Đề tài Công tác hạch toán kế toán Nguyên vật liệu và thiết bị vật tư tại Xí nghiệp Than 917 Quảng Ninh

ệu cũng như nội dung từng quy định phản ánh chi phí nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán thì nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành: - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: phục vụ, quản lý ở các phân xưởng, tổ, đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp... Căn cứ vào nguồn nhập, nguyên vật liệu được chia thành nguyên vật liệu nhập do mua ngoài, tự gia công chế biến, nhận góp vốn... 2. Đánh giá nguyên vật liệu. Đánh giá nguyên vật liệu là xác định giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Tuỳ quy định hiện hành, trị giá nguyên vật liệu phải phản ánh theo chi phí thực tế mà doanh nghiệp đã bỏ ra ( nguyên tắc giá phí ). 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá thực tế. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: trị giá vốn thực tế nhập kho là giá mua ghi trên hoá đơn ( bao gồm các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng với các chi phí mua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, thuê kho, thuê bãi, tiền phạt...) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại giảm giá ( nếu có). Nếu doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá mua là giá chưa có thuế GTGT. Đối với các doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp thì giá mua bao gồm cả thuế GTGT. Đối với nguyên vật liệu tự chế: Giá NVL thực tế Giá thực tế NVL Chi phí nhập kho = xuất gia công chế biến + gia công chế biến Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá NVL Giá thực tế NVL Chi phí vận chuyển bốc Số tiền phải trả thực tế = xuất thuê gia + dỡ đến nơi thuê và từ + cho người nhận nhập kho công chế biến đó về doanh nghiệp gia công chế biến - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho là giá do Hội đồng liên doanh đánh giá. Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Nguyên vật liệu được thu mua nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau, do vậy giá thực tế của từng lần, từng đợt nhập kho không hoàn toàn giống nhau, vì thế khi xuất kho kế toán phải sử dụng một phương pháp đã cho trong phương pháp sau: - Tính theo giá thực tế tồn kho đầu kỳ: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá thực tế tồn đầu kỳ - Tính theo giá bình quân gia quyền: Giá thực tế NVL xuất kho = Số lượng NVL xuất kho + Đơn giá thực tế bình quân Trong đó: Đơn giá thực tế bình quân = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ - Tính theo giá nhập trước - xuất trước: Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết hàng nào nhập kho trước thì xuất trước. Giá thực tế xuất kho của từng lô hàng được ưu tiên trước đó. - Tính theo giá thực tế nhập sau - xuất trước: Theo phương pháp này cũng phải xác định được đơn giá thực tế của từng lần nhập kho cà cũng giả thiết hàng nào nhập kho sau thì xuất trước. Giá thực tế xuất kho của nguyên liệu được xác định theo giá thực tế nhập kho của những lô hàng đực ưu tiên xuất trước đó. - Tính theo giá thực tế xuất kho: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. 2.2. Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Giá hạch toán là giá do doanh nghiệp tự xây dựng, có thể là giá thực tế bình quân của năm trước, có thể là giá mua cộng với chi phí thu mua kế hoạch.Tuy nhiên nó thường áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn, khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu nhiều, tình hình nhập, xuất diễn ra thường xuyên. Sử dụng giá hạch toán cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để số liệu ghi vào các tài khoản, sổ kế toán tổng hợp và báo cáo kế toán.Việc điều chỉnh giá hạch toán như sau: Xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của nguyên vật liệu (H). H = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Giá hạch toán tồn đầu kỳ + Giá hạch toán nhập trong kỳ - Sau đó ta tính giá thực tế xuất kho căn cứ vào giá hạch toán xuất kho và hệ số giá. Giá thực tế xuất kho = Giá hạch toán x Hệ số giá III. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. 1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành QĐ 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho( Mẫu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03- BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( Mẫu 07- VT)... Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng mẫu quy định, đúng nội dung và phương pháp lập. 1.2 Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06- VT) Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ số dư v.v... Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở theo các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng kê luỹ kế tổng hợp nhập- xuất - tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời. 1.3 Thủ tục chứng từ xuất nhập nguyên vật liệu Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu. Nghiệp vụ thu mua và nhập kho nguyên vật liệu các doanh nghiệp phải có hai loại chứng từ bắt buộc đó là: Hoá đơn bán hàng( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) và Phiếu nhập kho. Hoá đơn bán hàng( hoá đơn kiêm phiếu xuất kho) do người bán hàng lập ghi rõ họ, tên, số lượng, loại hàng, đơn giá, số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người bán. Nếu hàng chịu thuế GTGT thì hoá đơn này phải bao gồm cả thuế GTGT, trường hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu tự do thì doanh nghiệp phải lập phiếu mua hàng thay cho hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho do bộ phận mua hàng lập ghi rõ số lượng theo hoá đơn hoặc phiếu mua hàng, thủ kho thực hiện nghiệp vụ nhập kho và ghi số thực nhập vào sổ. Như vậy, phiếu nhập kho là chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập kho đã hoàn thành. Trong trường hợp nhập kho với số lượng lớn, các loại nguyên vật liệu có tính chất lý hoá phức tạp, các loại vật tư quý hiếm hoặc trong quá trình nhập kho phát hiện có sự khác biệt về số lượng giữa hoá đơn và thực nhập thì doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm nghiệm vật tư trước lúc nhập kho và lập biên bản kiểm nghiệm. Thủ tục chứng từ cần thiết trong nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu Với doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên thì khi xuất kho nguyên vật liệu phải lập phiếu xuất kho hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mức. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực xuất với người ký nhận vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất vật tư theo hạn mức được lập trong trường hợp doanh nghiệp sản xuất ổn định và đã lập được định mức tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm. Số lượng nguyên vật liệu thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần. 1.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.4.1 Phương pháp thẻ song song * Trình tự công việc thực hiện như sau: - Ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập- xuất - tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chúng rồi ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho rồi ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. - Ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ ( thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệu để ghi chép tình hình nhập- xuất - tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra, để có số liệu đối chiếu kiểm tra với kế toán tổng hợp cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ chi tiết vào bảng tổng hợp nhập- xuất - tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu. ( Xem phụ lục số 1) Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra, đối chiếu chủ yếu vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại nguyên vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.4.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Trình tự công việc: Ở kho: Việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại nguyên vật liệu ở từng kho dùng cho cả năm, nhưng mỗi tháng chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán phải lập các bảng kê nhập, xuất trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất định kỳ thủ kho gửi lên. Sổ đối chiếu luân chuyển cũng được theo dõi cả về chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. ( Xem phụ lục số 2) - Ưu điểm : Khối lượng ghi chép được giảm bớt, dễ làm do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: Việc ghi sổ vẫn bị trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc đối chiếu, kiểm tra cũng tiến hành vào cuối tháng do đó hạn chế tác dụng kiểm tra. Phạm vi áp dụng: áp dụng cho doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập - xuất không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết nguyên vật liệu. 1.4.3 Phương pháp sổ số dư Trình tự ghi chép: - Ở kho: Thủ kho dùng để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho, nhưng cuối tháng phải ghi sổ tồn kho đã tính trên thẻ kho sang sổ số dư vào cột số lượng. - Ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư theo từng kho chung cho cả năm để ghi chép tình hình nhập- xuất. Từ các bảng kê nhập, xuất kế toán lập bảng luỹ kế nhập, xuất rồi từ các bảng kê luỹ kế ( nhập- xuất ) lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho theo từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng khi nhập do thủ kho gửi lên, kế toán căn cứ vào số tồn cuối tháng do thủ kho tính ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán tính ra giá trị tồn kho để ghi vào cột số tiền sổ số dư. Việc kiểm tra, đối chiếu được căn cứ vào cột số tiền tồn kho trên sổ số dư và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn ( cột số tiền) và số liệu kế toán tổng hợp. ( Xem phụ lục số 3 ) - Ưu điểm: Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lượng ghi chép, công việc được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhược điểm: Do chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số hiện có và tình hình tăng giảm của từng thứ vật liệu về mặt hiện vật nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa, việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và phòng kế toán gặp khó khăn. Phạm vi áp dụng: Thích hợp với các doanh nghiệp có khối lượng các nghiệp vụ xuất nhập nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại nguyên vật liệu. Với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập - xuất, đã xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ kế toán vững vàng. 2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là tài sản lưu động, thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Theo quyết định QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 thì trong doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho đó là: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Dưới đây là nội dung cụ thể của từng phương pháp: 2.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi phản ánh thường xuyên liên tục có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn kho các loại vật liệu trên tài khoản và sổ kế toán tổng hợp trên cơ sở chứng từ nhập - xuất. Việc xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp này được căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho sau khi đã được tập hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoản và sổ kế toán. Ngoài ra giá trị nguyên liệu tồn kho trên tài khoản, sổ kế toán được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. - Phương pháp kê khai thường xuyên được áp dụng trong phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và trong các doanh nghiệp thương mại... - Tài khoản kế toán sử dụng: để hạch toán biến động tổng hợp nguyên vật liệu trong kho, tại các danh điểm trong doanh nghiệp là tài khoản 152 “ nguyên vật liệu”. Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 bao gồm: + TK 1521: Nguyên vật liệu chính + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ + TK 1523: Nhiên liệu + TK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản + TK 1528: Các nguyên vật liệu khác Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như: TK 331,333,111,112,133,621,141... và tuỳ thuộc vào doanh nghiệp mà còn mở thêm các tài khoản cấp 2,3 khác như TK 15211H,15221V... Sơ đồ hạch toán: (Xem phụ lục số 4) 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình nhập- xuất- vật liệu trên các tài khoản tồn kho tương ứng. Trong kỳ tình hình nhập- xuất kho nguyên vật liệu được theo dõi ở một tài khoản riêng TK 611 “ Mua hàng ”, còn TK 152 chỉ dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Hơn nữa giá trị hàng tồn kho lại không căn cứ vào số liệu các tài khoản, sổ kế toán để tính mà lại căn cứ vào các chứng từ xuất kho để tổng hợp, phân loại theo các đối tượng sử dụng. Kết quả kiểm kê và giá trị vật tư, hàng hoá mua vào trong kỳ, được xác định theo công thức: Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL Trị giá NVL = + - Xuất kho Tồn kho đầu kỳ Nhập kho trong kỳ Tồn kho cuối kỳ - Phương pháp này chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, chỉ tiến hành một loại hoạt động hoặc ở các doanh nghiệp thương mại kinh doanh các mặt hàng có giá trị thấp, mặt hàng nhiều. - Tài khoản kế toán sử dụng: để hạch toán biến động tổng hợp nguyên vật liệu là TK 611 “ Mua hàng”. + TK 6111: Mua nguyên vật liệu + TK 6112: Mua hàng hoá Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như TK 111,112,334,621...và tuỳ từng doanh nghiệp có thể mở thêm các tài khoản cấp 2,3 như tài khoản 6111A... - Sơ đồ hạch toán: ( Xem phụ lục số 5) PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ XÍ NGHIỆP THAN 917. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp. Xí nghiệp than 917 là đơn vị trực thuộc công ty than Hòn Gai, thành viên của Tổng công ty Than Việt Nam, được thành lập theo quyết định số 813/QĐ-TC ngày 30/04/1981 của Tổng cục Địa chất. Năm 1997, Tổng công ty than Việt Nam quyết định số 2811/TVN-TCCB ngày 23/07/1997 về việc sắp xếp lại các Xí nghiệp khai thác than, đã chuyển Xí nghiệp than 917 về trực thuộc Xí nghiệp than Hà Khánh từ ngày 01/08/1997. Năm 1999,Tổng công ty Than Việt Nam quyết định về việc thành lập mỏ than 917 trực thuộc Công ty than Hòn Gai theo quyết định số 506/QĐ- TCCB -ĐT ngày 23/03/1999. Trụ sở chính: Tại phường Hà Khánh- Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh. Dưới đây là một số chỉ tiêu kinh tế cho thấy sự phát triển của Xí nghiệp. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh 3 năm Năm 2002 -2003-2004 Chỉ tiêu Đơn vị tính 2002 2003 2004 Tổng doanh thu Tỷ 34.871 36.017 68.117 Sản lượng sản xuất Tấn 136.505 210.838 317 Nộp ngân sách Triệu 160.423 281.236 509.096 Lợi nhuận Triệu 1.248.000 34.115 30 Lao động Người 300 376 494 Thu nhập bình quân 1000đ 1.250.000 1.305.000 1.659.000 Qua bảng trên ta thấy hầu hết các chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đều đạt và vượt kế hoạch theo cấp độ năm sau cao hơn năm trước. Cụ thể là: Tổng doanh thu của Xí nghiệp năm 2003 là 36.017 tỷ tăng 1.146 tỷ so với tổng doanh thu của năm 2002. Năm 2004 là 68.117 tỷ tăng 32.1 tỷ so với năm 2003 và tăng xấp xỉ 200% so với năm 2003. Điều đó chứng tỏ hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp trong 3 năm qua đã đạt được hiệu quả cao. Có được kết quả trên là do chiến lược đầu tư các thiết bị sản xuất và áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp như: việc đưa hệ thống chống lò thuỷ lực và khai thác than hầm lò, đổi mới thiết bị bóc xúc đất đá và hoạt động than mỏ,đổi mới quy trình sản xuất kinh doanh phù hợp với cơ chế thị trường. Các chỉ tiêu số lượng sản xuất than và nộp ngân sách cho nhà nước đều tăng (cụ thể như bảng trên) với mức độ năm sau cao hơn năm trước. Đặc biệt là chỉ tiêu nộp ngân sách tăng cao. Ví dụ năm 2004 nộp 509.096 triệu tăng gấp đôi so với năm 2002 và tăng gần gấp ba so với năm 2003. Về lợi nhuận: Do việc tổ chức sắp xếp lại mô hình sản xuất kinh doanh của Công ty than Hòn Gai. Xí nghiệp than 917 từ đơn vị chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh của năm 2002 chuyển thành đơn thành viên hoạt động phụ thuộc và chịu sự quản lý điều hành trực tiếp của Công ty than Hòn Gai. Nhiệm vụ chính của Xí nghiệp chỉ tập trung làm công tác khai thác vận chuyển còn việc tiêu thụ than do Công ty đảm nhận. Qua bảng trên ta thấy lợi nhuận của Xí nghiệp thu được trong năm 2003 và 2004 là ổn định. Đời sống của cán bộ, công nhân viên chức của Xí nghiệp được bảo đảm, thu nhập bình quân của người lao động tăng cao. Cùng với tốc độ tăng của các chỉ tiêu trong bảng kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Xí nghiệp thường xuyên quan tâm làm tốt chính sách đối với người lao động. Đặc biệt là chính sách đối với cán bộ công nhân có trình độ, tay nghề, kỹ thuật cao và công nhân trực tiếp sản xuất trong dây truyền khai thác. Đồng thời Xí nghiệp thường xuyên phát động thi đua lao động sản xuất với tinh thần “ Năng suất - Chất lượng - hiệu quả”. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại Xí nghiệp Than 917. 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Xí nghiệp than 917.( Xem phụ lục số 7) Xí nghiệp than 917 có 2 cấp quản lý: cấp xí nghiệp và cấp phân xưởng. Mô hình tổ chức bộ máy quản lý theo phương pháp trực tuyến. Qua sơ đồ ta thấy các bộ phận phòng ban trong Xí nghiệp gồm có: * Giám đốc là người đứng đầu Xí nghiệp, chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp, thực hiện đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ đối với nhà nước. * Phó giám đốc là người giúp việc cho giám đốc trong công tác quản lý, điều hành và trực tiếp phụ trách một hoặc một số công việc theo sự phân công của Giám đốc. * Phòng Kế toán tài chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về mặt thống kê và tài chính. Ngoài ra còn có nhiệm vụ khai thác nhằm đảm bảo đủ nguồn vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh, phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước. * Phòng Kế hoạch tổng hợp: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ giúp giám đốc Xí nghiệp và lãnh đạo Xí nghiệp xây dựng và quản lý điều hành kế hoạch sản xuất kinh doanh của toàn Xí nghiệp. * Văn phòng tổng hợp: Là bộ phận giúp việc cho Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp trong việc chuẩn bị kế hoạch điều hành các hoạt động của Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp trong công tác đối nội và đối ngoại, xây dựng kế hoạch chỉ đạo sản xuất kinh doanh, nội dung kế hoạch sơ kết tháng, quý, năm của Xí nghiệp. Giúp Giám đốc xây dựng và ban hành các văn bản phục vụ sản xuất kinh doanh, công tác hành chính văn phòng. * Phòng Tổ chức lao động: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp về tổ chức, sắp xếp và quản lý lao động nhằm sử dụng hợp lý, hiệu quả đồng thời nghiên cứu các biện pháp, xây dựng các phương án nhằm hoàn thiện việc trả lương, phân phối tiền thưởng hợp lý. * Phòng an toàn: Đảm bảo an toàn cho sản xuất kinh doanh, theo dõi quản lý chặt chẽ dây truyền sản xuất. * Phòng cơ điện vận tải: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp giúp Giám đốc và lãnh đạo của Xí nghiệp quản lý hoạt động cơ điện vận tải của toàn Xí nghiệp. * Phòng điều khiển KCS: Là phòng chuyên môn nghiệp vụ của Xí nghiệp giúp Giám đốc và lãnh đạo của Xí nghiệp điều khiển về hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý chất lượng sản phẩm của Xí nghiệp. * Phòng kỹ thuật: Phụ trách công tác đổi mới kỹ thuật, đưa cải tiến kỹ thuật vào sản xuất. * Phòng Bảo vệ: đảm bảo an toàn, trật tự cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho giám đốc về công tác tự vệ và thực hiện nghĩa vụ quân sự. * Các phân xưởng( gồm 5 phân xưởng) được bố trí theo dây truyền sản xuất vói tính chất chuyên môn hóa như vận tải, hầm lò, lộ thiên kho cảng. Trong phân xưởng có Quản đốc, các phó quản đốc, đốc công và tổ trưởng sản xuất, tạo nên bộ máy nhịp nhàng trong dây truyền. Đồng thời các phân xưởng luôn có mối quan hệ phối hợp trong dây truyền sản xuất, tất cả đều có mối quan hệ mật thiết với nhau. 2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất tại Xí nghiệp Than 917. Dây truyền sản xuất của Xí nghiệp Than 917 được bố trí theo các công trường và phân xưởng tạo thành dây truyền sản xuất kín từ khâu khai thác, vận chuyển đến các kho cảng cụ thể là: Phân xưởng Hầm lò: là đơn vị có nhiệm vụ chuẩn bị sản xuất và khai thác than trong hầm lò. Phân xưởng Lộ thiên: là đơn vị được giao chuẩn bị sản xuất và khai thác than trên các công trường lộ thiên. Phân xưởng Vận tải: được giao nhiệm vụ vận chuyển đất đá và than tại các phân xưởng Hầm lò và Lộ thiên. Phân xưởng Cảng: Với nhiệm vụ kho bãi và bến cảng, làm nhiệm vụ tiếp nhận sàng tuyển, lưu kho các loại than mỏ. Phân xưởng Cơ điện: Là phân xưởng đảm bảo về yêu cầu cơ khí điện và các điều kiện kỹ thuật khác cho các phân xưởng sản xuất. Quy trình Sản xuất của Xí nghiệp than 917 (Phụ lục số 8). 3. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Xí nghiệp than 917. 3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán ( Xem phụ lục số 9 ) Các cán bộ làm công tác kế toán tại xí nghiệp than 917 đều có trình độ đại học trở lên, trình độ chuyên môn đồng đều, nhiều năm kinh nghiệm trong công tác. Mỗi người được chuyên môn hoá theo phần hành đồng thời cũng luôn có kế hoạch đối chiếu số liệu với nhau để phát hiện kịp thời những sai sót. 3.2 Một số đặc điểm chủ yếu của công tác kế toán tại Xí nghiệp Xí nghiệp than 917 là đơn vị hạch toán độc lập có tư cách pháp nhân đầy đủ và trực thuộc Công ty than Hòn Gai. Do đó để phù hợp cho việc ghi chép sổ sách, mỏ than 917 đã áp dụng sổ kế toán là: “ Hình thức sổ Nhật ký chứng từ” và toàn bộ quá trình hạch toán được thực hiện trên máy tính do Xí nghiệp áp dụng phần mềm kế toán máy Effect. Năm tài chính từ 1/1 hàng năm và kết thúc vào 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong thanh toán là đồng Việt nam. Phương pháp tính thuế GTGT là phương pháp khấu trừ. Hệ thống sổ kế toán bao gồm: + Nhật ký chứng từ, các bảng kê. + Sổ kế toán chi tiết. + Sổ cái. 4. Một số đặc điểm về phần hành kế toán. 4.1. Kế toán nguyên vật liệu Tài khoản (TK) kế toán sử dụng: TK 152 và các tài khoản liên quan Sổ kế toán sử dụng: sổ, thẻ kho, sổ cái TK 152. 4.2. Kế toán Tài sản cố định Tài khoản kế toán sử dụng: TK 211 và sáu TK cấp 2 Sổ kế toán sử dụng: TK 211 4.3. Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Tài khoản kế toán sử dụng: TK 334, TK 338 và các tài khoản liên quan 111,112 ... Sổ kế toán sử dụng: sổ cái TK 334,TK 338 4.4. Kế toán tổng hợp chi phí và tính giá thành Tài khoản kế toán sử dụng: TK 621 và các tài khoản liên quan Sổ kế toán sử dụng: Sổ cái TK 621 và sổ chi tiết TK621 4.5. Kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng Tài khoản kế toán sử dụng: TK 111, TK 112 và các tài khoản liên quan. Sổ kế toán sử dụng: TK 111,112. II. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917. 1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. Xí nghiệp là đơn vị khai thác chế biến và kinh doanh mỏ, do vậy nguồn vật tư, thiết bị phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh là những loại vật tư, thiết bị chuyên dùng được sản xuất và cung ứng theo yêu cầu đặt hàng của đơn vị sử dụng như: vật liệu nổ, phụ kiện, phụ tùng của các thiết bị khoan, xúc và các loại ray, goòng, gỗ chống lò, nhiên liệu. Chính vì vậy hàng năm căn cứ vào yêu cầu sử dụng vật tư, thiết bị, bộ phận kế hoạch của xí nghiệp phải lập kế hoạch vật tư, thiết bị được lãnh đạo xí nghiệp duyệt và ủy quyền thực hiện hợp đồng cung cấp vật tư với các nhà máy sản xuất và cung ứng vật tư, vật liệu, phụ kiện nổ của các đơn vị chuyên ngành như: xí nghiệp Hóa chất Mỏ Quảng Ninh, Xí nghiệp Vật tư Hòn Gai, Trung tâm cơ khí than Việt Nam và các công ty kinh doanh vật tư, nguyên, nhiên, vật liệu khác... Đối với một số vật tư thiết bị dạng đặc chủng, khi mua cần kiểm soát chặt chẽ về tính năng và chất lượng (như bình chữa cháy, trang thiết bị văn phòng) thì Giám Đốc trực tiếp chỉ định đơn vị có chuyên môn thực hiện. Việc cung ứng vật tư phải được thực hiện theo các trình tự được Công ty và Tổng công ty quy định. Tất cả các mặt hàng vật tư trước khi mua đều được Hội đồng thẩm định giá của Xí nghiệp xét duyệt về giá cả và số lượng mua trên cơ sở kết quả khảo sát giá của tổ tư vấn, thẩm định giá.Các mặt hàng trước khi đưa vào sử dụng đều được kiểm tra chất lượng và lập biên bản làm căn cứ xác nhận đảm bảo yêu cầu mới được phép nhập kho Xí nghiệp. Các vật tư sau khi mua về đều phải nhập kho trước khi đưa ra sử dụng, các loại vật tư đặc biệt như gỗ, thuốc nổ và một số vật tư có khối lượng lớn khó vận chuyển, được Giám đốc cho phép thì phòng KHTH và các bộ phận liên quan tổ chức kiểm tra nghiệm thu và bàn giao ngay tại nơi sử dụng. Các vật tư sau khi nhập kho do thủ kho vật tư, trực thuộc phòng KHTH bảo quản và cấp phát cho đơn vị sử dụng. Thủ kho quản lý số lượng các mặt hàng bằng hệ thống thẻ kho theo đúng quy định. Do đặc điểm nguyên vật liệu của xí nghiệp rất phong phú về chủng loại nên để quản lý tốt Xí nghiệp chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Là những vật liệu tham gia trực tiếp vào dây truyền sản xuất khai thác than mỏ như: thuốc nổ, vật liệu chống lò, băng tải than, hệ thống máy xúc, gạt... Nguyên vật liệu phụ: như đường lò, bến cảng, sân kho, hệ thống chiếu sáng, hệ thống thông tin, hệ thống thông gió, tưới đường hút bụi... Nhiên liệu: chủ yếu như xăng, dầu, gỗ Phụ tùng thay thế: tất cả các loại linh kiện phụ tùng phục vụ cho sản xuất chính như : mũi khoan, choòng khoan, băng truyền, phụ tùng ôtô xúc, gạt.. Ngoài ra còn có các loại vật tư vật liệu khác phục vụ cho sản xuất chính và các phụ trợ như cuốc, xẻng, đèn lò, bảo hộ lao động... Để đáp ứng nhu cầu quản lý nguyên vật liệu một cách khoa học và chính xác hơn, Xí nghiệp đã tiến hành mã hoá các loại nguyên vật liệu bằng việc xây dựng một “ Bảng danh điểm nguyên vật liệu” ( Xem phụ lục số 30 ) và được cài đặt trên máy vi tính, mỗi năm khai báo một lần vào thời điểm đầu năm. 2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Xí nghiệp. 2.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho. Tại Xí nghiệp, giá nguyên vật liệu nhập kho được đánh giá theo nguyên tắc giá thực tế. Nguyên vật liệu của Xí nghiệp được mua từ nhiều nguồn khác nhau nên theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của nguyên vật liệu trong từng trường hợp cũng khác nhau. Đối với nguyên vật liệu không nhập khẩu mà thu mua trong nước thì giá thực tế được tính: Giá thực tế Giá mua ghi Chi phí thu mua NVL nhập kho = trên hoá đơn + phát sinh ( nếu có) Ví dụ: - Nhập kho thuốc nổ Anpô của Xí nghiệp hoá chất mỏ Quảng Ninh theo hoá đơn số 054346 ngày 2/11/2004.Tính theo kg giá mua ghi trên hóa đơn 10.000kg là 82.800.000đ. - Chi phí vận tải chở thuốc nổ từ Xí nghiệp hoá chất về mỏ là 4.000.000đ. Giá thực tế NVL nhập kho = 82.800.000 + 4.000.000 = 86.800.000 2.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Để tính giá nguyên vật liệu xuất kho, Xí nghiệp đã sử dụng phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập. Công thức tính: Trị giá thực tế NVL xuất kho = Đơn giá nhập bình quân x Số lượng xuất kho Đơn giá thực tế bình quân = Giá trị NVL tồn kho đầu kỳ + Giá trị NVL nhập kho trong kỳ sau mỗi lần nhập Số lượng NVL tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVL nhập trong kỳ sau mỗi lần nhập Ví dụ: Kho thuốc nổ của Xí nghiệp tồn kho 5.000kg, đơn giá 8.420đ/kg. =42.100.000. Nhưng ngày 2/11/2004 xuất 10.000kg, đơn giá 8.680 =86.800.000. Vậy đơn giá vật liệu nổ xuất kho là: Đơn giá bình quân = 42.100.000 +86.800.000 = 8.593đ 10.000 + 5.000 Theo phiếu xuất kho số 89 ngày 5/11/2004 Xí nghiệp xuất 6.500 kg cho phân xưởng Lộ thiên để nổ mìn. ( Xem phụ lục số 20.1) Vậy trị giá bình quân NVL xuất kho là: 6.500 x 8.593 = 55.854.500 3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than 917. ( Xem phụ lục số 10) Chứng từ sử dụng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty bao gồm: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, thẻ kho, sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu, hoá đơn... Công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu được tiến hành đồng thời tại bộ phận kho và bộ phận kế toán. Hình thức sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu được áp dụng theo phương pháp thẻ song song và sử dụng bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu... Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập, xuất , tồn mỗi loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Số lượng để ghi vào thẻ kho lấy được từ các chứng nhập, xuất, tồn hàng ngày. Cuối tháng thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu. Ở phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu mở sổ thẻ chi tiết nguyên vật liệu để theo dõi nhập xuất nguyên vật liệu hàng ngày. Cuối tháng khi nhận được các chứng từ nhập- xuất nguyên vật liệu do thủ kho nguyên vật liệu mang đến thì kế toán tiến hành phân loại chứng từ, theo dõi từng loại phiếu nhập, xuất của từng kho riêng rồi ghi vào sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu. 4. Thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu. 4.1. Thủ tục nhập kho Tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp liên quan đến việc nhập, xuất nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép về nguyên vật liệu do nhà nước ban hành. Tại Xí nghiệp than 917, nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu là nguyên vật liệu mua ngoài do phòng vật tư mua. Khi nguyên vật liệu về đến Xí nghiệp nếu nhập kho đều phải được hội đồng kiểm nhập của Xí nghiệp được tiến hành kiểm tra về chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá, nguồn thu mua và tiến độ thực hiện hợp đồng và còn phảI kèm theo hợp đồng mua hàng (hoá đơn GTGT) ( Xem phụ lục số 12) Phiếu nhập kho ( Xem phụ lục số 16,17,18) được chia làm 3 liên với đầy đủ các chữ ký: Một liên giao cho thủ kho để nhập nguyên vật liệu vào thẻ kho. (Xem phụ lục số 23) Một liên giao cho phòng kế toán giữ và lưu lại. Một liên giao cho người đi mua gửi cùng hoá đơn bán hàng và gửi cho phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. 4.2. Thủ tục xuất kho Đơn vị sử dụng vật tư phải có phiếu lĩnh vật tư để yêu cầu cung cấp chủng loại vật tư- số lượng, phiếu này được ký duyệt của cơ quản lý về kỹ thuật vật tư và phòng Cơ Điện Vận tải, báo cáo Giám đốc duyệt. Người lĩnh mang phiếu được duyệt đến kho lĩnh vật tư, khi lĩnh thủ kho xem phiếu cấp hàng nếu thấy đủ đúng điều kiện cấp phát ký vào phiếu xuất kho, người lính vật tư ký xác nhận.Tuỳ vào mục đích của việc xuất kho nguyên vật liệu mà kế toán ghi theo mẫu quy định. Phiếu xuất kho ( Xem phụ lục số 20,21,22) được chia làm 3 liên: Một liên lưu gốc Một liên mang xuống phân xưởng đưa thủ kho Một liên gắn vào bảng kê xuất vật tư cuối tháng 5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Xí nghiệp than 917. 5.1 Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán nguyên vật liệu sử dụng một số tài khoản sau; TK152: “ Nguyên liệu,vật liệu” TK 133: “ Thuế GTGT được khấu trừ ” TK 331: “ Phải trả người bán ” TK111: “ Tiền mặt ”. 5.2. Chứng từ kế toán sử dụng Theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành QĐ 1141/TC/QĐ/CĐTK ngày 1/1/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán nguyên vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho ( Mẫu 01- VT) Phiếu xuất kho( Mẫu 02- VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03- VT) Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( Mẫu 08- VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( Mẫu 02- BH) Hoá đơn cước phí vận chuyển ( Mẫu 03- BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu 04- VT), biên bản kiểm mghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT), phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ( Mẫu 07- VT)...Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng mẫu quy định, đúng nội dung và phương pháp lập. 5.3. Sổ kế toán sử dụng * Sổ theo dõi thanh toán với người bán. * Các bảng kê, chứng từ ghi sổ. * Sổ cái. 5.4.Trình tự hạch toán kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 5.4.1. Trình tự kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu: * Nguyên vật liệu tăng do mua ngoài. - Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền mặt. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 088291 ( Phụ lục số 12) của Trung tâm thiết bị Văn phòng phẩm Hạ Long ngày 11/11/2004, Xí nghiệp nhập kho quyển phiếu nhập kho số lượng 150 quyển, đơn giá 5.500đ/quyển theo phiếu nhập kho số 302 ( Phụ lục số 17) Số tiền Xí nghiệp phải thanh toán là 907.500đ. Kế toán định khoản và ghi Nhật ký chứng từ số 1. Nợ TK 152 825.000 Nợ TK 133 82.500 Có TK111 907. 500 Nếu mua nguyên vật liệu thanh toán cho người bán bằng tiền gửi ngân hàng. Ví dụ: Theo hoá đơn GTGT số 062431 (Phụ lục số13) của Công ty Xăng dầu B12 Quảng Ninh ngày 05/11/2004, Xí nghiệp nhập kho Xăng A92 theo phiếu nhập kho số 301( Phụ lục số 16) số lượng 700lít, đơn giá 5.375 thì số tiền Xí nghiệp phải thanh toán là 4.138.750đ. Kế toán định khoản và ghi Nhật ký chứng từ số 2. Nợ TK 152 3.762.500 Nợ TK 133 376.250 Có TK 112 4.138.750 - Nếu mua nguyên vật liệu chưa thanh toán với người bán. Ví dụ: Xí nghiệp nhập kho mũi khoan than theo phiếu nhập kho 308 ( Phụ lục số18), số lượng 100 cái , đơn giá 61.800đ/cái với hoá đơn GTGT số 067.521 (Phụ lục số 14) ngày 19/11/2004 của Xí nghiệp than Cao Thắng thì số tiền mà Công ty phải thanh toán là 6.798.000đ. Kế toán định khoản và ghi Nhật ký chứng từ số 5 Nợ TK 152 6.180.000 Nợ TK 1331 618.000 Có TK 3311 6.798.000 Đây là trường hợp hàng và hoá đơn cùng về, còn trường hợp hàng chưa về nhập kho ( ít xảy ra ) khi có trường hợp này kế toán của công ty chỉ lưu lại hoá đơn mà không tiến hành ghi sổ. Do vậy Xí nghiệp không sử dụng TK 151 “ Hàng mua đang đi đường ” 5.4.3 Trình tự hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu. Việc xuất dùng nguyên vật liệu đúng, đủ, chính xác là phục vụ chủ yếu cho nhu cầu sản xuất kinh doanh, quản lý phân xưởng, xí nghiệp. Khi đã xuất nguyên vật liệu thì căn cứ vào việc kế toán viết phiếu xuất kho ( Xem phụ lục số 20 ) thủ kho chuyển phiếu về phòng kế toán để lập bảng kê xuất nguyên vật liệu, lập chứng từ ghi vào sổ cái TK 152 và các TK liên quan. a) Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu phục vụ sản xuất: Ví dụ: Theo phiếu xuất kho ( Phụ lục số 22 ) xuất thuốc nổ Anpô số 218 ngày 29/11/2004 cho anh Lã Văn Ninh tại Công trường Lộ thiên, số lượng 10.000kg, đơn giá 7.235đ/kg.Tổng giá ghi trên phiếu xuất kho là 72.350.000đ. Kế toán định khoản và ghi Bảng kê số 4 Nợ TK 621 72.350.000 Có TK 152 b) Trường hợp xuất kho cho sản xuất chung: Ví dụ: Căn cứ vào phiếu xuất kho số 202 ( Phụ lục số 21) của anh Hoàng Phi Long phân xưởng Lộ thiên ngày 15/11/2004 xuất cho quản lý phân xưởng số tiền là 2.687.500đ. Kế toán định khoản Nợ TK 627 2.687.500 Có TK 152 c) Trường hợp xuất cho Xí nghiệp: Ví dụ: Căn cứ theo phiếu xuất kho số 207 ngày 25/11/2004 xuất 200lit xăng A92 cho Chị Đỗ Thị Minh Văn phòng tổng hợp với đơn giá là 5.375đ/lít.Tổng số tiền là 1.075.000đ. Kế toán định khoản Nợ TK 642 1.075.000 Có TK 152 Hàng tháng kế toán có thể kiểm tra, xem xét tình hình thu mua nguyên vật liệu và xem chi tiết vật tư xuất qua các bảng chi tiết vật tư, tập hợp các chứng từ xuất, báo cáo tồn kho, sổ cái... 6. Tổ chức kiểm kê kho nguyên vật liệu. Xí nghiệp tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại Xí nghiệp nhằm mục đích xác định chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó còn có giúp công ty kiểm tra được tình hình bảo quản phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát nguyên vật liệu để có biện pháp xử lý kịp thời. Vì nguyên vật liệu của Xí nghiệp có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình kiểm tra đòi hỏi mất nhiều thời gian và phải làm thường xuyên. Xí nghiệp thường kiểm kê định kỳ 6 tháng một lần. Mỗi kho được lập một biên bản kiểm kê gồm 3 người: một thủ kho, một thống kê và một kế toán nguyên vật liệu. Kết quả kiểm kê được ghi vào biên bản kiểm kê do phòng kinh doanh lập cuối kỳ kiểm kê, sau đó gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp giá trị để xác định thừa thiếu cho từng loại nguyên vật liệu rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại. Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê ( Xem phụ lục 25) kế toán phát hiện thừa 13 kg thép góc 50x50x5, đơn giá 6973đ/kg. Tổng số tiền là : 90649đ Kế toán định khoản : Nợ TK 152 90649 Có TK 3381 Vì không xác định rõ nguyên nhân thừa nên hội đồng xử lý quyết định đưa vào khoản thu nhập khác của Xí nghiệp. Nợ TK 3381 90649 Có TK 711 PHẦN THỨ BA MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917 I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP. Sau gần 10 năm thành lập từ một đơn vị với nhiệm vụ thăm dò, khảo sát địa chất thuộc liên đoàn địa chất. Xí nghiệp than 917 được thành lập trong điều kiện cơ sở vật chất hầu như chưa có, bộ máy tổ chức mới được hình thành, kinh nghiệm khai thác sản xuất và tiêu thụ của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp còn hạn chế. Máy móc thiết bị và dây truyền sản xuất cũ, lạc hậu. Điều kiện sản xuất kinh doanh và đời sống của người lao động gặp rất nhiều khó khăn. Đến nay, với tinh thần năng động sáng tạo và tự chủ của cán bộ công nhân viên chức cùng với các chính sách đổi mới thiết bị Xí nghiệp than 917 đã từng bước phát triển, đạt kết quả cao trong sản xuất kinh doanh là đơn vị dẫn đầu trong khối khai thác nhiều năm qua của Công ty than Hòn Gai. Điều đó chứng tỏ trình độ quản lý của cán bộ Xí nghiệp đã được nâng lên, hệ thống trang thiết bị vật tư, vật liệu của Xí nghiệp từng bước được đổi mới trang thiết bị ngày càng hoàn thiện, trình độ tay nghề của đội ngũ công nhân đã được nâng lên đáp ứng yêu cầu về hiện đại hoá của Xí nghiệp. Đối với công tác kế toán nguyên vật liệu từ lúc chỉ là một bộ phận nhỏ với một vài cán bộ được giao làm công tác vật tư theo kiểu hợp tác xã, chưa có kinh nghiệm, chưa được đào tạo. Đến nay công tác kế toán nguyên vật liệu đã được Xí nghiệp quan tâm và ngày càng hoàn thiện hơn cả về trình độ cán bộ và hệ thống trang thiết bị phục vụ điều hành vật tư vật liệu của Xí nghiệp. Việc đưa công nghệ thông tin vào công tác quản lý vật tư vật liệu là một yếu tố quan trọng làm cho công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu thực sự có hiệu quả. Giúp Giám đốc và lãnh đạo Xí nghiệp quản lý điều hành vật tư theo đúng chính sách và pháp luật của Nhà nước, bảo đảm được tính ưu việt trong việc lựa chọn vật tư vật liệu và sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đi đôi với công tác quản lý Xí nghiệp cũng thường xuyên quan tâm đến chính sách “ Đòn bẩy kinh tế ” tạo ra cơ chế khen thưởng và kỷ luật trong quá trình thực hiện công tác quản lý vật tư của Xí nghiệp. Tóm lại, sau 8 năm từ ngày thành lập đến nay thời gian chưa nhiều nhưng Xí nghiệp than 917 đã từng bước tự khẳng định mình trên con đường đổi mới và phát triển với niềm tin đó hy vọng Xí nghiệp than 917 sẽ phát triển bền vững trong sản xuất kinh doanh và hoạt động khác của Xí nghiệp, xứng đáng là đơn vị kinh doanh giỏi, là lá cờ đầu của Công ty than Hòn Gai và Tổng Công ty than Việt Nam. Qua đó em xin rút ra một số nhận xét: Ưu điểm: - Do nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác kế toán vật tư, nên lãnh đạo xí nghiệp đã thường xuyên quan tâm đến vịêc đổi mới trang thiết bị và công nghệ sản xuất, xây dựng kế hoạch cung cấp vật tư gắn liền với các biện pháp cải tiến kỹ thuật nhằm phát huy năng lực của thiết bị và triệt để tiết kiệm vật tư, nguyên vật liệu, góp phần quan trọng trong việc hạ gía thành và nâng cao chất lượng sản phẩm. - Thực hiện dân chủ trong quản lý, xí nghiệp đã xây dựng các định mức cấp phát, sử dụng vật tư, nguyên nhiên liệu và công khai để mọi người biết thực hiện đồng thời tăng cường giám sát quản lý vật tư, nhất là các loại vật tư, hàng hóa quý hiếm. - Xí nghiệp xây dựng quy chế thưởng, phạt bằng cơ chế vật chất và gắn trách nhiệm rõ ràng trong quản lý, sử dụng định mức vật tư, từ đó tạo ra phong trào sổi nổi trong cán bộ, công nhân viên toàn xí nghiệp. - Công tác quản lý về hoạt động kinh tế đã được xí nghiệp hết sức coi trọng việc hạch toán kế toán, công tác xuất nhập vật tư vật liệu và thiết bị được theo dõi chặt chẽ thông qua hệ thống sổ sách và các chứng từ kế toán được tổ chức thực hiện theo đúng Pháp lệnh kế toán, thống kê và các quy định hiện hành của Bộ Tài chính và ngành Than. - Đội ngũ kế toán nói chung và nhân viên kế toán Nguyên vật liệu -công cụ dụng cụ nói riêng đều là người có trình độ nghiệp vụ cao, nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ và yêu cầu nhiệm vụ của mình. Giúp cho việc thực hiện các phần hành kế toán được chính xác bảo đảm chỉ đạo thống nhất của lãnh đạo xí nghiệp và của kế toán trưởng. Việc đầu tư đưa công nghệ thông tin vào trong quản lý nhất là việc áp dụng phần mềm tin học vào công tác kế toán, hạch toán có ý nghĩa quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả năng suất lao động và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời chính xác cho lãnh đạo xí nghiệp xử lý và điều hành quản lý khoa học. Những tồn tại: Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu của Xí nghiệp được thực hiện đầy đủ hợp lý. Mặc dù vậy vẫn còn một số tồn tại cần phải khắc phục. Tồn tại thứ nhất: Về tài khoản kế toán sử dụng tại Xí nghiệp. Hiện nay, tại Xí nghiệp có phát sinh “ Hàng mua đang đI đường” nhưng Xí nghiệp không mở tài khoản 151 để theo dõi riêng hàng đang đI đường, làm kế toán rất khó theo dõi hàng mua đang đi trên đường. Tồn tại thứ hai: Về lập bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Hiện nay Xí nghiệp không sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ gây khó khăn cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. Tồn tại thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Xí nghiệp. Hình thức sổ cái hiện nay Xí nghiệp sử dụng theo em chưa được hợp lý. Mẫu sổ cái chưa phù hợp với chế độ kế toán ban hành, gây khó khăn cho người làm công tác kế toán vật tư. Tồn tại thứ tư:Về việc trích lập hàng dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hiện nay việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho ở các doanh nghiệp đều chưa được chú ý đến. Xí nghiệp than 917 cũng vậy, việc không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể làm mất vốn khi hàng tồn kho bị giảm giá. Tồn tại thứ năm:Về kế toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho. Tại Xí nghiệp than 917 hiện nay, việc hao hụt, mất mát hàng hoá là không tránh khỏi. Vì thế theo dõi hàng hoá tránh để xảy ra hao hụt, mất mát quá nhiều hàng hoá tại Xí nghiệp là việc làm cần thiết giúp Xí nghiệp có thể đứng vững và phát triển có hiệu quả như ngày nay. II MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP THAN 917 QUẢNG NINH. Ý kiến thứ nhất:Về tài khoản kế toán sử dụng tại Xí nghiệp. Đó là việc hiện nay Xí nghiệp không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Phản ánh tài khoản này, những nguyên vật liệu Xí nghiệp đã mua nhưng cuối tháng, cuối quý chưa về nhập kho. Tuy nhiên, phòng kỹ thuật chưa kiểm nghiệm để nhập kho, có thể dẫn đến tình trạng mất mát hàng hoá. Khi sử dụng tài khoản 151 sẽ giúp cho Xí nghiệp tránh được tình trạng mất mát, hao hụt hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hàng trong tháng ( Xí nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán và nhận được hoá đơn, chứng từ thanh toán của bên bán ), nhưng vì lý do nào đó mà đến cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về đến kho hoặc đã về nhưng chưa kiểm nhận. Ví dụ: Xí nghiệp mua 1000 kg thuốc nổ Anpô với đơn giá là 7.500 đ/kg theo giá thanh toán chưa có thuế là: 7.500.000đ, thuế VAT : 750.000đ . Cuối tháng hoá đơn GTGT đã về nhưng hàng vẫn chưa về. Kế toán định khoản : Bút toán 1: Khi hàng về bình thường và nhập kho Nợ TK 151: 7.500.000 Nợ TK 1331: 750.000 Có TK 331: 8.250.000 Bút toán 2 : Khi hàng về và nhập kho ở tháng sau: Nợ TK 152: 7.500.000 Có TK 151: 7.500.000 Ý kiến thứ hai: Về lập bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ. Hiện nay Xí nghiệp không sử dụng bảng phân bổ nguyên vật liệu nên gây nhiều khó khăn cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sử dụng theo từng đối tượng nguyên vật liệu. Ví dụ như nếu Xí nghiệp xuất dùng nguyên vật liệu cho Phân xưởng Hầm lò và phân xưởng Lộ thiên để sản xuất mà Xí nghiệp không lập bảng phân bổ nguyên vật liệu một cách hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng nhầm lẫn hoặc có thể sẽ khó theo dõi để quản lý nguyên vật liệu. Theo em Xí nghiệp có thể lập bảng phân bổ nguyên vật liệu như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng 11 năm 2004 Đơn vị tính: đ STT Ghi Có các tài khoản, Đối tượng sử dụng ( Ghi Nợ các tài khoản) TK 152 TK153 1 TK621- Chi phí NVL trực tiếp 72.350.000 2 TK627- Chi phí SXC 2.687.500 3 TK641- Chi phí bán hàng 1.075.000 … … Cộng 108.090.700 Ngày 31 tháng 11 năm 2004 Người lập biểu Kế toán trưởng ( Ký, ghi rõ họ tên ) ( Ký, ghi rõ họ tên ) Ý kiến thứ ba: Về hệ thống sổ kế toán sử dụng tại Xí nghiệp Để thuận tiện cho việc theo dõi của Xí nghiệp đồng thời phù hợp với chế độ kế toán đã ban hành. Em xin phép được đưa ra mẫu sổ cái như sau: Đơn vị : Xí nghiệp Than 917 SỔ CÁI TK 152 Số dư đầu năm Nợ Có xxx xxx Ghi Có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 … Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Cộng TK 331, 112,111… Cộng số phát sinh Nợ Tổng số phát sinh Có Có Nợ Số dư cuối tháng 61.050.000 123.080.500 94.576.500 225.654.000 Ngày… tháng… năm 2004 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) Ý kiến thứ tư : Về việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Hiện nay, với thị trường đang phát triển mạnh hàng hoá nói chung và nguyên vật liệu nói riêng được mua bán với sự đa dạng về nhu cầu sử dụng và chủng loại. Giá cả của nguyên vật liệu cũng thường xuyên lên xuống, không ổn định. Đối với Xí nghiệp chủ yếu là nhập nguyên vật liệu từ bên ngoài thì phụ thuộc nhiều vào tỷ giá hối đoái, mà giá cả trên thị trường lúc lên cao lúc xuống thấp do tỷ giá sụt giảm hay do Xí nghiệp nhập phải lô hàng kém chất lượng … Do vậy để có thể thực hiện tốt việc bảo toàn vốn thì theo em Xí nghiệp nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhiều khi còn đóng vai trò là bằng chứng quan trọng của công tác kiểm toán và kiểm tra kế toán toàn Xí nghiệp. Việc lập dự phòng giảm giá phải tiến hành riêng cho từng loại nguyên vật liệu và tổng hợp vào bảng kê chi tiết khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào chi phí quản lý của Xí nghiệp. Theo chế độ kế toán hiện hành việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện như sau: Theo thông tư số 89 của Bộ Tài chính ban hành ngày 9/10/2003. - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi: Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho - Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi: Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632 - Giá vốn hàng bán Ý kiến thứ năm: Về kế toán hao hụt, mất mát hàng tồn kho. Theo thông tư số 89 của Bộ Tài chính ban hành ngày 09/10/2003 thì có sự bổ sung về kế toán hao hụt, một mặt hàng tồn kho để hợp lý hơn với các doanh nghiệp, giúp cho các doanh nghiệp quản lý tốt hơn hàng hoá của doanh nghiệp mình. Hiện nay, tại Xí nghiệp than 917 việc xảy ra hao hụt, mất mát hàng tồn kho vẫn xảy ra làm ảnh hưởng đến sản xuất. Vì thế theo em quản lý chặt chẽ hàng hoá đã nhập kho tại Xí nghiệp là việc quan trọng. Xí nghiệp nên tham khảo và phản ánh giá trị hàng tồn kho theo Thông tư 89 của Bộ Tài chính thì việc quản lý tốt hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn. - Căn cứ vào biên bản về hao hụt, mất mát hàng tồn kho, kế toán phản ánh giá trị hàng tồn kho mất mát, hao hụt, kế toán ghi: Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 151, 152, 153,154,155,156 - Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 111,334…( Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường) Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán( Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân gây ra được phản ánh vào giá vốn hàng bán). Có TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lý. MỤC LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình kế toán chuyên sâu Trường Đại học Quản lý và Kinh doanh Hà Nội 2. Hệ thống tài khoản kế toán Nhà xuất bản tài chính – 2000 3. Giáo trình kế toán tài chính Học viện tài chính 4. Quy định cụ thể áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp Xí nghiệp than 917 5. Kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp Nhà xuất bản Tài chính 1998 6. Hướng dẫn thực hành ghi chép chứng từ và sổ kế toán. Nhà xuất bản thống kê 7. Tạp chí tài chính 8. Thời báo kinh tế PHỤ LỤC BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHO