Đề tài Hạch toán kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Kim khí Hà Nội

112 TK 311 TGNH lµm thñ tôc ®Ó l­u ký Thanh to¸n tiÒn vay ng¾n h¹n cho c¸c h×nh thøc T.T kh¸c TK 131,136,138 TK 315 Thu nî chuyÓn th¼ng qua Thanh to¸n nî dµi h¹n ®Õn NH hoÆc b­u ®iÖn h¹n tr¶ 5. H×nh thøc sæ kÕ to¸n: Thùc hiÖn ghi chÐp vµo sæ s¸ch kÕ to¸n lµ c«ng viÖc cã khèi l­îng rÊt lín vµ ph¶i thùc hiÖn th­êng xuyªn, hµng ngµy. Do ®ã, cÇn ph¶i tæ chøc mét c¸ch khoa häc, hîp lý hÖ thèng kÕ to¸n míi cã thÓ t¹o ®iÒu kiÖn n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng cña nh©n viªn kÕ to¸n, ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ kÞp thêi c¸c chØ tiªu kinh tÕ theo yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý t¹i doanh nghiÖp hoÆc c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n göi cho cÊp trªn hay t¹i c¬ quan nhµ n­íc. H×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n trong doanh nghiÖp bao gåm: Sè l­îng c¸c mÉu sæ, kÕt cÊu tõng lo¹i sæ, tr×nh tù vµ ph­¬ng ph¸p ghi chÐp tõng lo¹i sæ, mèi quan hÖ gi÷a c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n víi nhau vµ gi÷a sæ kÕ to¸n vµ b¸o c¸o kÕ to¸n. ViÖc lùa chän néi dung vµ h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n cho phï hîp víi doanh nghiÖp phô thuéc vµo mét sè ®iÒu kiÖn sau: §Æc ®iÓm cña tõng lo¹i h×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp, tÝnh chÊt phøc t¹p cña ho¹t ®éng tµi chÝnh, quy m« doanh nghiÖp lín hay nhá, khèi l­îng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh nhiÒu hay Ýt. Yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý, tr×nh ®é cña c¸n bé qu¶n lý. Tr×nh ®é nghiÖp vô vµ n¨ng lùc c«ng t¸c cña nh©n viªn kÕ to¸n. §iÒu kiÖn vµ ph­¬ng tiÖn vËt chÊt phôc vô cho c«ng t¸c kÕ to¸n. HiÖn nay, theo chÕ dé quy ®Þnh cã 4 h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n: NhËt ký- sæ c¸i, NhËt ký chung, NhËt ký chøng tõ vµ chøng tõ ghi sæ. Mçi h×nh thøc ®Òu cã ­u nh­îc ®iÓm riªng vµ chØ thùc sù ph¸t huy t¸c dông trong nh÷ng ®iÒu kiÖn thÝch hîp. 5.1. H×nh thøc nhËt ký- sæ c¸i: §Æc ®iÓm chñ yÕu: H×nh thøc sæ kÕ to¸n NhËt ký- Sæ c¸i cã ®Æc ®iÓm chñ yÕu lµ mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc ghi sæ theo thø tù thêi gian kÕt hîp víi viÖc ph©n lo¹i theo hÖ thèng vµo sæ NhËt ký- Sæ c¸i. HÖ thèng sæ bao gåm: Sæ kÕ to¸n tæng hîp: sö dông duy nhÊt mét sæ lµ sæ NhËt ký- sæ c¸i. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: bao gåm sæ chi tiÕt TSC§, vËt liÖu thµnh phÈm tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm yªu cÇu qu¶n lý ®èi víi tõng ®èi t­îng cÇn h¹ch to¸n chi tiÕt mµ kÕt cÊu, mçi sæ kÕ to¸n chi tiÕt ë mçi doanh nghiÖp ®Òu cã thÓ kh¸c nhau. ¦u, nh­îc ®iÓm vµ ph¹m vi sö dông: ¦u ®iÓm: DÔ ghi chÐp, dÔ ®èi chiÕu kiÓm tra sè liÖu. Nh­îc ®iÓm: Khã ph©n c«ng lao ®éng, khã ¸p dông ph­¬ng tiÖn kü thuËt tÝnh to¸n, ®Æc biÖt nÕu doanh nghiÖp sö dông nhiÒu tµi kho¶n, khèi l­îng ph¸t sinh lín th× NhËt ký- sæ c¸i sÏ cång kÒnh, phøc t¹p. Ph¹m vi sö dông: Trong c¸c doanh nghiÖp quy m« nhá, nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh Ýt vµ sö dông Ýt tµi kho¶n nh­ c¸c doanh nghiÖp t­ nh©n quy m« nhá. S¬ ®å tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NK- SC. Chøng tõ gèc Sæ quü Sæ (thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt NK- SC B¶ng tæng hîp sè liÖu chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi th¸ng. §èi chiÕu, kiÓm tra. 5.2. H×nh thøc “chøng tõ ghi sæ” §Æc ®iÓm chñ yÕu: Mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶n ¸nh ë chøng tõ gèc ®Òu ®­îc ph©n lo¹i ®Ó lËp chøng tõ ghi sæ tr­íc khi ghi vµo sæ kÕ to¸n tæng hîp. Trong h×nh thøc nµy viÖc ghi sæ kÕ to¸n theo thø tù thêi gian t¸ch rêi víi viÖc ghi sæ kÕ to¸n theo hÖ thèng trªn 2 lo¹i sæ kÕ to¸n tæng hîp kh¸c nhau lµ sæ ®¨ng ký CT- GS vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. HÖ thèng sæ kÕ to¸n: Sæ kÕ to¸n tæng hîp: gåm sæ ®¨ng ký CT- GS vµ sæ c¸i c¸c tµi kho¶n. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: t­¬ng tù trong NK- SC. ¦u nh­îc ®iÓm vµ ph¹m vi sö dông: ¦u ®iÓm: DÔ ghi chÐp do mÉu sæ ®¬n gi¶n, ®Ó kiÓm tra ®èi chiÕu, thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng c«ng t¸c vµ c¬ giíi ho¸ c«ng t¸c kÕ to¸n. Nh­îc ®iÓm: ghi chÐp cßn trïng l¾p, viÖc kiÓm tra ®èi chiÕu th­êng bÞ chËm. Ph¹m vi sö dông: ThÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã quy m« võa vµ lín cã nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. S¬ ®å: Chøng tõ gèc Sæ quü Chøng tõ Sæ (thÎ) kÕ ghi sæ chi tiÕt Sæ ®¨ng ký CT- GS Sæ c¸i B¶ng c©n ®èi sè B¶ng tæng hîp PS c¸c TK sè liÖu chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh 5.3. H×nh thøc NhËt ký- chøng tõ: §Æc ®iÓm chñ yÕu: KÕt hîp gi÷a viÖc ghi chÐp theo thø tù thêi gian víi viÖc ghi sæ theo hÖ thèng, gi÷a kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt, gi÷a viÖc ghi chÐp hµng ngµy víi viÖc tæng hîp sè liÖu b¸o c¸o cuèi th¸ng. HÖ thèng sæ kÕ to¸n: - Sæ kÕ to¸n tæng hîp: C¸c nhËt ký chøng tõ, c¸c b¶ng kª. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt : Ngoµi c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt sö dông nh­ trong hai h×nh thøc trªn (CT- GS vµ NK- SC) cßn sö dông c¸c b¶ng ph©n bæ. ¦u nh­îc, ®iÓm vµ ph¹m vi sö dông: ¦u ®iÓm: Gi¶m bít khèi l­îng ghi chÐp, cung cÊp th«ng tin kÞp thêi thuËn tiÖn cho viÖc ph©n c«ng c«ng t¸c. Nh­îc ®iÓm: kÕt cÊu sæ phøc t¹p, kh«ng thuËn tiÖn cho c¬ giíi ho¸ Ph¹m vi sö dông: ë c¸c doanh nghiÖp cã quy m« lín, nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh, tr×nh ®é nghiÖp vô cña kÕ to¸n v÷ng vµng. Tr×nh tù h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn theo h×nh thøc NhËt ký- chøng tõ: Chøng tõ gèc B¶ng kª sè 1,2 NK- CT sè 1,2 Sæ kÕ to¸n (PS nî) (PS cã) chi tiÕt Sæ c¸i c¸c TK B¶ng tæng hîp 111,112,113 chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi th¸ng. §èi chiÕu, kiÓm tra. 5.4. H×nh thøc NhËt ký chung: §Æc ®iÓm chñ yÕu: C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®­îc ph¸t sinh vµo chøng tõ gèc ®Ó ghi sæ NhËt ký chung theo thø tù thêi gian va néi dung nghiÖp vô kinh tÕ ph¶n ¸nh ®óng mèi quan hÖ kh¸ch quan gi÷a c¸c ®èi t­îng kÕ to¸n (quan hÖ ®èi øng gi÷a c¸c tµi kho¶n) råi ghi vµo sæ c¸i. HÖ thèng sæ: Sæ kÕ to¸n tæng hîp: Sæ nhËt ký chung, c¸c sæ nhËt ký chuyªn dïng, sæ c¸i c¸c tµi kho¶n (111, 112, 113) Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: T­¬ng tù nh­ c¸c h×nh thøc trªn. S¬ ®å tr×nh tù h¹ch to¸n: Chøng tõ gèc Sæ NK chuyªn Sæ nhËt ký Sæ kÕ to¸n dïng chung chi tiÕt Sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¶ng c©n ®èi ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi chó: Ghi hµng ngµy. Ghi cuèi th¸ng. §èi chiÕu, kiÓm tra. Ch­¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty kim khÝ Hµ néi. I.Giíi thiÖu chung vÒ c«ng ty kim khÝ Hµ néi: 1. Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn: C«ng ty kim khÝ ®­îc thµnh lËp n¨m 1960 trªn c¬ s¬ lµ mét chi côc thuéc côc kim khÝ thiÕt bÞ Tæng côc vËt t­. HiÖn nay C«ng ty lµ mét ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp trong m¹ng l­íi kinh doanh cña Tæng c«ng ty thÐp ViÖt Nam- Bé c«ng nghiÖp nÆng. Ngµy 28 th¸ng 5 n¨m 1993 C«ng ty ®­îc thµnh lËp l¹i víi tªn gäi “C«ng ty kim khÝ Hµ Néi”. §Þa chØ: D2- Kh­¬ng Th­îng- phè T«n ThÊt Tïng, quËn §èng §a- Hµ néi. Kim khÝ lµ mét trong nh÷ng mÆt hµng vËt t­ quan träng trong viÖc x©y dùng vµ ph¸t triÓn ®Êt n­íc v× hiÖn nay n­íc ta vÉn lµ mét n­íc nghÌo víi c¬ së h¹ tÇng yÕu kÐm. Trong suèt 38 n¨m ho¹t ®éng c«ng ty lu«n thùc hiÖn ®óng vai trß vµ chøc n¨ng cña m×nh lµ cung cÊp mÆt hµng kim khÝ cho bÊt kú mét ®¬n vÞ nµo, mét tæ chøc nµo cã nhu cÇu. Tõ n¨m 1990 trë vÒ tr­íc, c«ng ty lµ mét ®¬n vÞ kinh doanh ®éc quyÒn vÒ kim khÝ theo c¬ chÕ bao cÊp víi ho¹t ®éng chÝnh lµ nhËn hµng cña c¬ quan chñ qu¶n råi b¸n ra cung cÊp theo ®Þa chØ, theo h¹n møc vµ theo gi¸ quy ®Þnh. Sau 1990, thÞ tr­ßng kim khÝ cã sù chuyÓn biÕn m¹nh mÏ vÒ c¶ tÝnh chÊt còng nh­ c¬ cÊu, mÆt hµng kim khÝ ®­îc tù do th­¬ng m¹i ho¸. Ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n do ph¶i c¹nh tranh gay g¾t víi c¸c tæ chøc kinh tÕ kh¸c, kÓ c¶ t­ nh©n. §øng tr­íc khã kh¨n ®ã, c«ng ty ®· chuyÓn ph­¬ng thøc kinh doanh ®Ó phï hîp víi yªu cÇu cña thÞ tr­êng. C«ng ty ®· tiÕn hµnh tù h¹ch to¸n kinh doanh vµ kh«ng ngõng ph¸t triÓn thÞ tr­êng trong vµ ngoµi n­íc. Víi tÊt c¶ sù cè g¾ng cña m×nh c«ng ty còng ®· ®¹t ®­îc nh÷ng kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh. M¹ng l­íi hiÖn nay cña c«ng ty gåm 30 cöa hµng b¸n lÎ ë kh¾p ®Þa bµn Hµ néi, 4 xÝ nghiÖp vµ 2 cöa hµng lín trùc thuéc c«ng ty. 2. Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý: C«ng ty kim khÝ Hµ néi lµ ®¬n vÞ do tæng c«ng ty thÐp ViÖt Nam thuéc Bé c«ng nghiÖp nÆng qu¶n lý. §Ó thùc hiÖn tèt c«ng t¸c kinh doanh cña ®¬n vÞ c«ng ty lu«n coi träng c«ng t¸c tæ chøc, s¾p xÕp bé m¸y l·nh ®¹o, qu¶n lý cña c«ng ty. C¬ cÊu bé m¸y cña c«ng ty lu«n cã sù thay ®æi ®Ó phï hîp víi yªu cÇu vµ nhiÖm vô cña c¬ chÕ thÞ tr­êng. Mèi quan hÖ gi÷a c¸c bé phËn lu«n cã sù b×nh ®¼ng, hîp t¸c t¹o ®iÒu kiÖn hç trî, gióp ®ì lÉn nhau ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô theo chøc n¨ng nhiÖm vô ®­îc giao cña tõng bé phËn. C¨n cø chñ tr­¬ng chÝnh s¸ch ph¸p luËt cña Nhµ n­íc gi¸m ®èc c«ng ty x©y dùng vµ ban hµnh néi quy, quy chÕ ph©n c«ng quyÒn tù chñ cho c¸c bé phËn ®¶m b¶o ho¹t ®éng kinh doanh ®óng ph¸p luËt vµ cã hiÖu qu¶. Thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch c¸n bé, sö dông lao ®éng an toµn ®Ó b¶o hé lao ®éng, trËt tù x· héi, b¶o vÖ m«i tr­êng, b¶o vÖ an toµn tµi s¶n x· héi, b¶o vÖ an ninh chÝnh trÞ x· héi. C¬ cÊu qu¶n lý cña c«ng ty bao gåm nh÷ng bé phËn sau: Gi¸m ®èc c«ng ty: lµ ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc nhµ n­íc, c¸c cÊp cã thÈm quyÒn vµ c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty vÒ toµn bé ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. Gi¸m ®èc qu¶n lý th«ng qua sù gióp ®ì cña c¸c phã gi¸m ®èc. C¸c phã gi¸m ®èc: lµ ng­êi gióp viÖc cho gi¸m ®èc , ®­îc gi¸m ®èc giao nhiÖm vô trùc tiÕp phô tr¸ch chuyªn vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã. Khèi c¸c ®¬n vÞ qu¶n lý: gåm 5 phßng ban + Phßng kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh: Cã nhiÖm vô n¾m b¸t c¸c mÆt hµng kinh doanh, nh¹y bÐn víi viÖc x¸c ®Þnh nhu cÇu cña mÆt hµng kim khÝ trªn thÞ tr­ßng trong kú tíi nh»m ®­a ra nh÷ng ph­¬ng ¸n kinh doanh phï hîp. + Phßng tæ chøc lao ®éng hµnh chÝnh: Thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý con ng­êi cña toµn c«ng ty, thuyªn chuyÓn c«ng t¸c ®i, c«ng t¸c ®Õn, thùc hiÖn chÕ ®é vÒ lao déng, b¶o hé lao ®éng, chÕ ®é h­u trÝ, mÊt søc, nghØ viÖc ... Qu¶n lý toµn bé vÒ b¶o hiÓm y tÕ, c«ng viÖc hµnh chÝnh, gióp Gi¸m ®èc qu¶n lý lao ®éng, con ng­êi, gióp Gi¸m ®èc n¾m ®­îc n¨ng lùc cña tõng cµn bé ®Ó bè trÝ vµ ph©n c«ng c«ng t¸c sao cho cã hiÖu qu¶. + Phßng tµi vô: Phßng nµy cã nhiÖm vô qu¶n lý toµn bé vèn cña c«ng ty, cã nghÜa lµ ph¶i ®¶m b¶o vèn cho ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty vµ chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc gi¸m ®èc vÒ thùc hiÖn nguyªn t¾c, chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ cña c«ng ty. C¸c kÕ to¸n viªn ph¶i th­êng xuyªn kiÓm so¸t viÖc chi tiªu h¹ch to¸n cña c¸c xÝ nghiÖp trùc thuéc, gióp xÝ nghiÖp t¨ng c­êng c«ng t¸c qu¶n lý, sö dông vèn cã hiÖu qu¶n dÓ thùc hiÖn b¶o toµn vµ ph¸t triÓn vèn. + Phßng thanh tra b¶o vÖ: Cã nhiÖm vô gi÷ g×n an ninh trËt tù cho c«ng ty. C¸c nh©n viªn phßng thanh tra b¶o vÖ sÏ lµ nh÷ng ng­êi ®øng ra ®iÒu tra vµ gi¶i quyÕt nh÷ng sù cè trong néi bé c«ng ty nh­: mÊt vËt t­, mÊt thiÕt bÞ, hoÆc ®¶m b¶o trËt tù khái nh÷ng kÎ cè t×nh vµo qu©ý rèi. + Phßng qu¶n lý kü thuËt: V× c«ng ty cã 4 xÝ nghiÖp kinh doanh, gia c«ng, chÕ biÕn nªn viÖc cã mÆt cña phßng kü thuËt trë nªn rÊt quan träng. Phßng nµy cã nhiÖm vô qu¶n lý kü thuËt cho toµn c«ng ty. C¸c nh©n viªn phßng kü thuËt cho biÕt kü thuËt m¸y mãc nµo ®· cò kü cÇn ph¶i thay thÕ. Bªn c¹nh ®ã hä ph¶i n¾m b¾t ®­îc sù tiªn tiÕn trªn thÕ giíi nh»m ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p tèt nhÊt ®èi víi viÖc ®Çu t­ thiÕt bÞ m¸y mãc. S¬ ®å bé m¸y qu¶n lý cña c«ng ty kim khÝ Hµ néi: 3. §Æc ®iÓm tæ chøc kÕ to¸n cña c«ng ty: 3.1 Tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n: Do ®Æc ®iÓm ph¹m vi s¶n xuÊt kinh doanh rÊt réng lín nªn c«ng ty lu«n coi träng c«ng t¸c tæ chøc s¾p xÕp ®éi ngò kÕ to¸n phï hîp víi chøc n¨ng, nhiÖm vô nh»m ph¸t huy hÕt vai trß cña kÕ to¸n nãi chung vµ kh¶ n¨ng cña tõng nh©n viªn kÕ to¸n nãi riªng. §Ó qu¶n lý tèt c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty ®· ¸p dung h×nh thøc võa tËp trung võa ph©n t¸n. Phßng kÕ to¸n tµi vô gåm 12 ng­êi trong dã cã mét kÕ to¸n tr­ëng, mét phã phßng kÕ to¸n. C¸c nh©n viªn cßn l¹i ®­îc chia thµnh 3 nhãm: - Nhãm 1: KÕ to¸n chi phÝ l­u th«ng gåm 3 ng­êi: Mét kÕ to¸n tæng hîp, mét kÕ to¸n chi phÝ l­u th«ng, mét kÕ to¸n theo dâi TSC§, trÝch vµ tÝnh khÊu hao c¬ b¶n vµ l­¬ng. - Nhãm 2: kÕ to¸n hµng ho¸ gåm 4 ng­êi: + Mét kÕ to¸n mua hµng : cã nhiÖm vô theo dâi toµn bé t×nh h×nh mua hµng cña c«ng ty. + Mét kÕ to¸n b¸n hµng: theo dâi t×nh h×nh b¸n. + Mét kÕ to¸n c«ng nî: theo dâi c¶ vÒ thanh to¸n víi ng­êi b¸n vµ víi ng­êi mua. + Mét kÕ to¸n hµng tån kho - Nhãm 3: KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn. + mét kÕ to¸n tiÒn mÆt. + Mét kÕ to¸n TGNH vµ tiÒn ®ang chuyÓn. + Mét thñ quü. S¬ ®å tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty kim khÝ Hµ Néi: Tr­ëng phßng kÕ to¸n Phã phßng kÕ to¸n Nhãm I Nhãm II Nhãm III KÕ to¸n c¸c KÕ to¸n c¸c xÝ nghiÖp cöa hµng 3.2 Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n: C«ng ty kim khÝ Hµ Néi ®ang ¸p dông hÖ thèng kÕ to¸n ban hµnh th­o quyÕt ®Þnh sè 1141 TC/ Q§/ C§KT ngµy 1- 11- 1995 cña Bé Tµi chÝnh. Tµi kho¶n kÕ to¸n: C«ng ty ®¨ng ký sö dông mét sè tµi kho¶n kÕ to¸n theo chÕ ®é ®· ban hµnh. H×nh thøc sæ ¸p dông: NhËt ký chøng tõ Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n TSC§: Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸ TSC§ theo quy ®Þnh cña chÕ ®é Nhµ n­íc hiÖn hµnh. Ph­¬ng ph¸p khÊu hao TSC§: ¸p dông th­o Q§ 1062 TC/ Q§/ CSTC ngµy 14/ 11/ 96. Ph­¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho: Nguyªn t¾c ®¸nh gi¸, x¸c ®Þnh gi¸ trÞ hµng tån kho cuèi kú= Gi¸ trÞ hµng tån kho ®Çu kú+ Gi¸ trÞ hµng nhËp trong kú- Gi¸ trÞ hµng xuÊt trong kú. Ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho: kª khai th­êng xuyªn Sæ s¸ch kÕ to¸n: HiÖn c«ng ty ®ang sö dông c¸c sæ sau: Sæ tæng hîp: Sæ c¸i cña tÊt c¶ Tk ®ang kú sö dông. §Þnh kú më sæ c¸i lµ mét n¨m, ®Þnh kú ghi sæ c¸i lµ mét th¸ng. Sæ chi tiÕt c¸c tµi kho¶n: sæ nµy ®­îc më ®Ó theo dâi chi tiÕt tõng ®èi t­îng cã liªn quan tíi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh theo tõng tµi kho¶n t­¬ng øng. Tr×nh tù ghi sæ: ¸p dông ®óng quy ®Þnh cña Bé tµi chÝnh ®èi víi h×nh thøc chøng tõ ghi sæ. 4. T×nh h×nh lu©n chuyÓn chøng tõ trong c«ng ty: Chøng tõ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn lµ c¬ së ®Ó thu nhËp th«ng tin ®Çy ®ñ vµ chÝnh x¸c vÒ sù biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vèn b»ng tiÒn trong c«ng ty, lµ c¨n cø ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. Qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn chøng tõ trong c«ng ty bao gån c¸c kh©u sau: Chøng tõ ph¸t sinh tr­íc khi ®Õn phßng kÕ to¸n gåm: + Th«ng t­ kÌm hîp ®ång, biªn b¶n thanh lý, thanh to¸n + GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng + C¸c v¨n b¶n ®· ®­îc duyÖt vÒ chi tr¶, thanh to¸n kh¸c kÌm c¸c chøng tõ ho¸ ®¬n liªn quan. ....................... KiÓm tra vµ thùc hiÖn phÇn hµnh: Phã phãng kÕ to¸n sau khi nhËn ®­îc c¸c chøng tõ trªn sÏ tiÕn hµnh kiÓm tra chøng tõ vµ giao cho kÕt to¸n chi tiÕt phÇn hµnh vèn b»ng tiÒn. C¨n cø vµo chøng tõ nµy kÕ to¸n phÇn hµnh lËp phiÕu thu, phiÕu chi ... råi tr×nh lªn kÕ to¸n tr­ëng kiÓm tra sau ®ã tr×nh lªn cÊp trªn ký duyÖt. KÕ to¸n phÇn hµnh chÞu tr¸ch nhiÖm cËp nhËt sè liÖu vµo c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt råi bµn giao l¹i sæ chi tiÕt cho kÕ to¸n tæng hîp. Cuèi th¸ng kÕ to¸n tæng hîp lËp c¸c b¶ng kª vµ nhËt ký chøng tõ vµ sö dông nã lµm c¨n cø vµo sæ c¸i råi tr×nh tµi liÖu nµy cho phã phßng hoÆc tr­ëng phßng ký duyÖt. TËp hîp, l­u tr÷ chøng tõ: C¸c chøng tõ gèc sau khi ®­îc dïng lµm c¨n cø ®Ó lËp b¶ng kª NhËt ký chøng tõ vµ sæ kÕ to¸n chi tiÕt sÏ ®­îc l­u mét b¶n trong b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc, mét b¶n kh¸c ®­îc ®ãng l¹i thµnh quyÓn vµ l­u gi÷ kÌm víi sæ kÕ to¸n chi tiÕt. C¸c chøng tõ nµy ®­îc b¶o qu¶n, l­u tr÷. Khi hÕt thêi h¹n l­u tr÷ sÏ ®­îc bé phËn l­u tr÷ ®­a ra huû. 5. §Æc ®iÓm thu chi vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty kim khÝ Hµ Néi: L­îng tiÒn lu©n chuyÓn trªn c¸c tµi kho¶n vèn b»ng tiÒn chñ yÕu lµ tõ ho¹t ®éng mua vµ b¸n c¸c mÆt hµng kim khÝ víi c¸c b¹n hµng. Bªn c¹nh ®ã, do thùc tÕ kh¸ch quan ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt kinh doanh ®· lµm n¶y sinh c¸c kho¶n thu chi trong lÜnh vùc mua b¸n tµi s¶n, s¶n xuÊt gia c«ng ... nh­ng nh÷ng kho¶n thu chi nµy kh«ng nhiÒu so víi tæng l­îng vèn b»ng tiÒn lu©n chuyÓn trong toµn c«ng ty. Cã thÓ kh¸i qu¸t l­u l­îng vèn b»ng tiÒn ph¸t sinh t¹i c«ng ty nh­ sau: Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng SXKD +Dßng thu +Dßng chi Sè d­ Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng ®Çu t­ Sè d­ ®Çu kú +Dßng thu cuèi kú +Dßng chi Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh +Dßng thu +Dßng chi Cô thÓ: Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh : + Dßng thu: Thu tõ b¸n hµng ho¸, s¶n phÈm. C¸c kho¶n thu kh¸c. + Dßng chi: Chi l­¬ng CNV, chi mua NVL, nép ng©n s¸ch, dÞch vô mua ngoµi, chi cho b¸n hµng, QL doanh nghiÖp ..... C¸c kho¶n chi phÝ kh¸c. Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng ®Çu t­: + Dßng thu: thanh lý m¸y mãc, thiÕt bÞ, TSC§, c¸c kho¶n thu kh¸c. + Dßng chi: Mua TCS§, trang thiÕt bÞ, §TXDCB, c¸c kho¶n chi kh¸c. Ph¸t sinh tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh: + Dßng thu: + thu l·i tiÒn göi NH, thu tiÒn l·i do b¸n ngo¹i tÖ ... + C¸c kho¶n thu kh¸c. + Dßng chi: + Chi tr¶ nî vay, tr¶ l·i tiÒn vay, tr¶ dÞch vô ng©n hµng + C¸c kho¶n chi kh¸c. II. Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty kim khÝ Hµ Néi. 1. H¹ch to¸n tiÒn mÆt: §Ó phôc vô cho nhu cÇu chi tiªu hµng ngµy t¹i kÐt b¹c cña doanh nghiÖp lu«n cã mét l­îng tiÒn mÆt, l­îng tiÒn nµy kh«ng phô thuéc vµo mét tiªu chuÈn, mét ®Þnh møc tiÒn mÆt tån quü nµo mµ tuú thuéc vµo tõng thêi kú ph¸t sinh nh­ ®Ó tr¶ l­¬ng, th­ëng cho c¸n bé c«ng nh©n viªn, mua v¨n phßng phÈm, t¹m øng ... Tuú thuéc vµo kÕ ho¹ch chi tiªu trong tuÇn tíi, th¸ng tíi mµ x¸c ®Þnh l­îng tiÒn mÆt t¹i quü, khi cã nhu cÇu ph¸t sinh lín kÕ to¸n cã thÓ viÕt sÐc ®Ó thñ quü ®i rót tiÒn mÆt ë tµi kho¶n ng©n hµng vÒ. Tuy nhiªn kh«ng ph¶i tÊt c¶ c¸c nguån thu tõ tiÒn mÆt t¹i quü ®Òu ph¸t sinh tõ Ng©n hµng mµ cßn cã nh÷ng nghiÖp vô ph¸t sinh tiÒn mÆt kh¸c t¹i c«ng ty nh­ tiÒn b¸n lÎ mÆt hµng kim khÝ (thu b»ng tiÒn mÆt) do c¸c cöa hµng göi lªn, tiÒn thu t¹m øng, tiÒn thu thanh lý.... §Ó theo dâi t×nh h×nh biÕn ®éng cña tiÒn mÆt (ViÖt Nam ®ång) t¹i quü kÕ to¸n sö dông tµi kho¶n 111. Hµng ngµy c¨n cø vµo kÕ ho¹ch thu , chi, c¸c lÖnh chi, c¸c hîp ®ång ...kÕ to¸n tiÒn mÆt sÏ viÕt phiÕu thu hoÆc phiÕu chi tiÒn mÆt t­¬ng øng. 1.1. §èi víi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh t¨ng tiÒn mÆt: Khi ph¸t sinh nghiÖp vô thu tiÒn kÕ to¸n phÇn hµnh sÏ lËp phiÕu thu tr×nh gi¸m ®èc, kÕ to¸n tr­ëng ký duyÖt råi chuyÓn cho thñ quü thu tiÒn sau ®ã kÕ to¸n phÇn hµnh sÏ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n vµ cËp nhËt sè liÖu vµo sæ quü tiÒn mÆt (b¸o c¸o quü) vµ ®Ýnh kÌm c¸c chøng tõ gèc (phiÕu thu, giÊy thanh to¸n tiÒn t¹m øng). Khi ®ã kÕ to¸n ghi: Nî TK 111: Sè tiÒn nhËp quü Cã TK 112.1: Rót tiÒn göi Ng©n hµng vÒ quü Cã TK 141: Thanh to¸n tiÒn t¹m øng. Cã TK 511: Doanh thu b¸n hµng. Cã TK 131: Thu c¸c kho¶n nî ph¶i thu. ..................................... VÝ dô: Ngµy 2/ 12/ 1997, XÝ nghiÖp §øc Giang nép lªn c«ng ty tiÒn b¸n hµng (b»ng tiÒn mÆt). KÕ to¸n phÇn hµnh lËp phiÕu thu: §¬n vÞ: ....... Sè 284 MÉu 01. TT PhiÕu thu Q§ sè 1141TC/C§KT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 Ngµy 2/ 12/ 1998 cña Bé tµi chÝnh. Nî TK: 111 Cã TK: 1368 Hä tªn ng­êi nép tiÒn : NguyÔn V¨n B¶o §Þa chØ : XÝ nghiÖp §øc Giang Lý do nép : Nép tiÒn b¸n hµng Sè tiÒn : 112.000.000 ®. (ViÕt b»ng ch÷: Mét tr¨m m­êi hai triÖu ®ång ch½n) KÌm theo 01 chøng tõ gèc. Ngµy 2 th¸ng 12 n¨m 1998 Thñ tr­ëng KÕ to¸n Ng­êi lËp Ng­êi nép Thñ quü ®¬n vÞ tr­ëng phiÕu Cuèi th¸ng dùa trªn sè liÖu tæng hîp ë b¸o c¸o quü tiÒn mÆt kÕ to¸n lËp b¶ng kª sè 1- ghi Nî tµi kho¶n 111. B¶ng kª sè 1 Th¸ng 12/1997 stt Ngµy Ghi Nî TK 111, ghi Cã c¸c TK ..... Sè d­ CN 1.129.879.891 511 131 136.8 141 ... Céng nî TK 111 2 3 4 5 6 9 10 ..... 28.007.000 52.331.140 16.738.543 142.345.000 39.813.000 .................. 1.314.447.438 234.720.710 358.005.350 281.628.000 543.814.800 65.100.000 428.500.000 519.328.000 .............. 12.310.666.148 112.000.000 96.724.239 47.801.000 92.000.000 268.374.000 308.565.400 51.311.000 ........... 1.864.667.773 300.000 2.000.000 ......... 300.651.600 .... 235.413.710 454.729.589 360.436.000 688.145.940 919.374.000 754.752.543 713.580.000 ......... 16.276.727.355 772.841.601 478.797.440 652.293.840 1.303.613.340 412.674.580 401.917.893 1.111.625.593 .......... 1.656.021.435 1.2.§èi víi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh gi¶m tiÒn: Khi nhËn ®­îc c¸c v¨n b¶n ®Ò nghi chi tr¶, lÖnh chi, giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng ... kÕ to¸n tiÒn mÆt sÏ viÕt c¸c phiÕu chi chuyÓn cho c¸c cÊp cã liªn quan ký duyÖt vµ chuyÓn cho thñ quü. Sau khi thñ quü ®· chi tiÒn vµ ng­êi nhËn ®· ký nhËn kÕ to¸n tiÒn mÆt sÏ tiÕn hµnh ®Þnh kho¶n vµ cËp nhËt vµo sæ quü tiÒn mÆt. Khi ®ã kÕ to¸n ghi: Nî Tk 112: Nép tiÒm mÆt vµo Ng©n hµng Nî TK 331: Thanh to¸n c¸c kho¶n nî kh¸ch hµng. Nî TK 141: Chi tiÒn t¹m øng. Nî TK 221: Chi tiÒn mua TSC§. Nî TK 641: Chi tiÒn phôc vô b¸n hµng. ..................... Cã TK 111. VÝ dô: Ngµy 2/ 12/ 97 theo giÊy ®Ò nghÞ t¹m øng cña bµ Lª thÞ H¶o vµ sù ®ång ý cña cÊp l·nh ®¹o, kÕ to¸n phÇn hµnh viÕt phiÕu chi tiÒn mÆt, sau ®ã nhËp sè liÖu vµo sæ quü tiÒn mÆt (cét chi): Cöa hµng KK sè 2 MÉu sè 2-TM Q§ Liªn bé GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng TCKT-TC Sè 1 Tªn t«i lµ : Lª thÞ H¶o §Ò nghÞ «ng : G§ c«ng ty KK Hµ néi Cho nhËn sè tiÒn (viÕt b»ng ch÷): Hai m­¬i triÖu ®ång ch½n. Lý do sö dông: chuyªn chi th¸ng 12/ 1997. Thêi h¹n thanh to¸n: 31/ 12/ 1997 Ngµy 3/ 12/ 97 Thñ tr­ëng ®v Phô tr¸ch ®v Ng­êi xin t¹m øng V× cöa hµng kim khÝ sè 2 lµ ®¬n vÞ cÊp d­íi, h¹ch to¸n riªng nªn kho¶n t¹m øng nµy ®­îc coi nh­ sè tiÒn cÊp trªn cho cÊp d­íi vµ cÊp d­íi ph¶i hoµn tr¶ l¹i theo thêi gian ®· quy ®Þnh. KÕ to¸n phÇn hµnh sÏ ghi Nî TK 136.8 §¬n vÞ: Sè 2 KT/RR Ngµy 2/ 12/ 98 TK Nî: phiÕu chi 136.8 Tr¶ cho : Cöa hµng sè 2 Do «ng (bµ) : Lª thÞ H¶o Chøng minh th­ ................. cÊp ngµy ........................... ............................................. ký nhËn. DiÔn gi¶i: TiÒn chuyªn chi 20.000.000® KÌm theo 01 chøng tõ gèc. 20.000.000® Hai m­¬i triÖu ®ång ch½n. Ngµy 2/ 12/ 98 Tr­ëng phßng KiÓm so¸t Thñ quü Ng­êi lËp Ng­êi nhËn kÕ to¸n phiÕu tiÒn ký: Cuèi th¸ng dùa trªn sè liÖu tæng hîp cña sæ quü tiÒn mÆt kÕ to¸n lËp NhËt ký chøng tõ sè 1. NhËt ký chøng tõ sè 1 Th¸ng 12/1997 Sè TT Ngµy Ghi Cã TK 111, ghi Nî TK..... 112 136.8 641 642 ... Céng cã TK 111 2/12 3/12 4/12 5/12 6/12 9/12 10/12 586.500.000 565.000.000 660.100.000 ...... 9.926.700.000 20.000.000 30.000.000 ...... 3.516.081.280 16.442.694 18.563.582 15.643.926 553.936 6.247.373 157.650 ..... 639.473.239 5.952.000 780.000 200.000 2.567.000 768.000 796.000 ............ 578.664.584 ... ... 592.452.000 748.773.750 186.939.600 36.826.440 1,810.312.760 765.509.203 3.872.300 ...... 15.750.585.881 Cuèi th¸ng dùa vµo sè liÖu tæng hîp ë b¶ng kª sè1, NhËt ký chøng tõ sè1, kÕ to¸n phÇn hµnh sÏ ghi vµo sæ C¸i TK111. Sæ c¸i tk 111 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 280.463.935 Ghi Cã TK ®èi øng víi TK nµy ... Th¸ng 10 Th¸ng 11 Th¸ng 12 511 131 1368 141 112.1 .... 1.134.447.438 12.310.666.148 1.864.667.773 300.651.600 650.000.000 ........ Céng PS N 15.695.372.098 15.104.338.864 23.428.591.829 23.213.091.955 16.276.727.355 15.750.585.881 C Sè d­ cuèi th¸ng N 1.345.379.828 1.129.879.891 1.656.021.435 C 2. H¹ch to¸n tiÒn göi Ng©n hµng: Theo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh, mÆt kh¸c, ph¹m vi ho¹t ®éng cña C«ng ty kh¸ réng, bao gåm c¶ ë trong vµ ngoµi n­íc nªn c¸c h×nh thøc thanh to¸n kh«ng thÓ thùc hiÖn trùc tiÕp b»ng tiÒn mÆt mµ ph¶i th«ng qua hÖ thèng Ng©n hµng võa ®¸p øng ®­îc yªu cÇu thanh to¸n nhanh vµ ®¶m b¶o thùc hiÖn nghiªm chØnh nh÷ng quy ®inh cña chÕ ®é qu¶n lý. HiÖn nay, c«ng ty ®ang duy tr× tµi kho¶n tiÒn göi Ng©n hµng t¹i Ng©n hµng c«ng th­¬ng §èng §a.Ngoµi ra c«ng ty cßn më tµi kho¶n t¹i Ng©n hµng N«ng nghiÖp ViÖt nam, EXIM-BANK, VINAINDO_BANK, §T vµ PT Hµ néi, N«ng nghiÖp II TP HCM. §Ó thuËn lîi cho viÖc ghi chÐp, theo dâi ph¶n ¸nh, cïng víi nhu cÇu qu¶n lý n¾m b¾t ®­îc l­îng tiÒn hiÖn cã trong tµi kho¶n Ng©n hµng, kÕ to¸n h¹ch to¸n tiÒn göi ng©n hµng vµo Tµi kho¶n 112 vµ chi tiÕt thµnh tiÓu kho¶n nh­ sau: Tk 112.1 : TiÒn göi Ng©n hµng ViÖt nam ®ång. TK 112.2: TiÒn göi Ng©n hµng b»ng ngo¹i tÖ. Bªn c¹nh ®ã, doanh nghiÖp còng sö dông tµi kho¶n 007 ®Ó theo dâi ngo¹i tÖ theo ®¬n vÞ nguyªn tÖ. §Ó h¹ch to¸n sè d­ tµi kho¶n vµ sè ph¸t sinh cña ngo¹i tÖ trong kú kÕ to¸n ®· sö dông tû gi¸ h¹ch to¸n, ®Õn cuèi kú sÏ ®iÒu chØnh l¹i sè d­ vµ sè ph¸t sinh theo tû gi¸ thùc tÕ lóc cuèi kú. Hµng ngµy khi ph¸t sinh c¸c nghiÖp vô chuyÓn tiÒn qua tµi kho¶n cña c«ng ty t¹i Ng©n hµng, Ng©n hµng sÏ göi cho doanh nghiÖp “b¸o c¸o sè d­ kh¸ch hµng”. KÕ to¸n dùa vµo giÊy b¸o sè d­ nµy ®Ó ph©n lo¹i kiÓm tra nh÷ng sai sãt cã thÓ cã. Tõ ®ã nhanh chãng ph¶n ¸nh víi Ng©n hµng ®Ó t×m biÖn ph¸p gi¶i quyÕt. 2.1 §èi víi c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh t¨ng TGNH: Nî TK 112: Cã TK 111: Nép tiÒn mÆt vµo ng©n hµng Cã TK 131: Kh¸ch hµng thanh to¸n nî Cã TK 511: Doanh thu b¸n hµng. Cã TK 711: Doanh thu tõ ho¹t ®éng tµi chÝnh. VÝ dô: Ngµy 6/ 12/ 97 doanh nghiÖp nhËn ®­îc giÊy b¸o sè d­ cña Ng©n hµng c«ng th­¬ng §èng §a: giÊy b¸o sè d­ kh¸ch hµng NHCTVN Chi nh¸nh NHCT KV §§ Ngµy 6/12/97 Tµi kho¶n 710A-00251 Giê: 21:29:37 Tªn: C«ng ty KK Hµ Néi. Sè bót to¸n Sè chøng tõ PS Nî PS Cã Sè d­ ®Çu Tæng céng : SD cuèi: 2.080.407.000 4.000 208.041.100 5.848.630.689 370.000.000 649.800.000 653.500.000 109.000.000 ...... 3.861.461.200 7.629.880.889 Ng­êi lËp b¶ng KiÓm so¸t KÕ to¸n tr­ëng Ngoµi giÊy b¸o sè d­ kh¸ch hµng doanh nghiÖp cßn nhËn ®­îc rÊt nhiÒu chøng tõ tõ phÝa Ng©n hµng nh­: Uû nhiÖm chi, giÊy b¸o Nî, phiÕu chuyÓn kho¶n, b¶ng kª nép sÐc .............. 2.2. §èi víi nghiÖp vô gi¶m TGNH: Nî TK 111: Rót tiÒn göi NH Nî TK 331: Thanh to¸n nî víi kh¸ch hµng. ................. Cã TK 112. NHCT§§ Sè642 giÊy b¸o nî Ngµy 6/12/97 Nî Tµi kho¶n nî: C«ng ty kim khÝ Hµ Néi Sè TK: 710A-00251 Tµi kho¶n cã: DÞch vô phÝ Sè tiÒn b»ng ch÷: Bèn ngµn ®ång ch½n Cã TrÝch yÕu: Thu b­u phÝ ngµy29/11/97 Sè TK: 801701001 Ng­êi lËp phiÕu KiÓm so¸t KT tr­ëng Gi¸m ®èc NHCT§§ Sè180 uû nhiÖm chi LËp ngµy 6/12/97 ChuyÓn kho¶n,chuyÓn tiÓn th­, ®iÖn Tªn ®¬n vÞ tr¶ tiÒn: C«ng ty kim khÝ Hµ Néi PhÇn do NHghi Sè TK: 710A-00251 T¹i NH: CT§§, TØnh(TP) Hµ Néi TK nî Tªn ®¬n vÞ nhËn: C«ng ty LD SX thÐp VINASTEEL TK cã Sè TK: 21287A T¹i NH: INDOVINA BANK, TØnh (TP) H¶i Phßng Sè tiÒn( b»ng ch÷): Hai tû kh«ng tr¨m t¸m m­¬i triÖu bèn tr¨mlinh b¶y ngµn ®ång ch½n 2.080.407.000 ® Néi dung thanh to¸n: Chi tr¶ tiÒn hµng §¬n vÞ tr¶ tiÒn Ng©n hµng A Ng©n hµng B Ghi sæ ngµy:6/12/97 Ghi sæ ngµy:6/12/97 KT Chñ TK KT Tr­ëng phßng KT KT Tr­ëng .P.KT §¬n vÞ........... Sè............ b¶ng kª nép sÐc Ngµy6/12/97 PhÇn do NH ghi Ng­ëi thô h­ëng: C«ng ty kim khÝ Hµ Néi TK nî: Tµi kho¶n:701A-00251 T¹i NH : CT khu vùc §§ TK cã: STT Sè sÐc Tªn ng­êi ph¸t Sè TK cña ng­êi Tªn ®¬n vÞ Sè tiÒn hµnh sÐc ph¸t hµnh sÐc thanh to¸n 25885 C«ng ty TM 3611-3000 SG CT CN 20.185.200® Minh Ph­¬ng 60295 HN Sè tê sÐc : 1 Tæng sè tiÒn: 20.185.200 ® Tæng sè tiÒn viÕt b¾ng ch÷: Hai m­¬i triÖu mét tr¨m t¸m m­¬i nh¨m ngµn hai tr¨m ®ång ch½n Ng­êi lËp b¶ng kª §· nhËn ®ñ...... tê sÐc cña «ng(bµ)................................ Sè TK................T¹i....................................................... §¬n vÞ thanh to¸n §¬n vÞ thu hé Sau khi kiÓm tra vµ tiÕn hµng ®Þnh kho¶n c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh theo gi©y b¸o cña Ng©n hµng vµ c¸c chøng tõ gèc, kÕ to¸n sÏ cËp nhËt sè liÖu vµo c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt. Cuèi th¸ng dùa trªn sè liÖu tæng hîp ®Ó lËp b¶ng kª sè 2 vµ NhËt ký chøng tõ sè 2. nhËt ký chøng tõ sè 2 Ghi cã TK 112 Th¸ng 12/1997 Sè Chøng tõ DiÔn Ghi cã TK 112,ghi nî TK..... TT Sè ngµy gi¶i 136.1 642 331 .. Céng cã tk 112 2.12 3.12 4.12 5.12 6.12 8.12 9.12 10.12 .... NH CT KV §§ 2.400.000.000 150.000.000 ................... 500.000 2.000 4.000 500.000 6.530.104 2.000 ............... 384.973.000 2.080.407.000 1.307.250.000 ............... 500.000 4.460.486.202 27.000 534.973.000 2.080.411.000 500.000 1.435.222.800 100.000.000 ............. NN VN EXIM- BANK 6.300.000.000 241.588.399 142.093.741 117.500.215 6.360.872.200 29.692.894.937 142.093.741 7.117.500.215 13.300.000.000 501.182.355 6.360.872.200 36.952.488.893 sæ c¸i tµi kho¶n 112 Sè d­ ®Çu n¨m Nî Cã 4.168.219.631 Ghi cã TK ®èi øng víi TK nµy .... Th¸ng 10 Th¸ng 11 Th¸ng 12 111 131 711 136.8 138.8 .......... 12.245.100.000 16.346.591.881 47.678.381 153.597.573 255.254.789 ............ 20.914.500.000 20.416.910.385 33.478.020 1.775.043.669 10.057.700 .......... 9.926.700.000 24.145.781.889 26.227.013 2.250.451.170 8.8000.000 ......... Céng PS N 42.034.231.432 50.849.086.167 43.459.277.776 C 43.608.936.710 47.221650.102 36.952.488.893 Sè d­ cuèi th¸ng N C 3. §èi chiÕu vµ ®iÒu chØnh sæ s¸ch. Toµn bé hÖ thèng sæ s¸ch, b¸o c¸o kÕ to¸n cña c«ng ty sau khi ®­îc lËp vµ hoµn chØch, ®Òu ®­îc l­u tr÷ trong m¸y vi tÝnh, nhê vËy ®· gi¶m bít sè l­îng sæ s¸ch cÇn l­u tr÷ còng nh­ t¹o ®iÒu kiÖn hÕt søc thuËn lîi cho viÖc t×m kiÕm, ®èi chiÕu, kiÓm tra, ®iÒu chØnh sæ s¸ch. Theo ®Þnh kú hµng th¸ng, kÕ to¸n chi tiÕt vèn b»ng tiÒn tiÕn hµnh in sæ cho tõng tµi kho¶n ®Ó chuyÓn cho phã phßng kÕ to¸n, kÕ to¸n tæng hîp vµ c¸c bé phËn cã liªn quan ®èi chiÕu vµ lËp c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n cÇn thiÕt phôc vô cho nhu cÇu qu¶n lý . 3.1 §èi chiÕu, kiÓn tra vµ ®iÒu chØnh nghiÖp vô ph¸t sinh tiÒn mÆt t¹i quü. ViÖc qu¶n lý tiÒn mÆt t¹i kÐt b¹c cµng tèt th× cµng h¹n chÕ ®­îc sù mÊt m¸t thiÕu hôt, chªnh lÖch víi sæ s¸ch. Song, cho dï thñ quü cã cÈn thËn thÕ nµo ch¨ng n÷a th× viÖc thõa hay thiÕu tiÒn mÆt vÉn cã thÓ x¶y ra. Nh÷ng nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù chªnh lÖch tiÒn mÆt gi÷a s¸ch vµ thùc tÕ lµ: - Khi nhËn hoÆc chi tiÒn, th«ng th­êng sè l­îng tiÒn ph¸t sinh rÊt nhiÒu, thñ quü kh«ng kiÓm so¸t ®­îc mét c¸ch chÆt chÏ sè l­îng tiÒn mµ m×nh ®· nhËn hoÆc ®· chi nh­: kh«ng ®Õm hÕt ®­îc hoÆc kh«ng kiÓm so¸t ®­îc sè nghiÖp vô ph¸t sinh do cã sù chªnh lÖch rÊt Ýt qua mçi nghiÖp vô mµ sè ph¸t sinh l¹i qu¸ nhiÒu. -Do nh÷ng nguyªn nh©n vÒ mÆt kü thuËt nh­ m¸y ®Õm tiÒn, cã thÓ bÞ trôc trÆc hoÆc kh«ng ph©n biÖt ®­îc nh÷ng tê tiÒn kh¸c chñng lo¹i. - Do kÕ to¸n chi tiÕt vèn b»ng tiÒn kh«ng ph¶n ¸nh hÕt tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong ngµy, hoÆc còng do bÞ nhÇm lÉn sè liÖu khi ph¶n ¸nh mét nghiÖp vô ph¸t sinh nµo ®ã mµ ch­a ph¸t hiÖn ®­îc kÞp thêi. ChÝnh v× vËy viªc kiÓm tra, ®èi chiÕu sè tiÒn thùc tÕ cßn tån quü vµ trªn sæ s¸ch gi÷a hai bªn nh©n viªn kÕ to¸n vµ thñ quü lµ hÕt søc cÇn thiÕt . Cã nh­ vËy míi cã kh¶ n¨ng ph¸t hiÖn kÞp thêi nh÷ng chªnh lÖch sai sãt cã thÓ x¶y ra. Khi x¶y ra t×nh tr¹ng chªnh lÖch nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i kiÓm tra l¹i sè ph¸t sinh cña tõng nghiÖp vô trªn sæ s¸ch cña m×nh trong kú, sau ®ã hai bªn ®èi chiÕu víi nhau ®Ó ®i ®Õn mét sù thèng nhÊt. Khi ®ã tuú vµo sù sai lÖch ë kh©u nµo, cña ai th× ng­êi ®ã cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu chØnh l¹i trªn sæ s¸ch cña m×nh. NÕu sai sãt thuéc vÒ thñ quü th× thñ quü ph¶i ®iÒu chØnh l¹i sè liÖu trªn sæ quü cho ®óng víi thùc tÕ. NÕu sai sãt thuéc vÒ nh©n viªn kÕ to¸n th× nh©n viªn ®ã ph¶i ®iÒu chØnh l¹i sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n chi tiÕt NhËt ký chøng tõ vµ c¸c b¶ng kª t­¬ng øng ®Ó m¸y ®iÒu chØnh l¹i sè liÖu trªn c¸c sæ kÕ to¸n mµ m¸y ®· tù ®éng trÝch ra. NÕu cã c¸c chøng tõ, sæ s¸ch mµ nh©n viªn kÕ to¸n ®· chuyÓn ®i n¬i kh¸c th× tiÕn hµnh lËp biªn b¶n, lËp nhËt ký chøng tõ, b¶ng kª míi ®iÒu chØnh l¹i sæ cò. Tr­êng hîp hai bªn sæ s¸ch cïng thèng nhÊt sè liÖu víi nhau nh­ng vÉn chªnh lÖch víi sè tiÒn thùc tÕ cßn tån quü khi kiÓm kª, th× hai bªn lËp biªn b¶n víi sè chªnh lÖch ®ã vµ nh©n viªn kÕ to¸n sÏ cã tr¸ch nhiÖm ph¶n ¸nh sè chªnh lÖch nµy vµo sæ kÕ to¸n. NÕu chªnh lÖch thùc tÕ t¨ng so víi sæ s¸ch kÕ to¸n ghi : Nî TK: 111.1 Cã TK: 338.1 NÕu chªnh lÖch thùc tÕ gi¶m so víi sæ s¸ch, kÕ to¸n ghi: Nî TK: 138.1 Cã TK: 111.1 Sau ®ã sÏ tr×nh lªn cÊp trªn ®Ó t×m ra nguyªn nh©n vµ biÖn ph¸p gi¶i quyÕt. Tr­êng hîp sæ s¸ch cña kÕ to¸n vµ thñ quü ®· thèng nhÊt víi nhau vÒ sè liÖu cïng víi thùc tÕ cßn tån ë kÐt b¹c, ®Ó ®¶m b¶o kÕ to¸n vµ thñ quü cÇn xem xÐt l¹i c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh trong kú ®Ó cã thÓ t×m th©ý nh÷ng sai sãt chªnh lÖch ®¸ng tiÕc. Khi ph¸t hiÖn chªnh lÖch gi÷a sæ s¸ch ph¶n ¸nh vµ thùc tÕ ph¸t sinh mµ trªn sæ s¸ch vµ thùc tÕ tån quü ®ång nhÊt, kÕ to¸n ®iÒu chØnh l¹i c¸c nghiÖp vô ®· ghi sæ ®ång thêi ph¶n ¸nh sè chªnh lÖch ®ã nh­ trªn (tuú vµo tõng tr­êng hîp cô thÓ). 3.2.§èi chiÕu, kiÓm tra vµ ®iÒu chØnh nghiÖp vô ph¸t sinh TGNH. VIÖc kiÓm tra , ®èi chiÕu vµ ®iÒu chØnh trªn tµi kho¶n TGNH nh»m ®¶m b¶o sù thèng nhÊt sè tiÒn ®· ph¸t sinh vµ hiÖn cßn d­ t¹i tµi kho¶n tiÒn göi gi÷a sæ s¸ch cña NH vµ sæ s¸ch cña nh©n viªn kÕ to¸n c«ng ty. Th«ng th­êng mçi khi nhËn ®­îc giÊy b¸o cña NH vÒ nghiÖp vô ph¸t sinh trªn tµi kho¶n TGNH cña c«ng ty, nh©n viªn kÕ to¸n sÏ ®èi chiÕu c¸c chøng tõ, sæ s¸ch cña m×nh víi sæ s¸ch cña NH vÒ sè ph¸t sinh, sè d­ cña tµi kho¶n. Do c¶ hai bªn cïng qu¶n lý nh÷ng sè liÖu ph¸t sinh trªn mét tµi kho¶n duy nhÊt th«ng qua hÖ thèng sæ s¸ch kh¸c nhau nªn c¶ hai ®Òu cè g¾ng kh«ng ®Ó t×nh tr¹ng chªnh lÖch x¶y ra vµ thùc tÕ ë c«ng ty vÉn ch­a x¶y ra t×nh tr¹ng nµy. Tuy nhiªn dï rÊt cÈn thËn trong c«ng t¸c h¹ch to¸n còng nh­ viÖc ghi sæ vµ hÖ thèng kiÓm so¸t rÊt cã hiÖu qu¶ ë NH vµ ë ®¬n vÞ më tµi kho¶n, song khi c«ng viÖc vµ nghiÖp vô ph¸t sinh nhiÒu th× t×nh tr¹ng nhÇm lÉn vÉn cã thÓ x¶y ra. Khi cã sù chªnh lÖch, dï cho lµ do nguyªn nh©n g×, ph¸t sinh ë kh©u nµo th× c¶ hai bªn còng cÇn cã sù ®èi chiÕu, kiÓm tra sæ s¸ch ®Ó tiÕn tíi thèng nhÊt vÒ sè ph¸t sinh còng nh­ sè d­ thùc tÕ cña ®¬n vÞ , tõ ®ã cã thÓ ®iÒu chØnh kÞp thêi sæ s¸ch cña mçi bªn. NÕu ch­a kÞp thêi t×m ra nguyªn nh©n dÉn ®Õn sù chªnh lÖch ®ã mµ kú quyÕt to¸n ®· ®Õn th× nh©n viªn kÕ to¸n ph¶i t¹m thêi c¨n cø theo sè liÖu cña NH ®Ó ph¶n ¸nh vµo TK 112. Sè chªnh lÖch sÏ ®­îc ph¶n ¸nh nh­ sau. NÕu sæ s¸ch cña nh©n viªn kÕ to¸n ph¶n ¸nh thõa so víi sæ s¸ch NH, kÕ to¸n ghi: Nî TK 138.1 Cã TK 112 NÕu sæ s¸ch kÕ to¸n thiÕu so víi sæ s¸ch cña NH, kÕ to¸n ghi: Nî TK112 Cã TK 338.1 Sang kú sau kÕ to¸n ph¶i tiÕp tôc t×m nguyªn nh©n cña sù chªnh lÖch ®ã vµ kiÕn nghÞ nh÷ng biÖn ph¸p ®iÒu hoµ chªnh lÖch gi÷a hai hÖ thèng sæ s¸ch víi cÊp trªn. Ch­¬ng III. Mét sè gi¶i ph¸p gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn t¹i c«ng ty kim khÝ Hµ néi. I. NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c kÕ to¸n t¹i c«ng ty Kim khÝ Hµ Néi: §¸nh gi¸ chung: Tõ khi ®­îc thµnh lËp l¹i ®Õn nay, c«ng ty kim khÝ Hµ néi ku«n ph¶i ®èi ®Çu víi hµng lo¹t khã kh¨n, ®Æc biÖt lµ sù c¹nh tranh gay g¾t cña ®¬n vÞ, tæ chøc kinh tÕ kh¸c, nh­ng c«ng ty kim khÝ Hµ néi ®· cã nh÷ng cè g¾ng ®¸ng ghi nhËn trong viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý nh»m ®¸p øng ®­îc nhu cÇu cña thÞ tr­êng. Lµ mét doanh nghiÖp h¹ch to¸n kinh tÕ ®éc lËp víi quy m« kinh doanh réng lín c«ng ty ®· ph¶i t×m cho m×nh mét bé m¸y qu¶n lý, mét ph­¬ng thøc kinh doanh sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt. Song, bªn c¹nh nh÷ng yÕu tè trªn, t×nh thÇn ®oµn kÕt còng ®ãng vai trß quan träng trªn b­íc ®­êng tù kh¼ng ®Þnh m×nh. Ban l·nh ®¹o c«ng ty lu«n quan t©m vµ ®éng viªn c¸n bé trong c«ng ty rÌn luyÖn vÒ ®¹o ®øc, tinh thÇn còng nh­ kü n¨ng nghiÖp vô, khuyÕn khÝch hä ®oµn kÕt phÊn ®Êu ®i lªn. C«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n kinh doanh nãi chung vµ c«ng t¸c kÕ to¸n nãi riªng ®· kh«ng ngõng ®­îc cñng cè vµ hoµn thiÖn, thùc sù trë thµnh c«ng cô ®¾c lùc phôc vô cho qu¸ tr×nh qu¶n lý s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. HiÖn nay, c«ng ty kim khÝ Hµ néi ®ang sö dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n thèng nh©t, ®ång thêi ¸p dông h×nh thøc tæ chøc sæ kÕ to¸n “NhËt ký chøng tõ” vµ sö dông chÕ ®é b¸o c¸o tµi chÝnh theo quyÕt ®Þnh sè 1141- CT/ Q§/ C§KT ban hµnh ngµy 1/ 11/ 95 cña Bé tµi chÝnh dïng cho c¸c doanh nghiÖp trong c«ng t¸c kÕ to¸n. Bé m¸y kÕ to¸n cña c«ng ty ®­îc tæ chøc t­¬ng ®èi gän nhÑ, mçi kÕ to¸n viªn ®Òu ®­îc ph©n c«ng c«ng viÖc râ rµng. Tr×nh ®é cña nh©n viªn kh«ng ngõng ®­îc n©ng cao th­êng xuyªn ®­îc ®µo t¹o vµ båi d­ìng nghiÖp vô chuyªn m«n, biÕt vËn dông khÐo lÐo vµ nhÞp nhµng gi÷a lý thuyÕt vµ thùc tÕ t¹i c«ng ty, biÕt ¸p dông nh÷ng ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n phï hîp víi thùc tÕ ph¸t sinh ®ång thêi cã thÓ gi¶m ®­îc khèi l­îng c«ng viÖc ghi chÐp thõa ®Ó ®¹t ®­îc hiÖu qu¶ cao. Mçi nh©n viªn kÕ to¸n ®Òu cã thÓ sö dông ®­îc m¸y vi tÝnh nªn c«ng viÖc kÕ to¸n ®­îc thùc hiÖn nhanh chãng, sè liÖu lu«n chÝnh x¸c. Do ®Þa bµn kinh doanh réng lín nªn c«ng ty ®· ¸p dông kiÓu võa tËp trung võa ph©n t¸n ®Ó thùc hiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña m×nh. §©y lµ sù lùa chän hÕt søc phï hîp, ®¶m b¶o tÝnh thèng nhÊt, tæng hîp trong viÖc cung cÊp thong tin cho l·nh ®¹o c«ng ty. Víi viÖc tæ chøc bé m¸y kÕ to¸n hîp lý vµ lùa chän h×nh thøc sæ kÕ to¸n phï hîp ®· gãp phÇn n©ng cao n¨ng su¸at vµ hiÖu qu¶ cña c«ng t¸c kÕ to¸n còng nh­ c«ng t¸c qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty. Nh­ ®· ph©n tÝch râ ë phÇn tr­íc, trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty th× h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn lµ mét kh©u v« cïng quan träng. Nhê nhËn thøc râ ®iÒu nµy, c«ng ty ®· cã nh÷ng biÖn ph¸p tèt trong viÖc tæ chøc h¹ch to¸n còng nh­ qu¶n lý vµ sö dông vèn b»ng tiÒn. NhiÖm vô chñ yÕu cña c«ng ty lµ mua nh÷ng mÆt hµng kim khÝ tõ c¸c liªn doanh, xÝ nghiÖp lín chuyªn s¶n xuÊt mÆt hµng kim hÝ hoÆc mua tõ c«ng ty n­íc ngoµi råi b¸n cho nh÷ng ®¬n vÞ cã nhu cÇu vÒ mÆt hµng nµy. Do ®ã, c«ng ty ph¶i kh«ng ngõng cè g¾ng ®Ó më réng ph¹m vi kinh doanh cña m×nh trªn toµn quèc còng nh­ viÖc t×m kiÕm thªm nh÷ng b¹n hµng quèc tÕ. Nh÷ng vÊn ®Ò trªn ®©y ®· t¸c ®éng kh«ng nhá ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn lu«n cung cÊp vµ ®¸p øng nhu cÇu th«ng tin ®Çy ®ñ, kÞp thêi vµ chÝnh x¸c cho ng­êi qu¶n lý ®ång thêi cã thÓ gi¶m bít nh÷ng c«ng viÖc trïng nhau gi÷a c¸c bé phËn cã liªn quan. Víi sù cè g¾ng nhanh nh¹y cña m×nh, kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn lu«n hoµn thµnh c«ng viÖc ®­îc giao. ViÖc gi÷ g×n vµ b¶o qu¶n tiÒn mÆt trong kÐt ®­îc ®¶m b¶o tÝnh an toµn cao. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®­îc cËp nhËt hµng ngµy nªn th«ng tin kinh tÕ mang tÝnh liªn tôc vµ chÝnh x¸c. C«ng t¸c kÕ to¸n tæng hîp ®­îc ®¬n gi¶n ho¸ tíi møc tèi ®a, cho phÐp ghi chÐp kÞp thêi mét c¸ch tæng hîp nh÷ng hiÖn t­îng kinh tÕ cã liªn quan ®Õn t×nh tr¹ng biÕn ®éng cña vèn b»ng tiÒn. HÖ thèng tµi kho¶n ¸p dông ®Ó theo dâi sù biÕn ®éng cña vèn b»ng tiÒn hoµn toµn tu©n thñ theo quy ®Þnh vµ ®· ®­îc chi tiÕt tèi ®a cho tõng lo¹i tiÒn. Sù chi tiÕt ®ã ®· cho phÐp ban l·nh ®¹o n¾m b¾t ®­îc nh÷ng sè liÖu cô thÓ vµ chi tiÕt cña vèn b»ng tiÒn , tõ ®ã cã thÓ ra c¸c quyÕt ®Þnh mét c¸ch chÝnh x¸c vµ hîp lý. Sæ s¸ch kÕ to¸n ®­îc lËp vµ ghi chÐp râ rµng, rµnh m¹ch. ViÖc l­u tr÷ th«ng tin vµ lËp sæ s¸ch ®· ®­îc thùc hiÖn trªn m¸y vi tÝnh vµ chØ in ra víi sù l­¹ chän ®èi víi sæ s¸ch cÇn thiÕt phôc vô cho kinh doanh , qu¶n lý. Nªn doanh nghiÖp ®· trùc tiÕp gi¶m ®­îc mét phÇn chi phÝ, ®ång thêi gi¶m ®­îc sè l­îng c¸c chøng tõ vµ sæ l­u tr÷ ë kho. Trªn ®©y lµ mét sè nh÷ng nhËn xÐt vÒ ­u ®iÓm cña c«ng ty kim khÝ Hµ néi nãi chung vµ phßng kÕ to¸n nãi riªng trong viÖc t×m ra con ®­êng cã tÝnh hiÖu qu¶ nhÊt cho kinh doanh. Mét sè nh÷ng tån t¹i: Do ®Þa bµn ho¹t ®éng qu¸ réng nªn viÖc tËp hîp sè liÖu chøng tõ sæ s¸ch cßn chËm ch¹p, dÉn ®Õn viÖc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n ®Þnh kú th­êng kh«ng ®óng thêi h¹n g©y chËm trÔ trong viÖc ra quyÕt ®Þnh ®èi víi nhµ qu¶n lý. B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ lµ mét b¸o c¸o tµi chÝnh ph¶n ¸nh c¸c kho¶n thu vµ chi tiÒn trong kú cña doanh nghiÖp theo tõng ho¹t ®éng kinh doanh, ho¹t ®éng ®Çu t­ vµ ho¹t ®éng tµi chÝnh. Th«ng qua nã chñ doanh nghiÖp cã thÓ dù ®o¸n ®­îc l­îng tiÒn mang l¹i tõ c¸c ho¹t ®éng trong t­¬ng lai. Nhµ qu¶n lý còng cã thÓ thÊy tr­íc ®­îc kh¶ n¨ng thanh to¸n trong ký ho¹t ®éng tíi ... V× sù quan träng ®ã mµ hÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ®Òu lËp b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ. Nh­ng cho ®Õn nay c«ng ty kim khÝ Hµ néi vÉn ch­a sö dông vai trß cña b¸o c¸o nµy. C«ng ty vÉn ch­a ®Çu t­ ®Çy ®ñ cho c¸c cöa hµng b¸n lÎ vÒ ph­¬ng tiÖn phôc vô trong ho¹t ®éng kinh doanh. Tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn t¹i xÝ nghiÖp , cöa hµng ch­a cao kÓ c¶ kÕ to¸n viªn g©y ra sù khã kh¨n, tr× ho·n trong viÖc ®èi chiÕu sæ s¸ch víi c«ng ty vµ g©y ra sù phiÒn hµ kh«ng Ýt cho c¸c nh©n viªn kÕ to¸n cña c«ng ty. Do sù yÕu kÐm cña nh©n viªn mét sè cöa hµng ®· g©y nªn sù thÊt tho¸t vÒ hµng ho¸ g©y thiÖt h¹i cho c«ng ty. HiÖn nay c«ng ty ®· sö dông m¸y vi tÝnh ®Ó l­u tr÷ sè liÖu vµ sæ s¸ch nh­ng vÉn chØ lµ thùc hiÖn phÇn mÒm th«ng th­êng nh­: Word, Excel chø ch­a cã mét phÇn mÒm riªng biÖt ®Ó phôc vô c«ng t¸c kÕ to¸n nªn doanh nghiÖp vÉn ch­a thùc sù ph¸t huy hÕt vai trß cña m¸y tÝnh trong c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n, ch­a tiÕt kiÖm ®­îc lao ®éng cña nh©n viªn kÕ to¸n vµ thêi gian lËp, ghi chÐp , tæng hîp sè liÖu vµ chuyÓn sæ. II. Mét sè biÖn ph¸p gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c h¹ch to¸n kÕ to¸n t¹i c«ng ty Kim khÝ Hµ néi. 1. Nh­ ®· nãi ë trªn doanh nghiÖp ¸p dông m« h×nh nöa tËp trung nöa ph©n t¸n lµ do ®iÒu kiÖn vÒ ph¹m vi ho¹t ®éng. §èi víi chi nh¸nh cña c«ng ty ®Æt t¹i thµnh phè Hå chÝ Minh nh­ lµ mét cöa hµng b¸n lÎ, C«ng ty ®· cho ¸p dông h×nh thøc ph©n t¸n. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét ph­¬ng ¸n kh«ng mang l¹i hiÖu qu¶ cao v× viÖc b¸n lÎ trªn thi tr­êng thµnh phè Hå chÝ Minh kh«ng mang l¹i kiÖu qu¶ mµ chñ yÕu lµ lµm chøc n¨ng giao dÞch gi÷a C«ng ty t¹i Hµ néi vµ nh÷ng tæ chøc cã nhu cÇu mua víi sè l­îng lín . Khi cã sù ®ång ý cña bªn mua C«ng ty t¹i Hµ néi míi chuyÓn hµng vµo cho cöa hµng t¹i TP HCM. ViÖc chi nh¸nh ph¶i h¹ch to¸n riªng ®· lµm t¨ng thªm chi phÝ cho c«ng ty v× hµng th¸ng , quý c«ng ty vµ chi nh¸nh ph¶i tiÕn hµnh ®èi chiÕu sæ s¸ch. V× vËy theo em, víi chi nh¸nh nµy nªn ¸p dông m« h×nh tËp trung. NÕu ¸p dông m« h×nh nµy doanh nghiÖp kh«ng nh÷ng tiÕt kiÖm ®­îc chi phÝ ®i l¹i mµ cßn tiÕt kiÖm ®­îc mét kho¶n l­¬ng hµng th¸ng cho nh©n viªn kÕ to¸n. §iÒu nµy còng cã nghÜa lµ bé m¸y qu¶n lý gän nhÑ h¬n. Lóc nµy doanh nghiÖp còng ph¶i thay ®æi c¸ch h¹ch to¸n: Thay: Nî TK 111 (112) CãTK 136 B»ng: Nî TK 111(112) Cã TK 131 (Khi nhËn ®­îc tiÒn hoÆc giÊy b¸o Cã cña Ng©n hµng kÌm theo c¸c b¶n chøng tõ vÒ sè hµng ®· b¸n do chi nh¸nh t¹i thµnh phè Hå chÝ Minh göi ra) 2. HiÖn nay, C«ng ty kh«ng ngõng ®Èy m¹nh mèi quan hÖ kh«ng chØ víi c¸c tæ chøc trong n­íc mµ c¶ víi c¸c tæ chøc quèc tÕ. Do ®ã yªu cÇu thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ rÊt quan träng. Trong khi ®ã c«ng ty chØ cã tµi kho¶n 112.2: “TiÒn göi Ng©n hµng b»ng ngo¹i tÖ” dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh t¨ng gi¶m ngo¹i tÖ cña ®¬n vÞ t¹i Ng©n hµng mµ kh«ng ®¨ng ký sö dông TK 111.1 “TiÒn m¨t t¹i quü b»ng ngo¹i tÖ”. §iÒu nµy ®· g©y nªn kh«ng Ýt nh÷ng khã kh¨n. Gi¶ sö khi kh¸ch hµng ®Õn mua hµng vµ thanh to¸n b»ng ngo¹i tÖ th× ®¬n vÞ l¹i kh«ng thÓ nhËp quü mµ ph¶i cö mét ng­êi ®i ®æi lÊy ®ång ViÖt Nam hoÆc ®em göi vµo tµi kho¶n tiÒn göi b»ng ngo¹i tÖ t¹i Ng©n hµng. §©y lµ sù l·ng phÝ thêi gian vµ nh©n c«ng mét c¸ch v« lý. V× vËy theo em doanh nghiÖp nªn ®¨ng ký sö dông thªm tµi kho¶n 111.2 “TiÒn mÆt t¹i quü b»ng ngo¹i tÖ” ®Ó phôc vô cho viÖc s¶n xuÊt kinh doanh ®­îc thuËn lîi. 3. C«ng ty cã tµi kho¶n TGNH t¹i c¸c NH nh­: NH C«ng th­¬ng khu vùc §èng §a, EXIM-BANK, INDOVINA-BANK,... nªn viÖc ghi chÐp chi tiÕt ®èi víi tõng NH lµ rÊt cÇn thiÕt, bëi nã gióp cho qu¸ tr×nh kiÓm tra sæ s¸ch ®­îc dÔ dµng h¬n. C«ng ty còng ®· tiÕn hµnh ghi chi tiÕt nh­ng theo em cÇn ph¶i ghi chi tiÕt h¬n n÷a ®èi víi tõng NH vµ tõng nghiÖp vô ph¸t sinh. ViÖc chi tiÕt ®èi víi NH C«ng th­¬ng khu vùc §èng §a nh­ C«ng ty ®· lµm lµ rÊt hîp lý. Nh­ng ®èi víi c¸c NH kh¸c tuy c¸c nghiÖp vô ph¸t sinh Ýt nh­ng vÉn cÇn ghi chi tiÕt ngµy, th¸ng ph¸t sinh nghiÖp vô theo ®óng cét ngµy. Cô thÓ nh­ ë NhËt ký chøng tõ sè 2 sau ®©y: nhËt ký chøng tõ sè 2 Ghi cã TK 112 Th¸ng 12/1997 stt C.T DiÔn gi¶i Ghi cã TK 112, ghi nî TK..... Sè Ngµy 136.1 642 ..... Céng cã tk 112 2.12 ...... Nh CT KV §§ ....... 6.300.000.000 500.000 .......... 241.588.399 ..... .... 5000.000 ........... 29.692.894.937 31.12 26.12 31/12 NH NN VN EXIM-BANK 7.000.000.000 7.000.000.000 142.093.741 117.500.215 117.500.215 142.093.741 117.500.215 7.000.000.000 7.117.500.215 13.300.000.000 501.182.355 36.952.488.893 ViÖc ghi chi tiÕt ®èi víi tõng tµi kho¶n nh­ trªn trong B¶ng kª sè 2 còng ®­îc thùc hiÖn nh­ vËy. 4. C«ng ty cÇn trang bÞ thªm m¸y vi tÝnh cho phßng kÕ to¸n ®ång thêi ph¶i tæ chøc ®µo t¹o ®Ó n©ng cao tr×nh ®é cho nh©n viªn kÕ to¸n vÒ ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n m¸y nh»m qu¶n lý chÝnh x¸c ®­îc c¸c con sè. Bªn c¹nh ®ã C«ng ty còng cÇn ph¶i x©y dùng mét ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n thèng nhÊt trªn m¸y vi tÝnh nh»m tù ®éng ho¸ ë møc ®é cao nhÊt c«ng t¸c h¹ch to¸n nãi chung vµ c«ng t¸c h¹ch to¸n vèn b»ng tiÌen nãi riªng. Ch­¬ng tr×nh m¸y tÝnh nµy ph¶i x©y dùng trªn c¬ së qu¸ trÝnh xö lý th«ng tin theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chøng tõ nh­ sau: Chøng tõ gèc Xö lý nghiÖp vô Kho th«ng tin trªn m¸y vi tÝnh KÕ to¸n tæng hîp KÕ to¸n chi tiÕt B¶ng c©n ®èi sè ph¸t sinh B¸o c¸o tµi chÝnh Ngµy nay trªn thÕ giíi còng nh­ ë ViÖt nam cã nhiÒu ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n kh¸c nhau, mçi ch­¬ng ®Òu cã nh÷ng ®Æc tr­ng riªng, ­u nh­îc ®iÓm riªng cña m×nh. MÆc dï vËy mçi ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n ®Òu thùc hiÖn ®­îc nh÷ng chøc n¨ng c¬ b¶n sau: + Cho phÐp x¸c ®Þnh c¸c tÖp d÷ liÖu nh­ x¸c ®Þnh danh môc c¸c TK, cÊu tróc c¸c chøng tõ, danh môc c¸c ®èi t­îng ph¸p nh©n liªn quan ®Õn c«ng t¸c h¹ch to¸n, danh môc hµng h¸o, s¶n phÈm, nguyªn vËt liÖu. + Cho phÐp nhËp c¸c d÷ liÖu cè ®Þnh vµ d÷ liÖu ph¸t dinh cña chu kú kÕ to¸n + Cho phÐp t×m, söa ch÷a, bæ xung hoÆc lo¹i bá nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt + Cho phÐp tÝnh to¸n, tËp hîp, ®iÒu chØnh, ph©n bæ c¸c chi phÝ vµo c¸c TK kh¸c nhau theo c«ng t¸c kÕ to¸n. + Cho phÐp in c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n khi cÇn thiÕt. + Cho phÐp sao l­u kÕt qu¶ vµ kÕt chuyÓn sè d­ sang chu kú kÕ to¸n míi. ViÖc t¸ch riªng kÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi tiÕt th«ng qua ch­¬ng tr×nh kÕ to¸n sÏ t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc so s¸nh, kiÓm tra sè liÖu. NÕu nh©n viªn kÕ to¸n vµo NKCT vµ c¸c b¶ng kª bÞ nhÇm lÉn th× cã thÓ t×m kiÕm, söa ch÷a l¹i sè liÖu, tµi kho¶n mét c¸ch nhanh chãng. C«ng ty nªn tiÕn hµnh lËp b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ nh»m gióp cho nh÷ng nhµ qu¶n lý cã ®­îc c¸c quyÕt ®Þnh mét c¸ch nhanh chãng vµ chÝnh x¸c. Do ®¬n vÞ ch­a cã mét ®Þnh møc tiÒn mÆt tån quü cô thÓ còng nh­ mét kÕ ho¹ch thanh to¸n tiÒn c«ng nî thèng nhÊt nªn dÉn ®Õn t×nh tr¹ng sè tiÒn mÆt cã t¹i quü cña ®¬n vÞ kh«ng æn ®Þnh, cã lóc qu¸ Ýt cÝ lóc qu¸ nhiÒu. §iÒu nµy dÔ g©y nªn nh÷ng khã kh¨n cho C«ng ty trong viÖc chi tiªu tiÒn mÆt phôc vô nhu cÇu s¶n xuÊt kinh doanh hoÆc g©y ø ®äng qu¸ nhiÒu tiÒn lµm vßng quay cña vèn bÞ chËm l¹i. §Ó kh¾c phôc nh­îc ®iÓm nµy, theo em C«ng ty nªn x©y dùng mét ®Þnh møc tiÒn mÆt tån quü cô thÓ trong tõng kú h¹ch to¸n c¨n cø vµo kÕ ho¹ch thu chi tiÒn mÆt trong kú. §Þnh møc nµy cã thÓ ®­îc xª dÞch trong kú h¹ch to¸n, nh­ng kh«ng ®­îc phÐp t¨ng qu¸ cao hoÆc qu¸ thÊp g©y t×nh tr¹ng bÊt æn trong quü tiÒn mÆt cña doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã C«ng ty còng cÇn lËp kÕ ho¹ch thu håi vµ thanh to¸n c«ng nî sao cho sè tiÒn sÏ ph¶i tr¶ nî còng nh­ sè tiÒn nî sÏ thu håi c©n ®èi nhau, ®¶m b¶o ®­îc nhu cÇu thu , chi tiÒn mÆt cña C«ng ty. 5.VÒ ph­¬ng diÖn tæ chøc phßng kÕ to¸n Cïng víi sù ph¸t triÓn cña khoa häc vµ kü thuËt , bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp nãi chung vµ bé m¸y phßng kÕ to¸n nãi riªng ph¶i ngµy cµng gän nhÑ. C«ng ty ®· kh«ng ngõng cè g¾ng trong c«ng t¸c tæ chøc phßng kÕ to¸n sao cho cã hiÖu qu¶ nhÊt. Nh­ng phßng kÕ to¸n hiÖn nay víi 12 ng­êi vÉn cßn qu¸ kång kÒnh. C«ng ty nªn chó ý h¬n n÷a trong vÊn ®Ò tæ chøc c¸n bé vµ ph©n c«ng c«ng t¸c ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng ng­êi th× kh«ng hÕt viÖc, ng­êi th× ngåi ch¬i nh­ hiÖn nay. Theo em phßng kÕ to¸n chØ nªn cã kho¶ng tõ 6 ®Õn 7 ng­êi ®Ó bé m¸y ®­îc gän nhÑ vµ kh«ng l·ng phÝ lao ®éng. Cô thÓ nh­ sau: Phßng kÕ to¸n vÉn ®­îc chia thµnh 3 nhãm: Nhãm 1: KÕ to¸n tæng hîp vµ chi phÝ Gåm 2 ng­êi: KÕ to¸n tæng hîp vµ kÕ to¸n chi phÝ( CF mua, b¸n , trÝch KHTSC§ vµ c¸c chi phÝ kh¸c) Nhãm 2: KÕ to¸n hµng ho¸ Gåm 2 ng­êi: -KÕ to¸n mua, b¸n hµng ho¸: chuyªn theo dâi t×ng h×nh mua , b¸n hµng vµ hµng tån kho -KÕ to¸n c«ng nî: theo dâi c¸c kho¶n ph¶i thu , ph¶i tr¶ víi kh¸ch hµng. Nhãm 3: KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn Gåm 2 ng­êi: - Thñ quü: Theo dâi vµ b¶o qu¶n kÐt tiÒn mÆt. - KÕ to¸n vèn b»ng tiÒn: theo dâi t×nh h×nh thu, chi tiÒn mÆt còng nh­ TGNH vµ theo dâi viÖc thanh to¸n víi CNV. 6.HiÖn nay, chÕ ®é kÕ to¸n khuyÕn khÝch c¸c doanh nghiÖp lËp vµ dö dông B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ trong hÖ thèng b¸o c¸o tµi chÝnh doanh nghiÖp nh»m gãp phÇn ph¶n ¸nh mét c¸ch râ rÖt h¬n qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ sö dông l­îng tiÒn ph¸t sinh theo c¸c ho¹t ®éng kh¸c nhau trong kú b¸o c¸o cña doanh nghiÖp, cung cÊp th«ng tin chÝnh s¸c h¬n cho nhµ qu¶n lý, tõ ®ã cã thÓ ®­a ra nh÷ng biÖn ph¸p nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ sö dông vèn b»ng tiÒn. Víi nh÷ng ­u ®iÓm nh­ vËy, theo em C«ng ty nªn tiÕn hµnh viÖc lËp vµ sö dông b¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ. VÒ ph­¬ng ph¸p lËp, doanh nghiÖp nªn lËp theo ph­¬ng ph¸p trùc tiÕp( MÉu B03-DN) v× ph­¬ng ph¸p nµy ph©n tÝch trùc tiÕp c¸c kho¶n thùc thu, thùc chi b»ng tiÒn trªn c¸c sæ kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn theo tõng lo¹i ho¹t ®éng vµ theo néi dung thu, chi. B¸o c¸o l­u chuyÓn tiÒn tÖ ®­îc lËp dùa vµo: - B¶ng c©n ®èi kÕ to¸n- MÉu B01-DN -Sæ kÕ to¸n theo dâi thu, chi vèn b»ng tiÒn. - Sæ kÕ to¸n theo dâi kho¶n ph¶i thu, ph¶i tr¶. kÕt luËn Qua thêi gian thùc tËp, kÕt hîp víi nghiªn cøu lý luËn vµ thùc tiÔn, em nhËn thÊy c«ng t¸c kÕ to¸n vèn b»ng tiÒn võa mang tÝnh lý luËn võa mang tÝnh thùc tÕ cao. §Ó kÕ to¸n ph¸t huy ®­îc vai trß cña m×nh trong qu¶n ló kinh tÕ th«ng qua viÖc ph¶n ¸nh vµ gi¸m ®èc mét c¸ch ch¨t chÏ, toµn vÑn tµi s¶n tiÒn vèn cña c«ng ty ë mäi kh©u cña qu¸ tr×nh t¸i s¶n xuÊt nh»m cung cÊp c¸c th«ng tin chÝnh x¸c vµ hîp lý phôc vô cho viÖc l·nh ®¹o ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. Do ®ã viÖc hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n cña c«ng ty lµ mét tÊt yÕu, nhÊt lµ trong qu¸ tr×nh chuyÓn ®æi nÒn kinh tÕ sang c¬ chÕ thÞ tr­êng cã sù qu¶n lý cña Nhµ n­íc. Vèn b»ng tiÒn ®· trë thµnh vÊn ®Ò quan t©m hµng ®Çu ®èi víi mäi doanh nghiÖp còng nh­ c¸c nhµ qu¶n lý th× viÖc h¹ch to¸n vèn b»ng tiÒn ®ßi hái còng ph¶i ®­îc kiÖn toµn. Do h¹n chÕ vÒ hiÓu biÕt lý luËn vµ thùc tiÔn, h¬n n÷a thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty cã h¹n nªn trong qu¸ tr×nh nghiªn cøu vµ tr×nh bµy bµi viÕt nµy kh«ng tr¸nh khái sai sãt vµ h¹n chÕ. Em rÊt mong cã ®­îc sù ®ãng gãp vµ gióp ®ì cña c¸c thÇy c« cïng c¸n bé phßng kÕ to¸n C«ng ty kim khÝ Hµ néi. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n thÇy gi¸o Phan Quang NiÖm ®· tËn t×nh gióp ®ì, h­íng dÉn em nghiªn cøu vµ tr×nh bµy chuyªn ®Ò nµy. Em còng xin ch©n thµnh c¶m ¬n c¸c c¸n bé nh©n viªn Phµng kÕ to¸n nãi riªng vµ c¸c c¸n bé phßng ban kh¸c cña C«ng ty Kim khÝ Hµ néi nãi chung ®· gióp ®ì em trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty vµ hoµn thµnh bµi viÕt nµy.