Đề tài Dự toán ngắn hạn và phân bổ nguồn lực

phí gắn liền với mức độ hoạt động ( số sản phẩm sản xuất ra, số km đi được, số giờ máy sử dụng…) như thế nào. Việc xem xét chi phí sẽ thay đổi như thế nào khi mức độ hoạt động thay đổi gọi là sự ứng xử của chi phí. a. Chi phí khả biến Chi phí khả biến là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng giảm của mức độ hoạt động. Tổng số của chi phí khả biến sẽ tăng khi mức độ hoạt động tăng và ngược lại. Tuy nhiên nếu tính trên một đơn vị của mức độ hoạt động thì chi phí khả biến lại không đổi trong phạm vi phù hợp. Chi phí khả biến chỉ phát sinh khi có hoạt động. Chi phí khả biến có thể có các dạng sau: - Chi phí khả biến tuyến tính là những chi phí có sự biến động cùng tỷ lệ với mức độ hoạt động, đường biểu diễn của chúng là một đường thẳng. - Chi phí khả biến cấp bậc là những loại chi phí không biến động liên tục so với sự biến động liên tục của mức độ hoạt động. Sự hoạt động phải đạt được một mức độ nào đó mới dẫn đến sự biến động về chi phí. - Chi phí khả biến phi tuyến tính có đường biểu diễn là những đường cong khá phức tạp và phải được xem xét trong những phạm vi phù hợp với mức sản xuất tối thiểu và mức sản xuất tối đa của đơn vị. Phạm vi càng nhỏ thì đường cong sẽ càng tiến dần về dạng đường thẳng. [9, trang 25-27] b. Chi phí bất biến Chi phí bất biến là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. Ví dụ như chi phí thuê nhà hàng năm sẽ không thay đổi cho dù mức độ hoạt động thế nào đi nữa. Trang 19 - Chi phí bất biến bắt buộc là những chi phí có liên quan đến những máy móc thiết bị, nhà xưởng, cơ sở hạ tầng, chi phí ban quản lý, chi phí lương văn phòng… Nó có hai đặc điểm là có bản chất lâu dài và không thể cắt giảm đến 0 cho dù mức độ hoạt động giảm xuống hay khi sản xuất bị gián đoạn. - Chi phí bất biến không bắt buộc là những chi phí bất biến có thể thay đổi trong từng kỳ kế hoạch của nhà quản trị. Chúng là những chi phí như: chi phí quảng cáo, chi phí đào tạo, chi phí bồi dưỡng nghiên cứu… Những chi phí này có hai đặc điểm là có bản chất ngắn hạn và có thể cắt giảm. [9, trang 29] c. Chi phí hỗn hợp Chi phí hỗn hợp là chi phí mà thành phần của nó bao gồm các yếu tố bất biến và các yếu tố khả biến. Ở mức độ hoạt động cơ bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của chi phí bất biến, ở mức độ hoạt động vượt quá mức cơ bản thì nó thể hiện đặc điểm của các yếu tố khả biến. Sự pha trộn này có thể theo những tỷ lệ nhất định. Ví dụ: Chi phí về thuê bao điện thoại trả sau là một chi phí hỗn hợp, phần thuê bao là bất biến, phần khả biến là chi phí tính trên số lần gọi. [9, trang 30] 2.1.6 Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ Bộ phận trong tổ chức có thể định nghĩa là một phần hay một mặt hoạt động, một đơn vị, một phòng…. nằm trong cơ cấu chung của tổ chức và cùng hoạt động vì mục tiêu chung của tổ chức đó. Ví vụ: cửa hàng, quầy hàng, phân xưởng sản xuất, phòng kế toán, căn tin…. Các bộ phận trong tổ chức có thể được chia làm 2 nhóm: Nhóm bộ phận hoạt động chức năng gồm những đơn vị thực hiện các mục tiêu trọng tâm của tổ chức, nói cách khác là những bộ phận trực tiếp thực hiện hoạt động chức năng của tổ chức. Ví vụ: quầy hàng, cửa hàng của công ty thương mại, phòng mổ trong bệnh viện, phân xưởng sản xuất ở xí nghiệp sản xuất chế biến, tổ bay của công ty hàng không…. Nhóm bộ phận phục vụ, gồm những đơn vị không gắn một cách trực tiếp với hoạt động chức năng nhưng hoạt động của chúng cần thiết cho các bộ phận trực tiếp, Trang 20 cung cấp dịch vụ phục vụ tạo điều kiện thuận lợi cho những bộ phận này hoạt động. Thí dụ: phòng kế toán, phòng thu mua, phòng tổ chức, căn tin…. [2, trang 187] 2.1.6.1 Sự cần thiết phải phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ Mặc dù các bộ phận phục vụ không gắn trực tiếp với hoạt động chức năng của doanh nghiệp, nhưng hoạt động của chúng phục vụ cho hoạt động chức năng, cho nên chi phí của chúng phải được tính vào chi phí sản xuất sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ. Vấn đề đặt ra ở đây là làm sao phân bổ hợp lý chi phí của các bộ phận phục vụ vào các hoạt động chức năng. Nếu phân bổ bất hợp lý sẽ có ảnh hưởng đến việc đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận này, nghĩa là sẽ hoặc không tính đủ chi phí làm tăng giả tạo kết quả, hoặc tính quá đáng chí phí làm giảm kết quả, đều không có tác dụng kích thích những bộ phận này hoạt động. [2, trang 187] 2.1.6.2 Các hình thức phân bổ chi phí Các bộ phận phục vụ ngoài việc cung cấp dịch vụ phục vụ cho các bộ phận hoạt động chức năng có thể còn cung cấp dịch vụ phục vụ lẫn nhau. Có hai hình thức phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ, đó là: - Hình thức phân bổ trực tiếp - Hình thức phân bổ nhiều bước (còn gọi là phương pháp bậc thang) Hình thức phân bổ trực tiếp là hình thức đơn giản, dễ làm vì theo hình thức này chi phí của các bộ phận phục vụ được phân trực tiếp cho các bộ phận chức năng, không phân bổ cho các bộ phận phục vụ khác, dù những bộ phận này có được hưởng dịch vụ phục vụ của những bộ phận phục vụ kia. Hình thức phân bổ nhiều bước (hình thức bậc thang) khác với hình thức phân bổ trực tiếp, hình thức phân bổ nhiều bước thừa nhận việc giữa các bộ phận phục vụ có sự cung cấp dịch vụ phục vụ lẫn nhau, ngoài việc cung cấp dịch vụ cho các bộ phận chức năng. Nguyên tắc phân bổ theo hình thức phân bổ bậc thang là phân bỏ liên tiếp, mỗi lần phân bổ chi phí của một bộ phận dịch vụ, bắt đầu từ bộ phận dịch vụ nào cung ứng lượng dịch vụ nhiều nhất cho các bộ phận khác và kết thúc ở bộ phận phục vụ cung cấp lượng dịch vụ ít nhất. Kết quả của quá trình này, ngoài bộ phận phục vụ đầu tiên được chọn thực hiện phân bổ, các bộ phận còn lại của doanh nghiệp là bộ phận phục Trang 21 vụ hay bộ phận chức năng cũng đều có một phần chi phí của một số bộ phận phục vụ được thực hiện phân bổ trước nó. [2, trang 189-191] Hình 4: Hình thức phân bổ bậc thang của bộ phận phục vụ [2, trang 189-191] 2.1.6.3 Ảnh hưởng của việc phân bổ đến quá trình xác định chi phí của bộ phận phục vụ Khi quá trình phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ hoàn tất, mức phân bổ cho mỗi bộ phận chức năng phản ánh phần hợp lý của chi phí dịch vụ vào bộ phận chức năng đó được cung cấp và sử dụng vào quá trình sản xuất sản phẩm nên chúng phải nằm trong quá trình đánh giá thực hiện đối với bộ phận chức năng và cũng bao hàm trong quá trình xác định lợi tức của từng bộ phận. Ngoài ra, bộ phận chức năng còn có trách nhiệm tính các tỷ lệ chung để định giá sảm phẩm hoặc dịch vụ nên các mức được phân bổ từ các bộ phận phục vụ cũng được là một trong những căn cứ để tính tỷ lệ chung đó. Quá trình phân bổ chi phí từ bộ phận phục vụ vào bộ phận chức năng để qua đây tính vào sản phẩm hoàn thành được trình bày qua sơ đồ sau: [6, trang 196] Bộ phận phục vụ A Bộ phận phục vụ B Bộ phận phục vụ C Bộ phận chức năng 1 Bộ phận chức năng 2 Bộ phận chức năng 3 Trang 22 Hình 5: Quá trình lưu chuyển của chi phí từ bộ phận phục vụ vào sản phẩm [2, trang 196] 2.1.6.4 Những điểm cần nhớ khi phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ Có năm điểm cần nhớ khi phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ: - Nếu có thể được nên xác định định phí và biến phí trong cơ cấu chi phí trong bộ phận phục vụ - Biến phí được phân bổ tỷ lệ với mức sử dụng dịch vụ phục vụ hoặc mức họat động. + Nếu quá trình phân bổ được thực hiện vào đầu kỳ thì dựa vào mức kế hoạch của các bộ phận được phục vụ. Công thức là: Mức phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ = Biến phí dự toán X Mức hoạt động/ kế hoạch hoặc mức sử dụng dịch vụ kế hoạch + Nếu quá trình phân bổ được thực hiện vào cuối kỳ thì dựa theo mức thực tế phát sinh của các bộ phận được phục vụ. Công thức là: Mức phân bổ chi phí của bộ phận phục vụ = Biến phí dự toán X Mức hoạt động/ kế hoạch hoặc mức sử dụng dịch vụ kế hoạch Bộ phận phục vụ Bộ phận phục vụ Bộ phận phục vụ Bộ phận chức năng Bộ phận chức năng Sản phẩm (dịch vụ) Chi phí của bộ phận phục vụ phân bổ vào bộ phận chức năng Chi phí của bộ phận chức năng cộng với chi phí được phân bổ từ bộ phận phục vụ, được tính vào sản phẩm theo tỷ lệ chung Trang 23 - Định phí của bộ phận phục vụ được phân bổ theo định phí dự toán. Mức định phí phân bổ cho từng bộ phận được phục vụ phải theo tỷ lệ nhu cầu của bộ phận được phục vụ ( có thể là nhu cầu lúc cao điểm hoặc nhu cầu bình quân). Định phí phân bổ luôn là định phí dự toán. - Nếu không xác định riêng biệt được định phí với biến phí trong cơ cấu chi phí của bộ phận phục vụ thì sẽ chọn căn cứ phân bổ nào có liên quan nhiều nhất để phân bổ cho bộ phận được phục vụ. - Sau khi kết thúc kỳ phân bổ, toàn bộ chi phí của các bộ phận phục vụ của kỳ đó phải được phân bổ hết vào các bộ phận chức năng. [2, trang 199] 2.1.7 Các mô hình kế toán chi phí sản xuất 2.1.7.1 Kế toán chi phí sản xuất theo chi phí thực tế Theo mô hình này tất cả các khoản mục chi phí phát sinh trong khâu sản xuất sản phẩm được tập hợp và phản ảnh chủ yếu theo chi phí sản xuất thực tế phát sinh, bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ được tính toán trên cơ sở số liệu chi phí thực tế phát sinh, tính cho đại lượng kết quả hoàn thành theo kỳ tính giá thành sản phẩm đã được xác định. Mô hình này đảm bảo tính chính xác của chi phí sản xuất thực tế phát sinh. Do vậy giá thành sản phẩm hoàn thành có thể được tính chính xác. Tuy nhiên, thông tin về giá thành sản phẩm không cung cấp kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lý và quyết định kinh tế.[ 5, trang 58-59] 2.1.7.2 Kế toán chi phí sản xuất theo thực tế và ước tính Theo mô hình này, các khoản mục chi phí phát sinh trong khâu sản xuất được tập hợp theo chi phí thực tế phát sinh. Tuy nhiên, chi phí tính cho đại lượng kết quả sản xuất hoàn thành trong kỳ được dựa trên cơ sở chi phí thực tế hoặc ước tính tùy theo tính chất và khả năng có thể tập hợp được của từng khoản mục chi phí. Đối với khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, việc tập hợp các khoản chi phí này phần lớn dựa trên cơ sở các chứng từ trong nội bộ doanh nghiệp, các chi phí này thường liên quan trực tiếp đến từng đối tượng. Do vậy, kỳ tính giá thành doanh nghiệp hầu như có thể có được các thông tin về các khoản mục Trang 24 chi phí này để tính cho đại lượng kết quả hoàn thành, nên nó được tính theo chi phí thực tế. Đối với khoản mục chi phí sản xuất chung, để tập hợp khoản mục này không chỉ dựa trên cơ sở chứng từ phát sinh bên trong doanh nghiệp mà còn dựa trên cơ sở các chứng từ phát sinh bên ngoài doanh nghiệp. Hơn nữa, chi phí sản xuất chung thường là chi phí gián tiếp liên quan đến nhiều đối tượng. Do vậy, đến kỳ tính giá thành doanh nghiệp không có đầy đủ thông tin về chi phí sản xuất chung để tính cho đại lượng kết quả hoàn thành. Cho nên, việc phân bổ chi phí sản xuất chung cho sản phẩm hoàn thành theo chi phí ước tính là việc làm cần thiết, để tính giá thành sản phẩm hoàn thành được kịp thời, nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho yêu cầu quản lý và quyết định kinh tế. [5, trang 59] 2.1.7.3 Kế toán chi phí sản xuất theo định mức Theo mô hình này, chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ được phản ảnh theo chi phí thực tế, chi phí tính cho đại lượng kết quả hoàn thành được tính theo chi phí định mức. Nghĩa là, trong giá thành sản phẩm chỉ tính các khoản mục chi phí trong khâu sản xuất và được tính theo chi phí định mức để tạo nên sản phẩm. Mô hình tính giá thành định mức tương đối phức tạp đòi hỏi phải có định mức kinh tế kỹ thuật tiên tiến và tương đối ổn định. Phải xây dựng một hệ thống các tài khoản phản ảnh các chênh lệch, thông tin về giá thành phải nhạy bén và kịp thời phản ảnh tình hình thực hiện định mức ở các bộ phận. Việc sử dụng mô hình nào trong 3 mô hình trên là phụ thuộc vào đặc điểm, khả năng và yêu cầu quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. Chúng ta biết rằng, sản phẩm rất đa dạng và phong phú, do vậy quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm và chi phí sản xuất phát sinh cũng rất đa dạng và phức tạp. Tuy nhiên, ta có thể phân biệt được 2 loại hình sản xuất sản phẩm là: - Sản phẩm được sản xuất theo quy trình công nghệ xác định, sản phẩm sản xuất một cách đại trà, sản xuất xong mới thực hiện tiêu thụ. - Sản phẩm được sản xuất theo yêu cầu riêng biệt theo từng đơn đặt hàng của khách hàng. Trang 25 Thích ứng với 2 loại hình sản xuất sản phẩm, trong mô hình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành theo chi phí thực tế và ước tính, có thể tính giá thành sản phẩm theo quy trình sản xuất hoặc theo công việc. [5, trang 60] 2.2 ĐỊNH MỨC CHI PHÍ 2.2.1 Khái niệm và ý nghĩa của định mức chi phí 2.2.1.1 Khái niệm Định mức chi phí được xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh. Định mức chi phí là biểu hiện bằng tiền những hao phí về lao động sống và lao động vật hóa theo tiêu chuẩn để đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh một đơn vị sản phẩm, dịch vụ ở điều kiện nhất định. Định mức chi phí thể hiện và gắn liền với những yếu tố cơ bản sau: - Đơn vị sản xuất kinh doanh quy ước - Những hao phí lao động sống và lao động vật hóa theo một chuẩn mực, tiêu chuẩn nhất định. - Điều kiện sản xuất kinh doanh tại một đơn vị. Định mức chi phí được các nhà quản lý xây dựng cho các khoản mục cấu tạo nên giá thành sản phẩm. Định mức sẽ được xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản. - Lượng định mức (Quantity Standards) cho thấy có bao nhiêu số lượng của loại chi phí được sử dụng như số lượng nguyên vật liệu tiêu hao hoặc số giờ lao động trực tiếp được sử dụng để chế tạo ra một đơn vị sản phẩm. - Giá định mức (Cost Standards): cho thấy đơn giá của các khoản mục chi phí được sử dụng là bao nhiêu như đơn giá nguyên liệu, đơn giá bình quân một giờ lao động... Định mức chi phí = ∑ (Lượng định mức * Giá định mức) Định mức chi phí được xây dựng cụ thể cho từng loại sản phẩm được sản xuất trong kỳ. [8] Trang 26 2.2.1.2 Ý nghĩa Định mức chi phí có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp vì: - Định mức chi phí sẽ là cơ sở để xây dựng dự toán ngân sách hoạt động hàng năm. Vì vậy, định mức cũng sẽ góp phần tích cực vào phát huy ý nghĩa của dự toán - Định mức chi phí là cơ sở giúp cho các bộ phận kiểm soát và tiết kiệm chi phí. - Ngoài ra, trong xu hướng phát triển các công cụ tính toán, trình độ quản lý và kế toán, định mức chi phí còn tạo điều kiện đơn giản hơn trong công tác kế toán chi phí. - Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời. [8] 2.2.2 Các loại định mức chi phí Định mức có khuynh hướng chia làm hai loại: Định mức lý tưởng và định mức thực tế 2.2.2.1 Định mức lý tưởng (Ideal standards) Là những định mức được xây dựng trong những điều kiện giả định tối ưu. Nó không cho phép bất kỳ một sự hư hỏng nào của máy móc thiết bị hoặc sự gián đoạn nào trong sản xuất. Nó đòi hỏi một trình độ cao của công nhân sản xuất và sự cố gắng tối đa trong suốt thời gian làm việc. Định mức này chỉ được xem như là một hướng phấn đấu để đạt đến. Nếu đem các chi phí thực tế phát sinh với loại định mức này thì các chênh lệch tìm được sẽ không còn ý nghĩa để nhận xét về tình hình sử dụng chi phí vì các chi phí trong định mức này sẽ rất thấp. 2.2.2.2 Định mức thực tế (Practical Standard) Là những định mức cao nhưng có thể đạt được. Nó cho phép có thời gian ngừng nghỉ hợp lý của máy móc thiết bị và công nhân sản xuất. Nó đòi hỏi công nhân có trình độ trung bình nhưng có sự cố gắng cao. Những biến động tìm được khi so sánh chi phí sản xuất chung thực tế và định mức sẽ là những thông tin hết sức hữu ích vì nó phản Trang 27 ánh những sự lệch lạc ra khỏi dự kiến của nhà quản lý. Nó còn có thể giúp ước tính được sự di chuyển của dòng tiền (cash flows) và giúp ước tính về tồn kho nguyên liệu Những định mức lập cho từng loại sản phẩm sẽ được tập hợp trên một thẻ định mức chi phí sản xuất có dạng như sau: Bảng 1: THẺ ĐỊNH MỨC CHI PHÍ SẢN XUẤT SẢN PHẨM A Khoản mục chi phí Định lượng Định giá Chi phí định mức Nguyên liệu trực tiếp Nhân công trực tiếp Chi phí sản xuất chung 3kg/sp 2,5 giờ/sp 2,5 giờ/sp 4.000đ/kg 14.000đ/giờ 3.000đ/giờ 12.000đ/sp 35.000đ/sp 7.500đ/sp Cộng chi phí định mức 1 sản phẩm (giá thành đơn vị dự toán) 54.500đ/sp Tất cả các chi phí sản xuất phát sinh trong thực tế đều được so sánh với định mức nói trên theo một cách thức hợp lý để phân tích, đánh giá tình hình sử dụng chi phí. Cần phân biệt sự khác nhau giữa định mức chi phí và chi phí dự toán. Định mức chi phí là chi phí xây dựng cho một đơn vị sản phẩm trong khi đó chi phí dự toán là tổng số chi phí định mức theo tổng số sản phẩm sản xuất dự toán.[8] 2.2.3 Phương pháp xây dựng định mức chi phí Quá trình xây dựng định mức chi phí tiêu chuẩn là một công việc có tính nghệ thuật hơn là khoa học. Nó kết hợp giữa suy nghĩ với tài năng chuyên môn của tất cả những người có trách nhiệm với giá và chất lượng sản phẩm. Trước hết phải xem xét một các nghiêm túc toàn bộ kết quả đã đạt được. Trên cơ sở đó kết hợp với những thay đổi về điều kiện kinh tế, về đặc điểm giữa cung và cầu, về kỹ thuật để điều chỉnh và bổ sung cho phù hợp. Có hai phương pháp xây dựng định mức chi phí: - Phương pháp thống kê kinh nghiệm: phương pháp này dựa trên cơ sở thống kê số liệu thực tế về tình hình sản xuất kinh doanh ở nhiều kỳ. Số liệu này có thể thu thập từ hoạt động của doanh nghiệp hoặc thu thập ở một đơn vị khác. Căn cứ số liệu thống kê về số lượng các yếu tố đầu vào bình quân của các kỳ để sản xuất kinh doanh một Trang 28 đơn vị sản phẩm đầu ra, kết hợp các biện pháp quản lý, sử dụng để xây dựng định mức lượng. Căn cứ vào mức giá bình quân thống kê ở những kỳ trước và mức độ biến động của giá, tình hình thị trường, mức tồn kho để xác định định mức giá. Phương pháp này thường chỉ áp dụng để xây dựng định mức chi phí của những sản phẩm để sản xuất kinh doanh. - Phương pháp phân tích kinh tế kỹ thuật: phương pháp này dựa trên cơ sở trực tiếp phân tích thết kế kỹ thuật sản xuất kinh doanh sản phẩm, tình hình máy móc thiết bị, quy trình công nghệ sản xuất, hành vi sản xuất, biện pháp quản lý sản xuất... và mức giá thị trường để xây dựng định mức chi phí. Phương pháp phân tích kinh tế ký thuật thường áp dụng để xây dựng định mức cho những sản phẩm mới đưa vào sản xuất kinh doanh. Đây là phương pháp khá phức tạp, đòi hỏi người lập định mức phải am hiểu cả về mặt kỹ thuật lẫn kinh tế liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. [8] 2.2.4 Hệ thống định mức chi phí 2.2.4.1 Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Về mặt lượng nguyên vật liệu: Lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường Để sản xuất 1 sản phẩm thì định mức tiêu hao nguyên vật liệu là: + Nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm + Hao hụt cho phép + Lượng vật liệu tính cho sản phẩm hỏng - Về mặt giá nguyên vật liệu : Phản ánh giá cuối cùng của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm là: + Giá mua ( trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán ) + Chi phí thu mua nguyên vật liệu (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho...) + Chi phí hao hụt nguyên vật liệu cho phép khâu thu mua. Trang 29 Như vậy ta có: Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng * định mức về giá Ví dụ: Định mức lượng và giá nguyên vật liệu trức tiếp để sản xuất một sản phẩm tại công ty ABC như sau: - Định mức lượng: + Lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm: 4,5 kg + Lượng nguyên liệu hao hụt cho phép : 0,5kg + Định mức nguyên liệu cho 1 sản phẩm : 5,0 kg - Định mức giá: + Giá mua 1 kg nguyên liệu : 6,0$ + Chi phí vận chuyển : 1,0$ + Định mức giá 1 kg nguyên liệu : 7,0$ Î Định mức chi phí nguyên vật liệu = định mức lượng x định mức giá = 5,0 x 7,0 = 35$/sản phẩm 2.2.4.2 Định mức chi phí nhân công trực tiếp Gồm hai yếu tố là định mức lượng thời gian để đảm bảo cho sản xuất một đơn vị sản phẩm đầu ra và định mức giá để đảm bảo cho một đơn vị thời gian. - Định mức về giá một đơn vị thời gian lao động trực tiếp: bao gồm không chỉ mức lương căn bản mà còn gồm cả các khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, KPCĐ của lao động trực tiếp. - Định mức về lượng thời gian cho phép để hoàn thành 1 đơn vị sản phẩm. Có thể được xác định bằng 2 cách: + Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc + Phương pháp bấm giờ Về lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm được xác định như sau: Trang 30 + Thời gian cần thiết để sản xuất 1 sản phẩm (thời gian hữu ích) + Thời gian nghĩ ngơi, lau chùi máy (thời gian vô công) + Thời gian ngừng nghỉ hợp lý của người lao động Như vậy ta có: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá 2.2.4.3 Định mức chi phí sản xuất chung a. Định mức biến phí sản xuất chung Cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh biến phí của đơn giá chi phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng, ví dụ thời gian thì phản ánh số giờ của hoạt động được chọn làm căn cứ phân bổ chi phí sản xuất chung cho 1 đơn vị sản phẩm Ví dụ: Phần biến phí trong đơn giá sản xuất chung phân bổ là 1200 đ và căn cứ được chọn để phân bổ là số giờ lao động trực tiếp (định mức về lượng thời gian trực tiếp sản xuất 1 sản phẩm) là 3.5 giờ/sp thì định mức phần biến phí sản xuất chung của sản phẩm là: 1. 200đ/ giờ x 3.5 giờ/s.p = 4. 200đ/s.p b. Định mức định phí sản xuất chung Được xây dựng tương tự như ở phần biến phí. Sở dĩ tách riêng là nhằm giúp cho quá trình phân tích chi phí sản xuất chung sau này. Ví dụ: Phần định phí trong đơn giá sản xuất chung phân bổ là 3 200đ/giờ và căn cứ chọn phân bổ là số giờ lao động trực tiếp với 3.5 giờ/s.p, thì phần định phí sản xuất chung của 1 sản phẩm là: 3. 200đ/giờ x 3.5 giờ/s.p = 11. 200 đ/s.p Vậy, đơn giá phân bổ chi phí sản xuất chung : 1. 200đ/s.p + 3. 200 đ/giờ = 4. 400đ Trang 31 Chi phí sản xuất chung để sản xuất 1 sản phẩm là: 4 400 đ/giờ x 3.5 giờ/s.p = 15 400 đ/s.p 2.2.4.3. Định mức chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp Được xác định như chi phí sản xuất chung. Nhưng cần chú ý thêm: - Chi phí bán hàng: mức độ hoạt động thường được chọn lựa chỉ có tính chất liên quan đến phạm vi hoạt động của bộ phận bán hàng như số lượng sản phẩm tiêu thụ, quy mô bán hàng... - Chi phí quản lý doanh nghiệp: mức độ hoạt động thường được chọn lựa phải có tính chất liên quan đến cả sản xuất và bán hàng. [8] Trang 32 Chương 3 NGUYÊN TẮC LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 3.1 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN DỰ TOÁN Hình 6: Hệ thống dự toán tổng thể (Nguồn: Hiệu chỉnh từ Hilton, 1991) [3, trang 71] Dự toán toàn công ty bao gồm hệ thống các dự toán sau đây: - Dự toán về tiêu thụ sản phẩm - Dự toán sản xuất - Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán lao động trực tiếp Dự toán vốn bằng tiền Dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán lưu chuyển tiền tệ Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán tồn kho cuối kỳ Dự toán chi phí bán hàng và quản lý Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh Trang 33 - Dự toán chi phí sản xuất chung - Dự toán tồn kho thành phẩm hàng hóa - Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý - Dự toán tiền mặt - Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh - Bảng cân đối kế toán dự toán Dự toán về tiêu thụ sản phẩm là quan trọng nhất, nó chi phối toàn bộ các dự toán khác. Sau khi dự toán về tiêu thụ sản phẩm được lập, nó quyết định khối lượng sản phẩm cần thiết sản xuất để cung cấp cho việc tiêu thụ. Bây giờ đến lượt dự toán sản xuất quyết định dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Các dự toán này đến lượt chúng tác động đến dự toán tiền mặt. Dự toán tiêu thụ sản phẩm cũng chi phối dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý, dự toán thu nhập và dĩ nhiên các dự toán này cũng có tác động đến dự toán tiền mặt. Dự toán tiền mặt bị chi phối bởi dự toán tiêu thụ sản phẩm. Vì vậy tiêu thụ tạo ra nguồn tiền để đáp ứng cho việc chi tiêu. Các dự toán về chi phí đặt ra nhu cầu về tiền trong kỳ, nó tác động đến dự toán tiền mặt. Ngược lại, các dự toán đó chịu ảnh hưởng bởi dự toán tiền mặt, bởi khả năng về lượng tiền hiện có đủ thỏa mãn cho các nhu cầu chi tiêu đó. Dự toán về vốn cũng nằm trong dự toán, nó dự tính chi tiêu để mua sắm tài sản, nhà xưởng, thiết bị. Tuy nhiên, việc mua sắm tài sản cố định trong năm tới sẽ ảnh hưởng đến dự toán tiền mặt, vì vậy nó cũng được đề cập để tính nhu cầu chi tiêu trong năm tới trong dự toán tiền mặt. Kết quả cuối cùng sau một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh là tình hình lợi tức, tình hình tài sản phải được phản ánh trên dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán dự toán. Trang 34 Hình 7: Mối quan hệ giữa các bảng dự toán [10, chương VI - slide 29] 3.2 CÁC NGUYÊN TẮN CƠ BẢN ĐỂ LẬP DỰ TOÁN NGẮN HẠN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC 3.2.1 Dự toán bán hàng (tiêu thụ) Dự toán tiêu thụ là dự toán khởi đầu, là cơ sở cho mọi dự toán. Do vậy, dự toán này cần được lập chính xác, phù hợp với khả năng và điều kiện doanh nghiệp. Dự toán tiêu thụ có ý nghĩa rất lớn đến việc định hướng các hoạt động, chỉ đạo điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Để lập dự toán tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp phải xem xét nhiều nhân tố ảnh hưởng như: - Tình hình tiêu thụ ở các kì kế toán trước - Chu kì sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm - Chính sách giá cả sản phẩm, khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ - Chính sách quảng cáo, khuyến mãi Döï toaùn CPQLDN Döï toaùn CPBH Döï toaùn tieâu thuï Döï toaùn saûn xuaát Döï toaùn CPNVLTT Döï toaùn CPNCTT Döï toaùn CPSXC Döï toaùn BCÑKT Döï toaùn tieàn maët Döï toaùn BCKQKD Trang 35 - Xu hướng phát triển thế mạnh của ngành, lĩnh vực đơn vị hoạt động - Thu nhập của người tiêu dùng - Các chính sách, chế độ, thể lệ của Nhà Nước - Dự kiến những biến động kinh tế, xã hội trong và ngoài nước. Doanh thu của 1 kì được khách hàng trả trong nhiều kì tùy theo phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán trong hợp đồng. Î Dự toán tiêu thụ còn kèm theo bảng dự toán số tiền thu được trong từng kì Cách tính các chỉ tiêu trong bảng dự toán tiêu thụ: Dự toán doanh thu = Dự toán sản phẩm tiêu thụ x Đơn giá bán Dự toán số tiền thu được trong kỳ = Số tiền nợ kỳ trước thu được ở kỳ này x Dự toán doanh thu bán hàng thu được bằng tiền trong kỳ Bảng 2: DỰ TOÁN TIÊU THỤ SẢN PHẨM CỦA CTY ABC Cho năm kết thúc 31/12/20XX ĐVT: 1.000đ Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quí II KLSP dự kiến 400 500 300 1200 Giá bán 400 400 400 400 Tổng doanh thu 160.000 200.000 120.000 480.000 Kế hoạch thu tiền Doanh số quí I 240.000 240.000 Doanh số tháng 4 1.280.000 320.000 1.600.000 Doanh số tháng 5 1.600.000 400.000 2.000.000 Doanh số tháng 6 960.000 960.000 Tổng tiền thu được 1.520.000 1.920.000 1.360.000 4.800.000 Trang 36 3.2.2 Dự toán sản xuất Sản xuất đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và đảm bảo mức tồn kho sản phẩm cần thiết đảm bảo cho quá trình tiêu thụ liên tục Dự toán KLSP cần SX = KLSP tiêu thụ + KLSP TK cuối kì – KLSP TK đầu kì Mức tồn kho sản phẩm cuối kì tuỳ thuộc chủ yếu vào chu kì sản xuất sản phẩm. Chu kì sản xuất sản phẩm càng dài thì tồn kho sản phẩm càng lớn và ngược lại. Khối lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ = % Khối lượng sản phẩm tiêu thụ kỳ sau Bảng 3: DỰ TOÁN SẢN XUẤT Cho năm kết thúc 31/12/20XX Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quí 2 KLSP tiêu thụ 400 500 300 1.200 KLSP tồn cuối kỳ 100 60 80 80 KLSP tồn đầu kỳ 80 100 60 80 KLSP cần sản xuất 420 460 320 1.200 3.2.3 Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp Bảng dự toán này sẽ trình bày các chỉ tiêu được tính toán như sau: Khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần cho sản xuất = Khối lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ x Định mức lương nguyên vật liệu trực tiếp cho 1 sản phẩm Khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp tồn cuối kỳ = % x Khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần cho sản xuất kỳ sau Khối lượng nguyên vật liệu = Khối lượng nguyên vật liệu + Khối lượng nguyên vật - Khối lượng nguyên vật liệu Trang 37 trực tiếp cần mua trong kì trực tiếp cần cho sản xuất liệu trực tiếp tồn cuối kì trực tiếp tồn đầu kì Đồng thời với dự toán chi phí NVLTT và chi phí mua NVL, dự toán chi tiền mua NVL cũng được thực hiện. Căn cứ vào các chính sách bán hàng của nhà cung cấp, doanh nghiệp kết hợp lập dự toán lịch thanh toán chi phí mua NVL làm cơ sở lập dự toán tiền mặt sau này. Dự toán tiền thanh toán cho nhà cung cấp trong kì = Số tiền nợ nhà cung cấp kì trước phải trả trong kì này + Số tiền phải trả từ CP mua trong kì này Bảng 4: DỰ TOÁN CHI PHÍ MUA NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ CPNVLTT ĐVT: 1.000đ Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quí 2 KLSP cần sản xuất 420 460 320 1.2 Định mức lượng NVL 8 8 8 8 KLNVL cần cho SX 3.36 3.68 2.56 9.6 KLNVL tồn trong kì 368 256 288 288 KLNVL tồn đầu kì 336 368 256 336 KLNVL cần mua 3.392 3.568 2.592 9.552 Đơn giá mua 175 175 175 175 Chi phí mua nguyên vật liệu 593.6 624.4 453.6 1.671.600 CPNVLTT 588 644 448 1.680.000 Chi phí mua nguyên vật liệu trực tiếp trong kì = Khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần mua trong kì X Đơn giá mua nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp = Khối lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần cho sản xuất x Đơn giá mua nguyên vật liệu Trang 38 Dự kiến lịch thanh toán Chi phí mua nguyên vật liệu Chi trả chi phí mua quý 1 184.8 184.8 Chi trả chi phí mua tháng 4 356.16 237.44 593.6 Chi trả chi phí mua tháng 5 374.64 249.76 624.4 Chi trả chi phí mua tháng 6 272.16 272.16 Tổng chi 540.96 612.08 521.92 1.674.960 3.2.4 Dự toán chi phí nhân công trực tiếp Căn cứ dự toán khối lượng sản phẩm sản xuất, định mức thời gian sản xuất một đơn vị sản phẩm để xác định nhu cầu thời gian cần thiết cho sản xuất sản phẩm. Đồng thời, căn cứ vào định mức đơn giá cho một đơn vị thời gian để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Tổng thời gian lao động trực tiếp cần cho sản xuất = Khối lượng sản phẩm cần sản xuất x Định mức thời gian sản xuất 1 sản phẩm Dư toán chi phí nhân công trực tiếp = Tổng thời gian lao động trực tiếp cần cho sản xuất x Định mức đơn giá đơn vị thời gian Bảng 5: DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP ĐVT: 1.000 đ Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quí 2 KLSP cần sản xuất 420 460 320 1.2 Định mức TGSX 3,5 3,5 3,5 3,5 Tổng TGLĐTT 1.47 1.61 1.12 4.2 Đơn giá lương 200 200 200 200 CPNCTT 294 322 224 840 Trang 39 3.2.5 Dự toán chi phí sản xuất chung 3.2.5.1 Dự toán biến phí sản xuất chung Dự toán biến phí sản xuất chung được lập trên cơ sở định mức biến phí sản xuất chung - Nếu định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng trên cơ sở định mức lượng và định mức giá thì: Dự toán biến phí sản xuất chung = Đơn giá biến phí sản xuất chung X Tổng mức HĐ dự toán trong kỳ Nếu định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng theo tỷ lệ % so với biến phí trực tiếp thì: Dự toán biến phí sản xuất chung = Dự toán biến phí trực tiếp X Tỷ lệ biến phí sản xuất chung 3.2.5.2 Dự toán định phí sản xuất chung Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung bắt buộc: căn cứ vào định phí sản xuất chung hằng năm chia đều cho 4 quí để xác định định phí sản xuất chung hàng quí. Đối với các yếu tố định phí sản xuất chung tùy ý: căn cứ vào hành động nhà quản trị xác định thời điểm chi tiêu để tính vào chi phí cho kỳ toán thích hợp. Dự toán chi phí SXC = Dự toán biến phí SXC + Dự toán định phí SXC Dự toán chi phí sản xuất chung cũng là căn cứ để xây dựng dự toán tiền mặt. Tuy nhiên, dòng chi tiền cho hoạt động sản xuất chung được xác định bằng dự toán chi phí sản xuất chung trừ đi các khoản được ghi nhận là chi phí sản xuất chung nhưng không gắn liền với việc chi ra bằng tiền mặt. Ví dụ: chi phí khấu hao TSCĐ, trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ… Dự toán CPSXC thực chi = Tổng CPSXC dự toán – CPSXC không thực chi Trang 40 Bảng 6: DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ĐVT: 1.000 Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quý 2 Tổng TGLĐTT 1.47 1.61 1.12 4.2 Đơn giá biến phí SXC 40 40 40 40 Tổng biến phí SXC 58.8 64.4 44.8 168 Tổng định phí SXC 84 84 84 252 Tiền lương 12 12 12 36 Chi phí khấu hao 60 60 60 180 CP khác 12 12 12 36 Tổng CPSXC 142.8 148.4 128.8 420 CP không thực chi 60 60 60 180 CPSXC thực chi 82.8 88.4 68.8 240 3.2.6 Dự toán thành phẩm tồn kho Bảng 7: CÔNG TY M Dự toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ Cho năm kết thúc ngày 31/12/20XX Số lượng Chi phí Tổng cộng Chi phí sản xuất tính cho 1 đơn vị - Nguyên liệu trực tiếp 5kg $ 0,6/kg $3 - Lao động trực tiếp 0,8 giờ $ 07,5/kg $6 - Chi phí sản xuất chung 0,8 giờ $5/giờ $4 Tổng cộng $13 - Thành phẩm tồn kho cuối kỳ 3.000 - Giá thành 1 đơn vị $13 - Trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ $39.000 Trang 41 Sau khi hoàn tất các dự toán trên, kế toán tập hợp các số liệu dự toán về các chi phí sản xuất để tính giá thành đơn vị dự kiến. Việc tính toán này rất cần thiết vì hai lý do: - Để tính toán giá vốn hàng bán trong dự toán báo cáo thu nhập - Để xác định trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ Trị giá của thành phẩm tồn kho dự kiến được gọi là dư toán thành phẩm tồn kho cuối kỳ. Đối với Cty M, giá thành cho một đơn vị sản phẩm là $13 gồm $3 nguyên liệu trực tiếp, $6 lao động trực tiếp, $4 chi phí sản xuất chung được phần bổ. Tổng trị giá thành phẩm tồn kho cuối kỳ dự kiến là $39.000 (được trình bày trong bảng trên). 3.2.7 Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 3.2.7.1 Dự toán chi phí bán hàng a. Dự toán biến phí bán hàng Dự toán biến phí bán hàng được xây dựng trên cơ sở dự toán tiêu thụ và định mức biến phí bán hàng cho một đơn vị sản phẩm tiêu thụ. Dự toán biến phí bán hàng = Dự toán SL sản phẩm tiêu thụ x Định mức biến phí bán hàng b. Dự toán định phí bán hàng Lập tương tự như định phí sản xuất chung Dự toán chi phí bán hàng = Dự toán biến phí bán hàng + Dự toán định phí bán hàng Dự toán chi phí bán hàng thực chi = Tổng chi phí bán hàng dự toán - Các khoản chi phí bán hàng không thực chi Trang 42 3.2.7.2 Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp a. Dự toán biến phí QLDN Được xây dựng dựa trên định mức biến phí QLDN Chi phí QLDN là những chi phí mang tính chất tổ chức quản lý, phát sinh trong phạm vi toàn bộ doanh nghiệp, thường không liên quan trực tiếp đến bộ phận hoạt động nào. Do vậy, định mức biến phí QLDN thường được xác định theo tỷ lệ % so với biến phí trực tiếp. Từ đó, dự toán biến phí QLDN sẽ được xây dựng như sau: Dự toán biến phí QLDN = Dự toán biến phí trực tiếp x Tỷ lệ biến phí QLDN b. Dự toán định phí QLDN Lập tương tự như định phí sản xuất chung Dự toán chi phí QLDN = Dự toán biến phí QLDN + Dự toán định phí QLDN Dự toán chi phí QLDN thực chi = Tổng chi phí QLDN dự toán - Các khoản chi phí QLDN không thực chi Trang 43 Bảng 8: DỰ TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ĐVT: 1.000đ Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quí II KLSP tiêu thụ 400 500 300 1.200 Đơn giá biến phí 60 60 60 60 Tổng biến phí BH và QL 24.000 30.000 18.000 72.000 Tổng định phí phí BH và QL 61.500 61.500 45.000 168.000 CP tiền lương 15.000 15.000 15.000 45.000 Chi phí khấu hao 30.000 30.000 30.000 90.000 CP quảng cáo 16.500 16.500 33.000 Tổng CPBH và QL 85.500 91.500 63.000 240.000 CP không thực chi 46.500 46.5000 30.000 123.000 CP quảng cáo 33.000 33.000 CPBH và QL thực chi 72.000 45.000 33.000 150.000 3.2.8 Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh Bảng dự toán kết quả hoạt động kinh doanh được lập căn cứ vào số liệu ở các bảng dự toán trước và có thể lập theo phương pháp xác định chi phí toàn bộ hay phương pháp trực tiếp. 3.2.9 Dự toán vốn bằng tiền Dự toán tiền mặt là bảng tổng hợp dòng tiền thu vào, dòng tiền chi ra liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ. Doanh nghiệp cần xác lập mức dự trữ tiền mặt tối thiểu hợp lý luôn sẵn sàng để phục vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Trang 44 Trên cơ sở dòng tiền thu vào, chi ra cho từng hoạt động, đồng thời đảm bảo mức tồn quỹ tiền mặt cần thiết, doanh nghiệp sẽ có kế hoạch sử dụng vốn bằng tiền dư thừa; hoặc bù đắp lượng tiền thiếu hụt trong quá trình hoạt động thông qua vay mượn, phát hành trái phiếu… Dự toán tiền mặt bao gồm 4 phần: - Phần thu: phản ánh dòng tiền có được trong kì, bao gồm số tiền tồn đầu kì và dòng tiền thu vào trong kì - Phần chi: phản ánh các dòng tiền chi ra trong kì, bao gồm chi trả nợ cho nhà cung cấp, chi trả cho công nhân trực tiếp, chi liên quan đến hoạt động sản xuất chung, hoạt động bán hàng, hoạt động quản lý doanh nghiệp, chi nộp thuế … - Phần cân đối thu – chi: Lấy tổng thu trừ tổng chi + Nếu thu > chi: có kế hoạch thanh toán nợ vay trước hạn hoặc đầu tư tài chính ngắn hạn… + Nếu thu < chi: có kế hoạch vay thêm để có đủ tiền hoạt động - Phần tài chính: phản ánh số tiền vay, trả nợ vay, lãi vay trong từng kỳ Để sử dụng vốn bằng tiền một cách chủ động và hiệu quả hơn; ngoài việc lập dự toán tiền mặt hàng năm, hàng quý, nếu cần thiết có thể lập dự toán tiền mặt hàng tháng hoặc hàng tuần Trang 45 Bảng 9: DỰ TOÁN TIỀN MẶT ĐVT: 1.000đ 3.2.10 Dự toán bảng cân đối kế toán Căn cứ vào bảng cân đối kế toán năm trước và các bảng dự toán được lập trước đó để xây dựng bảng cân đối kế toán dự toán. Chỉ tiêu Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Quí 2 Tiền tồn đầu tháng 100.000 150.000 150.000 100.000 Thu được trong tháng 1.520.000 1.920.000 1.360.000 4.800.000 1. Tổng thu 1.620.000 2.070.000 1.510.000 4.900.000 2. Tổng chi 1.399.760 1.167.480 867.72 3.434.960 Chi mua NVL 540.96 612.08 521.92 1.674.960 Chi cho CPNCTT 294.000 322.000 224.000 840.000 Chi cho CPSXC 82.800 88.400 68.800 240.000 Chi cho CPBH và QL 72.000 45.000 33.000 150.000 Chi mua TSCD 60.000 100.000 20.000 180.000 Chi nộp thuế TNDN 350.000 350.000 3. Cân đối thu chi 220.240 902.520 642.280 1.465.040 4. Hoạt động tài chính Vay NH đầu kì Trả lãi vay Trả lãi gốc Tiền tồn quỹ cuối tháng 150.000 150.000 150.000 150.000 TGNH 70.240 752.520 492.280 1.315.040 Trang 46 Bảng 10: DỰ TOÁN BCKQKD ĐVT: 1.000đ (Theo phương pháp toàn bộ-KTTC) Chỉ tiêu Quí II Tổng doanh thu 4.800.000 Giá vốn hàng bán 2.940.000 Lãi gộp 1.860.000 CPBH và QL 240.000 LN trước thuế và lãi vay 1.620.000 Lãi vay 0 LN trước thuế 1.620.000 Thuế TNDN 405.000 LN sau thuế 1.215.000 (Theo phương pháp trực tiếp–KTQT) Chỉ tiêu Quí II Tổng doanh thu 4800000 Biến phí SX của bán hàng 2688000 Biến phí BH & QLDN 72000 Số dư đảm phí 2040000 Định phí 420000 Định phí SXC 252000 Định phí BH & QLDN 168000 LN trước thuế & lãi vay 1620000 Lãi vay 0 LN trước thuế 1.620.000 Trang 47 Bảng 11: CÂN ĐỐI KẾ TOÁN DỰ TOÁN ĐVT: 1.000đ 3.3 TỐI ƯU HÓA SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC Để sử dụng tối ưu các nguồn lực đòi hỏi doanh nghiệp phải hoạt động tốt trên 4 phương diện cơ bản: 3.3.1 Hiệu quả cao hơn Doanh nghiệp là phương tiện để biến đầu vào thành đầu ra. Hiệu quả được đo bằng chi phí đầu vào cần thiết để sản xuất ra một khối lượng sản phẩm. Một trong những yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả cao là tận dụng các đầu vào một cách hiệu quả nhất, là đảm bảo năng suất lao động cao bởi vì nó giúp cho doanh nghiệp có lợi thế về chi phí sản xuất thấp. 3.3.2 Chất lượng cao hơn Nếu doanh nghiệp có sản phẩm mới chất lượng cao hơn sẽ có 2 tác động đến việc tạo ra lợi thế cạnh tranh. Thứ nhất, là cung cấp sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao làm tăng uy tín cho nhãn mác sản phẩm của doanh nghiệp và có khả năng định giá cao TÀI SẢN Quí II Quí I NGUỒN VỐN Quí II Quí I I. TS ngắn hạn 1.951.440 594.8 I. Nợ phải trả 586.44 534.8 1. Tiền mặt 150.000 100.000 1. PTNT 181.44 184.8 2. TGNH 1.315.040 0 2. Phải nộp NN 405.000 350.000 3.Phải thu KH 240.000 240.000 4.Nguyên vật liệu 50.400 58.800 5. Thành phẩm 196.000 196.000 II. TS dài hạn 2.960.000 3.050.000 II. NVCSH 4.325.000 3.110.000 1. Nguyên giá TSCĐ 5.180.000 5.000.000 1. NVKD 2.650.000 2.650.000 2. Hao mòn TSCĐ (2.270.000) (2.000.000) 2. LN chưa PP 1.675.000 460.000 3. Ký cược dài hạn 50.000 50.000 TỔNG TÀI SẢN 4.911.440 3.644.800 Tổng nguồn vốn 4.911.440 3.644.800 Trang 48 hơn. Thứ hai, là sẽ làm giảm chi phí. Tác động chính ở đây là thông qua ảnh hưởng của chất lượng đến năng suất. Tầm quan trọng của chất lượng trong việc tạo ra lợi thế cạnh tranh tăng một cách đáng kể trong những năm gần đây. Việc nhấn mạnh đến chất lượng để đạt được chất lượng cao không chỉ là cách tạo lợi thế cạnh tranh mà còn là yếu tố sống còn đối với một số doanh nghiệp. 3.3.3 Đổi mới nhanh hơn Đổi mới được coi là yếu tố cơ bản nhất của lợi thế cạnh tranh, tuy không phải đổi mới nào cũng thành công nhưng việc tiến hành đổi mới công nghệ đươc coi là nguồn tạo lợi thế cạnh tranh chủ yếu. Bởi vì đổi mới thành công đưa lại cho doanh nghiệp một thế mạnh nào đó mà đối thủ cạnh tranh không có được. Nói chung trên thực tế nhiều doanh nghiệp đã đưa ra sản phẩm mới và đã thu nhiều lợi nhuận từ những đổi mới đó. Các doanh nghiệp đổi mới sản phẩm thành công sẽ trở thành nhà cung cấp độc quyền về sản phẩm mới vì vậy có thể tính giá cao hơn đối với những sản phẩm mới này. 3.3.4 Đáp ứng cho khách hàng nhanh nhạy Để đáp ứng được cho khách hàng một doanh nghiệp cần phải cung cấp những mặt hàng mà họ cần và cung cấp đúng thời điểm mà khách hàng muốn. Vì thế doanh nghiệp phải bằng mọi cách xác định được nhu cầu của khách hàng và thỏa mãn họ. Đáp ứng khách hàng bao gồm việc đưa lại cho khách hàng giá trị của đồng tiền mà họ bỏ ra để sử dụng sản phẩm, dich vụ của doanh nghiệp. Có thể nói việc nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm và đổi mới là những yếu tố để đáp ứng khách hàng một cách tốt hơn. Đây là 4 cách cơ bản để giảm chi phí và đa dạng hóa mà bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có thể áp dụng. [6, trang 66-74] 3.4 QUYẾT ĐỊNH SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC 3.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng các nguồn lực 3.4.1.1 Chi phí cơ hội Chi phí cơ hội là lợi nhuận tiềm năng bị mất đi khi lựa chọn phương án hành động này để thay thế một phương án hành động khác. Trang 49 Trong kinh doanh có bao nhiêu phương án khác nhau để lựa chọn thì có bấy nhiêu khả năng thu lợi nhuận ở những mức độ khác nhau. Do đó khi đã chọn một phương án thì phải bỏ lỡ cơ hội thực hiện phương án khác. Để ra quyết định lựa chọn phương án khả thi, nhà quản trị cần phải xem xét mức lợi nhuận cao nhất của phương án lựa chọn. 3.4.1.2 Chi phí năng lực và lý thuyết giới hạn các nguồn lực Nguồn lực của doanh nghiệp là có giới hạn, do đó để có thể đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp của chúng ta cần có kế hoạch lựa chọn và tiêu hao các nguồn lực này một cách hợp lý và hiệu quả cao nhất để tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. 3.4.2 Vai trò của thông tin trong việc phân bổ các nguồn lực Quá trình ra quyết định là việc lựa chọn nhiều phương án khác nhau, trong đó mỗi phương án được xem xét bao gồm rất nhiều thông tin của kế toán nhất là thông tin về chi phí đầu tư nhằm đạt được các lợi ích kinh tế cao nhất. Để đảm bảo ra quyết định đúng đắn nhà quản trị cần phải có công cụ thích hợp giúp họ phân biệt được thông tin thích hợp với những thông tin không thích hợp, thông tin nào không thích hợp cần được loại bỏ ra khỏi cơ cấu thông tin cần xem xét và chỉ có những thông tin cần thiết mới thích hợp trong các quyết định kinh doanh. - Quá trình phân tích thông tin thích hợp đối với việc ra quyết định gồm 4 bước sau: + Bước 1: tập hợp thông tin về các khoản thu và chi có liên quan đến các phương án được xem xét. + Bước 2: Loại bỏ chi phí chìm, là những khoản chi phí không thể tránh được ở mọi phương án đầu tư xem xét. + Bước 3: Loại bỏ các khoản thu và chi như nhau ở các phương án đang xem xét. + Bước 4: Những thông tin loại Bỏ ở bước 2 và bước 3 là những thông tin thích hợp trong việc lựa chọn ra quyết định [7, trang 175-176] Trang 50 3.4.3 Quá trình ra quyết định Căn cứ vào thông tin kế toán cung cấp kết hợp với mục tiêu kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra trong từng thời kỳ cụ thể mà nhà quản trị đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp Quá trình ra quyết định bao gồm 6 bước công việc: Bước 1: Làm rõ vấn đề ra quyết định Có khi vấn đề ra quyết định đã rõ ràng, chẳng hạn như: Công ty nhận được 1 đơn đặt hàng đặc biệt với mức giá thấp hơn mức giá bình thường, vấn đề ra quyết định ở đây là chấp nhận hoặc từ chối đơn hàng. Tuy nhiên, nhiều trường hợp vấn đề ra quyết định chưa rõ ràng và khá mơ hồ, chẳng hạn như: khi nhu cầu sản phẩm của công ty giảm sút. Điều gì đã gây ra vấn đề này? Do sự gia tăng cạnh tranh, hay do chất lượng sản phẩm của công ty giảm, hay do sự xuất hiện của các loại sản phẩm mới trên thị trường? Trước khi ra quyết định hành động, nhà quản lý cần làm rõ bài toán ra quyết định là gì? Từ đó mới có những giải pháp, hành động đúng đắn để giải quyết. Bước 2: Lựa chọn tiêu chuẩn Khi bài toán ra quyết định đã xác định, nhà quản lý cần xác định/ lựa chọn tiêu chuẩn ra quyết định. Chẳng hạn tiêu chuẩn ra quyết định là: + Tối đa quá lợi nhuận + Tăng thị phần + Giảm thiểu chi phí + Cải thiện hình ảnh của công ty trước công chúng Lưu ý: có khi các tiêu chuẩn có thể xung đột nhau, chẳng hạn như chi phí sản xuất cần được cắt giảm trong khi chất lượng sản phẩm cần phải được duy trì. Trong những trường hợp này, một tiêu chuẩn sẽ được chọn làm mục tiêu và tiêu chuẩn kia sẽ là ràng buộc. Trang 51 Bước 3: Xác định các phương án ra quyết định Ra quyết định là việc lựa chọn một trong nhiều phương án khác nhau. Đây là bước quan trọng trong quá trình ra quyết định. Chẳng hạn, khi thiết bị sản xuất bị hỏng, có hai phương án lựa chọn ra quyết định - Phương án 1: sửa chữa thiết bị - Phương án 2: thay thế thiết bị Bước 4: xây dựng mô hình ra quyết định Mô hình ra quyết định là hình thức thể hiện đơn giản hóa bài toán ra quyết định, nó sẽ liên kết các yếu tố được liệt kê ở trên: tiêu chuẩn ra quyết định, các ràng buộc và các phương án ra quyết định. Bước 5: Thu thập số liệu Phục vụ cho việc phân tích và ra quyết định của nhà quản lý là một trong những vai trò quan trọng nhất của nhân viên kế toán quản trị. Bước 6: Ra quyết định Mỗi khi bài toán ra quyết định đã được xác định, các tiêu chuẩn được lựa chọn, các phương án so sánh được nhận diện, và các số liệu liên quan đến việc ra quyết định được thu thập, nhà quản lý sẽ tiến hành phân tích và lựa chọn một phương án khả thi nhất. Việc này gọi là ra quyết định [4, trang 139-140] Trang 52 KẾT LUẬN Dự toán là một trong những công tác quan trọng đối với đơn vị tổ chức đặc biệt là các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh. Bởi vì, có dự toán sẽ hướng công việc của chúng ta đi đúng với mục đích đã vạch ra trước đó. Mục đích đó là giảm thiểu chi phí và tối đã hóa lợi nhuận trong điều kiện nguồn lực có hạn. Tuy nhiên, việc lập dự toán sao cho đáp ứng yêu cầu trên quả thật không đơn giản vì vậy đòi hỏi bộ phận lập dự toán phải am hiểu về kiến thức của một nhà quản trị. Đồng thời họ phải được cung cấp kiến thức chuyên môn của kế toán. Có nghĩa là họ phải nắm được nội dung nào là cần thiết, quan trọng và ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp hay mục đích cuối cùng của một tổ chức. Do đó, nội dung trên đã trình bày cơ bản về công tác lập dự toán, nội dung cần thiết hướng tới để phân bổ nguồn lực. Chẳng hạn đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, để tăng lợi nhuận thì phải tăng doanh thu, để tăng doanh thu thì phải bỏ ra thêm chi phí. Chi phí này sẽ phụ thuộc vào nguồn lực mà doanh nghiệp có thể đáp ứng được tùy vào khả năng của doanh nghiệp. Do đó, chi phí chi ra phải thật sự cần thiết, đồng thời không thể không góp phần tạo ra doanh thu. Vì vậy, nội dung chuyên đề do nhóm thực hiện đã nhấn mạnh đến các nội dung cần thiết lập dự toán ngắn hạn nhằm phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất. Trang 53 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Võ Thành Danh, Bùi Văn Trịnh, La Xuân Đào (2000), Giáo trình kế toán phân tích, Nxb Thống Kê 2. PGS.TS Phạm Văn Dược (2006), Kế toán quản trị, Nxb Thống Kê 3. Hồ Phan Minh Đức (2009), Bài giảng 05, Lập dự toán sản xuất kinh doanh, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế 4. Hồ Phan Minh Đức (2009), Bài giảng 08, Thông tin thích hợp cho việc ra quyết định, Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế 5. Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm (2001), Kế toán quản trị, Nxb Thống Kê 6. Lê Thị Bích Ngọc (2007), Quản trị chiến lược, Học viên công nghệ bưu chính viễn thông 7. Tập thể tác giả Khoa Kế Toán – Kiểm Toán (2000), Kế toán Quản trị, Nxb Thống Kê 8. Trang Web: – Th.s Nguyễn Thị Lãnh – Đại học Duy Tân 9. Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Khoa Kế toán - Kiểm toán, Bộ môn Kế toán quản trị (2006), Phân tích hoạt động kinh doanh , Kế toán quản trị, Nxb Thống Kê 10. Trường Đại học Nha Trang, Khoa Kinh tế (2004), Bài giảng kế toán quản trị.