Đề tài Công tác hoạt động kinh doanh và công tác hạch toán nguyên vật liệu tại chi nhánh công ty cổ phần vật tư tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam

hực hiện trên cơ sở xây dựng và lập số doanh điểm. Nguyên liệu, vật liệu, trong đó nguyên liệu, vật liệu được chia thành từng loại, từng nhóm, từng thứ nguyên liệu, vật liệu. Sổ danh điểm nguyên liệu vật liệu được xây dựng trên cơ sở số hiệu vật liệu của loại nguyên liệu, vật liệu, nhóm nguyên liệu vật liệu, thứ nguyên liệu vật liệu. Tùy theo số lượng nhóm thứ nguyên liệu vật liệu để xây dựng số hiệu gồm 1,2 hoặc 3,4 chữ số. SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU Loại: nguyên liệu, vật liệu chính - Ký hiệu 1521 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu quy cách NL,VL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NL,VL 1 2 3 4 5 6 1521-01 1521-01 1521-99 1521-01-01 1521-01-02 1521-01-99 1521-02-01 1521-02-02 1521-02-99 1521-99-01 2. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá nguyên vật liệu là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán. Đánh giá nguyên vật liệu dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác hạch toán vật liệu ở các doanh nghiệp như sau: 2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho: - Với vật liệu mua ngoài: giá trị thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) với các chi phí thu mua thực tế "chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua) trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Với vật liệu, nguyên liệu tự sản xuất: tính theo giá thành thực tế (giá trị vật liệu xuất chế biến và chi phí chế biến) - Với vật liệu thuê mua gia công chế biến: giá thực tế gồm giá vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ) - Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị tổ chức cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế = giá thoả thuận + chi phí tiếp nhận (nếu có) - Với phế liệu: giá ước tính thực tế có thể sử dụng hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với vật liệu tặng thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương + chi phí tiếp nhận (nếu có) 2.2. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu nhập kho: - Tuỳ theo hoạt động của từng doanh nghiệp yêu cầu vào trình độ quản lý có thể sử dụng một trong các phương pháp sau và được sử dụng nhất quán trong kỳ kế toán. a. Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá bình quân. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng x Đơn giá bình quân Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tuy đơn giản dể làm, độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính toán dồn vào cuối tháng gây ảnh hưởng công tác quyết toán nói chung. Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lương thực tế VL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Phương pháp giá bình quân cuối kỳ trước mắt dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Đơn giá BQ cuối kỳ trước = Giá trị thực tế VL tồn đầu kỳ hoặc cuối kỳ Lương thực tế VL tồn kho đầu kỳ hoặc cuối kỳ Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại, khắc phục nhược điểm của 2 phương pháp trên tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này lại tốn nhiều thời gian tính toán. Giá đơnvị BQ sau mỗi lần nhập lại = + Giá trị vật liệu Giá thực tế của tồn trước khi nhập số nhập + Lượng thực tế VL Lượng thực tồn trước khi nhập tế nhập b. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này số vật liệu nào nhập trước thì ưu tiên xuất trước, xuất hết số nhập trước rồi mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Hay nói cách khác giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. c. Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát. d. Phương pháp trực tiếp: Theo phương pháp này nguyên liệu, vật liệu được xác định theo giá trị đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng khi xuất vật liệu nào thì tính theo vật liệu đó. Phương pháp này còn gọi là phương pháp đích danh. e. Phương pháp giá hạch toán: Phương pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán. Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU: Việc quản lý nguyên liệu, vật liệu nói chung và hàng tồn kho nói riêng nhiều đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp tham gia việc quản lý tình hình nhập xuất và tồn kho nguyên vật liệu chủ yếu do bộ phận kho và phòng kế toán của doanh nghiệp thực hiện. 1. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: 1.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: a. Khái niệm: Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình thực hiện có biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nói riêng một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay. Theo phương pháp này tại bất cứ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho, từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng... b. Tài khoản sử dụng: Để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu kế toán sử dụng loại: Tài khoản 152 (nguyên vật liệu) Tác dụng: Dùng phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động các loại nguyên vật liệu. TK 152 Giá trị NVL nhập kho mua ngoài, nhập kho thuê gia công chế biến... tồn kho đầu kỳ, tồn kho cuối kỳ, phát hiện thừa khi kiểm kê. - Giá trị thực tế NVL dùng cho sản xuất thuê ngoài gia công hay góp vốn liên doanh, giá trị vật liệu thiết hụt khi kiểm kê. SD: + TK 152 còn có 6 tài khoản cấp 2 như sau: . TK 1521: Vật liệu chính . TK 1522: Vật liệu phụ . TK 1523: Nhiên liệu . TK 1524: phụ tùng thay thế . TK 1525: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản . TK 1528: Phế liệu - Để theo dõi các loại vật liệu hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua đã được quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập kho kế toán sử dụng TK 151 :"Hàng mua đang đi đường". + Kết cấu TK 151 TK 151 - Nguyên vật liệu đi trên đường còn đầu kỳ. - Nguyên vật liệu đi trên đường phát sinh trong kỳ. + NVL đi trên đường còn cuối cùng. - Hàng đi trên đường đã về nhập kho. SDCK: - Tài khoản sử dụng TK 331 "Phải trả người bán" Tác dụng: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán theo hợp đồng. Tài khoản này cũng phản ánh cho người đấu thầy xây dựng cơ bản. + Nội dung kết cấu TK 331 TK 331 - Số tiền đã trả cho người bán người cung cấp, người nhận thầu cơ bản - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu chấp nhận giảm giá. - Số tiền còn phải trả người bán, người cung cấp, người nhận thầu. SDCK: Thể hiện số tiền ứng trước cho DN SDCK: Số tiền còn phải trả cho người bán 1.2. Hạch toán tình hình nhập vật liệu trong doanh nghiệp: a. Hàng về hoá đơn cùng về: Nợ TK 152: giá mua chưa thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT Có TK 111,112,331: Tổng số tiền thanh toán + Giảm giá : Nợ TK 111,112,331: Tổng giá được giảm Có TK 152 Có TK 153 + Chiết khấu Nợ TK 111,331 : số tiền chiết khấu Có TK 711: Thu nhập khác b. Trường hợp hàng thừa so với hoá đơn - Nhập toàn bộ Nợ TK 152 : Giá trị toàn bộ số hàng Nợ TK 133: GTGT tính theo hoá đơn Có TK 331 : Giá trị thanh toán theo hoá đơn Có TK 338 : Giá trị số hàng thừa (không thuế) - Nếu nhập theo số hoá đơn + Xử lý số hàng thừa ghi Có TK 002 : nhận giữ hộ + Đồng ý mua hàng thừa: Nợ TK 338 : Giá trị hàng thừa Nợ TK 133 : Thuế GTGT Có TK 111,112,331 : số tiền thanh toán + Nếu không rõ nguyên nhân: Nợ TK 338 :Giá trị hàng thừa Có TK 711 : Số thừa không rõ nguyên nhân c. Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn: - Chấp nhận nhập: Nợ TK 152 :Giá trị số thực nhập kho Nợ TK 138 : Giá trị số thiếu Nợ TK 133 :GTGT theo hoá đơn Có TK 331: Giá trị thanh toán theo hoá đơn - Xử lý: + Người bán giao tiếp số hàng còn thiếu: Nợ TK 152 : Số thiếu đã nhận Có TK 138 : Xử lý số thiếu + Nếu cá nhân làm mất phải bồi thường: Nợ TK138,334 : Người làm mất bồi thường Có TK133 : Thuế GTGT số hàng thiếu Có TK 1381: Xử lý số thiếu + Nếu người bán không còn hàng: Nợ TK331 : Ghi giảm số tiền phải trả cho người bán Có TK 138 : Xử lý số thiếu Có TK 133: Thuế GTGT của số hàng thiếu + nếu hàng thiếu không xác định rõ nguyên nhân: Nợ TK 632: Số thiếu không rõ nguyên nhân Có TK 138 : Xử lý số thiếu d. Trường hợp hàng hoá kém phẩm chất, sai quy cách không đảm bảo chất lượng như hợp đồng: Nợ TK 111,112,331 Có TK 152: Chi tiết vật liệu Có TK 133: Thuế GTGT số hàng giao đủ e. Hàng về hoá đơn chưa về : Nợ TK 152 : giá chưa thuế Nợ TK 133 : thuế GTGT Có TK 111,112,331 : Hình thức thanh toán f. Trường hợp tăng NVL khác: Nợ TK 152 Có TK411 : Nhà nước cấp, các tổ chức tài trợ Có TK 412 : đánh giá tăng NVL Có TK 642 : Thừa trong định mức Có TK 338: Thừa ngoài định mức chưa rõ nguyên nhân Có TK 128,222,241: Nhận góp vốn LD, phế liệu thu hồi từ XD 1.3. Hạch toán tình hình xuất nguyên vật liệu: a. Xuất NVL dùng cho sản xuất kinh doanh căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 621: Dùng cho sản xuất Nợ TK 641 : Xuất cho bán hàng Nợ TK 642: Xuất phục vụ cho quản lý Có TK 152 : Giảm nguyên vật liệu b. Góp vốn liên doanh bằng NVL: Nợ TK 128,222: giá trị góp vốn liên doanh dài hạn (ngắn hạn) Nợ (hoặc Có) TK412 : Phần chênh lệch Có TK 152 : Giá thực tế c. Vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê: Nợ TK 1381 : Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK152 d. Xuất gia công, chế biến Nợ TK 154 : Giá thực tế vật liệu xuất Có TK 152 : Giá thực tế e. Vật liệu thiếu khi kiểm kê: tuỳ theo trường hợp quản lý Nợ TK632 : Giá vốn hàng bán Nợ TK 138 (1388) : phải thu khác Có TK 152 - Chờ xử lý Nợ TK 1381 Có TK 152 - Xử lý Nợ TK 632 Nợ TK 1388 Có TK 152 - Thiếu trong định mức Nợ TK 642 : hao hụt trong định mức Nợ TK 1388,111,334: Cá nhân bồi thường Có TK 152 Sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên TK 111,112,,331 TK 151 TK 154 TK 128,222 TK 411 TK 333(3333) TK 152 TK 611,627,641,642 Vật liệu mua ngoài NVL về nhập kho đang đi trên đường NVL gia công chế biến Nhận lại góp vốn liên doanh Nhận VGLD, viện trợ biếu tặng Thuế nhập khẩu (nếu có) Xuất vật liệu cho các bộ phận sử dụng NVL mua vào trả lại cho người bán Góp vốn liên doanh bằng NVL NVL thiếu trong định mức Xuất NVL gia công chế biến Trả lại vốn góp liên doanh TK 111,112,331 TK 128,222 TK 642 TK 154 TK 411 Vật liệu thiếu chờ xử lý TK 3381 Vật liệu thừa chờ xử lý TK 412 Đánh giá tăng NVL TK 133 TK 133 TK 138(1381) Đánh giá giảm NVL TK 412 2. Kế toán nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 2.1. Khái niệm và tài khoản sử dụng: a. Khái niệm: Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kiểm tra theo dõi một cách thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hoá, sản phẩm, trên các tài khoản, phản ánh từng loại giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ xác định lượng tồn kho thực tế và lượng xuất d ùng cho sản xuất kinh doanh và các mục đích khác. b. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 611 (Mua hàng) Tác dụng: Phản ánh giá trị nguyên vật liệu mua vào TK 611 - Phản ánh giá trị thực tế NVL tồn kho đầu kỳ và tăng thêm trong kỳ. - Phản ánh giá trị thực tế NVL xuất dùng, xuất bán... trong kỳ và tồn kho cuối kỳ. SD: + TK 152 nguyên vật liệu. Tác dụng: Dùng để phản ánh giá trị NVL tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. TK 152 - Kết chuyển giá trị thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. - Kết chuyển giá trị thực tế NVL đầu kỳ sang TK 611. SD: Giá trị thực tế NVl tồn kho - TK 151 : hàng mua đang đi trên đường Tác dụng: Phản ánh số hàng mua đang đi trên đường hay đang giữ lại cho người bán. TK 151 - Giá thực tế hàng đi trên đường cuối kỳ . - Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi trên đường đầu kỳ. SD: Giá trị thực tế hàng đang đi trên đường. 2.2. Phương pháp hạch toán: a. Hạch toán nguyên vật liệu: - Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng tồn kho theo từng loại Nợ TK 611 Có TK 152 : Nguyên vật liệu tồn kho - Trong kỳ căn cứ vào hoá đơn mua hàng Nợ TK 611 : giá thực tế vật liệu thu mua Nợ T 133: GTGT khấu trừ Có TK 111,112,331: tổng giá thanh toán - Nhận vốn góp liên doanh hoặc Nhà nước cấp bằng nguyên vật liệu: Nợ TK 611 Có TK 411 - Vật liệu thừa chờ xử lý Nợ TK 611 Có TK 338 - Kết chuyển giá trị NVL tồn kho cuối kỳ Nợ TK 152 Có TK 611 - Giá trị NVL xuất dùng trong kỳ Nợ TK 621 Nợ TK 627 Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 611 - Các trường hợp khác Nợ TK 111,334 : cá nhân bồi thường Nợ TK 642: Thiếu hụt trong định mức Nợ TK 111,331 : giảm giá hàng bán bị trả lại Có TK 611 - Chiết khấu được hưởng Nợ TK 111,331 Có TK 711 Sơ đồ hạch toán TK 152 TK 111,112,331 TK 611 TK 111,112,331 NVL nhập kho trong kỳ Xuất NVL không đảm bảo chất lượng trả lại ho người bán Kết chuyển tồn kho NVL TK 152 Tồn kho cuối kỳ TK 621,627,641,642 Xuất kho trong kỳ TK 133 IV. HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU 1. Khái niệm: Mỗi loại vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sự thiếu hụt một loại vật liệu nào đó có thể làm cho quá trình sản xuất bị ngưng trệ. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin về tình trạng và sự biến động của từng thứ vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết vật liệu. Đáp ứng được các yêu cầu này sẽ giúp cho việc quản lý, cung cấp và sử dụng vật liệu đạt hiệu quả cao. Hạch toán chi phí vật liệu được thực hiện ở kho và phòng kế toán. Tại kho mỗi loại vật liệu được quy định một số hiệu riêng giống như đối với TSCĐ gọi là "Sổ danh điểm vật liệu". Mỗi danh điểm vật liệu được theo dõi trên mỗi thẻ kho. Thẻ kho do kế toán lập và phát cho thủ kho sau khi ghi vào sổ "Đăng ký thẻ kho" các thẻ kho được sắp xếp trong hàm thẻ theo từng loại từng nhóm vật liệu để tiện cho việc tìm kiếm. Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập kho hoặc xuất kho vật liệu thủ kho ghi chép tình hình biến động của từng danh điểm vật liệu vào thẻ kho. Việc kiểm tra đối chiếu của kế toán với thủ kho được tiến hành theo một trong những phương pháp sau: 2. Các phương pháp hạch toán: 2.1. Phương pháp thẻ song song: a. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thước đo hiện vật theo số thực nhập. Cuối ngày hay sau mỗi lần xuất nhập kho, thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lượng vật liệu tồn kho thực tế so với trên sổ sách. Hàng ngày hay định kỳ thủ kho phải chuyển toàn bộ thẻ kho về phòng kế toán. b. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày hay định kỳ, khi nhận chứng từ nhập xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán phải kiểm tra ghi đơn giá tính thành tiền và phân loại chứng từ. Sau khi phân loại chứng từ song kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu bằng cả thước đo hiện vật và giá trị vào sổ (thẻ) chi. Cuối tháng sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và ghi số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu. Số hiệu này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tương ứng. Một sai sót phải được kiểm tra, phát hiện và điều chỉnh kịp thời theo thực tế. * Nhược điểm của phương pháp này: Việc ghi chép trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ kho ở cả kho và phòng kế toán. Trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều công sức ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Sơ đồ hạch toán theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập (xuất) kho Thẻ kho Sổ chi tiết Bảng tổng hợp nhập xuất, tồn kho NVL Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển: a. Tại kho: Thủ kho mở thẻ và ghi chép như phương pháp thẻ song song. b. Tại phòng kế toán: thay cho sổ (thẻ) chi tiết kế toán chỉ mở sổ "đối chiếu luân chuyển" để ghi chép sự luân chuyển về số lượng và giá trị của từng danh điểm vật liệu trong kho. Trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" kế toán không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho mà ghi một lần sự thay đổi của từng danh điểm vật liệu trên cơ sở tổng hợp các chứng từ phát sinh trong tháng của loại vật liệu này. Mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ "Đối chiếu luân chuyển". Cuối tháng số liệu ghi trên sổ "Đối chiếu luân chuyển" được đối chiếu với số tiền trên thẻ kho và số liệu của kế toán tổng hợp bằng thước đo giá trị. * Ưu điểm: Phương pháp này giảm bớt số lần ghi chép của kế toán. Tuy vậy công việc ghi chép lại dồn vào cuối tháng nên việc báo cáo thông tin bịn chậm trễ. Sơ đồ hạch toán theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất vật tư Bảng kê nhập vật tư 2.3. Phương pháp sổ số dư: a. Tại kho: Thủ kho ghi chép trên thẻ kho giống các phương pháp hàng ngày thủ kho tính và ghi ngay số dư trên thẻ kho sau mỗi lần nhập xuất. Thủ kho phải tập hợp phân loại và lập phiếu gia nhận chứng từ nhập (xuất) cho từng loại vật liệu để định kỳ giao cho phòng kế toán . Cuối tháng thủ kho phải căn cứ vào thẻ kho để lập "Sổ số dư" và tính số của từng danh điểm vật liệu sau đó đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu do phòng kế toán ghi chép. b. Tại phòng kế toán: sau khi nhận được các chứng từ do thủ kho giao nộp kế toán căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ liên quan. Sau khi kiểm tra xong kế toán tính tiền cho từng phiếu và tổng số tiền nhập (xuất) kho của từng loại vật liệu rồi ghi vào bảng "luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu". "Bảng luỹ kế nhập (xuất) kho vật liệu" được mở cho từng kho. Số liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm vật liệu trên sổ luỹ kế được đối chiếu với số liệu trên số dư và số liệu của kế toán tổng hợp. + Ưu điểm: Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp về mặt số lượng của thủ kho và kế toán. Việc kiểm tra đối chiếu được chặt chẻ hơn nhưng đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của các thủ kho và kế toán thành thạo hơn. Sơ đồ hạch toán theo phương pháp sổ số dư Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế xuất kho Bảng luỹ kế nhập kho Phần II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG TẠI QUẢNG NAM A. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY: I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH: 1. Sự ra đời của chi nhánh công ty: Chi nhánh Công ty Vật tư tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Công ty Tổng hợp Đà Nẵng, được thành lập theo quyết định số 47/QĐ-CT ngày 26/7/1997 trụ sở chính đặt tại 12 Phan Bội Châu - Tam Kỳ - Quảng Nam. Chi nhánh hoạt động theo cơ chế hoạt động độc lập có con dấu riêng. Đến ngày 20/11/2003 Chi nhánh công ty đã chuyển thành Cổ phần hoá có tên gọi Chi nhánh Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam . Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của chi nhánh là mua vào và bán ra các loại hàng hoá như: Xi măng, sắt, thép, đà xây dựng, dầu và một số mặt hàng trang trí nội thất và các mặt hàng khác... Ngay sau khi thành lập chi nhánh đã tiến hành tổ chức các mạng lưới thu mua nhằm tạo nguồn hàng bằng nhiều hình thức như khai thác, đặt hàng, ký kết hợp đồng ... với các đơn vị sản xuất kinh doanh. Đồng thời chi nhánh cũng đã tổ chức các khâu dự trữ của cửa hàng , các quầy hàng hợp lý nhằm đẩy mạnh tiêu thụ đem lại hiệu quả kinh doanh cho chi nhánh. Trong thời gian đầu hiệu quả hoạt động kinh doanh của chi nhánh mang lại cũng khá khả quan. Nhưng với sự phát triển của nền kinh tế, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp trên thị trường, chi nhánh đã mạnh dạn vay vốn để đầu tư cho hoạt động kinh doanh của mình. Qua thời gian hoạt động với nhiều nỗ lực, hiện nay chi nhánh đã tạo được chỗ đứng vững chắc trong nền kinh tế thị trường và đang được tiếp tục phấn đấu thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh đưa chi nhánh ngày càng phát triển đi lên. 2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh: a. Đặc điểm: Chi nhánh Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam ra đời nhằm mục đích kinh doanh các mặt hàng phục vụ cho các ngành xây dựng cơ bản. Trong quá trình hoạt động để giải quyết vấn đềvề vốn, chi nhánh đã thiết lập mối quan hệ tín dụng với Ngân hàng Công thương tỉnh Quảng Nam. Về các mặt hàng kinh doanh, trong thời gian đầu khi mới thành lập, mặt hàng kinh doanh của chi nhánh còn hạn hẹp. Nhưng cho đến nay với sự nổ lực vươn lên hoạt động kinh doanh chi nhánh đã mở rộng ngành nghề, mặt hàng kinh doanh cả về mặt chất lượng lẫn chủng loại phù hợp với nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. b. Chức năng và nhiệm vụ : Chi nhánh đã tổ chức mạng lưới thu mua các kho dự trữ, các cửa hàng, quầy hàng nhằm đảm bảo cung cấp vật tư, hàng hoá cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ cả về chất lượng và số lượng cho người tiêu dùng. Thiết lập các mối quan hệ với khách hàng nhằm đẩy mạnh hoạt động kinh doanh mua và bán. Tổ chức quản lý sử dụng có hiệu quả lao động nhằm ổn định và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Những năm qua trong hoàn cảnh còn khó khăn, cán bộ công nhân viên của chi nhánh đã cố gắng vượt qua những khó khăn thử thách để thực hiện tốt những mục tiêu đã đề ra. II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CHI NHÁNH: Chi nhánh là một đơn vị kinh doanh độc lập, bộ máy quản lý được tổ chức như sau: SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC Giám đốc P. Giám đốc TL-HC P. Giám đốc kinh doanh P. Kế toán P. Kinh doanh P. Tổ chức P. Tiêu thụ * Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: + Giám đốc: là người đứng đầu và trực tiếp chỉ đạo điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh ban hành các quy định và quyết định cuối cùng và là người nắm vững chấp hàng các chủ trương, chính sách của Nhà nước giao phó. + Phó giám đốc kinh doanh: là người tham mưu cho giám đốc về các hoạt động diễn ra hằng ngày ở chi nhánh. + Phó giám đốc tổ chức hành chính: là người xộng sự cho giám đốc về việc chỉ đạo kiểm tra công tác nội chính. + Phòng kinh doanh: Có chức năng và nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh, giao dịch với khách hàng trong khâu mua bán hàng hoá tổ chức mạng lưới thu mua, bán trong trong phạm vi hoạt động của chi nhánh phù hợp với thực tế của đơn vị. Nắm được thông tin thị trường để tham mưu với giám đốc nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cao nhất. + Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức lao động, tiền lương trong công tác quản lý lao động, thực hiện chế độ trả lương, trả thưởng hàng năm. Kiến nghị với giám đốc trong công tác xử lý, kỷ luật đối với những vi phạm trong kết luận của thanh tra nhằm han chế tiêu cực phát sinh. + Phòng tiêu thụ: phải thường xuyên nắm bắt thị trường về giá cả cũng như đối thủ cạnh tranh. + Phòng kế toán tài chính: có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp các nhiệm vụ kinh tế phát sinh vào sổ kế toán, lập các báo cáo tài chính, phân tích các hoạt động kinh tế tham mưu cho giám đốc về quyết định liên quan đến tình hình tài chính của chi nhánh. III. TỔ CHỨC BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN: Căn cứ yêu cầu quản lý, quy mô, đặc điểm kinh doanh như đã trình bày ở trên, bộ máy kế toán của chi nhánh được tổ chức theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TÀI CHÍNH KẾ TOÁN Kế toán trưởng Kế toán tiền lương Kế toán công nợ Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán tổng hợp * Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận: - Kế toán trưởng: có nhiệm vụ trực tiếp lãnh đạo phòng kế toán chi nhánh, tổ chức khoa học và hợp lý công tác hạch toán kế toán của đơn vị, tạo điều kiện đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động kinh doanh. Đảm bảo việc thực hiện chức năng và những yêu cầu kế toán của chi nhánh, khắc phục những hạn chế yếu kém và công tác hạch toán kế toán ở đơn vị. Kiểm tra ký duyệt báo cáo kế toán, ngoài ra còn tham gia với bộ phận liên quan nhằm xây dựng định mức giá cả tiêu thụ và ký kếy hợp đồng kinh tế. - Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp số liệu do các bộ phận kế toán cung cấp, ghi sổ các tài khoản, lập báo cáo kế toán. Mặt khác kế toán tổng hợp còn chịu trách nhiệm theo dõi tình hình biến động TSCĐ, khấu hao TSCĐ hằng tháng. - Kế toán tiền lương: theo dõi tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, KPCĐ và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên từ các bảng chấm công của các bộ phận gởi lên, phiếu BHXH... kế toán tiến hành tính lương cho từng người. - Kế toán công nợ: theo dõi các khoản công nợ đối với người mua và người bán. - Kế toán thanh toán: có trách nhiệm thanh toán các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi khi có sự đồng ý của giám đốc và kế toán trưởng, bảo quản tiền mặt, phát lương cho cán bộ công nhân viên, ghi sỏ quỹ và lập báo cáo quỹ hằng ngày. IV. HÌNH THỨC KẾ TOÁN ÁP DỤNG TẠI CHI NHÁNH : Trên cơ sở từng phần kế toán, việc phân chia các chứng từ tạo lập tại phòng kế toán các các bộ phận khác tạo lập tương ứng với độ phát sinh của các nghiệp vụ kinh tế. Hiện nay chi nhánh sử dụng hình thức kế toán "Chứng từ ghi sổ"đây là một trong những hình thức đơn giản dễ ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. Hàng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhân viên kế toán phụ trách từng phần hành. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, lập các chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, thường xuyên chứng từ gốc sau khi kiểm tra được ghi vào bảng kê, định kỳ hoặc cuối tháng căn cứ vào bảng kê lập chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được chuyển đến kế toán trưởng ký duyệt rồi chuyển đến kế toán tổng hợp với đầy đủ các chứng từ gốc kèm theo để bộ phận này ghi vào sổ đằng ký chứng từ ghi sổ và sau đó ghi vào sổ cái và báo cáo kế toán. * Trình tự luân chuyển chứng từ được trình bày qua sơ đồ sau: Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ kế toán chi tiết Bảng cân đối KT Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Bảng kê ghi Nợ(Có) Chứng từ gốc Sổ kế toán chi tiết B. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG CHI NHÁNH QUẢNG NAM : 1. Hạch toán nhập vật liệu: a. Vật liệu chính: là đối tượng lao động, đây là đối tượng để lao động và máy móc tác động vào. Vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Muốn duy trì cường độ sản phẩm đều đặn thường xuyên , bảo đảm sản lượng tiêu thụ không bị ứ đọng vốn do tồn vật liệu, phải sử dụng đầu vào có hiệu quả trong đó NVL chiếm tỷ trọng lớn trong các yếu tố cấu thành nên giá thành sản phẩm của công trình. Nhập vật liệu thủ kho và người giao hàng tiến hành kiểm tra chất lượng của NVL sau đó làm giấy đề nghị nhập kho vật tư. Kế toán làm phiếu nhập. Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh để định khoản cho chính xác. Công ty Cổ phần Vật tư Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Tổng hợp tại Quảng Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc PHIẾU ĐỀ NGHỊ NHẬP VẬT TƯ Họ và tên: Nguyễn Văn Sơn Lý do nhập: Nhập kho dự trữ TT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 2 3 Tôn La Pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Kg Kg M 240 97 320 25.400 40.000 90.480 5.616.000 3.880.000 9.753.600 Cộng 19.249.600 Viết bằng chữ: mười chín triệu hai trăm bốn mươi chín ngàn sáu trăm đồng y. Ngày 31/5/2005 Người đề nghị Phòng KT-KH Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Khi vật liệu mua ngoài nhập kho giá mua NVL được tính = giá ghi thực trên hoá đơn + Chi phí liên quan thu mua (bốc dỡ, vận chuyển) Trình tự thủ tục nhập kho được thực hiện như sau: Tất cả NVL trước khi mua phải ghi nhận giấy đề nghị nhập NVL trình lên phòng kỹ thuật nếu được phòng kỹ thuật chấp nhận thì đề nghị nhập nguyên vật liệu. Căn cứ vào số lượng thực tế thủ kho tiến hành làm thủ tục nhập kho. Số lượng căn cứ vào số lượng ghi trên hoá đơn để thủ kho ghi vào cột thực nhập của phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Ngày 31 tháng 5 năm 2005 Họ tên : Nguyễn Văn Sơn Nhập kho : 12 Phan Bội Châu - Tam Kỳ TT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư, hàng hóa ĐVT Số lượng Đơn giá T.tiền Yêu cầu Thực nhập 1 2 3 Tôn la pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Thuế GTGT 10% Kg Kg M Nhập Nhập Nhập 240 97 230 23.40 40.000 30.480 5.616.000 3.80.000 9.753.000 1.924.960 Cộng : 21.174.560 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngàn năm trăm sáu mươi đồng chẵn. Kế toán trưởng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đồng thời kế toán định khoản như sau: Nợ TK 152 19.249.600 Nợ TK 133 1.924.960 Có TK 331 10.587.280 Có TK 112 10.587.280 Khi viết phiếu nhập kho thì kế toán viết 3 liên . Liên 1: giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho . Liên 2: Giao cho người nhận để ghi sổ kế toán bộ phận. . Liên 3: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Căn cứ vào phiếu nhập kho kế toán vật tư vào sổ nhập vật tư để theo dõi tổng hợp vào sổ chi tiết vật tư để theo dõi chi tiết. SỔ NHẬP VẬT TƯ TT Ngày tháng Diễn giải ĐVT SL TT 1 2 3 31/5/05 Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Nhập kho của NV Sơn Thuế GTGT 10% Tôn la pong Thép lá mạ kẽm Tôn màu sóng vuông Thuế GTGT 10% Kg Kg M 240 97 320 5.616.000 3.80.000 9.753.000 1.924.960 Cộng 21.174.560 Viết bằng chữ: Hai mươi mốt triệu một trăm bảy mươi bốn ngàn năm trăm sáu mươi đồng chẵn. SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU Tên vật liệu: Dầu chạy máy Tháng 5/2005 ĐVT: Lít Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Diễn giải Đối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Số Ngày TK Chi tiết SL TT SL TT SL TT 001/C/05 1/PN 03/05 Hoà nhập nhiên liệu 331 4.300 967 4.158.100 1/NCL 05/05 Xuất nhiên liệu cho PX 331 4.100 110 451.000 4/KC 08/05 Xuất nhiên liệu làm nhà 331 4.100 87 356.700 7/PN 12/05 Sơn nhập nhiên liệu 112 4.100 1.073 4.613.900 PX843 20/05 Nhận nhiên liệu chạy máy 531 4.300 829 3.564.700 PX746 24/05 Bình xe 74K 2564 nhận 331 4.300 700 3.010.000 10/PN 31/05 Sơn nhập nhiên liệu 331 4.300 1.000 430.000 Cộng 3.040 13.072.000 1.726 7.382.400 1.814 5.689.600 Song song với phòng kế toán ở kho cũng mở thẻ kho để theo dõi và đối cheieú hàng tháng, hàng ngày hay định kỳ, thủ kho giao nhận chứng từ xuất, nhập đưa về phòng kế toán. Kế toán kiểm tra đối chiếu chứng từ ghi đơn giá tính ra số tiền để ghi vào thẻ vật liệu cuối tháng cộng và đối chiếu thẻ. THẺ KHO Công ty cổ phần Vật tư Mẫu số 06-TV Tổng hợp tại Quảng Nam Ban hành theo QĐ Số 1411TC/CĐK Ngày 1/12/1995 của BTC TT Chứng từ Ngày tháng Diễn giải Số lượng Ký xác nhận Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất A B C D E 1 2 3 4 1 04/05 30/5 Nguyễn Văn Sơn nhập tôn ta phong 240 khối 2 6/05 NV.Sơn nhập thép lá mạ kẽm 971khối 3 9/05 NV.Sơn nhập tôn màu sáng vuông 320khối 4 10/5 Trần Ngọc nhập ximăng 16tấn 5 14/5 Hoàng nhập sắt fi12 10 tấn 6 17/5 Trần Hải nhập sơn 62 thùng 7 19/5 Hoài nhập cát xây 12 khối Thẻ kho sau khi nhập xong chuyển xuống phòng kế toán để căn cứ ghi sổ kế toán. Kế toán vật tư sau khi nhận được phiếu nhập kho sẽ lên bảng kê nhập vật tư. BẢNG KÊ NHẬP VẬT TƯ Chứng từ Diễn giải 152/112 152/331 133/331,112 (10%) Số Ngày PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 5.616.000 561.600 PN-02 6/05 Nhập thép lá mạ kẽm 3.880.000 388.000 PN-03 9/05 Nhập tôn màu sáng vuông 1.091.280 8.662.320 975.360 PN-04 Trần Tuấn nhập thép buộc 1.073.000 107.300 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 9.742.000 974.200 PN-06 14/05 Hoàn nhập sắt fi12 90.000.000 9.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn màu 18.727.000 1.872.700 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 12.816.000 1.281.600 PN-09 19/05 Hoài nhập cát xây 987.000 98.700 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung Hoà nhập nhiên liệu 10.817.000 10.817.000 Cộng 22.477.280 140.934.320 16.354.160 Theo bảng kê nhập vật tư kế toán định khoản tháng 5/2005 như sau: + Nợ TK 152 22.477.280 Nợ TK 133 2.247.728 Có TK 112 24.725.008 + Nợ TK 152 140.934.320 Nợ TK 133 14.093.432 Có TK 112 155.027.752 Từ bảng kê nhập vật tư chúng ta lên được chứng từ ghi sổ số 01 như sau: CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 01 Ngày 31 tháng 5 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 152 112 5.616.000 PN-02 6/05 Nhập thép lá mạ kẽm 152 112 3.880.000 PN-03 9/05 Nhập tôn màu sáng vuông 152 112,331 9.753.000 PN-04 Trần Tuấn nhập thép buộc 152 112 1.073.000 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 152 331 9.742.000 PN-06 14/05 Hoàn nhập sắt fi12 152 331 90.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn màu 152 331 18.727.000 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 152 331 12.816.000 PN-09 19/05 Hoài nhập cát xây 152 331 987.000 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung Hoà nhập nhiên liệu 152 112 10.817.000 Cộng 163.411.600 b. Hạch toán nhập vật liệu khác: Đối với vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế... khi nhập phải căn cứ vào giấy đề nghị của nơi sử dụng phòng kỹ thuật xét thấy hợp lý sẽ tiến hành làm phiếu nhập và phương pháp hạch toán giống như vật liệu chính. 2. Hạch toán xuất nguyên vật liệu: Ở công ty Cổ phần vật tư tổng hợp tại Quảng Nam thì NVL xuất kho chủ yếu là để xây dựng và bán cho các công trình xây dựng do đó hạch toán nghiệp vụ này đòi hỏi phải phản ánh đầy đủ chính xác nguyên vật liệu xuất kho. Về số lượng giá trị, chủng loại và đối tượng sử dụng nhằm bảo đảm tính chính xác trong công việc tính giá thành. Thủ tục xuất kho phòng kế toán gồm 3 liên: . Liên 1: phòng kế toán giữ . Liên 2: Giao cho thủ kho. . Liên 3: Giao cho đội làm thủ tục nhập kho. Sua 15 ngày thủ kho tập hợp các phiếu xuất kho chuyển lên phòng kế toán, kế toán vật tư ghi đơn giá tính thành tiền ghi bảng tổng hợp xuất vật tư. Ví dụ: Xuất vật liệu để làm nhà tình thương cho bà mẹ Việt Nam anh hùng với số tiền 17.427.000đ. Nợ TK 621 17.427.000 Có TK 152 17.427.000 Đối với vật liệu phụ mua trong tháng đã nhập kho kế toán căn cứ vào hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, giá mua của vật liệu bao gồm giá mua trên hoá đơn nên toàn bộ giá thành vật liệu nhập kho sẽ đưa vào sử dụng bằng giá thành trên hoá đơn của nguyên vật liệu đã mua. Công ty cổ phần Vật tư PHIẾU XUẤT KHO AV/2003-B Tổng hợp tại Quảng Nam (Kiêm vận chuyển nội bộ) Quyển 410 Ngày 29/5/1995 Họ tên người vận chuyển: Trần Anh Phương tiện vận chuyển :Xe tải Xuất tại kho: 12 Phan Bội Châu - Tam Kỳ TT Tên vật tư sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C 1 2 3 4=2x3 1 Tôn la pong Kg 200 200 23.400 4.680.000 2 Thép lá mạ kẽm Kg 67 67 40.000 2.680.000 3 Tôn màu sáng vuông M 270 270 30.000 8.229.600 4 Thép buộc Kg 10 10 97.000 970.000 5 Ximăng Tấn 10 10 600.000 6.000.000 6 Sắt fi 12 Tấn 7 7 9.000.000 63.000.000 7 Tôn màu M 40 40 300.000 12.000.000 8 Sơn (tường) Thùng 50 50 210.000 10.500.000 9 Cát xây M3 15 15 30.000 450.000 10 Nhiên liệu Lít 1.000 1.000 4.000 4.000.000 Cộng 112.509.600 Viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu năm trăm lẻ chín ngàn sáu trăm ngàn đồng chẵn. Kế toán trưởng Người giao hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) b(Ký, họ tên) Kế toán định khoản: Nợ TK 621 111.509.600 Nợ TK 642 1.000.000 Có TK 152 112.509.600 Xuất nguyên vật liệu xong thủ kho đánh giá đầy đủ nguyên vật liệu theo giá hạch toán thì việc xác định giá trị vật liệu xuất dùng theo giá thực tế cho từng đối tượng sử dụng kế toán cănc ứ vào chứng từ xuất kho và bảng tính giá thành thực tế NVL để lập bảng phân bố NVL. NVL được dùng làm phân bổ như sau: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU Tháng 05/2005 Ghi nợ TK Ghi có TK Tổng cộng 152 138 141 331 621 4.680.000 1.250.000 5.930.000 621 2.680.000 756.000 3.436.000 621 8.229.600 1.015.000 9.244.600 621 970.000 107.000 877.000 621 6.000.000 2.000.000 8.000.000 621 63.000.000 10.740.000 73.740.000 621 12.000.000 12.000.000 621 10.500.000 479.600 10.979.600 621 450.000 450.000 621 3.000.000 1.000.000 4.000.000 621 1.000.000 1.000.000 Sau khi các số liệu trên bảng tổng hợp và bảng phân bố nguyên vật liệu cho các đối tượng xuất dùng trong tháng thì kế toán lập bảng kê chứng từ Có TK 152.  CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 02 Ngày 31 tháng 5 năm 2005 Chứng từ Diễn giải Số hiệu TK Số tiền Ghi chú Số Ngày Nợ Có PX-01 07/05 Xuất tôn lợp nhà 621 152 4.680.000 PX-02 Xuất thép lá mạ kẽm 621 152 2.680.000 PX-03 10/05 Xuất thép buộc cofa 621 152 970.000 PX-04 12/05 Xuất ximăng cho công trình đang thi công 621 152 6.000.000 PX-05 14/05 Xuất tôn màu sáng vuông 621 152 8.229.600 PX-06 20/05 Xuất sắt fi12 làm móng 621 152 63.000.000 PX-07 22/05 Xuất tôn màu 621 152 12.000.000 PX-08 24/05 Xuất sơn tô tường 621 152 10.500.000 PX-09 27/05 Xuất cát xây cho công trình 621 152 450.000 PX-10 29/05 Xuất nhiên liệu cho xe công tác 642 152 3.000.000 29/05 Xuất nhiên liệu cho xe vận chuyển 1.000.000 Cộng 112.509.600 Trình tự hạch toán xuất nguyên vật liệu chính còn các vật liệu phụ và nhiên liệu khi xuất cũng tương tự như NVL chính. BẢNG KÊ GHI CÓ TK 152 Chứng từ Diễn giải Số tiền Ghi Nợ TK liên quan 138 621 642 Ngày Số 7/1/05 1 Xuất tôn lợp nhà 4.680.000 4.680.000 7/1/05 2 Xuất thép lá mạ kẽm 2.680.000 2.680.000 10/1/05 3 Xuất thép buộc cofa 970.000 970.000 12/1/05 4 Xuất ximăng cho công trình đang thi công 6.000.000 6.000.000 14/1/05 5 Xuất tôn màu sáng vuông 8.229.600 8.229.600 20/1/05 6 Xuất sắt fi12 làm móng 63.000.000 63.000.000 22/1/05 7 Xuất tôn màu 12.000.000 12.000.000 24/1/05 8 Xuất sơn tô tường 10.500.000 10.500.000 27/1/05 9 Xuất cát xây cho công trình 450.000 450.000 29/1/05 10 Xuất nhiên liệu cho xe công tác và vận chuyển 4.000.000 3.000.000 1.000.000 Cộng 112.509.600 111.509.600 1.000.000 Sau khi có được bảng kê ghi có TK 152 kế toán tổng hợp có thể lên chứng từ ghi sổ. Từ chứng từ ghi sổ 01 (nhập) và chứng từ ghi sổ số 02 (xuất) ta lên sổ cái. SỔ CÁI TK 152 Ngày 31/5/2005 NT ghi sổ CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền Số Ngày Nợ Có SDĐK 31/5/ 05 PN-01 4/05 Nhập tôn la phong 112 5.616.000 PN-02 6/05 Nhập thép lá mạ kẽm 112 3.880.000 PN-03 9/05 Nhập tôn màu sáng vuông 112,331 9.753.000 PN-04 Trần Tuấn nhập thép buộc 112 1.073.000 PN-05 10/05 Trần Ngọc nhập ximăng 331 9.742.000 PN-06 14/05 Hoàn nhập sắt fi12 331 90.000.000 PN-07 15/05 Khoa nhập tôn màu 331 18.727.000 PN-08 17/05 Trần Hải nhập sơn 331 12.816.000 PN-09 19/05 Hoài nhập cát xây 331 987.000 PN-10 28/05 Công ty TNHH Trung Hoà nhập nhiên liệu 331 10.817.000 PX-01 07/05 Xuất tôn lợp nhà 621 4.680.000 PX-02 Xuất thép lá mạ kẽm 621 2.680.000 PX-03 10/05 Xuất thép buộc cofa 621 970.000 PX-04 12/05 Xuất ximăng cho công trình đang thi công 621 6.000.000 PX-05 14/05 Xuất tôn màu sáng vuông 621 8.229.600 PX-06 20/05 Xuất sắt fi12 làm móng 621 63.000.000 PX-07 22/05 Xuất tôn màu 621 12.000.000 PX-08 24/05 Xuất sơn tô tường 621 10.500.000 PX-09 27/05 Xuất cát xây cho công trình 621 450.000 PX-10 29/05 Xuất NL cho xe công tác và vận chuyển 621,642 4.000.000 Tổng cộng : 163.411.600 112.509.600 Trong quá trình hạch toán ta lên được sổ cái lúc này kế toán tổng hợp cộng số phát sinh Nợ và phát sinh có trừ cho nhau thì lấy được số dư cuối tháng 5 năm 2005. Số phát sinh Nợ : 163.411.600 Số phát sinh Có : 112.509.600 Tổng Nợ - Tổng Có = 163.411.600 - 112.509.600 = 50.902.000 Kế toán tổng hợp định khoảng số dư cuối tháng 5 này và đưa vào số dư đầu tháng 6 năm 2005. Nợ TK 152 50.902.000 Có TK 621 49.902.000 Có TK 642 1.000.000 Phần III: NHỮNG ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG TẠI QUẢNG NAM A. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY: I. NHẬN XÉT CHUNG : Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam lần đầu tiên được tiếp xúc với thực tế với những nghiệp vụ thật và con số thật cùng với những kiến thức vốn có được đào tạo tại trường. Em đã cố gắng tìm hiểu công tác hạch toán NVL tại công ty. Qua đó em rút ra được bài học ký thú, thực tế về quản lý NVL như thế nào được chặt chẻ tránh được tổn thất cho công ty đó là vấn đề mà công ty luôn quan tân đến. Mặt khác công ty không ngừng nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm nhằm cạnh tranh với những sản phẩm cùng loại trong và ngoài nước. Tìm ra cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường. Cùng với sự lớn mạnh của bộ máy công ty. Phòng kế toán phát huy mạnh mẽ chức năng quản lý của mình, từ việc thu thập thông tin tập hợp quá trình kinh doanh đến việc theo dõi thanh toán đi vào nề nếp, sổ kế toán được ghi chép trung thực đầy đủ từ việc mua NVL đến lúc xuất cho người sử dụng. Công ty áp dụng hình thức "Chứng từ ghi sổ" phù hợp với quy mô và đt của công ty cho nên đã phát huy được ưu điểm không chỉ trong hạch toán nói riêng mà còn phục vụ cho công ty về mọi mặt/ II. NHẬN XÉT HẠCH TOÁN TẠI CÔNG TY: Kế toán nguyên vật liệu cũng như các bộ phận kế toán khác muốn thực hiện được dễ dàng nhanh chóng đều dựa trên cơ sở tổ chức kế toán của công ty. Mặt dù chúng có điều kiện cơ giới hoá công tác kế toán. Qua thời gian tìm hiểu đi sâu vào công việc thực tế cách thức hạch toán nguyên vật liệu tại công ty cũng có không ít những ưu điểm và nhược điểm sau: 1. Ưu điểm: Bộ máy kế toán của công ty đảm bảo sự thống nhất giúp cho lãnh đạo công ty thực hiện việc kiểm tra và chỉ đạo sát với hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho doanh nghiệp tìm ra những sai sót trong hạch toán. Hệ thống sổ sách kế toán áp dụng "Chứng từ ghi sổ" phù hợp với quy mô đặc điểm và hoạt động của công ty. Với hình thức này việc phân công nhiệm vụ trong phòng kế toán được hợp lý, một người mỗi công việc nhất định làm cho việc hạch toán từ đầu đến cuối được rõ ràng. Điều đó có tác dụng phân bổ một cách đều đặn giữa các phân ngành kế toán được xác định kịp thời trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy kế toán được tổ chức gọn nhẹ quy định vai trò trách nhiệm hợp lý cho từng thành viên, trình độ chuyên môn vững vàng năng lực nhiệm vụ cao đảm nhận được mọi thành phần kế toán, áp dụng đúng chế độ và niên độ kế toán hiện hành. Công tác báo cáo được thực hiện vào cuối mỗi ngày mỗi tháng, mỗi quý. Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán: công ty hoàn thành tốt việc chuỷen đổi áp dụng hệ thống tài khoản mới theo quyết định của Bộ Tài chính phù hợp với yêu cầu công tác của đơn vị. Với phương thức như vậy công ty sẽ đi tới công tác hạch toán hoàn thiện hơn và đi đến một bước tiến mới đưa công ty ngày càng phát triển mạnh. Bên cạnh những ưu điểm trên cũng còn một số nhược điểm. 2. Nhược điểm: Công tác hạch toán chung của công ty là "Chứng từ ghi sổ" nhưng mang riêng hạch toán nguyên vật liệu theo hình thức thẻ song song thì phương pháp này còn hạn chế, là việc ghi chép trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ kho ở cả kho và phòng kế toán, số lượng thẻ kho quá lớn sẽ làm mất nhiều thời gian công sức ghi chép, đối chiếu kiểm tra. Trong việc nhập xuất nguyên vật liệu cho các bộ phận hay nhân viên chuyển cho các công trình còn thiếu chặt chẽ dẫn đến NVL không mấy đảm bảo chất lượng công trình mà mình nhận làm tăng thời gian bảo hành sửa chữa. Việc ứ đọng các loại NVL như tôn, sắt, thép... quá lớn làm ứ đọng vốn của công ty. Kế toán nguyên vật liệu cần nhạy bén với tình hình thực tế về giá cả NVL để từ đó có thể theo kịp nhịp độ của thị trường, xã hội tạo được chỗ đứng của mình trên địa bàn cả nước. B.NHỮNG ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CÔNG TY VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG TẠI QUẢNG NAM: Thời gian thực tập có thể nói là quá ngắn ngủi để viết được một đề tài tốt nghiệp tốt. Nhưng qua những gì tiếp xúc với thực tế cho em được góp phần hoàn thiện chuyên đề và đóng góp vào công tác hạch toán tại công ty được tốt hơn. Ở công ty hạch toán NVL theo phương pháp thẻ song song cũng được nhưng phương pháp này tốn nhiều thời gian công sức. Theo em nên chuyển sang hạch toán theo phương pháp sổ số dư. Phương pháp này tránh được sự ghi chép trùng lặp về mặt số lượng giữa thủ kho và kế toán việc kiểm tra đối chiếu được chặt chẽ hơn tránh được sự mất mát NVL điều này góp phần vào lợi nhuận của công ty đáng kể. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ Thẻ kho Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho Phiếu nhập kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ xuất Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu Bảng luỹ kế xuất kho Bảng luỹ kế nhập kho Từ sơ đồ trên ta có thể hạch toán và đưa số liệu vào để lấy được ưu điểm của phương pháp này. Từ phiếu nhập kho cộng tất cả sang chuyển thẻ kho số tiền 163.411.600. Sóo tiền này chuyển xuống phiếu giao nhận chứng từ nhập, để lưu lần 1 song chuyển từ sóo tiền này vào bảng luỹ kế nhập kho. Đồng thời cũng chuyển sang bảng X-N-T. Từ phiếu xuất kho cộng tất cả các phiếu xuất trong tháng với số tiền: 112.509.600 cũng như bên nhập, chuyển số tiền này vào phiếu giao nhận chứng từ xuất. Song chuyển tiếp sang bảng luỹ kế xuất kho. Đồng thời cũng chuỷen sang bảng X-N-T để theo dõi. Từ phiếu xuất và phiếu nhập từ đó cùng lúc đưa vào thẻ kho và chuyển sang sổ số dư NVL trong tháng, quý hay năm. Từ sổ số dư đối chiếu với bảng X-N-T lúc này kế toán trưởng chỉ cần nắm số liệu ở sổ số dư mà thôi. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO PHƯƠNG PHÁP SỐ DƯ VỚI SỐ TIỀN MINH HOẠ Thẻ kho Nhập Xuất 163.411.600 112.509.600 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Phiếu xuất kho 112.509.600 Phiếu nhập kho Lần 1: 19.249.600 Lần 2: 144.162.000 Sổ số dư: chỉ lấy còn số nhập trừ xuất 50.902.000 Phiếu giao nhận chứng từ xuất 112.509.600 Phiếu giao nhận chứng từ nhập kho Cộng 2 lần: 163.411.600 Bảng tổng hợp N-X-T Nhập Xuất 163.411.600 112.509.600 Tồn 50.902.000 Bảng luỹ kế xuất kho 112.509.600 Bảng luỹ kế nhập kho 163.411.600 Với phương pháp này thì phòng kế toán phải có một trình độ chuyên môn nhất định, có kinh nghiệm trong cách hạch toán. Khi số liệu lên phòng kế toán tổng hợp số này chỉ là tồn kho trong tháng, quý, năm mà thôi còn hạch toán là do kế toán viên đảm nhận phần NVL. Vậy có thể xem phương pháp hạch toán này có nhiều ưu điểm gọn nhẹ trong từng khâu và có thể giảm bớt sự thất thoát NVL của công ty. Đây là một vấn đề mà một doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm, tạo điều kiện hạn chế tồn kho và nhạy bén trong hạch toán, điều này rất quan trọng trong mỗi người làm kế toán và tạo không khí làm việc cởi mở và đồng lòng trong công việc hoà thuận trong công ty. Kết luận Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Vật tư Tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam với những kiến thức đã học, với sự giúp đỡ tận tình của các anh chị, cô chú phòng kế toán và các phòng ban công ty cùng các thầy cô giáo ở nhà trường em đã thu thập được những kinh nghiệm hết sức quý báu, với khả năng và trình độ của mình em đã chọn đề tài "Hạch toán nguyên vật liệu" làm đề tài tốt nghiệp. Kết hợp với kiến thức đã được trang bị ở nhà trường em đã có một số suy nghĩ nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật tư ở công ty. Đồng thời đề xuất những ưu điểm, nhược điểm để công tác hạch toán được hoàn chỉnh hơn. Tuy nhiên với trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn hẹp nắm bắt một lúc nhiều vấn đề là công việc khó khăn đối với em nên đề tài này không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ ban lãnh đạo công ty, các anh chị phòng kế toán cùng các thầy cô hướng dẫn để đề tài được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty, các anh chị phòng kế toán đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập. Cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Quốc Hưng đã hướng dẫn cho em hoàn thành báo cáo tốt nghiệp này. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn và kính chúc thầy cô giáo cùng toàn thể ban lãnh đạo công ty sức khoẻ và đạt thành tích tốt trong mọi lĩnh vực. Quảng Nam, ngày .... tháng .... năm 2005 Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Tuyết MỤC LỤC Trang Lời mở đầu 1 PHẦN I. CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI HẠCH TOÁN NVL A. Một số vấn đề liên quan đến kế toán NVL 3 I. Khái niệm, đặc điểm , nhiệm vụ của NVL 3 1. Khái niệm 3 2. Nhiệm vụ 3 II. Phân loại đánh giá NVL 3 1. Phân loại nguyên vật liệu 3 2. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu 5 III. Phương pháp hạch toán nguyên vật liệu 8 1. Kế toán NV: theo phương pháp KKTX 8 2. Kế toán NVL theo phương pháp KKĐK 15 IV. Hạch toán chi tiết vật liệu 17 1. Khái niệm 17 2. Các phương pháp hạch toán 18 PHẦN II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NVL TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG TẠI QUẢNG NAM A. Giới thiệu khái quát về công ty 22 I. Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh 22 1. Sự ra đời của chi nhánh công ty 22 2. Đặc điểm, chức năng, nhiệm vụ của chi nhánh 23 II. Tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh 23 III. Tổ chức bộ máy tài chính kế toán 25 IV. Hình thức kế toán áp dụng tại chi nhánh 26 B. Phương pháp hạch toán NVL tại công ty 27 1. Hạch toán nhập vật liệu 27 2. Hạch toán xuất vật liệu 34 PHẦN III. NHỮNG ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ TỔNG HỢP ĐÀ NẴNG TẠI QUẢNG NAM A. Đánh giá chung về công tác hạch toán kế toán tại công ty 42 I. Nhận xét chung 42 II. Nhận xét hạch toán tại công ty 42 1. Ưu điểm 43 2. Nhược điểm 4 B. Những đóng góp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán công ty Vật tư tổng hợp Đà Nẵng tại Quảng Nam 44 Kết luận 47 Nhận xét của đơn vị thực tập Nhận xét của giáo viên hướng dẫn