Đề tài Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm

Đề tài Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ thông tin là một trong những nghành kỹ thuật mũi nhọn của thế giới. Tại nhiều quốc gia nó đã đóng vai trò hết sức quan trọng trong các hoạt đọng kinh tế, xã hội, khoa học kỹ thuật... Sự phát triển của CNTT cùng với việc ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuất kinh doanh đã trở thành một bộ phận không thể thiếu được, nó quyết định sự thành công hay thất bại của công việc. Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý ngày càng hiệu quả hơn như: Nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo và thống kê một cách kịp thời và chính xác, đồng thời nhờ có sự phát triển của CNTT đã tiết kiệm được nhiều thời gian công sức của con người, nó giảm nhẹ bộ máy quản lý mỗi công ty và các cửa hàng,...ứng dụng CNTT vào quản lý là đáp ứng một phần nhu cầu cấp thiết đó. Trong hoạt động kinh doanh nắm bắt thông tin chính xác và kịp thời là một yêu cầu không thể thiếu được của các nhà quản lý. Để có được yêu cầu trên việc đưa công nghệ thông tin vào quản lý là rất cần thiết. Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất và quản lý ở mỗi Công ty, đặc biệt là ứng dụng tin học vào việc quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm có ý nghĩa thực tiễn cực kì quan trọng. Đối với Công ty Chè Mỹ Lâm là một Doanh nghiệp sản xuất chế biến, các số liệu về vật tư đưa vào sản xuất mang tính liên tục. Do vậy việc xử lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo phải được cập nhật, tổng hợp và báo cáo kịp thời để phục vụ cho việc chỉ đạo sản xuất có ý nghĩa hết sức to lớn. Sau một thời gian học tập, tìm hiểu và được sự giúp đỡ của thầy Trần Văn Đức, em đã hoàn thành đề tài : “Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm”. Trong bài làm còn có nhiều sai sót, em mong Thầy cô cùng các bạn chỉ bảo thêm để bài của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I TỔNG QUAN ĐỀ TÀI I- Mục đích. Công ty chè Mỹ Lâm là doanh nghiệp nhà nước trực thuộc UBND Tỉnh Tuyên Quang có trụ sở tại Mỹ Bằng -Yên Sơn -Tuyên Quang. Nhiệm vụ chính của công ty là sản xuất các sản phẩm chè xanh, chè đen tiêu thụ trong nước và xuất khẩu. Sản phẩm của công ty đã. được thị trường trong và ngoài nước chấp nhận. Công ty đang xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000. Xây dựng Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm nhằm nâng cao hiệu xuất quản lý kinh doanh trong doanh nghiệp, Đưa ra các báo cáo đầy đủ theo yêu cầu của người quản lý, đồng thời giúp Lãnh đạo Công ty đưa ra những quyết định nhanh chóng kịp thời chính xác. II- Nội dung đề tài. Nghiên cứu, phân tích, lập trình, thử nghiệm, cài đặt hệ thống quản lý vật tư, tự động hoá việc quản lý kho, các báo cáo thống kê: Phiếu nhập hàng, phiếu xuất hàng, báo cáo nhập hàng vào kho, hàng xuất kho, số lượng hàng tồn kho... III- Phương pháp nghiên cứu. Áp dụng phương pháp nghiên cứu trong suốt quá trình thực hiện bài làmằt khâu Phân tích - Thiết kế - Cài đặt và thử nghiệm, với các yêu cầu sau: - Phải đảm bảo mối quan hệ tổng thể của toàn bộ hệ thống trong quá trình nghiên cứu khảo sát thiết kế. - Phải đảm bảo tổng quát hoá tất cả các giải pháp cho vấn đề cụ thể nhằm tăng cường độ “mềm dẻo” cho toàn hệ thống. - Phải đảm bảo tính mở và hướng phát triển của toàn hệ thống. CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ I- Khảo sát đánh giá hệ thống cũ. * Tổng quan về hệ thống cũ. Hệ thống tổ chức của Công ty Chè Mỹ Lâm được tổ chức như sau: Ban Giám Đốc Phòng kế hoạch-vật tư Phòng kế toán Phòng thị trường Nhà máy Các đội sản xuất Các phòng ban liên quan Là đơn vị sản xuất chế biến nên hệ thống quản lý vật tư của công ty Chè Mỹ Lâm hiện tại đang sử dụng là hệ thống sổ sách ghi chép, mọi thông tin lưu trữ bằng giấy tờ và xử lý thủ công, tất cả các thông tin vào ra gồm có: a. Sổ chi tiết nhập kho các vật tư sản xuất. b. Sổ chi tiết xuất kho các vật tư phục vụ sản xuất. c. Sổ tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư. 1- Các chức năng của hệ thống cũ Có 3 chức năng: a.Mua hàng b. Xuất hàng . c. Quản lý kho. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: * Chức năng mua hàng: Công ty mua những vật tư thường xuyên sử dụng để sản xuất chế biến sản phẩm. Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị quen thuộc. * Chức năng xuất hàng: Công ty xuất các loại vật tư cho các Đội sản xuất chè búp tươi như phân bón, thuốc trừ sâu...Xuất cho nhà máy các loại nguyên liệu như Chè búp tươi, than, bao bì... * Chức năng quản lý kho: Thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho để thực hiện và đối chiếu số liệu vật tư thực tế ở trong kho và số liệu trong sổ sách. Về tổ chức nhân sự để quản lý vật tư: Có một cán bộ chuyên viết chứng từ Nhập - Xuất kho, một cán bộ theo dõi kho và ghi chép thẻ kho, một cán bộ chuyên theo dõi ghi chép Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư. Quy trình công việc cụ thể như sau: Hàng hoá vật tư được làm thủ tục nhập vào kho công ty. Người giao hàng đem toàn bộ chứng từ đến cán bộ của công ty viết phiếu nhập kho. Tương tự, hàng hoá vật tư xuất kho theo yêu cầu của sản xuất, cán bộ của công ty viết phiếu xuất kho cho các đơn vị. Toàn bộ phiếu nhập - xuất kho được viết thành 3 liên, sau đó 1 liên chuyển cho thủ kho, 1 liên được chuyển đến cán bộ theo dõi ghi chép Nhập - Xuất - Tồn Kho, 1 liên lưu. Cán bộ theo dõi nhập - Xuất - Tồn kho cập nhật số liệu từ chứng từ nhập xuất tính toán rồi ghi chép vào sổ. Thủ kho căn cứ vào thông tin ghi trong chứng từ để nhập hoặc xuất vật tư rồi tính toán số liệu, ghi số liệu vào thẻ kho 2- Đánh giá hệ thống cũ. Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ cho thấy một số nhược điểm làm hạn chế hiệu quả quản lý của hệ thống như sau: - Do đặc thù của sản xuất chế biến, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, dòi hỏi cán bộ theo dõi trực tiếp về vật tư phải giành rất nhiều thời gian và công sức để thực hiện công việc nhưng vẫn không kịp tiến độ báo cáo, số liệu thiếu chính xác dẫn đến việc chỉ đạo sản xuất kinh doanh không kịp thời. - Việc ghi chép sổ sách phải lặp đi lặp lại nhiều lần rất tốn thời gian, hơn nữa việc tính toán và viết lại kết quả vào sổ nhiều khi bị lộn số dẫn đến số liệu không chính xác. - Việc lưu trữ và tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, công sức do phải làm thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê, bên cạnh đó việc cung cấp số liệu cho các phòng ban chức năng liên quan không thuận lợi. - Nhiều người đảm nhiệm công việc quản lý vật tư nhưng hiệu quả không cao. - Do hệ thống quản lý vật tư của công ty vẫn sử dụng hệ thông quản lý sổ sách tính toán bằng tay nên không đáp ứng được nhu cầu của công việc. Nên vấn đề đặt ra là phải có một hệ thống báo cáo số liệu trên máy tính về các loại vật tư đáp ứng với yêu cầu thực tiễn. II- Xây dựng hệ thống quản lý vật tư mới: * Yêu cầu Hệ thống thông tin phải đáp ứng được yêu cầu quản lý, đảm bảo có hiệu quả kinh tế cao hơn, tốt hơn so với khi sử dụng hệ thống cũ, đồng thời phải có tính mở, đáp ứng phát triển trong tương lai. Đầu ra của hệ thống phải mềm dẻo, linh hoạt, đáp ứng cao và nhanh nhất yêu cầu về thông tin của nhà quản lý. Hệ thống phải có khả năng lưu trữ, truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác. Các thao tác phải đơn giản, dễ bảo trì, có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu, phát hiện và sử lý lỗi. Giao diện giữa người và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện, đẹp mắt, có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bày. Hệ thống phải đáp ứng được cho cả những người ít thông thạo về máy tính. Có khả năng thực hiện chế đọ hội thoại ở mức độ nào đó nhằm cung cấp nhanh và chuẩn xác cho nhiều yêu cầu bất thường có thể sảy ra của nhà quản lý, đảm bảo cho người dùng khai thác tối đa các chức năng mà hệ thống cung cấp. Từ nhược điểm của hệ thống cũ, nên em xây dựng: “ Chương trình quản lý vật tư tại công ty chè Mỹ Lâm” như sau: Chương trình quản lý vật tư Cập nhật danh mục Nhập vật tư Xuất vật tư Tra cứu Báo cáo Thoát * Ưu điểm của chương trình: - Hệ thống chỉ do một người đảm nhiệm. - Các số liệu chỉ nhập một lần đã làm giảm đáng kể thời gian và nhân lực thực hiện công việc. - Số liệu được cập nhật vào hệ thống quản lý vật tư trên máy tính sau đó in Phiếu nhập - xuất và các báo cáo nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu và đúng mẫu quy định. - Việc tra cứu số liệu nhanh và thuận tiện. Có khả năng lưu trữ thông tin lớn, khoa học, an toàn và tiện lợi. - Thông tin được xử lý nhanh chóng, chính xác theo yêu cầu của người sử dụng. - Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Trên đây là một số ưu điểm của chương trình quản lý vật tư mới. Với điều kiện của Công ty hiện nay đã trang bị máy vi tính ở các phòng nghiệp vụ, em cho rằng việc đưa “ Chương trình quản lý vật tư tại Công ty Chè Mỹ Lâm” ứng dụng vào thực tiễn mang tính khả thi. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VẬT TƯ I- Phân tích hệ thống về mặt chức năng. 1- Mục Đích. Chức năng của hệ thống là khảo sát, nhận định hay nhận diện. phân lập các thành phần của hệ phức tạp nào đó, ngoài ra nó còn chỉ ra mối liên hệ giữa các thành phần, làm rõ được cấu trúc của hệ thống. 2- Các phương diện của phân tích hệ thống. Khi tiến hành phân tích một hệ thống, người ta chú ý đến hai mặt sau: - Phân tích hệ thống về dữ liệu. - Phân tích hệ thống về xử lý. Hai quá trình này có thể tách riêng, vì dữ liệu thường tương đối độc lập với xử lý. Xử lý có thể thay đổi theo yêu cầu, trong khi đó dữ liệu ít thay đổi về mặt cấu trúc. II- Phân tích hệ thống về xử lý. 1- Sơ đồ phân cấp chức năng. Đối với những hệ đơn giản, chỉ cần biểu đồ phân cấp chức năng còn đối với những hệ phức tạp thì cần phải sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) và biểu đồ luồng dữ liệu (BLD). BPC thực chất là sự phân rã dần dần các chức năng. * Nhược điểm: Thông tin nghèo nàn chỉ diễn tả được tập hợp các chức năng. * Ưu điểm: Đơn giản và tiếp cận tự nhiên với các hệ thống trong thực tế. Sơ đồ phân cấp chức năng mức đỉnh: Hệ thống quản lý vật tư Cập nhật danh mục Nhập vật tư Báo cáo Tra cứu * Mô tả các chức năng: a. Cập nhật danh mục: - Cập nhật tên các chủng loại vật tư mà công ty thường nhập kho. - Danh sách các khách hàng cung cấp vật tư cho công ty. b. Nhập vật tư: - Cập nhật và quản lý thông tin về nhập kho của công ty - Thông tin vào: Hoá đơn, chứng từ hàng hoá nhập kho. - Thông tin ra: Phiếu nhập kho các vật tư, sản phẩm hàng hoá. c. Xuất vật tư: - Cập nhật và quản lý thông tin về xuất kho vật tư của Công ty. - Thông tin vào: Các chứng từ liên quan đến hàng hoá vật tư xuất kho. - Thông tin ra: Phiếu xuất kho các vật tư sản phẩm hàng hoá. d. Báo cáo: - Các thông tin thống kê về Nhập - Xuất - Tồn kho vật tư của Công ty. - Thông tin vào: Các loại hoá đơn, chứng từ liên quan đến Nhập - Xuất hàng hoá vật tư. - Thông tin ra: Các báo cáo cần thiết phục vụ yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. e. Tra cứu: - Cho phép ta tìm kiếm và tổng hợp các thông tin liên quan đến quản lý vật tư. - Thông tin vào: Các thông tin về hàng hoá, PX (phân xưởn) sản xuất, nhà cung cấp, nhiệp vụ kinh tế phát sinh. - Thông tin ra: Là các yêu cầu cần tra cứu của thông tin vào Sơ đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh. Nhập vật tư Mặt hàng Người cung cấp a. Chức năng nhập vật tư: * Mặt hàng: - Mô tả: Thông tin chung về vật tư, sản phẩm hàng hoá cần mua. - Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên và chủng laọi mặt hàng cần mua. - Thông tin ra: Các thông tin về giá cả và chất lượng các chủng loại mặt hàng đã nhập kho. * Người cung cấp: - Mô tả: Thông tin về người cung cấp vật tư, sản phẩm hàng hoá. - Thông tin vào: Các thông tin về tên và chủng loại mặt hàng. - Thông tin ra: Các thông tin về nhà cung cấp. - Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại.. b. Chức năng xuất vật tư:Xuất vật tư Mặt hàng Người nhận * Mặt hàng: - Mô tả: Thông tin chung về vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho. - Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên, chủng loại mặt hàng xuất. -Thông tin ra: Các thông tin về người nhận vật tư, sản phẩm hàng hóa. - Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại... c. Chức năng báo cáo:Báo cáo Nhập kho Xuất kho Tồn kho - Chức năng Nhập-Xuất vật tư: In ra các báo cáo thống kê các số liệu về Nhập-Xuất vật tư. - Báo cáo tồn kho: In ra báo cáo về các vật tư còn tồn kho trong thời gianlựa chọn. Danh mục Mặt hàng Người cung cấp PX sản xuất d. Chức năng tra cứu: * Mặt hàng: - Mô tả: Thông tin về vật tư, sản phẩm hàng hoá trong kho. - Thông tin vào: Các yêu cầu cần tra cứu về vật tư sản phẩm hàng hoá. - Thông tin ra: Báo cáo các thông tin về vật tư sản phẩm hàng hoá cần tra cứu. - Thay đổi về số lượng, giá cả... * Người cung cấp: - Mô tả: Cho biết các thông tin về người cung cấp vật tư sản phẩm hàng hoá. - Thông tin vào: Các thông tin về chủng loại mặt hàng cần tra cứu. - Thông tin ra: Các thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại. Fax... của nhà cung cấp. - Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ giao dịch, điện thoại... * PX sản xuất: - Mô tả: Cho biết thông tin về các loại vật tư cho từng phân xưởng (PX) xuất. - Thông tin vào: Các thông tin về mã PX sản xuất cần tra cứu. - Thông tin ra: Các thông tin vật tư cho PX sản xuất đó. - Các sự kiện: Các thay đổi về địa chỉ, điện thoại... 2- Biểu đồ luồng dữ liệu. Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đó. Biểu diễn hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch chuyển, xử lý dữ liệu một cách lần lượt. Trong phương pháp này người ta dùng phương pháp phân tích từ trên xuống dưới (là quá trình thành lập dần dần các biểu đồ luồng dữ liệu diễn tả các chức năng hệ thống theo từng mức, mỗi mức là một tập hợp các biểu đồ luồng dữ liệu. a- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. Biểu đồ luồng dữ liệu mà trong đó hệ thống chỉ là một chức năng duy nhất đại diện cho nhiệm vụ chung của hệ thống. Mức khung cảnh: Chỉ có một chức năng với các luồng vào ra, trong đó xuất hiện các tác nhân ngoài ở chỗ ngoài và ra của hệ thống. Người cung cấp Chương trình quản lý vật tư Người nhận Trả nợ Nhận hàng Bán hàng Trả nợ b- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Chỉ có một biểu đồ luồng dữ liệu. Mức này chỉ thu được bằng cách phân rã mức khung cảnh. Người cung cấp Quản lý nhập kho(1) Người nhận Quản lý xuất kho(2) Chương trình quản lý vật tư (3) Người nhận Người cung cấp Tra cứu(4) Báo cáo(5) Nhập hàng Giao hàng Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Tệp nhập kho Tệp xuất kho Nhà quản lý Tệp kho tệp kho Yêu cầu Yêu cầu c- Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. Đôi khi giữa các chức năng xuất hiện kho dữ liệu - Chức năng 1: NHẬP VẬT TƯ Người cung cấp Phiếu nhập kho Nhập hàng Tệp mua hàng - Chức năng 2: XUẤT VẬT TƯ Người nhận Phiếu xuất kho Giao hàng Tệp xuất hàng * Quy trình phân rã trên tuân thủ các nguyên tắc sau: - Bắt đầu từ mức 1, mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức dưới có bấy nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu. - Bảo toàn các tác nhân ngoài nghĩa là: Tác nhân ngoài xuất hiện ở biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh, không được phát sinh ở mức dưới. - Vẽ các luồng dữ liệu vào, ra sao cho thích hợp với các chức năng con. - Bổ xung thêm các luồng dữ liệu nội bộ. - Các kho dữ liệu không xuất hiện ở biểu đồ luông dữ liệu mức khung cảnh sẽ phát sinh ở mức dưới nếu cần. - Các chức năng được đánh số hệ thống để thể hiện sự phân rã, tương hợp. MENU CHƯƠNG TRÌNH CHÍNH ĐƯỢC TỔ CHỨC THEO SƠ ĐỒ Chương trình quản lý vật tư Cập nhật danh mục Nhập vật tư Xuất vật tư Tra cứu Báo cáo Tên mặt hàng nhà cung cấp Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Vật tư nhà cung cấp PX sản xuất Nhập kho Xuất kho Tồn kho III- Phân tích dữ liệu. 1- Mục đích và yêu cầu. a- Định nghĩa dữ liệu Dữ liệu là những thông tin cần lưu trữ một cách lâu dài, dữ liệu được chia làm hai loại: - Thông tin phản ánh cấu trúc của cơ quan. - Thông tin phản ánh hoạt động kinh doanh cuả cơ quan. * Mục đích của việc phân tích dữ liệu. - Phát hiện các dữ liệu cần quản lý. - Tìm ra cấu trúc nộ bộ của các dữ liệu đó, đó chính là con đường để truy nhập vào dữ liệu. * Yêu cầu của việc phân tích dữ liệu như sau. - Tránh bỏ sót các dữ liệu, bỏ qua các giao thức chuyển đổi thông tin, tránh sự trùng lặp (mỗi thông tin chỉ xuất hiện một làn trong các bảng mô tả). * Các phương pháp biểu diễn dữ liệu phải dựa vào. - Một mô hình liên kết thực thể. - Mô hình quan hệ. 2- Tổ chức cơ sở dữ liệu. Thông qua sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng dữ liệu, sự vận chuyển các chức năng ta tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống. Ta chọn mô hình quan hệ vì mô hình này có tính độc lập cao, có tính biểu diễn toán học tốt. Khi phân tích và xây dựng cơ sở dữ liệu cho hệ thống, ta cần đề cập tới những vấn đề sau: - Xác định thuộc tính của các đối tượng cần quản lý. - Chuẩn hoá thực thể. - Xây dựng mô hình thực thể kết hợp. Với bài toán quản lý vật tư , hệ thống sử dụng các chứng từ có cấu trúc sau: a- Phiếu nhập kho Dùng để lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp, tên sản phẩm vật tư, số lượng giá cả hàng hoá... Phiếu nhập kho: Số chứng từ Ngày mua Tên hãng Địa chỉ hãng Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiển b- Phiếu xuất kho. Dùng để lưu trữ các thông tin tên người nhận vật tư, tên sản phẩm vật tư, số lượng, giá cả hàng hoá... Phiếu xuất kho: Số chứng từ Ngày xuất Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền IV- Xây dựng mô hình thực thể liên kết (lập các biểu đồ cấu trúc dữ liệu). Một mô hình thực thể liên kết được tạo trên các cơ sở gồm 3 đối tượng: - Các thực thể. - Các liên kết thực thể. - Các thuộc tính. Quá trình xây dựng mô hình liên kết thực thể được tiến hành theo các bước sau: Phát hiện ra các thực thể và công việc này dựa vào 3 nguồn điều tra: + Các tài nguyên hệ thống: Vật tư, nhà , nhân lực... + Các giấy tờ giao dịch: Đơn đặt hàng. hoá đơn, giấy báo... + Các thông tin có cấu trúc: Sổ sách, bảng thống kê, bảng tổng hợp... - Phát hiện các liên kết thực thể. - Chỉ ra được các thuộc tính. V- Chuẩn hoá các kiểu thực thể. Mô hình quan hệ chặt chẽ hơn so với mô hình thực thể liên kết vì vậy phải tiến hành chuẩn hoá quan hệ. * Phương pháp tiến hành chuẩn hoá: Sau khi tiến hành chuẩn hoá ta thu được một tập hợp các quan hệ ở 3NF, mỗi một quan hệ 3NF tương đương với một thực thể. Bước 1: Lập danh sách các thuộc tính, các thông tin cơ bản. Thông qua việc tìm hiểu phát hiện các thông tin cần lưu trữ có thể xuất phát các yêu cầu về quản lý. Bước 2: Tiến hành tu sửa các danh sách thuộc tính đó loại bỏ các từ đồng nghĩa, loại bỏ các thuộc tính tính toán. Ví dụ: Các thuộc tính được suy ra từ các thuộc tính khác, hoặc các thuộc tính được tích luỹ theo thời gian, thay thế các thuộc tính không có giá trị đơn. Bước 3: Trong danh sách các thuộc tính tìm phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính, tách các thuộc tính cùng phụ thuộc vào một nhóm. Bước 4: Tiến hành phân rã các quan hệ (tiêu chuẩn hoá 1NF, 2NF, 3NF). Dựa theo các kiểu thực thể trên, áp dụng quy tắc chuẩn hoá các kiểu thực thể, kết hợp với yêu cầu người sử dụng hệ thống mới ta thu được kiểu thực thể chuẩn hoá sau: 1- Danh mục nhà cung cấp Kiểu thực thể này được dùng để lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp vật tư sản phẩm hàng hoá. Nhà cung cấp: Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ Điện thoại Tài khoản 2- Vật tư. Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ một loại vật tư nào đó Vật tư: Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá 3 Nhập. Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về doanh nghiệp mua vật tư của nhà cung cấp qua phiếu nhập vật tư. Nhập Số chứng từ Mã nhà cung cấp Người nhập Ngày nhập 4- Chi tiết nhập. Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin chi tiết về một mặt hàng của hoá đơn xác định qua phiếu nhập vật tư. Chi tiết nhập Số chứng từ Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá. 5- Xuất. Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin về doanh nghiệp xuất vật tư qua phiếu vật tư cho một đơn vị sản xuất. Xuất: Số chứng từ Mã phân xưởng Người xuất Ngày xuất 6- Chi tiết xuất. Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ thông tin chi tiết về một mặt hàng của doanh nghiệp thông qua phiếu xuất vật tư. Chi tiết xuất: Số chứng từ Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng Đơn giá 7- Danh mục phân xưởng sản xuất. Kiểu thực thể này dùng để lưu trữ các thông tin của đơn vị sản xuất trong Doanh nghiệp. Danh mục phân xưởng sản xuất Mã px Tên px Địa chỉ Điện thoại Table:Chi tiết nhập Số CT Mã VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Table:Vật tư Mã VT Tên vật tư Đơn vị tính Đơn giá Table:Chi tiết xuất Số CT Mã VT Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Table:NhàCC Mã nhà CC Tên nhà CC Địa chỉ Điện thoại Tài khoản Table: PX Sản xuất Mã PX Tên PX Địa chỉ Điện thoại Table:Nhập Số CT Mã nhà CC Người nhập Ngày nhập Table:Xuất Số CT Mã PX Người nhận Ngày xuất VI- Mô hình thực thể liên kết. VII - Xây dựng các bảng lưu trữ dữ liệu. Từ mối quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính đã phân tích, ta tiến hành xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu sau: 1- Danh mục nhà cung cấp. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Mã nhà CC Text 5 Mã hiệu nhà cung cấp 2 Tên nhà CC Text 30 Tên nhà cung cấp 3 Địa chỉ Text 30 Địa chỉ 4 Điện thoại Number 15 Số điện thoại 5 Tài khoản Text 15 Tài khoản 2- Vật tư. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Mã VT Text 6 Mã vật tư 2 Tên VT Text 30 Tên vật tư 3 Đơn vị tính Text 10 Đơn vị tính 4 Đơn giá Number Double DoubleDown giá 3- Nhập. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Số CT Text 8 Số chứng từ 2 Mã nhà CC Text 10 Mã hiệu nhà cung cấp 3 Người nhập Text 20 Tên người nhập 4 Ngày nhập Date dd/mm/yyyy Ngày nhập 4- Chi tiết nhập. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Số CT Text 8 Số chứng từ 2 Mã VT Text 10 Mã vật tư 3 Đơn vị tính Text 20 Đơn vị tính 4 Số lượng Number Double Số lượng 5 Đơn giá Number Double Đơn giá 5- Xuất. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Số CT Text 8 Số chứng từ 2 Mã PX Text 10 Mã phân xưởng(đơn vị) 3 Người nhận Text 20 Tên người nhận 4 Ngày xuất Date dd/mm/yyyy Ngày xuất 6- Chi tiết xuất. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Số CT Text 8 2 Mã VT Text 10 Mã vật tư 3 Đơn vị tính Text 20 Đơn vị tính 4 Số lượng Number Double Số lượng 5 Đơn giá Number Double Đơn giá 7- Danh mục phân xưởng sản xuất. STT Tên trường Kiểu Độ rộng Diễn giải 1 Mã PX Text 10 Mã đơn vị 2 Tên PX Text 30 Tên đơn vị 3 Địa chỉ Text 30 Địa chỉ 4 Điện thoại Number 15 Số điện thoại VIII- Thiết kế lược đồ cấu trúc chương trình. Hệ Thống Quản Lý Vật Tư Nhập vật tư Xuất vật tư QL Kho Báo cáo Tra cứu Vật tư Nhà cung cấp Vật tư Đơn vị (PX) Nhập kho Xuất kho Tồn kho Nhập kho Xuất kho Tồn kho Mã VT Nhập Xuất Tồn Nhà cung cấp 1 7 13 21 23 24 2 8 14 22 3 5 9 11 15 17 19 25 27 4 6 10 12 16 18 20 26 28 IV- Mô Hình Thực Thể Liên Kết. Trong đó: 1- Thông tin vật tư nhập kho. 2- Hoá đơn mua hàng. 3- Các thông tin cơ bản về tên vật tư, số lượng, chủng loại. 4- Thông tin về chất lượng nhà sản xuất. 5- Thông tin về các loại vật tư. 6- Thông tin về nhà cung cấp. 7- Yêu cầu nhận hàng của các PX, đơn vị trong công ty. 8- Đơn giá các loại vật tư. 9- Các thông tin cơ bản về vật tư. 10- Thông tin về giá cả, thành tiền vật tư. 11- Thông tin về nhận vật tư của các phân xưởng, đơn vị trong Công ty. 12- Thông tin chung của đơn vị trong Công ty. 13- Hoá đơn Nhập-Xuất, kiểm tra. 14- Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn kho. 15- Các thông tin mua hàng nhập kho. 16- Các hoá đơn nhập vật tư. 17- Các thông tin xuất vật tư. 18- Các hoá đơn, phiếu xuất kho. 19- Các thông tin về nhập, xuất hàng. 20- Các thông tin về chủng loại, số lượng vật tư tồn kho. 21- Các yêu cầu, báo cáo. 22- Các báo cáo theo yêu cầu. 23- Yêu cầu tra cứu. 24- Các tra cứu theo yêu cầu. 25- Các yêu cầu tra cứu về hàng hoá. 26- Các báo cáo kết quả về các loại vật tư cần tra cứu. 27- Các yêu cầu cần tra cứu về các đơn vị nhận vật tư của Công ty. 28- Các thông tin về các PX, đơn vị trong Công ty. IX. MỘT SỐ PHIẾU MẪU. 1- Phiếu nhập kho. Khi công ty nhập vật tư vào kho thì cần phải có phiếu nhập kho chuyển đến cho thủ quỹ trả tiền nhà cung cấp. Phiếu nhập kho sẽ bao gồm các thông tin sau: Công Ty Chè Mỹ Lâm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do - Hạnh phúc Phiếu Nhập Kho Tên nhà cung cấp: ……………………………………………………………. Địa chỉ : …………………………………………………………….. Mã vật tư : ……………………………………………………………. Tên vật tư : …………………………………………………………….. Số lượng : …………………………………………………………….. Đơn giá : ……………………………………………………………... Thành tiền(bằng số):…………………………………………………………. Thành tiền(bằng chữ): ……………………………………………………….. Hà nội, ngày ….. tháng ….. Năm 200 Nhà cung cấp Thủ quỹ (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) 2- Phiếu xuất kho. Khi một khách hàng mua sản phẩm của công ty, khách hàng cầm hoá đơn nộp tiền cho thủ quỹ, sau đó đến kho nhận hàng, người quản lý kho giao hàng. Hoá đơn xuất kho bao gồm những thông tin sau: Công Ty Chè Mỹ Lâm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do - Hạnh phúc Phiếu Xuất Kho Tên nhà cung cấp: ……………………………………………………………. Địa chỉ : …………………………………………………………….. Mã vật tư : ……………………………………………………………. Tên vật tư : …………………………………………………………….. Số lượng : …………………………………………………………….. Đơn giá : ……………………………………………………………... Thành tiền(bằng số):…………………………………………………………. Thành tiền(bằng chữ): ……………………………………………………….. Hà nội, ngày ….. tháng ….. Năm 200 Nhà cung cấp Thủ quỹ (ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên) 3- Phiếu tồn kho Hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm người quản lý kho sẽ đưa báo cáo lên ban giám đốc, bản báo cáo gồm những thông tin sau: Công Ty Chè Mỹ Lâm Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Phiếu Tồn Kho Mã vật tư : ……………………………………………………………. Tên vật tư : …………………………………………………………….. Số lượng nhập : ……………………………………………………… …. Số lượng Xuất : ………………………………………………………….. Số lượng Tồn :……………………………………………………………. Hà nội, ngày ….. tháng ….. Năm 200 Người quản lý kho (ký và ghi rõ họ tên) CHƯƠNG IV GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU I- Lựa chọn ngôn ngữ. Hiện nay lập trình được coi là một môn khoa học mà việc nắm vững nó là cơ sở vững chắc để quyết định sự thành công của chương trình. Các phần mềm được ứng dụng rất đa dạng và với một tốc độ phát triển nhanh đã tạo điều kiện thuận lợi cho người lập trình viết các chương trình ứng dụng. Ta xét Microsoft Access, phần mềm này đã đáp ứng được phần lớn các yêu cầu khi viết chương trình ứng dụng và là một hệ quản trị dữ liệu chạy trong môi trường Windows với các lệnh quản lý dữ liệu linh hoạt, các cửa sổ dữ liệu giúp chúng ta truy xuất số liệu rất dễ dàng. Với các đặc điểm và tính năng ưu việt trên, em đã chọn Microsoft Access làm ngôn ngữ và công cụ thực hiện Chương trình quản lý vật tư tại Công ty chè Mỹ Lâm. 1- Tìm hiểu ngôn ngữ Microsoft Access - Ngôn ngữ SQL trong Microsoft Access là loại ngôn ngữ dữ liệu quan hệ, và là một ngôn ngữ phi thủ tục. Phép toán cơ bản trong SQL là phép ánh xạ, được miêu tả về cú pháp như một khối: SELECT - FROM - WHERE. Mệnh đề SELECT là tên thuộc tính được lấy ra, hay còn gọi là các thuộc tính kết quả, nếu không chỉ ra tên thuộc tính nào mà thay bằng một dấu * có nghĩa là lấy tất cả các tên thuộc tính của quan hệ đang thao tác chỉ ra ở mệnh đề FROM. Mệnh đề FROM chỉ tên các quan hệ (các tệp dữ liệu) cần quan tâm đến để xử lý. Mệnh đề WHERE là một biểu thức tìm kiếm bất kỳ bao gồm các từ nối với nhau bằng phép logic AND, OR & NOT. Các phép toán là các phép so sánh thông thường (, =, #...) Microsoft Access còn sử dụng các phép toán thông minh như: LIKE, SOURCE... để tăng thêm khả năng biểu diễn và tìm kiếm trong CSDL. Microsoft Access tận dụng khả năng đồ hoạ trong Windows, cho phép người sử dụng truy xuất một cách trực tiếp đến CSDL và cho một phương pháp trực tiếp, đơn giản để truy xuất thông tin. Microsoft Access có khả năng định nghĩa và kết xuất dữ liệu cao: Những gì ta thấy trên màn hình là những cái nhận được in ra. Chương trình WYSIWG (what you seen what you get) cho phép người dùng thiết kế mẫu biểu báo cáo phức tạp nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra. Ta có thể vận dụng DL kết hợp với các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu, và trình bày kết quả theo một dạng thức chuyên nghiệp. Microsoft Access tăng thêm sức mạnh cho người sử dụng trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin nhờ các thao tác dữ liệu như khả năng kết nối và cung cấp truy vấn mạnh mẽ. Công cụ truy vấn có thể làm việc với dữ liệu lưu trữ trong các dạng thức CSDL khác nhau. Ta có thể thay đổi truy vấn bất kỳ lúc nào và xem nhiều cách biểu diễn dữ liệu khác nhau của hệ thống chỉ với một đọng tác nhấp chuột. Microsoft Access là công cụ nâng cao công tác quản lý, dùng Microsoft Access Wizard và các tệp lệnh ta có thể dễ dàng tự động hoá công việc mà không cần lập trình. Đối với những nhu cầu tổ chức dữ liệu ở mức độ cao thì chúng ta có thể sử dụng ngôn ngữ Access Basic là một ngôn ngữ lập trình CSDL mạnh. 2- CSDL của Microsoft Access Trọng tâm của Microsft Access là quản lý và khai thác CSDL, cơ sở dữ liệu là tập hợp những số liệu liên quan đến chủ đề hay một mục đích nào đó. CSDL của Microsoft Access gồm có 6 loại sau: a- Table (Bảng): Là thành phần cơ bản của CSDL, là đối tượng quan trọng nhất. Trong một Table, số liệu được tổ chức trên nhiều dòng (record) và trên dòng có nhiều cột. CSDL trong môi trường này thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau và bản thân môi trường đã cung cấp cho ta những chức năng có sẵn của nó để định nghĩa mối quan hệ giưa các bảng. Microsft Access dùng những quan hệ để đảm bảo những ràng buộc, toàn vẹn giữa các bảng có liên quan mỗi khi ta thêm, xoá, sửa các bản ghi. Ràng buộc toàn vẹn là sự đảm bảo rằng quan hệ giữa các bản ghi luôn hợp lệ và ta không thể xoá đi các dữ kiệu cần thiết trong khi tham chiếu dữ liệu. Access đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn khi các điều kiện sau được thoả mãn: + Vùng đối chiếu trong bảng chính là khoá chính của bảng ấy hoặc chỉ mục duy nhất. + Các trường tham gia trong quan hệ có cùng kiểu dữ liệu. - Các quy định để hệ thống đảm bảo các ràng buộc toàn vện trong thiết kế: + Thêm một bản ghi và nhập giá trị vào trường là một bên trong quan hệ với bảng chính, phải đảm bảo rằng có một bản ghi có cùng giá trị nằm trong bảng chính. + Không được xoá bản ghi trong bảng chính nếu bản ghi đó có hiện diện trong các mối quan hệ. - Nguyên tắc đặt quan hệ: Ta chỉ cần chỉ định một hoặc nhiều trường có chứa cùng giá trị trong bản ghi liên quan. Các trường chung thường có cùng tên trong các bảng có quan hệ. Thông thường ta đặt khoá chính của một bảng quan hệ với một trường trong bảng khác. b- Query ( truy vấn): Là công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ liệu lưu trong CSDL. Hệ thống sẽ vận động dữ liệu dựa trên các mối quan hệ thiết lập sẵn để rút ra kết quả. DL được rút ra từ truy vấn có thể có từ nguồn của một hoặc nhiều bảng, sau đó ta có thể tham khảo kết quả này, xem xét, phân tích nó kỹ lưỡng hơn để rút ra những đánh giá thiết thực và hiệu quả trong sản xuất kinh doanh. Khi đã tạo truy vấn ta có thể dùng kết quả của nó làm nguồn dữ liệu cho các báo biểu, báo cáo, biểu đồ hay cả một truy vấn khác. Sau khi truy vấn thực hiện dữ liệu nó rút ra thoả mãn yêu cầu câu hỏi được tập hợp vào một bảng kết quả. Bảng kết quả hoạt đọng như là một bảng nhưng không phải là bảng, nó là một cách nhìn động về dữ liệu từ một hay nhiều bảng được sắp xếp tuyển chọn theo yêu cầu của truy vấn. Những sửa đổi ta thực hiện trên bảng kết quả tác động và phản ánh lên bảng dữ liệu nguồn. Có các loại truy vấn sau: - Truy vấn chọn ( Select Query): Là loại truy vấn thông dụng nhất . Với kiểu truy vấn này, ta có thể xem xét dữ liệu trong bảng, thực hiệ phân tích, chỉnh sửa trên dữ liệu đó. Ta có thể xem xét thông tin từ một Table hoặc thêm các trường từ nhiều bảng khác. - Crosstab Query: Thể hiện dữ liệu dạng dòng và cột như một bảng tính. - Action Query: Dùng để chỉnh sửa nhiều bản ghi cùng một lúc. Loại truy vấn này có thể tạo bảng mới, thêm , xoá, sửa các bản ghi trong bảng. - Union Query: Kết hợp các trường tương ứng từ hai hay nhiều bảng. - Pass-through Query: Gửi các lệnh tới một CS dữ liệu SQL như Microsoft hay Sybase SQL Server. - Data-denfinition Query: Tạo, xoá, chỉnh sửa các bảng trong CSDL dùng các lệnh SQL. Trong trường hợp chỉ muốn dùng một số dữ liệu nào đó trình bày trong biểu mẫu hay báo cáo, tốt nhất ta chỉ dùng truy vấn chọn, sau đó ta dùng nó làm nguồn dữ liệu cho các biểu mẫu báo cáo và các truy vấn sau. c- Form (Biểu mẫu): Dùng cho các thao tác nhập dữ liệu, giúp người sử dụng có cảm giác như đang điền vào các phiếu mẫu. Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng lúc nhập dữ liệu vào nhiều Table khác nhau. Một biểu mẫu trong Access định nghĩa như một tập dữ liệu ta muốn thu thập và tự do đưa vào CSDL. Mẫu biểu trong Microsft Access rất linh hoạt, ta có thể dùng mẫu biểu để nhập, xem, sửa và in dữ liệu. Ta có thể thiết kế mẫu biểu có hình thức trình bày dễ hiểu và thể hiện đúng thông tin cần trình bày, bằng cách dùng nhiều hình thức thiết kế sao cho đạt được hình thức trình bày ưng ý nhất. Sử dụng biểu mẫu tăng cường khả năng truy nhập dữ liệu, tiết kiệm thời gian và tăng cường chống sai sót do lỗi thao tác máy gây ra. Các công cụ mà Microsoft Access cơ cấu hỗ trợ ta đắc lực trong việc thiết kế những mẫu biểu để dùng mà tận dụng được các khả năng sau: + Thể hiện được dữ liệu đẹp, trình bày lôi cuốn với các kiểu chữ và ứng dụng đồ hoạ phong phú. + Có khả năng kế thừa các mẫu biểu cũ mà ta đã thường gặp. + Có khả năng tính toán. + Có khả năng thể hiện dữ liệu từ nhiều bảng. + Tự động một số thao tác phải làm thường xuyên. d- Report (Báo biểu): Dùng để xuất bản hay thể hiện các báo biểu dưới hình thức trình bày phong phú theo các mẫu quy định trước hay đồng thời dùng để thể hiện kết quả của các bảng Query. e- Macro ( Lệnh gộp): Là một tập hợp các lệnh tự động hoá các thao tác thường nhật thay vì phải lặp đi lặp lại. Khi cho chạy Macro, Microsoft Access thực hiện lại một loạt các thao tác đã quy định trước. f- Modul (Đơn thể): Một dạng tự động hoá cao cấp hơn Macro, đó là các hàm riêng do chúng ta lập trình bằng ngôn ngữ Access Basic, nó sẽ giúp chúng ta giải quyết những phần việc lắt léo mà công cụ Access không giải quyết được. Nó là thành phần để người sử dụng có thể viết các chương trình riêng của mình, sau đó đưa vào chương trình chung của hệ thống để sử dụng. CHƯƠNG V:GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH I- GIAO DIỆN ĐIỀU KHIỂN CHƯƠNG TRÌNH. II. NHẬP PHIẾU XUẤT KHO. IV. NHẬP PHIẾU NHẬP KHO. CHƯƠNG V ĐÁNH GIÁ VÀ KẾT LUẬN Sau một thời gian nghiên cứu và thực tập, được sự hướng dẫn chỉ bảo của thầy giáo Trần Văn Đức và được sự đóng góp ý kiến của bạn bè, em đã hoàn thành bài báo cáo của mình với nội dung: Chương trình quản lý vật tư tại công ty chè Mỹ Lâm. Tuy bài làm còn nhiều sai sót, song cũng đã nêu lên được một số ý chính sau: - Ứng dụng to lớn của tin học trong nghiệp vụ quản lý kinh tế. - Qua khảo sát về tổ chức và chức năng của hệ thống cũ thấy được những hạn chế của nó, từ đó xây dựng hệ thống quản lý mới với sự trợ giúp của máy tính đẻ đáp ứng được những yêu cầu mới của công tác quản lý Doanh nghiệp. - Phân tích thiết kế chương trình quản lý vật tư bao gồm: Ø Phương thức hoạt động các chức năng của chương trình. Ø Thiết kế hệ thống thông tin mới gồm: + Sơ đồ phân cấp chức năng. + Biểu đồ luồng dữ liệu. + Tổ chức CSDL. + Mô hình thực thể liên kết. + Các bảng lưu trữ dữ liệu. + Lược đồ cấu trúc chương trình. Ø Thiết kế giao diện bao gồm: + Thiết kế dữ liệu nhập. + Thiết kế dữ liệu xuất. - Chọn ngôn ngữ sử dụng để xây dựng hệ quản lý cơ sở dữ liệu của hệ thống, đó là Micrsoft Access. - Xây dựng chương trình dựa vào Micrsoft Access. Do điều kiện và tài liệu để xây dựng chương trình chưa đầy đủ cũng như khả năng phân tích thiết kế hệ thống còn có nhiều hạn chế, do vậy chương trình của em khó tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong được sự giúp đỡ, chỉ bảo thêm của các Thầy cô và của các bạn trong lớp. Em xin chân thành cảm ơn!