Đề tài Đánh giá chung bộ máy tổ chức hành chính tại Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU Trong các doanh nghiệp đều đặc biệt coi trọng đến công tác quản lý để nâng cạo hiệu quả sản xuất kinh doanh nói riêng và hiệu quả quản lý nói chung. Trong đó công tác tổ chức hành chính là một công tác lòng cốt trong việc quản lý và góp phần không nhỏ vào hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp. Thực tế công tác tổ chức hành chính tại các doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc vào quy mô, tính chất hoạt động, vào đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. Trước yêu cầu của sự phát triển cơ chế thị trường hiện nay bộ máy tổ chức hành chính trong các doanh nghiệp cũng đang hoàn thiện về tổ chức và nâng cao về trình độ nghiệp vụ để vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với đăc thù của mỗi doanh nghiệp, đem lai hiệu quả cao trong công tác quản lý cho doanh nghiệp đó. Sau một thời gian thực tập tại Điện lực Ba Đình, em đã thu nhận được nhiều kinh nghiệp thực tế rất bổ ích. Giai đoạn thực tập tổng hợp này đã giúp em có được cái nhìn tổng quát quá trình hình thành và phát triển, về lĩnh vực hoạt động, về cơ cấu tổ chức của Điện lực Ba Đình và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban đồng thời giúp em có được những kinh nghiệp thực tế về việc vận dụng công tác tổ chức hành chính tại một doanh nghiệp Nhà nước với đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc thù. Việc nghiên cứu tổng quát công tác tổ chức hành chính sẽ giúp em lựa chọn được đề tài nghiên cứu sâu hơn trong giai đoạn thực tế chuyên đề. Được sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình của chị phụ trách lao động tiền lương, các chị trong phòng Tổ chức hành chính và phòng Viễn thông và sự hướng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình của thầy giáo Tống Văn Đường em đã hoàn thành bản báo cáo thực tập tổng hợp. Nội dung của bản báo cáo tổng hợp gồm các phần chính sau: Phần thứ nhất: Những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Điện lực Ba Đình – Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội. Phần thứ hai: Đặc điểm tổ chức công tác Tổ chức hành chính tại đơn vị. Phần thứ ba: Đánh giá chung bộ máy tổ chức hành chính tại đơn vị. PHẦN THỨ NHẤT NHỮNG ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ KỸ THUẬT CỦA ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH – CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH – CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HÀ NỘI Điện lực Ba Đình là một đơn vị thành viên trực thuộc Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội. Do vậy tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của Điện lực Ba Đình chính là tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội. Nhà máy Đèn Bờ Hồ, tiền thân Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội được khởi công xây dựng vào tháng 1 năm 1895 với quy mô nhỏ, có hai tổ máy phát điện 1 chiều công suất 50KW. Năm 1899 nhà máy được lắp thêm 1 máy phát điện. Năm 1922 nhà máy được lắp thêm 1 máy phát điện của Thụy Sỹ với công suất 1000KW. Năm 1925 xưởng phát điện Yên Phụ được khởi công xây dựng. Năm 1932 xưởng phát điện được hoàn thành với 4 lò, 1 lồi hơi, 2 turbin tổng công suất là 3500KW. Ngày 18/11/1933 Hà Nội và các tỉnh lân cận đã được cung cấp dòng điện xoay chiều, nhà máy điện Hà Nội ra đời với xưởng phát điện Yên Phụ và Nhà máy điện Bờ Hồ. Người Pháp đã xây dựng trạm và lưới điện 35KW để cấp điện cho các tỉnh lân cận Hà Nội. Năm 1954 bằng chiến thắng Điện Biên một nửa đất nước được giải phóng hoàn toàn, quân ta tiếp quản Thủ đô. Từ năm 1954 – 1964 lưới điện Hà Nội đã tỏa về các tỉnh Hưng Yên, Hải Dương, Bắc Ninh, Bắc Giang, Vĩnh Phúc, Việt Trì, Phú Thọ, Hà Nam, Nam Định, Hà Tây. Trụ sở 69 Đinh Tiên Hoàng trở thành trung tâm phân phối điện các tỉnh châu thổ sông Hồng. Điện Hà Nội thật sự góp phần vào sự nghiệp xây dựng XHCN ở miền Bắc phát triển nói chung và ở Hà Nội nói riêng. Từ năm 1965 – 1973 Đế quốc Mỹ đánh phá miền Bắc trạm điện và cột điện là mục tiêu hủy diệt của chúng. Từ năm 1975 - 1985 đất nước thống nhất cũng như nhiều ngành khác, ngành điện Thủ đô bắt tay vào phục hồi, củng cố và phát triển lưới điện đáp ứng yêu cầu về điện cho sự phát triển của Thủ đô. Đây cũng là thời kỳ cam go của ngành điện, đó là nguồn điện, lưới điện cũ nát, nạn câu móc lấy điện tràn lan. Vào những năm này sở Điện lực Hà Nội đã cố gắng đẩy nhanh tiến độ cải tạo lưới điện, tăng cường công tác kiểm tra chống lấy cắp điện, dần dần công tác cung cấp điện vào nề nếp. Sau năm 1986, đất nước bước vào thời kỳ đổi mới, cùng với toàn ngành điện Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội đã kịp thời chuyển mình theo cơ chế mới củng cố lưới điện, cấp điện an toàn liên tục cho các nhu cầu chính trị, kiến trúc, văn hóa, xã hội của Thủ đô, cải thiện mối quan hệ với khách hàng. Đặc biệt từ khi trở thành Công ty hạch toán độc lập tháng 4/1995 đến nay Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội đã có nhiều đổi mới trong khâu kinh doanh, coi khách hàng là người bạn đồng hành động lực để phát triển. Đến nay lưới điện Hà Nội đã đáp ứng được các yêu cầu về cả công suất và sản lượng điện của Thủ đô. Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội là một đơn vị giữ vai trò chủ chốt trong việc cung cấp điện năng đối với việc phát triển chính trị, kiến trúc, văn hóa xã hội, an ninh quốc phòng cũng như đời sống sinh hoạt của thành phố và nhân dân Thủ đô. Công ty chịu trách nhiệm quản lý vận hành từ cấp điện áp 0,4 KW, đang trực tiếp vận hành quản lý 17 trạm 110 KW với tổng công suất 1413 MVA. Với lịch sử 50 xây dựng, trưởng thành và kế tiếp sự nghiệp đến nay Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội có trên 3200 cán bộ công nhân viên trong đó có 500 người có trình độ đại học và trên đại học, trên 700 công nhân kỹ thuật có tay nghề bậc 7/7. Với một đội ngũ cán bộ kỹ sư, kỹ thuật, công nhân đông đảo có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao được đào tạo và trưởng thành trong lao động sản xuất, có kinh nghiệm nghề nghiệp vững vàng sẵn sàng tiếp thu những kiến thức khoa học tiên tiến trong công tác quản lý vận hành lưới điện. Là một đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội, Điện lực Ba Đình tự hào về lịch sử hình thành và phát triển của công ty mình. Hiện nay Điện lực Ba Đình có khoảng 300 cán bộ công nhân viên với 50 cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và trên đại học, 57 công nhân kỹ thuật có tay nghề 7/7. Trụ sở giao dịch: Số 6 Phố Hàng Bún, Quận Ba Đình, Thành Phố Hà Nội. Điện lực Ba Đình – Doanh nghiệp Nhà nước hạch toán phụ thuộc, được đăng ký kinh doanh và có tư cách pháp nhân theo phân công ủy quyền của Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh: Điện lực Ba Đình được hoạt động sản xuất kinh doanh điện năng theo giấy phép kinh doanh số 313897 cấp ngày 17 tháng 7 năm 1995 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp. Điện lực Ba Đình thực hiện sản xuất kinh doanh điện năng với những nhiệm vụ chính sau: Kinh doanh điện năng. Quản lý vận hành lưới điện phân phối. Sửa chữa, cải tạo lưới điện phân phối và một số dịch vụ khác có liên quan. Thiết kế lưới điện hạ áp. Xây lắp các công trình đường dây và trạm biến áp thuộc lưới điện từ 35 KW trở xuống. Tư vấn giám sát thi công các công trình lưới điện từ 35 KW trở xuống. Tư vấn đầu tư xây dựng các dự án viễn thông công cộng. Xây lắp các công trình viễn thông công cộng. II. CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH 1. Chức năng: Quản lý vận hành, xây dựng cải tạo, sửa chữa lưới điện và nguồn điện trong thành phố theo kế hoạch của Công ty Điện lực Hà Nội giao. Quản lý kinh doanh điện năng, cung ứng điện an toàn, liên tục và đảm bảo chất lượng. Tham gia với thành phố trong việc quy hoạch, kế hoạch phát triển lưới điện phù hợp với quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội của địa phương. Quản lý sử dụng toàn bộ lưới điện, nguồn điện, vốn… do Công ty Điện lực Hà Nội giao. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ khác theo giấy phép hành nghề. 2. Nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện công tác kinh doanh điện năng, có biện pháp chống thất thu tiền điện, giảm tổn thất điện năng, thực hiện tốt các chỉ tiêu công ty giao. Tổ chức công tác quản lý, vận hành lưới điện theo kế hoạch của công ty, đại tu sửa chữa các trạm, đường dây, gia công cơ khí. Cải tạo mở rộng lưới điện nông thôn thuộc phạm vi quản lý. Tư vấn thiết kế, nhận thầu thi công xây dựng đường dây và trạm từ 35 KW trở xuống. Tham gia quy hoạch phát triển lưới điện địa phương. Quan hệ tốt với chính quyền và nhân dân địa phương về công tác đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn cho nguồn điện lưới điện. Quản lý chặt chẽ lực lượng lao động, tài sản, kho hàng, tài chính, có kế hoạch sử dụng khai thác bảo quản theo đúng chế độ chính sách hiện hành. Tổ chức thực hiện báo cáo thống kê thường xuyên theo quy định. Tổ chức thanh tra kiểm tra định kỳ, các đơn vị phụ thuộc tổ chức công tác tiếp dân, chấp hành luật khiếu nại và tố cáo, xét và giải quyết khiếu nại, tố cáo theo luật khiếu nại tố cáo. Tổ chức các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ khác theo giấy phép hành nghề được Công ty Điện lực Hà Nội cho phép và hoạt động theo pháp luật hiện hành. 3. Quyền hạn: Được sử dụng con dấu riêng để giao dịch kí kết hợp đồng kinh tế trong chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và sự phân cấp ủy quyền của Giám đốc Công ty Điện lực Hà Nội. Được mở tài khoản ở Ngân hàng. Được quyền sắp xếp lực lượng lao động theo chỉ tiêu lao động được duyệt, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh có năng suất, chất lượng, hiệu quả cao. Được chi tiêu cho các hoạt động sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học theo kế hoạch được Công ty Điện lực Hà Nội duyệt. III. ĐẶC ĐIỂM VỀ CÔNG NGHỆ VÀ MÔ HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA ĐƠN VỊ 1. Đặc điểm sản phẩm và quy trình công nghệ: Điện lực Ba Đình nhận điện năng do công ty mua để kinh doanh. Đặc điểm của điện là sản phẩm đặc biệt, quá trình sản xuất và tiêu thụ xảy ra đồng thời, một sản phẩm không tồn trữ, không có sản phẩm dở dang, từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ là một chu trình liên tục khép kín. Đặc điểm của lao động ngành điện là nguy hiểm, nặng nhọc nên công nhân điện phải tuân theo một quy trình công tác nghiêm ngặt, hàng năm phái thi sát hạch an toàn. Điện lực Ba Đình chỉ quản lý lưới điện trung thế và hạ thế. Công ty đã xây dựng quy trình ghi chỉ số, quy trình vận hành, quy trình ký kết hợp đồng bán điện, quy trình kinh doanh, bán điện được thống nhất trong toàn Công ty. Kỹ sư cuả các đơn vị trong toàn Công ty hành năm phải qua kỳ thi sát hạch, khi lên bậc lương phải thi về sự nắm bắt và vận dụng các quy trình trên. Khối hệ thống sản xuất của Điện lực Ba Đình gồm: 7 Tổ quản lý điện phường. 6 Phòng ban chức năng. 1 Đội quản lý vận hành lưới điện. 13 Tổ phụ trợ. 1 Đội đại tu lưới điện. 1 Đội kỹ thuật điện. 1 Đội diezen. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Điện Lực Ba Đình Chức năng kinh doanh chủ yếu của Điện lực Ba Đình là kinh doanh điện. Điện năng là một dạng hàng hóa đặc biệt với các đặc điểm riêng có là không nhìn thấy, không sờ thấy, không có hàng hóa tồn kho, không có sản phẩm dở dang và sản phẩm dự trữ, khách hàng dùng trước trả tiền sau. Ở Vỉệt Nam, điện năng được Nhà nước bảo hộ và chính phủ quyết định giá cả. Ngoài ra còn phải kể đến tính nguy hiểm cao độ trong cung ứng và sử dụng điện. Điện năng là một hàng hóa không thể thiếu trong mọi quá trình kinh tế. Khách hàng của ngành điện vô cùng phong phú đa dạng. Quy trình kinh doanh điện năng được thể hiện qua 3 giai đoạn sau: Giai đoạn phát sinh khách hàng tiêu thụ điện lưới: ở giai đoạn này sau khi nhận được hồ sơ mua điện của khách hàng, Điện lực sẽ tiến hành khảo sát thực tế nhu cầu và khả năng cung ứng điện cho khách hàng. Sau khi hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết căn cứ trên hồ sơ xác nhận điều kiện cho việc mua, bán điện đã được hoàn tất đầy đủ, Điện lực sẽ tiến hành ký kết hợp đồng mua bán với khách hàng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng nhất xác định mối quan hệ mua bán điện giữa hai bên đã phát sinh và sau đó hai bên bắt đầu thực hiện các hành vi mua bán điện. Giai đoạn quản lý theo dõi việc mua bán điện: sau khi ký hợp đồng mua bán điện, Điện lực sẽ tiến hành các nghiệp vụ theo dõi việc sử dụng điện của khách hàng bao gồm: mục đích sử dụng điện, việc sử dụng các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật được xác định trong hợp đồng mua bán điện, thực hiện các quy định của pháp luật, của ngành điện trong cung ứng và sử dụng điện đảm bảo cho khách hàng liên tục, an toàn. Hàng tháng phải tiến hành ghi lượng điện năng tiêu thụ của khách hàng làm cơ sở thu tiền điện sau này. Việc quản lý và ghi chỉ số tiêu thụ phải tuân thủ những quy định chặt chẽ của ngành và phải đảm bảo các nguyên tắc công khai khách quan. Giai đoạn tính toán và thu tiền điện: Trên cơ sở điện năng ghi được vào chu kỳ ghi chỉ số công tơ điện hàng tháng. Việc in hóa đơn tiền điện được thực hiện tại Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội và theo mẫu ban hành của Tổng cục Thuế. Sau khi đã in hóa đơn, Điện lực tiến hành thu tiền. Các giai đoạn nối tiếp nhau hình thành nên một quy trình kinh doanh bán điện khép kín. IV. CƠ CẤU TỔ CHỨC SẢN XUẤT CỦA ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH 1. Chức năng và quyền hạn của từng bộ phận ( Sơ dồ cụ thể kèm theo ) Tất cả các phòng ban, đội, tổ chức năng trong Điện lực đều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Điện lực. Lãnh đạo Điện lực sẽ điều phối mối quan hệ này sao cho đồng bộ nhịp nhàng để thực hiện tốt mục tiêu mà các cấp lãnh đạo đề ra. Mô hình quản lý của Điện lực Ba Đình được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình tổ chức Điện lực Ba Đình được thể hiện trong sơ đồ sau: 2. Ban Giám Đốc Trong đó Giám đốc Điện lực được Tổng công ty điện lực Việt Nam bổ nhiệm, điều hành điện lực theo chế độ một thủ trường và chịu trách nhiệm về mọi họat động của điện lực trước Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội, trước pháp luật và trước toàn thể cán bộ công nhân viên chức của điện lực, là người có quyền lực điều hành cao nhất, là đại diện hợp pháp trong mọi hoạt động của Điện lực. Giám đốc có trách nhiệm lãnh đạo, có quyền điều hành lực lượng lao động trong toàn điện lực, ra quyết định đề bạt, bãi miễn nhiệm, điều chuyển công tác đối với toàn bộ cán bộ ( trừ các phó giám đốc và trường phòng TCKT ) và công nhân trong điện lực để sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn nhân lực Công ty giao cho. Phó giám đốc kinh doanh do giám đốc Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội bổ nhiệm, chỉ đạo cho công việc về công tác kinh doanh bán điện. Phó giám đốc kỹ thuật do giám đốc Công ty Điện lực Thành Phố Hà Nội bổ nhiệm, chịu trách nhiệm chỉ đạo giải quyết các vấn đề kỹ thuật vận hành và một số dịch vụ khác có liên quan, phục vụ cho kinh doanh bán điện. 3. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các phòng ban: Phòng tổ chức hành chính: Trực tiếp tham mưu giúp việc, để giám đốc điều hành giải quyết các việc sau: Công tác tổ chức lao động : Phối hợp các phòng chức năng xây dựng quy chế tổ chức, hoạt động và nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị cụ thể, từng đơn vị trực thuộc Điện lực. Xây dựng phương án quy hoạch cán bộ kế cận, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, từ cấp tổ trưởng, trưởng sản xuất trở lên. Xây dựng kế hoạc tiền lương, giải quyết các chế độ tiền lương, tiền thưởng và các chế độ chính sách khác theo quy định của Nhà nước, của ngành điện. Đề xuất sắp xếp lao động hợp lý, phù hợp với từng chức danh công việc. Đề xuất chương trình đào tạo, tuyển dụng, nâng lương theo quy định. Tổ chức thực hiện phong trào thi đua trong sản xuất kinh doanh. Tăng cường củng cố kỷ luật lao động và tham mưu cho giám đốc Điện lực sử lý kỷ luật lao động đối với người vi phạm kỷ luật lao động. Thực hiện kế hoạch trang bị bảo hộ lao động. Công tác hành chính quản trị: Quản lý trang thiết bị văn phòng, điện, nước… Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Công tác thanh tra pháp chế và bảo vệ: Tổ chức hoạt động thanh kiểm tra, giải quyết khiếu nại tố cáo, phúc đáp cơ quan, khách hàng sử dụng điện hoặc nội bộ những vấn đề phát sinh thuộc nội bộ đơn vị quản lý Xây dựng nội quy bảo vệ cơ quan, bảo vệ nội bộ, trật tự an toàn cơ quan, phòng gian bảo mật, tổ chức lực lượng bảo vệ, tự vệ, quân sự. Thực hiện chế độ báo cáo theo đúng quy định. Phòng tài chính kế toán: Trực tiếp tham mưu cho Giám đốc toàn bộ công tác tài chính kế toán của Điện lực: Chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng, khai thác phần vốn công ty giao theo đúng mục đích và có hiệu quả cao nhất. Xây dựng kế hoạch tài chính năm, trình công ty phê duyệt. Xây dựng, trình duyệt kế hoạch sử dụng vốn, đầu tư và quyết toán vốn đầu tư. Nộp thuế đất, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế. Thanh quyết toán thu nộp tiền điện. Thanh quyết toán các công trình sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, đầu tư xây dựng theo đúng quy định và phân cấp. Thanh quyết toán tiền mua vật tư, thiết bị theo định mức và danh mục được mua theo phân cấp và các chi phí khác theo đúng quy định. Thanh toán chế độ cho cán bộ công nhân viên. Trích lập và sử dụng các quỹ theo quy định của công ty. Tiếp nhập tài sản các công trình xóa bán tổng hợp và các công trình sử dụng khai thác để bán điện mà khách hàng không yêu cầu hoàn vốn. Thực hiện chế độ báo cáo, chấp hành chế độ tài chính kế toán theo quy định của Nhà nước, Tổng công ty và của Công ty. Phòng kế hoạch – Vật tư: Công tác kế hoạch: Theo hướng dẫn của Công ty tiến hành lập kế hoạch toàn diện về sản xuất, kinh doanh trình Công ty xét duyệt và tổ chức thực hiện gồm: Tham gia lập kế hoạch tài chính. Tham gia lập kế hoạch kinh doanh điện năng và dịch vụ khách hàng. Lập kế hoạch phát triển lưới điện phân phối. Lập kế hoạch đầu tư xây dựng và kế hoạch đại tu sửa chữa lưới điện. Kế hoạch giảm tổn thất điện năng. Quản lý dự thảo hợp đồng kinh tế sản xuất khác và dịch vụ khách hàng. Tiếp nhận tài sản các công trình điện xóa bán tổng hợp và các công trình sử dụng khai thác để bán điện mà khách hàng không yêu cầu hòa vốn. Công tác đầu tư, đấu thầu xây dựng: Tổ chức triển khai thực hiện dự án đầu tư, đại tu sửa chữa theo kế hoạch đã được Giám đốc Công ty duyệt Thẩm tra, trình duyệt kế hoạch đấu thầu, hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn xét thầu, kết quả đấu thầu các dự án trong kế hoạch đầu tư, kế hoạch đại tu sửa chữa lớn đã được Giám đốc Công ty phê duyệt. Thẩm tra dự án công trình, dự án thẹo phân cấp. Kiểm tra việc thực hiện xây lắp theo tổng dự toàn và dự toán chi tiết, trường hợp thay đổi thiết kế hoặc phát sinh so với thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán được duyệt thì phải tổ chức lập bổ sung và thẩm tra để trình duyệt lại. Tổ chức thực hiện đấu thầu và quản lý công tác đấu thầu. Dự thảo trình Giám đốc Điện lực ký kết hợp đồng kinh tế với các nhà thầu để thực hiện dự án theo phân cấp và ủy quyền. Công tác vật tư: Lập kế hoạch mua sắp vật tư, thiết bị phục vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng trình Công ty duyệt. Tổ chức mua sắm vật tư, trang thiết bị theo quy chế phân cấp cuả Công ty và thực hiện đúng theo quy chế đấu thầu. Quản lý, bảo quản kho tàng, tiếp nhận, cấp phát vật tư, và cập nhập sổ sách chứng từ, kiểm kê, đối chiếu theo quy định về quản lý vật tư. Đề xuất hội đồng thanh sử lý tài sản để sử lý thiết bị vật tư tài sản tồn đọng, kém phẩm chất theo đúng quy trình Công ty xét duyệt. Thực hiện chế độ báo cáo theo đúng quy định. Phòng kỹ thuật: Công tác kỹ thuật vận hành: Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ kỹ thuật, vận hành an toàn, liên tục đảm bảo chất lượng điện áp lưới điện thuộc phạm vi quản lý theo đúng quy định, quy trình, quy phạm và các tiêu chuẩn vận hành. Đảm bảo quản lý vận hành an toàn lưới điện từ 35KV trở xuống. Xem xét và quyết định việc thay đổi kết cấu lưới điện hạ thế trong phạm vi đơn vị quản lý, nhưng phải đảm bảo việc cấp điện an toàn theo đúng các quy trình, quy phạm hiện hành. Lập phương án kỹ thuật các công trình đại tu sửa chữa, xây dựng cơ bản trình Công ty duyệt. Tham mưu cho Giám đốc và thực hiện lập các phương án cấp điện, các phương án đảm bảo điện hợp lý trong các thời kỳ đặc biệt và các ngày lễ, các sự kiện lớn diễn ra trên địa bàn quận Ba Đình và các thời gian phục vụ nhiệm vụ chính trị khác. Tham mưu, đề xuất các biện pháp kỹ thuật giảm tổn thất điện năng trên toàn lưới điện quận; thực hiện việc tính toán tổn thất kỹ thuật và lập chương trình giảm tổn thất điện năng toàn điện lực. Thí nghiệm định kỳ và thí nghiệm các thiết bị phân phối thuộc địa bàn đơn vị quan lý có cấp điện áp từ 35KV trở xuống theo phân cấp. Tổ chức thi đua, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuận, hợp lý hóa sản xuất và ứng dụng những sáng kiến, tiến bộ khoa học, công nghệ - môi trường vào trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh. Công tác an toàn: Kiểm tra định kỳ và bất thường về công tác an toàn các thiết bị, kiểm tra việc sử dụng các trang thiết bị, phương tiện, dụng cụ bảo hộ lao động, thực hiện các phương pháp phòng ngừa tai nạn lao động, sự cố chủ quan, chống cháy nổ trong phạm vi đơn vị và lưới điện. Tổ chức bồi huấn quy trình, quy phạm an toàn, sát hạch cán bộ công nhân viên trong đơn vị. Tổ chức điều tra các vụ tai nạn lao động, điều tra các vụ sự cố. Công tác thẩm tra kỹ thuật đề án thiết kế: Giám sát, nghiệm thu các công trình điện. Thẩm tra kỹ thuật các đề án thiết kế theo sự phân cấp của công ty. Thẩm tra kỹ thuật các dự án đầu tư theo ủy quyền quyết định đầu tư. Thẩm tra các đề án, phương án đại tu sửa chữa theo ủy quyền của Tổng công ty và phân cấp của công ty. Thực hiện chế độ báo cáo theo đúng quy định. Phòng kinh doanh: Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc điều hành mọi họat động của kinh doanh Điện lực. Nhiệm vụ cụ thể của từng tổ trực của phòng kinh doanh: + Tổ tổng hợp kinh doanh: Tổng hợp công tác kinh doanh điện năng toàn Điện lực. Theo dõi cấp phát công tơ 1 pha và 3 pha ( phát sinh thay định kỳ công tơ cháy ). Kiểm tra quyết toán công tơ khách hàng, và công tơ đầu nguồn với phòng kinh doanh Công ty. Viết phiếu nhập, xuất công tơ thay định kỳ, chết, cháy phối hợp với phòng kế hoạch nhập vật tư vào kho và mang về Công ty sửa chữa lau dầu quay vòng. Tổ chức kiểm tra việc thực hiện hợp đồng mua bán điện với khách hàng sử dụng điện. Phúc tra việc ghi số công tơ các trạm có tổn thất điện năng cao. Hoàn thành các công việc phát sinh khác do Điện lực giao. + Tổ hợp đồng: Ký lại hợp đồng tư gia, cơ quan (hết hạn, mất, thay đổi mục đích sử dụng điện). Lập hồ sơ phát triển công tơ mới, tiếp nhận, giải đáp các yêu cầu của khách hàng sử dụng điện. Làm thủ tục khép kín khách hàng phát sinh ( tư gia, cơ quan ). Quản lý khách hàng trên máy tính. Làm thủ tục thanh lý hợp đồng. Tham mưu giúp phòng và Giám đốc giải quyết tranh chấp hợp đồng. Giao tiếp với khách hàng văn minh, lịch sự. Quản lý toàn bộ hệ thống hợp đồng mua bán điện cuả khách hàng trong phạm vi Điện lực quản lý. + Tổ điều hành ghi chữ: Cấp, phát, quản lý sổ ghi chữ hóa đơn tư gia đúng ngày, đúng quy định. Làm hóa đơn tư gia. Theo dẽo định mức. + Tổ hóa đơn: In hóa đơn tiền điện khách hàng tư gia và cơ quan. Quản lý sổ ghi chỉ số công tơ. Giao hóa đơn tiền điện cho tổ thu tiền. + Tổ thu tiền: Nhận hóa đơn tiền điện, cấp phát cho TNV. Theo dõi số thu nộp, kiểm tra tiền mặt hàng ngày, quá trình thu tiền cuối tháng. Chuyển danh sách khách hàng nhờ thu cho kho bạc Nhà nước và Ngân hàng Công Thương. Báo cáo kiểm kê số lượng phát sinh, số thu, số tiền hàng tháng và quản lý theo quy trình kinh doanh, chịu trách nhiệm số lượng báo cáo… + Tổ Treo tháo công tơ: Thay công tơ tư gia, chết, cháy, hỏng đúng quy trình và thời gian quy định. Kiểm tra kẹp chì các công tơ, thiết bị đo lường sau khi treo, thiết bị đo lường sau khi kiểm định đúng quy trình và thời gian. Bàn giao đầy đủ biên bản treo tháo công tơ. + Tổ máy tính: Tổ chức bộ phận quản lý vận hành máy tính và quản lý mạng máy tính nội bộ. Có nội quy sử dụng máy vi tính và mạng nội bộ của đơn vị, phòng diệt chống virut, lưu chữ các số liệu, tổ chức bảo hành, sửa chữa máy tính trong đơn vị. Truyền số liệu ghi chỉ số công tơ về phòng máy tính công ty. Phòng thiết kế: Thiết kế các công trình đại tu, cải tạo theo kế hoạch và phương án được Giám đốc duyệt. Thiết kế các công trình xây dựng cơ bản theo phân cấp. Thiết kế lắp đặt phát triển công tơ mới. Thực hiện chế độ giám sát tác giả theo đề án thiết kế. Chấp hành tốt nội quy kỷ luật lao động. Phòng viễn thông và công nghệ thông tin: Tham mưu đề suất: chiến lược phát triển các dịch vụ về viễn thông công cộng, kế hoạch phát triển mạng viễn thông, phát triển khách hàng sử dụng các dịch vụ viễn thông công cộng và công nghệ thông tin. Nghiên cứu, đề xuất áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ vào quản lý vận hành hệ thống mạng viễn thông…Đảm bảo vận hành an toàn liên tục, giải quyết sự số nhanh chất lượng tốt. Tổ chức giao dịch, tiếp thị, chăm sóc và phát triển khách hàng, ký hợp đồng thuê bao, lắp đặt và theo dõi việc thu tiền các dịch vụ viễn thông công cộng theo quy định và phân cấp của Công ty. Tổ chức kinh doanh vật tư, thiết bị viễn thông. Thực hiện các lệnh điều hành viễn thông của trung tâm điều hành viễn thông Điện lực thuộc VPTelecom và trung tâm viễn thông và công nghệ thông tin của Công ty. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Điện lực phân công. Quản lý, vận hành, sửa chữa hệ thống viễn thông thuộc địa bàn quản lý theo phân cấp ( khi trung tâm viễn thông và công nghệ viễn thông bàn giao ). 4. Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của các đơn vị sản xuất, phụ trợ sản xuất Phòng điều độ sửa chữa lưới điện: Thực hiện quy trình điều độ và lệnh thao tác đóng cắt điện. Đóng, cắt điện, bàn giao lưới trung thế cho các đơn vị thi công. Tổ chức sửa chữa sự cố lưới điện, sửa chữa điện cho khách hàng sử dụng. Phối hợp tổng đài 992000 thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận và giải đáp thông tin cho khách hàng theo các quy định hiện hành. Lập lịch cắt điện cao, hạ thế đúng thời gian quy định của điều độ Công ty. Thực hiện nghiêm tú các đợt trực đảm bảo điện phục vụ chính trị theo yêu cầu. Đội quản lý vận hành: Quản lý, vận hành, sửa chữa điện trung, hạ thế, trạm biến áp. Lập phương án sửa chữa khắc phục kịp thời những tồn tại theo quy định. Các tồn tại lớn và các tồn tại khác báo cáo cấp trên để có kế hoạch sử lý. sửa chữa các vụ sự cố trên lưới điện cao thế ngầm, lổi, trạm biến áp thuộc địa bàn quản lý. Kiểm tra đinh kỳ và đột suất đo lường điện, đường dây, phát hiện quá tải, báo cáo điện lực và chủ động khắc phục, ngăn ngừa sự cố. Kịp thời phát hiện, can thiệp và ngăn chặn các hiện tượng sâm phạm hành lang tuyến dây. Giải quyết hoặc đề xuất các biện pháp sử lý các tồn tại trong và ngoài hành lang tuyến có khả năng gây sự cố. Quản lý vận hành, vệ sinh công nghiệp trạm biến áp, toàn bộ tài sản tuyến dây trong phạm vi quản lý. Giám sát các công trình theo phân cấp. Kểm tra định kỳ đường dây trung áp theo biểu mẫu quy định. Thi công các công trình đại tu, sửa chữa theo yêu cầu của điện lực. Thực hiện nghiêm túc các đợt trực đảm bảo điện phục vụ chính trị, phục vụ Nhà nước theo yêu cầu. Đội đại tu: Thi công các công trình điện ( kể cả trạm biến áp của khách hàng theo ủy quyền của Công ty ). Thi công lắp đặt phát triển mới công tơ. Thi công các công trình cải tạo, đại tu lưới điện. Thực hiện dịch vụ khách hàng. Thi công các công trình đầu tư xây dựng. Đội chống tổn thất điện năng: Mở hòm kiểm tra công tơ các trạm công cộng có tổn thất điện năng cao, các trạm có nhiểu khách hàng sử dụng thất thường cẩn kiểm tra. Kiểm tra chống câu móc lấy cắp điện. Phúc tra chỉ số công tơ, ghi lại chỉ số công tơ một số trạm công cộng khi cần kiểm tra khi Điện lực phân công. Tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra hàng ngày, tuần… và sau khi kết thúc kiểm tra từng trạm. Phối hợp với các đơn vị kiểm tra khắc phục tồn tại sau khi kiểm tra do Điện lực phân công. Thực hiện các công việc đột xuất Điện lực giao. Chấp hành tốt nội quy kỷ luật lao động, quy định về an toàn bảo hộ lao động. Giao tiếp với khách hàng văn minh, lịch sự đúng quy trình. Đội kiểm tra sử dụng điện: Thực hiện kế hoạch kiểm tra chống thất thoát điện năng lưới điện mọi hình thức do Điện lực giao. Kiểm tra, áp giá các khách hàng: thay đổi mục đích sử dụng điện, ký lại hợp đồng, cấp điện mới… Thực hiện kế hoạch kiểm tra giá mua điện của khách hàng, kịp thời phát hiện và giải quyết phát sinh về mục đích sử dụng điện của khách hàng. Hoàn thành kế hoạch phúc tra công tơ, mở hòm kiểm tra công tơ thực hiện quá trình giảm tổn thất điện năng do Điện lực giao. Giải quyết đơn thư của khách hàng và yêu cầu các đơn vị trong Điện lực phản ánh về các điểm vi phạm sử dụng điện. Làm thủ tục mời khách hàng, tính toán các đơn vị sử lý các vi phạm ( kể cả tính toán truy thu công tơ chết, mất, hỏng… ) theo đúng quy định hiện hành, trình hội đồng sử lý các vi phạm hợp đồng, các vi phạm sử dụng điện của Điện lực. Lập hồ sơ trình hội đồng cấp trên các trường hợp hội đồng của Điện lực không thỏa thuận được các tranh chấp. Đôn đốc các khách hàng thanh toán tiền truy thu, phạt ( nếu có ) đầy đủ, đúng hạn. Làm thủ tục chuyển đội quản lý khách hàng đề ngừng cấp điện các khách hàng vi phạm. Quản lý hồ sơ biên bản đầy đủ khoa học. Hoàn thành các công việc phát sinh khi điện lực giao. Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo. Đội quản lý điện phường: Quản lý, thực hiện sửa chữa điện cho khách hàng theo phân cấp của điện lực. Kiểm tra tiếp xúc và ghép đấu vào đường trục không có đường lối dây, nếu có hộp lưới dây thì kiểm tra lưới hộp lối dây. Quản lý ghi số công tơ theo đúng quy trình kinh doanh điện năng của công ty và quy định của điện lực. Thực hiện các phương án củng cố nhánh dây vào hòm công tơ, bổ sung tiếp địa cột, hòm công tơ… do Điện lực giao. Thu tiền điện tư gia, thực hiện ngừng cấp điện cho các khách hàng tư gia không thánh toán tiền điện, vi phạm sử dụng điện… Trả lại điện cho khách hàng tư gia, sau khi đã thanh toán tiền điện nộp lệ phí trả điện. Quản lý, kiểm tra chống thất thóat điện năng lưới điện mọi hình thức. Tổ chức thực hiện hạnh toán điện năng giữa điện nhận đầu nguồn và điện thương phẩm trong tháng, phân tích tìm nguyên nhân giải quyết các tồn tại thực hiện kế hoạch tổn thất điện năng Điện lực giao. Thường xuyên kiểm tra, phát hiện kịp thời các khách hàng thay đổi mục đích sử dụng điện, lấp danh sách báo cáo điện lực để giải quyết kịp thời. Thực hiện tiếp nhận và giải quyết ý kiến của khách hàng theo đúng quy định của quy trình giao tiếp với khách hàng. Chấp hành nghiêm túc nội dung kỷ luật lao động các quy trình quy phạm. Quản lý hồ sơ, sổ sách, nề nếp, khoa học. PHẦN THỨ HAI ĐẶC ĐIỂM CÔNG TÁC TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TẠI ĐƠN VỊ I. TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Phòng Tổ Chức Hành Chính Điện lực Ba Đình về tổng quát thỉ được tổ chức theo các phần như sau: Sơ đồ tổ chức: Trưởng Phòng TCHC Phó phòng phụ trách thanh tra pháp chế,bảo vệ,quân sự,văn phòng Phó phòng phụ trách LĐTL và các CĐ NV lao động tiền lương Phòng thanh tra NV lưu trữ NV tạp vụ tiếp khách NV quản trị văn phòng Tổ trưởng tổ bảo vệ ĐL NV bảo vệ NV photo và quản lý con dấu NV văn thư NV bảo vệ Tổ trưởng tổ bảo vệ E8 Sơ đồ 2: Mô tả tổ chức bộ máy tổ chức hành chính của Điện lực Ba Đình Công việc, trách nhiệm, quyền hạn và yêu cầu năng lực CBNV phòng Tổ Chức Hành Chính. 1. Trưởng phòng Miêu tả công việc Trưởng phòng là người được Giám đốc giao trách nhiệm điều hành hoạt động của phòng, chịu trách nhiệm trước giam đốc và pháp luật về mọi hoạt động của phòng, phụ trách chung và trực tiếp theo dõi khâu luân chuyển cán bộ, điều động bổ nhiệm cán bộ, công tác nhân sự, các hoạt động thi đua tổ chức sản xuất kinh doanh của toàn điện lực ( viết các loại báo cáo khi được phân công ). Yêu cầu năng lực Có trình độ chuyên môn, thuộc phạm vi công việc được phân công quản lý, để thực hiện nhiệm vụ được giao. Có nghiệp vụ về công tác văn phòng, biết cách tổ chức xắp xếp các hoạt động sản xuất kinh doanh, các phong trào thi đua của đơn vị theo chỉ đạo của giám đốc, nắm vững hệ thống tổ chức, đề xuất những phương án về sắp xếp tổ chức phù hợp với tình hình nhiệm vụ của đơn vị trong từng giai đoạn. Biết sử dụng máy tính cập nhật các tin về các hoạt động của các đơn vị. 2. Phó phòng phụ trách công tác thanh tra pháp chế, bảo vệ, quân sự, văn phòng. Miêu tả công việc Là người giúp việc cho trưởng phòng về khâu thanh tra, pháp chế, bảo vệ quân sự, kỷ luật lao động và các hoạt động an ninh chính trị, nội quy chính của cơ quan. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, trưởng phòng và pháp luật về những nhiệm vụ được phân công phụ trách. Thường xuyên tham mưu cho ban giám đốc, trưởng phòng, về công tác bảo vệ cơ quan, bảo vệ chính trị nội bộ, kết hợp với công đoàn, đoàn thanh niên, có kế hoạch kiểm tra kỷ luật lao động. Làm việc với địa phương, để địa phương tạo điều kiện giúp đỡ cơ quan trong công tác bảo vệ, các ngày lễ tết, theo dõi công tác văn phòng, điện nước đất đai nhà xưởng, hội họp hội nghị, giải quyết thay trưởng phòng lúc vắng… dự thảo và viết các loại báo cáo thuộc phạm vi phụ trách. Yêu cầu năng lực Có nghiệp vụ để thực hiện nhiệm vụ được giao, chủ động sáng tạo trong khi thực hiện nhiệm vụ, biết cách tổ chức các buổi hội họp khi giám đốc hoặc trưởng phòng yêu cầu, chủ động đề xuất những biện pháp tích cực nhằm đảm bảo an toàn, an ninh cơ quan trong các dịp lễ tết, hội họp. Biết sử dụng máy tính. 3. Phó phòng phụ trách lao động tiền lương, và các chế độ Miêu tả công việc Là người giúp việc cho trưởng phòng về khâu lao động tiền lương, BHLĐ các chính sách về tiền lương, tiền thưởng theo quy định theo dõi về công tác đào tạo, nâng bậc lương hàng năm, theo dõi tăng giảm bảo hiểm xã hội hàng tháng. soạn thảo các văn bản về chế độ, tiền lương, tiền thưởng đề xuất những vấn đề phát sinh trong công tác tiền lương, tiền thưởng… và các nhiệm vụ khác khi được phân công. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, trưởng phòng và pháp luật về nhiệm vụ mình được phân công phụ trách. Qiải quyết các công việc lúc trưởng phòng đi vắng, hoặc được ủy nhiệm. Yêu cầu năng lực Có nghiệp vụ về công tác lao động tiền lương, nắm vững chế độ chính sách của nhà nước về giải quyết các chế độ tiền lương, tiền thưởng, theo đúng quy định, chủ động đề xuất những giải pháp hợp lý, trong quản lý mức lao động để ổn định tiền lương. Thành thạo máy tính. 4. Tổ trưởng tổ bảo vệ cơ quan Miêu tả công việc Là người được giám đốc, trưởng phòng giao nhiệm vụ quản lý nhân viên bảo vệ, sắp xếp ca trực bảo vệ an toàn cơ quan 24/24 giờ hàng ngày ( kể cả thứ 7, chủ nhật, ngày lễ ) theo nội quy, quy chế của cơ quan Công ty Điện lực Hà Nội và Điện lực Ba Đình, của cơ quan pháp luật và cơ quan công an, quán xuyến và sử lý những phát sinh khi được nhân viên bảo vệ báo cáo trong phạm vi cho phép. Chịu trách nhiệm trước giám đốc, trưởng phó phòng và pháp luật về công việc mình được phân công phụ trách kiêm nghiệm một số việc theo yêu cầu của trưởng phó phòng, soạn thảo các loại công văn, văn bản thuộc phạm vi phụ trách Yêu cầu năng lực Được đào tạo cơ bản, hoặc bồi huấn nghiệp vụ về công tác bảo vệ hàng năm, có trình độ tổ chức quản lý, nắm bắt những thông tin có ảnh hưởng đến công tác an toàn, an ninh của cơ quan, chủ động giải quyết những vấn đề sảy ra trong các ca trực khi được nhân viên bảo vệ báo cáo. Giải quyết một số nhiệm vụ của phòng khi được trưởng phòng phân công. 5. Nhân viên văn thư, lưu trữ, quản lý máy photo, quản trị văn phòng Miêu tả công việc Là người được trưởng phòng giao nhiệm vụ quản lý, giao nhận công văn tài liệu, lưu trữ các loại công văn tài liệu văn bản phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh là một nhiệm vụ rất quan trọng (đã được đăng ký bảo mật với công an thành phố ), phải chịu trách nhiệm trước trưởng, phó phòng và pháp luật về nhiệm vụ mình được giao ( viết và dự thảo các loại công văn thông qua trưởng, phó phòng trước khi trình giám đốc duyệt ) làm lịc tuần, nhận và theo dõi các thông tin về công văn tài liệu công tác văn phòng trên mạng của Công ty. Mua sắm trang thiết bị văn phòng, theo yêu cầu của các đơn vị khi được giám đốc điện lực và giám đốc công ty duyệt quản lý và có định kỳ bảo dưỡng trang thiết bị trong toàn cơ quan, hàng năm có chế độ kiểm kê tài sản theo quy định cùng phòng kế hoạch, Tài chính kế toán lập kế hoạch mua văn phòng phẩm hàng tháng Quản lý máy photo, máy fax, con dấu, mạng điện thoại, đóng dấu các loại công văn giấy tờ, hóa đơn tiền điện hàng ngày. Giữ gìn và bảo mật một con dấu theo quy định của Nhà nước, của Công ty, của Điện lực, kiêm nghiệm một số việc theo yêu cầu của trưởng phó phòng. Yêu cầu năng lực Có nghiệp vụ về công tác văn phòng, được đào tạo cơ bản, hoặc ngắn hạn các lớp về quản lỳ văn thư lưu trữ của nhà nước Tính nết vui vẻ cởi mở, hòa nhã, cẩn thận, ngăn năp xắp xếp hồ sơ một cách khoa học, biết giữ gìn bí mật cơ quan. Thành thạo máy tính. 7. Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng, kỷ luật, thanh tra tiền lương. Miêu tả công việc Là người được trưởng phó phòng giao nhiệm vụ theo dõi công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật, công tác thanh tra của toàn điện lực tập hợp số liệu để xét thưởng VHAT, xét kỷ luật soạn thảo các văn bản về công tác thi đua, khen thưởng kỷ luật, tham gia công tác lao động tiền lương, quản lý và lưu trữ các loại hồ sơ về khen thưởng, kỷ luật, chịu trách nhiệm trước trưởng phó phòng và pháp luật về nhiệm vụ mình được phân công phụ trách. Yêu cầu năng lực Được đào tạo cơ bản về công tác lao động, tiền lương. Có nghiệp vụ công tác văn phòng. Chủ động đề xuất các giải pháp về công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật trình hội đồng thi đua trong các đợt phát động thi đua, hoặc xét kỷ luật, biết các cập nhật các thông tin về công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật. Thành thạo máy tính Tính tình cởi mở, vui vẻ, hòa nhã với mọi người, cẩn thận, gọn gàng, ngăn nắp. 8. Nhân viên tạp vụ tiếp khách Đôn đốc và theo dõi nhân viên hoàn mỹ làm vệ sinh cơ quan, phục vụ hội họp, hội nghị, quản lý trang thiết bị hội trường phục vụ hội họp ở các phòng của ban giám đốc. làm một số việc khi trưởng phó phòng yêu cầu. 9. Nhân viên bảo vệ Là người thường trực bảo vệ an toàn cơ quan 24/24h kể cả ngày lễ, ngày chủ nhật theo quy định của công ty, của Điện lực và của cơ quan công an, hướng dẫn khách ra vào, làm việc với các đơn vị trong cơ quan sử lý những diễn biến sảy ra trong ca trực, phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ quan pháp luật khi để xảy ra mất an toàn, mất mát tài sản trong cơ quan do lỗi gây ra, những nhân viên được phân công trông xe nếu để mất phải đền. II. Một số hoạt động quản trị nhân lực của Công ty 1. Tuyển chọn tuyển dụng lao động Mục đích: Với mục đích là tìm được những người có đủ năng lực và phù hợp với yêu cầu của công việc từ đó góp phần nâng cao công tác quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong nền kinh tế thị trường. Trình tự các bước tuyển chon Bước 1: Thông báo nhu cầu tuyển dụng của Công ty trên các phương tiện thông tin đại chúng để người lao động nắm được các thông tin cần thiết về việc tuyển dụng của Công ty. Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ ( các loại văn bằng chứng chỉ ) của đối tượng tuyển chọn Bước 3: Kiểm tra nghiên cứu hồ sơ của đối tượng tuyển chọn. Mục đích của Công ty là thông qua việc kiểm tra hồ sơ để biết quá trình trưởng thành của đối tượng tuyển chọn như thế nào? Thông qua điều kiện tuyển chọn mà Công ty đề ra đối tượng có thích nghi và đáp ứng được không. Bước 4: Kiểm tra sức khoẻ tại Công ty; Bước này đánh giá chính xác tình hình sức khoẻ của đối tượng tuyển chọn thông qua đó để Công ty lựa chọn được những người có đủ sức khoẻ vào làm việc. Bước 5: Phỏng vấn đối tượng tuyển chọn ( Hình thức này chỉ áp dụng khi tuyển lao động quản lý ) Thông qua bước phỏng vấn của đối tượng lao động tuyển chọn sẽ đánh giá được chất lượng ở con người họ như: về hình thể, cách ăn mặc, tác phong làm việc…. Bước 6 : Tiến hành thử việc đối với lao động được tuyển chọn qua các bước trên và tổ chức đào tạo ngắn hạn đối với lao động trực tiếp 2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Đây là hoạt động có tổ chức nhằm nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong tổ chức có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa năng lực cá nhân. Sơ đồ hình đào tạo Thực hiện kế hoạch đào tạo Yêu cầu của SXKD Xác định nhu cầu đào tạo Lập kế hoạch đào tạo Bổ xung sửa đổi Xét duyệt Xác nhận đánh giá tổng hợp kết quả đào tạo Lưu trữ hồ sơ đào tạo Mục đích của đào tạo: Nâng cao lý luận chính trị xã hội đối với lãnh đạo của Công ty Bổ túc nghiệp vụ theo cơ chế mới cho CBCNV Nâng cao trình độ quản lý kinh tế, quản trị kinh doanh đối với hàng ngũ trưởng phó phòng ban. Hình thức đào tạo: Chủ yếu là đào tạo ngắn hạn tập huấn. Bên cạnh đó còn có hình thức đào tạo dài hạn và nghiên cứu sinh cá nhân tự túc và Công ty tạo điều kiện. 3. Thù lao lao động: + Nguồn để trả lương: Nguồn trả lương của Công ty được xây dựng từ Quỹ tiền lương theo đơn giá được giao Quỹ tiền lương được bổ xung theo chế độ quy định của Nhà nước Quỹ tiền lương dự phòng từ năm trước chuyển sang + Sử dụng tổng quỹ tiền lương: Quỹ tiền lương được trả trực tiếp cho người lao động theo lương khoán sản phẩm thời gian bằng 83% tổng quỹ tiền lương Quỹ khen thưởng từ quỹ lương đối với người lao động có năng xuất chất lượng cao bằng 5% tổng quỹ tiền lương Quỹ dự phòng cho năm sau bằng 12% tổng quỹ tiền lương + Xây dựng quỹ tiền lương kế hoạch để xác định đơn giá tiền lương Công ty đã xây dựng đơn giá tiền lương theo hình thức sau: ∑VKH = [ Lđb x TLminDN x ( Hcb + Hpc ) + Vvc ] x 12 tháng Trong đó: Lđb : là lao động định biên TLminDn : mức lương tối thiểu mà doanh nghiệp lựa chọn Hcb : Hệ số lương cấp bậc công việc bình quân Hpc : Hệ số các khoản phụ cấp lương bình quân được tính trong đơn giá tiền lương Vvc : Quỹ tiền lương của bộ máy gián tiếp mà số lao động này chưa tính trong định mức lao động tổng hợp 4.Đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là sự đánh giá có hệ thống và chính xác tình hình thực hiện công việc trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động. Công ty đã xây dựng được bảng đánh giá nhân viên sau: Phần I: Thông tin cá nhân Tên Vị trí công tác Mã số nhân viên Bộ phận Số năm công tác Tuổi Người đánh giá Ngày đánh giá Loại đánh giá ¨ tự đánh giá ¨ gián sát ¨ đồng nghiệp ¨ khác Phần II : được thực hiện cho mọi nhân viên Kiến thức công việc KA 1 2 3 4 Năng suất công việc Tính chủ động trong công việc Tính linh động Tinh thần đồng đội Tính chuyên nghiệp Định hướng vào dịch vụ Trao đổi thông tin Giải quyết các vấn đề Đánh giá và phát triển nhân viên cấp dưới Kỹ năng lãnh đạo Kỹ năng quản lý Đánh giá chung Nhận xét của người đánh giá Ghi chú 1- Không đáp ứng được công việc 3- Đáp ứng và vượt mong đơi 2- Đáp ứng nhưng cần cải tiến 4- Đáp ứng một cách suất sắc PHẦN THỨ BA ĐÁNH GIÁ CHUNG BỘ MÁY TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TẠI ĐIỆN LỰC BA ĐÌNH I. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ BỘ MÁY TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH Hình thức tổ chức công tác tổ chức hành chính tập trung đã tạo điều kiện cho trưởng phòng kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất đối với mọi mặt hoạt động nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh của Điện lực. Hơn nữa, hình thức tổ chức công tác tổ chức hành chính này còn thuận tiện cho việc phân công, phân nhiệm, chuyên môn hóa công việc đối với từng nhân viên hành chính cũng như việc trang bị phiên tiện kỹ thuật. Hình thức này giúp bộ máy tổ chức hành chính được nhỏ, gọn nhẹ, tiết kiệm, hoạt động có hiệu quả. Các nhân viên tổ chức hành chính đều có trình độ chuyên môn đáp ứng được yêu cầu của công việc. Phòng tổ chức hành chính đã xử lý các nghiệp vụ linh hoạt nhanh chóng và hiệu quả, tổ chức hoạt động của doanh nghiệp vào nề nếp, khoa học. Là một đơn vị trực thuộc của Công ty Điện lực Hà Nội do vậy hoạt động quản trị nhân lực của Công ty còn phu thuộc vào quyết định của Tổng công ty như Tuyển chọn tuyển dụng lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. KẾT LUẬN Sau thời gian nghiên cứu tìm hiểu thực tế công tác tổ chức hành chính tại Điện lực Ba Đình, em rút ra một số kinh nghiệp sau: Công tác tổ chức được thực hiện theo đúng chế độ, chấp hành nghiêm túc các chính sách chế độ của Nhà nước, đã phát huy được vai trò quan trọng của mìnhm đóng góp đáng kể vào kết quả hoạt động chung của toàn Điện lực đồng thời đóng góp đáng kể vào kết quả hoạt động của Tổng công ty. Việc tổ chức công tác tổ chức hành chính có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả của bộ máy quản lý. Việc phân công công việc hợp lý phù hợp với tính chất công việc, trình độ của nhân viên và yêu cầu của đơn vị là mấu chốt để bộ máy tổ chức quản lý nhân sự hoạt động nhịp nhàng, đạt hiệu quả cao. Trình độ, kinh nghiệm và ý thức của nhân viên trong phòng tổ chức là một trong những yêu cầu tất yếu cho một bộ máy tổ chức hoàn chỉnh và hoạt động có chất lượng. Các nhân viên không chỉ có trình độ nghiệp vụ mà còn có khả năng vân dụng một cách linh hoạt vào thực tế. Đó là một số kinh nghiệm thực tế em rút ra được sau thời gian thực tập đợt một tại Điện lực Ba Đình. Ngoài những kiến thức cụ thể đã được học trong nhà trường, những kinh nghiệm trên là động lực giúp em cố gắng nâng cao trình độ để có thể đáp ứng được các yêu cầu đối với một nhân viên quản lý nhân sự trong điều kiện mới. Em xin chân thành cảm ơn.! Sinh viên Hoàng Quốc Vinh MỤC LỤC