Đề tài Giải pháp tăng cường hiệu lực hoạt động kho - Vận tải tại công ty Đại lý hàng hải Quảng Ninh

định mà thiếu sự đồng bộ, thống nhất, làm cho các DN khó khăn trong việc thi hành các quy định này. Mới đây Nhà nước đã ban hành các quy định cụ thể đối với dịch vụ logistics tạo điều kiện thuận lợi hơn cho các DN hoạt động trong lĩnh vực này ( quy định ở điều 233 -> 240 - mục 4 - Luật thương mại 2005), đây là một bước tiến lớn trong việc đổi mới cơ chế chính sách đối với hoạt động này. 3.3. Kết quả tổng hợp nghiên cứu 3.3.1. Danh mục dịch vụ kho và vận tải của Vosa Quảng Ninh Danh mục dịch vụ kho: - Kho ngoại quan và các dịch vụ kèm theo như làm thủ tục đối với hàng hoá xuất nhập kho ngoại quan. Dịch vụ kho ngoại quan là dịch vụ được KH sử dụng nhiều nhất bởi tính chuyên nghiệp của cán bộ nhân viên công ty trong lĩnh vực này. - Dịch vụ cho thuê mặt bằng kho hoặc thuê bao trọn kho: dịch vụ này thường cung cấp cho các DN vừa và nhỏ, không đủ điều kiện tài chính để sở hữu mặt bằng kho bãi nên thường phải đi thuê của các công ty khác. - Dịch vụ lưu giữ và bảo quản hàng hóa trong kho: hàng hoá được lưu trong kho của công ty, tuỳ theo yêu cầu của KH và chủng loại hàng hoá sẽ được bảo quản trong điều kiện phù hợp. Công ty có thể bảo quản hàng hoá trong các điều kiện đặc biệt như bảo quản hàng đông lạnh… - Dịch vụ đóng gói, dán nhãn bao bì: hàng hoá được lưu trong kho của công ty theo yêu cầu của KH muốn chia tách hàng hoá và đóng gói theo các kích cỡ khác nhau và dán nhãn theo đúng quy định của pháp luật, tuy nhiên loại hình dịch vụ này không chiếm tỉ trọng cao. - Dịch vụ kiểm đếm hàng hoá: đây là loại hình dịch vụ mới của công ty nên chưa phát triển và cũng chưa được đầu tư trang thiết bị kiểm đếm hiện đại. - Dịch vụ cho thuê bồn chứa dung môi ( xăng dầu, dầu thực vật…) - Bên cạnh đó còn có các dịch vụ bổ trợ khác như xếp dỡ hàng hoá, vận chuyển và phân phối hàng. Danh mục dịch vụ vận tải - Dịch vụ vận tải đường biển - Dịch vụ vận tải đường bộ - Dịch vụ vận tải đường hàng không 3.3.2. Tỷ lệ cơ cấu về doanh thu của dịch vụ kho và vận tải Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Thực hiện Tỉ trọng Thực hiện Tỉ trọng (%) Thực hiện Tỉ trọng (%) Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 52,013 100 % 74,411 100 74,912 100 Vận tải đường bộ 15,604 30 % 22,323 30 % 22,474 30 % Vận tải đường biển 18,204 35% 26,788 36 % 28,466 38 % Vận tải hàng không 0,780 1,5 % 1,488 2 % 1,498 2 % Kho, bãi 5,201 10 % 7,441 10% 7,491 10 % Dịch vụ khác 12,224 23,5 % 16,371 22% 14,983 20 % Bảng 3.4 : Tỷ lệ cơ cấu doanh thu của các hoạt động dịch vụ của Vosa Quảng Ninh ( Nguồn: Phòng Kế toán) 0 5000 10000 15000 20000 25000 30000 2006 2007 2008 Vận tải đường bộ Vận tải đường biển Vận tải hàng không Kho, bãi Dịch vụ khác Biểu đồ 3.5: Doanh thu các hoạt động dịch vụ của Vosa Quảng Ninh Hoạt động vận tải đường biển là hoạt động chính, chiếm tỉ trọng doanh thu cao nhất từ 35% -> 38% và tăng qua các năm. Hoạt động vận tải đường biển là hoạt động chủ chốt của công ty, cũng do chức năng, nhiệm vụ của công ty quy định, dưới hình thức là một đại lý hàng hải nên thường thu hút KH có nhu cầu về vận chuyển hàng hoá đường biển. Bên cạnh đó phương thức vận tải đường biển là phương thức vận tải có chi phí thấp, và chuyên chở được nhiều loại hàng cồng kềnh, do đó nhu cầu về vận tải đường biển nói chung cũng rất lớn. Nguyên nhân của việc tăng doanh thu hoạt động vận tải đường biển chính là do đầu năm 2008, cảng Cái Lân và cảng Hải phòng – hàng hoá vận chuyển ở khu vực phía Bắc đều lưu thông qua các cảng này đã mở rộng thêm cầu tàu, có khả năng đón nhiều tàu cập cảng và đón được tàu có trọng tải lớn, thuận lợi hơn trong việc bốc dỡ hàng. Hoạt động vận tải đường bộ có tỉ trọng doanh thu đứng thứ hai trong số các hoạt động cuả công ty - chiếm 30% trong tổng doanh thu. Đây là phương thức vận chuyển nội địa phổ biến, linh hoạt và chi phí trung bình do đó được nhiều công ty lựa chọn. Tỉ trọng hoạt động vận tải đường bộ mặc dù không tăng nhưng doanh thu qua các năm đều tăng vì công ty có tập KH ổn định và thường xuyên, các KH này có khối lượng hàng hoá lưu chuyển lớn, đặc biệt là Vigalacera Tiên Sơn với các mặt hàng vật liệu xây dựng được tiêu thụ mạnh trong năm vừa qua. Hoạt động vận tải hàng không có tỉ trọng thấp nhất – từ 1,5% đến 2%, các hợp đồng vận chuyển hàng hoá đường hàng không của công ty chủ yếu là các kiện nhỏ lẻ hoặc hàng hoá đặc biệt và chi phí cao, tuy nhiên giá trị của các hợp đồng vận chuyển này thường cao. Hoạt động kho chiếm 10% tỉ trọng doanh thu của công ty. Hoạt động kho cũng là một trong những hoạt động chính của công ty và công ty đang có hướng phát triển. Chính vì ưu thế của các kho của công ty là ở gần các cảng biển hay ở khu vực cửa khẩu nên lượng hàng hoá lưu chuyển qua kho khá lớn. Kho bãi Cái Lân ở cảng Cái Lân với diện tích bãi Container lên là 12.000 m2, đây là một trong các bãi container lớn ở khu vực cảng biển phía Bắc, có sức chứa các container lớn, bên cạnh đó bãi container này nằm ngay trong khu vực cảng Cái Lân nên các DN có nhu cầu về dịch vụ kho bãi thuận lợi trong việc vận chuyển hàng hoá. Kho bãi Móng Cái ở cửa khẩu Vạn Gia – Móng Cái với diện tích 10.000 m2 cũng là bãi container với sức chứa lớn, luôn đáp ứng tối đa nhu cầu của KH. Bên cạnh đó, công ty còn có bồn chứa dầu thực vật và dầu diezel: 2 bồn với thể tích mỗi bồn là 3.200 CBM, mặc dù công nghệ đầu tư chưa cao nhưng thể tích bồn chứa lớn có khả năng cải tạo để sử dụng trong lâu dài. 3.3.3. Chất lượng dịch vụ kho và vận tải 3.3.3.1. Chất lượng dịch vụ vận tải Qua việc khảo sát 10 KH tiêu biểu của công ty, các KH đã xếp hạng 9 tiêu thức theo mức độ đáp ứng chất lượng dịch vụ vận tải của Vosa Quảng Ninh như sau: Sơ đồ 3.7: Các tiêu chí xếp hạng chất lượng dịch vụ vận tải qua đánh giá của KH Các tiêu chí được tính điểm từ 1->5, tương ứng là mức độ từ rất tốt đến kém. Tiêu chí có mức điểm thấp thì đạt mức tốt hơn. ( I ) Nhóm các tiêu chí về nguồn lực Tính linh hoạt: đó là khả năng đáp ứng nhanh chóng và kịp thời của công ty trong các tình huống ngoài kế hoạch và hợp đồng vận chuyển như khối lượng vận chuyển lớn hơn so với dự kiến, vận chuyển trong điều kiện thời tiết không thuận lợi… Ở tiêu chí được KH đánh giá ở mức độ bình thường, có nghĩa là tính linh hoạt của dịch vụ này chưa cao, công ty vẫn có thể phục vụ KH ở các trường hợp ngoài hợp đồng nhưng thời gian để công ty có thể huy động phương tiện vận tải đáp ứng nhu cầu phát sinh sẽ kéo dài do công ty không thể chủ động về phương tiện vận tải mà phải đi thuê phương tiện của các công ty khác. Năng lực vận chuyển thể hiện ở khối lượng hàng hoá và địa bàn vận chuyển mà công ty có thể đảm nhiệm được. Ở tiêu chí này KH cũng đánh giá ở mức độ 2,7 điểm (trên mức bình thường). Thường thì công ty chỉ có khả năng vận chuyển hàng hoá với khối lượng lớn, quãng đường xa bằng phương thức vận tải đường biển vì giá thành rẻ hơn, còn vận tải đường bộ giá thành đắt hơn nhiều, mặc dù có tính linh hoạt cao hơn. Bên cạnh đó công ty vẫn có thể thực hiện các hợp đồng vận chuyển đường bộ với khoảng cách xa theo yêu cầu của KH, vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng. ( II ) Nhóm các tiêu chí về đầu ra dịch vụ Tính an toàn được KH đánh giá với mức điểm thấp nhất (1,8), ở mức tốt. Trong suốt thời gian hoạt động dài, công ty luôn đặt việc đảm bảo an toàn hàng hoá lên vị trí đầu tiên. Để đảm bảo an toàn cho hàng hoá, công ty thường cử các nhân viên giám sát theo chuyến hàng, đối với hàng đã đóng trong container thì được kiểm tra và kẹp chì cẩn thận. Chính vì vậy việc để thất thoát hàng hoá của KH trong quá trình vận chuyển là việc rất ít, hầu như không có KH nào phàn nàn về việc thất thoát khối lượng hàng hoá lớn, trong năm 2008 vừa qua công ty không phải bồi thường cho việc thất thoát hàng hoá ở hợp đồng nào. Thời gian vận chuyển được KH đánh giá ở mức thấp (3,2), dưới mức bình thường. Thời gian vận chuyển được đánh giá ở hai khía cạnh đó là tốc độ vận chuyển và thời gian bốc dỡ hàng hoá sang phương tiện khác, điều này phổ biến ở phương thức vận tải đa phương thức. KH thường phàn nàn về việc hàng hoá không đến đúng thời gian quy định trong hợp đồng, thời gian chênh lệch tương đối lớn (Khoảng 10 ngày), do đó gây trở ngại trong kế hoạch kinh doanh của KH. Giá cả là tiêu chí được KH đánh giá ở mức độ Tốt (1,9). Mức cước vận tải mà công ty đưa ra luôn ở mức cạnh tranh, thu hút KH. Việc đưa ra mức cước vận tải cho KH luôn phụ thuộc vào mức cước mà công ty thoả thuận được với các hãng tàu, hãng vận tải mà công ty mua cước của họ, mức cước chênh lệch mà công ty được hưởng dao động từ 10% ->30%. Bên cạnh đó, thông qua việc khai thác tính quy mô trong vận tải và sự chênh lệch nhau giữa cước phí vận chuyển lô hàng lớn so với lô hàng nhỏ mà công ty đưa ra được mức cước cạnh tranh, ưu đãi cho KH. Độ tin cậy thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ chuyên chở hàng hoá. Ở tiêu chí này KH đánh giá mức điểm mức điểm là 2,3 – khá tốt. Mặc dù thời gian vận chuyển của công ty là một vấn đề với KH, nhưng bên cạnh đó công ty lại tạo được sự tin tưởng đối với KH bởi chất lượng dịch vụ vận tải của công ty luôn ổn định, không là ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh của KH. ( III ) Nhóm tiêu chí về quá trình cung cấp dịch vụ Thái độ và tác phong của nhân viên được KH đánh giá ở mức độ Tốt (1,8). Lực lượng lao động phục vụ trong hoạt động dịch vụ vận tải khá nhiều so với các hoạt động khác. Các nhân viên của công ty tiếp xúc trực tiếp với KH có thể kể đến 2 nhóm nhân viên. Nhân viên Sale có nhiệm vụ tìm kiếm và phát triển KH, luôn giữ mối quan hệ tốt để duy trì hoạt lâu dài với KH của mình. Nhóm còn lại là các nhân viên có nhiệm vụ triển khai hợp đồng, hoàn tất bộ hồ sơ và các thủ tục để tiến hành cung cấp dịch vụ cho KH một cách nhanh nhất, ngoài ra các nhân viên này còn có nhiệm giám sát quá trình giao nhận hàng hoá trong vận tải. Nói chung, nguồn nhân lực của công ty đa số là nhân lực trẻ nên họ rất năng động và có tinh thần trách nhiệm trong công việc, gây được thiện cảm cho KH. Mức độ ứng dụng CNTT được xếp hạng ở mức thấp nhất, chỉ đạt mức trung bình (3,4). Việc ứng dụng CNTT trong các hoạt động nói chung của công ty và hoạt động vận tải nói riêng còn kém, chỉ dừng lại ở việc nối mạng LAN trong toàn công ty. Quá trình giao dịch với KH thì chưa sử dụng ứng dụng CNTT hiện đại nào để thuận lợi và nhanh chóng hơn. ( IV ) Nhóm các tiêu chí về quản lý Hiện tại công ty được lãnh đạo bởi đội ngũ quản lý có năng lực tốt, có trình độ và kinh nghiệm chuyên môn cao, nên trong nội bộ công ty luôn thống nhất hoạt động một cách đồng bộ. Đối với KH, họ đánh giá về trình độ tiếp nhận và xử lý thông tin KH của công ty ở mức bình thường, việc tiếp nhận thông tin về hàng hoá hay yêu cầu về dịch vụ của KH luôn luôn được đảm bảo thông suốt và nhanh chóng. Mặc dù công ty có sự cố gắng trong việc tiếp nhận và xử lý thông tin KH một cách nhanh chóng nhất nhưng do chưa áp dụng CNTT nên vẫn gặp trở ngại về tính linh hoạt trong xử lý các sự cố khi phải thông qua quyết định của ban giám đốc. 3.3.3.2. Chất lượng dịch vụ kho Qua việc khảo sát 10 KH tiêu biểu của công ty, các KH đã xếp hạng 8 tiêu thức theo mức độ đáp ứng chất lượng dịch vụ kho của Vosa Quảng Ninh như sau: Sơ đồ 3.9 : Các tiêu chí xếp hạng dịch vụ kho qua đánh giá của KH Các tiêu chí được tính điểm từ 1->5, tương ứng là mức độ từ rất tốt đến kém. Tiêu chí có mức điểm thấp thì đạt mức tốt hơn. ( I ) Nhóm các tiêu chí về nguồn lực: Cơ sở vật chất: bao gồm vị trí và quy mô kho bãi. Tiêu chí này được KH đánh giá mức điểm 1,9 (Tốt). Hiện tại công ty sở hữu hai kho bãi: tại cảng Cái Lân với diện tích bãi container là 12.000 m2 và kho kín là 2.000 m2 ( cấu trúc: độ cao mái 10m, cửa 4m x 4m, khung cửa thép) tại cửa khẩu Vạn Gia (Móng Cái) với diện tích bãi container là 10.000 m2. Trước tiên xét về vị trí kho bãi của công ty rất thuận lợi với tuyến đường giao thông và tuyến đường lưu thông hàng hoá: nằm cạnh quốc lộ 18A, cách cầu Bãi Cháy 2km, cạnh cảng Cái Lân nên thuận tiện cho việc vận chuyển và xếp dỡ hàng hoá nên thu hút được nhiều KH. Về quy mô kho bãi, với diện tích bãi container(12.000m2) lớn hơn nhiều so với các công ty khác trên địa bàn tỉnh (có diện tích trung bình < 10.000 m2 ) với sức chứa tổng cộng 30.000 tấn nên thu hút được nhiều KH, thuận tiện cho việc chuyên chở hàng hoá trong khu vực kho bãi. Tuy nhiên, diện tích kho kín của công ty còn nhỏ nên chưa đủ điều kiện đáp ứng nhu cầu lớn của KH. Thiết bị và công nghệ kho bao gồm các thiết bị bảo quản hàng hoá, thiết bị vận chuyển, xếp dỡ hàng hoá, thiết bị cân đong đo hàng, các thiết bị phòng chống cháy nổ và phòng chống bão lụt được KH đánh giá thấp, chỉ đạt mức điểm 3,2. Đây là một điểm yếu của hệ thống kho tại công ty, do diện tích kho kín nhỏ nên công ty cũng không chú trọng đầu tư trang thiết bị kho hiện đại, chủ yếu là các thiết bị thiết yếu với modern cũ. ( II ) Nhóm các tiêu chí về đầu ra dịch vụ Thời gian cung cấp dịch vụ được đánh giá ở mức khá tốt (2,6 điểm). Thời gian cung cấp dịch vụ có thể xét tới đó là thời gian mà công ty hoàn thành các dịch vụ liên quan tới kho bãi theo yêu cầu của KH và thời gian mà công ty có thể cho KH thuê để lưu kho hàng hoá của họ. Theo nhận xét của KH, thời gian công ty hoàn thành các dịch vụ liên quan tới kho bãi như quá trình nhập hàng, xuất hàng và làm các giấy tờ, chứng từ liên quan cũng khá nhanh và có tính chuyên nghiệp. Còn thời gian mà công ty có thể cung cấp dịch vụ cho thuê kho đối với KH thì không dài, công ty thường cho thuê kho với thời gian ngắn và trung bình (tối đa 5 tháng), hàng hoá lưu chuyển qua kho nhanh vì diện tích kho hẹp. Độ tin cậy với dịch vụ kho của công ty được KH đánh giá cao. Đối với việc lưu container ở bãi container của công ty luôn được bảo vệ 24/24h, đảm bảo tính nguyên vẹn trong việc kẹp chì các container. Đối với hàng hoá lưu trong kho kín, các nhân viên kho luôn đảm bảo toàn vẹn hàng hoá từ khâu nhập hàng, bảo quản hàng và xuất hàng vì được thực hiện theo quy trình quy định chặt chẽ của công ty do đó khó có thể xảy ra mất mát hàng hoá. Việc để thất thoát hàng hoá lưu kho sẽ được quy trách nhiệm trực tiếp với nhân viên quản lý kho khu vực đó, do đó nâng cao tinh thần trách nhiệm của các nhân viên. Giá cả dịch vụ kho cũng được KH đánh giá tốt. Vì công ty sở hữu mặt bằng kho bãi rộng do đó tạo ra ưu thế về tính quy mô, nên giá cả dịch vụ kho của công ty đưa ra luôn là giá cả cạnh tranh và ưu đãi với KH thường xuyên của công ty. ( III ) Nhóm các tiêu chí về quá trình cung cấp dịch vụ: Thái độ và tác phong của nhân viên được đánh giá mức điểm 2 (tốt). Đội ngũ nhân viên kho của công ty tuy mỏng nhưng lại là đội ngũ có kinh nghiệm chuyên môn cao, tác phong nhanh nhẹn, làm việc chính xác, tạo dựng được niềm tin cho KH. Mức độ ứng dụng CNTT trong việc cung cấp dịch vụ kho của công ty ở mức trên trung bình, được đánh giá thấp nhất, vì đối với việc cung cấp dịch vụ kho bãi công ty chưa sử dụng bất kỳ một phần mềm quản lý kho nào, các thông tin từ kho của công ty không được kết nối trực tiếp với toàn công ty như các bộ phận khác nên gây nhiều trở ngại trong quá trình cung cấp dịch vụ. ( IV ) Nhóm các tiêu chí về quản lý: ta xét đến tiêu thức về trình độ tiếp nhận và xử lý thông tin được KH đánh giá ở mức trên trung bình (3,2 điểm). Thông tin về KH về loại hàng cũng như các yêu cầu về dịch vụ kho của KH ở bộ phận kho tiếp nhận và xử lý mất nhiều thời gian bởi việc công ty chưa có các ứng dụng CNTT cho hoạt động quản lý kho. 3.3.4. Quy trình cung ứng dịch vụ kho và vận tải 3.3.4.1. Quy trình cung ứng dịch vụ vận tải - Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu vận chuyển - Bước 2: Kiểm tra và chuẩn bị cho quá trình vận chuyển. Tiến hành kiểm tra về khối lượng, đặc điểm hàng hóa, quy cách đóng kiện hàng; Xác định tuyến đường vận chuyển hàng, người giao nhận hàng; Tính toán thời gian vận chuyển; Chuẩn bị phương tiện vận chuyển phù hợp và tiết kiệm chi phí tối đa; Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa nhằm đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch vận chuyển. - Bước 3: Người vận chuyển phải thực hiện đầy đủ trình tự và thủ tục vận chuyển: Đầu tiên là nhận hàng và giấy tờ liên quan, ký giấy nhận hàng, tiến hành vận chuyển hàng hóa theo đúng kế hoạch, sau đó tiến hành giao hàng, giấy tờ liên quan và ký giấy giao hàng. Trong quá trình vận chuyển, nếu có vướng mắc hay sự cố xảy ra thì báo cáo trưởng phòng về sự cố đó, tùy mức độ có thể báo cáo lên Ban giám đốc để chỉ đạo giải quyết. - Bước 4: Sau khi đã hoàn thành việc vận chuyển hàng hóa thì tiến hành tập hợp, lập báo cáo và thanh toán các chi phí. Các báo cáo tổng hợp được gửi đến phòng Kế toán, Ban giám đốc và phòng Đại lý vận tải và thuê tàu. - Bước 5: Sau khi hoàn tất toàn bộ quá trình thì tiến hành lưu hồ sơ theo quy định. 3.3.4.2. Quy trình cung ứng dịch vụ kho Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất nhập kho. Yêu cầu này có thể đến từ các bộ phận, phòng ban khác hoặc trực tiếp từ KH. Bước 2: Xác định sơ bộ quy cách hàng hóa để có cơ sở và phương án thực hiện việc xuất nhập hàng. Cần xác định chính xác khối lượng, đặc điểm hàng hóa, phương tiện vận chuyển hàng hóa để tránh nhầm lẫn. Kiểm tra cả thời gian nhập xuất kho, vị trí xếp hàng và chuẩn bị nhân lực, phương tiện làm hàng, kiểm tra diện tích kho bãi cũng như các điều kiện cần thiết khác. Sau đó cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho việc xuất nhập hàng trong kho. Bước 4: Đối với hàng nhập kho, sau khi kiểm tra xác nhận tình trạng, số lượng hàng hóa, thời gian nhập hàng thì lập phiếu nhập kho và tiến hành nhập hàng vào trong kho. Nếu tình trạng hàng hóa khác trong giấy tờ nhận được thì cần lập biên bản bất thường về tình trạng hàng hóa. Bước 5: Đối với hàng xuất kho, cần xác định xem số lượng hàng trên chứng từ và lượng hàng thực tế tồn kho có phù hợp hay không. Nếu phù hợp với yêu cầu xuất kho thì lập kế hoạch xuất kho. Trước hết cần lập hồ sơ nhập đối ứng. Hồ sơ này tùy từng KH mà có sự khác biệt, tuy nhiên thông thường gồm có: 02 tờ khai nhập, 01 phiếu đóng gói hàng hóa, 01 hóa đơn, 01 thông báo gửi hàng, 01 đặt hàng, báo cáo nợ chứng từ, 01 bản sao để lưu. Sau đó tiến hành làm thủ tục xuất kho. Việc xuất kho được tiến hành theo quy tắc FIFO (nhập trước xuất trước). Bước 6: Sau khi hoàn thành công việc xuất nhập kho hàng hóa thì bộ phận kho lập báo cáo nhập xuất hàng, thanh toán chi phí, báo cáo thu gửi phòng Kế toán, báo cáo khối lượng hoàn thành gửi cho Ban giám đốc và tiến hành lưu giữ hồ sơ theo quy định 3.3.5. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu lực hoạt động kho và vận tải 3.3.5.1. Khối lượng hàng hoá vận chuyển Đơn vị: tấn 2006 2007 2008 Khối lượng Tỉ trọng Khối lượng Tỉ trọng Khối lượng Tỉ trọng (%) Tổng khối lượng 215.450 100 % 276.890 100 % 355.800 100 % Vận tải đường bộ 102.080 47,38 % 124.572 44,99 % 153.990 43,28 % Vận tải đường biển 110.526 51,3 % 148.413 53,6 % 196.401 55,2 % Vận tải hàng không 2.844 1,32 % 3.905 1,41 % 5.409 1,52 % Bảng 3.10: Tỉ trọng khối lượng hàng hoá trong hoạt động vận tải (Nguồn: Phòng Đại lý vận tải và thuê tàu) Khối lượng hàng hoá vận tải bằng đường biển chiếm tỉ trọng cao nhất, trên 50% qua các năm, điều này cũng dễ dàng lí giải bởi vận tải biển là loại hình có năng lực vận tải lớn, các tàu chuyên chở có tải trọng lớn có thể chở được hàng hoá cồng kềnh, khối lượng lớn, lại có thể chạy nhiều tàu trong cùng một thời gian và trên cùng một tuyến đường, giá thành thấp hơn các phương thức vận tải khác, chính vì thế loại hình vận tải này được nhiều DN lựa chọn. Vận tải hàng không ít được các DN lựa chọn hơn bởi giá thành đắt và vẫn phải kết hợp cùng với phương thức vận tải khác như đường bộ. 3.3.5.2. Cơ cấu mặt hàng lưu chuyển qua kho Đơn vị: tấn Stt 2006 2007 2008 Khối lượng Tỉ trọng Khối lượng Tỉ trọng Khối lượng Tỉ trọng 1 Tổng khối lượng 129.400 100% 139.720 100% 151.350 100% 2 Vật liệu xây dựng 45.354 35,2% 48.465 34,7% 51.135 33,8% 3 Thép phế liệu 15.367 11,9% 15.985 11,4% 16.091 10,6% 4 Thức ăn gia súc 10.657 8,2% 11.079 7,9% 12.437 8,2% 5 Lúa mì 34.168 26,4% 36.985 26,5% 40.458 26,7% 6 Phân đạm 8.467 6,5% 9.145 6,5% 9.859 6,5% 7 Hàng thủ công mỹ nghệ 3.679 2,8 % 3.985 2,9% 4.740 3,1% 8 Hàng đông lạnh 10.452 8,1% 12.456 8,9% 14.090 9,3% 9 Hàng khác 1.256 0,9% 1.620 1,2% 2.540 1,8% Bảng 3.11: Cơ cấu mặt hàng lưu chuyển qua kho ( Nguồn: Kho Cái Lân và Kho Vạn Gia) Cơ cấu mặt hàng lưu chuyển qua kho của công ty Vosa Quảng Ninh rất đa dạng và có tỉ trọng tăng qua các năm. Mặt hàng chiếm khối lương cao nhất đó là hàng vật liệu xây dựng chiếm trên 30% qua các năm, mặt hàng này chủ yếu là của công ty Vigalacera Tiên Sơn, Viglacera Hạ Long… Đây là mặt hàng có khối lượng lớn nhưng dễ bảo quản và kiểm soát số lượng hàng nên việc lưu kho, bảo quản hàng hoá dễ dàng hơn. Bên cạnh đó các hàng lương thực thực phẩm : lúa mì và hàng đông lạnh cũng chiếm tỉ trọng lớn, lúa mì chiếm khoảng 26%, hàng đông lạnh chiếm trên 10%. Hai mặt hàng này chủ yếu là hàng XNK từ Trung Quốc, thời gian bảo quản ngắn ngày, và là mặt hàng lưu chuyển thường xuyên qua kho, chủ yếu là dưới hình thức tạm nhập tái xuất. Những mặt hàng kể lưu kho với khối lượng lớn nhưng thời gian lưu kho ngắn, chủ yếu các DN thuê loại hình kho bảo quan, hàng hóa lưu trong kho thời gian ngắn để làm thủ tục, giấy tờ thông quan XNK vì điều kiện cơ sở vật chất và thiết bị kho chưa cho phép công ty cung cấp dịch vụ bảo quản hàng hoá trong thời gian dài. Kết luận chương III: Trong chương 3 luận văn đã trình bày được tổng quan tình hình công ty nói chung và các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động kho vận của công ty. Trong chương này đã phân tích được cơ cấu dịch vụ kho, vận của công ty, đánh giá được chất lượng dịch vụ công ty cung cấp cho KH qua việc điều tra KH. Cùng với đó luận văn đã trình bày quy trình cung ứng dịch vụ kho, vận tải tại công ty và nêu được chỉ tiêu đánh giá hiệu lực hoạt động của hai loại hình dịch vụ này. CHƯƠNG IV: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỂ TĂNG CƯỜNG HIỆU LỰC HOẠT ĐỘNG KHO – VẬN TẢI TẠI CÔNG TY ĐẠI LÝ HÀNG HẢI QUẢNG NINH 4.1. Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu trong hoạt động kho, vận của công ty Đại lý Hàng hải Quảng Ninh 4.1.1. Điểm mạnh Danh mục dịch vụ kho và vận tải Đối với danh mục dịch vụ kho, bên cạnh các dịch vụ kho đối với hàng hoá thông thường, công ty còn cung cấp dịch vụ cho thuê bồn chứa dung môi như xăng dầu, hay dầu thực vật…, loại hình bồn chứa này ít gặp hơn đối với các công ty khác, trong thời gian tới công ty sẽ đầu tư để phát triển loại hình dịch vụ này. Đối với dịch vụ vận tải, là thế mạnh của công ty, công ty đã chuyển dần từ một đơn vị thuần làm đại lý thực hiện các lô hàng chỉ định sang việc cung cấp cho KH một chuỗi các dịch vụ vận tải đa phương thức. Dịch vụ vận tải luôn chiếm tỉ trọng cao trong doanh thu hàng năm của công ty, điều đó có thể thấy qua danh mục dịch vụ vận tải công ty cung cấp rất đầy đủ, từ vận tải đường biến, đường bộ và đường hàng không đến việc phối kết hợp các phương thức vận tải đó để tư vấn, cung cấp cho KH quãng đường vận tải với các phương thức vận tải thuận lợi nhất với chi phí tiết kiệm nhất. Cơ cấu dịch vụ kho và vận tải Đối với cơ cấu dịch vụ kho và vận tải tại công ty cũng là xu hướng chung của tất cả các công ty kinh doanh dịch vụ logistics khác. Nếu so sánh về nguồn lợi mà hay hoạt động này mang lại cho công ty thì hoạt động vận tải luôn chiếm nhiều hơn. Tại Vosa Quảng Ninh, hoạt động vận tải chiếm khoảng 70% tổng doanh thu, còn hoạt động kho chỉ chiếm khoảng 10% tổng doanh thu. Như vậy hoạt động vận tải mang lại doanh thu gấp 7 lần so với hoạt động kho. Bên cạnh đó, Vosa Quảng Ninh hoạt động dưới hình thức là một Đại lý hàng hải, do đó hoạt động vận tải cần phải chú trọng và ưu tiên hơn là việc nên làm, cơ cấu dịch vụ kho, vận này của công ty cần phải duy trì và phát huy. Ta có thể thấy dịch vụ vận tải mang lại nguồn lợi lớn hơn, dịch vụ này có chi phí cố định thấp, hoạt động linh hoạt và nhu cầu của KH cao và thường xuyên hơn, còn dịch vu kho đòi hỏi chi phí cố định cao hơn nhiều lần, cùng với đó là các điều kiện trang thiết bị máy móc đầu tư để duy trì hoạt động kho tốt cũng rất lớn, việc thu hồi lại vốn kéo dài hơn. Chất lượng dịch vụ kho và vận tải * Chất lượng dịch vụ kho - Về nguồn lực Điểm mạnh đầu tiên ta có thể nhận thấy trong việc cung cấp dịch vụ kho của Vosa Quảng Ninh đó là vị trí kho bãi, công ty sở hữu hai kho bãi tại Quảng Ninh: một bãi container tại cảng Cái Lân với diện tích 12.000 m2, một kho kín tại cảng Cái Lân với diện tích 2.000m2, một bãi container ở cửa khẩu Móng Cái với diện tích 10.000 m2, đây là những vị trí rất thuận lợi cho việc chuyên chở hàng hoá và cũng là trung tâm phân phối hàng hoá của tỉnh Quảng Ninh. Đặc biệt kho bãi tại Cái Lân, kho nằm ngay trong khu vực cảng Cái Lân - cảng nước sâu nhất tại miền Bắc, thường xuyên có tàu trọng tải lớn cập cảng, những tàu này thường có nhu cầu thuê kho bãi ngay tại khu vực đó để thuận tiện cho việc chuyên chở, bốc xếp hàng hoá và đảm bảo an toàn hàng hoá, đặc biệt đối với những hàng hoá tạm nhập, tái xuất. - Về đầu ra dịch vụ Công ty cung cấp cho KH dịch vụ kho với độ tin cậy cao. Độ tin cậy ở đây được thể hiện qua việc bảo quản toàn vẹn hàng hoá lưu kho. Công ty hạn chế tối đa truờng hợp gây mất mát hàng hoá của KH bằng việc cử các nhân viên giám sát kho 24/24h. Công ty cam kết đảm bảo với KH về việc cung cấp dịch vụ kho tốt nhất và an toàn tuyệt đối, hàng hoá được bảo quản trong điều kiện thích hợp, nếu đẻ xảy ra mất mát và hư hỏng nào thì công ty sẽ chịu mọi trách nhiệm. Chính vì thế, công ty luôn đảm bảo độ tin cậy cao cho KH nên được rất nhiều KH thường xuyên tin tưởng và sử dụng dịch vụ lâu dài. - Về quá trình cung cấp dịch vụ Đội ngũ cán bộ công nhân viên hoạt động trong lĩnh vực kho có nhiều kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn cao. Đây là nguồn lao động làm việc lâu năm tại công ty, cung ứng dịch vụ tại kho cho các KH thường xuyên của công ty nên họ nắm bắt nhanh nhạy yêu cầu của KH hơn, kinh nghiệm tiếp xúc với KH thường xuyên tạo sự thuận tiện và nhanh chóng hơn trong công việc. Bên cạnh đó, tác phong làm việc của đội ngũ nhân viên kho được đánh giá là nhanh nhẹn, đặc biệt trong việc làm các thủ tục giấy tờ, mặc dù các thủ tục tại kho không được thao tác trên máy tính nhưng do có kinh nghiệm lâu năm nên việc xử lý không mất nhiều thời gian của KH. * Chất lượng dịch vụ vận tải - Về năng lực vận chuyển: Năng lực vận chuyển của công ty được đánh giá cao ở khả năng vận chuyển hàng siêu trường, siêu trọng. Công ty thường xuyên thực hiện rất nhiều hợp đồng cho các dự án lớn, có thể kể đến một số dự án tiêu biểu trong thời gian vừa qua như dự án khu liên hợp thể thao quốc gia Mỹ Đình với Hanoi International Stadium Group, dự án xây dựng cầu Bãi Cháy với Mitsui Joint Operation (Nhật), dự án xây dựng nhà máy gỗ ván MDF – COSEVCO với công ty xây dựng 78… với khối lượng vận chuyển của hợp đồng lên tới hàng nghìn tấn/dự án. - Về đầu ra dịch vụ Tính an toàn của dịch vụ vận tải luôn được công ty đặt lên hàng đầu, là một ưu thế của công ty để tạo niềm tin cho KH. Trong quá trình vận chuyển không để xảy ra tai nạn gây thiệt hại về người và hàng hoá bằng việc luôn kiểm tra chặt chẽ độ an toàn của phuơng tiện vận tải khi thuê của các hãng vận tải khác, đảm bảo phương tiện vận tải đó đủ điều kiện và năng lực vận chuyển khối lượng hàng theo yêu cầu. - Về quá trình cung cấp dịch vụ Yếu tố thái độ và tác phong của nhân viên trong bộ phận dịch vụ vận tải là một điểm mạnh của công ty cần phát huy. Đội ngũ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực vận tải chủ yếu là những người trẻ, có tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình với công việc và sẵn sàng chấp nhận làm việc ở những điều kiện đặc biệt, nhanh chóng giải đáp các ý kiến thắc mắc của KH. Những nhân viên này luôn tận tình trong việc hướng dẫn KH làm các thủ tục giấy tờ giao nhận vận tải để mang lại lợi ích lớn nhất cho KH. Quy trình cung ứng dịch vụ Xét chung cả quy trình cung ứng dịch vụ kho và vận tải, công ty cung cấp dịch vụ cho KH với một quy trình rõ ràng, chi tiết, cụ thể, đảm bảo cho nhân viên và KH thực hiện một cách dễ dàng nhất, không gây phiền hà và phát sinh các thủ tục không cần thiết trong quy trình cung ứng. Ta có thể thấy rất ró ở đây quy trình nói chung đều qua các khâu cần thiết. Khâu đầu tiên là tiếp nhận thông tin về yêu cầu dịch vụ của KH, ở bước này các nhân viên tiếp nhận thông tin có thể đánh giá sơ bộ về yêu cầu của KH, tuỳ thuộc vào năng lực của công ty có thể bố trí điều kiện cơ sở vật chất để phục vụ KH hay không. Khi xem xét có đầy đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu của KH thì mới chấp nhận thực hiện giao dịch với KH, tránh gây phiền phức cho KH khi không đủ khả năng cung cấp dịch vụ. Khâu tiếp theo là thực hiện việc cung cấp dịch vụ. Các công việc trong quá trình cung cấp dịch vụ được công ty nêu ra rất cụ thể và có các yêu cầu rõ ràng trong các bước đó, đặc biệt là việc làm các thủ tục, giấy tờ liên quan đến vận chuyển. Khâu cuối cùng là báo cáo tổng hợp kết quả của hợp đồng cung ứng dịch vụ, trong bước này cũng yêu cầu nhân viên phải báo cáo lên ban giám đốc và lưu hồ sơ giao dịch. 4.1.2. Điểm yếu Chất lượng dịch vụ kho và vận tải * Chất lượng dịch vụ kho - Về nguồn lực: Đối với nguồn lực trong hoạt động kho của công ty có một số điểm yếu sau: Về quy mô kho: mặc dù công ty có diện tích bãi container rộng nhưng diện tích kho kín lại rất nhỏ, công ty chỉ sở hữu một kho kín tại cảng Cái Lân với diện tích 2.000 m2, có sức chứa rất ít, không thể chứa được những hàng hoá cồng kềnh, có khối lượng lớn, nên việc đáp ứng nhu cầu của KH gặp nhiều hạn chế. Bên cạnh đó, công ty chỉ có 2 kho tại Quảng Ninh mà không có kho ở Hà Nội và Hải Phòng – hai thành phố lớn có lượng hàng hoá lưu thông và phân phối thường xuyên. Thiết bị và công nghệ kho của công ty còn yếu kém, thiếu tính đồng bộ. Hiện tại trong nhà kho của công ty chỉ có 04 xe nâng với trọng tải 500 tấn/xe, cân hàng và hệ thống các giá kệ kho hàng đã cũ trọng lượng có thể nâng đỡ được rất thấp, ngoài ra là còn có các thiết bị phòng cháy chữa cháy cần thiết khác để đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Ở bãi container có 01 hệ thồng cần cẩu nâng và xếp dỡ các container hàng hoá. - Về quá trình cung cấp dịch vụ Đáng chú ý ở đây là hệ thống CNTT ứng dụng trong quá trình cung cấp dịch vụ kho còn rất yếu kém. Việc ứng dụng CNTT chỉ dừng lại ở việc trang bị hệ thống máy tính để nhập dữ liệu về hàng hoá thông thường mà không sử dụng phần mềm quản lý kho nào, gây chậm trễ cho quá trình cung ứng dịch vụ. - Về quản lý kho cũng là điểm yếu, tương tự như quá trình cung cấp dịch vụ, việc quản lý kho của công ty không thực hiện trên hệ thống máy móc hiện đại, không được trang bị phần mềm quản lý kho thiết yếu mà hầu như rất nhiều công ty logistics hiện nay đang áp dụng. * Chất lượng dịch vụ vận tải - Về nguồn lực: điểm yếu của công ty đó chính là công ty không sở hữu bất kỳ một loại phương tiện vận tải nào, việc này sẽ gây khó khăn cho quá trình cung ứng dịch vụ của công ty, bởi công ty không thể chủ động trong việc sắp xếp các lịch trình vận chuyển, điều chuyển phương tiện vận tải thích hợp mà phải phụ thuộc và hãng vận tải mà công ty đi thuê phương tiện của họ, ảnh hưởng đến năng lực vận chuyển của công ty. - Về quá trình cung cấp dịch vụ: cũng giống như hoạt động kho, quá trình cung cấp dịch vụ vận tải cũng có điểm yếu là chưa ứng dụng CNTT trong hoạt động của mình nên việc theo dõi quá trình cung ứng, theo dõi hàng hoá đi trên đường vận chuyển gặp khó khăn, công ty khó có thể kiểm soát hay định vị chính xác hàng hoá của KH đang vị trí cụ thể nào. - Về quản lý quá trình cung ứng dịch vụ vận tải cũng tương tự như trên, gặp nhiều khó khăn và gây nhiều trở ngại cho KH khi chưa áp dụng phần mềm quản lý sự dịch chuyển của hàng hoá trong quá trình vận chuyển. Quy trình cung ứng dịch vụ Mặc dù quy trình cung ứng dịch vụ của công ty khá cụ thể và rõ ràng nhưng xét một cách cụ thể ở từng bước thì ở khâu đầu tiên của quy trình đó là việc tiếp nhận thông tin và yêu cầu của KH. Ở bước này trong quy trình của công ty chưa nêu cụ thể công việc thực hiện và các yêu cầu đối với công việc này ra sao. Tuy chỉ là bước đầu trong quy trình cung ứng dịch vụ nhưng bước này cũng rất quan trọng vì ở bước này khi chấp nhận hợp đồng cần phải đưa ra được các thoả thuận trong hợp đồng và các phương án thực hiện hợp đồng. Do đó, ở bước này công ty cần nêu các công việc cụ thể rõ ràng hơn, tránh được những sơ suất của nhân viên thực hiện, vì đây cũng là bước quyết định về lợi ích mà hợp đồng mang lại cho công ty. Chỉ tiêu đánh giá hiệu lực hoạt động dịch vụ kho và vận tải Như đã trình bày ở phần chương III, công ty đã sử dụng một số chỉ tiêu đánh giá hiệu lực của công ty như chỉ tiêu tài chính (doanh thu, lợi nhuận của hoạt động mang lại), chỉ tiêu về khối lượng hàng hoá lưu chuyển qua kho, khối lượng hàng hoá vận chuyển. Những chỉ tiêu này là cần thiết nhưng chưa đủ, chưa thể đánh giá được toàn diện hiệu lực hoạt động dịch vụ. 4.2. Dự báo triển vọng và quan điểm giải quyết để tăng cường hiệu lực kho, vận của công ty Đại lý hàng hải Quảng Ninh. 4.2.1. Xu hướng phát triển của dịch vụ kho, vận tại Việt Nam Việt nam đang tiến những bước mạnh mẽ trong tiến trình hội nhập vào nền kinh tế thế giới. Sự kiện Việt Nam gia nhập WTO mở ra cơ hội lớn cho các DN Việt nam nói chung và các DN kinh doanh dịch vụ kho, vận Việt nam nói riêng. Toàn cầu hóa làm cho giao thương giữa các quốc gia, các khu vực trên thế giới phát triển mạnh mẽ và kéo theo nhiều nhu cầu mới về vận tải, kho bãi, các dịch vụ hỗ trợ.Việc gia nhập tổ chức WTO mang lại cho Việt Nam nhiều lợi thế trong việc phát triển ngành logistics nói chung và dịch vụ kho, vận tải nói riêng. Hoạt động vận tải bằng đường biển ở Việt Nam đang ngày càng phát triển. Những năm gần đây, hơn 90% lượng hàng xuất khẩu được vận chuyển bằng đường biển. Mỗi năm 154 triệu tấn hàng hóa, 233 lượt hành khách và trên 62 nghìn lượt tàu thuyền. Với việc gia nhập WTO dự báo lượng hàng hóa XNK còn lớn hơn với dự tính năm 2010 khoảng 200 triệu tấn và năm 2020 trên 400 triệu tấn nhiều việc này mở ra cơ hội cho ngành dịch vụ vận tải biển. Hệ thống cảng biển và giao thông đường bộ ngày càng được đầu tư, nâng cấp hiện đại hơn. Vinalines đã ký thỏa thuận liên doanh với Tập đoàn SSA Marine (Hoa Kỳ) đầu tư xây dựng bến 2, 3, 4 cảng Cái Lân (Quảng Ninh) với tổng vốn đầu tư 100 triệu USD. Vinalines cũng đang chuẩn bị thực hiện các dự án đầu tư xây dựng cảng trung chuyển quốc tế Vân Phong - Khánh Hòa, có khả năng tiếp nhận tàu container trọng tải lớn và cảng nước sâu Lạch Huyện (Hải Phòng) có khả năng tiếp nhận tàu 60.000 - 80.000 tấn có tính đến hướng hợp tác và huy động vốn quốc tế. Đầu tháng 1/2007, Credit Suisse (Thụy Sỹ) thỏa thuận cho Vinalines vay 1 tỷ USD để đầu tư phát triển đội tàu, xây dựng cảng. Hệ thống giao thông đường bộ cũng được nâng cấp hiện đại hơn, một số dự án đã được bàn giao trong năm 2008 như cầu Rạch Miễu, quốc lộ 1 (tuyến tránh thị xã Đồng Hới, Hà Tĩnh), quốc lộ 3 (tuyến tránh thành phố Thái Nguyên). Bên cạnh đó trong năm 2009 có 39 đề án phát triển hệ thống giao thông đường bộ đã được trình thủ tướng phê duyệt trong đó có đề án quy hoạch chi tiết tuyến đường bộ cao tốc Bắc – Nam đến năm 2020. Đây là những tín hiệu đáng mừng cho hoạt động vận tải ở nước ta hiện nay. Nhà nước đầu tư xây dựng các trung tâm kho vận lớn, trung tâm kho vận tại khu công nghiệp Sóng Thần I – Bình Dương với quy mô 10.000 m2 trị giá gần 6 triệu USD đã đi vào hoạt động, dự án kho vận tại Bắc Ninh với quy mô 55 ha trị giá 70 triệu USD cũng đang chuẩn bị thực hiện. Những điều kiện này nhằm thu hút nhiều hơn đầu tư nước ngoài và phát triển giao thương quốc tế, thúc đẩy hoạt động XNK. Trước đây, trong quan hệ thương mại quốc tế, phần lớn các nhà xuất khẩu của Việt Nam chủ yếu là xuất khẩu hàng theo điều kiện FOB (người bán chỉ cần giao hàng qua lan can tàu tại cảng bốc hàng theo qui định là hết trách nhiệm), còn nhập khẩu theo điều kiện CIF, CIP (người bán quyết định người vận chuyển). Như vậy quyền định đoạt về vận tải đều thuộc về DN nước ngoài, dĩ nhiên họ sẽ chỉ định một công ty nước họ để thực hiện và các công ty kinh doanh dịch vụ kho, vận của Việt Nam sẽ là người ngoài cuộc. Còn hiện nay các DN XNK của Việt Nam đang chuyển dần sang hình thức mua FOB và bán CIF. Trong tương lai xu hướng này sẽ ngày càng phổ biến và đây là cơ hội lớn cho những DN kinh doanh dịch vụ kho, vận tại Việt Nam. 4.2.2. Định hướng phát triển của công ty - Phát triển logistics cho một số tuyến chính. Dựa trên những KH lâu dài, dựa vào điều kiện thực tế, thị trường tiềm năng công ty sẽ đưa ra thiết kế logistics cho một số tuyến chính. Chiến lược này thực hiện qua 3 giai đoạn: + Giai đoạn 1: Xác định thị trường mục tiêu, tìm kiếm đối tác và đại lý, nghiên cứu các tổ chức hoạt động logistics tại thị trường nước ngoài. + Giai đoạn 2: Mở chi nhánh hoặc gửi đại diện để giao dịch tại thị trường nước ngoài. + Giai đoạnh 3: Xây dựng trung tâm trung chuyển, đầu tư cơ sở vật chất để tổ chức hoạt động logistics tại thị trường nước ngoài. -Gia tăng thị phần vận chuyển của Công ty trên địa bàn các Khu công nghiệp tại Hà Nội: KCN Bắc Thăng Long, KCN Nội Bài và tiến vào khu vực miền Nam. - Nâng cao hơn nữa chất lượng dịch vụ, xây dựng hệ thống chất lượng dịch vụ đạt chất lượng ISO 9001 - 2000 - Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, nội dung hoạch định bao gồm: sổ tay chất lượng, các quy trình, các hướng dẫn và kế hoạch chất lượng. - Phát triển dịch vụ door to door, để từng bước tiến tới cung cấp được chuỗi dịch vụ logistics trọn gói cho KH. 4.2.2.2. Chiến lược kinh doanh dịch vụ kho, vận Dựa trên chiến lược kinh doanh chung của công ty, công ty cũng đã xác định được chiến lược phát triển dịch vụ phân phối trong thời gian tới của mình. Đây cũng là một trong những chiến lược phát triển kinh doanh chủ đạo của công ty cho hoạt động chính của mình: - Mở rộng diện tích mặt bằng kho bãi, đặc biệt đầu tư phát triển bồn chứa dầu diezel – đây là một loại hình kho đặc biệt và không phổ biến nên công ty muốn phát huy mặt mạnh này, đầu tư cơ sở hạ tầng và công nghệ cao vào loại hình này, khai thác nhằm phát triển để trở thành dịch vụ đặc trưng của công ty, bên cạnh đó cũng thoả mãn tốt hơn nhu cầu của KH. - Nâng cấp hệ thống nhà kho, để có thể trở thành nhà kho đa chức năng, đáp ứng tất cả các nhu cầu về kho thường và kho đặc biệt. - Phát triển dịch vụ vận tải quốc tế, có thể cung cấp cho KH dịch vụ vận tải ở nước ngoài, cung cấp dịch vụ trọn gói. - Thành lập trung tâm trung chuyển tại nước ngoài. 4.3. Các đề xuất, kiến nghị để tăng cường hiệu lực hoạt động kho, vận của công ty Đại lý hàng hải Quảng Ninh 4.3.1. Đề xuất giải pháp đối với công ty 4.3.1.1. Giải pháp dịch vụ và chất lượng dịch vụ Giải pháp về nguồn lực cơ sở vật chất dịch vụ kho, vận * Mở rộng và hiện đại hoá hệ thống kho bãi hiện tại Hiện nay hệ thống kho bãi của Vosa Quảng Ninh đã phục vụ được những nhu cầu của KH với hệ thống kho thường, kho ngoại quan và bãi chứa container. So với hệ thống kho của các công ty logistics khác tại Việt Nam thì diện tích kho này còn rất nhỏ, phân bố không đều, nhưng việc đầu tư xây dựng kho ở các thành phố khác như Hà Nội, Hải Phòng là rất kho, do vậy giải pháp nên chọn đó là đầu tư theo chiều sâu, tận dụng cơ sở sẵn có, đầu tiên là mở rộng và hiện đại hóa hệ thống kho bãi hiện tại. Việc mở rộng hệ thống nhà kho ở khu vực cảng Cái Lân không phải dễ dàng vì việc xin cấp đất sử dụng kinh doanh kho bãi còn gặp nhiều khó khăn, diện tích đất nhà nước cấp phép để có thể sử dụng cũng rất hẹp, theo dự kiến UBND tỉnh Quảng Ninh có thể cấp phép cho công ty sử dụng 5.000m2 , như vậy diện tích nhà kho tại Cái Lân có thể mở rộng thành 7.000m 2 . Do đó đề xuất của em đó là ngoài việc xin cấp đất để kinh doanh kho bãi, công ty nên dành một phần diện tích bãi container (khoảng 3.000 m2) để cải tạo thành kho kín, như vậy diện tích kho kín có thể đạt được là 10.000 m2 , với diện tích kho như vậy công ty mới có thể cung cấp các dịch vụ kho đa dạng hơn. Công ty nên định hướng xây dựng hệ thống kho bãi theo mô hình kho ngoại quan kết hợp kho Cross – docking. Xây dựng hệ thống kho bãi này để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của các DN đầu tư nước ngoài và giúp tạo ra chất lượng dịch vụ cao hơn. Lợi ích lớn nhất của kho Cross – docking kết hợp với kho ngoại quan là cho phép KH nhận hàng trước khi làm thủ tục hải quan, phân loại, tổng hợp, dán mã vạch cho hàng hoá ngay tại kho, sau đó phân phối đến từng của hàng bán lẻ thuận tiện hơn. Hiện đại hoá kho bãi bằng cách trang bị máy móc hiện đại để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng dịch vụ kho. Thiết bị cần đầu tư bao gồm: - Hệ thống băng chuyền để chuyển tải hàng hoá: hàng hoá được vận chuyển trong khu vực kho sẽ không phải sử dụng nhân công trực tiếp, việc di chuyển hàng hoá sẽ do hệ thống băng chuyền làm. Như vậy vừa tiết kiệm sức lao động, tiết kiệm chi phí nhân công lại nâng cao khả năng vận chuyển hàng hoá với khối lượng lớn và tốc độ nhanh hơn, đảm bảo an toàn cho hàng hoá lưu chuyển trong kho. - Xe nâng: là một phương tiện không thể thiếu trong nhà kho, tuy nhiên hệ thống xe nâng của công ty còn yếu, trọng tải thấp, công ty cần đầu tư xe nâng hiện đại như xe nâng điện tự động, có tải trọng lớn hơn, di chuyển nhanh và được trang bị phần mềm quản lý, kết nối trực tiếp với trung tâm quản lý kho, sẽ giúp cho người điều khiển có thông tin chính xác về hàng hoá, địa điểm xếp dỡ hàng hoá thuận tiện và nhanh chóng nhất. - Nâng cấp hệ thống giá kệ kho hàng để có thể nâng đỡ được hàng hoá có trọng lượng lớn. - Bên cạnh đó cần trang bị thiết bị công nghệ dán mã vạch và đọc mã vạch, với công nghệ này công ty sẽ kiểm soát được hàng hoá lưu chuyển trong kho một cách dễ dàng. * Đầu tư mua mới hệ thống phương tiện vận tải Đối với nguồn lực cho hoạt động vận tải, để tránh tình trạng bị động trong việc vận chuyển hàng hoá, tránh việc thường xuyên phải đi thuê xe của các công ty vận tải khác, công ty nên đầu tư, trích nguồn kinh phí để mua mới hệ thống xe tải, đầu kéo container để chủ động hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của KH. Đây cũng là một giải pháp lâu dài, công ty tránh được tình trạng thường xuyên thuê xe ở bên ngoài, không để rơi vào tình trạng bị ép giá thuê xe trong thời điểm mùa vụ, chủ động trong việc cung cấp dịch vụ cho KH và định giá mức dịch vụ của mình. Về trước mắt, nguồn kinh phí cho việc đầu tư hệ thống xe này là rất lớn, nhưng trong lâu dài, việc khai thác hệ thống xe sẽ mang lại nguồn lợi lớn cho công ty, tạo ra khả năng cạnh tranh cao cho công ty. Giải pháp về nguồn nhân lực: Đào tạo và đãi ngộ nhân lực thoả đáng Hiện nay số nhân lực làm trong hoạt động vận tải tuy trẻ nhưng trình độ còn yếu và thiếu, còn nhân lực trong lĩnh vực kho tuy có kinh nghiệm lâu năm nhưng không được đào tạo thường xuyên, không được cập nhập kiến thức chuyên môn mới. Do đó công ty cần phải chú trọng đào tạo nguồn nhân lực trẻ này để phục vụ trong hoạt động về lâu dài. Đào tạo trong nước: Công ty có thể phối hợp với các tổ chức như Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam (VIFFAS) và các hiệp hội ngành nghề mở các lớp đào tạo về nghiệp vụ kho, giao nhận, vận tải…, mời chuyên gia nước ngoài giảng dạy để nhân viên tiếp xúc và có cách nhìn nhận về vấn đề dưới góc độ của một công ty logistics chuyên nghiệp, cùng với đó sẽ mở rộng được mối quan hệ với các công ty khác. Đào tạo ở nước ngoài: công ty cử nhân viên có năng lực và triển vọng cao để cho đi nước ngoài du học, đào tạo nghiệp vụ chuyên môn ở trình độ cao như thạc sĩ quản trị logistics, đây là chuyên ngành mà ở Việt Nam chưa có trường Đại học nào đào tạo. Bên cạnh việc đào tạo, công ty cũng cần phải có chế độ đãi ngộ thoả đáng đối với các nhân viên để khích lệ tinh thần làm việc của họ bằng việc tổ chức các chuyến du lịch, tháng lương thứ 13, hay có các khoản trợ cấp, phụ cấp hợp lý… Đối với dịch vụ kho nói riêng, công ty nên áp dụng hệ thống quản lý kho WMS (Warehouse Management System), đây là một hệ thống quản lý phù hợp với các DN trung bình và lớn. Nét ưu việt của hệ thống WMS đó là khả năng quản lý, an toàn và phù hợp với việc kiểm soát hàng hoá XNK, hỗ trợ thiết bị nhận dạng đối tượng bằng tần số sóng radio và có nhiều ngôn ngữ dành cho người sử dụng. Với việc sử dụng phần mềm quản lý này công ty có thể dễ dàng quản lý tất cả các khâu từ nhập hàng, giao hàng, kiểm kê và thống kê, báo cáo kết quả và dự báo kế hoạch cho những năm tiếp theo. Việc ứng dụng CNTT và phầm mềm quản lý trong các hoạt động kho vận nói riêng và trong toàn bộ hệ thống các hoạt động của công ty nói chung là rất cần thiết, nó đang là xu hướng chung của tất cả các công ty muốn nâng cao hiệu lực hoạt động của mình, dễ dàng hơn trong việc kiểm soát các hoạt động theo trình tự và mô hình nhất định. 4.3.1.2. Giải pháp về quy trình cung ứng dịch vụ Theo nhận xét ở phần trên, điểm còn thiếu sót của công ty trong quy trình cung ứng dịch vụ chính là ở bước tiếp nhận thông tin KH chưa rõ ràng, chưa xác định cho nhân viên thấy được các yêu cầu cần làm ở khâu đầu tiên này. Em xin đưa đề xuất để làm rõ ràng hơn các công việc ở khâu này. - Bước 1: Tiếp nhận, xem xét yêu cầu của KH: phòng dịch vụ tiến hành phân loại yêu cầu cung cấp dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến các dịch vụ công ty cung cấp về làm hàng xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa, bốc xếp lắp đặt, dịch vụ kho… và đánh giá khả năng đáp ứng trên cơ sở năng lực của công ty. Khi xem xét thấy khả năng công ty có thể đáp ứng yêu cầu của KH thì những bộ phận có liên quan tiến hành các bước tiếp theo để cung cấp dịch vụ cho KH. - Bước 2: Phòng dịch vụ xây dựng các phương án thực hiện, đồng thời dự tính các chi phí theo mỗi phương án. - Bước 3: Tư vấn trao đổi các phương án tối ưu làm thủ tục XNK hàng hóa; Đưa ra các phương án vận chuyển bốc xếp với chi phí hợp lý; phương thức, cách thức thanh toán, chi trả hợp pháp, hợp lý. - Bước 4: Sau khi đã xác định được những vấn đề cơ bản nhất trong quá trình cung cấp dịch vụ kho, vận cho KH, kiểm tra lại các phương án, chi phí thì tiến hành làm báo giá, hợp đồng. - Bước 5: Ban giám đốc xem xét và trao đổi, chỉ đạo, đưa ra các chỉ dẫn cần thiết cho việc lập kế hoạch và phê duyệt báo giá, hợp đồng. Sau khi đã được Ban giám đốc duyệt, các phương án được trao đổi, thuyết trình lại với KH về giá, phương án thích hợp và các yêu cầu bổ sung. - Bước 6: Sau khi KH xem và có phản hồi lại thì tiến hành kiểm tra lại và dự thảo các phương án về: các chi phí, khả năng thực hiện, phân tích lỗ lãi và tiến hành làm báo giá, hợp đồng. - Bước 7: Khi giao báo giá và hợp đồng cho KH, dù KH có chấp nhận hay không vẫn phải tiến hành lưu hồ sơ, lập báo cáo và tìm hiểu thêm về hợp đồng. - Bước 8: Báo giá và hợp đồng được chuyển tới phòng Kế toán, phòng Đại lý vận tải và cho thuê tàu và bộ phận kho, các chi nhánh nhận Phiếu yêu cầu làm hàng và bắt đầu tiến hành quá trình cung cấp dịch vụ. 4.3.2. Kiến nghị đối với cơ quan chức năng và tổ chức ngành nghề 4.3.2.1. Kiến nghị đối với cơ quan chức năng Hoàn thiện cơ sở hạ tầng Như ta đã biết, hiện nay cơ sở hạ tầng vật chất kỹ thuật phục vụ cho hoạt động logistics ở nước ta còn yếu kém lạc hậu, mà nhu cầu về dịch vụ này và xu hướng đầu tư của các nhà đầu tư nước ngoài vào dịch vụ logistics tại Việt Nam ngày càng lớn. Muốn thu hút các nhà đầu tư, cần thiết phải hoàn thiện và nâng cấp cơ sở hạ tầng này. Cần phải tiến hành đầu tư hiện đại hóa các cảng biển và sân bay, cảng thông quan nội địa, hệ thống đường bộ, đường sắt… theo một quy hoạch tổng thể, có khả năng tương tác và hỗ trợ qua lại lẫn nhau một cách hiệu quả. Đầu tư và nâng cấp hạ tầng giao thông vận tải, khuyên khích vận tải container đường sắt, chú trọng xây dựng các cảng nước sâu và cảng trung chuyển tại Việt Nam. Hỗ trợ kinh phí về CNTT Tuy việc ứng dụng CNTT hiện đại vào quản lý hoạt động logistics của các DN cần được khuyến khích nhưng trên thực tế, với quy mô và tiềm lực của các DN nước ta như hiện nay, việc đầu tư xây dựng một hệ thống CNTT hoàn chỉnh cho hoạt động logistics là rất khó khăn do chi phí quá lớn, bao gồm cả chi phí mua phần mềm, nâng cấp máy móc và chi phí đào tạo nhân viên sử dụng công nghệ mới… Xây dựng hành lang pháp lý, tạo cơ sở cho các DN hoạt động theo đúng pháp luật. Các nghị định ban hành phải đảm bảo tính nhất quán, thông thoáng, hợp lý và minh bạch vì không chỉ áp dụng cho các DN Việt Nam mà cả các DN nước ngoài đang hoạt động trong lĩnh vực này. 4.3.2.1. Kiến nghị đối với tổ chức ngành nghề Bên cạnh đó cần phải nhắc tới vai trò và chức năng của hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam, nâng cao vai trò để có thể liên kết các DN với nhau, tạo điều kiện thuận lợi trong việc hỗ trợ các thành viên trong hiệp hội cùng phát triển bằng việc: - Tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề về các chủ đề pháp lý, kỹ thuật nghiệp vụ kho, vận… để các DN trong và ngoài nước liên quan trao đổi ý kiến và quan điểm để đưa ra cách nhìn đúng đắn nhất. - Tạo điều kiện phát huy sức mạnh của thành viên, giới thiệu các thành tựu mà thành viên đạt được để các DN cùng học hỏi kinh nghiệm, nâng cao chất lượng dịch vụ của DN mình. - Thu thập và cung cấp cho thành viên các thông tin đầy đủ của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế liên quan, kịp thời thông báo các khuyến nghị, thông tin thay đổi và các công ước quốc tế đã được phổ biến và lưu hành rộng rãi trên thế giới - Tư vấn giúp đỡ các thành viên tiếp cận, gia nhập, tham gia các hoạt động của các tổ chức nghề nghiệp quốc tế liên quan đến hoạt động logistics. Kết luận chương IV: Trong chương IV luận văn đã nêu ra xu hướng phát triển ngành mục tiêu phương hướng phát triển của Vosa Quảng Ninh đến năm 2010. Cùng với việc dựa trên cơ sở những nghiên cứu, phân tích, đánh giá về thực trạng dịch vụ kho, vận thời gian qua tại chương III cũng như xu hướng phát triển của ngành kho, vận tải Việt Nam tới đây, luận văn xin đề xuất một số giải pháp và kiến nghị phát triển dịch vụ kho, vận : giải pháp để nâng cao chất lượng dịch vụ và giải pháp hoàn thiện quy trình cung ứng dịch vụ. Đối với kiến nghị với nhà nước luận văn đưa ra 1 số kiến nghị về việc phát triển hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông vận tải và CNTT và một số kiến nghị với VIFFAS nhằm phát triển hơn nữa dịch vụ kho, vận của các DN Việt Nam.