Đề tài Chức năng tổ chức

Võ Nhật Thắng Nguyễn Thị Huyền Trâm Lê Ngọc Diễm Trân Trần Văn Phước Đoàn Hữu Tài NguyễnMinh Tuấn Huỳnh ThịMai Vy Lê Phan Hữu Vinh Lê Văn Tưởng I. Khái quát chung về chức năng tổ chức 1. Các định nghĩa cơ bản 2. Mục đích của chức năng tổ chức 3. Nội dung của chức năng tổ chức • Nhiều người • Thành viên có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền lợi và trách nhiệm một cách rõ ràng • Muc tiêu chung và cụ thể Tổ chức là việc phân bổ, sắp xếp các nguồn lực để thực hiện thành công công việc được giao. Phân chia công việc tổng thể cần triển khai thành các công việc cụ thể và các ban Gắn các nhiệm vụ và trách nhiệm với các công việc cụ thể Phối hợp các nhiệm vụ khác nhau trong tổ chức Nhóm các công việc thành các đơn vị Thiết lập quan hệ giữa các cá nhân, nhóm phòng ban Thiết lập các tuyến quyền hạn chính thức Phân bổ và triển khai các nguồn lực Tổ chức và điều hành nhân sự để đáp ứng cho nhu cầu tổ chức Xây dựng bộ máy, cơ chế, quy định của một tổ chức và giải quyết các vấn đề về cơ cấu Tổ chức các công việc của tổ chức như kinh doanh và sản xuất 1. Chuyên môn hóa 2. Phân khâu 3. Tuyến mệnh lệnh 4. Phạm vi kiểm soát 5. Tập trung và phân quyền 6. Chính thức hóa II. Cơ cấu tổ chức Vấn đề trung tâm của chuyên môn hoá là ở chỗ một công việc được hoàn thành không phải do nỗ lực của một cá nhân mà thay vào đó nó sẽ được chia nhỏ ra làm nhiều bước và mỗi bước do một cá nhân đảm nhận. Mỗi người sẽ chỉ tập trung vào hoàn thành phần công việc của mình. Người lao động cảm thấy Buồn chán, mệt mỏi, căng thẳng Chất lượng lao động kém Sự vắng mặt thường xuyên ngày càng gia tăng Tỷ lệ bỏ việc cao Ưu điểm Nhược điểm 1.Phân khâu theo chức năng Hiệu suất cao Phối hợp trong cùng lĩnh vực chức năng Chuyên môn hóa cao Giao tiếp kém giữa các lĩnh vực chức năng Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu tổ chức 2.Phân khâu theo khu vực địa lý Quản lí các vấn đề trong một khu vực cụ thể một cách có hiệu quả Phục vụ các nhu cầu của những thị trường địa lí duy nhất Trùng lắp các chức năng Cảm giác bị cách ly giữa các khu vực khác nhau của tổ chức 3.Phân khâu theo sản phẩm Cho phép chuyên môn hóa vào một sản phẩm và dịch vụ cụ thể Các nhà quản trị có thể là những chuyên gia trong ngành Gần khách hàng Trùng lắp các chức năng Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức 4.Phân khâu theo quy trình Hiệu suất cao Chỉ sử dụng với một số sản phẩm nhất định 5.Phân khâu theo khách hàng Các nhu cầu và vấn đề của khách hàng có thể được giải quyết bởi các chuyên gia Trùng lặp chức năng Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu của tổ chức Tuyến mệnh lệnh là đường quyền hạn nối liên tục từ cấp cao hơn xuống cấp thấp nhất giúp xác định ai phải báo cáo với ai và phải chịu trách nhiệm trước ai. Là số lượng nhân viên mà 1 nhà quản trị có thể kiểm soát được quyết định số cấp quản trị và số nhà quản trị mà doanh nghiệp cần ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và hiệu suất của doanh nghiệp Tập trung là phương thức tổ chức trong đó mọi quyền đưa ra quyết định được tập trung vào cấp quản trị cao nhất của tổ chức. Phân quyền là xu hướng phân tán quyền ra quyết định cho những cấp quản trị thấp hơn trong hệ thống thứ bậc. Các yếu tố chinh ảnh hưởng đến sự phân quyền Môi trường kinh doanh Quy mô của tổ chức Trình độ, số luợng của quản trị viên cấp dưới Tầm quan trọng của các quyết định Khái niệm Chính thức hóa thể hiện mức độ các công việc trong tổ chức được tiêu chuẩn hóa và người thực hiện phải tuân thủ theo các qui tắc và qui trình. Ví dụ Trong lĩnh vực xuất bản Tác giả: có quyền tự do chọn lực đề tài, ngôn từ, thời gian…theo ý mình. Biên tập viên: có nhiệm vụ đưa bản thảo vào những khuôn khổ, hình thức vốn có: cỡ chữ, cách lề, khoảng cách hàng… III. Thiết kế tổ chức 1. Mô hình tổ chức kiểu cơ giới (máy móc) 2. Mô hình tổ chức kiểu hữu cơ 3. Các yếu tố ảnh hưởng 4. Các kiểu cơ cấu tổ chức quản trị đặc trưng Mô hình tổ chức truyền thống Mô hình tổ chức hiện đại Là hình thức được kiểm soát chặt chẽ, cứng nhắc Chuyên môn hóa cao Phân nhiều khâu cứng nhắc Phạm vi kiểm soát hẹp Chính thức hóa cao Tập trung cao, thông tin hạn hẹp, 1 chiều từ trên xuống. Linh họat, có tính thức ứng cao Phân quyền cao Phạm vi kiểm soát rộng Chính thức hóa thấp Trình độ của các quản trị viên cấp dưới cao Thông tin tự do có sự tham gia từ cấp dưới. Chiến lược Quy mô Công nghệ Môi trường kinh doanh Định nghĩa Ưu điểm Nhược điểm Cấu trúc đơn giản Gồm 1 ông chủ quản trị tất cả nhân viên Nhanh, linh họat, chi phí thấp, trách nhiệm rõ ràng Chỉ phù hợp với quy mô nhỏ, rủi ro cao do sự phụ thuộc vào 1 người Cấu trúc chức năng Nhóm các công việc chuyên môn tương tự nhau thành 1 bộ phận (cùng chức năng: tài chính, nhân sự, marketing…) Tiết kiệm chi phí do giảm thiểu sự trùng lặp nhân lực và thiết bị Các bộ phận không bám sát vào công việc chung, ít hiểu biết về các lĩnh vực khác không thuộc bộ phận củamình Cấu trúc phân bộ Tổ chức theo kiểu phân chia thành các đơn vị, bộ phận độc lập chủ yếu tập trung vào kết quả cuối cùng Tập trung vào kết quả, quản trị viên của mỗi bộ phận chịu trách nhiệm tòan bộ về sản phẩm củamình Trùng lập chức năng và nguồn lực làm gia tăng chi phí và giảm hiệu quả Toàn bộ tổ chức được xây dựng trên nền tảng các đội hay nhóm chức năng để tiến hành công việc do tổ chức phân công. Phân quyền đóng vai trò quan trọng, các nhóm tự do tổ chức công việc và cũng chịu mọi trách nhiệm trong phạm vi họat động của nhóm. Là cấu trúc trong đó các chuyên gia thuộc các chức năng khác nhau được phân công về 1 hay 1 số dự án do 1 giám đốc dự án quản lý…như ma trận.  Các cấp hàng dọc: là các dự án khác nhau đang tiến hành được bổ sung vào  Các cấp hàng ngang: là các bộ phận theo chức năng Theo tính chất của ma trận, nó tạo nên tuyến mệnh lệnh kép. Giống như cấu trúc ma trận, nhân viên được phân bố cố định trong các dự án nhưng không có phòng ban chính thức để nhân viên quay trở lại khi hoàn thành dự án. Do đó, khi 1 dự án kết thúc thì họ sẽ chuyển sang dự án tiếp theo. Những đơn vị họat động độc lập, phân quyền cao, mỗi đơn vị có sản phẩm, khách hàng, đối thủ cạnh tranh và mục tiêu lợi nhuận riêng.Tương tự như cấu trúc phân bộ nhưng những đơn vị kinh doanh này hoạt động hoàn toàn độc lập nhau. Mô hình không bị giới hạn về Chiều ngang (do chuyện môn hóa và phân khâu) Chiều dọc (do sự phân chia nhân viên thành nhiều cấp bậc khác nhau) Những giới hạn với bên ngoài, xóa bỏ sự cách ly của doanh nghiệp với khách hàng, nhà cung cấp và nhà đầu tư. Là tổ chức đã phát triển những kĩ năng để thích nghi và không ngừng thay đổi bởi vì tất cả các thành viên đều đóng vai trò quan trọng, nhân viên sẽ thực hành những kiến thức mới và sẵn sàng áp dụng những kiến thức này để cùng đưa ra quyết định.