Đề án Xây dựng giải pháp ứng dụng quản trị doanh nghiệp tổng thể cho ngành hóa chất

C BPMH/ Bộ phận kỹ thuật công nghệ YCMH đã được duyệt Khi nhận được các YCMH của các bộ phận yêu cầu đã được Giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt, bộ phận mua hàng tiến hành lập yêu cầu báo giá trên hệ thống và in ra gửi cho các NCC liên quan Trường hợp mua một số vật tư, phụ tùng mà chưa bao giờ mua, hoặc không mua thường xuyên đòi hỏi phải có hiểu biết nhiều về tính năng kỹ thuật như: phụ tùng xe ôtô, xe nâng, xe xúc, phụ tùng phục vụ sửa chữa, lắp đặt dây chuyền sản xuất, và các máy móc thiết bị khác trong công ty, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm thực hiện đề nghị nhà cung cấp chào giá, và mô tả các tính năng kỹ thuật phù hợp với yêu cầu. Yêu cầu báo giá Nhận và nhập báo giá của NCC vào hệ thống Bộ phận mua hàng Báo giá Khi nhận được báo giá của NCC, bộ phận mua hàng nhập các thông tin báo giá của NCC vào hệ thống, xem xét từng báo giá, từng NCC trước khi trình giám đốc phê duyệt. Tổng hợp báo giá của NCC Lựa chọn NCC và ký HĐKT Giám đốc hoặc NĐUQ Tổng hợp báo giá của NCC Giám đốc dựa vào tổng hợp báo giá của NCC để lựa chọn NCC hợp lý nhất và ký hợp đồng mua hàng hóa vật tư với NCC đó. HĐKT Lập đơn mua hàng trên hệ thống Bộ phận mua hàng HĐKT Dựa vào hợp đồng kinh tế đã được ký kết, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn mua hàng vào hệ thống. Đơn mua hàng trong HT Kiểm tra hàng Thủ kho, bộ phận kỹ thuật công nghệ Hàng về Khi nhận được hàng của NCC, thủ kho cùng bộ phận kỹ thuật công nghệ tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hóa vật tư phù hợp với quy cách chất lượng trong hợp đồng. Nếu đạt yêu cầu thì chuyển sang bước PTP.01.12. Nếu không đạt yêu cầu, và NCC đổi hàng thì quay lại bước PTP.01.10. Nếu không đạt yêu cầu, và trả lại hàng cho NCC thì chuyển sang PTP.01.11. Hàng đạt chất lượng hoặc không Hủy phần trả lại của đơn hàng Bộ phận mua hàng Hàng không đạt chất lượng Nếu hàng không đạt chất lượng, và phải trả lại NCC số hàng đó, thì nhân viên mua hàng tiến hành hủy phần hàng trả lại trên đơn hàng để đóng đơn hàng. Hàng trả lại NCC Nhập hàng vào kho Thủ kho Hàng đạt chất lượng Nếu hàng đạt chất lượng, thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho, và lập biên bản giao nhận hàng với người giao hàng. Phiếu giao nhận hàng được lập thành 2 liên. Người giao hàng có trách nhiệm chuyển phiếu giao nhận hàng có xác nhận của thủ kho cho kế toán. Phiếu giao nhận hàng có xác nhận của thủ kho. Nhập thông tin nhập kho vào hệ thống Kế toán kho Phiếu giao nhận hàng có xác nhận của thủ kho Kế toán kho sau khi nhận được phiếu giao nhận hàng có xác nhận của thủ kho, ký xác nhận vào phiếu giao nhận hàng. Một liên giữ lại tại phòng tài chính. Một liên giao cho người giao hàng. Dựa vào phiếu giao nhận hàng, kế toán nhập thông tin nhập kho vào hệ thống và in phiếu nhập kho chuyển thủ kho xác nhận. Phiếu nhập kho In biên bản đối chiếu giao nhận hàng hóa Kế toán kho Cuối tháng, kế toán có trách nhiệm in biên bản đối chiếu giao nhận hàng hóa với NCC để yêu cầu NCC xuất hóa đơn. Biên bản đối chiếu giao nhận hàng hóa. 9.3.5.2 PTP.04 - Quy trình quản lý công nợ phải trả với Nhà cung cấp Sơ đồ xử lý Mô tả quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra P Nhận và kiểm tra hóa đơn chứng từ TC Kế toán công nợ phải trả Hóa đơn chứng từ Khi nhận được hóa đơn, chứng từ của NCC (hóa đơn chứng từ bao gồm hóa đơn mua hàng, hóa đơn mua dịch vụ, chứng từ các khoản phải trả khác), Kế toán phụ trách công nợ phải trả kiểm tra tính hợp lệ và chính xác của hóa đơn chứng từ. Nếu hợp lệ và chính xác thì chuyển sang bước PTP.04.03. Nếu không hợp lệ hoặc có sai sót thì chuyển sang bước PTP.04.02. Tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ Phản hồi NCC sửa hóa đơn chứng từ TC Kế toán nợ phải trả Hóa đơn chứng từ không hợp lệ Trong trường hợp hóa đơn chứng từ không hợp lệ, có sai sót, thì kế toán nợ phải trả phải liên lạc với NCC để giải quyết, chỉnh sửa lại hóa đơn chứng từ cho hợp lệ và chính xác. Hóa đơn chứng từ hợp lệ Nhập hóa đơn vào hệ thống HT Kế toán nợ phải trả Hóa đơn chứng từ hợp lệ Kế toán công nợ phải trả nhập các thông tin của hóa đơn do NCC phát hành vào hệ thống. Kiểm tra hóa đơn có phát sinh từ PO không TC Kế toán nợ phải trả Kế toán phụ trách công nợ phải trả kiểm tra xem hoá đơn có phát sinh từ đơn mua hàng (Purchase Order - PO) không: Nếu phát sinh từ đơn hàng thì thực hiện bước PTP.04.05. Nếu không phát sinh từ đơn hàng thì thực hiện bước PTP.04.06. áp hóa đơn cho Phiếu nhập hàng HT Kế toán nợ phải trả Hóa đơn chứng từ phát sinh từ giao dịch mua hàng Thực hiện đối chiếu hóa đơn (match Invoice) với các giao dịch nhập hàng. Hệ thống sẽ lấy các thông tin trên các giao dịch nhập hàng điền vào Invoice. P Nhập tài khoản đối ứng HT Kế toán nợ phải trả Hóa đơn chứng từ khác Nếu nhập hóa đơn dịch vụ hoặc hóa đơn của hàng hóa không mua qua phân hệ mua hàng, hệ thống chỉ tự động hạch toán tài khoản công nợ vào bên Có, kế toán phải nhập các tài khoản chi phí đối ứng vào bên Nợ. P Hoàn thành hóa đơn và ghi nhận bút toán HT Kế toán nợ phải trả Kế toán công nợ phải trả kiểm tra một lần nữa các thông tin nhập vào hệ thống. Nếu có sai sót thì thực hiện sửa ngay mặc dù thông tin đã được lưu trong hệ thống. Nếu đúng thì thực hiện hoàn thành hóa đơn (Validate) và ghi nhận bút toán (Create Accounting). Lúc này hệ thống mới ghi nhận các bút toán bên phân hệ phải trả AP. Bút toán được ghi nhận P Kiểm tra xem có khoản trả trước không TĐ Kế toán nợ phải trả Khi nhập Invoice, hệ thống tự động kiểm tra xem có khoản trả trước nào cho NCC đó không? Nếu có, hệ thống sẽ thông báo để NSD biết và quyết định có áp khoản trả trýớc cho hoá đơn hay không: Nếu có áp khoản trả trước cho hoá đơn thì thực hiện býớc PTP.04.09 Nếu không áp, hoặc không có khoản trả trước thì thực hiện tiếp bước PTP.04.10 Thực hiện bù trừ công nợ HT Kế toán nợ phải trả Có khoản trả trước Thực hiện áp khoản trả trước cho hóa đơn, chọn số tiền sẽ áp. Nếu không áp hết, phần còn lại của hoá đơn và khoản trả trước vẫn sẽ được quản lý trong hệ thống cho đến khi thực hiện cân đối hết. P Theo dõi công nợ HT Kế toán nợ phải trả Lập kế hoạch thanh toán cho hoá đơn và thường xuyên theo dõi các kế hoạch thanh toán để có quyết định về việc thanh toán. Hàng kỳ lập các báo cáo theo dõi công nợ đối với mỗi nhà cung cấp Báo cáo công nợ phải trả theo nhà cung cấp 9.3.5.3 PTP.10 - Quy trình quản lý danh mục Nhà cung cấp Sơ đồ xử lý Mô tả quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Yêu cầu xử lý thông tin NCC TC Kế toán công nợ phải trả YC xử lý thông tin NCC Yêu cầu xử lý thông tin NCC bao gồm: Thêm mới, cập nhật, sáp nhập. Kế toán công nợ phải trả thực hiện phân loại các yêu cầu này. Nếu thêm mới NCC thì chuyển sang bước PTP.10.02 Nếu cập nhật thông tin NCC thì chuyển sang bước PTP.10.04 Nếu sáp nhập NCC thì chuyển sang bước PTP.10.06 Thông tin về NCC được phân loại Kiểm tra NCC có trong hệ thống HT Kế toán công nợ phải trả Thêm mới NCC Sau khi đã phân loại và có danh sách NCC cần thêm mới vào hệ thống, kế toán công nợ phải trả kiểm tra trong hệ thống đã tồn tại các NCC này hay chưa. Nếu chưa thực hiện bước PTP.10.03. Nếu đã tồn tại thì kết thúc. NCC cần thêm mới đã có trong hệ thống hay chưa Nhập mới NCC vào hệ thống HT Kế toán công nợ phải trả NCC cần thêm mới Kế toán công nợ phải trả thực hiện nhập thêm NCC vào hệ thống. Chú ý: Nhập Site cho từng NCC týõng ứng với tài khoản hạch toán nghiệp vụ. Nhập mã số thuế (Tax Register) tại mức Site. NCC mới được nhập vào hệ thống Tìm NCC cần cập nhật thông tin HT Kế toán công nợ phải trả YC cập nhật thông tin NCC Kế toán công nợ tìm NCC dựa vào mã NCC, hoặc các thông tin tham chiếu khác. Query NCC ðó. NCC cần cập nhật Cập nhật, tra cứu thông tin HT Kế toán công nợ phải trả NCC cần cập nhật Đối với các yêu cầu cập nhật thông tin NCC, kế toán công nợ tiến hành cập nhật thông tin của NCC. NCC được cập nhật thông tin Xác định NCC cần sáp nhập TC Kế toán công nợ phải trả YC sáp nhập 2 NCC Đối với các yêu cầu cần sáp nhập NCC, kế toán công nợ phải xác định được NCC cần sáp nhập NCC cần sáp nhập Sáp nhập NCC HT Kế toán công nợ phải trả NCC cần sáp nhập Kế toán công nợ phải trả thực hiện việc sáp nhập NCC. 2 NCC được sáp nhập 9.3.6 Quy trình quản lý Sản xuất 9.3.6.1 MFG/QT.02 - Quy trình lập kế hoạch sản xuất Sơ đồ xử lý Mô tả Quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Lập dự báo sản lượng tiêu thụ - Thị trường - Kế hoạch - Khối sản xuất - .. - Giám đốc - Dự báo của Phòng bán hàng. - Đơn mua hàng thực tế - Năng lực sản xuất - Nhu cầu quản lý - Căn cứ vào nhu cầu thị trường và năng lực sản xuất của dây chuyền, ban Thị trường sẽ lập dự báo về số lượng từng loại sản phẩm tiêu thụ trong kỳ. Tiến hành nhập dự báo về sản phẩm vào hệ thống. Tổng nhu cầu sản phẩm Lập kế hoạch sản xuất Ban Thị Trường, kế hoạch, sản xuất, Giám đốc - Tổng nhu cầu sản phẩm - Tồn kho vật tư - Lệnh sản xuất dở dang - Năng lực sản xuất - Định mức nguyên vật liệu - Xác định tổng lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ dựa vào nhu cầu sản phẩm, các đơn hàng thực tế, các lệnh sản xuất dở dang theo công thức: Tổng nhu cầu - số lượng tồn kho - số lượng sản phẩm đang sản xuất dở dang sẽ hoàn thành trong kỳ + số lượng tồn kho an toàn. - Chọn công thức sản xuất sản phẩm áp dụng trong kỳ. - Hệ thống căn cứ vào tổng lượng sản phẩm cần sản xuất, năng lực sản xuất và định mức nguyên vật liệu áp dụng hệ thống kế hoạch sản xuất bao gồm : + Tổng sản phẩm cần sản xuất + Thời gian hoàn thành theo kế hoạch + Nguyên vật liệu cần có cho sản xuất Kế hoạch sản xuất 9.3.6. 2 MFG/QT.03 - Quy trình lập kế hoạch vật tư chính phục vụ sản xuất Sơ đồ xử lý Mô tả Quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. - Kế hoạch sản xuất - Công thức sản xuất sản phẩm - Hệ thống căn cứ vào tổng nhu cầu sản phẩm cần sản xuất thêm và công thức sản xuất, tính toán tổng nhu cầu NVL chính cần có để đáp ứng sản xuất. Bảng nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất Lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. - Bảng nhu cầu NVL cho sản xuất - Mức tồn kho hiện tại NVL - Mức tồn kho an toàn NVL - Đơn đặt hàng đã duyệt - Hệ thống tính toán số nguyên vật liệu cần mua thêm để đáp ứng nhu cầu sản xuất theo công thức: Tổng NVL cần đáp ứng sản xuất - số lượng tồn kho hiện tại của NVL - số lượng trên đơn đặt hàng đã được phê duyệt và sẽ nhận hàng trong kỳ + số lượng tồn kho an toàn của NVL. - Hệ thống phát hành thành các yêu cầu mua hàng chuyển thông tin cho bộ phận mua hàng làm căn cứ để tiến hành mua hàng (Kế hoạch vật tư phục vụ sản xuất). Kế hoạch vật tư phục vụ sản xuất 9.3.6.3 MFG/QT.04 - Quy trình quản lý sản xuất Sơ đồ xử lý Mô tả Quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Tạo lệnh sản xuất Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. Kế hoạch sản xuất Quản đốc sản xuất căn cứ vào sản lượng dự kiến tạo các lệnh sản xuất tương ứng với các thông tin: -Sản lượng cần sản xuất -Thời gian bắt đầu dự kiến -Thời gian kết thúc dự kiến Lệnh sản xuất ở trạng thái chờ Phát hành lệnh sản xuất Giám đốc đốc sản xuất, Trưởng ca sản xuất Lệnh sản xuất đã lập Quản đốc sản xuất hoặc trưởng ca sản xuất phát hành lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất được triển khai Thống kê tiêu hao nguyên vật liệu thực tế tại mỗi công đoạn sản xuất Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. Sổ giao ca Cuối ca, Thống kê sản xuất căn cứ vào sổ giao ca, nhập lượng vật tư tiêu hao trong ca sản xuất tại mỗi công đoạn vào hệ thống. Những loại vật tư không thống kê được theo ca thì sẽ nhập số liệu theo định mức (nếu có). Cuối kỳ thống kê và điều chỉnh vào ca cuối cùng. Lượng vật tư tiêu hao thực tế tại mỗi công đoạn được nhập vào hệ thống Thống kê thành phẩm nhập kho Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. -Sổ giao ca Thống kê sản xuất căn cứ vào sổ giao ca nhập lượng thành phẩm hoàn thành trong ca sản xuất vào hệ thống. Lượng vật tư tiêu hao thực tế được nhập vào hệ thống Thống kê thời gian và nguồn lực tham gia trực tiếp sản xuất Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. Sổ giao ca - Thực hiện thống kê thời gian mà các nguồn lực tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất - Thực hiện thống kê số lượng nguồn lực tham gia trực tiếp vào sản xuất tại mỗi công đoạn - Nguồn lực tham gia trực tiếp vào sản xuất bao gồm: + Nhân công trực tiếp + Dây chuyền, máy móc trực tiếp sản xuất - Thời gian thi hành lệnh sản xuất - Nguồn lực tham gia sản xuất Kết thúc lệnh sản xuất Trưởng ca sản xuất Kết thúc lô sản xuất, trưởng ca sản xuất sẽ kết thúc lệnh sản xuất (chuyển lệnh sản xuất sang trạng thái hoàn thành). Việc nhập số liệu thống kê nguyên vật liệu tiêu hao, thành phẩm nhập kho, giờ công, giờ máy của nhân viên Thống kê sản xuất sau đó vẫn có thể tiếp tục. Sau khi thống kê xong, phải thông báo với Quản đốc sản xuất để tiến hành đóng lệnh sản xuất Lệnh sản xuất hoàn thành Đóng lệnh sản xuất Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. Quản đốc sản xuất tiến hành đóng lệnh sản xuất. Tất cả các số liệu liên quan đến lệnh sản xuất này chính thức được chốt (sau đó không được phép sửa đổi). Lệnh sản xuất được đóng 9.3.6.4 MFG/QT.05 - Quy trình quản lý chất lượng Sơ đồ xử lý Mô tả quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Lập các chỉ tiêu lấy mẫu Có sự hỗ trợ của hệ thống Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. Các chỉ tiêu chất lượng cần quản lý Bộ phận KCS tiến hành nhập các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng (Test), các đơn vị kiểm tra chất lượng (Test Unit), các chỉ tiêu phân loại chất lượng (Grade), phương pháp kiểm tra chất lượng (Test Method), các hành động xử lý (Actions) khi có yêu cầu thêm mới. Chỉ tiêu chất lượng được lưu trong hệ thống Lập các đặc tả mẫu Có sự hỗ trợ của hệ thống Ban kế hoạch, thị trường, tài chính, sản xuất, .. Các đặc tả chất lượng cần quản lý Bộ phận KCS tiến hành lập các đặc tả mẫu bao gồm: - Phân loại mẫu kiểm tra chất lượng là mẫu vật tý, mẫu thành phẩm hay mẫu các thông số kỹ thuật của môi trường, máy móc vận hành - Phân loại vị trí lấy mẫu ở trong quá trình sản xuất hay ở trong kho - Các chỉ tiêu chất lượng cho một mẫu, giá trị mong muốn, giá trị lớn nhất, nhỏ nhất của chỉ tiêu chất lượng - Các hành động xảy ra khi các chỉ tiêu không đạt giá trị yêu cầu - Phạm vị hiệu lực của đặc tả: đơn vị được quyền sử dụng đặc tả, … Đặc tả chất lượng được lưu trong hệ thống 9.3.6.5 MFG/QT.07 - Quy trình quản lý chi phí và tính giá thành Sơ đồ xử lý Mô tả quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Đóng lệnh sản xuất trong kỳ Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng chức nãng Các lệnh sản xuất trong kỳ Cuối kỳ tất cả các lệnh sản xuất phải được đưa về trạng thái “đóng” để hệ thống tính giá thành sản phẩm. Xác định giá trị CCDC, NVL xuất dùng chung ở phân hệ INV Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng chức nãng Chạy báo cáo chi phí NVL, CCDC xuất dùng chung trong kỳ Giá trị CCDC, NVL xuất dùng chung trong kỳ Chuyển giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ trước sang Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng chức năng Giá trị SP dở dang cuối kỳ trước Thực hiện điều chỉnh vào sản phẩm giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ trước sang Ước lượng giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Thủ công Phòng TCKT, Phụ trách sản xuất Cãn cứ vào dây chuyền đang sản xuất, thực hiện ước lượng giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ của sản phẩm Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ Điều chỉnh giảm giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ vào sản phẩm Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ trước Thực hiện điều chỉnh giảm giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ vào sản phẩm. Tập hợp các chi phí sản xuất chung phát sinh phát sinh ở các phân hệ khác INV Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Thực hiện tập hợp các chi phí sản xuất chung trừ chi phí NVL, CCDC dùng chung: - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí nhân viên phân xưởng - Chi phí quản lý công ty phân bổ - Chi phí trả trýớc phân bổ vào chi phí sản xuất trong kỳ - Chi phí phải trả phân bổ vào chi phí sản xuất trong kỳ - Khấu hao máy móc - Chi phí bằng tiền khác phát sinh trong kỳ … Trong kỳ, các khoản chi phí này được theo dõi trên các tài khoản tương ứng Số dư chi phí SX chung Tạo số dư giá trị NVL, CCDC xuất dùng chung trong kỳ trên sổ tổng hợp Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Báo cáo giá trị NVL, CCDC dùng chung trong kỳ Cãn cứ vào báo cáo giá trị CCDC, NVL xuất dùng chung trong kỳ, kế toán thực hiện tạo bút toán kết chuyển giá trị NVL, CCDC dùng chung trong kỳ vào tài khoản SXKD dở dang trên sổ tổng hợp Kết chuyển chi phí phân bổ sản xuất chung vào sản phẩm Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Số dư chi phí SX chung - Kế toán thực hiện chức nãng phân bổ các chi phí dùng chung trong kỳ vào sản phẩm - Kế toán thực hiện bút toán kết chuyển các chi phí sản xuất chung trong kỳ vào tài khoản SXKD dở dang trên sổ tổng hợp Tính giá thành phẩm Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Kế toán thực hiện chức năng tính giá. - Hệ thống sẽ tính toán giá thành sản xuất sản phẩm từ các nguồn: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí sản xuất chung được phân bổ, giá trị sản phẩm dở dang đầu kỳ và giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ theo công thức - Hệ thống tính giá xuất kho NVL, CCDC - Hệ thống tính giá thành xuất kho thành phẩm Kiểm tra giao dịch Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT - Kiểm tra giá của sản phẩm và vật tý - Thực hiện chức nãng sinh các bút toán tạm thời để xem xét, kiểm tra trước khi cập nhật giá vào giá vào sổ phụ. Sinh bút toán Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Thực hiện chức nãng sinh bút toán và cập nhật giao dịch vào sổ phụ. Nghiệp vụ này phải được thực hiện sau khi đã hoàn thành các nghiệp vụ trên. Sau khi thực hiện nghiệp vụ này, người sử dụng không thể cập nhật được các giao dịch đã phát sinh. Chuyển bút toán sang sổ tổng hợp Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Thực hiện chuyển các bút toán sang sổ tổng hợp vào cập nhật vào sổ tổng hợp. Đóng kỳ Có sự hỗ trợ của hệ thống Phòng TCKT Thực hiện chức nãng đóng kỳ. Người sử dụng không thể điều chỉnh trên các kỳ đã đóng 9.3.7 Quy trình quản lý nhân sự 9.3.7.1 Quy trình quản lý thông tin nhân viên Mô tả quy trình Mã sự kiện Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra NS.01 Nhóm quản lý nhân sự Hồ sơ nhân sự Khi có sự thay đổi thông tin về hồ sơ nhân viên hoặc có thêm nhân viên mới. Nếu CBNV đã tồn tại trong hệ thống: Cập nhật các thay đổi ngược lại thêm mới hồ sơ nhân sự NS.02 Nhóm quản lý nhân sự Hồ sơ nhân sự Nhập mới hồ sơ nhân sự. Thông tin hồ sơ nhân sự NS.03 Nhân viên tự cập nhật, qua 02 cấp xác nhận là CBQL trực tiếp và CB nhân sự. Các thay đổi trong hồ sơ nhân sự Cập nhật các thông tin thay đổi Thông tin hồ sơ nhân sự NS.04 Nhóm quản lý nhân sự Các thông tin khác: bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng, người thân, ... Nhập các thông tin liên quan đến nhân viên -Thông tin hợp đồng -Thông tin bằng cấp,chứng chỉ -Thông tin khen thưởng,kỷ luật -Thông tin nghỉ,đi nước ngoài -Thông tin thuyên chuyển -Thông tin quá trình công tác Các thông tin khác của CBNV NS.05 Nhóm quản lý nhân sự Quyết định thôi việc đã được duyệt Cập nhật trạng thái thôi việc cho nhân viên. Sẽ không tiếp tục quản lý nhân viên này Thông tin thôi việc CBNV. 9.3.7.2 Quy trình quản lý tuyển dụng Mô tả quy trình Mã sự kiện Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra TD.01 Bộ phận quản lý tuyển dụng Phiếu yêu cầu tuyển dụng Tổng hợp yêu cầu tuyển dụng từ các phiếu yêu cầu tuyển dụng Bảng tổng hợp yêu cầu tuyển dụng TD.02 Bộ phận quản lý tuyển dụng Lập yêu cầu tuyển dụng Cán bộ tuyển dụng lập yêu cầu tuyển dụng Thông tin về đợt tuyển dụng TD.03 Bộ phận quản lý tuyển dụng Kế hoạch tuyển dụng Nhập các thông tin chung về đợt tuyển dụng: Danh sách các công ty tuyển cùng vị trí tuyển, các môn thi tuyển Thông tin về đợt tuyển dụng TD.04 Bộ phận quản lý tuyển dụng Hồ sơ ứng viên Nhập thông tin chi tiết về các ứng viên tham gia đợt tuyển dụng Hồ sơ ứng viên Trạng thái đầy đủ/thiếu của hồ sơ ứng viên TD.05 Bộ phận quản lý tuyển dụng Thông tin kết quả sơ tuyển và gửi email thông báo Tiến hành loại các hồ sơ không đủ yêu cầu. Tổng hợp lại kết quả và gửi Email cho các ứng viên. Trạng thái đạt, không đạt của ứng viên TD.06 Bộ phận quản lý tuyển dụng Thông tin kết quả thi tuyển và gửi email thông báo Tiến hành tổ chức thi viết với các ứng viên qua vòng sơ tuyển. Tổng hợp kết quả thi tuyển rồi cập nhật vào hệ thống, thông báo cho ứng viên kết quả thi tuyển qua Email - Trạng thái đạt, không đạt của ứng viên - Điểm theo từng tiêu chí đánh giá phóng vấn TD.07 Bộ phận quản lý tuyển dụng Thông tin kết quả phỏng vấn và gửi email thông báo Sau khi ứng viên đã đạt trong vòng thi tuyển tiếp tục tham gia vòng phỏng vấn. Cán bộ trong hội đồng tuyển dụng thu thập kết quả gửi cho cán bộ tuyển dụng cập nhật vào hệ thống. Kết quả được gửi Email tới các ứng viên. - Trạng thái đạt, không đạt của ứng viên - Kết quả đánh giá sau tập nghề/thử việc. TD.08 Bộ phận quản lý tuyển dụng Thông tin kết quả sơ tuyển, thi tuyển, phỏng vấn trực tiếp Dựa trên kết quả sơ tuyển, thi tuyển, phỏng vấn trực tiếp quyết định nhận ứng viên vào làm việc. Lập danh sách trúng tuyển. Kết quả tuyển dụng và bảng phân bổ 9.3.7.3 Quy trình quản lý tính lương Mô tả quy trình Mã sự kiện Nhóm người thực hiện Thông tin đầu vào Mô tả chi tiết công việc Thông tin đầu ra PR.01 Ban quản lý tiền lương Bản chấm công ngày Tổng hợp số ngày công trong tháng Bản chấm công tháng PR.02 Ban quản lý tiền lương Các quyết định khen thưởng kỷ luật Cập nhật các khoản thu nhập khấu trừ khác trong tháng Thông tin đợt tuyển lưu vào hệ thống PR.03 Ban quản lý tiền lương Tính lương, các khoản thu nhập, khấu trừ khác, các khoản phụ cấp khấu trừ cố định, lương còn lại của nhân viên. Công thức tính lương chi tiết trong phụ lục đính kèm. Lương còn lại, khấu trừ CĐ trong tháng PR.04 Phòng tài chính kế toán Bảng lương tháng cần phê duyệt Người chịu trách nhiệm phê duyệt bảng lương tháng 1:Nếu đồng ý: Phê duyệt 2.Nếu không: Yêu cầu phòng nguồn lực nhân sự tính lại. Bảng lương được người chịu trách nhiệm phê duyệt PR.05 Người chịu trách nhiệm phê duyệt Bảng lương tháng cần phê duyệt Người chịu trách nhiệm phê duyệt bảng thanh toán lương tháng. 1.Nếu đồng ý: Phê duyệt 2.Nếu không: Yêu cầu lại phòng TCKT xem xét lại. Bảng lương tháng được Người chịu trách nhiệm phê duyệt PR.06 Phòng TCKT Báo cáo lương, BHXH, BHYT, KFCĐ PR.07 Phòng TCKT Bảng lương còn lại thực lĩnh Trả lương còn lại cho cán bộ nhân viên Bản xác nhận lương đã nhận Kết nối với các hệ thống nghiệp vụ đặc thù Hệ thống ERP là hạt nhân của hệ thống CNTT tại ABC, hệ thống cần phải có giao diện với các hệ tự động khác như hệ thống cân điện tử, hệ thống điều khiển tự động hóa trong sản xuất (sẽ được xác định cụ thể trong giai đoạn triển khai dự án). Các ứng dụng này phải được kết nối vào hệ thống ERP theo các nguyên tắc sau: Một ứng dụng có thể có liên kết với hệ thống Quản lý tài chính lõi ở nhiều nghiệp vụ với nhiều mức độ khác nhau, tuy nhiên, để tránh các giải pháp kỹ thuật phức tạp, có thể ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình và độ an toàn dữ liệu, ứng dụng chỉ giao diện với phân hệ Sổ cái đối với các số liệu tài chính, Sổ phụ đối với các số liệu tác nghiệp (không thông qua các phân hệ Phải thu, Phải trả). Việc giao tiếp này được thực hiện theo phương thức chuẩn của hệ thống, ứng dụng hiện có sẽ không truy xuất thẳng vào dữ liệu của hệ thống Quản lý tài chính (để đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn của các dữ liệu nghiệp vụ) mà sẽ thông qua giao diện do hệ thống cung cấp. Trong mọi trường hợp, ứng dụng không được phép ghi thẳng vào cơ sở dữ liệu (CSDL) của hệ thống. Các ứng dụng có giao diện với hệ thống ERP vẫn duy trì CSDL của mình, độc lập với CSDL của hệ thống ERP. Các giải pháp kết nối cụ thể cũng như các sửa đổi trong mã nguồn chương trình sẽ do các chuyên gia của đơn vị triển khai, cán bộ CNTT của ABC bàn thảo và thống nhất. Số lượng / độ phức tạp các giao diện cần phát triển sẽ được đưa cụ thể vào phạm vi công việc của các giai đoạn sau này. An toàn bảo mật và sao lưu dữ liệu An toàn & bảo mật Hệ thống ERP hỗ trợ an toàn và bảo mật dữ liệu ở cả ba mức hệ điều hành/mạng, cơ sở dữ liệu và ứng dụng: Mức hệ điều hành/mạng: Hạn chế người sử dụng được phép truy cập ở mức hệ điều hành/mạng Nâng cao tính bảo mật qua việc sử dụng proxy, tường lửa và các tiện ích đảm bảo an ninh mạng khác Có thể mã hoá các gói thông tin truyền trên mạng bằng cách triển khai SSL(Secure Sockets Layer) 128bits trên HTTPS (mã hóa thông tin trao đổi giữa máy trạm và lớp trung gian) và Advanced Security (mã hóa thông tin trao đổi giữa lớp trung gian và cơ sở dữ liệu). Mức cơ sở dữ liệu: Hạn chế người sử dụng được phép truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu cung cấp nhiều tính năng bảo mật ví dụ như mã hoá thông tin (Encryption), cơ chế theo dõi và kiểm soát (Auditing), hạn chế truy cập theo tính chất truy cập (vào xem hay vào sửa...). Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu với cơ chế Xác nhận 2 bước (two phase commit) Mức ứng dụng: Người sử dụng: Mỗi người sử dụng sẽ có tên và mật khẩu để truy cập hệ thống. Tên người sử dụng là duy nhất trong toàn bộ hệ thống. Mật khẩu sẽ được mã hóa trong cơ sở dữ liệu và cũng có thể mã hóa bằng SSL khi truyền trên mạng. Khi tạo mới người sử dụng, người quản trị hệ thống có thể gán mật khẩu ban đầu cho người sử dụng nhưng người sử dụng sẽ phải thay đổi mật khẩu khi đăng nhập hệ thống lần đầu tiên. Hệ thống có thể được cấu hình để bắt buộc người sử dụng phải thay đổi mật khẩu định kì (ví dụ: 10 hay 30 ngày) để hạn chế việc lộ mật khẩu. Nếu người sử dụng không thực hiện bất kì thao tác gì với ứng dụng trong khoảng thời gian dài hơn thời gian được xác định trước, phiên làm việc (time out) sẽ bị vô hiệu và hệ thống sẽ yêu cầu người sử dụng đăng nhập lại. Nếu việc đăng nhập lại thành công, phiên làm việc sẽ có hiệu lực trở lại và mọi thông tin sẽ không bị mất. Nếu không, ứng dụng sẽ thoát mà không lưu lại công việc đang làm dở dang. Mỗi người sử dụng sẽ được gán các quyền truy cập tùy thuộc vào chức năng nhiệm vụ của mình. Từ đó họ có thể thực hiện được những tác nghiệp cần thiết trên hệ thống. Quyền truy cập: Quyền truy cập sẽ xác định người sử dụng được phép/không được phép khai thác những chức năng nào của từng phân hệ cụ thể trong hệ thống (ví dụ: được mở màn hình nào, được nhập liệu, tra cứu hay xem báo cáo...). Quyền truy cập cũng hạn chế phạm vi dữ liệu mà người sử dụng được phép truy cập (ví dụ: người của đơn vị nào thì chỉ được truy cập dữ liệu của đơn vị đó). Hệ thống cũng cho phép thiết lập chức năng Vết kiểm soát (Audit Trail) để duy trì nhật kí về việc sử dụng hệ thống, hoạt động của người sử dụng, ngày/thời gian truy cập, và dữ liệu/giao dịch bị truy cập. Từ đó có thể kiểm soát người sử dụng bằng chức năng Kiểm soát đăng nhập (Sign–On Audit) và các Báo cáo kiểm soát (Audit Reports). Với chức năng Kiểm soát đăng nhập, hệ thống sẽ ghi lại tên đăng nhập, trạm làm việc, ngày và thời gian người sử dụng truy cập vào ứng dụng. Kiểm soát đăng nhập cũng có thể cho biết người sử dụng đã mở những màn hình nào, thực hiện lệnh hay chạy những báo cáo gì. Sao lưu và phục hồi dữ liệu Yêu cầu sao lưu, phục hồi số liệu Dữ liệu luôn là phần nội dung cốt lõi trong mỗi hệ thống thông tin và cần phải được bảo đảm an toàn cao. Việc sao lưu và phục hồi dữ liệu nhằm bảo đảm an toàn dữ liệu trong các trường hợp thiên tai, hoả hoạn dẫn đến sự cố xảy ra với hệ thống máy chủ, lỗi chương trình hoặc lỗi do người dùng dẫn đến số liệu bị sai lệch, hư hại, không sử dụng được. Các yêu cầu của giải pháp sao lưu và phục hồi dữ liệu là: Lưu trữ dự phòng toàn bộ CSDL tự động tối thiểu mỗi ngày một lần và hàng tuần Có công cụ để dễ dàng phục hồi toàn bộ dữ liệu Dự trù phương án lưu dự phòng thay đổi hoặc dự phòng toàn bộ cho CSDL Lưu dự phòng an toàn phải bắt buộc đến ngưỡng của hệ thống Lịch sử của hoạt động an toàn dữ liệu sẽ được ghi lại Lưu trữ các dữ liệu chi tiết đã quá thời gian quy định (gọi là dữ liệu ngoại tuyến) Các phương thức sao lưu dữ liệu Có 3 phương thức sao lưu dữ liệu: Sao lưu đầy đủ: Dùng để sao lưu tất cả các thông tin được chọn không quan tâm đến thông tin đó được lưu trữ vào thời điểm nào và các lần sao lưu trước đó. Phương pháp này cho phép sao lưu đầy đủ nhất. Đối với hệ quản trị CSDL cho phép tiến hành sao lưu đầy đủ mà không phải ngừng toàn bộ hệ thống. Sao lưu gia tăng: Dùng để sao lưu tất cả các thông tin được chọn mà có sự thay đổi hoặc cập nhật so với lần sao lưu gần nhất trước đó, đồng thời vẫn duy trì các bản sao lưu đã có từ trước của hệ thống. Phương thức này cho phép tiết kiệm tối đa thời gian, đồng thời cho phép sao lưu trực tiếp trong khi hệ thống vẫn đang hoạt động, tuy nhiên, phương án này khá phức tạp và sẽ tốn nhiều dung lượng lưu trữ. Sao lưu khác biệt: dùng để sao lưu tất cả các thông tin được chọn mà có sự thay đổi hoặc cập nhật so với lần sao lưu gần nhất trước đó. Phương thức này khá phức tạp và cũng chỉ thực hiện khi ngừng toàn bộ hệ thống Các khuyến nghị Trên cơ sở các yêu cầu về quy trình nghiệp vụ, định hướng quản trị, nghiên cứu các giải pháp đang được cung cấp trên thị trường. Chúng tôi khuyến nghị, giải pháp ERP cung cấp cho ABC phải đảm bảo các yêu cầu sau: Là giải pháp ERP có tính năng hoàn chỉnh, công nghệ hiện đại, có khả năng đáp ứng các yêu cầu quản lý hiện tại cũng như trong tương lai. Có khả năng mở rộng, mềm dẻo phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp. Có thực tiễn triển khai thành công trong ngành Hóa chất nói chung. Là giải pháp đã được triển khai và áp dụng thành công vào quản lý sản xuất của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam cũng như trên thế giới. Thiết kế hệ thống phần cứng Chương 10 Thiết kế hệ thống phần cứng Yêu cầu của hệ thống ERP Mạng và truyền thông Hiện ABC đã trang bị được hệ thống mạng LAN tại hầu hết các phòng ban của công ty, tuy nhiên việc kết nối trên bình diện toàn công ty và đường truyền tốc độ cao vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của hệ thống ERP. Thực tế, khoảng các giữa các phòng ban tại ABC tương đối xa nên việc triển khai hệ thống mạng cần có những lưu ý đặc biệt. Để người dùng tại các phòng ban, phân xưởng có thể truy cập vào hệ thống ứng dụng đặt tại khối văn phòng cần đảm bảo các yêu cầu sau: Băng thông đường truyền đáp ứng yêu cầu của ứng dụng. Đường truyền có tính ổn định cao Định hướng thiết kế mạng Hệ thống mạng được áp dụng tại ABC phải đảm bảo đáp ứng các tiêu chí thiết kế sau: Mật độ người dùng – Qua khảo sát số lượng cán bộ trong các phòng ban ABC, mạng LAN trong Công ty phải có số lượng nút mạng dành cho người sử dụng lên tới 200 nút mạng. Đảm bảo hoạt động tốt với 100 user sử dụng đồng thời. Kiến trúc mạng – Mạng LAN phải được thiết kế theo kiến trúc hiện đại có tính phân cấp (Hiearchical), theo môđun (Modular) để phân chia toàn bộ mạng lớn thành nhiều vùng mạng nhỏ hơn có chức năng khác nhau như vùng mạng dành cho người sử dụng của các phòng ban, vùng đặt các máy chủ, vùng mạng kết nối ra Internet, vùng mạng kết nối mạng diện rộng (WAN) đến các đơn vị thành viên, vùng mạng dành cho việc quản trị toàn bộ hệ thống mạng. Việc thiết kế tuân theo kiến trúc Hiearchical và Modular không những tăng cường hiệu năng toàn mạng mà còn thuận lợi cho việc mở rộng và quản lý toàn bộ hệ thống sau này. Công nghệ mạng – Sử dụng các công nghệ mạng IP tiên tiến như Fast Ethernet và Gigabit Ethernet, công nghệ chuyển mạch lớp 2 và lớp 3 có trong các loại thiết bị Switch. Các Switch sẽ cung cấp các cổng truy cập LAN cho các máy trạm, máy in và các máy chủ với tốc độ 100Mbps hoặc 1000Mbps dùng cáp đồng đôi xoắn hoặc cáp quang, có khả năng hoạt động độc lập hoặc kết nối xếp chồng lên nhau. Khả năng quản lý mạng – Mạng LAN phải được quản lý tập trung như kiểm soát lưu thông broadcast hay multicast, quản lý cấu hình thiết bị, quản lý thêm bớt các VLAN… Bảo mật – Mạng phải được bảo mật chống lại các loại hình tấn công từ bên ngoài và bên trong vào các tài nguyên trên mạng, phòng chống sự phát tán virus trên toàn mạng. Khả năng mở rộng – Mạng phải có tính mở, cho phép dễ dàng nâng cấp, mở rộng hệ thống trong tương lai, để không làm thay đổi đáng kể đến kiến trúc mạng ban đầu. Khả năng tích hợp dịch vụ – Ngoài lưu thông chủ yếu là dữ liệu của các ứng dụng, mạng LAN phải có khả năng tích hợp lưu thông thời gian thực (real-time) của các ứng dụng hình ảnh (Video Conferencing) và thoại (IP Telephony). Phương án kết nối Hiện toàn bộ khối văn phòng cũng như sản xuất của ABC đều được tập trung tại ...; Đây là một thuận lợi rất lớn giúp cho việc triển khai hệ thng mạng nhanh chóng và giảm thiểu chi phí. Tuy nhiên khoảng các giữa tòa nhà văn phòng chính với các bộ phận khác như Phòng vật tư, phòng ĐTXD, các Xưởng SX …vượt quá chuẩn mạng LAN thông thường nên để đảm bảo tốc đường truyền cũng như an toàn, bảo mật thông tin ABC cần kết nối bằng mạng cáp quang. Thiết bị kết nối Để kết nối các đơn vị theo mô hình nêu trên thì cần có những thiết bị cơ bản như sau: Dây cáp quang nối các bộ phận (AMP Outdoor all dielectric 8 core fiber optic) Các thiết bị và chi phí để lắp đặt cáp quang: ống co nhiệt, dây nhẩy quang SC-CS, khay nối quang, thẻ treo, công hàn, công kéo, kẹp treo cáp, bộ chuyển đổi quang điện Switch trung tâm đặt tại Văn phòng trung tâm để tiếp nhận các kết nối từ các cụm thành viên. Switch phân phối đặt tại trung tâm của các cụm thành viên. Switch truy cập đặt tại các bộ phận AMP Cable để máy trạm kết nối mạng AMP AJ-45 Conector tại các đầu dây AMP Cable Router (Bộ định tuyến) phục vụ kết nối Leased Line NTU là thiết bị để kết nối đường Leased Line vào Router FireWall (Tường lửa) là thiết bị để đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho hệ thống Máy chủ ứng dụng Kiến trúc hệ thống Kiến trúc của hệ thống ứng dụng ERP được thiết kế theo mô hình 3 lớp: Máy trạm (Clients) cung cấp giao diện cho phép người dùng nhập dữ liệu, gửi các yêu cầu xử lý, truy vấn thông tin, in các báo cáo … Máy chủ ứng dụng (Application Server) làm nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu được gửi từ các máy trạm. Máy chủ Cơ sở Dữ liệu (Database Server) chứa toàn bộ dữ liệu của hệ thống, thực hiện việc truy vấn, thao tác và trả lại kết quả phục vụ việc xử lý của máy chủ ứng dụng. Máy chủ Hệ thống máy chủ tại văn phòng Công ty có thể được đầu tư theo hai phương án sau: Phương án dùng cặp máy chủ song hành (Clustering) Dựa trên kiến trúc của hệ thống ứng dụng 3 lớp, những yêu cầu đặt ra và thiết kế hệ thống mạng của Công ty, mô hình triển khai hệ thống ứng dụng như sau: Cặp máy chủ song hành (Cluster) Cặp Cluster gồm có 02 máy chủ và 01 tủ đĩa này được trong mạng LAN của văn phòng Công ty. Tủ đĩa - Toàn bộ hệ thống các file dữ liệu của ứng dụng (data, indexes & control files) được đặt trong tủ đĩa gồm nhiều đĩa được cấu hình RAID 5 (Hệ thống đĩa dự phòng - RAID) có các đặc điểm là có tính an toàn và hiệu suất cao (vẫn hoạt động bình thường nếu như một trong những đĩa được cấu hình gặp sự cố và có tốc độ đọc, truyền dữ liệu cao nhất so với tất cả các cấp khác của RAID). Tủ đĩa là một thiết bị được thiết kế và sản xuất dựa trên các công nghệ tiên tiến về lưu trữ dữ liệu nhằm mục đích nâng cao tính an toàn, tốc độ đọc/ghi và dung lượng lưu trữ của các dữ liệu quan trọng của các hệ thống ứng dụng lớn. Trong trường hợp đĩa cứng gặp sự cố bản thân tủ đĩa có các cảnh báo bằng tín hiệu (đèn hoặc âm thanh) để kịp thời thay thế. 02 máy chủ - Trên cả hai máy chủ này đều được cài đặt tất cả các thành phần kĩ thuật của hệ thống ứng dụng (Hệ quản trị CSDL – RDBMS, Forms, Reports, Concurrent Manager…), tuy nhiên mỗi máy lại đóng một vai trò khác nhau. Một số yêu cầu đối với các máy chủ như sau hoạt động 24h x 7 ngày, đáp ứng về mặt thời gian xử lí đối với các yêu cầu của người dùng và có tính sẵn sàng cao. Để đáp ứng các yêu cầu đó, giải pháp là: Các máy chủ này phải có kiến trúc Server nhiều bộ vi xử lí (Multi-Processors), hệ thống đĩa cứng phải được cấu hình với RAID 1 (mirrored), đĩa cứng dự phòng, bộ nguồn điện dự phòng, hệ thống lưu điện có khả năng chịu tải tối thiểu là 30 phút và bản thân hai máy chủ này được cấu hình để có khả năng thay thế lẫn nhau trong trường hợp một trong hai máy gặp sự cố. Cặp Cluster này sẽ được cấu hình chi tiết như sau: Máy số 1: Vai trò chính của máy chủ này là một máy chủ ứng dụng cung cấp các dịch vụ trực tiếp cho các máy trạm và được gọi là máy ‘APPS’. Với các thành phần kĩ thuật như Web, Forms, Reports và Discoverer Server thì máy chủ làm nhiệm vụ tiếp nhận các yêu cầu kết nối, cung cấp giao diện, xử lí các số liệu được trả về từ máy chủ Cơ sở dữ liệu (CSDL) và trả lại kết quả cho người dùng. Máy số 2: Ngoài Chức năng quản lý đồng thời (Concurrent Manager) thì còn một thành phần tối quan trọng của hệ thống ứng dụng là hệ quản trị CSDL được cài đặt và chạy trên máy chủ này và ta gọi máy này là máy chủ ‘DB’. Ngoài việc chạy các chương trình đồng thời (concurrent program) để kết xuất dữ liệu làm báo cáo và thực hiện các lô giao dịch thì nhiệm vụ chính của máy này là quản trị hệ thống CSDL của ứng dụng ERP bằng việc thực hiện các truy vấn và thao tác các dữ liệu có trong CSDL trên tủ đĩa. Trong trường hợp một trong hai máy chủ này gặp sự cố thì máy còn lại sẽ đóng vai trò của cả hai máy, ví dụ: Nếu máy số 1 gặp sự cố thì trong thời gian khắc phục sự cố máy số 2 sẽ làm nhiệm vụ của cả hai máy (APPS và DB) và ngược lại. Hệ thống sẽ được cấu hình từ khi cài đặt ban đầu để việc kết hợp này diễn ra một cách tự động khi có sự cố xảy ra để đảm bảo thời gian ngưng trệ của hệ thống bằng 0. Máy chủ dự phòng Hệ thống dự phòng là một máy chủ đơn có cấu hình tương đương với một máy chủ trong cặp Cluster. Mục đích của máy chủ này làm dự phòng cho hệ thống chính (cặp Cluster), theo như cách tính toán và đề xuất của hệ chính ở trên thì với một cặp Cluster như vậy thì hệ thống đã có an toàn rất cao. Tuy nhiên trong thực tế hệ thống trên chỉ an toàn trong điều kiện môi trường bình thường còn nếu xảy ra các sự cố bất thường như: thiên tai, cháy nổ, động đất,… thì một hệ thống dự phòng là rất cần thiết. Hệ thống này được thiết lập tương tự như hệ thống chính về mặt ứng dụng và CSDL. Bình thường thì hệ thống này chạy ở chế độ dự phòng (standby) để cập nhật dữ liệu của các giao dịch phát sinh trên hệ thống chính. Trong trường hợp sự cố xảy ra hệ thống này sẽ được kích hoạt để thay thế cho hệ thống chính. Ngoài nhiệm vụ làm dự phòng cho hệ thống chính, để hiệu quả cho việc sử dụng tài nguyên và tiết kiệm, có thể thiết lập hệ thử nghiệm (Test) trên máy này để phục vụ việc thử nghiệm áp dụng các quy trình nghiệp vụ mới phát sinh trong qua trình sử dụng hệ thống và đồng thời có thể dùng hệ thống này để làm môi trường đào tạo cho các nhân viên mới. Ưu/nhược điểm của phương án dùng cặp máy chủ song hành (clustering): Độ an toàn và tính sẵn sàng của hệ thống rất cao, đặc biệt trong trường hợp dùng kết hợp cả clustering và máy chủ dự phòng Chi phí đầu tư cao Phương án dùng một máy chủ chính và một máy chủ dự phòng: Máy chủ chính: Trong trường hợp không dùng cặp máy chủ song hành (clustering), hệ thống cần ít nhất một máy chủ riêng để cài đặt ứng dụng và CSDL. Máy chủ này phải có cấu hình tương đối mạnh để phục vụ cho sự tăng trưởng các giao dịch ngày càng nhiều của hệ thống. Ô cứng của máy chủ được cấu hình theo chuẩn RAID và dữ liệu phải được sao lưu hàng ngày vào băng từ. Điều này đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ và phòng ngừa rủi ro mất dữ liệu. Máy chủ dự phòng: Máy chủ dự phòng sẽ thay thế máy chủ chính khi máy chủ chính gặp sự cố. Do đó sẽ tăng cường mức độ an toàn và tính sẵn sàng của hệ thống, giảm thiểu thời gian hệ thống bị gián đoạn. Ưu/nhược điểm của phương án này: Độ an toàn và tính sẵn sàng của hệ thống giảm, đặc biệt là trong trường hợp không dùng máy chủ dự phòng Chi phí đầu tư ít hơn phương án trên Máy chủ ứng dụng và các thiết bị dự kiến Hệ thống máy chủ cần đáp ứng được các yêu cầu của Công ty do vậy cần có cấu hình đủ mạnh và an toàn (không bị shutdown, khi máy chủ hỏng thì có hệ thống phòng ngừa khởi động ngay lập tức để đảm bảo mọi hoạt động của hệ thống không bị ngừng trệ. Dự kiến hệ thống máy chủ cần có các thiết bị sau: STT Diễn giải Số lượng 1 Hệ thống máy chủ chính 1.a Phương án dùng cặp máy chủ song hành (clustering) Cặp máy chủ cấu hình Clustering Bao gồm hai máy chủ và một tủ đĩa cứng, hệ thống này lưu trữ hệ thống ứng dụng và cơ sở dữ liệu 1 1.b Phương án dùng 1 máy chủ Máy chủ hệ thống (CSDL và ứng dụng) 1 2 Máy chủ dự phòng (tránh trường hợp hoả hoạn, thiên tai làm hỏng hệ thống trên) 1 3 Máy chủ Internet: Cung cấp các dịch vụ về quản trị mạng: DHCP, DNS, Mail server, File server, security) 1 4 Các máy lưu điện UPS giúp phòng ngừa việc mất điện tại điểm đặt hệ thống máy chủ 4 5 Các băng từ để sao lưu dữ liệu phòng ngừa 10 Các yêu cầu triển khai hệ thống Như chúng ta đã biết đây là hệ thống chứa toàn bộ các dữ liệu tài chính kế toán của Công ty và phục vụ một số lượng lớn người dùng trên nhiều vị trí công tác và mục đích khác nhau, từ việc cho phép các nhân viên kế toán thực hiện cập nhật các giao dịch đến việc cung cấp các thông tin hỗ trợ ra quyết định của các cấp lãnh đạo. Do đó hệ thống phải thoả mãn những yêu cầu sau: Hệ thống phải cung cấp một môi trường làm việc liên tục và có tính sẵn sàng cao. Đảm bảo được tính an toàn của dữ liệu. Xử lý và trả lại kết quả cho người dùng trong một khoảng thời gian chấp nhận được (không gây cản trở đến công việc và lãng phí thời gian của người sử dụng). Dễ dàng trong việc vận hành và duy tu hệ thống. Có khả năng nâng cấp và mở rộng. Khôi phục được khi có các tình huống bất khả kháng xảy ra. Máy trạm Để triển khai hệ thống ERP thì các máy trạm cần đáp ứng những yêu cầu sau: Cài đặt Windows 2000/XP Cấu hình tối thiểu Pentium IV 128 MB Ram Lựa chọn thiết bị Danh sách các thiết bị mạng và truyền thông : TT Thiết bị Đơn vị Số lượng (ước tính) 1 Cáp quang kết nỗi giữa các bộ phận (AMP Outdoor all dielectric 8 core fiber optic singlemode) mét 2 Ông co nhiệt cái 3 Dây nhấy quang SC-SC sợi 4 Khay nối quang cái 5 Thẻ treo tài sản cái 6 Mối hàn cáp quang mối 7 Kẹp treo cáp bộ 8 Bộ chuyển đổi quang điện (Repotec) cái 9 Switch trung tâm cái 10 Switch phân phối cái 11 Switch truy cập cái 12 AMP Cable cho máy trạm mét 13 Đầu nối cáp (AMP AJ-45 Conector) cái 14 Thiết bị để kết nối đường Leased Line vào Router (NTU) cái 15 Bộ định tuyến (Router ) cái 16 Tường lửa (FireWall cái Máy chủ Đối với 2 phương án đã đề xuất ở trên, các máy chủ phải đảm báo đáp ứng yêu cầu sau: Yêu cầu máy chủ Hoạt động 24h x 7 ngày Đáp ứng về mặt thời gian xử lý đối với các yêu cầu của người dùng Có tính sẵn sàng cao Hệ thống đảm bảo đáp ứng tối thiểu các yêu cầu sau: Stt Thông số Giá trị Ghi chú 1 Số lượng người dùng của hệ thống 50 2 Số người dùng đồng thời 30 3 Dung lượng đĩa cứng để cài đặt 50GB HĐH, Phần mềm & Swap 4 Dung lượng đĩa cứng dành cho CSDL 100GB Bao gồm data, Index và dự trù cho dữ liệu phát sinh 3-5 năm 5 Dung lượng đĩa cứng dành cho log files 30GB Chi tiết danh mục thiết bị STT Chủng loại/Ký hiệu Mụ tả Số lượng I. Thiết bị mạng Cisco 1 Bộ chuyển đổi quang điện Cisco SFP GBICs GLC-LH-SM= GE SFP,LC connector LX/LH transceiver 2 Bộ chuyển mạch trung tõm (Switch trung tõm ) Cisco Catalyst 3750 WS-C3750G-12S-E Catalyst 3750 12 SFP Enhanced Multilayer Image CAB-ACU Nguồn: AC Power Cord UK CON-CSSPD-3750G12E Cisco Shared Support Same Day Ship Part 3 Bộ chuyển mạch phõn phối (Switch phõn phối ) Cisco Catalyst 2960 WS-C2960-24TC-L Catalyst 2960 24 10/100 + 2T/SFP LAN Base Image CAB-7KACU Nguồn: AC Power Cord (UK) CON-CSSPD-C29602TC Cisco Shared Support Same Day Ship Part 4 Bộ chuyển mạch truy cập (Switch truy cập ) Cisco Catalyst 2960 WS-C2960-24-S Catalyst 2960 24 10/100 LAN Lite Image CAB-7KACU Nguồn: AC Power Cord (UK) CON-CSSPD-296024S Cisco Shared Support Same Day Ship Part 5 Bộ định tuyến Cisco Router 1841 CISCO1841 Modular Router w/2xFE, 2 WAN slots, 32 FL/128 DR CAB-ACU Nguồn : Power Cord UK S184IPBK9-12416 Cisco 1841 IOS IP BASE WIC-2T 2-Port Serial WAN Interface Card CAB-SS-V35MT V.35 Cable, DTE Male to Smart Serial, 10 Feet ROUTER-SDM-CD CD for SDM software MEM1800-32CF 32MB Cisco 1800 Compact Flash CON-CSSPD-CISCO184 Cisco Shared Support Same Day Ship Part 6 Thiết bị tường lửa Cisco ASA Firewall 5510 ASA5510-BUN-K9 ASA 5510 Appliance with SW, 5FE, 3DES/AES CAB-ACU Nguồn: Power Cord UK SF-ASA-8.0-K8 Phần mềm: ASA 5500 Series v8.0 ASA5500-ENCR-K9 ASA 5500 Strong Encryption License (3DES/AES) ASA-VPN-CLNT-K9 Phần mềm: Cisco VPN Client (Windows, Solaris, Linux, Mac) SSM-BLANK ASA/IPS SSM Slot Cover ASA-180W-PWR-AC Nguồn: ASA 180W AC Power Supply ASA-ANYCONN-CSD-K9 ASA 5500 AnyConnect Client + Cisco Security Desktop Software CON-CSSPD-AS1BUNK9 Cisco Shared Support Same Day Ship Part II. Thiết bị kết nối Router và đường leased line (NTU - Aethra 2032) AC2032 Aethra AC2032 SHDSL, E1, V.35 III. Cáp quang để nối giữa các bộ phận và cáp thường để nối các máy trạm 1 Cỏp quang AMP Outdoor all dielectric 8 core fiber optic singlemode 2 ễng co nhiệt 3 Dõy nhấy quang SC-SC 0-0492019-3 Patch Cord,SC-SC,Dpx,SM,3m 4 Khay nối quang 28 5 Thẻ treo tài sản 6 Mối hàn cỏp quang 7 Kẹp treo cỏp 8 Bộ biến đổi quang điện 9 AMP Cable cho mỏy trạm 219590-2 Enhanced CAT-5 200MHz UTP 4-pair Solid Cable (Made in Taiwan) (305m/cuộn) 10 Đầu nối AJ-45 Conector 5-554720-3 RJ-45 Modular Plug 272354-5 Modular Plug boots (X=3 Red, X=5 Blue, X=6 Yellow) Giải phỏp lựa chọn 1: Cặp mỏy chủ song hành Clustering STT Chủng loại/Ký hiệu Mụ tả Số lượng 1.Máy chủ Cơ sở dữ liệu - Ứng dụng chạy Clustering 79797AA Chủng loại: x3650, Xeon Dual Core 5160 3.0GHz/1333MHz/2x2MB L2, 2x512MB ChK, O/Bay 2.5in HS SAS, CD-RW/DVD Combo, 835W p/s, Rack 39M5782 Bộ nhớ: 1GB (2x512MB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2 Chipkill FBDIMM Memory Kit 40K1052 Ổ cứng: IBM 73.4GB 2.5in 10K HS SAS HDD 42C2071 Emulex 4 Gb FC HBA PCI-E Controller Dual Port for IBM System x 39Y6098 NetXtreme 1000 E Single-Port PCI-E 1GbE 40K1906 Nguồn: xSeries 835W Redundant Power Option 2.Tủ đĩa lưu trữ ngoài cho cặp Clustering 172642X IBM System Storage DS3400 Dual Controller 40K1043 Ổ cứng: IBM 73GB 3.5in 15K HS SAS HDD 39R6475 IBM 4-Gbps Optical Transceiver - SFP 39M5697 Cỏp quang: 5m Fiber Optic Cable LC-LC 3.Mỏy chủ dự phũng 797792A Chung loại: x3500, Xeon Dual Core 3.0GHz/1333MHz/2x2MB L2, 2x512MB, O/Bay HS SAS/SATA, DVD-ROM 16x, 835W p/s, Tower 39M5782 Bộ nhớ: 1GB (2x512MB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2 Chipkill FBDIMM Memory Kit 40K1043 Ổ cứng: IBM 73GB 3.5in 15K HS SAS HDD 43W4324 IBM Ultra320 SCSI Controller PCIe 39Y8487 Nguồn: Redundant Power and Cooling Option 39M5657 LTO Gen3 400/800GB SCSI Tape Drive 39Y8382 5Ux26D Tower to Rack Conversion Kit 25R0032 LTO Generation 3 Media 5 Pack Option 4.Tủ lưu trữ (rack) 93072RX NetBAY S2 25U Standard Rack Cabinet 17353LX IBM 1x8 Console Switch 494317X Màn hỡnh: IBM T117 17-in TFT Monitor 17237RX Khay màn hỡnh: Monitor Shelf 17235RX Khay bàn phớm: Keyboard Tray 94G7448 Hi-volt Power Cable (required for server, monitor, console switch, devices) 39Y8959 DPI Universal Rack PDU (China) 73P3144 Bàn phớm: PS/2 Travel 40K9200 Chuột: IBM 2 Button Optical Wheel Mouse - Black - USB 31R3132 Cỏp: IBM 3M Console Switch Cable (USB) Giải phỏp lựa chọn 2: Mỏy chủ Single STT Chủng loại/Ký hiệu Mụ tả Số lượng 1.Máy chủ Cơ sở dữ liệu 79797AA Chủng loại: x3650, Xeon Dual Core 5160 3.0GHz/1333MHz/2x2MB L2, 2x512MB ChK, O/Bay 2.5in HS SAS, CD-RW/DVD Combo, 835W p/s, Rack 39M5782 Bộ nhớ:1GB (2x512MB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2 Chipkill FBDIMM Memory Kit 40K1052 Ổ cứng: IBM 73.4GB 2.5in 10K HS SAS HDD 25R8064 Chuyển đổi: ServeRAID-8k Adapter 40K1906 Nguồn: xSeries 835W Redundant Power Option 2.Mỏy chủ ứng dụng 79797AA Chủng loại: x3650, Xeon Dual Core 5160 3.0GHz/1333MHz/2x2MB L2, 2x512MB ChK, O/Bay 2.5in HS SAS, CD-RW/DVD Combo, 835W p/s, Rack 39M5782 Bộ nhớ: 1GB (2x512MB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2 Chipkill FBDIMM Memory Kit 40K1052 Ổ cứng: IBM 73.4GB 2.5in 10K HS SAS HDD 25R8064 Chuyển đổi: ServeRAID-8k Adapter 40K1906 Nguồn: xSeries 835W Redundant Power Option 3.Mỏy chủ dự phũng 797792A Chủng loại: x3500, Xeon Dual Core 3.0GHz/1333MHz/2x2MB L2, 2x512MB, O/Bay HS SAS/SATA, DVD-ROM 16x, 835W p/s, Tower 39M5782 Bộ nhớ: 1GB (2x512MB) PC2-5300 CL5 ECC DDR2 Chipkill FBDIMM Memory Kit 40K1043 Ổ cứng: IBM 73GB 3.5in 15K HS SAS HDD 43W4324 IBM Ultra320 SCSI Controller PCIe 39Y8487 Nguồn: Redundant Power and Cooling Option 39M5657 LTO Gen3 400/800GB SCSI Tape Drive 39Y8382 5Ux26D Tower to Rack Conversion Kit 25R0032 LTO Generation 3 Media 5 Pack Option 4.Tủ lưu trữ dữ liệu (rack) 93072RX NetBAY S2 25U Standard Rack Cabinet 17353LX IBM 1x8 Console Switch 494317X Màn hỡnh: IBM T117 17-in TFT Monitor 17237RX Khay màn hỡnh: Monitor Shelf 17235RX Khay bàn phớm: Keyboard Tray 94G7448 Cỏp nguồn: Hi-volt Power Cable (required for server, monitor, console switch, devices) 39Y8959 DPI Universal Rack PDU (China) 73P3144 Bàn phớm: PS/2 Travel 40K9200 Chuột: IBM 2 Button Optical Wheel Mouse - Black - USB 31R3132 Cỏp IBM 3M Console Switch Cable (USB) Khuyến nghị Trên cơ sở khảo sát hiện trạng CNTT, các nghiệp vụ đặc thù và tham khảo thực tiễn tại các Doanh nghiệp đã triển khai ERP, chúng tôi đề xuất ABC lựa chọn phương án chạy cặp máy chủ song hành – Clustering. Phần 3: Phụ lục PHẦN III Phụ lục