Đề tài Công tác văn thư, lưu trữ tại công ty tư vấn xây dựng Sông Đà

ường, 1 máy fax, 2 máy vi tính và 2 máy in phục vụ công tác soạn thảo văn bản, các quyết định về điều hành sản xuất, tiếp nhận và điều động lao động cho bộ phận Tổ chức lao động... Tất cả các thiết bị đều có chất lượng cao, hiện đại. Ngoài ra phòng làm việc đều được trang bị máy điều hoà nhiệt độ, bàn ghế, tủ hồ sơ tài liệu, điện thoại... Nhìn chung các trang thiết bị phục vụ cho yêu cầu công việc đều được trang bị đầy đủ, kịp thời đáp ứng được nhiệm vụ của Công ty giao. PHẦN THỨ HAI CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là đơn vị có nhiệm vụ chính là thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp mà chủ yếu là các công trình thuỷ điện trong đó có các công trình thuỷ điện lớn như: Thuỷ điện Hoà Bình, Thuỷ điện Yaly, Thuỷ điện Cần Đơn, Thuỷ điện Sông Hinh, Thuỷ điện Tuyên Quang, Thuỷ điện Sơn La, Thuỷ điện Xekaman trên sông Mêkông của nước Cộng hoà Dân chủ Nhân dân Lào.... Do dặc thù của ngành xây dựng thuỷ điện là không ổn định nên trụ sở của các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà tại hiện trường luôn phải đi theo các công trường nên việc điều hành, hướng dẫn nghiệp vụ theo ngành dọc gặp nhiều khó khăn, không quản lý được. I. Công tác văn thư Ngay từ những năm đầu thành lập công tác văn thư của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà đã được chú trọng. Việc thực hiện Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và Lưu trữ; Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia ban hành năm 1982; và gần đây nhất là pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ban hành năm 2001 đã được áp dụng. Đặc biệt là công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 nên đã dần đưa công tác văn thư, công tác lưu trữ của công ty đi vào nề nếp. 1. Tổ chức biên chế Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có hiệu quả nhất. Nó bao gồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của công ty. Trong phòng Tổ chức Hành chính công tác văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị. Từ những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công tác văn thư của công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của công ty. Hiện nay bộ phận văn thư của công ty chưa có cán bộ chuyên trách mà còn kiêm nhiệm (nhân viên văn thư đảm nhiệm thêm cả công việc thủ kho vật tư văn phòng phẩm). Do đặc thù của công ty là một đơn vị tư vấn, thiết kế trực tiếp sản xuất kinh doanh nên khối lượng tài liệu tương đối nhiều. Để thuận tiện trong việc tra tìm tài liệu phục vụ công tác nên các phòng ban, đơn vị đều có một cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòng ban, đơn vị mình. Nhiệm vụ chính của văn thư là: - Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến - Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành. - Phục vụ tra tìm tài liệu. - Thực hiện công tác bảo mật thông tin, tài liệu. Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận văn thư rất rộng, liên quan đến nhiều bộ phận, CBCNV trong cơ quan. 2. Soạn thảo và ban hành văn bản Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một đơn vị sản xuất kinh doanh nên việc soạn thảo văn bản chủ yếu là theo chức năng, nhiệm vụ được giao của các phòng ban, đơn vị và các cán bộ chuyên viên kỹ thuật nghiệp vụ trong công ty. Văn bản thuộc lĩnh vực của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó soạn thảo. Trình tự các bước tiến hành soạn thảo theo hướng dẫn số: HD-TCHC- 01 ban hành ngày 11/4/2002 trong hệ thống quản lý chất lượng quốc tế ISO 9001:2000, nhìn chung đạt yêu cầu, đúng thẩm quyền ban hành, bảo đảm đúng thể thức qui định. Nội dung văn bản có chất lượng tốt. Qua khảo sát thực tiễn, qui trình soạn thảo văn bản tại công ty được thực hiện theo đúng các bước sau: khi cán bộ, chuyên viên các phòng ban, đơn vị được phân công giải quyết của một văn bản đến, căn cứ vào yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ chuyên viên đó tiến hành soạn thảo một văn bản mới trên máy vi tính, sau đó đưa lãnh đạo phòng ký nháy duyệt nội dung văn bản, chuyển phòng Tổ chức hành chính để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký lãnh đạo công ty. Sau khi văn bản được ký chính thức, văn thư chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu rồi chuyển theo nơi nhận được ghi trong văn bản. Theo thẩm quyền ban hành văn bản, công ty được phép ban hành các loại văn bản sau: Quyết định, tờ trình, thông báo, báo cáo, công văn hành chính, hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, biên bản, đề án, các nội qui, qui chế, điều lệ hoạt động của đơn vị. Tất cả các loại văn bản đều được đánh số theo dõi chung vào sổ công văn đi của văn thư, cụ thể: - Năm 2001 ban hành 927 văn bản. - Năm 2002 ban hành 1103 văn bản. - Năm 2003 ban hành 1413 văn bản. Đối với những văn bản quan trọng như: Điều lệ, kế hoạch năm, đề án... trước khi trình duyệt nội dung bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo phải xin ý kiến lãnh đạo tổ chức các cuộc họp để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo. Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà ược tiến hành tương đối chặt chẽ, nề nếp, đảm bảo đúng thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản. Tuy nhiên theo qui trình soạn thảo văn bản của công ty như hiện nay thì cũng còn có nhiều hạn chế do trình độ nhận thức, hiểu biết về tầm quan trọng của việc ban hành văn bản còn kém, năng lực của cán bộ soạn thảo không đồng đều do phần lớn cán bộ soạn thảo là kiêm nhiệm không chuyên trách. Do đó dẫn đến nhiều văn bản xuất bản nội dung còn yếu kém, thiếu logic, ngôn ngữ sử dụng trong văn bản thiếu chuẩn xác, dài dòng, đặc biệt là các văn bản mang tính pháp lý cao như các qui định, qui chế, điều lệ sử dụng từ ngữ, câu tối nghĩa, không rõ ràng nên gây khó khăn cho việc thực hiện. 3. Quản lý công văn đi - đến Công văn đi, công văn đến của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà đều tập trung một đầu mối ở văn thư của Phòng Tổ chức Hành chính. 3.1. Đối với công văn đi Việc quản lý công văn đi được văn thư cơ quan thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ: Văn thư tiếp nhận tài liệu, văn bản từ các phòng ban, đơn vị xin trình ký lãnh đạo công ty, chuyển cho trưởng phòng xem xét thể thức, tính hợp pháp của văn bản. Sau khi đã hoàn tất về thể thức văn bản Trưởng phòng chuyển cho trợ lý giám đốc trình lãnh đạo ký duyệt, sau đó chuyển cho văn thư đăng ký số, ngày tháng ban hành văn bản, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu. Bản chính lưu tại văn thư, 01 bản phôtô đóng dấu đỏ chuyển cho bộ phận soạn thảo, còn lại chuyển đến nơi nhận theo yêu cầu của tác giả văn bản (tham khảo sơ đồ qui trình xử lý công văn đi). SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ CÔNG VĂN ĐI Sơ đồ quản lý công văn đi Tiếp nhận công văn tài liệu xin trình ký Chuyển công văn tài liệu đi các nơi nhận Đóng dấu, lưu công văn, tài liệu Cho số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, nhân bản Trình ký Xem xét thể thức, nộidungtính hợp pháp của tài liệu Do phạm vi hoạt động rộng nên khối lượng văn bản của công ty ban hành tương đối nhiều, vì vậy để thuận tiện cho việc theo dõi, quản lý tất cả các loại văn bản, tài liệu do công ty ban hành được cập nhật trên 2 sổ công văn đi: 1 sổ đăng ký công văn đi nội bộ công ty, 1 sổ đăng ký công văn đi Tổng Công ty, các đơn vị trong Tổng Công ty và các cơ quan bên ngoài. Việc vào sổ đăng ký công văn đi được thực hiện theo mẫu sổ in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước. 3. 2. Đối với công văn đến Công văn, tài liệu đến Công ty qua nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi tay, gửi qua bưu điện, fax...từ các đơn vị trong Tổng công ty, các cơ quan bên ngoài. Nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận công văn, phân loại, đóng dấu công văn đến (trên dấu công văn đến ghi số đến, ngày tháng đến) đối với tất cả các loại tài liệu công văn đến chỉ trừ công văn gửi đích danh trong phong bì và công văn gửi đến có đóng dấu mật. Sau đó chuyển cho trợ lý giám đốc trình Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách từng lĩnh vực mà đã được Giám đốc Công ty uỷ quyền chỉ đạo, theo dõi. Giám đốc hoặc phó giám đốc căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để cho ý kiến xử lý cụ thể: - Công văn của Ban Điều hành Thuỷ điện Sê San 3 gửi đến công ty về việc cung cấp bản vẽ thi công đúng tiến độ, thì phải trình Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật cho ý kiến xử lý. - Công văn của các tổ chức, cá nhân gửi đến (không thuộc diện văn bản chính sách, chế độ), các báo cáo, thống kê... thuộc lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ thì Trưởng phòng Tổ chức Hành chính được quyền phê chuyển trực tiếp đến các phòng ban chuyên môn. - Đối với những loại văn bản như: Đề nghị bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng... thì Trưởng phòng Tổ chức Hành chính phải trực tiếp trình giám đốc phê chuẩn. Sau khi đã có ý kiến phê chuẩn của lãnh đạo công ty trợ lý giám đốc chuyển lại cho văn thư vào sổ công văn đến (theo mẫu in sẵn của Cục Lưu trữ Nhà nước), in sao theo số lượng các bộ phận cần gửi, khi chuyển công văn cho các bộ phận thực hiện phải có chữ ký của người nhận (tham khảo sơ đồ quản lý công văn đến). SƠ ĐỒ QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẾN T.nhận, phân loại, đóng dấu CVĐ Vào sổ Theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc giải quyết công văn Chuyển CV theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Vào sổ chi tiết Trình công văn Cho Lãnh đạo Tiếp nhận lại công văn đã có ý kiến của Lãnh đạo Tất cả các công văn, tài liệu gửi đến công ty đều được theo dõi chung tại 2 sổ đăng ký công văn đến: 1 sổ theo dõi công văn đến của các đơn vị trong Tổng Công ty, 1 sổ theo dõi công văn đến của các cơ quan bên ngoài. Không phân theo từng đơn vị cụ thể. - Năm 2001 tiếp nhận 2139 văn bản - Năm 2002 tiếp nhận 2007 văn bản - Năm 2003 tiếp nhận 2894 văn bản. Theo quyết định số 184/TCT-TCĐT ngày 18 tháng 5 năm 1998 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà thì tất cả các văn bản đến đều phải giải quyết trong ngày hoặc chậm nhất là buổi sáng ngày hôm sau. Như vậy cách giải quyết, xử lý công văn đến của công ty là hợp lý, kịp thời góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. Tránh được việc công văn, tài liệu gửi đến bị chồng đống, giải quyết chậm thời hạn ảnh hưởng đến việc cập nhật thông tin. Nhìn chung công tác quản lý công văn đi, công văn đến của công ty được thực hiện theo một qui trình tương đối chặt chẽ; đạt kết quả tốt; giúp cho lãnh đạo công ty cập nhật thông tin kịp thời, đầy đủ; hoàn thành được nhiệm vụ quản lý công văn giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và phục tốt cho việc tra tìm tài liệu của công ty. Riêng việc quản lý công văn, tài liệu mật được thực hiện theo qui chế bảo mật của công ty và của Cục Lưu trữ Nhà nước. Công văn, tài liệu mật được lưu trữ riêng và được chuyển trực tiếp cho người nhận không qua trung gian, sau khi giải quyết xong được thu hồi bảo quản tại lưu trữ của công ty theo chế độ quản lý tài liệu mật. 4. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các lực lượng vũ trang và một số chức danh... khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân. Để thực hiện nghiêm chỉnh công tác này, ngày 22 tháng 9 năm 1963, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 62/CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu. Trên cơ sở Nghị định này ngày 16 tháng 5 năm 2001 Giám đốc công ty tư vấn xây dựng Sông đà đã ký Quyết định số 31/SDCCC-TCHC ban hành qui định việc quản lý và sử dụng con dấu của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Con dấu của công ty là dấu tròn không mang hình quốc huy, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Đối với một số văn bản như bản thảo, chương trình hội nghị ...thì được đóng dấu treo ở trang đầu tiên góc trên bên trái của văn bản. Văn thư cơ quan là người trực tiếp quản lý con dấu và phải chịu trách nhiệm về việc đóng dấu vào văn bản. Khi các văn bản đã được lãnh đạo công ty ký duyệt và ban hành nhưng bắt buộc phải có chữ ký nháy của lãnh đạo phòng ban, đơn vị trực tiếp soạn thảo thì mới đóng dấu, nhất là các văn bản quan trọng như hợp đồng kinh tế, các chứng từ ngân hàng. Mọi văn bản trước khi đóng dấu đều được soát, xét kỹ về thể thức chữ ký của cấp có thẩm quyền để tránh đóng nhầm lẫn con dấu. Nếu phát hiện có trường hợp văn bản không đúng qui định thì văn thư phải báo cáo Phó Trưởng phòng phụ trách hành chính hoặc Trưởng phòng Tổ chức Hành chính để có biện pháp chấn chỉnh những thiếu sót đảm bảo việc quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định. Con dấu của công ty được để đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận trong tủ có khoá. Không có hiện tượng đóng dấu khống. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số con dấu như dấu chức danh, dấu tên, dấu đã thẩm định, dấu chỉ mức độ khẩn, mật ... Trong trường hợp văn thư đi vắng thì phải bàn giao con dấu lại cho Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng hành chính. 5. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư, được thực hiện sau khi sự việc, vấn đề cập nhật trong các văn bản đã được giải quyết xong và thường lập hồ sơ vào cuối năm, khi kết thúc một năm công tác và chuẩn bị bước sang một năm mới với chương trình kế hoạch công tác mới. Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công văn thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau: - Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, tổ chức hình thành hồ sơ. - Các văn bản trong hồ sơ phải có cùng giá trị - Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức. - Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Theo điều 22 của Điều lệ công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ có nêu rõ: Những tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ. Căn cứ vào qui định của Nhà nước mỗi cơ quan, đơn vị, cán bộ làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn giấy tờ hàng năm đều phải tiến hành lập hồ sơ về công việc mình đã làm. Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà chưa có danh mục hồ sơ hàng năm, văn thư cơ quan do trình độ nghiệp vụ còn hạn chế nên chưa quan tâm đến việc lập danh mục hồ sơ hàng năm và hướng dẫn lập hồ sơ trong cơ quan, mà chủ yếu chỉ sắp xếp công văn lưu theo thứ tự thời gian, theo vấn đề, theo cơ cấu tổ chức. Trong các file lưu tài liệu, văn thư đã viết được tờ mục lục và đánh số thứ tự trên từng văn bản nên cũng phần nào tạo được thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Nhưng nhìn chung văn bản, tài liệu tại công ty đang còn trong tình trạng lộn xộn vì vậy khi cần tra tìm tài liệu của một vụ việc cụ thể đã gặp nhiều khó khăn trong khâu tra tìm. Việc nộp lưu tài liệu hàng năm của các phòng ban, đơn vị trong công ty chưa được thực hiện II. Công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ ra đời do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Trong quá trình hoạt động của công ty, khối lượng tài liệu hìng thành tương đối lớn, chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật. Mặc dù vậy nhưng công ty chưa có cán bộ chuyên trách để trực tiếp đảm nhiệm công việc này. Do đó, công tác tổ chức khoa học, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chưa được tốt, hiệu quả chưa cao. 1. Vài nét về phông lưu trữ và sự chỉ đạo của Lãnh đạo công ty Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một phông mở, có khối lượng tài liệu tương đối lớn (chủ yếu là tài liệu khoa học kỹ thuật) và hoàn chỉnh. Thời gian bắt dầu của tài liệu từ khi công ty có quyết định số: 97/BXD-TCCB ngày 24/1/1986 về việc thành lập Trung tâm Thiết kế trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà. Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu khoa học kỹ thuật, sách khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính và tài liệu ảnh trong đó tài liệu khoa học kỹ thuật chiếm khối lượng lớn hơn cả. Nội dung của tài liệu trong phông phản ánh quá trình hình thành và phát triển cũng như chức năng, nhiệm vụ của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Phòng lưu trữ của Công ty được thành lập sau khi có Quyết định thành lập Trung tâm Thiết kế tuy qui mô không lớn vì cùng chung hoàn cảnh cơ sở vật chất thiếu thốn của toàn công trường, nhưng cũng được trang bị đầy đủ giá, kệ để tài liệu. Cùng với sự phát triển của công ty, đến nay phòng lưu trữ đã được bố trí riêng một phòng, rộng khoảng 24 m2 tại tầng 1 chứa khoảng *** m tài liệu nhưng lại chưa được chỉnh lý. Từ ngày 11 tháng 04 năm 2002, công ty xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2002 nên tài liệu của phòng bước đầu được tổ chức một cách khoa học. Khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu hành chính đã được tách riêng. Mặc dù hiện nay công tác lưu trữ của công ty chưa thực sự đi vào quy củ nhưng về cơ bản những điều kiện cho một phông lưu trữ được tổ chức khoa học đã được hình thành. Có được kết quả như vậy là do có sự quan tâm của lãnh đạo công ty. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được ghi trong quyết định thành lập, công ty đã có một số qui định về công tác lưu trữ mà quan trọng nhất là việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2002. Trong đó hương dẫn khá chi tiết về nghiệp vụ công tác văn thư và công tác lưu trữ. 2. Tình hình tổ chức khoa học và bảo quản tài liệu lưu trữ 2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác lưu trữ vì nếu không có tài liệu thì sẽ không thể thực hiện các khâu nghiệp vụ khác như: Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu. Đây cũng là một vấn đề hết sức khó khăn đối với công tác lưu trữ của công ty hiện nay. Do chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty có địa bàn hoạt động rất rộng chủ yếu là các công trình thuỷ điện như: Thuỷ điện Cần Đơn (Tỉnh Bình Phước), thuỷ điện Sê San 3 (Tỉnh Gia Lai), thuỷ điện Pleikrông (Tỉnh Kon Tum), thuỷ điện Bình Điền (Thừa Thiên Huế), thuỷ điện Sơn La (Tỉnh Sơn La), thuỷ điện Tuyên Quang (Tỉnh Tuyên Quang)...; không ổn định nên việc thu thấp tài liệu của các chi nhánh, xí nghiệp có trụ sở đóng tại các công trình không thực hiện được. Do vậy tài liệu lưu trữ chủ yếu là của khối cơ quan công ty. Tài liệu của Trung tâm tư vấn 1 và tài liệu của Trung tâm tư vấn 2 thì thu theo từng hạng mục công trình. (Ví dụ: Công trình Thuỷ điện Sơn La: Hạng mục ...****); tài liệu hành chính chuyển lưu theo qui định...**** 2.2. Công tác phân loại tài liệu Phân loại tài liệu lưu trữ là dựa vào những đặc trưng của tài liệu trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm mục đích để sử dụng thuận lợi và có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Khi tiến hành phân loại tài liệu của bất cứ phông lưu trữ nào đều cần phải xây dựng phương án phân loại để xác định việc phân nhóm và trật tự sắp xếp tài liệu trong phông lưu trữ đó. Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là bản kê các nhóm tài liệu trong phông được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó. Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông đà, phương án phân loại được áp dụng là phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian, áp dụng phương án này, tài liệu trong phông trước hết được phân nhóm theo cơ cấu tổ chức, sau đó tài liệu lại được phân theo thời gian. Thời gian ở đây được tính theo năm. Phân loại tài liệu theo phương án này không những thể hiện hoạt động của cơ quan mà còn thể hiện được hoạt động của từng đơn vị trong từng thời gian cụ thể. Phương án này phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị đó thể hiện một cách rõ nét về mặt lôgic và lịch sử nội dung tài liệu. Ví dụ: Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông đà 2001 2002 2003 Phòng TCHC P.TCKT P.Dự án.... Đối với Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà từ khi thành lập đến nay cơ cấu tổ chức tương đối ổn định, về chức năng nhiệm vụ không có thay đổi lớn và là một phông mở tài liệu vẫn được bổ sung hàng năm. Vì vậy phân loại tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức - Thời gian mà công ty đang áp dụng là hợp lý nên được duy trì cho những năm sau. 2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu Mọi tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của cơ quan không phải lưu trữ tất cả mà chỉ lựa chọn lưu trữ những tài liệu có giá trị thông qua việc xác định giá trị đối với các tài liệu đó. Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài liệu có trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt nam. Ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà công tác xác định giá trị tài liệu cũng được đề cập đến trong quyết định số:**** của Giám đốc công ty về việc ban hành qui định một số vấn đề về công tác lưu trữ của công ty. Tại điều ** của quy định này ghi rõ: Tất cả hồ sơ, tài liệu lưu trữ của công ty phải được xác định giá trị bằng nghiệp vụ khoa học (theo nguyên tắc, theo tiêu chuẩn, phương pháp) theo quy định của nhà nước và áp dụng theo quy trình ISO 9001:2000. Tuy nhiên cho đến nay Công ty vẫn chưa xây dựng được các công cụ giúp cho việc xác định giá trị tài liệu như các bảng kê, các bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ, danh mục các tài liệu huỷ, danh mục các tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn... Điều này gây khó khăn cho việc triển khai các công tác chỉnh lý khoa học tài liệu. Đối với tài liệu khoa học của các phòng ban, đơn vị thì hầu như mới chỉ loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị như giấy mời, thông báo, lịch làm việc tuần của Lãnh đạo... Còn lại vì chưa có hội đồng xác định giá trị tài liệu, chưa có những quy định cụ thể về giá trị các loại tài liệu (loại nào không cần giữ lại, loại nào cần giữ lại và giữ lại trong thời gian bao lâu...) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại hết. Điều này gây nên lãng phí diện tích phòng kho, giá tủ chứa tài liệu và gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ, tra tìm, sử dụng tài liệu. Trong thời gian tới công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác xác định giá trị tài liệu. Bộ phận lưu trữ công ty nên có kế hoạch xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị trong việc xác định giá trị tài liệu. Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu về một vấn đề có thể ở nhiều phòng khác nhau. Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về mua thiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở Phòng Kinh tế kế hoạch (lập hợp đồng mua bán, lấy báo giá), ở phòng Tài chính kế toán ( duyệt giá chọn nhà cung cấp, làm thủ tục về tài chính), có ở Xí nghiệp Thiết kế Cơ điện để theo dõi và quản lý tài sản) và có ở Trung tâm thí nghiệm (để theo dõi sử dụng và trừ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban, đơn vị đó phải giữ để giải quyết công việc. Vì vậy ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà rất phổ biến tình trạng một bộ hồ sơ tài liệu có thể trùng thừa ở nhiều phòng. Đây là tình trạng chung của các cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh điều này chỉ có thể khắc phục được khi tài liệu của các phòng ban, đơn vị khi giải quyết xong công việc phải được giao nộp vào lưu trữ cố định của công ty theo đúng quy định của Nhà nước và của công ty. 2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu, được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên kho lưu trữ được trang bị một số trang thiết bị bảo quản tài liệu như: Giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây, cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái nào hư hỏng đều được thay thế kịp thời, cán bộ nhiệt tình và yêu nghề. Vì phòng lưu trữ của công ty nằm ở tầng 1 nên thường xuyên được thực hiện quy trình phun thuốc diệt côn trùng, thuốc diệt mối. Tuy chưa được trang bị máy điều hoà, thông gió nhưng hệ thống điện, ánh sáng, các phương tiện phòng cháy chữa cháy được trang bị đầy đủ nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị ẩm, mốc, mối, mọt. 3. Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty phục vụ kịp thời cho hoat động sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Để phục vụ cho việc khai thác sử dụng tài liệu phòng Tổ chức hành chính có qui định thủ tục mượn tài liệu, trong đó có qui định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài liệu ra khỏi kho lưu trữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng và có ý kiến của lãnh đạo công ty (đối với tài liệu quan trọng như: bản vẽ thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công các công trình...) còn đối với tài liệu hành chính thông thường (như: Quyết định phê duyệt, Giấy giao nhiệm vụ...) thì phải có ý kiến của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính thì cán bộ lưu trữ mới thực hiện thủ tục cho khai thác, sử dụng tài liệu và người mượn phải ký nhận vào sổ mượn tài liệu hẹn thời gian trả tài liệu khi đã khai thác xong (áp dụng biểu mẫu BM-TCHC-11; BM-TCHC-12 trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế: ISO 9001: 2000). Các công cụ tra cứu chủ yếu là: Sổ công văn đi, sổ công văn đến, tờ mục lục trong các file lưu tài liệu, các qui định, nội qui sử dụng tài liệu còn các bộ thẻ, các bộ sách hướng dẫn khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thì chưa có. Hiệu quả của việc tổ chức sử dụng tài liệu: + Giúp các cán bộ trong cơ quan có tài liệu nghiên cứu cải tiến khoa học kỹ thuật. + Giúp các phòng nghiệp vụ, các đơn vị, các đoàn thể có số liệu báo cáo tổng kết thành tích của cơ quan. + Lưu trữ còn quản lý 1300 hồ sơ cá nhân, sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động. Hồ sơ cá nhân thì thường xuyên được bổ sung các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, tăng lương. Giúp cho công tác giải quyết chế độ chính sách của người lao động theo đúng Luật lao động và chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước. Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là doanh nghiệp có chức năng, nhiệm vụ là chuyên tư vấn, thiết kế kỹ thuật, thiết kế thi công, thiết kế qui mô, thiết kế chi tiết các công trình dân dụng, thuỷ điện lớn của quốc gia nếu tài liệu lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và tổ chức khai thác sử dụng tốt nhất là khối tài liệu khoa học kỹ thuật thì nó sẽ mang lại hiệu quả kinh tế to lớn, nhất là khi chúng ta đưa các công trình đó vào khai thác, sử dụng, tiến hành bảo dưỡng, phục hồi, sửa chữa, nâng cấp. Tuy nhiên các giá trị của tài liệu lưu trữ chỉ phát huy tác dụng khi được tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả. Từ hiệu quả mà công tác lưu trữ mang lại, chắc chắn nhận thức của mọi người về công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng sẽ được nâng cao lên với đúng giá trị của nó, tạo điều kiện cho công tác lưu trữ phát triển. Vì vậy, trong thời gian tới lưu trữ công ty cần phải có kế hoạch tổ chức triển khai các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện cho tài liêu lưu trữ được tiếp cận với thực tế công việc và phát huy tối đa tác dụng của nó. 4. Ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ Công nghệ tin học ngày càng phát triển theo kịp sự tiến bộ của xã hội. Ứng dụng tin học vào công tác quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ là điều cần thiết và đang được phổ biến rộng rãi ở nước hiện nay. Hệ thống tin học tại công ty đã được đưa vào hoạt động từ năm 1990, song việc ứng dụng tin học trong Phòng Tổ chức Hành chính mới được thực hiện từ năm 2001 và chỉ áp dụng cho công tác soạn thảo văn bản còn công tác lưu trữ chỉ áp dụng vào công tác lập mục lục hồ sơ. Nguyên nhân là do công ty chưa triển khai phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ, chưa có cán bộ chuyên sâu về tin học. Ban Lãnh đạo công ty có chủ trương sẽ đưa tin học ứng dụng vào công tác văn thư, lưu trữ, tin học hoá công tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ vào lưu trữ trong mạng nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác tra tìm, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Trên đây là những nét cơ bản về công tác lưu trữ của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà - Tổng Công ty Sông Đà. Thực trạng công tác lưu trữ ở công ty là chưa đáp ứng được với những qui định của Nhà nước. Nhưng so với tình hình chung ở các cơ quan doanh nghiệp thì công tác lưu trữ ở Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà như vậy đã là khả quan và cũng đã đạt được một số hiệu quả nhất định, trong thời gian tới cần phải phát huy hơn nữa. III. Kết quả thực tập thực tế Là cán bộ làm công tác văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, được sự quan tâm của các Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, tôi được về thực tập tại Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Sau gần 3 tháng thực tập, tôi đã tiến thực hiện được một số kết quả sau: - Tiến hành chỉnh lý tài liệu của các phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Quản lý kinh tế, Phòng Kinh tế - Kế hoạch, Phòng Dự án, Xí nghiệp cơ điện. - Xây dựng phương án phân loại: Dựa trên kết quả khảo sát thực tế, tôi đã xây dựng phương án phân loại. Do đặc thu tài liệu hình thành của công ty, tài liệu hình thành gồm hai loại: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó, phương án phân loại tối ưu nhất là: Cơ cấu tổ chức - Thời gian (áp dụng đối với tài liệu hành chính) và Phân theo công trình (đối với tài liệu khoa học kỹ thuật). Phương án này có ưu điểm là phản ánh tương đối rõ cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị tổ chức, mối quan hệ giữa tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị tổ chức đó, thể hiện một cách rõ nét về mặt lôgic và nội dung tài liệu. - Lập hồ sơ: Phương pháp được tôi áp dụng là phương pháp chỉnh lý bằng thẻ, theo phương pháp này trước hết tài liệu phải được khảo sát và loại sơ bộ, sau đó những tài liệu giữ lại được mô tả thông tin lên thẻ. Nội dung các thông tin cần mô tả là: tên đơn vị tổ chức, tên loại văn bản, tác giả tài liệu... nội dung văn bản, năm ban hành, ký hiệu tra tìm. Sau đó tài liệu sẽ được lập hồ sơ trên thẻ theo phương án phân loại đã qui định. Khi đã có hồ sơ hoàn chỉnh trên thẻ ta mới tiến hành rút tài liệu, đưa vào hồ sơ, biên mục bên trong, bên ngoài. Chỉnh lý bằng phương pháp này sẽ giúp tiết kiệm thời gian, diện tích, nhân lực. Phương pháp này đặc biệt hợp lý đối với lưu trữ ở công ty, vì diện tích phòng kho lưu trữ rất chật hẹp. Tuy nhiên khi chỉnh lý bằng thẻ thì đòi hỏi các yếu tố thông tin ghi trên thẻ phải đầy đủ, chính xác. Nếu không, vì không có điều kiện xem trực tiếp tài liệu sẽ rất khó lập hồ sơ. Khi tiến hành lập hồ sơ bằng thẻ trước hết thẻ của một đơn vị tổ chức sẽ được chia theo từng năm. Trong mỗi năm tài liệu lại được chia theo từng vấn đề lớn, các vấn đề lớn lại được tiếp tục chia theo từng vấn đề nhỏ, rồi nhỏ hơn.. và cuối cùng đến đơn vị bảo quản (các hồ sơ). Theo phương án phân loại đã xác định, toàn bộ tài liệu của phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà được chia thành 5 nhóm cơ bản tương ứng với 5 phòng, đơn vị sau: - Phòng Tổ chức Hành chính - Phòng Kinh tế Kế hoạch - Phòng Quản lý Kỹ thuật - Phòng Dự án - Xí nghiệp cơ điện. Sau đó từ các nhóm cơ, tài liệu được chia theo năm. Ví dụ: Tài liệu của Phòng Quản lý kỹ thuật được chia theo các năm 1992, 1993, 1994....2003. Trong năm 2002 tài liệu được chia thành: - Tài liệu về thiết kế công trình thuỷ điện Cần Đơn - Tài liệu về thiết kế công trình thuỷ điện Sê San 3. Trong nhóm tài liệu về thiết kế công trình thuỷ điện Cần Đơn lại được chia tiếp thành: + Tài liệu về thiết kế hạng mục phụ trợ + Tài liệu về thiết kế công trình chính + Tài liệu về thiết kế nhà máy +.... Sau khi tất cả các thẻ đã được lập thành hồ sơ sẽ được hệ thống hóa theo phương pháp phân loại. Tài liệu trong một đơn vị tổ chức sẽ được hệ thống hoá theo từng năm. Trong mỗi năm tài liệu lại được phân loại theo các vấn đề... Trật tự hệ thống hoá này phải được xây dựng chung cho tất cả các năm. Các thẻ sau khi được hệ thống hoá sẽ được đánh số tạm để cố định vị trí sắp xếp và tiến hành gọi thẻ (rút tài liệu). Tài liệu được cho vào hồ sơ, biên mục bên trong, biên mục bên ngoài, xác định thời hạn bảo quản, sắp xếp bên trong, đánh số tờ và viết chứng từ kết thúc. Sau đó đánh số hồ sơ chính thức theo thứ tự của hồ sơ trong kho lưu trữ và cho vào cặp 3 dây, cặp hộp nhựa (tuỳ theo giá trị của tài liệu lưu trữ) đưa lên giá bảo quản và phục vụ tra tìm. Các cặp tài liệu xếp trên giá theo thứ tự từ trái qua phải, từ trên xuống dưới để thuận tiện cho việc tra tìm tài liệu. Tuy nhiên, do điều kiện của công ty và do thời gian có hạn nên tôi chưa thực hiện tất cả các khâu nghiệp vụ trên đối với tất cả các hồ sơ mà mới chỉ làm được 10 hồ sơ hoàn chỉnh. Còn các hồ sơ khác mới chỉ thực hiện các nghiệp vụ biên mục bên ngoài và sắp xếp bên trong tài liệu. Có thể nói qua đợt thực tập này tôi đã trực tiếp đi sâu vào các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Đặc biệt tôi đã được rèn luyện về kỹ năng lập hồ sơ và phương pháp chỉnh lý bằng thẻ, rút ra những ưu khuyết điểm của các phương pháp đã làm. Đây sẽ là những kinh nghiệm quý báu giúp ích cho tôi rất nhiều trong công tác lưu trữ sau này. IV. Nhận xét, kiến nghị về các biện pháp khắc phục 1. Công tác văn thư Ưu điểm: Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty đối với công tác văn thư như việc trang bị các thiết bị văn phòng khá đầy đủ, ra quyết định công tác văn thư thực hiện theo đúng quy trình ISO 9001:2000. Lãnh đạo phòng cũng thường xuyên quan tâm nhắc nhở văn thư việc thực hiện, các quy định của Nhà nước, của cơ quan về công tác công văn giấy tờ. Công tác văn thư giải quyết công văn đi, công văn đến được tổ chức thực hiện tương đối tốt, chu đáo đúng theo quy trình, đúng theo quy định Điều lệ về công tác công văn giấy tờ, các văn bản hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước. Hạn chế: Bên cạnh những ưu điểm và những việc đã làm được công tác văn thư ở Công ty cũng còn một số tồn tại: - Công tác văn thư chưa thực sự được quan tâm và chú trọng, cách sắp xếp lao động trong Phòng Tổ chức hành chính chưa hợp lý do đó hiệu quả chưa cao. - Công tác kiểm tra, đôn đốc của Phòng Tổ chức Hành chính chưa được thường xuyên, kiên quyết nên một số vấn đề sai sót trong việc soạn thảo văn bản còn kéo dài nên ảnh hưởng lớn đến công tác lưu trữ. - Công tác lập danh mục hồ sơ và lưu trữ hiện hành chưa được triển khai tốt do chưa có sự chỉ đạo cụ thể của lãnh đạo công ty về việc này. Do chưa có cán bộ văn thư chuyên trách nên việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa được thực hiện. - Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu còn hạn chế, chưa xây dựng được hệ thống công cụ tra cứu để phục vụ tra tìm tài liệu. - Công tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện. - Việc ứng dụng công nghệ tin học trong công tác quản lý hành chính và công tác công văn giấy tờ nên chưa đáp ứng được so với yêu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý hiện nay. Kiến nghị khắc phục: - Sắp xếp lao động hợp lý để phát huy khả năng của mỗi cán bộ trong Phòng (ví dụ: Cán bộ văn thư phải đảm nhiệm: quản lý và sử dụng con dấu, tiếp nhận chuyển giao tài liệu công văn đi, đến, quản lý máy fax... ; Cán bộ hành chính phải đảm nhiệm: phục vụ họp, hội nghị, thủ kho...) - Để thực hiện việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành cần phải có sự đôn đốc, chỉ đạo trực tiếp của Lãnh đạo Công ty, Phòng Tổ chức Hành chính. - Văn thư cần phải tham mưu cho Lãnh đạo về việc lập danh mục hồ sơ hàng năm, hướng dẫn cho các cán bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ lập hồ sơ công việc, thu nộp hồ sơ theo đúng quy định. - Cần tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn về nghiệp vụ văn thư để nâng cao trình độ cho cán bộ phòng ban để tránh soạn thảo những văn bản còn sai về thể thức - Đôn đốc thực hiện tốt quy trình soạn thảo, trình duyệt và ban hành văn bản đảm bảo đúng thể thức, pháp luật; giảm đến mức tối đa những văn bản không rõ trách nhiệm, không đúng thẩm quyền, nội dung không rõ ràng. Từng bước cải tiến và áp dụng các mô hình tiên tiến, các điển hình kinh nghiệm tốt trong công tác hành chính. - Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện quy chế làm việc, quy chế quản lý công văn giấy tờ. - Đề xuất với lãnh đạo công ty chú trọng đến việc đầu tư, nâng cấp hệ thống tin học ứng dụng trong công tác văn thư. 2. Công tác lưu trữ Ưu điểm: Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà là một doanh nghiệp chuyên tư vấn, thiết kế các công trình thuỷ điện trọng điểm, trong cơ chế thị trường cạnh tranh để tồn tại và phát triển nhằm đưa Tổng Công ty Sông Đà thành một tập đoàn kinh tế mạnh. Được sự quan tâm của Lãnh đạo công ty đối với công tác lưu trữ, điều này được thể hiện ở việc công ty đã ký ban hành và áp dụng các quy trình tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Quy trình này đã phần nào thúc đẩy công tác lưu trữ của Công ty đi vào quy củ, nề nếp. Công ty đã thành lập phòng lưu trữ cơ quan, có điều kiện tổ chức thu thập và bảo quản tài liệu hồ sơ công trình. Phòng Lưu trữ đã được trang bị những thiết bị cần thiết để bảo vệ an toàn tài liệu như: giá, tủ để tài liệu, các loại cặp, bàn ghế, số sách ghi chép. Phụ trách bộ phận lưu trữ là cán bộ có kinh nghiệm, chu đáo, cẩn thận có tinh thần trách nhiệm cao và phẩm chất nghề nghiệp. Hạn chế: - Hệ thống văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ còn ít chưa phát huy tác dụng. - Chưa có cán bộ chuyên trách, vẫn còn kiêm nhiệm. - Vì điều kiện tài chính còn hạn hẹp, trình độ chuyên môn còn hạn chế nên chưa tổ chức chỉnh lý tài liệu được còn nhiều tài liệu trùng thừa. - Phương án phân loại tài liệu theo Cơ cấu tổ chức - Thời gian đang áp dụng cho khối tài liệu khoa học kỹ thuật sẽ làm tài liệu bị xé lẻ. - Công tác xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện nên chưa có bảng kê thời hạn bảo quản đối với các loại tài liệu. - Việc ứng dụng tin học còn hạn chế mới chỉ dừng lại ở việc lập mục lục hồ sơ. Kiến nghị biện pháp khắc phục: - Tăng cường công tác tuyên truyền cho cán bộ công nhân viên trong Công ty hiểu rõ tác dụng và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. - Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu. - Kịp thời ban hành những văn bản hướng dẫn, quy định thực hiện cụ thể về công tác công văn giấy tờ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan. - Đưa việc thực hiện những quy định về công tác văn thư và lưu trữ trong cơ quan thành một chỉ tiêu bắt buộc mọi cán bộ làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ phải thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của mình. - Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ. - Cần lập kế hoạch thu thập, chỉnh lý khoa học tài liệu - Trang bị đầy đủ phương tiện làm việc cần thiết cho công tác lưu trữ. Trên đây là một số kiến nghị nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà, để đáp ứng được yêu cầu ngày càng phát triển của công ty và xã hội. PHẦN THỨ III. CÁC PHỤ LỤC I. Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử Phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà 1. Lịch sử đơn vị hình thành phông Tổng Công ty Sông Đà mà tiền thân là Công ty Xây dựng Thuỷ điện Thác Bà ((Tỉnh Yên bái) trực thuộc Bộ Xây dựng. Do nhu cầu điện của quốc gia đòi hỏi ngày càng cao, Công ty Xây dựng Thuỷ điện Thác Bà chuyển về Hoà Hình để xây dựng Nhà máy thuỷ điện Sông Đà nên đổi tên thành Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà. Thuỷ điện Sông Đà là một công trình thế kỷ được xếp vào một trong những nhà máy thuỷ điện lớn nhất thế giới và là một nhà máy thuỷ điện lớn nhất Đông Nam Á. Cũng vì tầm quan trọng của công trình thế kỷ này mà Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà được đổi tên thành Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà với hơn 3 vạn cán bộ công nhân viên. Đại hội VI của Đảng đã quyết định đưa đất nước ta chuyển đổi từ nền kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Để duy trì và phát huy những kinh nghiệm quí báu của đội ngũ cán bộ, kỹ sư và công nhân xây dựng thuỷ điện, để đảm bảo đời sống CBCNV, giải quyết hậu Sông đà, từ một Tổng công ty chuyên xây dựng thuỷ điện Tổng công xây dựng thuỷ điện Sông đà đã trở thành một Tổng công ty đa dạng hoá ngành nghề như: xây dựng thuỷ điện, thuỷ lợi, các công trình dân dụng, các công trình giao thông.... Cũng vì thế mà Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà được thành lập để thực hiện nhiệm vụ tư vấn và thiết kế phục vụ xây dựng các công trình của Tổng công ty làm chủ đầu tư. Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà mà tiền thân là Trung tâm Thiết kế kỹ thuật thi công và dự toán kinh tế (được thành lập theo Quyết định số: 97/BXD-TCLĐ ngày 24 tháng 1 năm 1986) trực thuộc Tổng Công ty Xây dựng Thuỷ điện Sông Đà, có trụ sở đặt tại khu vực thị xã Hoà Bình - Hà Sơn Bình. Sau nhiều lần được đổi tên cho phù hợp với tình hình nhiệm vụ mới trên cơ sở hợp nhất các đơn vị: Công ty Thiết kế tự động hoá CODEMA, Trung tâm Thí nghiệm Miền bắc, Trung tâm Thí nghiệm Miền trung, Phòng Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng, Phòng Dự án và Tư vấn đấu thầu với Công ty Tư vấn và Khảo sát thiết kế. Để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ của Tổng công ty giao, từ một Trung tâm Thiết kế thường trực có 30 người, đến nay Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà có một đội ngũ cán bộ, kỹ sư hùng hậu giàu kinh nghiệm với 668 cán bộ công nhân viên (trong đó có 592 người tốt nghiệp đại học, 12 người có bằng thạc sĩ), được chia cho các Phòng ban,Trung tâm, chi nhánh, xí nghiệp để trực tiếp tham gia thiết kế, giám sát các công trình mà Tổng công ty và Nhà nước giao. Qua một quá trình hoạt động và phát triển như vậy nên khối tài liệu khoa học tương đối lớn nhưng được sự quan tâm của Lãnh đạo công ty qua việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng Quốc tế ISO 9001:2000 trong đó có các biểu mẫu BM-TCHC-09, BM-TCHC-11, BM-TCHC-12 về việc danh mục hồ sơ kỹ thuật đưa lưu, phiếu mượn và theo dõi giao mượn hồ sơ. Từ đó Phòng lưu trữ của Công ty tư vấn xây dựng Sông đà từng bước đi vào nề nếp, quy củ theo tiêu chuẩn của Nhà nước. 2. Lịch sử phông Qua bản lịch sử đơn vị hình thành phông cho thấy Công ty tư vấn xây dựng Sông đà là một doanh nghiệp Nhà nước chuyên hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế các công trình thuỷ điện, thuỷ lợi, các công trình dân dụng... trong quá trình hoạt động của mình, Công ty đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu đa dạng, phong phú có ý nghĩa kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật và các ý nghĩa khác được bảo quản trong kho lưu trữ của công ty. Các loại tài liệu được hình thành ra trong quá trình hoạt động của Công ty có thể được chia làm 3 loại chính sau: - Tài liệu về hành chính: Đây là loại tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh của Công ty. Về tên loại tài liệu chủ yếu là: Quyết định, giấy giao nhiệm vụ SXKD, điều lệ, qui chế, qui định, biên bản, kế hoạch, tờ trình, đề án, công văn hành chính... Trong đó nhiều nhất là Quyết định, Giao nhiệm vụ, Công văn hành chính. - Tài liệu khoa học kỹ thuật: Đây là loại tài liệu chủ yếu và chiếm khối lượng lớn trong kho lưu trữ của Công ty. Là loại tài liệu phản ánh về các hoạt động khoa học kỹ thuật, các tiêu chuẩn định mức kinh tế kỹ thuật; bản vẽ thiết kế, thi công các công trình; khái toán, dự toán của các công trình; tài liệu về khảo sát địa chất các công trình; các báo cáo khoa học kỹ thuật.... - Tài liệu ảnh: ghi lại những hoạt động trong quá trình khảo sát, thi công xây dựng các công trình....(loại tài liệu này không nhiều). Phông lưu trữ của Công ty Tư vấn xây dựng Sông đà là một phông mở vì Công ty vẫn đang hoạt động nên tài liệu vẫn được bổ xung thêm hàng năm. II. Phương án phân loại phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà Trên cơ sở kết quả khảo sát thực tế, tôi đã xây dựng phương án phân loại cho phông lưu trữ Công ty Tư vấn Xây dựng Sông Đà. Do đặc thu tài liệu hình thành của công ty, tài liệu gồm hai loại: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đó, phương án phân loại tối ưu nhất là: Cơ cấu tổ chức-Thời gian (áp dụng đối với tài liệu hành chính) và Phân theo công trình (đối với tài liệu khoa học kỹ thuật). Phương án phân loại tài liệu phông lưu trữ là bảng kê dự kiến các nhóm tài liệu trong phông, được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ sắp xếp tài liệu của phông đó, được tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ: Nhóm cơ bản, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ, nhóm nhỏ nhất (đơn vị bảo quản). Các nhóm này bao quát toàn bộ tài liệu của phông dựa trên các đặc trưng chủ yếu về: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động... Thứ tự sắp xếp các nhóm tài liệu trong phông tuân thủ theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, từ quan trọng nhiều đến quan trọng ít, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hay logic của tài liệu. Các đơn vị bảo quản trong phạm vi nhóm tài liệu cũng được sắp xếp hợp lý theo tầm quan trọng của nội dung tài liệu. Theo phương án phân loại trên, khối tài liệu thuộc phông lưu trữ công ty được chia thành các nhóm như sau: A. Đối với tài liệu hành chính: Trước tiên tài liệu được chia thành các nhóm theo cơ cấu tổ chứ, sau đó tài liệu của các đơn vị được chia nhóm the các năm. Tiếp theo tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của tài liệu trong nhóm để phân thành các đơn vị bảo quản. Cụ thể gồm có các nhóm sau: - Nhóm tài liệu về những vân đề chung + Báo cáo tổng kết tháng + Báo cáo tổng kết quý + Báo cáo tổng kết năm - Nhóm tài liệu của Phòng Tổ chức Hành chính + Tài liệu về tổ chức bộ máy + Tài liệu về cán bộ + Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ + Tài liệu về thi đua khen thưởng - Nhóm tài liệu của Phòng Kinh tế Kế hoạch + Tài liệu hướng dẫn chung về kế hoạch SXKD + Kế hoạch các loại + Chỉ tiêu kế hoạch được giao + Tài liệu giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc + Báo cáo thực hiện - Nhóm tài liệu của Phòng Tài chính Kế toán + Tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ tài chính kế toán + Tài liệu về thu + Tài liẹu về chi + Báo cáo quyết toán. - Nhóm tài liệu của Phòng Dự án + Các loại dự án - Nhóm tài liệu của Phòng Quản lý kỹ thuật B. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật Đây là nhóm tài liệu có số lương tương đối nhiều và rất phức tạp, tuy nhiên theo phương án phân loại trên thì khối tài liệu này được chia thành các nhóm sau: Nhóm tài liệu về các công trình nhóm A Nhóm tài liệu về các công trình nhóm B Nhóm tài liệu về các công trình nhóm C III. Bảng kê những tài liệu cần bảo quản lâu dài, vĩnh viễn Hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Từ ngày đến ngày Số tờ Thời gian Bảo quản Ghi chú 1 1 Văn bản về việc thành lập Công ty 10.1985 12.2002 34 Vĩnh viễn 1 2 Đăng ký ngành nghề kinh doanh 15.2.1986 60 Vĩnh viễn 1 3 Tài liệu về thành lập các chi nhánh, xí nghiệp trực thuộc 20.2.1990 12.2002 126 Vĩnh viễn 1 4 Kế hoạch, báo cáo kết quả SXKD 12.1986 12.2002 314 Lâu dài 1 5 Kế hoạch, báo cáo hoạt động công tác Công đoàn 12.1986 12.2002 Lâu dài ...... ...... ..................... ............. IV. Bảng kê các tài liệu trùng, thừa, hết giá trị (Từ 2001 – 2003) STT Nội dung tài liệu Tác giả văn bản Số lượng Ghi chú 1 Công văn giao dịch hành chính Công ty, cơ quan khác 291bản 2 Lịch làm việc của Lãnh đạo TCT Văn phòng TCT 184bản 3 Báo cáo tháng, quí của các đơn vị Các đơn vị trực thuộc 301bản 4 Thông báo giới thiệu chức danh TCT, các đơn vị TCT 132bản 5 Thư, giấy mời họp, hội thảo Công ty, TCT, các đơn vị TCT và cơ quan khác 02 cặp 6 Kế hoạch công tác tuần của các phòng ban Công ty Các phòng ban Công ty 01 cặp 7 Thông báo khám sức khoẻ định kỳ cho CBCNV Phòng Tổ chức hành chính 55bản 8 Thông báo tiêu chuẩn bồi dưỡng nhân các ngày lễ, tết Phòng Tổ chức hành chính 121bản 9 Qui định giờ giấc làm việc Văn phòng TCT 93bản V. Một số mẫu bìa hồ sơ, mục lục văn bản, chứng từ kết thúc…vv… CÔNG TY TƯ VÂN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH --------*-------- HỒ SƠ QUYẾT ĐỊNH TIẾP NHẬN VÀ THỬ VIỆC NĂM 2002 (Từ 01/01/2002 đến 31/12/2002) Hồ sơ gồm: 56 tờ Phông số: Mục lục số: Thời hạn bảo quản: Lâu dài Hồ sơ số: 12 MỤC LỤC VĂN BẢN TRONG HỒ SƠ Số TT Số ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tác giả văn bản Trích yếu nội dung Số tờ Ghi chú 1 01/SDCCC-TCHC 15/01/2002 TCHC Tiếp nhận và thử việc ông: Nguyễn văn A 02 Bản chính 2 02/SDCCC-TCHC 22/01/2002 TCHC Tiếp nhận và thử việc Bà: Trần thị B 02 Bản chính ... .......... ............ ........ .................................. 48 40/SDCCC-TCHC Tiếp nhận và thử việc ông: Lê Đức Hải 01 Bản chính CHỨNG TỪ KẾT THÚC Hồ sơ số: 12 (Mười hai) Gồm: 56 Tờ (Năm sáu) Mục lục văn bản có: 02 Tờ (Không hai) Tờ kết thúc: 01 Tờ (Không một) Hồ sơ này hầu hết là bản đánh máy vi tính bằng giấy trắng Bãi Bằng, khổ A4, bản chính, nguyên vẹn. Ngày ....... tháng ....... năm .... Người lập (Ký ghi rõ họ tên) CÔNG TY TƯ VẤN XÂY DỰNG SÔNG ĐÀ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH -------oOo------- DANH MỤC HỒ SƠ Năm 2001- 2003 Số và ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú 01TCHC Báo cáo công tác cán bộ năm 2001 Tạm thời Trần văn X 02TCHC Báo cáo về quy hoạch cán bộ 2002 Lâu dài Trần văn X 03TCHC Hồ sơ về thành lập các Chi nhánh, Xí nghiệp Vĩnh viễn Lê thị H 04TCHC Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Lâu dài Lê thị H 05TCHC Quy chế làm việc của Công ty và các đơn vị trực thuộc Vĩnh viễn Trần văn X ..... ............. ........ ....... Danh mục này có 12 hồ sơ, gồm: 04 hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 07 hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài 01 hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. MỤC LỤC