Đề tài Cách ứng xử chi phí và lập dự toán chi phí ở doanh nghiệp

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta thấy phần lớn quá trình cung cấp thông tin cho kế hoạch và ra các quyết định trong quá trình kinh doanh đều phụ thuộc vào việc phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí. Để đáp ứng nhu cầu lập kế hoạch, kiểm soát các hoạt động kinh doanh và chủ động điều tiết chi phí hỗn hợp của các nhà quản trị doanh nghiệp. Kế toán quản trị tiến hành phân loại chi phí và phân tích chi phí hỗn hợp theo cách ứng xử của chi phí. Tức là, khi các chi phí trong doanh nghiệp biến đổi thì các nhà quản trị doanh nghiệp phải thấy trước sự biến động của các chi phí đó. Nếu các nhà quản trị doanh nghiệp muốn có những thông tin tối ưu nhất để đưa ra các quyết định tốt nhất thì sự nhận diện về cách ứng xử của chi phí là một trong những kỹ năng rất cần thiết đối với công việc của họ. Dự toán là tổng thể các dự toán về khối lượng được thể hiện theo một cơ cấu nhất định và là sự cụ thể hóa bằng các con số, các kế hoạch và các dự án. Cho nên quá trình lập dự toán bao gồm tất cả các chức năng và các cấp quản lý cho dù phương pháp lập dự toán giữa các doanh nghiệp là khác nhau. Có 2 quan điểm về cách lập dự toán là phương pháp lập từ quản lý cấp cao và phương pháp lập từ cơ sở. Hay nói cách khác là phương pháp lập dự toán tổng thể và dự toán linh hoạt. Trong đó, phương pháp lập dự toán linh hoạt được thực hiện thông qua mô hình ứng xử của chi phí giúp cho các nhà quản trị xây dựng các mục tiêu do chính họ đề ra trong tương lai. PHẦN 2: NỘI DUNG A. CÁCH ỨNG XỬ CHI PHÍ Ở DOANH NGHIỆP I. Định nghĩa về cách ứng xử chi phí ở doanh nghiệp 1. Định nghĩa về cách ứng xử chi phí cố định Theo cách ứng xử thì chi phí cố định là chi phí cơ cấu mà phụ thuộc vào khả năng sản xuất hay các quyết định đầu tư đã được định sẵn. Chi phí cố định không phụ thuộc vào số lượng, mức độ hoạt động. 2. Định nghĩa về cách ứng xử chi phí biến đổi Theo cách ứng xử thì chi phí biến đổi là chi phí phụ thuộc vào mức độ hoạt động. Muốn thực hiện loại chi phí này, trước tiên ta phải giả thiết về tính tuyến tính và tỷ lệ của loại chi phí này. II. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Theo cách ứng xử chi phí ở doanh nghiệp thì chi phí hoạt động kinh doanh được chia làm 3 loại đó là: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. 1. Biến phí (chi phí biến đổi, chi phí khả biến, VC) a. Khái niệm 1: Biến phí là chi phí mà xét về mặt tổng số có quan hệ tỷ lệ thuận với những thay đổi của một hoạt động cụ thể nào đó. Mức hoạt động gồm: số lượng sản phẩm sản xuất, số lượng sản phẩm tiêu thụ, doanh thu, số giờ máy chạy,... Biến phí khi tính cho một đơn vị hoạt động thì ổn định, không thay đổi. Nếu không có hoạt động thì biến phí bằng không. b. Khái niệm 2: Biến phí là những khỏan mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của đơn vị. Mức độ hoạt động có thể là: số lượng sản phẩm sản xuất ra, số lượng sản phẩm tiêu thụ, số giờ vận hành máy,... Các chỉ tiêu này có thể thay đổi tỷ lệ với mức sản xuất hoặc mức độ hoạt động tiêu dùng. Nếu xét về tổng số, biến phí thay đổi tỷ lệ thuận, ngược lại, nếu xem xét trên một đơn vị mức dộ hoạt động (ví dụ: một sản phẩm, một giờ máy chạy...) biến phí là 1 hằng số. Trong một doanh nghiệp sản xuất, biến phí tồn tại khá phổ biến như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí năng lượng,... Những chi phí này tăng khi mức độ hoạt động của doanh nghiệp tăng và ngược lại. c. Xét về tính chất tác động, biến phí chia làm 2 loại: Biến phí tỷ lệ và biến phí cấp bậc + Biến phí tỷ lệ (biến phí thực thụ, biến phí tuyệt đối): Biến phỉ tỷ lệ là biến phí có quan hệ tỷ lệ thuận với mức hoạt động. Ví dụ: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí giống cây trồng,... tỷ lệ thuận với mức hoạt động sản xuất. Nói cách khác, biến phí tỷ lệ là loại biến phí mà sự biến động của chúng thực sự thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. Ví dụ: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí hoa hồng bán hàng,... Trong lĩnh vực toán học, biến phí tỷ lệ được biểu diễn theo phương trình sau: y = ax Trong đó: y: tổng biến phí a: biến phí trên 1 đơn vị mức độ hoạt động x: mức độ hoạt động y 0 a x y = ax y 0 x y = a3x y = a3x y = a1x Theo cách ứng xử chi phí trên, muốn kiểm soát được biến phí tỷ lệ các nhà quản trị không những kiểm soát theo tổng số mà còn phải kiểm soát tốt biến phí trên một mức độ hoạt động (gọi là định mức biến phí) ở các mức độ ai khác nhau. Việc hoạch định, xây dựng và hoàn thiện định mức biến phí tỷ lệ là điều kiện để các nhà quản trị tiết kiệm, kiểm soát biến phí và giá thành sản phẩm một cách chặt chẽ hơn. + Biến phí cấp bậc: Biến phí cấp bậc là chi phí thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi nhiều và rõ ràng. Biến phí loại này không đổi khi mức độ hoạt động căn cứ thay đổi ít. Nói cách khác, biến phí loại này cũng có quan hệ tỷ lệ nhưng không tuyến tính với mức độ hoạt động thay đổi, cho phép chi phí thay đổi để tương ứng với mức độ hoạt động mới. Ví dụ: chi phí tiền lương trả cho thợ sửa chữa bảo trì, chi phí điện năng,... những chi phí này thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động của doanh nghiệp nhưng chúng chỉ thay đổi khi mức độ hoạt động của máy móc thiết bị và quy mô sản xuất đạt đến một phạm vi nhất định. Điều này được thể hiện trong việc giám sát chi phí bảo dưỡng máy may của một Công ty xuất khẩu hàng may mặc: 10 máy may hoạt động cần 1 thợ sửa chữa, lương hàng tháng là: 900.000đ/1 thợ. Nếu bên nhận hàng thông báo tăng số lượng sản phẩm lên gấp đôi vì mẫu mã và chất lượng quần áo quá tốt. Lúc này Công ty phải tăng đầu vào của nguyên liệu vải, huy động thêm máy móc thiết bị là 50 máy cần 3 công nhân sửa chữa, lương 2.500.000đ/tháng cho cả 3 công nhân,... Xét về mặt toán học, biến phí cấp bậc được biểu diễn theo phương trình sau: y = ai xi Trong đó: y 0 x y = a1xi y3 y2 y1 x1 x2 x3 a: là biến phí trên một đơn vị mức độ hoạt động ở phạm vi i. y: là tổng biến phí cấp bậc x: là mức độ hoạt động ở phạm vi i. Theo cách ứng xử này, muốn đối phó với biến phí cấp bậc thì các nhà quản trị doanh nghiệp phải nắm được toàn bộ khả năng cung ứng của từng bậc để đánh giá khuynh hướng hoạt động đúng mức tương xứng với các chi phí trên. Ngoài ra điều này còn nhằm mục đích tránh khuynh hướng huy động quá nhiều so với nhu cầu. Bởi vì điều này sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp khi nhu cầu giảm. Ví dụ: Khi sức ép của công việc ít thì tốc độ làm việc của công nhân thỏai mái, sức ép của công việc nhiều thì tốc độ làm việc của công nhân phải được tăng cường. Tức là, các biến động nhỏ của mức độ hoạt động không ảnh hưởng gì đến số lượng công nhân cần làm việc. Khi nào mức độ hoạt động thay đổi nhiều và rõ ràng thì mới có sự thay đổi về số lượng công nhân. 2. Định phí (chi phí cố định, chi phí bất biến, FC) Định phí là những khỏan chi phí xét về mặt tổng số không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi, nhưng khi tính cho một đơn vị hoạt động thì định phí thay đổi. Khi mức độ hoạt động tăng thì định phí tính cho một đơn vị hoạt động giảm và ngược lại. Định phí gồm các khỏan chi phí như khấu hao (tính theo phương pháp đường thẳng), chi phí quảng cáo, tiền lương của bộ phận quản lý,... Ngoài ra, định phí chỉ không thay đổi trong phạm vi hoạt động liên quan. Khi doanh nghiệp mở rộng phạm vi hoạt động, chẳng hạn: Xây dựng thêm nhà xưởng, mua thêm MMTB, tuyển thêm nhân viên văn phòng,... thì định phí thay đổi và chuyển đến một phạm vi hoạt động mới. Nói cách khác, định phí là những khỏan mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức độ hoạt động của đơn vị. Nếu xét về tổng chi phí, định phí không thay đổi, ngược lại trên một mức độ hoạt động định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động. Tức là, mức hoạt động càng cao thì định phí cho một đơn vị mức độ hoạt động càng giảm. Và doanh nghiệp có hoạt động hay không hoạt động thì định phí vẫn tồn tại. Trong doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, định phí được thể hiện ở các khỏan mục như: chi phí khấu hao, chi phí thuê nhà xưởng, chi phí quảng cao, chi phí giao tiếp,... a. Cơ sở phân biệt định phí và biến phí cấp bậc Điểm khác nhau cơ bản nhất giữa định phí và chi phí biến đổi cấp bậc đó là: - Chi phí biến đổi cấp bậc thay đổi nhanh chóng khi hoạt động thay đổi. Còn định phí thì thường bị ràng buộc ít nhất tới hết kỳ kết hoạch mới thay đổi được. - Định phí gắn liền với khoảng thời gian nhất định. b. Cách ứng xử của định phí và biến phí trong mối quan hệ với mức hoạt động được tóm tắt qua bảng sau: Chi phí Ứng xử của chi phí khi hoạt động thay đổi Tổng chi phí Chi phí đơn vị Biến phí Thay đổi Không đổi Định phí Không đổi Thay đổi c. Phân loại định phí: Chia làm 2 loại: - Định phí tùy ý - Định phí bắt buộc + Định phí tùy ý (định phí không bắt buộc): Định phí tùy ý là định phí có thể được thay đổi nhanh chóng bằng hành động quản trị. Các nhà quản trị quyết định mức độ và số lượng định phí này trong các quyết định hàng năm. Ví dụ: Chi phí quảng cáo, đào tạo nhân viên, nghiên cứu, giao dịch,... Nói cách khác, định phí tùy ý còn được xem như chi phí bất biến quản trị. + Định phí bắt buộc: Định phí bắt buộc là định phí không thể thay đổi một cách nhanh chóng. Bởi vì chúng thường liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) và cấu trúc cơ bản của doanh nghiệp. Ví dụ: Chi phí khấu hao TSCĐ, thuế tài sản, tiền lương của các thành viên trong cơ cấu tổ chức cơ bản của doanh nghiệp. Nói cách khác, định phí bắt buộc là những định phí có tính chất cơ cấu, liên quan đến cấu trúc tổ chức của một doanh nghiệp mà rất khó thay đổi, nếu muốn thay đổi loại phí này cần phải có một khoảng thời gian tương đối dài. Ví dụ: Chi phí khấu hao nhà xưởng, chi phí khấu hao phương tiện vận tải, chi phí về lương, bảo hiểm của các nhà quản trị chủ chốt trong doanh nghiệp. Định phí bắt buộc có hăi đặc điểm cơ bản sau: + Tồn tại lâu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Không thể cắt giảm đến bằng không trong một thời gian ngắn. Do định phí bắt buộc có bản chất lâu dài và có ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp nên khi đưa ra quyết định đầu tư vào tài sản cố định, các nhà quản trị phải cân nhắc thật kĩ, chính xác. Bởi vì khi đã quyết định thì doanh nghiệp buộc phải tuân theo quyết định đã đề ra trong một thời gian dài. Ngoài ra, định phíc bắt buộc không thể tùy tiện cắt giảm trong một thời gian ngắn. Bởi vì, nó sẽ ảnh hưởng đến quá trình sinh lời hoặc các mục đích lâu dài khác của doanh nghiệp. Vì thế, dù mức hoạt động có bị giảm ở một kỳ nào đó thì định phí bắt buộc vẫn không đổi. Bởi vì nếu cắt giảm chi phí giải quyết được tình trạng khó khăn hiện tại nhưng phải trả giá đắt sau này. Xét về mặt toán học, định phí bắt buộc được biểu diễn bằng đường thẳng sau: y = b Trong đó: b: là hằng số y: là tổng định phí bắt buộc Dựa vào hai đặc điểm trên của định phí bắt buộc, việc dự báo và kiểm soát định phí bắt buộc phải bắt đầu từ lúc xây dựng, triển khai dự án, xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp. Khi đã đưa ra quyết định dự án đã được thực hiện thì chi phí hoạt động của doanh nghiệp bị ràng buộc bởi các quyết định có tính chất cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp đó trong nhiều năm. Điều này được thể hiện qua việc đầu tư dự án của một Công ty X. Đó là dự án đầu tư máy móc thiết bị của một Công ty X. Muốn đầu tư vào dự án này trước tiên chúng ta cần phải khảo sát kỹ về vị trí địa lý, công dụng của loại máy móc cần đầu tư, kinh phí đầu tư,... Khi máy móc được đưa vào sử dụng thì khấu hao máy móc thiết bị là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu trong nhiều năm. Khi doanh nghiệp hoạt động và ngay cả khi ngừng hoạt động. Bên cạnh những ứng xử trên của các nhà quản trị đối với định phí bắt buộc, muốn tiết kiệm và tăng nhanh khả năng thu hồi vốn đầu tư, tránh bớt những rủi ro cần phải tận dụng và khai thác hết công suất của tài sản dài hạn, việc phát huy kiến thức, khả năng, mở rộng quy mô quản lý của các nhà quản trị cấp cao là việc cần phải thực hiện trong thời gian phát sinh định phí bắt buộc. d. So sánh định phí bắt buộc và định phí tùy ý Định phí bắt buộc và định phí tùy ý thực chất tùy vào cách suy nghĩ của từng nhà quản trị và có những khoản định phí nằm trên ranh giới của định phí bắt buộc và định phí tùy ý. Ví dụ: Muốn cho Công ty tồn tại và phát triển bền vững thì Công ty phải thuê người để quản lý Công ty. Nhưng mức lương và số lượng người cần thuê sẽ do các nhà quản trị hiện hành của Công ty quyết định. + Định phí bắt buộc không thể được cắt giảm tùy tiện nhưng định phí tùy ý nếu bị tùy tiện cắt giảm trong các chương trình cắt giảm chi phí thì sẽ gây ảnh hưởng lâu dài. Ví dụ: Cắt giảm chi phí quảng cáo sẽ gây ảnh hưởng làm giảm sự nhận biết của người mua đối với hàng hóa của Công ty. Việc này làm cho sự chấp nhận sản phẩm của Công ty sẽ không tốt trong tương lai. + Các nhà quản trị doanh nghiệp xử lý định phí bắt buộc và định phí tùy ý hòan toàn khác nhau. Trong các chương trình cắt giảm chi phí thì định phí tùy ý thường giảm đầu tiên, định phí bắt buộc không đổi, nếu có thì cũng rất ít. Bên cạnh đó, các nhà quản trị có khuynh hướng xem xét các định phí tùy ý chặt chẽ và thường xuyên hơn các định phí bắt buộc. + Khái niệm định phí bắt buộc và định phí tùy ý tùy thuộc vào cách nhìn nhận riêng của từng nhà quản trị trong doanh nghiệp. Cụ thể, có những nhà quản trị nhìn nhận các khỏan định phí này là bắt buộc nên họ rất ngại khi điều chỉnh, nhưng những người khác lại cho nó là định phí tùy ý. Cho nên thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh khi có điều kiện. Ví dụ: Trong mùa nắng, Công ty sản xuất quần áo đông có gặp trở ngại trong công việc sản xuất cho nên tiến độ sản xuất bị ảnh hưởng, có lúc không có việc hoặc có nhưng rất ít việc. Nếu nhà quản trị Công ty nhận định rằng đây là định phí tùy ý thì trong thời điểm này nhà quản trị sẽ cho nghỉ bớt một số công nhân cho phù hợp với khối lượng công việc. Ngược lại, nếu nhà quản trị nhận định là định phí bắt buộc thì nhà quản trị sẽ duy trì số công nhân đó tuy khối lượng công việc rất ít hoặc không có việc làm. Bên cạnh đó giữa định phí bắt buộc và định phí tùy ý có 2 điểm khác biệt cơ bản. Đó là: + Định phí tùy ý liên quan đến kế hoạch ngắn hạn và ảnh hưởng đến dòng chi phí của doanh nghiệp hàng năm, ngược lại, định phí bắt buộc thường gắn liền với kế hoạch dài hạn và chịu sự ràng buộc trong nhiều năm. + Nếu cần thiết, chúng ta có thể cắt bỏ định phí tùy ý nhưng điều này không thể tiến hành với định phí bắt buộc. Ví dụ: một Công ty X, phải tốn 10.000.000đ để đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn. Nếu Công ty kinh doanh gặp khó khăn, Công ty có thể cắt giảm chi phí đào tạo bồi dưỡng này và có thể cắt giảm đến 0. Ngược lại, chi phí khấu hao máy móc thiết bị hàng năm của Công ty là 50.000.000đ, Công ty không thể cắt giảm chi phí này khi gặp khó khăn, thua lỗ và chi phí này luôn tồn tại cho tới khi thanh lý, nhượng bán máy móc thiết bị. Xét về mặt quản lý, các nhà quản trị không bị ràng buộc nhiều bởi các quyết định về định phí tùy ý. Hàng năm, nhà quản trị phải xem xét để điều chỉnh mức độ chi phí, có thể điều chỉnh tăng, giảm hoặc cắt bỏ hoàn tòan định phí tùy ý. e. Sự khác biệt giữa định phí tùy ý và biến phí cấp bậc Một là, biến phí cấp bậc có thể điều chỉnh thay đổi rất nhanh khi các điều kiện thay đổi. Nhưng định phí tùy ý để xác định và khó thay đổi hơn mặc dù bản chất của nó có thể điều chỉnh theo hành vi quản trị. Ví dụ: tiền lương công nhân được điều chỉnh nhanh chóng nhưng chi phí đào tạo bồi dưỡng nhân viên bị ràng buộc bởi kế hoạch và phương hướng hàng năm của Ban giám đốc nên khó thay đổi hơn. Hai là, khi mức độ hoạt động gia tăng thì định phí tùy ý không nhất thiết phải tăng. Ví dụ: Khi tăng quy mô sản xuất thì chắc chắn là chi phí lương thợ sửa chữa bảo trì sẽ tăng nhưng chi phí đào tạo bồi dưỡng chưa chắc đã tăng, có khi còn bị giảm xuống. g. Định phí trong các mối quan hệ với phạm vi phù hợp Định phí có mức độ tương xứng với một phạm vi phù hợp của mức độ hoạt động. Khi mức độ hoạt động vượt quá phạm vi phù hợp thì định phí bắt buộc thay đổi để phù hợp với mức độ hoạt động tăng lên. Ví dụ: Một Công ty muốn mở rộng mức độ hoạt động thì cần phải đầu tư thêm máy móc thiết bị, tìm thêm mặt bằng, thuê thêm công nhân, vay thêm vốn,.. Tức là, định phí đã tăng lên để phù hợp với việc tăng thêm máy móc thiết bị đáp ứng nhu cầu tăng lên để phù hợp với việc tăng thêm máy móc thiết bị đáp ứng nhu cầu tăng lên của mức độ hoạt động. h. Xu hướng tăng dần định phí so với biến phí Hiện nay, các doanh nghiệp thường có xu hướng tăng định phí nhiều hơn so với biến phí. Bởi vì: Thứ nhất, càng về sau thì các doanh nghiệp thường ứng dụng khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình. Khoa học kỹ thuật ngày càng được ứng dụng nhiều tức là doanh nghiệp đầu tư máy móc thiết bị ngày càng tiên tiến và nhiều hơn về số lượng làm cho định phí tăng lên. Thứ hai, các tổ chức công đoàn trong các doanh nghiệp ngày càng hoạt động nhiều và phát triển hơn trước. Vì thế, phần lớn công nhân là thành viên của các tổ chức công đoàn, họ đã đấu tranh đòi bảo đảm công việc làm và tiền lương ổn định hơn,...Tức là , thông qua hợp đồng lao động , mức lương được quy định rõ ràng , thời gian lao động của công nhân được đảm bảo cho sức khỏe. Điều này, đã làm cho biến động của chi phí lao động giảm so với biến động của sản xuất . Chi phí 0 Phạm vi phù hợp Đường biểu diễn định phí Mức hoạt động Hai nguyên nhân này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc phát triển lâu dài và cơ bản của các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay. Nhưng khi định phí có tỷ lệ cao hơn so với biến phí thì các nhà quản trị doanh nghiệp dễ bị động và rất ít sự lựa chọn trong các quyết định hàng ngày khi lập kế hoạch. i. Đồ thị biểu diễn định phí như sau: 3. Chi phí hỗn hợp (MC) a. Khái niệm: Chi phí hỗn hợp là loại chi phí mà bản thân nó gồm cả các yếu tố biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của định phí, quá mức hoạt động căn bản chi phí hỗn hợp thể hiện các đặc điểm của biến phí. Chi phí hỗn hợp = Biến phí + Định phí Đồ thị biểu diễn chi phí hỗn hợp: Chi phí 0 Mức hoạt động Chi phí 0 Mức hoạt động Chi phí hỗn hợp b. Một số ví dụ về chi phí hỗn hợp Trong thực tế, một doanh nghiệp có chi phí hỗn hợp tồn tại rất nhiều gồm: chi phí thuê bao điện thoại, chi phí thuê máy móc thiết bị, chi phí điện năng, chi phí thuê phương tiện vận tải,... Ví dụ 1: Chi phí điện thoại của 1 Công ty có thuê bao: 68.000đ/tháng, được gọi 450 phút, 1 phút gọi phải trả 150đ. Ta có phương trình: y = 68.000 + 150 (x - 450) Trong đó: y: là chi phí y 0 Định phí 68.000 Biến khí 450 x x: là số phút gọi Nếu x > 450 ® y là biến phí x = 450 ® y = 68.000 chi phí hỗn hợp hợphoq hợphợp và là chi phí hỗn hợp x < 450®y là định phí. Đồ thị có dạng: Ví dụ 2: Chi phí thuê bao Vietel là 63.000đ/tháng, block 130đ/block. y 0 63.000 x Chi phí hỗn hợp Ta có phương trình: y=63.000 + 130x Trong đó: y: là chi phí x: là số block gọi Đồ thị có dạng: Ví dụ 3: Một Công ty thuê máy móc thiết bị để sản xuất. Hợp đồng thuê máy quy định như sau: Chi phí thuê cố định hàng năm 30.000.000đ, điều kiện vận hành máy tối thiểu theo hợp đồng thuê là: 5.000h/máy, tiền phụ trội vận hành máy là: 10.000đ/1 giờ. Giả sử vào năm N, Công ty trên vận hành 5.500h/máy thì: Số tiền phải trả theo hợp đồng thuê máy là: 30.000.000đ (5.500 - 5.000) 10.000 = 35.000.000đ Tổng chi phí 0 63.000 Khả biến Bất biến 5.000 Mức hoạt động Vậy, Công ty không vận hành máy hoặc vận hành nhỏ hơn 5.000h/máy trong một năm thì chi phí thuê máy là định phí, mức hoạt động từ 5.000h ® 5.500h/máy tính theo biến phí, tổng hợp lại ta có chi phí thuê máy là 1 khỏan chi phí hỗn hợp gồm cả biến phí và định phí. Chi phí hỗn hợp của chi phí thuê máy được biểu diễn bằng phương trình sau: y = ax + b Đồ thị có dạng sau: Trong thực tế hay đồ thị, chi phí hỗn hợp tồn tại theo 2 phần: định phí và biến phí. Cho nên các nhà quản trị doanh nghiệp phải tiến hành nhận định và lựa chọn thích hợp những phần chi phí khi xây dựng ngân sách chi phí cho doanh nghiệp. Ta đã biết, muốn quản lý biến phí thích hợp ta phải xây dựng và kiểm soát tốt định mức. Còn đối với định phí bắt buộc phải bắt đầu từ giai đoạn khảo sát, tận dụng tối đa công suất là linh hoạt trong các quyết định về định phí không bắt buộc. Quản lý chi phí hỗn hợp phải kết hợp hai phần ứng xử chi phí tương ứng: phải cân nhắc, khảo sát chi tiết, tỷ mỷ tính hữu dụng của chi phí hỗn hợp trong tương lai. Mục đích nhằm tránh lãng phí, cho nên khi tiến hành quản lý phải tăng cường công suất hoạt động để đơn giá bình quân thấp hơn và phải thiết lập được mức biến phí trong chi phí hỗn hợp. Muốn xác định vùng ứng xử biến phí và định phí của chi phí hỗn hợp ta phải căn cứ vào thành phần cấu trúc của chi phí hỗn hợp đó là: Thứ nhất, vùng chi phí thiết yếu để đảm bảo cho hoạt động Thứ hai, vùng chi phí biến thiên theo mức độ hoạt động. c. Kỹ thuật ước lượng chi phí hỗn hợp: Có 3 phương pháp * Phương pháp đồ thị điểm (đồ thị phân tán): Tổng chi phí 0 x1 x2 x3 x4 x5 Mức hoạt động y5 y4 y3 y2 y1 Phương pháp này phân tích chi phí hỗn hợp thông qua việc quan sát và dùng đồ thị biểu diễn tất cả các điểm với chi phí và mức độ hoạt động tương ứng. Sau đó, kẻ một đường thẳng sao cho chúng đi qua nhiều điểm nhất. Nói cách khác, chúng thể hiện đặc trưng nhất về chi phí hỗn hợp ở các mức hoạt động khác nhau. Đường thẳng này cắt trục tung ở một điểm nào thì điểm đó sẽ là định phí. Ví dụ: Chi phí bảo trì của một doanh nghiệp vận tải được xem là chi phí hỗn hợp. Chi phí có mối quan hệ với số lần giao hàng và quảng đường vận chuyển. Số hiệu trong 12 tháng gần đây được tổng hợp như sau: Tháng Số lần giao hàng (lần) Quảng đường vận chuyển (km) Tổng chi phí bảo trì (tr.đồng) 1 50 2.000 410 2 100 1.500 375 3 120 2.500 430 4 160 3.200 450 5 150 4.000 495 6 170 3.800 490 7 200 4.200 500 8 100 3.000 460 9 140 3.500 470 10 200 2.600 435 11 75 3.700 480 12 250 5.400 570 Bằng phương pháp đồ thị phân tán, xác định nhân tố thích hợp gây ra sự biến động của chi phí bảo trì. Xác định định phí, biến phí và phương trình dự đoán chi phí. Chi phí bảo trì (triệu đồng) 0 600- 500- 400- 300- 200- 100- 50 100 150 200 250 Số lần giao hàng (lần) Chi phí bảo trì (triệu đồng) 0 600- 500- 400- 300- 200- 100- 1000 2000 3000 4000 5000 6000 S vận chuyển (km) Từ hai đồ thị trên ta suy ra nguyên nhân gây ra sự biến động của chi phí bảo trì là quãng đường vận chuyển. Bởi vì, tất cả 12 điểm đều gần như nằm trên một đường thẳng. Từ đồ thị (2) Þ TFC = 310 = a Đường thẳng này có dạng: y = a + bx Trong đó: b là biến phí đơn vị và cũng là hệ số góc a b = tga = Suy ra phương trình dự đoán chi phí là: y = 310 + 0,046x Kết luận: Phương pháp đồ thị phân tán là công cụ phân tích chi phí hỗn hợp rất hữu ích. Chúng được quan sát và đúc kết từ thực tiễn của doanh nghiệp, mô tả được những đặc trưng, chỉ rõ những sai lệch của chi phí hỗn hợp. Phương pháp này rất hữu ích cho các nhà quản trị và được sự hỗ trợ của máy tính. Tuy nhiên cho kết quả khác nhau. Vì thế không chính xác. * Phương pháp cực đại - cực tiểu (điểm cao - điểm thấp) Phương pháp này còn được gọi là phương pháp chênh lệch, chúng phân tích chi phí hỗn hợp dựa trên đặc điểm của chi phí hỗn hợp thông qua khảo sát chi phí hỗn hợp ở mức cao nhất và thấp nhất. Chênh lệch chi phí của 2 điểm này được chia cho mức độ gia tăng mức độ hoạt động để xác định định mức biến phí. Sau đó, loại trừ biến phí, ta được phí trong chi phí hỗn hợp. Ví dụ: Tương tự trên, xác định biến phí, định phí và xây dựng phương trình dự đoán chi phí bằng phương pháp điểm cao, điểm thấp. Ta có công thức: Biến phí đơn vị = Chênh lệch chi phí ở mức hoạt động cao nhất, thấp nhất Chênh lệch về mức độ hoạt động ở mức cao nhất, thấp nhất Tháng Quảng đường vận chuyển (km) Tổng chi phí bảo trì (tr.đồng) 12 5.400 570 2 1.500 375 Chênh lệch 3.900 195 Áp dụng công thức trên ta có: Biến phí đơn vị = 195 = 0,05 = b 3.900 Ta biết: Chi phí hỗn hợp = tổng định phí + tổng biến phí Tại điểm cao nhất: 570 = 0,05 x 5.400 + tổng định phí Þ Tổng định phí = 300 = a Tại điểm thấp nhất: 357 = 0,05 x 1500 + tổng định phí Þ Tổng định phí = 300 = a Þ Phương trình dự đoán chi phí là: y = 300 + 0,05x Nhận xét: Phương pháp điểm cao, điểm thấp có kỹ thuật tính toán đơn giản nhưng khi chúng ta quan sát và lựa chọn 2 điểm cao nhất và thấp nhất không phù hợp, không thể hiện được đặc điểm của thành phần chi phí hỗn hợp. Lúc này, khả năng không chính xác khi phân tích chi phí hỗn hợp tăng, làm cho quyết định về chi phí hỗn hợp có độ chính xác thấp. * Phương pháp bình phương bé nhất: Phương pháp này được sử dụng để phân tích chi phí hỗn hợp. Bởi vì, phương pháp này tinh vi hơn phương pháp cực đại - cực tiểu và cho ta độ chính xác cao hơn. Phương pháp bình phương bé nhất xác định hàm số chi phí hỗn hợp dựa vào kỹ thuật thống kê, có dạng như sau: y = a = bx Trong đó: y: là chi phí hỗn hợp x: là mức hoạt động thay đổi b: là biến phí đơn vị a: là tổng định phí Từ phương trình trên và tập hợp n phần tử quan sát, ta có hệ phương trình sau: Sxy = a Sx + b Sx2 Sy = na + b Sx Giải hệ phương trình trên, ta tìm được biến phí đơn vị và tổng định phí (a&b). Ví dụ như trên, xác định hàm số dự đoán chi phí bảo trì bằng phương pháp bình phương bé nhất. Ta có bảng sau: Tháng Quảng đường vận chuyển (km) Tổng chi phí bảo trì (tr.đồng) x.y x2 1 2.000 410 820.000 4.000.000 2 1.500 375 562.500 2.250.000 3 2.500 430 1.075.000 6.250.000 4 3.200 450 1.440.000 10.240.000 5 4.000 495 1.980.000 16.000.000 6 3.800 490 1.862.000 14.440.000 7 4.200 500 2.100.000 17.640.000 8 3.000 460 1.380.000 9.000.000 9 3.500 470 1.645.000 12.250.000 10 2.600 435 1.131.000 6.760.000 11 3.700 480 1.776.000 13.690.000 12 5.400 570 3.078.000 29.160.000 Tổng 39.400 5.565 18.849.500 141.680.000 Với số lần quan sát bằng 12. Thay thế kết quả của bảng trên vào hệ phương trình ta được: Suy ra hàm số dự đoán chi phí bảo trì là: y = 300 + 0,05x Kết luận: y 0 x y=ax+b (đường thẳng hồi quy) Phương pháp này phức tạp khi tính toán nhưng cho kết quả rất chính xác. Đây là phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí tốt nhất. Bởi vì độ chênh lệch giữa đường thẳng y = ax + b so với đường biểu diễn chi phí hỗn hợp từng vị trí là y = ai + bi. Giá trị chênh lệch là | x - xi | có giá trị tuyệt đối nhỏ nhất. Tức là, khả năng của chi phí hỗn hợp vừa tìm được có độ chính xác cao và mức sai sót thấp nhất. Điều này được thể hiện bằng đồ thị sau: III. Nhận diện về cách ứng xử của chi phí Muốn nhận diện chi phí và xác định cách ứng xử của chi phí ta có thể sử dụng một trong ba phương pháp sau: 1. Phương pháp tài khỏan Phương pháp này phân tích các khỏan mục chi phí phát sinh dựa trên các tài khỏan chi phí của kế toán. Muốn thực hiện được phương pháp này, trước tiên chúng ta cần xếp loại chi phí theo tên gọi, tiếp theo kiểm tra tên gọi bằng cách là lướt qua tài khỏan của chi phí đó trong vài kỳ kinh doanh. Nếu như số tiền thuộc các tài khỏan biến động ít và không đáng kể qua các kỳ doanh nghiệp hoặc là có biến động thì qua đó chúng ta nhận diện được đâu là biến phí, định phí hay chi phí hỗn hợp. Phương pháp tài khỏan phụ thuộc vào khả năng, tư duy dự đoán chi phí của các nhà quản trị. Phương pháp này tồn tại một nhược điểm là không nhận diện được chi phí đã phát sinh từ hoạt động nào. 2. Phương pháp kỹ thuật Đây là phương pháp dựa trên các thông số kỹ thuật của hàng hóa để định mức giá và lượng của các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất hàng hóa. Những chi phí nào biến thiên theo số lượng hàng hóa sản xuất thì nó là biến phí, ngược lại, là định phí. Phương pháp này được sử dụng nhiều ở các doanh nghiệp sản xuất chế biến hơn ở các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ. 3. Phương pháp phỏng vấn Phương pháp này được sử dụng để phỏng vấn trực tiếp những người có trách nhiệm điều hành các hoạt động phát sinh ra chi phí ở từng bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Ví dụ: Bộ phận tiếp thị hàng hóa có thể dự kiến số lượng chi phí quảng cáo tăng thêm nhằm mục đích tăng thêm khối lượng sản phẩm tiêu thụ cho doanh nghiệp, bộ phận sản xuất có thể dự kiến chi phí sản xuất tăng thêm khi cải tiến một số máy móc thiết bị,... Phương pháp phỏng vấn giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp nhận diện được các nguồn chi phí dự kiến sẽ phát sinh và có tác dụng khi triển khai kết quả ước tính cho các quyết định khác nhau. Nhược điểm của phương pháp này là không xác định được chính xác các khỏan mục chi phí cá biệt là biến phí hay định phí. B. CÁCH LẬP DỰ TOÁN THEO CÁCH ỨNG XỬ CỦA CHI PHÍ Dự toán là một công cụ của các nhà quản trị doanh nghiệp. Cho nên các nhà quản trị cần phải biết thích ứng dự toán với từng nhu cầu riêng biệt và từng hoàn cảnh của từng doanh nghiệp. Dự toán có nhiều loại khác nhau. Gồm: nội dung của dự toán tổng thể và dự toán linh hoạt. I. Nội Dung của dự toán tổng thể doanh nghiệp Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động trong doanh nghiệp, chúng có quan hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó, thường là trong một năm. Ngoài ra, chúng có thể lập cho nhiều kỳ ngắn hơn như quý, tháng. Hình thức và số lượng của dự toán tổng thể phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể. Trong một doanh nghiệp, dự toán tổng thể gồm những phần sau: 1. Dự toán hoạt động: gồm: a. Dự toán bán hàng (dự toán tiêu thụ) Dự toán bán hàng được lập từ dự báo bán hàng. Đây là dự toán được lập đầu tiên và là căn cứ để lập các dự toán khác. Muốn lập dự toán bán hàng cần xác định số lượng sản phẩm tiêu thụ, kết cấu sản phẩm tiêu thụ và đơn giá bán. Ta suy ra: Danh thu = tổng số lượng x đơn giá Ngoài ra, dự toán bán hàng còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền và bán hàng tín dụng. Vì vậy, khi lập dự toán này các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải xem xét ảnh hưởng của chi phí marketing đến hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp. b) Dự toán sản xuất, (dự toán mua hàng) * Nếu là doanh nghiệp sản xuất - cách lập dự toán gồm: + Dự toán sản xuất: cần xác định Số lượng sản phẩm dự toán sản xuất trong kỳ = SLSP tồn cuối kỳ dự toán + SLSP tiêu thụ dự toán - SLSP tồn đầu kỳ + Dự toán cung ứng vật tư cho sản xuất: cần xác định Lượng nguyên liệu sử dụng KH = Định mức tiêu hao nguyên liệu x Số lượng SPSX theo dự toán Chi phí NVLTT dự toán = Lượng NVL sử dụng KH x SLSP sản xuất dự toán Số lượng NVL mua vào dự toán = Số lượng NVL sử dụng dự toán + Số lượng NVL tồn cuối kỳ - Số lượng NVL tồn thực tế đầu kỳ dự toán + Dự toán chi phí nhân công trực tiếp: cần xác định Dự toán CPNCTT = Số giờ công định mức dùng vào sản xuất x Đơn giá giờ công + Dự toán CP SXC: cần lập riêng cho biến phí và định phí + Dự toán giá vốn hàng bán: GVHB = Z SPSX dự toán trong kỳ - Z SP tồn cuối kỳ dự toán + Z SP tồn đầu kỳ thực tế * Nếu là doanh nghiệp thương mại: cần xác định Số lượng SP cần SX = SLSP tiêu thụ + (SLSP tồn cuối kỳ - SLSP tồn đầu kỳ) c. Dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp được dự toán theo biến phí và định phí. Bao gồm các chi phí dự kiến phát sinh trong kỳ kế hoạch và ngoài phạm vi sản xuất. Có thể tách làm hai bảng dự toán riêng biệt đôi với các chi phí bán hàng và quản lý chung toàn doanh nghiệp. 2. Dự toán tài chính: gồm: a. Dự toán vốn bằng tiền Dự toán này phản ánh số lượng tiền thu vào và chi ra dự tính, thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho người lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khác. Dự toán vốn bằng tiền là cơ sở giúp cho doanh nghiệp có dự toán vay kịp thời khi lượng tiền thiếu hoặc đầu tư sinh lời khi lượng tiền thừa. b. Báo cáo lãi - lỗ dự toán c. Lập bảng cân đối kế toán dự toán d. Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán Khi lập dự toán vốn bằng tiền cần chú ý một số điều sau: + Phải dự đoán được khoảng thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền thực tế. + Dự toán khoảng thời gian chi phí được ghi nhận và thời điểm thực tế chi tiền. + Loại trừ các khỏan chi phí không dùng tiền như chi phí khấu hao, chi phí dự phòng nợ phải thu khó đòi,.. + Xây dựng mức dự trữ tiền tối thiểu. II. Dự toán linh hoạt Cách lập dự toán linh hoạt được dựa trên những đặc điểm của chi phí sản xuất chung, bao gồm: + Chi phí sản xuất chung gồm nhiều khoản mục chi phí riêng biệt + Các khỏan mục chi phí riêng này thường có giá trị rất nhỏ vì thế không thực tế. + Các khoản mục này do nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp chịu trách nhiệm. + Các khỏan mục này thường linh hoạt về cách ứng xử tức là có một số khỏan là biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Vì những đặc điểm trên của chi phí sản xuất chung, các nhà quản trị doanh nghiệp phải lập dự toán linh hoạt để lập kế hoạch và kiểm soát chi phí sản xuất chung. Dự toán linh hoạt là dự toán được lập dựa trên một phạm vi hoạt động mà doanh nghiệp có thể đạt được trong kỳ. Quan điểm cơ bản của phương pháp lập dự toán linh hoạt là thông qua việc nghiên cứu các mô hình ứng xử của chi phí trong một chuỗi các mức độ hoạt động để xây dựng các mục tiêu tương lai. Muốn lập dự toán linh hoạt, cần xác định: + Phạm vi hoạt động cho đối tương cần lập dự toán + Xác định cách ứng xử của chi phí hay phân tích các khỏan chi phí có thể phát sinh trong phạm vi đó theo mô hình ứng xử của từng loại chi phí. + Phân loại chi phí theo mô hình ứng xử và xác định các đơn giá tính cho từng loại chi phí (biến đổi, cố định và hỗn hợp). Hay tính biến phí đơn vị dự toán: Biến phí đơn vị dự toán = Tổng biến phí dự toán Tổng mức hoạt động dự toán + Lập dự toán linh hoạt điều chỉnh theo mức hoạt động thực tế. Đối với biến phí: Tổng biến phí đã điều chỉnh = Biến phí đơn vị dự toán x Mức hoạt động thực tế Đối với định phí: Vì doanh nghiệp vẫn hoạt động trong phạm vi hoạt động liên quan nên định phí không điều chỉnh. Ví dụ: Một doanh nghiệp có một báo cáo sản xuất như sau: Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Chênh lệch 1. Số lượng SP sản xuất 25.000 20.000 -5.000 2. Chi phí NVL trực tiếp (1000đ) 50.000 42.200 -7.800 3. Chi phí nhân công trực tiếp (1000đ) 75.000 66.000 -9.000 4. Biến phí sản xuất chung (1000đ) 25.000 22.000 -3.000 5. Định phí sản xuất chung (1000đ) 60.000 58.000 -2.000 Tổng chi phí sản xuất chung (1000) 210.000 188.200 -21.800 Nếu chỉ dựa vào báo cáo trên chúng ta chưa thể đánh giá hay phân tích về tình hình chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Vì vậy, các nhà quản trị tiến hành lập dự toán linh hoạt cho các mức hoạt động lần lượt là 15.000, 20.000 và 25.000 sản phẩm. Trình tự lập dự toán linh hoạt được tiến hành như sau: Bước 1: Tính biến phí đơn vị của từng dự toán Chi phí NVL trực tiếp = 50.000 = 2 25.000 Chi phí nhân công trực tiếp = 75.000 = 3 25.000 Biến phí sản xuất chung = 25.000 = 1 25.000 Bước 2: Lập dự toán linh hoạt cho mức sản lượng lần lượt là: 15.000, 20.000 và 25.000 sản phẩm. Ta có bảng sau: Chỉ tiêu Biến phí đơn vị kế hoạch Số lượng sản phẩm sản xuất 15.000(cái) 20.000(cái) 25.000(cái) 1. CP NVL trực tiếp 2 30.000 40.000 50.000 2. CP nhân công trực tiếp 3 45.000 60.000 75.000 3.Biến phí sản xuất 1 15.000 20.000 25.000 4.Định phí sản xuất 60.000 60.000 60.000 5.Tổng chi phí sản xuât 150.000 180.000 210.000  Bước 3: Lập lại dự toán: Chỉ tiêu Kế hoạch Thực tế Chênh lệch 1. Số lượng SP sản xuất 20.000 20.000 0 2. Chi phí NVL trực tiếp (1000đ) 40.000 42.200 +2.200 3. Chi phí nhân công trực tiếp (1000đ) 60.000 66.000 +6.000 4. Biến phí sản xuất chung (1000đ) 20.000 22.000 +2.000 5. Định phí sản xuất chung (1000đ) 60.000 58.000 -2.000 Tổng chi phí sản xuất chung (1000) 180.000 188.200 +8.200 Qua bảng dự toán trên, chúng ta có thể dựa vào chênh lệch giữa hai kỳ kế hoạch và thực tế. Để đánh giá được mục tiêu của doanh nghiệp có đạt hay không đạt, để có cách sử dụng chi phí cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, trong thực tế các nhà quản trị doanh nghiệp có thể lập dự toán theo cách ứng xử của chi phí theo 2 dự toán đó là: dự toán cố định và dự toán điều chỉnh. - Dự toán cố định (dự toán tĩnh): Dự toán cố định không cấp nhận một yếu tố thay đổi nào trong kỳ. Dự toán này được lập ra dựa trên giả thiết về khối lượng, giá và mức độ hoạt động của một loại hoạt động nhất định trong một ký kế toán. Ví dụ: Một nhân viên kế toán chi phí có thể được quyền yêu cầu lập dự toán cố định đối với việc sản xuất 100 sản phẩm của Công ty. Việc nhà quản trị doanh nghiệp tiến hành so sánh kết quả đạt được với dự toán đã lập là cơ sở hay tiền đề giúp cho họ phân tích được các nhân tố ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của một bộ phận hay toàn doanh nghiệp. - Dự toán điều chỉnh (dự toán linh hoạt): Dự toán điều chỉnh là loại dự toán có thể điều chỉnh để thích hợp với mức độ hoạt động đạt được của doanh nghiệp. Một dự toán điều chỉnh là một kế hoạch xây dựng cho nhiều mức hoạt động sản xuất. Ví dụ: Một nhân viên kế toán chi phí có thể được quyền yêu cầu lập dự toán điều chỉnh cho các mức sản xuất 500, 700 và 1000 sản phẩm của Công ty. Việc so sánh số liệu đạt được với số liệu trong dự toán chỉ có giá trị đối với một mức hoạt động đã cho. Cách lập dự toán điều chỉnh giúp cho các doanh nghiệp ứng dụng để phân tích mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận để truyền tải và thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp khác về các rủi ro tài chính gắn liền với mức độ hoạt động khác nhau. - Phân biệt dự toán cố định và dự toán điều chỉnh: Dự toán cố định và dự toán điều chỉnh có 2 điểm khác nhau cơ bản: Thứ nhất, dự toán cố định chỉ hướng về một mức độ hoạt động cố định. Còn dự toán điều chỉnh không hạn chế ở một mức độ hoạt động cố định, chúng được xây dựng theo một phạm vi các mức hoạt động đặc biệt, mà doanh nghiệp có thể đạt được ở kỳ kế hoạch. Thứ hai, chi phí được xác định ở dự toán cố định luôn là gốc để so sánh kết quả thực hiện mặc dù mức độ hoạt động ở kỳ kế hoạch và kỳ thực tế hoàn toàn khác nhau. Còn dự toán điều chỉnh thì ngược lại, do được xây dựng từ nhiều mức hoạt động nên chi phí của dự toán này được xác định tương ứng với các mức hoạt động của các mức hoạt động đó. Vì vậy, kết quả thực hiện thuộc mức hoạt động nào sẽ được so sánh với định mức ở mức hoạt động đó. Cho nên kết quả thu được từ quá trình so sánh sẽ có ý nghĩa phân tích hơn. Ví dụ: Ta có bảng phân tích tình hình thực hiện kế hoạch biến phí sản xuất chung của một Công ty X so với kế hoạch cố định và kế hoạch điều chỉnh như sau: (Đơn vị tính: 1000đ) Chỉ tiêu Đơn giá dự toán (1) Thực hiện (2) Kế hoạch Chênh lệch Cố định (3) Điều chỉnh (4) (2)-(3) (2)-(4) 1. Sản lượng (cái) - 10.000 12.000 10.000 -2.000 0 2. Nguyên liệu chính 0,5 5.000 5.000 4.000 0 +1.000 3. Nhiên liệu 0,2 1.000 1.200 1.000 -200 0 4. Động lực 0,3 4.000 4.500 3.500 -500 +500 Cộng 1,0 10.000 10.700 8.500 -700 +1.500 Nhận xét: Đánh giá kết quả thực hiện được của Công ty X bằng cách so sánh thực hiện với dự toán cố định không phản ánh được thực tế biến động của chi phí sản xuất chung, vì chúng được tiến hành trên 2 mức độ hoạt động khác nhau (quy mô khác nhau). Ta có kế hoạch cố định là 12.000 cái, kế hoạch điều chỉnh chỉ có 10.000 cái ít hơn 2.000 cái nên làm cho chi phí thực hiện thấp hơn. Vì vậy, quá trình so sánh này không có ý nghĩa và các nhà quản trị doanh nghiệp sẽ có được kết quả tương đối nhưng mức thực hiện không đạt kế hoạch. + Đánh giá thực hiện bằng cách so sánh biến phí sản xuất chung thực hiện với kỳ kế hoạch điều chỉnh sẽ phản ánh được thực tế của chi phí sản xuất chung. Bởi vì chúng được tiến hành trên cùng một quy mô. Vì vậy, quá trình so sánh này có giá trị phân tích cao và có tác dụng giúp các nhà quản trị doanh nghiệp nhận định chính xác hoạt động gì đang diễn ra ở Công ty X. - Lựa chọn hoạt động căn cứ để xây dựng dự toán điều chỉnh: Thỏa mãn 3 điều kiện sau: + Phải có quan hệ trực tiếp với biến phí sản xuất chung, tức là biến phí sản xuất chung phải là kết quả biến động của hoạt động căn cứ đã lựa chọn. Ví dụ: ở cửa hàng thương mại, chi phí sản xuất chung biến động theo mức hàng hóa tiêu thụ nên hoạt động căn cứ sẽ là mức tiêu thụ, trong phân xưởng sản xuất thì các khỏan phí nguyên vật liệu, nhân công,... sẽ biến động theo thời gian sử dụng máy móc thiết bị nên hoạt động căn cứ sẽ là tổng số giờ máy hoạt động,.. + Đơn vị tính không là tiền tệ để hạn chế biến động do chịu ảnh hưởng của giá trị thay đổi. + Đơn giản và dễ hiểu vì nhà quản trị cần sử dụng thường xuyên. PHẦN 3: KẾT LUẬN Tóm lại, cách ứng xử chi phí và lập dự toán chi phí ở doanh nghiệp là hai hoạt động luôn luôn tồn tại và là cơ sở thiết thực giúp các nhà quản trị trong doanh nghiệp đưa ra các quyết định sáng suốt. Để làm rõ quá trình xử lý thông tin, kế toán đã tổ chức để sử dụng cho kế toán quản trị nghiên cứu tài liệu tại một Công ty như sau: Muốn cạnh tranh trên thị trường thành công thì kế toán quản trị phải thiết kế một hệ thống thông tin tốt, tức là các thông tin này đưa về làm chi phí trong kinh doanh phải được chia thành định phí và biến phí. Các thông tin này sẽ được sử dụng trong báo cáo của doanh nghiệp. Dự toán không chỉ đơn thuần là tổng thể các số liệu dự toán mà chúng còn cung cấp thêm thể thức thực hiện dự án. Lập dự toán là quá trình lập kế hoạch từ từ từng bước một tiến hành thực hiện dự án của doanh nghiệp. Nói cách khác, đây là việc chuẩn bị chiến lược và chi phí cho dự án của doanh nghiệp. Thật vậy, việc phân loại chi phí, phân tích chi phí hỗn hợp, nhận diện về cách ứng xử của chi phí và lập dự toán tổng thể hay dự toán linh hoạt. Tất cả những chi tiết vừa nêu đều dựa trên một cơ sở phân tích đó là cách ứng xử của chi phí và lập dự toán chi phí ở doanh nghiệp. MỤC LỤC