiểm tra tính phù hợp giữa các dữ liệu có liên hệ nhau Kiểm tra trường hợp ngoại lệ: hàng tkho âm, tiền âm Đối chiếu dữ liệu xử lý với bên ngoài: đối chiếu công nợ, ngân hàng… Đối chiếu số tổng hợp và số chi tiết Báo cáo sau mỗi quá trình xử lý Kiểm soát kết xuất, báo cáo Kiểm tra thời điểm, thời kì kết xuất, sử dụng báo cáo, thông tin Phân chia quyền được kết xuất và sử dụng báo cáo, thông tin Quy định chế độ bảo mật thông tin Kiểm tra nguồn gốc phát sinh: Từ các thông tin trên báo cáo có thể xem các chứng từ gốc liên quan HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG Ô nhập liệu Thủ tục kiểm soát nhập liệu Hợp lý Đầy đủ Chính xác Kiểu dữ liệu Mặc định Tự động Kiểm tra số học Kiểm tra dấu Chứng từ X x x x x Xét duyệt chứng từ X x x Định dạng trước màn hình nhập liệu X + Định dạng kiểu field X X + Tự động di chuyển X + Giá trị mặc định X Truy vấn trực tuyến X + Đưa ra các thông báo chỉ dẫn X X X Kiểm tra nhập dữ liệu: X + Kiểm tra hợp lý X X + Chứng từ/mẫu tin + Kiểm tra chính xác về số học X X + Tạo số kiểm tra X X X X Thông báo phản hồi X X X X X Kiểm tra độc lập X X X X Hướng dẫn sửa chữa các dữ liệu sai xX X X X Nhập liệu ngay khi phát sinh X X Chữ kí điện tử X X Truy xuất các dữ liệu trong tập tin chính thông qua các mã số X X X X X X X So sánh dữ liệu nhập với tập tin chính X X X X X X X Sử dụng chứng từ luân chuyển X Kiểm tra số tổng của lô X X X X X Kiểm tra trình tự X X + Kiểm tra trình tự các chứng từ trong lô + Kiểm tra trình tự giữa các lô chứng từ liên tiếp nhau X X X Tạo tập tin liệt kê tình trạng hiện hành các mẫu tin X X X X X 8. Lưu đồ Xuất kho 1.2 Kiểm tra hàng tồn kho 1.0 Lệnh bán hàng Lập hoá đơn 1.4 Lập giấy gửi hàng Kho hàng Khách hàng Kế toán phải thu Gửi hàng Lệh bán hàng Xuất kho Hàng Xuất hàng Gửi hàng Lệnh bán hàng Lệnh bán Hoá Đặt Đặt hàng hàng hàng đơn (liên 3) Bắt đầu KH Đặt hàng Lập LBH 6 5 4 3 V 2 2 LBH 1 CN bán chịu KH 4 LBH được CN 3 Xuất kho N Lập GGH 3 2 Giấy GH 1 LBH được CN 2 Giấy GH 1 LBH được CN 2 LBH 1 ĐH Lập HĐ BH 3 2 HĐ BH 1 Kiểm tra CT Gửi hàng Ghi NK Ghi sổ chi tiết LBH 2 Giấy GH 2 D Hoá đơn 1 Giấy GH 1 LBH 1 ĐH LBH được CN 2 HĐ BH 2 D N Kết thúc Chi tiết KH NK 4 LBH được CN 3 LBH 2 LBH được CN 2 KH N [Hồ sơ gửi hàng (LBH) [Hồ sơ nhận chưa xử lý] hàng (LBH) chưa xử lý] HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TK1 TK2 TK3 Teân taøi khoaûn Theo dõi chi tiết Ghi chú 111 Tieàn Maët Tiến và các khoản tương đương tiền 1111 11111 Tieàn Maët baèng ñoàng VN 1112 11121 Tieàn Maët baèng ngoaïi teä 112 Tieàn gôûi Ngaân Haøng 1121 11211 Tieàn gôûi Ngaân Haøng baèng ñoàng VN 1122 11221 Tieàn gôûi Ngaân Haøng baèng ngoaïi teä 113 1131 11311 Tieàn ñang chuyeån 121 Ñaàu Tö chöùng khoaùn ngaén haïn Các khoản đầu tư chi tiết theo tung khoản mục 1211 12111 Coå phieáu 1212 12121 Traùi phieáu 128 Goùp voán lieân doanh Cho từng đối tác góp vốn liên doanh 1281 12811 Goùp voán lieân doanh CTY A1 12811 Goùp voán lieân doanh CTY A2 12811 Goùp voán lieân doanh CTY A3 12811 Goùp voán lieân doanh CTY A4 1288 12881 Ñaàu tö ngaén haïn khaùc 129 Döï phoøng Giaûm giaù Theo từng đối tượnglập dự phòng 1291 12911 Döï phoøng Giaûm giaù BĐS 12912 Döï phoøng Giaûm giaù ÑTDH 12913 Döï phoøng Giaûm giaù HH nhóm B 12914 Döï phoøng Giaûm giaù HH nhóm A 12915 Döï phoøng Giaûm giaù khác 131 Phaûi thu khaùch haøng Chi tiết theo từng khách hàng 1311 13111 Khaùch haøng H1 13112 Khaùch haøng H2 13113 Khaùch haøng H3 13114 Khaùch haøng H4 13115 Khaùch haøng H5 13116 Khaùch haøng H6 13117 Khaùch haøng H7 133 Thueá VAT ñaàu vaøo ñöôïc KT 1331 13311 Thueá GTGT ñöôïc khaáu tröø HH, DV 1332 13321 Thueá GTGT ñöôïc khaáu tröø TSCÑ 136 Phaûi thu noäi boä Chi tiết theo từng đối tượng 1361 13611 Phaûi thu noäi boä XN1 13612 Phaûi thu noäi boä XN2 13613 Phaûi thu noäi boä XN3 13614 Phaûi thu noäi boä XN4 1368 13681 Phaûi thu noäi boä khaùc 138 Taøi saûn thieáu chôø xöû lyù chưa rõ nguyên nhân Chi tiết theo từng đối tượng 1381 13811 Taøi saûn thieáu chôø xöû lyù C 13812 Taøi saûn thieáu chôø xöû lyù B 13818 Taøi saûn thieáu chôø xöû lyù........ 1388 13881 Phaûi Thu Khaùc 139 1391 13911 Döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi đơn vị h1 13912 Döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi đơn vị h2 13913 Döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi đơn vị h3 13918 Döï phoøng phaûi thu khoù ñoøi đơn vị khác 141 Taïm öùng 1411 14111 Nhân viên A1 14112 Nhân viên A2 14113 Nhân viên A3 14114 Nhân viên A4 14115 Nhân viên A5 14118 Nhân viên ... 1412 14121 Tạm ứng khác 142 Chi phí traû tröôùc ngắn hạn Các khoản trích trước 1421 14211 Chi phí traû tröôùc 1422 14221 Chi phí chôø phaân boå 641 14222 Chi phí chôø phaân boå 642 144 Theá chaáp KCKQ daøi haïn Chi tiết theo từng khoản mục 1441 14411 Theá chaáp, kyù cöôïc, kyù quyõ 1442 14421 Kyù quyõ taïi doanh nghieäp A 14422 Kyù quyõ taïi doanh nghieäp B 14423 Kyù quyõ taïi doanh nghieäp C 14424 Kyù quyõ taïi doanh nghieäp D 14425 Kyù quyõ taïi doanh nghieäp khác 151 Haøng ñang ñi ñöôøêng Hàng có HĐ chưa nhập kho DN 1511 15111 Haøng A mua ñang ñi treân ñöôøng 15112 Haøng mua ñang ñi treân ñöôøng khác 1512 15121 Vật tư đang đi trên đường 152 Nguyeân vaät lieäu Chi tiết theo từng chủng loại NVL,CCDC 1521 15211 Vaät lieäu chính A1 15212 Vaät lieäu chính A2 15213 Vaät lieäu chính A3 15218 Vaät lieäu chính khác 1522 15221 Vaät lieäu phuï B1 15222 Vaät lieäu phuï B2 15223 Vaät lieäu phuï B3 15224 Vaät lieäu phuï B4 15228 Vaät lieäu phuï khác 1523 15231 Phí vaän chuyeån NVL 15232 Nhieân lieäu C1 15233 Nhieân lieäu C2 15238 Nhieân lieäu khác 1524 15241 Phuï tuøng P1 15242 Phuï tuøng P2 15248 Phụ tùng khác 153 Coâng cuï, duïng cuï 1531 15311 Duïng cuï C1 15312 Duïng cuï C2 15313 Duïng cuï C3 1532 15321 Chi phí vận chuyển 154 CPSX dôû dang 1541 15411 CPSX dôû dang SP A1 tận hợp chi phí theo từng loai măt hàng 15412 CPSX dôû dang SP A2 15413 CPSX dôû dang SP A3 15414 CPSX dôû dang SP A4 1542 15421 CPSX dôû dang SP B1 15422 CPSX dôû dang SP B2 15423 CPSX dôû dang SP B3 15424 CPSX dôû dang SP B4 15431 CPSX dôû dang SP phụ 155 Saûn phaåm Giá thành, số lượng, chủng loại...của từng loai sản phẩm 1551 15511 Saûn phaåm A1 15512 Saûn phaåm A2 15513 Saûn phaåm A3 15514 Saûn phaåm A4 1552 15512 Saûn phaåm B1 15513 Saûn phaåm B2 15514 Saûn phaåm B3 15515 Saûn phaåm B4 1553 15331 Sản phẩm phụ khác 156 Haøng hoùa Giá thành, số lượng, chủng loại...của từng loai hàng hoá 1561 15611 Haøng H1 15612 Haøng H2 15613 Haøng H3 15614 Haøng H4 15615 Haøng H5 15616 Haøng H6 1562 15621 Chi phí mua haøng 157 Haøng gôûi ñi baùn Giá thành, số lượng, chủng loại...Theo từng đơn vị ký gửi 1571 15711 Haøng H1 15712 Haøng H2 15713 Haøng H3 15714 Haøng H4 15715 Haøng H5 15716 Haøng H6 159 1591 15911 Döï phoøng giaûm giaù haøng toàn kho Theo từng nhóm hàng 211 TSCĐHH Tăng, giảm TSCĐ 2111 21111 TSCĐHH Nhaø cöûa 2112 21121 TSCĐHH Maùy moùc thieát bò 2113 21131 TSCĐHH Phöông tieän vaän chuyeån 2114 21141 TSCĐHH Thieát bò vaên phoøng 2118 21181 TSCĐHH khác 212 2121 21211 Taøi Saûn Coá Ñònh thueâ taøi chaùnh 213 Taøi Saûn Coá Ñònh voâ hình 2131 21311 Quyeàn söû duïng ñaát 2132 21312 Quyeàn phaùt haønh 2133 21313 Baûn quyeàn, baèng saùng cheá 2134 21314 Nhaõn hieän haøng hoùa 2135 21315 Phaàn meàm maùy tính 2136 21316 Giaáy pheùp vaø giaáy pheùp nhöôïng quyeàn 2138 21381 TSCÑ voâ hình khaùc 214 Hao moøn TSCÑ Chi tiết cho từng loại tài sản 2141 21411 Hao moøn TSCÑ höõu hình 2142 21421 Hao moøn TSCÑ ñi thueâ 2143 21431 Hao moøn TSCÑ voâ hình 221 2211 22111 Ñaàu Tö Chöùng Khoaùn Daøi Haïn Chi tiết cho từng loại 228 2281 22811 Ñaàu Tö Daøi haïn khaùc 229 2291 22911 Döï phoøng Giaûm giaù ÑTDH 241 Xaây döïùng cô baûn dôû dang Chi tiết cho từng hạng mục 2412 24121 Xaây döïùng cô baûn dôû dang 2413 24131 Söûa chöõa lôùn TSCÑ 242 2421 24211 Chi phí traû tröôùc daøi haïn Chi phí traû tröôùc 243 2431 24311 Taøi saûn thueá thu nhaäp hoaõn laïi thueá thu nhaäp hoaõn laï 244 2441 24411 Kyù quyõ, kyù cöôïc daøi haïn 311 Vay ngaén haïn Nguồn vốn huy động ngăn hạn 3111 31111 Vay ngaén haïn VNÑ 3112 31121 Vay ngaén haïn ngoaïi teä 3113 3113 Vay quaù haïn VNÑ 315 3151 31511 Nôï daøi haïn ñeán haïn traû Chi tiết theo từng đối tượng 331 Phaûi traû cho ngöôøi baùn 3311 33111 Nhaø cung caáp 33112 Ñôn vò S1 33113 Ñôn vò S2 33114 Ñôn vò S3 33115 Ñôn vò S4 33116 Ñôn vò S5 33117 Cty Ñieän Löïc 333 Thueá, caùc khoaûn noäp NN Quyền vá nghĩa vụ đối với nhà nước 3331 33311 Thueá GTGT phaûi noäp 3332 33321 Thueá tieâu thuï ñaëc bieät 3333 33331 Thueá xuaát khaåu, nhaäp khaåu 3334 33341 Thueá thu nhaäp doanh nghieäp 3335 33351 Thueá thu nhaäp caù nhaân 3336 33361 Thueá taøi nguyeân 3337 33371 Thueá nhaø ñaát, tieàn thueâ ñaát 3338 33381 Caùc loaïi thueá khaùc 3339 33391 Phí, leä phí, caùc khoaûn phaûi noäp khaùc 334 Phaûi traû coâng nhaân vieân Phaûi traû coâng nhaân vieân 3341 33411 Thanh toaùn tieàn löông 3342 33421 Thanh toaùn tieàn phụ cấp 3343 33431 Tieàn thöôûng 335 Chi phí phaûi traû 3351 33511 Tieàn löông coâng nhaân nghæ pheùp 3352 33521 CP söõa chöûa TSCÑ (coù KH) 3353 33531 CP ngöøng saûn xuaát 3354 33541 CP baûo haønh SP 336 3361 33611 Phaûi traû noäi boä 338 3381 33811 TS thöøa chôø giaûi quyeát 3382 33821 Kinh Phí Coâng Ñoaøn 3383 33831 Baûo Hieåm Xaõ Hoäi 3384 33841 Baûo Hieåm Y Teá 3388 33881 Phaûi traû, Phaûi noäp khaùc 3389 33891 Baûo Hieåm TN 341 Vay daøi haïn 3411 34121 Vay daøi haïn VNÑ 3412 34112 Vay daøi haïn ngoaïi teä 342 Nôï daøi haïn 3421 34211 Nôï daøi haïn thueâ taøi chính 3422 34221 Nôï daøi haïn khaùc 343 3431 34411 Nhaän kyù quyõ, kyù cöôïc daøi haïn 411 4111 41111 Nguoàn voán lieân doanh 412 4121 41211 Ch/leäch ñ/giaù laïi Taøi Saûn 4122 41221 Cheânh leäch ñ/giaù laïi TSCD LD 413 4131 41311 Cheânh leäch tæ giaù 414 4141 41411 Quyõ ñaàu tö phaùt trieån 415 4151 41511 Quyõ döï phoøng taøi chaùnh 421 Laõi chöa phaân phoái 4211 42111 Lôïi nhuaän chöa phaân phoái naêm tröôùc 4212 42121 Lôïi nhuaän chöa phaân phoái naêm nay 431 Quyõ khen thöôûng, phuùc lôïi 4311 43111 Quyõ khen thöôûng 4312 43121 Quyõ phuùc lôïi 441 4411 44111 Nguoàn voán Ñaàu tö XDCB 451 4511 45111 Quõy quaûn lyù caáp treân 511 5111 51111 Doanh thu baùn haøng Doanh thu 512 5121 51211 Doanh thu noäi boä 515 Doanh thu hoat ñoäng taøi chính 5151 51511 Doanh thu hoaït ñoäng taøi chaùnh 5152 51521 Doanh thu hoaït ñoäng taøi chính khaùc 521 5211 52111 Chieát khaáu thöông maïi Các khoản giảm DT 531 5311 53111 Haøng baùn bò traû laïi 532 5321 53211 Giaûm giaù haøng baùn 621 Chi phí NVL SP Chi phí sản xuất 6211 62111 Saûn phaåm A1 62112 Saûn phaåm A2 62113 Saûn phaåm A3 621 62114 Saûn phaåm A4 6212 62121 Saûn phaåm B1 62122 Saûn phaåm B2 62123 Saûn phaåm B3 62124 Saûn phaåm B4 622 Chi phí NC SP 6221 62211 Saûn phaåm A1 62212 Saûn phaåm A2 62213 Saûn phaåm A3 62214 Saûn phaåm A4 6222 62221 Saûn phaåm B1 62222 Saûn phaåm B2 62223 Saûn phaåm B3 62224 Saûn phaåm B4 627 Chi phí Saûn xuaát chung 6271 62711 Saûn phaåm A1 62712 Saûn phaåm A2 62713 Saûn phaåm A3 62714 Saûn phaåm A4 6272 62721 Saûn phaåm B1 62722 Saûn phaåm B2 62723 Saûn phaåm B3 62724 Saûn phaåm B4 632 6321 63211 Giaù voán haøng baùn Gía xuất kho 635 Chi phí taøi chính Chi phí taøi chính 6351 63511 Chi phí taøi chính, traû laõ vay 6352 63521 Chi phí taøi chính khaùc 641 6411 64111 C.phí baùn haøng Chi phí taøi chính 642 6421 64211 C.phí quaûn lyù 711 7111 71111 Thu nhaäp khaùc 811 8111 81111 Chi phí khaùc 821 8211 82111 Chi phí thueá thu nhaäp doanh nghieäp hieän haønh 821 8212 82121 Chi phí thueá thu nhaäp doanh nghieäp hoaõn laïi 911 9111 91111 Xaùc ñònh keát quaû kinh doanh Nhận Xét. Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin đã làm cho khoảng cách ngày càng gần hơn, không gian ngày càng thu hẹp, thông tin ngày càng nhanh và nhiều hơn chỉ cần một cái click chuột. Đối với các công ty thì nơi cung cấp thông tin quan trọng nhất là phòng kế toán, đó là nơi đưa ra các thông tin phục vụ cho các quyết định mang tính chất chiến lược của công ty. Cho nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong điều kiện tin học hoá là một việc rất quan trọng và cần thiết. Nhờ công nghệ thông tin và các phần mềm kế toán ứng dụng mà kế toán có, sẽ giảm bớt được khối lượng công việc, các dữ liệu kế toán sẽ được xử lý nhanh nhạy và chính xác hơn, lưu trữ dữ liệu được lâu hơn với dung lượng lớn hơn. Tuy nhiên cũng phải lưu ý tới tính bảo mật và đảm bảo yêu cầu kiểm soát nội bộ. Không những thế hệ thống kế toán tốt với ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại còn góp phần khẳng định tầm cở và vị thế công ty trên thị trường. Trong kinh doanh mục tiêu lớn nhất của nhà quản lý là lợi nhuận đó cũng là mục tiêu chung của toàn công ty và là nhiệm vụ then chốt của phòng kế toán và các phòng ban như Phòng tài chính , Phòng kế hoạch, Phòng marketing….Muốn vậy thì việc ứng dụng công nghệ thông tin đối với toàn công ty, các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán là một đòi hỏi, yêu cầu cần thiết và vô cùng quan trọng. MỤC LỤC