Đề tài Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh

LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam, sau 40 năm chịu ảnh hưởng của cơ chế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp nay đã và đang dần thích nghi với cơ chế kinh tế mới – cơ chế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường, công tác tiêu thụ có ý nghĩa quyết định đến mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì rằng, chỉ khi tiêu thụ được hàng hoá thì các hoạt động khác của doanh nghiệp mới có thể diễn ra một cách liên tục, mới có thể đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện được các chỉ tiêu của hoạt động sản xuất kinh doanh, mới đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững và phát triển trên thị trường. Mặt khác, thị trường luôn luôn biến động, nó vận động theo những quy luật vốn có của nó và trong đó quy luật cạnh tranh. Mọi doanh nghiệp đều muốn chiến thắng trong cạnh tranh và có uy tín trên thị trường. Muốn vậy chỉ có cách là phải củng cố công tác tiêu thụ của doanh nghiệp . Với mục đích tìm hiểu về hiệu quả trong quá trình tiêu thụ hàng hoá tại doanh nghiệp em đã tiến hành tìm hiểu thực tế tại Công ty TNHH Thái Vinh. Dưới đây là những nhận định ban đầu, cái nhìn khái quát về Công ty, về cơ cấu tổ chức và công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty TNHH Thái Vinh. PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ KINH DOANH Ở CÔNG TY TNHH THÁI VINH 1. Lịch sử hình thành và phát triển Trong công cuộc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế ở nước ta, Đảng và Nhà nước thực hiện chuyển nền kinh tế tập trung bao cấp sang phát triển nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đòi hỏi tính độc lập tự chủ trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp cao. Mỗi doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh, phải tự chịu trách nhiệm và bảo toàn được vốn kinh doanh và quan trọng hơn là phải kinh doanh có lãi. Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập từ năm 2004, gồm 3 cổ đông sáng lập, hiện nay mặt hàng chính của Công ty là kinh doanh máy photocopy, linh kiện máy, phần mềm, kỹ thuật mạng máy tính và các loại máy văn phòng . Công ty đặt trụ sở chính tại 115 phố Đào Tấn, phường Ngọc Khánh, quận Ba Đình, Hà Nội. Công ty TNHH Thái Vinh là một loại hình doanh nghiệp tư nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Có thể khái quát các giai đoạn phát triển của Công ty như sau: * Từ năm 2004 đến năm 2005 Công ty mới đi vào hoạt động nên chỉ tiến hành các hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụ. Giai đoạn này mang tính chất thăm dò, lợi nhuận đem lại chưa cao * Từ năm 2005 đến 2006 Đây là giai đoạn đẩy mạnh kinh doanh, ban đầu sản phẩm chủ yếu được tiêu thụ tại Hà Nội. Trong thời gian này công ty không ngừng đẩy mạnh quá trình quảng bá hình ảnh sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên tiếp thị giới thiệu sản phẩm tới từng khách hàng, doanh nghiệp, tạo cho khách hàng niềm tin vào chất lượng sản phẩm mà Công ty kinh doanh * Từ năm 2006 đến nay Là thời kỳ phát triển mạnh mẽ với doanh thu tăng nhanh. Công việc kinh doanh đi dần vào ổn định và đưa lại mức lợi nhuận ngày một cao cho Công ty. Với ý thức không ngừng vươn lên, sau 3 năm phát triển đến nay Công ty đã xây dựng được mạng lưới tiêu thụ tại nhiều tỉnh thành , xây dựng các đại lý phân phối sản phẩm của Công ty tới các cơ quan đơn vị có nhu cầu ở mỗi tỉnh. Hiện nay thị trường truyền thống là Hà Nội vấn chiếm tỷ lệ cao về tiêu thụ sảm phẩm. Lấy phương châm luôn luôn đảm bảo chất lượng sản phẩm giữ chữ tín với khách hàng, gắn liền với tiêu thụ nên số lượng sản phẩm bán ra ngày càng tăng, năm sau cao hơn năm trước. Phương thức bán hàng và thể thức thanh toán là bán thẳng trực tiếp, thu tiền ngay đối với các khách hàng là người sử dụng, ghi công nợ và thanh toán định kỳ đối với các đại lý. 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty: * Chức năng của Công ty: Là một doanh nghiệp tư nhân hạch toán kinh tế độc lập, Công ty phải đảm bảo có kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với thị trường thực tế, đem lại hiệu quả cao, góp phần tích luỹ vốn cho doanh nghiệp và đóng góp ngày càng cao cho xã hội đồng thời tạo ra việc làm và thu nhập ngày càng ổn định cho doanh nghiệp. * Nhiệm vụ chủ yếu của Công ty: Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề theo đăng ký kinh doanh do Nhà nước cấp. Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách, bảo hiểm xã hội, tổng doanh thu số bán ra. Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn, đội ngũ lao động và bảo toàn, tăng trưởng vốn kinh doanh. Thực hiện phân phối lao động hợp lý, đảm bảo đời sống vật chất tinh thần cho đội ngũ nhân viên. Đảm bảo sử dụng 100% nhân viên có trình độ, năng lực làm việc. 3/ Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty: Theo chủ trương của UBND thành phố Hà Nội cần thiết phải cho ra đời những Công ty kinh doanh phục vụ nhu cầu đổi mới đáp ứng nhu cầu về công nghệ thông tin. Công ty TNHH Thái Vinh được thành lập để đáp ứng nhu cầu cấp bách này. Nhiệm vụ chính của Công ty khi tiến hành hoạt động kinh doanh bao gồm 2 lĩnh vực cụ thể: * Kinh doanh dịch vụ: Cung cấp các thiết bị cho các Công ty ở Việt Nam, cho các khách hàng có nhu cầu cần thiết về thiết bị văn phòng. * Hoạt động kinh doanh: Công ty được phép kinh doanh các loại hình sau: + Tổ chức các dịch vụ lắp đặt bảo hành, sửa chữa máy văn phòng, thiết bị viễn thông, mạng máy tính. + Tổ chức kinh doanh máy photocopy, các linh kiện máy và các loại máy văn phòng khác. Do đặc thù kinh doanh máy văn phòng nên đối tượng khách hàng của Công ty là tất cả các doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam , các đại lý và cá nhân người tiêu dùng. Đa số sản phẩm được tiêu thụ chủ yếu tại Hà Nội. 4/ Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh: 4.1/ Cơ cấu lao động của Công ty: Hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh là một công ty phát triển. Việc sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm về chi phí lao động, Công ty có số lượng nhân viên là 40 người, hầu hết đã qua các trường đào tạo về chuyên môn. Với đà phát triển này thì công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng thêm lao động có trình độ để nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng yêu cầu và nhiệm vụ của Công ty trong điều kiện hiện nay. Bao gồm: - Giám đốc: 1 người - Phó giám đốc: 1 người - Phòng kỹ thuật: 10 người - Phòng nhân sự: 4 người - Phòng kế toán: 6 người - Phòng hành chính: 3 người - Phòng kinh doanh: 15 người Mỗi nhân viên đều trách nhiệm những công việc khác nhau vì thế dưới đây là bảng công nhân viên của Công ty TNHH Thái Vinh. Bảng danh sách nhân viên của công ty TNHH Thái Vinh TT Đơn vị Tổng số Dài Hạn Ngắn Hạn Ghi chú 1 Ban lãnh đạo 2 x 2 Phòng nhân sự 4 x 3 Phòng hành chính 3 x 4 Phòng kế toán 6 x 5 Phòng kỹ thuật 10 x 6 Phòng kinh doanh 15 x 4.2/ Mô hình tổ chức bộ máy quản lý: Công ty tổ chức theo mô hình Công ty TNHH, bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến và được tổ chức như sau: * Hội đồng quản trị : gồm 3 thành viên là cơ quan quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và mục đích của Công ty. * Ban giám đốc: Giám đốc : là người được Hội đồng quản trị bổ nhiệm, có quyền quyết định điều hành hoạt động của Công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật. Được đề nghị với Hội đồng quản trị thay thế hoặc miễn nhiệm những cán bộ hoặc người lao động khi xét thấy họ không đảm đương được nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc : có nhiệm vụ giúp giám đốc giải quyết các công việc được phân công, có quyền ra mệnh lệnh cho các bộ phận do mình quản lý với quan hệ mang tính chỉ huy và phục tùng. * Các phòng ban chức năng : Đây là một ban tham mưu giúp việc cho Giám đốc, chịu sự điều hành của Giám đốc. Ngoài việc thực hiện chức năng của mình, các phòng ban còn phải có mối quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm kiểm tra, đối chiếu số liệu và giúp đỡ nhau hoàn thành công việc được giao. + Phòng hành chính: Là đơn vị tổng hợp hành chính quản trị giúp giám đốc chỉ đạo quản lý, công tác pháp chế, thi đua, tuyên truyền. Xây dựng chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy của các phòng ban về phân công, phân cấp quản lý. Tổ chức các phong trào thi đua và đề xuất khen thưởng. + Phòng nhân sự: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc chỉ đạo quản lý về tổ chức cán bộ, lao động tiền lương, xây dựng kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, tuyển dụng nguồn lực, ban hành các quy chế nội bộ. Giải quyết các chế độ chính sách , quyền lợi của nhân viên trong Công ty. + Phòng tài chính kế toán: Là đơn vị tham mưu giúp giám đốc về quản lý tài chính và tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn công ty. Thực hiện đúng các chế độ quy định về quản lý vốn, tài sản và các chế độ khác của nhà nước, có kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm trình Giám đốc. Hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh pháp lệnh thống kê, kế toán, các quy định của Nhà nước trong công tác hạch toán kế toán và luật thuế. Tổng hợp quyết toán tài chính và phân tích tình hình tài chính hàng quý, hàng năm. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách theo chế độ quy định của Nhà nước. Theo dõi tổng hợp tình hình sử dụng và đề xuất biện pháp quản lý mạng lưới kinh doanh của Công ty. + Phòng kinh doanh: Giúp giám đốc chỉ đạo công ty kinh doanh, trực tiếp tiến hành các hoạt động nghiên cứu, thăm dò để tìm ra thị trường tiềm năng cho Công ty. Xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, tổng hợp tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh trình Giám đốc. Lập báo cáo định kỳ về tình hình kinh doanh của Công ty Phối hợp với phòng tài chính kế toán xây dựng hệ thống giá bán phù hợp với thị trường, xúc tiến bán hàng. + Phòng kỹ thuật : Phòng kỹ thuật của công ty được chia ra làm các tổ kỹ thuật với nhiệm vụ sửa chữa và lắp đặt máy móc cho các đơn đặt hàng của công ty. 4.3/ Mối quan hệ với các bên liên quan: - Công ty tổ chức mạng lưới tiêu thụ sản phẩm qua 2 kênh bán hàng là bán lẻ và đại lý. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có một số nhóm khách hàng: Các đại lý của Công ty tại các tỉnh, các cửa hàng bán buôn tại Hà Nội và các khách hàng khác. Các đại lýý và các cửa hàng bán buôn mua hàng qua các hợp đồng kinh tế, còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. - Hàng hoá của Công ty được nhập từ hai Công ty Thái Việt và Thiên Minh. Hai đơn vị này nhập khẩu hàng hoá trực tiếp từ công ty mẹ và phân phối hàng cho các đơn vị có nhu cầu . - Đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, đơn vị quản lý thuế là Chi cục thuế Ba Đình. 4.4/ Đánh giá hoạt động của Công ty: Tuy còn rất trẻ về tuổi đời nhưng Công ty TNHH Thái Vinh đã có những bước phát triển đáng khâm phục. Chỉ qua 3 năm hoạt động Công ty đã tạo cho mình chỗ đứng vững chắc trên thị trường, có được điều này là do Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Hiện nay Công ty là một đơn vị làm ăn có lãi và nộp đủ thuế cho ngân sách nhà nước. Ta có thể sơ qua một số chỉ tiêu mà Công ty đạt được trong một số năm qua như sau: ĐVT: 1000đ ( Theo số liệu của phòng tài chính kế toán) * Phương hướng phát triển trong thời gian tới: Công ty đặt mục tiêu chung trong những năm tới là đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển bền vững, giữ vững và phát triển thị trường truyền thống, khai thác thêm thị trường mới, nâng cao đời sống nhân viên. Chiến lược phát triển lâu dài của đơn vị đó là trở thành nguồn cung cấp máy văn phòng chính hãng hàng đầu Việt Nam PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH THÁI VINH 1/ Tổ chức bộ máy kế toán: 1.1/ Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty: Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng Tài chính kế toán của Công ty. Bao gồm: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh Kế toỏn thanh toỏn và tiền lương Thủ quỹ Kế toỏn trưởng Kế toỏn hàng hoỏ và bỏn hàng Kế toỏn tổng hợp và thuế Thu kho Kế toán là cộng cụ quan trọng để điều hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản vật rẻ tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh chủ động tài chính của Công ty. Phòng tài chính kế toán của Công ty có chức năng và nhiệm vụ như tham mưu cho ban giám đốc lên kế hoạch về tài chính vốn và nguồn vốn, kết quả doanh thu từng quý và năm hoạt động kinh doanh của Công ty. Để đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình, phòng kế toán tài vụ của công ty có 06 nhân viên và mỗi nhân viên chịu trách nhiệm về một phần việc của mình gồm: - Một kế toán trưởng - Một kế toán thanh toán và tiền lương - Một kế toán phụ trách hàng hoá và bán hàng - Một kế toán tổng hợp và thuế - Một thủ kho - Một thủ quỹ 1.2/ Chức năng, nhiệm vụ của các nhân viên kế toán: Công ty TNHH Thái Vinh là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, con dấu riêng. Phòng kế toán có 5 nhân viên, tất cả đều đã được đào tạo về chuyên ngành kế toán. *Kế toán trưởng - Giúp giám đốc Công ty chỉ đạo, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của Công ty. - Lập kế hoạch, tìm nguồn vốn tài trợ, vay vốn ngân hàng của Công ty. - Tổ chức thực hiện và kiểm tra thực hiện các chế độ, thể lệ kế toán, các chính sách, chế độ kinh tế tài chính trong Công ty cũng như chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chính sách thuế, chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng. - Có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo yêu cầu quản lý và theo quy định của Nhà nước cũng như của các ngành chức năng. * Kế toán thanh toán và tiền lương - Về tiền lương, BHXH, BHYT: Tổ chức hạch toán, cung cấp thông tin về tình hình sử dụng lao động tại Công ty, về chi phí tiền lương và các khoản trích nộp BHXH, BHYT. - Về thanh toán: phụ trách giao dịch với ngân hàng, theo dõi thực hiện các khoản thanh toán với khách hàng, người bán, với công ty * Kế toán hàng hóa và bán hàng: Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ hàng hoá, phát hiện xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng. Phản ánh doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh doanh thu bằng những ghi chép kế toán tổng hợp và chi tiết hàng hoá tồn kho, hàng hoá bán. Theo dõi thanh toán các khoản thuế nộp ở khâu tiêu thụ, thuế giá trị gia tăng. Lập báo cáo nội bộ về tình hình thực hịên kế hoạch chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, về kết quả kinh doanh của từng nhóm hàng, từng mặt hàng tiêu thụ chủ yếu. * Kế toán tổng hợp và kế toán thuế: - Kế toán thuế : căn cứ vào các hoá đơn mua bán hàng hoá, tài sản…căn cứ vào kết quả kinh doanh của Công ty tính toán, tổng hợp thuế và các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Kế toán tổng hợp: sau khi các bộ phận đã lên báo cáo, cuối kỳ kế toán tổng hợp kiểm tra, xem xét lại tất cả các chỉ tiêu, xác định kết quả kinh doanh và giúp kế toán trưởng lập báo cáo tài chính. * Thủ kho Phụ trách quản lý hàng hoá, công cụ dụng cụ, thực hiện các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá, công cụ dụng cụ trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã được kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. * Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý và nhập xuất quỹ tiền mặt có nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có sự chỉ đạo của cấp trên. 2/ Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty: 2.1/ Hệ thống tài khoản sử dụng: Công ty đang sử dụng, hệ thống tài khoản kế toán thống nhất do Bộ Tài chính quy định. Hệ thống tài khoản của Công ty bao gồm các tài khoản cấp 1, tài khoản cấp 2, tài khoản trong bảng cân đối kế toán và tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán (Xem phần phụ lục). 2.2/ Chế độ kế toán : Chế độ kế toán áp dụng ở Công ty là chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quy định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 2.3/ Hình thức sổ kế toán: Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, hiện nay Công ty TNHH Thái Vinh đanh áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên . Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ, niên độ kế toán áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Ngoài ra Công ty còn lập sổ chi tiết kinh doanh cho từng kênh phân phối. * Hệ thống sổ kế toán được áp dụng tại Công ty: - Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được lập vào cuối mỗi tháng và in ra theo định kỳ từng tháng. - Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật ký bán hàng là nhật ký ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. - Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như : hạch toán khấu hao tài sản cố định, hạch toán chi phí tiền lương, các bút toán phân bổ, trích trước...Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau: Sơ đồ: Chu trình ghi sổ tổng hợp tại Công ty TNHH Thái Vinh Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bỏn hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Bỏo cỏo tài chớnh Bảng cõn đối tài khoản Sổ cỏi Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu Hiện nay phòng kế toán Công ty đã được trang bị hệ thống máy vi tính cài đặt phần mềm kế toán BRAVO bao gồm các phân hệ sau: - Hệ thống - Phân hệ kế toán tổng hợp - Phân hệ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả - Phân hệ kế toán hàng tồn kho - Phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm - Phân hệ kế toán TSCĐ - Phân hệ báo cáo thuế - Phân hệ báo cáo tài chính - Các sổ kế toán chi tiết được mở bao gồm: Sổ tài sản cố định Sổ chi tiết vật tư, sản phẩm, hàng hoá Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Sổ chi tiết thanh toán nội bộ Sổ chi tiết thanh toán tạm ứng Sổ chi tiết thuế GTGT 2.4/ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty: Công ty TNHH Thái Vinh sử dụng hệ thống báo cáo kế toán theo đúng chế độ và quy định của Nhà Nước và thực hiện tốt các báo cáo về các hoạt động tài chính của Công ty. * Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thái Vinh gồm: - Báo cáo kết quả kinh doanh: theo mẫu số B02 – DNN - Bảng cân đối kế toán : theo mẫu số B01- DNN(Mẫu biểu xem phần phụ lục) - Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính : theo mẫu số B09-DNN - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản : theo mẫu số F01-DNN (Mẫu biểu xem phần phụ lục) - Quyết toán thuế - Bảng tổng hợp số dư công nợ cuối kỳ - Bảng tập hợp chi phí - Báo cáo tăng, giảm TSCĐ - Bảng tổng hợp kiểm kê kho - Báo cáo quỹ. 3/ Đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu ở Công ty: 3.1/ Phần hành kế toán TSCĐ: * Hạch toán ban đầu: - Chứng từ sử dụng bao gồm: Biên bản giao nhận TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Biên bản đánh giá lại TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ - Công tác hạch toán Căn cứ vào hoá đơn đỏ nhập kho TSCĐ Nợ TK 211 Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 Mở thẻ TSCĐ : ghi rõ giá trị TSCĐ, phương pháp khấu hao, thời gian khấu hao, Công ty khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Tính khấu hao, phân bổ vào chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp b/ Quy trình luân chuyển chứng từ 3.2/ Phần hành kế toán nguyên vật liệu: 3.2.1/ Hạch toán ban đầu - Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ Biên bản kiểm kê hàng hoá Bảng kê mua hàng 3.2.2/ Thủ tục nhập kho, xuất kho: - Nhập kho: Hàng mua về phải có hoá đơn bán hàng do bên bán bàn giao, kế toán căn cứ vào hoá đơn và số lượng thực nhập để lập phiếu nhập kho. Công tác hạch toán Căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho và các chứng từ liên quan Nợ TK 156 Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111,112,331 Mở thẻ kho cho hàng hoá vừa mua về nhập kho - Xuất kho: Khi có nhu cầu xuất kho hàng hoá để dùng cho mục đích khác nhau, người có nhu cầu viết phiếu yêu cầu xuất kho trình lên người phụ trách bộ phận và Giám đốc duyệt. Căn cứ vào phiếu yêu cầu đã được phê duyệt kế toán lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: + Liên 1: Lưu tại phòng kế toán Công ty + Liên 2: Giao cho người yêu cầu xuất kho + Liên 3: Thủ kho căn cứ để lưu vào thẻ kho 3.3/ Kế toán chi tiết hàng hoá: Phương pháp ghi thẻ song song được tiến hành giữa kho và phòng kế toán Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá Thẻ kho Phiếu nhập kho (Đối chiếu kiểm tra) Phiếu xuất kho Số kế toỏn vật liệu Bảng kờ Nhập - xuất - tồn Sổ kế toỏn tổng hợp * Kế toán tổng hợp nhập, xuất hàng hoá: Tài khoản sử dụng chủ yếu : 111,112,152,153,331,133 Phương pháp hàng tồn kho được sử dụng tại Công ty là phương pháp kê khai thường xuyên, giá hàng hoá khi nhập kho là giá mua cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Giá hàng hoá xuất kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền theo công thức: Đơn giá bình quân Dư đầu kỳ + Mua trong kỳ gia quyền Số lượng Trị giá vốn thực tế Số lượng vật tư * Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho gia quyền Căn cứ vào sổ kế toán chi tiết kế toán ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái TK156. 3.4/ Phần hành kế toán tiêu thụ hàng hoá: Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá 3.4.1/ Chứng từ sử dụng: * Bán buôn hàng hoá: - Bán hàng qua kho, kế toán viết hoá đơn GTGT và được lập thànhh 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Thủ kho ghi thẻ kho rồi chuyển lại cho phòng kế toán - Bán hàng vận chuyển thẳng: căn cứ vào hợp đồng kế toán viết hoá đơn GTGT và được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao khách hàng Liên 3: Dùng để thanh toán *Bán lẻ hàng hoá: Khi bán lẻ hàng hoá, nhân viên bán hàng lập hoá đơn bán hàng thành 2 liên: Liên 1: Lưu Liên 2: Giao khách hàng Cuối ngày lập báo cáo bán hàng nộp về phòng kế toán cùng với tiền bán hàng thu được để hạch toán doanh thu bán hàng và tính giá vốn của hàng đã bán trong ngày. 3.4.2/ Tài khoản sử dụng:156, 611, 157, 511, 531, 532, 111, 112, 131, 333, 641, 642, 911, 421 3.4.3/ Trình tự kế toán: * Bán buôn qua kho: + Khi xuất kho hàng hoá bán, khách hàng đều nhận hàng trực tiếp ở kho của doanh nghiệp, hàng hoá dù khách hàng đã trả tiền hay chưa trả tiền, nhưng đã chuyển quyền sở hữu nên kế toán căn cứ vào hoá đơn bán hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho phản ánh doanh thu như sau: Nợ TK 111 “Tiền mặt” (khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt) Nợ TK112 “Tiền gửi NH (khách hàng thanh toán ngay bằng tiền gửi ngân hàng). Nợ TK 131 “Phải thu của khách hàng”. Có TK 511 “doanh thu bán hàng” Có TK 3313 (33311): “Thuế GTGT phải nộp” Đồng thời phản ánh trị giá vốn của hàng xuất kho Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán” Có TK 156 “hàng hoá” * Bán buôn vận chuyển thẳng: Ở hình thức này, các nghiệp vụ phát sinh cũng được kế toán phản ánh tương tự hình thức trên, chỉ khác ở chỗ không ghi giảm hàng hoá ở TK 156 vì hàng bán không qua kho của doanh nghiệp. Cụ thể. Nợ TK 632 “Giá vốn hàng bán” Nợ Tk 133 “Thuế GTGT được khấu trừ” Có TK 111/TK 112 (trường hợp doanh nghiệp đã thanh toán với bên cung cấp). * Bán lẻ hàng hoá : Kế toán căn cứ vào báo cáo BH và giấy nộp tiền, phản ánh doanh thu: Nợ TK 111 “Tiền mặt” (Số tiền thực nộp). Nợ TK 138 “Phải thu khác” (Số tiền thiếu) Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển” (nếu nhân viên thu ngân nộp thẳng vào ngân hàng) Có TK 511 “Doanh thu bán hàng” Có TK 333 1 (33311) “Thuế GTGT phải nộp” Đồng thời kết chuyển trị giá vốn hàng bản lẻ Nợ KT 632 “Giá vốn hàng bán” Có TK 156 “Hàng hoá” 3.5/ Phần hành kế toán tập hợp chi phí: - Chi phí ở Công ty TNHH Thái Vinh được phân chia thành: Chi phí bán hàng, chi phí quản lý. - Giá vốn hàng bán được xác định trên cơ sở trị giá vốn thực tế xuất kho 3.5.1/ Chi phí bán hàng: - Chi phí nhân công: Tiền lương của nhân viên được tính căn cứ vào bảng chấm công và báo cáo doanh số bán hàng. - Chi phí cho nhiên liệu dùng để chuyên chở hàng đi bán - Chi phí khấu hao tài sản cố định: khấu hao nhà cửa, kho tàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là số tiền dùng để trả cho bên ngoài do cung cấp các dịch vụ cho khâu bán hàng của doanh nghiệp như : Chi phí thuê sửa chữa TSCĐ, tiền thuê vận chuyển, bốc dỡ, tiền hoa hồng trả cho các cơ sở đại lý bán hàng và những đơn vị xuất khẩu hộ (xuất khẩu uỷ thác). - Chi phí bằng tiền khác: Là các chi phí chưa tính vào các yếu tố trên, phát sinh trong quá trình bán hàng như : Chi phí tiếp khách, giao dịch, chi phí quảng cáo, giới thiệu sản phẩm mới, chi phí chào hàng, hội nghị khách hàng. Vào cuối kỳ kinh doanh, tất cả các yếu tố chi phí bán hàng trên được tổng hợp để lấy số liệu phân bổ cho từng nhóm hàng, loại hàng làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh. * Tài khoản sử dụng : TK 641 * Sơ đồ hạch toán TK 334, 338 TK 641 TK 911 (1) (8) TK 152 TK 142 (2) (9) (10) TK 214 (3) TK 153 TK 1421 (4a) TK 111, 112 (4b) TK 142 (5a) (5b) TK 335 (6a) (6b) (1) Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên bán hàng (2) Xuất kho hàng hoá phục vụ bán hàng (3) Trích khấu hao TSCĐ (4a) Giá trị CCDC xuất dùng 1 lần (4a) Giá trị CCDC phân bổ làm 2 hoặc nhiều lần (5) Chi phí dịch vụ mua ngoài (6a) Chi phí thực tế phát sinh (6b) Phân bổ chi phí trả trước (7a) Trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ (7b) Phản ánh chi phí thực tế phát sinh (8) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào kết quả kinh doanh (9) Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh (10) Kết chuyển vào kỳ sau 3.5.2/ Chi phí quản lý: - Chi phí nhân viên quản lý - Chi phí vật liệu: bao gồm các khoản chi về vật liệu sử dụng trong công tác quản lý như : văn phòng phẩm, vật liệu dùng cho công tác sửa chữa TSCĐ, quảng cáo.. - Chi phí đồ dùng văn phòng - Chi phí khấu hao những TSCĐ dùng cho công tác quản lý - Thuế, phí, lệ phí: các khoản tiền chi để nộp thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài, các khoản lệ phí như phí trước bạ .. - Chi phí dự phòng: Là khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho,dự phòng nợ khó đòi tính vào chi phí - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là khoản chi phí trả cho bên ngoài về tiền thuê sửa chữa TSCĐ, thuê tiền điện báo, tiền nước.. ở bộ phận quản lý. - Chi phí bằng tiền khác: Chi phí chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí… * TK sử dụng : TK 642 * Sơ đồ hạch toán: TK 334, 338 TK 641 TK 111,112,1388 (1) (8) TK 152, 153 (2) TK 911 TK 214 (3) TK 335, 1421 TK 1422 (4) (9a) (9b) TK 333 (5) TK 139, 159 (6) (10) TK 331, 111, 112 (7) (1) Chi phí tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý (2) Xuất vật liệu dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp (3) Trích khấu hao TSCĐ cho toàn công ty (4) Chi phí theo dự toán (5) Thuế, lệ phí phải nộp (6) Trích lập các khoản dự phòng (7) Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác (8) Giá trị ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp (9a) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào kỳ sau (9b) Lúc kết chuyển vào kỳ sau (10) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp để xác định kết quả kinh doanh PHẦN III MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ CHUNG 1/ Những thành tựu đã đạt được của công ty TNHH Thái Vinh: Công ty TNHH Thái Vinh chỉ sau một thời gian ngắn thành lập và đi vào hoạt động đã có những thành công, những bước tiến vượt bậc, cụ thể: - Có một chiến lược kinh doanh hiệu quả, mở rộng quy mô kinh doanh tạo được thị trường tiêu thụ rộng lớn. - Công tác tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với mô hình Công ty tạo thuận lợi cho các phòng ban. - Công tác quản lý tài chính cũng được quan tâm chú trọng, bộ máy kế toán năng động, gọn nhẹ. Phòng kế toán được trang bị phần mềm kế toán chuyên dụng tạo thuận lợi cho kế toán viên. - Công ty đã thực hiện đúng các chế độ tài chính mà Nhà nước ban hành đáp ứng yêu cầu quản lý, sổ sách kế toán được tổ chức phù hợp, thực hiện tốt nghĩa vụ với Nhà nước. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên, thực hiện tốt ký kết hợp đồng lao động. 2/ Một số tồn tại của công ty TNHH Thái Vinh: Tuy những thành tựu đã đạt được của Công ty trong những năm qua rất đáng kể nhưng bên cạnh đó vẫn còn những tồn tại cần khắc phục để Công ty ngày càng hoàn thiện hơn đảm bảo cho sự phát triển bền vững. - Về đầu ra thì Công ty chỉ có một trụ sở chính và chưa có chi nhánh, công ty bán buôn cho các tỉnh chủ yếu thông qua các đại lýý theo hình thức bán thẳng trực tiếp. Tuy nhiên, các đại lýý này khi cần hàng đều phải lấy hàng tại trụ sở của công ty tại Hà Nội. Điều này làm giảm năng xuất bán hàng cho các đại lýý có điều kiện ở xa do bị chậm cung cấp về mặt thời gian. - Chi phí quảng cáo sản phẩm còn lớn nên làm giảm phần nào lợi nhuận của Công ty. - Thị trường tiêu thụ sản phẩm vẫn còn hạn chế. - Các khoản phải thu từ các đại lý còn lớn, phòng kinh doanh vẫn chưa thực sự quan tâm tới vấn đề này. - Chi phí lãi vay hàng năm phải thanh toán của Công ty còn rất cao. - Nhân sự phòng kế toán tổ chức chưa thực sự hợp lý, một người phải làm nhiều việc gây tình trạng chồng chéo. Hơn nữa cuối tháng công việc nhiều khiến cường độ làm việc rất cao, điều này làm cho nhân viên bị căng thẳng và hiệu quả của công việc cũng theo đó bị giảm sút. PHỤ LỤC 1.Hệ thống tài khoản sử dụng trong công ty TNHH Thái Vinh TK 111 Tiền mặt TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 131 Phải thu khách hàng TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ TK 142 Chi phí trả trước TK 156 Hàng hoá TK 211 TSCĐ hữu hình TK 214 Hao mòn TSCĐ TK 311 Vay ngắn hạn TK 331 Phải trả người bán TK 333 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước TK 334 Phải trả công nhân viên TK 338 Phải trả phải nộp khác TK 411 Nguồn vốn kinh doanh TK 421 Lợi nhuận chưa phân phối TK 511 Doanh thu bán hàng TK 521 Chiết khấu thương mại TK 515 Doanh thu tài chính TK 632 Giá vốn hàng bán TK 641 Chi phí bán hàng TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp TK 911 Xác định kết quả kinh doanh 2. Bảng cân đối kế toán Đơn vị: Công ty TNHH Thái Vinh Địa chỉ: 115 phố Đào Tấn – Quận Ba Đình – Hà Nội (Ban hành theo QĐ số 144/2001/QĐ-BTC Ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính) BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Năm 2006 Lập tại : CÔNG TY TNHH THÁI VINH Ngày 15 tháng 3 năm 2007 Đơn vị tính: VNĐ TÀI SẢN Mã số Số đầu năm Số cuối năm 1 2 3 4 A-TÀI SẢN LƯU ĐỘNG VÀ ĐẦU TƯ NGẮN HẠN 100 1,746,248,125 3,704,558,920 1 Tiền mặt tại quỹ 110 40,254,557 95,213,381 2. Tiền gửi ngân hàng 111 403,180,832 1,501,206,832 3. Đầu tư tài chính ngắn hạn 112 4. Dự phòng giảm giá chứng khoán đầu tư ngắn hạn (*) 113 5. Phải thu của khách hàng 114 427,075,730 877,513,550 6. Các khoản phải thu khác (tạm ứng) 115 414,000 7. Dự phòng phải thu khó đòi (*) 116 8. Thuế GTGT được khấu trừ 117 9. Hàng tồn kho 118 875,737,006 1,230,211,157 B- TÀI SẢN CỐ ĐỊNH, ĐẦU TƯ DÀI HẠN 200 228,726,449 596,783,367 1. TSCĐ 210 33,774,681 425,564,681 - Nguyên giá 211 46,174,681 471,164,681 - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 212 (12,400,000) (45,600,000) 2. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn 213 3. Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn (*) 214 4. Chi phí đầu tư xây dung cơ bản dở dang 215 5. Chi phí trả trước dài hạn 216 194,951,768 171,218,686 TỔNG CỘNG TÀI SẢN (250=100+200) 250 1,974,974,574 4,301,342,287 NGUỒN VỐN A- NỢ PHẢI TRẢ 300 961,287,288 2,678,387,317 1. Nợ ngắn hạn 310 961,287,288 2,678,387,317 - Vay ngắn hạn 311 790,000,000 1,550,000,000 - PhảI trả cho người bán 312 104,087,273 1,056,636,821 - Thuế và các khoản phảI nộp Nhà nước 313 42,200,015 71,750,496 - PhảI trả nhân viên 314 - Các khoản phảI trả ngắn hạn khác 315 25,000,000 2. Nợ dài hạn 316 - Vay dài hạn 317 - Nợ dài hạn 318 B- NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU 400 1,013,687,286 1622,954,970 1. Nguồn vốn kinh doanh 410 1,000,000,000 1,600,000,000 - Vốn góp 411 1,000,000,000 1,600,000,000 - Thặng dư vốn 412 - Vốn khác 413 2. Lợi nhuận tích luỹ 414 3. Cổ phiếu mua lại (*) 415 4. Chênh lệch tỷ giá 416 5. Các quỹ của doanh nghiệp Trong đó : - Quỹ khen thưởng, phúc lợi 417 418 6. Lợi nhuận chưa phân phối 419 13,687,286 22,954,970 TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (430=300+400) 430 1,974,974,574 4,301,342,287 Ghi chú : Số liệu trong các chỉ tiêu có dấu (*) chỉ ghi bằng số âm dưới hình thức ghi trong dấu ngoặc đơn Các chỉ tiêu không có số liệu thì không phải báo cáo Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 3. Bảng cân đối tài khoản Đơn vị: Công ty TNHH Thái Vinh Địa chỉ: 115 phố Đào Tấn – Quận Ba Đình – Hà Nội BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Năm… Đơn vị tính:…. Số hiệu TK Tên tài khoản Số dư đầu năm Số phát sinh trong năm Số dư cuối năm Nợ Có Nợ Có Nợ Có A B 1 2 3 4 5 6 Cộng Lập, ngày…tháng…năm Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) MỤC LỤC Lời mở đầu………………………………………………………………………….1 Phần I: Khái quát về tổ chức và quản lý kinh doanh ở công ty TNHH Thái Vinh 1. Lịch sử hình thành và phát triển 2 2. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 3 3. Các mặt hàng kinh doanh chính của Công ty 3 4. Công tác tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh 4 4.1 Cơ cấu lao động của Công ty 4 4.2 Mô hình tổ chức 5 4.3 Mối quan hệ với các bên liên quan 7 4.4 Đánh giá hoạt động của Công ty 7 Phần II: Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thái Vinh 1. Tổ chức bộ máy kế toán 9 1.1 Khái quát chung về tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty 9 1.2 Chức năng nhiệm vụ của các nhân viên kế toán 10 2. Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở Công ty 11 2.1 Hệ thống tài khoản sử dụng 11 2.2 Chế độ kế toán 11 2.3 Hình thức sổ kế toán 11 2.4 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính ở Công ty 13 3. Đặc điểm tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu ở Công ty 14 3.1 Phần hành kế toán TSCĐ 14 3.2 Phần hành kế toán nguyên vật liệu 14 3.3 Kế toán chi tiết hàng hoá...................................................................................15 3.4 Phần hành kế toán tiêu thụ hàng hoá 16 3.5 Phần hành kế toán tập hợp chi phí 18 Phần III : Một số nhận xét đánh giá chung 1. Những thành tựu đã đạt được 22 2. Những tồn tại cần của Công ty 22 Phụ lục Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Thái Vinh Hội đồng quản trị Giám đốc Phó giám đốc Phòng kỹ thuật Phòng tài chính kế toán Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Phòng hành chính