Đề tài Bộ máy kế toán và công tác hạch toán của chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế

LỜI NÓI ĐẦU Kinh doanh dịch vụ vận tải là một trong những ngành có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân. Nó là cầu nối giữa các vùng kinh tế trong và ngoài nước . Đời sống của dân cư tăng lên nhu cầu đi lại tham quan du lịch, vận tải hành khách, hàng hoá ngày càng nhiều. Hệ thống tổ chức kinh doanh vận tải ở nước ta có nhiều biến chuyển theo hướng nâng cao chất lượng phục vụ. Cùng với xu thế hội nhập hiện nay, yêu cầu quản lý kinh doanh trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi những thông tin đa dạng, theo những mức độ khác nhau để phục vụ cho quá trình quản lý kinh tế. Các nhà quản lý và điều hành doanh nghiệp luôn luôn đứng trước các quyết định phải làm gì, làm như thế nào và liệu rằng kết quả đạt được có đúng với kế hoạch hay không. Những nhà quản lý thành công luôn có những quyết định đúng trên cơ sở thông tin có giá trị và kịp thời. Phần lớn những quyết định này dựa trên số liệu thông tin kế toán và sự phân tích các số liệu đó. Từ đó vai trò của kế toán ngày càng rõ nét trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Thông tin của kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi chép, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong quá khứ mà còn phân tích và tổng hợp để đưa đến những quyết định kinh doanh trong tương lai. Xuất phát từ yêu cầu bức thiết của nền kinh tế nhận thấy ngành dịch vụ vận tải là ngành có xu thế tăng trưởng và không thể thiếu trong nền kinh tế đã đưa tôi dẫn đến quyết định chọn chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế làm địa điểm thực tập tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu, kết luận, bài báo cáo được chia làm 2 phần. Phần I : Tổng quan về công ty phần II: Những đặc điểm về bộ máy kế toán và công tác hạc toán của công ty Phần III : Ưu nhược điểm và một số ý kiến đề xuất PHẦN I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY 1.1) Quá trình hình thành và phát triển Chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế địa chỉ 51 Kim Mã, quận Cầu Giấy, Hà Nội là một công ty dịch vụ vận tải được thành lập tháng 10 năm 2005. Hoạt động theo uỷ quyền của doanh nghiệp : công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế địa chỉ 111 Nguyễn Thái Bình, phường Nguyễn Thái Bình , Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh. Công ty cung cấp dịch vụ như : giao nhận hàng hoá , môi giới thương mại, dịch vụ xếp dỡ hàng hoá, đại lý vận tải dịch vụ khai thuế hải quan, đại lý giao nhận hàng hoá, kinh doanh vận tải hàng hoá bằng xe ô tô, đường thuỷ nội bộ…với số lượng công nhân viên hơn 50 người. Hiện chi nhánh đang sở hữu một hệ thống xe tải với cơ cấu trọng tải đa dạng của các hãng xe nổi tiếng Hàn Quốc như : Huyndai, Kia, Samsung…với quy mô gồm 2 đội xe và một đội sửa chữa. Cung cấp dịch vụ vận tải từ Bắc vào Nam, phân phối từ kho tới kho hoặc tới các đại lý và nhà phân phối phía Bắc. Ngoài việc kinh doanh dịch vụ vận tải trong nước chi nhánh còn kinh doanh dịch vụ vận tải xuất nhập khẩu. Trải qua hơn 2 năm xây dựng và trưởng thành cán bộ công nhân viên chi nhánh luôn biết tận dụng những thuận lợi, thời cơ, chủ động khắc phục khó khăn nhờ đó mà doanh thu của chi nhánh không ngừng được tăng lên cụ thể từ năm 2006 doanh thu đạt hơn 47 tỷ đến năm 2007 doanh thu đã đạt được hơn 52 tỷ Việt Nam đồng. 1.2) Cơ cấu tổ chức của công ty Sơ đồ1.1 : tổ chức của công ty Giám đốc P. kinh doanh doanh P. điều hành P. hành chính kế toán Đội xe vận tải nặng Đội sửa chữa Đội xe vận tải nhẹ Để đảm bảo sản xuất kinh doanh có hiệu quả, đảm bảo sự tồn tại và phát triển, đứng vững trên thị trường, bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHHVina quốc tế vận chuyển hoàng đế được tổ chức theo chế đôï một thủ trưởng. Đứng đầu chi nhánh là giám đốc, người có quyền lực cao nhất và chịu trách nhiệm về hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh trước các cơ quan quản lý chức năng, trước khách hàng và toàn bộ công nhân viên trong công ty. Giúp việc cho giám đốc có các phòng kinh doanh, phòng điều hành, phòng hành chính kế toán. 1.3) Đặc điểm kinh doanh của công ty Sản phẩm dịch vụ vận tải chỉ được tiến hành sản xuất sau khi có đơn đặt hàng ( hợp đồng vận tải ) của khách hàng. Nói cách khác, sản phẩm vận tải được sản xuất theo hợp đồng đã kí kết, do tính chất hàng hoá của sản phẩm dịch vụ vận tải không thể hiện rõ nét. Sản phẩm được bán theo giá thoả thuận trước khi được sản xuất. Tổ chức sản xuất luôn thay đổi theo từng địa điểm giao nhận vận tải. Đòi hỏi kế toán phải lập dự toán tương đối chính xác cho từng hợp đồng để đảm bảo thực hiện hợp đồng có hiệu quả. Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải thường tiến hành ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của môi trường, đường xá thời tiết. Nhận vận tải hàng hoá theo đơn đặt hàng ( theo hợp đồng vận tải) trong và ngoài nước, nhận làm đại lý vận tải. Tổ chức phối hợp với các tổ chức khác trong nước và nước ngoài để tổ chức chuyên ngành chuyên chở, giao nhận hàng hoá trong nước và xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu, chứng từ liên quan, chứng từ phát nhanh. Nhận uỷ thác các dịch vụ về giao nhận, kho vận, bãi, lưu cước, thuê các phương tiện vận tải (tàu biển, xà lan, container…) báo cáo hợp đồng trọn gói từ cửa đến cửa và thực hiện các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá như thu gom, chia lẻ hàng, bảo quản, tái chế, đóng gói, sửa chữa, bảo trì, phân loại hàng hoá, làm thủ tục xuất nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm hàng hoá và giao nhận hàng hoá cho người chuyên chở để tiếp chuyển đến nơi quy định. Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá trên cơ sở giấy phép xuất nhập khẩu của Bộ thương mại cấp cho chi nhánh 1.4) Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Qua nghiên cứu sổ sách chứng từ kế toán của chi nhánh đã dẫn đến việc tập hợp được số liệu doanh thu và chi phí của chi nhánh trong hai năm 2006 và 2007 như sau: Biểu số 1.2 : Doanh thu và chi phí trong hai năm 2006 - 2007 Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch(+, -) Số tiền % 1.Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 47,578,605,231 52,371,050,782 779,2445,550 10.07 2. Các khoản giảm trừ (chiết khấu thương mại) 890,147,529 1,070,052,981 179,905,452 20.2 3. Giá vốn hàng xuất bán 40,219,522,729 43,239,100,772 3,019,577,980 7.5 4.Doanh thu hoạt động tài chính 771,058,213 615,789,702 50,664,724 6.75 5.Chi phí tài chính 599671007 615,789,702 16,118,695 2.68 6. Chi phí bán hàng 1,397,522,091 1,727,526,405 330,004,314 23.6 7.Chi phí quản lý doanh nghiệp 1,752,697,721 2,005,729,665 253,049,944 14.43 8. Thu nhập khác - 216,201,723 - 9.Chi phí khác - 152,669,785 - 10.Tổng lợi nhuận trước thuê 3,490,120,375 4,598,106,132 1,187,985,757 31.74 Căn cứ vào bảng số liệu trên ta có thể rút ra một số nhận xét sau: So với năm 2006, tổng số lợi nhuận trước thuế trong năm sau đã tăng lên 779,2445,550 đồng, với tỷ lệ tăng là 10.07%. Việc tăng được tổng số lợi nhuận trước thuế sẽ tạo điều kiện thuận lợi để đơn vị thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội khác, như nộp ngân sách, trích lập các quỹ, bổ sung thêm vốn, cải thiện đời sống vật chất và văn hoá cho người lao động. Để đánh giá chính xác, cụ thể kết quả nói trên, cần dựa vào mức độ và tính chất ảnh hưởng của từng nhân tố. Trước hết, việc tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong năm2006 là 47,578,605,231 đồng, điều kiện các nhân tố khác không đổi đã làm tăng tương ứng tổng lợi nhuận trước thuế là 779,2445,550 đồng. Xét về mức độ thì đây là nhân tố chủ yếu làm tăng lợi nhuận. Xét về tính chất, ta thấy việc tăng doanh thu phản ánh kết quả tăng cả số lượng và chất lượng của sản phẩm dịch vụ, đồng thời chi nhánh đã tổ chức tốt công tác quản lý, do đó nó là tác động của nhân tố chủ quan. Giá vốn của hàng xuất bán tăng đã làm giảm tương ứng lợi nhuận giữa hai năm la 3,019,577,980 đồng . Xét về mức độ thì đây là nhân tố chủ yếu làm giảm lợi nhuận của chi nhánh. Thực chất ảnh hưởng của nhân tố này là ảnh hưởng của giá thành sản xuất. Chi phí tài chính giữa hai năm tăng16,118,695 đồng đã làm giảm lợi nhuận tương ứng 16,118,695 đồng. Nếu so với thu nhập từ hoạt động tài chính thì kết quả hoạt động tài chính vẫn mang lại lợi ích cho chi nhánh cụ thể làm tăng tổng số lợi nhuận là 821,722,937- 615,789,702 = 205,933,235 đồng. Như vậy, xu hướng trên cần tiếp tục động viên và khai thác trong các năm tiếp theo. Tóm lại, qua phân tích ở trên có thể đi đến kết luận như sau : Việc tăng được tổng lợi nhuận trước thuế trong năm 2007 chủ yếu là do chi nhánh đã tăng được doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Mặt khác, nhân tố chủ yếu chủ yếu làm giảm lợi nhuận giữa hai năm lại là việc tăng giá vốn của hàng xuất bán, cũng chính là giá thành sản xuất thực tế đã tăng PHẦN II: Những đặc điểm về bộ máy kế toán và công tác hạch toán của công ty 2.1) Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán theo mô hình tập trung có nhiệm vụ thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán và quản lý tài chính, ghi chép và phản ánh đầy đủ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh , tổ chức lập báo cáo tài chính, tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ kế toán, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính cho lãnh đạo công ty. Đứng đầu bộ máy là kế toán trưởng chi nhánh, giúp việc cho kế toán trưởng là các nhân viên kế toán . Nhân viên kế toán thực hiện các phần hành kế toán theo nhiệm vụ được giao. Tại phòng kế toán công ty : căn cứ vào chứng từ do các trạng, đội sản xuất gửi lên, phòng kế toán tập hợp số liệu, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, đồng thời phân tích, kiểm tra các nghiệp vụ hạch toán. Nhìn chung mọi công việc kế toán đều tập trung thực hiện tại phòng kế toán chi nhánh. Dưới các đội sản xuất có bố trí các nhân viên kinh tế để tập hợp, phân loại chứng từ, theo dõi sản lượng, hợp đồng thực hiện. Cuối tháng, nhân viên kinh tế tại các đội sản xuất chuyển chứng từ về phòng kế toán để thực hiện các công tác hạch toán. Sơ đồ 2.1 : bộ máy kế toán Kế toán tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm xã hội Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền, công nợ phải thu – phải trả Kế toán chi phí, giá thành Kế toán trưởng 2.2) Chứng từ hoá đơn sử dụng Tại chi nhánh, kế toán áp dụng hình thức nhận kí chung theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hạch toán kế toán chi phí dịch vụ vận tải kế toán sử dụng tài khoản : Tài khoản 621 : Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Tài khoản 622 : Chi phí nhân công trực tiếp Tài khoản 627 : Chi phí sản xuất chung Các tài khoản liên quan như : TK 111, 112, 153, 214, 334, 338… Các tài khoản trên được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Từ các chứng từ gốc như : phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương…Hàng ngày kế toán phản ánh vào các bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ tiền lương, bảo hiểm xã hội và sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 : sổ nhật kí chung. Từ sổ chi tiết các tài khoản 621, 622, 627 kế toán kết chuyển sang bảng tổng hợp chi phí dich vụ vận tải. Từ sổ nhật kí chung, kế toán vào sổ cái tài khoản 621, 622, 627. Từ bảng tổng hợp chi phí dịch vụ vận tải, sổ cái tài khoản 621, 622, 627 kết chuyển sang bảng tính giá thành dịch vụ vận tải, lập báo cáo kết toán. Chứng từ cho hạch toán chi phí ở đây gồm có : + Chứng từ phản ánh thủ tục hải quan : Biên lai nộp lệ phí hải quan, giấy tờ nộp phí, lệ phí liên quan đếnlàm thủ tục hải quan. + Chứng từ phản ánh số thuế phải nộp : Tờ khai xuất, nhập khẩu hàng hoá; biên lai nộp thuế xuất , nhập khẩu; thuế giá trị gia tăng hàng xuất nhập khẩu ( trong trường hợp nộp hộ khách hàng ). + Chứng từ phản ánh chi phí phải nộp cho hãng tàu : Hoá đơn nộp cước biển, hoá đơn nộp cước vận chuyển quốc tế, hoá đơn vệ sinh container… + Chứng từ phản ánh hoa hồng phải trả đại lý : Giấy báo nợ; giấy báo có; hợp đồng đại lý. + Chứng từ phản ánh những chi phí phải nộp cho việc lưu kho, lưu bãi, phí bốc xếp, phí khai thác hàng lẻ; hợp đồng thuê kho bãi. + Chứng từ phản ánh phí làm chứng từ cho khách hàng : Hoá đơn nộp phí chứng từ, hợp đồng vận chuyển, bill free… + Chứng từ phản ánh chi phí sản xuất chung : Bảng chấm công, bảng thanh toán lương, bảng tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, hoá đơn điện thoại, điện nước, hợp đồng thuê nhà… + Các chứng từ khác phản ánh chi phí quản lý ( thuê văn phòng, điện nước văn phòng, văn phòng phẩm…) Sơ đồ 2.2: Trình tự hạch toán chi phí dịch vụ vận tải theo hình thức Nhật ký chung tại chi nhánh công ty Chứng từ gốc Sổ chi tiết (Tài khoản 627,622,627) Sổ nhật ký chung Bảng tổng hợp Chi tiết chi phí sản xuất Sổ Cái TK 621,622,627 Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu 2.3) Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu Trong giá thành dịch vụ vận tải, nhiên liệu là khoản chi phí trực tiếp có tỷ trọng cao nhất. Không có nhiên liệu, phương tiện vận tải không thể hoạt động được. Chi phí nhiên liệu cao hay thấp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như loại phương tiện vận tải, mức độ mới hay cũ của phương tiện, tuyến đường, loại đường phương tiện vận tải hoạt động, trình độ lái xe, tốc độ của xe…Do đó, doanh nghiệp căn cứ vào các tình hình thực tế để định mức nhiên liệu tiêu hao cho từng loại phương tiện trên từng tuyến đường xe hoạt động. Chi phí nhiên liệu cấu thành nên giá thành dịch vụ vận tải được xác định theo công thức : Chi phí về Nhiên liệu Tiêu hao = Chi phí nhiên liệu còn ở phương tiện đầu kỳ + Chi phí nhiên liệu đưa vào sử dụng trong kỳ - Chi phí nhiên liệu còn ở phương tiện cuối kỳ Để tập hợp chi phí nhiên liệu, kế toán sử dụng TK 621 – “Chi phí vật liệu trực tiếp”. Doanh nghiệp mở chi tiết để ghi chép nhiên liệu trực tiếp cho từng xe. . Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ, cuối tháng tính trị giá nhiên liệu xuất dùng theo công thức Trị giá Nhiên liệu xuất dùng = Trị giá nhiên liệu tồn kho đầu kỳ + Trị giá nhiên liệu nhập kho trong kỳ - Trị giá nhiên liệu tồn kho cuối kỳ Chi phí nhiên liệu trực tiếp trong vận tải thường được hạch toán chi tiết theo từng đầu xe nhằm kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu của từng loại xe. Ngoài ra, doanh nghiệp khoán chi phí nhiên liệu cho lái xe hoặc tạm ứng tiền mặt cho lái xe để mua nhiên liệu trực tiếp trên tuyến đường vận tải. Biểu số 2.3: Hệ số tiêu hao nhiên liệu cho các loại xe vận tải Loại xe Mức tiêu hao nhiên liệu cho 100km đường hành trình K1(lít/100km) K2(lít/100km) K3(lít/100km) Chelong-7 tấn 16.5 0,9 0,6 Huyndai-11tấn 16 0,9 0,6 IFA- 12 tấn 17 0,9 0,6 Sengyong-5 tấn 15 0,9 0,6 Biểu 2.4: Bảng hệ số quy đổi đường tiêu chuẩn tính bình quân cho các tuyến hành trình: Số TT Luồng tuyến Cự ly thực tế (km) Hệ số tính đổi bình quân Chi chú 1 Hà Nội- Lạng Sơn 154 1,060 2 Hà Nội- Bắc Giang 51 1,000 3 Hà Nội- Bắc Ninh 31 1,000 4 Hà Nội- Cao Bằng 285 1,115 5 Hà Nội- Thái Nguyên 80 1,110 6 Hà Nội- Hà Giang 318 1,160 7 Hà Nội- Tuyên Quang 165 1,050 8 Hà Nội- Việt Trì 85 1,020 9 Hà Nội- Bắc Cạn 273 1,130 ……………………… Biểu 2.5: Định mức tiêu hao dầu nhờn cho các loại xe tại Công ty cổ phần vận tải ô tô số 2: Loại xe Mức tiêu hao dầu nhờn cho 100 lít tiêu hao nhiên liệu HUYNDAI – 11 tấn 0,50 IFA – 12 tấn 0,65 Chenglong – 7 tấn 0,60 Senyong – 5 tấn 0,55 Ví dụ: Tháng 10 năm 2006, tại Công ty phát sinh một hợp đồng số 475/LS vận chuyển 170 tấn hàng , tuyến Hà Nội-Lạng Sơn do đội xe Chelong 210 thực hiện. Tổng số km chạy thực tế: 340 km Hệ số đổi ra đường tiêu chuẩn: 1,060 Tấn vận chuyển: 7 Mức tiêu hao nhiên liệu: - Hành trình không hàng: 340 x 1,060 x 16,5/100=59,5 lít - Hành trình có hàng : 7 x 170 x 1,060 x 0,9/100=11,4 lít - Quay trở đầu xe : 340 x 1,060 x 0,6 /100= 2,2 lít Tổng nhiên liệu tiêu hao thực tế: 73,1 lít Căn cứ vào đơn giá nhiên liệu trên thị trường, chi phí nhiên liệu tiêu hao thực tế cho 1 chuyến hàng là : 73,1 x 9.845,3 đồng=719.691,4 đồng Chi phí nhiên liệu cho hợp đồng số 475/LS là: 719.691,4 x (170 tấn/7tấn) = 17.992.285 đồng Dầu nhờn đội xe 216 đã tiêu hao để thực hiện hợp đồng 475/LS là: 73,1 x ( 170/7) x 0,6/100= 10,97 lít Chi phí dầu nhờn cho hợp đồng 475/LS là : 10,97 x 25.500= 279.608 đồng Như vậy, sau khi hoàn tất hợp đồng vận chuyển hàng hoá số 745/LS, chi phí nhiên liệu trực tiếp được tập hợp cho trạm xe 210 là 17.992.285 đồng chi phí xăng xe và 279.608 đồng chi phí dầu nhờn, tổng chi phí nhiên liệu trực tiếp cho hợp đồng 475/LS là: 18.271.893 đồng Các hợp đồng vận chuyển khác cũng được tính tương tự, chi phí nhiên liệu được vào sổ chi phí sản xuất kinh doanh tài khoản 621 chi tiết theo từng đội xe( phụ lục 2.14) Sơ đồ 2.6: Sơ đồ hạch toán chi phí nhiên liệu trực tiếp TK152 TK621 TK154(TK 631) xx Xuất nhiên liệu dùng cho phương tiện TK133 TK111,141 xx Thuế GTGT mua nhiên liêu Kết chuyển chi phí Mua nhiên liệu dùng nhiên liệu trực tiếp Ngay cho phương tiện 2.4. Đặc điểm kế toán tài sản cố định 2.4.1) Chi phí khấu hao phương tiện, khấu hao TSCĐ Công ty thường theo dõi chi tiết phương tiện theo nơi sử dụng. Khấu hao phương tiện được tính theo từng xe và tổng hợp theo từng đội xe. Hiện nay, đại bộ phận các doanh nghiệp vận tải tính khấu hao phương tiện theo thời gian sử dụng, tức căn cứ vào nguyên giá, phương tiện và tỷ lệ hao mòn do Bộ tài chính, Bộ Giao thông vận tải đã quy định cho từng loại phương tiện (Theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12 tháng 12 năm 2003 về ban hành chế độ quản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ). Phương pháp tính khấu hao này còn gọi là phương pháp khấu hao tuyến tín. 2.4.2)Chi phí săm lốp Chi phí săm lốp bao gồm các khoản chi phí thay thế săm lốp ô tô hư hỏng, sửa chữa đắp lại lốp, vá lại săm, bơm lốp, đảo lốp… Trong quá trình vận tải săm lốp bị hao mòn với mức độ nhanh hơn mức khấu hao đầu xe nên thường phải thay thế nhiều lần nhưng giá trị săm lốp thay thế không tính vào giá thành vận tải ngay một lúc khi xuất dùng thay thế mà chuyển dần từng tháng. Như vậy, hàng tháng công ty phải trích trước khoản chi phí này vào giá thành vận tải để giữ cho giá thành vận tải tương đối ổn định. Trích trước chi phí săm lốp được quy định theo công thức sau: Số trích trước chi phí săm lốp được quy định theo công thức sau: Số trích trước chi phí săm lốp trong tháng = Định mức chi phí cho 1km xe chạy trên đường tiêu chuẩn x Số km đã hoạt động trong tháng x Hệ số tính đổi sang đường tiêu chuẩn Định mức chi phí cho 1km xe chạy trên đường tiêu chuẩn = Nguyên giá của 1 bộ săm lốp (-) giá trị đào thải ước tính Định mức km xe lăn bánh cho 1 bộ săm lốp trên đường tiêu chuẩn x Số bộ săm lốp phải sử dụng cho 1 chiếc xe - Nguyên giá của các bộ săm lốp đầu tiên của phương tiện trừ (-) giá trị đào thải ước tính Định ngạch hỹ thuật đời xe Biểu 2.7: Định mức trích trước chi phí săm lốp STT Loại phương tiện Định ngạch kỹ thuật đời xe Định mức chi phí trích trước cho 1km đường tiêu chuẩn(đ/km) 1 IFA 900.000 201,32 2 HUYNDAI 780.000 254,83 3 CHENGLONG 920.000 189,72 4 SANGYONG 840.000 410,56 2.4.2) Chi phí sửa chữa phương tiện Trạng thái kỹ thuật của phương tiện vận tải giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng xuất lao động. Nhiệm vụ cơ bản của việc sửa chữa phương tiện là đảm bảo cho phương tiện hoạt động bình thường. Hàng tháng, phòng kế hoạt kỹ thuật các công ty vận tải có nhiệm vụ lên kế hoạch sửa chữa thường xuyên cũng như bảo dưỡng định kỳ cho phương tiện. Hàng tháng kế toán tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn vào chi phí sản xuất kinh doanh để đảm bảo giá thành vận tải tương đối ổn định. Mức trích trước để sửa chữa phương tiện vận tải thường được tính bằng mức từ 3-5% nguyên giá /năm. Cuối tháng tiến hành phân bổ chi phí bảo dưỡng, sửa chữa lớn phát sinh tại phân xưởng cho các đội xe. - Chi phí phụ tùng thay thế cho đội xe nào phân bổ cho đội xe đấy và được trừ dần vào tài khoản 335- trích trước chi phí sửa chữa lớn. - Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân phân xưởng sửa chữa, chi phí vật liệu phục vụ sửa chữa, chi phí khấu hao máy móc thiết bị phục vụ sửa chữ được phân bổ đều cho các đội xe. 2.5)Thực trạng kế toán chi phí nhân công trực tiếp Tại công ty, chi phí nhân công trực tiếp thường chiếm tỷ trọng từ 10- 12% tổng giá thành dịch vụ trong tổng giá thành dịch vụ. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương và ác khoản phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho lái xe, phụ xe, các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ theo chế độ hiện hành. Nhưng nhìn chung chi phí tiền lương phải trả cho nhân viên lái xe, phụ xe trực tiếp thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ bao gồm hai khoản: tiền lương theo thời gian căn cứ trên tiền lương cơ bản và số ngày làm việc thực tế của lái xe, phụ xe, khoản phụ cấp mang tính chất lương có thể là khoản phụ cấp tính theo doanh thu thực hiện trong tháng. 2.5.1) Đối với hình thức trả lương theo thời gian Trả cho thời gian nghỉ phép, hội họp, nghỉ lễ. Kế toán căn cứ vào hệ số cấp bậc của lái xe, phụ xe và thời gian nghỉ vì những lý do trên trong tháng để trả lương, tính theo các công thức sau đây: Tiền lương phải trả trong tháng = Mức lương ngày X Số ngày làm việc trong tháng Mức lương Ngày = Mức lương tháng theo cấp bậc công việc Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ 2.5.2) Đối với hình thức trả lương theo sản phẩm (theo từng chuyến vận tải) Tại công ty vận tải thường xây dựng đơn giá tiền lương tính trên 1000 đồng doanh thu để tính lương cho lái xe là phụ xe. Hình thức trả lương theo sản phẩm này đang được các công ty áp dụng rộng rãi, nhằm khuyến khích người lao động, nâng cao ý thức kỷ luật trong làm việc, tăng năng suất lao động…Cuối tháng, căn cứ vào sản lượng doanh thu thực hiện được của đội xe, xe, kế toán tính lương sản phẩm cho từng đội xe, xe theo công thức sau đây: Tiền lương sản phẩm của lái xe, phụ xe = Tổng doanh thu thực hiện(1000đồng) x Đơn giá tiền lương cho 1000đồng doanh thu Ngoài ra, chi phí nhân công trực tiếp còn bao gồm các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ. Theo chế độ hiện hành: Trích BHXH bằng 15% tổng lương theo cấp bặc, trích BHYT bằng 2% theo lương cấp bặc, trích KPCĐ bằng 2% tổng lương thực tế được trích vào chi phí , còn lại 5% BHXH, 1% BHYT được trừ vào lương của người lao động. Các khoản trích theo lương này áp dụng đối với cả những lao động gián tiếp, khối quản lý. Kế toán căn cứ vào bảng thống kê hợp đồng thực hiện được trong tháng của từng đội xe do phòng kế hoạch kinh doanh tổng hợp, bảng chấm công của các đội gửi lên, kế toán lập bảng thanh toán lương cho từng đội xe, xe. 2.6) Hạch toán tổng hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp Hiện nay, doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, vì vậy, toàn bộ chi phí sản xuất dịch vụ phát sinh trong kỳ sau khi tập hợp trên các khoản mục chi phí sẽ được tổng hợp và kết chuyển sang tài khoản 154. Tài khoản 154 mở chi tiết cho các đối tượng tập hợp chi phí. 2.7.Thực trạng kế toán giá thành sản phẩm tại công ty Sản xuất trong ngành vận tải là loại hình sản xuất giản đơn, đó là quá trình vận chuyển hàng hoá từ địa điểm này đến địa điểm khác, quá trình sản xuất đồng thời với quá trình tiêu thụ, không có sản phẩm dở dang đầu kỳ và cuối kỳ. Đối tượng tính giá thành của các công ty vận tải được xác định là những sản phẩm hoàn thành ( Tấn.km hoặc theo tuyến chuyên chở ), đối tượng tính giá thành này hoàn toàn phù hợp với đối tượng hạch toán chi phí sản xuất dịch vụ theo từng xe hoặc đội xe. Do sản phẩm dịch vụ vận tải không có hình thái cụ thể, nó được đo bằng Tấn.km hoặc theo tuyến vận chuyển hoàn thành, các doanh nghiệp vận tải xác định kỳ tính giá thành là hàng tháng, hàng quý. Sản phẩm dịch vụ vận tải có quy trình sản xuất giản đơn.Các công ty vận tải xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng xe hoặc đội xe, đối tượng tính giá thành là dịch vụ vận tải hoàn thành nên các doanh nghiệp vận tải thường tính giá thành theo phương pháp giản đơn. Theo phương thức này, giá thành được xác định bằng tổng chi phí phát sinh trong kỳ. PHẦN III: ƯU NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT 1) Ưu điểm Nhìn chung, công tác hạch toán kế toán tại chi nhánh đều được thực hiện theo đúng chế độ kế toán hiện hành, tuân thủ đúng luật kế toán. Cụ thể như sau : _ Về công tác ghi sổ và lập báo cáo : công tác kiểm tra đối chiếu được thực hiện theo đúng quy định của chế độ kế toán, luật kế toán. _ Đã có sự phối hợp về mặt cung cấp thông tin giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong tổ chức hạch toán . _ Về phương pháp tập hợp CPSX và tính GTSP : đảm bảo được sự chính xác, nhanh chóng và khoa học phù hợp với thực tế về tổ chức sản xuất của chi nhánh. _ Về bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ, đảm bảo việc phân công công tác hạch toán kế toán các phần hành kế toán khoa học, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho việc tập hợp chi phí, tính GTSP cơ bản đáp ứng được nhu cầu tổ chức quản lý chi phí, giá thành. _ Về công tác kế toán quản trị chi phí , giá thành : chi nhánh đã lập được một hệ thống định mức tiêu hao nhiên liệu, định mức nhân công, định mức chi phí sửa chữa phương tiện, xây dựng hệ thống định mức chi phí nên đã phần nào kiểm soát được chi phí mà chi nhánh đã chi ra. _ Về công tác phân loại CPSX : Kế toán đã tiến hành phân loại chi tiết nội dung chi phí theo mục đích, công dụng của chi phí. Việc phân loại này giúp cho công tác kế toán chi phí sản xuất được thuận lợi, đảm bảo cho việc lập báo cáo chi phí, đáp ứng được yêu cầu quản lý. Đồng thời, việc phân loại chi phí như trên còn giúp cho các nhà quản trị có thể kiểm soát được tình hình sản xuất thực tế, kiểm tra việc thực hiện các định mức chi phí , kế hoạch sản xuất… _ Về công tác lập , tổ chức luân chuyển chứng từ, ghi chép và theo dõi trên các sổ kế toán : đều được tiến hành theo chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo sự chính xác của các thông tin kế toán và khoa học. _ Về công tác tính GTSP : với đặc điểm cụ thể của ngành kinh doanh dịch vụ vận tải không có hình thái vật chất cụ thể, sản xuất kinh doanh vận tải là loại hình sản xuất giản đơn, kì tính giá thành vận tải được xác định là hàng tháng, phù hợp với hoạt động vận tải, giá thành được xác định tương đối chính xác. 2) Những tồn tại cần khắc phục Bên cạnh những kết quả đạt được chi nhánh còn có những tồn tại trong công tác hạch toán kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải. Công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm chưa thực sự trở thành công cụ hữu ích cho nhà quản lý. Thông tin của kế toán chi phí hầu hết là thông tin quá khứ, việc hạch toán mới chỉ dừng lại ở việc sao chụp lại quá trình sản xuất kinh doanh bằng việc ghi sổ và tính toán chi phí một cách đơn thuần. Kế toán chi phí chưa thực sự phục vụ cho việc phân tích các mặt hoạt động của doanh nghiệp vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, việc xây dựng các phương án, lựa chọn các quyết định sản xuất tối ưu. Điều này được thể hiện như sau : 2.1) Về xây dựng hệ thống định mức CPSX Hiện nay, hệ thống định mức ở doanh nghiệp chủ yếu là các định mức về lượng, hầu như chưa xây dựng được định mức về giá, nếu có định mức về giá thì các định mức đó thường lỗi thời không theo kịp sự biến động về giá trên thị trường nhất là hai mặt hàng xăng, dầu thường xuyên biến động theo giá dầu mỏ Thế giới. Hơn nữa, khi điều kiện sản xuất dịch vụ thay đổi như đầu tư phương tiện vận tải mới, thay máy móc mới , nâng cấp động cơ phương tiện thì tiêu hao nhiên liệu sẽ ít đi. Khi đó chỉnh lại hệ thống định mức nhưng hầu hết các doanh nghiệp không chỉnh lại mà vẫn lấy định mức cũ làm căn cứ để làm cơ sở hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm thì sẽ thiếu chính xác. 2.2 Về công tác tổ chức phân tích và dự báo Doanh nghiệp chưa chú trọng đến công tác phân tích và dự báo chi phí sản xuất. Các báo cáo chi phí sản xuất chủ yếu là các báo cáo phục vụ cho KTTC chứ chưa xuất phát từ yêu cầu quản trị Nội bộ doanh nghiệp. Các quyết định đầu tư sản xuất chủ yếu dựa vào nhu cầu thực tế, bằng kinh nghiệm, dựa vào thông tin quá khứ (các kỳ kinh doanh trước ) chứ chưa kết hợp xem xét phân tích hiệu quả sử dụng vốn, phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Chính vì thiếu thông tin kế toán quản trị, thiếu sự phân tích đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng chi phí nên công tác dự báo về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm không được đặt ra. Do đó, các doanh nghiệp sẽ rất khó khăn trong quyết định đầu tư ngắn hạn và dài hạn. 3) Một số ý kiến đề xuất 3.1) Xây dựng hệ thống định mức chi phí phục vụ quản trị chi phí tại chi nhánh Việc xây dựng định mức chi phí chưa được chi nhánh quan tâm đúng mức nên không có sự chủ động trong kế hoạch điều kiển và hầu hết phụ thuộc vào đối tác. Đồng thời không có tiêu chuẩn để kiểm tra và thực hiện các định mức chi phí nhiên liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung nên chưa đưa ra được các biện pháp kiểm soát chi phí. Do đó, việc xây dựng được một định mức chi phí tiên tiến phải đầy đủ là một nhu cầu cấp thiết. Trong quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành dịch vụ vận tải cần xây dựng các định mức chi phí sau : + Định mức chi phí NLTT : dựa vào định mức tiêu hao nhiên liệu và đơn giá nhiên liệu để tính toán + Định mức chi phí NCTT : dựa vào định mức đơn giá tiền xây dựng theo doanh thu vận tải và khối lượng doanh thu vận tải để xây dựng. + Định mức chi phí SXC 3.2) Xây dựng hệ thống dự toán chi phí dịch vụ vận tải Dự toán chi phí là công cụ quan trọng để phân tích và giám sát việc thực hiện các mục tiêu kế hoạch. Dự toán bao gồm những dự kiến chi tiết chỉ rõ cách huy động và sử dụng vốn và các nguồn lực khác theo từng thời kỳ và được biểu diễn một cách có hệ thống dưới dạng số lượng và giá thành. Xuất phát từ khái niệm và vai trò quan trọng của dự toán chi phí đối với quản trị chi phí, các doanh nghiệp vận tải hàng hoá cần phải lập dự toán chi phí sản xuất dịch vụ một cách khoa học, hợp lý và sát với thực tế. Theo tôi, hệ thống dự toán chi phí của các doanh nghiệp vận tải hàng hoá nên gồm các loại dự toán cơ bản sau: - Dự toán sản lượng hàng hoá luân chuyển - Dự toán chi phí nhiên liệu trực tiếp - Dự toán chi phí sản xuất chung - Dự toán giá thành dịch vụ vận tải hàng hoá - Dự toán chi phí bán hàng - Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Dự toán bảng cân đối tài sản - Dự toán báo cáo lưu chuyển tiền tệ Trong đó: Dự toán sản lượng hàng hoá luân chuyển Sản lượng hàng hoá luân chuyển = khối lượng hàng hoá vận chuyển x Số km vận chuyển Dư toán chi phí nhiên liệu trực tiếp CP NLTT tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển = Sản lượng hàng hoá luân chuyển (Tấn.km) X Định mức CP NLTT cho 1 tấn hàng hóa luân chuyển Dự toán chi phí nhân công trực tiếp CP NCTT tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển = Sản lượng hàng hoá luân chuyển (Tấn.km) x Định mức CP NCTT cho 1 tấn hàng hoá luân chuyển Dự toán chi phí SXC CP SXC biến đổi tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển = Sản lượng hàng hoá luân chuyển (Tấn.km) X Đơn giá biến phí SXC 1 tấn hàng hoá luân chuyển Đối với CP SXC cố định: Định phí SXC thường không thay đổi so với kỳ thực tế, vì vậy có thể có căn cứ vào chi phí thực tế phát sinh kỳ trước là cơ sở ước tính kỳ kế hoạch. Dự toán CPSXC được xác định: CP SXC tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển = CP SXC biến đổi tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển + CP SXC cố định tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển Dự toán giá thành dịch vụ vận tải hàng hóa: Giá thành dịch vụ vận tải hàng hoá hoàn thành = CP NLTT tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển + CP NCTT tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển + CP SXC tính cho sản lượng hàng hoá luân chuyển Từ các dự toán cơ bản trên đây cần thiết phải xây dựng thêm các dự toán chi tiết tới từng khoản mục chi phí, mức độ chi tiết này tuỳ thuộc vai trò và quy mô của từng loại chi phí. KẾT LUẬN Vận tải hàng hoá đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự nghiệp ổn định và phát triển kinh tế- xã hội. Trong xu thế hội nhập hiện nay, để đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp trong nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá nói riêng, có được hệ thống thông tin kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc ra quyết định sản xuất kinh doanh đúng đắn. Qua thời gian thực tập tại chi nhánh công ty em đã tìm hiểu được sơ lược quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chi nhánh công ty, từ đó hiểu thêm về việc vận dụng lý thuyết vào thực tế, góp phần củng cố những kiến thức đã học. Với sự giúp đỡ và hướng dẫn nhiệt tình của thạc sĩ : Nguyễn Văn Hoà và các cán bộ nhân viên phòng tài chính kế toán của chi nhánh công ty TNHH Vina quốc tế vận chuyển hoàng đế, cùng với sự nỗ lực cố gắng của bản thân em đã hoàn thành bài báo thực tập. Do hạn chế về trình độ hiểu biết nên những nội dung được trình bày trong bài chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Vậy kính mong được sự hướng dẫn bổ sung góp ý của thầy cô giáo và cán bộ công nhân viên phòng tài chính kế toán của chi nhánh công ty để bài báo cáo thực tập của em được hoàn thiện. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo - thạc sĩ Nguyễn Văn Hoà và các cô chú, anh chị trong chi nhánh công ty những người đã nhiệt tình hướng dẫn và chỉ bảo em trong suốt thời gian thực tập cũng như hoàn thành được bài báo cáo thực tập. Sinh viên thực hiện Trương Tuấn Hưng NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP Họ và tên người nhận xét: Mai Thị Hoa Chức vụ : kế toán trưởng Nhận xét báo cáo thực tập tốt nghiệp. Sinh viên : Trương Tuấn Hưng Lớp : 945 Trưòng Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội CHỮ KÍ CỦA KẾ TOÁN TRƯỞNG NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên người hướng dẫn: Th.s Nguyễn Văn Hoà Nhận xét báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên : Trương Tuấn Hưng Lớp : 945 Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội MỤC LỤC