Đề tài Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp TM

LỜI NÓI ĐẦU Trong “nền kinh tế mở” ngày nay thì cạnh tranh là nguyên tắc cơ bản bắt buộc và là xu thế tất yếu nếu muốn thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp, hơn nữa là doanh nghiệp thương mại thì vai trò của người quản lý quyết định trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp mình bên cạnh đó là việc cung cấp các thông tin nhanh chóng, kịp thời của kế toán trong việc hạch toán kế toán. Bán hàng tuy là khâu sau của mua hàng nhưng lại có vai trò quyết định trong thương mại vì bán là tổng kết của tất cả các yếu tố liên quan như tiền mua hàng các chi phí khác và thậm chí còn phải phân tích các điều kiện khác thể hiện nghệ thuật buôn bán của doanh nghiệp thương mại. Hạch toán trong bán hàng là tiền cơ sở thu nhập các số liệu, các điều kiện liên quan để phân tích đánh giá rồi hạch toán ra các khoản chi phí bán hàng làm sao cho nhanh chóng , chính xác, kịp thời để hoàn tất tổng kết rồi kết hợp với người quản lý doanh nghiệp quyết định việc bán hàng và kết quả kinh doanh ra sao. Do đó kế toán ở khâu này vừa là công tác đắc lực cho người quản lý doanh nghiệp là 2 hạch toán tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp . Hạch toán kế toán bán hàng dựa trên cơ sơ chính là hệ thống luật về kiểm toán, kế toán và các tài khoản do Nhà nước ban hành. Từ lý luận và thực tế đặt ra cho công tác kế toán bán hàng ở nước ta, sau khoá bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán trưởng ; Em đã chọn đề tài nghiên cứu là ”Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại ” với mong muốn đóng góp ý kiến về chuyên đề này . Ngoài phần mở đầu và lết luận , nội dung của chuyên đề được chia ra 2 phần . PHẦNI: NHỮNG LÝ LUẬN VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI . Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại: Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại : hoạt động kinh doanh thương mại là việc thực hiện một hay nhiều hành vi thương mại của doanh nghiệp bao gồm việc mua bán hàng hoá cung ứng dịch vụ thương mại và các hoạt động xúc tiến thương mại mục đích sinh lợi hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội. Hoạt động kinh doanh thương mại có chức năng tổ chức và thực hiện việc mua bán ,trao đổi cung cấp các dịch vụ nhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân . đây là khâu trung gian nối liền sản xuất với tiêu dùng . - Như vậy đặc điểm về hoạt động làm lưu chuyển hàng hoá là sự tổng hợp các quá trình mua bán , trao đổi và dự trữ hàng hoá. - Hàng hoá có đặc điểm bao gồm các vật tư , sản phẩm hàng hoá vô hình hay hữu hình mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán. - Phương thức lưu chuyển hàng hoá có đặc điểm là bán buôn và bán lẻ hàng hoá. Tổ chức kinh doanh có đặc điểm là bán buôn, bán lẻ. Xúc tiến thương mại.... Hàng hoá có sự vận động không giống nhau tuỳ thuộc vào nguồn hàng và từng loại mặt hàng . nếu chi phí mua bán và thời gian lưu chuyển giữa chúng khác nhau. Nhiệm vụ của kế toán ở doanh nghiệp thương mại Mua hàng là việc doanh nghiệp thương mại trả tiền để có được toàn quỳên về hàng hoá, là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện kinh doanh hàng hoá. Trong quá trình bán hàng nói riêng sẽ nảy sinh các chi phí cần thiết để cho hoàn thiện việc bán hàng gọi là chi phí bán hàng. Do đó giá bán hàng hoá là sự tổng hợp của tất cả các chi phí từ khâu chuẩn bị đi mua hàng về và cho tới khâu giao hàng, tính toán doanh nghiệp thấy rằng giá bán là hợp lý, có lợi nhuận (đó là trên cơ sở lý thuyết). Do đó : kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình chi phí của doanh nghiệp trong kỳ kế toán còn phải ghi chép về số lượng hàng bán, đơn giá, kết cấu, loại hàng.... tính toán chính xác các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng . phân bổ hợp lý chi phí bán hàng biến động và dự trữ hàng hoá tại kho, phát hiện và xử lý kịp thời . lựa chọn phương pháp thích hợp để xác định giá vốn hàng xuất bán, bảo đảm độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp khi xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ. Ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại. Trong nền kinh tế thị trường, hàng hoá được sản xuất ra và đưa đến tay người tiêu dùng nói chung cần có sự lưu thông hàng hoá. Trong đó bán hàng là khâu quan trọng vì nó tổng hợp tất cả các yếu tố như chi phí sản xuất, chi phí mua hàng, chi phí bán hàng ... để có một thời điểm ,điạ điểm , giá cả bán hàng hợp lý . Tuy sản xuất là tiền đề cho tiêu thụ nhưng tiêu thụ lại quyết định sản xuất theo hướng tích cực hay tiêu cực. Đó là kết quả trực tiếp của nơi sản xuất và người tiêu dùng. Trên cơ sở đó mà doanh nghiệp mới hoạt động cung ứng kịp thời . Mặc dù xét trên phạm vi lớn thì nhà sản xuất có vai trò to lớn quyết định tới hàng hoá của mình để đưa thành phẩm ra thị trường. Doanh nghiệp thương mại làm công việc mua bán tới tay người tiêu dùng. Vậy nơi sản xuất và doanh nghiệp thương mại đều có tính chất chuyên môn. Doanh nghiệp thương mại điều chỉnh giá bán để thu lợi nhuận cho hợp lý đảm bảo sự tồn tại của mình. Bên cạnh đó phải chịu hoàn toàn về chất lượng, mẫu mã và số lượng hàng bán ra và thậm chí phải làm việc với doanh nghiệp thương mại để có một giá cả hợp lý tới tay người tiêu dùng. Do đó, trên cơ sở một ngành kinh tế quốc dân doanh nghiệp thương mại nói riêng vừa có tính độc lập tương đối (mối quan hệ lẫn nhau). Song song với việc bán hàng, doanh nghiệp thương mại đầu vào (tức là mua hàng gì, giá cả như thế nào,...) cho hợp lý với đầu ra. Đầu vào và đầu ra phải tính toán trong một mối liên hệ tổng thể sát sao, chính xác. Cùng với việc đó là người quản lý, điều hành doanh nghịêp thương mại có vai trò quyết định tới sự thành bại của danh nghiệp. Toàn quyền quyết định hàng là hàng gì, đầu vào, đầu ra ra sao. Trên cơ sở đó cùng với kế toán lên kế hoạch cụ thể, chính xác về chi phí từ A đến Z để đi đến quyết định, nên việc nhà quản lý điều hành cần phải dựa vào các thông tin do kế toán cung cấp, các thông tin cần đầy đủ, trung thực , chính xác. II NỘI DUNG CƠ BẢN TIỀN ĐỀ CHO HẠCH TOÁN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI: Phạm vi bán hàng : Đây là những quy định, những điều kiện về hàng hoá bán đi như thế nào: Hàng hóa bán đi được thực hiện thông qua mua - bán, đảm bảo được thanh toán theo một hình thức nhất định . Khi hàng bán đi tức là doanh nghiệp thương mại mất bản quỳên về hàng hoá khi nhận thanh toán dưới 1 hình thức hợp lệ của bên mua. Hàng đưa vào với số lượng bao nhiêu, mấy loại mặt hàng, hàng gì, bán ngay hay để lại mặc thời gian... mục đích là làm tăng thêm giá trị . Về mặt thị thường: có thể là thị trường bán lẻ trong phạm vi diện rộng hay hẹp là tuỳ thuộc vào quá trình kinh doanh của doanh nghiệp ...Điều đáng nói ở đây là phải tính các chi phí cụ thể rất nhiều mặt phát sinh rồi mới đi đến tổng hợp chi phí. Có thể là thị trường bán buôn: bán buôn thì quá trình quýêt toán chi phí bán hàng mang tầm rộng hơn, các chi phí phát sinh thường dễ tính hơn, cụ thể hơn. Việc bán buôn này cũng còn xem xét trong phạm vi bán buôn rộng hay hẹp thậm chí mở rộng ra thị trường nước ngoài. Như vậy việc tính toán các chi phí phải mang tầm vĩ mô hơn tất cả chi phí của việc tính toán bán lẻ hay bán buôn hàng hoá của doanh nghiệp thương mại thì cũng để phục vụ cho việc cuối cùng là áp giá cho hàng hoá được bán đi theo như mong muốn của danh nghiệp thương mại. Các phương thức bán hàng của doanh nghiệp thương mại: Bán hàng là khâu sau trong quy trình kinh doanh của danh nghiệp thương mại. Lúc này hàng của danh nghiệp thương mại được chuyển về trạng thái tiền ban đầu của mình. Doanh nghiệp thương mại có các phương thức bán hàng sau: Bán hàng theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho. Bán hàng theo hình thức chuyển hàng trực tiếp tại kho. Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức giao tay. Bán buôn vận chuyển hàng theo hình thức chuyển hàng. Bán hàng đại lý . Bán lẻ hàng hoá. Xuất khẩu hàng hoá . Hay một số trường hợp bán hàng bằng cách khác. Mỗi hình thức bán hàng thì việc nghiên cứu chuyên môn tính toán các chi phí phải thật đầy đủ và chính xác để có tài liệu quan trọng phối hợp với nhà quản lý danh nghiệp để có một phương thức bán hàng tối ưu nhất trong số các phương thức bán hàng trên nhằm đem lại lợi nhuận nhất cho doanh nghiệp. 3. Giá của cửa hàng bán: Hàng bán được xuất kho theo giá thực tế. Đây là quy định chung và giá bán tuỳ từng mặt hàng khác nhau theo nguồn nhập vào rồi bán . Nhất là trong thời đại kinh tế thị trường như bây giờ thì giá bán rất phong phú đa dạng nhưng đây là khâu quan trọng nhất vì nó quyết định tới vịêc hạch toán lãi - lỗ của doanh nghiệp và cũng là giá hợp lý hay không đối với người tiêu dùng và có sự tác động trở lại nơi sản xuất . Giá cả này được kế toán hạch toán trên cơ sở phân tích hạch toán các chi phí bán hàng nói chung . 4. Phương thức thanh toán; Qúa trình bán hàng các doanh nghiệp thương mại có thể tiến hành theo nhiều cách nhưng đảm bảo dù bán lẻ hay bán buôn thì cũng phải thanh toán dứt điểm mới đem ra đảm bảo sự cẩn tắc, thẳng thắn của doanh nghiệp thương mại . Có thể thanh toán bằng tiền mặt: buôn bán với người mua được diễn ra tại một thời điểm và bên bán giao hàng ngay sau khi nhận tiền mặt của bên mua có thể bằng tiền Việt Nam, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hay ngoại tệ ... Có thể thanh toán chậm: tức là bên bán giao hàng ngay sau khi bên mua đã thanh toán bằng tiền đang chuyển tiền đến, một giấy nợ ...và ghi rõ thời gian thanh toán giữa hai bên. 5. Chứng từ và tài khoản mà kế toán sử dụng : Chứng từ: tuỳ theo phương thức thanh toán mà kế toán phải sử dụng các chứng từ phù hợp với phương thức, phù hợp với cách tính của doanh nghiệp thương mại cụ thể: hoá đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT) biên bản kiểm nghiệm hàng hoá Phiếu xuất kho hàng hoá thẻ kho bảng kê hàng hoá trong kho phiếu chi hoá đơn chứng từ các chứng từ chi phí khác có liên quan trong khâu bán hàng Tài khoản mà kế toán sử dụng: Kế toán quá trình bán hàng được sử dụng trong hạch toán bán hàng cụ thể sau.  III. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm: Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp là tổ chức áp dụng các phương pháp kế toán nhằm thực hiện chức năng của kế toán: thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế đáp ứng yêu cầu công tác quản lý kế toán doanh nghiệp .Có bốn phương pháp : -Phương pháp chứng từ -Phương tính giá -Phương pháp đối ứng tài khoản -Tổng hợp và cân đối 2. Nguyên tắc tổ chức kinh tế doanh nghiệp : Tổ chức công tác kế toán kinh tế doanh nghiệp phải dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau : a. Tổ chức công tác kế toán phải tuân theo các văn bản pháp lý về kế toán hiện hành như : luật kế toán, chuẩn mức kế toán và chế độ kế toán . +Luật kế toán do Quốc Hội thông qua, quy định nội dung công tác kế toán , tổ chức bộ máy kế toán, hoạt động nghề nghiệp kế toán. +Chuẩn mực kế toán: Do cơ quan nhà nước có thảm quyền (bộ tài chính )ban hành trên cơ sở chuẩn mực quốc tế về kế toán và luật kế toán nhằm đưa ra những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực của một số công việc cụ thể. Để quản lý thống nhất về kế toán, đảm bảo kế toán là một công cụ quản lý giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kế toán tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ ,kịp thời, công khai, minh bạch đáp ứng được yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước, của doanh nghiệp và các cơ quan tổ chức khác: đòi hỏi các doanh nghiệp khi tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ theo đúng văn bản pháp lý về kế toán. b. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, tính chất, hoạt động, đặc điểm sản xuất kinh doanh và những đặc điểm khác về tổ chức công tác kế toán của donh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp thuộc các nghành kinh tế khác nhau, quy mô khác nhau, thành phần kinh tế khác nhau, thì tổ chức công tác kế toán cũng không giống nhau .Song để đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt chức năng, phát huy được vai trò tác dụng đối với công tác quản lý kế toán, đòi hỏi việc tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp. c. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán nhằm thực hiện chức năng trong kế toán nhưng không phải bất kỳ giá nào, chính vì vậy phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả . Khi theo nguyên tắc này, đòi hỏi việc tổ chức công tác kinh tế doanh nghiệp phải đảm bảo cho kế toán được tổ chức một cách khoa học, hợp lý thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của kế toán, chất lượng của công tác đạt mức cao nhất với chi phí thấp nhất . Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp : Gồm các vấn đè cơ bản sau : a. Tổ chức hạch toán ban đầu : Đây là khâu tổ chức đầu tiên quan trọng của chu trình công tác kế toán, số liệu tài liệu do kế toán cung cấp có đảm bảo tính pháp lý hay không, trung thực hay không trước hết phụ thuộc vào hạch toán ban đầu . Thực hiện nội dung này bắt buộc xác định những chứng từ phải lập hay tiếp nhận cho từng nghiệp vụ kế toán phát sinh. Nhập chứng từ cần phải lập chuyển giao đến bộ phận kế toán nào để kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ ghi sổ kế toán và sau đó bảo đảm lưu trữ chứng từ . b. Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán (phù hợp với đặc điểm của định nghĩa) - Hạch toán tài khoản kế toán là một trong những nội dung của chế độ kế toán do nhà nước (bộ tài chính) ban hành .Trong đó quy định số lượng tài khoản, tên gọi tài khoản, kí hiệu tài khoản và phương pháp hạch toán trên tài khoản. -Các doanh nghiệp nghiên cứu, vận dụng một cách phù hợp, đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ nội dung hạch toán của doanh nghiệp, cung cấp được các chỉ tiêu kinh tế, làm cơ sở lập báo cáo tài chính theo chế độ kế toán hiện hành. Có 78 tài khoản Và 8 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán Việc sử dụng bao nhiêu tài khoản tuỳ theo đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp . - Hiện nay có bốn ngành, lĩnh vực có hệ thống tài khoản kế toán được bộ tài chính chấp thuận ví dụ như ngành xây dựng hàng không, bưu chính viễn thông, các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp ở trong lĩnh vực riêng, sẽ áp dụng theo hệ thống tài khoản riêng. c. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách, kế toán : (theo hình thức kế toán phù hợp với doanh nghiệp) theo chế độ kế toán hiện hành ,có bốn hình thức kế toán : + Nhật kí sổ cái + Chứng từ ghi sổ. + Nhật kí chứng từ . + Nhật kí chung Mỗi một hình thức kế toán có hệ thống sổ sách riêng,có đặc điểm về trình tự, và phương pháp ghi chép riêng, ưu nhược điểm khác nhau ,thích hợp với từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau .Trong đó: Hình thức nhật ký sổ cái: thích hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ ,ít nhân viên kế toán như : Tiểu thủ công nghiệp, nông nghiệp ... Hình thức chứng từ ghi sổ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa . Hình thức nhật ký chứng từ: Thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Hình thức nhật ký chung: Thích hợp với mọi doanh nghiệp có quy mô khác nhau . Các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm nghành của mình để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp và phải mở đầy đủ hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức kế toán lựa chọn. Việc nghi sổ kế toán phải trên cơ sở các trứng từ đã kiểm tra đảm bảo hợp lệ ,không được tẩy xoá, không được dùng các chất hoá học phủ lên số liệu trong sổ sách kế toán, mọi trường hợp ghi sai đều phải sửa chữa kịp thời ngay sau khi phát hiện, tuỳ theo trường hợp ghi sai mà áp dụng phương pháp chữa sổ thích hợp nhưng không được làm mất sổ “gốc”đã ghi sai. Các phương pháp chữa sổ: * Phương pháp cải chính: Áp dụng theo từng trường hợp sổ ghi sai chịu ảnh hưởng quan hệ đối ứng tài khoản nhưng chưa ảnh hưởng tới số tổng cộng . Chữa sổ gạch ngang một dòng bằng mực đỏ rồi viết lại số đúng lên số sai. * Phương pháp ghi bổ sung : Áp dụng trong trường hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sót nghiệp vụ kế toán. -Người chữa sổ ghi bổ xung thêm một định khoản kế toán, số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số đúng với số sai, hoặc bằng số liệu đã ghi sót . * Phương pháp ghi số âm : Áp dụng trong trường hợp số sai lớn hơn số đúng hoặc ghi trùng nghiệp vụ kế toán Người chữa số ghi một định khoản kế toán như đã ghi số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai và số đúng ------ số đã ghi trùng và ghi bằng số âm Quy ước kĩ thuật ghi số âm: số liệu: + Viết bằng mục đỏ + đóng khung + ghi trong ngoặc đơn Ví dụ : doanh nghiệp nguyên vật liệu cho sản xuất 23. 10— Nợ MC 621.32 Có MC 152.32 Chữa Nợ MC 621.9 Có MC 152.9 * Phương pháp ghi đảo : Áp dụng trong trường hợp ghi sai như ở phương pháp ghi số âm : theo phương pháp này, kế toán lập một định khoản ngược lại với định khoản đã ghi ; số liệu bằng khoản chênh lệch giữa số sai với số đúng như số đã ghi trùng . ví dụ : Nợ Mc 152:9 Có MC 621:9 * Phương pháp kết hợp giữa ghi số âm, ghi số đảo, với ghi số bổ sung: Áp dụng trong từng trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản trước hết dùng phương pháp ghi số âm như ghi đảo để xoá bỏ định khoản đã ghi sai, sau đó bằng phương pháp ghi bổ sung để ghi định khoản đúng . d. Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính : Thực hiện nội dung này cần xác định những báo cáo tài chính phải lập, phân công người lập, kì lập báo cáo, nguồn số liệu để lập, thời hạn hoàn thành . theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, 4 báo cáo tài chính bắt buộc: Bảng cân đối kế toán Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báo cáo tài chính e. Xác định mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán : Phù hợp với doanh nghiệp, phân công lao động kế toán hợp lý, phù hợp với khả năng, trình độ của từng nhân viên (8%). Hiện nay, có ba mô hình tổ chức bộ máy công tác kế toán doanh nghiệp, mỗi một mô hình có một cách tổ chức công tác kế toán khác nhau; ưu – nhược điểm khác nhau, thích hợp từng doanh nghiệp cụ thể khác nhau. Trong đó : Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung : Thích hợp với quy mô nhỏ Mô hình tổ chức kế toán phân tán thích hợp với các doanh nghiệp quy mô lớn. Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán, áp dụng một trong hai mô hình trên đều không phù hợp . Việc phân công lao động kế toán, phải trên cơ sở, khả năng và trình độ của từng nhân viên, phải tạo ra sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán, trong đó: + Kế toán trưởng không được đưa người nhà vào làm thủ kho, thủ quỹ + Nhân viên kế toán không được kiêm thủ kho, thủ quỹ. 4. Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán 78 doanh nghiệp: Kế toán ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người, sự phát triển của nền kinh kế và luôn luôn được xác định là một công cụ quan trọng trong quản lý kế toán doanh nghiệp, kế toán trưởng, nội dung và yêu cầu quản lý thay đổi, đòi hỏi kế toán phải phát triển và hoàn thiện, chính sự phát triển và hoàn thiện của kế toán lại thúc đẩy kinh tế phát triển . Việc thực hiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp luôn là một nhu cầu cấp thiết theo hướng tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp, hợp lý. Nghĩa là: tổ chức công tác kế toán đúng theo nguyên tắc, phù hợp với doanh nghiệp, đảm bảo thực hiện tốt chức năng của kế toán, phát huy đầy đủ vai trò, tác dụng của kế toán, chất lượng công tác kế toán đạt mức độ cao nhất với chi phí hạch toán tiết kiệm nhất. IV – HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG, CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI: Kết quả hoạt động của sản xuất kinh doanh là kết quả của hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, lao vụ, dịch vụ và được biểu hiện qua chỉ tiêu Lãi (hoặc lỗ) về tiêu thụ – kết quả đó được tính theo công thức sau: Lãi (Lỗ) Chi phí Về tiêu thụ sản phẩm quản lý DN Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng = - - ` Như vậy, để xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, bên cạnh việc phải tính toán chính xác doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng tiêu thụ kế toán còn phải tiến hành tập hợp các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) phát sinh trong kỳ chính xác và kịp thời. Hạch toán chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ. Để tập hợp chi phí bán hàng, kế toán sử dụng tài khoản 641. TK 641- chi phí bán hàng được sử dụng để phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ thành phẩm, hàng hoá, như chi phí bao gói, phân loại, chọn lọc, vận chuyển, bốc dỡ, giới thiệu, bảo hành sản phẩm, hàng hoá, hoa hồng cho đại lý bán hàng.... Bên Nợ: chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ . Bên Có: các khoản ghi giảm chi phí bán hàng. Kết chuyển chi phí bán hàng trừ vào kết quả trong kỳ. TK 641 không có số dư cuối kỳ và được mở chi tiết theo các yếu tố chi phí sau: - TK 6411 – chi phí nhân viên: Theo dõi toàn bộ tiền lương chính, lương phụ và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Các khoản tính theo quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế...các nhân viên bán hàng, đóng gói, vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hoá tiêu thụ. - TK 6412 - chi phí vật liệu, bao bì: Bao gồm các chi phí vật liệu, liên quan đến bán hàng chẳng hạn vật liệu bao gói, vật liệu dùng cho lao động của nhân viên (giẻ lau, xà phòng...) vật liệu dùng cho sửa chữa quầy hàng.... - TK 6413- chi phí dụng cụ, đồ dùng: Là các loại chi phí dùng cho dụng cụ cân, đong, đo, đếm, bàn ghế, máy tính cầm tay... phục vụ cho bán hàng. -TK 6414- chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ): Là chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bán hàng (như nhà cửa, kho tàng, phương tiện,vận chuyển...). -TK 6415- chi phí bảo hành sản phẩm: Là chi phí chi cho sản phẩm trong thời gian được bảo hành theo hợp đồng. -TK 6417 - chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí dịch vụ mua ngoài như sửa chữa tài sản cố định, tiền thuê kho, thuê bãi, tiền thuê bốc vác, vận chuyển hàng hoá để tiêu thụ, tiền hoa hồng cho đại lý bán hàng, cho đơn vị nhận uỷ thác xuất khẩu... -TK 6418- chi phí bằng tiền khác : là các chi phí khác phát sinh trong khi bán hàng, ngoài các chi phí kể trên, như chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, chi phí giới thiệu sản phẩm, hàng hoá, quảng cáo, chào hàng, chi phí hội nghị khách hàng ... *Trình tự hạch toán như sau: -Tổng tiền lương, các khoản phụ cấp phải trả cho nhân viên bán hàng, nhân viên đóng gói, bảo quản, bốc vác, vận chuyển sản phẩm hàng hoá đi tiêu thụ, kế toán ghi: Nợ TK641( 6411) Có TK 334 -Trích BHXH, KPCĐ, BHYT theo tỷ lệ quy định tính trên tổng số tiền lương phát sinh trong kỳ. Nợ TK 641(6411) Có TK 338 (3382,3383,3384) -Giá trị vật liệu xuất dùng phục vụ cho quá trình bán hàng như bao gói, vận chuyển, sửa chữa TSCĐ Nợ TK 641(6412) Có TK 152 . - Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho khâu bán hàng, như dụng cụ cân, đong, đo, đếm, máy tính cầm tay,... TK 641 (6413) TK 153 –Xuất dùng với giá trị nhỏ phân bổ một lần . Trích khấu hao TSCĐ của bộ phận bán hàng ( nhà cửa, kho tàng ,phương tiện vận chuyển...) Nợ TK 641(6414) Có TK 214. Và ghi nợ TK 009 - Nguồn vốn KHCB - Chi phí bảo hành sản phẩm (6415). + Trường hợp không có bộ phận bảo hành độc lập : Khi trích trước chi phí bảo hành sản phẩm ghi: Nợ TK 641(6415)- chi phí bảo hành Có TK 335 – chi phí phải trả . Khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm ghi Nợ TK 621 ,622,627 Có TK 111,112, 152,214,334. Cuối kỳ chi phí bảo hành thành phần thực tế phát sinh trong kỳ, ghi: Nợ TK 154 –chi phí SXKD dở dang (chi tiết bảo hành sản phẩm). Có TK 621 ,622,627. Khi sửa chữa bảo hành sản phẩm bàn giao cho khách hàng ghi : Nợ TK 335- chi phí phải trả Có TK 154- chi phí SXKD dở dang. Khi hết thời hạn bảo hành sản phẩm ghi : Nợ TK 335 Có TK 641 (6415). Trường hợp số trích trước chi phí bảo hành lớn hơn chi phí thực tế phát sinh thì số chêch lệch hạch toán giảm chi phí bán hàng: Nợ TK 335 Có TK 641- chi phí bán hàng . Nếu số chi phí thực tế lớn hơn số trích trước về chi phí bảo hành thực tế phát sinh sẽ được tập hợp vào TK 154 theo bút toán . Nợ TK 154 Có TK 621 , 622 ,627 . Sau đó được kết chuyển vào TK 6415, khi sản phẩm bảo hành được bàn giao cho khách hàng, ghi: `Nợ TK 6415 Có TK 154 Trường hợp sản phẩm bảo hành không thể sửa chữa được doanh nghiệp phải xuất sản phẩm khác giao cho khách hàng ghi : Nợ TK 6415 Có TK 155 Trường hợp doanh nghiệp có bộ phận bảo hành độc lập khi phát sinh chi phí bảo hành sản phẩm ghi : Nợ TK 621 ,622,627 Có TK 111,112 , 152,214,334. Cuối kỳ kết chuyển chi phí bảo hành sản phẩm ghi : Nợ TK 154 Có TK 621, 622,627. Khi sản phẩm bảo hành hoàn thành bàn giao cho khách hàng ghi: Nợ TK 632. Có TK 154. Đồng thời ghi: Nợ TK 911 . Có Tk 632 . Số thu về sửa chữa bảo hành sản phẩm mà cấp trên và đơn vị nội bộ phải thanh toán ghi: Nợ TK 111, 112 ,136 Có TK 512 – doanh thu bán hàng nội bộ - Chi phí điện, nước mua ngoài, chi phí thông tin (điện thoại ,fax ...) phải trả bưu điện, chi phí thuê ngoài sửa chữa TSCĐ, có giá trị không lớn, được tính trực tiếp vào chi phí bán hàng ghi: Nợ TK 641 (6417) Có TK 111, 112 ,331. Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí bán hàng ghi : Nợ TK 641 (6418) Có TK 335 - chi phí phải trả. Khi chi phí sửa chữa TSCĐ thực tế phát sinh ghi : Nợ TK 335 - chi phí phải trả . Nợ TK 133- thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) CóTK 331 - phải trả cho người bán hoặc Có TK 241 - SXCB dở dang (2413) hoặc Có TK 111, 112, 152 Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn và liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá của nhiều kỳ hạch toán , kế toán sử dụng TK 142 - chi phí trả trước hoặc tài khoản 242- chi phí trả trước dài hạn để phân bổ dần chi phí này. Định kỳ tính vào chi phí bán hàng từng phần chi phí đã phát sinh ghi : Nợ TK 641- chi phí bán hàng Có TK 142 , 242 - chi phí trả trước Khi phát sinh các khoản chi phí bán hàng, kế toán ghi: Nợ TK 111, 112 ,335. Có TK 641. - Cuối kỳ hạch toán kết chuyển chi phí bán hàng vào TK xác định kết quả ghi : Nợ TK 911- xác định kết quả kinh doanh . Có TK 641- chi phí bán hàng . - Đối với những hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài, trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 142- chi phí trả trước, ghi: Nợ TK 142 (1422)- chi phí chờ kết chuyển Có TK 641 - chi phí bán hàng - Ở kỳ hạch toán sau: khi có sản phẩm, hàng hoá tiêu thụ chi phí bán hàng đã được kết chuyển vào TK 142 (1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911 , ghi: Nợ TK 911 xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 (1422) Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí bán hàng: TK111,112,138 TK641 TK 334,338 Gía trị thu hồi ghi Chi phí lương và các khoản trích Giảm chi phí Theo lương của ngân viên bán hàng TK152,153 TK911 Kết chuyển chi phí bán hàng Chi phí vật liệu, dụng cụ TK214 TK1422 Chi phí khấu hao TSCĐ Kết chuyển Chờ kết chuyển Các khoản chi phí liên quan TK331,111,112 TK133 2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí có liên quan chung đến toàn bộ của cả doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kì một hoạt động nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại như chi phí quản lý doanh nghiệp; quản lý hành chính và chi phí chung khác . Kế toán sử dụng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp để tập hợp các khoản chi phí thuộc loại này trong kì. Bên nợ: Chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. Bên có: - Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp . - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp trừ vào kết quả kinh doanh. TK 642 cuối kì không có số dư và được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau đây: - TK 6421-Chi phí nhân viên quản lý: Gồm các khoản tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của Ban giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp. - TK 6422- Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như giấy, bút mực, vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa TSCĐ, công cụ, dụng cụ... - TK 6423- Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý. - TK 6424- Chi phí khấu hao TSCĐ : phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng . - TK 6425 - Thuế, phí, và lệ phí : Phản ánh các khoản chi phí về thuế, phí và lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất và các khoản phí, lệ phí khác . - TK 6426 - Chi phí dự phòng: Phản ánh khoản dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp . Tiền lương, các khoản phụ cấp (nếu có) phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp ( ban giám đốc, nhân viên các phòng ban quản lý ), ghi: Nợ TK 642 (6421) Có TK 334. Trích BHXH , BHYT, KPCĐ của nhân viên quản lý doanh nghiệp : Nợ TK 642(6421) Có TK 338 – Phải trả , phải nộp khác. Giá trị vật liệu xuất dùng cho quản lý doanh nghiệp như xăng, dầu, mỡ để chạy xe, vật liệu dùng cho sửa chữa TSCĐ chung của DN, ghi: Nợ TK 642 (6422) Có TK 152 . Trị giá công cụ, dụng cụ, đồ dùng văn phòng xuất dùng được tính trực tiếp một lần hoặc phân bổ nhiều lần cho chi phí quản lý DN, ghi: Nợ TK 642 (6424) Có TK 214 Và ghi Nợ TK 009 - nguồn vốn KHCB Các khoản thuế môn bài, thuế nhà đất phải nộp nhà nước, ghi: Nợ TK 642(6425) Có TK 111, 112- số đã nộp Có TK 333(3339) – số phải nộp . Dự phòng nợ phải thu khó đòi tính vào chi phí ghi : Nợ TK642(6426) Có TK 139 – dự phòng phải thu khó đòi . Tiền điện thoại, điện báo, điện nước thu ngoài, ghi: Nợ TK 642 (6427) Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 331 Có TK 111, 112 Chi phí sửa chữa TSCĐ có giá trị nhỏ, ghi: Nợ TK642 - chi phí QLDN Có TK 311 Có TK 111 ,121. Trường hợp sử dụng phương pháp trích trước về chi phí sửa chữa về TSCĐ . + Khi trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ ghi: Có TK 111 , 112,138 (1388) Có TK 642 – chi phí QLDN . Đối với hoạt động có chu kỳ kinh doanh dài trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ, cuối kỳ kết chuyển chi phí QLDN vào tài khoản 1422 -chi phí trả trước, ghi: Nợ TK 142 (1422) Có TK 642 – chi phí QLDN . Khi có sản phẩm tiêu thụ, chi phí QLDN đã được kết chuyển vào TK 142( 1422) sẽ được kết chuyển toàn bộ sang TK 911 ghi: Nợ TK 911- Xác định kết quả kinh doanh Có TK 142 (1422). Có thể khái quát toàn bộ quá trình hạch toán và kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp bằng sơ đồ sau: Sơ đồ hạch toán tổng hợp chi phí quản lý DN: TK111,138 TK 334,338 TK642 Các khoản chi phí Chi phí quản lý Chi phí nhân viên quản lý TK 152,153 Chi phí vật liệu dụng cụ TK 214 Chi phí khấu haoTSCĐ TK333,111,112 Thuế ,phí , lệ phí Kết chuyển chi phí quản lý Tài khoản xác định kết quả TK139 Chi phí dự phòng TK335,142,242 Chi phí theo dự toán TK1422 TK911 TK331,111,112 Kết chuyển Chờ kết chuyển Chi phí khác TK133 Thuế GTGT đầu vào PHẦN II: THỰC TRẠNG VÀ MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI. Thành tựu đạt được Bán hàng là một khâu tổng kết của cả một quá trình hoạt động của doanh nghiệp thương mại nên nó rất quan trọng, nhưng để khâu này được tốt thì người quản lý doanh nghiệp kết hợp với kế toán đã phân tích, giải trình rất nhiều các vấn đề trước đó. Về mặt NHà Nước: Cùng với Bộ Tài chính đã ban hành thường xuyên sửa đổi luật, kèm, theo là các tài khoản liên quan đã từng bước hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo sự biến chuyển của thời đại để giúp cho việc hạch toán được dễ dàng, góp phần tích cực vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt hiệu quả cao. Về phíaa kế toán doanh nghiệp trên cơ sở luật kế toán, luật thương mại kèm theo hệ thống tài khoản đã ban hành; phân tích đánh giá bóc ghép số liệu để hợp lý hoá các chi phí bán hàng và khắc phục cùng lãnh đạo trực tiếp để giải quyết những chi phí nảy sinh, cùng tháo gỡ những khó khăn trong quá trình hạch toán để nắm sát, nắm chắc các chi phí bán hàng. Nhờ có khâu này mà doanh nghiệp thương mại làm cầu nối giữa khâu sản xuất và người tiêu dùng mà quá trình này là không ai khác ngoài kế toán. Nhất là trong thời đại ngày nay thì việc lo đầu ra của sản phẩm là yếu tố rất quan trọng, vì có lo được đầu ra thì mới tính đầu vào (mua hàng) và muốn như vậy thì việc hạch toán chi phí bán hàng là điều quan trọng. 2. Hạn chế của chuyên đề Về số lượng trang viết về đề tài này là hạn chế mà không phân tích được một cách đầy đủ hơn về nội dung này. Về tài khoản: Tài khoản để hạch toán mang tầm vĩ mô, khái quát chung chung; Trên cơ sở đó chỉ hạch toán được những chi phí chính do đó còn có sự phát sinh rất nhiều nó phụ thuộc vào điều kiện thực tế như: Phạm vi bán hàng, tuỳ mặt hàng số lượng các mặt hàng... do đó có những phát sinh mà cần phải nghiên cứu một cách cụ thể hoá đầy đủ hơn nữa và điều đó thì còn phải tiếp tục nghiên cứu để giảm đi cái “chi phí dự phòng”.Cái “ chi phí dự phòng” càng tối thiểu thì càng đảm bảo độ tin cậy cao cho hoạt động bán hàng. Do đó, cần phải tính toán chi phí một cách chính xác, hợp lý. Đây là vấn đề liên quan trực tiếp tới việc bán hàng hoá, nên chi phí hàng hoá, chi phí doanh nghiệp cần được kế toán hạch toán một cách chặt chẽ, chính xác. 3. Bộ máy kế toán: Trong doanh nghiệp cần phải chuyên môn hoá đội ngũ kế toán để phát triển theo chiều sâu của công việc. Người quản lý doanh nghiệp phải thường xuyên cho kế toán có điều kiện để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ như bồi dưỡng học thêm, tuyển nhân viên có trình độ chuyên môn và khả năng làm việc độc lập cao... KẾT LUẬN Bán hàng là khâu sau của mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, nhưng là khâu quan trọng đến vấn đề lỗ- lãi của doanh nghiệp do đó hạch toán kế toán ở khâu này là rất quan trọng. Do đó: Về lý luận: Chuyên đề đã trình bày hệ thống những lý luận cơ bản cùng với các tài khoản liên quan mới đây để phản ánh được chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp thương mại khá đầy đủ về mức độ tổng thể Về thực tiễn: Trên đây là những nhận xét- nhất là các tài khoản đang được áp dụng cho các doanh nghiệp thương mại ở nước ta hiện nay nên có tính thực tế cao TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp – khoa kế toán - ĐHKTQD.2004 2.Kế toán – kiểm toán và phân tích tài chính doanh nghiệp – NXB tài chính 1995 3. Kế toán tài chính - -NXBTC 1999 Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp – khoa kế toán- ĐHKTQD III. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 1. Khái niệm: 2.Nguyên tắc tổ chức kinh tế doanh nghiệp : 3. Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp : 4. Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp: MỤC LỤC: PhầnI: Những lý luận về chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại …………………………………………2 I.Đặc điểm hoạt động kinh doanh ảnh hưởng tới quá trình bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp trong doanh nghiệp thương mại………………….2 1.Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại:………………………….2 2.Nhiệm vụ của kế toán ở doanh nghiệp thương mại ……………………..2 3.Ý nghĩa của hoạt động bán hàng trong hoạt động kinh doanh thương mại3 II.Nội dung cơ bản tiền đề cho hạch toán kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại:…………………………………….. 4 1.Phạm vi bán hàng 4 2.các phương thức bán hàng của doanh nghiệp thương mại 5 3.Giá cả của hàng bán: 5 4.phương thức thanh toán 6 5.Chứng từ và tài khoản mà kế toán sử dụng : 6 III. Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp 7 1. Khái niệm: 7 2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp : 7 3. Nội dung tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp : 8 4. Phương hướng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp: 12 1 Phần II: Thực trạng và một số ý kiến về chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thương mại. 24 1.Thành tựu dạt được 24 2 Hạn chế của chuyên đề 24 3. Bộ máy kế toán: 25 Kết luận 26