Đề án Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng 47

u mã sử dụng khác nhau. Việc sử dụng vật liệu trong xây dựng rất đa dạng, cho nên số lượng, cơ cấu vật liệu đưa vào sản xuất rất phong phú, nhiều chủng loại, nhiều quy cách, mẫu mã khác nhau. Ngoài ra sản phẩm xây dựng là những công trình cố định, phân tán nhiều địa bàn khác nhau, do đó giá trị của một đơn vị vật liệu không giống nhau vì nó phụ thuộc vào nguồn khai thác, chế biến và cự ly vận chuyển của từng địa bàn. Vật liệu của Công ty bao gồm những loại vật liệu như: Xi măng, đá, gỗ, sắt thép, sơn, vôi,… Chính vì những đặc điểm nêu trên của vật liệu nên đòi hỏi Công ty phải có phương pháp quản lý và kế toán vật liệu cho phù hợp với tình hình thực tế đảm bảo kịp thời, chính xác, phục vụ tốt cho chỉ đạo sản xuất. 2.2.2. Phân loại, công tác quản lý và đánh giá về NVL tại Công ty 2.2.2.1. Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu trong Công ty là một trong những điều kiện quan trọng và có ý nghĩa to lớn, giúp cho kế toán vật liệu thực hiện tốt công tác kế toán vật liệu một cách có hiệu quả trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Đối với các đơn vị xây dựng, do tính chất và đặc điểm của vật liệu, đồng thời để dễ theo dõi quản lý và kế toán từng loại vật liệu tiêu hao vào công trình, người ta phân vật liệu làm các loại như sau: - Nguyên vật liệu chính: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Nguyên vật liệu chính cũng bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất như: Xi măng, sắt, thép, cát, đá, sỏi, gỗ,… - Nguyên vật liệu phụ: Những nguyên vật liệu có tính chất phụ, không tham gia cấu thành nên thực thể của công trình nhưng lại có tác dụng bổ trợ hay hoàn thiện sản phẩm xây lắp như: Dầu phụ, nhựa đường, cót ép, dây cáp điện,… - Nhiên liệu: Có tính chất tương tự như vật liệu phụ nhưng cũng có những đặc điểm riêng. Do đó nên để tách ra theo dõi, được dùng cho các xe máy, vận chuyển vật tư đến các công trình. Ngoài ra còn dùng để chạy xe con phục vụ chuyên chở cán bộ công nhân viên. Ví dụ: Dầu Diesel, xăng,… - Phụ tùng thay thế: những chi tiết, phụ tùng dự trữ nhằm thay thế chúng trong quá trình sử dụng máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,… như: Xăm lốp, cần khoan, búa khoan,… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là loại vật liệu đã loại ra trong quá trình sản xuất, thanh lý TSCĐ nhưng có thể tận dụng lại được hoặc bán ra ngoài như: Sắt vụn, mạt cưa,… 2.2.2.2. Công tác quản lý vật liệu ª Công tác quản lý vật liệu ở các xí nghiệp trực thuộc: - Các xí nghiệp chịu trách nhiệm lập kế hoạch vật liệu cho cả năm, quý, tháng cho từng công trình của đơn vị mình. - Tổ chức công tác thu mua, cung ứng vật liệu được kịp thời theo tiến độ thi công của từng công trình. - Tổ chức quản lý vật liệu theo đúng những quy định của Công ty về công tác quản lý vật liệu trong thu mua, bảo quản, sử dụng và thực hiện đúng các chế độ báo cáo vật liệu, kiểm kê vật liệu theo quy định của Nhà nước. - Tổ chức quyết toán vật liệu cho từng công trình khi hoàn thành bàn giao hoặc theo khối lượng hàng tháng, có đánh giá nhận xét mức độ tiết kiệm, lãng phí vật liệu trong thi công. ª Công tác quản lý vật liệu ở Công ty: - Tổ chức thu mua, cung ứng, bảo quản, sử dụng vật liệu của các công trình. Phần lớn các công trình thi công có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian thi công trên một năm nên Công ty trực tiếp chỉ đạo và quản lý các mặt hoạt động của các xí nghiệp trực thuộc… - Làm nhiệm vụ tổng hợp giá trị vật liệu của các đơn vị của các đơn vị toàn Công ty để lập báo cáo tháng, quý, năm. - Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý vật liệu cho các đơn vị trực thuộc… - Tổ chức quyết toán vật liệu cho từng công trình khi hoàn thành bàn giao hoặc theo khối lượng thực hiện hàng tháng, có đánh giá nhận xét mức độ tiết kiệm, lãng phí vật liệu trong thi công. 2.2.2.3. Đánh giá NVL 2.2.2.3.1. Tính giá thực tế NVL nhập ü Đối với nguyên vật liệu mua vào nhập kho thường xuyên biến động về giá cả, kế toán nguyên vật liệu phải phản ánh theo giá thực tế được xác định tùy theo nguồn nhập. Do đặc điểm của từng loại vật liệu, Công ty đã áp dụng phương pháp đánh giá vật liệu theo giá thực tế vật liệu mua vào để tính giá nhập. Giá trị thực tế vật liệu mua vào = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các loại thuế không được hoàn lại + Các chi phí thu mua liên quan - Các khoản giảm trừ (nếu có) Ví dụ: Theo hóa đơn số 023501 ngày 07 tháng 01 năm 2010, Công ty Cổ phần xây dựng 47 đã mua 5000 kg xi măng Hoàng Mai PCB 40 tại Công ty Cổ phần xi măng vật liệu xây dựng – xây lắp Đà Nẵng, với đơn giá mua là 1.028,57 đ/kg thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt và nhập kho theo phiếu nhập số 05 Giá trị thực tế xi măng nhập kho = (5000 x 1.028,57) + 514.285 = 5.657.135đ ü Đối với vật liệu thuê ngoài chế biến xong và nhập kho: Phòng cung ứng căn cứ vào phiếu giao hàng của công trình nhận gia công chế biến để lập phiếu nhập kho vật tư sau đó chuyển cho thủ kho. Thủ kho căn cứ vào phiếu tiến hành kiểm nhận vật tư và ghi số lượng thực nhập và cùng với người giao ký tên vào 03 bản (người giao giữ 1 bản, thủ kho giữ 1 bản, phòng cung ứng vật tư giữ 1 bản sau đó chuyển cho phòng kế toán để làm căn cứ ghi sổ). Ví dụ: Trong kỳ Công ty xuất kho một số vật liệu chính thuê ngoài gia công. Cuối kỳ, số vật liệu này đã gia công xong, kiểm nhận, nhập kho. Giá thực tế vật liệu xuất gia công 150.000.000đ, chi phí thuê gia công đã trả bằng tiền mặt là 15.400.000đ (trong đó thuế GTGT là 1.400.000 đồng). Giá trị thực tế vật liệu nhập = 150.000.000 + 14.000.000 = 164.000.000đ 2.2.2.3.2. Tính giá thực tế NVL xuất Do giá cả trên thị trường biến động thường xuyên và được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, do đó Công ty CPXD 47 đã áp dụng phương pháp xuất kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Ví dụ: Ngày 01 tháng 01 năm 2010 Công ty có một số nguyên vật liệu tồn kho đầu tháng như sau: - Xi măng Bỉm Sơn 2000kg với đơn giá là 1.000đ/kg Ngày 03 tháng 01 năm 2010 nhập kho 3000kg xi măng Bỉm Sơn với đơn giá nhập là 1.100đ/kg Ngày 05 tháng 01 năm 2010 xuất kho 4000kg xi măng Bỉm Sơn cho thi công công trình Đồng Nai 4. Giá trị thực tế xi măng xuất kho = (2000 x 1.000) + (2000 x 1.100) = 4.200.000đ 2.2.3. Tình hình kế toán NVL tại Công ty 2.2.3.1. Chứng từ sử dụng, trình tự lập, luân chuyển và xử lý chứng từ 2.2.3.1.1. Đối với NVL nhập kho µ Các chứng từ liên quan đến nhập kho vật tư tại Công ty - Giấy đề nghị cung ứng vật tư (do công trường lập gửi về phòng vật tư xe máy và được lưu tại phòng vật tư xe máy) - Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Phiếu nhập kho µ Cách lập và luân chuyển chứng từ Tại Công ty Cổ phần xây dựng 47, khi có yêu cầu cung ứng vật tư từ các đơn vị công trường gửi về phòng vật tư xe máy. Phòng vật tư xe máy sẽ kiểm tra, theo dõi và thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư theo đúng yêu cầu. Sau đó phòng vật tư xe máy chuyển toàn bộ chứng từ sang cho phòng kế toán tài vụ. Bộ phận kế toán vật tư tiến hành kiểm tra, đối chiếu và lên chứng từ vật tư. Phiếu nhập kho được dùng để xác định số lượng vật tư, giá trị vật tư nhập kho và làm căn cứ để ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng, xác định trách nhiệm với những người có liên quan và ghi sổ kế toán. Do đó phiếu nhập kho cần phải ghi đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ. Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên: Sau khi có đầy đủ các chữ ký của thủ trưởng đơn vị, người giao hàng, thủ kho thì 3 liên sẽ được phân chia và luân chuyển như sau: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư xe máy của Công ty 47 - Liên 2: Do thủ kho giữ để ghi thẻ kho - Liên 3: Giao cho kế toán vật tư µ Ví dụ về nhập kho nguyên vật liệu tại Công ty CPXD 47 trong tháng 1/2010 như sau: Theo hóa đơn số 023603 ngày 07 tháng 01 năm 2010, Công ty Cổ phần xây dựng 47 đã mua 5000 kg xi măng Hoàng Mai PCB 40 tại Công ty Cổ phần xi măng vật liệu xây dựng – xây lắp Đà Nẵng, với đơn giá mua là 1.028,57đ/kg, thuế GTGT 10%. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt và nhập kho theo phiếu nhập số 05. µ Theo ví dụ trên, sẽ có những hóa đơn, chứng từ sau( Trang bên) § Sau khi hàng hóa mua về, kế toán căn cứ vào hóa đơn và kiểm tra số lượng, quy cách, phẩm chất hàng hóa, nếu thấy đúng số lượng, quy cách phẩm chất thì nhân viên phòng vật tư xe máy tiến hành lập phiếu nhập. Với trình tự kiểm tra kế toán này thì đơn vị đã có sự kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc nhập NVL giữa số lượng thực tế nhập kho với chứng từ do người mua vật tư mang về và tiến hành định khoản như sau: Nợ TK 152 : 5.142.850 Nợ TK 1331 : 514.2850 Có TK 1111 : 5.657.135 Cùng với việc theo dõi hạch toán thì kế toán căn cứ biên bản liên quan như mẫu biên bản kiểm nghiệm có số liệu thực tế § Hóa đơn GTGT (hóa đơn bán hàng) HÓA ĐƠN Mẫu số: 01 GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: CA/2007T Liên 2: (Khách hàng) No 023603 Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Đơn vị bán hàng: Chi nhánh Công ty Cổ phần xi măng VL XD – XL Đà nẵng Mã số thuế: 04 00101820 006 Địa chỉ: 72 – Tây Sơn – TP Quy Nhơn – Bình Định * Điện thoại: 056.546706 Tài khoản: 102010000407252 Ngân hàng Công Thương Bình Định 580 10 00 000096 5 Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Tỉnh Bình Định Họ tên người mua hàng: Lê Song Hải Tên đơn vị: Công ty Cổ phần xây dựng 47 Địa chỉ: 08 – Biên Cương – Quy Nhơn – Bình Định Số tài khoản: 2000201236786 Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 4100258747 STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1X2 01 Xi măng Hoàng Mai PCB 40 Kg 5000 1.028,57 5.142.850 Cộng tiền hàng: 5.142.850 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 514.285 Tổng cộng tiền thanh toán: 5.657.135 Số tiền viết bằng chữ: Năm triệu, sáu trăm năm mươi bảy ngàn, một trăm ba mươi lăm đồng chẵn./. Người mua hàng Kế toán Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Bảng 2.4 biên bản kiểm nghiệm vật tư Công ty cổ phần xây dựng 47 Mẫu số: 02 - VT 08 – Biên Cương (Ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Căn cứ quyết định số ……………………………. Ban kiểm nghiệm gồm: + Nguyễn Văn Bình – Trưởng ban + Cao Văn Bách - Ủy viên + Trần Thị Nga - Ủy viên Đã kiểm nghiệm các loại: STT Tên, nhãn hiệu, qui cách, phẩm chất vật tư Mã số Phương thức kiểm nghiệm Đơn vị tính Số lượng theo chứng từ Kết quả kiểm nghiệm Ghi chú Số lượng đúng qui cách, phẩm chất Số lượng không đúng qui cách, phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 01 Xi măng Hoàng Mai PCB 40 Kg 5000 5000 0 Ý kiến của Ban kiểm nghiệm: Qua biên bản kiểm nghiệm vật tư số hàng trên mua về nhập kho đúng qui cách, phẩm chất. Đại diện kỹ thuật Đại diện phòng VTXM Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) § Nhân viên phòng vật tư xe máy căn cứ vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm, tiến hành lập phiếu nhập kho. Trên thực tế, Công ty đã có nhiều loại NVL mua về xuất thẳng đến công trình không qua nhập kho nhưng về thủ tục chứng từ vẫn như loại nhập kho. Bằng hình thức này thì kế toán cũng như ban kiểm soát đã kiểm soát được lượng NVL thực tế nhập là bao nhiêu, so với hóa đơn về nhập với thực tế ở kho, đây cũng là một nguyên nhân làm cho quá trình kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả trong khâu quản lý. Bảng 2.5 Phiếu nhập kho Công ty cổ phần xây dựng 47 Mẫu số: 02 - VT 08 – Biên Cương (Ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Trưởng BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số: 05 Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Tên và địa chỉ người nhập: Lê Song Hải Lý do nhập: Theo: 1 HĐ số 023603 Nợ: 152 Nhập tại kho: Anh Hồng (gửi thẳng xe 1730 – P2251) Nợ: 1331 Có: 111 Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực nhập A B C D 1 2 3 4 01 Xi măng Hoàng Mai Kg 5000 5000 1.028,57 5.142.850 Thuế GTGT 10% 514.285 Cộng 5.657.135 - Tổng số tiền viết bằng chữ: Năm triệu, sáu trăm năm mươi bảy ngàn, một trăm ba mươi lăm đồng chẵn./. - Số chứng từ gốc kèm theo: 01 Người lập phiếu Thủ kho Người nhập PT. Cung tiêu Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) § Kế toán căn cứ vào hóa đơn viết phiếu chi Bảng 2.6 phiếu chi Công ty cổ phần xây dựng 47 Mẫu số: 2TM 08 Biên Cương PHIẾU CHI Số: 20 Ngày 07 tháng 01 năm 2010 Nợ: 152 Nợ: 1331 Có: 111 Xuất cho: Công ty Cổ phần XM VL XD – XL Đà Nẵng Bộ phận công tác: Về khoản: Chi trả tiền mua hàng Số tiền: 5.657.135 đồng (viết bằng chữ): Năm triệu, sáu trăm năm mươi bảy ngàn, một trăm ba mươi lăm đồng chẵn./. Kèm theo: 02 chứng từ gốc. Kế toán thanh toán Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.3.1.2. Đối với NVL xuất kho µ Các chứng từ liên quan đến xuất kho vật tư tại Công ty - Phiếu đề nghị xuất vật tư - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho - Biên bản nhận vật tư (do thủ kho công trình lập) µ Cách lập và luân chuyển chứng từ Đối với những hàng hóa về nhập kho, các loại hàng hóa ở kho này khi xuất kho phải có giấy đề nghị xuất vật tư, giấy này do phòng kỹ thuật đề xuất, đã được Giám đốc ký duyệt, kế toán căn cứ vào đây để lập phiếu xuất. Trường hợp vật tư xuất thẳng vào công trình thì phải có biên nhận, kế toán căn cứ vào biên nhận này để lập phiếu xuất. Phiếu xuất kho dùng để phản ánh số lượng vật tư xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để kế toán chi phí sản xuất và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: - Liên 1: Lưu tại phòng vật tư xe máy - Liên 2: Giao người vận chuyển vật tư (Lái xe) - Liên 3: Giao tài vụ lên chứng từ kế toán µ Ví dụ về xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty CPXD 47 trong tháng 01 năm 2010 như sau: - Ngày 23/01/2010 xuất 8.100 lít dầu Diesel 0.05% S, đơn giá 13.264 đ/lít để phục vụ cho thi công công trình A Lưới, theo phiếu xuất kho số 15. Kế toán định khoản như sau: Nợ TK 136 : 107.438.400 Có TK 152 : 107.438.400 µ Theo ví dụ trên sẽ có các chứng từ sau: § Phiếu đề nghị xuất vật tư( Bảng 2.7) Tên đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng 47 Địa chỉ: 08 – Biên Cương PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT VẬT TƯ Ngày 23 tháng 01 năm 2010 Họ và tên người đề nghị: Lê Xuân Thưởng Địa chỉ (Bộ phận): Kế toán vật tư Đề nghị cho xuất: 8.100 lít dầu Diesel Lý do xuất: Thi công công trình A Lưới. Giám đốc Trưởng bộ phận Người đề nghị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) § Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Đơn vị: Công ty cổ phần xây dựng 47 Mẫu số: 03 PNK – 3LL Địa chỉ: PHIẾU XUẤT KHO AB/2009N Điện thoại: KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ 0015054 Mã số thuế: Liên 3: Nội bộ Ngày 23 tháng 01 năm 2010 Căn cứ lệnh điều động số:…………..ngày.....tháng…..năm…..của.....về việc….. Họ tên người vận chuyển: Trần Xuân Thúy Hợp đồng số: ……………… Phương tiện vận chuyển: 77K 4647 Xuất tại kho: Công ty cổ phần xây dựng 47 Nhập tại kho: Công trình A Lưới Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Thực xuất Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Dầu Diesel Lít 8.100 8.100 13.264 107.438.400 Cộng 107.438.400 Xuất, ngày…..tháng…..năm Nhập, ngày…..tháng…..năm Người lập phiếu Thủ kho xuất PTvtư Người vận chuyển Thủ kho nhập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn) 2.2.3.2. Sổ sách kế toán sử dụng, trình tự lập và phương pháp ghi sổ Tài khoản mà Công ty sử dụng để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư đó là TK 152. Tài khoản này được chia làm 4 tài khoản cấp 2: TK 1521 – Nguyên vật liệu chính như: xi măng, sắt, đá, cáp… TK 1522 – Nguyên vật liệu phụ như: dầu phụ, nhựa đường, cót ép, dây cáp điện,… TK 1523 – Nhiên liệu như: dầu Diesel, xăng,… TK 1524 – Phụ tùng như: xăm lốp, cần khoan, búa khoan, yếm,… 2.2.3.2.1. Đối với kế toán chi tiết Với tình hình đặc điểm nhập xuất, sự biến động phức tạp của vật liệu, kế toán đã xác định và xây dựng hệ thống sổ sách kế toán chi tiết để tiến hành kế toán NVL. Cụ thể, Công ty sử dụng phương pháp kế toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp này, các sổ sách mà Công ty sử dụng là: - Thẻ kho - Sổ chi tiết vật tư Việc ghi chép được thực hiện như sau: Ø Ở kho công trình: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất vật tư để ghi số lượng vật tư thực nhập vào kho và thực xuất kho vào những thẻ cho từng loại vật tư có liên quan. Thủ kho thường xuyên đối chiếu số lượng vật tư tồn kho trên thẻ kho với số lượng vật tư tồn kho thực tế trong kho. Định kỳ hàng tháng, sau khi thủ kho đã ghi xong số lượng vào thẻ kho, thì chuyển hết toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho vật tư cho bộ phận kế toán để làm công tác ghi sổ. Thẻ kho được mở cho từng loại vật liệu cụ thể như sau: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2010 Tên vật tư: Dây thép buộc Ø1 Đơn vị tính: Kg Mã số: STT Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Ký x.nhận kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 3.525 1 PX04 08/01 CT Phước Hòa 08/01 1.000 2.525 2 PX11 11/01 CT Sêrêpôk 4 11/01 1.000 1.525 3 PX22 18/01 CT A Lưới 18/01 1.500 25 4 PN117 28/01 Thép_Cty Đông A 28/01 3.000 3.025 Cộng số phát sinh 3.000 3.500 Tồn cuối kỳ 3.025 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2010 Tên vật tư: Dầu CRD-40 Đơn vị tính: Lít Mã số: ….. STT Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Ký x.nhận kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 1.841 1 PX01 04/01 CT Sêrêpôk 4 04/01 720 1.121 2 PX19 16/01 CT A Lưới 16/01 1100 21 3 PN27 20/01 PLC_Cnhd Đà Nẵng 20/01 3.135 3.156 4 PX03 25/01 CT Phước Hòa 25/01 800 2.356 Cộng số phát sinh 3.135 2.620 Tồn cuối kỳ 2.356 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2010 Tên vật tư: Xăng Đơn vị tính: Lít Mã số: ….. STT Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Ký x.nhận kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 2.620 1 PN13 14/01 Công ty xây dựng BĐ 14/01 9.200 11.820 2 PN34 23/01 A. Hùng 23/01 270 12.090 3 PX30 29/01 CT A Lưới 29/01 3.000 9.090 4 PX39 31/01 CT Phước Hòa 31/01 2.500 6.590 Cộng số phát sinh 9.470 5.500 Tồn cuối kỳ 6.590 THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/01/2010 Tên vật tư: Cần khoan tay Đơn vị tính: Cái Mã số: ….. STT Chứng từ Diễn giải Ngày N - X Số lượng Ký x.nhận kế toán SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ 0 1 PN30 15/01 Ch nghiệp Thành 15/01 5 5 2 PX11 25/01 CT Sêrêpôk 4 25/01 3 2 Cộng số phát sinh 5 3 Tồn cuối kỳ 2 Ø Ở phòng kế toán Bộ phận kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết vật liệu theo từng loại vật liệu tương ứng với thẻ kho của thủ kho từng công trình. Khi nhận được các phiếu nhập kho vật tư, phiếu xuất kho vật tư của thủ kho các công trình gửi về, kế toán vật tư phải kiểm tra lại việc ghi chép số lượng, tính chính xác của từng chứng từ và tiến hành ghi đơn giá tính thành tiền của từng chứng từ, sau đó tiến hành ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan cả về số lượng vật tư, giá trị bằng tiền. Đến cuối tháng, kế toán vật tư cộng các sổ kế toán chi tiết vật tư để tính ra tổng nhập, tổng xuất, tồn kho từng loại vật liệu xong đối chiếu với thẻ kho của thủ kho về số lượng, cuối cùng là lập bảng kê chứng từ nhập vật tư, bảng kê chứng từ xuất vật tư về mặt giá trị để đối chiếu với bộ phận kế toán tổng hợp. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU TK: 1521 – Dây thép buộc Ø1 TK 1522 Dầu CRD-40 TK 1523 Xăng TK1524 Cần khoan tay SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ TK: 1521 – Dây thép buộc Ø1 Đơn vị tính: Kg Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất SH NT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 19.076 3.525 67.242.900 PX04 08/01 Công trường Phước Hòa 136 19.076 1.000 19.076.000 PX11 11/01 Công trường Sêrêpôk 4 136 19.076 1.000 19.076.000 PX22 18/01 Công trường A Lưới 136 19.076 1.500 28.614.000 PN117 28/01 Thép_Cty Đông A 331 19.150 3.000 57.450.000 Cộng số phát sinh 3.000 57.450.000 3.500 66.766.000 Tồn cuối kỳ 19.149 3.025 57.926.900 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ TK: 1522 – Dầu CRD-40 Đơn vị tính: Lít Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất SH NT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 34.289 1.841 63.126.049 PX01 04/01 CT Sêrêpôk 4 136 34.289 720 24.688.080 PX19 16/01 CT A Lưới 136 34.289 1100 37.717.900 PN27 20/01 PLC_Cnhd Đà Nẵng 331 36.000 3.135 112.860.000 PX03 25/01 CT Phước Hòa 136 34.289 800 28.764.069 Cộng số phát sinh 3.135 112.860.000 2.620 91.170.049 Tồn cuối kỳ 36.000 2.356 84.816.000 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ TK: 1523 – Xăng Đơn vị tính: Lít Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất SH NT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 14.818 2.620 38.823.160 PN13 14/01 Công ty xây dựng BĐ 331 14.645 9.200 134.734.000 PN34 23/01 A. Hùng 331 15.291 270 4.128.570 PX30 29/01 CT A Lưới 136 14.796 3.000 44.388.260 PX39 31/01 CT Phước Hòa 136 14.645 2.500 36.612.500 Cộng số phát sinh 9.470 138.862.570 5.500 81.000.760 Tồn cuối kỳ 14.671 6.590 96.684.970 SỔ CHI TIẾT PHỤ TÙNG TK: 1524 – Cần khoan tay Đơn vị tính: Cái Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Đơn giá Nhập Xuất SH NT SL TT SL TT Tồn đầu kỳ 0 0 PN30 15/01 Ch nghiệp Thành 331 210.000 5 1.050.000 PX11 25/01 CT Sêrêpôk 4 136 210.000 3 630.000 Cộng số phát sinh 5 1.050.000 3 630.000 Tồn cuối kỳ 210.000 2 420.000 2.2.3.2.2. Đối với kế toán tổng hợp Kế toán tổng hợp vật liệu nhập Ø Căn cứ vào số liệu trên sổ chi tiết vật liệu, hàng tháng kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ nhập vật tư theo bảng sau: BẢNG TRANG NGANG BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP VẬT TƯ Tháng 01/2010 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NHẬP VẬT TƯ Tháng 01/2010 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Nội dung Tài khoản Nợ Tài khoản Có Ngày Số 1331 1521 1522 1523 1524 136 331 28/01 117 Thép_Cty Đông A 5.745.000 57.450.000 63.195.000 20/01 27 PLC_Cnhd Đà Nẵng 11.286.000 112.860.000 124.146.000 14/01 13 Cty xây dựng BĐ 13.473.400 134.734.000 148.207.400 23/01 34 A. Hùng 412.857 4.128.570 4.541.427 15/01 30 Ch nghiệp Thành 105.000 1.050.000 1.155.000 Tổng cộng 31.022.257 57.450.000 112.860.000 138.862.570 1.050.000 341.244.827 Dựa vào các chứng từ nhập đã được lập và được tập hợp vào các bảng kê chứng từ nhập để lên chứng từ ghi sổ sau đây: Công ty cổ phần xây dựng 47 Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ œœ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Số: 01V ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Nhập vật tư mua ngoài tháng 01/2010 1331 31.022.257 1521 57.450.000 1522 112.860.000 1523 138.862.570 1524 1.050.000 331 341.244.827 Cộng Kèm theo … chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán tổng hợp vật liệu xuất Ø Căn cứ vào sổ chi tiết về các nghiệp vụ xuất kho vật tư, hàng tháng kế toán tiến hành lập bảng kê chứng từ xuất vật tư. Bảng kê này được mở cho từng công trình để tiện cho việc theo dõi và quản lý, để theo dõi tình hình xuất vật liệu trong kỳ của Công ty. Mỗi bảng kê xuất sẽ được ghi cho một Chứng từ ghi sổ. BẢNG KÊ XUẤT CT PHƯỚC HÒA, SR, A LƯỚI BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT TƯ Tháng 01/2010 Đối tượng: Công trường Phước Hòa Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Nội dung Tài khoản Nợ Tài khoản Có Ngày Số 136 1521 1522 1523 1524 08/01 04 Xuất dây thép buộc Ø1 19.076.000 19.076.000 25/01 03 Xuất dầu CRD-40 28.764.069 28.764.069 31/01 39 Xuất xăng 36.612.500 36.612.500 Tổng cộng 84.452.569 19.076.000 28.764.069 36.612.500 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT TƯ Tháng 01/2010 Đối tượng: Công trường Sêrêpôk 4 Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Nội dung Tài khoản Nợ Tài khoản Có Ngày Số 136 1521 1522 1523 1524 11/01 11 Xuất dây thép buộc Ø1 19.076.000 19.076.000 04/01 01 Xuất dầu CRD-40 24.688.080 24.688.080 25/01 11 Xuất cần khoan tay 630.000 630.000 Tổng cộng 44.394.080 19.076.000 24.688.080 630.000 BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT VẬT TƯ Tháng 01/2010 Đối tượng: Công trường A Lưới Đơn vị tính: Đồng Chứng từ Nội dung Tài khoản Nợ Tài khoản Có Ngày Số 136 1521 1522 1523 1524 18/01 22 Xuất dây thép buộc Ø1 28.614.000 28.614.000 16/01 19 Xuất dầu CRD-40 37.717.900 37.717.900 29/01 30 Xuất xăng 44.388.260 44.388.260 Tổng cộng 110.720.160 28.614.000 37.717.900 44.388.260 Ø Tổng hợp các chứng từ xuất và căn cứ theo bảng kê xuất vật tư để lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được lập trên cơ sở tập hợp theo loại chứng từ Công ty cổ phần xây dựng 47 Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ œœ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Số: 02V ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư cho CT Phước Hòa 136 84.452.569 1521 19.076.000 1522 28.764.069 1523 36.612.500 Cộng Kèm theo … chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty cổ phần xây dựng 47 Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ œœ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Số: 03V ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư cho CT Sêrêpôk 4 136 44.394.080 1521 19.076.000 1522 24.688.080 1524 630.000 Cộng Kèm theo … chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Công ty cổ phần xây dựng 47 Ban hành theo Quyết định số 1864/1998/QĐ/BTC ngày 16 tháng 12 năm 1998 của Bộ Tài Chính CHỨNG TỪ GHI SỔ œœ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Số: 04V ĐVT: Đồng Trích yếu Số hiệu TK Số tiền Nợ Có Nợ Có Xuất vật tư cho CT A Lưới 136 110.720.160 1521 28.614.000 1522 37.717.900 1523 44.388.260 Cộng Kèm theo … chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Ø Sau khi lập chứng từ ghi sổ xong, kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, là sổ kế toán tổng hợp. Đồng thời số tổng hợp của sổ này cũng được dùng để đối chiếu, kiểm tra với số tổng hợp trên bảng cân đối tài khoản. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Ngày 31 tháng 01 năm 2010 Chứng từ Nội dung Tài khoản Số tiền Ngày Số Nợ Có Nợ Có 31/01 01V Nhập vật tư mua ngoài tháng 01 1521 57.450.000 1522 112.860.000 1523 138.862.570 1524 1.050.000 1331 31.022.257 331 341.244.827 31/01 02V Xuất vật tư cho CT Phước Hòa 136 84.452.569 1521 19.076.000 1522 28.764.069 1523  36.612.500  31/01 03V Xuất vật tư cho CT Sêrêpôk 4 136 44.394.080 1521 19.076.000 1522 24.688.080 1524 630.000 31/01 04V Xuất vật tư cho CT A Lưới 136 110.720.160 1521 28.614.000 1522 37.717.900 1523 44.388.260 Ø Từ các chứng từ ghi sổ, kế toán căn cứ vào đó để ghi sổ cái các tài khoản. Căn cứ ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ sau khi đã hoàn thành việc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. SỔ CÁI (Tháng 01/2010) TK: Phải thu nội bộ - Số hiệu TK: 136 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SH TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 01 02V 31/01 Xuất vật tư cho CT Phước Hòa 1521 1522 1523 19.076.000 28.764.069 36.612.500 03V 31/01 Xuất vật tư cho CT Sêrêpôk 4 1521 1522 1524 19.076.000 24.688.080 630.000 04V 31/01 Xuất vật tư cho CT A. Lưới 1521 1522 1523 28.614.000 37.717.900 44.388.260 Cộng phát sinh tháng 01 239.566.809 Số dư cuối tháng 01 239.566.809 SỔ CÁI (Tháng 01/2010) TK: Vật tư - Số hiệu TK: 1521 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SH TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 01 ..... 01V 31/01 Mua vật tư nhập kho 331 57.450.000 02V 31/01 Xuất vật tư cho CT Phước Hòa 136 19.076.000 03V 31/01 Xuất vật tư cho CT Sêrêpôk 4 136 19.076.000 05V 31/01 Xuất vật tư cho CT A. Lưới 136 28.614.000 Cộng phát sinh tháng 01 57.450.000 66.766.000 Số dư cuối tháng 01 ….. SỔ CÁI (Tháng 01/2010) TK: Vật tư - Số hiệu TK: 1522 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SH TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 01 ….. 01V 31/01 Mua vật tư nhập kho 331 112.860.000 02V 31/01 Xuất vật tư cho CT Phước Hòa 136 28.764.069 03V 31/01 Xuất vật tư cho CT Sêrêpôk 4 136 24.688.080 04V 31/01 Xuất vật tư cho CT A. Lưới 136 37.717.900 Cộng phát sinh tháng 01 112.860.000 91.170.049 Số dư cuối tháng 01 ….. SỔ CÁI (Tháng 01/2010) TK: Vật tư - Số hiệu TK: 1523 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SH TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 01 ….. 01V 31/01 Mua vật tư nhập kho 331 138.862.570 02V 31/01 Xuất vật tư cho CT Phước Hòa 136 36.612.500  04V 31/01 Xuất vật tư cho CT A. Lưới 136 44.388.260 Cộng phát sinh tháng 01 138.862.570 81.000.760 Số dư cuối tháng 01 ….. SỔ CÁI (Tháng 01/2010) TK: Vật tư - Số hiệu TK: 1524 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SH TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 01 ….. 01V 31/01 Mua vật tư nhập kho 331 1.050.000 03V 31/01 Xuất vật tư cho CT Sêrêpôk 4 136 630.000 Cộng phát sinh tháng 01 1.050.000 630.000 Số dư cuối tháng 01 ….. SỔ CÁI (Tháng 01/2010) TK: Phải trả cho người bán - Số hiệu TK: 331 ĐVT: Đồng Chứng từ Diễn giải SH TKĐƯ Số tiền SH NT Nợ Có Số dư đầu tháng 01 194.479.909.739 01V 31/01 Mua vật tư nhập kho 1521 57.450.000 1522 112.860.000 1523 138.862.570 1524 1.050.000 1331 31.022.257 Cộng phát sinh tháng 01 341.244.827 Số dư cuối tháng 01 194.821.154.566 CHƯƠNG III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG 47 3.1. Một số nhận xét về công tác tổ chức kế toán NVL tại Công ty Từ khi thành lập đến nay, Công ty cổ phần xây dựng 47 đã có nhiều thành công trong lĩnh vực kinh doanh của mình, Công ty luôn phấn đấu để có thể trụ vững trước nhiều đối thủ cạnh tranh, tạo được uy tín trong ngành, tạo niềm tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, tạo việc làm thường xuyên và đạt được mục tiêu lợi nhuận ngày càng cao. Để đứng vững trên thị trường và tạo lập được uy tín của mình như hiện nay không thể không nói đến sự chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty và sự vươn lên của các thành viên trong Công ty. Tập thể lãnh đạo của Công ty đã nhận ra những mặt yếu kém không phù hợp với cơ chế mới nên đã có nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả, mọi sáng kiến luôn được phát huy nhằm từng bước khắc phục những khó khăn để hòa nhập với nền kinh tế thị trường. Bản thân Công ty luôn phải tự tìm ra các nguồn vốn để sản xuất, tự mình tìm ra các nguồn NVL để đáp ứng nhu cầu sản xuất, đồng thời là một Công ty nhạy bén với sự thay đổi và sự cạnh tranh trên thị trường, Công ty luôn chú trọng tới việc nâng cao chất lượng công trình và công tác quản lý nói chung và công tác NVL nói riêng. Một trong những yêu cầu quan trọng mà Công ty đề ra là phải tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm. Công tác kế toán NVL ở Công ty được tiến hành dựa trên căn cứ khoa học và đặc điểm tình hình thực tế của Công ty và có sự vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành. Do đặc điểm kế toán NVL ở Công ty rất đa dạng phong phú về chủng loại, các nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên, do đó Công ty đã sử dụng cách tính giá vật liệu rất hợp lý và đơn giản, vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế xuất kho theo phương pháp khấu trừ thuế còn vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp nhập trước – xuất trước. Như đã biết, vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành. Do đó công tác kế toán vật liệu được tiến hành một cách khoa học, hợp lý không chỉ góp phần theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho mà còn giúp cho doanh nghiệp tránh được sự thất thoát do lãng phí, mất mát hoặc hư hỏng… Từ đó hạ thấp được chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm mà không ảnh hưởng đến chất lượng công trình. Điều này thể hiện ở sự chú trọng từ khâu thu mua, bảo quản cho đến khâu sử dụng vật liệu. Qua thời gian tìm hiểu thực tế công tác NVL ở Công ty cổ phần xây dựng 47, em nhận thấy công tác kế toán ở Công ty có nhiều ưu điểm cần phát huy, cụ thể như sau: - Về bộ máy quản lý: cùng với sự lớn mạnh và phát triển của Công ty, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng không ngừng được hoàn thiện và nâng cao. Kế toán ở Công ty đã phản ánh và giám sát chặt chẽ về tài sản cũng như nguồn cung ứng vốn của Công ty, đồng thời cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho Giám đốc, cho công tác quản lý, phân tích được các hoạt động kinh tế, thường xuyên giúp cho việc chỉ đạo nhập – xuất vật liệu một cách ổn định và nhanh chóng. Với đội ngũ kế toán được đào tạo khá vững và am hiểu như hiện nay là phù hợp với chức năng và nhiệm vụ đã được phân công. - Về tình hình kế toán NVL ở Công ty: Đây là khâu đặc biệt được Công ty coi trọng ngay từ những chứng từ ban đầu cũng như những quy định rất chặt chẽ, được lập kịp thời, nội dung ghi đầy đủ, rõ ràng, sổ sách được lưu chuyển theo dõi và lưu dữ khá hợp lý, không chồng chéo. Tổ chức theo dõi và ghi chép thường xuyên, liên tục thông qua các chứng từ như: phiếu nhập kho, hóa đơn (GTGT) và các loại sổ sách đã phản ánh đúng thực trạng biến động NVL ở Công ty. Kế toán vật liệu tổng hợp cũng được chia làm 2 phần: kế toán vật liệu nhập và kế toán vật liệu xuất. Bên cạnh đó, việc kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song là phù hợp với Công ty, phù hợp với trình độ của kế toán viên cũng như thủ kho, giúp cho việc theo dõi, đối chiếu giữa thủ kho với phòng kế toán được nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi. Đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất đúng tiến độ, đúng kế hoạch. - Về công tác tổ chức, lập kế hoạch và cung ứng vật tư: Do cơ chế hoạt động của Công ty là khoán sản phẩm cho các xí nghiệp, trong nội dung khoán bao gồm khoán về khai thác, mua và sử dụng NVL. Trong cơ chế này tạo điều kiện thuận lợi cho các xí nghiệp chủ động trong sản xuất, tự chủ trong công tác tổ chức lập kế hoạch khai thác và sử dụng NVL nhằm phục vụ kịp thời cho thi công, điều này cho thấy sự nỗ lực của các xí nghiệp và từ đó tiết kiệm được NVL. - Về công tác tổ chức báo cáo kế toán vật liệu: Ở Công ty, hàng quý nhóm kiểm kê của Công ty sẽ tiến hành công tác kiểm kê vật liệu và lập các báo cáo cần thiết cho lãnh đạo. - Về việc sử dụng hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống Chứng từ ghi sổ theo hệ thống tài khoản thống nhất, mới ban hành. Phương pháp này kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, tất cả các sổ sách sử dụng đều được lập theo mẫu sổ quy định. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm cần phát huy ở trên thì công tác NVL ở Công ty còn có những hạn chế sau: - Công ty cổ phần xây dựng 47 là đơn vị xây dựng các công trình giao thông và các công trình khác trên toàn quốc, do đó mà NVL dùng vào xây dựng là rất phong phú và đa dạng, thường được Công ty mua với khối lượng lớn, các đơn vị bán thường xuyên, một số đơn vị bán lại ở rất xa các công trường thi công. Bởi vậy việc vận chuyển NVL từ người bán đến chân công trình thường chiếm một thời gian dài, quá trình vận chuyển phức tạp, do đó không tránh khỏi mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bên cạnh đó, việc bảo quản vật liệu không phải là dễ, một số NVL không để được ở ngoài trời, có những loại vật liệu mua về phải dùng ngay, bảo quản tốt, không được để quá thời hạn cho phép, nếu không sẽ kém chất lượng. Tất cả các trường hợp hư hỏng vật liệu trong quá trình vận chuyển vừa gây mất mát ứ đọng vốn, vừa gây thiệt hại về khoản chi phí bảo quản, làm giảm lợi nhuận của Công ty. - Với hoạt động của Công ty là khoán sản phẩm, việc kiểm soát mua NVL đôi khi có tiết kiệm nhưng chất lượng công trình đôi khi không đảm bảo hoặc phần tiết kiệm đó phục vụ cho cá nhân chứ không phải phục vụ lợi ích chung cho Công ty. - Đôi khi có những phát sinh ngoài dự kiến như thời tiết, địa hình… ảnh hưởng đến công tác tổ chức thi công, nên làm cho việc lập dự toán vật tư đôi khi chưa xác với thực tế. - Về mẫu sổ chi tiết, Công ty nên thêm cột tồn để việc theo dõi tình hình tồn vật tư dễ dàng, thuận tiện và đúng theo mẫu quyết định 15 của Bộ tài chính hơn. - Về nguyên tắc kế toán vật tư: Theo nguyên tắc có nhập vật tư thì mới có xuất, nhưng khi đơn vị thi công cần lấy gấp một lượng vật tư mà Công ty chưa đáp ứng đủ số lượng công trình yêu cầu, lúc này Công ty vẫn viết phiếu xuất đúng với số lượng trên phiếu yêu cầu cung ứng vật tư, việc làm này dẫn đến âm sổ chi tiết vật tư tại thời điểm cuối tháng vì phiếu nhập tháng sau mới có. Đây là điều không hợp lý. - Trong công tác kế toán NVL ở Công ty cổ phần xây dựng 47 sử dụng phương pháp thẻ song song, phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng việc ghi chép giữa thủ kho và phòng kế toán lại trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác do việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên đã hạn chế chức năng kiểm tra của công tác kế toán. 3.2. Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán và quản lý NVL tại Công ty Qua phần nhận xét trên, ta có thể nhận thấy công tác kế toán vật liệu ở Công ty bên cạnh những mặt tích cực còn có một số vấn đề chưa hợp lý. Do đó, để hoàn thiện những vấn đề chưa hợp lý này, em xin đưa ra một số ý kiến để việc kế toán quản lý NVL được tốt hơn và phù hợp hơn với tình hình thực tế tại Công ty nhưng vẫn đảm bảo đúng chế độ kế toán áp dụng. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán NVL trước hết phải được đáp ứng các yêu cầu sau: - Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính kế toán và tôn trọng chế độ kế toán hiện hành. Kế toán không chỉ là công cụ quản lý nền kinh tế của Nhà nước. Việc thực hiện chế độ công tác kế toán ở các đơn vị kinh tế được phép vận dụng và cải biến sao cho phù hợp với tình hình quản lý tại đơn vị, không bắt buộc phải rập khuôn theo chế độ nhưng trong khuôn khổ nhất định vẫn phải tôn trọng chế độ mới về quản lý tài chính. - Hoàn thiện công tác kế toán tại cơ sở phải phù hợp với đặc điểm của Doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm quản lý sản xuất kinh doanh. Hệ thống kế toán ban hành buộc các Doanh nghiệp phải áp dụng, nhưng được quyền vận dụng trong một phạm vi nhất định cho phù hợp với đặc điểm riêng của Doanh nghiệp nhằm mang lại hiệu quả cao. Công tác kế toán luôn phải đáp ứng các thông tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. - Hoàn thiện nhưng phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích kinh doanh của Doanh nghiệp là phải mang lại lợi nhuận cao. Trên cơ sở những yêu cầu của việc hoàn thiện và tình trạng của việc quản lý NVL ở Công ty, em đưa ra một số ý kiến góp phần khắc phục những tồn tại trong công việc quản lý vật liệu ở Công ty: thông thường chi phí NVL thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của Doanh nghiệp, do vậy việc phấn đấu giảm thấp chi phí NVL có ý nghĩa lớn đối với việc hạ thấp giá thành sản phẩm. Mà chi phí NVL trong giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào hai yếu tố, đó là: lượng NVL tiêu thụ và giá NVL. Tuy nhiên, chi phí về NVL không chỉ phụ thuộc vào khâu sản xuất mà còn liên quan đến các khâu khác như: khâu thu mua, vận chuyển , bảo quản. 1. Về công tác quản lý vật tư ở Công ty: Do tính chất sản xuất của Công ty nên NVL để xây dựng công trình rất đa dạng, nhiều chủng loại và nhiều giá trị khác nhau. Cơ chế khoán sản phẩm cuối cùng của Công ty đang áp dụng đã tạo thế chủ động cho các xí nghiệp sản xuất về tìm nguồn cung ứng vật tư, sử dụng vật tư phù hợp với yêu cầu sử dụng vật tư vào công trình, tiết kiệm được vật tư trên cơ sở tuân thủ định mức sử dụng vật tư và quy cách chất lượng chủng loại vật tư, đồng thời nâng cao trách nhiệm trong việc mua, vận chuyển, bảo quản, sử dụng vật tư. Tuy nhiên Công ty có nhiều công trình, mỗi công trình có giá trị khác nhau được xây dựng ở nơi cố định, phân tán ở nhiều địa bàn khác nhau. Trong khi đó, số lượng cán bộ thực hiện việc thu mua, quản lý, sử dụng vật tư còn thiếu. Do vậy muốn tổ chức quản lý vật tư được tốt cần phải tiến hành qua nhiều khâu: w Khâu tổ chức mua vật tư: Để phục vụ cho quá trình sản xuất không bị trì trệ thì điều cơ bản trước tiên là phải xác định được nguồn cung cấp vật tư. Hiện nay, nguồn cung cấp NVL chủ yếu để Công ty thi công các công trình đều mua tại các cơ sở sản xuất của Nhà nước và tư nhân với nhiều nguồn gốc khác nhau, do đó chất lượng NVL cũng không giống nhau, vì vậy cần phải kiểm nghiệm từng loại NVL trước khi nhập kho, điều này đòi hỏi nhân viên kho vật tư phải là người am hiểu về vật liệu xây dựng, kết hợp với phòng kế hoạch kỹ thuật thông qua các thông số kỹ thuật nắm bắt được yêu cầu của từng loại hàng với từng yêu cầu của công trình. Nhân viên kho kết hợp với bộ phận kỹ thuật kiểm nghiệm NVL, nếu NVL không đúng chất lượng, thì không nên đưa vào sản xuất, sở dĩ Công ty cần làm như vậy là để giữ được uy tín với khách hàng, đảm bảo chất lượng công trình, tránh tình trạng lãng phí vì mua NVL kém phẩm chất không sử dụng được, bị tồn đọng ảnh hưởng đến tiến độ thi công. w Tổ chức việc cấp phát: Trước khi bước vào thi công công trình mỗi xí nghiệp đều có kế hoạch cung ứng vật tư cho công trình đó, việc cấp phát phải kịp thời, đáp ứng yêu cầu thi công công trình nhất là thi công vào mùa mưa vì vào mùa mưa thì việc khai thác và mua một số NVL như cát xây, tô hoặc việc vận chuyển các NVL đến các công trình ở miền núi sẽ gặp nhiều khó khăn nếu như Công ty không tổ chức tốt khâu cấp phát kịp thời bằng cách dự trữ các NVL phục vụ mùa mưa. Việc lãng phí NVL là do sản phẩm khoán nên họ chạy theo khối lượng không quan tâm đến chất lượng. Để khắc phục tình trạng này, Công ty cần phải có cán bộ kỹ thuật thường xuyên túc trực tại hiện trường để quản lý, giám sát việc thực hiện thi công công trình. w Thủ tục kiểm soát nội bộ đối với khâu nhập, xuất vật tư: Do đặc điểm sản phẩm của đơn vị, quy mô sản xuất rộng, phân tán ở nhiều địa bàn khác nhau. NVL hầu như được nhập – xuất trực tiếp ở các công trình thi công. Để kiểm soát chặt chẽ khâu nhập – xuất NVL, Công ty cần thực hiện việc theo dõi kiểm soát kế toán vật tư thật cụ thể như sau: Khi thực hiện thi công một công trình thì lượng vật tư cần cho công trình đó đã được tính toán và dự trù trước, cho nên, tại các công trình thi công, chỉ huy trưởng công trình cần phải bố trí mặt bằng thi công sao cho hợp lý để thuận tiện cho việc nhập – xuất và bảo quản NVL, đồng thời bố trí sắp xếp NVL khoa học để khi cần là có thể lấy được, song đảm bảo tránh được mất mát. Đối với các loại vật tư như xi măng, sắt thép cần phải để trong kho tránh mưa nắng làm hư hỏng, còn như gỗ ván cốp pha cần phải được xếp thành đống và có bạt nhựa che đậy… có điện chiếu sáng, tại công trình cần có một bảo vệ luôn túc trực hàng ngày. Để tránh tình trạng nhập vật tư không đầy đủ, không đúng quy cách theo yêu cầu thi công khi vật tư mua về nhập kho thì thủ kho kết hợp với cán bộ kỹ thuật ngoài việc sử dụng các dụng cụ cần thiết như cân, đong, đo đếm thì còn phải căn cứ vào chứng từ gốc là những hóa đơn hợp pháp, trực tiếp kiểm tra vật tư về chất lượng, số lượng, ngoài ra còn phải ghi chép thật cụ thể về lượng NVL xuất ra hàng ngày. Định kỳ, hàng quý ban kiểm soát nội bộ Công ty kết hợp với kế toán trưởng kiểm tra các chứng từ ban đầu của toàn đơn vị, phát hiện những thiếu sót và chỉnh sửa uốn nắn kịp thời. Đồng thời hướng dẫn các quy định mới về kế toán kế toán để đảm bảo kịp thời chính xác cho việc theo dõi kế toán hàng tháng, hàng quý giúp đơn vị hoàn thành kế hoạch. 2. Về kế toán chi tiết NVL Kế toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp ghi thẻ song song. Qua nghiên cứu tình hình thực tế của Công ty, xét trên các mặt quản lý nói chung về trình độ của kế toán và thủ kho, em nhận thấy là phù hợp, tuy nhiên việc áp dụng phương pháp này dẫn đến đối chiếu chậm vì mọi công việc đều dồn đến cuối tháng. Do đó, để lãnh đạo Công ty nắm được tình hình tăng, giảm NVL, vốn lưu động một cách kịp thời, phòng kế toán nên cập nhật hàng ngày các loại phiếu nhập và phiếu xuất kho để kế toán vào sổ chi tiết, song lên bảng tình hình nhập xuất NVL. Nếu để đến cuối tháng mới kế toán như vậy sẽ gây khó khăn trong việc cung cấp thông tin, báo cáo quyết toán sẽ bị chậm. Đối với tình trạng âm sổ chi tiết vật tư, Công ty có thể khắc phục bằng cách là tại thời điểm cuối quý, Công ty phải nhập vật tư vào đầy đủ. 3. Về kế toán tổng hợp nhập – xuất NVL - Về kế toán hàng mua đang đi đường: Tại Công ty khi kế toán nhập NVL, kế toán chỉ sử dụng tài khoản 152 mà không sử dụng tài khoản 151. Nghĩa là nhiều khi trong tháng hóa đơn đã về, Công ty đã chấp nhận thanh toán hoặc đã thanh toán xong, nhưng cuối tháng vẫn chưa mang về nhập kho, đúng ra trong trường hợp này phòng vật tư phải mang hóa đơn chứng từ sang phòng kế toán để kế toán phản ánh TK 151 – Hàng mua đang đi đường. Song thực tế hàng tháng nếu có hóa đơn về nhưng NVL chưa về, phòng vật tư thường giữ lại chứng từ, đợi cho đến khi NVL về đến Công ty mới tiến hành làm thủ tục nhập và đưa chứng từ nhập lên phòng kế toán để kế toán vào TK 152. Điều này làm cho việc phản ánh các nghiệp vụ không được chính xác: Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Có TK 111, 112, 331 Nhưng trong thực tế thì nghiệp vụ này không được kế toán NVL theo dõi thể hiện. Chính vì vậy, để đảm bảo sự chính xác trong kế toán kế toán theo đúng nguyên tắc kế toán chi phí, Công ty phải thực hiện các bước kế toán sau: Khi nhận được hóa đơn nhưng cuối tháng NVL vẫn chưa về kho, căn cứ vào hóa đơn kế toán ghi: Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường Có TK 331 : Phải trả cho người bán Có TK 111, 112, 141 Sang tháng sau, khi NVL về nhập kho, căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK 151 - Kế toán xuất kho NVL: Đối với nghiệp vụ kế toán xuất kho cho NVL, thông thường kế toán căn cứ vào nội dung trong phiếu để kế toán. Mà việc viết phiếu lại do phòng vật tư viết, nhưng do phòng vật tư không nắm bắt được nội dung trong phiếu xuất lại liên quan đến nghiệp vụ kế toán và do không hiểu nghiệp vụ nên phòng vật tư nhiều khi phản ánh không chính xác nội dung xuất NVL. Điều này dẫn đến việc kế toán sai và sau này khi kiểm tra, quyết toán phát hiện sai lại phải tiến hành kế toán lại cho chính xác. 4. Xây dựng sổ danh điểm vật liệu Để tạo thuận lợi cho các chuyên viên vi tính thiết kế và viết chương trình vi tính, kế toán trưởng của Công ty sẽ phải căn cứ vào tình hình thực tế để quy định cho mỗi vật liệu một mã số nhất định. Dù sau này Công ty không thể thay đổi hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp với việc ứng dụng vi tính trong kế toán vì một điều kiện nào đó, nhưng việc xây dựng bộ mã vật tư vẫn có tác dụng nhất định của nó. Cụ thể là nếu hoàn thành danh mục mã hóa vật tư thì dù vật liệu ở Công ty có đa dạng về chủng loại, quy cách mẫu mã… đến đâu đi nữa thì công tác quản lý và kế toán vật liệu cả về số lượng và giá trị của từng loại cũng rất thuận tiện và tránh được sự nhầm lẫn. * Nguyên tắc bộ mã vật tư: Mỗi mã số thường gồm 7 ký tự - 3 số đầu tiên thường bắt đầu từ tài khoản phản ánh đối tượng đó thường là TK 152 - 2 số tiếp theo là loại vật tư có thể quy ước như: 01: sắt Ø6 02: sắt Ø8 03: sắt Ø10 - 2 số tiếp theo mô tả nơi sản xuất vật tư 10: Thái nguyên xuất khẩu (TNXK) 11: Công ty thép miền Nam (MN) 12: Thép liên doanh (LD) Theo nguyên tắc này, ta lập sổ danh điểm như sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Mã số Danh điểm vật tư ĐVT Đơn giá Ghi chú 1520110 Sắt Ø6 TNXK Kg 1520211 Sắt Ø8 MN Kg 1520312 Sắt Ø10 LD Kg ….. ….. ….. ….. 5. Về việc áp dụng kế toán máy vào kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng Công ty cổ phần xây dựng 47 là đơn vị áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ, hình thức ghi sổ này có nhiều thuận lợi cho việc áp dụng kế toán máy. Tuy nhiên, hiện nay Công ty vẫn áp dụng kế toán thủ công để theo dõi, kế toán. Việc sử dụng hình thức sổ này trong điều kiện kế toán thủ công đã gây ra sự ghi chép trùng lặp, làm tăng khối lượng công tác kế toán. Trong điều kiện khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, Công ty nên áp dụng hoàn toàn kế toán máy vào kế toán giúp cho việc tính toán, ghi chép được chính xác và nhanh hơn, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý. KẾT LUẬN -š-&-›- Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chính vì vây việc tiết kiệm chi phí này luôn là vấn đề quan trọng của nhà quản lý. Để đơn vị ngày càng phát triển thu nhiều lợi nhuận cần thiết phải xây dựng chính xác kế hoạch sản xuất, xác định đúng nhu cầu vật liệu. Kiểm soát quản lý tốt vật liệu luôn là vấn đề cần thiết và quan trọng vì cần phải có một khoản dự trữ an toàn để tránh thiếu hụt vật liệu, cần có một khoản dự trữ tăng thêm để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng. Việc hoàn thiên công tác kế toán nguyên vật liệu là một yêu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp càng hoàn thiện công tác hạch toán của mình càng thể hiện một phần thành công trong kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên do thời gian thực tập chưa nhiều, trình độ hiểu biết còn hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong được sự giúp đỡ của các thầy cô giáo bộ môn kế toán và Cô (chú), Anh(Chị) ở phòng Kế toán công ty, các bạn để em được hoàn thiện hơn kiến thức của mình. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Nguyễn Thị Mai Hương và các cán bộ công ty cổ phần 47 đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực tập để em hoàn thiện chuyên đề này. Sv thực hiện: Phạm Hoàng Ái Lệ. TAØI LIEÄU THAM KHAÛO ˜ & ™ Giaùo trình kế toán tài chính Tröôøng Cao Đẳng tài chính kế toán Chế độ chế toán doanh nghiệp quyển 1- quyển 2 Bộ tài chính Keá toaùn taøi chính trong caùc doanh nghieäp. PGS, TS. Nguyeãn Vaên Coâng Caùc web side: Webketoan.net; Congnghemoi.net… Quyeát ñònh ñònh 15/2006QÑ-BTC ngaøy 20 thaùng 3 naêm 2006. Caùc taøi lieäu cuûa Coâng ty cổ phần Xaây döïng 47 vaø caùc baøi giaûng cuûa Thaày coâ tröôøng Ñaïi hoïc Quy Nhôn.