Đề tài Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai hải quan điện tử xuất khẩu

1 KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên báo cáo: CÔNG VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH KHAI TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU Tháng 03/2013 2 KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI NGÀNH TÀI CHÍNH NGÂN HÀNG BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC Tên báo cáo: CÔNG VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH KHAI TỜ KHAI HẢI QUAN ĐIỆN TỬ XUẤT KHẨU Tên cơ quan thực tập Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến Sinh viên thực hiện Đinh Thị Diễm Thúy Lớp TC1011 Giảng viên hướng dẫn cô Tô Thị Tú Trang Ngày nộp báo cáo 06/03/2013 Tháng 3/2013 ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… ………………………………………………………….... Họ và tên người nhận xét Kí tên iii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… …………………………………………………………… Họ và tên giảng viên hướng dẫn Kí tên iv TRÍCH YẾU Báo cáo này là kết quả mà tôi có được sau kì thực tập nhận thức tại phòng Xuất Nhập Khẩu của Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến. Dựa trên những kiến thức học tập tại trường, trãi qua quá trình thực tập tại công ty, tôi rút ra những nhận thức về môi trường doanh nghiệp và bài học từ các công việc mà tôi đã thực hiện tại phòng Xuất Nhập Khẩu. Bênh cạnh đó, kì thực tập cũng giúp tôi tìm hiểu được về quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu, đây là nội dung công việc mà tôi nhận được nhiều sự hướng dẫn của nhân viên tại phòng. Báo cáo này đã tổng kết lại thông tin về Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến và quá trình thực tập của tôi tại đây. v MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ........................................................... ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP ........................ iii TRÍCH YẾU .............................................................................................................. iv MỤC LỤC .................................................................................................................. v DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH .......................................................... vi LỜI CẢM ƠN ...........................................................................................................vii DẪN NHẬP ................................................................................................................ 1 1. Giới thiệu Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (*) ...................................... 2 1.1. Giới thiệu chung........................................................................................ 2 1.2. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................... 2 1.3. Sơ đồ tổ chức ............................................................................................. 4 1.4. Giới thiệu Phòng Xuất Nhập Khẩu .......................................................... 6 2. Công việc thực tập .............................................................................................. 7 2.1. Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu 7 2.1.1. Sơ lược về công việc ............................................................................. 7 2.1.2. Cách thực hiện ....................................................................................... 9 2.1.3. Thuận lợi và Khó khăn ........................................................................ 18 2.2. Một số công việc khác ............................................................................ 20 2.2.1. Hỗ trợ nhân viên phòng Kế Toán phát tiền lương tháng 12/2012 .... 20 2.2.2. Đọc tài liệu ........................................................................................... 21 2.2.3. Xác định số khối (Measurement) trên Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List) ......................................................................................... 22 3. Kết quả đạt được ............................................................................................... 23 3.1. Nhận thức về môi trường làm việc ........................................................ 24 3.2. Bài học rút ra từ những công việc đã làm ............................................ 25 3.3. Kế hoạch học tập trong năm cuối .......................................................... 26 TỔNG KẾT ............................................................................................................... 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................... viii PHỤ LỤC ................................................................................................................... ix vi DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH Bảng 1: Nhập thông tin chung tờ khai .................................................................... 12 Bảng 2: Mô phỏng một phần số liệu của Bảng kê chi tiết hàng hóa ..................... 22 Bảng 3: Kết quả tính số liệu của Bảng kê chi tiết hàng hóa .................................. 23 Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến ................................ 4 Hình 2: Cài đặt chương trình ECUS-EG2................................................................. 9 Hình 3: Giao diện phần mềm ECUS-EG2 .............................................................. 10 Hình 4: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện toàn chương trình) ............ 11 Hình 5: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện chi tiết) .............................. 13 Hình 6: Nhập thông tin chi tiêt sản phẩm trên tờ khai (giao diện chi tiết) ........... 14 Hình 7: Nhập chứng từ kèm theo tờ khai (giao diện chi tiết) ................................ 16 Hình 8: Khai xuất (giao diện chi tiết) ...................................................................... 17 Hình 9: Kết quả xử lí tờ khai (giao diện chi tiết).................................................... 18 vii LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành kì thực tập nhận thức, tôi xin trân trọng cảm ơn: Trường Đại học Hoa Sen đã đưa Thực tập nhận thức vào chương trình giảng dạy. Đây thật sự là môn học bổ ích và thực tế. Đồng thời Nhà trường cũng tạo điều kiện tốt nhất để sinh viên tiếp cận với môn học, thực hiện và hoàn thành dưới sự hỗ trợ của các anh chị phòng Hỗ trợ sinh viên và giảng viên hướng dẫn. Ông Mai Bá Mạnh- Giám đốc Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến đã đồng ý cho tôi thực tập nhận thức tại công ty. Cô Nguyễn Thị Chín và chị Nguyễn Thị Hoài Thương, cùng các nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu đã nhiệt tình hướng dẫn tôi tìm hiểu và thực hiện các công việc tại phòng cũng như góp ý giúp tôi hoàn thiện Báo cáo thực tập nhận thức. Giảng viên Tô Thị Tú Trang đã tổ chức những buổi hướng dẫn thực tập và làm báo cáo. Chân thành cảm ơn những nhận xét và góp ý của cô. 1 DẪN NHẬP Tôi là sinh viên Ngành Tài chính-Ngân hàng. Trong kì thực tập nhận thức này, tôi đã lựa chọn thực tập tại Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, một công ty thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng gia công. Đây hoàn toàn là một lĩnh vực mới đối với tôi. Tuy vậy, tôi nhận thấy đây là cơ hội tốt để tôi tìm hiểu về một lĩnh vực khác. Tôi chú trọng vào yếu tố nhận thức là chủ yếu. Với một môi trường, một lĩnh vực mới, việc thích nghi và học hỏi sẽ cho tôi nhiều trãi nghiệm đầy ý nghĩa. Tôi sẽ phải biết được bản thân cần làm những gì để hòa nhập với môi trường làm việc của phòng Xuất Nhập Khẩu. Tôi muốn biết bản thân tôi sẽ có được những nhận thức gì sau kì thực tập này. Để kì thực tập đi đúng với định hướng mà tôi suy nghĩ, trước khi tiến hành, tôi tự đề ra cho bản thân các mục tiêu cần đạt được như sau:  Tiếp cận và hòa nhập môi trường doanh nghiệp.  Tìm hiểu kiến thức sơ lược về lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu.  Nhận thức về bài học từ công việc và đề ra những kế hoạch cho tương lai. 2 1. Giới thiệu Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (*) 1.1. Giới thiệu chung Tên đầy đủ: Công ty TNHH May Thêu Xuất Nhập Khẩu và Thương Mại Mạnh Tiến. Tên tiếng Anh: MATICO. LTD (MANH TIEN GARMENT AND EMBROIDERY CO. LTD) Địa chỉ: 170 Quốc lộ 1A, Phường Tân Thới Nhất , Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Điện thoại: +84 8719 2003 hoặc +84 5920268. Fax: +84 8719 2003 hoặc + 5920268. Email: Matico@hom.fpt.vn Webite: www.manhtien.com.vn Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến là một đơn vị hạch toán độc lập có đủ tư cách pháp nhân đối nội và đối ngoại trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu. Công ty chịu sự quản lí trực tiếp của Sở Thương Mại Thành Phố Hồ Chí Minh. Công ty chuyên sản xuất mặc hàng may mặc công nghiệp, xuất khẩu và nhận gia công các loại quần áo theo đơn đặt hàng cho khách hàng trong và ngoài nước để xuất khẩu sang nhiều nước trên thế giới. Các mặt hàng chủ yếu là áo da, giả da, jacket, áo thun, áo sơ-mi, đồ bảo hộ lao động. 1.2. Quá trình hình thành và phát triển Dưới sự lãnh đạo của Giám Đốc Mai Bá Mạnh và Phó Giám Đốc Ngô Ngọc Loan cùng với đội ngũ nhân viên chuyên môn, Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến thật sự đúng như tên gọi và mục tiêu hoạt động là trở nên vững mạnh hơn để tiến lên. Công ty đã và đang dần khẳng định vị trí và thương hiệu trong lĩnh vực gia công. Để có được quy mô như hiện nay, công ty đã trãi qua một chặng đường khá dài đòi hỏi sự nỗ lực không ngừng cho phù hợp với tình hình. 3 Ngày 11/02/2001, Công ty được thành lập. Mặt hàng gia công chủ yếu là áo da, áo giả da, áo Jacket, áo Jean, áo Kaki. Công ty chỉ có một khách hàng chủ yếu là Hàn Quốc. Cơ cấu tổ chức công ty gồm một văn phòng chính và một xưởng sản xuất (gọi là Xưởng 1). Văn phòng chính bao gồm các thành viên Ban Giám Đốc và nhân viên các phòng khác như phòng Tổ Chức, phòng Kế Toán, phòng Kinh Doanh và phòng Xuất Nhập Khẩu; với tổng số nhân viên là 14 nhân viên. Xưởng 1 bao gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 8 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 465 công nhân. Ngày 15/08/2002, công ty xây dựng thêm Xưởng 2. Cơ cấu tổ chức phân xưởng bao gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 9 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 527 công nhân. Vào thời điểm này các mặt hàng của công ty gia công là tất cả các loại hàng thun và cotton. Công ty cũng mở rộng quan hệ, có thêm khách hàng mới là Mỹ và Đài Loan. Tháng 08/2004, công ty tiếp tục mở rộng quy mô kinh doanh với việc hoàn thành xây dựng Xưởng 3. Quy mô phân xưởng mới này gồm 1 văn phòng xưởng (gồm có Quản đốc xưởng, Phó Quản đốc xưởng, Kĩ thuật xưởng, Thợ máy), 7 chuyền may, tổ cắt, tổ ủi, tổ KCS, tổ đóng gói, tổ khuy nút; với tổng số công nhân là 401 công nhân. Mặt hàng gia công chủ yếu là áo sơ-mi, đồ bảo hộ lao động. Khách hàng chủ yếu là Nhật Bản. Tháng 11/2005, công ty đã thực hiện mở rộng Xưởng 2 với 4 chuyền để may thêm mặt hàng áo thun. Tổng cộng Xưởng 2 có 13 chuyền. 4 Từ tháng 12/2006 đến nay, tình hình có sự thay đổi. Số lượng công nhân biến động. Xưởng 3 không hoạt động hiệu quả theo đúng mục tiêu ban đầu xây dựng. Do vậy, công ty đã xác lập Xưởng 2 và Xưởng 3 thành một xưởng để tập trung may áo thun, xưởng này có tổng cộng 17 chuyền và hoạt động cùng Xưởng 1 cho đến nay. 1.3. Sơ đồ tổ chức Hình 1: Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến (Nguồn: Tự vẽ) BAN GIÁM ĐỐC TỔ CẮT P. KẾ TOÁN P. KẾ HOẠCH XƯỞNG 1 P. KĨ THUẬT XƯỞNG 2 P.XUẤT NHẬP KHẨU VĂN PHÒNG 8 CHUYỀN MAY TỔ CẮT TỔ KHUY NÚT TỔ ĐÓNG GÓI TỔ KCS TỔ ỦI TỔ ĐÓNG GÓI TỔ KCS VĂN PHÒNG 13 CHUYỀN TỔ ỦI TỔ KHUY NÚT 5  Nhiệm vụ từng phòng ban Ban Giám Đốc: điều hành các hoạt động trong công ty; đại diện cho pháp luật tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty theo ngành nghề đăng kí và bổ nhiệm các chức danh trong công ty, kí kết hợp đồng tuyển dụng lao động; chỉ đạo các phòng ban khác triển khai các phương án kinh doanh; đàm phán với đối tác; quyết định mọi vấn đề về sản xuất và tài chính. Phòng Kế Toán: theo dõi quản lí tài chính của công ty; xây dựng các quy định, quy chế quản lí công ty; tổ chức xây dựng quy chế quản lí nghiệp vụ thống nhất như thông tin quản lí, thống kê số liệu, hồ sơ lưu trữ, báo cáo; tổng kết đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ theo chỉ tiêu kinh tế về sản xuất, kinh doanh. Phòng Kế hoạch: tổ chức thực hiện các công việc được phân công; đề xuất các phương án sửa đổi điều chỉnh cơ chế quản lí của công ty cho phù hợp với tình hình thực tế công ty. Phòng Kế hoạch: xây dựng các kế hoạch kinh doanh thuộc chuyên môn đảm nhận; đề xuất phương hướng kinh doanh cho phù hợp với tình hình thực tế công ty. Phòng Xuất Nhập Khẩu: lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng và xuất hàng; thực hiện, giám sát tờ khai và chứng từ liên quan để xuất hàng, nhận hàng đúng thời hạn; lập báo cáo, chứng từ theo đúng yêu cầu của Hải Quan; đề xuất phương án cải thiện và nâng cao chất lượng làm việc của phòng. Quản đốc: xây dựng và giám sát triển khai công việc được giao; tổ chức chuyền sản xuất hợp lí để đáp ứng nhu cầu sản xuất; phân bổ các tổ sản xuất bằng kế hoạch cụ thể; kiểm soát hiệu suất làm việc, kiểm tra tiến độ và báo cáo hằng ngày. 6 1.4. Giới thiệu Phòng Xuất Nhập Khẩu  Công việc cơ bản Soạn thảo Hợp đồng ngoại thương: đối với Hợp đồng xuất khẩu, công ty thực hiện việc xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu, thuê tàu vận chuyển, kiểm dịch hàng hóa, làm thủ tục hải quan, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán; đối với Hợp đồng nhập khẩu, công ty tiến hành việc xin giấy phép nhập khẩu, thực hiện các khâu thanh toán ban đầu, thuê tàu vận chuyển, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan… Lập chứng từ theo Hợp đồng: lập chứng từ xuất hàng giao cho khách hàng (bộ chứng từ gồm : Invoice, Packing list, L/C, C/O, ... Lập hồ sơ thanh lí hợp đồng: gồm thanh lí tờ khai và thanh lí nguyên phụ liệu sản xuất. Liên hệ hãng tàu để thực hiện công việc: liên hệ hãng tàu để Thuê tàu lưu cước (Booking a ship’s space); dựa trên hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.; nếu tự thuê, phải gửi thông báo cho hãng tàu yêu cầu họ cấp cho lịch trình tàu chạy, ngày giờ đến đi của các chuyến, sau đó gửi email lại cho khách hàng xem. Nếu khách hàng đồng ý thì tiếp tục làm việc với hãng tàu về giá và ngày giờ vận chuyển. Sau đó lại báo với khách hàng về giá và điều kiện giao hàng, thường thì các doanh nghiệp việt nam áp dụng giá xuất FOB, nhập CIF. Liên hệ với khách hàng ở nước ngoài: nhân viên tiếp nhận các đơn đặt hàng từ phía khách hàng ở nước ngoài thông qua thư điện tử. Sau khi công ty làm mẫu thì tiến hành gửi lại cho khách hàng xem có phù hợp chưa. Ngoài ra khi có bất kì vấn đề phát sinh nào liên quan đến hợp đồng gia công thì nhân viên sẽ trao đổi với khách hàng qua email. 7 Liên hệ Công Ty Cung Cấp Dịch Vụ Logistics: hiện tại Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến đang sử dụng dịch vụ Logistics của Công ty TNHH Logistics Solutions và TNT Logistics để vận tải hay kho vận hàng hóa. Làm thủ tục Hải quan điện tử để xuất nhập hàng: nhân viên tiến hành khai tờ khai Hải quan thông qua phần mềm khai hải quan điện tử ECUS-EG2 của Công ty phát triển công nghệ Thái Sơn. Kèm theo tờ khai có thể có các phụ lục tờ khai, nếu lô hàng có từ hai mặt hàng trở lên. Tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết sau khi có kết quả xử lí của Hải quan thì công ty in tờ khai và mang Bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu đến Xin các chứng từ xuất hàng: sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, nhân viên xin Chỉ thị xếp hàng (Shipping note). Chỉ thị này bao gồm thông tin chi tiết hàng hóa được gửi đến cảng từ người gửi hàng đến cơ quan quản lí cảng để thực hiện xếp hàng lên tàu; nếu lô hàng gồm nhiều hàng hóa có tên gọi khác nhau thì phải làm Bảng kê chi tiết hàng hóa (Cargo) để bổ sung vào hóa đơn lô hàng. 2. Công việc thực tập 2.1. Công việc tìm hiểu quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu Trong thời gian thực tập nhận thức tại Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến, tôi được tiếp xúc với thủ tục khai Hải Quan xuất khẩu cho loại hình gia công hàng may mặc. Do công ty sử dụng phương thức khai Hải Quan điện tử nên quy trình khai tờ khai được thực hiện thông qua phần mềm ECUS-EG2 của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn. 2.1.1. Sơ lược về công việc Khai báo tờ khai Hải Quan xuất khẩu là một trong những công việc thuộc về thủ tục Hải Quan khi xuất khẩu hàng hóa. Thủ tục khai Hải Quan được thực hiện theo hai hình thức: 8 Khai Hải Quan từ xa là hình thức mà thủ tục khai bằng giấy, sau khi khai dữ liệu sẽ được cấp số tiếp nhận. Tờ khai sẽ được mang đến chi cục Hải Quan để làm thủ tục. Khai Hải Quan điện tử là hình thức khai báo trên phần mềm khai báo thông quan điện tử (đối với hàng gia công là phần mềm ECUS-EG). Sau khi khai báo xong, dữ liệu được truyền đến hệ thống tiếp nhận của Hải Quan để tiến hành kiểm tra sơ bộ. Đợi trong một khoảng thời gian sẽ có kết quả xử lí tờ. Nếu kết quả xử lí tờ khai là phân luồng xanh (không bị kiểm hóa) thì công ty in tờ khai và trực tiếp ra cảng xuất hàng. Trường hợp là phân luồng vàng (kiểm tra chi tiết hồ sơ) hoặc đỏ (kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa) thì phải mang hồ sơ đến chi cục Hải Quan để xử lí. Về hồ sơ Hải Quan điện tử đối với trường hợp xuất khẩu sản phẩm gia công của Công ty Công ty TNHH May thêu Mạnh Tiến bao gồm:  Tờ khai Hải Quan điện tử (đã in ra, Giám Đốc công ty kí tên, đóng dấu)  Nếu sản phẩm có nhiều loại khác nhau thì có kèm phụ lục tờ khai. Thông thường công ty chỉ cần các chứng từ trên là có thể xuất hàng, tuy nhiên khi tờ khai bị phân luồng đỏ ( kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa ) thì sẽ bổ sung thêm các chứng từ:  Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List) Trên Bảng kê chi tiết hàng hóa thể hiện thông tin: mã hàng, số lượng hàng (đơn vị là cái), số thùng (CTNS), cách thức đóng gói, số thứ tự và số lượng hàng hóa trong mỗi thùng ... Khi kiểm tra, Hải Quan dựa trên bảng này để so sánh, đối chiếu với thực tế hàng hóa có đúng như khai báo hay không.  Bảng đăng kí định mức Công ty sẽ sao y bản chính Định mức của mã hàng bị kiểm hóa. Hải Quan dựa vào bảng này để kiểm tra nguồn nguyên liệu, định mức mỗi nguyên liệu. 9 2.1.2. Cách thực hiện  Tìm hiểu cách download và cài đặt phần mềm ECUS-EG2 Đầu tiên, tôi đăng nhập Website của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn theo địa chỉ . Chọn thẻ Download Khai điện tử Download Khai điện tử 2 ECUS-EG (Gia công). Sau đó chọn vào link download ECUS_EG2_CD.exe Khi đã tải phần mềm về máy, màn hình xuất hiện giao diện sau: Hình 2: Cài đặt chương trình ECUS-EG2 (Nguồn: Chụp từ màn hình) 10 Tiếp tục thực hiện cài đặt theo hướng dẫn để có được giao diện sau: Hình 3: Giao diện phần mềm ECUS-EG2 (Nguồn: Hình này chỉ mang tính minh họa phần mềm sau khi đã cài đặt và khai báo thành công thông tin công ty sử dụng, hình được lấy từ Tài liệu tập huấn thủ tục Hải Quan điện tử-Khóa Doanh nghiệp) 11  Quan sát nhân viên thực hiện các bước khai báo Dưới đây là quy trình khai báo tờ khai Hải Quan xuất khẩu cho loại hình gia công hàng may mặc. Thông tin được khai báo là thông tin về Hợp đồng gia công (số 02.12/MT-EU) giữa Công ty TNHH May thêu Mạnh và khách hàng Euha International. Ltd. Bước 1: Nhập thông tin chung cho tờ khai Chọn tờ khai xuất khẩu để có giao diện sau: Hình 4: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện toàn chương trình) (Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty) Theo đúng quy trình, người khai sẽ tiến hành khai báo các nội dung sau: Mục cần khai báo Thực hiện Nội dung thực hiên 1. Người xuất khẩu Nhập vào khung trống CTY TNHH MAY THEU MANH TIEN 170 QUOC LO 1A, P. TAN THOI NHAT, Q12, TPHCM Nhập vào Mã 0302128990 12 2. Người nhập khẩu Nhập vào khung trống EUHA INTERNATIONAL. LTD Euha Building, #175-22 Nonhyun-Dong, Kangnam-Ku, Seoul, Kore 5. Loai hình Đánh đáu vào ô GC Nhấp vào mũi tên chọn Xuất gia công 7. Hợp đồng Nhập vào ô Số 02.12/MT-EU Nhập vào ô Ngày 02/07/2012 Nhập vào ô HH 02/07/2013 8. Nước nhập khẩu Nhấp vào mũi tên chọn Canada 9. Cửa khẩu xuất hàng Nhấp vào mũi tên chọn Cảng Tân cảng (Hồ Chí Minh) 10. Điều kiện giao hàng Nhấp vào mũi tên chọn FOB 11. Đồng tiền thanh toán Nhấp vào mũi tên chọn Dola My Nhập vào ô Tỷ giá tính thuế 20828 Bảng 1: Nhập thông tin chung tờ khai (Nguồn: Tự vẽ) 13 Sau khi khai báo nội dung trong bảng trên, sẽ có giao diện sau: Hình 5: Nhập thông tin chung của tờ khai (giao diện chi tiết) (Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty) 14 Bước 2: Nhập thông tin chi tiết của sản phẩm trên tờ khai Chọn thẻ Danh sách hàng khai báo. Dựa trên Đơn đặt hàng (Order Status) để nhập thông tin về sản phẩm vào bảng. Sau khi hoàn thành việc nhập liệu sẽ có giao diện sau: Hình 6: Nhập thông tin chi tiêt sản phẩm trên tờ khai (giao diện chi tiết) (Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty) 15 Bước 3: Nhập các chứng từ kèm theo tờ khai Tùy vào bộ hồ sơ sẽ chọn các chứng từ kèm theo. Trong trường hợp tờ khai được phân luồng xanh ( không bị kiểm hóa) thì chỉ ghi vào trong ô đề xuất khác của doanh nghiệp tên người nhận hàng và số N’W. Không phải chọn bất kỳ chứng từ nào kèm theo. Trong trường hợp tờ khai phân luồng đỏ (tức là bị kiểm hóa) thì theo Hải Quan yêu cầu xuất trình bộ hồ sơ giấy bao gồm Comercial Invoice, Paking List, Detail Packing List và sao y bản chính Bảng định mức của các mã hàng trong tờ khai xuất khẩu, nếu Hải Quan yêu cầu bộ chứng từ file hình ảnh thì công ty sẽ scan các chứng từ giống như bộ hồ sơ giấy rồi gửi lên. Chọn thẻ Chứng từ kèm theo. Vì Hải Quan yêu cầu khi xuất khẩu hàng hóa phải có thông tin về trọng lượng và Người nhận hàng để hoàn thành thủ tục xuất hàng nên người khai báo sẽ nhập vào ô Đề xuất khác của doanh nghiệp thông tin sau: N’W=19KGS Người nhận hàng MICHEAL KORS CANADA CO.WAREHOUSE 16 Sau khi hoàn tất bước 3, trên màn hình sẽ có giao diện sau: Hình 7: Nhập chứng từ kèm theo tờ khai (giao diện chi tiết) (Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty) 17 Bước 4: Thực hiện khai báo tờ khai đến Hải Quan Sau khi khai báo chứng từ kèm theo tờ khai, quay lại chọn thẻ Thông tin chung tờ khai và nhấp chọn Khai báo. Hình 8: Khai xuất (giao diện chi tiết) (Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty) 18 Bước 5: Kết quả xử lí của Hải Quan Chọn thẻ Kết quả xử lí tờ khai để xem số tờ khai, kết quả phân luồng và hướng dẫn thủ tục Hải Quan. Hình 9: Kết quả xử lí tờ khai (giao diện chi tiết) (Nguồn: Chụp từ màn hình máy tính tại công ty) 2.1.3. Thuận lợi và Khó khăn Trong quá trình thực tập tại phòng Xuất-Nhập khẩu của Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, tôi được các nhân viên của phòng tạo điều kiện tốt nhất để tìm hiểu công việc tìm hiểu khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu sản phẩm gia công. Mặc dù có những thuận lợi về môi trường làm việc, nhưng đối với lĩnh vực kinh doanh của công ty, tôi không có nhiều kiến thức để nắm được các công việc phòng Xuất Nhập Khẩu. Cho nên trong quá trình thực tập, tôi đã gặp khá nhiều khó khăn. Tôi đã phải đọc nhiều tài liệu và cố gắng hỏi nhân viên phòng những gì có thể. 19  Thuận lợi Các nhân viên tại phòng Xuất Nhập Khẩu tận tình hướng dẫn, cung cấp các tài liệu có thể giúp tôi hiểu được công việc khai tờ khai. Khi có tờ khai cần khai báo, nhân viên cho phép tôi quan sát quy trình khai. Nhằm giúp tôi có được những hình ảnh trực quan về tờ khai xuất khẩu của công ty, nhân viên mở lại một tờ khai cũ, chụp lại từng bước thưc hiện và ghi chú lại các lưu ý để tôi nắm được sơ lược quy trình. Ngoài ra, nhân viên khuyến khích tôi đặt câu hỏi để tìm hiểu vấn đề, giúp tôi điều chỉnh thông tin ghi nhận sao cho phù hợp với thực trang tại công ty.  Khó khăn Khó khăn lớn nhất là sự thiếu hụt kiến thức liên quan công việc phòng Xuất Nhập Khẩu nói chung và kiến thức về tờ khai Hải Quan nói riêng. Có rất nhiều tư liệu phải đọc. Khó khăn thứ hai, do thiếu kiến thức chuyên ngành nên mặc dù nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu đã hướng dẫn nhưng tôi vẫn không nắm được quy trình. Về tổng thể công việc, tôi có thể hiểu được nhưng khi tìm hiểu kĩ hơn thì phát hiện thêm nhiều vấn đề vẫn chưa nhận thức được. Khó khăn thứ ba khi chọn đề tài này là có nhiều văn bản pháp lý liên quan, nhiều tư liệu và sự chênh lệch giữa lí thuyết với thực tế. Ví dụ như đối với hồ sơ hai quan điện tử đối với hàng xuất khẩu, về lí thuyết gồm nhiều chứng từ nhưng thực tế tại công ty thì không cần hết các chứng từ này, tùy trường hợp Hải Quan mới yêu cầu thêm chứng từ bổ sung. Chính sự chênh lệch này khiến công việc tìm hiểu kiến thức gặp khó khăn, lúng túng với nhiều thông tin không thống nhất. 20 2.2. Một số công việc khác Trong thời gian thực tập nhận thức tại Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, tôi có cơ hội học tập và rèn luyện kĩ năng với một số công việc khác. Cụ thể là hỗ trợ nhân viên phòng Kế Toán thực hiện công tác phát lương tháng 12/2012 cho công nhân phân xưởng, đọc tài liệu tại phòng Xuất Nhập Khẩu, tính số khối hàng hóa được đóng vào thùng dựa vào Bảng kê chi tiết hàng hóa. Sau mỗi công việc, tôi đều rút ra những bài học kinh nghiệm hữu ích cho bản thân. 2.2.1. Hỗ trợ nhân viên phòng Kế Toán phát tiền lương tháng 12/2012 Tôi đã từng thực tập hai ngày tại phòng Kế Toán của công ty, công việc của tôi là hỗ trợ nhân viên của phòng phát tiền lương tháng 12/2012 cho công nhân phân xưởng.  Cách thực hiện In 'Phiếu lương CTy Mạnh Tiến (Tháng 12/2012)" cho mỗi công nhân. Sắp xếp các phiếu này theo số thứ tự chuyền may. Dán phiếu lương lên mặt trước của bì thư và bó lại theo số thứ tự chuyền may. In 'Phiếu lương tổng cộng" của một chuyền may và dùng kim kẹp gắn phiếu này vào bó bì thư theo đúng số thứ tự chuyền may. Cộng số tiền lương trên mỗi bì thư của một chuyền may xem có đúng với "Phiếu lương tổng cộng" được gắn kèm hay không. Nếu thiếu hoặc thừa thì ghi nhận lại bó bì thư đó và báo cáo với nhân viên để nhân viên kiểm tra dữ liệu trên máy. Nhận từ nhân viên số tiền lương tổng của một chuyền may và phân phối vào từng bì thư theo đúng số tiền lương được dán trên bì thư đó. Các bì thư đã được bỏ tiền lương vào sẽ đưa cho một nhân viên khác kiểm kê lại, sau đó đưa lại cho người bỏ tiền thực hiện niêm phong bì thư. Quá trình phân phối tiền lương vào bì thư phải luôn được thực hiện theo một chuyền may. Tuyệt đối không làm lẫn với chuyền may khác. 21 Tập hợp các Phiếu lương của các tháng 9/2012, 10/2012, 11/2012 của những công nhân chưa kí nhận tiền lương. Dán các phiếu này vào giấy A4 theo thứ tự thời gian để gửi xuống phân xưởng cho công nhân kí nhận.  Thuận lợi và Khó khăn Thuận lợi: Khi hỗ trợ nhân viên phòng Kế toán thực hiện công việc phát lương, tôi được nhân viên hướng dẫn tận tình. Ngoài ra nhân viên cũng hướng dẫn tôi cách lập Bảng lương tháng 12 năm 2012 của công ty và phương pháp tính lương giãn ca, lương thực lãnh. Khó khăn: Số liệu bị sai có thể do tính toán nhầm nên trước khi báo cáo phải kiểm tra lại. Điều này làm mất nhiều thời gian. 2.2.2. Đọc tài liệu Trong vài ngày đầu đến công ty, tôi đã thực tập tại phòng Xuất Nhập Khẩu. Công việc chủ yếu của tôi là đọc một số tài liệu tại phòng.  Cách thực hiện Xin phép nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu về tài liệu tôi mong muốn sử dụng. Đọc tài liệu và ghi chép lại những vấn đề chưa hiểu. Mượn một số tài liệu về nhà để tiếp tục tìm hiểu. Trao đổi với nhân viên để được giải đáp thắc mắc. Ghi nhận lại thông tin mà nhân viên đã hướng dẫn vào sổ tay.  Thuận lợi và Khó khăn Thuận lợi: Tôi nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình từ các nhân viên phòng Xuất Nhập Khẩu. Khi tôi trao đổi với các nhân viên, họ vui vẻ và sẵn lòng hỗ trợ. Một điều thật tốt từ các nhân viên mà tôi đã làm việc cùng, họ giúp tôi nhận thức được lỗi sai của mình, giúp tôi chỉnh sửa để hoàn thiện nội dung mà tôi ghi nhận. 22 Khó khăn: Tài liệu mà tôi đọc, thuộc về lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu. Đây là một lĩnh vực mới đối với tôi nên trong quá trình thực hiện công việc, tôi gặp phải nhiều khó khăn. Tài liệu có nhiều thuật ngữ và cách lí luận mang đặc thù ngành. 2.2.3. Xác định số khối (Measurement) trên Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List) Công việc khác mà tôi thường thực hiện khi thực tập tại phòng Xuất Nhập Khẩu là xác định số khối của từng kích cỡ hàng trong cùng một mã hàng hóa. Mục đích của việc tính số liệu này là để phục vụ cho công việc đặt hàng với hãng tàu thông qua trang đặt hàng điện tử của hãng (ví dụ như hãng Yusen Logistics, TNT LOgistics).  Cách thực hiện Tôi sẽ mô phỏng lại một vài số liệu cần sử dụng trên Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List). Box size: 85(L) x 52(W) x 25(H) CTNS SIZE XS S M L XL 1 30 8 1 42 1 25 15 Bảng 2: Mô phỏng một phần số liệu của Bảng kê chi tiết hàng hóa (Nguồn: Tự vẽ) Công thức tính số khối: Số khối = Số thùng x (L) x (W) x (H) x 1.03 Giải thích:  L, W, H lần lượt là chiều dài, chiều rộng, chiều cao của thùng hàng. 23  CTNS là số thùng.  XS, S, M, L, XL là kích cỡ của một mã hàng, theo thứ tự tăng dần.  3% là tỉ lệ hao hụt.  Các số 30; 42; 8... Là số lượng (đơn vị là cái) của mỗi kích cỡ. Cách xác định số thùng cho mỗi kích cỡ: trong cùng một thùng, số lượng (cái) của kích cỡ nào lớn hơn thì tính theo kích cỡ đó. Ví dụ: Đối với kích cỡ XS số thùng là 1, còn kích cỡ XL số thùng là 0 vì số lượng cái của XL nhỏ hơn số lượng cái của XS. Theo đó, tôi tính được kết quả như sau: Kích cỡ XS S M L XL Số thùng 1 1 1 0 0 Số khối 0.114 0.114 0.114 0 0 Bảng 3: Kết quả tính số liệu của Bảng kê chi tiết hàng hóa (Nguồn: Tự vẽ)  Thuận lợi và Khó khăn Thuận lợi: Nhận được sự hướng dẫn tận tình của nhân viên Khó khăn: Nếu tính số khối trên Bảng kê chi tiết hàng hóa có nhiều mã hàng thì dễ gây nhầm lẫn khi lấy số liệu. 3. Kết quả đạt được Sau thời gian thực tập tại phòng Xuất Nhập Khẩu của Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, tôi có cơ hội để nhận thức được nhiều điều từ việc tìm hiểu các hoạt động xuất nhập khẩu đến tìm hiểu môi trường doanh nghiệp. Tôi đã cùng làm việc với những nhân viên chuyên nghiệp và thân thiện, nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của họ. 24 3.1. Nhận thức về môi trường làm việc  Nhân viên chuyên môn cao, độc lập và xử lí linh hoạt trong công việc Nhân viên ở phòng làm việc với mức độ chuyên môn rất cao, họ nhạy bén và xử lí tình huống rất tốt. Mỗi người một việc, họ hoàn thành nhiệm vụ được giao một cách độc lập. Thông thường, nhân viên trao đổi yêu cầu và phản hồi với nhau qua email, trong một số trường hợp họ mới trao đổi bằng lời nói. Điều đó cho thấy rằng khối lượng cũng như áp lực công việc tại phòng rất lớn, đòi hỏi nhân viên phải tập trung cao độ và có phương thức kết nối phù hợp. Tôi đã trãi nghiệm khung cảnh tất bật, đầy áp lực của phòng khi có nhiều đơn hàng hoàn thành, phải nhanh chóng được xuất đi. Cách mà những nhân viên ở đây đã làm cũng như tác phong của họ, tôi chỉ có một cảm giác, rằng tôi muốn được làm như họ. Tôi phải công nhận là tôi đã thấy áp lực rất nhiều nhưng hơn hết tôi có được cảm giác làm việc trong một môi trường thật sự tuyệt vời. Tất cả nhân viên đều đã làm việc rất chăm chỉ và hiệu quả.  Nhân viên thân thiện, hòa đồng Khi công việc không quá gấp rút, các nhân viên thường giải trí bằng những câu chuyện vui. Những giây phút như vậy khiến nhân viên viên lấy lại tinh thần, tâm trạng tốt hơn và làm việc hiệu quả hơn. Ngay sau đó, mỗi nhân viên quay lại tiếp tục công việc của mình. Một điều tôi rất thích khi được thực tập ở đây so với những phòng ban khác, nhân viên ở đây rất thân thiết. Khi một nhân viên mở nhạc cho cả phòng nghe, những nhân viên khác hát theo bài hát. Sau đó họ nhận xét lẫn nhau và cười rất vui vẻ. Từ đó, tôi nhận thấy không chỉ công việc phù hợp cho ta niềm say mê để làm việc mà môi trường cũng tạo nên những động lực bất ngờ. 25 3.2. Bài học rút ra từ những công việc đã làm  Tìm hiểu quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu Có kiến thức sơ lược về quy trình khai tờ khai Hải Quan điện tử xuất khẩu. Tiếp xúc môi trường mới đặc biệt là môi trường có tính chuyên môn cao như phòng Xuất Nhập Khẩu cần có sự chuẩn bị trước về kiến thức ngành và cập nhật các văn bản pháp lý. Trong khi tìm hiểu tư liệu liên quan tờ khai cần lưu lại thông tin cẩn thận, vì thông tin nhiều và một số chưa hoàn toàn đúng với thực tế. Đọc trước lý thuyết về tờ khai sau đó khi được hướng sẽ dễ nắm bắt được điều mà người hướng dẫn đang đề cập.  Hỗ trợ nhân viên phòng Kế Toán phát tiền lương tháng 12/2012 Rèn luyện tính nhẫn nại và cẩn thận khi thực hiện công việc phát tiền lương. Tuyệt đối không bỏ nhầm bì thư hoặc bỏ sai số tiền lương đã dán trên bì thư. Lấy đúng chuyền may được yêu cầu, nhận đúng tổng số tiền lương của chuyền đó và phân phối chính xác vào bì thư. Quan sát được công tác phát lương bằng tiền mặt cũng như cách phân phối công việc của nhân viên rất cẩn thẩn, chu đáo. Học được phương pháp tính tiền lương thực lãnh, lương giãn ca mà công nhân nhận được.  Đọc tài liệu Ghi nhận lại thuật ngữ và chú ý quan sát cách nhân viên sử dụng các thuật ngữ này sẽ giúp hiểu rõ thuật ngữ và biết cách sử dụng cho đúng. Kết nối lý thuyết với thực tế sẽ dễ dàng nắm bắt được ý nghĩa của thuật ngữ hoặc ít nhất cũng là nắm được cơ bản. 26  Xác định đối số khối (Measurement) trên Bảng kê chi tiết hàng hóa (Detail Parking List) Học được cách tính số khối trên Bảng kê chi tiết hàng hóa. Khi tính số thùng để tránh nhầm lẫn với số liệu khác nên sử dụng một cây thước để che cột liền trước cột số thùng. 3.3. Kế hoạch học tập trong năm cuối Sau khi hoàn thành kì thực tập nhận thức, tôi sẽ trở lại chương trình học theo chuyên ngành Tài chính-Ngân hàng. Tôi sẽ hoàn thành những môn học còn lại trong lộ trình để hoàn thành chuyên ngành. Bên cạnh đó, kì thực tập đã mở ra những định hướng khác cho tôi. Tôi nhận thấy Xuất Nhập Khẩu cũng là một lĩnh vực khá cuốn hút, tôi sẽ tiếp tục tìm hiểu về lĩnh vực này. Ngoài ra, tôi cần rèn luyện các kĩ năng soạn thảo văn bản. Tôi sẽ tham gia môn học Soạn thảo văn thư. 27 TỔNG KẾT Trãi qua quá trình thực tập nhận thức tại Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến, tôi thật sự tích lũy cho mình những nhận thức quý giá từ việc hòa nhập với môi trường doanh nghiệp, tự tìm hiểu kính thức Xuất Nhập Khẩu đến cách làm việc của nhân viên tại phòng ban mà tôi thực tập. Tôi đề ra những mục tiêu mang tính nhận thức ngay từ đầu, vì tôi cho rằng đó là những mục tiêu tôi có thể đạt được khi tôi thực tập trong một lĩnh vực khác biệt với chuyên ngành. Và kết quả mà tôi có được là hơn cả mong đợi. Tôi không chỉ được nhận thức cảm giác trở thành một nhân viên thật sự mà tôi đã tự học hỏi kiến thức của lĩnh vực Xuất Nhập Khẩu. Có thể những kiến thức mà tôi đang có không thật sự đầy đủ và phong phú nhưng đó là những nỗ lực của tôi trong suốt thời gian thực tập tại phòng Xuất Nhập Khẩu. 28 viii TÀI LIỆU THAM KHẢO  (*) 60% Thông tin lấy từ website TNHH May Thêu Mạnh Tiến.  Tổng Cục Hải Quan.  Cục Hải Quan Thành Phố Hồ Chí Minh.  Kiến thức về Xuất Nhập Khẩu từ website của Công ty Cổ Phần EXIM Việt Nam.  Tư liệu từ website của Công ty Phát triển công nghệ Thái Sơn.  Tài liệu Tập huấn thủ tục Hải Quan điện tử.  Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính.  Thông tư số 15/2012/TT-BTC.  Công ty TNHH May Thêu Mạnh Tiến. ix PHỤ LỤC