Đề tài Báo cáo Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty may xuất khẩu DHA

5.000 53.625.000 10/02 PN 48 Nhập chỉ- công ty cp Phong Phú 25.500.000 2.550.000 28.050.000 …. ….. ……………… …… …… ……. 11/02 PN 52 Nhập- công ty Dệt Nam Định 121.850.000 12.185.000 134.035.000 Tổng cộng 562.185.000 56.218.500 618.403.500 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký)  Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta có chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.16: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 31 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nguyên vật liệu chưa thanh toán 152 562.185.000 133 56.218.500 331 618.403.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.17: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S31 - DN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Tháng 02 năm 2012 Đối tượng: Công ty TNHH dệt may Tấn Thành Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 873.450.000 Phát sinh trong tháng UNC 35 02/02 Trả tiền vải Tấn Thành 112 400.000.000 PN 41 07/02 Nhập vải Tấn Thành 152 133 220.550.000 ….. …… ………… …. …………. …………. UNC 78 25/02 Trả tiền vải Tấn Thành 112 450.000.000 PN 80 28/02 Nhập vải cty Tấn Thành 152 133 343.750.000 Cộng số phát sinh 1.250.000.000 784.300.000 Dư cuối tháng 407.750.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.18: Mẫu sổ chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S31 - DN SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tài khoản: 331 Tháng 02 năm 2012 Đối tượng: Công ty cổ phần Phong Phú Loại tiền: VNĐ Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Dư đầu tháng 12.450.000 Phát sinh trong tháng PN 35 01/02 Mua chỉ màu 50C3 152 133 21.400.500 PC 117 04/02 Việt- phòng KD thanh toán tiền hàng 111 12.000.000 PN 48 10/02 Mua chỉ màu 60C3 152 133 28.050.000 UNC 81 27/02 Thanh toán tiền hàng 112 30.000.000 Cộng số phát sinh 45.400.000 49.450.500 Dư cuối tháng 16.500.500 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.19: Mẫu bảng tổng hợp chi tiết thanh toán với người bán CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN Tháng 02 năm 2012 STT Nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Số dư cuối kỳ Nợ Có Nợ Có Nợ Có ……… ......... ….. …… …… Công ty dệt may Tấn Thành 873.450.000 1.250.000.000 784.300.000 407.750.000 Công ty cổ phần Phong Phú 12.450.000 45.400.000 49.450.500 16.500.500 Công ty dệt Nam Định 768.247.500 875.000.000 985.050.000 878.297.500 …………. ……… ……. …….. ………. Cộng 2.784.250.800 2.608.750.000 2.439.642.700 2.615.143.500 Đơn vị tính: đồng Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký)  Ví dụ: Ngày 10/02/2012 phiếu nhập kho số 49, hóa đơn số 0031389 nhập vật liệu khóa đồng của công ty TNHH TM – DV Phương Dung để sản xuất sản phẩm thanh toán bằng tiền tạm ứng. Số tiền vật liệu: 12.655.000 đồng, tiền thuế GTGT 10%: 1.265.500 đồng. Tổng tiền thanh toán: 13.920.500 đồng. Kế toán định khoản, nhập dữ liệu để vào bảng kê nhập vật tư ( biểu 2.20 ), sổ chi tiết các TK liên quan ( sổ chi tiết tạm ứng – biểu 2.22, sổ chi tiết thuế GTGT) như sau: Biểu 2.20: Mẫu bảng kê nhập vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ- Thanh toán bằng tiền tạm ứng Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi Có cácTK Ngày tháng Số hiệu TK 152 TK 133 TK 141 08/02 PN 44 Nam lái xe nhập xăng 2.150.000 215.000 2.365.000 10/02 PN 49 Cường nhập vật liệu 12.655.000 1.265.500 13.920.500 11/02 PN 51 Dư nhập chỉ 5.422.000 542.200 5.964.200 Tổng cộng 20.227.000 2.022.700 22.249.700 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.21: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 32 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền tạm ứng 152 20.227.000 133 2.022.700 141 22.249.700 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.22: Mẫu sổ chi tiết tạm ứng CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S38 - DN SỔ CHI TIẾT CÁC TÀI KHOẢN Tài khoản: 141 – Tạm ứng Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số Dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có Số dư đầu tháng 21.450.000 PC 107 02/02 Tạm ứng Dư mua vật liệu 111 12.000.000 PC 112 05/02 Tạm ứng Nam mua xăng dầu 111 3.000.000 PN 44 08/02 Nhập kho vật liệu thanh toán tạm ứng 152 133 2.365.000 … …. …….. .. ……. …… PN 85 29/02 Nhập kho vật liệu thanh toán tạm ứng 152 133 14.520.000 Cộng số phát sinh 145.000.000 134.855.000 Dư cuối tháng 31.595.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký)  Ví dụ: Ngày 15/02/2012, phiếu nhập kho số 53, mua văn phòng phẩm của công ty cổ phần kinh doanh sách và văn phòng phẩm Hà Nội theo hóa đơn số 0001059: Giấy Paper One A4 số lượng là 50 ram, Mực máy in HP53A với số lượng 5 hộp, Mực màu HP78 với số lượng 4 hộp, thuế GTGT 10%. Tổng số tiền công ty đã thanh toán trả ngay bằng tiền mặt là 14.569.500 đồng. Kế toán định khoản, nhập dữ liệu để vào bảng kê nhập vật tư, chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản liên quan ( sổ chi tiết tiền mặt – biểu 2.25 , sổ chi tiết thuế GTGT). Biểu 2.23: Mẫu bảng kê nhập vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ- Thanh toán bằng tiền mặt Từ ngày 14/02 đến ngày 20/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ các TK Ghi Có cácTK Ngày tháng Số hiệu TK 152 TK 133 TK 111 15/02 PN53 Mua văn phòng phẩm 13.245.000 1.324.500 14.569.500 18/02 PN69 Mua đồ bảo hộ lao động 15.780.000 1.578.000 17.358.000 Tổng cộng 29.025.000 2.902.500 31.927.500 Ngày 20 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.24: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 46 Ngày 20 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền mặt 152 29.025.000 133 2.902.500 111 31.927.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 20 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Biểu 2.25: Mẫu sổ chi tiết quỹ tiền mặt CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S07a - DN SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT QUỸ TIỀN MẶT Tài khoản: 111 – Tiền mặt Loại quỹ: Tiền Việt Nam Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ NT chứng từ Số hiệu chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Thu Chi Nợ Có Số tồn đầu tháng 69.805.000 Số phát sinh trong tháng … …. …. …. ………….. …. ………… …….. 15/02 15/02 PC124 Chi mua văn phòng phẩm 152 133 14.569.500 15/02 15/02 PC125 chi trả cước phí điện thoại 642 133 3.722.500 … … … … ……… … ……. ……. 29/02 29/02 PT91 Cường-PKD hoàn tạm ứng 141 1.257.000 Cộng phát sinh trong tháng 498.851.000 503.585.000 Số tồn cuối tháng 65.071.000 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.2.4. Kế toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, nghiệp vụ xuất vật liệu diễn ra thường xuyên, NVL xuất kho chủ yếu là để sản xuất sản phẩm, phục vụ công tác quản lý tại doanh nghệp. Việc hạch toán chi phí là rất quan trọng, hơn nữa chi phí NVL tại công ty chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí. Do đó, kế toán tổng hợp xuất NVL phải phản ánh kịp thời, phân bổ chính xác đúng đối tượng sử dụng. Khi phát sinh nghiệp vụ xuất NVL, tùy theo đối tượng sử dụng, kế toán định khoản và nhập dữ liệu vào máy. Theo lệnh đã được cài sẵn, phần mềm kế toán tự động lên các bảng kê: + Bảng kê xuất NVL trực tiếp sản xuất: TK 621 + Bảng kê xuất NVL sản xuất chung: TK 627 + Bảng kê xuất NVL phục vụ bán hàng: TK 641 + Bảng kê xuất NVL phục vụ quản lý doanh nghiệp: TK 642 Sau đó lập chứng từ ghi sổ, vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và vào sổ Cái TK 152 cùng các TK khác có liên quan. Ta có thể minh họa bằng số liệu thực tế một số nghiệp vụ xuất NVL trong tháng 02/ 2012 của công ty DHA như sau: Ví dụ: 11/02, phiếu xuất kho số 67 (biểu 2.7), xuất NVL cho sản xuất đơn đặt hàng Zara1067, trị giá NVL xuất kho là 51.800.000 đồng. Kế toán NVL hạch toán và vào bảng kê, chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.26: Mẫu bảng kê xuất vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ – SX ĐƠN HÀNG Zara1067 Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 621 Ghi Có TK 152 Ngày tháng Số hiệu 07/02 PX 48 Xuất chỉ màu 50C3 cho sản xuất 1.508.000 1.508.000 09/02 PX 61 Xuất vật liệu cho sản xuất sản phẩm 38.754.000 38.754.000 11/02 PX 67 Xuất NVL vải cho sản xuất sản phẩm 51.800.000 51.800.000 Cộng 92.062.000 92.062.000 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau:Biểu 2.27: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 43 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên vật liệu phục vụ sản xuất đơn đặt hàng Zara1067 621 92.062.000 152 92.062.000 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Ví dụ: Ngày 11/02/2012, phiếu xuất kho số 72 (biểu 2.9), xuất kim VO và suốt phục vụ công tác sản xuất của PXSX. Kế toán NVL định khoản trên phiếu xuất đồng thời nhập dữ liệu để vào sổ. Biểu 2.28: Mẫu bảng kê xuất vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ – CP sản xuất chung Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 627 Ghi Có TK 152 Ngày tháng Số hiệu 07/02 PX 49 Xuất dầu máy và đồ bảo hộ lao động 2.154.500 2.154.500 11/02 PX 72 Xuất kim VO và suốt phục vụ hoạt động sản xuất 1.050.000 1.050.000 Cộng 3.204.500 3.204.500 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.29: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 44 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên vật liệu phục vụ công tác sản xuất chung tại các PXSX 627 3.204.500 152 3.204.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Ví dụ: Ngày 08/02/2012, phiếu xuất kho số 60, xuất văn phòng phẩm phục vụ công tác QLDN, trị giá 897.500 đồng. Kế toán NVL định khoản trên phiếu xuất đồng thời nhập dữ liệu để vào sổ. Biểu 2.30: Mẫu bảng kê xuất vật tư CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BẢNG KÊ XUẤT VẬT TƯ – CP QLDN Từ ngày 07/02 đến ngày 13/02 Đơn vị tính: đồng Chứng từ Diễn giải Ghi Nợ TK 642 Ghi Có TK 152 Ngày tháng Số hiệu 08/02 PX 60 Xuất văn phòng phẩm cho quản lý 897.500 897.500 11/02 PX 71 Xuất văn phòng phẩm cho quản lý 215.000 215.000 Cộng 1.112.500 1.112.500 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Căn cứ kết quả tổng hợp trên bảng kê ta lập được chứng từ ghi sổ như sau: Biểu 2.31: Mẫu chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02a - DN CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 45 Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú Nợ Có Xuất nguyên vật liệu phục vụ công tác quản lý 642 1.112.500 152 1.112.500 Kèm theo 01 bảng kê Ngày 13 tháng 02 năm 2012 Người lập (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Từ các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập – xuất kho NVL, phần mềm kế toán trên máy sẽ tiếp tục hạch toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (biểu 23) theo thứ tự số hiệu của các chứng từ ghi sổ, mục đích nhằm quản lý tất cả các chứng từ ghi sổ của các nghiệp vụ nhập, xuất phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được dùng để đối chiếu với bảng cân đối số phát sinh. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có mẫu như sau: Biểu 2.32: Mẫu sổ đăng ký chứng từ ghi sổ CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02b - DN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng 02 năm 2012 Đơn vị tính: đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng ……. ……. ……….. 31 13/02 618.403.500 32 13/02 22.249.700 … ……. ………. 43 13/02 92.062.000 44 13/02 3.204.500 45 13/02 1.112.500 46 20/02 31.927.500 ….. …… ……… Tổng cộng 3.875.478.200 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người lập ( Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký) Giám đốc ( Đã ký+đóng dấu) Đồng thời từ các chứng từ ghi sổ sẽ được tổng hợp vào sổ Cái TK 152 như biểu mẫu sau: Biểu 2.33: Mẫu sổ Cái TK 152 – Nguyên vật liệu CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội Mẫu số: S02c1 – DN SỔ CÁI Tháng 02 năm 2012 Tài khoản: 152 – Nguyên vật liệu Đơn vị tính: đồng NT ghi sổ Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu TK đối ứng Số tiền Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số dư đầu tháng 409.248.700 Số phát sinh trong tháng …. …. … …………… …… ………. ……… 13/02 31 13/02 Mua NVL nhập kho chưa thanh toán 331 618.403.500 13/02 32 13/02 Nhập kho NVL thanh toán bằng tiền tạm ứng 141 22.249.700 …. ….. ….. ………… ….. ……….. …….. 13/02 43 13/02 Xuất NVL cho sản xuất đơn hàng Zara1067 621 92.062.000 13/02 44 13/02 Xuất NVL cho công tác SXC tại PX 627 3.204.000 …. …. …. ………. …. ……… ………. Cộng số phát sinh tháng 2.743.218.000 2.579.547.400 Số dư cuối tháng 572.919.800 Ngày 29 tháng 02 năm 2012 Người ghi sổ (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký+đóng dấu) 2.2.5. Công tác kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, mỗi năm đều tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu vào cuối năm nhằm xác định thực tế số lượng, chất lượng của từng loại vật liệu hiện có, đồng thời kiểm tra tình hình bảo quản NVL tại kho phát hiện kịp thời các trường hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng, ứ đọng, kém phẩm chất,… của NVL, từ đó có các biện pháp xử lý kịp thời. Qua đấy, đề cao trách nhiệm của thủ kho, các bộ phận sử dụng, từng bước chấn chỉnh và đưa vào nề nếp công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu. Khi kiểm kê, các phương pháp thường được sử dụng là: cân, đong, đo, đếm,… việc kiểm kê không chỉ chú trọng vào mặt số lượng của nguyên vật liệu mà còn xét cả về mặt chất lượng. Công tác kiểm kê được tiến hành trước khi lập quyết toán năm. Mọi kết quả kiểm kê đều được phản ánh vào biên bản kiểm kê để kịp thời vào sổ sách trước khi lập quyết toán. Cụ thể, ngày 31/12/2011 ban kiểm kê tiến hành kiểm kê vật liệu tồn kho năm 2011 và có biên bản kiểm kê như sau: Biểu 2.34: Mẫu biên bản kiểm kê vật liệu tồn kho CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Địa chỉ: Bích Hòa -Thanh Oai-Hà Nội BIÊN BẢN KIỂM KÊ TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU Thời điểm kiểm kê: ngày 31 tháng 12 năm 2011 Ban kiểm kê gồm có: + Ông/Bà: Nguyễn Quang Hải– phòng kinh doanh– Trưởng ban + Ông/Bà: Trần Thanh Thủy – thủ kho - Ủy viên + Ông/Bà: Lê Thị Mai – kế toán NVL - Ủy viên Đã kiểm kê tồn kho nguyên vật liệu: STT Tên vật liệu Đơn vị tính Số lượng tồn Chênh lệch giữa sổ sách và thực tế Ghi chú Sổ sách Thực tế 1 Vải nỉ black M 405 405 0 2 Vải kẻ AT M 231 231 0 3 Vải màu HI M 125 125 0 … …… … …. …. … 23 Chỉ màu 50C3 Cuộn 45 45 0 24 Chỉ cỏ úa Cuộn 12 12 0 Mốc … ……… … …. ….. … Ngày 31 tháng 12 năm 2011 Giám đốc ( Đã ký) Kế toán trưởng ( Đã ký) Thủ kho (Đã ký) Trưởng ban kiểm kê ( Đã ký) Biên bản kiểm kê nguyên vật liệu là chứng từ để hạch toán kết quả kiểm kê nguyên vật liệu. Trường hợp kiểm kê phát hiện ra thiếu, bị hư hỏng hay mất mát NVL, căn cứ vào biên bản kiểm kê của công ty TNHH may xuất khẩu DHA, kế toán ghi tăng trực tiếp vào TK giá vốn hàng bán mà không ghi qua TK 138. Nợ TK 632 : Phần hư hỏng, mất mát Có TK 152: Ví dụ: Sau khi nhận được biên bản kiểm kê NVL ( biểu 2.34), đối chiếu lại với bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn NVL, vật liệu “ Chỉ cỏ úa” số lượng kiểm kê đúng với số lượng trên sổ sách, tồn cuối kỳ là 12 cuộn ( với giá trên sổ sách là 174.000 đồng) nhưng đã bị mốc do bảo quản không tốt, số vật liệu này không đảm bảo chất lượng cho sản xuất sản phẩm tại công ty. Do đó được duyệt hủy bỏ và giá trị số vật liệu này được ghi tăng vào TK giá vốn hàng bán trong kỳ: Nợ TK 632 : 174.000 Có TK 152: 174.000 Tuy nhiên, trong thực tế các nghiệp vụ như vậy ít khi xảy ra, số lượng kiểm kê thường khớp với sổ sách và các loại vật liệu vẫn đảm bảo chất lượng. CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA 3.1. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN Công ty TNHH may xuất khẩu DHA từ khi thành lập cho đến nay, khoảng thời gian hoạt động được gần 9 năm tuy không phải là dài nhưng cũng không ngắn. Quãng thời gian hoạt động đó là cả một quá trình phát triển liên tục cả về quy mô và trình độ quản lý. Từ điểm xuất phát ban đầu chỉ có cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với số vốn ít ỏi đến nay công ty đã có một đội ngũ cán bộ với trình độ cao, giàu kinh nghiệm, lực lượng công nhân lành nghề với một cơ sở vật chất lớn gấp nhiều lần. Qua chặng đường xây dựng và phát triển, công ty TNHH may xuất khẩu DHA không ngừng lớn mạnh và trưởng thành về mọi mặt. Công ty đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình là sản xuất ra các loại sản phẩm quần áo, chăn ga gối đệm xuất khẩu với chất lượng cao và mẫu mã đẹp. Ban giám đốc công ty luôn nhạy bén trong kinh doanh, tìm kiếm những hướng phát triển mới nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh ngày càng cao hơn cho công ty. Vì vậy, công ty không ngừng mở rộng sản xuất, ký kết hợp đồng với các bạn hàng nước ngoài và nhiều bạn hàng khác trong nước. Sản phẩm của công ty đã đáp ứng được nhu cầu của khách hàng với chất lượng cao, mẫu mã đa dạng. Công ty đã đảm bảo công ăn việc làm cho đông đảo cán bộ công nhân viên với mức thu nhập tương đối ổn định và đang ngày càng khẳng định vị trí cũng như uy tín của mình trên thị trường. Để đạt được kết quả như vậy, công ty đã phải nỗ lực trong tất cả các khâu và đặc biệt là sự góp phần của công tác kế toán. Dựa trên các số liệu hạch toán kế toán về các chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động của công ty giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định phù hợp và hiệu quả. Qua thời gian thực tập, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, em nhận thấy công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty TNHH may xuất khẩu DHA có những ưu và nhược điểm sau: 3.1.1. Ưu điểm 3.1.1.2. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Công tác quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA đã được xây dựng khá khoa học và hợp lý từ khâu thu mua, dự trữ đến khâu bảo quản sử dụng NVL. Đối với công tác tổ chức thu mua nguyên vật liệu Là một doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào cần thiết cho hoạt động của công ty. Do vậy tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA công tác thu mua NVL luôn luôn được chú trọng. Hiện nay, công ty công ty co một đội ngũ cán bộ thu mua hoạt bát, nhanh nhẹn, có khả năng nắm bắt thông tin nhanh nhạy về những biến động giá cả trên thị trường, do đó tìm mua được nguyên vật liệu với giá cả hợp lý đáp ứng kịp thời nhu cầu SXKD của công ty. Bên cạnh đó, tổ cung ứng của công ty cũng thường xuyên tìm hiểu về các nhà cung cấp hiện nay trên thị trường, từ đó liên hệ để có được nguồn cung cấp vật liệu ổn định với giá mua thấp và đảm bảo chất lượng góp phần làm giảm chi phí NVL, giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành sản phẩm, tạo lợi thế cạnh tranh cho các sản phẩm của mình. Đối với công tác dự trữ, bảo quản và sử dụng Để đảm bảo chất lượng NVL và cung cấp kịp thời cho sản xuất kinh doanh của công ty, việc dự trữ bảo quản nguyên vật liệu được thực hiện tại kho nguyên vật liệu của công ty. Hiện nay, kho nguyên vật liệu của công ty được tổ chức khá tốt, bố trí gần các phân xưởng sản xuất nên thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng của công ty có đủ các điều kiện đảm bảo thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm kê NVL tồn kho. Đặc biệt, khi mua nguyên vật liệu về kho, công ty đã tổ chức tốt công việc đánh giá về số lượng và kiểm nhận về chất lượng, quy cách, chủng loại NVL trước khi nhập kho, đảm bảo các nguyên vật liệu đủ tiêu chuẩn đưa vào sản xuất tốt và các sản phẩm xuất ra đạt chất lượng cao. Về việc xuất dùng nguyên vật liệu, việc xuất dùng được thực hiện theo đúng mục đích sản xuất và quản lý sản xuất dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh của công ty. Khi có nhu cầu về vật liệu thì các bộ phận phải có giấy đề nghị xuất vật tư gửi lên phòng kinh doanh và phải được lãnh đạo xem xét, ký duyệt. Điều này giúp cho việc quản lý nguyên vật liệu xuất dùng cho sản xuất kinh doanh của công ty được chặt chẽ và là cơ sở chủ yếu cho việc phấn đấu hạ thấp chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. 3.1.1.2. Về hệ thống chứng từ, phương pháp hạch toán và tính giá nguyên vật liệu Hệ thống chứng từ tại Công ty TNHH may xuất khẩu DHA sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc theo quy định của Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ trong quá trình sử dụng được kiểm tra liên tục, công việc luân chuyển chứng từ giữa kế toán và các bộ phận liên quan được phối hợp chặt chẽ, giúp cho công tác hạch toán kế toán chính xác. Về phương pháp hạch toán, công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, do đó tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu trên sổ kế toán được theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống. Đây là phương pháp hạch toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Về tính giá nguyên vật liệu, hiện nay công ty đang sử dụng phương pháp giá thực tế để tính giá nguyên vật liệu là phù hợp với chuẩn mực kế toán hiện hành. Đối với vật liệu xuất kho, công ty áp dụng phương pháp tính giá là giá thực tế đích danh. Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì khi xuất lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Phương pháp này tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán. Giá trị của vật liệu xuất kho đem vào sản xuất phù hợp với chi phí mà công ty đã bỏ ra. Giá trị vật liệu tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Hơn nữa, áp dụng phương pháp này kế toán có thể tính được giá thực tế xuất kho ngay mà không cần phải đợi đến cuối kỳ hạch toán. Do vậy có tác dụng tích cực đến công tác quản lý của công ty được chặt chẽ, sát sao. Kế toán có thể tính giá thành hợp lý, chính xác cho từng lô hàng để từ đó có biện pháp thích hợp với mục tiêu hạ giá thành sản phẩm. 3.1.1.3. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA đã sử dụng phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song phù hợp với đặc điểm kế toán bằng máy và đặc điểm nguyên vật liệu ở đơn vị. Từ đó cung cấp các thông tin chính xác cho yêu cầu quản trị của công ty và tập hợp chính xác chi phí nguyên vật liệu cho từng đối tượng tính giá thành. Trình tự ghi sổ hợp lý, dễ dàng đối chiếu, phục vụ tốt công tác kiểm tra, kiểm soát của công ty và các cơ quan chức năng khi cần thiết. 3.1.1.4. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Hiện nay, công tác kế toán tổng hợp tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA được sử dụng theo hình thức chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức ghi sổ có nhiều ưu điểm trong quá trình quản lý cũng như trong quá trình hạch toán tại doanh nghiệp sản xuất như công ty DHA. Và đặc biệt thuận lợi hơn cho công tác hạch toán của công ty khi công ty áp dụng kế toán trên máy như hiện nay. Hệ thống sổ sách, chứng từ của công ty TNHH may xuất khẩu DHA rõ ràng, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận liên quan. 3.1.2. Nhược điểm Bên cạnh những ưu điểm trong công tác kế toán nguyên vật liệu còn gặp phải những hạn chế nhất định cần được cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng cao của công ty. 3.1.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Về phân loại nguyên vật liệu Nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA rất đa dạng, phong phú, nhiều chủng loại lại có sự biến động liên tục hàng ngày. Để quản lý tốt nguyên vật liệu và hạch toán chính xác, công ty đã căn cứ theo vai trò và công dụng của vật liệu để phân loại, trong từng loại lại chia thành nhóm, thứ vật liệu cụ thể. Việc phân loại như vậy là tương đối hợp lý và chi tiết. Tuy nhiên, công ty vẫn chưa xây dựng một hệ thống danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ vật liệu. Ở phòng tài chính kế toán, danh điểm vật liệu được kế toán đánh giá theo chủ quan của mình, do đó còn gây khó khăn cho việc đối chiếu giữa bộ phận kho và kế toán. Về công tác bảo quản vật liệu tại kho Công tác quản lý nguyên vật liệu tại kho của công ty hiện nay là khá tốt. Nguyên vật liệu được sắp xếp gọn gàng thuận tiện trong một kho chung của công ty. Tuy nhiên do sử dụng một kho chung nên các vật liệu dễ loang ố, mốc như vải, chỉ, bông,… dễ bị hư hỏng. Việc này gây thiệt hại cho công ty và dẫn đến làm giảm hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. 3.1.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá Hiện nay, với công tác kế toán nguyên vật liệu số tài khoản công ty sử dụng là khá hợp lý. Tuy nhiên, việc không sử dụng TK 151 – Hàng mua đang đi đường, điều này làm cho kế toán không phản ánh hết được các nghiệp vụ phát sinh đối với nguyên vật liệu trong trường hợp khi hóa đơn về mà hàng chưa về nhập kho vào cuối kỳ. 3.1.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Hệ thống chứng từ kế toán nguyên vật liệu ở công ty được sử dụng khá đầy đủ, công tác luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách chặt chẽ. Tuy nhiên, việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại công ty chưa được nhanh chóng, kế toán 5-10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của công ty thời gian như vậy là quá dài, dẫn đến việc thông tin kế toán được phản ánh, xử lý chậm. 3.1.2.4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện đang áp dụng phương pháp thẻ song song. Theo như em thấy phương pháp này là hoàn toàn phù hợp với điều kiện hiện tại của công ty vì phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu. Tuy nhiên sử dụng phương pháp này cũng vẫn có nhược điểm là việc ghi chép giữa kho và kế toán vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa công tác đối chiếu lại được tiến hành vào cuối quý nên hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. 3.1.2.5. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện nay, nguyên vật liệu được sử dụng bao gồm nhiều loại với các nguồn mua khác nhau, giá cả trên thị trường lại thường xuyên biến động. Mặt khác do đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng về chất lượng và mẫu mã sản phẩm nên nguyên vật liệu cũng đòi hỏi cần phải cải thiện thường xuyên về quy cách và chất lượng. Với sự biến động về giá cả và chủng loại NVL như vậy mà cho đến nay công ty vẫn chưa tổ chức tiến hành trích dự phòng đối với NVL, do đó việc phản ánh giá trị NVL có thể cao hơn giá thị trường, ảnh hưởng đến việc đưa ra các chính sách thu mua và dự trữ NVL của đơn vị. 3.1.2.6. Về báo cáo liên quan đến vật liệu Trong một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh hay bất cứ một loại hình doanh nghiệp nào khác thì cũng đều luôn quan tâm đến các chi phí mà mình bỏ ra cũng như sức sinh lợi của sự đầu tư đó trong mọi hoạt động của đơn vị, bởi lẽ mục tiêu hoạt động của các doanh nghiệp đó chính là lợi nhuận. Tại công ty DHA cũng không ngoại lệ, ban quản trị công ty luôn quan tâm tới mức sinh lời của đồng vốn bỏ ra cũng như mức tiêu hao các chi phí cho sự sinh lời ấy. Thế nhưng với vai trò quan trọng của nguyên vật liệu tại công ty như vậy, mà hiện nay công ty TNHH may xuất khẩu DHA vẫn chưa sử dụng bất cứ một loại hình báo cáo nào để phân tích, cho thấy tình hình thu mua và sử dụng nguyên liệu tại công ty như thế nào. Việc này có thể ảnh hưởng tới việc nắm bắt thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch vật tư, tình hình sử dụng nguyên vật liệu cho sản xuất, và có thể dẫn đến sự đánh giá hiệu quả sử dụng vốn không được toàn diện. 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu 3.1.3.1. Sự cần thiết của việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Kể từ sau khi gia nhập tổ chức Thương Mại Thế Giới WTO, kinh tế Việt Nam đã và đang thu hút được nhiều nhà đầu tư nước ngoài, hàng loạt doanh nghiệp mới được thành lập mỗi năm và môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, quyết liệt hơn. Hay như, trong thời kỳ khó khăn của nền kinh tế nước ta hiện nay, kể từ cuối năm ngoái (2011), đã có rất nhiều doanh nghiệp phải ngừng hoạt động. Để tiếp tục tồn tại và phát triển thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, hoàn thiện hoạt động sản xuất và công tác quản lý kinh tế. Đặc biệt đối với một doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc như Công ty TNHH may xuất khẩu DHA thì vấn đề này càng trở nên cấp thiết. Trong các doanh nghiệp, bộ máy kế toán là một công cụ hữu hiệu phục vụ cho nhu cầu quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin tài chính cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài doanh nghiệp. Chính vì vậy, bộ máy kế toán cũng cần không ngừng hoàn thiện để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời giúp cho nhà quản lý và những người quan tâm nắm bắt và đưa ra quyết định đúng đắn. Công ty TNHH may xuất khẩu DHA với đặc thù là doanh nghiệp sản xuất giá trị NVL chiếm 65-75% trong tổng giá thành sản phẩm thì công tác kế toán nói chung và kế toán nguyên vật liệu cần được đặt lên hàng đầu. Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu giúp cho công ty có thể thực hiện tốt công tác quản lý nguyên vật liệu tránh mất mát, lãng phí và sử dụng có hiệu quả NVL, giúp giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận. Trong điều kiện kinh tế hiện nay, đứng trước những thay đổi không ngừng của thế giới và khu vực, công ty DHA cần không ngừng hoàn thiện bộ máy quản lý, công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng để thích nghi tốt với tình hình mới, giữ vững được uy tín và vị thế cạnh tranh trên thị trường trong cũng như ngoài nước. 3.1.3.2. Phương phướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu Việc hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu là rất cần thiết song không thể tùy tiện đưa ra các giải pháp hoàn thiện mà phải dựa trên các điều kiện thực tế và cụ thể của từng đơn vị. Tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, khi hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu thì phải đảm bảo các yêu cầu sau: Các giải pháp đưa ra phải phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phải dựa trên các quy định của Bộ tài chính về hệ thống phương pháp thực hiện hạch toán kế toán, thực hiện đúng các biểu mẫu kế toán, các tài khoản sử dụng, chứng từ, sổ sách… Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, các chính sách của công ty nói riêng và của ngành dệt may nói chung. Trình độ của các nhân viên kế toán trong công tác hạch toán kế toán là rất quan trọng, nó quyết định đến khả năng hoàn thành công việc, khả năng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, khả năng áp dụng các thay đổi của chính sách và chế độ kế toán. Do vậy, khi hoàn thiện phần hành kế toán nguyên vật liệu cần căn cứ vào trình độ của kế toán viên thực hiện hay nhân viên kế toán của đơn vị. Phương án đưa ra phải đảm bảo các nhân viên hiểu được và có khả năng thực hiện chính xác và hiệu quả. Mục đích cuối cùng của việc hoàn thiện công tác kế toán là giúp cho công ty đạt được hiệu quả kinh doanh cao hơn, là công cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp. Vì vậy, các giải pháp đưa ra phải mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu và có tính khả thi cao. Đặc biệt đối với nguyên vật liệu thì các giải pháp đưa ra cần chú ý tới việc tiết kiệm chi phí đồng thời không làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm công ty sản xuất ra, phải kết hợp giữa kế toán chi tiết, kế toán tổng hợp và kế toán quản trị. Điều kiện thực tế tại doanh nghiệp, các chính sách hiện hành của cơ quan quản lý, chế độ, luật… luôn cần được quan tâm khi xây dựng các giải pháp cho công ty. Nếu không, dù cho giải pháp đưa ra có hay đến đâu mà không thể áp dụng thì cũng không có ý nghĩa. 3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH MAY XUẤT KHẨU DHA Qua thời gian thực tập tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA, trên cơ sở lý luận đã được bồi dưỡng và xây dựng ở nhà trường, kết hợp với thực tế tiếp xúc tại công ty em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến xung quanh vấn đề kế toán nguyên vật liệu với mục đích hoàn thiện thêm một bước công tác kế toán nguyên vật liệu ở đơn vị. 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu Phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm vật tư Phân loại nguyên vật liệu một cách khoa học sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán được dễ dàng, chính xác. Vì vậy, để đảm bảo thuận tiện cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng cũng như giá trị từng loại nguyên vật liệu, theo em việc phân loại ở công ty cần phải được hoàn thiện hơn nữa. Công ty có thể phân loại NVL như sau: + Nguyên vật liệu chính: TK 152.1: vải, bông, chỉ, khuy… + Nguyên vật liệu phụ: TK 152.2: phấn may, giấy gói hàng, dây nẹp… + Nhiên liệu: TK 152.3: dầu máy khâu, xăng, dầu Diezen + Phụ tùng thay thế: TK 152.4: kim, suốt, thoi, dây máy… + Vật liệu khác: TK 152.8: văn phòng phẩm, phế liệu thu hồi. Từ đó, công ty xây dựng “Sổ danh điểm vật liệu”. Sổ danh điểm vật liệu này sẽ thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã, số hiệu, đơn vị tính của từng danh điểm nguyên vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có thể được xây dựng như sau: Biểu 3.1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu SỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU TK 152.1: Nguyên vật liệu chính Nhóm Danh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Ghi chú 152.1.01 Vải 152.1.01.01 Vải kẻ AT M 152.1.01.02 Vải Royal M 152.1.01.03 Vải cotton 100% M …………… …………… 152.1.02 Chỉ 152.1.02.01 Chỉ 60C3 Cuộn 152.1.02.02 Chỉ 50C3 Cuộn 152.1.02.03 Chỉ mạ non Cuộn ………….. ………….. 152.1.03 Khuy 152.1.03.01 Khuy nhựa Cái 152.1.03.02 Khuy đồng Cái ……. …………… …………… Khi đánh số danh điểm vật liệu cho từng loại ta đánh 152.1, 152.2,… cho từng loại NVL vật liệu chính, vật liệu phụ,… Cách này giúp dễ nhận biết từng loại NVL hơn nữa tên danh điểm cũng phù hợp với chế độ quy định. Trong các loại NVL lại tiếp tục đánh 01, 02, 03,… cho từng nhóm NVL. Sau đó trong các nhóm lại tiếp tục đánh 01, 02, 03… cho từng thứ vật liệu. Cách đánh số danh điểm vật tư như vật tương tự giống với cách chi tiết tài khoản theo chế độ, do đó dễ hiểu và dễ thực hiện hơn. Quản lý bảo quản vật liệu tại kho Như đã nói ở phần trên, công tác quản lý vật liệu tại kho còn tồn tại nhược điểm là do bảo quản tất cả vật liệu trong cùng một kho nên dễ hư hỏng đối với nguyên vật liệu dễ loang ố, mốc.. như vải, bông, chỉ… Do đó, công tác quản lý kho nên tổ chức lại. mỗi loại NVL nên bảo quản, quản lý trong một kho riêng, nhưng xét trong điều kiện công ty hiện nay thì khó có thể thực hiện đươc. Vậy nên thay vì quản lý tại kho riêng, cán bộ quản lý kho cần có các biện pháp phân tách các loại vật liệu với nhau sao cho hợp lý để bảo quản tránh hư hại gây tổn thất cho công ty. Công ty có thế tách ô trong một kho để quản lý, tương ứng với mỗi ô là một loại vật liệu. 3.2.2. Về tài khoản sử dụng Mặc dù hệ thống tài khoản được sử dụng tại công ty hiện nay là khá đầy đủ. Tuy nhiên em vẫn kiến nghị công ty nên sử dụng thêm TK 151 – Hàng hóa đang đi đường vào công tác hạch toán kế toán của mình. Trong nhiều trường hợp, kế toán chỉ nhận hóa đơn mà chưa nhận được phiếu nhập kho thì kế toán chưa tiến hành ghi sổ ngay mà đối chiếu với hợp đồng kin tế và lưu hóa đơn vào cặp hồ sơ “ Hàng mua đanh đi đường”. Trong kỳ nếu hàng về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng và phiếu nhập kho để vào sổ TK 152 như bình thường. Nếu cuối tháng hàng chưa về nhập kho thì căn cứ vào hóa đơn mua hàng, các chứng từ có liên quan để phản ánh nghiệp vụ này vào TK 151. Mặc dù nghiệp vụ này ít xảy ra nhưng việc sử dụng TK 151 lại rất hữu ích, cho phép theo dõi tình hình thu mua của công ty được chính xác, kịp thời. Hơn nữa, công ty TNHH may xuất khẩu DHA còn có hoạt động nhập khẩu NVL nên TK 151 còn dùng để phản ánh số hàng nhập khẩu về biên giới, bến cảng đã được công ty tiếp nhận. Tài khoản 151 dùng để phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư ( nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa) mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty còn đang trên đường vận chuyển, ở bến cảng, bến bãi hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm nhận nhập kho. Kết cấu TK 151 như sau: Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường Bên Có: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua đang đi đường đã về nhập kho của công ty. Số dư bên Nợ: Phản ánh giá trị hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho công ty. Phương pháp hạch toán kế toán như sau: Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào hóa đơn mua hàng của các loại hàng mua chưa về nhập kho dùng vào hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, kế toán ghi: Nợ TK 151 : Hàng mua đang đi đường (Giá chưa có thuế GTGT) Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 :Phải trả cho người bán; hoặc Có TK 111, 112, 141,... Sang tháng sau, khi hàng về nhập kho, căn cứ hóa đơn và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu Có TK 151 : Hàng mua đang đi đường. Trường hợp hàng mua đang đi đường bị hao hụt, mất mát được phát hiện ngay khi phát sinh hoặc khi kiểm kê cuối kỳ, căn cứ vào biên bản về mất mát, hao hụt, kế toán phản ánh giá trị hàng bị mất mát, hao hụt, ghi: Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151: Hàng mua đang đi đường. 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ Công tác kế toán của công ty TNHH may xuất khẩu DHA hiện nay đã sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc để phản ánh nghiệp vụ về NVL. Nhưng theo em thấy đôi khi ở phòng kế toán ban quản trị cần thông tin về tồn kho từng loại NVL thì kế toán phải mất khá nhiều thời gian để cung cấp thông tin chính xác và theo trình tự. Vì vậy, em xin kiến nghị công ty nên sử dụng thêm phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ để theo dõi tình hình tồn kho NVL. Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ có thể thực hiện theo mẫu sau: Biểu 3.2: Mẫu phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ PHIẾU BÁO VẬT TƯ CÒN LẠI CUỐI KỲ Ngày … tháng…năm… Số: ……….. Bộ phận sử dụng:................................................................................................ Số TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số Đơn vị tính Số lượng Lý do:(còn sử dụng hay trả lại) A B C D 1 E Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên)  Việc luân chuyển chứng từ vật liệu tại công ty chưa được nhanh chóng, kế toán 5-10 ngày mới xuống kho lấy chứng từ về phòng kế toán, với nghiệp vụ nhập xuất nguyên vật liệu diễn ra liên tục của công ty thời gian như vậy là quá dài, dẫn đến việc thông tin kế toán được phản ánh, xử lý chậm. Vì vậy, công ty cần thay đổi để đẩy nhanh tốc độ luân chuyển chứng từ và cung cấp thông tin được nhanh chóng hơn. Theo em, nên giảm thời gian xuống còn 3 – 5 ngày kế toán lấy chứng từ từ kho về sẽ hợp lý hơn. 3.2.4. Về công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hiện nay, công tác đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho của kế toán và thủ kho được tiến hành vào cuối quý mà nghiệp vụ nhập xuất NVL tại công ty diễn ra hàng ngày và liên tục biến động do vậy thời gian kiểm tra đối chiếu như vậy là chưa hợp lý gây hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Để khắc phục nhược điểm này thì giữa thủ kho và kế toán cần phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu sổ sách thường xuyên hơn để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời. Bên cạnh đó để đảm bảo cho công tác hạch toán NVL được chặt chẽ hơn thì khi bàn giao chứng từ nhập, xuất kho NVL giữa thủ kho và kế toán có thể lập thêm phiếu giao nhận chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ có thể lập theo mẫu sau: Biểu 3.3: Mẫu phiếu giao nhận chứng từ PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Ngày…..tháng….năm…. Số:……. Nhóm NVL Số lượng chứng từ Số hiệu chứng từ Số tiền Thủ kho ( ký, họ tên) Kế toán (ký, họ tên) 3.2.5. Về công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Về hạch toán kiểm kê nguyên vật liệu Trong điều kiện thực tế tại công ty hiện nay, NVL tồn kho là không nhiều song NVL tồn kho thường là những NVL dễ hư hỏng, loang ố, mốc như vải, bông, chỉ,… Hiện nay, công việc kiểm kê NVL tồn kho hàng năm tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA chỉ kiểm kê một lần vào cuối năm và khi kiểm kê sẽ báo trước cho thủ kho một ngày. Việc này không hiệu quả cho công ty, thủ kho có thể chuẩn bị trước làm thay đổi thực trạng NVL tồn kho, khiến cho việc kiểm kê không phát hiện ra sai sót, chênh lệch. Hơn nữa việc kiểm kê chỉ diễn ra một lần trong năm sẽ hạn chế không xử lý kịp thời những mất mát, hư hỏng, hay ứ đọng NVL kém phẩm chất từ các quý I, II, III. Cuối mỗi tháng, quý công ty chỉ biết được số lượng và giá trị NVL tồn trên sổ sách mà không nắm được tình hình thực tế tại kho. Vì vậy, công ty nên tiến hành kiểm kê thường xuyên hơn có thể theo các quý trong năm và kết hợp giữa kiểm kê có báo trước và kiểm kê bất ngờ để có được kết quả kiểm kê khách quan, trung thực hơn. Hạch toán trích lập dự phòng nguyên vật liệu Để đảm bảo cho doanh nghiệp phản ánh đúng giá trị NVL tồn tại công ty không cao hơn so với giá cả thị trường và giúp các báo cáo tài chính của công ty phản ánh chính xác hơn. Mặt khác, trong điều kiện giá cả không ổn định và chủng loại nguyên vật liệu mua vào ngày càng nhiều do yêu cầu mở rộng, tăng cường sản xuất. Việc lập dự phòng cho NVL tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA là cần thiết. Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ giúp công ty bình ổn giá NVL trong kho. Mặt khác, xét về phương diện tài chính, dự phòng giảm giá NVL còn có tác dụng làm giảm lãi của công ty trong niên độ kế toán, nên công ty tích lũy được một nguồn tài chính mà đáng lẽ nó đã được phân chia. Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho được xác định như sau: Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập BCTC x Giá gốc hàng tồn kho theo sổ kế toán - Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho Việc hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện thông qua TK 159 như sau: Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho lần đầu tiên, ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo: + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.  + Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay  nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi: Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 : Giá vốn hàng bán (Chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho). 3.2.6. Về báo cáo liên quan đến vật liệu Để đảm bảo cho công tác quản lý, sử dụng NVL tại công ty, hàng năm công ty nên lập các báo cáo để phân tích tình hình thu mua, sử dụng NVL tại đơn vị. Nếu công việc này được tiến hành thường xuyên sẽ đảm bảo cung cấp thông tin cho nhà quản lý nắm bắt tình hình thực hiện kế hoạch vật tư, từ đó đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tình hình sử dụng NVL trong sản xuất và qua đó có những quyết định thu mua, dự trữ và sử dụng NVL hợp lý hơn. Để đánh giá công tác NVL của mình công ty TNHH may xuất khẩu DHA có thể sử dụng các bảng phân tích theo mẫu sau: Bảng 3.1 : Mẫu bảng đánh giá công tác dự trữ nguyên vật liệu BẢNG ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC DỰ TRỮ NGUYÊN VẬT LIỆU Năm:…… Chỉ tiêu Năm N Năm N-1 Chênh lệch +/- % 1.Giá trị NVL tồn đầu năm 2.Giá trị NVL xuất dùng trong năm 3.Giá trị NVL tồn cuối năm 4.Giá trị NVL bình quân năm 5.Hệ số vòng quay NVL Bảng 3.2 : Mẫu bảng đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu BẢNG ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU Năm:…… Chỉ tiêu Năm N Năm N-1 Chênh lệch +/- % 1. Doanh thu bán hàng 2.Lợi nhuận gộp 3.Giá trị NVL bình quân năm 4.Hệ số sức sản xuất của NVL 5.Hệ số sức sinh lời của NVL Trên đây là một số ý kiến đóng góp của em về công tác kế toán NVL trong quá trình tìm hiểu thực tế tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Tuy nhiên do hiểu biết, năng lực của bản thân còn hạn chế, kinh nghiệm thực tiễn còn ít nên những ý kiến đề xuất trên đây không phải là tối ưu. Em mong rằng những giải pháp trên đây của em sẽ ít nhiều góp phần cho việc nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty. 3.2.7. Điều kiện thực hiện các giải pháp Trong điều kiện cạnh tranh hiện nay, để có chỗ đứng và phát triển lâu dài trên thị trường đòi hỏi công ty cần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Làm được điều đó công ty cần nâng cao công tác quản lý mà hạch toán kế toán là công cụ đắc lực cho quản lý doanh nghiệp nên ngày càng cần hoàn thiện hơn nữa. Trong tổng chi phí sản xuất của công ty thì chi phí NVL là chiếm tỷ trọng lớn nhất, do đó nâng cao chất lượng hạch toán kế toán không thể không kể đến việc hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu. Công việc này khá phức tạp cần tiến hành thường xuyên và đồng bộ đòi hỏi sự kết hợp và nỗ lực của công ty lẫn phía Nhà nước. Về phía công ty TNHH may xuất khẩu DHA Để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị mình công ty cần tăng cường thực hiện các công việc sau: Công ty cần không ngừng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ nhân viên kế toán. Bên cạnh đó công ty cũng cần có những chính sách cụ thể để đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kế toán, thường xuyên cập nhật các chính sách, chế độ mới làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán. Tăng cường phát huy tính sáng tạo, năng động, nhiệt tình của đội ngũ nhân viên trong công ty nói chung và đội ngũ kế toán đặc biệt là kế toán NVL nói riêng sao cho vừa tuân thủ chế độ vừa phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của đơn vị. Tạo điều kiện cho nhân viên kế toán đi sâu tìm hiểu, nghiên cứu về từng phần hành cụ thể, từ đó hoàn thiện hơn công tác hạch toán NVL nói riêng và công tác kế toán nói chung. Về phía Nhà nước Hiện nay, các văn bản pháp lý kế toán được ban hành vẫn tồn tại sự thiếu đồng bộ, bên cạnh đó lại còn có những quy định chưa thật sự phù hợp với điều kiện thực tiễn kế toán tại các doanh nghiệp gây một số khó khăn cho kế toán trong việc áp dụng chúng vào thực tế đơn vị mình. Vì vậy, Nhà nước nói chung và Bộ tài chính nói riêng cần nghiên cứu để đồng bộ hệ thống pháp lý, thay đổi các quy định sao cho gắn liền với thực tiễn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp có thể áp dụng một cách linh hoạt vào đơn vị mình. KẾT LUẬN Với một doanh nghiệp sản xuất như công ty TNHH may xuất khẩu DHA thì nâng cao và hoàn thiện hạch toán NVL luôn là yêu cầu hàng đầu xuất phát từ tầm quan trọng của nó: Là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất kinh doanh, và chi phí NVL thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng giá thành sản phẩm. Thông qua hạch toán NVL, công ty sẽ có phương án quản lý tốt vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng mất mát, lãng phí trong việc sử dụng, góp phần giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm. Công tác kế toán trong bất kỳ một công ty nào dù lớn hay nhỏ cũng đều rất quan trọng. Nó làm ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng phát triển và tồn tại của công ty. Nếu nhân viên phụ trách các phần hành kế toán tốt sẽ giúp ích cho công việc quản lý của ban giám đốc rất nhiều. Qua thời gian thực tập tại công ty em nhận thấy rằng: Công tác kế toán nguyên vật liệu đã được quan tâm thích đáng và cũng đã phần nào đáp ứng được yêu cầu kế toán của công ty. Tuy nhiên, để hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán của công ty nói chung và công tác kế toán NVL nói riêng, công ty cần tiếp tục phát huy những mặt tích cực đã đạt được và cố gắng khắc phục những mặt hạn chế còn tồn tại để nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD. Quá trình thực tập tại công ty TNHH may xuất khẩu DHA đã giúp em có điều kiện vận dụng những kiến thức thu được ở trường vào thực tế. Song công tác quản lý hạch toán NVL là một lĩnh vực khá rộng, do điều kiện thời gian nghiên cứu có hạn và kiến thức, trình độ lý luận của em còn nhiều hạn chế, vì vậy trong quá trình hoàn thành chuyên đề này chắc chắn em không thể tránh khỏi sai sót. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của cô giáo Lê Kim Ngọc cùng toàn thể các anh chị phòng kế toán và các phòng ban khác. Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình kế toán tài chính, GS.TS Đặng Thị Loan, NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân, 2009. Quyết Định số 15/2006/ QĐ – BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Thông tư số 153/2010/ TT – BTC ban hành ngày 28/9/2010 của BTC Tài liệu kế toán của công ty TNHH may xuất khẩu DHA. Một số luận văn tốt nghiệp các khóa trước Ngoài ra còn có sự tham khảo trên các trang website: ketoantruong.com, webketoan.vn, ketoanthucte.com, danketoan.com,….