Đề tài Các giải pháp hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở công ty TNHH phân phối FPT

n hạn của từng tổ chức, thành phần tham gia vào công tác quản lý Nhà nƣớc về xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. - Quy định rõ trách nhiệm cụ thể (chế tài phạt) của những sai phạm trong hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Đồng thời, cùng với những sửa đổi trong hệ thống pháp luật, Nhà nƣớc cần tổ chức tập huấn đào tạo về hệ thống pháp luật cho các doanh nghiệp thƣơng mại trong nƣớc và liên tục cập nhật những sửa đổi, bổ sung để các doanh nghiệp nắm đƣợc và thực hiện tốt. Có nhƣ vậy, những nỗ lực sửa đổi hệ thống pháp luật về hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Nhà nƣớc mới thực sự có ý nghĩa. 1.3. Tạo điều kiện cho các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ phát triển. Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ là những công ty chuyên về quảng cáo, đặt quảng cáo, tổ chức sự kiện, tổ chức hội chợ – triển lãm, thiết kế, in ấn…. Đây là Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 87 những đối tác mà bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của các công ty sẽ phải làm việc thƣờng xuyên. Thực tế cho thấy, trừ một vài công ty lớn có đội ngũ nhân sự đủ mạnh mới tự mình làm các công việc nhƣ tổ chức sự kiện, thiết kế catalogue, banner…. còn lại hầu hết sẽ đi thuê các công ty chuyên nghiệp thực hiện. Do đó, việc Nhà nƣớc tạo điều kiện cho các công ty cung ứng dịch vụ bổ trợ này phát triển vững mạnh cũng là một hình thức hỗ trợ gián tiếp đến hoạt động xúc tiến kinh doanh ở các công ty thƣơng mại. Có thể đề xuất một số kiến nghị cụ thể nhƣ sau: Đối với các doanh nghiệp làm dịch vụ quảng cáo, Nhà nƣớc cần miễn giảm thuế đối với các thiết bị nhập khẩu để doanh nghiệp đổi mới công nghệ quảng cáo. Đối với các doanh nghiệp tổ chức hội chợ - triển lãm, Nhà nƣớc nên đầu tƣ xây dựng các khu hội chợ triển lãm hiện đại đạt tiêu chuẩn quốc tế và có kế hoạch cho thuê dài hạn và ƣu đãi đối với các doanh nghiệp này. Nhƣ vậy, các doanh nghiệp tổ chức hội chợ - triển lãm mới có thể chủ động về thời gian và chi phí để tiến hành hoạt động kinh doanh của mình. Nhƣ vậy, có thể thấy nhóm giải pháp vĩ mô đƣợc đề cập ở trên nếu đƣợc thực hiện tốt sẽ là động lực phát triển không nhỏ đối với hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở các doanh nghiệp thƣơng mại Việt Nam nói chung và Công ty TNHH Phân phối FPT nói riêng. 2. Nhóm giải pháp vi mô 2.1. Nâng cao nhận thức của nhân viên Công ty về vị trí, vai trò của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Theo nhƣ định hƣớng của Công ty là cần phải xác định đƣợc tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cũng nhƣ căn cứ vào vai trò của hoạt động này trong Công ty ngày càng lớn đã đƣợc kiểm nghiệm qua thực tiễn, cần phải nhận thấy rằng việc nâng cao hiểu biết của Công ty và nhất là các cấp lãnh đạo về vị trí, vai trò của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh là biện pháp cần phải triển khai triệt để và ngay lập tức. Khi ban giám đốc và các bộ phận có liên quan khác Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 88 nhƣ kinh doanh, kế toán… hiểu đƣợc tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, họ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để triển khai hoạt động này. Tuy nhiên, phải hiểu rằng thay đổi nhận thức của con ngƣời cần rất nhiều thời gian và sự kiên trì. Trƣớc hết, bản thân những ngƣời lãnh đạo cao nhất của Công ty phải hiểu rõ vấn đề này và quán triệt đến những ngƣời lãnh đạo cấp trung và cấp thấp. Cần tuyệt đối loại bỏ tƣ tƣởng coi bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh chỉ là “ngƣời giúp việc” của bộ phận kinh doanh. Nguyên nhân một phần do Công ty Phân phối FPT là công ty lớn nhất ở Việt Nam trong lĩnh vực phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin và chiếm thị phần áp đảo ở hầu hết các danh mục sản phẩm nên một số ít nhân viên trong bộ phận kinh doanh vẫn có tƣ tƣởng là “không cần hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, hàng hóa vẫn bán rất chạy” và dẫn đến việc coi thƣờng bộ phận này. Tuy nhiên, tình trạng này khó có thể tiếp diễn trong điều kiện thị trƣờng đang cạnh tranh gay gắt hiện nay. Về cụ thể, Công ty nên cho phép bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh tham gia vào các cuộc bàn bạc, thảo luận về các vấn đề chiến lƣợc kinh doanh, thậm chí là những cuộc họp cấp cao để bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh có điều kiện nắm rõ tình hình kinh doanh của Công ty, từ đó mới có những chiến lƣợc xúc tiến phù hợp. Đồng thời, chính những nhân viên phụ trách hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cũng phải tự chứng tỏ bản thân, chứng tỏ hiệu quả của công việc và tạo nên sự tin tƣởng ở các bộ phận khác. 2.2. Hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Để hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh thực sự đem lại hiệu quả và trở thành bộ phận hỗ trợ tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của Công ty, trƣớc hết cần phải hoàn thiện bộ máy cơ cấu tổ chức bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Bộ máy có hoàn chỉnh, rành mạch thì mỗi thành phần trong bộ máy mới có thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, hỗ trợ hiệu quả cho các thành phần khác và góp phần Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 89 tạo nên tính linh hoạt cho toàn bộ máy để có thể nhanh chóng phản ứng với mọi biến động thị trƣờng. Trƣớc hết cần phải xây dựng một vị thế mới cho bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Hiện nay, bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh đƣợc đặt ngang hàng với bộ phận kế toán, công nợ, triển khai, hành chính, nhân sự trong một nhóm chung là “Nhóm hỗ trợ kinh doanh” (Back-office). Tuy nhiên, khi đã xác định đƣợc vai trò và tầm quan trọng của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh và nhằm phát huy đƣợc hết vai trò và tầm quan trọng này, cần phải tách riêng bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ra khỏi nhóm “Back-office” và đặt ngang hàng với nhóm Back- office. Bởi vì hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh theo định nghĩa của Marketing hiện đại không chỉ là hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh bán đƣợc hàng hóa, thu lợi nhuận mà còn phải là bộ phận tham gia bàn bạc và hoạch định những chiến lƣợc kinh doanh của Công ty. Bên cạnh việc tách riêng bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ra khỏi “nhóm hỗ trợ kinh doanh”, cần thành lập một bộ phận chuyên điều tra, nghiên cứu thị trƣờng nằm trong bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Nhờ đó, Công ty sẽ có những thông tin về thị trƣờng, thị hiếu ngƣời tiêu dùng cũng nhƣ về các đối thủ cạnh tranh chính xác và cập nhật nhất và đây là cơ sở thực tiễn để bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh có thể xây dựng đƣợc những kế hoạch xúc tiến phù hợp và khả thi. Cũng nhờ hoạt động nghiên cứu thị trƣờng này, bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh không chỉ là ngƣời đi sau, hỗ trợ bộ phận kinh doanh mà còn là ngƣời tiên phong, tìm ra những nhu cầu tiềm ẩn của thị trƣờng và gợi ra những hƣớng kinh doanh mới cho Công ty. Cần tiếp tục xây dựng hoàn chỉnh mô hình liên kết dọc của bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh trong Công ty cùng những chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của từng thành phần trong liên kết này. Cụ thể nhƣ Ban phát triển kinh doanh không chỉ có quyền hạn là kiểm soát, kiểm tra các chƣơng trình mà còn có trách nhiệm tƣ Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 90 vấn, hỗ trợ các bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở các trung tâm kinh doanh về kinh nghiệm tổ chức cũng nhƣ các ý kiến về mặt chuyên môn. Bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh ở các trung tâm kinh doanh chịu sự kiểm soát của Ban phát triển kinh doanh, nhận đƣợc sự trợ giúp của Ban phát triển kinh doanh cũng nhƣ hỗ trợ Ban phát triển kinh doanh và các trung tâm kinh doanh khác khi thực hiện các chƣơng trình quảng cáo hay khuyến mại chung dƣới danh nghĩa Công ty Phân phối FPT. Nhƣ vậy, hoàn thiện cơ cấu bộ máy tổ chức cho bộ phận xúc tiến hỗ trợ kinh doanh cần phải chú ý đến tính hiệu quả: bộ máy tổ chức phải có đầy đủ các thành phần, có mối liên kết vững chắc nhƣng vẫn phải đáp ứng yêu cầu gọn nhẹ và linh hoạt. 2.3. Hoàn thiện cơ cấu nhân sự: Con ngƣời đƣợc xác định là “tài sản quý báu nhất và là nền tảng tạo ra mọi thành công” của tập đoàn FPT cũng nhƣ Công ty Phân phối FPT. Do đó, để hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, hoàn thiện vấn đề con ngƣời là một giải pháp hết sức quan trọng. Nhân viên trong bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Công ty hầu hết đều còn khá trẻ và không đƣợc đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ. Do đó, Công ty cần chú trọng đến hoạt động đào tạo và tái đào tạo trong quá trình công tác bao gồm không chỉ là các kiến thức chuyên môn về quảng cáo, khuyến mại, PR mà còn cả những kỹ năng mềm nhƣ kỹ năng giao tiếp, chia sẻ thông tin, giải quyết vấn đề và nhất là ngoại ngữ. Ngoài ra, Công ty nên tổ chức những đợt thi chuyên môn hàng năm để tạo động lực thúc đẩy nhân viên không ngừng tự học hỏi để trau dồi kiến thức. Bên cạnh đó, Công ty cũng cần nâng cao chất lƣợng nhân viên đầu vào bằng những chƣơng trình nhƣ “Thủ lĩnh trẻ” (đƣợc tổ chức hàng năm và thu hút đƣợc rất đông sinh viên giỏi ở các trƣờng đại học tham gia) và “Cầu hiền” (đƣa ra Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 91 những mức ƣu đãi đặc biệt để thu hút lao động có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm). Tất cả những biện pháp trên sẽ trở nên vô ích và lãng phí nếu Công ty không giữ chân đƣợc nhân viên. Đây là biện pháp cần thiết đƣợc áp dụng không chỉ đối với nhân viên trong bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Công ty nên áp dụng những biện pháp khuyến khích nhƣ mức lƣơng, thƣởng, trợ cấp hợp lý so với sức lao động bỏ ra và mặt bằng chung của thị trƣờng lao động. Thực tế ở Công ty Phân phối FPT là nhân viên kinh doanh trực tiếp bán hàng sẽ đƣợc hƣởng một mức thƣởng kinh doanh (hay còn gọi là hoa hồng, đƣợc tính theo một tỷ lệ nhất định trên mức doanh số đạt đƣợc) nhƣng nhân viên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh, ngƣời đã đóng góp rất nhiều và mức doanh số đạt đƣợc ấy, thì lại không đƣợc hƣởng mức thƣởng kinh doanh này với lý do là không phải là ngƣời bán hàng trực tiếp. Nên chăng, Công ty Phân phối FPT cần có sự điều chỉnh hợp lý trong chính sách phân chia mức thƣởng doanh thu giữa nhân viên kinh doanh và nhân viên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Ngoài vẫn đề lƣơng thƣởng, những nhà lãnh đạo của Công ty còn cần khuyến khích nhân viên bằng những cơ hội thăng tiến và những lộ trình thăng tiến đó cần phải đƣợc vạch ra rõ ràng, minh bạch và công khai để nhân viên có động lực phấn đấu. 2.4. Hoàn thiện môi trường làm việc: Môi trƣờng làm việc dân chủ, đoàn kết, năng động và sáng tạo cùng với nét văn hóa doanh nghiệp rất đặc trƣng vốn là một tài sản vô hình khổng lồ của Công ty. Nhân viên làm việc trong môi trƣờng đó đƣợc khuyến khích tự do bày tỏ ý kiến của mình, tích cực làm việc một cách sáng tạo trong không khí vui vẻ, hòa đồng và thân ái. Điều này đặc biệt có lợi đối với nhân viên bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh - những ngƣời luôn chịu áp lực lớn với những công việc đòi hỏi sự năng động và sáng tạo. Vì vậy, Công ty cần tiếp tục xây dựng và phát huy môi trƣờng làm việc này. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 92 Cụ thể, Công ty có thể các bộ phận kinh doanh cũng nhƣ các ban chức năng trong Công ty thực hiện những chuyến đi chơi xa vào những dịp nghỉ lễ hay nghỉ cuối tuần bên cạnh một chuyến đi nghỉ mát vào dịp hè cùng toàn thể Công ty. Ví dụ nhƣ ngành dọc bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cũng nên có những hoạt động nhƣ vậy để nhân viên có điều kiện hiểu hơn về nhau cũng nhƣ dễ dàng chia sẻ những khó khăn, vƣớng mắc trong công việc. Hoặc Công ty cũng có thể tổ chức các câu lạc bộ theo sở thích để nhân viên trong Công ty có thể tham gia các hoạt động ngoại khóa nhằm giảm căng thẳng sau giờ làm việc đồng thời tăng tình cảm gắn bó với Công ty. 2.5. Hoàn thiện cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin cho bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Để nhân viên yên tâm thực hiện tốt công việc của mình, Công ty cần trang bị cho nhân viên những trang thiết bị làm việc hiện đại nhƣ máy tính nối mạng, điện thoại, máy fax, máy scan…. Ngoài ra, cũng cần trang bị hệ thống máy chủ đủ mạnh để duy trì và phát triển hệ thống thƣ điện tử riêng của Công ty – một phƣơng tiện làm việc nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả và tiết kiệm. 2.6. Sử dụng hiệu quả ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh Công ty cần chú trọng tăng ngân sách cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh là một định hƣớng không thể phủ nhận. Tuy nhiên, việc đầu tƣ nguồn tài chính hùng hậu cho hoạt động này không đồng nghĩa với việc Công ty sẽ có những chƣơng trình quảng cáo, khuyến mại hay quan hệ công chúng rầm rộ, tạo tiếng vang và đem lại lợi nhuận cho Công ty. Vấn đề cần quan tâm là nguồn ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh đƣợc sử dụng hiệu quả đến mức nào. Nhƣ đã đề cập ở chƣơng II, ngân sách dành cho hoạt động này đƣợc trích từ hai nguồn: từ kinh phí hỗ trợ của hãng sản xuất hoặc từ lợi nhuận kinh doanh của Công ty. Đối với nguồn kinh phí hỗ trợ của hãng sản xuất, cần phải sử dụng triệt để và Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 93 hiệu quả. Còn đối với nguồn kinh phí trích ra từ lợi nhuận hoạt động kinh doanh của Công ty cần phải sử dụng tiết kiệm, bởi vì tiết kiệm nguồn kinh phí này cũng có nghĩa là tăng lợi nhuận của Công ty. Một trong những biện pháp cụ thể để sử dụng hiệu quả ngân sách dành cho hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Công ty là thực hiện triệt để chiến lƣợc kéo - đẩy kết hợp. Ví dụ nhƣ đối với một dòng sản phẩm trong một giai đoạn nhất định, Công ty có thể kết hợp tiến hành một chƣơng trình khuyến mại dành cho đại lý (chiến lƣợc đẩy) và một chƣơng trình khuyến mại dành cho ngƣời tiêu dùng (chiến lƣợc kéo) đồng thời thực hiện một chƣơng trình quảng cáo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng, vừa để thông báo cho ngƣời tiêu dùng về chƣơng trình khuyến mại, vừa xây dựng tên tuổi cho sản phẩm, hãng sản xuất và nhà phân phối. Chiến lƣợc kéo - đẩy kết hợp nhƣ vậy sẽ tác động đến từng đối tƣợng, gây tiếng vang lớn trên thị trƣờng mà chi phí thì sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc thực hiện các chƣơng trình khuyến mại riêng lẻ. 2.7. Hoàn thiện khâu xây dựng chiến lược và kế hoạch xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Đây là giải pháp trọng tâm trong chuỗi giải pháp vi mô để hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Các giải pháp đã trình bày ở trên là điều kiện cần và hoàn thiện khâu xây dựng chiến lƣợc cũng nhƣ hoàn thiện tổ chức thực hiện các chƣơng trình kế hoạch sẽ đƣợc trình bày sau cùng là điều kiện đủ. Do đặc thù của Công ty phân phối các nhãn hiệu cũng nhƣ các dòng sản phẩm rất đa dạng nên mức độ cá biệt hóa của hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh phải đƣợc đặt lên rất cao. Cụ thể kế hoạch xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh phải đƣợc xây dựng với từng sản phẩm, từng thị trƣờng và từng thời kỳ. Ví dụ nhƣ cùng là sản phẩm máy tính xách tay nhƣng máy tính xách tay Elead dành cho giới bình dân, HP dành cho đối tƣợng có thu nhập cao hơn một chút còn Toshiba hay Apple là dòng sản phẩm cao cấp. Và vì đối tƣợng khách hàng tiềm năng khác nhau nhƣ Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 94 vậy nên phƣơng pháp, công cụ tiếp cận, thông điệp muốn truyền đạt sẽ không giống nhau. Hoặc do Công ty phân phối trên phạm vi cả nƣớc nên rất khó có chƣơng trình xúc tiến nào lại hoàn toàn phù hợp với thị hiếu và thói quen tiêu dùng với ngƣời dân ở các khu vực địa lý khác nhau. Vì vậy, đôi khi để chƣơng trình xúc tiến đạt đƣợc hiệu quả nhƣ mong muốn, cần thiết phải xây dựng chƣơng trình cho từng khu vực, vùng miền của đất nƣớc. Thực tế, những nỗ lực cá biệt hóa khi xây dựng chƣơng trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh có đạt kết quả hay không phụ thuộc rất nhiều và kiến thức, kinh nghiệm và sự chuẩn bị của nhân viên lập kế hoạch. Bên cạnh tính cá biệt, các chƣơng trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cần đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở thực tiễn và khoa học. Tức là cần xây dựng chƣơng trình dựa trên những thông tin chính xác và cập nhật về khách hàng, thị trƣờng và đối thủ cạnh tranh. Muốn thực thi đƣợc giải pháp này cần cơ cấu một bộ phận chuyên nghiên cứu điều tra thị trƣờng để có những thông tin làm cơ sở nhƣ trên. Trong khi bộ phận điều tra thị trƣờng đó chƣa đƣợc thành lập và đi vào hoạt động, Công ty có thể nhờ đến các công ty điều tra thị trƣờng chuyên nghiệp. Tuy nhiên, chi phí cho biện pháp này là một yếu tố cần phải cân nhắc. Để chƣơng trình xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh thực sự hiệu quả và hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kinh doanh của Công ty, khâu lên kế hoạch cần đƣợc thực hiện dựa trên sự kết hợp chặt chẽ với bộ phận kinh doanh. Cụ thể, nhân viên xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh cần bàn bạc, thảo luận với nhân viên kinh doanh để có hiểu biết chi tiết về đặc tính sản phẩm, mục tiêu doanh số… để đƣa ra kế hoạch phù hợp. Nhƣ vậy, để hoàn thiện khâu xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh Công ty cần chú ý đến tính cá biệt hóa, cơ sở thực tiễn và khoa học đồng thời phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh và bộ phận kinh doanh. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 95 2.8. Hoàn thiện khâu tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Nếu việc lập chiến lƣợc và kế hoạch đã đƣợc chú trọng phát triển mà khâu tổ chức thực hiện các hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh lại gặp nhiều sai sót thì kết quả của hoạt động xúc tiến sẽ không thể nhƣ kế hoạch đề ra. Để thực hiện tốt khâu tổ chức cần có sự hợp tác chặt chẽ và đồng bộ của tất cả các bộ phận trong Công ty nhƣ bộ phận kinh doanh, kế toán, triển khai, kỹ thuật, hành chính, nhân sự… và quan trọng nhất là khả năng điều phối cũng nhƣ kinh nghiệm của bộ phận xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Khâu tổ chức cũng là giai đoạn rất cần sự hỗ trợ ngành dọc, cụ thể là Ban phát triển kinh doanh, về kiến thức chuyên môn và thực tế. Tóm lại: Dựa trên cơ sở lý thuyết ở chƣơng I và thực trạng hoạt động ở chƣơng II, chƣơng III đã điểm qua những định hƣớng phát triển đồng thời xây dựng một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh trong giai đoạn tới của Công ty Phân phối FPT. Tuy nhiên, cần phải lƣu ý rằng muốn hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh của Công ty thực sự đƣợc hoàn thiện hơn nữa, cần phải có sự kết hợp đồng bộ của tất cả các kiến nghị và biện pháp nêu trên, vì tất cả những kiến nghị, biện pháp đó đều có mối quan hệ hữu cơ với nhau khiến biện pháp này đƣợc thực thi cũng là tiền đề, động lực để thực hiện những biện pháp khác. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 96 KẾT LUẬN Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang dần hòa mình vào dòng chảy nền kinh tế thế giới với xu hƣớng toàn cầu hóa không thể đảo ngƣợc, các doanh nghiệp trong nƣớc đang đối mặt với sức ép cạnh tranh mạnh mẽ từ những ngƣời anh em đồng hƣơng và nhất là những công ty nƣớc ngoài có tiềm lực tài chính hùng mạnh và trình độ quản lý tiên tiến. Một trong những cứu cánh để doanh nghiệp Việt Nam có thể tồn tại và phát triển là đẩy mạnh hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Tính đúng đắn của vấn đề này đã đƣợc cả lý luận và thực tiễn minh chứng rất hùng hồn. Nhận thức đƣợc tính cấp thiết của vấn đề, Nhà nƣớc đã sửa đổi, ban hành nhiều văn bản pháp luật, xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý Nhà nƣớc để bắt kịp với tình hình thực tế. Và chính bản thân các doanh nghiệp cũng đã rất tích cực đẩy mạnh hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh. Các doanh nghiệp bên cạnh việc áp dụng các công cụ truyền thống nhƣ quảng cáo, khuyến mại, hội chợ triển lãm, bán hàng cá nhân… còn luôn nỗ lực tìm kiếm những công cụ mới phù hợp với xu thế chung của thế giới nhƣ quan hệ công chúng, quảng cáo trực tuyến… Tuy nhiên, những doanh nghiệp có chiến lƣợc xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh đúng đắn, sáng tạo, phù hợp và hiệu quả vẫn còn chƣa nhiều. Với trọng tâm là những phân tích về hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh trong thời gian gần đây ở Công ty TNHH Phân phối FPT, cùng với nền tảng cơ sở lý thuyết, khóa luận tiếp tục đi sâu nghiên cứu những ƣu điểm, nhƣợc điểm, từ đó rút ra nguyên nhân của những nhƣợc điểm đó. Trên cơ sở những phân tích này, em đã mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị ở tầm vĩ mô và những giải pháp ở tầm vi mô nhằm hoàn thiện hoạt động xúc tiến và hỗ trợ kinh doanh Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 97 ở Công ty Phân phối FPT. Đánh giá đây là một công ty lớn, là một ví dụ điển hình trong lĩnh vực phân phối nói chung và phân phối các sản phẩm công nghệ thông tin nói riêng, em tin tƣởng rằng những nguyên nhân rút ra và những giải pháp hoàn thiện ở Công ty Phân phối FPT mang tính đại diện cao và là những bài học kinh nghiệm mà các công ty khác hoạt động trong cùng lĩnh vực có thể tham khảo. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt: 1. Tập thể tác giả Trƣờng Đại học Ngoại thƣơng (2000), Giáo trình Marketing lý thuyết, Nhà xuất bản Giáo dục. 2. PGS.TS. Trần Minh Đạo (2002), Giáo trình Marketing căn bản, Nhà xuất bản Giáo dục. 3. PGS.TS. Trần Minh Đạo (2002), Giáo trình Marketing Quốc tế, Nhà xuất bản Thống kê. 4. TS. Nguyễn Thị Xuân Hƣơng (2001), Xúc tiến bán hàng trong kinh doanh thương mại ở Việt Nam, Nhà xuất bản Thống kê. 5. Hội Tin học TP. Hồ Chí Minh, Niên giám Công nghệ thông tin – Truyền thông Việt Nam 2007, Nhà xuất bản Tổng hợp TP. Hồ Chí Minh. 6. Công ty cổ phần Đầu tƣ Phát triển Công nghệ FPT (2001), Sử ký FPT 13 năm, Hà Nội. 7. Công ty cổ phần Đầu tƣ Phát triển Công nghệ FPT, Báo Chúng ta (báo nội bộ), Hà Nội. 8. Công ty TNHH Phân phối FPT, Tạp chí Người phân phối(Báo nội bộ), Hà Nội. Tiếng Anh 9. Barry Berman. Joel R.Evans (2001), Retail Management, Prentice Hall Publisher, USA.. 10. Philip Kotler (2002), Marketing Management, Prentice Hall Publisher, USA. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 99 Website 11. Website Công ty cổ phần Đầu tƣ Phát triển Công nghệ FPT 12. Website Công ty TNHH Phân phối FPT 13. Báo điện tử: Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 100 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CNTT CÔNG NGHỆ THÔNG TIN FDC FPT Distribution Co., Ltd : Công ty TNHH Phân phối FPT FHRM HỆ THỐNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI FPT FRD Ban Phát triển kinh doanh PC WORLD TẠP CHÍ THẾ GIỚI VI TÍNH PG Promoted girl : Nhân viên giới thiệu sản phẩm WTO WORLD TRADE ORGANISATION: TỔ CHỨC THƢƠNG MẠI THẾ GIỚI Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 101 DANH MỤC BẢNG BIỂU Trang Hình 1 Quy trình bán hàng cá nhân 27 Hình 2 Chiến lƣợc kéo 29 Hình 3 Chiến lƣợc đẩy 29 Hình 4 Tốc độ tăng trƣởng thị trƣờng công nghệ thông tin Việt Nam, Châu á và thế giới năm 2006. 34 H×nh 5 S¬ ®å tæ chøc C«ng ty Cæ phÇn Ph¸t triÓn §Çu t- C«ng nghÖ FPT 37 H×nh 6 S¬ ®å bé m¸y tæ chøc C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT 40 H×nh 7 S¬ ®å hÖ thèng ph©n phèi C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT 42 H×nh 8 Tèc ®é t¨ng tr-ëng nh©n sù C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT qua c¸c n¨m 2003-2007 43 H×nh 9 C¬ cÊu nh©n sù C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT tÝnh ®Õn 01/07/2007 44 H×nh 10 Tèc ®é t¨ng tr-ëng doanh sè vµ lîi nhuËn C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT giai ®o¹n 2003-2007 46 H×nh 11 M« h×nh c¬ cÊu ho¹t ®éng cña bé phËn xóc tiÕn vµ hç trî kinh doanh trong mét trung t©m kinh doanh. 48 H×nh 12 Quy tr×nh thùc hiÖn ho¹t ®éng xóc tiÕn vµ hç trî kinh doanh ë C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT 50 H×nh 13 Tèc ®é t¨ng tr-ëng doanh sè vµ lîi nhuËn cña C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT giai ®o¹n 2003-2007 51 H×nh 14 ThÞ phÇn mét sè s¶n phÈm do FDC ph©n phèi trªn thÞ tr-êng ViÖt Nam (®Õn 01/07/2007) 52 H×nh 15 Tû lÖ sè lÇn xuÊt hiÖn qu¶ng c¸o trªn mét sè b¸o vµ t¹p chÝ cña c¸c s¶n phÈm cña C«ng ty giai ®o¹n 2003-2007 53 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 102 H×nh 16 TÇn suÊt xuÊt hiÖn qu¶ng c¸o trªn c¸c ph-¬ng tiÖn th«ng tin ®¹i chóng cña hai s¶n phÈm m¸y tÝnh x¸ch tay Toshiba vµ NEC giai ®o¹n 2003-2007 54 H×nh 17 C¸c h×nh thøc khuyÕn m¹i th-êng ®-îc sö dông 56 H×nh 18 Sè ho¹t ®éng khuyÕn m¹i dµnh cho ®¹i lý giai ®o¹n 2003- 2007 58 B¶ng 19 Sè liÖu vÒ ho¹t ®éng PR ë c¸c trung t©m kinh doanh C«ng ty TNHH Ph©n phèi FPT trong n¨m 2006 60 H×nh 20 Chi phÝ cho s¶n phÈm m¸y tÝnh x¸ch tay Toshiba tham dù TriÓn l·m C«ng nghÖ th«ng tin – TruyÒn th«ng - §iÖn tö giai ®o¹n 2003-2007 66 H×nh 21 M« h×nh ho¹t ®éng chiÕn l-îc kÐo - ®Èy ë C«ng ty Ph©n phèi FPT 69 Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 103 PHỤ LỤC 1 Một số chỉ tiêu quan trọng trong báo cáo kết quả kinh doanh Công ty Phân phối FPT 2004 – 2006 FDC - IT INDEX ($1,000) Tăng trƣởng qua các năm 2006 2005 2004 2005/2004 2006/2005 DOANH SỐ 105,806 1,368 50,874 40.28% 48.25% LÃI GỘP 7,059 3,379 3,421 -1.23% 108.91% LG/DOANH THU 6.67% 4.73% 6.72% -1.99% 1.94% CHI PHÍ 4,389 1,994 1,483 34.46% 120.11% TỶ LỆ CHI PHÍ/DOANH THU 4.15% 2.79% 2.92% -0.12% 1.35% TỶ LỆ CHI PHÍ/LÃI GỘP 62.18% 59.01% 43.35% 15.66% 3.16% LÃI TRƢỚC THUẾ (EBT) 2,670 1,385 1,938 -28.53% 92.78% DOANH SỐ/EBT 39.63 51.53 26.25 96.30% -99.99% EBT/CHI PHÍ 61% 69% 131% -61.22% -8.62% EBT/LÃI GỘP 38% 41% 57% -15.66% -3.16% LÃI GỘP/NGƢỜI $25.21 $25.22 $37.18 -32.19% -0.02% CHI PHÍ/NGƢỜI $15.68 $14.88 $16.12 -7.69% 5.34% NGÀY CÔNG NỢ 13 20 15 -5 -7 NGÀY TỒN KHO 18 20 17 -3 -2 SỐ NGƢỜI BÌNH QUÂN 280 134 92 45.65% 108.96% Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 104 PHỤ LỤC 2 HƢỚNG DẪN CÔNG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH VÀ TRIỂN KHAI CHƢƠNG TRÌNH MARKETING Mã hiệu: 11-HD/PP/HDCV/FPT Lần ban hành/sửa đổi: 2/1 Ngày hiệu lực: 10/07/2007 I. MỤC ĐÍCH Hƣớng dẫn chi tiết cách thức thực hiện các công việc lập kế hoạch và báo cáo chƣơng trình marketing nhằm tuân thủ các Mô tả quá trình, Quy định của Công ty phân phối FPT và hỗ trợ/xúc tiến hoạt động bán hàng. II. PHẠM VI ÁP DỤNG Hƣớng dẫn công việc này đƣợc áp dụng cho hoạt động lập kế hoạch và báo cáo kết quả chƣơng trình marketing (MKT) trong lĩnh vực phân phối tại Công ty FDC. III. ĐỊNH NGHĨA - Marketing: Là một hoạt động của một tổ chức, một tập hợp các quá trình nhằm tạo ra, truyền đạt và đem lại giá trị tới cho khách hàng và nhằm quản lý quan hệ với khách hàng với mục đích tạo ra lợi ích (lợi nhuận, danh tiếng hoặc lợi ích khác) cho chính tổ chức và cổ đông của tổ chức này. - Chƣơng trình marketing: Là (tập hợp) những hoạt động có mục tiêu marketing cụ thể, đối tƣợng rõ ràng và có nguồn lực để nhằm đạt đƣợc mục tiêu marketing mong muốn. Việc thực hiện các chƣơng trình marketing phải tuân theo chu trình lập kế hoạch đƣợc phê duyệt, tổ chức thực hiện và báo cáo kết quả. - Cán bộ Marketing: cán bộ có trách nhiệm nghiên cứu thị trƣờng, tìm ra nhu cầu của ngƣời tiêu dùng, tham gia lập kế hoạch/chƣơng trình Marketing, và tham gia trực tiếp thực hiện chƣơng trình Marketing đó. - Cán bộ phụ trách marketing: Cán bộ phụ trách marketing bộ phận hoặc cán bộ đƣợc phân công phụ trách tổ chức/thực hiện một chƣơng trình marketing. IV. PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG MKT-PR a. Các chƣơng trình sự kiện, triển lãm. Sự kiện, triển lãm là các chƣơng trình MKT nhằm mục đích quảng bá thƣơng hiệu của công ty, trƣng bày, giới thiệu về các sản phẩm và dịch vụ mới, tìm kiếm đối tác phát triển kinh Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 105 doanh… thông qua việc tổ chức hoặc tham gia các hoạt động, sự kiện thƣơng mại để tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Ví dụ: Các chƣơng trình Roadshow, Triển lãm Expo, Đại hội khách hàng, Khai trƣơng chi nhánh, showroom v.v. b. Các chƣơng trình khuyến mãi, quà tặng trực tiếp cho khách hàng. Khuyến mãi, quà tặng trực tiếp cho KH là chƣơng trình MKT sử dụng các vật phẩm, hàng hóa để tặng cho khách hàng (đại lý, ngƣời tiêu dùng) hoặc giảm giá bán trực tiếp khi khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ, nhằm mục đích chính là giới thiệu, hay kích thích, động viên KH mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ đó. Các quà tặng hay phần thƣởng có thể đƣợc chuyển đến khách hàng trực tiếp khi mua sản phẩm, hoặc gián tiếp bằng cách bốc thăm trúng thƣởng sau khi mua hàng. Ví dụ : chuột quang, mouse pad, USB đƣợc dùng làm quà tặng khuyến mãi cho máy tính xách tay. Giảm giá cho điện thoại Nokia trong thời gian 01 tháng. Thƣởng cho các đại lý hoàn thành doanh số mua hàng… c. Các chƣơng trình hỗ trợ đại lý, khách hàng. Chƣơng trình hỗ trợ đại lý, khách hàng là chƣơng trình MKT nhằm mục đích làm tăng cƣờng mối quan hệ giữa các thành viên trong kênh phân phối hoặc nhằm đạt đƣợc mục tiêu kinh doanh cụ thể của nhà Phân phối với các đại lý và khách hàng của mình thông qua các hình thức hỗ trợ, tài trợ liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và phân phối của đại lý hoặc việc tiêu thụ, sử dụng sản phẩm của khách hàng cuối. Ví dụ : Cung cấp, hỗ trợ thiết kế cửa hàng, trƣng bày sản phẩm, cung cấp sản phẩm bày mẫu, in ấn catalog cho đại lý Tổ chức các khóa đào tạo, hội thảo … để phổ biến kiến thức sản phẩm cho đại lý, khách hàng v.v. d. Các chƣơng trình tài trợ, tham dự vào các sự kiện truyền thông. Tài trợ là một họat động MKT thuộc lĩnh vực quan hệ cộng đồng, là những hỗ trợ về mặt tài chính hoặc cung cấp sản phẩm và dịch vụ miễn phí một phần hay toàn bộ cho một sự kiện, Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 106 hoạt động đƣợc đƣa tin, truyền thông trên phạm vi rộng . Đổi lại nhà tài trợ sẽ nhận đƣợc lợi ích thông qua cơ hội quảng bá về thƣơng hiệu của sản phẩm dịch vụ, hình ảnh hoặc tiếng tăm của công ty đến với cộng đồng. Ví dụ: Tài trợ cho giải Golf Việt Nam, Tài trợ cho hội thi tin học không chuyên tp Đà Nẵng, Tài trợ giải thƣởng cho chƣơng trình Sao Mai Điểm Hẹn v.v. e. Các chƣơng trình quảng cáo Các chƣơng trình quảng cáo là hoạt động MKT nhằm thông tin, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp tới công chúng thông qua việc sử dụng hệ thống phƣơng tiện truyền thông đại chúng nhƣ truyền hình, phát thanh, báo chí. Các chƣơng trình MKT đƣợc xếp vào loại này là các hoạt động quảng cáo tiến hành độc lập, riêng biệt, không nằm trong nội dung truyền thông của một chƣơng trình MKT khác. Ví dụ: Quảng cáo trên báo chí, truyền hình cho một dòng sản phẩm mới. Đăng bài PR trên báo để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty…. V. NỘI DUNG Xác định nhu cầu Marketing: Nhu cầu tổ chức chƣơng trình marketing xuất phát từ các nguồn sau: + Yêu cầu của Ban Tổng Giám đốc FDC, Ban Giám đốc bộ phận. + Đề nghị của Hãng/đối tác đã đƣợc Ban Tổng Giám đốc FDC, Ban Giám đốc bộ phận hoặc Ban Phát triển kinh doanh xem xét. + Đề xuất của Phụ trách các bộ phận/nhóm kinh doanh để thúc đẩy, hỗ trợ hoạt động bán hàng. + Đề xuất của Phụ trách bộ phận marketing sau khi thu thập, phân tích các thông tin từ thị trƣờng và đối thủ cạnh tranh hoặc căn cứ theo kế hoạch marketing tổng thể/budget của bộ phận đã đƣợc phê duyệt. Lập kế hoạch tổ chức chương trình Marketing: - Sau khi xác định đƣợc nhu cầu, nhóm/phòng marketing lên kế hoạch thực hiện chƣơng trình. Để việc lập kế hoạch đạt kết quả tốt, cán bộ marketing cần thu thập thêm các nguồn thông tin hỗ trợ, VD: nội bộ (các báo cáo kinh doanh và nhận định thị trƣờng, kinh nghiệm của bộ phận bán hàng, kinh nghiệm của các bộ phân marketing BU khác, Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 107 các hoạt động marketing trong kỳ của FDC,…); bên ngoài (thông tin từ hãng/đối tác, hoạt động marketing của đối thủ, các ngày kỷ niệm/nghỉ/lễ trùng với thời gian tổ chức chƣơng trình, xu hƣớng tiêu dùng nhóm KH mục tiêu của chƣơng trình, các quy định của Pháp luật…). - Để đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động marketing và hiệu quả của chƣơng trình, ngay khi lập kế hoạch tổ chức chƣơng trình marketing, cán bộ phụ trách chƣơng trình tại BU phải thông báo với Trƣởng phòng PR-Marketing FDC để phòng PR-Marketing phân công cán bộ tham gia vào quá trình xây dựng chƣơng trình cùng cán bộ marketing BU. - Kế hoạch marketing cần xác định rõ: đối tƣợng (khách hàng mục tiêu/sản phẩm mà chƣơng trình nhằm đến), các hạng mục công việc cần thục hiện, timeline, nguồn lực/kinh phí, mục tiêu cần đạt đƣợc và thời hạn báo cáo. Lưu ý 1: việc tính toán chi phí cần dựa trên ngân sách của bộ phận, mục tiêu dự kiến đạt đƣợc và tuân thủ các nguyên tắc tài chính của công ty - Căn cứ vào nhu cầu thực tế, cán bộ marketing phải xác định trƣớc loại chƣơng trình marketing dự định tiến hành. Sau đây là 5 nhóm chƣơng trình chính: a. Các chƣơng trình sự kiện, triển lãm. b. Các chƣơng trình khuyến mãi, quà tặng trực tiếp cho khách hàng. c. Các chƣơng trình hỗ trợ đại lý, khách hàng. d. Các chƣơng trình tài trợ, tham dự vào các sự kiện truyền thông. e. Các chƣơng trình quảng cáo. Lưu ý 2: Các chƣơng trình có sử dụng logo công ty, thông tin về hoạt động của FDC/FPT cần đƣợc xem xét bởi cán bộ phụ trách PR của FDC. - Sau khi thu thập và xác định các thông tin cần thiết, loại chƣơng trình marketing, cán bộ marketing tiến hành lập kế hoạch theo 05-BM/PP/HDCV/FPT. Lưu ý 3: Đối với các hoạt động marketing quy mô nhỏ có chi phí từ 500 USD trở xuống, không cần lập kế hoạch theo 05-BM/PP/HDCV/FPT nhƣng vẫn phải thông qua sự phê duyệt của Trƣởng bộ phận và thực hiện thanh toán chi phí theo đúng các quy định quản lý tài chính hiện hành của FDC/FPT. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 108 Lập phương án dự phòng: - Phƣơng án dự phòng là thành phần quan trọng khi lập kế hoạch tổ chức một chƣơng trình marketing để phòng ngừa trƣờng hợp chƣơng trình chạy không đúng dự kiến hoặc có các yếu tố cản trở thì có thể ứng phó kịp thời, đảm bảo đạt đƣợc các mục tiêu và tiến độ của chƣơng trình. - Cán bộ phụ trách marketing phải cân nhắc các yếu tố rủi ro và hoàn cảnh thực tế (nếu thực hiện chƣơng trình) để đƣa ra các phƣơng án dự phòng phù hợp cho kế hoạch/phƣơng án chính. - Về hình thức thể hiện phƣơng án/kế hoạch dự phòng, cán bộ phụ trách marketing đƣợc phép customize biểu mẫu/hình thức thể hiện phù hợp căn cứ vào các nội dung của kế hoạch/phƣơng án chính nêu tại 05-BM/PP/HDCV/FPT. Phê duyệt kế hoạch Marketing: - Tất cả các Kế hoạch marketing phải đƣợc xác nhận bởi ngƣời lập (cán bộ phụ trách marketing), kiểm tra của Trƣởng bộ phận (Giám đốc B.U) và đƣợc xem xét bởi Ban Phát triển kinh doanh (theo 01-HD/PP/HDCV/FPT).. - Nếu là chƣơng trình có mức chi phí nhỏ hơn 3.000 USD và không vƣợt quá budget chi phí hàng năm của bộ phận thì chỉ cần phê duyệt của Trƣởng bộ phận. - Nếu là chƣơng trình có mức chi phí lớn hơn hoặc nhỏ hơn 3.000 USD nhƣng lần chi phí này vƣợt quá budget chi phí hàng năm của bộ phận thì cần có xem xét của Trƣởng ban Kế hoạch tài chính. - Nếu là chƣơng trình có mức chi phí từ 10.000 USD trở lên, chƣơng trình có quy mô/phạm vi ảnh hƣởng rộng lớn hoặc theo đề nghị của Ban Kế hoạch tài chính/Ban Phát triển kinh doanh thì cần phê duyệt của Ban TGĐ công ty. - Lưu ý: Thẩm quyền phê duyệt mức chi phí cho một chương trình marketing của Trung tâm Phân phối sản phẩm Nokia áp dụng theo Quyết định ủy quyền hiện hành cho Giám đốc khu vực Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng và Cần Thơ. Thực hiện kế hoạch Marketing: - Chƣơng trình marketing chỉ đƣợc tiến hành sau khi đã đƣợc kiểm tra, xem xét và phê duyệt của các bộ phận có liên quan. - Cán bộ thực hiện công việc marketing cần tham khảo ý kiến Ban Pháp chế trƣớc khi ký kết các hợp đồng với thầu phụ (nếu có). Việc lựa chọn thầu phụ cần tuân thủ các quy Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 109 định đánh giá nhà cung ứng của Công ty và sử dụng Danh sách nhà cung ứng đã đƣợc phê duyệt. - Đối với các chƣơng trình khuyến mại cần có công văn thông báo gửi cơ quan quản lý Nhà nƣớc về hoạt động Thƣơng mại, nếu không phải lập Quyết định do Ban Tổng Giám đốc ký để thể hiện mục đích công bố thông tin khuyến mại. - Đối với các chƣơng trình có phát vé cào, sổ xố, cán bộ marketing cần gửi công văn thông báo và đợi công văn chấp thuận từ Bộ Thƣơng mại mới đƣợc tiến hành (chi tiết các thủ tục pháp lý, cán bộ thực hiện công việc marketing cần tham khảo ý kiến Ban Pháp chế) - Các sản phẩm trong chƣơng trình có sử dụng logo công ty phải tuân thủ quá trình kiểm soát và phê duyệt theo Quy định về hoạt động truyền thông tại Công ty TNHH Phân phối FPT và STQT Thƣơng hiệu. Báo cáo: 6.1 Báo cáo kết quả thực hiện chƣơng trình: - Cán bộ marketing thu thập các thông tin và hồ sơ cần thiết để lập báo cáo và thanh quyết toán kinh phí thực hiện chƣơng trình theo các quy định tài chính của FPT/FDC. - Cán bộ phụ trách marketing phải Lập báo cáo về tình hình thực hiện và đánh giá tác động của chƣơng trình theo mẫu 06-BM/PP/HDCV/FPT khi đến thời hạn đã nêu trong kế hoạch (thời hạn này do cán bộ phụ trách chương trình marketing đề xuất và được xem xét bởi Trưởng bộ phận và Ban phát triển kinh doanh) hoặc không quá 30 ngày kể từ ngày kết thúc chƣơng trình. - Báo cáo đánh giá tác động của chƣơng trình marketing (mục 3 của 06- BM/HDCV/PP/FPT) bắt buộc thực hiện đối với:  Các chƣơng trình đƣợc lập kế hoạch theo 05-BM/HDCV/PP/FPT có sử dụng kinh phí của công ty.  Các chƣơng trình đƣợc lập kế hoạch theo 05-BM/HDCV/PP/FPT không sử dung kinh phí của công ty nhƣng đƣợc Ban Phát triển kinh doanh yêu cầu báo cáo đánh giá tác động khi xem xét và phê duyệt chƣơng trình marketing. 6.2 Báo cáo định kỳ: Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 110 - Hàng tháng, cán bộ phụ trách marketing các Trung tâm phải lập báo cáo tổng kết công việc trong tháng và kế hoạch sơ bộ cho tháng sau gửi cho Ban PTKD qua email trong vòng 3 ngày đầu mỗi tháng. - Hàng quý, cán bộ phụ trách marketing các Trung tâm phải lập báo cáo marketing (07- BM/PP/HDCV/FPT) và báo cáo PR (05-BM/CC/HDCV/FPT) gửi cho Ban Phát triển kinh doanh trong vòng 10 ngày đầu mỗi quý. - Hàng năm, cán bộ phụ trách marketing các Trung tâm phải lập báo cáo marketing và PR gửi cho ban PTKD trong vòng 15 ngày đầu mỗi năm. Riêng báo cáo PR lập theo mẫu 05-BM/CC/HDCV/FPT (STQT Truyền thông). Ngƣời duyệt Ngƣời kiểm tra Ngƣời lập Bùi Quang Ngọc Tô Minh Tuấn Nguyễn Xuân Dũng Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 111 PHỤ LỤC 3 KẾ HOẠCH TỔ CHỨC CHƢƠNG TRÌNH MARKETING Ngày lập: ...... /...... / ...... I. THÔNG TIN VỀ CHƢƠNG TRÌNH : 1. Nhu cầu tổ chức chƣơng trình :  Tên chƣơng trình:16 .........................................................................................  Lý do/nhu cầu17: .............................................................................................. 2. Phạm vi:  Quy mô thực hiện18: ........................................................................................  Địa điểm thực hiện19: ......................................................................................  Thời gian thực hiện20: ...................................................................................... II. NỘI DUNG21 : 1. Đặc điểm chƣơng trình:  Đối tƣợng khách hàng: ....................................................................................  Sản phẩm mục tiêu của chƣơng trình: ...............................................................  Loại chƣơng trình22: ........................................................................................  Chi tiết hoạt động23: ........................................................................................ 2. Mục tiêu của chƣơng trình: TT Nội dung24 Kết quả25 (dự kiến) Thời gian26 (dự kiến) 3. Kế hoạch công việc: a. Ngƣời phụ trách chƣơng trình:.......................................................................... 16 Ghi rõ tên chính thức của chƣơng trình. 17 Chứng minh sự cần thiết của chƣơng trình bằng những lý do/nhu cầu cụ thể, lƣợng hóa đƣợc 18 Theo phạm vi phụ trách của đơn vị: HN, HCM, ĐN, CT hay FDC toàn quốc. 19 Địa bàn tổ chức chƣơng trình: tỉnh/liên tỉnh/toàn quốc. 20 Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của chƣơng trình. 21 Nội dung cần trình bày chi tiết, chính xác theo đúng yêu cầu và hƣớng dẫn trong biểu mẫu. 22 Phân loại chƣơng trình theo 5 nhóm: 1/Sự kiện triển lãm; 2/Khuyến mại, quà tặng trực tiếp;3/ Hỗ trợ đại lý-KH; 4/ Sự kiện truyền thông- Tài trợ; 5/PR-Quảng cáo. 23 Trình bày cụ thể nội dung các hoạt động PR-MKT sẽ đƣợc thực hiện trong chƣơng trình. 24 Liệt kê các yếu tố mà chƣơng trình tác động đến: doanh số, tốc độ tiêu thụ, mức tăng trƣởng theo dòng sản phẩm, … 25 Số liệu cụ thể về các kết quả dự kiến đạt đƣợc tƣơng ứng với các nội dung đã đƣa ra. 26 Thời gian cần thiết để đạt đƣợc các kết quả dự kiến tƣơng ứng. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 112 b. Phân công công việc27: TT Công việc Trách nhiệm Timeline 4. Các yếu tố liên quan đến chƣơng trình: a. Chỉ số kinh doanh Sản phẩm 1 Sản phẩm 2 Sản phẩm 3 Tổng Mức đạt doanh số hiện tại % % % % Mục tiêu doanh số chƣơng trình Chi phí chƣơng trình Lãi gộp Tỷ lệ chi phí/doanh số Tỷ lệ chi phí/lãi gộp b. Kế hoạch bán hàng trong chƣơng trình:  Dự kiến doanh số bán theo từng khu vực: .....................................................  Danh sách đại lý cam kết (nếu có): ............................................................... c. Nguồn kinh phí: ................................................................................................. 5. Chi phí: a. Hiện trạng sử dụng chi phí marketing28: Budget năm Đã sử dụng Còn lại Tổng chi phí dự kiến A (100 %) B (%) C (%) D (%) b. Dự trù chi phí chi tiết29: .............................................................................................................................. 27 Các hạng mục công việc chi tiết của chƣơng trình, ngƣời chịu trách nhiệm thực hiện và thời hạn. 28A = tổng chi phí marketing cả năm của bộ phận đƣợc duyệt ; B = tổng chi phí đã sử dụng đến thời điểm lập kế hoạch; C = A-B (tổng chi phí còn lại); D = tổng chi phí dự kiến của chƣơng trình (% D: tỷ lệ chi phí trên tổng chi phí cả năm) 29 Nếu dự trù chi phí đơn giản thì thêm một cột vào bảng Phân công công việc (mục 3.b); Nếu phức tạp thì làm bản dự trù kinh phí riêng kèm theo, phần này cần liệt kê tất cả các loại chi phí chính, phát sinh và nêu rõ nguồn kinh phí để thực hiện chƣơng trình, do hãng tài trợ, do FDC tự chi hay do cả hai bên cùng góp với tỉ lệ % là bao nhiêu. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 113 .............................................................................................................................. 6. Thời hạn báo cáo30: ............................................................................................. 7. Phƣơng án dự phòng31: ....................................................................................... 8. Khẩu hiệu của chƣơng trình: .............................................................................. 9. Hình ảnh dự định sử dụng trong chƣơng trình32: .............................................................................................................................. 10. Quà tặng dùng trong chƣơng trình :  Tên quà tặng: ...................................................................................................  Số lƣợng: ......................................................................................................... 11. Thể lệ chƣơng trình33: .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 12. Các yêu cầu khác (nếu có): .............................................................................................................................. .............................................................................................................................. Phê duyệt Xem xét Kiểm tra Ngƣời lập <Trƣởng ban KHTC> <Trƣởng ban PTKD> <CB phụ trách CT Marketing> 30 Nêu cụ thể thời hạn báo cáo chƣơng trình Marketing, thông thƣờng là trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc chƣơng trình. 31 Nêu phƣơng án dự phòng (nếu có) cho kế hoạch/phƣơng án chính hoặc tham chiếu đến phƣơng án dự phòng. 32 Cung cấp các marquette tờ rơi, quảng cáo v.v kèm theo chƣơng trình (nếu có) 33 Nếu là chƣơng trình bốc thăm trúng thƣởng thì nêu rõ thể lệ về đối tƣợng tham dự, các yêu cầu, thời gian bắt đầu -kết thúc. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 114 PHỤ LỤC 4 BÁO CÁO TỔNG KẾT CHƢƠNG TRÌNH MARKETING Ngƣời nhận34 Ngƣời lập Ngày lập 1. MỤC ĐÍCH 35: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 2. CÔNG TÁC THỰC HIỆN: 2.1 Chi tiết: TT Hạng mục báo cáo Kế hoạch Thực hiện Ghi chú36 1 Phạm vi thực hiện37 2 Các công việc chi tiết38 3 Chi phí 39 2.2 Đánh giá chung: a. Thuận lợi: ……………………………………………………………………………………… b. Khó khăn: ……………………………………………………………………………………… 3. ĐÁNH GIÁ TÁC ĐỘNG CỦA CHƢƠNG TRÌNH: TT Hạng mục báo cáo40 Kế hoạch Thực tế 34 Người nhận báo cáo mặc định là Trưởng Ban phát triển kinh doanh và Giám đốc bộ phận; Chỉ gửi cho Ban TGĐ và Trưởng Ban Kế hoạch tài chính khi kế hoạch được xem xét/phê duyệt bởi các bộ phận này. 35 Nhắc lại tên gọi và mục đích của chương trình. Sơ lược các thông tin chính về chương trình. 36 Giải thích lý do chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện ở tất cả các hạng mục. 37 So sánh phạm vi trên kế hoạch và thực tế thực hiện. 38 Liệt kê các công việc theo bảng phân công trong kế hoạch, so sánh thực tế thực hiện với kế hoạch timeline 39 So sánh chi phí thực tế với dự trù theo kế hoạch 40 Liệt kê các yếu tố mà chương trình dự kiến tác động đến như doanh số, tốc độ tiêu thụ, mức tăng trưởng theo dòng sản phẩm, … trong phần mục tiêu của chương trình ở bản kế hoạch. Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 115 NHẬN XÉT41: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 4. ĐÁNH GIÁ CỦA CÁN BỘ QUẢN LÝ42: a. Đánh giá của cán bộ phụ trách kinh doanh: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… b. Đánh giá của cán bộ quản lý trực tiếp: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… 5. TỔNG KẾT43: a. Rút kinh nghiệm: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… b. Đề xuất/Kiến nghị: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Ngƣời lập 41 Nhận xét của người lập báo cáo về kết quả thực hiện so với mục tiêu đã đề ra. 42 Cán bộ phụ trách kinh doanh có liên quan và cấp trên trực tiếp nhận xét về kết quả và các ưu nhược điểm của chương trình. 43 Cán bộ phụ trách chương trình đưa ra đề xuất kiến nghị và các vấn đề cần rút kinh nghiệm (nếu có) Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 116 Phô lôc 5 Mét sè h×nh ¶nh vÒ c¸c ho¹t ®éng xóc tiÕn vµ hç trî kinh doanh ë C¤ng ty TNHH Ph©n phèi FPT Maquette Quảng cáo chƣơng trình khuyến mại cho sản phẩm máy chiếu Toshiba Maquette Quảng cáo chƣơng trình khuyến mại cho sản phẩm máy tính xách tay Apple Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 117 Hình ảnh lễ giới thiệu sản phẩm máy tính xách tay mới của Toshiba và các thông tin xuất hiện trên các báo sau đó Khóa luận tốt nghiệp Trần Thị Hương Thảo ____________________________________________________________________________ 118