Đề tài Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH ô tô Hoàng Trà

LỜI NÓI ĐẦU Thực hiện yêu cầu của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân về việc thực hiện và báo cáo kết quả học tập, em cố gắng tìm kiếm một doanh nghiệp để đáp ứng yêu cầu đó. Là một sinh viên khoa kế toán lâu nay trong suốt quá trình học tập ở trường em đã được trang bị rất nhiều kiến thức về lý thuyết đặc biệt là kiến thức về kế toán. Cùng với sự dìu dắt và giúp đỡ của PGS.TS. Nguyễn Thị Lời, lần đầu tiên em bước vào một môi trường kinh doanh và thực tế đời sống kinh tế xã hội. Em rất băn khoăn làm thế nào để chọn được một doanh nghiệp thực tập vừa đáp ứng được yêu cầu của trường vừa phù hợp với trình độ của sinh viên sắp ra trường. Chọn một doanh nghiệp tầm cỡ Nhà nước có lẽ đặt ra rất nhiều vấn đề đáng quan tâm và có nhiều điều bổ ích đối chiếu với những gì đã học ở trường. Nhưng em nghĩ rằng những doanh nghiệp như vậy có rất nhiều vấn đề vừa tầm suy nghĩ thì đã có không ít người đề cập đến rồi còn lại những vấn đề đáng quan tâm hơn thì bản thân là một sinh viên sắp ra trường chưa thể vươn tới quan sát và nhận định. Chọn một doanh nghiệp có quy mô nhỏ hay kinh doanh một lĩnh vực vừa cụ thể nào đó thì việc thu được hiệu quả thực tập chưa cao chưa thể vận dụng hết những kiến thức đã được thầy cô trang bị cho ở trường. Vì thế em chọn doanh nghiệp TNHH kinh doanh tổng hợp nhiều mặt hàng, ngành nghề khác nhau đó là: Công ty TNHH ô tô Hoàng Trà. Để hoàn thành bản báo cáo thực tập này em xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Nguyễn Thị Lời cùng các cô chú trong công ty TNHH Hoàng Trà Qua một tháng thực tập tại công ty em đã nghiên cứu và quan sát được đặc điểm hoạt động kinh doanh, quá trình hình thành và phát triển mô hình công tác kế toán của công ty. Em xin khái quát vào những mục cụ thể sau: Phần I: Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH ô tô Hoàng Trà Phần II: Đặc điểm công tác kế toán của công ty Phần III. Kết luận PHẦN I. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOÀNG TRÀ I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOÀNG TRÀ 1. Tên và địa chỉ của công ty Công ty TNHH ô tô Hoàng Trà được thành lập ngày 19/06/2001. Số 0102002815 Tên giao dịch: Công ty TNHH ô tô Hoàng Trà Đại chỉ: 161, Đặng Văn Ngữ, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04.7554285 Fax: 04.7554286 Email: HoangTra@fpt.vn 2. Ngành nghề kinh doanh của công ty Công ty TNHH ô tô Hoàng Trà là công ty TNHH gồm 2 thành viên trở lên, trong giấy phép kinh doanh công ty hoạt động theo các ngành nghề sau: - Buôn bán tư liệu sản xuất, chủ yếu là máy móc, thiết bị xây dựng, phương tiện vận tải đường bộ, vật tư, thiết bị điện, điện tử, tư liệu tiêu dùng - Đại lý bán buôn, đại lý bán, ký gửi hàng hoá - Dịch vụ giao nhận hàng hoá, bốc xếp, vận tải hàng hoá - Sản xuất sửa chữa lắp ráp bảo hành thiết bị, phương tiện cơ giới đường bộ, ô tô chuyên dùng, các loại thiết bị, linh kiện phụ tùng - Tư vấn du học, môi giới, tiếp xúc thương mại - Dịch vụ marketing, nghiên cứu thị trường - Đại lý kinh doanh xăng dầu - Buôn bán hoá lỏng dầu nhờ - Kinh doanh nhà hàng, lữ hành, nội địa quốc tế 3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty có các đặc điểm chính sau: - Là một công ty kinh doanh tổng hợp gồm nhiều ngành nghề khác nhau, đa dạng, phong phú từ tư liệu sản xuất đến tư liệu tiêu dùng, từ buôn bán hàng hoá đến cung ứng dịch vụ, trong đó nét nổi bật lên đặc trưng là nhiều hoạt động kể cả buôn bán và dịch vụ đều xoay quanh trục chính là ngành nghề liên quan đến ô tô, vận tải đường bộ - Hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm cả sản xuất và thương mại, dịch vụ hay nói cách khác là sản xuất và lưu thông - Quy mô chưa lớn lắm so với nhiều công ty của Nhà nước nhưng so với nhiều công ty TNHH khác thì công ty Hoàng Trà cũng tương đối lớn Số vốn điều lệ của công ty là 8 tỷ đồng Số người lao động có 174 người, trong đó có 54 người là cán bộ quản lý, kinh doanh, dịch vụ và có 120 người ở các bộ phận sản xuất, đó là chưa kể tới số lao động thời vụ mà công ty thường sử dụng cũng tương đối lớn - Phạm vi hoạt động của công ty cũng tương đối rộng. Do ngành nghề kinh doanh và dịch vụ đa dạng, nên công ty không những trên địa bàn Hà Nội mà còn mở rộng ở nhiều địa phương khác, không những trong địa bàn cả nước mà cả trên thị trường quốc tế Phương thức hoạt động của công ty đã kết hợp sản xuất và thương mại dịch vụ một cách năng động, linh hoạt vì mục tiêu tăng trưởng của công ty. 4. Quá trình hình thành và phát triển Trong môi trường đổi mới và phát triển kinh tế của đất nước theo cơ chế thị trường. Công ty TNHH ô tô Hoàng Trà ra đời theo giấy phép kinh doanh số 0102002815 ngày 19/06/2001 do Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. Là một doanh nghiệp tư nhân phải đối mặt với bao khó khăn của nền kinh tế biến động không ngừng, song công ty đã có những bước phát triển đáng kể. Qua một thời gian vừa khởi đầu vừa xây dựng bộ máy tổ chức, triển khai các mặt hoạt động từ năm 2003 đến nay, công ty tiếp tục ổn định và phát triển Trong thời gian qua công ty lắp ráp các loại xe khách và xe tải mỗi năm được 270 chiếc. - Hai đại lý xe 1002 mỗi năm 100 chiếc (trị giá mỗi chiếc 150 triệu đồng) - Hai đại lý xe chfic đạt 70 chiếc mỗi năm (trị giá mỗi chiếc 400 triệu đồng) - Nhập khẩu Todono (Nhật) mỗi năm 40 chiếc và các llại hàng hoá khác Kết quả thu được qua một số năm như sau: Chỉ tiêu thực hiện ĐVT Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Doanh thu Triệu đồng 110.000 122.000 123.000 Lợi nhuận trước thuế Triệu đồng 300 350 399 Nộp ngân sách Nhà nước Triệu đồng 84 98 174 Lao động sử dụng Người 174 174 1.75 Thu nhập bình quân Triệu đồng 1.5 1.7 Qua số liệu trên cho thấy Doanh thu năm 2004 tăng so với năm 2005 là 12 tỷ đồng Doanh thu năm 2006 tăng so với năm 2005 là 1 tỷ đồng Lợi nhuận năm 2005 tăng so với năm 2004 là 50 triệu, năm 2006 tăng so với năm 2005 là 49 triệu. Nộp ngân sách Nhà nước năm 2004 so với năm 2005 là 28 triệu đồng. Thu nhập bình quân tăng rõ rệt năm 2004 là 1,5 triệu đồng/người hàng tháng, năm 2005 là 1,7 triệu đồng/người/tháng, năm 2006 là 1,75 triệu đồng/người/tháng. Kết quả này là do việc không ngừng tăng trưởng các hoạt động kinh doanh cảu công ty trong vòng 3 năm cũng như sự chấp nhận của thị trường về uy tín, chất lượng sp, công ty có hoạt động kinh doanh tốt thì mức lương mới được cải thiện. Mục tiêu năm 2007 mà công ty đặt ra là 145 tỷ đồng, các chỉ tiêu khác như lãi trước thuế, nộp ngân sách, thu nhập chơngời lao động tăng 10% so với năm 2006. Cùng với sự tăng trưởng của các chỉ tiêu nói trên, thị trường công ty cũng từng bước tăng thêm một số mặt hàng và các hoạt động sau: + Đại lý các loại xe Chaassic của Công ty liên doanh Hinomoto + Đại lý xe USA (Nga) của Công ty cơ khí ô tô xe máy Thanh Xuân + Mua bán các loại xe ô tô nhập khẩu + Mua bán các loại cẩu Tochano Trong thời gian ổn định và phát triển, một số mặt hàng, một số loại hình dịch vụ của công ty đã tạo niềm tin cho khách hàng, bước đầu đã có chỗ đứng trên thị trường cạnh tranh khốc liệt. Thu nhập của người lao động tương đối ổn định. Mức lương bình quân của công nhân sản xuất là 1.800.000 đồng/tháng/công nhân, của cán bộ quản lý và bộ phận kinh doanh là 1.700.000 người/tháng. Đó là chưa kể tất cả mọi người đều được hưởng lương tháng 13 và các khoản nghỉ lễ tết... * Nhận xét đánh giá Qua tìm hiểu, tình hình hoạt động và phát triển sản xuất kinh doanh của công ty em xin có những nhận xét sau: a. Ưu điểm Đối với khách hàng bao gồm cả các hàng mua và khách hàng bán của công ty luôn coi là "thượng đế" và luôn phấn đấu xây dựng nuôi dưỡng gìn giữ chữ tín đối với khách hàng. Dù khó khăn phức tạp, dù phải vượt qua mọi trở ngại và ứng phó với biến thiên vạn hoá cảu thị trường đầy rẫy cạnh tranh, công ty đều tìm mọi cách giữ chữ tín đối với khách hàng, thậm chí có lúc bị thua lỗ thiệt thòi trong kinh doanh nhưng vì chữ tín công ty vẫn đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Vì mục tiêu đó công ty đã thực hiện những việc sau: Đối với khách hàng công ty bán lẻ hoặc bán buôn, công ty đều nắm vững nhu cầu thị hiếu, đáp ứng mọi sở thích của họ Đối với khách bán hàng, công ty luôn nắm bắt khả năng cung cấp nhu cầu tiêu thụ của họ để đảm bảo các bp thích hợp đảm bảo 2 bên cùng có lợi Cung cấp cacs hàng hoá kịp thời gian, đúng địa điểm, đảm bảo đúng chất lượng số lượng Bảo đảm giá cả hợp lý không mua rẻ bán đắt đối với khách hàng mua của công ty. Coi trọng thực hiện đầy đủ các dịch vụ bán hàng, chăm sóc khách hàng Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ + Công ty luôn cố gắng tạo nguồn vốn ban đầu tương đối đủ với yêu cầu sản xuất kinh doanh, chỉ tiến hành vay vốn khi thực sự cần thiết và điều kiện hoàn trả sớm. Phấn đấu không để tình trạng nợ nần. + Luoon tìm mọi cách để đảm bảo an toàn và tăng trưởng nguồn vốn trên cơ sở kinh doanh năng động, nhưng thận trong không mạo hiểm. Đồng thời tìm mọi biện pháp tranh thủ các nguồn lực có thể triệt để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống mọi biểu hiện làm thất thoát tài sản. + Kinh doanh có bài bản các hoạt động sản xuất kinh doanh cảu công ty đều có phương án kỹ thuật cụ thể, phương án được xây dựng trên cơ sở nghiên cứu tình hình thị trường, tính toán đầy đủ các mặt kinh tế kỹ thuật tài chính, lường trước những khó khăn để tìm cách khắc phục nhận biết những thuận lợi để phát huy. Đối với nội bộ công ty: Công ty đặc biệt quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần của người lao động. Thực hiện nghiêm chỉnh luật lao động. Có chế độ thưởng phạt nghiêm minh, khuyến khích những việc làm tốt, những đóng góp cho sự phát triển của công ty. Xử lý kiên quyết những việc làm sai trái gây tổn hại đến lợi ích kinh tế và sự phát triển của công ty. Chăm lo đoàn kết nội bộ, xây dựng tình cảm thương yêu, trợ giúp nhau dưới mái nhà chung của công ty. Chú trọng bồi dưỡng không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý kinh doanh nâng cao tay nghề cho các bộo phận sản xuất phục vụ - Đối với Nhà nước và xã hội + Chấp hành nghiêm chỉnh chính sách pháp luật của Nhà nước. Mặt khác mọi người trong công ty nhất là những người có trách nhiệm luôn chủ động tìm hiểu, học hỏi và cập nhật không ngừng nâng cao trình độ và sự am hiểu chế độ chính sách của Nhà nước + Thực hiện đầy đủ minh bạch nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước theo quy định của pháp luật + Xây dựng mối quan hệ tốt và tranh thủ sự giúp đỡ của các cơ quan đoàn thể địa phương b. Nhược điểm Do sản xuất kinh doanh tổng hợp nhiều mặt hàng trong khi nguồn lực có hạn, vốn chưa nhiều cán bộ công nhân viên chưa đủ, quá trình hoạt động còn ít nên việc chuyên sâu vào một lĩnh vực, một mặt hàng cụ thể còn chưa cao, chưa đủ điều kiện và yếu tố cần thiết để tạo thương hiệu Chưa thể hiện rõ chiến lược phát triển của công ty mặc dù doanh thu của các chỉ tiêu kinh tế ngày càng tăng II. TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ SẢN XUẤT KINH DOANH 1. Về lãnh đạo của công ty Là một công ty TNHH thành viên và vốn góp của công ty có 3 người. Trong đó có: - Một người làm giám đốc (GĐ) - Một người làm Chủ tịch Hội đồng quản trị (PGĐ1) - Một người làm uỷ viên Hội đồng quản trị (PGĐ2) Giám đốc công ty: Là người đại diện theo pháp luật của công ty, là người có quyền điều hành mọi hoạt động chung, trực tiếp đề ra các chiến lược, kế hoạch giám sát kiểm tra các phòng ban Phó giám đốc điều hành hoạt động của các phòng ban, thay mặt giám đốc điều hành mọi hoạt động khi giám đốc đi vắng theo phạm vi quyền hạn của mình PGĐ1 có trách nhiệm giám sát điều hành hoạt động cảu các phòng kinh doanh, phòng nguồn hàng, phòng kỹ thuật, theo dõi tình hình trong nước và ngoài nước, tổ chức phối hợp hoạt động các phòng, đề ra nhiệm vụ cho từng phòng PGĐ2 phụ trách nội bộ nhiệm vụ quản lý các hoạt động cảu từng phòng kế toán tài chính, phòng hành chính, và các kho trực thuộc tổ chức triển khai các hoạt động chung của giám đốc và giao nhiệm vụ cho các phòng thực hiện 2. Tổ chức bộ máy Sơ đồ (trang bên) Công ty hiện có các phòng ban đơn vị chức năng với các nhiệm vụ sau: - Phòng kinh doanh Nghiên cứu thị trường + Ký hợp đồng kinh tế bán hàng + Ký các hợp đồng đại lý bán hàng + Giúp đỡ khách hàng vay vốn ngân hàng + Quảng cáo các sản phẩm mới và hàng hoá cảu công ty - Phòng nguồn hàng + Tìm hiểu khai thác nguồn hàng ở trong nước, nước ngoài để công ty mua về phục vụ sản xuất kinh doanh + Theo dõi thực hiện các hợp đồng kinh tế về bảo dưỡng, bảo hành các loại xe ô tô. Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phó giám đốc 1 Phó giám đốc 2 Phòng kinh doanh Phòng nguồn hàng Phòng kỹ thuật Phòng kế toán tài chính Phòng hành chính Phòng kỹ thuật Bộ phận kinh doanh thực hiện Bộ phận bán hàng Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận bảo hành Bộ phận xuất nhập khẩu Bộ phận bảo hành Kho lắp ráp Kho hàng hoá Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ hợp tác, phối hợp + Tổ chức việc vận chuyển thuê các loại xe tại địa điểm của nhà hàng - Phòng kỹ thuật: + Theo dõi việc lắp ráp các loại xe thuộc danh mục kinh doanh của công ty, đảm bảo chất lượng của sản phẩm xuất xưởng. + Thực hiện đăng kiểm các loại xe trên khi xuất xưởng - Phòng kế toán tài chính + Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán, theo dõi đối tượng và công việc kế toán. + Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán. + Phân tích thông tin, số liệu kế toán tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị - Phòng tổ chức hành chính: gồm hai người có nhiệm vụ quản lý đôn đốc các phòng ban thực hiện các thủ tục hành chính như thủ tục vay vốn ngân hàng, ký các hợp đồng các loại. - Các kho trực thuộc: một kho lắp ráp và một kho hàng hoá. PHẦN II. ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1. Nhiệm vụ Ghi chép đầy đủ thông tin, số liệu về các hoạt động kinh tế như buôn bán hàng hoá, tài khoản ngân hàng... - Giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tính giá thành sản phẩm. - Đề xuất các biện pháp sử dụng tốt vốn lưu động, vốn vay ngắn hạn - Tính toán kết quả kinh doanh đảm bảo vốn tích luỹ cho công ty 2. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 2: Cơ cấu bộ máy kế toán của công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán kho hàng Kế toán công nợ kiêm tkế toán thuế Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo trực tiếp Quan hệ tác nghiệp b. Nhiệm vụ chức năng của các thành viên * Kế toán trưởng: là người đứng đầu phòng kế toán tài chính kế toán của công ty chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính của công ty. Trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo, điều hành về tài chính, tổ chức hướng dẫn thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của Nhà nước, của ngành về công tác kế toán. Tham gia ký kết và kiểm tra các hợp đồng kinh tế. Tổ chức thông tin kinh tế và phân tích hoạt động kinh tế của công ty. * Kế toán tổng hợp: Tổng hợp quyết toán, tổng hợp nhật ký chung, sổ cái, bảng tổng kết tài sản của công ty. Đồng thời kế toán tổng hợp chi tiết về giá trị tài sản cố định. * Kế toán kho hàng: Giám sát tình hình hàng hoá nhập xuất, tồn kho theo dõi các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hàng hoá. * Kế toán công nợ kiêm kế toán thuế: theo dõi tình hình công nợ của công ty đồng thời kiểm tra giám sát và thanh toán tiền lương và tiền thưởng cho nhân viên. Theo dõi và phản ánh các loại thuế, phí, lệ phí và các khoản phải nộp Nhà nước trong kỳ kế toán. * Thủ quỹ kiêm kế toán tiền mặt: theo dõi tình hình thu, chi, tồn quỹ, kiểm tra theo dõi vào sổ sách liên quan. II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY Hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là nhứng minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh và sự hoàn thành là thông tin đầu vào dữ liệu của toàn bộ thông tin kế toán trên cơ sở hệ thống chứng từ kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại công ty do Nhà nước ban hành gồm phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn tài chính... Kế toán trưởng phải quy định trình tự và xử lý chứng từ kế toán như việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các sổ kiểm tra hoàn thiện chứng từ. Phòng kế toán công ty phải tổ chức quản lý và cấp phát chứng từ in sẵn cho các bộ phận liên quan. Một số chứng từ sử dụng tại công ty: + Chứng từ lao động tiền lương: Bảng đơn giá lương, bảng chấm công, sổ theo dõi lao động hàng ngày, phiếu làm thêm giờ, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội. Chứng từ hàng tồn kho: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, theo định mức, biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá, thẻ kho. + Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu tạm ứng, bảng kê quỹ, giấy thanh toán tiền tạm ứng. + Chứng từ tài sản cố định: quyết định tăng giảm tài sản cố định, hợp đồng mua bán, hoá đơn GTGT... 2. Tổ chức hệ thống sổ sách - Hình thức công ty đang áp dụng chung: chứng từ ghi sổ Sơ đồ 3: Hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ ban đầu Hạch toán chi tiết các TK 155, 156, 157, 632, 641 TK loại 5, 911 Lập các chứng từ ghi sổ: - SP hàng hoá nhập, xuất - Giá vốn, tập hợp, kết chuyển - Doanh thu - Chi phí, kết quả Tổng hợp chi tiết các chỉ tiêu Sổ cái tài khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu cuối tháng Ghi cuối tháng Phương pháp khấu hao: Theo thời gian sử dụng - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo giá bình quân và giá đích danh + Phương pháp đơn giá bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá bình quân của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. + Phương pháp giá thực tế đích danh: theo phương pháp này giá nguyên vật liệu thực tế nguyên vật liệu xuất kho được tính trên số lượng nguyên vật liệu xuất kho và đơn giá thực tế nhập kho của chính lô nguyên vật liệu đó. - Hình thức tổ chức công tác kế toán: tập trung, phòng công tác kế toán chịu trách nhiệm thu nhận, xử lý, hệ thống hoá toàn bộ thông tin, số liệu, phục vụ cho công tác quản lý tài chính của công ty. Tại các đơn vị phụ thuộc: kho phân xưởng sản xuất công ty bố trí một kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu và chuyển toàn bộ chứng từ về phòng kế toán. Phòng kế toán có trách nhiệm tính giá thành sản phẩm. Tại kho hàng hoá công ty cũng bố trí một kế toán theo dõi việc mua hàng hoá, hàng bán đại lý, hạch toán báo sổ, chuyển toàn bộ chứng từ kế toán về phòng kế toán. III. ĐẶC ĐIỂM QUY TRÌNH KẾ TOÁN TRÊN MỘT SỐ PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CỤ THỂ TẠI CÔNG TY TNHH Ô TÔ HOÀNG TRÀ. Kế toán nguyên vật liệu - Đặc điểm nghiệp vụ: mua nguyên vật liệu là khâu khởi đầu và là một trong những yếu tố cơ bản để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nguyên vật liệu mua vào của công ty chủ yếu là thân vỏ, phụ tùng... dùng để lắp ráp tất cả các loại ô tô... - Chứng từ sử dụng: Hoá đơn đặt hàng, phiếu nhập kho nguyên vật liệu, phiếu xuất kho nguyên vật liệu, yêu cầu xuất nguyên vật liệu. Tất cả phiếu xuất kho đều được ký duyệt thay xác nhận của người giao trách nhiệm và trưởng bộ phận. - Sổ chi tiết kế toán sử dụng * Sổ chi tiết vật liệu hàng hoá để theo dõi cả về số lượng và giá trị * Sổ quỹ tiền mặt * Sổ tiền gửi ngân hàng * Sổ chi tiết thanh toán với người bán - Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu nhập Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất (3) (4) (2) (1) (1) (2) - Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu: + Khi nguyên vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT bên bán lập, thủ kho tiến hành kiểm tra hàng và lập phiếu nhập kho, ghi vào thẻ kho chỉ tiêu số lượng, kế toán căn cứ vào phiếu nhập ghi vào sổ chi tiết vật liệu. + Việc thanh toán tiền mua nguyên vật liệu có thẻ trả bằng tiền mặt, căn cứ vào báo nợ của ngân hàng nếu trả chậm. Thì kế toán phải theo dõi chi tiết từng đối tượng sổ chi tiết thanh toán với người bán. Chứng từ ban đầu Sổ chi tiết vật tư, thanh toán với người bán Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng phân bổ vật tư Sổ cái TK 152 Bảng kê tính giá vật tư cuối kỳ Bảng đối chiếu số phát sinh Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp 1. Kế toán lao động tiền lương Tiền lương là một trong những nhân tố quan trọng giúp người lao động đảm bảo cuộc sống và nhiệt tình lao động, trả lương cho người lao động phụ thuộc vào vị trí công việc, trình độ công tác và thoả thuận giữa hai bên. Hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công. Công, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hưởng BHXH phòng hành chính nhân sự tính ra tiền lương phải trả cho từng người và lập bảng tính toán tiền lương cho từng bộ phận sau đó chuyển về phòng kế toán và ghi sổ. - Chứng từ sử dụng: TK 334, 338, 138 - Quy trình luân chuyển chứng từ Bảng chấm công được kê khai hàng ngày tại mỗi bộ phận sử dụng lao động. Cuối tháng người sử dụng lao động theo dõi công lập bảng kê khai tính lương đưa cho thủ trưởng đơn vị ký xác nhận cho bộ phận hành chính nhân sự của công ty Phòng hành chính nhân sự xem xét chứng từ ngày căn cứ vào định mức, đơn giá tiền lương quy định trong doanh nghiệp, trưởng phòng hành chính nhân sự ký vào bảng kê thanh toán lương và chuyển cho kế toán lương Kế toán lương căn cứ vào các chứng từ tiến hành ghi sổ, lập bảng phân phối rồi chuyển cho kế toán trưởng ký và trình ban giám đốc phê duyệt Nơi sử dụng lao động Phòng HCSN Phòng tài chính kế toán Giám đốc Phòng tài chính kế toán Công tác về cơ cấu LĐ Công tác về cơ cấu LĐ Công tác về cơ cấu LĐ KT tiền lương KT thanh toán Bảo quản và lưu trữ Ký xác nhận Bảng phân phối thu nhập Ký duyệt Phiếu chi tiền Sổ chi tiết tổng hợp tiền lương và cáckhoản trích theo lương - Trình tự ghi sổ tiền lương và các khoản trích theo lương Chứng từ lao động tiền lương, các khoản trích theo lương Bảng phân bổ tiền lương Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 334, 335, 338 Sổ đăng ký CTGS Sổ cái TK 334, 335, 338 Bảng đối chiếu số phát sinh Bảng tổng hợp TK 334, 335, 338 Báo cáo kế toán và các báo cáo về tiền lương 2. Kế toán TSCĐ TSCĐ của công ty TNHH Ô tô Hoàng Trà gồm một số loại nhà xưởng, nhà làm việc, máy móc thiết bị sản xuất... Thực tế TSCĐ của công ty rất ít biến động. Chứng từ sử dụng biên bản TSCĐ, thẻ TSCĐ biên bản thanh lý TSCĐ các chứng từ thanh toán. Các sổ sử dụng: Sổ chi tiết TSCĐ, sổ cái các TK 211, 212, 214... - Quy luật luân chuyển chứng từ: các TSCĐ mua về đều có hoá đơn, căn cứ vào hoá đơn kế toán mở sổ, thẻ TSCĐ cho từng TSCĐ với đầy đủ thông tin như tên gọi, đặc điểm, ký hiệu TSCĐ, nguyên giá, số khấu hao đã trích. Ban lãnh đạo P. Nghiệp vụ Hội đồng giao nhận Kế toán TSCĐ Bảo quản lưu trữ Quyết định tăng giảm TSCĐ Hợp đồng hoá đơn Giao nhận TSCĐ và lập biên bản Lập (huỷ) thẻ TSCĐ ghi sổ chi tiết tổng hợp + Quy trình ghi tổng hợp TSCĐ của công ty Chứng từ tăng, giảm và khấu hao TSCĐ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 211, 212, 213, 214 Sổ đăng ký CTGS Sổ chi tiết TSCĐ Thẻ KT TSCĐ Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 3. Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm 3.1. Kế toán giá thành sản phẩm Sau khi tập hợp chi phí sản xuất, việc tính giá thành sản phẩm được thể hiện ở bảng tính giá thành sản phẩm. 3.2. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất - Chi phí sản xuất sau khi tập hợp riêng từng khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung, kế toán tập hợp chi phí sản xuất toàn doanh nghiệp và chi phí theo dõi từng đối tượng. - Chứng từ sử dụng: Phiếu xuất k ho nguyên vật liệu, các phiếu chi tiền mặt, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm, bảng thanh toán tiền lương, bảng trích và phân bổ khấu hao TSCĐ, hoá đơn dịch vụ. - Quy trình ghi sổ chi phí sản xuất Chứng từ gốc, bảng tổng hợp bảng phân tổ Sổ chi tiết chi phí Bảng tổng hợp chi phí theo yếu tố Thẻ tính giá thành Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký CTGS Bảng đối chiếu số phát sinh Sổ cái TK 154, 622, 623, 627 Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 4. Kế toán tiêu thụ thành phẩm, xác định và phân phối kết quả kinh doanh 4.1. Kế toán xác định kết quả tiêu thụ - Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm của công ty là theo hình thức phân phối. Phương thức thanh toán gồm bán hàng, trả ngay bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng - Chứng từ sử dụng: Hoá đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có... - Tài khoản sử dụng: 511, 3331, 632, 111, 112, 131 - Sổ sử dụng : Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ quỹ tiền mặt, sổ quỹ tiền gửi ngân hàng - Quy trình luân chuyển chứng từ: + Khi bán hàng nếu thu bằng tiền mặt thì kế toán viết phiếu thu sau đso vào sổ quỹ tiền mặt, nếu thu bằng TGNH thì kế toán căncứ vào giấy báo có của ngân hàng để ghi vào sổ chi tiết TGNH + Căn cứ vào hoá đơn GTGT để ghi doanh thu chưa có thuế vào sổ chi tiết bán hàng, ghi thuế GTGT đầu ra vào sổ chi tiết TK 3331, ghi số lượng hàng hoá vào thẻ kho, ghi số lượng và gía trị vào sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hoá. Người mua Phòng kinh doanh bộ phận Thủ trưởng đơn vị Kế toán thanh toán Thủ quỹ Thủ kho Kế toán Đề nghị mua hàng Lập PXK duyệt xuất lập HĐ GTGT Ký hóa đơn Lập phiếu thu Thu tiền Xuất hàng Ghi sổ Bảo quản - Quy trình ghi sổ kế toán: Chứng từ ban đầu Hạch toán chi tiết các TK 155, 156, 157, 641, TK loại 5, 911 Lập các chứng từ ghi sổ: - SP hàng hoá nhập, xuất - Giá vốn, tập hợp, kết chuyển - Doanh thu - Chi phí, kết quả Tổng hợp chi tiết các chỉ tiêu Sổ cái tài khoản Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát sinh Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi đối chiếu cuối tháng Ghi cuối tháng 4.2. Kế toán và xác định kết quả hoạt động kinh doanh - Cuối tháng kế toán tiến hành xác định kết quả kinh doanh như sau: TK 641, 642 TK 911 TK 511 TK 632 TK 811 Kết chuyển CPBH, CP QLDN Cuối kỳ kết chuyển giá vốn Kết chuyển chi phí Kết chuyển doanh thu thuần TK 711 Kết chuyển thu nhập TK 421 Kết chuyển lỗ lãi - Kết quả tài chính được phân phối như sau: TK 3334 TK 421 Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp TK 414, 415, 431 Trích lập quỹ doanh nghiệp TK 411 Bổ sung vốn kinh doanh PHẦN III KẾT LUẬN Qua hơn một tháng thực tập và nghiên cứu thực trạng của công ty, em có một số nhận xét sau: 1. NHẬN XÉT CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH * Ưu điểm: - Công ty đã tạo được niềm tin nơi khách hàng, thấu hiểu nhu cầu của khách hàng và luôn cung cấp hàng hoá kịp thời gian, đúng địa điểm đảm bảo số lượng, chất lượng, giá cả hợp lý và thực hiện đầy đủ các dịch vụ sau bán hàng, chăm sóc khách hàng. - Đảm bảo an toàn và tăng trưởng nguồn vốn. Đồng thời tiết kiệm chống lãng phí, chống mọi biểu hiện và việc làm thất thoát tài sản. Các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều có phương án kinh tế - kỹ thuật cụ thể. * Nhược điểm: Do sản xuất kinh doanh tổng hợp khi nguồn lực có hạn, vốn chưa nhiều, cán bộ công nhân chưa đủ quá trình hoạt động còn ít nên chưa chuyên sâu vào một số lĩnh vực, mặt hàng cụ thể, chưa tạo được thương hiệu, chưa thể hiện rõ chiến lược phát triển. 2. NHẬN XÉT VỀ QUẢN LÝ * Ưu điểm: Công ty có tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phần lớn bộ máy tổ chức là các hoạt động sản xuất kinh doanh tác nghiệp cụ thể. Bộ phận gián tiếp rất ít. * Nhược điểm: So với danh mục đăng ký kinh doanh thì bộ máy tổ chức chưa bao quát hết công việc sản xuất kinh doanh. 3. NHẬN XÉT VỀ BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY * Ưu điểm: Phòng kế toán của công ty gồm 5 người, mỗi người làm một nhiệm vụ khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của từng n gười. Biên chế của phòng kế toán như vậy là phù hợp với khôí lượng công tác kế toán tại công ty, đáp ứng được nhu cầu quản lý của nội bộ phòng kế toán, quán triệt được trách nhiệm. Mỗi nhân viên đều tỏ rõ và làm đúng chức trách, nhiệm vụ của mình, luôn học hỏi để nâng cao trình độ đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ làm cho bộ máy kế toán lớn mạnh tạo điều kiện cho từng người và toàn bộ máy hoàn thành trách nhiệm với hiệu suất và chất lượng cao. Việc công ty áp dụng hình thức kế toán tập trung làm tăng cường được sự chỉ đạo của kế toán trưởng đối với công tác kế toán của công ty và giúp cho việc hạch toán ở dưới các đội được chặt chẽ. Về hình thức sổ kế toán: Công ty sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ là phù hợp với loại hình doanh nghiệp. Kết cấu sổ sách đơn giản phù hợp với điều kiện lao động thủ công và kế toán máy. * Nhược điểm: Là một doanh nghiệp có quy mô khá lớn, khôí lượng công việc kế toán tương đối nhiều nhưng công ty vẫn sử dụng Excel. Điều đó làm số liệu thiếu chính xác, tốn nhiều thời gian, cần nhiều kế toán, thông tin kế toán không cung cấp kịp thời cho quản lý nói chung và hoạt động hạch toán từng phần nói riêng. 4. Ý KIẾN ĐÓNG GÓP - Về tình hình hoạt động kinh doanh: Công ty nên chú trọng vào một số loại mặt hàng, dịch vụ cụ thể để có thể tạo thương hiệu trên thị trường. - Về quản lý: Công ty nên có một phòng ban nào đó chuyên lo chiến lược phát triển cho công ty gắn liền với nó nên có một bộ phận xúc tiến thương mại. - Về công tác kế toán: Công ty cần lựa chọn một phần mềm kế toán thích hợp với khả năng và trình độ của kế toán viên. Bên cạnh đó cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm này. Có như vậy năng suất của bộ phận kế toán mới được nâng cao. Thông qua vi tính hoá, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm thời gian, số liệu được ghi chép chính xác đầy đủ, có thể kiểm tra đối chiếu và phát hiện kịp thời, dễ dàng đồng thời thông tin kế toán được nhanh chóng cập nhật bất kỳ lúc nào cũng có thể xem. Do thời gian thực tập tại công ty chưa nhiều nên phạm vi bài viết em chỉ đề cập một cách tổng quát về công ty cũng như cơ cấu của hệ thống kế toán mà chưa đi sâu vào nội dung cụ thể của đề tài. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn PGS.TS. Nguyễn Thị Lời cùng các cô chú trong công ty TNHH Ôtô Hoàng Trà đã hướng dẫn và cung cấp thông tin cho em hoàn thành bài viết. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để bài viết được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC