Đề tài Áp dụng công cụ quản lý chất lượng 5S tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH Viện Đào Tạo Sau Đại Học  TIỂU LUẬN MÔN THAY ĐỔI PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC Đề tài: ÁP DỤNG CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG 5S TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU Y TẾ DOMESCO HỌC VIÊN : Nhóm 3 LỚP : Đêm 2 - Khóa 22 GIẢNG VIÊN: TS. Trƣơng Thị Lan Anh TP.HCM, tháng 04/2014 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 2 DANH SÁCH NHÓM THỰC HIỆN 1. LÊ TUẤN ANH 2. LÊ THỊ NGỌC BÍCH 3. NGUYỄN HỮU KHANH 4. NGUYỄN DUY NAM 5. ĐỖ NGỌC HIỀN PHI 6. NGUYỄN THỊ THỦY GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 3 MỤC LỤC CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN ........................................................................................................... 4 1.1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................................... 4 1.2 Mục tiêu................................................................................................................................. 4 1.3 Phƣơng pháp .......................................................................................................................... 4 1.4 Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................................... 5 1.5 Đối tƣợng nghiên cứu ............................................................................................................ 5 CHƢƠNG 2. MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN ........................................................................................ 6 2.1 Định nghĩa 5S ........................................................................................................................ 6 2.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S ................................................................................................. 7 2.2.1 Mục tiêu .......................................................................................................................... 7 2.2.2. Tác dụng ........................................................................................................................ 7 2.3 Nội dung của 5S .................................................................................................................... 7 2.3.1 Seiri - Sàng Lọc .............................................................................................................. 7 2.3.2 Seiton - Sắp xếp .............................................................................................................. 8 2.3.3 Seiso - Sạch sẽ ................................................................................................................ 8 2.3.4 Seiketsu - Săn sóc ........................................................................................................... 8 2.3.5 Shiketsu - Sẵn sàng ......................................................................................................... 8 CHƢƠNG 3.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO .......................... 9 3.1. Giới thiệu .............................................................................................................................. 9 3.2. Mặt hàng kinh doanh ............................................................................................................ 9 3.3 Định hƣớng của tổ chức ...................................................................................................... 10 3.4. Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco .......................................................... 11 CHƢƠNG 4. CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC ...................................................................................... 12 CHƢƠNG 5. GIẢI PHÁP............................................................................................................. 18 CHƢƠNG 6. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI ................................................................................... 27 6.1 Động lực thay đổi ................................................................................................................ 27 6.2 Nhân tố kháng cự sự thay đổi .............................................................................................. 27 6.3 Giải pháp ............................................................................................................................. 28 KẾT LUẬN ................................................................................................................................... 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................................ 31 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 4 CHƢƠNG 1. TỔNG QUAN 1.1 Lý do chọn đề tài Công cụ quản lý chất lƣợng 5S là một phƣơng pháp do các tổ chức Nhật xây dựng và rất đƣợc ƣa chuộng. 5S là một phƣơng pháp đơn giản để có thể huy động con ngƣời, nâng cao năng suất, chất lƣợng và hiệu quả. Phƣơng pháp này có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức trong bất kì lĩnh vực nào. Hiện nay, chƣa nhiều công ty Việt Nam áp dụng công cụ này để cải tiến môi trƣờng làm việc, nâng cao chất lƣợng và đã đem lại những hiệu quả rất rõ nét. Trong đó, Công ty CP XNK Y Tế Domesco là một thƣơng hiệu mạnh trong lĩnh vực y tế trong và ngoài nƣớc. Công ty có nhiều khu vực sản xuất và văn phòng, thƣờng xuyên tiếp xúc với khách hàng và đối tác. Hiện nay, tại công ty chƣa áp dụng công cụ này. Do đó, để có một hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng cũng nhƣ tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh sản xuất, nhóm OD đề xuất cần áp dụng công cụ 5S cải thiện môi trƣờng làm việc, nâng cao chất lƣợng môi trƣờng công việc của chính nhân viên và nâng cao hiệu quả hoạt động. Trên cơ sở đó, đề tài: “ Áp dụng công cụ quản lý chất lƣợng 5S tại công ty CP XNK Y Tế Domesco ” do nhóm 3 – Đêm 2 – Ngành Quản trị kinh doanh- Viện Đào Tạo Sau Đại Học trƣờng ĐH Kinh Tế Tp.HCM thực hiện, hi vọng đem lại cái nhìn tổng quan cho các cấp lãnh đạo và các nhân sự liên quan. Xin chân thành cám ơn Tiến sĩ Trƣơng Thị Lan Anh và các học viên cùng lớp đã góp ý cho nhóm trong quá trình thực hiện đề tài. 1.2 Mục tiêu • Chẩn đoán môi trƣờng làm việc hiện tại của công ty • Đề ra giải pháp thực hiện 5S tại đơn vị 1.3 Phƣơng pháp Do nguồn lực và thời gian có hạn nên nhóm chỉ thực hiện bằng phƣơng pháp quan sát và so sánh. Việc quan sát đƣợc thực hiện tại chính các đơn vị của công ty và các công ty đã thực hiện 5S. Trên cơ sở đó so sánh để có những nhận định phù hợp hơn với công ty Domesco. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 5 1.4 Phạm vi nghiên cứu Nhóm thực hiện tại Khu vực Khối văn phòng của công ty cổ phần xuất nhập khẩu y tế Domesco tại Tp.HCM. 1.5 Đối tƣợng nghiên cứu Môi trƣờng làm việc của nhân viên khối văn phòng công ty CP XNK Y Tế Domesco tại Tp.HCM. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 6 CHƢƠNG 2. MÔ HÌNH CHẨN ĐOÁN Nhóm sử dụng mô hình 5S làm cơ sở để chẩn đoán thực trạng tại công ty. 2.1 Định nghĩa 5S 5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lƣợng xuất phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trƣờng lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lƣợng hiệu quả hơn. 5S là chữ cái đầu của các từ: + Theo tiếng Nhật là: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE” + Theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SÓC” và “SẴN SÀNG” + Theo tiếng Anh là: “SORT”, “SET IN ORDER”, “STANDARDIZE”, “SUSTAINT” và “SELF-DISCIPLINE” GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 7 2.2 Mục tiêu và tác dụng của 5S 2.2.1 Mục tiêu - Xây dựng ý thức cải tiến cho mọi ngƣời tại nơi làm việc. - Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi ngƣời - Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt động thực tế. - Xây dựng cơ sở để đƣa vào các kỹ thuật cải tiến. - Giảm thời gian tìm kiếm tại nơi làm việc (Hƣớng tới thời gian tìm kiếm bằng 0) - Quản lý bằng mắt (phát hiện nhanh chóng điểm bất thƣờng và thực hiện cải tiến). 2.2.2. Tác dụng - Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn. - Tăng cƣờng phát huy sáng kiến cải tiến - Mọi ngƣời trở nên có kỷ luật hơn. - Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc - Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn. - Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình. - Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn. 2.3 Nội dung của 5S 2.3.1 Seiri - Sàng Lọc Là nhận biết, phân loại và loại bỏ những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu không cần thiết ra khỏi nơi làm việc nhằm tạo một không gian làm việc hữu dụng và hiệu quả. Mô hình thực hiện Seiri – Sàng lọc: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 8 2.3.2 Seiton - Sắp xếp Là sắp xếp những vật dụng, sách báo, hồ sơ, tài liệu cần thiết theo trật tự thích hợp sao cho dễ dàng tìm thấy và truy lục một cách nhanh chóng 2.3.3 Seiso - Sạch sẽ Vệ sinh nơi làm việc và giữ nó luôn sạch sẽ. để không còn bụi bám trên sàn, máy móc và trang thiết bị. 2.3.4 Seiketsu - Săn sóc Săn sóc, giữ gìn vệ sinh nơi làm việc bằng cách liên tục thực hiện Seiri (sàng lọc), Seiton(sắp xếp), Seiso(sạch sẽ). 2.3.5 Shiketsu - Sẵn sàng Tạo thói quen tự giác làm việc theo phƣơng pháp đúng, đào tạo mọi ngƣời tự giác tuân theo quy tắc giữ gìn thật tốt nơi làm việc. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 9 CHƢƠNG 3.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XNK Y TẾ DOMESCO 3.1. Giới thiệu Tên viết tắt : Domesco. Tên tiếng Anh: Domesco Medical Import Export Joint Stock Corporation. Trụ sở chính: Số 66 - Quốc lộ 30 - P. Mỹ Phú - Tp. Cao Lãnh -Tỉnh Đồng Tháp - Việt Nam DOMESCO là doanh nghiêp̣ chuyên sản xuất , kinh doanh, xuất nhập khẩu thuốc, nguyên liệu, phụ liệu dùng làm thuốc cho ngƣời, hoá chất xét nghiệm, vắcxin, sinh phẩm dùng cho ngƣời, động vật và thực vật. Thƣơng hiệu DOMESCO đƣợc thành lập vào ngày 19/5/1989. Qua nhiều năm xây dựng và phát triển DOMESCO đã tạo dựng và khẳng định đƣợc vị thế của mình trên thị trƣờng trong nƣớc và quốc tế về lĩnh vực Dƣợc phẩm và Thực phẩm chức năng. Hiện nay, hệ thống phân phối DOMESCO rải đều khắp cả nƣớc với 11 chi nhánh và hơn 13.000 đại lý; có quan hệ mua bán với hầu hết các Doanh nghiệp Dƣợc trong nƣớc và hơn 18 hãng Dƣợc phẩm nƣớc ngoài; xuất khẩu gần 100 mặt hàng cho 25 thị trƣờng các nƣớc thuộc Châu Á, Châu Phi và Châu Mỹ La Tinh... 3.2. Mặt hàng kinh doanh Với sản phẩm gồm nhiều chủng loại đa dạng nhƣ: Viên nang, Viên nang mềm, Viên nén, Viên nén bao phim, Viên nén bao phim tan trong ruột, Viên nén bao đƣờng, Viên sủi, Thuốc gói, Thuốc bột sủi, Thuốc viên nén phóng thích kéo dài,... đƣợc DOMESCO quan tâm đầu tƣ, nghiên cứu và phát triển từ nguồn dƣợc liệu sẵn có trong nƣớc, mang đến cho ngƣời tiêu dùng những sản phẩm an toàn và hiệu quả nhất. Nhiều mặt hàng sản xuất của Công ty đã đƣợc Bộ Y tế cấp giấy chứng nhận tƣơng đƣơng sinh học so với thuốc gốc, có sức cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trƣờng và nhiều sản phẩm có thể thay thế đƣợc hàng ngoại nhập nổi bật là nhóm sản phẩm về Huyết áp , Tim mạch, Đái tháo đƣờng,... GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 10 3.3 Định hƣớng của tổ chức Công ty Domesco mong muốn trở thành một trong những thƣơng hiệu hàng đầu khu vực và thế giới với: Sứ mệnh: Chăm sóc và nâng cao chất lƣợng cuộc sống cộng đồng Tầm nhìn: Trở thành tập đoàn uy tín, vững mạnh trong khu vực và thế giới về cung cấp cho cộng đồng những sản phẩm chất lƣợng Slogan: vì chất lƣợng cuộc sống. Logo: Biểu trƣng của 2 từ viết tắt – Đồng Tháp - Màu đỏ --------- Quyết thắng - Màu xanh ------ Ngành dƣợc - Hình thoi ------- Sự phối hợp hài hòa giữa Công ty – Viện – Trƣờng - Dạ bóng -------- Không ngừng phát triển GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 11 3.4. Sơ đồ tổ chức tại Công ty CP XNK Y Tế Domesco Hiện nay, công ty có khoảng 1300 nhân viên, đƣợc chia thành hai khối làm việc: - Khối văn phòng: khối Kinh doanh, khối quản lý và phát triển nguồn lực, khối Tài chính – kế toán. - Khối sản xuất: khối công nghiệp. Khối này gồm xƣởng sản xuất, chủ yếu ở tỉnh Đồng Tháp. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 12 CHƢƠNG 4. CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC Trong quá trình thực hiện chẩn đoán, nhóm OD đã tiến hành quan sát, chụp hình tại các phòng ban thuộc khối văn phòng ở Tp.HCM Để đạt đƣợc tính khách quan và trung thực nhất, nhóm OD thực hiện với yêu cầu tuân thủ các nguyên tắc sau:  Không để đơn vị biết việc quan sát.  Thực hiện bất chợt, mọi lúc Dƣới đây là những hình ảnh đƣợc ghi nhận tại các phòng ban: + Khu vực làm việc chƣa đƣợc sàng lọc: phân loại những vật dụng không sử dụng và phân loại tủ hồ sơ giữa các cá nhân. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 13 + Khu vực làm việc chƣa đƣợc sắp xếp: Tủ hồ sơ không đƣợc sắp xếp theo danh mục, hồ sơ tài liệu chƣa đƣợc sắp xếp một cách dễ nhận biết, tìm kiếm, vật dụng sinh hoạt chƣa đƣợc để đúng chỗ…. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 14 GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 15 Theo nhóm OD, nguyên nhân để xảy ra tình trạng này: - Ban lãnh đạo chƣa nhận thức đƣợc tầm quan trọng của 5S. - Nhân viên chƣa đƣợc hƣớng dẫn thực hiện, chƣa xây dựng ý thức. Nhóm OD dự đoán những lãng phí có thể xảy ra: + Lãng phí do tìm kiếm: Không có sẵn số liệu để ra quyết định, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. + Lãng phí do thao tác thừa: In ra báo cáo nhƣng không ai xem. + Lãng phí về không gian: tủ, chỗ cá nhân, kho… + Lãng phí về thời gian: Chờ đợi thủ tục hành chính. + Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần: Thiếu minh bạch, không tin tƣởng nên phải kiểm tra đi, kiểm tra lại. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 16 Loại chi phí ẩn Nội dung Nguyên nhân Chi phí ƣớc tính theo ngày Chi phí / Cửa hàng/ năm Lãng phí do tìm kiếm Không có sẵn số liệu Với tình trạng hiện nay,muốn tìm kiếm 1 hồ sơ, mất khoảng 3 phút/ lần,ƣớc tính khoảng 3 nhân viên thực hiện tìm hồ sơ 2 lần/ ngƣời/ ngày Lƣơng trung bình: 7.000.000 đồng/ 22 ngày/ tháng/ nhân viên, nên chi phí lƣơng: 561 đồng/phút/ nhân viên, 2 lần tìm làm tốn 3.366 đ/ nhân viên./ ngày Chi phí do lãng phí tìm kiếm = 3.366 x 3 x 2 x 22x12 = 5.331.744 đồng Lãng phí do thao tác thừa In ra báo cáo nhƣng không ai xem. Mỗi tháng đơn vị in báo cáo: thông báo, công văn, báo cáo doanh số… để nhân viên xem, đơn vị mất chi phí mực in, giấy, khấu hao công cụ: Chi phí lãng phí = 100.000 x 12 = 1.200.000 đồng Lãng phí về không gian Tủ, chỗ cá nhân, kho chứa đồ Đơn vị không tận dụng hết chức năng, mỗi lần cần hồ sơ phải tìm kiếm Phát sinh chi phí tìm kiếm nhƣ trên Lãng phí về thời gian Chờ đợi thủ tục hành chính, tìm kiếm hồ sơ Xuất hóa đơn, thủ tục xuất nhập hàng, khi nhập hàng thì ngừng bán=> ảnh hƣởng chi phí đơn vị ảnh hƣởng đến cảm nhận của khách hàng Lãng phí do phải kiểm tra nhiều lần Thiếu minh bạch, không tin tƣởng nên phải kiểm tra đi, kiểm tra lại. CChi phí chƣa tính đƣợc GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 17 Trên đây là bảng ƣớc tính các loại chi phí ẩn do chƣa thực hiện 5S tại các phòng ban. Tổng chi phí ẩn này khoảng 11.863.488 đồng/năm/ phòng ban Hiện tại, Công ty có 2 cửa hàng, 1 văn phòng đại diện, một văn phòng thuộc chi nhánh và một kho tại khu vực TpHCM. Nhƣ vậy, tổng chi phí lãng phí của công ty ƣớc tính khoảng 11.863.488 x 5 = 59.317.440 đồng Chính những vấn đề đã nêu trên mà chúng ta cần phải áp dụng một kỹ thuật quản lý phù hợp. Với nội dung dễ hiểu, thiết thực thì kỹ thuật 5S là kỹ thuật rất phù hợp để dụng tại đơn vị GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 18 CHƢƠNG 5. GIẢI PHÁP Xác định mục tiêu: - Mục tiêu ngắn hạn:  Xây dựng môi trƣờng làm việc đẹp, gọn gàng, an toàn tại đơn vị thuộc khối văn phòng.  Giảm thiểu các chi phí ẩn đã tính ở trên - Mục tiêu dài hạn: Kế hoạch 5S đƣợc triển khai nhằm mục đích chính là xây dựng ý thức cải tiến cho mọi ngƣời, cải thiện môi trƣờng làm việc, giảm thiểu những chi phí không cần thiết, góp phần đảm bảo về an toàn môi trƣờng làm việc và vệ sinh môi trƣờng. Từ đó, nâng cao năng suất của doanh nghiệp. Ngoài ra, Công ty tiến tới thực hiện 5S tại cả khối Công nghiệp. Nhóm OD kiến nghị các bƣớc thực hiện 5S nhƣ sau: Kế hoạch qui trình thực hiện 5S  Bước 1: Chuẩn bị thực hiện tại khối văn phòng  Nhóm OD giới thiệu về 5S để ban lãnh đạo hiểu rõ triết lý và lợi ích của 5S  Nhóm OD tổ chức các buổi để Ban lãnh đạo thăm quan các mô hình thực hành tốt 5S tại các công ty khác.  Cam kết quyết tâm thực hiện 5S  Thành lập nhóm công tác 5S  Bổ nhiệm cán bộ phụ trách chƣơng trình 5S tại đơn vị.  Các cán bộ quan sát môi trƣờng làm việc tại đơn vị để xây dựng kế hoạch thực hiện đặc thù.  Bước 2: Thông báo chính thức của ban lãnh đạo GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 19 - Giám đốc công ty thông báo về việc triển khai thực hiện 5S tại tổ chức - Ban lãnh đạo giải thích rõ mục tiêu của chƣơng trình 5S cho tất cả cán bộ, nhân viên - Thiết lập và công bố sơ đồ phân công 5S tại từng khu vực  Bước 3: Đào tạo 5S - Ban lãnh đạo cử các cán bộ chủ chốt tại các tổ chức thăm quan các mô hình thực hành tố 5S tại các công ty khác, rút kinh nghiệm để phù hợp với đơn vị mình. - Đào tạo cho các cán bộ tham gia điều phối chƣơng trình 5S. Việc đào tạo này phải đƣợc thực hiện nghiêm ngặt, đúng chuẩn đảm bảo rằng tất cả mọi cán bộ tham gia điều phối đều nắm vững về 5S nhằm triển khai lại cho tất cả nhân viên. - Đào tạo các quy định về 5S cho tất cả cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Các quy định này có thể truyền đạt bằng văn bản, cuộc họp, buổi học ngoại khóa,… Một số hình ảnh có thể sử dụng trong các buổi đào tạo: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 20  Hình ảnh về sàng lọc: loại bỏ những vật dụng không cần thiết: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 21  Hình ảnh sắp xếp: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 22  Hình ảnh sắp xếp, lƣu trữ hồ sơ: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 23 Hình ảnh sạch sẽ: Đào tạo cán bộ 5S cần hiểu rõ 2 nội dung sau cùng cần đƣợc chú trọng để mỗi nhân viên đều tự giác ý thức:  S4 – Săn sóc: - Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật - Đánh giá chéo giữa các đơn vị :  S5 – Sẵn sàng: xây dựng ý thức tự giác - Ngƣời phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gƣơng mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S. - Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc nhƣ ngôi nhà chung. Để các quy định này đi vào thực tế thì cần triển khai theo từng bƣớc, từng giai đoạn thích hợp. Khi mọi thành viên trong công ty đã nắm đƣợc mục tiêu, cách thức tiến hành và các quy định liên quan thì bắt đầu chuyển sang giai đoạn thực thi các công việc cụ thể. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 24  Bƣớc 4: tuyên truyền song song với triển khai thực hiện: - Các cán bộ đã đƣợc đào tạo sẽ đƣợc đƣa về đơn vị hƣớng dẫn thực hiện trong vòng 2 tuần làm việc. - Sau đó, báo cáo các khó khăn cho ban dự án OD. - Sửa chữa và tiếp tục thực hiện đi kèm việc đánh giá. - Công tác tuyên truyền thông qua các khẩu hiệu, bảng tin, hình ảnh ấn tƣợng ở trong công ty: GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 25 ( Nguồn hình ảnh: Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn) GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 26 Công tác tuyên truyền cũng nhƣ đào tạo cần làm cho nhân viên và toàn thể cán bộ 5S hiểu rõ: “ 5S là công tác cần thực hiện từ dƣới lên”  Bƣớc 5: Đánh giá thực hiện 5S  Do một bộ phận chất lƣợng đảm nhận,  Thực hiện định kỳ hàng tuần thông qua bảng đánh giá với khung điểm từ 0-5đ/ tiêu chí. Tối đa 100đ.  Định kỳ hàng tháng nhân viên này gửi báo cáo về bộ phận quản lý dự án 5S.  Bộ phận quản lý dự án sẽ định kỳ kiểm tra ngẫu nhiên các phòng/ban trong khối văn phòng.  Bƣớc 6: Kiến nghị nhân sự thực hiện - Đội OD nên là chính những ngƣời trong tổ chức hoặc có thể có thêm nhân sự tƣ vấn từ bên ngoài. - Đội OD đề đạt thành lập Ban quản lý dự án gồm 5 ngƣời - Cấu trúc nhân sự: Đội OD dự án 5S gồm 5 - 10 ngƣời  Trƣởng ban (1): nếu có thể là giám đốc thì càng tốt.  Phó ban ( 1 )  Các thành viên: những thành viên tích cực, có tầm ảnh hƣởng lớn. ( trƣởng phòng, công đoàn, cán bộ Đoàn Thanh Niên… ) GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 27 CHƢƠNG 6. QUẢN TRỊ SỰ THAY ĐỔI 6.1 Động lực thay đổi  Động lực từ lợi ích 5S mang đến cá nhân: Làm cho nơi làm việc của bạn thoải mái hơn. Đem lại hiệu quả hơn cho công việc. Cải tiến sự an toàn. Cải tiến chất lƣợng công việc.  Động lực từ lợi ích 5S mang đến cho Công ty: Nâng cao tính sáng tạo của mọi ngƣời. Cải tiến thông tin liên lạc giữa mọi ngƣời với nhau. Cải tiến mối quan hệ giữa mọi ngƣời với nhau. Nâng cao tinh thần làm việc nhóm giữa mọi ngƣời. Đem lại sức sống cho mọi ngƣời. 6.2 Nhân tố kháng cự sự thay đổi  Đội OD dự đoán một vài cá nhân tại các bộ phận, phòng ban đang còn chống đối hoặc chần chừ do không muốn thay đổi nhƣ sau: + Cán bộ làm việc lâu năm + Cán bộ sắp nghỉ hƣu + Những nhân viên làm những công việc đòi hỏi tính sáng tạo: Marketing, Kinh doanh…  Ngoài ra, nhận thức về 5S của các nhân viên không đồng đều, và khó thay đổi những thói quen cũ của nhân viên. Đây cũng chính là cơ hội cho các đối tƣợng kháng cự sự thay đổi tác động xấu làm ảnh hƣởng đến quá trình thực hiện.  Đối với những cán bộ nòng cốt tại từng phòng ban thì: Khó khăn do phải tự tìm tòi để xây dựng các tài liệu hệ thống để định hƣớng quá trình thực hiện nhƣ: Quy trình đánh giá GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 28 5S; Tiêu chí thực hành tốt 5S; Tiêu chuẩn loại bỏ những đồ vật không cần thiết trên cơ sở phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp => Làm nhân viên có tƣ tƣởng nản lòng 6.3 Giải pháp Do tinh thần của 5S là thực hiện “ từ dƣới lên” do mỗi cá nhân có ý thức chứ không đợi cấp trên yêu cầu, và trƣớc những kháng cự trên, Đội OD đề xuất:  Tổ chức các cuộc thi đua giữa các phòng ban về kiến thức 5S và đề xuất các giải pháp thực hiện thành công. Những giải pháp sẽ do chính nhân viên chấm điểm và ý tƣởng nào có điểm cao sẽ đƣợc áp dụng ngay.  Thực hiện các ngày Môi trƣờng có sự tham gia của tất cả các cán bộ cấp cao nhất của công ty.  Cài màn hình chờ của toàn bộ máy tính tại khối văn phòng là các hình ảnh tuyên truyền 5S  Chiếu clip tuyên truyền 5S tại các buổi họp hoặc các tivi tại các khu vực nhƣ thang máy…  Tổ chức thi đua giữa các phòng ban, giữa các cá nhân trong một thời gian nhất định.  Chụp hình tuyên dƣơng, thƣởng nóng các cá nhân, phòng ban thực hiện tốt 5S.  Tiếp tục thực hiện đào tạo và tuyên truyền về lợi ích của 5S đến mọi nhân viên.  Những thành phần chống đối là những cá nhân có thâm niên làm việc và tuổi tác khá cao trong đơn vị nên tiếng nói của họ có tầm ảnh hƣởng khá lớn đến các nhân viên nên đội OD sẽ thực hiện các đợt phỏng vấn nhân viên – đặc biệt là những thành phần chống đối. Một số câu hỏi dƣới đây có thể đƣợc sử dụng: - Ban lãnh đạo công ty và các cán bộ quản lý có hỗ trợ cho chƣơng trình 5S hay không? - Mọi ngƣời có tự hào về nơi làm việc của mình hay không ? - Nơi làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không? GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 29 - Máy móc và thiết bị có đƣợc vệ sinh và bảo dƣỡng không? có đƣợc sắp xếp hợp lý để dễ tìm và dễ lấy hay không? có đƣợc đặt ở nơi thuận tiện cho ngƣời sử dụng không? - Các hồ sơ có đƣợc lƣu giữ để dễ truy tìm không? - Mọi ngƣời có làm vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không? - Mọi ngƣời có ý thức về việc tạo và giữ gìn hình ảnh tốt đẹp của công ty/tổ chức của mình không? Những nhân viên này có tầm ảnh hƣởng lớn nên họ sẽ thay đổi khi cảm thấy ý kiến của mình đƣợc coi trọng và họ sẽ thấy cần phải thay đổi để bắt kịp với tổ chức. Tóm lại, việc quản trị sự thay đổi cần thực hiện ngay từ ban đầu, trƣớc tất cả các bƣớc thực hiện đƣợc đề xuất ở trên. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 30 KẾT LUẬN Công ty CP XNK Y Tế Domesc là công ty có uy tín trong ngành dƣợc phẩm Việt Nam. Qua quá trình chẩn đoán quan sát, Đội OD đã nhận thấy những mặt chƣa tốt của môi trƣờng làm việc, bộc lộ hình ảnh chƣa chuyên nghiệp làm năng suất làm việc chƣa cao tại các bộ phận thuộc khối văn phòng. Do đó, đội OD đề xuất thực hiện công cụ 5S – là một công cụ quản lý chất lƣợng dễ làm, dễ thực hiện tại Khối văn phòng của công ty. Tuy nhiên, chƣơng trình 5S không thể thành công nếu không có sự đồng lòng của toàn bộ nhân viên Khối Văn phòng cũng nhƣ sự quyết tâm của Ban lãnh đạo. Chƣơng trình thực hiện cần đƣợc thƣờng xuyên chỉnh sửa, cập nhật và linh động để phù hợp với tình hình kinh doanh của các phòng ban. GVHD: T.S Trƣơng Thị Lan Anh HVTH: Nhóm 3 – Đêm 2 – K22 Tiểu luận Thay đổi và phát triển tổ chức 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Tạ Thị Kiều An và các tác giả (2010), Quản trị chất lượng, NXB Thống kê, TP.HCM 2. Website của Trung tâm năng suất Việt Nam: www.vpc.org.vn 3. Website của công ty CP XNK Domesco: www.domesco.com