Đề tài Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiến Hiếu

LỜI NÓI ĐẦU Công tác hạch toán kế toán là một trong những nội dung có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong các doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất những mặt hàng có tính cạnh tranh cao. Công tác hạch toán kế toán hợp lý, logic sẽ giúp cho quá trình sản xuất diễn ra thuận tiện, đạt hiệu quả cao, nhờ đó lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ không ngừng tăng cao. Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế toàn cầu thì những thông tin cập nhật từ công tác hạch toán kế toán có vị trí đặc biệt quan trọng và hết sức hữu ích cho các nhà quản trị thuộc nhiều cấp độ khác nhau trong việc đưa ra các quyết định kịp thời nhằm tối đa hoá lợi nhuận và tăng cường khả năng của doanh nghiệp. Công ty TNHH Tiến Hiếu là một doanh nghiệp chuyên phân phối và sản xuất kinh doanh các mặt hàng giấy, một trong những mặt hàng có tính cạnh tranh cao hiện nay. Bởi vậy, để tồn tại và phát triển đòi hỏi Công ty phải đánh giá được chất lượng hoạt động của mình và hoạch định được phương hướng sản xuất kinh doanh có chiều sâu và đúng đắn hơn. Để đạt được điều này, Công ty phải có một bộ phận kế toán hoàn thiện nhằm cung cấp những thông tin một cách chính xác và đầy đủ. Chính vì vậy, tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán là một trong những điều kiện tiên quyết hàng đầu. Qua thời gian được tìm hiểu tại Công ty TNHH Tiến Hiếu, em càng thấy được vai trò thiết yếu của bộ phận kế toán trong công ty. Có thể nói, Công ty dù mới ra đời được 7 năm nhưng đã đứng vững, không ngừng phát triển và khẳng định mình trên thị trường. Sau đây là những kiến thức thu lượm được của em trong hơn một tháng thực tập ở Công ty. Bản báo cáo tổng hợp này là những tóm tắt về quá trình và hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Tiến Hiếu, đặc biệt là bộ máy kế toán của Công ty. I. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Tiến Hiếu 1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH Tiến Hiếu Tên giao dịch : TIEN HIEU COMPANY LIMITED. Tên viết tắt : TIE CO.,LTD. Giấy chứng nhận kinh doanh số 0102002500 ngày 20/04/2001 Trụ sở chính của Công ty đặt tại : Số 9, phố Cầu Gỗ, phường Hàng Bạc, quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội Số điện thoại : 04. 8244206, 04.9840351 Số Fax : 8260404 Ngành, nghề kinh doanh : Buôn bán, sản xuất, chế biến giấy; Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là máy móc, vật tư, nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chế biến giấy; hàng gia dụng, đồ trẻ em); Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; Môi giới thương mại; Vận tải hàng hoá; Sản xuất, chế biến, buôn bán nông, lâm, thuỷ sản, thực phẩm, nước giải khát, rượu, bia. Vốn điều lệ : 1.900.000.000 đồng (Một tỷ chín trăm triệu đồng VN) 1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH Tiến Hiếu được thành lập theo giấy phép kinh doanh số 0102002500 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hà Nội cấp ngày 20/04/2001 với chức năng chủ yếu là phân phối các mặt hàng tiêu dùng như giấy ăn, hàng gia dụng, đồ trẻ em… Công ty được thành lập trên cơ sở góp vốn của hai thành viên. Bảng 1: Cơ cấu vốn góp (Nguồn Phòng Tài vụ) STT Tên thành viên Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú Giá trị vốn góp (đồng) Phần vốn góp (%) 1 Đinh Thị Kim Định Số 9 phố Cầu Gỗ, phường Hàng Bạc, Hoàn Kiếm, HN 1.700.000.000 89,47 2 Đỗ Toàn Số 9 phố Cầu Gỗ, phường Hàng Bạc, Hoàn Kiếm, HN 200.000.000 10,53 Ngày 20/4/2001, Công ty TNHH Tiến Hiếu chính thức đi vào hoạt động. Công ty là đại diện phân phối độc quyền cho sản phẩm giấy ăn cao cấp Cellox nhập khẩu từ Thái Lan của Công ty Nga Băngkok. Năm 2003, Công ty bắt đầu tiến hành sản xuất kinh doanh đối 2 dây chuyền sản xuất:giấy ăn cao cấp và giấy vệ sinh. Trong giai đoạn này chỉ có dây chuyền sản xuất giấy vệ sinh mang lại hiệu quả. Dây chuyền sản xuất giấy ăn cao cấp tuy rất hiện đại và có công suất cao song vẫn còn phải khai thác cầm chừng, nguyên nhân là công ty không thể nhập được phần mềm sản xuất, và nguyên liệu phôi giấy cao cấp không đủ cung ứng cho sản xuất. Công ty vừa sản xuất, vừa nghiên cứu ứng dụng dây chuyền sản xuất mới nên hiệu quả kinh doanh bước đầu còn kém. Năm 2005, Công ty tiếp tục nhập dây chuyền sản xuất giấy vệ sinh cao cấp. Thời gian này hoạt động của Công ty đã dần đi vào ổn định, Công ty đã có một chỗ đứng nhất định trên thị trường. Do đó, công suất máy móc được sử dụng tối đa. Người tiêu dùng biết đến sản phẩm giấy ăn và giấy vệ sinh cao cấp của Công ty nên doanh thu tăng lên đáng kể. Năm 2007, Công ty mở rộng quy mô sản xuất với việc thuê thêm một xưởng sản xuất mới tại Thị trấn Châu Quỳ. Điều này giúp Công ty tăng cường năng lực sản xuất và mở rộng quy mô phân phối sản phẩm giấy trên thị trường. Trong đó, tại xưởng ở Châu Quỳ, Công ty đầu tư thêm 2 dây chuyền sản xuất nhập khẩu từ Trung Quốc, cải tiến công nghệ nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm. Việc mở thêm phân xưởng này góp phần quan trọng cho Công ty trong việc phân phối các sản phẩm mang thương hiệu của Công ty ra khắp các tỉnh thành trong cả nước và tiến tới mục tiêu lâu dài là xuất khẩu ra nước ngoài. 1.3.Chức năng và nhiệm vụ của Công ty Chức năng cơ bản của Công ty TNHH Tiến Hiếu là phân phối, sản xuất kinh doanh các mặt hàng giấy: giấy ăn cao cấp, khăn ướt giấy vệ sinh, giấy lau bếp…đảm bảo chất lượng cao. Công ty xác định nhiệm vụ chủ yếu của mình trong quá trình hoạt động kinh doanh như sau: Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Ngân sách nhà nước về các khoản thuế và các khoản lệ phí. Ưu tiên sử dụng lao động trong nước, phải đảm bảo lợi ích và quyền lợi cho người lao động theo quy định của luật Lao động. Đảm bảo chất lượng hàng hoá theo tiêu chuẩn quy định và tích cực tham gia chống nạn hàng giả, hàng kém phẩm chất trên thị trưòng làm ảnh hưởng tới người tiêu dùng. Tuân thủ các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường và trật tự an toàn xã hội. Tiến hành ghi chép sổ sách kế toán theo quy định và chịu sự kiểm soát của cơ quan kiểm toán. 1.4. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty a. Đặc điểm về sản phẩm kinh doanh Sản phẩm Công ty sản xuất bao gồm các loại giấy: giấy Fairy, giấy Hà Nội. Sản phẩm giấy Fairy gồm: giấy vệ sinh Fairy, giấy ví Fairy, giấy Napkin Fairy được nhập nguyên liệu phôi giấy từ Công ty giấy Tissue Sông Đuống. Sản phẩm này là loại giấy cao cấp phục vụ cho đối tượng khách hàng có thu nhập trung bình trở lên, do đó lượng tiêu thụ sản phẩm chủ yếu ở thành phố Hà Nội. Giấy Hà Nội gồm: giấy vệ sinh Hà Nội, giấy ví Hà Nội, giấy Napkin Hà Nội được nhập nguyên liệu phôi giấy từ Công ty giấy Trúc Bạch. Đây là dòng sản phẩm giấy có chất lượng trung bình nên chủ yếu được tiêu thụ ở các tỉnh như: Hưng Yên, Nam Định, Hà Nam, Thái Bình… Sơ đồ 1: Quy trình sản xuất giấy vệ sinh Phôi giấy vệ sinh Đóng túi nilông Dây chuyền cắt quả Lõi giấy Sơ đồ 2: Quy trình sản xuất giấy Napkin Đóng thùng caton Đóng túi nilon Dây chuyền cắt tờ Phôi giấy Napkin Sơ đồ 3: Quy trình sản xuất giấy ví Dây chuyền cắt tờ Đóng túi nilon Phôi giấy ví Sơ đồ 4: Quy trình sản xuất khăn ướt Phôi giấy Đóng thùng caton Dây chuyền đóng túi nilon Dây chuyền cắt tờ Hương liệu Ngoài sản xuất giấy, Công ty còn phân phối độc quyền một số sản phẩm như: Giấy Cellox (Thái Lan), Giấy vệ sinh T&B (Công ty giấy Trúc Bạch) , Giấy Canary ( Công ty Giấy lụa), giấy Lency ( Công ty Thuận Phát ). Trong đó sản phẩm giấy Cellox được nhập khẩu từ Thái Lan của Công ty Nga Bangkok gồm: giấy hộp Cellox, giấy vệ sinh cao cấp Cellox Dion, giấy gói Cellox Yori. b. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Là doanh nghiệp sản xuất thương mại, Công ty kinh doanh và sản xuất các mặt hàng giấy ăn, giấy vệ sinh. Đây là những mặt hàng tiêu dùng thiết yếu nên hoạt động tiêu thụ diễn ra liên tục, thường xuyên. Công ty mua nguyên liệu, hàng hoá trực tiếp từ các nhà cung cấp: Công ty giấy Tissue Sông Đuống, Công ty giấy Trúc Bạch, Công ty Nga Băngkok, Công ty TNHH Thương mại và sản xuất Giấy lụa, Công ty TNHH xuất nhập khẩu Thuận Phát. Đối với nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, Công ty nhập các phôi giấy từ Công ty giấy Tissue Sông Đuống và Công ty giấy Trúc Bạch theo đơn đặt hàng từng tháng. Đối với các hàng hoá Công ty nhập từ Công ty Nga Băngkok, Công ty Giấy lụa, Công ty Thuận Phát, Công ty giấy Trúc Bạch theo đơn đặt hàng hàng tuần. Đối với các nhà cung cấp, Công ty đều thanh toán hết tiền hàng vào cuối tháng. Công ty Các cửa hàng bán lẻ tại Hà Nội Hệ thống các siêu thị Các đại lý tỉnh Các nhà bán lẻ Người tiêu dùng Công ty tiêu thụ sản phẩm chủ yếu thông qua hai kênh sau: Tại các cửa hàng bán lẻ ở Hà Nội và các đại lý tỉnh, Công ty giao hàng tận nơi, thanh toán ngay với chủ đại lý, chủ cửa hàng. Tại các siêu thị Công ty cũng giao hàng tận nơi nhưng áp dụng hình thức thanh toán chậm sau 20 ngày bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. c. Đặc điểm về thị trường Thị trường chủ yếu của Công ty là tại thành phố Hà Nội và các tỉnh thành lân cận. Hiện nay, trên địa bàn Hà Nội, Công ty đã phân nhóm các nhân viên kinh doanh quản lý theo từng khu vực theo quận. Chính vì vậy, sản phẩm của Công ty có mặt hầu hết ở các cửa hàng bán lẻ, chợ, các cửa hàng tạp hoá nhỏ lẻ trong từng ngóc ngách. Tại các tỉnh, Công ty cũng có quan hệ mật thiết với đại lý bán buôn, mỗi tỉnh có từ một đến hai đại lý độc quyền phân phối sản phẩm của Công ty. Từ các đại lý này, sản phẩm giấy được phân phối sang các nhà bán lẻ tại các huyện, xã trong tỉnh. Tuy nhiên, giấy là một sản phẩm dễ tiêu thụ, do đó trên thị trường có khá nhiều doanh nghiệp xâm nhập và cạnh tranh nhau về thị phần. Các sản phẩm cạnh tranh chủ yếu như: giấy vệ sinh An An, giấy Watersilk, giấy hộp Pupply, giấy Passeo…Các sản phẩm này có chất lượng cao, mẫu mã khá bắt mắt, với giá cả hợp lý, nên Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn khi tiêu thụ sản phẩm của mình. III. Cơ cấu tổ chức của Công ty 2.1. Cơ cấu sản xuất Sơ đồ 5: Cơ cấu sản xuất của Công ty Giám đốc Phó giám đốc Văn phòng xưởng DC giấy ăn Napkin DC giấy ăn ví DC khăn ướt DC giấy vệ sinh Dây chuyền sản xuất được hoạt động liên tục, ổn định theo kế hoạch từng năm. Mỗi một chủng loại sản phẩm có một dây chuyền sản xuất riêng do sản phẩm giấy có nhiều loại, chúng không hoàn toàn giống nhau, song chúng có đặc thù chung nên được phân thành các nhóm sản phẩm như: giấy ăn hộp, giấy vệ sinh, giấy khăn ướt, giấy ăn ví. Quy trình sản xuất giấy của Công ty được tổ chức theo dây chuyền công nghệ khép kín, sản xuất có mẻ lớn, chu kỳ sản xuất ngắn, khi ca máy kết thúc cũng là lúc sản phẩm hoàn thành. Vì vậy đặc điểm nổi bật của quá trình sản xuất là không có sản phẩm dở dang cuối kỳ, sản phẩm hỏng được đem tái chế ngay. Dây chuyền của Công ty được xây dựng theo nguyên tắc thống nhất giữa các phòng ban. Văn phòng xưởng sau khi kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào đủ tiêu chuẩn quy cách chất lượng thì nguyên vật liệu sẽ được nhập kho. Lệnh sản xuất được văn phòng xưởng lập rồi trình lên giám đốc kí duyệt. Sau đó, văn phòng xưởng nhận lệnh sản xuất và tiến hành cho các dây chuyền sản xuất theo lệnh đặt. Sản phẩm tạo ra được nhập kho, để tiêu thụ ra thị trường thì phải có đơn xin xuất hàng của phòng Kinh doanh. Quản đốc xưởng sẽ chịu mọi trách nhiệm trong quá trình sản xuất và chịu sự quản lý trực tiếp của Phó giám đốc. Một nhân viên thống kê trực thuộc văn phòng xưởng có nhiệm vụ ghi chép mọi số liệu nhập xuất nguyên vật liệu cũng như thành phẩm theo ngày. Các dây chuyền sản xuất được hoạt động liên tục dưới sự kiểm soát của nhân viên kỹ thuật thuộc xưởng, mỗi một dây chuyền sản xuất có một nhân viên kỹ thuật giám sát nhằm xử lý kịp thời trục trặc phát sinh trong quá trình vận hành máy móc, do đó hoạt động sản xuất luôn được tổ chức liên tục, không những tiết kiệm được chi phí sản xuất mà còn nâng cao năng suất của máy móc thiết bị và người lao động. 2.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Sơ đồ 6: Cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TOÁN VĂN PHÒNG PHÒNG KINH DOANH PHÒNG VẬT TƯ PHÓ GIÁM ĐỐC Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Hiếu bao gồm: một giám đốc, một phó giám đốc, các phòng ban chức năng. Bộ máy này được tổ chức theo mô hình trực tuyến-chức năng. Theo mô hình này thì những quyết định quản lý do những phòng chức năng nghiên cứu đề xuất. Khi được lệnh của giám đốc sẽ truyền từ trên xuống dưới. Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu có các lãnh đạo song không được ra lệnh cho các xưởng sản xuất. Mỗi phòng ban sẽ đảm nhiệm chức năng và nhiệm vụ nhất định. Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của Công ty có nhiệm vụ điều hành chung cho mọi hoạt động của Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan Pháp luật Nhà nước và các đối tác kinh doanh về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ và nhiệm vụ được giao. Phó giám đốc: quản lý chung và điều hành lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tìm hiểu thị trường, chỉ đạo trong việc thanh quyết toán các hợp đồng kinh doanh. Thay mặt giám đốc quan hệ với các bên liên quan giải quyết các công việc liên quan. Phòng Kế toán: đảm bảo vốn hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, tổ chức công tác hạch toán kế toán, theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh của các xưởng dưới hình thái giá trị để phản ánh cụ thể chi phí đầu vào, kết quả đầu ra. Phân tích kết quả kinh doanh của từng tháng, quý, năm, phân phối lợi nhuận đồng thời cung cấp thông tin cho giám đốc, phó giám đốc nhằm phục vụ tốt công tác quản lý và điều hành hoạt động của Công ty. Văn phòng: có chức năng lập định thời gian cho các loại sản phẩm, tính lương, thưởng cho các cán bộ công nhân viên; tuyển dụng lao động; phụ trách các vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phục vụ tiếp đón các đoàn khách. Thực hiện đáp ứng các nhu cầu an ninh, an toàn cho cán bộ công nhân viên của Công ty. Phòng kinh doanh: có chức năng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, điều độ sản xuất, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, nghiên cứu thăm dò thị trường, xây dựng các chiến lược tiếp thị quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, lập các phương án phát triển Công ty. Phòng vật tư: có chức năng lên kế hoạch thu mua vật tư, chỉ đạo cung ứng vật tư sản xuất, nghiên cứu cải tiến đổi mới nguồn nguyên vật liệu, thiết bị dây chuyền sản xuất. IV. Thành tựu Công ty đạt được trong những năm qua Qua bảng trên ta thấy tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phát triển với tốc độ chậm. Cụ thể Về doanh thu bán hàng hoá và cung cấp dịch vụ: Năm 2006 so với năm 2005 giảm 3.085.135.320 đồng tương ứng giảm 35,65%, doanh thu năm 2006 giảm là do trên thị trường có nhiều sản phẩm thay thế, trong khi sức cạnh tranh của sản phẩm của Công ty còn kém, chính điều này đặt ra cho lãnh đạo cần phải đưa ra một chiến lược đúng đắn hơn để thúc đẩy tiêu thụ trong năm 2007. Số liệu ở bảng trên đã cho thấy năm 2007 đã tăng so với năm 2006 là 2.792.291.377 đồng tương ứng tăng 50,7%. Về chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2006 tăng 37.308.275 đồng tương ứng tăng 6,71%. Năm 2007 tiếp tục tăng 216.839.943 đồng tương ứng tăng 26,56%. Nguyên nhân là do quy mô Công ty mở rộng, số sản phẩm hàng hoá tăng lên. Về lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: năm 2006 giảm 62.578.245 đồng tương ứng giảm 41,29% so với năm 2005. Năm 2007 tiếp tục giảm so với năm 2006 là 80.808.239 đồng tương ứng giảm 90,83%. Nguyên nhân của sự sụt giảm liên tiếp trong hai năm liền này là do nhu cầu mạng lưới phân phối và mở thêm một xưởng mới trong những tháng cuối năm 2006 nên Công ty đã thanh lý một xe tải cỡ nhỏ và mua thêm một xe tải khác đồng thời mua thêm các loại máy để phục vụ cho sản xuất làm cho nhiều khoản chi phí phát sinh tăng. Về nộp ngân sách Nhà nước: khoản thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2006 nộp 32.664.489 đồng, năm 2006 giảm so với năm 2005 là 7.475.851 đồng ( tương ứng giảm 18,62% ). Năm 2007 Công ty nộp khoản thuế thu nhập doanh nghiệp là 32.544.414 đồng, như vậy giảm 120.075 đồng so với năm 2006 ( tương ứng giảm 0,37% ). Nói tóm lại, năm 2006 là năm Công ty gặp nhiều khó khăn về nguồn hàng cung ứng, hàng mua về không đủ nhu cầu bán hàng, mặt khác các nhà cung ứng hầu như không hỗ trợ các chính sách khuyến mãi bán hàng nên doanh thu trong năm 2006 không đạt được như dự kiến và thấp hơn so với năm 2005. Tuy nhiên về mặt chủ quan, Công ty đã cố gắng mở rộng thị phần, tiết kiệm triệt để chi phí kinh doanh, chủ động tìm nguồn hàng có giá nhập hợp lý do đó lợi nhuận kinh doanh đã tăng. Trong năm 2007, Công ty dự kiến mức tăng trưởng về doanh thu và lợi nhuận hơn năm 2006. Năm 2007 là năm Công ty mới mở thêm xưởng mới nên chi phí đầu tư ban đầu rất lớn, chính vì lẽ đó lợi nhuận thu về trong năm không những không đạt được như dự kiến mà còn bị lỗ. Tuy nhiên, trong năm 2007 này các nhà cung ứng đã hỗ trợ các chính sách khuyến maị bán hàng nên lợi nhuận khác đã tăng hơn so với năm 2006. Trong năm 2008, Công ty dự kiến sẽ đưa lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh lên và cố gắng giảm chi phí một cách tối thiểu. V. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 1) Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Phòng kế toán của Công ty thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, phân loại, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo chi tiết và tổng hợp của Công ty. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được hạch toán tập trung tại phòng kế toán, các xưởng thành viên không hạch toán riêng, mà chỉ có các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ xử lý ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ gửi về phòng kế toán của Công ty.Bộ máy kế toán của Công ty có cơ cấu sau: Sơ đồ 7: Bộ máy kế toán của Công ty Kế toán giá thành, tiêu thụ và xác định KQKD Kế toán tổng hợp Kế toán vật tư và thanh toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm chỉ đạo mọi công việc của phòng Kế toán tại Công ty, lập các phương án huy động vốn, bảo đảm vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đồng thời là người báo cáo với Ban giám đốc về tình hình tài chính của Công ty nhằm phục vụ tốt công tác quản lý điều hành hoạt động của Công ty. Bộ phận Kế toán vật tư và thanh toán: theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình xuất nhập tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ và định kỳ phải đối chiếu về mặt hiện vật với thủ kho. Đồng thời theo dõi quá trình thanh toán giữa Công ty và nhà cung cấp, các khoản phải thu khách hàng, thanh toán nội bộ Công ty. Bộ phận Kế toán giá thành, tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh: có nhiệm vụ tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất cho từng loại sản phẩm, tính giá thành sản phẩm, mở sổ chi tiết và tổng hợp để theo dõi chi phí phát sinh cho từng đối tượng. Ngoài ra, bộ phận này còn tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp tình hình nhập- xuất-tồn thành phẩm, tình hình tiêu thụ, nộp thuế giá trị gia tăng đầu ra và theo dõi tình hình bán hàng, định kỳ lập báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty. Bộ phận Kế toán tổng hợp: tập hợp các số liệu của các bộ phận kế toán khác nhằm tổng hợp các báo cáo quản trị phục vụ cho nhu cầu quản lý của cấp trên. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ hạch toán chi tiết và tổng hợp sự biến động tăng giảm tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định, theo dõi việc sửa chữa tài sản cố định và việc xây dựng cơ bản của Công ty. Thủ quỹ: chịu trách nhiệm quản lý quỹ tiền mặt của Công ty, có nhiệm vụ thu-chi, tổ chức bảo quản tiền mặt. 2) Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Do Công ty hoạt động trên lĩnh vực thương mại là chủ yếu nên chính sách kế toán áp dụng tại Công ty như sau: Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng: theo chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Kì kế toán năm bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng Việt Nam. Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật kí chung. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Bình quân gia quyền. Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: theo giá gốc. Phương pháp khấu hao tài sản cố định: đường thẳng. Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu Doanh thu bán hàng: tuân thủ năm điều kiện ghi nhận doanh thu quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”. Doanh thu cung cấp dịch vụ: tuân thủ bốn điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ quy định tại chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác”. * Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán Chứng từ là một hồ sơ đặc biệt quan trọng phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và hoàn thành, là căn cứ để tiến hành các hoạt động kế toán. Hiện nay Công ty sử dụng hệ thống chứng từ kế toán căn cứ chế độ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính. Chứng từ về tiền tệ: + Phiếu thu + Phiếu chi + Giấy đề nghị tạm ứng + Giấy thanh toán tạm ứng + Phiếu báo nợ, báo có + Biên lai thu tiền, bảng kiểm kê quỹ Chứng từ về hàng tồn kho: + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá + Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Chứng từ về TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ + Biên bản thanh lý TSCĐ + Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ + Biên bản kiểm kê TSCĐ + Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Chứng từ về lao động tiền lương: + Bảng chấm công kèm bảng chấm công làm thêm giờ + Bảng thanh toán tiền lương + Bảng thanh toán tiền thưởng + Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành + Bảng kê trích nộp các khoản theo lương + Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội + Hợp đồng giao khoán Chứng từ về tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm: + Phiếu xuất kho vật liệu + bảng phân bổ nguyên vật liệu + bảng kế xuất kho nguyên vật liệu + bảng thanh toán lương + bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội + bảng phẩn bổ tài sản cố định + các bảng kê Chứng từ về bán hàng: + Hợp đồng bán hàng + Hoá đơn bán hàng + Thẻ gửi hàng + Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi * Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán Nhóm tài khoản loại 1: Tài sản ngắn hạn Công ty sử dụng các tài khoản sau: TK 1111; TK 112 chi tiết theo từng ngân hàng và loại tiền gửi; TK 131 chi tiết theo từng khách hàng; TK 133; TK 1388; TK 141; TK 142; TK 152; TK 153; TK 154; TK 155; TK 156; TK 157; TK 159. Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn Sử dụng các tài khoản sau: TK 2111; TK 2112; TK 2113; TK 2141; TK 2411; TK 242. Nhóm tài khoản loại 3: Nợ phải trả Công ty hiện sử dụng các tài khoản sau: + TK 311; TK 331 chi tiết theo từng người cung cấp; + TK 333 chi tiết: + TK 3331: Thuế GTGT phải nộp TK 33311 TK 33312 + TK 3334 + TK 3338 + TK 334; TK 335; TK 338 chi tiết TK 3383 và TK 3388, TK 341. Nhóm tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu Gồm các tài khoản sau: TK 411; TK 421 chi tiết TK 4211 và TK 4212. Nhóm tài khoản loại 5: Doanh thu Gồm các tài khoản: 511 chi tiết: TK 5111, TK 5112, và TK 5113; TK 515; TK 521, TK 531; TK 532. Nhóm tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh Do Công ty áp dụng hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên tài khoản nhóm chi phí Công ty sử dụng gồm: TK 621, TK 622, TK 627; TK 632; TK 635; TK 641; TK 642. Nhóm tài khoản loại 7: Thu nhập khác. Công ty sử dụng TK 711 để phản ánh thu nhập khác. Nhóm tài khoản loại 8: Chi phí khác. Công ty sử dụng TK 811. Nhóm tài khoản loại 9: Kết quả hoạt động kinh doanh: TK 911 Bên cạnh các tài khoản trong bảng cân đối kế toán, công ty còn sử dụng các tài khoản ngoài bảng như: + TK 001: Tài sản thuê ngoài + TK 002: Vật tư hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công * Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán Xuất phát từ đặc điểm sản xuất và yêu cầu quản lý chung, Công ty đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, và có sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 2004 để phục vụ cho công việc. Theo đó thì hệ thống sổ kế toán của Công ty gồm có: sổ tổng hợp và sổ chi tiết. Trong đó: Sổ chi tiết gồm có: sổ chi tiết tài khoản, sổ chi tiết công nợ, sổ quỹ tiền mặt,… Sổ tổng hợp: gồm có: sổ nhật ký chung; sổ tổng hợp công nợ, sổ tổng hợp nhập xuất tồn vật tư hàng hoá; Sổ cái mở cho các tài khoản mà công ty đang sử dụng Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào theo yêu cầu quản lý), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định. Sơ đồ 8: Sơ đồ luân chuyển chứng từ, sổ sách theo hình thức Nhật kí chung. Chứng từ gốc Sổ quỹ Nhật ký chung Sổ chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi vào cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra * Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính.Thông tin của báo cáo tài chính còn là căn cứ quan trọng giúp ban lãnh đạo công ty đưa ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh. Theo như quy định trong chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa thì các doanh nghiệp này hàng năm phải lập các báo cáo tài chính năm theo mẫu của Bộ tài chính. Báo cáo tài chính mà Công ty hiện đang sử dụng bao gồm: Báo cáo bắt buộc - Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B 01 - DNN - Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN - Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số B 09 - DNN Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau: - Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số F 01- DNN Báo cáo kế toán quản trị: - Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN - Bảng Cân đối tài khoản Mẫu số F01-DNN - Báo cáo về tình hình thực hiện đơn hàng, BCTC lập hàng tháng, quý Thông thường vào đầu tháng 3 Công ty sẽ lập các báo cáo tài chính năm trước để gửi cho các cơ quan chức năng. Đó là: cơ quan Thuế; cơ quan đăng ký kinh doanh; Cơ quan Thống kê. KẾT LUẬN Sau một thời gian đầu thực tập tại Công ty TNHH Tiến Hiếu, em nhận thấy Công ty đã không ngừng hoàn thiện mình, phát triển các hoạt động tiêu thụ sản phẩm của mình và đã đạt được nhiều thành quả tốt đẹp trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Công ty đã ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như chất lượng dịch vụ đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng, chứng tỏ được thực lực của mình. Đồng thời chủ động áp dụng đồng bộ các biện pháp hạch toán kế toán một các linh hoạt theo chế độ pháp luật của Nhà nước cũng như theo chính sách của Công ty. Nhờ đó, Công ty đã tổ chức hợp lý quá trình hạch toán kế toán, đặc biệt giúp cho Công ty có những giải pháp về tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên thực tế hoạt động vẫn chưa tránh khỏi những mặt chưa thành công như: Chưa tận dụng được hết công cụ kế toán tính chi phí sản xuất, chưa cập nhật và ứng dụng được những phần mềm kế toán máy mới nhằm khắc phục được hạn chế trong quản lý hoạt động sản xuất và tiêu thụ hàng hoá, việc khai thác thị trường chưa thật sự triệt để, công tác xúc tiến thương mại còn chậm thậm chí là yếu. Hơn nữa, công tác kế toán đã được coi trọng nhưng vẫn chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Những tồn tại trên xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân, cả chủ quan và khách quan. Chính vì vậy, việc đổi mới và không ngừng hoàn thiện để thích ứng với yêu cầu quản lý trong cơ chế mới thực sự là vấn đề cần thiết trong toàn Công ty. Đứng trên góc độ là một sinh viên chuyên ngành kế toán, một trong những nguyên nhân của tồn tại trên là công tác hạch toán kế toán vẫn chưa thực sự được coi trọng và thực tế là phòng kế toán của Công ty làm việc một cách chưa chuyên nghiệp. Những hạn chế trên đã gợi ý để em viết báo cáo chuyên đề cho chuyên môn của mình, đó là: “ Hoàn thiện công tác hạch toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Tiến Hiếu”. Đây là một đề tài em rất tâm đắc muốn đưa ra giải pháp về công tác hạch toán kế toán nhằm tăng cường hoạt động tiêu thụ sản phẩm của Công ty. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến và gợi ý từ phía Giáo viên hướng dẫn cũng như ban lãnh đạo Công ty trong những ngày thực tập tiếp theo của em để hoàn thành tốt báo cáo chuyên môn của mình.