Đề tài Áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng Q - Base vào công ty Lâm Đồng

LỜI MỞ ĐẦU Các nhà nghiên cứu chất lượng đã xây dựng nhiều mô hình hệ thống quản lý chất lượng khác nhau để đáp ứng các mục tiêu và qui mô khác nhau. Trong số các hệ thống quản lý này có thể kể đến Hệ thống Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), Hệ thống Không sai lỗi (Zezo Defect). Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000. Mỗi hệ thống nêu trên có mục tiêu và nội dung yêu cầu khác nhau, chẳng hạn hệ thống đảm bảo chất lượng trình bày trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, ISO 9002 và ISO 9003 nhằm giới thiệu một mô hình quản lý chất lượng có mục tiêu là đem lại lòng tin cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu, áp dụng trên qui mô toàn cầu. Ðến giữa năm 1995 trên 100.000 chứng chỉ áp dụng ISO 9000 đã được cấp cho các công ty hoạt động trên 86 quốc gia. Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9000 đã được khẳng định. Tuy nhiên các yêu cầu đề ra trong ISO 9000 có thể quá cao đối với công ty đang mới bước đầu thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng và đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên các xí nghiệp này không thể bỏ qua công tác quản lý chất lượng nếu như họ muốn có vị trí trên thương trường. Ðể đáp ứng nhu cầu trên, Tổ chức Telarc của New Zealand đã đưa ra hệ thống quản lý chất lượng có tên gọi là Q-Base. Hệ thống Q-Base có cùng nguyên lý như ISO 9000 nhưng đơn giản hơn và dễ áp dụng hơn. Kể từ khi hệ thống này được tuyên truyền phổ biến ở Việt nam, nhiều doanh nghiệp kinh doanh và dịch vụ, chế biến đã đăng ký xin được hướng dẫn xây dựng HTCL Q-Base thông qua các Chi cục Tiêu chuẩn Ðo lường Chất lượng. Chính vì những vấn đề trên nhóm em đã chọn và tìm hiểu về hệ thống quản lý chất lượng Q-Base. Nội dung đồ án gồm có ba phần: Phần I: Tổng quan về hệ thống quản lý chất lượng Q-Base. Phần II: Nội dung chính của hệ thống quản lý chất lượng Q-Base. Phần II: Áp dụng hệ thống hệ thống quản lý chất lượng Q-Base. Các thành viên trong nhóm đã có nhiều cố gắng nhưng có thể vẫn chưa khái quát hết được vấn đề, nên nội dung của đồ án còn nhiều thiếu sót và cần bổ sung, nhóm rất mong nhận được sự góp ý để đồ án hoàn thiện hơn từ thầy cô cùng các bạn. Nhóm xin chân thành cảm ơn đến giảng viên: Nguyễn Thị Hồng Nhung đã trực tiếp hướng dẫn giúp nhóm hoàn thành đồ án này. MỤC LỤC PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 1.1.Sự ra đời của hệ thống hệ thống quản lí chất lượngQ-Base Đảm bảo chất lượng là cốt lõi của quản trị chất lượng, bao gồm một đảm bảo sao cho người mua hàng có thể mua một sản phẩm, dịch vụ với lòng tin và sự thoải mái là có thể sử dụng một thời gian dài. Đảm bảo chất lượng giống như một lời hứa hoặc hợp đồng với khách hàng về chất lượng. Bất kỳ công ty nào cũng cần áp dụng chính sách đảm bảo chất lượng nhằm đoán chắc với khách hàng rằng trước khi mua, trong khi mua và giai đoạn nào đó sau khi mua, sản phẩm, dịch vụ phải có đủ độ tin cậy làm thỏa mãn khách hàng và chiếm được lòng tin của họ. Do đó, các doanh nghiệp cần xây dựng chính sách đảm bảo chất lượng bằng cách áp dụng các mô hình hệ thống quản lý chất lượng sao cho khách hàng tin vào hàng hóa của công ty mình hoặc xa hơn nữa là tin tưởng vào chất lượng của chính bản thân công ty, như vậy khách hàng sẽ yên tâm khi mua sản phẩm, dịch vụ mới. Các nhà nghiên cứu chất lượng trên thế giới đã xây dựng nhiều mô hình hệ thống quản lý chất lượng khác nhau để đáp ứng các mục tiêu và qui mô khác nhau. Trong số các hệ thống quản lý này có thể kể đến Hệ thống Quản lý Chất lượng Toàn diện (TQM), Hệ thống Không sai lỗi (Zezo Defect). Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000. Mỗi hệ thống nêu trên có mục tiêu và nội dung yêu cầu khác nhau, chẳng hạn hệ thống đảm bảo chất lượng trình bày trong tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001, ISO 9002 và ISO 9003 nhằm giới thiệu một mô hình quản lý chất lượng có mục tiêu là đem lại lòng tin cho khách hàng rằng họ sẽ nhận được sản phẩm đáp ứng đúng yêu cầu. Hệ thống đảm bảo chất lượng theo ISO 9000 đã được thừa nhận và áp dụng trên qui mô toàn cầu. Ðến giữa năm 1995 trên 100.000 chứng chỉ áp dụng ISO 9000 đã được cấp cho các công ty hoạt động trên 86 quốc gia. Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận theo ISO 9000 đã được khẳng định. Tuy nhiên các yêu cầu đề ra trong ISO 9000 có thể quá cao đối với công ty đang mới bước đầu thực hiện các biện pháp quản lý chất lượng và đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ. Bên cạnh đó, cùng với sự phát triển nhanh chóng của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO9000 thì một vấn đề nảy sinh là các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp khá nhiều khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn này, đặc biệt là về mặt chi phí. Tuy nhiên các xí nghiệp này không thể bỏ qua công tác quản lý chất lượng nếu như họ muốn có vị trí trên thương trường. Ðể đáp ứng nhu cầu trên, Telare - tổ chức chứng nhận chất lượng hàng đầu của New Zealand, sau khi nghiên cứu thị trường đã đưa ra hệ thống quản lý chất lượng vẫn sử dụng các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO9000 (chủ yếu là ISO9002 và ISO9003) nhưng đơn giản và dễ áp dụng hơn. Hệ thống này, bao gồm những yêu cầu cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có để đảm bảo giữ được lòng tin đối với khách hàng về chất lượng sản phẩm hoặc về dịch vụ, gọi tắt là Q.Base. Trong một số vấn đề, hệ thống Q.Base không đi sâu như ISO9000, mà đòi hỏi những yêu cầu tối thiểu cần có, từng doanh nghiệp có thể phát triển từ hệ thống Q.Base lên cho phù hợp với yêu cầu của ISO9000. 1.2.Khái quát về hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base Hệ thống chất lượng Q.Base là tập hợp các kinh nghiệm quản lý chất lượng đã được thực thi tại New Zealand và một số quốc gia khác như Đanmạch, Australia, Canada, Thụy Điển...Các nước trong khối ASEAN cũng rất quan tâm đến Q-Base. Hệ thống chất lượng Q-Base đưa ra các chuẩn mực cho một loại hình hệ thống chất lượng và có thể áp dụng cho một phạm vi rộng rãi các lĩnh vực công nghiệp và kinh tế. Hệ thống Q-Base đề cập đến các lĩnh vực chủ yếu trong quản lý chất lượng: chính sách và chỉ đạo về chất lượng, xem xét hợp đồng với khách hàng, kiểm soát thành phẩm, xem xét đánh giá nội bộ, kiểm soát tài liệu, đào tạo, cải tiến chất lượng. Hệ thống chất lượng Q-Base chưa phải là tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9000 nhưng đang được thừa nhận rộng rãi, làm chuẩn mực để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng. Hệ thống Q-Base sử dụng chính các nguyên tắc của ISO9000 nhưng đơn giản và dễ hiểu hơn. Hệ thống đảm bảo chất lượng theo mô hình ISO 9000, theo ý kiến của nhiều chuyên gia, khó thực hiện và phức tạp, đặc biệt đối với các xí nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống Q-Base là lý tưởng đối với các công ty đang chập chững trên con đường chất lượng và những công ty nhỏ là đơn vị cung cấp hay nhận thầu cho các công ty lớn. Mặc dù đơn giản và dễ áp dụng, nhưng Hệ thống Chất lượng Q-Base có đầy đủ những yếu tố cơ bản của một Hệ thống Chất lượng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lĩnh vực chủ chốt trong hoạt động của mình. Nó tập trung vào việc phân công trách nhiệm và giao quyền hạn và khiến cho mọi nhân viên chịu trách nhiệm về hành động của mình. Hệ thống Q.Base rất linh hoạt và không mâu thuẫn với các hệ thống quản trị chất lượng khác như ISO9000 hay TQM và rất có ích cho những doanh nghiệp cung ứng cho các công ty lớn hơn đã có giấy công nhận ISO9000. Từng doanh nghiệp có thể vận dụng hệ thống Q.Base theo điều kiện cụ thể của mình và là công cụ rất cần thiết cho lãnh đạo các doanh nghiệp nhỏ và vừa không chỉ trong công tác quản lý chất lượng. Đặc biệt, Việt Nam đã được Telare cho phép sử dụng hệ thống Q.Base từ tháng 11/1995 và ngày 7/6/1996, ban lãnh đạo 2 cơ quan Telara New Zealand và Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam đã chính thức ký văn bản về việc này. Kể từ khi hệ thống này được tuyên truyền phổ biến ở Việt Nam, nhiều doanh nghiệp kinh doanh và dịch vụ, chế biến đã đăng ký xin được hướng dẫn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base thông qua các Chi cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng. Sau khi đã thực hiện các yêu cầu của hệ thống Q.Base, doanh nghiệp có thể thêm các qui định mà doanh nghiệp cần thiết và có thể mở rộng dần dần đến thỏa mãn mọi yêu cầu của ISO9000. 1.3.Những điểm nổi bật của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base + Được thiết kế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. + Bắt nguồn từ ISO9002. + Được thừa nhận như là chuẩn mực thế giới để chứng nhận các hệ thống đảm bảo chất lượng. + Mở ra những thị trường mới, vừa mang tính địa phương vừa mang tính toàn cầu. + Dễ dàng vận hành. + Vận hành nhanh (chậm nhất là 6 tháng). + Bạn có thể tự lắp đặt. + Chi phí thấp, rủi ro thấp. + Một giá duy nhất cho toàn bộ sự lắp đặt, vận hành. + Cải thiện chất lượng công ty một cách liên tục. + Làm tăng lợi nhuận của công ty. + Nhân viên vui vẻ làm việc trong môi trường có tổ chức. + Bạn quản lý công ty, chứ không phải công ty quản lý bạn + Chứng minh cho khách hàng của bạn thấy rằng “Bạn sẽ nói những gì bạn sẽ làm và bạn sẽ làm những gì bạn nói”. 1.4.Chức năng của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base Q-BASE là một công cụ rất cần thiết cho sự quản lý và thực thi ở các bộ phận vì nó có các chức năng sau : + Báo cáo về cả một quá trình kiểm tra và xem xét lại toàn bộ việc thực thi ở các bộ phận. + Đưa ra các tiêu chuẩn để đánh giá. + Khái quát được cả quá trình thực hiện. + Là một sự chứng minh các tiêu chuẩn đánh giá hoàn thành của bạn có hiệu quả hay không. PHẦN II:NỘI DUNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 2.1.Các chuẩn mực của hệ thống chất lượng quản lí chất lượngQ-Base Một cách đặc trưng, các doanh nghiệp áp dụng hệ thống Q-base phải thông qua những chuẩn mực sau : + Số nhân viên phải từ 10 người trở lên. + Có ít nhân viên là chuyên gia trong lĩnh vực quản lý chất lượng. + Chủ doanh nghiệp phải là người có nhiều kinh nghiệm và sử dụng nhiều thời gian cho công việc giấy tờ. + Doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở lợi nhuận thấp. + Có ít bản thảo về các chính sách và hệ thống tài liệu. 2.2.Lợi ích của việc áp dụng và được chứng nhận phù hợp Q-Base Đạt được chứng nhận phù hợp Q-Base, các tổ chức có những lợi ích sau đây: *Đối ngoại: - Một hệ thống chất lượng có hiệu quả trở thành một ưu thế trong môi trường cạnh tranh hiện nay. *Đối nội: - Tăng lợi nhuận nhờ việc hợp lý hóa sản xuất, tiết kiệm chi phí bảo trì, tái chế giảm lãng phí. - Cải tiến việc kiểm soát các quá trình chủ yếu. - Tăng cường kỷ luật lao động. Lợi ích sâu xa của việc có hệ thống Q-Base trong doanh nghiệp : Đối với Khách hàng : Sẽ tin tưởng hơn vào khả năng phân phối sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn và đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của họ. Khách hàng sẽ nhận được đơn hàng đúng lúc, mọi lúc mọi nơi. Có rất nhiều ví dụ về những công ty dành được những vụ kinh doanh mới nhờ vào hệ thống chất lượng này. Đối với các nhà quản trị :  Hệ thống này giúp họ có nhiều thời gian để lên kế hoạch kinh doanh và tập trung phát triển doanh nghiệp vì nó giúp giảm sự sai sót, thiệt hại, từ đó khách hàng sẽ ít phàn nàn hơn, hình ảnh công ty được nâng cao. Khi các nhà quản trị kinh doanh hiệu quả hơn, họ cảm thấy hài lòng, an toàn và phát triển được các mối quan hệ cá nhân tốt đẹp với nhân viên và tự hào về những gì họ đã đạt được. Nhân viên Cũng cảm thấy hài lòng hơn trong công việc khi họ cùng với các nhà quản trị cùng hướng đến một mục tiêu chung. Mỗi người sẽ có những ý tưởng rõ ràng cách thức họ có thể đóng góp để xây dựng mục tiêu này và cùng nhau chia sẽ những thành công họ đạt được. Những nhà cung ứng Sẽ yên tâm hơn và trung thành với công ty bạn hơn do nhận thấy được một hiệu suất làm việc cao và thật sự hiệu quả. 2.3.Trường hợp áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Q-Base Một cách tổng quát, hệ thống Q.Base được áp dụng trong các trường hợp: Hướng dẫn để quản lý chất lượng trong công ty, nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của mình, thực hiện các yêu cầu đối với chất lượng sản phẩm một cách tiết kiệm nhất. Theo hợp đồng giữa công ty và khách hàng (bên thứ nhất và bên thứ hai) khi khách hàng đòi hỏi.Doanh nghiệp phải áp dụng mô hình đảm bảo chất lượng theo Q.Base để có thể cung cấp sản phẩm đáp ứng. Chứng nhận của bên thứ 3: Hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty được tổ chức chứng nhận đánh giá và cấp chính thức. 2.4.Chi phí thiết lập hệ thống quản lí chất lượng Q-Base Q–Base có mức giá thấp nhất, hoàn toàn được công nhận bởi hệ thống quản lý chất lượng toàn cầu. Hiện tại, mức chi phí thấp nhất là 9,000 đô la để thực hiện và nhận được chứng chỉ cho toàn hệ thống. Mức phí bao gồm các khoản sau : Buổi tọa đàm huấn luyện cho các thành viên mới. Tài liệu đào tạo. Sổ tay phát triển chất lượng và đánh giá. Tư vấn và cung cấp miễn phí trên các website. Độc lập, giám định bởi bên thứ ba và cấp giấy chứng nhận. Chi phí chứng chỉ và chi phí đăng ký. Mỗi lần bạn nhận được chứng chỉ hệ thống quản lí chất lượng Q–Base sẽ được tính phí 1,150 đôla cho phí bảo dưỡng hàng năm. Chi phí này bao gồm chi phí cho hai lần đánh giá trên website mỗi năm, bắt đầu sáu tháng sau khi sự kiểm soát chứng chỉ ban đầu của bạn. 2.5.Thời gian thiết lập hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base Cho dù bất cứ ở đâu thì mất trung bình khoảng 5-12 tháng.Điều đó phụ thuộc vào những hoạt động hiện tại và thời gian bạn có dành cho nó để có được hệ thống Q-Base.Chuẩn bị sổ tay chất lượng và bảo đảm rằng nó phản chiếu một cách chính xác hệ thống kinh doanh của bạn. Mong đợi chỉ mất một khoảng thời gian 250 đến 350 giờ cho một người để trải qua một khoảng thời gian 5 – 12 tháng (sẵn sàng cho sự kiểm soát độc lập bởi bên thứ ba). Nó bao gồm sự chuẩn bị sổ tay chất lượng Q – Base và thiết lập hệ thống một. 2.6.Bảy điều khoản của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base Quy tắc quản lý chất lượng của Q - Base là gì? Quy tắc quản lý bao gồm 7 điều khoản, mỗi điều khoản tập trung vào việc chỉ ra các khía cạnh có ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng. Sự hiệu chỉnh thường xuyên đã cho phép quy tắc này vững vàng với những thay đổi mang tính triết học của ISO 9001 đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ, một vài doanh nghiệp bị trì hoãn với những thay đổi trong sự điều chỉnh của môi trường. Ví dụ như phiên bản 2001 được xem xét liên tục với mục tiêu của việc giới thiệu một điều khoản bổ sung trong nghề nghiệp, sức khỏe và sự an toàn. Đây là câu trả lời trực tiếp cho việc điều chỉnh các yêu cầu về sức khỏe và an toàn trong Employment Act 1992. Điều này được mong đợi là một hiệu chỉnh mới, sớm được thừa nhận trong năm 2005. Điều khoản 1: Quản lý hệ thống chất lượng: Cái gì cần phải thiết lập, vận hành và quản lý hệ thống chất lượng của bạn. Công ty phải chỉ định một nhân viên có vai trò như một điều phối hệ thống được ủy quyền và chịu toàn bộ trách nhiệm cho sự đảm bảo chất lượng cho từng phân đoạn công việc cửa tổ chức. Người điều phối hệ thống được yêu cầu để đảm bảo rằng tất các các nhân viên phải tuân theo các chính sách và những qui trình về các hướng dẫn chất lượng ở toàn bộ thời gian. Họ cũng phải chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra và không ngừng cải thiện hệ thống quản lý chất lượng. Vì quy tắc này không yêu cầu người điều phối hệ thống là một chuyên gia về quản lý chất lượng, vai trò này thường do Giám đốc điều hành hoặc chủ Doanh nghiệp đảm nhiệm. Điều khoản 2: Kiểm soát tài liệu và hồ sơ: Quá trình phải đồng nhất với nhau và bảo đảm mọi tài liệu liên quan đến chất lượng luôn luôn cập nhật từng ngày và sẵn có đối với những người làm việc với nó. Những tài liệu, kể cả bất kỳ phương pháp nào của việc ghi chép hay thể hiện thông tin là quan trọng để bảo đảm chất lượng của những sản phẩm và dịch vụ, và những hoạt động phù hợp của một công ty. Bởi vậy, công ty phải có một hệ thống để đồng nhất và kiểm soát đều tất cả những tài liệu của nó để bảo đảm rằng chỉ những phiên bản hiện hành đang sử dụng và không có sự thay đổi không hợp pháp được thực hiện. Hệ thống cũng chia sẻ thông tin liên quan tới tất cả những ai mà cần nó để bảo đảm những quá trình quan trọng được hiểu cẩn thận và thực hiện đúng. Điều khoản 3: Nhu cầu của khách hàng: Phải có sự kết nối giữa sự mong đợi của khách hàng và năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp. Một nguồn chính của sản phẩm hay những vấn đề dịch vụ phát sinh từ việc thiếu sự tương tác giữa khách hàng và các nhà cung cấp. Vì vậy, công ty phải xem lại tất cả các hợp đồng cung cấp hàng hoá hoặc dịch vụ để đảm bảo rằng các yêu cầu hoặc nhu cầu của khách hàng được hiểu một cách tốt nhất để công ty có khả năng thực hiện các nhu cầu đó. Việc áp dụng các nguyên lý giống nhau đến bất kỳ những thay đổi của một đơn đặt hàng, vì vậy các thay đổi đó cần phải được hiểu một cách đúng đắn và thông tin đến tất cả các bên liên quan. Điều khoản 4: Mua hàng: Xác định những nhu cầu của các bạn một cách rõ ràng tới những những nhà cung cấp phê chuẩn và đảm bảo rằng những gì bạn nhận là những gì bạn đặt hàng và luôn luôn đúng hẹn. Công ty phải có một hệ thống cho việc kiểm tra các tài liệu mua hàng, những thành phần và các dịch vụ hợp đồng phụ. Nó phải lựa chọn nhà cung cấp và những người thầu lại không chỉ dựa vào giá mà còn trên cơ sở hoạt động. Vì đây là nguyên liệu tới hạn phải được ưu tiên nếu họ không giảm chất lượng hàng hoá và dịch vụ thuộc sở hữu của công ty. Công ty cũng phải giám sát hoạt động của nhà cung cấp và những người thầu lại, và kiểm tra những đơn đặt hàng được giao đúng lúc, đúng số lượng, và đúng với những đặc điểm kỹ thuật. Điều khoản 5: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện công việc: Thiết lập tất cả hệ thống đào tạo để đảm bảo rằng đội ngũ nhân viên được đào tạo đầy đủ cho công việc họ làm. Nhân viên sẽ được huấn luỵện cho công việc họ sẽ làm và nếu cần thiết sẽ được cung cấp với những chỉ dẫn được viết vạch ra cách thực hiện nhiệm vụ của mình như thế nào. Sự chỉ dẫn sẽ bao gồm sự tham chiếu đến bất kỳ các tiêu chuẩn, Quy tắc quản lý quy định của nơi áp dụng. Một chương trình huấn luyện được thiết kế một cách đúng đắn sẽ đảm bảo nhu cầu huấn luyện của mỗi người được xác định phù hợp và nhận được phương pháp huấn luyện thích hợp. Hơn nữa việc chấp nhận các chỉ dẫn công việc tạo ra những biến đổi nhỏ và những mâu thuẫn trong tiến trình thực hiện. Công việc giám sát và kiểm tra các tiêu chuẩn phụ Công ty phải có những hoạch định và các qui trình giám sát nguyên liệu thô, thành phần, công việc trong tiến trình, và sản phẩm cuối cùng phải đạt được sự chuẩn hóa và thẩm định của việc đo lường, kiểm tra và giám sát thiết bị theo đúng như kế hoạch. Hệ thống cũng cho phép các nguyên liệu và sản phẩm được giám sát vì chúng bám sát qui trình sản xuất để đảm bảo rằng chúng có thể chuyến tới giai đoạn tiếp theo hoặc được chuyển lại vì họ đã tìm thấy những sản phẩm chưa đạt tiêu chuẩn. Hệ thống chất lượng cũng sẽ bao gồm những tiến trình cho sự phân chia các sản phẩm có phẩm chất thấp và cả cách sắp xếp các qui trình sản xuất. Điều khoản 6: Kiểm tra và quản lý những công việc kém tiêu chuẩn: Hình thức hóa những kế hoạch có chất lượng của bạn, thiết lập đo lường, kiểm tra kích cỡ thiết bị. Sự thiết lập một quá trình có hệ thống để có thể cải thiện các công việc không phù hợp. Điều khoản 7: Quản lý sự đổi mới: Làm sao để xử lý chất lượng không tốt và giải quyết họ sao cho nó không còn xuất hiện. Từ đó thiết lập chu trình cải tiến liên tục. Công ty phải có 1 quá trình cho việc đầu tư vào những sản phẩm dưới tiêu chuẩn, sự phàn nàn của khách hàng, hoặc những đặc tính chất lượng để xác định nguyên nhân chính của vấn đề. Một nguyên nhân được nó xác định, hoạt động phải được chắn chắn rằng những vấn đề giống nhau hoặc tương tự thì không được lặp lại. Chìa khóa của vấn đề là phải tìm ra một giải pháp thường xuyên cho các vấn đề. Nó thường bao hàm việc nhìn thấy trước các dấu hiệu không tốt tại các yếu tố cơ sở góp phần cho vấn đề. 2.7.Sự cấp phép Một doanh nghiệp muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng của Q-Base vào hoạt động của doanh nghiệp thì phải được sự chứng chận của Q-Base thông qua việc cấp phép cho doanh nghiệp áp dụng hệ thống này. Vậy sự cấp phép có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp? Sự cấp phép có ý nghĩa gì đối với công ty? - Nó thông báo cho khách hàng biết rằng chúng có liên quan với công ty rằng nó phải thỏa mãn các điều kiện cần thiết của sự cấp phép nhãn hiệu quốc tế Mã Q-Base:1995 cho việc thực hiện quản lý chất lượng, đo lường chính xác các tiêu chuẩn nhằm thỏa mãn nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ. - Bởi việc thực hiện hệ thống mã vạch Q-Base và việc mời đánh giá một cách độc lập hệ thống quản lý chất lượng của bạn, bạn phải giới thiệu một cách chính thức lời cam kết để đảm bảo rằng những gì khách hàng cần là những gì bạn có – 100% của toàn bộ thời gian. Mã vạch Q-Base được thiết kế để chỉ ra điểm yếu của bạn trước khi bạn thể hiện chúng ra cho khách hàng biết. - Giấy chứng nhận giúp cho mọi người biết về công ty của bạn nhiều hơn bất kỳ bạn đã nói trước đó. - Để được chứng nhận, hệ thống quản trị chất lượng của bạn phải được thẩm định dựa theo những điều kiện cần thiết của Q-Base Code. Q-Base Code dựa trên các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 và chúng thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Nhóm thẩm định độc lập đặt hoạt động của bạn và quá trình thực hiện dưới quy mô nhỏ cho đến khi chúng thỏa mãn rằng bạn đã gia tăng sự đo lường các yếu tố cơ bản của Q-Base Code. - Nhưng nó không kết thúc mà bắt đầu đánh giá bởi Q-Base, với chu kỳ 6 tháng, đảm bảo rằng sự tin cậy trong sự hoạt động liên tục của hệ thống chất lượng. - Để có đươc sự tin cậy hoàn toàn và được Q-Base chứng nhận, công ty của bạn phải xuất phát từ các bước sau: Đưa ra một lời cam đoan chắc chắn tới khách hàng. Tham gia chương trình Q-Base bằng cách gọi tới số 1-800-717-3536 (Miễn phí) Tham gia buổi tọa đàm dành cho những thành viên mới. Bổ nhiệm một công nhân viên chức cấp cao để trở thành người phối hợp chất lượng của công ty bạn. Sử dụng các tư liệu đào tạo một cách chi tiết đươc cung cấp bởi Q-Base, và xúc tiến các công việc phát triển liên tục, sự trợ giúp trực tiếp từ Q-Base thông qua hệ thống phát triển đường điện thoại, fax, mail, và kiểm tra, và chuẩn bị sổ tay chất lượng của công ty để làm đúng theo quy tắc quốc tế Q-Base. Đòi hỏi đội ngũ nhân viên thực hiện đúng theo quá trình ngay từ lúc bắt đầu, chắc chắn rằng sổ tay chất lượng của bạn phản ánh xác thực hoạt động kinh doanh của công ty. Có nghĩa là 'nói những gì bạn làm và làm những gì bạn nói". Bạn sẽ sẵn sàng đăng kí sổ tay chất lượng của công ty cho cơ sở kinh doanh độc lập, được kiểm tra và đánh giá lại bởi bên thứ ba theo Q-Base. - Sau khi ban thanh tra của cơ sở kinh doanh độc lập nhận được sổ tay chất lượng của công ty bạn, họ sẽ liên lạc với bạn cho một cuộc thẩm tra tại chỗ và đánh giá khả năng. - Khi việc đánh giá tại chỗ hoàn thành, ban giám định độc lập sẽ đề xuất lại công ty bạn về việc cấp phép và chứng nhận lại việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng Quy tắc quản lý của Q-Base . - Từ các yếu tố trên, chương trình Q-Base của bạn sẽ được đánh giá 6 tháng một lần để đảm bảo công ty của bạn đươc duy trì và cải thiện nó để đạt được mức độ thực hiện quản lý chất lượng. 2.8.Tiến trình xây dựng hệ thống hệ thống quản lí chất lượng Q-Base Xây dựng hệ thống chất lượng Q.Base có thể được tiến hành theo các giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Phân tích tình hình và lập kế hoạch. Lãnh đạo công ty xác định rõ vai trò của chất lượng và định hướng hoạt động của công ty. Lãnh đạo có quyết tâm xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng trong công ty. Tổ chức quản lý việc xây dựng và thực hiện HTCL thông qua việc thành lập ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch triển khai. Xây dựng nhận thức về Q-Base trong công ty, tổ chức việc đào tạo cho các thành viên trong ban chỉ đạo. Quy định phạm vi áp dụng của HTCL. Khảo sát hệ thống quản lý chất lượng hiện có, các yêu cầu chính sách CL, thủ tục, quy định, quy trình công nghệ hiện hành tại các đơn vị. Lập kế hoạch xây dựng và thực hiện Q-Base, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn. Giai đoạn 2: Xây dựng HTCL và triển khai áp dụng. Đào tạo cho từng cấp về Hệ thống chất lượng Q-Base và về phương pháp xây dựng các văn bản cho HTCL. Viết chính sách và mục tiêu CL dựa trên yêu cầu của Q-Base và mục tiêu sản xuất kinh doanh. Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo các điều của Q-Base. Viết sổ tay chất lượng của công ty. Đào tạo về các phương pháp và thủ tục đã được thành lập cho các thành viên có liên quan. Công bố chính sách CL và chỉ thị của công ty về việc thực hiện các yêu cầu của HTCL. Quyết định ngày áp dụng hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực hiện. Có thể áp dụng thí điểm. Thử nghiệm Hệ thống mới trong một thời gian. Giai đoạn 3: Hoàn chỉnh Công ty tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của hệ thống chất lượng. Công ty đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục. Công ty có thể nhờ một tổ chức bên ngoài, có là tổ chức chứng nhận, đến đánh giá sơ bộ. Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục. Làm đơn xin chứng nhận. 2.9.Cách thức hoạt động của hệ thống quản lí chất lượng Q-Base Hệ thống Q-Base làm việc như thế nào? 2.9.1.Những cuộc hội thảo: Cuộc hội thảo bắt đầu nửa ngày mà mở đầu chương trình Q-Base được giao cho cơ quan của bạn để giới thiệu cho cấp trên việc thực hiện Q-Base. Tại những kỳ họp, bạn sẽ được cho những hướng dẫn chi tiết về nội dung của mỗi điều khoản trong 7 điều khoản trong Quy tắc quản lý của Q-Base và cách chúng có thể xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng thông thường, chính xác xung quanh những nghiệp vụ của bạn. Bạn sẽ được thấy 7 điều khoản này có thể được quy định rõ trong một Quy trình chất lượng, sẽ phản ảnh chính xác công ty bạn hiện tại làm những gì và những cái khác bạn có thể phải làm để đáp ứng những điều kiện đã đặt ra cho Quy tắc quản lý của Q-Base. Cuộc họp cũng phải mô tả những gì bạn phải làm để chuẩn bị cho một Quy trình chính sách về chất lượng mà nó nêu rõ được nét đặc trưng của công ty bạn và nhưng lời cam kết về chất lượng. Văn bản này trở thành sự giới thiệu đến chi tiết Quy trình chất lượng của công ty bạn, phác họa những gì bạn làm trong nghiệp vụ của bạn để tuân theo Quy tắc quản lý của Q-Base. Cuộc họp cuối cùng phân chia những nét chính một lịch trình công việc cho sự chuẩn bị của Quy trình chất lượng công ty bạn và một chương trình mà sẽ chỉ ra cho bạn cách bắt đầu như thế nào. 2.9.2.Quy trình đào tạo : Phần Quy trình đào tạo đầu tiên của bạn chứa đựng tất cả rằng một công ty nhỏ cần biết về tiến trình trong Hệ thống quản lý chất lượng. Nó mô tả “cái gì ”, “tại sao”, “như thế nào” để trở thành một công ty đưa vào một chương trình quản lý chất lượng. 5 đơn vị chuẩn đầu tiên của quy trình đào tạo mô tả mỗi điều khoản của 7 điều khoản được hàm chứa trong Quy tắc của Q-Base, tại sao chúng lại cần thiết, chúng cung cấp những chức năng gì, chúng có ý nghĩa gì và chúng có thể được trình bày. Nhu thế nào trong bối cảnh của quy trình chất lượng một công ty. Mỗi điều khoản đầy đủ với những ví dụ mà chỉ cho bạn “ làm nó như thế nào” và nó có thể giống như nhưng hình thức khác của những công ty và nền công nghiệp. Phần cuối cùng của quy trình đào tạo, chỉ ra cách phát triển và chuẩn bị một chính sách chất lượng để làm cho chi tiết Quy trình chất lượng của bạn.Trong đó, bạn mô tả những lời cam kết của công ty bạn về chất lượng, nét dặc trưng của công ty bạn, phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng của bạn và lợi ích trực tiếp đến khách hàng của bạn. Tất cả những công cụ, tư liệu đào tạo đều được viết bằng một ngôn ngữ đơn giản và dể hiểu. Chúng được thiết kế cho nền tảng ban đầu nhưng mang tính toàn diện. 2.10.Vai trò của hệ thống Q-Base đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam Doanh nghiệp vừa và nhỏ đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân của mỗi quốc gia cho dù quốc gia phát triển hay đang phát triển. Với hơn 70% dân sống ở nông thôn như nước ta thì việc thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá phải bắt đầu từ nông nghiệp và nông thôn, thông qua việc xúc tiến thành lập các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có thể nói, sự hình thành, phát triển và điều chỉnh để cho mô hình này hoạt động đúng quỹ đạo của nền kinh tế thị trường ở nước ta sẽ là từng "chiếc cầu nhỏ" để các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam, nhanh chóng vươn lên trở thành những doanh nghiệp lớn có đủ sức cạnh tranh trên thị trường khu vực và trên toàn thế giới. Các DN vừa và nhỏ có vốn đầu tư không lớn và số người làm việc không nhiều, có thể từ năm, bảy người tới vài trăm người. Việc xác định và quan niệm về loại hình doanh nghiệp này của các nước trên thế giới và trong khu vực Đông Nam Á nói chung không khác nhau. Các doanh nghiệp này có thể thuộc các ngành nghề như: - Sản xuất hàng tiêu dùng, chi tiết máy, vật liệu xây dựng. - Chế biến nông sản, thức ăn gia súc, chăn nuôi. - Hàng thủ công mỹ nghệ. - Cung cấp các dịch vụ: tư vấn, quảng cáo, giải trí, nghỉ ngơi, ăn uống và buôn bán... Tuy gọi là doanh nghiệp vừa và nhỏ vì có quy mô không lớn, nhưng các doanh nghiệp này đóng góp một phần không nhỏ trong tổng thu nhập hàng năm của nền kinh tế quốc dân của mỗi nước. Điều này không chỉ thấy ở nước ta mà ngay cả ở các nước phát triển như Nhật Bản, Hàn Quốc và Singapore. Số DN vừa và nhỏ đều chiếm từ 90-95% trong tổng số công ty. Số người làm trong các doanh nghiệp này chiếm từ 40-90% nguồn nhân lực. Hàng năm các doanh nghiệp này đóng góp từ 30-50 tổng giá trị sản lượng của mỗi quốc gia. Trong đó, tổng giá trị xuất khẩu của các DN vừa và nhỏ chiếm từ 35-60%. Đa số các doanh nghiệp của Việt Nam thuộc các lĩnh vực: công nghiệp chế biến nông sản; sản xuất nguyên vật liệu; cung cấp dịch vụ hay làm hàng thủ công mỹ nghệ đều có quy mô vừa và nhỏ, do các cá nhân, gia đình, hợp tác xã quản lý hoặc trực thuộc các địa phương. Đa số đều có trình độ quản lý kinh doanh nói chung và quản lý chất lượng nói riêng chưa cao. Do đó, nếu nước ta không có chính sách, hình thức hướng dẫn hỗ trợ các doanh nghiệp này thay đổi nhanh chóng phương pháp quản lý thì một vài năm tới các doanh nghiệp này sẽ gặp nhiều khó khăn sản xuất và kinh doanh, khi nước ta mở cửa trong quan hệ kinh doanh với các nước trong khu vực và trên thế giới. Muốn có được khả năng cạnh tranh, nâng cao năng suất và chất lượng, các doanh nghiệp này cần sớm thay đổi không chỉ về trang thiết bị, máy móc, đầu tư về vốn mà còn phải áp dụng phương pháp quản lý chất lượng mới, khoa học hơn phù hợp với điều kiện và yêu cầu đối với mỗi loại hình doanh nghiệp. Các hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO9000, Q-Base hoặc HACCP... cần được phổ biến áp dụng sâu rộng hơn cho các DN vừa và nhỏ. Thực tế áp dụng các Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn Quốc tế ISO 9000, Q-Base hoặc HACCP trong mấy năm gần đây đã cho hiệu quả rất lớn. Các doanh nghiệp này bằng việc xác định trách nhiệm rõ ràng, kiểm tra chặt chẽ dẫn đến tiết kiệm nguyên vật liệu ổn định được chất lượng, tăng năng suất và mở rộng được thị trường. Việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý trong các DN vừa và nhỏ cần được thực hiện tuỳ theo điều kiên của mỗi doanh nghiệp và có sự hỗ trợ của nhà nước và địa phương. Việc này không đòi hỏi các doanh nghiệp phải thay đổi về cơ cấu tổ chức và đầu tư nhiều nguồn lực. Áp dụng hệ thống chất lượng, mỗi doanh nghiệp cần xác định việc thoả mãn nhu cầu của khách hàng chính là điều kiện sống còn của doanh nghiệp mình. Đây cũng là nội dung chính của chính sách chất lượng mỗi doanh nghiệp cần đề ra và thực hiện. Nếu làm đúng bảy nguyên tắc và các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng bằng cách xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn và làm đúng theo các quy trình quản lý chất lượng, quy trình công nghệ và các quy định của nhà nước ban hành thì bất kỳ doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ đều có thể đứng vững và phát triển tốt. Khi đã hoạt động, hệ thống chất lượng sẽ giúp chủ doanh nghiệp rất nhiều trong quản lý kinh doanh, quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ và quá trình sản xuất. Chính hệ thống chất lượng thường xuyên được cải tiến cho phù hợp sẽ giúp cho các doanh nghiệp thích ứng với điều kiện ngày càng khắt khe của nền kinh tế thị trường. PHẦN III:ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÍ CHẤT LƯỢNG Q-BASE 3.1.NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG Q-BASE TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HIỆP THÀNH LÂM ĐỒNG 3.1.1.Đặt Vấn Đề Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base (Quality base) được tổ chức chứng nhận chất lượng Telare của New Zealand sáng tạo ra nhằm đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn áp dụng một hệ thống chất lượng tại doanh nghiệp mình. Hệ thống quản lý chất lượng Q-Base là một hệ thống quản lý chất lượng sử dụng các nguyên tắc cơ bản của tiêu chuẩn ISO 9000 nhưng có đơn giản đi để dễ dàng áp dụng hơn, những yêu cầu của hệ thống chất lượng này là những yêu cầu tối thiểu của một hệ thống đảm bảo chất lượng mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng phải áp dụng để có thể giữ được lòng tin trước khách hàng về chất lượng sản phẩm. Những điều khoản của hệ thống Q-Base nêu ra là những yêu cầu tối thiểu và có tính linh hoạt có thể áp dụng theo điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp và đặc biệt là doanh nghiệp có thế phát triển từ hệ thống Q-Base cho phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO-9000. Công ty cổ phần Hiệp Thành được thành lập trên cơ sở cổ phần hóa xí nghiệp Hiệp Thành thuộc Công ty vật liệu xây dựng Lâm Đồng. Ngành nghề kinh doanh và sản phẩm chính của Công ty là: Sản xuất và kinh doanh các sản phẩm gạch, ngói các loại cho nhu cầu xây dựng cơ bản; kinh doanh các sản phẩm vật liệu xây dựng và trang trí nội thất. Là một doanh nghiệp mới thành lập tuy có rất nhiều khó khăn như tay nghề của đội ngũ công nhân còn yếu, công nghệ sản xuất chưa thật sự ổn định, tỷ lệ sản phẩm hư hỏng còn cao, sản phẩm chưa thật ổn định về chất lượng,vv…Bên cạnh những khó khăn đó, Công ty cũng có những thuận lợi nhất định: Đặc biệt là bề dày truyền thống về chất lượng sản phẩm đã được tạo dựng qua quá trình phát triển của các doanh nghiệp tiền thân và thương hiệu gạch “Tutnen Hiệp Thành” đã có uy tín trên thị trường. Để tiếp tục duy trì và phát triển uy tín sản phẩm của Công ty, cũng như tạo cho sản phẩm có một sức cạnh tranh tốt trong nền kinh tế thị trường. Bab lãnh đạo công ty đã xác định một trong các tiêu chí hoạt động hàng đầu là: Liên tục nâng cao năng suất lao động, đảm bảo độ ổn định về mặt chất lượng của sản phẩm và giảm chi phí sản xuất. Để làm được điều này đòi hỏi công ty phải xác định một hướng đi đúng đắn và mang tính chiến lược. Do vậy, Công ty cổ phần Hiệp Thành đã tiến hành thực hiện tổ chức đề tài “Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng Q-Base” vào công ty do hệ thống quản lý chất lượng Q-base” vào công ty do hệ thống quản lý chất lượng này có các yêu cầu phù hợp với tình hình của doanh nghiệp. 3.1.2.Mục tiêu của việc áp dụng Q-Base 1.Tiết kiệm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh. 2.Chất lượng sản phẩm ổn định,đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. 3.Đảm bảo việc làm và ổn định thu nhập cho người lao động vv… 3.1.3.Kết quả nghiên cứu và áp dụng Khảo Sát Đánh Giá Hiện Trạng Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng 3.1.3.1.Về cơ cấu tổ chức - Công ty đã có sơ đồ tổ chức bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, Phòng kinh tế tổng hợp, Phòng hành chính tổ chức, Phòng kỹ thuật và điều hành sản xuất. - Công ty có văn bản chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ ban giám đốc, các phòng nghiệp vụ của công ty. Tuy nhiên trong các quy định này có các thiếu sót sau: Chưa quy định trách nhiệm và quyền hạn của các trưởng phó phòng trong công ty. Chức năng nhiệm vụ của các phòng trong công ty còn chưa rõ ràng, còn thiếu mối quan hệ giữa các phòng ban, nhiệm vụ quản lý chất lượng chưa được thể hiện rõ. Như vậy về cơ cấu tổ chức cần phải được xem xét tổ chức lại cho phù hợp. Hoàn chỉnh lại văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban và trách nhiệm, quyền hạn của các chức danh chính trong công ty. 3.1.3.2.Trình độ và nhận thức về hoạt động quản lý chất lượng hiện nay và sự hiểu biết về hệ thống quản lý chất lượng Q-BASE Tổng số cán bộ công nhân viên trong công ty là 230 người: quá trình khảo sát cho thấy số lượng công nhân trong công ty khá đông nhưng trình độ văn hóa thấp, không đồng đều, chưa có sự đào tạo đầy đủ về hệ thống quản lý chất lượng nên sự hiểu biết về quản lý chất lượng còn nhiều hạn chế, bên cạnh đó người công nhân chưa thực sự quan tâm đến công tác chất lượng. Về phía công ty việc tuyên truyền công tác chất lượng chưa chú ý đúng mức, chưa làm thường xuyên. Kết quả khảo sát cho thấy số lao động trực tiếp cho rằng chất lượng sản phẩm được quyết định bởi nguồn nguyên liệu và không ý thức rõ ràng việc tuân thủ kỷ luật lao động, làm đúng theo các quá trình thủ tục, hướng dẫn công việc được văn bản hóa sẽ góp phần hạn chế thiệt hại và ổn định chất lượng sản phẩm. Mặt khác sự hiểu biết về hệ thống quản lý chất lượng Q-BASE mà công ty hiện đang chuẩn bị áp dụng là hết sức mơ hồ. 3.1.3.3.Công tác quản lý chất lượng hiện có của công ty. Nhìn chung công tác quản lý chất lượng hiện có tại công ty còn nhiều bất cập, chưa góp phần vào việc khắc phục và phòng ngừa các sản phẩm không phù hợp xảy ra, chưa thể hiện được tính khách quan trong công tác quản lý chất lượng: Việc kiểm soát chất lượng sản phẩm trên dây chuyền công nghệ sản xuất chỉ dựa vào một số các tiêu chuẩn cơ bản và thông số kỹ thuật làm chuẩn để kiểm tra và vận hành. Công tác kiểm tra chất lượng và phân loại sản phẩm chủ yếu dựa vào cảm quan(đánh giá theo kinh nghiệm), việc lấy mẫu đi kiểm tra tại các phòng thử nghiệm chưa được thường xuyên. Công tác nghiệm thu, đánh giá chất lượng và phân loại sản phẩm chủ yếu bằng phương pháp cảm quan và dựa vào kinh nghiệm của người thực hiện nhiệm vụ. chưa lưu hồ sơ khi nghiệm thu, đánh giá và phân loại sản phẩm. Chưa có bộ phận, cán bộ chuyên làm công tác kiểm tra chất lượng và quản lý chất lượng của công ty 3.1.3.4.Hệ thống các văn bản, thủ tục Hệ thống các văn bản, thư tục hướng dẫn công việc không đầy đủ, một số hướng đẫn công việc tuy có nhưng chưa dược đầy đủ theo quy định và đã bị lạc hậu. Từ các kết quả khảo sát đánh giá trên đây cho thấy để xây dựng và áp dụng thành công. Hệ thống chất lượng Q-BASE tại Công Ty Cổ Phần Hiệp Thành đòi hỏi: Nhận xét: Lãnh đạo công ty phải thực sự có quyết tâm, tạo mọi điều kiện và trực tiếp chỉ đạo việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng Q-BASE. Phải có cam kết và tham gia của tất cả các cán bộ công nhân viên trong công ty nhất là những người mà công việc của họ có liên quan và ảnh hưởng trực tiếp chất lượng sản phẩm hàng hóa. Cơ cấu tổ chức phải được lãnh đạo xem xét và tổ chức lại cho phù hợp với yêu cầu của hệ thống chất lượng. Chức năng nhiệm vụ của các phòng, trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh chính phải quy định rõ ràng và cụ thể. 3.2.THỰC HIỆN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG Q-BASE 3.2.1.Xây dựng kế hoạch triển khai áp dụng hệ thống Q-Base Công ty đã hoàn thành được kế hoạch chi tiết việc xây dựng và áp dụng Q-Base gồm các nội dung: Cam kết của lãnh đạo, bổ nhiệm điều phối viên chất lượng và thành lập nhóm quản lý chất lượng Q-Base, đào tạo hệ thống chất lượng Q-base cho nhóm quản lý chất lượng Q-base, điều tra hiện trạng về cơ cấu tổ chức, trình độ, công tác quản lý chất lượng hiện tại của công ty, đào tạo về hệ thống chất lượng Q-Base cho tất cả các cán bộ công nhân viên của công ty, xác định lại cơ cấu tổ chức, mô tả quá trình sản xuất đánh giá chất lượng sản phẩm, xây dựng hệ thống tài liệu theo đúng các yêu cầu của Q-Base, đào tạo cho công nhân về hệ thống tài liệu đã xây dựng, áp dụng thử, đánh giá hệ thống chất lượng, hoàn chỉnh hệ thống chất lượng và đưa vào áp dụng chính thức, đăng ký xin chứng nhận, duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận. 3.2.2.Thực hiện xây dựng và áp dụng Q-Base 3.2.2.1.Về công tác tổ chức - Công ty cổ phần Hiệp Thành đã xúc tiến thành lập ban chỉ đạo việc xây dựng hệ thống chất lượng và thành lập nhóm xây dựng hệ thông Q-Base tại công ty gồm 13 người. - Bổ nhiệm ông Nguyễn Phước Bảo Quốc phó giám đốc công ty làm điều phối viên chất lượng và có quy định trách nhiệm, quyền hạn của điều phối viên chất lượng. - Sắp xếp lại cơ cấu tổ chức, tách phòng kinh tế tổng hợp thành 2 phòng:Phòng Kinh Doanh và Phòng Kế Toán. - Xây dựng lại toàn bộ chức năng nhiệm vụ của ba phòng: phòng Kế hoạch kinh doanh, Phòng hành chính tổ chức, Phòng Kỹ thuật&điều hành sản xuất. Riêng phòng Kế toán không xây dựng vì không nằm trong phạm vi của hệ thống chất lượng Q-Base. - Xây dựng lại trách nhiệm và quyền hạn của các chức danh chính của công ty như: Giám đốc, Phó Giám đốc , điều phối viên chất lượng, các trưởng phòng. 3.2.2.2.Về công tác đào đạo Nhận thức đúng là yêu cầu quan trọng khi xây dựng hệ thống chất lượng nên sau khi ổn định về cơ cấu tổ chức, công ty đã đề nghị Chi cục tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng hỗ trợ đào tạo về hệ thống chất lượng Q-Base cho tất cả các cán bộ công nhân trong công ty. Trước khi thực hiện đào tạo đa số các cán bộ công nhân viên của công ty Cổ Phần Hiệp Thành có trình độ học vấn thấp, hầu hết chưa được đào tạo qua bất cứ lớp nào về các hệ thống quản lý chất lượng nên phần nào cũng ảnh hưởng tới nhận thức của các học viên. Đối tượng đào tạo rộng, vì để phục vụ cho việc xây dựng hệ thống ở công ty. Qua công tác đã nâng cao nhận thức và hiểu biết cơ bản về hệ thống quản lý chất lượng cho đa số cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, đồng thời đã góp phần giúp cho doanh nghiệp thực hiện triển khai được việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị mình. 3.2.2.3.Xây dựng hệ thống tài liệu Sau khi dược đào tạo công ty đã tiến hành phân công nhiêm vụ cho các thành viên trong nhóm quản lý chất lượng Q-Base để triển khai hệ thống tài liệu bao gồm: sổ tay chất lượng, các quy trình thủ tục, các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu và đạt được một số kết quả như sau: Xây dựng được cam kết và chính sách chất lượng của công ty Xây dựng được 14 thủ tục của quá trình sản xuất Xây dựng hướng dẫn công việc cho người công nhân trong toàn bộ dây chuyền sản xuất Xây dựng được 22 loại biểu mẫu dùng cho hệ thống chất lượng. Mô tả lại quá trình sản xuất: Quá trình sản xuất gạch ngói đất sét nung tại công ty cổ phần Hiệp Thành có thể được mô tả: Nguyên liệu khai thác từ mỏ được xe vận tải chuyển về bãi đất, được tưới nước và ngâm ủ. Sau đó được máy ủi, ủi vào nhà chứa. Tùy theo độ ẩm của đất có thể được tưới bổ sung rồi được máy xúc đưa vào sản xuất. Đất nguyên liệu được đưa vào cấp liệu thùng, máy cấp liệu có nhiệm vụ cung cấp đất cho dây chuyền. nguyên liệu theo băng tải số 1 vào máy xa luân để được nghiền, cán lọt qua sàn theo băng tải số 2 vào máy cán mịn và được cán nhỏ, sau đó được nhào trộn bằng máy trộn 2 trục có lưới lọt. Than được pha trộn vào nguyên liệu tại vị trí này, thao tác điều chỉnh độ ẩm nguyên liệu cũng được thực hiện tại đây. Để nguyên liệu đạt được độ đồng nhất cao, trước khi được tạo thành hình, nguyên liệu còn được nhào trộn một lần nữa nhờ máy trộn một trục, sau đó một lượng nước và không khí được hút ra khỏi . Nguyên liệu tại buồng chân không. Nguyên liệu sau khi được chân khôn hóa được máy đùn ép đùn qua khuôn tạo hình để tạo thành sản phẩm theo yêu cầu. Sản phẩm sau khi tạo hình được sấy tự nhiên vào nhà phơi. Sản phẩm mộc được phơi từng đây, mật độ phơi 170 viên/m2 . sau khi sản phẩm mộc khô được đưa vào xếp trụ dự trữ. Sản phẩm mộc được xếp thành khối vững chắc, rồi được đưa vào lò sấy. sau khi ra khỏi lò sấy tiếp tục được đưa vào lò nung để thành sản phẩm. trong giai đoạn nung, than bổ sung được tra qua các lỗ than trên nóc lò. Sản phẩm sau khi nung được công nhân bóc dỡ, phân loại đưa ra bãi thành phẩm trụ thành cây. sau đó sản phẩm được nghiệm thu và bán cho khách hàng. Sơ đồ qui trình sản xuất: Nguyên liệu Tạo hình Bông đảo Xếp goòng Sấy Nung Xuống goòng Thành phẩm 3.3.MỘT SỐ NHẬN ĐỊNH ĐÁNH GIÁ TRONG QUÁ TRÌNH Qua một năm triển khai đề tài tại công ty Cổ phần Hiệp Thành bước đầu đã có những chuyển biến tích cực cụ thể: Nhận thức của cán bộ công nhân viên trong công ty đã được nâng cao hơn, họ đã có hiểu biết và quan tâm hơn đến chất lượng công việc của mình, từng bước thay đổi dần thói quen và tác phong làm việc, nề nếp ý thức kỷ luật tiến bộ hơn trước, vệ sinh công nhiệp được chú trọng hơn. Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban, trách nhiệm quyền hạn của từng chức danh chính trong công ty được cụ thể và rõ ràng hơn, nên công việc thực hiện ít bị ách tắc, chồng chéo như trước và có hiệu quả hơn. Thông qua các bảng hướng dẫn công việc người công nhân đã thực hiện công việc một cách nghiêm túc, chính xác, không còn xảy ra sai lỗi như trước. Tại các phòng ban trong công ty đã có các quy trình thủ tục cụ thể nên công việc được xử lý nhanh hơn, ví dụ : việc ký kết kợp đồng đối với khách hàng được thực hiện nhanh gọn hơn, công tác ghi nhận và giải quyết các khiếu nại của khách hàng tốt hơn, đồng thời mối quan hệ phối hợp xử lý công việc giữa các phòng ban nhịp nhàng và hiệu quả hơn. 3.4.KẾT LUẬN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HIỆP THÀNH LÂM ĐỒNG Việc xây dựng hệ thống quản lí chất lượng vào công ty Cổ Phần Hiệp Thành là khả thi; mặt dù trình độ văn hóa của công nhân trong công ty thấp.Nếu thực sự có quyết tâm thì doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự xây dựng được hệ thống chất lượng chất lượng Q-base mà không cần phải mời các tổ chức tư vấn. Dể có thể áp dụng hệ thống quản lí chất lượng Q-base vào công ty và đảm bảo cho hệ thống vận hành có hiệu quả thì Ban lãnh đạo công ty phải chú trọng đến công tác đào tạo nhằm nâng cao nhận thức cho CBCNV; và công tác này phải được thực hiện thường xuyên. Lòng quyết tâm và sự kiên trì của Ban lãnh đạo là yếu tố quan trọng hàng đầu nếu muốn áp dụng thành công một hệ thống quản lí chất lượng vào doanh nghiệp. KẾT LUẬN Thông qua số liệu thống kê cũng chỉ ra rằng những doanh nghiệp nhỏ như có 5 hoặc ít hơn nhân viên cũng vẫn đóng góp vào 21% trong tổng hiệu quả sản xuất kinh tế. Vì số lượng các doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang tiếp tục phát triển, đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế. Trong trường hợp cụ thể này các doanh nghiệp vừa và nhỏ nắm bắt được những cơ hội được tạo ra bởi sự phát triển công nghệ và sự toàn cầu hóa để khuyến khích thương mại quốc tế. Tuy nhiên, Những nghiên cứu cũng chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ mất 5%-15% lợi nhuận trên doanh thu là hậu quả của việc thiếu sự quan tâm đến chất lượng. Điều này thừa nhận rằng hệ thống quản trị chất lượng là một công cụ quan trọng đóng góp vào sự phát triển và tăng trưởng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với một hệ thống tốt,chất lượng sản phẩm/ dịch vụ được duy trì ở mức cao, năng suất công nhân được cải thiện, giảm bớt hàng thải và đảm bảo đem đến sự hài lòng cho khách hàng. Kết quả là các tổ chức xuyên quốc gia sử dụng những công cụ như là các tiêu chuẩn của ISO 9000 để giúp các doanh nghiệp đạt được những tiêu chuẩn cao của chất lượng. Năm 2002, có trên 560000 công ty được ISO 9001 thừa nhận ở 156 quốc gia. Tuy nhiên, các tiêu chuẩn ISO 9000 tạo ra tính phức tạp, phiền hà và tốn kém cho các doanh nghiệp vừa mà nhỏ trong việc đạt được tính hiệu quả trong thực thi các tiêu chuẩn này. Để khắc phục những khó khăn đó, một  hệ thống quản lý chứng từ toàn phần của New Zealand đã phát triển The Q- Base Code như một hệ thống quản trị chất lượng được biến đổi theo nhu cầu và của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.  Q-Base là hệ thống quản lý có chất lượng tốt nhất cho những công ty nhỏ được thừa nhận trên toàn cầu để thực hiện những mục tiêu này. Bắt nguồn từ những tiêu chuẩn ISO 9000, Q - Base đã được thiết kế với chi phí thấp và sự dễ dàng tiếp cận và thực hiện hơn. Nó rất cần thiết, hay sớm là ý định, đó là việc kinh doanh với công ty lớn hơn bao gồm các công ty địa phương và các công ty trên toàn cầu, bạn sẽ phải có một sự bảo đảm có chất lượng. Q-Base là câu trả lời của các bạn…nó sẽ nói nhiều hơn về công ty của bạn hơn bất kỳ những gì bạn đã nói.Với mục tiêu có được giấy chứng nhận Q–Base của bạn, bạn chỉ ra một sự cam kết mạnh mẽ cho chất lượng, năng suất, tính cạnh tranh chi phí, và sự thỏa mãn cho khách hàng. Cách tốt nhất với tài liệu bạn tạo lập trong chương trình Q - Base,bạn cho thấy trách nhiệm ở mọi mức độ trong việc kinh doanh của mình. Hệ thống trách nhiệm này được đánh giá liên tục bởi Q - Base và được xác nhận một năm hai lần thông qua sự kiểm soát của bên thứ ba và được chứng nhận lại. PHỤ LỤC Giáo trình quản lí chất lượng của trường CĐ CNTT Hữu nghị Việt-Hàn. NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN