Đề tài Giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ dịch vụ khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh

ột số bài học sau: a/ Để kiểm soát và ngăn ngừa rủi ro trong hoạt động cần thiết phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu lực, hiệu quả trong đó có các quy chế chính sách, quy trình nghiệp vụ..., do vậy phải thường xuyên rà soát hoàn thiện các cơ chế, quy trình cho từng nghiệp vụ, đảm bảo về cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt trong mỗi quy trình, tại tất cả các bộ phận nghiệp vụ; cơ chế phân cấp nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi cá nhân, không một cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện một quy trình, một 65 giao dịch cụ thể... Việc kiểm tra kiểm soát phải đảm bảo tính thường xuyên, liên tục tại tất cả các khâu trong các mặt nghiệp vụ. b/ Sự thành, bại của một tổ chức luôn gắn với yếu tố con người. Từ các sai phạm, vụ việc tiêu cực cho thấy phần lớn đều xuất phát từ ý thức, phẩm chất, đạo đức của cán bộ. Vì vậy không ngừng bồi dưỡng, giáo dục đạo đức nghề nghiệp đối với cán bộ, thường xuyên theo dõi diễn biến về tư tưởng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những dấu hiệu khác thường của cán bộ. Rà soát lựa chọn cán bộ có đủ năng lực trình độ. c/ Tăng cường kiểm tra, kiểm soát của các cấp quản lý nhằm quy trì ý thức tuân thủ chế độ. Trong bất kỳ hòan cảnh, môi trường công tác nào cũng không được lơ là, buông lỏng công tác kiểm tra, kiểm soát đảm bảo tính hiệu lực của quy chế, quy trình. d/ Khi phát sinh vụ việc phải thông tin báo cáo kịp thời để có các giải pháp xử lý khắc phục những tổn thất. Đồng thời kiên quyết xử lý đối với những cá nhân để xảy ra sai sót, vi phạm, và chấn chỉnh kịp thời, tránh tái phạm. e/ Tăng cường việc phối kết hợp giữa các ban, phòng tại Hội sở chính và các đơn vị thành viên trong việc giám sát các mặt nghiệp vụ. Thường xuyên tổng kết đánh giá những sai sót, tồn tại trong quản trị điều hành để rút kinh nghiệm và có các biện pháp chấn chỉnh ngăn ngừa và không tái diễn. f/ Công khai minh bạch trong hoạt động, thực hiện tốt nguyên tắc tập trung dân chủ tạo ra sự đoàn kết, nhất trí, thống nhất trong tập thể cán bộ, công nhân viên trong cơ quan; đảm bảo hài hòa giữa quyền và trách nhiệm; thi đua công tác cùng hướng tới các mục tiêu chung. 3.1.2/ Giải pháp liên quan đến quy chế thực hiện Hiện nay, trên toàn hệ thống vẫn chưa có quy chế kiểm toán nội bộ BIDV. Giải pháp đề nghị là BIDV HCMC từng bước phối hợp các phòng ban và phối hhợp với Ban kiểm soát, kiểm tra nội bộ của Trung Ương xây dựng quy chế kiểm toán nội bộ. *Những yêu cầu của “Quy chế Kiểm toán nội bộ” -Điều quan trọng đầu tiên là quy chế kiểm toán nội bộ phải xác định được vị trí, tính độc lập tương đối, của kiểm toán nội bộ Ngân hàng thương mại -Quy chế phải mở ra khả băng để kiểm toán nội bộ có điều kiện thâm nhập sâu vào tổ chức bộ máy, bố trí nhân sự, các lĩnh vực kinh doanh, cơ chế quản trị, điều hành kiểm 66 soát ngân hàng. Kiểm toán nội bộ phải có khả năng truy cập vào tất cả các ngõ ngách của hoạt động ngân hàng. Có như thế, kiểm tóan nội bộ mới có thể phát huy vai trò của mình. -Quy chế cũng phải xác định rõ mô hình tổ chức của kiểm toán nội bộ, hình thành các bộ phận kiểm toán chuyên trách theo chuyên đề, theo khu vực, chức năng nhiệm vụ cụ thể cho bộ phận này; tiêu chuẩn cụ thể cho kiểm toán viên. -Quy chế phải giao đủ quyền năng cho những người lãnh đạo kiểm toán nội bộ để những người này có thể sử dụng quyền của mình trong nghiệp vụ kiểm toán nội bộ một cách có hiệu quả. -Đồng thời quy chế cũng không thể bỏ qua các chế tài cần thiết áp dụng đối với kiểm toán viên và các nhân viên trong ngân hàng nếu không tuân thủ các quy định của quy chế nhằm đảm bảo sự nghiêm minh và công bằng trong kiểm tóan ngân hàng. 3.1.3/ Giải pháp liên quan đến vấn đề thông tin và truyền thông -Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu. 9 Hoàn thiện chương trình mẫu dấu chữ ký, cách quản lý hồ sơ mẫu dấu chữ ký, đề nghị quét cả chữ viết tên khách hàng sau chữ ký để chi liên chi nhánh cho an toàn. Vào thứ bảy, trên địa bàn TP HCM, riêng BIDV HCMC làm việc vào buổi sáng, vì thế việc chi hộ các chi nhánh bạn rất thường xuyên. Trong khi đó, chương trình mẫu dấu chữ ký thường không vào được, và không thực hiện chi được cho khách hàng, cũng không thể liên hệ chi nhánh khác fax chữ ký vì chi nhánh đó không làm việc vào buổi sáng. Nói tóm lại, chương trình mẫu dấu chữ ký cần được hoàn thiện hơn nữa. 9 Khi hiện đại hoá trên toàn hệ thống BIDV, các chi nhánh có thể thực hiện thu chi hộ chi nhánh khác là việc đương nhiên. Nhưng xét thấy rằng, trên cùng một địa bàn tỉnh, thành phố việc một chi nhánh thực hiện thu hộ, chi hộ tài khoản tiền gửi thanh toán và tiết kiệm không kỳ hạn thì phải sử dụng nhân lực và thời gian cho công việc làm hộ chi nhánh bạn, nhưng lại không thu lại lợi ích gì cho chi nhánh. Vì vậy, đề nghị lập biểu phí thu hộ cho chi nhánh khác trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Trong thời gian vừa rồi, BIDV HCMC đã đề ra biểu phí thu hộ, chi hộ nhưng lại thay đổi quá thường xuyên, lúc có thu phí, lúc không, không nhất quán. Các Công ty chứng khoán, Sở giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chi Minh mở tài khoản giao dịch tại BIDV chi nhánh Nam Kỳ Khởi Nghĩa. Biểu phí thu hộ của BIDV HCMC còn phân biệt ra : phí thu hộ cho các tài khoản 67 thông thường mở tại chi nhánh khác ít hơn phí thu cho tài khoản của các công ty chứng khoán. Chính vì vấn đề này cũng là một trong nguyên nhân tiềm tàng làm mất đi nguồn vốn huy động không ít cho chi nhánh Nam Kỳ Khởi Nghĩa. Đơn giản là do biểu phí không công bằng. Giải pháp đề nghị là thu phí như nhau đối với mọi tài khoản thu hộ. 9 Đề nghị Phòng Kế hoạch – Nguồn vốn viết biểu phí đơn giản, nhất quán, không thay đổi qúa thường xuyên để giao dịch viên tác nghiệp dễ dàng thực hiện và khách hàng cũng không phải bỡ ngỡ trong giao dịch. Đồng thời niêm yết biểu phí cho khách hàng tự kiểm tra. 9 Đề nghị nhất quán trong việc giao chức năng nhiệm vụ của phòng dịch vụ 4 trong khâu cho vay cầm cố sổ tiết kiệm. Trước kia, do phòng DV4 đảm nhận, sau đó do dịnh nghĩa trong quy chế cho vay và quy chế huy động vốn như đã nêu ở phần thực trạng mà đã chuyển mọi hồ sơ lên Tín dụng 4. Sau đó, Ban giám đốc lại có chỉ đạo Phòng Tín dụng khách hàng cá nhân phải tăng cường tiếp thị và chuyển toàn bộ hờ sơ xuống cho phòng dịch vụ 4. Mỗi lần bàn giao hồ sơ là cả vấn đề. Chính vì vậy, đề nghị chi nhánh viết bổ sung thêm quy định về cho vay cầm cố : “Phòng tín dụng dịch vụ khách hàng cá nhân có chức năng cho vay cầm cố chứng nhận tiền gửi có kỳ hạn (sổ tiết kiệm)” thì vấn đề này được giải quyết. 9 Đề nghị Trung ương có chủ trương, biện pháp áp đặt cho các chi nhánh phải có chương trình quản lý khuyến mãi của mình, tránh trường hợp nhận khuyến mãi ở chi nhánh này, sang chi nhánh khác tất toán rồi nhận thêm khuyến mãi. Giải pháp đề nghị trước mắt là điện toán cung cấp cho phòng dịch vụ 4 mã sản phẩm riêng cho các sổ tiết kiệm nhận khuyến mãi. Khi khách hàng đến chi nhánh khác tất toán sổ hay rút tiền từng phần trước thời hạn quy định thì tự động số tiền sẽ bị trừ ngay trong chương trình hạch toán, hoặc viết chương trình khuyến mãi mà khách hàng nhận tiền thưởng khi đến hạn. Có như vậy, việc cạnh tranh không lành mạnh của các chi nhánh khác sẽ bị hạn chế tối đa. 3.2/ Đối với phòng dịch vụ khách hàng cá nhân Giải pháp chủ yếu được đề cập đến là những giải pháp liên quan đến tác nghiệp, chủ yếu để đẩy nhanh tốc độ thực hiện một giao dịch cũng như tăng cường tính cẩn trọng thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ tại phòng dịch vụ 4. 68 *Đối với các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ : chuyển tiền ra nước ngoài, thanh toán W.U, thanh toán Traveller cheques còn thiếu quy trình hướng dẫn. Tác nghiệp liên quan chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của người làm trước truyền cho người làm sau. Giải pháp dưới đây đưa ra quy trình thanh toán TC dựa trên thực tế phát sinh và những quy định chung của thông lệ thanh toán TC quốc tế. Sơ đồ 3.1 – sơ đồ Quy trình Thanh toán Traveller Cheques. Séc du lịch là một loại công cụ thanh toán thay thế tiền mặt dùng để chuyển tiền, thanh toán rút tiền mặt khi ra nước ngoài và đã xuất hiện cách đây hàng trăm năm. Trong việc thanh toán séc du lịch, khi khách có séc du lịch đến ngân hàng bán lại thì chỉ cần ký chữ ký thứ hai đối ứng giớng chữ ký thứ nhất và khớp với chữ ký trên passport hay giấy tờ tuỳ thân nào khác là ngân hàng có thể thanh toán (mua) được. Tuy nhiên việc thanh toán séc du lịch có những mức độ rủi ro như sau: -Việc nhận biết séc, giả, thật -Kiểm tra séc mất cắp -Kiểm tra và đối chiếu chữ ký 69 QUY TRÌNH THANH TOÁN TRAVELLER CHEQUES Khách Hàng Passport + TC Đạt Kiểm tra Sec thật / giả Đạt Kiểm tra Sec mất cắp Đạt Ki ểm tra chữ k ý Đạt Xử l ý Giao dịch Đạt Kiểm tra Giao dịch Đạt In chứng từ Đạt Chi tiền Khách Hàng Không Đạt Không Đạt Không Đạt Không Đạt Phân phối chứng từ 1 GDV 2 GDV 3 GDV 4 GDV 5 GDV 6 KSV 7 GDV 8 GDV ho ặc Quỹ Phụ 9 GDV 70 Bước 1 Tiếp nhận nhu cầu khách hàng Giao dịch viên đề nghị khách hàng xuất trình PP và TC, gdv kiểm tra PP xem có đúng khách hàng xuất trình PP đang yêu cầu đổi TC. Nếu đúng và đầy đủ chuyển sang bước 2 Bước 2 : Kiểm tra séc thật giả GDV tiến hành kiểm tra séc thật giả nếu séc thật chuyển sang bước 3. Nếu không đạt (séc giả) tiến hàng lập biên bản tịch thu. Cách nhận biết séc thật giả Về séc du lịch, hiện nay có nhiều tập đoàn trên thế giới phát hành séc như: Amex (American express), Visa, Master Card, Citigroup… Mỗi một tập đoàn đều có thiết kế riêng cho loại loại séc của mình, nhưng tất cả tập trung ở việc chất liệu giấy tốt, biểu tượng (logo), hình chìm, hoa văn và dây an toàn giống như các đặc trưng ở tiền mặt ngoại tệ, đôi khi cũng có thêm một vài điểm khác để nhận biết. Bước 3 : Kiểm tra séc mất cắp Kiểm tra séc thật xong, gdv vào mạng, cập nhật thông tin séc bị đánh mất hoặc mất cắp của các tập đoàn công bố. Nếu phát hiện séc mất cắp, ngân hàng lập biên bản tịch thu, nếu séc được xác thực “approve” thù cuyển sang bước 4 Kiểm tra séc nất cắp Séc du lịch rất tiện lợi cho khách hàng vì họ sử dụng chúng như tiền mặt có thời hạn thanh toán vô hạn định và khi mất họ chỉ cần báo số séc bị mất cắp (nhờ vào số seri bị mất cắp (nhờ vào số seri ghi trên hoá đơn mà họ lưu giữ khi mua séc). Việc này cũng gây rủi ro cho ngân hàng vì đây là một loại séc mua đứt bán đoạn. Khi khách. Khi khách hàng đi rồi mọi rủi ro (giả chữ ký, séc mất cắp), ngân hàng phải gánh chịu. Do đó, thanh toán séc du lịch là một loại thanh toán có rủi ro cao nhưng vì đây là một phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt có lợi cho khách hàng, hơn nữa đây là một loại dịch vụ có tính cách quốc tế mà ngân hàng không thể thoái thác khi hội nhập. Bước 4 Kiểm tra đối chiếu chữ ký Nếu chữ ký thứ hai của khách hàng giống chữ ký thứ nhất trên séc và trên Passport thì chuyển sang bước 5. Nếu không gdv từ chối thanh toán. Kiểm tra đối chiếu chữ ký 71 Trong vấn đề thanh toán séc du lịch, viêc quan trọng là quan sát khách hàng khi chữ ký thứ hai đối ứng; vì trong séc du lịch chỉ có khách hàng là chủ sở hữu tờ séc mới được ký chữ ký thứ hai trước mặt giao dịch viên. Có những trường hợp kẻ gian lấy cắp hoặc nhặt được tờ séc du lịch và đem đến ngân hàng thanh toán (trong khi khách hàng bị mất cắp đang trên đường đi chưa kịp thông báo số séc bị mất cho ngân hàng đại lý hoặc thông báo mất cắp từ tập đoàn trung tâm); kẻ gian chỉ cần tập giả chữ ký khách hàng kèm theo Passport giả hay giấy tờ tuỳ thân giả là có thể đánh lừa được giao dịch viên. Bước 5 Xử lý giao dịch GDV tiến hành hạch toán mua bán TC và nhập TC vào hệ thống BDS Bước 6 Kiểm soát giao dịch Tất cả các giao dịch thanh toán TC hạch toán vào hệ thống BDS đều qua kiểm soát. Nếu đạt chuyển sang bước 7 Bước 7 In chứng từ GDV in 2 liên chứng từ nhập TC và 2 phiếu chi tiền mặt, chuyển sang bước 8 Bước 8 Chi tiền Nếu trong hạn mức của gdv, gdv có thể tự chi tại quầy. Nếu vượt hạn mức giao dịch thì chuyển qua quầy quỹ phụ sẽ hỗ trợ chi tiền mặt. Chuyển sang bước 9. Bước 9 Phân phối chứng từ GDV giữ 1 phiếu nhập kho, gửi quỹ chính 1 liên GDV giữ lại 1 phiếu chi (bản gốc), gửi khách hàng 1 liên phụ *Một vài thủ thuật để giảm bớt rủi ro trong khi quan sát khách hàng ký, giao dịch viên cần lưu ý mấy vấn đề sau: Sau khi kiểm tra tính thật giả của tờ séc, đối chiếu với danh sách séc mất cắp và đề nghị khách trình passport hoặc giấy tờ tuỳ thân nào có ảnh và chữ ký của khách hàng. Giao dịch viên yêu cầu khách hàng ký chữ ký thứ hai đối ứng và khi khách hàng ký giao dịch viên cần lưu ý: -Khách hàng có che tay khi ký không -Khách có ký một cách dứt khoát không -Và không để bị đánh lạc hướng sự chú ý khi khách hàng giả bộ làm rơi một vật gì khác khi ký. 72 -Nhớ luôn luôn photocopy PP hoặc giấy tờ tuỳ thân và séc du lịch (hai mặt) đồng thời ghi ngày thanh toán trên các tờ photo này để lưu giữ. Do đó giao dịch viên phải luôn quan sát cẩn thận khi khách hàng ký chữ ký thứ hai. Nếu thấy nghi ngờ không giống chữ ký thứ nhất, có thể đề nghị khách hàng ký thêm chữ ký nữa vào mặt sau tờ séc hoặc cho ký nhiều chữ ký trên tờ giấy nháp để dễ so sánh. Tất cả những rủi ro cũng như những biện pháp giảm bớt rủi ro nêu trên nhằm giúp giao dịch viên trong việc thanh toán TC. Nếu có những nghi ngờ khác, có thể đề nhgị khách trình thêm hoá đơn khi thanh toán séc. Việc này cần tế nhị vì theo khuyến cáo của các tập đoàn, khách không nên mang theo hoá đơn chung với séc; do đó nếu yêu cầu đôi khi sẽ bị khách phản ứng trừ khi việc thanh toán với số tiền lớn. *Đối với Quy trình giao dịch một cửa Giải pháp kiến nghị -Mỗi buổi chiều sau khi hết giờ giao dịch, bao tiền của gdv phải được đếm trước sự chứng kiến của lãnh đạo phòng và quỹ phụ. -Đầu giờ sáng mỗi ngày, các giao dịch viên cần được đổi bao tiền cho nhau và kiểm đếm bao tiền trước sự chứng kiến của ít nhất là lãnh đạo phòng hoặc quỹ phụ. Giải pháp này tránh đi tình trạng các bao tiền có thể thừa thiếu vì những lý do vô tình hay cố ý. -Vấn đề hạn mức giao dịch : Nếu quy định rằng hạn mức tồn quỹ của gdv là 500.000.000 VNĐ (Năm trăm triệu đồng chẵn) thì trong những trường hợp quỹ phụ không đủ nhân lực để đếm những món tiền trên 200.000.000 VNĐ (Hai trăm triệu đồng chẵn). Đề nghị cho giao dịch viên được kiểm đếm, hạch toán và giữ lại quỹ (nếu không vượt hạn mức tồn quỹ), giao dịch tiếp khách hàng kế tiếp, tránh hoàn tiền và ứng tiền liên tục ảnh hướng đến thời gian và khách hàng phải chờ đợi. *Đối với quy trình trả nợ của nghiệp vụ cho vay cầm cố, chiết khấu chứng từ có giá (sơ đồ 3.2) 73 QUY TRÌNH THU N Ợ Đối với CHO VAY và CẦM CỐ CHỨNG TỪ CÓ GIÁ / SỔ TIẾT KIỆM Khách Hàng Tiếp nhận Nhu cầu Kiểm tra Đề nghị xuất kho Xử lý Thu nợ Kiểm soát Giao dịch In chứng từ Khách Hàng Thu tiền mặt Phân phối chứng từ 1 GDV 2 GDV 3 GDV 4 GDV hoặc Quỹ Phụ 5 KSV 6 GDV 7 GDV 74 Bước 1 : GDV tiếp nhận nhu cầu khách hàng Bước 2 : GDV kiểm tra hợp đồng tín dụng. Bước 3 : GDV viết giấy đề nghị xuất kho chứng từ có giá, hoặc sổ tiết kiệm để giải chấp và thu nợ. Trong giấy này có chữ ký của GDV, KSV, và giám đốc (phó giám đốc) trực tiếp phụ trách. Sau đó đưa sang quỹ chính chờ xuất chứng từ. Bước 4 : Sau khi chứng từ được xuất kho, tiến hành thu nợ theo yêu cầu của khách hàng (tất toán sổ thu nợ hay nộp tiền mặt để thu nợ). Bước 5 KSV tiến hành kiểm soát giao dịch Bước 6 In chứng từ Bước 7 Phân phối chứng từ. Phân tích các bước trên, ta nhận thấy rằng ở bước 3 khách hàng phải đợi chờ lâu nhất vì những lý do sau đây: -Phải cần tới chữ ký của Giám đốc (phó giám đốc) mới xuất được chứng từ. -Phải qua tới quỹ chính, mở kho chính mới lấy được chứng từ. (Mở kho chính phải có sự đồng ý lãnh đạo phòng của phòng dịch vụ kho quỹ và thủ kho) Giải pháp rút ngắn thời gian cho quy trình -Tất cả chứng từ có giá, sổ tiết kiệm cầm cố đề nghị cho quỹ phụ Phòng dịch vụ 4 giữ. -Khi xuất chứng từ chỉ cần có chữ ký của lãnh đạo phòng dịch vụ 4 là được. (Cần có văn bản phân công ủy quyền do Giám đốc ký đồng ý uỷ quyền) Xét thấy việc Quỹ phụ giữ chứng từ có giá hay sổ tiết kiệm trong két của phòng trong ngày và xuất về kho chính mỗi chiều kết thúc giờ làm việc không có rủi ro gì cho tác nghiệp. Trong khi đó gửi qua kho chính thì rất mất thời gian khi xuất chứng từ. Nếu đồng ý cho quỹ phụ giữ các chứng từ cầm cố trong ngày thì có thể áp dụng biện pháp kiểm tra thường xuyên và đột xuất để đảm bảo tính cẩn trọng và đầy đủ của chứng từ. *Một vài đề nghị cần khắc phục đối với chương trình điện toán mà phòng dịch vụ khách hàng đang thực hiện 75 Chương trình hiện đại hoá ngân hàng phục vụ trong công tác hạch toán kế toán giao dịch hầu như đã hoàn thiện, tuy nhiên còn vài điểm cần lưu ý và đề nghị Tổ hiện đại hoá ngân hàng yêu cầu nhà thầu chương trình điều chỉnh một số điểm như sau: +Lãi suất trên chứng nhận tiền gửi cần thể hiện đúng vào ngày tất toán. +Cần thiết kế sổ có số tiền bằng chữ ghi trên sổ +Các giao dịch rút tiền lãi định kỳ cần được thể hiện trên sổ khi thực hiện giao dịch. +Chứng nhận tiền gửi trả trước, số tiền gửi của khách hàng không có dấu phân cách các hàng nghìn, chục nghìn, trăm nghìn, triệu…. rất khó nhìn. +Khoảng cách thời gian giữa chương trình điện toán và máy ATM còn cách nhau, việc này không an toàn, vì khi có một bút toán error (điều chỉnh do hạch toán nhầm, điều chỉnh theo yêu cầu của khách hàng), ATM không kịp thời cập nhật, khách hàng thao tác rút tiền trên ATM thì tiền không có trong tài khoản mà bị rút. 76 KẾT LUẬN Nền kinh tế thời mở cửa, cùng với sự hội nhập của ngành tài chính ngân hàng tại Việt Nam, ngân hàng bán lẻ là xu thế phát triển tất yếu của các ngân hàng thương mại. Khách hàng cá nhân là nhóm khách hàng sử dụng dịch vụ ngân hàng bán lẻ chủ yếu. Chính vì thế, đó là tiềm năng to lớn về vốn để phát triển kinh tế xã hội nói chung và phát triển lĩnh vực dịch vụ của ngân hàng nói riêng Để nâng cao chất lượng phục vụ cho phân khúc khách hàng này, không thể không đề cập đến vấn đề quản lý. Quản lý thì không thể thiếu kiểm soát nội bộ, một phương pháp quan trọng thực hiện kiểm soát là kiểm toán nội bộ. Trong đó kiểm tra toàn diện các công cụ kiểm soát, hệ thống văn bản, cơ chế, chính sách chi phối tác nghiệp và kiểm tra tác nghiệp đều góp phần tăng cường kiểm soát. Kiểm toán nội bộ trong toàn hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát Triển Việt Nam có vai trò quan trọng, là cánh tay đắc lực của Ban Giám Đốc và Hội Đồng Quản Trị có thể tin tưởng và giao phó, đồng thời cũng là nền tảng cho các chi nhánh Ngân hàng học hỏi xây dựng cho mỗi chi nhánh một cách thức để kiểm tra các quy trình nghiệp vụ đang thực hiện. Dựa vào những chuẩn mực chung, phòng dịch vụ khách hàng cá nhân tại chi nhánh BIDV HCM nhận thấy rằng đã hoàn thành tương đối tốt công tác kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, có những tồn tại khách quan và chủ quan dẫn đến những sai sót thì Lãnh đạo phòng luôn có những biện pháp khắc phục ngay lập tức. Thông qua công tác kiểm tra thường xuyên, đột xuất và định kỳ, hệ thống kiểm soát nội bộ tại chi nhánh càng thắt chặt, tạo nên môi trường làm việc tốt cho mọi thành viên, hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra. 77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1/ Pháp điển trên mạng nội bộ của BIDV -Chế độ chứng từ kế toán -Quy trình luân chuyển chứng từ -Quy trình giao dịch một cửa -Quy định về kiểm tra giao dịch một cửa -Quy định kiểm tra huy động vốn -Sổ tay chất lượng 2/ Thạc sĩ Hoàng Đình Thắng (2000), “Hoàn thiện hoạt động kiểm tra nội bộ trong các tổ chức tín dụng Việt Nam” đề tài nghiên cứu khoa học, Hà Nội. 3/ Tiến sĩ Nguyễn Văn Giàu (2000), “Những giải pháp nhằm hoản thiện tổ chức, hoạt động kiểm soát, kiểm toán đối với Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng ở Việt Nam” đề tài nghiên cứu khoa học ngân hàng, Hà Nội. 78 PHỤ LỤC 1 CÁC QUY TRÌNH, QUY ĐỊNH ĐƯỢC ÁP DỤNG CHÍNH TẠI BIDV HCMC Quy trình vận hành chương trình BDS (Theo DA HĐH) Quy trình quản lý và sử dụng hệ thống thông tin khách hàng (Theo DA HDH) Quy trình quản lý và sử dụng mẫu dấu chữ ký (Theo DA HĐH) Quy trình nghiệp vụ tiền gửi có kỳ hạn (Theo DA HĐH) Quy trình nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn (Theo DA HĐH) Quy trình chuyển tiền (HĐH) Quy trình tiền gửi Quy trình giao dịch một cửa (Theo DA HĐH) Quy trình giao dịch kinh doanh tiền tệ (Theo DA HĐH) Quy trình thanh toán quốc tế (Áp dụng DA HĐH) Quy định thanh toán quốc tế (Theo DA HĐH) Quy trình vận hành và quản lý nghiệp vụ ATM (Theo DA HĐH) Quy định nghiệp vụ thẻ ATM Quy trình luân chuyển kiểm soát và lưu trữ chứng từ (Theo DA HĐH) Quy trình Tín dụng ngắn hạn Quy trình Tín dụng trung - dài hạn Quy trình thẩm định Quy trình Bảo lãnh Quy trình Tuyển dụng cán bộ Quy trình Bổ nhiệm cán bộ Sổ tay quản lý chất lượng (Cụ thể từng quy trình tham khảo tại Mạng nội bộ BIDV trang Pháp Điển) 79 PHỤ LỤC 2: ĐÔI NÉT VỀ BIDV • Ngân hàng ĐT&PTVN là một doanh nghiệp Nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức theo mô hình Tổng công ty Nhà nước (tập đoàn) mang tính hệ thống thống nhất bao gồm hơn 112 chi nhánh và các Công ty trong toàn quốc, có 3 đơn vị liên doanh với nước ngoài (2 ngân hàng và 1 công ty), hùn vốn với 5 tổ chức tín dụng. • Trọng tâm hoạt động và là nghề nghiệp truyền thống của NHĐT&PTVN là phục vụ đầu tư phát triển, các dự án thực hiện các chương trình phát triển kinh tế then chốt của đất nước. Thực hiện đầy đủ các mặt nghiệp vụ của ngân hàng phục vụ các thành phần kinh tế, có quan hệ hợp tác chặt chẽ với các Doanh nghiệp, Tổng công ty. NHĐT&PT không ngừng mở rộng quan hệ đại lý với hơn 400 ngân hàng và quan hệ thanh toán với 50 ngân hàng trên thế giới. • NHĐT&PTVN là một ngân hàng chủ lực thực thi chính sách tiền tệ quốc gia và phục vụ đầu tư phát triển. Quá trình 43 năm xây dựng, trưởng thành và phát triển luôn gắn liền với từng giai đoạn lịch sử của đất nước. Bên cạnh việc hoạt động đầy đủ các chức năng của một ngân hàng thương mại được phép kinh doanh đa năng tổng hợp về tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và phi ngân hàng, làm ngân hàng đại lý, phục vụ các dự án từ các nguồn vốn, các tổ chức kinh tế, tài chính, tiền tệ trong và ngoài nước, BIDV luôn khẳng định là ngân hàng chủ lực phục vụ đầu tư phát triển, huy động vốn cho vay dài hạn, trung hạn, ngắn hạn cho các thành phần kinh tế; là ngân hàng có nhiều kinh nghiệm về đầu tư các dự án trọng điểm. Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn làm tròn nhiệm vụ được Đảng, nhà nước và nhân dân giao cho. Cùng với hệ thống ngân hàng thương mại nhà nước, BIDV luôn là công cụ sắc bén, là lực lượng chủ lực trong thực thi chính sách tiền tệ quốc gia. Trong hoạt động, BIDV luôn tuân thủ pháp luật, thực hiện đẩy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn. Giai đoạn hiện nay, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam xác định mục tiêu hoạt động là: Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. 80 Trong quan hệ với khách hàng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn nêu cao phương châm hành động “Hiệu quả kinh doanh của khách hàng là mục tiêu hoạt động của BIDV”, quan hệ giữa BIDV và bạn hàng là mối quan hệ “hợp tác cùng phát triển”, cùng chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn, cơ hội kinh doanh với bạn hàng. Chính vì lẽ đó, BIDV luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ khách hàng để không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, luôn tìm hiểu để thoả mãn những nhu cầu ngày một đa dạng của khách hàng. Với cam kết “cung cấp những sản phẩm, dịch vụ ngân hàng có chất lượng cao, tiện ích tốt nhất cho khách hàng”, trong hơn 3 năm trở lại đây, BIDV luôn được tổ chức BVQI và Quacert chứng nhận có hệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000. Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tín dụng, tiền tệ, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn duy trì sự phối hợp, chia xẻ kiến thức, kinh nghiệm với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng bè bạn trong nước và quốc tế theo tinh thần hợp tác phát triển cùng có lợi. Là thành viên tích cực của cộng đồng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn quan tâm đến cộng đồng, tham gia tích cực vào các chương trình xã hội, chương trình từ thiện xoá đói, giảm nghèo, khắc phục thiên tai, quĩ bảo trợ trẻ em Việt Nam, chương trình kiên cố hoá trường học, quĩ khuyến học, quĩ ủng hộ nạn nhân chất độc màu da cam… Luôn coi con người là nhân tố quyết định mọi thành công, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực hiện phương châm “mỗi cán bộ BIDV phải là một lợi thế trong cạnh tranh” về cả năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức. Vì vậy, BIDV luôn đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của người lao động. Từ đó, BIDV cũng đã đang và không ngừng chăm lo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động để mọi người đều thấy rằng “BIDV chính là ngôi nhà chung” của mình. 81 PHỤ LỤC 3: HỆ THỐNG CÁC BIỆN PHÁP THẬN TRỌNG TRONG HOẠT ĐỘNG NGÂN HÀNG TẠI VIỆT NAM Đối với Luật pháp Việt Nam đã đồng nghĩa các biện pháp thận trọng trong hoạt động ngân hàng với các tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn hay gọi là biện pháp an toàn trong hoạt động kinh doanh của ngân hàng như: -Các tỷ lệ đảm bảo trong hoạt động kinh doanh ngân hàng -Các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động ngân hàng -Các quy định về cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng, tiêu chuẩn về năng lực, trình độ với các chức danh lãnh đạo chủ chốt của TCTD… Một cách khái quát nhất về hệ thống các biện pháp thận trọng trong hoạt động Ngân hàng hiện hành ở Việt Nam bao gồm: 1 Cơ sở Pháp lý để điều chỉnh các hoạt động Ngân hàng Luật NHNN (năm 1997) qui định NHNN là ngân hàng trung ương của Việt Nam và là ngân hàng của các TCTD. Vì vậy, trong thực thi và điều hành CSTT, NHNN sử dụng một số công cụ CSTT, đặc biệt các nghiệp vụ tái cấp vốn của NHNN có tác dụng như những biện pháp thận trọng khi sử dụng các nghiệp vụ dưới đây trong khuôn khổ những giới hạn về “giá”, về “mức” và về “điều kiện” của các bên khi tham gia giao dịch trong từng thời kỳ cụ thể của thị trường: -Nghiệp vụ thị trường mở (đối với các TCTD); -Chiết khấu/tái chiết khấu giấy tờ có giá (đối với các NHTM); -Cho vay có bảo đảm bằng cầm cố giấy tờ có giá (đối với các NHTM) -Cho vay lại theo hồ sơ tín dụng (đối với các NHTM); -Hoán đổi ngoại tệ (đối với các TCTD); -Khoản vay đặc biệt đối với TCTD bị đặt trong tình trạng kiểm soát đặc biệt hoặc trong trường hợp cấp bách. Luật các TCTD (1997) điều chỉnh tổ chức và nghiệp vụ mà TCTD và TCTD phi Ngân hàng buộc phải tuân thủ khi ra đời và tiến hành các giao dịch với thị trường tài chính. Các nội dung này sẽ được giới thiệu ở các mục liên quan trong bài viết này. 2.Hệ thống các quan hệ giữa chính sách tiền tệ với chính sách tài khoá 82 Chính sách tiền tệ và chính sách tài khoá là 2 công cụ điều hành kinh tế vĩ mô quan trọng của Chính phủ. Mối quan hệ giữa 2 chính sách này có ảnh hưởng đến môi trường kinh doanh của các TCTD. Vì vậy, mối quan hệ giữa CSTT và chính sách tài khoá có thể được xem như là một biện pháp thận trọng ở tầm vĩ mô thông qua tác động của nó đến thị trường tiền tệ và diễn biến kinh tế vĩ mô. Mối quan hệ này thể hiện: -NHNN làm đại lý cho Kho bạc Nhà nước trong việc tổ chức đấu thầu, phát hành và thanh toán các trái phiếu, tín phiếu kho bạc; - Tạm ứng (cho vay ngắn hạn) cho ngân sách nhà nước và ngân sách nhà nước phải hoàn trả trong năm tài chính. 3 Các tỷ lệ bảo đảm an toàn hoạt động ngân hàng và các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động dịch vụ ngân hàng 3.1. Các tỷ lệ bảo đảm an toàn hoạt động ngân hàng Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật các TCTD (năm 2004) qui định các TCTD phải duy trì các tỷ lệ bảo đảm an toàn sau đây: - Khả năng chi trả: Được xác định bằng tỷ lệ giữa tài sản có có thể thanh toán ngay so với các loại tài sản nợ phải thanh toán tại một thời điểm nhất định của TCTD. Tỷ lệ này hiện nay được qui định là không dưới 1; - Tỷ lệ an toàn vốn tối thiểu: Được xác định bằng tỷ lệ giữa vốn tự có so với tài sản có, kể cả cam kết ngoại bảng được điều chỉnh theo mức độ rủi ro. Tỷ lệ này hiện nay được qui định là không dưới 8%; - Tỷ lệ tối đa của nguồn vốn ngắn hạn được sử dụng để cho vay trung hạn và dài hạn. Tỷ lệ này hiện nay được qui định tuỳ theo loại hình TCTD và đặc biệt tuỳ vào năng lực hạch toán và kiểm soát dòng tiền của các TCTD (nhưng thông thường tỷ lệ này vẫn phải <35%). 3.2. Các hạn chế, điều kiện tiến hành hoạt động ngân hàng a. Về hoạt động tín dụng và bảo lãnh: *TCTD (trừ TCTD hợp tác) không được cho vay các đối tượng: - Thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc) của TCTD - Người thẩm định, xét duyệt cho vay; 83 - Bố, mẹ, vợ, chồng, con của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc). *TCTD không được chấp nhận bảo lãnh của các đối tượng trên để làm cơ sở cho việc cấp tín dụng đối với khách hàng. - Hạn chế tín dụng đối với khách hàng có quan hệ (connected lending) *TCTD không được cấp tín dụng không có bảo đảm, cấp tín dụng với điều kiện ưu đãi cho những đối tượng sau: + Tổ chức kiểm toán, kiểm toán viên đang kiểm toán tại TCTD; kế toán trưởng, thanh tra viên; + Các cổ đông lớn của TCTD - Cá nhân hoặc tổ chức sở hữu trên 10% vốn điều lệ hoặc nắm giữ trên 10% vốn cổ phần có quyền bỏ phiếu của TCTD. + Doanh nghiệp có một trong những đối tượng mà TCTD không được phép cấp tín dụng nói trên sở hữu trên 10% vốn điều lệ của doanh ghiệp đó. - Tổng dư nợ cho vay đối với các đối tượng mà TCTD không được cấp tín dụng không có bảo đảm, tín dụng với điều kiện ưu đãi không được vượt quá 5% vốn tự có của TCTD; * Qui định về những nhu cầu vốn không được cho vay - Để mua sắm các tài sản và các chi phí hình thành nên tài sản mà pháp luật cấm mua bán, chuyển nhượng; - Thanh toán các chi phí cho việc thực hiện các giao dịch mà pháp luật cấm; - Đáp ứng nhu cầu tài chính của các giao dịch mà pháp luật cấm. * Hạn chế tập trung cho vay, bảo lãnh, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác, cho thuê tài chính. - Tổng dư nợ cho vay đối với 1 khách hàng không được vượt quá 15% vốn tự có của TCTD; - Mức bảo lãnh, chiết khấu thương phiếu và các giấy tờ có giá khác đối với một khách hàng không được vượt quá tỷ lệ so với vốn tự có của TCTD do Thống đốc NHNN qui định; - Mức cho thuê tài chính đối với khách hàng của TCTD thực hiện theo qui định của Chính phủ; 84 *Các qui định về phương thức cho vay và bảo lãnh, lưu giữ hồ sơ tín dụng, nội dung cơ bản của hợp đồng tín dụng. * Các qui định về bảo đảm tiền vay và đăng ký giao dịch bảo đảm. b. Giới hạn góp vốn, mua cổ phần: Mức góp vốn, mua cổ phần của TCTD trong một doanh nghiệp, tổng mức góp vốn, mua cổ phần của TCTD trong tất cả các doanh nghiệp không được vượt quá mức tối đa do Thống đốc NHNN qui định đối với từng loại hình TCTD. c. Về đầu tư vào tài sản cố định: TCTD được mua, đầu tư vào TSCĐ của mình không quá 50% vốn tự có. d. Về kinh doanh ngoại hối: TCTD được kinh doanh ngoại hối và vàng trên thị trường trong nước và thị trường quốc tế khi được NHNN cho phép. TCTD được phép kinh doanh ngoại hối phải tuân thủ các qui định về tỷ giá, phương thức giao dịch và duy trì trạng thái ngoại hối theo qui định của NHNN. e. Một số hoạt động về huy động vốn, thanh toán và kinh doanh khác cần phải đáp ứng một số qui định, điều kiện của NHNN: - Phát hành giấy tờ có giá; - Thanh toán quốc tế; f. Cấp, thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng: Luật TCTD (năm 1997) qui định các điều kiện (chủ yếu về tài chính, phương án kinh doanh và năng lực, trình độ chuyên môn, quản trị, điều hành), hồ sơ để được cấp giấy phép thành lập và hoạt động ngân hàng; các trường hợp TCTD bị thu hồi giấy phép. g. Phá sản, thanh lý, giải thể: - Sau khi NHNN không áp dụng hoặc chấm dứt các biện pháp phục hồi khả năng thanh toán của TCTD mà TCTD đó vẫn mất khả năng thanh toán nợ đến hạn, thì có thể bị tòa án mở thủ tục giải quyết yêu cầu phá sản theo qui định của pháp luật về phá sản doanh nghiệp. - TCTD giải thể trong các trường hợp sau: + Tự nguyện xin giải thể nếu có khả năng thanh toán hết nợ và được NHNN chấp thuận; 85 + Khi hết hạn hoạt động không xin gia hạn hoặc xin gia hạn nhưng không được NHNN chấp thuận; + Bị thu hồi giấy phép thành lập và hoạt động. Khi giải thể, TCTD phải tiến hành thanh lý dưới sự giám sát của NHNN. h. Kiểm soát đặc biệt: TCTD có thể bị đặt vào tình trạng kiểm soát đặc biệt của NHNN trong những trường hợp sau: - Có nguy cơ mất khả năng chi trả; - Nợ không có khả năng thu hồi có nguy cơ mất khả năng thanh toán; - Số lỗ luỹ kế của TCTD lớn hơn 50% tổng số vốn điều lệ tự có và các quĩ. i.Những thay đổi phải được NHNN chấp thuận: - Tên của TCTD; - Mức vốn điều lệ, mức vốn được cấp; - Địa điểm đặt trụ sở chính, sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện; - Nội dung, phạm vi và thời hạn hoạt động; - Chuyển nhượng cổ phần có ghi tên quá tỷ lệ qui định của NHNN; - Tỷ lệ cổ phần của các cổ đông lớn; - Thành viên Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) và Ban kiểm soát. Đánh giá chất lượng tài sản và dự phòng rủi ro TCTD phải thực hiện phân loại tài sản có, trích lập dự phòng rủi ro trong hoạt động ngân hàng. Khoản dự phòng rủi ro này phải được hạch toán vào chi phí hoạt động. j. Kiểm toán TCTD: Chậm nhất là 30 ngày trước khi kết thúc năm tài chính, TCTD phải được một tổ chức kiểm toán độc lập đủ điều kiện theo quy định của NHNN kiểm toán hoạt động của mình. k. Về quản lý tài chính - kế toán: - Chính phủ qui định mức vốn pháp định của mỗi loại hình TCTD; - TCTD phải thực hiện hạch toán theo hệ thống tài khoản kế toán, chế độ chứng từ theo qui định của pháp luật về kế toán, thống kê; 86 - Hàng năm TCTD phải trích từ lợi nhuận sau thuế để lập và duy trì các quĩ sau: + Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ (5% lợi nhuận sau thuế); + Các quỹ khác theo qui định của pháp luật. TCTD không được dùng các quỹ trên để trả lợi tức cổ phần. - Công khai báo cáo tài chính: Trong thời hạn 120 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính, TCTD phải công khai các báo cáo tài chính theo qui định của pháp luật. 4. Các yêu cầu về cơ cấu tổ chức và năng lực quản trị, điều hành của các TCTD 4.1. Về cơ cấu tổ chức của TCTD: - Qui định về bộ máy HĐQT, Ban điều hành, hệ thống kiểm soát thuộc HĐQT và hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc Ban điều hành. - Qui định về mở sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài, đơn vị sự nghiệp; thành lập các công ty trực thuộc có tư cách pháp nhân để hoạt động trên một số lĩnh vực tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, quản lý, khai thác và bán tài sản. Điều kiện, hồ sơ, thủ tục mở sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện, thành lập công ty được qui định bởi Luật các TCTD và NHNN. - Qui định về điều kiện, thủ tục chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, mua lại, giải thể TCTD. 4.2. Về Quản trị điều hành và kiểm soát - Chấp thuận các chức danh chủ chốt của TCTD: Chủ tịch và các thành viên khác trong Hội đồng quản trị; Trưởng ban và các thành viên khác trong Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc (Giám đốc) của TCTD phải được Thống đốc NHNN chuẩn y hoặc được Thống đốc NHNN uỷ quyền chuẩn y, trừ trường hợp do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm; - Các qui định về HĐQT của TCTD: +Qui định số lượng và phẩm chất, năng lực của thành viên tối thiểu của HĐQT: Số lượng thành viên HĐQT tối thiểu là 3, gồm những người có uy tín, đạo đức nghề nghiệp và hiểu biết về hoạt động ngân hàng; 87 + Chủ tịch HĐQT không được đồng thời là Tổng Giám đốc (Giám đốc) hoặc Phó Tổng Giám đốc (Phó Giám đốc) TCTD; + Chủ tịch HĐQT của TCTD này không được phép tham gia HĐQT hoặc tham gia điều hành TCTD khác, trừ trường hợp đó là công ty của TCTD. - Các qui định về Ban Kiểm soát của TCTD: + Ban kiểm soát của TCTD có tối thiểu là 3 người, trong đó một người là Trưởng ban kiểm soát và ít nhất phải có một nửa số thành viên là chuyên trách; +Thành viên Ban kiểm soát phải đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp do NHNN qui định. -Các qui định về tiêu chuẩn đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó Giám đốc) của TCTD: + Phải cư trú tại Việt Nam trong thời gian đương nhiệm; + Có sức khoẻ, đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết; hiểu biết pháp luật và có ý thức chấp hành pháp luật; + Có trình độ chuyên môn, năng lực điều hành và quản lý TCTD theo qui định của NHNN. Tổng Giám đốc (Giám đốc) của TCTD này không được phép là Tổng Giám đốc (Giám đốc) hoặc chủ tịch HĐQT của TCTD khác, trừ trường hợp tổ chức đó là công ty của TCTD. - Luật các TCTD (năm 1997) qui định một số đối tượng không được bầu vào HĐQT, Ban kiểm soát hoặc bổ nhiệm làm Tổng Giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng Giám đốc (Phó Giám đốc); Đồng thời bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh, chị, em ruột của thành viên HĐQT, Tổng Giám đốc (Giám đốc) không được là thành viên Ban kiểm soát, Kế toán trưởng của cùng một TCTD. 88 PHỤ LỤC 4: MỘT VÀI ĐỊNH NGHĨA TRONG QUY TRÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA 1/ Mục đích Hướng dẫn trình tự, tổ chức thực hiện các nội dung cơ bản của nghiệp vụ giao dịch một cửa trong Dự án hiện đại hoá và hệ thống thanh toán NH ĐT&PT VN xác định trách nhiệm, quyền hạn của các thành viên tham gia quản lý, xử lý nghiệp vụ giao dịch một cửa. Đảm bảo tính tuân thủ các quy định về các hoạt động của Ngân hàng. 2/ Phạm vi áp dụng Các chi nhánh đã sử dụng chương trình BDS (Branch Delivery System) trong dự án hiện đại hoá ngân hàng và hệ t hống thanh toán NH ĐT&PT VN 3/ Tài liệu tham khảo Sổ tay quản lý chất lượng (QC-ST-01) Quy trình hướng dẫn đánh mã số văn bản và trình bày văn bản (QĐ-PC-04) Tài liệu hướng dẫn về BDS Chương trình BDS 4/ Giải thích từ ngữ Trong quy trình này, một số từ ngữ được hiểu như sau: Giao dịch một cửa là phương thức giao dịch trong đó khách hàng chỉ giao dịch trực tiếp với một giao dịch tại một quầy giao dịch Hạn mức giao dịch: là số tiền tối đa của một giao dịch mà giao dịch viên thực hiện không cần có sự phê quyệt của kiểm soát viên. Định mức giao dịch : còn gọi là định mức tồn quỹ, gồm có định mức tồn quỹ tối đa và định mức tồn quỹ tối thiểu. Định mức tồn quỹ tối đa (thiểu) là số dư tiền mặt tối đa (thiểu) tại quỹ của giao dịch viên, quỹ phụ hoặc quỹ chính. Khách hàng : là người có quan hệ với ngân hàng, sử dụng các dịch vụ của ngân hàng gồm các cá nhân, tổ chức kinh tế xã hội, kể cả các đơn vị, phòng ban/ hoặc phân hệ nghiệp vụ khác trong nội bộ chi nhánh NH ĐT & PT VN. Giao dịch viên (Teller) : là những nhân viên giao dịch trực tiếp với khách hàng, thực hiện việc nhập số liệu vào máy và hoàn tất các giao dịch với khách hàng theo 89 nhiệm vụ được phân công; đây là những nhân viên thực hiện các giao dịch làm thay đổi doanh số hoặc số dư đối với tài khoản khách hàng và tài khoản sổ cái. Kiểm soát viên (KSV) : người được giao nhiệm vụ kiểm soát, đối chiếu sau các giao dịch do các GDV thực viên. BDS (Branch Delivery System) : hệ thống chuyển giao phân phối sản phẩm chi nhánh. Chi nhánh được cài đặt chương trình này để cung cấp các dịch vụ của ngân hàng cho khách hàng. Quỹ chính : là một cán bộ thuộc bộ phận ngân quỹ được giám đốc chi nhánh giao nhiệm vụ quản lý quỹ tiền trong giao dịch phục vụ khách hàng tại chi nhánh. quỹ chính có nhiệm vụ giao tiền cho các quỹ phụ và các giao dịch viên, cuối ngày hoặc khi có yêu cầu nhận tiền nộp về các quỹ phụ và GDV, thực hiện thu chi bằng tiền mặt khác theo quy định. Quỹ phụ : là giao dịch viên tại một phòng hoặc bộ phận giao dịch được giám đốc chi nhánh giao nhiệm vụ nhận tiền từ quỹ chính về để giao cho các GDV, cuối ngày hoặc khi có yêu cầu nhận tiền nộp về của các GDV để giao cho quỹ chính. Quỹ phụ có thể thực hiện các giao dịch khác như một giao dịch viên bình thường. 5/ Quyền hạn và trách nhiệm của thành viên tham gia vào quy trình giao dịch một cửa. 5.1.Giám đốc chi nhánh -Căn cứ vào các yêu cầu quản lý, quy định nghiệp vụ của chương trình, tổ chức triển khai quy trình giao dịch một cửa hợp lý, an toàn, hiệu quả, đúng chế độ. -Duyệt danh sách các thành viên tham gia vào quy trình, tổ chức, phê duyệt phân quyền và quy định hạn mức đối với từng loại giao dịch cho các thành viên tham gia quy trình. -Được cấp mật khẩu truy cập để thực hiện các chức năng theo thẩm quyền của mình -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. -Bảo mật các mật khẩu các chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện quy trình giao dịch một cửa 5.2.Kiểm soát viên (Supervisor) 90 -Kiểm tra, phê duyệt trực tiếp trên máy tính các giao dịch do các giao dịch viên thực hiện theo hạn mức, thẩm quyền được duyệt và theo mật khẩu truy cập được cấp. -Kiểm tra, ký xác nhận trên báo cáo giao dịch của giao dịch viên trong ngày. -Chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung các giao dịch liên quan đến nghiệp vụ được phân công phụ trách. -Giám sát các hoạt động của GDV để đảm bảo an toàn đối với các giao dịch . -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ gây thiệt hại về tài sản. -Thự hiện nghiêm túc các yêu cầu quy trình giao dịch một cửa. 5.3. Giao dịch viên (Teller) -Là người giao dịch trực tiếp với khách hàng, hướng dẫn, giải đáp, tiếp nhận và xử lý nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ. -Được phép thực hiện các giao dịch trong phạm vi hạn mức được uỷ quyền -Nhận tiền đầu ngày từ quỹ phụ hoặc quỹ chính để giao dịch với khách hàng. Cuối ngày có trách nhiệm chuyển toàn bộ tiền tồn về cho quỹ phụ hoặc quỹ chính. Tiếp theo nội dung giao dịch viên có thể thu, chi tiền mặt trực tiếp với khách hàng. -Nhập các số liệu trên chứng từ giao dịch vào máy tính, chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ và tính chính xác của nội dung các giao dịch do bản thân thực hiện, phân biệt tiền thật, tiền giả, đảm bảo thu, chi chính xác. -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan. -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 5.4. Kế toán tổng hợp (G/L) -Kiểm tra, đối chiếu chứng từ giao dịch với báo cáo của các phân hệ nghiệp vụ và báo GL, nếu có sai sót báo cáo cho người phụ trách kế toán tổng hợp, phối hợp với GDV và các bộ phận có liên quan tìm rõ nguyên nhân, đề xuất biện pháp xử lý. -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 91 5.5. Quỹ chính -Chuyển và nhân tiền từ các ngân hàng và các chi nhánh khác BIDV (nếu có quan hệ) -Chuyển và nhận tiền với các quỹ phụ và GDV trong chi nhánh - In báo cáo mỗi ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo. -Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế và số tiền trên sổ sách (trên máy), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng. -Tuân thủ các quy định của các quy trình nghiệp vụ có liên quan -Thực hiện các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…) -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 5.6. Quỹ phụ -Chuyển và nhận tiền với quỹ chính và các giao dịch viên trong chi nhánh. -In báo cáo cuối ngày, kiểm tra, xử lý các sai lệch và ký vào báo cáo -Thực hiện các nhiệm vụ của giao dịch viên trong trường hợp quỹ phụ là gdv. -Kiểm tra đối chiếu số tiền tồn quỹ thực tế với số tiền trên sổ sách (trên máy), tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải đảm bảo số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình khớp đúng -Cuối ngày chuyển toàn bộ tiền tồn về quỹ chính -Thực hiện các giao dịch thu chi khác theo nhiệm vụ được phân công (thu chi nội bộ…) -Bảo mật các mật khẩu truy cập chương trình được giao, chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản. 92 PHỤ LỤC 5: QUY ĐỊNH VỀ KIỂM TRA NGHIỆP VỤ GIAO DỊCH MỘT CỬA THEO DỰ ÁN HIỆN ĐẠI HÓA * Kiểm tra việc ban hành các quy định liên quan đến hoạt động giao dịch một cửa: -Kiểm tra việc phê duyệt danh sách và phân quyền cho các thành viên tham gia vào quy trình giao dịch một cửa. -Kiểm tra quyết định giao nhiệm vụ cho kiểm soát viên, giao dịch viên, quỹ chính, quỹ phụ. -Kiểm tra quy định về định mức tồn quỹ trong ngày của các giao dịch viên, quỹ phụ. -Kiểm tra quy định về giao hạn mức giao dịch cho các giao dịch viên, hạn mức duyệt giao dịch của kiểm soát viên (nếu có) -Kiểm tra việc đăng ký và quản lý người sử dụng (user) và thực hiện thay đổi người sử dụng (user) theo quy định. * Kiểm tra việc tổ chức thực hiện quy trình giao dịch một cửa: -Kiểm tra việc thực hiện các quy định về quản lý các cán bộ truy cập hệ thống và quyền hạn như: Kiểm tra nhật ký ghi lỗi hệ thống SIBS, BDS; kiểm tra việc tạo và cấp quyền cho người sử dụng BDS; kiểm tra danh mục người sử dụng tạm dừng, bị xóa, thay đổi công việc. -Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo mật về truy cập chương trình đối với các thành viên tham gia vào quy trình (cán bộ được giao mật khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu để lộ mật khẩu gây thiệt hại về tài sản cho khách hàng và ngân hàng). -Kiểm tra việc thực hiện định mức tồn quỹ của các giao dịch viên, quỹ chính, quỹ phụ (quỹ phụ và giao dịch để tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày) -Kiểm tra tính khớp đúng giữa số tiền trên sổ kế toán, trên máy và thực tế tồn quỹ của từng giao dịch viên, quỹ phụ (nếu có) (tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày phải bảo đảm khớp đúng số tiền trên sổ sách và số tiền thực tế tại quỹ của mình). -Kiểm tra việc đảm bảo an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá của các giao dịch viên, quỹ phụ trong giờ nghỉ trưa. -Kiểm tra việc giao nhận tiền mặt nội bộ (chứng từ giao nhận tiền bắt buộc phải lập 02 liên theo mẫu và số tiền giữa giao và nhận phải bằng nhau) 93 -Kiểm tra việc lập bảng kê thu tiền mặt của khách hàng, chi tiền mặt cho khách hàng. -Kiểm tra tính pháp lý của chứng từ giao dịch và trình tự xử lý giao dịch, kiểm soát và duyệt giao dịch đối với từng loại nghiệp vụ: mở tài khoản khách hàng, huy động vốn, giải ngân, thu nợ thanh toán chuyển tiền …. +Mở tài khoản khách hàng, thanh toán qua tài khoản thanh toán, phát hành séc của ngân hàng (Tham chiếu quy trình nghiệp vụ tiền gửi không kỳ hạn) +Huy động vốn: nhận tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu…(Tham chiếu quy trình nghiệp vụ tiền gửi có kỳ hạn) +Chuyển tiền, mua bán thu đổi ngoại tệ, séc du lịch (tham chiếu quy trình nghiệp vụ thanh toán, chuyển tiền) +Phát vay, thu nợ theo chỉ định thanh toán của nghiệp vụ tín dụng (tham chiếu quy trình sử dụng phân hệ tín dụng) +Các giao dịch thu cho bằng tiền mặt, chuyển khoản và các giao dịch khác (tham chiếu các quy trình nghiệp vụ của các phân hệ tương ứng..) -Kiểm tra việc thực hiện hạn mức giao dịch của giao dịch viên và kiểm soát viên theo quy định. -Kiểm tra công việc cuối ngày của quỹ chính, quỹ phụ và giao dịch viên : chấm báo cáo và sắp xếp chứng từ. Báo cáo và chứng từ của GDV và của các phân hệ nghiệp vụ được sắp xếp theo quy định trong quy trình luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ hạch toán kể toán. Quỹ chính, quỹ phụ và giao dịch viên bắt buộc phải in các báo cáo sau: +201 - Nhật ký giao dịch của Teller +304 – Báo cáo tổng hợp giao dịch của Teller (Local) +305 – Báo cáo tổng hợp giao dịch của Teller (Host) +307 – Báo cáo đồng bộ giữa báo cáo tổng hợp giao dịch của GDV tại Local và Host +311 - Nhật ký quỹ - Diary Quỹ chính bắt buộc phải in thêm báo cáo : 309- Bảng kê chi tiết quỹ tiền mặt – Vault Inquiry 94 (Số tiền tồn cuối ngày tại báo cáo 304, 309 và số dư trên tài khoản tiền mặt (TK 110101001) tại phân hệ sổ cái phải bằng nhau) -Kiểm tra xử lý tiền thừa, thiếu và xử lý chênh lệch giữa các báo cáo (tham chiếu quy trình vận hành BDS) -Kiểm tra tính khớp đúng của việc khai báo tỷ giá áp dụng cho chi nhánh (đối chiếu giữa tỷ giá công bố và tỷ giá được cài đặt đầu ngày giao dịch cho các GDV) -Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của bộ phận kế toán tổng hợp (GL) như +Kiểm tra việc thực hiện các quy định về giao nhận chứng từ kế toán giữa GDV, bộ phận tập hợp chứng từ kế toán của phòng (nếu có) với bộ phận kế toán tổng hợp +Kiểm tra việc đối chiếu đầy đủ và kịp thời giũa chứng từ giao dịch với báo cáo của các phân hệ nghiệp vụ và báo cáo GL +Kiểm tra việc thực hiện xử lý các sai lệch theo quy định khi phát hiện có sai sót hoặc chênh lệch về số liệu báo cáo giữa các phân hệ nghiệp vụ với phân hệ kế toán tổng hợp, hoặc giữa các báo cáo phân hệ với chứng từ giao dịch +Kiểm tra các công việc hậu kiểm của bộ phận GL theo quy định tại quy trình luân chuyển, kiểm soát và lưu trữ chứng từ hạch toán kế toán -Kiểm tra việc sử dụng các quyền hạn và thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao của các thành viên tham gia vào quy trình : Giám đốc chi nhánh; kiểm soát viên; giao dịch viên; phân hệ kế toán tổng hợp; quỹ chính; quỹ phụ. -Kiểm tra tiêu chuẩn, việc sắp xếp bố trí cán bộ, giao dịch viên tham gia vào quy trình giao dịch một cửa -Kiểm tra việc luân chuyển cán bộ tại các quỹ, bàn tiết kiệm.